sống của con người càng thay đổi. Họ đòi hỏi nhiều hơn về sự an toàn cho tài chính, sức khỏe và gia đình của mình. Bảo hiểm nhân thọ trong trường hợp này là một giải pháp vô cùng tối ưu và phù hợp. Bảo hiểm nhân thọ sẽ giúp bạn ổn định, phát triển tài chính và bảo vệ sự an toàn của gia đình mình trước nhiều sự cố, biến động trong cuộc sống. Vì muốn biết rõ hơn về bảo hiểm nhân thọ, tôi đã chọn Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên An Phát Thịnh Vượng là nơi để hoàn thành mục tiêu trong đợt thực tập nhận thức lần này. Viết lại các đoạn theo ý chính sau: - Tầm quan trọng của tổ chức hội thảo khách hàng - Đặc điểm, kế hoạch tổ chức hội thạo của đơn vị thực tập - Các vấn đề cần nắm bắt cho quy trình hội thảo khách hàng và thực trạng -> dẫn đến lựa chọn chủ đề kiến tập 2. Mục tiêu kiến tập Biết được một quy trình tổ chức hội thảo khách hàng thực tế của Công ty TNHH MTV An Phát Thịnh Vượng. Qua đó, học hỏi được kiến thức thực tiễn so với lý thuyết đã học… 3. Phạm vi kiến tập - Phạm vi không gian: Tại Phòng Kinh Doanh Công ty TNHH MTV An Phát Thịnh Vượng. - Phạm vi thời gian: Từ tháng …. Đến tháng năm… + Báo cáo sử dụng số liệu sơ cấp tại Công ty TNHH MTV An Phát Thịnh Vượng năm 2016-2018. + Báo cáo sử dụng số liệu thứ cấp thông qua quan sát tại Công ty TNHH MTV An Phát Thịnh Vượng từ tháng … năm đến…. 4. Phương pháp tiếp cận công việc - Phương pháp quan sát - Phương pháp tổng hợp 5. Bố cục kiến tập Bố cục của bài kiến tập gồm có 3 chương: -Chương 1: Tổng quan công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên An Phát Thịnh Vượng - Chương 2: Thực trạng tổ chức tại phòng kinh doanh - Chương 3: Bài học kinh nghiệm.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TPHCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI THẢO TẠI CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN AN PHÁT THỊNH VƯỢNG Giảng viên hướng dẫn: : TS NGUYỄN XUÂN QUYẾT Sinh viên thực hiện: LƯƠNG THỊ MINH NHÂN Khóa : 07DHQT Lớp: 07DHQT2 TP Hồ Chí Minh, … tháng 03 năm 2020 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TPHCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI THẢO TẠI CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN AN PHÁT THỊNH VƯỢNG Giảng viên hướng dẫn: TS NGUYỄN XUÂN QUYẾT Sinh viên thực hiện: LƯƠNG THỊ MINH NHÂN Khóa : 07DHQT Lớp: 07DHQT2 TP Hồ Chí Minh, … tháng 03 năm 2020 THƠNG TIN THỰC TẬP Đơn vị thực tập: Công ty TNHH MTV An Phát Thịnh Vượng Bộ phận thực tập: Phịng kinh doanh Nhiệm vụ thực tập: Tìm hiểu công tác tổ chức hội thảo Công ty TNHH MTV An Phát Thịnh Vượng Thời gian thực tập: 10/02/2020- 23/03/2020 LỜI CAM ĐOAN Kính thưa quý thầy cô giáo Tôi tên Lương Thị Minh Nhân, sinh 25/06/1998 – MSSV: 2013160434 Khoa: Quản Trị Kinh Doanh – Lớp: 07DHQT2– Trường Đại Học Công Nghiệp Thực Phẩm TP Hồ Chí Minh Tơi xin cam đoan “Báo cáo cáo thực tập tốt nghiệp quy trình tổ chức hội thảo Công ty TNHH MTV An Phát Thịnh Vượng ” tơi làm, có tham khảo số tài liệu trình làm bài, tơi có thích tài liệu tham khảo Thành Phố Hồ Chí Minh, ngày … tháng 03 năm 2020 Sinh viên thực Lương Thị Minh Nhân LỜI CẢM ƠN Để có đợt thực tập tốt thời gian qua Công ty TNHH MTV An Phát Thịnh Vượng báo cáo hoàn thi ện không ph ải điều dễ dàng Đây khoảng th ời gian đẹp đối v ới tôi, học hỏi nhiều điều lạ môi trường thực công việc công ty nâng cao khoảng ki ến th ức b ị thiếu sót Tơi muốn gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến quý công ty nhà trường tạo hội cho tôi: Bà Trần Thị Tưởng – Giám đốc văn phòng tổng đại lý An Phát Th ịnh Vượng tiếp nhận vào thực tập công ty Chị Hà Cẩm Thư – Trưởng phòng kinh doanh – Người tiếp nhận tơi văn phịng tổng đại lý An Phát Thịnh Vượng, chị quan tâm giúp đ ỡ từ công việc đến thông tin cho báo cáo Toàn thể anh chị nhân viên làm việc phịng ban văn phịng, ln thân thiện giúp đỡ, chia sẻ nhiều kinh nghiệm, gi ải đáp vấn đề khó cịn góp ý tơi sai sót mắc ph ải th ời gian thực tập Trường/ khoa??? Thầy Nguyễn Xuân Quyết – Giảng viên hướng dẫn suốt th ời gian thực tập Thành Phố Hồ Chí Minh, ngày … tháng 03 năm 2020 Sinh viên thực Lương Thị Minh Nhân NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Họ tên sinh viên: Lương Thị Minh Nhân MSSV: 2013160434 Khóa: 07DHQT – Lớp 07DHQT2 NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY Xác nhận quan (Ký, ghi rõ họ tên đóng dấu) ĐÁNH GIÁ ĐIỂM CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Thái độ, ý thức thời gian thực tập Nhận xét báo cáo thực tập Mở đầu Chương 1: Tổng quan đơn vị thực tập Chương 2: Thực trạng phận Chương 3: Bài học kinh nghiệm Đánh giá chung kết thực tập Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng 03 năm 2020 Giáo viên hướng dẫn DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Kí hiệu BH Ý nghĩa Bảo hiểm KD MTV NT TNHH TVTC VN Kinh doanh Một thành viên Nhân thọ Trách nhiệm hữu hạn Tư vấn tài Việt Nam DANH MỤC HÌNH ẢN Bên cạnh đó, số lượng khách hàng công ty Trách nhiệm hữu hạn thành viên tăng nhanh qua năm Với năm 2016 1.600.000 khách hàng; Đến năm 2017 lên 2.000.000 khách hàng năm 2018 vừa đạt đến 2.500.000 khách hàng Công ty mở rộng quy mơ hoạt động khắp tỉnh thành qua năm Năm 2016 công ty có 200 văn phịng năm 2017 lên 260 văn phịng Năm 2018 cơng ty mở rộng đến 280 văn phòng Về đội ngũ nhân năm vừa qua công ty đào tạo ngày gia tăng số lượng Năm 2016 60.000 TVTC số lượng nhân vào năm 2017 tăng lên thành 75.000 TVTC Con số dần tăng lên qua năm 2018 92.000 TVTC 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG CTY… - Chính tên đề tài thực tập 2.1 Cơ sở lý luận Quy trình tổ chức hội nghị 2.1.1 Khái niệm 2.1.2 Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng 2.1.3 Đặc thù quy trình hội nghị khách hàng bảo hiểm + Quy trình chung + Nội dung khác biệt khách mời cũ/ khách hàng tiềm năng… 2.1 Giới thiệu phòng kinh doanh (chuyển Chương 1) 2.1.1 Sơ đồ chức phòng kinh doanh - Sơ đồ tổ chức phịng kinh doanh hình dung qua sơ đồ sau: Trưởng phịng kinh doanh(6) Trưởng nhóm kinh doanh(20) Nhân viên tư vấn tài chính(100) Cộng tác viên(20) Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức phòng ban thực tập Nguồn: Nhân (2020) 2.1.2 Nhiệm vụ vị trí: + Trưởng phòng KD: Phát triển đưa hướng có hiệu cho phịng kinh doanh 11 + Trưởng nhóm KD: Việc quản lý hoạt động nhóm cơng vi ệc tất y ếu; Bên cạnh hỗ trợ thành viên nhóm phát tri ển nhóm cho thật tốt + Nhân viên tư vấn tài chính: tư vấn sản phẩm công ty thi ết k ế hợp đồng bảo hiểm cho khách hàng + Cộng tác viên : Tìm kiếm thơng tin nhu cầu khách hàng, ln trao đổi chăm sóc cho khách hàng, đem doanh số cho cơng ty 2.1.3 Quy trình phối hợp phịng kinh doanh với phận khác Muốn hồn thành cơng việc tốt có hiệu quả, vị trí phận tư vấn tài nói riêng phịng ban cơng ty nói chung phải có phối hợp với cách nhịp nhàng Bộ phận tư vấn tài người trực tiếp tạo thu nhập công việc cho phận khác Đồng thời nhờ phận khác hỗ trợ tích cực giúp phận tư vấn tài an tâm việc tư vấn khách hàng 2.2 Thực trạng quy trình tổ chức hội nghị khách hàng QT gọi mời xác nhận thông tin khách hàng tham gia hội thảo 2.2.1 Mô tả quy trình gọi mời xác nhận thơng tin khách hàng tham gia hội thảo - Quy trình gọi mời hội thảo gồm bước sau: Vẽ quy trình mô tả Bước 1: Nhận số điện thoại, thông tin hội nghị bao gồm: tên hội nghị, địa thời gian diễn hội nghị Bước 2: Liên lạc với khách hàng theo kịch có sẵn cơng ty 12 Bước 3: Thuyết phục họ cho thông tin tên, tuổi, địa ch ỉ, ngh ề nghi ệp, nhu cầu bảo hiểm để gửi thư mời hay lịch hẹn gặp tư vấn Bên c ạnh phải khéo léo giải lời từ chối khách hàng Bước 4: Khi có thơng tin cần thiết khách hàng lưu thơng tin vào sổ tay báo cáo với trưởng nhóm kinh doanh thơng qua s ổ tay ghi chép - Quy trình xác nhận thơng tin khách hàng tham gia gồm b ước sau: Vẽ quy trình mơ tả Bước 1: Trước ngày diễn hội thảo, gọi điện lại xác nhận với khách hàng thông tin lưu sổ thuyết phục họ tham gia Bước 2: Làm thư mời cho khách hàng Bước 3: Tổng hợp thư phân chia theo khu vực để giao thư Bước 4: Bàn giao thư lại cho anh chị trưởng phòng để h ọ gửi thư khách hàng 2.2.2 Quy trình gọi mời xác nhận thông tin khách hàng tham gia hội thảo phòng kinh doanh 2.2.2.1 Gọi mời khách đến tham gia hội thảo Mô tả công việc: Đây nhiệm vụ hàng đầu tư vấn viên Gi ới thiệu chương trình sản phẩm chăm sóc sức khỏe công ty đến cho khách hàng Vẽ quy trình mơ tả Các bước thực hiện: Bước 1: Nhận số điện thoại, thông tin hội nghị bao gồm: tên hội nghị, địa thời gian diễn hội nghị 13 Nguồn: Nhân(2020) Hình 2.1: Dữ liệu thơng tin gọi mời hội thảo 14 Bước 2: Liên lạc với khách hàng theo kịch có sẵn cơng ty Bấm số điện thoại khách hàng theo thứ tự từ xu ống khơng bỏ sót số Khách bắt máy: A: Alo, xin lỗi phải số điện thoại a/c … khơng ạ? B: Đúng em, có khơng em? A: Dạ em chào a/c… Em tên… Em g ọi cho a/c từ ch ương trình hội nghị khách hàng công ty BHNT Dai-ichi VN Em xin phép làm phiền a/c phút có tiện cho khơng ạ? B: Uh, em nói A: Dạ, cám ơn a/c Vào……… công ty em tổ chức buổi h ội ngh ị chăm sóc sức khỏe cho gia đình diễn tại…………… Đây ch ương trình giới thiệu sản phẩm bảo vệ trọn đời, chăm sóc sức khỏe tồn diện, bảo lãnh viện phí tất bệnh viện tồn qu ốc, bảo hiểm 88 bệnh hiểm nghèo tốt thị trường hi ện Hôm em gọi xin phép gửi đến a/c thư mời mời bớt chút thời gian tham dự chương trình bên em không ạ? Nếu khách hàng từ chối: B: A/c bận khơng có thời gian Cảm ơn em A: Dạ, em xin lỗi làm phiền a/c Chúc a/c m ột ngày t ốt lành! *cúp máy* Nếu khách hàng đồng ý: B: Ok Em gửi a/c xem thử để a/c thu xếp 15 A: Dạ thư mời bên em phát hành địa ch ỉ a/c nh ận ạ? B:……………………………………………… A: Dạ địa nhà hay quan đ ể em gửi cho xác ạ? B: …………………………………………… A: - Nhà: ok - Cơ quan: em gửi phận nào/lầu để a/c nhận th ạ? B:…………………………………………… A: A/c vui lòng cho em xin họ tên đầy đủ em viết th m ời cho trang trọng? B:…………………………………………… A: Tên hay/ấn tượng a/c Em nghe gi ọng tr ẻ, a/c sinh năm ạ? B:………………………… A: Khơng biết lập gia đình chưa?/ có bé rồi? B:……………………………………………… A: A/c ơi, chương trình bên em dành cho tất thành viên gia đình mình, hơm a/c cố gắng thu xếp đ ể cập nhật ki ến th ức để nhà ngồi chơi buổi nha! B: Ok em, a/c thu xếp A: Dạ rồi, em cám ơn a/c Chúc a/c ngày làm vi ệc vui v ẻ, em chào a/c *cúp máy* 16 Bước 3: Thuyết phục họ cho thông tin tên, tuổi, địa chỉ, nghề nghiệp, nhu cầu bảo hiểm để gửi thư mời hay l ịch hẹn gặp tư vấn Bên cạnh phải khéo léo giải l ời từ ch ối c khách hàng Bước 4: Khi có thơng tin cần thiết khách hàng l ưu thơng tin vào sổ tay báo cáo với trưởng nhóm kinh doanh thơng qua sổ tay ghi chép Nguồn: Nhân (2020) Hình 2.2: Sổ tay thơng tin khách hàng Thuận lợi: Trên liệu hội thảo diễn tỉnh, th ị tr ấn huyện số lượng thơng tin khách hàng cộng tác viên l nhiều Bởi khách hàng chưa hiểu nhiều v ề bảo hi ểm nhân th ọ, h ọ rảnh để nói chuyện nên gọi chia sẻ thông tin diễn lâu d ễ dàng Trong trình gọi, anh chị h ỗ tr ợ gi ải đáp nh ững th ắc m ắc hướng dẫn giải vấn đề gặp khó khăn Khó khăn: Trên liệu hội thảo diễn quận, thành ph ố Hồ Chí Minh số lượng thơng tin khách hàng mà cộng tác viên l b ị h ạn chế Bởi khách hàng đa phần bi ết đến bảo hi ểm ch ưa có s ự tin tưởng vào hay họ tham gia chương trình bảo hi ểm cơng ty khác, chưa có nhu cầu bận khơng thể nói chuyện nên gọi chia s ẻ 17 thông tin diễn nhanh không hiệu Bên cạnh đó, li ệu thơng tin khách hàng mà công ty đưa thường không xác (v ề tên, đ ịa chỉ, có số điện thoại, ) nên việc liên l ạc khó khăn có tr ường hợp khách hàng phàn nàn việc gọi cho họ nhiều lần 2.2.2.2 Xác nhận thông tin gửi thư cho khách hàng Mô tả cơng việc: Gọi lại khách hàng có thông tin đ ể xác nhận lại tên địa làm thư mời, chuẩn bị chương trình đến g ặp khách hàng Các bước thực hiện: Bước 1: Trước ngày diễn hội thảo, gọi điện lại xác nhận với khách hàng thông tin lưu sổ thuyết phục h ọ tham gia Hình 2.3: Xác nhận lại thơng tin khách hàng Nguồn: Nhân (2020) 18 Bước 2: Làm thư mời cho khách hàng Hình 2.4: Viết thơng tin vào thư xếp lại Nguồn: Nhân (2020) Bước 3: Tổng hợp thư phân chia theo khu vực để giao thư Hình 2.5: Phân chia thư theo khu vực để gửi Nguồn: Nhân (2020) Bước 4: Bàn giao thư lại cho anh chị trưởng phòng đ ể họ gửi thư khách hàng 19 Hình 2.6: Mẫu thư mời gửi khách hàng Nguồn: Nhân (2020) Thuận lợi: Nhờ trợ giúp anh chị công ty mà vi ệc xác nhận lại thông tin gửi thư cho khách hàng làm th tơi nhanh chóng hồn thiện Những khách hàng mà tạo ấn tượng cho h ọ lần gọi gọi lại họ niềm nỡ xác nhận thơng tin Khó khăn: Rất nhiều trường hợp gọi lại khách hàng khơng nghe máy thuê bao hay họ thay đổi nhu cầu khơng muốn nhận thư Cần có phân tích lí – để đưa kết luận/ kiến nghị 20 CHƯƠNG 3: BÀI HỌC KINH NGHIỆM 3.1 Nhận xét chung doanh nghiệp 3.1.1 Nhận xét doanh nghiệp Chỉ sau năm hoạt động, công ty TNHH MTV An Phát Th ịnh V ượng có vị thị trường kinh doanh bảo hiểm Là Tổng đại lí công ty Bảo hiểm nhân thọ Dai-ichi Life Việt Nam – công ty TNHH MTV An Phát Thịnh Vượng phát triển để đưa sản phẩm bảo hi ểm tốt đến khách hàng Minh chứng cho ều việc thơng qua kết hoạt động kinh doanh công ty giai đoạn 2016 - 2018 Cơng ty có kết tốt tăng lên sau năm hoạt động Kết hoạt động kinh doanh quan tr ọng cơng ty Nó sở để đánh giá tình hình vị công ty th ị trường Công ty phát triển tốt khách hàng dám đ ặt ni ềm tin c vào cơng ty cách tham gia sản phẩm bảo hi ểm cơng ty Nhận thức tầm quan trọng đó, cơng ty có nh ững gi ải pháp để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh Bên cạnh đó, cơng ty cố gắng hồn thiện để tạo lòng tin cho khách hàng Giúp khách hàng tham gia bảo hiểm với tâm vững niềm tin hài lòng v ới s ản phẩm Qua thời gian thực tập phịng kinh doanh cơng ty, hi ểu rõ dịch vụ bảo hiểm, quyền lợi, lợi ích tham gia bảo hiểm 3.1.2 Nhận xét phòng kinh doanh Nhờ hợp tác hòa đồng nhân viên v ới nhau, mà b ộ ph ận kinh doanh công ty đánh giá cao mang lại doanh số cao cho công ty Đây phận chủ chốt gặp mặt trao đổi trực ti ếp gián ti ếp v ới khách hàng Họ nhân viên nhiều kinh nghi ệm công vi ệc gặp gỡ khách hàng chốt hợp đồng 21 22 3.1.3 Nhận xét cơng việc Qua q trình thực tập công ty, nhận thấy công việc làm thật ý nghĩa với người Giúp khách hàng an tâm mặt tinh thần, đầu tư phát triển kinh tế, san sẻ tổn thất bảo vệ Luôn mang đến cho khách hàng hài lịng muốn gắn bó lâu dài v ới slogan cơng ty” Gắn Bó Dài Lâu” 3.2 Bài học kinh nghiệm Khoảng thời gian làm việc công ty Trách nhi ệm h ữu h ạn m ột thành viên An Phát Thịnh Vượng không lâu thời gian đẹp quãng đời làm sinh viên Đây bước q trình trưởng thành Qua cơng việc, hiểu trách nhiệm m ột nhân viên kinh doanh cơng ty, hiểu q trình cơng ty đưa sản phẩm hữu ích đến với khách hàng, hi ểu tầm quan tr ọng công việc tập thể mối quan hệ cộng động Bên cạnh tơi hồn thành tốt mục tiêu mà đặt ra: Hồn thành xuất sắc công việc mà công ty giao cho Nắm rõ trình làm việc nhân viên công ty nh cách công ty đưa sản phẩm đến với khách hàng Tự tin giải tình khó khăn cơng việc Tạo dựng, phát triển mối quan hệ cơng ty xã hội Cải thiện tính rụt rè thân phát huy kh ả v ề giao tiếp, học hỏi Những điều học môi trường thực tế học quý giá bổ ích thân đường phát tri ển sau Bên cạnh đó, nhờ hỗ trợ anh chị công ty s ự hướng dẫn tận tình thầy mà tơi vừa dần hoàn thi ện b ản thân, v ừa hoàn thành tốt đợt thực tập 23 TÀI LIỆU THAM KHẢO Dai-ichi Việt Nam (2007), “Dai-ichi Việt Nam”, nguồn truy cập: https://www.dai-ichi-life.com.vn (15/02/2020) Phòng huấn luyện kinh doanh (2018) Nền tảng thành cơng Phịng huấn luyện kinh doanh Lưu hành nội Phạm Kim (2018) “Dai-ichi Life Việt Nam - Mục tiêu trở thành công ty bảo hiểm nhân thọ tốt nhất”, báo Tuổi trẻ Sơ sài quá, nhiều dẫn nguồn phông đưa xuống đây, phần lý thuyết 24 ... NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN AN PHÁT THỊNH VƯỢNG 1.1 Khái quát công ty Trách nhiệm hữu hạn thành viên An Phát Thịnh Vượng 1.1.1 Thông tin chung - Tên đầy đủ: Công ty TNHH MTV An Phát Thịnh Vượng. .. cận công việc Bố cục kiến tập CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN AN PHÁT THỊNH VƯỢNG 1.1 Khái quát công ty Trách nhiệm hữu hạn thành viên. .. 1: Tổng quan công ty Trách nhiệm hữu hạn m ột thành viên An Phát Thịnh Vượng - Chương 2: Thực trạng tổ chức phòng kinh doanh - Chương 3: Bài học kinh nghiệm CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CÔNG TY TRÁCH NHIỆM