Ngoài phần mở đầu, bài khóa luận được chia làm 3 chương : Chương 1: Lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các đơn vị hành chính sự nghiệp Chương 2: Thực
Một số đặc điểm về đơn vị hành chính sự nghiệp
1.1.1 Khái niệm đơn vị hành chính sự nghiệp
- Đơn vị HCSN là đơn vị do Nhà Nước quyết định thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý Nhà nước về một lĩnh vực nào đó (các cơ quan chính quyền, cơ quan quyền lực Nhà nước, cơ quan quản lý Nhà nước theo ngành, các tổ chức đoàn thể ) hoạt động bằng nguồn kinh phí NSNN cấp, cấp trên cấp toàn bộ hoặc cấp một phần kinh phí và các nguồn khác đảm bảo theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp nhằm thực hiện nhiệm vụ Đảng và Nhà nước giao cho từng thời kỳ
- Trong đơn vị HCSN được chia làm 2 loại: đơn vị HCSN thuần túy và đơn vị HCSN có thu
+ Đơn vị HCSN thuần túy là đơn vị được nhà nước cấp 100% kinh phí hoạt động thường xuyên
+ Đơn vị HCSN có thu là đơn vị được ngân sách nhà nước cấp 1 phần kinh phí hoạt động thường xuyên và 1 phần do đơn vị tự trang trải bằng các hoạt động SXKD, dịch vụ Có tư cách pháp nhân đầy đủ, được sử dụng con dấu riêng, được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng theo quy định hiện hành của pháp luật Các đơn vị sự nghiệp có thu được phân loại như sau:
(1)- Đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm chi phí)
(2)- Đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động thường xuyên (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí)
1.1.2 Đặc điểm của đơn vị hành chính sự nghiệp
1.1.2.1 Đặc điểm trong đơn vị HCSN nói chung Đơn vị HCSN rất đa dạng, phạm vi hoạt động rất rộng, chi cho hoạt động chủ yếu được thực hiện thông qua nguồn kinh phí của nhà nước cấp phát Đặc điểm nổi bật của đơn vị HCSN là không phải là đơn vị hạch toán kinh tế, chức năng chủ yếu không phải là SXKD mà hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của Nhà nước
(*)- Hoạt động tài chính của đơn vị HCSN: không như các doanh nghiệp hoạt động với mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận, đơn vị HCSN hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của Nhà nước Ngoài ra tùy từng loại hình, đặc thù của từng đơn vị mà các đơn vị này có tổ chức thêm các hoạt động khác nhằm tạo nguồn thu cho đơn vị Có thể thấy hoạt động tài chính của đơn vị HCSN có hai mặt sau:
+ Theo dõi, quản lý, sử dụng kinh phí NSNN cấp phát để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao
+ Tự huy động vốn và tận dụng cơ sở vật chất kỹ thuật, lao động sẵn có của đơn vị để tổ chức hoạt động SXKD, dịch vụ
(*)- Đặc điểm của kế toán HCSN: do tính chất, đặc điểm hoạt động của các đơn vị HCSN rất đa dạng, phức tạp, phạm vi rộng và chủ yếu chi cho hoạt động của các đơn vị này được trang trải thông qua nguồn kinh phí cấp phát của Nhà nước Xuất phát từ đặc điểm đó mà chế độ kế toán đơn vị HCSN có những đặc điểm riêng:
+ Các khoản chi tiêu cho đơn vị HCSN chủ yếu chi cho tiêu dùng, vì vậy kế toán phải đảm bảo chấp hành chế độ quản lý tài chính thật nghiêm ngặt Kế toán phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, định mức để thực hiện các khoản chi tiêu nói chung và chi tiêu tiền mặt nói riêng
+ Thông qua công tác kế toán để kiểm tra, giám sát các khoản chi tiêu và phân tích các khoản chi sao cho đảm bảo nhiệm vụ trọng tâm của đơn vị
+ Đề xuất những ý kiến, kiến nghị để tăng cường hiệu quả sử dụng vốn ngân sách cấp và nguồn kinh phí khác, tăng cường khai thác nguồn kinh phí khác để đáp ứng nhu cầu chi tiêu của đơn vị
1.1.2.2 Đặc điểm trong đơn vị HCSN có thu
+ Các đơn vị sự nghiệp có thu được tự chủ tài chính, được chủ động bố trí kinh phí để thực hiện nhiệm vụ, được ổn định kinh phí hoạt động thường xuyên do ngân sách Nhà nước cấp đối với đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí theo định kỳ
3 năm và hàng năm được tăng thêm theo tỷ lệ do Thủ tướng Chính phủ quyết định
+ Đơn vị sự nghiệp có thu được mở tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng hoặc tại Kho bạc Nhà nước để phản ánh các khoản thu, chi của hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ; mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước để phản ánh các khoản kinh phí thuộc ngân sách Nhà nước
+ Các đơn vị sự nghiệp có thu được vay tín dụng ngân hàng hoặc Quỹ hỗ trợ phát triển để mở rộng và nâng cao chất lượng hoạt động sự nghiệp, tổ chức sản xuất cung ứng dịch vụ và tự chịu trách nhiệmtrả nợ vay theo quy định của pháp luật
+ Đơn vị sự nghiệp có thu quản lý, sử dụng tài sản Nhà nước theo quy định đối với đơn vị HCSN Đối với tài sản cố định sử dụng vào sản xuất, cung ứng dịch vụ đơn vị thực hiện trích khấu hao thu hồi vốn theo chế độ áp dụng cho các doanh nghiệp nhà nước Số tiền trích khấu hao tài sản cố định và tiền thu do thanh lý tài sản thuộc nguồn ngân sách Nhà nước được để lại đầu tư tăng cường cơ sở vật chất, đổi mới trang thiết bị của đơn vị
+ Đơn vị sự nghiệp có thu được chủ động sử dụng số biên chế được cấp có thẩm quyền giao; sắp xếp và quản lý lao động phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của đơn vị theo Pháp lệnh Cán bộ, công chức và chủ trương tinh giản biên chế của Nhà nước
Những người thuộc diện giảm biên chế được hưởng chế độ, quyền lợi do Nhà nước quy định
+ Đơn vị sự nghiệp hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ có thu chịu trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước và được hưởng các quyền lợi về miễn, giảm thuế theo quy định hiện hành
(*)- Ngu ồn t ài chính c ủa đơn vị HCSN có thu :
Những vấn đề chung về tiền lương và các khoản trích theo lương
1.2.1 Khái niệm, bản chất và chức năng của tiền lương
Trong nền kinh tế thị trường và sự hoạt động của thị trường sức lao động, sức lao động là hàng hoá do vậy tiền lương là giá cả của sức lao động
Tiền lương phản ánh nhiều quan hệ kinh tế, xã hội khác nhau Tiền lương trước hết là số tiền mà người sử dụng lao động (mua sức lao động) trả cho người lao động (người bán sức lao động) Đó là quan hệ kinh tế của tiền lương Mặt khác, do tính chất đặc biệt của loại hàng hoá sức lao động mà tiền lương không chỉ thuần tuý là vấn đề kinh tế mà còn là một vấn đề xã hội rất quan trọng liên quan đến đời sống và trật tự xã hội Đó là quan hệ xã hội
Trong quá trình hoạt động nhất là trong hoạt động kinh doanh, đối với chủ doanh nghiệp, tiền lương là một phần chi phí cấu thành chi phí sản xuất - kinh doanh Vì vậy tiền lương là thu nhập từ quá trình lao động của họ, phần thu nhập chủ yếu đối với đại đa số lao động trong xã hội, có ảnh hưởng trực tiếp đến mức sống của họ Phấn đấu nâng cao tiền lương là mục đích của hết thảy người lao động Mục đích này tạo động lực để người lao động phát triển trình độ và khả năng lao động của mình
Trong điều kiện nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần như ở nước ta hiện nay, phạm trù tiền lương được thể hiện cụ thể trong từng thành phần kinh tế
+ Trong thành phần kinh tế nhà nước và khu vực hành chính sự nghiệp (khu vực lao động được nhà nước trả lương), tiền lương là số tiền mà các doanh nghiệp quốc doanh, các cơ quan, tổ chức của nhà nước trả cho người lao động theo cơ chế chính sách của nhà nước và được thể hiện trong hệ thống thang lương, bảng lương do nhà nước qui định
+ Trong thành phần kinh tế ngoài quốc doanh, tiền lương chịu sự tác động chi phối rất lớn của thị trường và thị trường sức lao động Tiền lương khu vực này dù vẫn nằm trong khuôn khổ pháp luật và theo những chính sách của chính phủ và là những giao dịch trực tiếp giữa chủ và thợ, những “mặc cả” cụ thể giữa một bên làm thuê và một bên đi thuê Những hợp đồng lao động này tác động trực tiếp đến phương thức trả công
Như vậy, tiền lương được hiểu là số tiền mà người lao động nhận được từ người sử dụng lao động của họ thanh toán lại tương ứng với số lượng và chất lương lao động mà họ đã tiêu hao trong quá trình tạo ra của cải trong xã hội
1.2.1.2 Bản chất của tiền lương
Tiền lương là giá cả sức lao động được hình thành trên cơ sở giá trị sức lao động thông qua sự thoả thuận giữa người có sức lao động và người sử dụng người lao động Để bù đắp phần hao phí lao động đó họ cần có một lượng nhất định các vật phẩm tiêu dùng cho nhu cầu ăn, mặc, ở, đi lại… Và người sử dụng lao động phải đáp ứng nhu cầu đó đúng mức hao phí mà người lao động đã bỏ ra thông qua tiền lương Do đó sức lao động có thể là hàng hoá phụ thuộc vào sự biến động cung cầu và chất lượng hàng hoá sức lao động trên thị trường tức là chịu sự chi phối của các quy luật giá trị đóng vai trò chủ đạo
Vì vậy, tiền lương bao gồm nhiều yếu tố cấu thành, để thu nhập là nguồn sống chủ yếu của bản thân người lao động và của gia đình họ Việc trả lương cho người lao động không chỉ căn cứ vào hợp đồng mà căn cứ vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của người lao động mà họ nhận được sau một thời gian lao động mà họ bỏ ra
1.2.1.3 Chức năng của tiền lương
Tiền lương trong nền kinh tế thị trường được gắn với những chức năng sau:
- Tiền lương đảm bảo đủ chi phí để tái sản xuất sức lao động Theo Các Mác
"Tiền lương không chỉ nuôi sống bản thân người công nhân mà còn phải dư đủ để nuôi sống gia đình anh ta, tiền lương phải đảm bảo để duy trì sức lao động -Đảm bảo vai trò kích thích của tiền lương Vì động cơ của tiền lương, người lao động phải có trách nhiệm đối với công việc, tiền lương phải tạo được sự say mê công việc, không ngừng bồi dưỡng, nâng cao trình độ mọi mặt, kiến thức chuyên môn, kỹ năng…
- Đảm bảo vai trò điều phối lao động Với tiền lương được thoả đáng người lao động sẽ tự nguyện đảm nhận mọi công việc được giao phù hợp với khả năng của bản thân mình
- Vai trò quản lý lao động của tiền lương Doanh nghiệp sử dụng công cụ tiền lương không chỉ với mục đích tạo điều kiện vật chất cho người lao động mà còn mục đích khác nữa là thông qua trả lương để theo dõi lao động, kiểm tra, giám sát người lao động, đánh giá chất lượng người lao động, đảm bảo tiền lương chi trả có hiệu quả
1.2.2 Vai trò và ý nghĩa của tiền lương
Với chức năng cơ bản nói trên, vai trò của tiền lương được biểu hiện:
Tiền lương đóng vai trò đặc biệt quan trọng, quyết định trong việc ổn định và phát triển kinh tế gia đình Nếu tiền không đủ trang trải, mức sống của người lao động bị giảm sút, họ phải kiếm thêm việc làm ngoài doanh nghiệp như vậy có thể làm ảnh hưởng đến kết quả làm việc tại doanh nghiệp Ngược lại nếu tiền lương trả cho người lao động lớn hơn hoặc bằng mức lương tối thiểu thì sẽ tạo cho người lao yên tâm, phấn khởi làm việc, dồn hết khả năng và sức lực của mình cho công việc vì lợi ích chung và lợi ích riêng, có như vậy dân mới giàu, nước mới mạnh
- Về mặt chính trị xã hội:
Có thể nói tiền lương là một nhân tố quan trọng tác động mạnh mẽ nhất, nếu như tiền lương không gắn chặt với chất lượng, hiệu quả công tác, không theo giá trị sức lao động thì tiền lương đủ đảm bảo để sản xuất, thậm chí tái sản xuất giản đơn sức lao động đã làm cho đời sống của đại bộ phận của người lao động, không khuyến khích họ nâng cao trình độ nghiệp vụ, trình độ tay nghề Vì vậy, tiền lương phải đảm bảo các yếu tố cấu thành để đảm bảo nguồn thu nhập, là nguồn sống chủ yếu của người lao động và gia đình họ là điều kiện để người lao động hưởng lương hòa nhập vào thị trường lao động xã hội
Tóm lại, trong đời sống xã hội, trong doanh nghiệp tiền lương đóng vai trò đặc biệt quan trọng, nó không chỉ đảm bảo cho đời sống của người lao động, tái sản xuất sức lao động mà còn là một công cụ để quản lý doanh nghiệp, là đòn bẩy kinh tế hiệu lực Tuy nhiên, chỉ trên cơ sở áp dụng đúng đắn chế độ tiền lương, đảm bảo các nguyên tắc của nó thì mới phát huy được mặt tích cực và ngược lại sẽ làm ảnh hưởng xấu đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp
Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương mà doanh nghiệp trả cho tất cả lao động thuộc doanh nghiệp quản lý Thành phần quỹ tiền lương bao gồm nhiều khoản như lương thời gian (tháng, ngày, giờ), lương sản phẩm, phụ cấp (chức vụ, đắt đỏ, khu vực ), tiền thưởng trong sản xuất Quỹ tiền lương (hay tiền công) bao gồm nhiều loại, tuy nhiên về hạch toán có thể chia thành tiền lương lao động trực tiếp và tiền lương lao động gián tiếp, trong đó chi tiết theo tiền lương chính và tiền lương phụ
Còn quỹ lương trong các đơn vị HCSN có thu là toàn bộ tiền lương mà đơn vị trả cho tất cả công nhân viên thuộc đơn vị quản lý, và quỹ lương được hình thành từ hai nguồn, một phần do ngân sách Nhà nước cấp (gọi tắt là lương ngân sách), một phần các đơn vị tự trang trải lấy từ nguồn dich vụ (gọi tắt là lương dịch vụ) Thành phần quỹ tiền lương bao gồm nhiều khoản như lương biên chế, lương hợp đồng, phụ cấp (chức vụ, trách nhiệm, độc hại, thâm niên vượt khung, ); tiền thưởng (người tốt việc tốt, )
1.3.2 Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH)
Là một khoản tiền trích lập người lao động tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ mất sức, nghỉ hưu Quỹ BHXH được trích lập theo một tỷ lệ phần trăm nhất định của chế độ tài chính Nhà nước quy định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho công nhân viên được tính vào chi phí của đơn vị, tuỳ theo mức độ phát triển của nền kinh tế quốc dân, tuỳ theo chế độ tài chính của mỗi quốc gia mà quy định một tỷ lệ trích BHXH Như chế độ hiện nay ở Việt Nam trích BHXH là 24%, trong đó 17% do người sử dụng lao động đóng, còn 7% trừ vào thu nhập của người lao động
1.3.2 Quỹ bảo hiểm Y tế (BHYT)
BHYT là một khoản trợ cấp tiền thuốc men, khám chữa bệnh cho người lao động, khi ốm đau phải điều trị trong thời gian làm việc tại công ty Quỹ BHYT được trích theo tỷ lệ phần trăm quy định trên tổng số tiền lương phải trả cho công nhân viên và đưọc tính vào chi phí SXKD Chế độ trích ở nước ta hiện nay là 4,5%, trong đó 3% do người sử dụng lao động đóng , còn 1,5% trích vào thu nhập của người lao động
1.3.3 Quỹ kinh phí công đoàn (KPCĐ)
Quỹ được xây dựng nên với mục đích chi tiêu cho các hoạt động công đoàn, hàng tháng doanh nghiệp phải trích theo một tỷ lệ phần trăm quy định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho người lao động Theo chế độ hiện hành tỷ lệ trích kinh phí công đoàn là 2%, trong đó 1% do người sử dụng lao động đóng, còn 1% trích vào thu nhập người lao động
1.3.4 Qũy bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)
BHTN là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong thời gian không có việc làm Theo chế độ hiện hành quỹ này được hình thành từ 3 nguồn :
+ Người lao động hàng tháng có trách nhiệm đóng góp 1% theo tổng quỹ tiền lương cấp bậc, chức vụ từ thu nhập của mình
+ Người sử dụng lao động hàng tháng có trách nhiệm đóng góp 1% theo tổng quỹ tiền lương cấp bậc, chức vụ của những người tham gia BHTN tại đơn vị
Toàn bộ số BHTN trích được doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan quản lý quỹ.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Kế toán tiền lương cần tôn trọng các quy định sau:
+ Phải tính toán, phản ánh kịp thời, chính xác tình hình chi trả các khoản chi trả lương và các khoản theo lương
+ Phải thực hiện đầy đủ các nguyên tắc về quản lý quỹ tiền lương, các quy định đảm bảo thu nhập cho người lao động theo các chế độ quản lý tài chính, quy chế chỉ tiêu nội bộ đơn vị xây dựng
+ Phải mở các sổ chi tiết để theo dõi các khoản chi trả lương và các khoản theo lương
Theo quyết định 19/2006/QĐ-BTC các chứng từ được sử dụng tại các đơn vị HCSN nói chung và đơn vị HCSN có thu nói riêng gồm có:
- Bảng thanh toán tiền công
- Bảng thanh toán tiền lương
- Bảng thanh toán tiền thưởng
- Bảng thanh toán bảo hiểm
- Bảng thanh toán tạm ứng
* Tài kho ản 334: Phải trả công chức, viên chức
Dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho CNV về tiền lương, tiền thưởng, BHXH các khoản thuộc về thu nhập của CNV
TK 334 “ Phải trả cho công nhân viên”
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác phải trả, phải chi cho người lao động
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động
Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có
SDCK : Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động
* Tài khoản 332 - Các khoản phải nộp theo lương
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình trích nộp và thanh toán bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn của đơn vị
Tài khoản 332-các khoản phải nộp theo lương
-Số bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn đã nộp cho cơ quan quản lý
- Số bảo hiểm xã hội chi trả cho những người được hưởng bảo hiểm xã hội tại đơn vị
- Tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn tính vào chi phí của đơn vị
- Số bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế mà công chức viên chức phải nộp trừ vào lương hàng tháng
- Số tiền bảo hiểm xã hội được cơ quan bảo hiểm cấp để chi trả cho các đối tượng hưởng chế độ của đơn vị
- Số lãi phải nộp về phạt nộp chậm số tiền bảo hiểm xã hội
Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có
SDCK: Tài khoản 332 có thể có số dư bên nợ: phản ánh số bảo hiểm xã hội đã chi chưa được cơ quan bảo hiểm thanh toán
- Số bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế còn phải nộp cho cơ quan quản lý
Tài khoản 332 có 4 tài khoản cấp 2:
+ Tài khoản 3321- Bảo hiểm xã hội : tài khoản này phản ánh tình hình nộp, nhận chi trả bảo hiểm xã hội ở đơn vị
+ Tài khoản 3322 - Bảo hiểm y tế: tài khoản này phản ánh tình hình trích nộp bảo hiểm y tế
+ Tài khoản 3323 – kinh phí công đoàn
+ tài khoản 3324 – Bảo hiểm thất nghiệp
1.4.3 Sổ kế toán sử dụng
- Sổ chi tiết: sổ chi tiết các tài khoản (tài khoản 334, 3321, 3322, 3324)
- Sổ tổng hợp: Nhật ký-sổ cái hoặc chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái, tùy thuộc vào hình thức kế toán được áp dụng
1.4.4.1 Hạch toán lương và các khoản trích theo lương
(*) Ph ần lương do ngân sách Nhà nước cấp:
Nợ TK 66121 – chi thường xuyên
Có TK 334 (mục 6001 – lương biên chế)
Có TK 334 (mục 6002 – lương hợp đồng)
Có TK 335 (mục 6101 – lương phụ cấp chức vụ)
(2)-Chi trả lương bằng nguồn ngân sách:
Nợ TK 334: lương phải trả (90,5%)
(3)-Tính bảo hiểm khấu trừ lương:
(4)-Tính bảo hiểm do người sử dụng lao động trả:
* Người sử dụng lao động trả:
(*) Ph ần lương được giả bằng nguồn dịch vụ:
Nợ 631- chi phí sản xuất kinh doanh
(2)- trả lương bằng chuyển khoản
(3)- tính bảo hiểm khấu trừ vào lương
Nợ TK 334: lương phải trả- 9,5%
(4)- tính bảo hiểm do người sử dụng lao động trả:
Nợ TK 631: chi phí HĐSXKD
1.4.4.2 Sơ đồ hạch toán lương và các khoản theo lương
Thanh toán lương bằng nguồn kinh phí TK112
TK631 Thanh toán lương bằng chuyển khoản
Tính lương từ nguồn kinh phí
Tính lương từ nguồn dịch vụ
1.4.5 Hình thức ghi sổ kế toán
Tùy theo quy mô, đặc điểm hoạt động của đơn vị và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, các đơn vị HCSN có thể lựa chọn áp dụng một trong các hình thức kế toán như: hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái, hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ hoặc hình thức kế toán Nhật lý chung Gắn liền với mỗi hình thức kế toán đó có các laoij sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được sủ dụng tương ứng phù hợp.
Một số chế độ khác ngoài lương
Tiền thưởng thực chất là khoản tiền bổ sung cho thu nhập của người lao động nhằm quán triệt hơn nguyên tắc phân phối lao động và nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp
Tiền thưởng là một trong những biện pháp khuyến khích vật chất đối với người lao động trong quá trình làm việc Qua đó nâng cao năng xuất cũng như nâng cao hiệu quả công việc, rút ngắn thời gian làm việc
+ Phụ cấp trách nhiệm: Nhằm bù đắp cho những người vừa làm công việc chuyên môn nghiệp vụ vừa kiện nhiệm công tác quản lý không thuộc chức vụ lãnh đạo bổ nhiệm Phụ cấp trách nhiệm được tính và trả cùng lương tháng Đối với doanh nghệp, phụ cấp này được tính vào đơn giá tiền lương
+ Phụ cấp độc hại: áp dụng đối với cán bộ, công chức, viên chức làm việc trực tiếp ở nơi có một trong các yếu tố độc hại, nguy hiểm sau: Tiếp xúc trực tiếp với chất độc, khí độc, bụi độc, làm việc ở môi trường dễ bị lây nhiễm, mắc các bệnh truyền nhiễm Làm việc trong môi trường chịu áp suất cao hoặc thiếu dưỡng khí, nơi quá nóng hoặc quá lạnh Những công việc phát sinh tiếng ồn lớn hoặc làm việc ở nơi có độ rung liên tục với tần số cao vượt quá tiêu chuẩn an toàn lao động và vệ sinh lao động cho phép Làm việc ở môi trường cô phóng xạ, tia bức xạ hoặc điện từ trường vượt quá tiêu chuẩn cho phép…
Phụ cấp độc hại tính theo lương tối thiểu do chính phủ quy định Lương tối thiểu hiện nay là 830.000 đồng Do đó, phụ cấp của bạn cũng được tính theo mức lương này
+ Phụ cấp chức vụ: áp dụng cho ban lãnh đạo của đơn vị
+ Phụ cấp thâm niên vượt khung: phạm vi và đối tượng áp dụng là cán bộ, công chức, viên chức xếp lương theo bảng lương chuyên môn, nghiệp vụ, làm việc trong các cơ quan nhà nước từ trung ương đến địa phương và trong các đơn vị hành chính sự nghiệp của nhà nước.áp thâm niên vượt khung được tính trả cùng kỳ lương hàng tháng của cán bộ, công chức, viên chức và được dùng để tính đóng, hưởng chế độ bảo hiểm xã hội
+ Phụ cấp khác: Là các khoản phụ cấp thêm cho người lao động như làm ngoài giờ, làm thêm,
Khái quát chung về Trung tâm Quan trắc và Phân tích Tài nguyên Môi trường Hà Nội
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Quan trắc và Phân tích Tài nguyên Môi trường Hà Nội
Tên giao dịch: Trung tâm Quan trắc và Phân tích TNMT Hà Nội
Tên quốc tế: Ha Noi Centre for Environmental and nutural resoures monitoring and analysis (viết tắt CENMA)
Loại hình doanh nghiệp: Doanh nghiệp nhà nước có thu (hay nói cách khác là đơn vị hành chính sự nghiệp có thu)
Cơ quan quản lý cấp trên: Sở Tài nguyên và Môi trường Hà Nội
Trụ sở làm việc của Trung tâm đặt tại: 36A- đương Phạm Văn Đồng, xã Cổ Nhuế, huyện Từ Liêm, thành phố Hà Nội
Website: http://cenma.com.vn ; Email: ttqt@cenma.com.vn;
Chứng chỉ VILAS mã số 214 công nhận Phòng thí nghiệm đạt tiêu chuẩn ISO/IEC 17025:2001
-Trung tâm Quan trắc và Phân tích Tài nguyên, Môi trường Hà Nội được thành lập theo quyết định số 817/QĐ-UB ngày 18/9/2008 của UBND Thành phố Hà Nội
Trung tâm là đơn vị sự nghiệp có thu, ngân sách Nhà nước cấp một phần chi phí hoạt động thường xuyên; có tư cách pháp nhân đầy đủ, được sủ dụng con dấu riêng, được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng theo quy định hiện hành của pháp luật
Tiền thân của Trung tâm Quan trắc và Phân tích tài nguyên Môi trường là Trung tâm nghiên cứu chuyển giao công nghệ và phân tích thuộc Sở Khoa học công nghệ và Môi trường (thành lập trên cơ sở dự án VICEP do Canada tài trợ năm 1997) Sau khi
Sở tài nguyên môi trường được thành lập, các hoạt động phòng thí nghiệm và tư vấn về môi trường đã được tách ra và sáp nhập cùng xí nghiệp quan trắc nước ngầm Hà Nội để thành lập Trung tâm quan trắc môi trường tỉnh Hà Tây và trung tâm quan trắc môi trường Hà Nội
Trung tâm có thêm một số chức năng và nhiệm vụ mới theo quyết định thành lập số 817/QĐ-UBND
(*) K ết quả SXKD trong những năm gần đây
Từ khi thành lập đến nay, tuy mới chỉ qua hơn 3 năm hoạt động, nhưng Trung tâm Quan trắc và phân tích tài nguyên môi trường Hà Nội đã thực hiện được nhiều chương trình và dự án lớn của Nhà nước giao cũng như của các tổ chức trong nước và quốc tế
Về các chương trình của nhà nước, Trung tâm được giao dự toán hàng năm lên tới hàng chục tỷ đồng để thực hiện đánh giá, theo dõi sự biến động của môi trường (đất, nước, không khí) của thành phố Hà Nội
BẢNG TỔNG HỢP CHƯƠNG TRÌNH NHÀ NƯỚC ĐVT: đồng
Số chương trình thực hiện
Số tiền được giao 3.644.737.000 4.397.000.000 7.546.800.000 12.978.000.000 (Nguồn số liệu: bộ phận tài vụ, kế hoạch – phòng TCHCKHTH)
Về các dự án được tài trợ, Trung tâm đã đạt được sự tín nhiệm của các tổ chức về môi trường trong nước cũng như trên thế giới, đã được đầu tư và hoàn thành các dự án của tổ chức JAICA (Nhật); World Bank; VICEP (môi trường Việt Nam – Canada); SVCAP (Dự án không khí sạch Việt Nam – Thụy Sĩ); ENTECK (Dự án
Việt Nam – Thụy Sĩ)…Ngoài ra Trung tâm còn hợp tác làm việc với các Trung tâm Quan trắc tài nguyên môi trường, chi cục Bảo vệ thực vật các tỉnh Nam Đinh, Hải Dương, Hải Phòng, Thái Nguyên, Lào Cai, Vĩnh Phúc… và rất nhiền các công ty, doanh nghiệp khác trên cả nước
Trung tâm đã được cấp chứng chỉ VILAS mã số 214 công nhận phòng thí nghiệm đạt tiêu chuẩn ISO/IEC 17025:2001
2.1.2.Đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh
Là đơn vị sự nghiệp có thu nên Trung tâm vừa có chức năng tổ chức các hoạt động quan trắc và phân tích tài nguyên, môi trường phục vụ công tác quản lý Nhà nước về tài nguyên, môi trường trên địa bàn thành phố; vừa cung cấp các dịch vụ, thông tin cho các tổ chức và cá nhân có nhu cầu nghiên cứu tìm hiểu về quan trắc, phân tích tài nguyên và môi trường theo quy định hiện hành của Nhà nước và Thành phố
- Tổ chức, quản lý, vận hành, xây dựng, hoàn thiện các mạng lưới quan trắc, phân tích tài nguyên, môi trường; đo lường, đánh giá thông số tài nguyên, môi trường; thu nhập thông tin về chất lượng, trữ lượng tài nguyên, môi trường để phục vụ công tác quản lý Nhà nước trên địa bàn thành phố Hà Nội
- Tiến hành các hoạt động quan trắc, phân tích tài nguyên, môi trường, xây dựng cơ sở dữ liệu về số liệu quan trắc để phục vụ quản lý Nhà nước Cung cấp thông tin về tài nguyên môi trường Thực hiện các hoạt động dịch vụ trong lĩnh vực kỹ thuật, quan trắc và phân tích tài nguyên môi trường cho các đối tượng khác theo quy định hiện hành của Nhà nước và thành phố
- Tổ chức nghiên cứu ứng dụng, triển khai các thành tựu khoa học kỹ thuật về quan trắc, phân tích và xử lý để bảo vệ, phát triển môi trường và các nguồn tài nguyên
- Tiếp nhận và triển khai các chương trình dự án đầu tư, viện trợ của nước ngoài về quan trắc tài nguyên, phân tích tài nguyên và môi trường theo chỉ đạo của Thành phố và Giám đốc Sở tài nguyên môi trường
- Tư vấn lập dự án, thiết kế và xây dựng các hệ thống quuan trắc, phân tích, giám sát xử lý về tài nguyên và môi trường; thẩm định kỹ thuật chuyển giao công nghệ về điều tra, khảo sát, thăm dò, đánh giá, khai thác, sử dụng, đánh giá tác động của môi trường, phát triển và bảo vệ môi trường và các tài nguyên khác trên địa bàn
- Tổ chức thông tin tư vấn, đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ về quản lý tài nguyên và môi trường cho cán bộ, công chức của Trung tâm và các tổ chức kinh tế-xã hội khác có nhu cầu
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn tài chính, cơ sở vật chất, trang thiết bị của đơn vị theo đúng quy định hiện hành của pháp luật
- Thực hiện chế độ thống kê báo cáo định kỳ, đột xuất tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao với các cơ quan có thẩm quyền
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở tài nguyên môi trường và
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
2.1.3.1 Mô hình tổ chức bộ máy của Trung tâm:
Là đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc Sở Tài nguyên và môi trường Hà Nội,
CENMA chịu sự tác động rất lớn từ phía Sở và UBND thành phố cả về cơ cấu tổ chức và cơ chế tài chính
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Trung tâm như sau:
2.1.3.2 Lãnh đạo và các phòng ban
Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại
2.2.1.1 Tình hình sử dụng lao động
Lao động của Trung tâm bao gồm cả công chức, viên chức và lao động hợp đồng
Vì là đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo một phần chi phí nên chỉ được Nhà nước cấp một phần kinh phí chi trả tiền lương theo quy định của nhà nước, ngoài ra, Trung tâm phải lấy từ nguồn hoạt động sản xuất kinh doanh để chi trả phần lương còn thiếu và lương kinh doanh cho người lao động
TÌNH HÌNH BIẾN ĐỘNG VỀ LAO ĐỘNG ĐVT: người
Phòng Tổ chức hành chính kế hoạch tổng hợp 12 14 16 16 133
Phòng Thông tin và hợp tác quốc tế 7 10 12 15 214
Phòng xử lý và thẩm định dự án 5 6 8 8 160
Phòng quan trắc và phân tích tài nguyên môi trường 15 20 35 39 260
(Nguồn số liệu: bộ phận tổ chức hành chính – phòng TCHCKHTH)
Qua bảng số liệu ta thấy sau bốn năm hoạt động, số lượng lao động tại Trung tâm đã tăng 39 người, tương đương 195% Phòng tăng ít nhất là phòng Tổ chức hành chính kế hoạch tổng hợp với 4 người, tương đương 133%, phòng tăng nhiều nhất là phòng Quan trắc và phân tích tài nguyên môi trường với 24 người, tương đương 260% Tổng số lao động tại Trung tâm đã tăng gần gấp đôi, điều này chứng tỏ CENMA đang tăng cường củng cố bộ máy nhân sự, chủ yếu tập trung vào lao động thực hiện công tác chuyên môn
Năng lực của người lao động trong đơn vị đóng vai trò hết sức quan trọng Hơn nữa do đặc thù công tác chuyên môn là quan trắc và Phân tích môi trường đòi hỏi trình độ về chuyên môn, kinh nghiệm trong ngành để góp phần nâng cao hoạt động kinh doanh cũng như uy tín của đơn vị
Nhận thức được vấn đề đó, đơn vị khi lựa chọn lao động đã đưa ra tiêu chí cao đối với người lao động, có hình thức trả lương cũng như quản lý rất phù hợp, đã đạt được kết quả cao trong sản xuất kinh doanh
Tình hình lao động trong đơn vị năm 2011 như sau:
- Lao động chuyên môn: 48 người
- Lao động không chuyên môn: 32 người
+ Đại học, cao đẳng : 45 người
2.2.1.2 Hạch toán số lượng và thời gian sử dụng lao động
Số lượng lao động ở đơn vị khá ổn định, nếu giảm chủ yếu do nghỉ hưu, số lượng tăng không đáng kể do khâu tuyển chọn của lao động khá chặt chẽ, yêu cầu cao Đơn vị đã tiến hành quản lý lao động khá chặt chẽ, không những theo quy định, sổ theo dõi theo quy định mà còn theo cách riêng của đơn vị Đơn vị cũng có chế độ thưởng, phạt thích đáng đối với lao động, khuyến khích sáng tạo, ý tưởng cũng như có sáng kiến nhằm nâng cao năng lực sẵn có của đơn vị, tăng khả năng cạnh tranh
Phòng Nhân sự quản lý lao động theo bảng sau:
B ảng số 3 Đơn vị Họ và tên Ngày sinh Quê quán Trình độ
Kế toán Hoàng Thu hiền 24/4/1970 Hà Nội Thạc sỹ
HCTC Trần Thị Chiều 13/2/1958 Hà Nội Đại học
Phòng KD Nguyễn Văn An 17/6/1978 Hoà Bình Cao đẳng
Căn cứ Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 và các Thông tư sửa đổi, bổ sung Quyết định 19/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính
Các chứng từ, sổ sách liên quan tới hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị sử dụng gồm có:
- Bảng thanh toán tiền công
- Bảng thanh toán tiền lương
- Bảng thanh toán tiền thưởng
- Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH
- Giấy rút dự toán thanh toán lương
- Giấy rút dự toán thanh toán bảo hiểm
- Ủy nhiệm chi thanh toán lương
- Ủy nhiệm chi thanh toán bảo hiểm
Tại Trung tâm Quan trắc và Phân tích TNMT Hà Nội không áp dụng Bảng chấm công để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc,…để trả lương, bảo hiểm xã hội và quản lý nhân viên, mà đơn vị chỉ áp dụng Bảng chấm công riêng cho phòng quan trắc và phân tích về việc theo dõi kết quả và ngày công làm việc ở bên ngoài như: chấm công đi lấy mẫu, khảo sát hoặc là chấm công phân tích,…, từ đó làm căn cứ để trả tiền công cho công viên chức
Hàng ngày trưởng phòng, trưởng các ban, bộ phận căn cứ vào tình hình thực tế của nhân viên trong bộ phận mình để tính công, ghi vào ngày công tương ứng như trong chứng từ quy định
Cuối tháng người phụ trách chấm công sẽ ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công về bộ phận kế toán để tính và thanh toán tiền công cho công nhân viên
Bảng chấm công sẽ được công bố công khai để nhân viên theo dõi
Ví dụ bảng chấm công của đơn vị có nội dung như sau:
BẢNG CHẤM CÔNG PHÂN TÍCH THÁNG 1/2012
(của Trung tâm Quan trắc và Phân tích TNMT Hà Nội)
Ngày làm việc trong tháng
Hà Nội, ngày 31 tháng 1 năm 2012
Người chấm công Giám đốc
(Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên)
2.2.2.2 Bảng thanh toán tiền công
Là chứng từ để thanh toán tiền công cho nhân viên làm thêm những nghiệp vụ ở bên ngoài (đi khảo sát, lấy mẫu, phân tích,…)
Tiền công là khoản thu nhập thêm cho người lao động, ngoài tiền lương mà người lao động được hưởng theo cấp bậc hệ số theo quy định của nhà nước
BẢNG THANH TOÁN TIỀN CÔNG PHÂN TÍCH THÁNG 1/2012
(của Trung tâm Quan trắc và Phân tích TNMT Hà Nội)
STT Họ và tên Số công Đơn giá Thành tiền Ký tên
Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Một triệu ba trăm bảy mươi lăm nghìn đồng
Người đề nghị Phụ trách kế toán Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,họ tên)
2.2.2.3 Bảng thanh toán tiền thưởng
Là chứng từ xác nhận số tiền thưởng cho từng người lao động, là cơ sở để tính thu nhập cho mỗi người lao động và ghi số kế toán
Biểu mẫu bảng thanh toán tiền thưởng tháng 01/2012 của Trung tâm Quan trắc và
Phân tích Tài nguyên Môi trường Hà Nội:
BẢNG THANH TOÁN TIỀN THƯỞNG
STT HỌ VÀ TÊN HSL CƠ
THƯỞNG SỐ TIỀN KÝ NHẬN
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba triệu không trăm mười lăm nghìn đồng
Người lập biểu Phụ trách kế toán
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2.2.4 Bảng thanh toán tiền lương
Là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp cho cán bộ công nhân viên Cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ có liên quan như: bảng chấm công, bảng tính phụ cấp
Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương chuyển cho kế toán hoặc phụ trách tổ kế toán và thủ trưởng duyệt Trên cơ sở đó lập phiếu chi và phát lương cho cán bộ công nhân viên (riêng bảng thanh toán tiền lương được lưu tại phòng kế toán của đơn vị)
Trung tâm Quan trắc và Phân tích TNMT Hà Nội là đơn vị HCSN có thu nên bảng thanh toán tiền lương gồm có bảng lương ngân sách và bảng lương dịch vụ
+ Bảng lương ngân sách: là bảng lương thanh toán cho những đối tượng thuộc chỉ tiêu mà ngân sách nhà nước cấp (nhân viên biên chế; một số nhân viên hợp đồng dài hạn)
Mẫu bảng lương ngân sách: [Bảng số 8] (Trang 47)
+ Bảng lương dịch vụ: là bảng lương thanh toán cho những đối tượng nằm ngoài chỉ tiêu ngân sách nhà nước cấp
Mẫu bảng lương dịch vụ: [Bảng số 7] (Trang 46)
2.2.2.5 Giấy rút dự toán thanh toán lương: là chứng từ mà đơn vị sử dụng khi rút lương từ kho bạc nhà nước
Mẫu biểu của Giấy rút dự toán thanh toán lương ở: [Bảng số 9] (Trang 49)
2.2.2.6 Giấy rút dự toán thanh toán bảo hiểm: là chứng từ sử dụng khi rút tiền thanh toán bảo hiểm từ kho bạc
Mẫu biểu Giấy rút dự toán thanh toán bảo hiểm ở: [Bảng số 10] (Trang 50)
Đánh giá về công tác kế toán chung
Việc tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm Quan trắc và Phân tích TNMT Hà nội là tương đối tốt Đơn vị có một đội ngũ nhân viên kế toán có kinh nghiệm, được đào tạo bài bản, giỏi về kiến thức cũng như nghiệp vụ chuyên môn
Hệ thống máy móc,trang thiết bị hiện đại, góp phần làm tăng hiệu quả trong công tác kế toán của đơn vị Đơn vị sử dụng kế toán máy nên bộ máy kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm được chi phí về nhân công cho đơn vị
Tuy nhiên công tác kế toán của đơn vị còn có những mặt hạn chế như:
+ Bộ máy kế toán chưa được tổ chức chuyên sâu và phân công hạch định nhiệm vụ rõ ràng, nhân viên kế toán bị nặng về khối lượn công việc, mỗi kế toán phải kiêm nhiệm nhiều phần hành nên ảnh hưởng đến hiệu quả của công việc Việc này làm cho các kế toán không phát huy được tính sáng tạo chủ động, thành thạo trong công việc
+ Đơn vị không có phòng kế toán riêng mà chỉ là một bộ phận trong phòng tài vụ nên cơ cấu về nhân lực của phòng kế toán rất gọn nhẹ (chỉ có 3 người), và chính vì thế nên 1 kế toán phải kiêm nhiều phần hành, nhiều công việc
+ Chức năng của các thành viên trong bộ máy không được phân chia rạch ròi, có khoa học làm giảm hiệu quả làm việc
+ Do là đơn vị HCSN có thu phải hạch toán lương và các khoản trích theo lương theo mục lục ngân sách (theo mục tiểu mục), nên rất phức tạp Một nghiệp vụ phải hạch toán nhiều bút toán
+ Do chế độ về tiền lương và các khoản trích theo lương hay thay đổi (về tỷ lệ trích nộp, lương co bản, hệ số…), mà kế toán lương không đáp ứng kịp thời nên gây thiệt thòi cho người lao động.
Công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Cách tính tiền lương cho người lao động của đơn vị chưa được hợp lý và chính xác Đơn vị chưa kết hợp được việc chấm công ở tất cả các phòng ban vào tính lương
Vì đơn vị không áp dụng việc chấm công để theo dõi ngày công cho tất cả công nhân viên ở trong các phòng ban mà chỉ dùng để chấm công cho phòng Quan trắc và Phân tích khi thực hiện các nghiệp vụ ở bên ngoài (đi lấy mẫu, khảo sát, phân tích)
Chứng từ kế toán như: bảng thanh toán lương, sổ chi tiết tài khoản 334, sổ chi tiết tài khoản 3321, 3322, 3324, tại đơn vị sử dụng đúng với chế độ kế toán hiện nay quy định Đơn vị đã làm tốt việc trính BHXH và BHYT, BHTN được đưa vào bảng thanh toán lương do vậy kế toán đã không phải tách rời Bảng tổng hợp phần chi lương giảm bớt cồng kềnh sổ sách của kế toán tiền lương.
Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Trung tâm Quan trắc và Phân tích Tài nguyên Môi trường Hà Nội
Sau những những kiến thức có được trong thời gian thực tập tại Trung tâm Quan trắc và Phân tích TNMT Hà Nội, cùng với ý tưởng hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương để nó luôn là công cụ đắc lực trong quản lý kinh tế hoạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh em xin đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hoạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Trung tâm Quan trắc và Phân tích TNMT Hà Nội, góp phần tạo hiệu quả cao trong việc hạch toán kế toán
3.2.1.Về vấn đề công nghệ, nhân lực Đơn vị cần chú trọng vào việc đào tạo nhân lực thông qua các quỹ đầu tư phát triển, đặc biệt là việc đào tạo, đào tạo lại, chuyên tu đội ngũ các nhà làm tài chính thống kê, cụ thể là bộ phận kế toán
Tăng cường trang thiết bị như máy tính, máy in cho phòng kế toán,…
3.2.2 Về hình thức trả lương và phương pháp tính lương
(1) - Mặc dù hình thức trả lương và phương pháp tính lương của công ty khá hợp lý và khoa học Tuy nhiên đơn vị cũng cần phải hoàn thiện hơn, đặc biệt là trong việc xét nâng bậc, thưởng, phụ cấp
(2) – Đơn vị cần phải tính và trích lập quỹ công đoàn
(3) - Do đơn vị áp dụng hình thức trả lương theo thời gian, vì thế đơn vị cần phải quản lý chặt chẽ ngày công của công nhân viên chức bằng cách chấm công Hàng ngày các trưởng phòng, nhóm trưởng phải thực hiện việc chấm công lao động của các nhân viên với những quy định nghiêm ngặt về thời gian làm việc Việc chấm công này đòi hỏi phải công bằng khách quan, nếu nhân viên nào không thực hiện như đúng thời gian quy định phải bị trừ một khoản tiền vào lương
3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ Đơn vị cần có cách lưu trữ và bảo quản chứng từ một cách hợp lý hơn Chứng từ không chỉ được lưu trữ và quản lý theo số hiệu chứng từ mà còn phải theo thời gian lập chứng từ, loại chứng từ Và sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch tóan chứng từ cần được chuyển sang lưu trữ tập trung cho đến khi hết hạn lưu trữ
3.2.4 Về bộ máy kế toán
+ Đơn vị cần phải bổ sung thêm về số lượng lao động trong bộ máy kế toán để giảm bớt khối lượng công việc
+ Đơn vị cần phải sắp xếp nhân lực hợp lý, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của các thành viên trong bộ máy, và phân chia rạch ròi công việc một cách khoa học giúp tận dụng tối đa nguồn lực, tăng hiệu quả làm việc
3.2.5 Về hình thức kế toán
Do đơn vị hiện nay đang sử dụng phần mềm kế toán để ghi chép, nên đơn vị cần phải cập nhật thường xuyên và nâng cấp phần mềm kế toán sao cho việc ghi chép chính xác, nhanh, kịp thời nhất.