Quy trình tổ chức hội thảo tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên an phát thịnh vượng Quy trình tổ chức hội thảo tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên an phát thịnh vượng Quy trình tổ chức hội thảo tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên an phát thịnh vượng Quy trình tổ chức hội thảo tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên an phát thịnh vượng
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TPHCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI THẢO TẠI CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN AN PHÁT THỊNH VƯỢNG TP Hồ Chí Minh, … tháng 03 năm 2020 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TPHCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI THẢO TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN AN PHÁT THỊNH VƯỢNG TP Hồ Chí Minh, … tháng 03 năm 2020 THÔNG TIN THỰC TẬP Đơn vị thực tập: Công ty TNHH MTV An Phát Thịnh Vượng Bộ phận thực tập: Phòng kinh doanh Nhiệm vụ thực tập: Tìm hiểu cơng tác tổ chức hội thảo Công ty TNHH MTV An Phát Thịnh Vượng Thời gian thực tập: 10/02/2020- 23/03/2020 i LỜI CAM ĐOAN Kính thưa q thầy giáo Tôi tên , sinh 25/06/1998 – MSSV: 2013160434 Khoa: Quản Trị Kinh Doanh – Lớp: 07DHQT2– Trường Đại Học Cơng Nghiệp Thực Phẩm TP Hồ Chí Minh Tơi xin cam đoan “Báo cáo cáo thực tập tốt nghiệp quy trình tổ chức hội thảo Cơng ty TNHH MTV An Phát Thịnh Vượng” tơi làm, có tham khảo số tài liệu trình làm bài, tơi có thích tài liệu tham khảo Thành Phố Hồ Chí Minh, ngày … tháng 03 năm 2020 Sinh viên thực ii LỜI CẢM ƠN Để có đợt thực tập tốt thời gian qua Công ty TNHH MTV An Phát Thịnh Vượng báo cáo hồn thiện khơng phải điều dễ dàng Đây khoảng thời gian đẹp tôi, học hỏi nhiều điều lạ môi trường thực cơng việc cơng ty nâng cao khoảng kiến thức bị thiếu sót Tơi muốn gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến quý công ty nhà trường tạo hội cho tơi: Bà – Giám đốc văn phịng tổng đại lý An Phát Thịnh Vượng tiếp nhận vào thực tập công ty Chị – Trưởng phịng kinh doanh – Người tiếp nhận tơi văn phịng tổng đại lý An Phát Thịnh Vượng, chị ln quan tâm giúp đỡ từ công việc đến thông tin cho báo cáo Toàn thể anh chị nhân viên làm việc phòng ban văn phòng, thân thiện giúp đỡ, chia sẻ nhiều kinh nghiệm, giải đáp vấn đề khó cịn góp ý tơi sai sót mắc phải thời gian thực tập Thầy – Giảng viên hướng dẫn suốt thời gian thực tập Thành Phố Hồ Chí Minh, ngày … tháng 03 năm 2020 Sinh viên thực iii NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Họ tên sinh viên: MSSV: Khóa: iv NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY Xác nhận quan (Ký, ghi rõ họ tên đóng dấu) v ĐÁNH GIÁ ĐIỂM CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Thái độ, ý thức thời gian thực tập Nhận xét báo cáo thực tập Mở đầu Chương 1: Tổng quan đơn vị thực tập Chương 2: Thực trạng phận Chương 3: Bài học kinh nghiệm Đánh giá chung kết thực tập Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng 03 năm 2020 Giáo viên hướng dẫn vi DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Kí hiệu Ý nghĩa BH Bảo hiểm KD Kinh doanh MTV Một thành viên NT Nhân thọ TNHH Trách nhiệm hữu hạn TVTC Tư vấn tài VN Việt Nam vii DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1: Dữ liệu thơng tin gọi mời hội thảo 14 Hình 2.2: Sổ tay thơng tin khách hàng 17 Hình 2.3: Xác nhận lại thông tin khách hàng 18 Hình 2.4: Viết thơng tin vào thư xếp lại 19 Hình 2.5: Phân chia thư theo khu vực để gửi 19 Hình 2.6: Mẫu thư mời gửi khách hàng 20 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức công ty Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức phòng ban thực tập 11 DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1: Quy mô tài sản 2017-2018 Bảng 1.2: Quy mô vốn 2017- 2018 Bảng 1.3: Hoạt động kinh doanh công ty năm 2016-2018 DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 1: Biểu đồ tình hình kinh doanh Công ty năm 2016- 2018 viii 1.2.3 Kết hoạt động kinh doanh Bảng 1.3: Hoạt động kinh doanh công ty năm 2016-2018 Đơn vị (Tỷ đồng) Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Doanh thu 5.866 8.792 12.336 Chi phí 5.730 9.308 12.279 135 515 57 108 409 45 Lợi nhuận trước thuế thu nhập doanh nghiệp Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (Nguồn: Phịng kế tốn Cty??, năm ấn phẩm) 15.000 10.000 5.000 Năm 2016 Năm 2017 Doanh thu Năm 2018 Chi phí Biểu đồ 1: Biểu đồ tình hình kinh doanh Cơng ty năm 2016- 2018 Nguồn: Phịng kinh doanh Cty?? (2019) Từ số liệu trên, cho thấy năm 2017 năm hoạt động tốt với doanh thu năm 2016 2.926 tỷ đồng tức tăng 49% Với năm 2018, kết doanh thu vô ấn tượng cao năm 2017 đến 3.544 tỷ đồng tức tăng đến 40% Bên cạnh đó, số lượng khách hàng công ty Trách nhiệm hữu hạn thành viên tăng nhanh qua năm Với năm 2016 1.600.000 khách hàng; Đến năm 2017 lên 2.000.000 khách hàng năm 2018 vừa đạt đến 2.500.000 khách hàng Công ty mở rộng quy mơ hoạt động khắp tỉnh thành qua năm Năm 2016 công ty có 200 văn phịng năm 2017 lên 260 văn phịng Năm 2018 cơng ty mở rộng đến 280 văn phòng Về đội ngũ nhân năm vừa qua công ty đào tạo ngày gia tăng số lượng Năm 2016 60.000 TVTC số lượng nhân vào năm 2017 tăng lên thành 75.000 TVTC Con số dần tăng lên qua năm 2018 92.000 TVTC 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG CTY… - Chính tên đề tài thực tập 2.1 Cơ sở lý luận Quy trình tổ chức hội nghị 2.1.1 Khái niệm 2.1.2 Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng 2.1.3 Đặc thù quy trình hội nghị khách hàng bảo hiểm + Quy trình chung + Nội dung khác biệt khách mời cũ/ khách hàng tiềm năng… 2.1 Giới thiệu phòng kinh doanh (chuyển Chương 1) 2.1.1 Sơ đồ chức phòng kinh doanh - Sơ đồ tổ chức phịng kinh doanh hình dung qua sơ đồ sau: Trưởng phịng kinh doanh(6) Trưởng nhóm kinh doanh(20) Nhân viên tư vấn tài chính(100) Cộng tác viên(20) Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức phòng ban thực tập Nguồn: Nhân (2020) 2.1.2 Nhiệm vụ vị trí: + Trưởng phòng KD: Phát triển đưa hướng có hiệu cho phịng kinh doanh 11 + Trưởng nhóm KD: Việc quản lý hoạt động nhóm cơng việc tất yếu; Bên cạnh hỗ trợ thành viên nhóm phát triển nhóm cho thật tốt + Nhân viên tư vấn tài chính: tư vấn sản phẩm cơng ty thiết kế hợp đồng bảo hiểm cho khách hàng + Cộng tác viên : Tìm kiếm thơng tin nhu cầu khách hàng, trao đổi chăm sóc cho khách hàng, đem doanh số cho cơng ty 2.1.3 Quy trình phối hợp phịng kinh doanh với phận khác Muốn hồn thành cơng việc tốt có hiệu quả, vị trí phận tư vấn tài nói riêng phịng ban cơng ty nói chung phải có phối hợp với cách nhịp nhàng Bộ phận tư vấn tài người trực tiếp tạo thu nhập công việc cho phận khác Đồng thời nhờ phận khác hỗ trợ tích cực giúp phận tư vấn tài an tâm việc tư vấn khách hàng 2.2 Thực trạng quy trình tổ chức hội nghị khách hàng QT gọi mời xác nhận thông tin khách hàng tham gia hội thảo 2.2.1 Mơ tả quy trình gọi mời xác nhận thông tin khách hàng tham gia hội thảo - Quy trình gọi mời hội thảo gồm bước sau: Vẽ quy trình mơ tả Bước 1: Nhận số điện thoại, thông tin hội nghị bao gồm: tên hội nghị, địa thời gian diễn hội nghị Bước 2: Liên lạc với khách hàng theo kịch có sẵn cơng ty 12 Bước 3: Thuyết phục họ cho thông tin tên, tuổi, địa chỉ, nghề nghiệp, nhu cầu bảo hiểm để gửi thư mời hay lịch hẹn gặp tư vấn Bên cạnh phải khéo léo giải lời từ chối khách hàng Bước 4: Khi có thơng tin cần thiết khách hàng lưu thơng tin vào sổ tay báo cáo với trưởng nhóm kinh doanh thơng qua sổ tay ghi chép - Quy trình xác nhận thơng tin khách hàng tham gia gồm bước sau: Vẽ quy trình mơ tả Bước 1: Trước ngày diễn hội thảo, gọi điện lại xác nhận với khách hàng thông tin lưu sổ thuyết phục họ tham gia Bước 2: Làm thư mời cho khách hàng Bước 3: Tổng hợp thư phân chia theo khu vực để giao thư Bước 4: Bàn giao thư lại cho anh chị trưởng phòng để họ gửi thư khách hàng 2.2.2 Quy trình gọi mời xác nhận thông tin khách hàng tham gia hội thảo phòng kinh doanh 2.2.2.1 Gọi mời khách đến tham gia hội thảo Mô tả công việc: Đây nhiệm vụ hàng đầu tư vấn viên Giới thiệu chương trình sản phẩm chăm sóc sức khỏe cơng ty đến cho khách hàng Vẽ quy trình mô tả Các bước thực hiện: 13 ➢ Bước 1: Nhận số điện thoại, thông tin hội nghị bao gồm: tên hội nghị, địa thời gian diễn hội nghị Hình 2.1: Dữ liệu thơng tin gọi mời hội thảo Nguồn: Nhân(2020) 14 ➢ Bước 2: Liên lạc với khách hàng theo kịch có sẵn cơng ty Bấm số điện thoại khách hàng theo thứ tự từ xuống không bỏ sót số Khách bắt máy: A: Alo, xin lỗi phải số điện thoại a/c … không ạ? B: Đúng em, có khơng em? A: Dạ em chào a/c… Em tên… Em gọi cho a/c từ chương trình hội nghị khách hàng cơng ty BHNT Dai-ichi VN Em xin phép làm phiền a/c phút có tiện cho khơng ạ? ➢ B: Uh, em nói A: Dạ, cám ơn a/c Vào……… công ty em tổ chức buổi hội nghị chăm sóc sức khỏe cho gia đình diễn tại…………… Đây chương trình giới thiệu sản phẩm bảo vệ trọn đời, chăm sóc sức khỏe tồn diện, bảo lãnh viện phí tất bệnh viện toàn quốc, bảo hiểm 88 bệnh hiểm nghèo tốt thị trường Hôm em gọi xin phép gửi đến a/c thư mời mời bớt chút thời gian tham dự chương trình bên em không ạ? Nếu khách hàng từ chối: B: A/c bận khơng có thời gian Cảm ơn em A: Dạ, em xin lỗi làm phiền a/c Chúc a/c ngày tốt lành! *cúp máy* Nếu khách hàng đồng ý: B: Ok Em gửi a/c xem thử để a/c thu xếp 15 A: Dạ thư mời bên em phát hành địa a/c nhận ạ? B:……………………………………………… A: Dạ địa nhà hay quan để em gửi cho xác ạ? B: …………………………………………… A: - Nhà: ok - Cơ quan: em gửi phận nào/lầu để a/c nhận thư ạ? B:…………………………………………… A: A/c vui lòng cho em xin họ tên đầy đủ em viết thư mời cho trang trọng? B:…………………………………………… A: Tên hay/ấn tượng a/c Em nghe giọng trẻ, a/c sinh năm ạ? B:………………………… A: Khơng biết lập gia đình chưa?/ có bé rồi? B:……………………………………………… A: A/c ơi, chương trình bên em dành cho tất thành viên gia đình mình, hơm a/c cố gắng thu xếp để cập nhật kiến thức để nhà chơi buổi nha! B: Ok em, a/c thu xếp A: Dạ rồi, em cám ơn a/c Chúc a/c ngày làm việc vui vẻ, em chào a/c *cúp máy* 16 ➢ Bước 3: Thuyết phục họ cho thông tin tên, tuổi, địa chỉ, nghề nghiệp, nhu cầu bảo hiểm để gửi thư mời hay lịch hẹn gặp tư vấn Bên cạnh phải khéo léo giải lời từ chối khách hàng ➢ Bước 4: Khi có thơng tin cần thiết khách hàng lưu thơng tin vào sổ tay báo cáo với trưởng nhóm kinh doanh thơng qua sổ tay ghi chép Hình 2.2: Sổ tay thông tin khách hàng Nguồn: Nhân (2020) Thuận lợi: Trên liệu hội thảo diễn tỉnh, thị trấn huyện số lượng thông tin khách hàng cộng tác viên lấy nhiều Bởi khách hàng chưa hiểu nhiều bảo hiểm nhân thọ, họ rảnh để nói chuyện nên gọi chia sẻ thông tin diễn lâu dễ dàng Trong trình gọi, anh chị hỗ trợ giải đáp thắc mắc hướng dẫn giải vấn đề gặp khó khăn Khó khăn: Trên liệu hội thảo diễn quận, thành phố Hồ Chí Minh số lượng thơng tin khách hàng mà cộng tác viên lấy bị hạn chế Bởi khách hàng đa phần biết đến bảo hiểm chưa có tin tưởng vào hay họ tham gia chương trình bảo hiểm cơng ty khác, chưa có nhu cầu bận khơng thể nói chuyện nên gọi chia sẻ thông tin diễn nhanh khơng hiệu Bên cạnh đó, liệu thông tin khách hàng mà 17 công ty đưa thường khơng xác (về tên, địa chỉ, có số điện thoại, ) nên việc liên lạc khó khăn có trường hợp khách hàng phàn nàn việc gọi cho họ nhiều lần 2.2.2.2 Xác nhận thông tin gửi thư cho khách hàng Mô tả cơng việc: Gọi lại khách hàng có thông tin để xác nhận lại tên địa làm thư mời, chuẩn bị chương trình đến gặp khách hàng Các bước thực hiện: ➢ Bước 1: Trước ngày diễn hội thảo, gọi điện lại xác nhận với khách hàng thông tin lưu sổ thuyết phục họ tham gia Hình 2.3: Xác nhận lại thông tin khách hàng Nguồn: Nhân (2020) 18 ➢ Bước 2: Làm thư mời cho khách hàng Hình 2.4: Viết thơng tin vào thư xếp lại Nguồn: Nhân (2020) ➢ Bước 3: Tổng hợp thư phân chia theo khu vực để giao thư Hình 2.5: Phân chia thư theo khu vực để gửi Nguồn: Nhân (2020) 19 ➢ Bước 4: Bàn giao thư lại cho anh chị trưởng phòng để họ gửi thư khách hàng Hình 2.6: Mẫu thư mời gửi khách hàng Nguồn: Nhân (2020) Thuận lợi: Nhờ trợ giúp anh chị công ty mà việc xác nhận lại thông tin gửi thư cho khách hàng làm thư nhanh chóng hồn thiện Những khách hàng mà tơi tạo ấn tượng cho họ lần gọi gọi lại họ niềm nỡ xác nhận thông tin Khó khăn: Rất nhiều trường hợp gọi lại khách hàng không nghe máy thuê bao hay họ thay đổi nhu cầu không muốn nhận thư Cần có phân tích lí – để đưa kết luận/ kiến nghị 20 CHƯƠNG 3: BÀI HỌC KINH NGHIỆM 3.1 Nhận xét chung doanh nghiệp 3.1.1 Nhận xét doanh nghiệp Chỉ sau năm hoạt động, công ty TNHH MTV An Phát Thịnh Vượng có vị thị trường kinh doanh bảo hiểm Là Tổng đại lí cơng ty Bảo hiểm nhân thọ Dai-ichi Life Việt Nam – công ty TNHH MTV An Phát Thịnh Vượng phát triển để đưa sản phẩm bảo hiểm tốt đến khách hàng Minh chứng cho điều việc thơng qua kết hoạt động kinh doanh công ty giai đoạn 2016 - 2018 Cơng ty có kết tốt tăng lên sau năm hoạt động Kết hoạt động kinh doanh quan trọng cơng ty Nó sở để đánh giá tình hình vị công ty thị trường Công ty phát triển tốt khách hàng dám đặt niềm tin vào công ty cách tham gia sản phẩm bảo hiểm công ty Nhận thức tầm quan trọng đó, cơng ty có giải pháp để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh Bên cạnh đó, cơng ty cố gắng hồn thiện để tạo lòng tin cho khách hàng Giúp khách hàng tham gia bảo hiểm với tâm vững niềm tin hài lòng với sản phẩm Qua thời gian thực tập phịng kinh doanh cơng ty, hiểu rõ dịch vụ bảo hiểm, quyền lợi, lợi ích tham gia bảo hiểm 3.1.2 Nhận xét phòng kinh doanh Nhờ hợp tác hòa đồng nhân viên với nhau, mà phận kinh doanh công ty đánh giá cao mang lại doanh số cao cho công ty Đây phận chủ chốt gặp mặt trao đổi trực tiếp gián tiếp với khách hàng Họ nhân viên nhiều kinh nghiệm công việc gặp gỡ khách hàng chốt hợp đồng 21 3.1.3 Nhận xét cơng việc Qua q trình thực tập công ty, nhận thấy công việc làm thật ý nghĩa với người Giúp khách hàng an tâm mặt tinh thần, đầu tư phát triển kinh tế, san sẻ tổn thất bảo vệ Luôn mang đến cho khách hàng hài lịng muốn gắn bó lâu dài với slogan cơng ty” Gắn Bó Dài Lâu” 3.2 Bài học kinh nghiệm Khoảng thời gian làm việc công ty Trách nhiệm hữu hạn thành viên An Phát Thịnh Vượng không lâu thời gian đẹp quãng đời làm sinh viên Đây bước trình trưởng thành Qua cơng việc, tơi hiểu trách nhiệm nhân viên kinh doanh công ty, hiểu q trình cơng ty đưa sản phẩm hữu ích đến với khách hàng, hiểu tầm quan trọng công việc tập thể mối quan hệ cộng động Bên cạnh tơi hồn thành tốt mục tiêu mà đặt ra: ✓ Hồn thành xuất sắc cơng việc mà cơng ty giao cho ✓ Nắm rõ trình làm việc nhân viên công ty cách công ty đưa sản phẩm đến với khách hàng ✓ Tự tin giải tình khó khăn cơng việc ✓ Tạo dựng, phát triển mối quan hệ cơng ty xã hội ✓ Cải thiện tính rụt rè thân phát huy khả giao tiếp, học hỏi Những điều học môi trường thực tế học quý giá bổ ích thân đường phát triển sau Bên cạnh đó, nhờ hỗ trợ anh chị cơng ty hướng dẫn tận tình thầy mà tơi vừa dần hồn thiện thân, vừa hoàn thành tốt đợt thực tập 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO • Dai-ichi Việt Nam (2007), “Dai-ichi Việt Nam”, nguồn truy cập: https://www.dai-ichi-life.com.vn (15/02/2020) • Phịng huấn luyện kinh doanh (2018) Nền tảng thành cơng Phịng huấn luyện kinh doanh Lưu hành nội • Phạm Kim (2018) “Dai-ichi Life Việt Nam - Mục tiêu trở thành công ty bảo hiểm nhân thọ tốt nhất”, báo Tuổi trẻ Sơ sài quá, nhiều dẫn nguồn phông đưa xuống đây, phần lý thuyết 23