Từ những dự án đã thực hiện trong quákhứ, Công ty cũng thực hiện cập nhật cơ sởdữ liệu đối tác, kháchhàng bằng cơ chế quảnlý nhất quán nhằm giúp ích cho các dự án tươnglai.Từ hoạt động t
GIỚI THIỆU
Lý do chọn đề tài
Triển lãm và hội chợ thương mại đã trở thành phương thức hiệu quả để quảng bá sản phẩm và hình ảnh công ty trong môi trường kinh doanh tại Việt Nam Sự phát triển của các hình thức này không chỉ thúc đẩy hoạt động thương mại giữa các doanh nghiệp Việt Nam và quốc tế, mà còn tăng cường giao thương giữa các doanh nghiệp nội địa Chương trình Xúc tiến thương mại Quốc gia năm nay đã góp phần quan trọng vào việc này.
Năm 2015, có 8.850 doanh nghiệp tham gia, thực hiện 213.300 giao dịch và ký kết nhiều hợp đồng kinh tế với tổng giá trị lên tới 858 triệu USD (khoảng 637,8 tỷ đồng), thu hút hơn 3 triệu lượt khách tham quan, giao dịch và mua sắm.
Phong trào khởi nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt là Thành phố Hồ Chí Minh, đang bùng nổ với hơn 1500 doanh nghiệp trẻ Những doanh nghiệp này cần phát triển thị trường và tìm kiếm đối tác kinh doanh Tuy nhiên, hiện tại có rất ít công ty và trung tâm xúc tiến thương mại đóng vai trò môi giới cho các doanh nghiệp trẻ và nhà sản xuất cung cấp.
Công Ty TNHH Giải Pháp Kinh Doanh S&H tạo cơ hội cho các doanh nghiệp Việt Nam và Hàn Quốc gặp gỡ, hợp tác kinh doanh trong và ngoài nước Để tối ưu hóa hiệu quả phát triển thương mại, mọi khâu từ thu thập thông tin, khảo sát thị trường, tìm kiếm đối tác đến tổ chức B2B Meeting đều phải liên kết chặt chẽ Nhận thức được tầm quan trọng này, đội ngũ nhân viên công ty đã xây dựng quy trình tổ chức triển lãm và hội thảo theo khuôn mẫu nhất định Công ty cũng liên tục cập nhật cơ sở dữ liệu đối tác và khách hàng thông qua cơ chế quản lý nhất quán, nhằm hỗ trợ cho các dự án trong tương lai.
Mục tiêu nghiên cứu
Phân tích quá trình tổ chức hội chợ thương mại tại Việt Nam giúp hiểu rõ hơn về các dịch vụ hỗ trợ mở rộng kinh doanh cho doanh nghiệp Hàn Quốc Qua đó, các doanh nghiệp có thể tận dụng cơ hội giao thương, kết nối với đối tác và mở rộng thị trường tại Việt Nam.
• Phân tích, đánh giá quy trình và hiệu quả tổ chức “Hội chợ thương mại G- Fair HCM 2017”.
• Đe xuất mộtso giải pháp nhằm hoànthiện hơn quy trình tổ chức sự kiệntại Công tyTNHH Giảipháp S&H.
Phương pháp và phạm vi nghiên cứu
- Phương pháp thuthập và xử lý số liệu.
- Phương pháp so sánh dừliệu.
- Phương pháp phântích tổng hợp.
Báo cáo này tập trung vào việc phân tích các yếu tố nội bộ và môi trường bên ngoài, nhằm đề xuất các biện pháp đánh giá hiệu quả tổ chức sự kiện của công ty Từ đó, báo cáo sẽ đưa ra những kiến nghị cụ thể để cải thiện quy trình tổ chức sự kiện.
- Số liệu sừ dụng trong báo cáo thực tập được thu thập trong 2 năm kinh doanh của công ty, cụ thể là năm 2015, 2016.
Báo cáo này tập trung phân tích quy trình tổ chức buổi triển lãm G-FAIR 2017 của công ty, do thực tập chỉ giới hạn trong một khâu của quy trình và kiến
Mô tả vị trí thực tập
• Vị trí thực tập: Marketing Staff
Người hướng dẫn nhận nhiệm vụ từ Giám Đốc Công ty TNHH Giải pháp kinh doanh S&H, đồng thời được hỗ trợ bởi Trợ Lý Giám Đốc và đội ngũ nhân viên Marketing của công ty.
Nhiệm vụ của G-Fair bao gồm thực hiện báo cáo khả sát thị trường (Market Report) và tìm kiếm khách hàng mới Trong quá trình này, G-Fair kiểm tra thông tin khách hàng, gọi điện mời khách tham dự, giám sát việc làm thẻ ra vào cho khách trong suốt sự kiện, tổng hợp và báo cáo số lượng khách tham dự, đồng thời xử lý các tình huống khẩn cấp phát sinh trong quá trình diễn ra hội chợ.
CHƯƠNG 2: TỐNG QUAN VÈ TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KINH DOANH S&H
2.1 Giới thiệu về Công Ty TNHH Giải Pháp Kỉnh Doanh S&H.
Tên đầy đủ: Công ty TNHH Giải Pháp Kinh
Trụ sở: 902 DiamondPlaza, 34 Lê Duẩn, phường
Ben Nghé, Quận 1, TP HồChí Minh.
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn.
Giám đốc: Kim Dong Yeong.
Công ty TNHH Giải Pháp Kinh Doanh S&H, 100% vốn Hàn Quốc, chuyên cung cấp dịch vụ xúc tiến thương mại và tư vấn marketing tại Việt Nam Chúng tôi thực hiện nghiên cứu thị trường, tổ chức hội thảo và kết nối doanh nghiệp giữa Hàn Quốc và Việt Nam Các dịch vụ của S&H bao gồm cả hoạt động xúc tiến thương mại độc lập và chuỗi dịch vụ trọn gói, đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp Hàn Quốc.
• Thực hiện báo cáo khảo sát thịtrường (Market Survey).
• Tìm kiếmkháchhàng cho các doanh nghiệp Hàn Quốc (BuyerMatching).
• Tổ chức sự kiện, hội thảo ở Việt Nam.
• Hỗ trợ doanh nghiệpViệt Nam tham dự sự kiện ở Hàn Quốc và ngược lại.
• Hỗ trợ doanh nghiệp Hàn Quốc trong quá trình nhập khẩu vào Việt Nam.
2.2 Cơ cấu tổ chứccủa công ty.
Sơ đồ2.1: Cơcấu tổ chức công ty S&H
Công ty TNHH Giải Pháp Kinh Doanh S&H hoạt động theo cơ cấu trực tuyến - chức năng, trong đó ban giám đốc quản lý và điều hành trực tiếp các hoạt động kinh doanh mà không cần qua quản trị trung gian Các bộ phận chức năng chịu trách nhiệm quản lý chuyên sâu từng hoạt động và báo cáo trực tiếp cho giám đốc điều hành.
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
Giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc lãnh đạo và điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty Họ có trách nhiệm ban hành các quy định và quy chế, đồng thời đưa ra các quyết định cuối cùng Giám đốc cũng chịu trách nhiệm pháp lý về mọi hoạt động của công ty.
Bộ phận marketing của công ty thực hiện nghiên cứu và khảo sát theo yêu cầu của khách hàng, tổ chức sự kiện và hội thảo để kết nối doanh nghiệp Hàn Quốc với doanh nghiệp Việt Nam Các hoạt động này nhằm tìm kiếm khách hàng và hỗ trợ nhập khẩu, từ đó thúc đẩy nhu cầu sử dụng dịch vụ xúc tiến thương mại và gia tăng doanh thu cho công ty Công ty thường xuyên tuyển dụng từ 5-20 thực tập sinh cho bộ phận này để hỗ trợ nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng và tổ chức sự kiện.
Bộ phận kế toán có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán nhằm quản lý và sử dụng vốn, tài sản của công ty theo quy định của Nhà nước Họ cũng xây dựng kế hoạch tài chính dài hạn và hàng năm phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty Ngoài ra, bộ phận này còn quản lý chi phí cho các hội thảo và sự kiện do công ty tổ chức, nhằm dự trù và báo cáo cho khách hàng sử dụng dịch vụ xúc tiến thương mại.
Bộ phận nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và tổ chức các hoạt động liên quan đến nhân sự và tiếp tân, đồng thời hỗ trợ các bộ phận khác trong chiến lược phát triển dịch vụ và sản phẩm của công ty Ngoài ra, họ còn có trách nhiệm tuyển dụng nhân viên và thực tập sinh cho S&H.
Bộ phận bán hàng của công ty Hàn Quốc chịu trách nhiệm hỗ trợ tiêu thụ các sản phẩm cho khách hàng trong nước Nhân viên bán hàng thực hiện các nhiệm vụ như một nhân viên thông thường, nhưng sản phẩm chủ yếu đến từ các công ty Hàn Quốc, không giới hạn trong một lĩnh vực cụ thể Khi có yêu cầu hoặc đơn hàng, nhân viên sẽ liên lạc với các công ty nội địa để chào bán sản phẩm hiệu quả.
2.3 Khách hàng thân thiết và đối thủ cạnh tranh của công ty S&H.
2.3.1.1 Khách hàng là các doanh nghiệp
Công ty S&H chuyên cung cấp dịch vụ xúc tiến thương mại B2B, phục vụ chủ yếu cho các doanh nghiệp Hàn Quốc và Việt Nam Các hoạt động như khảo sát thị trường, tìm kiếm khách hàng, và tổ chức sự kiện đều hướng đến doanh nghiệp Hàn Quốc có nhu cầu sử dụng dịch vụ Ngược lại, trong các hoạt động ngân hàng và tổ chức sự kiện, đối tượng khách hàng chính là các doanh nghiệp Việt Nam Do đó, từng loại dịch vụ mà công ty cung cấp sẽ có những đối tượng khách hàng riêng biệt Trong số các doanh nghiệp này, Công ty Thương mại Thực phẩm và Nông - Thủy sản Hàn Quốc (aT - Korea Agro - Fisheries & Food Trade Corporation) là một trong những khách hàng thân thiết của S&H, với aT là doanh nghiệp trực thuộc Bộ Nông nghiệp Hàn Quốc và có hơn 20 văn phòng đại diện toàn cầu, trong đó có văn phòng tại quận Nam Từ Liêm, Việt Nam.
Tại Hàn Quốc, aT không chỉ đóng vai trò trong việc nhập khẩu hàng nông sản như ngũ cốc, rau quả để tiêu thụ nội địa mà còn là công cụ giúp Chính phủ ổn định giá thị trường nông - thủy sản Ở Việt Nam, văn phòng đại diện aT cung cấp các sản phẩm như mì gói, snack và nước ép giải khát nhập khẩu từ Hàn Quốc aT đã trở thành đối tác thân thiết của S&H, hàng năm tổ chức các hội chợ ẩm thực lớn với sự tham gia của hàng chục công ty Hàn Quốc.
2.3.1.2 Khách hàng là các hiệp hội doanh nghiệp.
S&H không chỉ phục vụ các doanh nghiệp Việt Nam mà còn hợp tác với nhiều hiệp hội hỗ trợ doanh nghiệp, bao gồm Hiệp hội Doanh nghiệp Việt Nam (VICC), Hiệp hội Doanh nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh (HUBA), Hiệp hội Doanh nghiệp Nhỏ và Vừa Việt Nam (VINASME) và Trung tâm Hỗ trợ Phát triển Doanh nghiệp Vừa và Nhỏ 2 (SMEDEC 2).
Vào năm 2016, Công ty S&H và SMEDEC đã ký kết Biên bản ghi nhớ nhằm thúc đẩy lợi ích chung thông qua hợp tác chặt chẽ trong các lĩnh vực tương đồng, chia sẻ kiến thức và kỹ năng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam Sự hợp tác giữa Việt Nam và Hàn Quốc tập trung vào hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ của cả hai quốc gia, bao gồm nghiên cứu thị trường, tiếp thị, đầu tư, đào tạo kinh doanh, cũng như phát triển và chuyển giao công nghệ, theo các điều khoản đã được quy định trong Biên bản ghi nhớ.
2.3.1.3 Khách hàng là khối Chính phủ - Sở. Đối tượng cuối cùngmàS&H hợp tác làcácbộ, cácsở trựcthuộc ChínhPhủ như Sở Công Thương, SởVăn HóaThông Tin Các tổ chức này sẽ phối hợp với công ty S&H trong việc tổ chức hội chợ, sự kiện, cũng như triển khai các chương trình hợp tác phát triển thương mại, khảo sát, xúc tiến tìm thị trường tiêu thụ sản phẩm hàng hoá tại địaphương Các công ty xúc tiến thương mại phải được các tổ chức này cấp giấyphép thì các hoạt động xúc tiến mới được diễn ra, vì vậy các tổ chức trên có thể được xem là đoi tác, cũng có thể được xem là các khách hàng của công ty, bởi vì đôi khi cácđơn vị này cũng sẽ nhờ S&H hồ trợ họ trong các công việc liên quan đến tổ chức sự kiện giữa hai nước là Hàn Quốc vàViệt Nam do họ tổ chức.
2.3.2 Đối thủ cạnh tranh • Ở Việt Nam, hiện nay córấtnhiềucác công ty tổ chức sự kiên mới thành lập, trong đó có một công ty là đối thủ cạnh tranh chủ yếu của công ty S&H là một tập đoàn cung cấpdịchvụxúctiến thương mạicho cácdoanh nghiệp Hàn Quốc và Việt Nam, đã có văn phòng đại diện tại HàNội, Thành phố Hồ Chí Minh, đó làtập đoàn KOTRA của đại sứ quán Hàn Quốc Theo thông tin được cung cấp thì KOTRA ra đời vào năm 1962 và cho đến nay đã hình thành và phát triển hệ thống các văn phòng ở nước ngoàigồm 126 trungtâmđược gọi là KBC (Trung tâm Thương mại Hàn Quốc) tại 86 quốc gia frên thế giới Có thể nói, KOTRA giữvai trò là người dẫn đường trong hoạt động xúc tiến thương mại và đầu tư của Hàn Quốc, cung cấp các dịch vụ hỗ trợ kinh doanh và đầu tư ở nước ngoài cho các doanh nghiệp nước này Trong xu thế đầu tư của các doanh nghiệp Hàn Quốc vào Việt Nam giatăng đáng kể, K.OTRA đã quyết định thành lập “Trung tâm Hỗ trợ Các Doanh nghiệp Hàn Quốc tại Việt Nam” với chức năng chính là hỗ trợ các nhà đầu tư Hàn Quốc đang hoạt động tại Việt Nam cũng như các doanh nghiệp Hàn Quốc quan tâm đầu tư vào Việt Nam.
2.4 Tổng quanvề tình hình hoạt động của công ty.
Tinh hình hoạt đọng kinh doanh của công ty trong nhũng nám gân đây
Biếu đồ 2.1 Tình hình hoạt độngcủa côngtytrong những năm gần đây
(Nguồn công ty TNHH S&H, 2017, rinh hình hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây)
TỎNG QUAN VÈ TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA CÔNG TY
Cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ2.1: Cơcấu tổ chức công ty S&H
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
Bộ phận marketing thực hiện nghiên cứu và khảo sát theo yêu cầu của khách hàng, tổ chức sự kiện và hội thảo để kết nối doanh nghiệp Hàn Quốc với doanh nghiệp Việt Nam, đồng thời triển khai các hoạt động tìm kiếm khách hàng và hỗ trợ nhập khẩu Mục tiêu là thúc đẩy nhu cầu sử dụng dịch vụ xúc tiến thương mại, từ đó tăng doanh thu cho công ty Công ty thường xuyên tuyển dụng thực tập sinh cho bộ phận này, với số lượng từ 5-20 bạn mỗi đợt, nhằm hỗ trợ nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng và tổ chức sự kiện.
Bộ phận kế toán có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán nhằm quản lý và sử dụng vốn, tài sản của công ty theo quy định của Nhà nước Họ cũng xây dựng kế hoạch tài chính dài hạn và hàng năm phù hợp với kế hoạch kinh doanh Ngoài ra, bộ phận này còn quản lý chi phí cho các hội thảo, sự kiện do công ty tổ chức, đảm bảo dự trù và báo cáo cho khách hàng sử dụng dịch vụ xúc tiến thương mại.
Bộ phận nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và tổ chức các hoạt động liên quan đến nhân sự và tiếp tân, đồng thời hỗ trợ các bộ phận khác trong việc phát triển dịch vụ và sản phẩm của công ty Ngoài ra, họ còn chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân viên và thực tập sinh cho S&H.
Bộ phận bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ tiêu thụ các sản phẩm của công ty Hàn Quốc cho khách hàng nội địa Nhân viên bán hàng thực hiện các nhiệm vụ tương tự như một nhân viên bán hàng thông thường, nhưng sản phẩm chủ yếu đến từ các công ty Hàn Quốc, không giới hạn trong một lĩnh vực cụ thể Khi nhận được yêu cầu hoặc đơn hàng, nhân viên sẽ liên hệ với các công ty nội địa để chào bán sản phẩm hiệu quả.
Khách hàng thân thiết và đối thủ cạnh tranh của công ty S&H
2.3.1.1 Khách hàng là các doanh nghiệp
Công ty S&H chuyên cung cấp dịch vụ xúc tiến thương mại B2B, phục vụ đối tượng khách hàng chính là các doanh nghiệp Hàn Quốc và Việt Nam Các hoạt động xúc tiến thương mại như khảo sát thị trường và tổ chức sự kiện chủ yếu hướng đến doanh nghiệp Hàn Quốc có nhu cầu sử dụng dịch vụ Ngược lại, trong các hoạt động ngân hàng và tổ chức sự kiện, khách hàng chủ yếu là doanh nghiệp Việt Nam Do đó, từng loại dịch vụ sẽ có những đối tượng khách hàng riêng biệt Trong số đó, Công ty Thương mại Thực phẩm và Nông - Thủy sản Hàn Quốc (aT - Korea Agro - Fisheries & Food Trade Corporation) là một trong những khách hàng thân thiết của S&H, với văn phòng đại diện tại quận Nam Từ Liêm, Việt Nam.
Tại Hàn Quốc, aT không chỉ đảm nhận vai trò nhập khẩu hàng nông sản như ngũ cốc, lúa gạo và rau quả để tiêu thụ trong nước mà còn là công cụ hỗ trợ Chính phủ trong việc ổn định giá thị trường nông - thủy sản Tại Việt Nam, văn phòng đại diện aT cung cấp các sản phẩm như mì gói, snack và nước ép giải khát nhập khẩu từ Hàn Quốc aT đã trở thành đối tác thân thiết của S&H, hàng năm, hai bên hợp tác tổ chức các hội chợ ẩm thực lớn với sự tham gia của hàng chục công ty Hàn Quốc.
2.3.1.2 Khách hàng là các hiệp hội doanh nghiệp.
S&H không chỉ phục vụ các doanh nghiệp Việt Nam mà còn hợp tác với nhiều hiệp hội hỗ trợ doanh nghiệp như Hiệp hội Doanh nghiệp Việt Nam (VICC), Hiệp hội Doanh nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh (HUBA), Hiệp hội Doanh nghiệp Nhỏ và Vừa Việt Nam (VINASME), và gần đây nhất là Trung tâm Hỗ trợ Phát triển Doanh nghiệp Nhỏ và Vừa 2 (SMEDEC 2).
Vào năm 2016, Công ty S&H và SMEDEC đã ký kết Biên bản ghi nhớ nhằm thúc đẩy lợi ích chung thông qua hợp tác chặt chẽ trong các lĩnh vực tương đồng Hai tổ chức cam kết chia sẻ kiến thức và kỹ năng để hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam Sự hợp tác giữa Việt Nam và Hàn Quốc tập trung vào nhiều lĩnh vực như nghiên cứu thị trường, tiếp thị, đầu tư, đào tạo kinh doanh, và phát triển công nghệ, theo các điều khoản đã được quy định trong Biên bản ghi nhớ.
2.3.1.3 Khách hàng là khối Chính phủ - Sở. Đối tượng cuối cùngmàS&H hợp tác làcácbộ, cácsở trựcthuộc ChínhPhủ như Sở Công Thương, SởVăn HóaThông Tin Các tổ chức này sẽ phối hợp với công ty S&H trong việc tổ chức hội chợ, sự kiện, cũng như triển khai các chương trình hợp tác phát triển thương mại, khảo sát, xúc tiến tìm thị trường tiêu thụ sản phẩm hàng hoá tại địaphương Các công ty xúc tiến thương mại phải được các tổ chức này cấp giấyphép thì các hoạt động xúc tiến mới được diễn ra, vì vậy các tổ chức trên có thể được xem là đoi tác, cũng có thể được xem là các khách hàng của công ty, bởi vì đôi khi cácđơn vị này cũng sẽ nhờ S&H hồ trợ họ trong các công việc liên quan đến tổ chức sự kiện giữa hai nước là Hàn Quốc vàViệt Nam do họ tổ chức.
2.3.2 Đối thủ cạnh tranh • Ở Việt Nam, hiện nay córấtnhiềucác công ty tổ chức sự kiên mới thành lập, trong đó có một công ty là đối thủ cạnh tranh chủ yếu của công ty S&H là một tập đoàn cung cấpdịchvụxúctiến thương mạicho cácdoanh nghiệp Hàn Quốc và Việt Nam, đã có văn phòng đại diện tại HàNội, Thành phố Hồ Chí Minh, đó làtập đoàn KOTRA của đại sứ quán Hàn Quốc Theo thông tin được cung cấp thì KOTRA ra đời vào năm 1962 và cho đến nay đã hình thành và phát triển hệ thống các văn phòng ở nước ngoàigồm 126 trungtâmđược gọi là KBC (Trung tâm Thương mại Hàn Quốc) tại 86 quốc gia frên thế giới Có thể nói, KOTRA giữvai trò là người dẫn đường trong hoạt động xúc tiến thương mại và đầu tư của Hàn Quốc, cung cấp các dịch vụ hỗ trợ kinh doanh và đầu tư ở nước ngoài cho các doanh nghiệp nước này Trong xu thế đầu tư của các doanh nghiệp Hàn Quốc vào Việt Nam giatăng đáng kể, K.OTRA đã quyết định thành lập “Trung tâm Hỗ trợ Các Doanh nghiệp Hàn Quốc tại Việt Nam” với chức năng chính là hỗ trợ các nhà đầu tư Hàn Quốc đang hoạt động tại Việt Nam cũng như các doanh nghiệp Hàn Quốc quan tâm đầu tư vào Việt Nam.
Tổng quan về tình hình hoạt động của công ty
Tinh hình hoạt đọng kinh doanh của công ty trong nhũng nám gân đây
Biếu đồ 2.1 Tình hình hoạt độngcủa côngtytrong những năm gần đây
(Nguồn công ty TNHH S&H, 2017, rinh hình hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây)
Biểu đồ cho thấy công ty SH đang phát triển mạnh mẽ về doanh thu, chi phí, lợi nhuận trước và sau thuế Từ năm 2014 đến 2015, doanh thu của công ty tăng rõ rệt, đạt 4,015 triệu đô, tương ứng với mức tăng 33,3%.
Năm 2016, doanh thu của công ty đạt 6,777 triệu đô, tăng 73,3% so với năm trước, cho thấy sự tăng trưởng mạnh mẽ và dự báo doanh thu năm 2017 sẽ vượt mức năm 2014 Hoạt động hợp tác giữa Hàn Quốc và Việt Nam ngày càng phát triển, dẫn đến nhu cầu tham gia hội thảo xúc tiến thương mại tăng cao Cụ thể, công ty tổ chức 17 sự kiện năm 2014, 22 sự kiện năm 2015, và 28 sự kiện năm 2016 Doanh thu tăng kéo theo chi phí sự kiện cũng gia tăng, với chi phí từ năm 2014 đến 2015 tăng 3,157 triệu đô (31,9%) và từ năm 2015 đến 2016 tăng 6,220 triệu đô (70,2%) Sự gia tăng số lượng hội thảo đã khiến công ty phát sinh nhiều chi phí khác như in ấn và tuyển dụng nhân viên tạm thời.
Lợi nhuận trước thuế và lợi nhuận sau thuế của công ty cho thấy hiệu quả trong chính sách chi tiêu, mặc dù chi phí tăng trưởng theo biểu đồ Công ty vẫn đạt được lợi nhuận đủ để duy trì hoạt động kinh doanh bền vững.
Trong năm năm hoạt động tại thị trường Việt Nam, công ty đã ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ về doanh thu, chi phí và lợi nhuận Hiện tại, công ty đang trong giai đoạn phát triển tích cực Tuy nhiên, trong thời gian tới, xu hướng tăng trưởng dự kiến sẽ trở nên ổn định hơn.
Biểuđồ 2.2: Tình hình tổ chức sự kiện của công tyS&H,2014-2016 - ĐVT: cái
Biểu đồ 2.3: Tình hình thực hiện báo cáo Market Survey, Buyer Matching của S&H, 2014-2016 -ĐVT: bản
Công ty TNHH Giải Pháp Kinh Doanh S&H đã ghi nhận sự tăng trưởng ổn định trong ba loại hình dịch vụ chủ yếu trong giai đoạn 2014-2016, đặc biệt từ năm 2015-2016, nhờ vào sự gia tăng số lượng sự kiện Sự phát triển này không chỉ thúc đẩy các dịch vụ đi kèm như Market Survey và Buyer Matching mà còn đến từ các dịch vụ riêng lẻ dành cho doanh nghiệp Hàn Quốc Đối với S&H, việc tổ chức hội thảo và hội chợ thương mại là ưu tiên hàng đầu, tạo cơ hội cho các doanh nghiệp gặp gỡ, chia sẻ kinh nghiệm và giao lưu với khách hàng, đối tác Hơn nữa, tổ chức sự kiện thành công không chỉ quảng bá hình ảnh công ty mà còn là nền tảng cho sự phát triển lợi nhuận trong tương lai.
Hằng năm vào cuối tháng 11, công ty S&H tổ chức sự kiện thương mại lớn mang tên "G-Fair Hồ Chí Minh", thu hút nhiều doanh nghiệp từ Hàn Quốc và Việt Nam Sự kiện này là chương trình thường niên được phối hợp giữa S&H và một công ty Hàn Quốc Năm 2016, hội chợ diễn ra tại Gem Center với sự tham gia của 80 doanh nghiệp Hàn Quốc và hàng trăm doanh nghiệp Việt Nam Trước sự kiện, vào tháng 10, khối lượng công việc tăng lên đáng kể, minh chứng qua số liệu cho thấy tháng trước hội chợ có sự gia tăng công việc rõ rệt Trung bình, S&H thực hiện từ 30-40 bản Market Survey cho một hội thảo, 90-120 bản cho hội chợ và 5-20 bản cho các công ty riêng lẻ.
Trong 40 bản khảo sát thị trường được thực hiện, chỉ khoảng 10-15 công ty sẽ được S&H chọn để tiếp tục thực hiện Buyer Matching Tương tự, trong hội chợ G-Fair, sẽ có từ 60-80 doanh nghiệp được lọc ra, trong khi các công ty riêng lẻ sẽ có khoảng 10-15 bản khảo sát mỗi tháng.
Tình hình nhân sự
Bảng 2.1 Cơ cấu nhân sự của Côngty TNHHGiải Pháp Kỉnh Doanh giai đoạn
(Nguồn: Bộ phận Nhân Sự công ty, 2017)
Tính đến tháng 9 năm 2017, Công ty TNHH Giải Pháp Kinh Doanh S&H có 13 cán bộ, bao gồm 1 Giám đốc, 1 Trợ lý Giám đốc, 5 nhân viên Marketing, 1 nhân viên Kế toán, 1 nhân viên Nhân sự và 4 nhân viên Bộ phận Kinh doanh.
Bảng 2.1 cho thấy cơ cấu nhân sự của Công ty TNHH Giải Pháp Kinh Doanh S&H từ năm 2014 đến giữa năm 2017, trong đó số lượng cán bộ nữ chiếm ưu thế so với nam Đồng thời, số lượng nhân viên ngày càng tăng, phản ánh khối lượng công việc và quy mô hoạt động của công ty đang phát triển Tất cả nhân viên đều tốt nghiệp đại học hoặc cao đẳng, được trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện tốt công việc trong môi trường kết hợp văn hóa Việt Nam - Hàn Quốc.
Cán bộ nữ tại công ty chiếm ưu thế so với cán bộ nam, đặc biệt tập trung ở bộ phận Marketing Hoạt động Marketing của công ty chủ yếu liên quan đến nghiên cứu và tìm kiếm, đòi hỏi sự tỉ mỉ và cẩn thận cao.
Công ty sở hữu đội ngũ cán bộ trẻ, năng động và thích nghi tốt với môi trường tổ chức sự kiện, đồng thời vẫn có những nhân viên dày dạn kinh nghiệm Sự kết hợp giữa sức trẻ và nhiệt huyết của nhân viên trẻ với kinh nghiệm của những nhân viên lâu năm giúp công ty hoạt động một cách chuyên nghiệp và linh hoạt trước những biến đổi của thị trường Công ty thường xuyên tổ chức các hội thảo tại TP Hồ Chí Minh và Hà Nội, với đội ngũ nhân viên trẻ đảm bảo sức khỏe tốt để đối phó với áp lực công việc Tính chất và số lượng hội thảo đa dạng, phù hợp với nhân viên trẻ, giúp công việc luôn mới mẻ và không nhàm chán.
Nhân viên công ty cần có kiến thức nền tảng vững vàng, bao gồm kỹ năng tin học văn phòng, làm việc nhóm, làm việc cá nhân và đặc biệt là ngoại ngữ Với Giám đốc đến từ Hàn Quốc, yêu cầu tiên quyết khi ứng tuyển là khả năng sử dụng tiếng Anh, bên cạnh đó, một số nhân viên cũng cần có khả năng giao tiếp bằng tiếng Hàn Quốc.
Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động và có năng lực, làm việc hiệu quả trong môi trường áp lực, đặc biệt trong các hội thảo tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh Tuy nhiên, sự khác biệt trong môi trường làm việc giữa Việt Nam và Hàn Quốc đôi khi gây ra mâu thuẫn và bất đồng ý kiến giữa cấp trên và nhân viên.
Đội ngũ nhân viên hiện tại của công ty rất hợp lý, với kiến thức nền tảng vững vàng và năng lực nổi trội phù hợp với lĩnh vực tổ chức sự kiện Nhân viên trẻ, năng động đang góp phần nâng cao vị thế của công ty trên thị trường Việt Nam Họ không chỉ có tinh thần kỷ luật cao mà còn siêng năng học hỏi, tìm tòi kiến thức mới để áp dụng vào công việc.
PHÂN TÍCH QUÁ TRÌNH HÔ TRỢ CÁC DOANH NGHIỆP HÀN QUỐC TẠI VIỆT NAM THÔNG QUA VIỆC TỒ CHỨC HỘI CHỢ THƯƠNG MẠI G-FAIR HCM 2017 TẠI CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP
Định nghĩa hội chợ thương mại
Hội chợ là sự kiện quan trọng cho các công ty trong ngành, giúp quảng bá sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu Đây là nơi trưng bày hàng hóa và dịch vụ từ nhiều doanh nghiệp, tạo cơ hội gặp gỡ giữa người mua và người bán, cũng như ký kết hợp đồng Hội chợ còn là dịp để trao đổi kinh nghiệm, chuyển giao công nghệ và xúc tiến đầu tư, hợp tác kinh tế giữa các doanh nghiệp, địa phương và quốc gia.
Tổ chức sự kiện xúc tiến thương mại là hoạt động quan trọng của công ty SH, bao gồm việc chuẩn bị địa điểm và gửi thư mời đến các doanh nghiệp Việt Nam Công ty thực hiện hai loại sự kiện chính: hội chợ và hội thảo Hội chợ yêu cầu số lượng người tham gia lớn hơn và có quy mô rộng hơn so với hội thảo Trong hội chợ, các doanh nghiệp Hàn Quốc từ nhiều ngành nghề như dược phẩm, mỹ phẩm, cơ khí sẽ giới thiệu sản phẩm cho các công ty Việt Nam Ngược lại, hội thảo tập trung vào việc lựa chọn những doanh nghiệp phù hợp với tiêu chí cụ thể, không cần số lượng tham gia đông đảo.
Hàn Quốc có tiêu chí phù hợp và tiêu chuẩn sản phẩm rõ ràng, giúp chọn ra các công ty Việt Nam tiềm năng hợp tác Dù là hình thức sự kiện nào, nhân viên marketing sẽ thực hiện các công việc tương tự từ khâu chuẩn bị đến quá trình tổ chức.
❖ Mụctiêu củatổ chức hội chợ:
Mục tiêu của tổ chức sự kiện là kết nối các doanh nghiệp từ hai bên, thúc đẩy thương mại giữa hai nước Một sự kiện thành công cần có sự tham gia đầy đủ của doanh nghiệp và ký kết hợp đồng hợp tác Công ty S&H đóng vai trò cầu nối, giúp các doanh nghiệp tìm hiểu lẫn nhau, giới thiệu sản phẩm, và chia sẻ công nghệ mới, từ đó mở rộng cơ hội hợp tác quốc tế.
Tổ chức sự kiện là một quá trình tốn thời gian, thường kéo dài từ 1 đến 2 tháng Nhân viên marketing sẽ được phân công nhiệm vụ cụ thể để thực hiện các bước theo kế hoạch Trong giai đoạn tìm hiểu và phân loại sản phẩm, các thành viên sẽ làm việc tại văn phòng trên máy tính cá nhân Tuy nhiên, trong giai đoạn liên lạc với doanh nghiệp, một số nhân viên sẽ cần đến trực tiếp văn phòng của các doanh nghiệp để mời tham gia, trong khi những doanh nghiệp khác chỉ yêu cầu gửi email hoặc gọi điện Quy trình tổ chức sự kiện không chỉ diễn ra trong văn phòng mà còn mở rộng ra bên ngoài để đảm bảo hiệu quả.
3.2 Quan hệ giữa Hàn Quốc và Việt Nam.
Sau 6 nămnâng cấp quan hệ lên thành "Đối tác Hợp tác Chiếnlược," ữong năm2015, quanhệViệt Nam-HànQuốc tiếp tục được mởrộngvà đi vào chiều sâu thực chất, hai nước ngày càng trở thành những đoi tác quan trọng của nhau trên nhiều lĩnh vực, đặc biệt là về hợp tác kinh tế song phương. Đặc biệt, năm 2015 là một năm rất thành công của quan hệ ViệtNam-Hàn Quốc Trên nền tảng quan hệ chính trị tốt đẹp, bước đột phá và là điểm sáng nhất trong quan hệ hainước trong năm 2015 là lình vực hợp táckinh tế Với một loạt các dự án lớn của HànQuốc đầu tư vào ViệtNam, tong so vonđầu tư trực tiếp của Hàn Quốc vào Việt Nam tínhđến cuối năm 2015 đãđạt gần 50 tỷ USD. Điểm sáng thứ hailà thương mại giữa hai nước tănglênnhanhchóng Trong bối cảnh thương mại toàn cầu nói chung và của Hàn Quốc nói riêng đi xuống, kim ngạch thương mại giữa Việt Nam và Hàn Quốc lại tăng lên Năm 2015, tổng kim ngạch thưcmg mại song phưcmg giữa hai nước đã đạt 36 tỷ USD, tăng 23% so với năm 2014. Điểm sáng thứ ba là hai bên đã phê chuẩn Hiệp định Thưcmg mại Tự do (FTA) song phương Việt Nam - Hàn Quốc vào ngày 20/12/2015 vừa qua Đây sẽ là cột mốc mở ra một thời kỳ phát triển mới trong quan hệ hợp tác kinh tế giữa hai nước Các lĩnh vực hợp tác khác cũng có bước phát triển hơn, ngoài các lĩnh vực kinh tế, thương mại, đầu tư, họp tác về du lịch, văn hóa, lao động cũng đạt được nhữngthành tựu nhất định
Việt Nam đã tham gia Hiệp định Đối tác Xuyên Thái Bình Dương (TPP), trong khi Hàn Quốc chưa gia nhập Điều này đã thúc đẩy các doanh nghiệp Hàn Quốc tăng cường đầu tư vào Việt Nam nhằm tận dụng cơ hội xuất khẩu hàng hóa sang các nước thứ ba thuộc TPP Sự chuyển mình này hứa hẹn sẽ mang đến một làn sóng đầu tư mới vào Việt Nam trong thời gian tới.
Sau hơn 27 năm đầu tư vào Việt Nam, Hàn Quốc đã trở thành nhà đầu tư nước ngoài lớn nhất về số lượng và dự án Từ tháng 10/2014, Hàn Quốc dẫn đầu trong các quốc gia đầu tư vào Việt Nam Đến tháng 4/2016, tổng vốn đầu tư của Hàn Quốc vào Việt Nam đã vượt 48 tỷ USD với 5.213 dự án.
Nhằm nâng kim ngạch thương mại giữa Việt Nam và Hàn Quốc lên 70 tỷ USD vào năm 2020, hoạt động xúc tiến thương mại giữa hai nước sẽ tiếp tục phát triển mạnh mẽ trong thời gian tới với nhiều bước tiến vững chắc hơn.
Quy trình tổ chức hội chợ thương mại G-Fair HCM 2017
3.3.1 Giới thiệu tổng quan về “G-Faừ HCM 2017”
G-Fair Hồ Chí Minh 2017 là hội chợ triển lãm Hàn Quốc đượctổ chức lần thứ hai tạiGem Center Việt Nam Triển lãm đượctổ chức nhằm mục tiêu hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại tỉnh Gyeong Gi Hàn Quốc tìm kiếm đối tác là các doanhnghiệpViệt Nam,tạomột môi trường giao lưu trao đổi giữa cácdoanh nghiệp hai nước, từ đó góp phần thúc đẩyhoạt động thương mại songphương Với nhiều lần được tổ chức tại các quốc gia khác nhau (Ấn Độ, Malaysia, ), G-Fair đã trở thành một địa điểm tin cậycủa các doanh nghiệp Hàn Quốc và của bất cứ quốc gia nào mànóđặt chân đến G-Fair HCM 2017 chủyếutậptrungvào khách hàng doanh nghiệp, tập trung sắpxếp nhữngcuộc họp trực tiếp giữa doanh nghiệp Hàn Quốcvà Việt Nam.
G-Faừ HCM 2017 mang đến thị trường Việt Nam nhiều mặt hàng thuộc các ngành nghề kinhdoanh khác nhau bao gồm: điện tử và đồ điện gia dụng, hàng tiêu dùng và thực phẩm, máy móc và vật liệu công nghiệp, sức khỏe và sắc đẹp Được tổ chức tại Trung tâmHội nghị Triển lãm Gem-Center vào hai ngày 28 và 29 tháng 11 năm 2017 với sự tham giacủa 100 gianhàng thuộc 100 công tyHàn Ọuổc, G-Fair HCM 2017 hi vọng có the mang đến những giá trị nhất định cho các doanh nghiệp Hàn Quốc và ViệtNam.
Hình 3.1 Bên trongcác gian hàng triển lãm.
Bước 1: Nhậnyêu cầu từkhách hàng Hàn Quốc.
Bộ phận kinh doanh của Công ty TNHH Giải pháp kinh doanh S&H chủ động gửi email giới thiệu dịch vụ đến các doanh nghiệp và nhà sản xuất Hàn Quốc, cũng như thông qua các doanh nghiệp trung gian tại Hàn Quốc Đối với các hoạt động hội chợ triển lãm lớn, giám đốc công ty sẽ gửi thư mời đến các doanh nghiệp Hàn Quốc thông qua các tổ chức thuộc Chính phủ Hàn Quốc, thường là qua lãnh sự quán Hàn Quốc tại Việt Nam.
Các doanh nghiệp Hàn Quốc sẽ chủ động liên hệ với S&H để hợp tác, với hai hình thức tiếp nhận yêu cầu Thứ nhất, công ty Hàn Quốc có thể trực tiếp gửi yêu cầu và trao đổi thông tin với S&H Thứ hai, họ có thể thông qua một tổ chức trung gian tại Hàn Quốc, có thể là tổ chức chính phủ hoặc tư nhân, và tổ chức này sẽ làm việc với S&H Trong trường hợp thứ hai, S&H sẽ đóng vai trò là nhà cung cấp dịch vụ cho tổ chức trung gian, nghĩa là mọi yêu cầu hợp tác và liên quan đến hội thảo B2B hoặc triển lãm sẽ được xử lý thông qua tổ chức trung gian, và S&H sẽ chỉ làm việc trực tiếp với doanh nghiệp Hàn Quốc trong thời gian diễn ra hội thảo.
Các đối tác Hàn Quốc khi gửi yêu cầu cho S&H sẽ trình bày kế hoạch, dữ liệu và thống kê họ quan tâm, đồng thời yêu cầu S&H cung cấp báo cáo nghiên cứu thị trường Việt Nam liên quan đến sản phẩm mà công ty Hàn Quốc dự định xúc tiến Mặc dù giám đốc trực tiếp thảo luận và thương lượng với đối tác Hàn Quốc, nhưng Bộ phận kinh doanh của S&H là nơi tiếp nhận email từ khách hàng và chuyển yêu cầu cho bộ phận Marketing để tiến hành điều tra và nghiên cứu thị trường.
Bước 2 trong quy trình tổ chức hội chợ là tìm kiếm cơ sở dữ liệu khách hàng, nhiệm vụ chủ yếu của bộ phận Marketing tại công ty S&H Để khởi động dự án, đội ngũ Marketing cần xác định và thu hút khách hàng cho hội chợ G-Fair, một sự kiện lớn với sự tham gia của 100 doanh nghiệp Hàn Quốc Mục tiêu là tìm kiếm 10.000 công ty, tập trung chủ yếu tại Thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận, nhằm đảm bảo số lượng khách hàng tham dự và tăng cường cơ hội thành công cho hội chợ.
Mỗi nhân viên marketing trong công ty sẽ là team leader phụ trách từ 3-6 thực tập sinh theo phân công của trợ lý Giám đốc Các thực tập sinh cần tìm kiếm khách hàng mới với sản phẩm phù hợp cho công ty Hàn Quốc, bao gồm thông tin công ty, năm thành lập, số điện thoại, và thông tin liên lạc của người liên hệ Để thuận tiện cho việc liên hệ sau này, nhân viên marketing phải hiểu rõ sản phẩm mình quản lý nhằm tìm được những công ty phù hợp, tránh liên hệ sai và gây lãng phí thời gian Để làm được điều này, một nhân viên marketing cần phải
• Hiểu rõ sản phẩm mà mình đang phụ trách.
• Nghiên cứu thị trường của sản phẩmnày tại Việt Nam.
• Xác định phân khúc thị trường phù hợp nhằm nâng cao khả năng tham dự của khách hàng.
Để nâng cao khả năng hợp tác giữa doanh nghiệp Việt Nam và Hàn Quốc, việc xác định đúng đối tượng khách hàng, đặc biệt là các doanh nghiệp, là rất quan trọng Danh sách khách hàng, hay còn gọi là Wish List, thường được gửi từ Hàn Quốc và bao gồm các doanh nghiệp Việt Nam đã từng hợp tác hoặc mong muốn gặp gỡ tại hội chợ thương mại Nhân viên marketing cần tìm kiếm thông tin như địa chỉ, số điện thoại, và người liên hệ để thuận tiện mời họ tham dự hội chợ Qua việc này, nhân viên marketing có thể hiểu rõ hơn về ngành nghề và sản phẩm mà các doanh nghiệp quan tâm, từ đó hỗ trợ hiệu quả cho việc liên lạc sau này.
Nhược điểm của bước này là cần nhiều thời gian để tìm kiếm và tìm hiểu về một công ty, điều này có thể làm mất thời gian quý báu của nhân viên marketing, trong khi họ có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ khác.
Bước 3: Liên hệ mời khách hàng tham dự.
Trước khi tiếp xúc với khách hàng, các thực tập sinh sẽ được phân chia thành 7 nhóm khác nhau nhằm thuận tiện cho việc quản lý và tạo điều kiện cho các nhóm cạnh tranh.
Nhân viên marketing trong nhóm 1-5 sẽ phụ trách khoảng 4-5 công ty trong tổng số 100 công ty Hàn Quốc tham gia hội chợ Họ cũng được giao nhiệm vụ quản lý một phần cơ sở dữ liệu khách hàng, được phân loại theo các ngành hàng khác nhau, liên quan đến công ty mà họ đang phụ trách.
Nhóm 6 sẽ đảm nhận các nhiệm vụ nhỏ như dịch văn bản và báo giá cho các công việc hỗ trợ quảng cáo tại hội chợ thương mại Ngoài ra, nhóm cũng có trách nhiệm nhận danh sách từ Hàn Quốc và danh sách khách hàng đã và đang hợp tác với công ty, nhằm liên lạc và mời họ tham dự hội chợ.
• Nhóm 7: Những nhân viên trong nhóm này sẽ là những nhân viên thiết kế background, poster, thiệpmời, Họ sẽ thiết kế dưới sự giámsát của Giám Đốc công ty.
Biêu đô3.1: Mô hình chianhóm bộphận Marketing
Sau khi chia nhóm, nhân viên sẽ gửi email thông tin về hội chợ và thư mời tham dự đến khách hàng phụ trách Ngày tiếp theo, họ sẽ gọi điện trực tiếp để mời khách hàng tham gia B2B meeting với các doanh nghiệp Hàn Quốc hoặc tham quan các gian hàng Để tham dự hội chợ G-Fair HCM 2016, khách hàng doanh nghiệp có thể đăng ký qua hai phương pháp: đăng ký trực tiếp với nhân viên marketing khi nhận cuộc gọi hoặc đăng ký trực tuyến trên website của chương trình.
Gọi điện đến văn phòng của công ty
Mỗi ngày, sau khi gọi điện mời khách hàng, nhân viên Marketing cập nhật tình hình vào cơ sở dữ liệu và gửi thông tin cho người quản lý Người quản lý sẽ tổng hợp thông tin từ 6 nhóm marketing, thống kê số lượng công ty đã gọi điện, phân loại công ty đồng ý tham gia, từ chối hoặc đang cân nhắc Thông tin này sau đó được chuyển cho Giám Đốc, người sẽ đưa ra các yêu cầu khác nhau tùy thuộc vào tình hình.
Toàn bộ cơ sở dữliệukháchhàng của G-Fair HCM 2017 được chia làm 6 danh sách khácnhau:
- Old-Buyer List: bao gồm những công ty đã tham dự những chương trình trước đây do công tytổ chức.
- New BuyerList: bao gồmnhững công tymàđội ngũ Marketing đã tìm kiếm được trong giai đoạn đau của dự án.
- ExtraBuyerList: bao gồm những công ty được tìm kiếm bổ sung trong quá trình liên hệ với khách hàng.
- Wish List: bao gồm nhữngkhách hàng doanh nghiệpViệtNammàcác công ty Hàn Quốc muốn gặp mặt, trao đổi trong ngày diễn ra hội chợ.
- Marketing Report BuyerList: bao gồm những công ty gọi điện trực tiếp đến văn phòng để đăng kí tham dự saukhi biết được thông tin về hội chợ G-Fair.
Danh sách UncertainBuyer bao gồm các công ty hoạt động trong những ngành nghề không có mặt tại G-Fair HCM 2017 Một trong những lợi thế của việc gọi điện mời khách hàng là giúp họ nhận thức rõ hơn về hội chợ G-Fair HCM 2017.
Nhượcđiểm: Nhưng khi bộphận marketing gọi điện quá nhiều sẽkhiến cho khách hàng cảm thấy khó chịu.
Bước 4: Tổng hợp thôngtin những khách hàng xác nhậntham dự.
Sau khoảng thời gian 3 tuần tập trung gọi điện thoại cho khách hàng, bộ phận tổng hợp đã nhận được khoảng 1800 lượt đăng kí tham dự hội chợ G-Fair
MỘT SÓ GIẢI PHÁP NHẮM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG TÔ CHỨC HỘI CHỢ THƯƠNG MẠI TẠI CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KINH
Những tồn tại và khó khăn của công ty
Trong những năm qua, Công ty đã đạt được nhiều thành tựu nổi bật trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đặc biệt là việc tổ chức các hội thảo và B2B meeting hỗ trợ doanh nghiệp Hàn Quốc mở rộng thị trường tại Việt Nam Tuy nhiên, bên cạnh những thành công này, công ty cũng gặp phải một số khó khăn Việc áp dụng mô hình SWOT sẽ giúp hiểu rõ hơn về những thách thức và tồn tại mà công ty đang đối mặt.
Phân tích mô hình SWOT
Các thành viên trong Ban lãnh đạo đều có trình độ chuyên môn cao, năng lực và phẩm chất tốt, được đào tạo bài bản trong lĩnh vực phụ trách Họ có nhiều năm kinh nghiệm trong việc quản lý và điều hành các hoạt động tại công ty.
Hoạt động kinh doanh này dễ thực hiện và không yêu cầu vốn lớn như các công ty sản xuất Tuy nhiên, cần biết cách quản lý và xoay vòng vốn để đảm bảo đủ tài chính cho các buổi hội thảo và hội chợ diễn ra suôn sẻ.
Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên trẻ, chuyên nghiệp và năng động, luôn sẵn sàng tư vấn và đáp ứng nhu cầu của khách hàng Nhờ vào sự tận tâm này, công ty đã nhanh chóng được nhiều người biết đến trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, không chỉ trong nước mà còn tại Hàn Quốc.
Công ty duy trì mối quan hệ bền vững và tốt đẹp với các đối tác kinh doanh, điều này giúp mọi sự kiện tổ chức diễn ra một cách trọn vẹn và thành công.
Mặc dù công ty đã đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, nhưng vẫn còn thiếu sót, đặc biệt là về mạng và điện thoại, không đáp ứng đủ nhu cầu khi tuyển dụng hơn 20 thực tập sinh Điều này đã dẫn đến sự trì hoãn trong một số công việc cần thiết cho quá trình chuẩn bị hội chợ thương mại.
Hoạt động quản trị marketing chủ yếu dựa vào nỗ lực của bộ phận marketing trong việc tìm kiếm khách hàng và quảng bá thương hiệu Tuy nhiên, vẫn chưa có sự hỗ trợ đầy đủ từ các hoạt động marketing như quảng cáo, khuyến mãi và chiêu thị, điều này cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả.
Công ty mới thành lập khoảng 3 năm với nguồn vốn hạn chế, vì vậy quy mô hiện tại của công ty vẫn còn nhỏ so với các đối thủ trong cùng ngành.
• Những nhân viên của công ty hầu hết đều còn trẻ nênchưa đủ bề dày kinh nghiệm.
Công ty hiện chưa có bộ phận thiết kế, điều này gây khó khăn cho quá trình tổ chức Hội chợ thương mại G-Fair HCM 2017 Các công việc thiết kế như poster, popup và background đều cần được thực hiện, nhưng công ty thiếu nhân lực chuyên trách cho nhiệm vụ này.
Hoạt động kinh doanh dịch vụ xúc tiến thương mại được Nhà nước khuyến khích phát triển, mang lại nhiều cơ hội cho các công ty trong việc mở rộng và phát triển kinh doanh.
Hoạt động xuất nhập khẩu đang phát triển mạnh mẽ trong bối cảnh hội nhập kinh tế hiện nay Một trong những phương thức phổ biến để nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam là tổ chức hội chợ, nhằm thúc đẩy thương mại giữa Hàn Quốc và Việt Nam Do đó, hoạt động kinh doanh của các công ty trở nên ổn định, với các buổi hội thảo được tổ chức đều đặn quanh năm.
• Quá trình hội nhập đang phát triển.
Người tiêu dùng Việt Nam ngày càng ưa chuộng sản phẩm Hàn Quốc, do đó việc tổ chức các hội chợ triển lãm không chỉ thúc đẩy tình hình kinh doanh của các công ty mà còn tạo cơ hội cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hàn Quốc xuất khẩu hàng hóa ra thị trường quốc tế.
Hiện nay, có nhiều công ty tổ chức sự kiện tại Việt Nam, trong đó Kotra là một cái tên quen thuộc với hầu hết doanh nghiệp Điều này tạo ra thách thức lớn cho hoạt động kinh doanh của công ty trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gia tăng.
Công ty đang đối mặt với thách thức về nguồn vốn và cảm giác nhàm chán từ các buổi hội thảo quá nghiêm túc, điều này ảnh hưởng đến sự tham gia của nhiều doanh nghiệp.
Ma trận TOWS của Công Ty TNHH Giải Pháp Kinh Doanh S&H ĐIÊM MẠNH s1 cho thấy rằng các thành viên trong Ban lãnh đạo đều có trình độ, năng lực và phẩm chất cao, được đào tạo đầy đủ về chuyên môn và am hiểu sâu sắc về lĩnh vực phụ trách, mặc dù vẫn còn một số điểm yếu cần khắc phục.
Đóng góp những đề xuất khắc phục
Để đảm bảo sự phát triển bền vững và doanh thu kịp thời, các doanh nghiệp cần tăng cường đầu tư vào nghiên cứu và khảo sát thị trường trước khi sản xuất và tiêu thụ sản phẩm Việc này giúp họ đánh giá tiềm năng thị trường, lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả và đưa ra các biện pháp điều chỉnh sản phẩm, dịch vụ Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần có chiến lược duy trì thị trường cũ và phát triển thị trường mới, đặc biệt trong bối cảnh Việt Nam tham gia Cộng đồng kinh tế ASEAN (AEC), mở ra cơ hội tiếp cận các thị trường tiềm năng như Mumbai, Kuala Lumpur và Thượng Hải Theo nghiên cứu của Nielsen, sự tăng trưởng dân số mạnh mẽ nhất tại Đông Nam Á sẽ diễn ra ở các thành phố có từ 1 triệu đến 5 triệu dân, điều này càng làm nổi bật tầm quan trọng của việc nắm bắt xu hướng thị trường cho các doanh nghiệp.
Theo báo cáo của Nielsen năm 2015, khu vực Đông Nam Á có từ 1 triệu đến 5 triệu người sẽ là những thị trường quan trọng, nơi tập trung các thành phần nhân khẩu học có tiềm năng và tầng lớp trung lưu mới nổi Do đó, Công ty TNHH Giải Pháp Kinh Doanh S&H nên tăng cường đầu tư vào nghiên cứu và khảo sát thị trường, hợp tác với Nielsen Việt Nam để khảo sát tại các thành phố dưới 5 triệu dân ở Việt Nam như Hải Phòng, Đà Nẵng, Nha Trang, cũng như các thành phố tương tự ở các quốc gia phát triển về công nghệ thông tin như Mumbai (Ấn Độ), Kuala Lumpur (Malaysia), và Thượng Hải (Trung Quốc) nhằm mở rộng thị trường và tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
Công ty TNHH Giải Pháp Kinh Doanh S&H cần tập trung vào hoạt động quan hệ công chúng (PR) qua các mạng xã hội như Facebook và Instagram để thu hút khách hàng Đặc biệt, trong các sự kiện lớn như “Hội chợ Triển Lãm G-Fair”, các công cụ này sẽ rất hữu ích Do công ty hoạt động trong lĩnh vực xúc tiến thương mại giữa Việt Nam và Hàn Quốc, việc tạo dựng niềm tin và uy tín là rất quan trọng, vì vậy các sự kiện cần thu hút sự quan tâm của truyền thông và báo chí Với khoảng 70% dân số Việt Nam sử dụng mạng xã hội, S&H nên tận dụng điểm mạnh này để quảng bá hội chợ của mình, bên cạnh việc quảng cáo trên TV và các hình thức truyền thông khác.
Chạy quảng cáo trên TV không chỉ tốn kém mà còn không mang lại hiệu quả cao, trong khi công ty cũng đầu tư vào quảng cáo trên các mặt báo như Báo Tuổi Trẻ và Báo Thanh Niên, cũng như phát tờ rơi Mặc dù tin tức được đăng trên khoảng 8 tờ báo khác nhau, nhưng hiệu quả đạt được lại rất thấp do số lượng người xem TV và đọc báo hiện nay đã giảm sút đáng kể.
Quảng cáo tràn lan có thể dẫn đến kết quả không mong đợi và tiêu tốn chi phí lớn Do đó, công ty cần nghiên cứu xu hướng thị trường hiện tại để xây dựng kế hoạch kinh doanh một cách khách quan Việc xác định các phân khúc thị trường mục tiêu sẽ giúp tối ưu hóa hiệu quả của chiến dịch quảng cáo.
Uy tín với khách hàng là yếu tố quan trọng hàng đầu trong kinh doanh Do đó, doanh nghiệp cần duy trì lòng tin và uy tín với khách hàng Giám đốc công ty nên sắp xếp lịch hẹn gặp khách hàng một cách hợp lý, tránh tình trạng gặp gỡ nhiều đối tác cùng một lúc, điều này giúp bảo vệ lòng tin của khách hàng và giữ vững uy tín cho công ty.
Cơ sở vật chất của công ty hiện còn thiếu nhiều vật dụng cần thiết, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên, đặc biệt trong quá trình chuẩn bị cho hội chợ thương mại G-Fair HCM 2017 do mạng yếu gây chậm trễ trong việc tìm kiếm thông tin Để nâng cao tinh thần nhân viên, công ty nên áp dụng các chính sách động viên như phần thưởng và khen tặng, giúp họ cảm thấy hài lòng và có động lực hơn trong tổ chức sự kiện Việc đào tạo nhân viên marketing cũng rất quan trọng để tăng doanh số, vì vậy công ty cần cho họ tham gia các khóa học về kỹ năng chăm sóc khách hàng và bán hàng Đội ngũ thiết kế cũng cần được chú trọng, vì thiết kế đẹp sẽ thu hút khách hàng hơn; tuy nhiên, công ty TNHH Giải Pháp Kinh Doanh hiện không có bộ phận thiết kế chuyên nghiệp, dẫn đến việc các thiết kế trong hội chợ chủ yếu do thực tập sinh thực hiện Sẽ tốt hơn nếu công ty có nhân viên thiết kế chuyên nghiệp để đảm bảo sự thành công trong việc tổ chức sự kiện.
Công ty TNHH Giải Pháp Kinh Doanh S&H đã nỗ lực hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại tỉnh Gyeonggi, Hàn Quốc, giới thiệu sản phẩm của họ đến các doanh nghiệp tại Việt Nam nhằm thúc đẩy cơ hội hợp tác Công ty luôn cập nhật kiến thức và công nghệ mới trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đồng thời mở rộng thị
Với 4 năm kinh nghiệm, công ty luôn mang lại sự hài lòng cho khách hàng tại các buổi hội thảo và hội chợ thương mại Dù quy mô không lớn, nhưng hoạt động của công ty đã góp phần đáng kể vào việc nâng cao uy tín của các doanh nghiệp Việt Nam trên thị trường quốc tế.
Mặc dù đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể, nhưng hiện nay vẫn còn phải đối mặt với một số thách thức do sự xuất hiện và cạnh tranh từ các công ty tổ chức sự kiện khác.
Do đó công ty cần phải có những biệnpháp riêng để nâng cao hiệu quà hoạt động kinh doanh của mình.
1 Website của Gyeonggi Business Center: http://en.gsbc.or.kr/
2 Website của G-Fair HCM: http://hcm.gfair.or.kr/hochiminh/information.jsp
3 QUANTRI.VN (2015), “Lý thuyết chuồi giá trị”, quantri.vn, xem tại địa chỉ tri http://quantri.vn/dict/details/9950-ly-thuyet-chuoi-gia4ri-hoac-day-chuyen- gia-
4 Bộ phận Nhân sự, 2017, Báo cáo về tình hình nhân sự của Công ty TNHH Giải Pháp Kinh Doanh S&H
5 Bộ phận Ke toán, 2017,Báo cáovề tình hình hoạt động của Công ty TNHH Giải Pháp Kinh Doanh S&H
6 Thế Hoàng, 2017, Báo Nhà đầu tư, http//
(truy cập ngày 24/10/2017) www.nhadautu.vn/hang-tieu-dung- han-quoc-tham-nhap-sau-thi-truong-viet-d3405.html
7 Website Bộ CôngThươngViệt Nam: http:\v \vw moit.gov vn
Hình 1: Phía trongcácgian hàng trưng bày sàn phàm