CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN
Khái niệm và vai trò của bằng chứng kiểm toán
Kiểm toán tài chính là quá trình xác minh và đánh giá các thông tin tài chính trên bảng khai tài chính Để đưa ra nhận xét chính xác, kiểm toán viên cần dựa vào bằng chứng kiểm toán đã thu thập Bằng chứng kiểm toán không chỉ là minh chứng cụ thể cho các kết luận mà còn là cơ sở pháp lý cho báo cáo kiểm toán, đồng thời tạo niềm tin cho các bên liên quan.
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 500, bằng chứng kiểm toán bao gồm tất cả các số liệu và thông tin mà kiểm toán viên thu thập liên quan đến cuộc kiểm toán Dựa trên những thông tin này, kiểm toán viên sẽ hình thành ý kiến của mình.
Theo khái niệm này, BCKT bao gồm cả thông tin nhân chứng và vật chứng do KTV thu thập làm cơ sở cho nhận xét của mình về Báo cáo tài chính được kiểm toán, thể hiện mối quan hệ chặt chẽ giữa bằng chứng và kết luận kiểm toán Bằng chứng trong kiểm toán không chỉ dừng lại ở thông tin số liệu mà còn bao gồm cả các thông tin khác được thu thập trong quá trình kiểm toán, và đặc tính cơ bản của bằng chứng là phải đảm bảo tính khách quan, chính xác và đầy đủ.
Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 500 quy định rằng "bằng chứng kiểm toán bao gồm tất cả các tài liệu, chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và các tài liệu, thông tin từ những nguồn khác." Điều này cho thấy rằng báo cáo kiểm toán có thể bao gồm thông tin bằng văn bản, lời nói, chứng từ sổ sách, biên bản kiểm kê và giấy xác nhận từ khách hàng Mỗi loại bằng chứng có ảnh hưởng khác nhau đến việc hình thành ý kiến của kiểm toán viên (KTV), vì vậy KTV cần nhận thức rõ về các loại bằng chứng để đánh giá một cách hiệu quả trong quá trình thực hiện kiểm toán.
1.1.2 Ý nghĩa và vai trò của bằng chứng kiểm toán
Báo cáo kiểm toán (BCKT) đóng vai trò quan trọng đối với các tổ chức kiểm toán độc lập, cơ quan kiểm toán nhà nước và các cơ quan pháp lý Nó là cơ sở để giám sát và đánh giá chất lượng hoạt động của kiểm toán viên trong quá trình kiểm toán Quá trình giám sát này có thể được thực hiện bởi nhà quản lý đối với các kiểm toán viên hoặc bởi cơ quan tư pháp đối với các chủ thể kiểm toán, đặc biệt trong trường hợp có kiện tụng liên quan đến kiểm toán viên hoặc công ty kiểm toán.
Phân loại bằng chứng kiểm toán
Mỗi loại bằng chứng có độ tin cậy khác nhau, và mức độ này là yếu tố quan trọng để thu thập và sử dụng bằng chứng một cách hiệu quả Độ tin cậy phụ thuộc vào nguồn gốc, hình thức và từng trường hợp cụ thể Để giúp kiểm toán viên (KTV) xác định độ tin cậy một cách hợp lý, việc phân loại bằng chứng là rất cần thiết, giúp KTV tìm ra những bằng chứng có độ tin cậy cao, từ đó giảm thiểu rủi ro và chi phí kiểm toán Phân loại bằng chứng có thể được thực hiện theo ba cách khác nhau.
Phân loại bằng chứng theo nguồn gốc hình thành.
Phân loại bằng chứng theo tính thuyết phục.
Phân loại bằng chứng theo loại hình bằng chứng.
1.2.1 Phân loại bằng chứng theo nguồn gốc hình thành
Dựa vào nguồn gốc thông tin, tài liệu liên quan đến báo cáo tài chính mà kiểm toán viên thu thập trong quá trình kiểm toán, bằng chứng được phân loại thành nhiều loại khác nhau.
Bằng chứng do khách thể kiểm toán phát hành và luân chuyển nội bộ, như bảng chấm công, sổ thanh toán tiền lương, và phiếu kiểm tra sản phẩm, là nguồn tài liệu phổ biến và có chi phí thấp Tuy nhiên, độ tin cậy của những bằng chứng này phụ thuộc vào hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, vì vậy tính thuyết phục của chúng không cao.
Bằng chứng do các đối tượng khác phát hành và lưu trữ tại doanh nghiệp, như hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng, và biên bản bàn giao tài sản cố định, có độ thuyết phục cao do được tạo ra từ bên ngoài Tuy nhiên, loại bằng chứng này vẫn có khả năng bị tẩy xóa hoặc chỉnh sửa, ảnh hưởng đến độ tin cậy của kiểm toán đối với hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp.
Bằng chứng được phát hành bởi đơn vị nhưng lại lưu chuyển bên ngoài, như uỷ nhiệm chi hoặc đơn bán hàng, có tính thuyết phục cao do được cung cấp bởi bên thứ ba Tuy nhiên, cần đảm bảo tính độc lập của người cung cấp thông tin so với doanh nghiệp.
Bằng chứng do đơn vị bên ngoài phát hành và lưu trữ là loại chứng cứ có tính thuyết phục cao, thường được thu thập qua phương pháp gửi thư xác nhận T
Bằng chứng do kiểm toán viên trực tiếp thu thập, như tự kiểm kê kho, kiểm tra tài sản và quan sát hoạt động kiểm soát nội bộ, có độ tin cậy cao nhất Tuy nhiên, loại bằng chứng này cũng có thể chịu ảnh hưởng bởi thời điểm kiểm tra, ví dụ như kiểm kê hàng tồn kho có thể cho kết quả khác nhau tùy thuộc vào
1.2.2 Phân loại bằng chứng theo tính thuyết phục
Bằng chứng kiểm toán đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành ý kiến của kiểm toán viên về tính trung thực của Báo cáo tài chính Kiểm toán viên cần đánh giá mức độ tin cậy của các bằng chứng này, vì ý kiến trong Báo cáo kiểm toán phụ thuộc vào tính thuyết phục của bằng chứng đã thu thập Do đó, bằng chứng được phân loại dựa trên mức độ tin cậy của chúng.
Bằng chứng thuyết phục hoàn toàn được KTV thu thập thông qua việc tự kiểm kê, đánh giá và quan sát Loại bằng chứng này thường được xem là khách quan, chính xác và đầy đủ, từ đó giúp kiểm toán viên đưa ra ý kiến chấp nhận toàn phần.
Bằng chứng thuyết phục trong kiểm toán bao gồm các dữ liệu thu được từ phỏng vấn, cần phải được phân tích và kiểm tra kỹ lưỡng Các loại bằng chứng này thường được đảm bảo bởi hệ thống kiểm soát nội bộ, và chỉ có giá trị thuyết phục khi hệ thống này thực sự tồn tại và hoạt động hiệu quả Dựa vào loại bằng chứng này, kiểm toán viên chỉ có thể đưa ra ý kiến chấp nhận từng phần.
Bằng chứng không có giá trị thuyết phục là loại bằng chứng không đủ sức thuyết phục để ảnh hưởng đến ý kiến và quyết định của kiểm toán viên (KTV) trong quá trình kiểm toán Loại bằng chứng này thường được thu thập thông qua các cuộc phỏng vấn với người quản lý hoặc ban quản trị.
1.2.3.Phân loại bằng chứng theo loại hình bằng chứng Độ tin cậy còn được đánh giá qua hình thức của bằng chứng, với việc đánh giá độ tin cậy thông qua nguyên tắc: Bằng chứng dưới dạng văn bản, hình ảnh đáng tin cây hơn bằng chứng ghi lại từ lời nói Việc phân loại bằng chứng theo loại hình bằng chứng bao gồm:
Bằng chứng vật chất, bao gồm bản kiểm kê hàng tồn kho và biên bản kiểm kê tài sản cố định, là loại bằng chứng có tính thuyết phục cao trong lĩnh vực kiểm toán.
Bằng chứng thu được từ lời nói thường được thu thập qua phỏng vấn, tuy có tính thuyết phục không cao nhưng lại yêu cầu người phỏng vấn phải có kiến thức sâu về vấn đề cần khai thác.
Mục tiêu kiểm toán với việc thu thập bằng chứng kiểm toán
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 200, mục tiêu của kiểm toán báo cáo tài chính là xác nhận rằng báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, tuân thủ pháp luật liên quan và phản ánh trung thực các khía cạnh trọng yếu.
Việc thu thập bằng chứng là cần thiết để đánh giá tính trung thực của báo cáo tài chính, đảm bảo rằng chúng được lập dựa trên các chuẩn mực và chế độ ban hành phù hợp Kiểm toán viên chỉ có thể đưa ra ý kiến về tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính khi có đủ bằng chứng Mục tiêu của kiểm toán là cung cấp một cấu trúc giúp kiểm toán viên tập hợp đủ chứng cứ cần thiết và quyết định đúng đắn về các chứng cứ cần thu thập dựa trên từng tình huống cụ thể Mặc dù các mục tiêu kiểm toán không thay đổi, nhưng loại và lượng chứng cứ thu thập sẽ thay đổi tùy thuộc vào từng tình huống cụ thể.
Mục tiêu kiểm toán chung của kiểm toán báo cáo tài chính là đảm bảo tính trung thực của các báo cáo tài chính đã được kiểm toán Các mục tiêu này được chia thành hai loại: sự hợp lý chung và các mục tiêu khác Mục tiêu về tính hợp lý chung giúp kiểm toán viên đánh giá tính hợp lý của các số dư tài khoản dựa trên toàn bộ thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của khách hàng Nếu mục tiêu này không được thỏa mãn, kiểm toán viên sẽ xem xét các mục tiêu khác và lập kế hoạch thu thập bằng chứng chi tiết hơn cho các khoản mục hoặc phần hành cụ thể với các mục tiêu đã xác định.
Mục tiêu kiểm toán đặc thù được đặt ra tương ứng của nhà quản lý nó bao gồm các mục tiêu sau:
Mục tiêu hiệu lực tập trung vào việc xác minh tính xác thực của số tiền trong các khoản mục, đảm bảo tính đúng đắn về nội dung kinh tế của chúng trong mối quan hệ với các nghiệp vụ liên quan Điều này có nghĩa là mục tiêu hiệu lực không chỉ xác nhận sự tồn tại của các khoản mục mà còn cam kết về sự hiện diện và hoạt động của nhà quản lý.
Mục tiêu trọn vẹn trong xác minh tài chính là đảm bảo tính đầy đủ của các thành phần cấu thành số tiền ghi trên các khoản mục Điều này bao gồm việc xác nhận tính đầy đủ của các nghiệp vụ, tài sản và vốn cần được tính vào các khoản mục, đồng thời bổ sung cho việc xác nhận tính trọn vẹn của nhà quản lý.
Mục tiêu quyền và nghĩa vụ của đơn vị bao gồm quyền sở hữu và quyền định đoạt lâu dài đối với tài sản, cũng như nghĩa vụ thanh toán các khoản công nợ được trình bày trên Báo cáo tài chính Điều này nhấn mạnh cam kết về quyền sở hữu tài sản và nghĩa vụ pháp lý liên quan đến các khoản nợ và vốn Vì vậy, kiểm toán viên cần xác minh quyền sở hữu đối với các khoản nợ phải trả và đảm bảo rằng đó thực sự là nghĩa vụ của công ty.
Mục tiêu định giá là xác minh các phương thức và kết quả thể hiện tài sản, vốn và hoạt động tài chính thành tiền, nhằm thẩm tra giá trị thực và xem xét mối liên hệ cấu trúc ảnh hưởng đến số tiền ghi trong bảng khai tài chính Việc định giá chính xác từng số dư là cần thiết để tạo thành tổng số dư tài khoản, bao gồm cả tính chính xác trong tính toán và nhận thức về mức giảm giá trị có thể thực hiện Kiểm toán viên cần thẩm tra các khoản chiết khấu, hồi khấu, lãi suất, cổ tức, v.v., vì đây là những yếu tố cấu thành chi phí, thu nhập, tài sản và vốn, từ đó làm rõ hơn về định giá và phân bổ trong doanh nghiệp.
Mục tiêu chính của việc xác minh số liệu là đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trong việc cộng sổ và chuyển sổ Các chi tiết trong số dư tài khoản phải nhất trí với các con số trên sổ phụ tương ứng, và số cộng gộp của tài khoản cần phải trùng khớp với số tổng cộng trên các sổ phụ liên quan Hơn nữa, các con số chuyển sổ và sang trang cũng phải thống nhất Do đó, kiểm toán viên (KTV) sẽ xác định tính chính xác của tổng cộng luỹ kế các số liệu trên Báo cáo tài chính thông qua quá trình tính toán.
Việc phân loại là quá trình xem xét và xác định các bộ phận nghiệp vụ được ghi nhận trong tài khoản, đồng thời sắp xếp các tài khoản trong Báo cáo tài chính dựa trên bản chất kinh tế của chúng, theo các văn bản pháp lý cụ thể có hiệu lực.
Mục tiêu của bài viết là xác minh cách ghi chép và trình bày các số dư tài khoản trong Báo cáo tài chính Để đạt được mục tiêu này, kiểm toán viên cần thực hiện các thử nghiệm chắc chắn đối với tất cả tài khoản trong Bảng cân đối tài sản và Báo cáo kết quả kinh doanh, đồng thời đảm bảo rằng các thông tin liên quan được trình bày chính xác và rõ ràng trong các bảng biểu và giải trình kèm theo.
Bằng chứng chỉ có thể đáp ứng một hoặc một vài mục tiêu kiểm toán, không thể thỏa mãn toàn bộ Do đó, khi thu thập bằng chứng, kiểm toán viên cần tập trung vào mục đích kiểm toán cụ thể Việc xác định rõ ràng mục tiêu sẽ giúp kiểm toán viên biết được bằng chứng cần tìm ở đâu và đối tượng nào, tránh việc tìm kiếm tràn lan mà không đạt được mục tiêu kiểm toán Nếu không, kết luận của kiểm toán viên có thể không chính xác và thiếu cơ sở, đồng thời làm tăng chi phí kiểm toán do thu thập bằng chứng không hiệu quả.
Bảng 1: Mối quan hệ giữa các kiểu mẫu bằng chứng với các mục tiêu kiểm toán
Hiệu lực Trọn vẹn Quyền và nghĩa vụ Định giá Phân loại
Quyết định về bằng chứng kiểm toán
Để giảm thiểu trách nhiệm pháp lý và duy trì uy tín, công ty kiểm toán cần thu thập bằng chứng có giá trị và đầy đủ Việc giữ chi phí hợp lý giúp công ty cạnh tranh và giữ chân khách hàng nhờ vào chất lượng công việc Báo cáo tài chính tổng hợp thông tin về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh trong một niên độ tài chính được kiểm toán Tuy nhiên, với đối tượng kiểm toán rộng, chi phí kiểm tra và đánh giá bằng chứng rất cao, nhưng hiệu quả lại không tương xứng Kiểm toán viên không thể kiểm tra tất cả các phiếu chi, đơn đặt hàng và hóa đơn bán hàng Do đó, cần xác định số lượng bằng chứng thích hợp để đánh giá toàn diện đối tượng kiểm toán.
Các quyết định về bằng chứng kiểm toán giúp kiểm toán viên xác định số lượng bằng chứng cần thiết để đảm bảo tính chính xác và trung thực của Báo cáo tài chính của khách hàng Việc thu thập bằng chứng phù hợp là yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng toàn bộ báo cáo được trình bày một cách minh bạch và đáng tin cậy.
Quyết định của kiểm toán viên về thu thập bằng chứng có thể chia thành bốn loại sau:
• Những thể thức kiểm toán nào phải sử dụng
• Quy mô mẫu nào phải chọn với một thể thức đã định
• Những khoản mục cá biệt nào phải chon từ tổng thể
• Thời gian hoàn thành các thể thức
1.4.1 Những thể thức kiểm toán cần áp dụng
Khi thiết kế các thể thức kiểm toán, cần sắp xếp chúng theo thứ tự cụ thể để thuận tiện cho việc sử dụng như hướng dẫn trong suốt quá trình kiểm toán Ví dụ, đối với thể thức kiểm toán liên quan đến thẩm tra các khoản chi tiền mặt, cần lấy số tiền từ nhật ký chi tiền mặt và so sánh với tên người nhận, số tiền và ngày ghi trên chi phiếu đã thanh toán để đảm bảo tính chính xác.
1.4.2 Quy mô mẫu cần chọn đối với một thể thức nhất định
Sau khi lựa chọn thể thức kiểm toán, kiểm toán viên (KTV) cần xác định quy mô mẫu, có thể bao gồm một phần tử hoặc toàn bộ các phần tử trong tổng thể nghiên cứu Chẳng hạn, trong kiểm toán phiếu thu cho quý I/2005 với 5000 phiếu thu, KTV có thể chọn quy mô mẫu là 300 phiếu để kiểm tra chi tiết Quy mô mẫu sẽ thay đổi tùy theo từng cuộc kiểm toán và các khoản mục cụ thể được kiểm toán.
1.4.3 Những khoản mục cá biệt cần chọn từ tổng thể
Sau khi xác định quy mô mẫu cho từng thể thức kiểm toán, kiểm toán viên (KTV) cần lựa chọn các khoản mục cụ thể để kiểm tra Ví dụ, khi chọn 300 mẫu từ 5000 mẫu phiếu thu tiền mặt quý 2/2002, KTV có thể áp dụng nhiều phương pháp khác nhau để lựa chọn Cụ thể, KTV có thể chọn 300 phiếu chi có giá trị lớn nhất, chọn 400 phiếu chi đầu tiên, chọn ngẫu nhiên hoặc dựa trên phán đoán cá nhân, hoặc kết hợp các phương pháp trên.
1.4.4 Xác định thời gian hoàn thành các thể thức
Việc xác định thời gian kiểm toán có thể diễn ra ngay cả khi kỳ kế toán chưa kết thúc hoặc lâu sau khi kỳ đó đã kết thúc Khách hàng thường mong muốn hoàn tất kiểm toán báo cáo tài chính trong khoảng thời gian từ một đến ba tháng sau khi năm tài chính kết thúc.
Hồ sơ kiểm toán với bằng chứng kiểm toán
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 230, hồ sơ kiểm toán là tài liệu do kiểm toán viên lập và lưu trữ trong quá trình kiểm toán Hồ sơ này bao gồm tất cả thông tin cần thiết để hình thành ý kiến của kiểm toán viên và chứng minh việc thực hiện kiểm toán theo đúng chuẩn mực Việt Nam hoặc các chuẩn mực quốc tế được chấp nhận.
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 230, "Hồ sơ kiểm toán", kiểm toán viên cần thu thập và lưu trữ mọi tài liệu, thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán Điều này đảm bảo đủ căn cứ để hình thành ý kiến kiểm toán và chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã được thực hiện theo đúng chuẩn mực.
Hồ sơ kiểm toán là tập hợp các tài liệu do kiểm toán viên tạo ra, bao gồm việc thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ thông tin Tài liệu trong hồ sơ này có thể được thể hiện dưới nhiều hình thức như giấy, phim, ảnh, hoặc trên các phương tiện tin học, tất cả đều phải tuân thủ quy định của pháp luật hiện hành.
Hồ sơ kiểm toán không thể bao gồm tất cả tài liệu và thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán, vì việc lưu trữ mọi thứ sẽ không hiệu quả và khó khả thi Phạm vi và nội dung của hồ sơ kiểm toán được xác định bởi kiểm toán viên dựa trên đánh giá của họ Yêu cầu chính là hồ sơ kiểm toán phải cung cấp đầy đủ cơ sở để kiểm toán viên đưa ra ý kiến kết luận, đảm bảo rằng cuộc kiểm toán được thực hiện theo đúng quy định.
Với ý nghĩa đó hồ sơ kiểm toán có các tác dụng như sau
Để xây dựng kế hoạch kiểm toán hiệu quả cho năm hiện tại, kiểm toán viên cần tham khảo các thông tin có sẵn, bao gồm mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ và kết quả kiểm toán từ những năm trước, từ hồ sơ kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán ghi chép những bằng chứng thu được và ghi chép kết quả của việc thực hiện thử nghiệm:
Hồ sơ kiểm toán là công cụ quan trọng chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã được thực hiện theo các tiêu chuẩn quy định Nó giúp kiểm toán viên chứng minh với cơ quan pháp luật rằng quá trình kiểm toán được lập kế hoạch và giám sát đầy đủ, đảm bảo thu thập các bằng chứng thích hợp, và rằng báo cáo kiểm toán đã phản ánh chính xác các kết quả kiểm toán.
Là dữ liệu cho việc lập báo cáo kiểm toán:
Hồ sơ kiểm toán là tài liệu thiết yếu giúp kiểm toán viên quyết định loại báo cáo kiểm toán phù hợp cho từng tình huống Nó lưu giữ toàn bộ bằng chứng kiểm toán cần thiết, làm cơ sở cho kết luận của kiểm toán viên, đồng thời chứng minh tính chính xác và trung thực của báo cáo tài chính.
Là căn cứ để chủ nhiệm kiểm toán, Ban Giám đốc kiểm tra kiểm soát:
Hồ sơ kiểm toán là tài liệu thiết yếu giúp lãnh đạo Công ty kiểm toán đánh giá tính đầy đủ của các bằng chứng cần thiết, từ đó làm cơ sở cho những kết luận trong quá trình kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán được chia làm hai loại:
Hồ sơ kiểm toán chung
Hồ sơ kiểm toán năm
1.5.1.Hồ sơ kiểm toán chung
Hồ sơ kiểm toán chung là tài liệu chứa thông tin tổng quát về khách hàng, liên quan đến hai hoặc nhiều cuộc kiểm toán trong các năm tài chính khác nhau Do đó, hồ sơ này thường mang tính chất lịch sử và liên tục qua các năm Cụ thể, hồ sơ kiểm toán chung bao gồm những dữ liệu quan trọng từ các cuộc kiểm toán trước đó.
+ Tên và số hiệu hồ sơ; ngày, tháng lập và ngày, tháng lưu trữ;
+ Các thông tin chung về khách hàng:
Các tài liệu pháp lý quan trọng cần ghi chép hoặc sao chép bao gồm quyết định thành lập, điều lệ công ty, giấy phép thành lập (giấy phép đầu tư, hợp đồng liên doanh), đăng ký kinh doanh, bố cáo, và biên bản hội đồng quản trị, họp Ban Giám Đốc Những tài liệu này chứa đựng thông tin về tên, địa chỉ, chức năng và phạm vi hoạt động, cũng như cơ cấu tổ chức của công ty.
Môi trường kinh doanh và môi trường pháp luật đóng vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng, cũng như quá trình phát triển của họ Những yếu tố này không chỉ định hình chiến lược kinh doanh mà còn quyết định sự thành công và bền vững của các doanh nghiệp trong thị trường cạnh tranh hiện nay.
Các tài liệu thuế bao gồm các văn bản và chế độ thuế đặc thù liên quan đến hoạt động của khách hàng, được cơ quan thuế chấp thuận Ngoài ra, còn có các tài liệu liên quan đến việc thực hiện nghĩa vụ thuế hàng năm.
Các tài liệu về nhân sự bao gồm các quy định liên quan đến hợp đồng lao động, các yêu cầu riêng của khách hàng về nhân sự, và quy định về quản lý cũng như sử dụng quỹ lương.
+ Các tài liệu về kế toán:
- Văn bản chấp thuận chế độ kế toán được áp dụng ( nếu có );
- Các nguyên tắc kế toán áp dụng: Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho, phương pháp tính dự phòng…
Các hợp đồng thỏa thuận với bên thứ ba có hiệu lực trong thời gian dài, tối thiểu là hai năm tài chính, bao gồm hợp đồng kiểm toán, hợp đồng cho thuê, hợp đồng bảo hiểm và thỏa thuận vay.
Hồ sơ kiểm toán chung cập nhật hàng năm khi có sự thay đổi liên quan đến các tài liệu đề cập trên đây.
1.5.2.Hồ sơ kiểm toán năm
Hồ sơ kiểm toán chỉ chứa thông tin khách hàng liên quan đến một năm tài chính cụ thể Hồ sơ kiểm toán năm bao gồm các dữ liệu áp dụng cho năm kiểm toán đó.
+ Các thông tin về người lập, người kiểm tra (soát sét ) hồ sơ kiểm toán;
+ Các văn bản về tài chính, kế toán, thuế của cơ quan Nhà nước và cấp trên có liên quan đến năm tài chính;
+ Các báo cáo kiểm toán, thư quản lý, Báo cáo tài chính và các báo cáo khác,… ( bản dự thảo và bản chính thức );
+ Hợp đồng kiểm toán, thư hẹn kiểm toán, phục lục hợp đông ( nếu có ) và bản thanh lý hợp đồng;
+ Những bằng chứng về kế hoạch chiến lược, kế hoạch kiểm toán chi tiết, chương trình làm việc và những thay đổi của kế hoạch đó;
+ Những bằng chứng và kết luận trong việc đánh giá rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và những đánh giá khác;
+ Những bằng chứng đánh giá của kiểm toán viên về những công việc và kết luận của kiểm toán viên nội bộ;
+ Các sự kiện phát sinh sau khi kết thúc nên độ;
+ Những ghi chép về nội dung, chương trình và phạm vi của nhưng thủ tục được thực hiện và kết quả thu được;
+ Những phân tích của kiểm toán viên về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số dư tài khoản;
+ Những phân tích về tỷ lệ, xu hướng quan trọng đối với tình hình hoạt động của khách hàng;
+ Những thông tin chung về doanh nghiệp;
+ Bảng cân đối thử tạp thời;
+ Các bút toán điều chỉnh và các bút toán phân loại;
+ Các bảng kê chi tiết;
+ Bản giải trình của giám đốc ( hoặc người đứng đầu ) đơn vị;
BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN VÀ PHƯƠNG PHÁP KỸ THUẬT THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN
Kiểm tra vật chất ( Hay Kiểm kê )
Quá trình kiểm kê tại chỗ là việc kiểm tra các loại tài sản của doanh nghiệp, bao gồm hàng tồn kho, tài sản cố định, tiền mặt và giấy tờ thanh toán có giá trị Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế 501, nếu chuyên gia kiểm toán không có mặt trong quá trình kiểm kê thực tế do lý do đột xuất, họ cần thực hiện kiểm kê hoặc tham gia vào một buổi kiểm kê khác.
Mức độ kiểm kê vật chất cần được thực hiện một cách toàn diện đối với những tài sản có nguy cơ mất mát hoặc thiếu hụt cao Đối với các loại tài sản khác, việc kiểm tra sẽ được điều chỉnh tùy theo tầm quan trọng và mức độ trọng yếu của từng loại, đảm bảo tính hợp lý trong quy trình kiểm kê.
Độ tin cậy của bằng chứng thu được từ kiểm tra vật chất phụ thuộc vào kỹ năng và hiểu biết của kiểm toán viên Nếu kiểm toán viên thiếu am hiểu về các loại tài sản hoặc thực hiện kiểm kê không cẩn thận, bằng chứng có thể bị sai lệch Kiểm tra vật chất mang lại ưu điểm là phương tiện trực tiếp xác minh sự hiện hữu của tài sản, cung cấp bằng chứng có độ tin cậy cao nhất Hơn nữa, kỹ thuật thực hiện kiểm tra vật chất đơn giản và phù hợp với chức năng xác minh của kiểm toán.
Tuy nhiên kỹ thuật kiểm kê bao giờ cũng có những hạn chế nhất định:
Kỹ thuật kiểm kê tài sản cố định như đất đai, nhà xưởng và máy móc thiết bị chỉ xác định sự hiện hữu của các tài sản này mà không cung cấp thông tin về quyền sở hữu của đơn vị đối với chúng.
Đối với hàng hoá và nguyên vật liệu tồn kho, việc kiểm tra vật chất chỉ xác định được số lượng tồn tại, trong khi chất lượng, tình trạng kỹ thuật và phương pháp tính giá vẫn chưa được thể hiện rõ ràng.
Kiểm tra vật chất đối với vật tư cần đi kèm với bằng chứng khác để chứng minh quyền sở hữu và giá trị của tài sản đó.
Nhiều công ty kiểm toán thường được mời sau khi đơn vị kiểm toán đã hoàn tất kiểm kê, dẫn đến rủi ro kiểm toán cao và khác biệt giữa kỳ vọng của kiểm toán viên và các bên liên quan Một số hàng hóa được coi là mới tại Việt Nam, mặc dù đã qua sử dụng ở nước ngoài, vẫn được định giá như hàng mới Trong trường hợp này, kiểm toán viên chỉ có thể đạt được mức độ chính xác tương đối khi thực hiện kiểm kê Để nâng cao hiệu quả kinh tế của công tác kiểm kê, cần thực hiện theo quy trình cụ thể.
- Chuẩn bị kiểm kê phải căn cứ:
Để đạt được mục tiêu quy mô và thời hạn kiểm kê, cần bố trí lực lượng, cơ cấu nhân viên và thiết bị đo lường một cách hợp lý và chính xác, đồng thời xem xét khả năng cần thiết đến các chuyên gia Đây là yếu tố then chốt quyết định chất lượng của cuộc kiểm kê.
+ Xem xét hệ thống thông tin và các thủ tục kiểm soát áp dụng đối với các khoản mục.
+ Địa điểm lưu giữ kho và tầm quan trọng của từng địa điểm
+ Rủi ro tiềm tàng liên quan tới việc kiểm kê.
+ Xem xét các hoạt động kiểm soát và các biện pháp do Ban giám đốc đưa ra nhằm giửm thiểu rủi do
+ Phải theo đúng yêu cầu và ghi chép đầy đủ theo tưng mã cân hoặc lô hàng Phiếu kiểm kê là chứng từ kế toán.
Để đảm bảo tính chính xác của hồ sơ kiểm kê, cần đối chiếu các mục trong hồ sơ kiểm kê kho với danh mục thực tế Việc lập một bản sao hồ sơ kiểm kê kho sẽ giúp dễ dàng so sánh và kiểm tra sau này.
+ Ghi chép những biến động trong suốt quá trình kiểm kê để xem xét việc hạch toán sau này đối với nghiệp vụ trước và sau kiểm kê.
+ Tìm hiểu nguyên nhân gây ra chênh lệch đâng kể giữa sổ kho và thực tê kiểm tra và những thủ tục điều chỉnh của khách hàng.
+ Xem xét tính chính xác của doanh mục cuối cùng của các tài khoản.
Kết thúc quá trình kiểm kê, cần lập biên bản kiểm kê ghi rõ chênh lệch, nguyên nhân và biện pháp xử lý cụ thể, có đầy đủ chữ ký của các thành viên tham gia Biên bản này phải được đính kèm với phiếu kiểm kê và bản kê chi tiết về kết quả chênh lệch.
Kiểm tra vật chất đối với vật tư cần phải kèm theo các chứng từ khác để chứng minh quyền sở hữu và giá trị tài sản.
Đối với hàng hóa lưu giữ cho bên thứ ba, việc xác nhận số lượng và chất lượng hàng tồn kho từ bên thứ ba là rất quan trọng Khách hàng cần đảm bảo rằng thông tin này được kiểm tra và cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của hàng hóa.
+ Bên thứ ba không có tính độc lập với khách hàng kiểm toán
Here is the rewritten paragraph:"Trong quá trình kiểm kê, bên thứ ba có thể cử người của họ tham gia vào quá trình này Ngoài ra, nếu bên thứ ba nhờ kiểm toán viên khác, họ có thể thông qua kiểm toán viên này để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của bên thứ ba, đặc biệt là đối với kiểm kê kho và lưu trữ hàng hoá."
Lấy xác nhận
Quá trình thu thập thông tin từ bên thứ ba độc lập nhằm xác minh tính chính xác của thông tin mà kiểm toán viên nghi ngờ là rất quan trọng Các mẫu xác nhận từ nguồn độc lập được đánh giá cao và thường được sử dụng như bằng chứng Tuy nhiên, chi phí cao và khó khăn trong việc thu thập thư trả lời do thiếu hợp tác hoặc thất lạc có thể làm giảm hiệu quả Hơn nữa, xác nhận một số khoản công nợ chỉ chứng minh khả năng thu hồi hoặc trả nợ, và độ tin cậy có thể bị ảnh hưởng nếu có sự thỏa thuận giữa ban giám đốc và bên thứ ba Vì vậy, việc sử dụng xác nhận không phải lúc nào cũng phù hợp.
Việc quyết định sử dụng thư xác nhận phụ thuộc vào mức độ tin cậy cần thiết của tình huống và bằng chứng có sẵn Thư xác nhận thường không được áp dụng
Thư xác nhận là tài liệu quan trọng được kiểm toán viên soạn thảo sau khi có sự phê duyệt của đơn vị cần kiểm toán Những thư này được gửi trực tiếp đến
Kỹ thuật lấy thư xác nhận có thể thực hiện theo hai hình thức chính: gửi thư xác nhận phủ định và gửi thư xác nhận khẳng định.
Here is the rewritten paragraph:"Khi thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên sẽ gửi thư xác nhận dạng phủ định đến người xác nhận, yêu cầu họ gửi thư phản hồi nếu phát hiện có sai khác giữa thực tế với thông tin mà kiểm toán viên đã nhờ xác nhận, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình kiểm toán."
Kiểm toán viên yêu cầu người nhận xác nhận thư phản hồi cho tất cả các thư xác nhận, bất kể thông tin có trùng khớp với dữ liệu mà kiểm toán viên quan tâm hay không Phương pháp này mang lại độ tin cậy cao hơn cho kỹ thuật xác nhận, tuy nhiên, chi phí thực hiện lại tương đối cao.
Khi gửi thư xác nhận kiểm toán viên cần chủ ý:
• Đặc điểm khoản mục đối tượng thông tin cần xác nhận
• Cân nhắc khả năng nhận được thư trả lời
• Cân nhắc đối tượng gửi thư xác nhận để chọn và gửi thư
• Hình thức gửi thư xác nhận
Bảng 5: Các loại thông tin cần gửi thư xác nhận
Thông tin Nơi xác nhận
Tài sản Tiền giử Ngân hàng Khoản phải thu Phiếu nợ phải thu Hàng tồn kho giử trong công ty lưu kho
Giá trị bằng tiền của bảo hiểm nhân thọ
Ngân hàng Khách nọ Người lập phiếu Công ty lưu kho Công ty bảo hiểm
Khoản phải trả Phiếu nợ phải trả Khách hàng trả tiền trước Cầm cố phải trả
Cổ phần đang lưu hành
Chủ nợ Người cho vay Khách hàng Người nhận cầm cố Người giữ trai phiếu Người giữ sổ đăng ký và đại lý chuyển nhượng
Các loại thông tin khác
Nợ ngoài ý muốn Hợp đồng trái khoán Vật ký quỹ cho chủ nợ
Công ty bảo hiểm Luật sư của công ty, ngân hàng Người giữ trái khoán
Phương pháp xác định được áp dụng rộng rãi trong các cuộc kiểm toán, mang lại ưu điểm là có độ tin cậy cao cho bằng chứng thu được, miễn là kiểm toán viên thực hiện đúng quy trình và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu.
Thông tin cần phải được xác nhận theo yêu cầu của KTV.
Sự xác nhận phải được thực hiện bằng văn bản.
Sự độc lập của Bên thứ ba.
KTV phải kiểm soát được quá trình giử và nhận thư xác nhận.
Khi nhận được thư xác nhận, nếu số liệu không khớp với sổ sách kế toán, KTV cần xem xét nguyên nhân chênh lệch Nếu sự khác biệt là nhỏ và không đáng kể, KTV sẽ chấp nhận số liệu của đơn vị và coi như mục tiêu kiểm toán đã đạt được.
Đối với các khoản nghĩa vụ với nhà nước, dù chỉ là chênh lệch nhỏ, kiểm toán viên cũng cần yêu cầu đơn vị điều chỉnh số liệu để phù hợp với kết quả của thư xác nhận.
Nếu chênh lệch giữa giá trị trên thư xác nhận và giá trị ghi trên sổ kế toán lớn, KTV cần xem xét nguyên nhân gây ra sự chênh lệch Sau khi xác định nguyên nhân, KTV sẽ đề xuất bút toán điều chỉnh và yêu cầu đơn vị thực hiện Nếu ban giám đốc đồng ý điều chỉnh theo ý kiến KTV, KTV sẽ chấp nhận toàn bộ các khoản mục sau điều chỉnh Ngược lại, nếu ban giám đốc không thực hiện điều chỉnh, KTV sẽ đưa ra ý kiến chấp nhận từng phần có ngoại trừ Trong trường hợp KTV không tìm ra nguyên nhân chênh lệch, KTV sẽ đánh giá ảnh hưởng của sự chênh lệch để đưa ra ý kiến phù hợp.
Xác minh tài liệu
Quá trình kiểm tra và xác minh tài liệu của kiểm toán viên (KTV) bao gồm việc đối chiếu các chứng từ, tài liệu và sổ sách kế toán có sẵn tại đơn vị, nhằm đảm bảo rằng thông tin trên Báo cáo tài chính được trình bày đầy đủ và trung thực Có hai phương pháp chính để thực hiện việc xác minh tài liệu này.
Để đưa ra kết luận chính xác, kiểm toán viên cần thu thập tài liệu làm cơ sở cho kết luận đã có trước Việc xác định phạm vi kiểm tra là rất quan trọng, giúp kiểm toán viên tìm kiếm bằng chứng phù hợp Chẳng hạn, kiểm tra các tài liệu và chế độ thuế liên quan đến lĩnh vực hoạt động của khách hàng để đánh giá nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với nhà nước.
Vào thứ Hai, tiến hành kiểm tra tài liệu của một nghiệp vụ từ khi phát sinh đến khi ghi sổ, chủ yếu là kiểm tra chứng từ Quá trình này bao gồm việc so sánh số dư hoặc số phát sinh của các nghiệp vụ với chứng từ Kiểm tra có thể được thực hiện theo hai hướng khác nhau với mục tiêu khác nhau.
Kiểm toán viên kiểm tra chứng từ gốc để xác minh rằng các nghiệp vụ kinh tế đã được ghi chép đầy đủ trong sổ sách kế toán Họ chú trọng vào thời gian ghi chép, đặc biệt là vào cuối năm, khi có nguy cơ xảy ra sai sót cao nhất đối với các tài khoản doanh thu, thu nhập và chi phí mua hàng Doanh nghiệp thường lưu giữ hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm kê và chứng từ vận chuyển Qua việc kiểm tra từ chứng từ lên sổ, kiểm toán viên có thể thu thập bằng chứng về việc các nghiệp vụ mua hàng đã được ghi sổ đầy đủ hay chưa.
Kiểm tra ngược từ sổ sách đến chứng từ gốc là quy trình quan trọng để xác minh tính xác thực của các nghiệp vụ ghi sổ Kiểm toán viên lựa chọn các nghiệp vụ từ sổ chi tiết tài khoản, tập trung vào các khoản lớn hoặc bất thường, và tiến hành kiểm tra chứng từ gốc liên quan Trong quá trình này, kiểm toán viên cần đánh giá tính hợp lý và hợp lệ của chứng từ, bao gồm việc xác minh chữ ký phê duyệt và sự tuân thủ các biểu mẫu theo quy định của bộ tài chính Ví dụ, khi kiểm tra chứng từ mua hàng từ sổ kế toán, kiểm toán viên sẽ xác định xem các nghiệp vụ mua hàng có đủ chứng từ hay không.
Phương pháp thu thập bằng chứng này cung cấp tài liệu chứng minh dễ dàng và chi phí thấp hơn so với các phương pháp khác Bằng chứng kiểm toán từ kỹ thuật này được gọi là kiểu mẫu tài liệu chứng minh, và đôi khi đây là loại bằng chứng hợp lý duy nhất mà kiểm toán viên có thể tìm thấy nếu không có các loại bằng chứng khác.
Khi thu thập bằng chứng qua phương pháp xác minh tài liệu, kiểm toán viên gặp phải một số hạn chế nhất định Việc kiểm tra và đối chiếu tất cả các sổ sách, chứng từ là không khả thi do số lượng lớn tài liệu Hơn nữa, việc kiểm tra toàn bộ tài liệu không chỉ tốn thời gian mà còn gây lãng phí chi phí, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh tế của công ty kiểm toán Do đó, kiểm toán viên cần thực hiện quy trình xác minh tài liệu theo các bước cụ thể.
- Kiểm toán viên tiến hành kiểm tra, đối chiếu các tài liệu một cách chi tiết.
Độ tin cậy của tài liệu phụ thuộc vào nguồn gốc của bằng chứng, vì các tài liệu có thể bị sửa chữa, tẩy xóa hoặc giả mạo, dẫn đến mất tính khách quan Do đó, kiểm toán viên cần thực hiện kiểm tra và xác minh bằng các phương pháp kỹ thuật khác để đảm bảo tính chính xác của thông tin.
Quan sát
Kiểm toán viên thực hiện việc quan sát để theo dõi các hiện tượng, chu trình hoặc thủ tục do người khác thực hiện, nhằm đánh giá một phạm vi lớn các sự việc Họ sử dụng các giác quan để ghi nhận thông tin, như quan sát việc kiểm kê thực tế hoặc các thủ tục kiểm soát của đơn vị Để đảm bảo tính chính xác của bằng chứng thu thập, kiểm toán viên sẽ phỏng vấn kế toán trưởng về các xử lý liên quan đến sai sót giữa sổ sách kế toán và kiểm kê Họ cũng có thể phỏng vấn giám đốc về các sai sót trong hệ thống kiểm soát nội bộ Trong quá trình quan sát, kiểm toán viên cần ghi chép lại thông tin và đánh giá để có cái nhìn tổng quan về thực thi công việc tại doanh nghiệp, mặc dù thông tin này chỉ phản ánh thực tế tại thời điểm quan sát.
Phỏng vấn
Phỏng vấn là phương pháp thu thập thông tin từ những cá nhân có kiến thức, có thể là từ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức Hình thức phỏng vấn, có thể bằng lời nói hoặc văn bản, giúp cung cấp thông tin mới hoặc bổ sung cho các bằng chứng hiện có, từ đó làm tăng tính chính xác và độ tin cậy của dữ liệu.
Quá trình phỏng vấn thường bao gồm ba giai đoạn: Lập kế hoạch phỏng vấn, thực hiện phỏng vấn, kết thúc phỏng vấn Được thể hiện theo sơ đồ:
Sơ đồ : Quá trình KTV phỏng vấn
Trong giai đoạn lập kế hoạch, kiểm toán viên cần xác định rõ mục đích, nội dung, đối tượng phỏng vấn, cũng như thời gian và địa điểm thực hiện phỏng vấn Việc chuẩn bị câu hỏi phù hợp với mục tiêu kiểm toán là rất quan trọng để thu thập được bằng chứng kiểm toán chất lượng cao, đồng thời tránh lãng phí thời gian trong quá trình phỏng vấn.
Câu hỏi "tại sao" thường được sử dụng trong phỏng vấn để xác nhận thông tin, nhưng câu hỏi "đóng" như "có hay không" hay "tôi biết rằng" lại hạn chế câu trả lời Kiểm toán viên cần đưa ra những nhận xét tóm tắt để giữ cuộc phỏng vấn đi đúng hướng và có thể đặt thêm câu hỏi để thu thập thông tin chi tiết hơn Những câu hỏi bổ sung này không chỉ giúp kiểm toán viên hiểu rõ hơn về vấn đề mà còn thể hiện sự am hiểu của họ đối với nội dung cuộc phỏng vấn.
Khi kết thúc phỏng vấn, kiểm toán viên chú ý đến trình độ của người phỏng vấn để đưa ra những kết luận chính xác dựa trên bằng chứng thu thập được phục vụ cho mục đích kiểm toán Họ thường kết luận từng phần và cuối cùng tóm tắt các điểm chính.
Bằng chứng thu được từ kỹ thuật này có độ tin cậy không cao và mang tính chủ quan, vì đối tượng phỏng vấn chủ yếu là người trong đơn vị Chất lượng bằng chứng phụ thuộc vào trình độ hiểu biết của người được hỏi, do đó phương pháp này chủ yếu được sử dụng để củng cố cho các phương pháp khác.
Kỹ thuật tính toán
Kỹ thuật kiểm toán số học là quá trình xác minh tính chính xác của số liệu trên chứng từ, sổ kế toán và báo cáo tài chính thông qua các tính toán độc lập của kiểm toán viên Phương pháp này được sử dụng phổ biến để thu thập bằng chứng về tính chính xác số học của các khoản mục trên báo cáo tài chính bằng cách kiểm tra chi tiết số dư và cộng dồn các số liệu theo tháng, quý Kiểm toán viên cũng xác minh độ chính xác của các phép tính trên hóa đơn và phiếu nhập, xuất kho, đối chiếu với số liệu trên sổ chi tiết và sổ tổng hợp Nếu phát hiện sự chênh lệch, kiểm toán viên sẽ phỏng vấn kế toán trưởng để tìm hiểu nguyên nhân Mặc dù kỹ thuật này mang lại bằng chứng chính xác về mặt số học, nó không chứng minh được nguồn gốc số liệu và thường được kết hợp với các kỹ thuật khác để đạt hiệu quả cao hơn.
MỘT SỐ NHẬN XÉT VỀ THỰC TẾ PHƯƠNG PHÁP THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN TẠI VIỆT NAM
Những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán
Phân tích các phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán cho thấy sự linh hoạt trong việc áp dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng trong từng nội dung công việc kiểm toán Tuy nhiên, việc áp dụng các phương pháp kỹ thuật và thủ tục vẫn gặp phải một số hạn chế.
Bảng 8 Khái quát tình hình áp dụng các phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán.
Nội dung kiểm toán áp dụng Mức độ áp dụng Nhận xét chung
Phỏng vấn Mọi nội dung và khoản mục trong báo cáo kiểm toán Áp dụng cho mọi cuộc kiểm toán, mọi khoản mục kiểm toán
Còn hạn chễ về kỹ thuật, chưa lập kế hoạch cụ thể, chưa xây dựng bảng câu hỏi mẫu Quan sát Áp dụng trong kiểm tra hệ thống KSNB
Hạn chế sử dụng Chưa chú trọng hệ thống KSNB
Kiểm kê vật chất Áp dụng trong kiểm tra các loại tài sản của doanh nghiệp
Hạn chế sử dụng Chưa chú trọng
Xác minh tài liệu Áp dụng cho tất cả các nội dung các khoản mục
Phổ biến, áp dụng cho mọi cuộc kiểm toán
Dựa vào nguồn của đơn vị, thiếu kết hợp nguồn độc lập
Phân tích Áp dụng khi xác minh các số liệu
Còn hạn chế áp dụng Chưa chú trọng kỹ năng và phương pháp
Xác nhận Áp dụng với các khoản mục trong BCĐKT như Công nợ, tiền giử Ngân hàng, nguồn vốn
Còn hạn chế áp dụng Không có kế hoạch, chương trình xác nhận, chỉ dựa vào tài liệu của đơn vị.
Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) và xác định trọng yếu cùng rủi ro là rất cần thiết trong bối cảnh hiện nay Việc thu thập bằng chứng kiểm toán tại Việt Nam vẫn mang tính chủ quan, và quy trình thu thập chưa được thực hiện nghiêm ngặt Đánh giá về hệ thống KSNB hiện tại còn thiếu sót, nhiều kiểm toán viên (KTV) chưa áp dụng bảng kế hoạch phỏng vấn, điều này ảnh hưởng đến chất lượng và kết quả kiểm toán Hơn nữa, việc đánh giá tính trọng yếu trong kiểm toán chưa dựa trên mối quan hệ giữa chi phí, hiệu quả hoạt động và kết quả đạt được.
+ Các phương pháp thu thập Bằng chứng kiểm toán.
Kiểm kê vật chất là một bước quan trọng trong quy trình kiểm toán, nhưng nhiều công ty kiểm toán thường được mời tham gia sau khi đơn vị kiểm toán đã hoàn tất kiểm kê Điều này tạo ra rủi ro kiểm toán lớn và khác biệt trong kỳ vọng giữa kiểm toán viên và các bên liên quan Một số mặt hàng được coi là mới khi về Việt Nam, mặc dù đã được sử dụng nhiều năm ở nước ngoài, nhưng vẫn được định giá như hàng mới Trong tình huống này, kiểm toán viên chỉ có thể áp dụng các kỹ thuật kiểm kê để đạt được mức độ chính xác tương đối.
Phương pháp gửi thư xác nhận thường gặp khó khăn, đặc biệt khi bên xác nhận là các công ty Việt Nam, với thời gian nhận thư trả lời có thể kéo dài từ 15 đến 20 ngày Điều này tạo ra chi phí lớn cho quá trình kiểm toán, vì bên thư ba thường không coi việc trả lời thư xác nhận là trách nhiệm của họ Họ có thể chọn không trả lời mà không lo lắng về ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của mình.
Xác minh tài liệu là một phương pháp quan trọng trong kiểm toán, nhưng chất lượng bằng chứng thu thập thường không cao do hệ thống kiểm soát nội bộ của nhiều công ty tại Việt Nam không hiệu quả Sự thiếu hụt hoặc kém hiệu lực của hệ thống này dẫn đến việc các bằng chứng có độ tin cậy thấp Mặc dù vậy, các công ty kiểm toán vẫn sử dụng những bằng chứng này để đưa ra kết luận, nhằm giảm chi phí kiểm toán, điều này có thể tạo ra rủi ro cho các bên liên quan đến báo cáo tài chính.
Quan sát chỉ cho phép đánh giá tại thời điểm thực hiện mà không thể xem xét các thời điểm trước và sau, do đó, để đảm bảo tính chính xác của bằng chứng thu thập, kiểm toán viên cần phỏng vấn kế toán trưởng về các xử lý liên quan đến sai sót giữa sổ sách kế toán và kiểm kê định kỳ, cũng như ý kiến của giám đốc về những lỗi trong hệ thống kiểm soát nội bộ Qua đó, kiểm toán viên có thể đưa ra nhận định tương đối về hoạt động của công ty được kiểm toán.
Hiện nay, các KTV chủ yếu thực hiện phỏng vấn với nhân viên bên trong công ty, trong khi việc phỏng vấn ứng viên bên ngoài vẫn còn hạn chế.
Tại Việt Nam, quy trình tính toán lại của kiểm toán viên thường diễn ra một cách thủ công, gây khó khăn trong việc phân bổ các khoản mục, đặc biệt là trong những cuộc kiểm toán quy mô lớn.
Phương pháp phân tích là một phần quan trọng trong quy trình kiểm toán, nhưng hiện nay việc áp dụng thủ tục phân tích tại các công ty kiểm toán Việt Nam còn hạn chế Các kiểm toán viên thường ưu tiên các thử nghiệm chi tiết hơn là phát triển thủ tục phân tích, dẫn đến việc phân tích không được thực hiện đầy đủ trong hồ sơ kiểm toán mà chỉ là dự kiến của kiểm toán viên Điều này ảnh hưởng đến khả năng kiểm soát và đánh giá hiệu quả của thủ tục phân tích Trong giai đoạn lập kế hoạch và hoàn thành kiểm toán, thủ tục phân tích chưa được chú trọng đúng mức, cần có sự cải thiện để nâng cao chất lượng kiểm toán.
+ Việc lập, quản lý, lưu trữ bằng chứng, hồ sơ kiểm toán.
Hệ thống mẫu biểu hồ sơ kiểm toán hiện có đầy đủ các văn bản như kế hoạch kiểm toán, chương trình kiểm toán chi tiết, tài liệu làm việc của kiểm toán viên và biên bản họp tổ Tuy nhiên, việc ghi chép và lưu trữ các mẫu biểu này vẫn chưa hoàn chỉnh, dẫn đến khó khăn và lãng phí cho các cuộc kiểm toán sau.
Một số giải pháp tăng hiệu quả thu thập bằng chứng kiểm toán
3.2.1 Nghiên cứu hệ thống KSNB, xác định trọng yếu và rủi ro
Trước khi tiến hành kiểm toán, việc nghiên cứu và đánh giá hệ thống Kiểm soát Nội bộ (KSNB) là rất quan trọng, bao gồm việc sử dụng bảng kế hoạch phỏng vấn để đánh giá hiệu quả của KSNB Đánh giá tính trọng yếu trong kiểm toán cần xem xét mối quan hệ giữa chi phí và hiệu quả, cũng như thời gian và chi phí so với kết quả đạt được, nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động cho công ty kiểm toán.
3.2.2 Các phương pháp thu thập Bằng chứng kiểm toán Đối với Kiểm kể vật chất: KTV cân kết hợp với các phương pháp khác để phát hiện ra các gian lận sửa chữa sổ sách cho phù hợp với tình hình thực tế hàng tồn kho các thu tục trợ có thể là thủ tục phân tích, phân tích giữa các năm, hay đầu kỳ và cuối kỳ Cũng như vậy nhằm xác định đúng giá các thiết bị nhiệm khẩu của nước ngoài cần yêu cầu nhà nước có một chuẩn mực định giá hợp lý nhằm hỗ trợ để việc kiểm toán diển ra chính xác hơn. Đối với phương pháp gửi thư xác nhận: KTV chỉ nên gửi thư xác nhận cho bên thứ ba là ngân hàng, sở thuế ( nhằm xác định nghĩa vụ của công ty đối với nhà nước) hay gửi thư đối với các công ty nước ngoài và các công ty Việt Nam có uy tin lớn Còn các trường hợp khác khi không thật sự cần thiết KTV có thể sử dụng các phương pháp thu thập khác thay thế Như:thủ tục phân tích, thủ tục tính toán lại Đối với Xác minh tài liệu: Nhà nước cần thực hiện áp dụng việc thành lập các hệ thống kiểm soát nội bộ đối với các công ty nhà nước và các công ty tư nhân lớn, cần đưa ra chỉ tiêu hiệu lực đối với các hệ thống kiểm soát là một mức đánh giá hoạt động trong công ty đó. Đối với Quan sát : Đối với Thực hiện phỏng vấn : KTV cần phỏng vấn mở rộng hơn nữa ra ngoài pham vi công ty nhằm thu thập được những bằng chứng có tính khả thi hơn. Đối với Thủ tục tính toán lại : Các công ty kiểm toán nên đầu tư để tạo nên phần mềm kiểm toán giảm đáng kể, bớt sự căng thẳng công việc cho KTV, giúp họ thu thập được những bằng chứng có chất lượng cao hơN. Đối với Phương pháp phân tích : Các công ty nên dành thời gian xây dựng một số chu trình phân tích bao gồm:
Phạm vi áp dụng thủ tục phân tích trong từng giai đoạn của quy trình kiểm toán: Lập kế hoạch, Thực hiện kiểm toán, Hoàn thành kiểm toán.
Trong quá trình kiểm toán, việc áp dụng phương pháp phân tích là rất quan trọng ở từng giai đoạn Cụ thể, cần xác minh các phương pháp phân tích cho từng khoản mục trên Báo cáo tài chính để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin tài chính.
3.2.3 Lập, quản lý, lưu trữ bằng chứng, hồ sơ kiểm toán
Hệ thống mẫu biểu hồ sơ kiểm toán bao gồm các văn bản quan trọng như kế hoạch kiểm toán, chương trình kiểm toán chi tiết, tài liệu làm việc của kiểm toán viên và biên bản họp tổ Việc ghi chép đầy đủ các mẫu biểu hồ sơ kiểm toán trong lưu trữ là yêu cầu bắt buộc đối với kiểm toán viên.
Để đảm bảo quá trình kiểm toán diễn ra hiệu quả, cần thiết phải có mẫu biểu để kiểm toán viên (KTV) phản ánh chi tiết các thủ tục và kỹ thuật kiểm toán cho từng phần hành Những mẫu biểu này cũng sẽ ghi nhận các phương pháp áp dụng, từ đó tạo cơ sở cho việc kiểm tra quá trình thu thập bằng chứng khi cần thiết.