CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TIỀN LƯƠNGVÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích
1.1.1 Ý nghĩa của kế toán tiền lương
Kế toán là một công cụ phục vụ quản lý kinh tế, gắn liền với hoạt động quản lý đã xuất hiện cùng với sự hình thành đời sống loài người
Theo quy định tái sản xuất trong doanh nghiệp cộng nghiệp bao gồm các quá trình sản xuất - phân phối tiêu thụ, các giai đoạn này được diễn ra một cách tuần tự Sau khi kết thúc một quá trình sản xuất sản phẩm, doanh nghiệp đưa ra sản phẩm sản xuất ra thị trường tiêu thụ, nghĩa là thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm đó Trong cơ chế thị trường và sự cạnh tranh gay gắt hiện nay, sự sống còn của sản phẩm chính là sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp Việc bán sản phẩm là một yếu tố khách quan, nó không chỉ quyết định sự tồn tại của quá trình sản xuất của doanh nghiệp mà còn đảm bảo đời sống cho công nhân, người lao động sản xuất ra sản phẩm đó
Tiền lương là một phạm trù kinh tế phức tạp mang tính lịch sử chính trị và có ý nghĩa xã hội to lớn Nhưng ngược lại tiền lương cũng chịu sự tác động mạnh mẽ của xã hội, tư tưởng chính trị Tiền lương mang một ý nghĩa tích cực tạo ra sự công bằng trong phân phối thu nhập quốc dân
1.1.2Ý nghĩa của việc quản lý lao động tiền lương và các khoản trích theo lương
Lao động là hoạt động của con người sử dụng tư liệu sản xuất tác động vào môi trường tạo ra sản phẩm, hàng hóa hoặc đem lại hiệu quả của công tác quản lý Trong lao động, người lao động (công nhân, viên chức) có vai trò quan trọng nhất Họ là những người trực tiếp tham gia vào quản lý hoạt động kinh doanh hoặc gián tiếp tham gia vào quá trình tạo ra sản phẩm hàng hóa cung cấp cho tiêu dùng của xã hội
- Lao động trực tiếp : là những công nhân điều khiển máy móc thiết bị làm ra sản phẩm như công nhân may, cắt, khâu… trong các công ty giầy hoặc thời trang
- Lao động gián tiếp: Là các nhân viên quản lý và phục vụ có tính chất chung ở doanh nghiệp như kế toán, thống kê, thống kê, tổ chức nhân sự
* Ý nghĩa của việc quản lý lao động:
Mỗi khi có hoạt động lao động của con người diễn ra, doanh nghiệp phải chi ra các loại nguyên vật liệu, hao mòn về công cụ dụng cụ cho quá trình sản xuất và thù lao trả cho người lao động (gọi chung là chi phí) Chi phí về lao động cao hay thấp ảnh hưởng đến giá trị sản phẩm Vì vậy muốn quản lý tốt chi phí sản xuất, trước hết cần quản lý chặt chẽ các khoản chi cho lao động và phải quản lý từ tiền lương thông qua hai chỉ tiêu cơ bản là số lượng và chất lượng lao động.
Tiền lương và các khoản trích theo lương
Theo quan niệm của Mác: Tiền lương là biểu hiện sống bằng tiền của giá trị sức lao động
Theo quan niệm của các nhà kinh tế học hiện đại: Tiền lương là giá cả của lao động, được xác định bởi quan hệ cung cầu trên thị trường lao động Ở Việt Nam trong thời kỳ kế hoạch hoá tập trung, tiền lương được hiểu là một bộ phận thu nhập quốc dân dùng để bù đắp hao phí lao động tất yếu do Nhà nước phân phối cho công nhân viên chức bằng hình thức tiền tệ, phù hợp với quy luật phân phối theo lao động Hiện nay theo Điều 55 - Bộ Luật Lao Động Việt Nam quy định tiền lương của người lao động là do hai bên thoả thuận trong hợp đồng lao động và được trả theo năng suất lao động, chất lượng và hiệu quả công việc
Tiền lương là một bộ phận của sản phẩm xã hội biểu hiện bằng tiền được trả cho người lao động dựa trên số lượng và chất lượng lao động của mọi người dùng để bù đắp lại hao phí lao động của mọi người dùng để bù đắp lại hao phí lao động của họ và nó là một vấn đề thiết thực đối với cán bộ công nhân viên.Tiền lương được quy định một cách đúng đắn, là yếu tố kích thích sản xuất mạnh mẽ, nó kích thích người lao động ra sức sản xuất và làm việc, nâng cao trình độ tay nghề, cải tiến kỹ thuật nhằm nâng cao năng suất lao động
Người lao động sau khi sử dụng sức lao động tạo ra sản phẩm thì được trả một số tiền công nhất định Xét về hiện tượng ta thấy sức lao động được đem trao đổi để lấy tiền công Vậy có thể coi sức lao động là hàng hoá, một loại hàng hoá đặc biệt Và tiền lương chính là giá cả của hàng hoá đặc biệt đó, hàng hoá sức lao động Vì hàng hoá sức lao động cần được đem ra trao đổi trên thị trường lao động trên cơ sở thoả thuận giữa người mua với người bán, chịu sự tác động của quy luật giá trị, quy luật cung cầu
Do đó giá cả sức lao động sẽ biến đổi theo giá cả của các yếu tố cấu thành cũng như quan hệ cung cầu về lao động Như vậy khi coi tiền công là giá trị của lao động thì giá cả này sẽ hình thành trên cơ sở thoả thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động Giá cả sức lao động hay tiền công có thể tăng hoặc giảm phụ thuộc vào cung cầu hàng hoá sức lao động Như vậy giá cả tiền công thường xuyên biến động nhưng nó phải xoay quanh giá trị sức lao động cung như các loại hàng hoá thông thường khác, nó đòi hỏi một cách khách quan yêu cầu tính đúng, tính đủ giá trị của nó Mặt khác giá tiền công có biến động như thế nào thì cũng phải đảm bảo mức sống tối thiểu để người lao động có thể tồn tại và tiếp tục lao động
1.2.2 Nội dung các khoản khấu trừ vào lương người lao động
Các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp gồm có Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, Kinh phí công đoàn và thuế thu nhập cá nhân (nếu có) Từ ngày 1/1/2010, tỷ lệ trích lập các khoản này có một số thay đổi vì vậy thông tin chuyên đề này nhằm mục đích cung cấp những thông tin mới nhất về tỷ lệ trích lập và phương pháp hạch toán các khoản trích theo lương
Bảo hiểm xã hội là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thất nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội
Luật Bảo hiểm xã hội quy định có 2 loại BHXH, là BHXH bắt buộc và BHXH tự nguyện:
+Bảo hiểm xã hội bắt buộc là loại hình bảo hiểm xã hội mà người lao động và người sử dụng lao động phải tham gia
+Bảo hiểm xã hội tự nguyện là loại hình bảo hiểm xã hội mà người lao động tự nguyện tham gia, được lựa chọn mức đóng và phương thức đóng phù hợp với thu nhập
Căn cứ quy định tại Khoản 1 Điều 91, Điểm c Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều
92 và Khoản 1 Điều 100 Luật Bảo hiểm xã hội (BHXH), từ ngày 01/01/2014 mức đóng BHXH tăng thêm 2% của mức tiền lương, tiền công làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc, hoặc mức thu nhập đóng BHXH tự nguyện; ý kiến tại Công văn số 17509/BTC- HCSN ngày 18/12/2013 Bộ Tài chính về việc ngân sách nhà nước đóng, hỗ trợ đóng BHXH khi Nhà nước điều chỉnh mức lương cơ sở, hướng dẫn thu BHXH của đối tượng tham gia, số tiền ngân sách nhà nước đóng, hỗ trợ mức đóng BHYT Để thực hiện thu BHXH, BHYT theo đúng quy định của pháp luật, Bảo hiểm xã hội Việt Nam yêu cầu Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố, Bảo hiểm xã hội Bộ Quốc phòng, Bảo hiểm xã hội Công an nhân dân thực hiện một số nội dung như sau:
• Thông báo đến đơn vị sử dụng lao động tham gia BHXH bắt buộc, đối tượng đang tự đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất, người tham gia BHXH tự nguyện kể từ ngày 01/01/2014, mức đóng BHXH bắt buộc cả 5 chế độ là 26% mức tiền lương, tiền công làm căn cứ đóng BHXH; mức đóng BHXH vào quỹ hưu trí, tử tuất là 22% mức tiền lương, tiền công làm căn cứ đóng BHXH và mức đóng BHXH tự nguyện 22% mức thu nhập đóng BHXH tự nguyện do người tham gia lựa chọn
• Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố, Bảo hiểm xã hội các quận, huyện tăng mức đóng 2% vào các phần mềm quản lý thu để thực hiện thu BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện kể từ ngày 01/01/2014 theo mức đóng mới
Bảo hiểm y tế là hình thức bảo hiểm được áp dụng trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, không vì mục đích lợi nhuận, do Nhà nước tổ chức thực hiện và các đối tượng có trách nhiệm tham gia theo quy định của Luật BHYT
• Theo Luật BHYT thì mức trích lập tối đa của quỹ BHYT là 6% tiền lương tiền công hàng tháng của người lao động, trong đó người lao động chịu 1/3 (tối đa là 2%) và người sử dụng lao động chịu 2/3 (tối đa là 4%) Về thu BHYT của đối tượng tham gia, số tiền ngân sách nhà nước đóng, hỗ trợ một phần mức đóng BHYT: Yêu cầu Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố, Bảo hiểm xã hội Bộ Quốc phòng và Bảo hiểm xã hội Công an nhân dân thực hiện thu BHYT của đối tượng tham gia, thu số tiền ngân sách nhà nước đóng, hỗ trợ mức đóng BHYT theo quy định của Luật BHYT và hướng dẫn tại Công văn số 17509/BTC-HCSN Do vậy, bãi bỏ cụm từ "Riêng phần hỗ trợ của ngân sách nhà nước phải điều chỉnh bổ sung số tiền hỗ trợ tăng thêm giữa mức lương tối thiểu chung 1.050.000 đồng/tháng với mức lương cơ sở 1.150.000 đồng/tháng, số tháng tính từ tháng 7/2013 đến hết thời hạn sử dụng thẻ BHYT và số thẻ BHYT đã cấp." tại Điểm 3.2 Mục 3 Công văn số 3290/BHXH-BT ngày 22/8/2013 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc thu BHXH, BHYT, BHTN theo mức lương cơ sở 1.150.000 đồng/tháng
Theo nghị định số 62/2009/NĐ-CP ban hành ngày 27/7/2009 (có hiệu lực thi hành từ ngày 1/10/2009) của Thủ tướng Chính phủ quy định mức trích lập BHYT từ 1/1/2010 như sau: Đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 3 tháng trở lên; người lao động là người quản lý doanh nghiệp hưởng tiền lương, tiền công; cán bộ, công chức, viên chức thì mức trích lập BHYT bằng 4,5% mức tiền lương, tiền công hằng tháng của người lao động, trong đó người sử dụng lao động đóng góp 3% và người lao động đóng góp 1,5%
Bảo hiểm thất nghiệp là khoản hỗ trợ tài chính tạm thời dành cho những người bị mất việc mà đáp ứng đủ yêu cầu theo Luật định
* Theo điều 102 Luật BHXH, nguồn hình thành quỹ như sau:
+ Người lao động đóng bằng 1% tiền lương, tiền công tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp
+ Người sử dụng lao động đóng bằng 1% quỹ tiền lương, tiền công tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp của những người lao động tham gia bảo hiểm thất nghiệp
+ Hàng tháng, Nhà nước hỗ trợ từ ngân sách bằng 1% quỹ tiền lương, tiền công tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp của những người lao động tham gia bảo hiểm thất nghiệp và mỗi năm chuyển một lần
Như vậy theo quy định hiện nay thì tỷ lệ trích lập BHTN của DN là 2%, trong đó người lao động chịu 1% và DN chịu 1% tính vào chi phí
1.2.2.4 Thuế thu nhập cá nhân
Thuế thu nhập cá nhân là: khoản tiền mà người có thu nhập phải trích nộp một phần tiền lương hoặc từ các nguồn thu nhập khác vào ngân sách nhà nước
Cách tính thuế TNCN năm 2014
- Thuế TNCN đối với thu nhập từ kinh doanh, tiền lương, tiền công
Thuế TNCN phải nộp = Thu nhập tính thuế * Thuế suất
Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp
1.3.1 Nguyên tắc cơ bản trong tổ chức tiền lương Áp dụng trả lương ngang nhau cho lao động cùng một đơn vị sản xuất kinh doanh bắt nguồn từ nguyên tắc phân phối theo lao động có ý nghĩa khi quyết định các chế độ tiền lương nhất thiết không phân biệt tuổi tác, dân tộc giới tính
+ Đảm bảo tốc độ tăng năng suất lao động lớn hơn tốc độ tăng tiền lương Đây là nguyên tắc tạo cơ sở cho việc giảm giá thành, tăng tích lũy bởi vì năng suất lao động không chỉ phụ thuộc vào các nhân tố chủ quan của người lao động (trình độ tay nghề, các biện pháp hợp lý sử dụng thời gian) mà còn phụ thuộc vào các nhân tố khách quan
+ Phải đảm bảo mối tương quan hợp lý về tiền lương giữa những người làm nghề khác nhau trong các lĩnh cực cuả nền kinh tế quốc dân Tính chặt chẽ nghề nghiệp, độ phức tạp về kỹ thuật giữa các ngành nghề đòi hỏi trình độ lành nghề bình quân của người lao động là khác nhau Những người làm việc trong môi trường độc hại, nặng nhọc, tổn hao nhiều sức lực phải được trả công cao hơn so với những người lao động bình thường Hình thức tiền lương có xét đến điều kiện lao động có thể thông qua việc thiết kế các hệ số lương hoặc quy định các mức phụ cấp ở các ngành nghề khác nhau Từ đó các điều kiện lao động đều ảnh hưởng ít nhiều đến tiền lương bình quân của mỗi ngành nghề
+ Đảm bảo tiền lương thực tế tăng lên khi tăng tiền lương, nghĩa là tăng sức mua của người lao động Vì vậy việc tăng tiền lương phải đảm bảo tăng bằng cung cấp hàng hóa, tín dụng tiền t Phải đẩy mạnh sản xuất, chú trọng công tác quản lý thị trường, tránh đầu cơ tích trữ, nâng giá nhằm đảm bảo lợi ích của người lao động
Hiện nay ở nước ta áp dụng hai hình thức trả lương đó là
+ Trả lương theo thời gian
+ Trả lương theo sản phẩm
1.3.2 Hình thức trả lương theo thời gian
Tiền lương tính theo thời gian là tiền lương tính trả cho người lao động theo thời gian làm việc, cấp bậc công việc và thang lương cho người lao động Tiền lương tính theo thời gian có thể thực hiện tính theo tháng, ngày hoặc giờ làm việc của người lao độngtuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý thời gian lao động của doanh nghiệp
Trong mỗi thang lương, tuỳ theo trình độ thành thạo nghiệp vụ, kỹ thuận chuyên môn và chia làm nhiều bậc lương, mỗi bậc lương có một mức tiền lương nhất định
Tiền lương trả theo thời gian có thể thực hiện tính theo thời gian giản đơn hay tính theo thời gian có thưởng
1.3.2.1 Trả lương theo thời gian giản đơn
Trả lương theo thời gian giản đơn = Lương căn bản
+ Phụ cấp theo chế độ khi hoàn thành công việc và đạt yêu cầu
Tiền lương tháng là tiền lương đã được qui định sẵn đối với từng bậc lương trong các thang lương, được tính và trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động Lương tháng tương đối ổn định và được áp dụng khá phổ biến nhất đối với công nhân viên chức.Tiền lương phải trả trong tháng đối với từng loại hình doanh nghiệp cũng có sự khác biết
+ Mức Lương tháng = Mức lương tối thiểu theo ngạch bậc * (hệ số lương + tổng hệ số các khoản phụ cấp được hưởng theo quy định)
-Tiền lương phải trả trong tháng đối với các đơn vị khác:
+ Lương tháng = [(Mức lương tối thiểu theo ngạch bậc * (hs lương + hs các khoản phụ cấp đc hưởng theo qđ)/ số ngày làm việc trong tháng theo qđ ] * số ngày làm việc thực tế trong tháng
+Lương tuần = (mức lương tháng *12)/52
+Lương ngày là tiền lương được tính và trả cho một ngày làm việc được áp dụng cho lao động trực tiếp hương lương theo thời gian hoặc trả lương cho nhân viên trong thời gian học tập, hội họp, hay làm nhiệm vụ khác, được trả cho hợp đồng ngắn hạn
Lương ngày = Mức lương tháng / số ngày làm việc trong tháng (theo quy định số ngày làm việc trong tháng là 22 hoặc 26)
+Lương giờ là tiền lương trả cho 1 giờ làm việc, thường được áp dụng để trả lương cho người lao động trực tiếp không hưởng lương theo sản phẩm hoặc làm cơ sở để tính đơn giá tiền lương trả theo sản phẩm
Lương giờ = Mức lương ngày / Số giờ làm việc ( theo quy định thì là 8h/ngày)
1.3.2.2 Trả lương theo thời gian có thưởng
- Là hình thức trả lương theo thời gian giản đơn kết hợp với chế độ tiềnlương trong sản xuất kinh doanh như : thưởng do nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng năng suất lao động, tiết kiệm NVL, … nhằm khuyến khích người lao động hoàn thành tốt các công việc được giao
Trả lương theo thời gian có thưởng = Trả lương theo thời gian giản đơn + các khoản tiền thưởng
Nhận xét về hình thức trả lương theo thời gian
- Trả lương theo thời gian là hình thức thù lao được chi trả cho người lao động dựa trên 2 căn cứ chủ yếu là thời gian lao động và trình độ kỹ thuật hay nghiệp vụ của họ Ưu điểm : đơn giản, dễ tính toán
Nhược điểm : Chưa chú ý đến chất lương lao động, chưa gắn với kết quả lao độn cuối cùng do đó không có khả năngkích thích ngườilao động tăng năng suất lao động
Hình thức này có nhiều ưu điểm hơn hình thức trả lương theo thời gian đơn giản, vừa phản ánh trình độ thành thạo khuyến khích được người lao động có trách nhiệm với công việc Nhưng việc xác định tiền lương bao nhiêu là hợp lý rất khó khăn Vì vậy nó chưa đảm bảo phân phối theo lao động
1.3.3 Hình thức trả lương theo sản phẩm
Tiền lương tính theo sản phẩm là tiền lương tính trả cho người lao động theo kết quả lao động, khối lượng sản phẩm và lao vụ đã hoàn thành, bảo đảm đúng tiêu chuẩn, kỹ thuật, chất lượng đã quy định và đơn giá tiền lương tính cho một đơn vị sản phẩm, lao vụ đó
Tiền lương tính theo sản phẩm có thể được thực hiện theo những cách sau:
1.3.3.1 Tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp
Kế toán các khoản thanh toán người lao động theo quyết định 15/2006- BTC
- Bảng chấm công : đây là bảng theo dõi ngày công của người lao động trong tháng
- Danh sách người lao động hưởng BHXH: Bảng tổng hợp số lượng lao động trong công ty, bảng này được lập theo sự phân chia giữa các bộ phân, phân xưởng
- Bảng thanh toán tiền công: bảng tổng hợp số tiền lương thực tế thanh toán cho người lao động và các khoản trích vào lương của người lao động, số còn lại là lương thực nhân
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công trình hoàn thành: đây là chứng từ nhằm xác định số lương công việc hoàn thành để xác đinh năng suất lao động
- Phiếu khoán làm thêm giờ : xác định số thời gian làm thêm của công nhân viên ngoài giờ
- Hợp đồng giao khoán : biên bản giao khoán giữa lãnh đạo công ty và người lao động
- Biên bản tai nạn lao động: xác định số thiệt hại về sức khỏe người lao động khi xảy ra tai nạn lao động
- Bảng tổng hợp tiền lương: bảng tổng hợp tiền lương theo các bộ phận, và lương toàn công ty
- Phiếu nghỉ ốm hưởng BHXH: xác định thời gian nghỉ việc không đi làm do bệnh tật, tại nạn lao động có xác nhận của bệnh viên
Kế toán các khoản thanh toán với người lao động sử dụng chủ yếu hai tài khoản
- Tài khoản 334 : Phải trả người lao động
Tài khoản này phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản khác thuộc về thu nhập người lao động
+Các khoản trích vào tiền lương thực tế người lao động bao gồm khoản bảo hiểm, các khoản tạm ứng phải khấu trừ, các khoản thuế TNCN
+ Số tiền lương thực tế đã thanh toán với người lao động
+ Kết chuyển số tiền lương mà người lao động chưa lĩnh
+ Phản ánh tổng số tiền lương thực tế người lao động trong tháng bao gồm: tiền lương chính, lương làm thêm giờ, phụ cấp, và các khoản tiền thưởng
Bên Nợ : phản ánh số tiền trả thừa người lao động
Bên Có : số tiền công, tiền lương phải trả người lao động
Tài khoản 334 – Phải trả người lao động có 2 tài khoản cấp 2 :
+ Tài khoản 3341 : Phải trả công nhân viên : Phản ánh các khoản phải trả và các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khác thuộc thu nhập của công nhân viên
+ Tài khoản 3342 – Phải trả người lao động khác : Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản khác cho người lao động ngoài công nhân viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền lương, tiền thưởng có tính chất về tiền công và các khoản khác thuộc về người lao động nếu có
Tài khoản 338 – Phải trả phải nộp khác
Tài khoản này dung để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả phải nộp khác cho các cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về khoản kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định nhà nước , giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mượn tạm thời, nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn, các khoản nhận hộ, giữ hộ…
+ Các khoản bảo hiểm, thuế TNCH đã nộp cho cơ quan quản lý
+ Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn
+ Bảo hiểm xã hội phải trả công nhân viên
+ Trích khoản trích khấu trừ vào lương bao gồm : bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp
+Số tiền BHXH đã chi trả cho công nhân viên khi được cơ quan BHXH thanh toán
Số dư cuối kì bên Có: số BHXH, BHYT, KPCĐ đã trích lập nhưng chưa nộp, chưa sử dụng
- Hàng tháng kế toán tính tiền lương và các khoản phụ cấp phải trả cho các đối tượng:
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Thanh toán cho người LĐ TL và những khoản thu nhập có
TK 3388 tính chất lương phải trả cho NLĐ
Trả tiền giữ Giữ hộ TNhập hộ cho NLĐ cho NLĐ TK 335 TK 622
Khấu trừ các khoản tiền phạt, TL NP thực tế Trích trước
Tiền bồi thường, phải trả cho TLNP
Thu hộ thuế Trợ cấp BHXH phải trả
Thu nhập cá nhân cho NN cho người lao động
Khấu trừ vào lương Tiền thưởng phải trả NLĐ
K/C tiền lương CNV đi vắng chưa lĩnh
1.4.4 Hình thức sổ sách kế toán
Hình thức kế toán là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán gồm cả sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, kết cấu mẫu sổ và quan hệ kiểm tra đối chiếu các loại sổ
Hiện nay các doanh nghiệp có thể lựa chọn vận dụng một trong bốn hình thức sổ kế toán sau:
Sổ sách được mở đầu niên độ kế toán và khóa sổ khi kết thúc niên độ kế toán Sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để cung cấp thông tin cho các nhà quản lý Hiện nay có hình thức sổ kế toán :
- Hình thức kế toán nhật ký chung : Hàng tháng căn cứ vào các chứng từ như bảng thanh toán tiền lương, thưởng, BHXH, và các chứng từ khác khi ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung sau đó tiến hành ghi vào sổ cái 334, 338 tiếp theo đó ghi vào sổ chi tiết các tài khoản 3341, 3342, 3382, 3383, 3384, 3389
- Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái: Hàng tháng căn cứ vào các chứng từ gốc như bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ khác liên quan ghi vào nhật ký sổ cái sau đó vào sổ kế toán chi tiết 334, 338
Cuối tháng căn cứ vào Nhật ký sổ cái và bảng tổng hợp 334, 338 ( Bảng này được lập căn cứ vào sổ, thẻ kế toán 334, 338
- Hình thức chứng từ ghi sổ : Hàng tháng căn cứ vào các chứng từ gốc như bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ khác liên quan kế toán lập chứng từ ghi sổ sau đó ghi vào sổ đăng ký chứng từ , sau đó đùng để ghi sổ cái 334, 338 Các chứng từ gốc sau khi được lập chứng từ ghi sổ dung để ghi sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết 334, 338
Cuối tháng khóa sổ tính ra tổng số tiền phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ , tính tổng phát sinh nợ, có và tổng số tiến phát sinh các tài khoản trên sổ cái 334, 338 Trên cơ sở đó lập bảng cân đối phát sinh
- Hình thức nhật ký- Chứng từ : Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra như bảng thanh toán tiền công, BHXH và các chứng từ thanh toán khác kế toán ghi trực tiếp vào nhật ký chứng từ 1, 7, 10 , hoặc bảng kê 4, 5, 6 và sổ cái tài khoản 334,
Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên NKCT, kiểm tra đối chiếu trên các NKCT với các sổ kế toán, bảng tổng hợp có liên quan lấy số liệu tổng cộng ghi trực tiếp sổ cái
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Ngọc Tề
2.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Việc tổ chức bộ máy kế toán sao cho hợp lý và hiệu quả là hết sức quan trọng vừa tránh được bộ máy cồng kềnh lại đảm bảo được nguyên tắc quy định trong công tác kế toán.Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp nhanh, chính xác kịp thời nhưng thông tin tài chính của công ty đồng thời tạo điệu kiện cho nhân viên phát huy năng lực của mình trong công tác hạch toán kế toán.Phòng kế toán công ty gồm có
10 người Trong đó có: 1 kế toán trưởng, một kế toán tổng hợp kiêm phó phòng kế toán và các kế toán viên
SƠ ĐỒ 2.3: BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH GIẦY NGỌC TỀ
* Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán:
- Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng tài chính kế toán): Là người quyết định mọi việc tài chính kế toán của công ty, tham mưu giúp việc cho giám đốc về vấn đề tài chính của công ty và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về những vấn đề, những sai sót trong chứng từ sổ sách kế toán tại công ty
- Kế toán tổng hợp, tiền mặt, nợ phải thu (kiêm phó phòng tài chính ): có nhiệm vụ theo dõi tình hình kinh doanh, doanh thu của công ty, tập hợp chi phí trong trong quá trình sản xuất kinh doanh và tình hình tăng giảm quỹ tiền mặt của công ty, hạch toán các khoản nợ phải thu trong kỳ, tập hợp và phân bổ chi phí tính gía thành xác định kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán cho giám đốc Lưu giữ và quản lý chứng từ gốc, cập nhập thông tin về các nghiệp vụ thu chi tiền mặt phát sinh trong kỳ và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu vào chương trình phần mềm kế toán trên máy tính của phòng
- Kế toán nợ phải trả, tiền gửi ngân hàng: có nhiệm vụ theo dõi số liệu hiện có và tình hình tăng giảm tiền gửi tại ngân hàng, giao dịch với các ngân hàng, vay vốn kinh doanh, hạch toán tình hình thanh toán với khách hàng
Phó phòng kế toán Thanh toán tiền mặt nợ phải thu
Kế toán nợ phải trả
Kế toán tiền lương, bảo hiểm
Kế toán kho NVL, CCDC
- Lưu giữ quản lý chứng từ gốc, cập nhật thông tin kế toán về tiền gửi và nghiệp vụ thanh toán các khoản nợ phải trả vào chương trình phần mềm kế toán trên hệ thống máy tính của phòng
- Kế toán tiền lương : có nhiệm vụ tính và thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty.Các khoản thu nhập khác, các khoản trích theo lương(BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) của cán bộ công nhân viên
- Kế toán kho NVL, CCDC: có nhiệm vụ theo dõi nhập xuất tồn nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, tính giá nguyên vật liệu xuất dùng, hướng dẫn bộ phận liên quan lập phiếu, báo cáo theo yêu cầu quản lý, đối chiếu giá trị nhập kho với các khoản công nợ và phân bổ chi phí nguyên vật liệu Lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sủ dụng và lập bảng kê Đồng thời theo dõi tình hình nhập xuất thành phẩm
- Kế toán TSCĐ, kế toán thuế: có nhiệm vụ theo dõi khấu hao tài sản cố định và lập kế hoạch khấu hao Theo dõi các khoản thuế của doanh nghiệp, lập báo cáo thuế
2.2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
2.2.2.1 Chính sách kế toán áp dụngtại doanh nghiệp Để đảm bảo công tác kế toán của công ty được tiến hành một cách thường xuyên và liên tục, công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành theo quyết định 15/2006 BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006
- Niên độ kế toán mà công ty áp dụng hàng năm bắt đầu từ ngày01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 Kỳ kế toántheo tháng
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong việc ghi chép kế toán: Việt Nam đồng(VNĐ) Nguyên tắc chuyểnđổi từ cácđơn vị tiền tệ khác sang VNĐtheo tỷ giá thực tế
- Phương pháp tính các khoản dự phòng, trích lập và nhập dự phòngtheo chếđộ quy định quản lý tài chính hiện hành
- Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ Hiện nay công ty đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng tồn kho.Phương pháp tính giá hàng tồn kho là phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ
2.2.2.2 Tổ chức vận dụng chứng từ
Danh mục chứng từ kế toán tiền lương sử dụngtheo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong chế độ này
BẢNG 2.2 : DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG
TT TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU TÍNH CHẤT
A/CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BAN HÀNH THEO QUYẾT ĐỊNH NÀY I/ Lao động tiền lương
2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01b-LĐTL x
3 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL x
4 Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL x
6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 05-LĐTL x
7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06-LĐTL x
8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 07-LĐTL x
9 Hợp đồng giao khoán 08-LĐTL x
10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán 09-LĐTL x
11 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL x
12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL x
2.2.2.3 Tổ chức vận dụng tài khoản
Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng tại công ty áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của bộ tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán donh nghiệp Tuy nhiên do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty nên không sử dụng một số tài khoản theo quyết định 15 của Bộ Tài Chính
Ngoài ra công ty còn đề ra một số tài khoản chi tiết riêng để áp dụng nhu cầu hạch toán theo đặc điểm riêng của công ty
2.2.2.4 Tổ chức vận dụng sổ sách kế toán
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung với một hệ thống sổ sách tương đối hoàn chỉnh phù hợp với công tác kế toán của công ty
SƠ ĐỒ 2.2: TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG
Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Chứng từ gốc, bảng tổng hợp chứng từgốc
Sổ cái các tài khoản
Bảng đối chiếu số phát sinh
Bảng cân đối kế toán và báo cáo kế toán
Bảng chi tiết số phát sinh
Sổ kế toán chi tiết
- Hàng tháng hay định kỳ, căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra hợp lệ được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập sổ Nhật kí chung , sau đó dùng để ghi vào sổ cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập sổ nhật kí chung được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan
- Các chứng từ thu chi tiền mặt hàng ngày thủ quỹ ghi vào sổ quỹ và cuối ngày chuyển cho kế toán
Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Ngọc Tề
2.3.1 Những quy định chung trong việc quy định khoản thanh toán với người lao động tại công ty TNHH Giầy Ngọc Tề
2.3.1.1 Quy định về tiền lương của người lao động
Trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thanh toán các khoản phải trả đối với người lao động công ty đưa ra một số quy định để xác định quỹ tiền lương Quỹ này áp dụng cho tất cả người lao động bao gồm nhân viên quản lý và nhân viên phân xưởng
* Quy định về chấm kết quả lao động Để đánh giá mức độ chuyên cần của người lao động, chất lượng công tác, hiệu quả làm việc, mức độ cống hiến và việc chấp hành kỉ luật lao động Đây cũng là cơ sở để công ty căn cứ để bình xét lương và trả các khoản phụ cấp nhu tiền thưởng, xăng xe, ăn trưa Công ty quy định quy định về việc chấm công cho tất cả các nhân viên trong tháng qua đó là căn cứ tiến hành tính lương và trả lương
Tiêu chuẩn được coi là một ngày đi làm đủ công: người lao động phải đến công ty đúng giờ, thực hiện đầy đủ các quy định về trang phục, và tiến hành quét thẻ chấm công vào máy điện tử Hết giờ quy định hệ thống chấm công tự động sẽ đóng và mọi công nhân đến sau giờ trên đều bị coi là đi muộn và bị trừ tiền công theo số giờ đi muôn đó Sở dĩ công ty đưa ra quy định trên là nhằm siết chặt kỉ luật lao động và cũng là cơ sở công ty đưa ra khoản thưởng phạt một cách rõ ràng.Số ngày công tối đa trong tháng là 26 ngày
* Quy định hiện tại về tiền lương tại công ty TNHH Giầy Ngọc Tế bao gồm :
- Tiền lương cơ bản hay tiền lương chính: hàng tháng công ty tiến hành trả lương cho người lao động dựa trên tiền lương cơ bản dựa trên mức lương tối thiểu của vùng hay khu vực nhân với một tỷ lên nhất định mà ngày nước quy định Công ty TNHH GiầyNgọc Tề thuộc khu vực 2 và xưởng thuộc khu vực 3 nông thôn và công ty chọn tỷ lệ đó là 7%
Theo nghịđịnh 103/2012/NĐ-CP ngày 04/12/2012 mức lương tối thiểu vùng 2 là 2.100.000 VNĐ/tháng và vùng 3 là 1.800.000 VNĐ/thángáp dụng từ ngày 01/01/2013.Cách tính lương lương cơ bản của từng lao động trong tháng của người lao động dựa trên mức lương tối thiểu và số ngày làm việc thực tế
Công thức tính lương cơ bản:
Lương cơ bản = lương tối thiểu theo vùng + lương tối thiểu * 7%
- Tiền lương làm ngoài giờ : Đây là khoản tiền lương mà người lao động làm thêm giờ trong ngày bình thường hoặc là ngày chủ nhật Số tiền mà công ty trả thường là theo giờ tương đương 15.000/giờ lao động
Nhằm thu hút nguồn nhân lực, ổn định sự phát triển của công ty, qua quyết định của hội đồng quản trị tiêu chuẩn thang lương được quyết định như sau:
Bảng 2.3: TIÊU CHUẨN THANG LƯƠNG CỦA CÔNG TY Đơn vị : 1.000đ
Bậc số Như phụ lục
- Lương cơ bản theo mức quy định của nhà nước là 2.247.000đ để thanh toán bảo hiểm, còn mức lương cơ bản công ty quy định là 2.300.000đ nên công nhân và nhân viên được cộng thêm 53.000đ
- Mỗi bậc tương đương với 20.000đ
- Lương khởi điểm trưởng phòng thấp nhất là 4.200.000đ cao nhất là 8.000.000đ, giám đốc , phó giám đốc lương khởi điểm thấp nhất 8.000.000đ cao nhất 15.000.000đ Mức lương của mỗi người bao nhiêu thì do giám đốc duyệt
- Bảng lương trên không bao gồm lương làm thêm giờ, trợ cấp, tiền thưởng năng suất, tiền thưởng đủ công, trợ cấp ăn trưa
- Bình xét tiêu chuẩn hệ số cấp bậc lương nhân viên văn phòng và nhân viên làm việc theo quy định như sau:
+ Bậc số bình xét của nhân viên văn phòng: a) Người mới vào bậc số cao nhất giới hạn như sau: đại học 12 bậc, cao đẳng trung cấp 9 bậc, trung học phổ thông 6 bậc b) Người lần đầu tiên tham gia bình xét cao nhất có thể được 10 bậc, sau này mỗi lần tính bình xét cao nhất không được vượt quá 6 bậc c) Chỉ định nhân viên kỹ thuật đặc biệt lương không nằm trong bảng này mà do cấp giám đốc trở lên căn cứ vào năng lực thực tế chỉ định
- Lương bình xét: Đây là khoản tiền lương căn cứ vào quy định về chấm lao động của người lao động Bảng bình xét được coi là tài liệu cơ mật của công ty, sau khi điều chỉnh lương được tổ nhân sự thống nhất lưu một năm sau mới huỷ
Bảng 2.4: BÌNH XÉT T VNĐIỀN THƯỞNG CỦA NHÂN VIÊN
TÍNH THEO VNĐ Đơn vị: 10.000đ
Tiền làm thêm giờ không gồm ngày lễ tết gấp 1,5 lần, tiền làm thêm giờ ngày chủ nhật gấp 2 lần, ngày lễ ngày tết gấp 3 lần ngày làm việc bình thường từ thứ hai tới thứ
7 mỗi ngày làm việc tám tiếng
- Những người làm công việc theo ca, luân phiên (thời gian hết giờ làm việc quá 24:00) thống nhất do chủ quản đơn vị xin thanh toán, sau khi được giám đốc phê duyệt, mỗi người được phát 6000VNĐ, phát vào thời gian lĩnh lương Người làm việc theo ca luân phiên cả tháng được lĩnh trợ cấp 156.000 đ/1 tháng
- Trợ cấp trực đêm mỗi tháng phát 200.000 đ tiền trực đêm
- Trợ cấp kĩ thuật: Đây là khoản tiền lương áp dụng đối với người lao động đã qua các trường lớp đào tạo và có năng lực chuyên môn trong quá trình lao động tại công ty Khoản tiền trợ cấp kĩ thuật này được cộng dồn vào khoản tiền lương bình xét
- -Trợ cấp ăn trưa : Do thời gian làm việc buổi sáng kết thúc 11h30 và buổi chiếu bắt đầu 13h30 nên thời gian không nhiều, để đảm bảo kế hoạch sản xuất công ty hỗ trợ người lao động ăn trưa tại công ty với những công nhân đi làm đầy đủ 26 ngày công/tháng thì số tiền là 390.000 tương đương 15.000/ngày Đối với những lao động không làm đủ công thì công ty chi trả tiền ăn trưa là 15.000/ngày Người lao động liên hệ và đóng tiền ăn ca cho bếp trưởng nhà ăn Trợ cấp ăn trưa được lĩnh vào ngày phát lương Cả tháng không có ngày nghỉ thì phát 390.000 đ, nghỉ ngày nào thì trừ ngày đó theo tỷ lệ nghỉ một ngày trừ 1 ngày, không nghỉ đủ 1 ngày thì không trừ
PHƯƠNG PHÁP VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG
Đánh giá thực trạng kế toán các khoản thanh toán với người lao động tại công ty TNHH Giầy Ngọc Tề
ty TNHH Giầy Ngọc Tề
- Công ty TNHH Giầy Ngọc Tề được thành lập năm 2003 với 100% vốn đầu tư và hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu là gia công và sản xuất giầy thành phẩm xuất khẩu nước ngoài Trong quá trình phát triển, công ty ngày càng hoàn thiện hơn và lớn mạnh cả vế chất và lượng khẳng định uy tín của mình trên thị trường xuất khẩu giầy.Trong những năm vừa qua công ty đã đạt nhiều thành công trong quá trình hoạt động kinh doanh.Lợi nhuận hàng năm của công ty luôn đặt được theo kế hoạch và luôn cao hơn các doanh nghiệp khác trong ngành Quy mô của công ty ngày càng được mở rộng, từ chỗ chỉ có một nhà xưởng sản xuất, công ty đã đầu tư và mở rộng nhà xưởng nâng cao hiệu quả tận dụng nguồn lực và những ưu đãi đầu tư trong quá trình sản xuất kinh doanh Công ty luôn chú trọng bộ máy quản lý nhằm nâng cao hiệu quả trong việc đưa ra quyết định kịp thời đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh và tiết kiệm chi phí Cùng với sự phát triển thì bộ máy quản lý của công và bộ máy kế toán nói riêng ngày càng đơn giản và hiệu quả đáp ứng tốt nhu cầu trong hoạt động sản xuất kinh doanh Đội ngũ người lao động trong công ty có tay nghề cao và luôn được nâng cao tay nghề để đáp ứng với những đơn hàng mới
- Công ty luôn luôn quan tâm đến công tác tổ chức kế toán để đánh giá được hoạt động kinh doanh của mình và từ đó có quyết định đúng đắn trong hoạt động đầu tư Từ chỗ hoạt động bộ máy kế toán chỉ có 2 nhân viên, hiện nay công ty có 10 nhân viên kế toán có trình độ và và được bố trí và sắp xếp phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty và năng lực riêng của từng người Đội ngũ kế toán trong công ty có trình độ cao trong đó: trưởng phòng kế toán kiêm kế toán trưởng là người nước ngoài, phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp có trình độ đại học Thương Mại và nhân viên kế toán hầu hết tốt nghiệp đại học và cao đẳng Công tác quản lý và hach toán kế toán luôn kiểm tra và có chế độ thưởng phạt rõ ràng đối với những nhân viên cố tình làm sai đảm bảo thông tin kế toán được cung cấp từ phòng kế toán phản ánh trung thực kết quả hoạt động kinh doanh dựa trên số liệu cung cấp hàng ngày
Công tác kế toán khoản thanh toán với người lao động của công ty là một phần trong công tác tổ chức hạch toán kế toán của đơn vị Hiện nay công ty có nhân viên kế toán trình độ cao đẳng phụ trách phần hành kế toán khoản thanh toán với người lao động để đảm bảo nhu cầu quản lý Công tác kế toán nói chung và kế toán khoản thanh toán với người lao động nói riêng của công ty về cơ bản là phù hợp với quy định và chuẩn mực của nhà nước về công tác hạch toán kế toán, đảm bảo thông tin kịp thời chính xác cho các đối tượng liên quan và phụ vụ công tác quản trị Công tác kế toán người lao động liên quan đến lợi ích của nhiều bên liên quan như: Người lao động, nhà nước và doanh nghiệp Khi công tác kế toán không đảm bảo sẽ ảnh hưởng đến khoản thanh toán người lao động làm ảnh hưởng đến năng suất lao động Công tác kế toán thanh toán người lao động được quản lý chặt chẽ đảm bao không có sự liên kết giữa kế toán tiền lương và bộ phận chấm công nhằm khai thông tin một cách không trung thực gian lận trong hạch toán kế toán Quy trình chặt chẽ từ công tác tuyển dụng và tiến hành đối chiếu hồ sơ cán bộ công nhân viên chấm công và tính lương đảm bảo chặt chẽ, từ đó mà công ty có thể đánh giá chất lượng lao động trong công ty
- Với hiệu quả của công tác hạch toán kế toán hiện tại, đó là sự cố gắng không ngừng của lãnh đạo công ty và đội ngũ nhân viên kế toán Sự quan tâm tạo điều kiện của giám đốc công ty trong việc đưa thành tựu công nghệ vào công tác kế toán và luôn luôn cập nhật thông tin, văn bản pháp luật trong công tác kế toán Trong quá trình thực tập tại công ty, bằng những kiến thức cơ bản được học trên ghế nhà trường cùng với việc đối chiếu với các quy định nhà nước em có đưa ra một số nhận xét về công tác kế toán và công tác kế toán thanh toán người lao động nói riêng
3.1.1 Đánh giá ưu điểm của công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Ngọc Tề
- Về công tác quản lý : Công ty đã xây dựng được bộ máy quản lý hạch toán tương đối khoa học, phù hợp với địa bàn hoạt động cũng như quy mô của công ty trong nền kinh tế thị trường, chủ động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Với mô hình quản lý này công ty ngày càng lớn mạnh, bộ máy quản lý được vận hành liên tục xuyên suốt trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Trong nhưng năm gần đây khi công ty mở rộng thêm quy mô sản xuất tại huyện Hưng Yên, bộ máy quản lý đã có thể bao quát hết quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh mà không phải thuê thêm hay lập các phòng ban khác Với mô hình quản lý này trong gần 10 năm hoạt động công ty đã đặt được thanh tưu lợi nhuận, tăng khẳ năng cạnh tranh, nâng cao chất lượng sản phẩm
- Về công tác tổ chức kinh doanh: Bộ máy tổ chức sản xuất của công ty được thiết kế theo nhu cầu quản lý Người lao động được tập hợp thành các bộ phận sản xuất chuyên môn và có người quản lý chịu trách nhiệm tiến độ công việc hoàn thành và cao hơn nữa có một giám đốc phụ trách sản xuất để chịu trách nhiệm trước giám đốc về tiến độ công việc Công ty thành lập các phòng kinh doanh chịu trách nhiệm tiêu thụ sản phẩm và tìm các đơn đặt hàng mới do một phó giám đốc phụ trách kinh doanh Với cách quản lý nhu vậy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty luôn được đảm bảo và đạt được các mục tiên ngắn và dài hạn
- Về công tác tổ chức bộ máy kế toán: Công ty đã xây dựng quy mô quản lý hạch toán tương đối khoa học, việc phân chi công tác kế toán thành các phần hành cụ thể đảm bảo theo dõi được tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tránh được sự chồng chéo nhân viên trong các phần hành Bộ máykế toán được vận hành một cách chặt chẽ, phản ánh các nghiệp vụ chính xác, đảm bảo không có sự bỏ xót các nghiệp vụ kinh tế
- Về công tác kế toán thanh toán với người lao động:Công tác kế toán tại công ty đã thể hiện rõ vai trò cung cấp thông tin cho nhà quản lý đặc biệt là công tác kế toán các khoản thanh toán với người lao động là một phần hành có ý nghĩa trong công tác hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm Một hình thức phức tạp và mang lại nhiều đặc trưng của ngành, tầm quan trọng của công tác hạch toán kế toán thanh toán với người lao động đã được đánh giá đúng mức hơn
+ Về hệ thống chứng từ kế toán : Chứng từ kế toán là căn cứ, cơ sở để hạch toán là cơ sở để xác minh tính hợp pháp của nghiệp vụ, xác định nghĩa vụ pháp lý của việc ghi chép Hệ thống chứng từ của công ty khá chặt chẽ, hợp lý đúng đắn của số liệu, giữa người lập chứng từ và có lợi ích liên quan được tách biết nhau Công ty có hệ thống chứng từ theo quy định của nhà nước cho tất cả các nghiệp vụ phát sinh để đảm bảo tính độc lập của các nghiệp vụ Tất cả các chứng từ kế toán mà có dấu hiệu gạch xóa, hay thông tin cung cấp không đầy đủ đều bị coi là không hợp lệ Trong quy trình kế toán khoản thanh thanh toán người lao động thì phòng hành chính nhân sự tiến hành chấm côngdựa trên kết quả của máy chấm công tự động sau đó chuyển cho phòng kế toán tiến hành lập bảng lương để đảm bảo không có sự gian lận trong quá trình tính và trả lương Quy trình luân chuyển được thực hiện nhanh chóng đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, công ty quy định chế độ lưu chứng từ tạị các phòng ban để tiện cho công việc đối chiếu Toàn bộ hệ thống chứng từ của công ty được lưu trong khu vực để đảm bảo theo quy định quản lý nhà nước
+ Về hệ thống sổ sách: Công ty sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh có quy trình công nghệ đơn giản, quy mô sản xuất không lớn lắm, phù hợp với hệ thống tài khoản kế toán Với mẫu sổ tương đối đơn giản, khoa học, được lập đều đặn, đảm bảo cho việc theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu, đảm bảo tính thống nhất và chính xác
+Về hệ thống tài khoản: Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 do
BTC ban hành, trong đó quy định về hệ thống tài khoản chung dùng cho các doanh nghiệp là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng hệ thống tài khoản của riêng mình Ngoài ra, Công ty còn mở một số tài khoản chi tiết cấp 3 như 33882,33883…không chỉ phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty mà còn phù hợp với mục đích, yêu cầu của công tác quản lý và công tác kế toán
3.1.2 Những điểm còn tồn tại về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của công ty TNHH Ngọc Tề
Trong quy trình hạch toán kế toán các khoản thanh toán với người lao động công ty TNHH Giầy Ngọc Tề vẫn còn tồn tại một số nhược điểm sau:
- Thứ nhất: Bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương của các nhân viên trong công ty được tính chung vào một bảng như vậy sẽ làm kế toán và giám đốc rất khó theo dõi, không khoa học vì số lượng nhân viên của công ty rất đông
- Thứ hai: Hàng tháng vào thời điểm cuối mỗi tháng công ty tiến hành tạm tính tiền lương tại công ty dựa trên mức lương cơ bản của người lao động để xác định chi phí sản xuất kinh doanh trong tháng và giá thành sản phẩm theo tháng Đến tháng sau khi có số liệu chính xác về số lương lao động làm việc trong tháng kế toán tiền lương tháng thì việc trích trước tiền lương sẽ không ảnh hưởng nhiều đến chi phí và giá thành Tuy nhiên các đơn hàng của công ty thường tập trung vào tháng cao điểm từ tháng 9 đến tháng 1 năm sau thì việc trích trước tiền lương như trên sẽ không phản ánh đúng chi phí nhân công và ảnh hưởng đến giá thành công ty khi xuất bán
- Thứba: Hiện nay công ty chưa tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép cho người lao động Theo quy định của công ty thì người lao động được nghỉ tối đa 12 ngày / năm và được hưởng toàn bộ lương của ngày đó trừ các khoản phụ cấp như ăn trưa, xăng xe Một thực tế là số lượng cán bộ công nhân viên trong công ty khá lớn trên 5.000 người vào thời điểm mùa du lịch, hoặc thời điểm mùa vụ người lao động có thể nghỉ khá nhiều làm cho chi phí phát nhân công phát sinh trong tháng đó tăng trong khi doanh thu lại giảm ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động sản xuất kinh doanh
Cơ sở đề xuất và phương án hoàn thiện
3.2.1 Hoàn thiện cách thức tạm tính lương vào chi phí kinh doanh
- Cơ sở đề xuất hoàn thiện : Hiện nay do yêu cầu của công ty về lập các bản báo cáo theo tháng với mục đích phục vụ yêu cầu quản trị của giám đốc công ty và của công ty mẹ tại Trung Quốc, công ty tiến hành trích các khoản trích trước tiền lương tạm tính của người lao động vào chi phí sản xuất kinh doanh để xác định kết quả hoạt động kinh doanh báo cáo Thời điểm trích là cuối mỗi tháng, hiện công ty đang thực hiện phương án tạm tính lương dựa trên số tiền lương tháng trước rồi sang đầu tháng sau khi có bảng thanh toán tiền lương công ty tiến hành điều chỉnh Với cách làm này thì chi phí giá thành liên quan đến người lao động được phản ánh một cách không chính xác, hơn nữa ở một số tháng cao điểm thì số lượng tiền chênh lệch giữa tổng tiền lương thực trả cho người lao động cao hơn khá nhiều so với khoản trích trước, khoản chênh lệch này sẽ được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh tháng sau, do đó không phản ánh đúng giá thành thành phẩm
- Phương án hoàn thiện : Phương án hoàn thiện mà công ty có thế áp dung là thay đổi thời gian tính chi phí và giá thành nhưng có vẻ phương án trên là không khả thi bởi các bản báo cáo trên do yêu cầu của các nhà quản trị thuộc công ty mẹ và hiện nay các tổ chức tín dụng các công ty đối tác đều hạch toán theo tháng nên phương án thay đổi thời gian tính chi phí giá thành không hợp lý Phương án hoàn thiện ở đây là làm sao cho số mà kế toán tạm tính sát với số thực tế Công ty tiến hành trích trước chi phí nhân công theo khoản lương thực tế của tháng trước mà số tiền tạm tính lương vào giá thành căn cứ vào số lượng lao động bỏ việc của tháng trước và số lương lao động tuyển mới của tháng này để làm căn cứ xác định Ngoài ra công ty có thể căn cứ bảng tính giá thành sản phẩm gia công hoàn thành xem trên một đơn vị sản phẩm hoàn thành thì chi phí nhân công chiến bao nhiêu % từ đó mà công ty tiến hành xác định số tiền lương tạm tính một cách phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh từng tháng đảm bảo gần sát số liệu thực tế
Công thức dự kiến mức chi phí nhân công bằng = % chi phí nhân công cho từng đơn hàng nhân với tổng số đơn hàng dự kiến trong tháng
3.2.2 Hoàn thiện phương pháp kế toán trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trong toàn công ty
Cơ sở đề xuất hoàn thiện : Hiên nay công ty chưa thực hiện việc trích trước tiền lương nghỉ phép cho người lao động trực tiếp tạo ra sản phẩm và lao động là đối tượng quản lý Lực lượng này có ảnh hưởng nhất định đến năng suất của toàn doanh nghiệp, vào thời điểm nhất định như dịp lễ tết, mùa vụ họ có thể nghỉ Khi họ tiến hành nghỉ thì doanh nghiệp vẫn phải trả lương cho họ và đưa vào chi phí sản xuất kinh doanh trong tháng trong khi đó khối lương công việc hoàn thành không có, làm giảm lợi ích của công ty ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh toàn công ty
Phương án hoàn thiện : Hàng tháng công ty tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép cho người lao động Số tiền trích trước dự kiến : tiền lương cơ bản * tỷ lệ trích trước
-Kế toán sử dung tài khoản chi phí phải trả ( TK 335) Quy trình hạch toán :
+Khi tiến hành tríc trươc tiền lương nghỉ phép cho người lao động, kế toán ghi tăng chi phí chi phí nhân công ( TK 622, TK 627, TK 642) đồng thời tăng chi phí trả trước ( TK 335)
+Khi tiến hành tính lương cho người lao động kế toán ghi giảm chi phí phải trả ( TK 335) đồng thời tăng phải trả người lao động (TK 334)
+Khi tiến hành trả lương cho cán bộ công nhân viên kế toán ghi giảm số phải trả người lao động (TK 334) giảm tiền (TK 111, 112)
Dựa vào chứng từ hạch toán số liệu được phản ảnh sổ chi tiết TK 622, TK 627,
3.2.3 Hoàn thiện các quy định chặt chẽ về quy chế tiền lương, các khoản ngoài tiền lương phải trả cho người lao động
Cơ sở hoàn thiện : Hiện nay công ty tiến hành phân chia tiền lương khi ký trong hợp đồng với khách hàng thành lương cơ bản và lương bình xét Cụ thể khi người lao động và công ty ký hợp đồng lao động theo mức lương thỏa thuận giữa hai bên Khi công ty hành hạch toán lương thì công ty phân chia khoản tiền lương này thành lương cơ bản và lương bình xét.Việc làm này của công ty về danh nghĩa có thể đúng quy đinh và công ty cũng không phải tốn nhiều chi phí cho các khoản trích theo lương, nhưng với cách làm này có thể ảnh hưởng đến lợi ích của người lao động khi họ về nghỉ khi hết tuổi lao động, làm cho họ không yên tâm gắn bó với công ty Một thực tế khác là khoản tiền trợ cấp kĩ thuật chính là số tiền không nằm trong cơ cấu tổng quỹ lương của công ty và công ty không muốn tăng tiền lương cơ bản nên đã đưa vào trợ cấp kĩ thuật để hợp lý hóa số tiền tăng cho cán bộ mà không phải gia tăng các khoản trích nếu công ty không có quy định chặt chẽ sẽ tạo ra tiền lệ xấu cho người lao động
Phương pháp hoàn thiện: Thực hiện quy đinh và quy chế quản lý tiền lương, phân chia nguồn hình thành nên quỹ tiền lương của doanh nghiệp, sử dụng một cách đúng mục đích nội dung kinh tế, thực hiện việc trích các khoản theo lương theo tổng tiền lương thực tế người lao động, có quy định và quy chế tăng lương một cách rõ ràng tạo điều kiện giúp họ yên tâm công tác
3.2.4 Hoàn thiện về tài khoản sử dụng kế toán thanh toán người lao động theo thông tư 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009
Cơ sở hoàn thiện : Hiên nay công ty sử dụng tài khoản 33887- Bảo hiểm thất nghiệp trong khi thông tư mới quy định tài khoản 3389 khiến cho nội dung có thế thay đổi và phúc tạp trong quá trình hạch toán có thể gây cho đối tượng tiếp nhân thông tin
Phương án hoàn thiện: Công ty chuyên tài khoản bảo hiểm thất nghiệp từ
33887 sang 3389 theo đúng thông tư quy định
3.2.5 Một số giải pháp khác nhằm hoàn thiện công tác kế toán các khoản thanh toán với người lao động
- Nâng cao công tác quản lý cán bộ công nhân viên, tạo ra môi trường làm việc nhằm thu hút lao động làm việc lâu dài tại công ty, hạn chế lao động bỏ việc hàng tháng nhằm giảm khối lượng công việc cho kế toán tiền lương Với cách làm này thì hiệu quả trong công tác kế toán nâng cao và công ty giảm khoản chi phí trả cho người lao đông và chi phí tuyển thêm nhân viên mới và nâng cao hiệu quả kinh doanh
- Công ty nghiên cứu để nhằm hạn chế những rủi ro có ảnh hưởng đến công tác kế toán thanh toán người lao động do lỗi của hệ thống điện gây ra Đảm bảo hệ thống chấm công của công ty hoạt động một cách liên tục, tránh gián đoạn trong công tác chấm công và làm hỏng hệ thống máy móc phục vụ công tác kế toán của đơn vị Công ty có thế sử dụng một số biện pháp khắc phục như dùng các nguồn điện dự trữ như máy phát điện, sự dụng máy chấm công có hệ thống dự phòng năng lương trong thời gian nhất định, thực hiện chế độ bảo vệ đối với dữ liệu máy tính in ra lưu khi cần thiết
Điều kiện thực hiện các giải pháp hoàn thiện
- Đối với cơ quan nhà nước: Hiện nay cơ quan nhà nước ngày càng hoàn thiện các quy định nhằm giảm thiểu những nội dung không cần thiết gây khó khăn cho công ty và đồng thời cũng khắc phục những quy định còn chưa rõ ràng gây hiểu nhầm cho doanh nghiệp Tránh tình trạng một số doanh nghiệp đã lợi dung những quy định này để tăng khoản lợi ích, đồng thời trốn tránh các nghĩa vụ Các văn bản pháp luật không còn mang tính chung chung nữa mà nó được chi tiết theo từng nội dung và được hướng dẫn cụ thể trong việc áp dụng Thêm vào đó nhà nước tăng cường công tác kiểm tra và có các hình thức xử phạt nghiêm khắc đối với những đơn vị cố tình làm sai
- Đối với công ty: Công ty TNHH Giầy Ngọc Tề trong quá trình hoạt động luôn luôn hoàn thiện công tác kế toán của mình đảm bảo công tác kế toán thực hiện đúng theo các quy định của pháp luật Ngoài ra công ty luôn hoàn thiện đề đảm bảo bộ máy của công ty ngày càng gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả hơn Với công tác kế toán thanh toán người lao động, công ty ý thực được đây là công việc khá quan trọng, bởi lẽ người nhân lực luôn là một trong năm yếu tố đầu vào quan trọng nhất quyết định đễn sự thành bại của công ty Khi hệ thống kế toán hoạt động trục trặc làm ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động khiến cho người lao động không tiếp tục gắn bó với công ty gây gián đoạn trong quá trình sản xuất ảnh hưởng đến các mục tiêu ngắn và dài hạn của doanh nghiệp, thêm vào đó công ty còn phải gặp rắc rối với các cơ quan quản lý Trong quá trình hoạt động công ty luôn quan tâm đến việc nâng cao năng lực nhân viên kế toán cũng như chất lượng công tác kế toán để đánh giá một cách chính xác hoạt động công ty để có thể đưa ra các quyết định đảm bảo hoạt động công ty ổn định, tránh thất thoát nguồn lực trong quá trình hoạt động sản xuất
- Đối với người lao động: Người lao động luôn tạo điều kiện cho công ty thực hiện đúng các quy định để đảm bảo lợi ích của mình khi người lao đông làm việc tại công ty cũng như khi ngừng làm việc Khi công ty thực hiện đầy đủ nghĩa thì họ ngày càng yên tâm gắn bó với công ty.
Một số đề xuất kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán các khoản thanh toán với người lao động tại Công ty TNHH Giầy Ngọc Tề
- Phương pháp hoàn thiện nhược điểm thứnhất: Với số lượng nhân viên trên
5000 người như vậy kế toán của công ty nên phân ra từng bảng chi tiết theo dõi tiền lương và các khoản trích theo lương cho từng bộ phận sản xuất và bộ phận quản lý để theo dõi dễ dàng hơn và tránh sai sót nhầm lẫn
- Phương pháp hoàn thiện nhược điểm thứ hai: Phương án hoàn thiện ở đây là làm sao cho số mà kế toán tạm tính sát với số thực tế Công ty tiến hành trích trước chi phí nhân công theo khoản lương thực tế của tháng trước mà số tiền tạm tính lương vào giá thành căn cứ vào số lượng lao động bỏ việc của tháng trước và số lương lao động tuyển mới của tháng này để làm căn cứ xác định Ngoài ra công ty có thể căn cứ bảng tính giá thành sản phẩm gia công hoàn thành xem trên một đơn vị sản phẩm hoàn thành thì chi phí nhân công chiến bao nhiêu % từ đó mà công ty tiến hành xác định số tiền lương tạm tính một cách phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh từng tháng đảm bảo gần sát số liệu thực tế
Công thức dự kiến mức chi phí nhân công bằng = % chi phí nhân công cho từng đơn hàng nhân với tổng số đơn hàng dự kiến trong tháng
- Phương pháp hoàn thiện nhược điểm thứba:Hàng tháng công ty tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép cho người lao động Số tiền trích trước dự kiến :tiền lương cơ bản * tỷ lệ trích trước
-Kế toán sử dung tài khoản chi phí phải trả ( TK 335) Quy trình hạch toán:
+Khi tiến hành tríc trươc tiền lương nghỉ phép cho người lao động, kế toán ghi tăng chi phí chi phí nhân công ( TK 622, TK 627, TK 642) đồng thời tăng chi phí trả trước (TK 335)
+Khi tiến hành tính lương cho người lao động kế toán ghi giảm chi phí phải trả ( TK 335) đồng thời tăng phải trả người lao động (TK 334)
+Khi tiến hành trả lương cho cán bộ công nhân viên kế toán ghi giảm số phải trả người lao động (TK 334) giảm tiền (TK 111, 112)
+ Dựa vào chứng từ hạch toán số liệu được phản ảnh sổ chi tiết TK 622, TK 642
- Phương pháp hoàn thiện nhược điểm thứtư:Nâng cao công tác quản lý cán bộ công nhân viên, tạo ra môi trường làm việc nhằm thu hút lao động làm việc lâu dài tại công ty, hạn chế lao động bỏ việc hàng tháng nhằm giảm khối lượng công việc cho kế toán tiền lương Với cách làm này thì hiệu quả trong công tác kế toán nâng cao và công ty giảm khoản chi phí trả cho người lao đông và chi phí tuyển thêm nhân viên mới và nâng cao hiệu quả kinh doanh
-Phương pháp hoàn thiện nhược điểm thứnăm:- Công ty nghiên cứu để nhằm hạn chế những rủi ro có ảnh hưởng đến công tác kế toán thanh toán người lao động do lỗi của hệ thống điện gây ra Đảm bảo hệ thống chấm công của công ty hoạt động một cách liên tục, tránh gián đoạn trong công tác chấm công và làm hỏng hệ thống máy móc phục vụ công tác kế toán của đơn vị Công ty có thế sử dụng một số biện pháp khắc phục như dùng các nguồn điện dự trữ như máy phát điện, sự dụng máy chấm công có hệ thống dự phòng năng lương trong thờigian nhất định, thực hiện chế độ bảo vệ đối với dữ liệu máy tính in ra lưu khi cần thiết
- Phương pháp hoàn thiện nhược điểm thứ sáu: kế toán công ty cầnđổi mới hệ thống tài khoản kế toán cho phù hợp với quy định của bộ tài chính ban hànhtheo quyết định đã áp dụng.Nên làm sổ chi tiết riêng về các khoản trích theo lương để dễ dàng quyết toán với cơ quan bảo hiểm.