Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty cổ phần sách thái hà

Nhận thức được tầm quan trọng của tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng, vận dụng lý luận đã học tập và nghiên cứu tại trường, kết hợp với thực tế thu nhận được t

Sự cần thiết của việc tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp

1.1.1 Đặc điểm công tác bán h àng và xác định kết quả bán h àng trong các doanh nghi ệp

Trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh tạo ra các loại sản phẩm và cung cấp dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của thị trường (nhu cầu sản xuất và nhu cầu tiêu dùng) thông qua quá trình bán hàng với mục tiêu là lợi nhuận

Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Khoản tiền mà khách hàng thanh toán hay chấp nhận thanh toán đó chính là doanh thu bán hàng của doanh nghiệp, nó là cơ sở để doanh nghiệp xác định kết quả bán hàng và kết quả hoạt đông kinh doanh Để thực hiện được quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp phải chi ra các khoản chi phí đồng thời cũng thu được các khoản doanh thu và thu nhập khác Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu Ngược lại, doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu Tuy nhiên bên cạnh đó cũng có những khoản làm giảm trừ doanh thu của doanh nghiệp

Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm:

- Chiết khấu thương mại: là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn

- Hàng bán bị trả lại: là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán

- Giảm giá hàng bán: là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách, không đúng thời hạn,…

- Các khoản thuế về tiêu thụ giảm trừ doanh thu: bao gồm thuế GTGT phải nộp tính theo phương pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu

Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ: là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ sau khi đã trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng đã bán bị trả lại; là căn cứ tính kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Giá vốn hàng bán là tổng giá thực tế của hàng xuất bán và chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng xuất bán trong kỳ

Chi phí bán hàng (CPBH) là các chi phí liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp phát sinh và phân bổ cho số hàng xuất bán trong kỳ

Chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) là các chi phí liên quan đến quản lý hoạt động kinh doanh chung của doanh nghiệp phát sinh và phân bổ cho số hàng xuất bán trong kỳ

Kết quả bán hàng là phần chênh lệch giữa doanh thu thuần với các khoản chi phí bỏ ra trong kỳ (giá vốn xuất bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp)

1.1.2 Vai trò và v ị trí của công tác bán hàng trong các doanh nghi ệp

Hoạt động bán hàng là cầu nối giữa hoạt động sản xuất và hoạt động tiêu dùng Một doanh nghiệp không thể tồn tại và phát triển được nếu hàng hóa của họ sản xuất ra không tiêu thụ được Có thể nói hoạt động trao đổi hàng hóa đã làm cho xã hội trở nên sôi động, tốc độ luân chuyển hàng hóa, tiền tệ diễn ra nhanh chóng hơn Quá trình bán hàng có tác động trực tiếp đến quan hệ cung cầu trên thị trường

Thông qua hoạt động bán hàng nhà sản xuất thu lại được các chi phí đã bỏ ra cho quá trình hoạt động sản xuất và thu thêm lợi nhuận đồng thời cũng qua đó nhà sản xuất nắm rõ được nhu cầu, thị hiếu của thị trường để có chính sách sản xuất kinh doanh tốt hơn, hiệu quả hơn Xác định chính xác doanh thu bán hàng là cơ sở để đánh giá các chỉ tiêu kinh tế tài chính, tình hình hoạt động của đơn vị và thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước Quá trình bán hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh qua đó đẩy nhanh tốc độ luyên chuyển vốn lưu động, bổ sung kịp thời vốn cho mở rộng quy mô sản xuất và mang lại hiệu quả kinh tế cao hơn Chính hoạt động bán hàng là nhân tố thể hiện sức cạnh tranh của các doanh nghiệp trên thị trường và hình thành thế mạnh của doanh nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh mặt hàng nào đó Hoạt động bán hàng còn cho thấy trình độ tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp về mặt kinh tế xã hội Qua đó ta thấy, quá trình bán hàng giữ một vị trí quan trọng trong doanh nghiệp

1.1.3 Yêu c ầu quản lý hoạt động bán h àng trong doanh nghi ệp

Xuất phát từ vai trò của công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng các doanh nghiệp cần thực hiện tốt các yêu cầu quản lý bán hàng Quản lý công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng là quản lý theo đúng kế hoạch tiêu thụ, thể hiện được sự cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng Việc quản lý công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần bám sát các yêu cầu cơ bản sau:

- Quản lý sự vận động và số hiện có của từng loại hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị

- Quản lý chất lượng, cải tiến mẫu mã và xây dựng thương hiệu sản phẩm là mục tiêu cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp

- Tìm hiểu, khai thác và mở rộng thị trường, áp dụng các chính sách bán hàng để tăng doanh thu, giảm chi phí cho các hoạt động

- Quản lý chặt chẽ các CPBH, CPQLDN và các chi phí hoạt động khác nhằm tối đa hóa lợi nhuận

1.1.4 Nhi ệm vụ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán h àng trong doanh nghi ệp Để đáp ứng được các yêu cầu quản lý về bán hàng và xác định kết quả bán hàng kế toán phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại thành phẩm, hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị

- Phản ánh và ghi chép đầy đủ , kịp thời, chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp đồng thời theo dõi, đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng

- Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và tình hình phân phối kết quả các hoạt động

- Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định và phân phối kết quả.

Lý luận chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong

1.2.1 Các phương thức bán h àng và thanh toán c ủa doanh nghiệp

1.2.1.1 Các phương thức bán hàng

 Bán buôn: Là sự vận động ban đầu của hàng hóa từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng, trong khâu này hàng hóa mới chỉ thực hiện được một phần giá trị, chưa thực hiện được giá trị sử dụng Bán buôn hàng hóa thường áp dụng đối với trường hợp bán hàng với khối lượng lớn và được thực hiện bởi 2 hình thức: Hình thức bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng

 Hình thức bán buôn qua kho: Theo hình thức này, hàng hóa được xuất bán cho khách hàng từ kho dự trữ của doanh nghiệp và được thực hiện theo 2 cách: Xuất bán trực tiếp và xuất gửi đi bán

- Hình thức xuất bán trực tiếp: Là hình thức bán hàng mà doanh nghiệp xuất hàng giao trực tiếp cho khách hàng tại kho hoặc nơi bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp Hàng hóa được coi là bán và hình thành doanh thu bán hàng khi khách hàng nhận đủ hàng hóa và ký hóa đơn xác nhận đủ hàng Chứng từ bán hàng trong trường hợp này là hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho do bên bán lập

- Hình thức gửi hàng đi bán: Theo hình thức này, định kỳ căn cứ vào hợp đồng kinh tế và kế hoạch giao hàng, doanh nghiệp xuất hàng gửi đi cho khách hàng và giao tại địa điểm đã ký trong hợp đồng Hàng gửi đi vẫn thuộc sở hữu của bên bán Chỉ khi khách hàng thông báo nhận được hàng và chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán tiền hàng ngay thì khi đó hàng hóa mới chuyển quyền sở hữu được xác định là bán hàng và doanh nghiệp được phép ghi nhận doanh thu bán hàng Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp bán hoặc doanh nghiệp mua chịu tùy theo từng hợp đồng ký kết giữa hai bên Chứng từ là hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT hay hóa đơn kiêm phiếu xuất kho do doanh nghiệp bán lập

 Hình thức bán buôn vận chuyển thẳng: Là hình thức bán hàng mà bên bán mua hàng của nhà cung cấp để bán cho khách hàng; hàng hóa không qua kho của bên bán Hình thức này bao gồm nhiều hình thức nhỏ như giao hàng tay ba, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng vv

- Bán buôn giao tay ba (bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp): Theo hình thức này doanh nghiệp thương mại mua hàng của bên cung cấp để giao bán thẳng cho người mua do bên mua ủy nhiệm đến nhận hàng trực tiếp tại địa điểm do hai bên thỏa thuận Hàng hóa được coi là bán khi người mua đã nhận đủ hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của doanh nghiệp, còn việc thanh toán tiền tùy theo hợp đồng đã ký giữa hai bên

- Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này doanh nghiệp thương mại mua hàng của bên cung cấp và chuyển hàng đi để bán thẳng cho bên mua hàng bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài Hàng hóa gửi đi bán vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp, khi nào bên mua xác nhận đã nhận được hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì lúc đó mới xác nhận là tiêu thụ Chi phí vận chuyển tùy theo hợp đồng ký kết có thể do bên bán chịu hoặc bên mua chịu

 Bán lẻ: Là khâu vận động cuối cùng của hàng hóa từ lĩnh vực sản xuất tới lĩnh vực tiêu dùng Tại khâu này, hàng hóa kết thúc lưu thông, thực hiện được toàn bộ giá trị và giá trị sử dụng Bán lẻ thường bán với khối lượng ít, giá cả ổn định Bán lẻ thường áp dụng những phương thức sau:

- Bán hàng thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này nghiệp vụ bán hàng hoàn thành trực diện với khách hàng Khách hàng thanh toán tiền, người bán hàng giao hàng cho khách hàng

- Bán hàng thu tiền tập trung: Theo hình thức này khách hàng nộp tiền cho người thu tiền và nhận hóa đơn để nhận hàng tại quầy giao hàng do một nhân viên bán hàng khác đảm nhận

- Bán hàng theo hình thức khách hàng tự chọn: Theo hình thức này khách hàng tự chọn mặt hàng mua trong siêu thị và thanh toán tiền hàng tại các cửa thu tiền của siêu thị

- Bán hàng theo phương thức đại lý: theo hình thức này doanh nghiệp bán ký hợp đồng với cơ sở đại lý, giao hàng cho các cơ sở này bán và giành hoa hồng bán hàng cho họ

- Bán hàng theo phương thức trả góp, trả chậm: theo phương thức này doanh nghiệp bán chỉ thu một phần tiền hàng của khách hàng phần còn lại khách hàng sẽ được trả dần và phải chịu số tiền lãi nhất định

Ngoài ra, còn các hình thức bán hàng khác như: bán hàng qua mạng, truyền hình

1.2.1.2 Các phương thức thanh toán

Sau khi giao hàng cho bên mua và được chấp nhận thanh toán thì bên bán có thể nhận tiền hàng theo nhiều phương thức khác nhau tuỳ thuộc vào sự tín nhiệm, thoả thuận giữa hai bên mà lựa chọn phương thức thanh toán cho phù hợp Hiện nay các doanh nghiệp thường áp dụng các phương thức thanh toán sau:

- Phương thức thanh toán trực tiếp:

Là phương thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển từ người mua sang người bán ngay sau khi quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ được chuyển giao Thanh toán trực tiếp có thể bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc hoặc có thể bằng hàng hoá khác (nếu bán theo phương thức hàng đổi hàng) Ở hình thức này, sự vận động của hàng hoá gắn liền với sự vận động của tiền tệ

- Phương thức thanh toán trả chậm:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÁCH THÁI HÀ

Khái quát về Công ty cổ phần sách Thái Hà

2.1.1 L ịch sử h ình thành và phát tri ển

* Thông tin chung của doanh nghiệp

- Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần sách Thái Hà (Thai Ha Books JSC)

- Slogan: Tri thức cho ngày mai / Knowledge for the Future

- Trụ sở chính: 53, Phạm Thận Duật, phường Mai Dịch, quận Cầu Giấy, TP Hà Nội Tel:(+84-4) 3793 0480 ; Fax: (+84-4) 3756 9374

- Nhà sách bản quyền: 119 C5, phố Tô Hiệu, phường Nghĩa Tân, quận Cầu Giấy, TP Hà Nội Tel: (+84-4) 62813638 ; Fax: (+84-4) 62813673

- Văn phòng tại TP HCM: 533/9, đường Huỳnh Văn Bánh, phường 14, quận Phú Nhuận, TP Hồ Chí Minh Tel: (+84-8) 6276 1719 ; Fax: (+84-8) 3991 3276

Website: http://www.thaihabooks.com

* Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh

DN hoạt động theo giấy phép kinh doanh số ĐKKD: 0102300429 Định hướng hoạt động kinh doanh của Thái Hà bao gồm:

1 Mua bản quyền, dịch và xuất bản các ấn phẩm từ nước ngoài ra tiếng việt và ngược lại với các tủ sách:

V - Biz: Những cuốn sách cung cấp kinh nghiệm, kỹ năng mang tính ứng dụng cao tới các nhà lãnh đạo, những người quản lý

V - Buddism: Những cuốn sách đạo Phật và Tâm linh phục vụ cho doanh nhân và tất cả mọi người

V-Parents: Những cuốn sách dành cho cha mẹ để nuôi dạy con cái khỏe mạnh, thông minh và có tư cách đạo đức tốt

V-Teen: Những cuốn sách tháo gỡ vướng mắc, khơi dậy tiềm năng, định hướng nghề nghiệp cho tuổi mới lớn

V-Smile: Những cuốn sách giúp mọi người sống hạnh phúc, yêu đời và có ích

2 Cung cấp các dịch vụ liên quan đến bản quyền và xuất bản

3 Cung cấp sách, báo, tạp chí và các ấn phẩm khác đến tay độc giả

4 In ấn và các dịch vụ liên quan đến in ấn

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Thái H à

Công ty gồm có các bộ phận sau

 Chủ tịch HĐQT kiêm GĐ: Nguyễn Mạnh Hùng - hungnm@thaihabooks.com

 Phó giám đốc điều hành: Trần Phương Thảo - thaotp@thaihabooks.com

 Trưởng Ban Biên Tập: Vũ Trọng Đại - daivt@thaihabooks.com

 Phó Ban Biên Tập: Nguyễn Tú Oanh - oanhnt@thaihabooks.com

 Thư ký xuất bản: Nguyễn Thanh Minh - publication@thaihabooks.com

 Bộ phận chế bản: Trưởng bộ phận: Nguyễn Ngọc Quân - design2@thaihabooks.com

 Trưởng phòng: Vũ Thị Thủy: copyright@thaihabooks.com

 Truởng phòng: Nguyễn Thị Ngọc An: annt@thaihabooks.com

 Phó phòng: Nguyễn Đăng Thao: thaond@thaihabooks.com

6 Phòng Hành chính - Nhân sự:

 Trưởng phòng: Phí Thị Hương: admin_hn@thaihabooks.com

7 Phòng Tài chính - Kế toán:

 Kế toán trưởng: Khuất Thị Hà: hakt@thaihabooks.com

8 VP Thái Hà Books tại TP Hồ Chí Minh:

 Trưởng VPĐD: Trần Phương Thảo thaotp@thaihabooks.com

* Sơ đồ tổ chức quản lý của công ty sách Thái Hà

Công ty để có thể hoạt động tốt thì một bộ máy quản lý có quy mô thông suốt và chặt chẽ là điều rất quan trọng Với Thái Hà bộ máy quản lý của công ty luôn luôn được đánh giá quan tâm hàng đầu, điều đó được thể hiện dưới sơ đồ sau (sơ đồ 1.1):

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

(Nguồn: Phòng Hành chính -Nhân sự) 2.1.3 Tình hình ho ạt động của công ty c ổ phần sách Thái H à trong th ời gian qua

Từ năm 2009 đến nay với những khẩu hiệu năm 2009 - Xây móng; Năm 2010 - Cất cánh; Năm 2011 - Chất lượng; Năm 2012 - Hiệu quả; Năm 2013 – Xuất sắc công ty đã gặt hái được rất nhiều thành công và có chỗ đứng trên thị trường sách trong nước Thái Hà Books trở thành Công ty sách đầu tiên có mã sách quốc tế ISBN, biên mục trên xuất bản phẩm CIP và thông tin bản quyền trên tất cả các đầu sách Hiện nay Công ty có hệ thống phát hành rộng khắp từ Nam ra Bắc Có thể khẳng định rằng vào bất kỳ cửa hàng sách nào có bản quyền ở Việt Nam ta cũng có thể dễ dàng tìm được những cuốn sách của công ty CP sách Thái Hà được bầy ở những vị trí đẹp nhất dễ tìm nhất Ngoài việc xuất bản sách công ty còn chú trọng đến những công tác khác như: thành lập câu lạc bộ yêu sách, mở những buổi hội thảo nói chuyện về sách, kỹ năng đọc sách và văn hóa đọc với sinh viên, hay tham phát động các cuộc thi viết về các chủ đề như “Bố mẹ ơi con muốn nói”, "Thầy giáo xã hội", "Biến ý tưởng thành tiền"… Đó là những thành công về mặt thương hiệu và uy tín, còn về lĩnh vực kinh doanh ta có thể nhìn vào biểu 2.1 sau:

Giám đốc (kiêm chủ tịch HĐQT)

Phó giám đốc phụ trách kinh doanh

Phòng tài chính kế toán

Văn phòng đài diện tại HCM

Phòng hành chính nhân sự

Biểu 2.1: Kết quả hoạt động của Công ty trong hai năm gần nhất 2012 - 2013 Đơn vị tính ( đồng )

STT Chỉ tiêu 2012 2013 so sánh giá trị %

Doanh thu bán hàng và CCDV 10.342.983.456 13.840.346.987 3.497.363.531 33.81

(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)

Nhìn vào biểu 2.1 cho thấy doanh thu bán hàng của công ty khá cao (so với trong ngành xuất bản sách), đồng thời doanh thu bán hàng năm 2013 tăng lên rõ rệt so với năm 2012 cụ thể tăng 3.497.363.531đ tương ứng với mức tăng 33,81% đã cho thấy công ty có mạng lưới phân phối rộng khắp, chất lượng sách tốt nên được bạn đọc đón nhận ngày càng nhiều Doanh thu từ hoạt động tài chính cũng tăng 20.583.316đ tương ứng với tăng 45,43% Giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng tăng đáng kể cho thấy quy mô sản xuất của công ty được mở rộng cả về chiều rộng lẫn chiều sâu Lợi nhuận trước thuế tăng 1.765.072.319đ giúp cho tiền thuế nộp vào ngân sách nhà nước tăng 441.268.079,8đ tương ứng với tăng 58,60% Để đạt được kết quả như trên là nhờ vào sự nỗ lực to lớn và sự đoàn kết của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty cùng với sự giúp đỡ của ban giám đốc, đặc biệt bộ phận kế toán của công ty đã góp một phần công lao rất lớn.

Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần sách Thái Hà

2.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Xuất phát từ loại hình hoạt động, quy mô sản xuất đặc điểm tổ chức kế toán, công ty áp dụng mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán Thành lập một phòng kế toán trung tâm do đó những chứng từ ở các cửa hàng chi nhánh được nhân viên bán hàng thống kê, tập hợp đưa về phòng kế toán, các nhân viên kế toán có trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ kế toán

Bộ máy kế toán của công ty được thể hiện trên sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Thái Hà

2.2.2 Đặc điểm h ình th ức sổ kế toán vận dụng tại công ty

Công ty sử dụng đầy đủ các loại sổ sách theo đúng chế độ kế toán hiện hành, bao gồm:

Công ty sử dụng phần mềm kế toán, cuối tháng khi có lệnh, chương trình sẽ tự động chạy và cho phép xuất in ra các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp phục vụ cho yêu cầu quản lý thông tin của doanh nghiệp

* Hệ thống báo cáo tài chính

- Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01 – DNN

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02 – DNN

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03 – DNN

- Bản thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09 – DNN

2.2.3 Ch ế độ v à chính sách k ế toán áp dụng tại công ty

- Chế độ kế toán: Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng Bộ Tài Chính

- Phương pháp hạch toán tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên

- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng

- Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ

- Niên độ kế toán: theo năm dương lịch bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12

- Kỳ kế toán: theo tháng

- Hình thức kế toán mà công ty đang áp dụng: hình thức Nhật ký chung trên nền tảng phần mềm kế toán Fast

* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

Ghi cuối tháng hoặc định kỳ: Đối chiếu, kiểm tra:

Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối số phát sinh

Sơ đồ 1.3 Trình tự ghi sổ trong kế toán máy tại Thái Hà

* Hệ thống chứng từ kế toán

Công ty đã đăng ký sử dụng các chứng từ trong hệ thống chứng từ do Bộ Tài Chính ban hành: phiếu thu, chi; giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán tạm ứng; phiếu nhập kho, xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thẻ kho, hóa đơn GTGT; biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ; bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội,…

Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại công ty cổ phần sách Thái Hà

2.3.1 T ổng quan về hoạt động bán h àng t ại công ty cổ phần sách Thái H à

* Đặc điểm hàng hóa tại công ty

Hàng hóa mà công ty kinh doanh là sách, đa dạng về chủng loại sách,.…Đây là mặt hàng cần thiết có không gian để trưng bày vì vậy mà yêu cầu quản lý từ khâu bản thảo đến xuất bản, chọn chủng loại giấy in,…cho đến bán hàng phải thật khắt khe, cẩn thận có khoa học và đẹp về hình thức

- Bán lẻ trực tiếp: đây là hình thức tiêu thụ mà công ty bán hàng cho người mua trực tiếp tại hệ thống nhà sách của công ty và khách hàng thanh toán ngay tiền hàng Nếu mua với số lượng ít thì khách hàng có thể mua trực tiếp tại các nhà sách 100% bản quyền của công ty Tại các nhà sách đó cũng có hóa đơn bán hàng trên máy, hàng ngày được tập hơp về phòng kế toán để hạch toán kết quả bán hàng

Xử lý tự động theo chương trình phần mềm

Sổ kế toán chi tiết

Các báo cáo kế toán

Sổ kế toán tổng hợp

Nhập dữ liệu vào màn hình nhập liệu

- Bán buôn: áp dụng với các khách hàng là cửa hàng sách hoặc siêu thị mua với khối lượng lớn hoặc ký hợp đồng dài hạn

Vì là một doanh nghiệp kết hợp cả sản xuất và thương mại, các hình thức bán hàng, thanh toán ngoài việc ảnh hưởng tới hình thức tổ chức công tác kế toán tại công ty còn ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả bán hàng của công ty

2.3.2 Th ực trạng công tác kế toán bán h àng t ại công ty cổ phần sách Thái H à

2.3.2.1 Kế toán bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu

Doanh thu bán hàng của công ty được ghi nhận là toàn bộ số tiền bán hàng không bao gồm thuế GTGT

* Chứng từ sử dụng: để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tình hình tiêu thụ và doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng các chứng từ gốc: hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có

Khi có yêu cầu của khách hàng, kế toán tiến hành lập hóa đơn thành 3 liên: liên

1 lưu tại cuống, liên 2 và liên 3 giao cho khách hàng mang xuống kho lấy hàng Sau khi nhận hàng, khách hàng giữ lại liên 2 còn liên 3 giao cho thủ kho để làm căn cứ ghi vào thẻ kho Thủ kho ghi xong sẽ chuyển hóa đơn lên phòng kế toán, kế toán nội bộ tiến hành nhập liệu cho hóa đơn này

Nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý, phần mềm kế toán Fast đã thiết kế các loại chứng từ sau:

- Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

Công ty sử dụng TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của công ty trong kỳ hoạt động kinh doanh TK 511 chỉ được công ty sử dụng với 1 TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa

Theo phần mềm kế toán, đối với hình thức thanh toán tiền ngay, để tránh việc trùng khi cập nhật cho chứng từ hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho và phiếu thu tiền mặt, kế toán đều hạch toán thông qua TK 131 Do vậy, ngoài TK 5111 kế toán còn sử dụng TK 131 – Phải thu khách hàng và TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp để phản ánh nghiệp vụ bán hàng phát sinh

Ví dụ với một nghiệp vụ bán hàng có hóa đơn bán hàng ( Biểu 2.2)

CÔNG TY CỔ PHẦN SÁCH THÁI HÀ Địa chỉ: 119 C5 Phố Tô Hiệu, P.Nghĩa Tân, Q Cầu Giấy, Hà Nội ĐT: 04.37930480 | Fax: 04.62873238

Email: info@thaihabooks.com | Website: www.thaihabooks.com

Ngân hàng: Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam – chi nhánh Cầu Giấy, Hà Nội

HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 3: (Nội bộ) Ngày 12 tháng 02 năm 2014

Họ tên người mua hàng: Công ty CP Phát hành sách TP Hồ Chí Minh - Fahasa Địa chỉ: 60-62 Lê Lợi, Quận 1, TP Hồ Chí Minh

Hình thức thanh toán: CK/TM

STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Chiết khấu

2 Không bao giờ thất bại Cuốn 5 85000 42% 425.000

3 Làm sếp không chỉ là nghệ thuật Cuốn 5 73000 42% 365.000

4 Đi để mà đi Cuốn 5 66000 42% 330.000

5 Tìm lại chính mình Cuốn 5 44000 42% 220.000

6 Tu trong công việc Cuốn 5 44000 42% 220.000

Tống số tiền thanh toán (có thuế GTGT) 1.247.000

Bằng chữ: Một triệu hai trăm bốn bảy nghìn đồng

Trong đó: - Thuế suất thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 59.381

- Tổng số tiền thanh toán chưa có thuế 1.187.619

(Ký, ghi rõ họ tên)

Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Căn cứ vào nội dung ghi trong hóa đơn GTGT (Biểu 2.2), kế toán thực hiện nhập liệu hóa đơn vào máy theo quy trình sau:

Vào phân hệ “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu” chọn menu “Cập nhật số liệu”, chọn menu “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”, màn hình nhập liệu của

“Hóa đơn bán hàng” xuất hiện

Nhập các thông tin cần thiết vào máy cho hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho số 0004865 Ô “Loại hóa đơn”: Nhập 1 - Xuất bán Ô “Mã khách”: Đưa con trỏ chuột vào ô, ấn phím enter, màn hình sẽ xuất hiện Danh mục khách hàng để lựa chọn, ta chọn KH011 Ô “Ng.mua hàng”: Kế toán nhập từ bàn phím Ô “Diễn giải”: Xuất bán sách theo HD số 004865 ngày 12/02/2014 – Fahasa Ô “Mã nx (tk nợ)”: Đưa con trỏ chuột vào ô, ấn enter, trên màn hình sẽ xuất hiện Danh mục đăng nhập xuất, chọn 131 – Phải thu của khách hàng Ô “Số hđ”: Nhập 004865 Ô “Số sêri”: nhập AA/11P Ô “Ngày ht”: 12/02/2014 Ô “Ngày lập chứng từ”: máy tự động nhập 12/02/2014 Ô “Tỷ giá”: chọn VND màn hình hiển thị là 1.00 Ô “Mã hàng”: Đưa con trỏ vào ô đánh tên sách, ấn enter, trên màn hình sẽ xuất hiện Danh mục sách, chọn loại mã hàng hóa được bán

Sau đó máy sẽ tự điền vào Ô “Tên hàng”, “Đvt”, “Mã kho” Ô “Số lượng”: nhập 5, Ô “Giá bán VND”: nhập theo bảng kê Ô “Thành tiềnVND”: máy tự động tính và điền vào; Ô “ Tk dt” : máy tự nhập số hiệu TK 511, Ô “Tk kho”: máy tự nhập số hiệu

TK 156, Ô “Tk gv” : máy tự nhập số hiệu TK 632 Ấn con trỏ chuột vào ô “Tính thuế theo giá trước chiết khấu”, khi đó chương trình tự động định khoản bút toán thuế: Ô “Mã thuế”: Được kế toán lựa chọn trong danh mục thuế là 05, sau đó máy tính sẽ tự động điền thuế suất 05% Ô “Tk thuế” là 1111/33311 Ô “Tiền hàng”: 2.150.000 Ô “Tiền ck”: 903.000 Ô “Tiền sau ck”: 1.247.000 Ô “Tiền thuế”: 59.381 Ô “Tổng thanh toán”: 1.187.619

Máy sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào các sổ kế toán chi tiết: sổ chi tiết tài khoản 5111, TK131, TK 33311

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần thiết.ấn nút “Lưu” để lưu dữ liệu vào máy Nếu muốn in hóa đơn bán hàng thì ấn vào nút “In c.từ” như màn hình 1:

Màn hình 1 : Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

Dữ liệu nhập vào máy từ các hóa đơn theo lập trình sẵn chạy vào các sổ sách liên quan như: Sổ chi tiết tiêu thụ, Sổ Cái TK 511 – Doanh thu bán hàng (như biểu 2.3) , Sổ Cái TK 111,…Để xem, in các sổ sách, báo cáo vào cuối tháng thì ta thực hiên các bước như ở phần kế toán tổng hợp thành phẩm trường hợp nhập kho thành phẩm đã trình bày

Biểu 2.3 Sổ cái TK 511 – Doanh thu bán hàng

Công ty cổ phần sách Thái Hà

TK 511 – Doanh thu bán hàng

Từ ngày 01/02/2014 đến 28/02/2014 Ngày tháng ghi sổ

Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK đối ứng

01/02 HD004846 01/02 Bán hàng theo HD số

01/02 HD004847 01/02 Bán hàng theo HD số

01/02 HD004848 01/02 Bán hàng theo HD số

04/02 HD004849 04/02 Bán hàng theo HD số

08/02 HD004856 08/02 Bán hàng theo HD số

12/02 HD004865 12/02 Bán hàng theo HD số

20/02 HD004880 20/02 Bán hàng theo HD số

27/02 HD004891 27/02 Bán hàng theo HD số

Số dư có cuối kỳ 3.685.462.098

Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên)

Kế toán trưởng (Ký, họ tên)

* K ế toán t ình hình thanh toán v ới khách h àng

Việc theo dõi, kiểm tra, đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời có ảnh hưởng lớn đến quá trình thu hồi vốn để tiếp tục hoạt động kinh doanh của công ty Do đó cần tổ chức kế toán tình hình thanh toán với khách hàng

Chẳng hạn, khi công ty CP Phát hành sách TP Hồ Chí Minh – Fahasa thanh toán, kế toán lập phiếu thu trên máy bằng cách vào phân hệ kế toán tiền mặt tiền gửi

→ cập nhật dữ liệu→ phiếu thu tiền mặt và nhập các thông tin cần thiết, cho màn giao hình giao diện sau :

Màn hình 3: Phiếu thu tiền mặt

Biểu 2.4 Phiếu thu tiền mặt

Công ty CP Sách Thái Hà

119 C5 Phố Tô Hiệu, P.Nghĩa Tân, Q

Mẫu số 01-TT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC

Họ tên người nộp: Cty CP Phát hành sách TP Hồ Chí Minh - Fahasa Địa chỉ: 60 – 62 Lê Lợi, Quận 1, TP Hồ Chí Minh

Lý do nộp: Thu tiền bán hàng theo HD004865 ngày 12/02/2014 - Fahasa

Bằng chữ: Một triệu hai trăm bốn bảy nghìn đồng chẵn

Kèm theo: 01 chứng từ gốc

(Ký, họ tên, đóng dấu)

Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu)

Người nộp tiền (Ký, họ tên)

Người lập phiếu (Ký, họ tên)

Thủ quỹ (Ký, họ tên)

PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÁCH THÁI HÀ

Nhận xét chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty

Hiện nay Công ty cổ phần sách Thái Hà đang được đánh giá là một trong những doanh nghiệp có tiềm năng lớn trong nghành sách với 5 năm xây dựng và phấn đấu đến nay công ty đã cố gắng trưởng thành về mọi mặt Trong sự cố gắng đó không thể không kể đến sự phấn đấu và kết quả đạt được của công tác kế toán (phòng kế toán của công ty đã đạt được danh hiệu phòng ban xuất sắc nhất năm 2011) Trong đó kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một trong những phần hành của bộ máy kế toán góp phần quan trọng và có tác dụng tích cực nhất đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Mặt khác trong tác kế toán, việc hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm được tiến hành thường xuyên, liên tục, đã tạo điều kiện để công ty nắm bắt được chính xác nhu cầu tiêu thụ của thị trường, từ đó tiến hành sản xuất kinh doanh một cách chủ động và có hiệu quả

Trên cơ sở nghiên cứu nội dung đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần sách Thái Hà”, em có một số nhận xét về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty như sau:

3.1.1.1 Về bộ máy kế toán, hình thức kế toán máy áp dụng và trình tự luân chuyển chứng từ

Th ứ nhất: B ộ máy kế toán của công ty được tổ chức hợp lý ph ù h ợp

Cách thức tổ chức bộ máy phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, đảm bảo cho việc phối hợp chặt chẽ giữa các phần hành kế toán với nhau nên hoạt động luôn luôn có hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu công việc và phát huy được năng lực chuyên môn của từng người Đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán trẻ, năng động nhiệt tình, vững vàng về trình độ chuyên môn, nhanh chóng nắm bắt được những thay đổi mới về chế độ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành, có khả năng ứng dụng tốt công nghệ tin học vào trong công tác kế toán

Th ứ hai : Áp d ụng h ình th ức kế toán máy trong tổ chức kế toán

Công ty áp dụng phần mềm kế toán FAST nên các tài khoản kế toán được chi tiết tương đối rõ ràng, danh mục chứng từ, mã hóa đối tượng đựơc mặc định sẵn, vì thế các kế toán có thể thực hiện công việc nhanh chóng, dễ dàng, giảm bớt được sức ép được các công việc ở các thời điểm quyết toán quý, năm Không những thế, khối lượng sổ sách còn giảm đi đáng kể, công tác kiểm tra đối chiếu được thuận tiện dễ dàng, thông tin cung cấp có độ chính xác cao và nhanh chóng, tính bảo mật của từng thông tin cũng được bảo đảm

Nhờ các đặc điểm ưu việt của phần mềm fast do đó giúp kế toán bán hàng phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ bán hàng với số lượng chủng loại, doanh thu … theo từng hợp đồng kinh tế cũng như tình hình công nợi phải thu, phải trả đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời đầy đủ giúp cho công tác quản lý vốn và kinh doanh đạt hiệu quả

Việc sử dụng phần mềm kế toán không chỉ giúp phòng kế toán giảm nhẹ được công việc kế toán tài chính mà còn hỗ trợ nhiều cho kế toán quản trị

Th ứ ba: Ch ứng từ sử dụng v à trình t ự luân chuyển chứng từ

Hàng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được bộ phận kế toán có liên quan phản ánh ngay vào các chứng từ kế toán và tiến hành nhập liệu vào máy Các chứng từ gốc sử dụng để phản ánh nghiệp vụ bán hàng như phiếu thu, hóa đơn GTGT đều được ghi đầy đủ, chính xác theo thời gian, có chữ ký xác nhận của các bộ phận liên quan, đúng chế độ tài chính quy định Bên cạnh đó, quy trình xử lý, trình tự luân chuyển chứng từ trên phần mềm Fast được tổ chức khoa học, hợp lý tránh chồng chéo

3.1.1.2 Về quản lý theo dõi hàng hóa, khách hàng và phản ánh doanh thu tiêu thụ

Nhìn chung kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công ty luôn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, luôn đáp ứng các yêu cầu quản lý đặt ra

Th ứ nhất: Qu ản lý theo d õi hàng hóa và các đơn vị khách h àng

Hàng hóa trong công ty luôn luôn được quản lý chặt chẽ theo cả chỉ tiêu về số lượng, chất lượng và giá trị Các mặt hàng của công ty được mã hóa trên máy rất chi tiết, rõ ràng và dễ nhận biết nên rất thuận lợi trong việc theo dõi Đồng thời mã hóa các đơn vị khách hàng của công ty rất cụ thể, dễ theo dõi

Việc công ty thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là hết sức thích hợp, kế toán có thể theo dõi, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục sự vận động của các loại hàng hóa, khi có sai sót kịp thời phản ánh lên cấp trên, đảm bảo cho công tác kế toán hàng hóa được thực hiện tốt hơn trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán máy

Th ứ hai: Ph ản ánh doanh thu ti êu th ụ h àng hóa

Việc hạch toán doanh thu, giá vốn về cơ bản đúng theo nguyên tắc, chế độ hiện hành Doanh thu được phản ánh đầy đủ, phương pháp tính giá vốn hàng bán theo phương pháp đơn giá bình quân gia quyền đơn giản, dễ làm, dễ tính Việc hạch toán kê khai thuế GTGT được thực hiện khá chặt chẽ Doanh nghiệp luôn thực hiện tính đúng, tính đủ số thuế phải nộp cho Nhà nước

Kế toán bán hàng đảm bảo cho việc thực hiện kế hoạch tiêu thụ (về giá trị) mà công ty đã đề ra Giá trị hàng hoá tiêu thụ và tình hình thanh toán của khách hàng được theo dõi và phản ánh kịp thời Kế toán doanh thu bán hàng có thể cung cấp một cách nhanh chóng, chính xác các thông tin về giá cả, doanh thu, thuế …

3.1.2.1 Về hạch toán kế toán và phương thức tiêu thụ hàng

Th ứ nhất: Việc hạch toán h àng hóa và doanh thu bán hàng

Công ty kinh doanh nhiều đầu sách rất đa dạng, trong đó có một số đầu sách với khối lượng luân chuyển lớn Nhưng doanh nghiệp lại hạch toán chung cả vào chung một một TK 156 và phản ánh trên duy nhất một TK doanh thu bán hàng hóa – TK

5111 Do đó rất khó theo dõi tổng doanh thu cho từng loại hàng và có thể gây khó khăn trong chiến lược kinh doanh từng đầu sách cụ thể của doanh nghiệp trong từng thời kỳ nhất định

Th ứ hai: Việc hạch toán chi phí mua h àng hóa

Chi phí thu mua hàng hóa phát sinh trong kỳ doanh nghiệp không hạch toán vào trị giá vốn hàng xuất bán trong kỳ, mà đưa toàn bộ vào chi phí bán hàng trong kỳ vì khoản này là rất nhỏ so với trị giá mua hàng nhập kho Việc hạch toán này không phản ánh chính xác trị giá vốn hàng xuất bán trong kỳ

Th ứ ba : V ề phương thức tiêu th ụ h àng hoá