Hoàn thiện hệ thống kiểm soat nội bộ tại Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Tổng công ty Cao su Đồng Nai: luận văn thạc sĩ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỜNG  HỒNG THANH TÙNG HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN TỔNG CÔNG TY CAO SU ĐỒNG NAI LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TỐN ĐỜNG NAI - NĂM 2019 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỜNG  HỒNG THANH TÙNG HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN TỔNG CÔNG TY CAO SU ĐỒNG NAI Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 8340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Mai Thị Hồng Minh ĐỜNG NAI - NĂM 2019 LỜI CẢM ƠN Luận văn hoàn thành Trường Đại học Lạc Hồng, chương trình đào tạo cao học chuyên ngành Kế toán, khóa 2016 - 2018 Trong quá trình học tập, nghiên cứu thực hồn thành luận văn, tác giả nhận quan tâm, giúp đỡ tạo điều kiện Ban Giám hiệu, khoa Sau đại học Quý thầy cô Trường Đại học Lạc Hồng, các anh chị đồng nghiệp nơi tác giả thực nghiên cứu Nhân dịp tác giả xin chân thành cảm ơn ghi nhận giúp đỡ tận tình quý báu dành cho tác giả Trước tiên, tác giả xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến Cơ PGS.TS Mai Thị Hồng Minh, Cơ trực tiếp giảng dạy, hướng dẫn tác giả nghiên cứu luận văn, dành nhiều thời gian quý báu tận tình giúp tác giả suốt quá trình thực luận văn Tôi xin chân thành cảm ơn hỗ trợ, giúp đỡ Bam Tổng Giám đốc, các anh chị phòng Kinh doanh bán hàng, phòng kế toán các phòng ban khác Công ty TNHH MTV Tổng Công ty Cao su Đồng Nia tạo điều kiện, cung cấp thơng tin hữu ích để tơi hồn thành luận văn Sau tác giả xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến gia đình, đồng nghiệp ln tạo điều kiện, hỗ trợ tốt cho suốt quá trình học thực luận văn Do thời gian có hạn kinh nghiệm nghiên cứu chưa nhiều nên luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót, mong nhận ý kiến góp ý Quý thầy cô các bạn./ Đồng Nai, ngày tháng năm 2019 Tác giả Hoàng Thanh Tùng LỜI CAM ĐOAN Tác giả xin cam đoan luận văn: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Một thành viên Tổng Công ty Đồng Nai kết nghiên cứu tác giả Các đoạn trích dẫn, thông tin luận văn dẫn nguồn cụ thể, có độ tin cậy cao phạm vi nghiên cứu Tác giả Kết nghiên cứu đưa luận văn trung thực chưa công bố cơng trình nghiên cứu có từ trước Tác giả Hồng Thanh Tùng TĨM TẮT LUẬN VĂN Tổng Công ty Cao su Đồng Nai công ty kinh doanh các lĩnh vực Trồng trọt Sản xuất hóa chất, phân bón cao su, bao bì các sản phẩm mộc tiêu dùng, sản phẩm hạt PE, sản phẩm từ nguyên liệu cao su, bê tông tươi (bê tông thương phẩm), vật liệu xây dựng Cơng ty có mạng lưới kinh doanh phủ rộng ngồi tỉnh Đồng Nai Điều địi hỏi doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát nội (KSNB) tốt để thực chức giám sát, quản lý, cung cấp hệ thống thơng tin xác đáng tin cậy Vì thế tơi chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Tổng Công ty Cao su Đồng Nai” nhằm nghiên cứu chi tiết thực trạng doanh nghiệp qua vận dụng kiến thức KSNB để hoàn thiện hệ thống Đề tài “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Tổng công ty Cao su Đồng Nai” giúp các nhà quản lý công ty khắc phục hạn chế công tác quản lý nâng cao hiệu hoạt động công ty Nhằm định hướng cho các nội dung hoàn thiện, luận văn nêu phương hướng, yêu cầu, nguyên tắc cần phải tuân thủ hoàn thiện hệ thống KSNB cơng ty Trên sở nhận diện, phân tích các rủi ro với mục tiêu hoàn thiện hệ thống KSNB để giảm thiểu các rủi ro công ty, tác giả đề xuất các giải pháp hoàn thiện cụ thể hệ thống KSNB theo yếu tố cấu thành Những giải pháp đưa sở phân tích, đánh giá cụ thể, có khoa học, phù hợp với thực tế, có tính khả thi giá trị ứng dụng lâu dài Qua nghiên cứu lý luận chung KSNB doanh nghiệp quá trình tìm hiểu thực tế Hệ thống KSNB cơng ty, rút phân tích, đánh giá hệ thống KSNB Công ty TNHH MTV Tổng Công ty Cao su Đồng Nai tồn thiếu sót hệ thống KSNB Từ đưa ý kiến, giái pháp để hoàn thiện hệ thống KSNB công ty MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN TĨM TẮT LUẬN VĂN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ MỞ ĐẦU 1 Tính tất yếu Mục đích nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu luận văn Tổng quan các đề tài nghiên cứu hệ thống KSNB Việt Nam Chương 1: LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP CÓ NHÀ NƯỚC 1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm hệ thống KSNB 1.1.2 Mục tiêu hệ thống KSNB 1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB 1.1.3.1 Môi trường kiểm soát 1.1.3.2 Hệ thống thông tin 12 1.1.3.3 Các nguyên tắc thủ tục kiểm soát 14 1.1.3.4 Các nguyên tắc thủ tục hoạt động đánh giá rủi ro 15 1.1.4 Những hạn chế vốn có hệ thống KSNB 15 1.2 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN 17 1.2.1 Khái niệm công ty TNHH MTV 17 1.2.1.1 Doanh nghiệp Nhà nước Việt Nam 18 1.2.1.2 Hợp tác kinh doanh sở hợp đồng hợp tác kinh doanh 19 1.3 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC CƠNG TY TNHH CĨ VỐN NHÀ NƯỚC 20 1.3.1 Môi trường kiểm soát 21 1.3.1.1 Đặc thù quản lý 21 1.3.1.2 Cơ cấu tổ chức 22 1.3.1.3 Chính sách nhân 23 1.3.1.4 Công tác kế hoạch 23 1.3.1.5 Ủy ban kiểm soát 24 1.3.1.6 Mơi trường bên ngồi 25 1.3.1.7 Kiểm toán nội 25 1.3.1.8 Hệ thống đánh giá rủi ro 25 1.3.2 Hệ thống thông tin 26 1.3.2.1 Hệ thống kế toán 26 1.3.2.2 Hệ thống ERP 29 1.3.3 Các nguyên tắc thủ tục kiểm soát 36 1.3.3.1 Các nguyên tắc kiểm soát 36 1.3.3.2 Các thủ tục kiểm soát 38 Chương 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CAO SU ĐỒNG NAI 40 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CAO SU ĐỒNG NAI 40 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty 40 2.1.2 Các hoạt động cơng ty 43 2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CAO SU ĐỒNG NAI 46 2.2.1 Thực trạng môi trường kiểm soát 46 2.2.1.1 Đặc thù quản lý 46 2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức 47 2.2.1.3 Chính sách nhân 51 2.2.1.4 Công tác kế hoạch 53 2.2.1.5 Mơi trường bên ngồi 54 2.2.1.6 Kiểm toán nội 55 2.2.1.7 Hệ thống quản lý rủi ro 55 2.2.2 Thực trạng hệ thống thông tin 56 2.2.2.1 Hệ thống kế toán 56 2.2.2.2 Hệ thống ERP 70 2.2.3 Thực trạng nguyên tắc thủ tục KSNB 72 2.2.3.1 Các nguyên tắc kiểm soát 72 2.2.3.2 Thủ tục kiểm soát 72 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CAO SU ĐỒNG NAI 84 2.3.1 Những kết đạt hoạt động hệ thống KSNB Công ty TNHH MTV Tổng công Ty Cao Su Đồng Nai 84 2.3.1.1 Môi trường kiểm soát 84 2.3.1.2 Hệ thống thông tin 85 2.3.1.3 Các nguyên tắc thủ tục kiểm soát 85 2.3.1.4 Công tác giám sát 85 2.3.1.5 Đánh giá rủi ro 85 2.3.2 Những tồn hệ thống KSNB Công ty TNHH MTV Tổng công ty Cao Su Đồng Nai 86 2.3.2.1 Môi trường kiểm soát 86 2.3.2.2 Hệ thống thông tin 87 2.3.2.3 Thủ tục kiểm soát 88 2.3.2.4 Hoạt động giám sát 88 2.3.2.5 Đánh giá rủi ro 88 2.3.3 Nguyên nhân tồn hệ thống KSNB Công ty TNHH MTV Tổng công ty Cao Su Đồng Nai 90 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TNHH TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CAO SU ĐỒNG NAI 92 3.1 SỰ CẦN THIẾT VÀ YÊU CẦU HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY THNH MTV TỔNG CÔNG TY CAO SU ĐỒNG NAI 92 3.1.1 Sự cần thiết hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội công ty TNHH MTV Tổng công ty Cao Su Đồng Nai 92 3.1.2 u cầu hồn thiện hệ thống KSNB Cơng ty TNHH MTV Tổng công ty Cao Su Đồng Nai 93 3.2 NHỮNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CAO SU ĐỒNG NAI 95 3.2.1 Giải pháp hồn thiện mơi trường kiểm soát 95 3.2.1.1 Nâng cao vai trò Ban quản lý 96 3.2.1.2 Hoàn thiện cấu tổ chức 96 3.2.1.3 Xây dựng sách nhân nhằm phát huy tối đa khả nâng cao động lực phấn đấu nhân viên 96 3.2.1.4 Hồn thiện cơng tác kế hoạch 98 3.2.1.5 Xây dựng hệ thống đánh giá rủi ro toàn diện, hiệu 98 3.2.2 Hồn thiện hệ thống thơng tin 99 3.2.3 Hoàn thiện nguyên tắc thủ tục kiểm soát 101 3.3 ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI PHÁP 112 3.3.1 Về phía Nhà nước 112 3.3.2 Về phía cơng ty 113 KẾT LUẬN 115 TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TNHH: Trách nhiệm hữu hạn MTV: Một thành viên PE: Hạt nhựa Polyetylen BGĐ: Ban Giám đốc VAS: Chuẩn mực kế toán Việt Nam (Value-added service) ERP: Hệ thống quản lý hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (Enterprise resource planning software) CPTPP: Hiệp định Đối tác toàn diện tiến xuyên Thái Bình Dương CMKTQT: Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế TSCĐ: Tài sản cố định BCTC: Báo cáo tài KSNB: Kiểm soát nội HTKSNB: Hệ thống kiểm soát nội GTGT: Giá trị gia tăng • Lập hố đơn xác Rủi ro Nhân viên lập hoá đơn quên lập số hoá đơn cho hàng hoá giao, lập sai hoá đơn lập hoá đơn thành hai lần lập hoá đơn khống thực tế không giao hàng Giải pháp Hoá đơn nên lập vào: 1) Phiếu giao hàng khách hàng ký nhận; 2) Đơn đặt hàng đối chiếu với phiếu giao hàng; 3) Hợp đồng giao hàng, nếu có Cơng ty nên ghi lại hoá đơn sổ sách kế toán số tham chiếu đến phiếu giao hàng mã số đơn đặt hàng để giúp kiểm tra tham chiếu Công ty nên sử dụng danh sách giá bán phê duyệt để giúp cho việc ghi xác giá bán hoá đơn Một người độc lập kế toán thuế kiểm toán nội nên tiến hành kiểm tra giá bán việc cộng trừ hoá đơn theo cách ngẫu nhiên đối với hoá đơn vượt quá giá trị định • Hạch tốn đầy đủ xác bán hàng tiền mặt Rủi ro Thủ quỹ nhân viên thu ngân ăn cắp tiền mặt khách hàng toán trước khoản tiền mặt ghi nhận doanh thu Giải pháp Việc sử dụng hoá đơn giao hàng với hệ thống theo dõi hàng tồn kho kiểm kho định kỳ giúp đảm bảo phát giao dịch bán hàng mà không hạch toán Mối nguy hiểm việc bị phát làm giảm động lực thủ quỹ hay nhân viên thu ngân biển thủ quỹ Khuyến khích khách hàng toán chuyển khoản qua ngân hàng giúp làm giảm bớt rủi ro các chi phí hành liên quan đến bán hàng tiền mặt Việc sử dụng máy đếm tiền điện tử máy phát hành hoá đơn các công ty số trường hợp giúp ích máy in biên lai giao cho khách hàng ghi nội giao dịch tệp tin máy tính băng từ khoá máy Tệp tin băng từ không thủ quỹ tiếp cận Công ty nên tiến hành kiểm tra độc lập tiền mặt quỹ so với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép tổng số tiền in từ máy đếm tiền máy phát hành hoá đơn Cuối cùng, nên tách biệt chức ghi chép việc thu tiền điểm bán hàng chức hạch toán thu tiền tài khoản Để kiểm soát tốt quá trình bán hàng cơng ty liên quan nhiều đến việc sử dụng hệ thống phần mềm chung cho các phịng ban hoạt động cơng ty, nhằm giúp quá trình ln chuyển thơng tin tốt hơn, tình trạng các lơ hàng các phận liên quan cập nhật, giảm thiểu tình trạng thu thiếu doanh thu công ty Hệ thống mơ tả cụ thể phần hồn thiện hệ thống thông tin doanh nghiệp Thủ tục kiểm sốt mua hàng: • Chỉ người có thẩm quyền lập phiếu đề nghị mua hàng Rủi ro Người thẩm quyền vẫn đề nghị mua hàng Giải pháp Công ty nên chuẩn hoá đánh số trước các phiếu đề nghị mua hàng phòng ban đề nghị mua hàng biện pháp kiểm soát các phiếu đề nghị mua hàng để đảm bảo hàng đề nghị mua đặt hàng hàng nhận xác Phiếu phải người có thẩm quyền ký duyệt phải đối chiếu đến tài khoản sổ cái để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm ngân sách chi Việc mua hàng tiến hành trình phiếu đề nghị mua hàng uỷ quyền • Ngăn chặn gian lận việc đặt hàng nhà cung cấp Rủi ro Nhân viên mua hàng gian lận việc đặt hàng chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên sử dụng cho mục đích riêng trình hoá đơn để toán liên quan đến khoản mua hàng hư cấu Giải pháp Nên tách biệt chức đề nghị mua hàng chức đặt hàng Nói cách khác, mọi việc mua hàng phòng thu mua tiến hành phòng thu mua phải độc lập với các phòng khác Phòng thu mua nên đặt hàng nhà cung cấp nhận phiếu đề nghị mua hàng tiêu chuẩn người có thẩm quyền ký duyệt Đơn đặt hàng phải đánh số trước tham chiếu đến số phiếu đề nghị mua hàng, cung cấp các thông tin liên quan đến hàng hoá/dịch vụ, số lượng, giá cả, quy cách, v.v… Các liên đơn đặt hàng nên chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế toán phòng đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng toán sau • Kiểm sốt việc nhận tiền hoa hồng không phép từ nhà cung cấp Rủi ro Nhân viên mua hàng chọn nhà cung cấp mà không bán hàng hoá/dịch vụ phù hợp mức giá thấp nhân viên nhận tiền hoa hồng khơng phép từ nhà cung cấp Giải pháp Công ty nên áp dụng cách thức địi hỏi ba báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập đối mua hàng với khoản mua hàng mức Cơng ty nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng người có quan hệ với số nhà cung cấp định thời gian dài Ngoài ra, cơng ty nên áp dụng sách kỷ luật chặt chẽ phát nhân viên nhận tiền hoa hồng không phép nên định kỳ tiến hành kiểm tra việc Công ty nên áp dụng cách thức mà các phòng đề nghị mua hàng định kỳ cho ý kiến phản hồi hoạt động phịng thu mua • Nhận hàng Rủi ro Nhân viên nhận hàng nhận sai hàng - chẳng hạn hàng hoá sai số lượng, chất lượng hay quy cách Giải pháp Nên tách biệt chức nhận hàng với chức đề nghị mua hàng, được, chức đặt hàng Nhân viên nhận hàng, thường thủ kho số công ty, nên nhận hàng nhận đơn đặt hàng hợp lệ phòng thu mua gửi đến Những biên nhận hàng đánh số từ trước nên lập nhận hàng từ nhà cung cấp Nhân viên nhận hàng nên thực các biện pháp thích hợp để đo lường hàng hoá nhằm đảm bảo hàng hoá thực nhận đồng với đơn đặt hàng quy cách Một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập nên hỗ trợ việc nhận hàng nếu các quy cách quá phức tạp mà nhân viên nhận hàng khơng thể đánh giá xác Biên nhận hàng nên có mục rõ kiểm tra chất lượng, nếu thấy phù hợp Một liên biên nhận hàng sau hoàn thành ký xong nên gửi cho phòng kế toán để làm chứng từ hạch toán gửi cho phòng đề nghị mua hàng để làm chứng quy trình mua hàng hồn thành • Ngăn chặn hoá đơn đúp hoá đơn giả nhà cung cấp phát hành Rủi ro Nhà cung cấp phát hành gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị phát hành hoá đơn đúp Giải pháp Khi công ty nhận hoá đơn nhà cung cấp, tất các hoá đơn nên đánh số theo thứ tự để việc sau việc kiểm tra tính liên tục các số hoá đơn giúp xác định việc tất các hoá đơn nhận được hạch toán Một biện pháp kiểm soát tốt bao gồm việc đóng dấu lên hoá đơn để ghi rõ số tham chiếu đơn đặt hàng biên nhận hàng, mã tài khoản, nếu phù hợp, tên viết tắt nhân viên thực việc kiểm tra Việc giúp ích cho quá trình đối chiếu chứng từ Kế toán nên kiểm tra các chi tiết hoá đơn so với đơn đặt hàng biên giao hàng liên quan lưu giữ chung các chứng từ Việc đảm bảo tất các hoá đơn, vốn sở để toán cho nhà cung cấp, liên quan đến giao dịch mua hàng hợp lệ nhận hàng • Thanh tốn mua hàng xác Rủi ro Khi toán séc, uỷ nhiệm chi phiếu chi tiền mặt có toán nhầm nhà cung cấp, với chữ ký uỷ quyền không đúng, đề xuất toán các khoản giả mạo cho người giả mạo hoá đơn bị toán hai lần liền Giải pháp Phịng kế toán, đối với số cơng ty phận cơng nợ phải trả phịng kế toán, nên lưu giữ danh sách các ngày đến hạn toán Khi đến hạn, kế toán phải trình không hoá đơn mà đơn đặt hàng biên nhận hàng cho người có thẩm quyền ký duyệt tốn Phịng mua hàng nên có trách nhiệm thơng báo cho phịng kế toán thay đổi liên quan đến việc mua hàng mà dẫn đến thay đổi toán, chẳng hạn thời hạn toán, chiết khấu, hàng mua bị trả lại, v.v… Ngoài ra, thay đổi thế cần uỷ quyền thích hợp trước thay đổi việc toán Tất các séc, uỷ nhiệm chi phiếu chi tiền mặt nên đánh số trước Hoá đơn toán nên đóng dấu “Đã toán” Hệ thống biểu mẫu đề nghị mua sắm đề nghị tốn cơng ty cần phải đánh số theo dõi Hệ thống số theo dõi bao gồm mã phòng ban, mã loại hàng số thứ tự Hồ sơ mua hàng cần lưu trữ phòng chức yêu cầu mua hàng Việc giúp phòng ban dễ dàng tập hợp chi phí liên quan đến đơn đặt hàng chủ động việc gửi Đề nghị tốn lên phịng Tài kế toán để toán hạn cho nhà cung cấp Bên cạnh việc có phần mềm riêng để cập nhật hợp đồng, phiếu đề nghị mua sắm, đề nghị toán hết sức cần thiết Điều giảm rủi ro toán hai lần cho chi phí, tốn nhầm nhà cung cấp toán không hạn hợp đồng Thủ tục kiểm soát hàng tồn kho tài sản cố định: • Bảo vệ hàng tồn kho Rủi ro Hàng tồn kho bị cắp việc cắp che dấu Một khả khác cơng nhân huỷ bỏ dấu kín sản phẩm có lỗi để tránh bị phạt sản phẩm Giải pháp Nên tách biệt chức lưu giữ sổ sách hàng tồn kho (kế toán hàng tồn kho) khỏi chức trông giữ hàng tồn kho (thủ quỹ) Nên cất giữ vật tư thành phẩm vào nơi có khoá người có thẩm quyền mới có khoá mở chỗ Giống cách kiểm soát tiền mặt, mọi hàng hoá nhập xuất từ kho hàng phải có phiếu nhập xuất hàng phiếu phải thủ kho ký Các phiếu dùng làm chứng từ hạch toán với các chứng từ khác, phù hợp, để thủ kho cập nhật sổ kho để kế toán hàng tồn kho hạch toán xác số hàng tồn kho sổ cái sổ phụ Thủ kho nên đồng ý xuất hàng có thị người có thẩm quyền thị phải viết thành văn với chữ ký có thẩm quyền Chỉ thị kết hợp với phiếu xuất hàng Hàng tồn kho, bao gồm sản phẩm dở dang, phải dán nhãn theo dõi quy mơ lơ hàng nhỏ cơng đoạn sản xuất nhỏ – để dễ dàng phát hàng hoá thất lạc Hệ thống theo dõi thường bao gồm sổ sách kế toán, sổ sách sản xuất số loại nhãn mã vạch hàng hoá Khi di chuyển sản phẩm dở dang các địa điểm công đoạn sản xuất, phiếu lưu chuyển sản phẩm cần chuyển giao các tổ trưởng các địa điểm công đoạn sản xuất Ít hàng tháng cơng ty nên tiến hành kiểm kê hàng tồn kho đối chiếu với sổ kho sổ sách kế toán Bất kỳ chênh lệch phải điều tra kỹ • Lưu giữ đăng ký tài sản cố định đầy đủ Rủi ro Các giao dịch mua lý tài sản cố định bị hạch toán sai Điều dẫn đến sai các số dư tài sản cố định bảng cân đối kế toán, làm méo mó các hệ số hoạt động liên quan đến tài sản tính sai khấu hao tài sản cố định Giải pháp Phòng kế toán nên lưu giữ đăng ký tài sản cố định sổ phụ ghi chi tiết hạng mục tài sản cố định Các thông tin đăng ký tài sản cố định nguyên giá tài sản giá trị tăng thêm hay thay đổi, khấu hao luỹ kế tài sản Các thơng tin khác bao gồm mã số, vị trí đặt để, ngày mua/thanh lý, nhà cung cấp nhà sản xuất Số dư đăng ký tài sản cố định phải đối chiếu định kỳ với giá trị ròng các tài khoản tài sản cố định sổ cái Ít hàng năm, cơng ty nên tiến hành kiểm kê tất tài sản cố định, đối chiếu số lượng kiểm kê thực tế với đăng ký tài sản cố định Việc kiểm kê đối chiếu phải tìm tài sản không sử dụng, hư hỏng hay khấu hao đủ mà vẫn cịn tiếp tục tính khấu hao Những đăng ký tài sản cố định nên gửi cho phịng hành phận mà tài sản cố định đặt điều giúp các phận việc bảo vệ các tài sản hàng ngày Ngồi ra, nên có hệ thống để cập nhật đăng ký tài sản cố định kịp thời thông qua phối hợp các phận với phịng kế tốn Phịng Tài Kế tốn cơng ty có lưu giữ phiếu tài sản tương ứng với tài sản, thể rõ các thông tin nguyên giá, giá trị tăng thêm, thời gian khấu hao, phận sử dụng, mã, ngày mua… Tuy nhiên Công ty nên gửi tài sản cố định cho phịng hành chính, các phịng ban nơi tài sản cố định đặt để theo dõi, điều giúp các phận việc bảo vệ tài sản hàng ngày Nên xây dựng hệ thống để cập nhật đăng ký tài sản cố định kịp thời thông qua phối hợp phận với phòng kế toán Đảm bảo thông tin tài sản bị hư hỏng, mát, hay di chuyển từ văn phòng sang văn phòng khác cập nhật thường xuyên Việc kiểm kê tài sản cố định hàng năm cần phải làm cách có hệ thống triệt để Đến cuối năm cần yêu cầu các văn phòng tự kiểm tra tài sản đặt văn phịng trước, lên báo cáo gửi phịng hành phịng kế toán Sau vào thời điểm kiểm kê cuối năm công ty lập đội chịu trách nhiệm kiểm kê toàn tài sản các văn phịng, đội kiểm kê bao gồm người phịng hành phịng kế tốn Thủ tục kiểm soát Tiền mặt Tài khoản Ngân hàng: • Kiểm sốt tiền mặt Rủi ro Tiền mặt bị sử dụng sai mục đích cắp Giải pháp Nên có hệ thống sổ quỹ để hàng ngày thủ quỹ ghi chép thu chi tiền mặt Ngoài ra, tiền mặt rút khỏi quỹ có phiếu chi phê duyệt thu tiền mặt phải kèm với phiếu thu phê duyệt Nên có hạn mức toán tiền mặt mọi khoản toán vượt quá mức định phải toán qua tài khoản ngân hàng Vào thời điểm nên có người tiếp cận tiền mặt tiền mặt phải cất giữ hộp có khố Bút toán giao dịch tiền mặt phải nhân viên riêng biệt lập nhân viên khơng tiếp cận có chức trông giữ tiền mặt Số dư tiền mặt sổ cái cần đối chiếu hàng ngày với sổ quỹ tiền mặt thủ quỹ lập • Đối chiếu ngân hàng Rủi ro Cơng ty khơng ngăn chặn phát kịp thời các khoản chuyển khoản rút tiền ngân hàng có gian lận có lỗi Giải pháp Kế toán ngân hàng nên thực việc đối chiếu số dư sổ phụ ngân hàng với số dư sổ sách kế toán công ty Việc đối chiếu nên người có thẩm quyền kiểm tra người không tham gia vào việc xử lý hạch toán thu chi tiền Ngoài ra, việc đối chiếu nên tiến hành định kỳ, hàng tháng Bất kỳ chênh lệch nên đối chiếu với các khoản tiền gửi chưa ngân hàng xử lý các séc phát hành chưa trình ngân hàng khoản mục không đối chiếu cần phải báo cáo cho Kế toán Trưởng Giám đốc Tài để có biện pháp xử lý • Kiểm soát nhân viên thực việc chuyển khoản/rút tiền ngân hàng mà không phép Rủi ro Người có thẩm quyền ký duyệt cho tài khoản ngân hàng cơng ty thị việc chuyển khoản rút tiền cho mục đích khơng phép Một cách khác nhân viên có chữ ký có thẩm quyền cho việc chuyển khoản rút tiền ngân hàng người có thẩm quyền ký duyệt khơng để ý kỹ đến chứng từ mà người ký Giải pháp Công ty nên áp dụng cách thực đòi hỏi nhiều chữ ký cho việc chuyển tiền vượt quá khoản - chẳng hạn chữ ký Kế toán Trưởng/Giám đốc Tài chữ ký Tổng Giám đốc Mọi chuyển khoản phê duyệt các chứng từ kế toán trình lên Các chứng từ bao gồm: Phiếu đề nghị mua hàng phê duyệt; Đơn đặt hàng nhà cung cấp chấp thuận hợp đồng mua hàng, nếu có; Biên giao hàng chứng việc thực dịch vụ, phù hợp 3.2.4 Hoàn thiện đánh giá rủi ro Thứ nhất: Nâng cao nhận thức Ban Lãnh đạo tập đoàn các đơn vị thành viên đặc biệt cơng ty TNHH MTV Tổng Cơng ty Cao Su Đồng Nai nguy xảy các vấn đề rủi ro tín dụng, rủi ro toán…và các rủi ro thị trường tiềm ẩn Thứ hai: Thay đổi phương thức kiểm soát theo ba phương thức thực kiểm tra trước, kiểm tra kiểm tra sau thực hiện, cần tập trung vào kiểm soát trước thực thể rõ các dự án đầu tư lớn, cần thực đầy đủ cẩn trọng 3.3 ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI PHÁP Để thực các biện pháp cần phải có hỗ trợ từ phía Nhà nước lẫn phía Tập đồn cơng ty 3.3.1 Về phía Nhà nước Ổn định kinh tế vĩ mô: Một doanh nghiệp hoạt động kinh tế khơng ổn định chịu nhiều rủi ro biến động tỷ giá, lãi suất lạm phát Việc ổn định kinh tế vĩ mơ khơng giúp doanh nghiệp có điều kiện phát triển tốt hơn, mà cịn hoạch định chiến lược kinh doanh cách lâu dài bền vững Hoàn thiện hệ thống pháp luật: Hiện hệ thống Pháp luật Việt Nam cịn có nhiều thay đổi lớn đặc biệt sách th́, điều tác động tiêu cực đến hoạt động sách doanh nghiệp Nhà nước cần hoàn thiện hệ thống pháp luật, sách cần phải trì thời gian dài, tạo môi trường thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh Hiện các quy định Nhà nước chứng từ, hóa đơn điện tử Luật Kế tốn Nghị định số 118/2018/NĐ-CP: Hóa đơn điện tử hóa đơn thể dạng liệu điện tử tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thơng tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định Nghị định phương tiện điện tử, bao gồm trường hợp hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển liệu điện tử với quan thuế Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán (trừ hộ, cá nhân kinh doanh quy định khoản Điều 12 Nghị định này) phải lập hóa đơn điện tử có mã quan th́ hóa đơn điện tử khơng có mã quan thuế để giao cho người mua theo định dạng chuẩn liệu mà quan thuế quy định phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định Nghị định này, không phân biệt giá trị lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ Chứng từ điện tử trước đưa vào lưu trữ phải in giấy để lưu trữ theo quy định lưu trữ tài liệu kế toán Trường hợp chứng từ điện tử lưu trữ gốc thiết bị đặc biệt phải lưu trữ thiết bị đọc tin phù hợp đảm bảo khai thác cần thiết Nhà nước cần có quy định hướng dẫn chi tiết chứng từ điện tử, đặc biệt đối với hệ thống ERP doanh nghiệp, mà trình phê duyệt nghiệp vụ thực thông qua hệ thống máy tính nối mạng 3.3.3 Về phía cơng ty Ban lãnh đạo cần có trách nhiệm hồn thiện, điều hành kiểm soát hệ thống kiểm soát nội phù hợp với mục tiêu công ty Để hệ thống KSNB vận hành tốt, cần tuân thủ số nguyên tắc như: Xây dựng mơi trường văn hóa trọng đến liêm chính, đạo đức nghề nghiệp với quy định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn quyền lợi Một hệ thống KSNB muốn hoạt động hiệu cần phải có ủng hộ tích cực từ ban lãnh đạo công ty Một hệ thống KSNB khơng thể hoạt động hiệu nếu khơng có quan tâm mức từ ban lãnh đạo Các thủ tục kiểm soát dễ dàng bị bỏ qua Các quy trình hoạt động kiểm sốt nội văn hóa rõ ràng truyền đạt rộng rãi nội tổ chức Xác định rõ hoạt động tiềm ẩn nguy rủi ro cao Mọi hoạt động quan trọng phải ghi lại văn Bất kỳ thành viên tổ chức phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra giám sát Tiến hành định kỳ biện pháp kiểm tra độc lập Định kỳ kiểm tra nâng cao hiệu biện pháp kiểm sốt nội Khía cạnh quan trọng kiểm soát nội nhân Nếu nhân viên có lực trung thực, nội dung kiểm sốt khác khơng có, báo cáo tài tin cậy vẫn đạt kết Những nhân viên trung thực làm việc hiệu làm việc trình độ cao chí có nội dung kiểm sốt hỗ trợ cho họ Thậm chí có nhiều nội dung kiểm sốt hỗ trợ mà nhân viên khơng trung thực khơng có lực họ vẫn lúng túng làm giảm hiệu lực hệ thống kiểm sốt Mặt khác cho dù nhân viên có lực trung thực họ chắn vẫn có khút điểm mang tính Ví dụ họ trở nên buồn chán khơng hài lịng, mối quan hệ nhân làm gián đoạn hoạt động họ, mục tiêu họ bị thay đổi Do vậy, điều quan trọng doanh nghiệp phải xây dựng sách thích hợp, thỏa đáng đánh giá, đào tạo, thăng chức đối đãi nhân để có nhân viên có lực, đáng tin cậy việc tạo nên kiểm sốt có hiệu Nhận thức các thành viên công ty yếu tố quan trọng để trì hoạt động hệ thống KSNB Việc thực thủ tục KSNB làm tăng khối lượng công việc phận Do việc tuyên truyền phổ biến thủ tục hệ thống kiểm soát đối với tồn thể nhân viên đóng vai trị quan trọng việc giúp phận thực thủ tục kiểm soát cách dễ dàng hiệu KẾT LUẬN Trong bối cảnh hội nhập kinh tế nay, phát triển vững mạnh các doanh nghiệp điều kiện tiên quyết nhiệm vụ quan trọng hàng đầu chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, góp phần vào cơng cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Đối với các doanh nghiệp vốn nhà nước, có mạng lưới kênh phân phối hoạt động rộng khắp đóng góp phần khơng nhỏ vào thu ngân sách, góp phần giảm thiểu tỷ lệ thất nghiệp các địa phương Với Việt Nam, ngành cao su hưởng lợi từ hiệp định này, thế, chuẩn bị rốt ráo từ bây giờ điều kiện để tham gia cách sòng phẳng vào “sân chơi lớn” việc chậm trễ Sẽ khơng chờ khơng có chiếu cố hay ân huệ Thị trường cạnh tranh bình đẳng lạnh lùng, khơng có chỗ cho mọi sơ sót hay ́u kém, khơng có ưu tiên, ưu đãi cho nước phát triển chậm Một môi trường kinh doanh lành mạnh, thông thoáng tạo điều kiện cho doanh nghiệp tiếp cận thật sát với các thông tin thị trường, biến động giá hàng hóa… việc mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, bán hàng thu hồi nợ nhanh chóng tiền đề giúp các doanh nghiệp hoạt động ngày hiệu Trong thời gian hoạt động Việt Nam, công ty TNHH Tomei Việt Nam đóng góp lớn vào nguồn thu ngân sách Vì vậy, các cấp lãnh đạo Tỉnh cần tạo mọi điều kiện thuận lợi cho công ty TNHH Tomei Việt Nam phát huy tính chủ động sáng tạo, nâng cao lực quản lý, tăng hiệu kinh doanh khả cạnh tranh thị trường nước xuất nước ngoài, phát triển sản xuất kinh doanh, tạo việc làm nâng cao đời sống người lao động Để tận dụng tốt các hội từ thị trường sau Hiệp định Đối tác toàn diện tiến xuyên Thái Bình Dương (CPTPP), các doanh nghiệp ngành cao su Việt Nam phải có chiến lược phát triển bền vững nhiên ngành cao su có nhiều hội đối mặt nhiều áp lực cạnh tranh sau CPTPP vào thực thi Cụ thể, đối với cao su thiên nhiên sau CPTPP có hiệu lực, thuế nhập vào các nước thành viên 0% Đây hội cho để cao su thiên nhiên Việt Nam mở rộng thị trường chịu áp lực cạnh tranh gay gắt các nước sản xuất cao su tự nhiên đẩy mạnh xuất vào Việt Nam Còn đối với sản phẩm cao su, các nước thành viên CPTPP có lộ trình cắt giảm khác cho nhóm sản phẩm loại bỏ hồn tồn th́ quan vịng 16 năm Bên cạnh kế hoạch chiến lược xác định từ trước, công ty TNHH MTV Tổng công ty Cao su Đồng Nai cần phải linh hoạt tiếp cận thông tin thị trường, nâng cao các hoạt động kiểm soát các quy trình, thường xun đơn đốc, nhắc nhở điều chỉnh phương hướng hoạt động cho phù hợp với thời điểm, tình hình diễn biến thị trường nhằm phát huy tối đa tiềm vốn có cơng ty TNHH MTV Tổng công ty Cao su Đồng Nai Những điều chỉnh, thay đổi chế sách quy trình hoạt động cần phải có lộ trình thực kiểm soát chặt chẽ để tránh gây ổn định cho hoạt động bán hàng nói riêng, hoạt động sản xuất kinh doanh công ty TNHH MTV Tổng cơng ty Cao su Đồng Nai nói chung Mặt khác, công ty đảm bảo việc kinh doanh hợp pháp xay dựng uy tín thị trường nước quốc tế./ TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo tài (2017), Cơng ty TNHH MTV Tổng Cơng ty Cao su Đồng Nai Bộ Tài (2015), Thơng tư 219/2015/TT/BTC ngày 31 tháng 12 năm 2015 Hướng dẫn số nội dung đầu tư vốn Nhà nước vào doanh nghiệp quản lý sử dụng vốn, tài sản Doanh nghiệp Ngô Thế Chi, Trương Thị Thủy (2008), Giáo trình Kế tốn tài chính, Học viện tài chính, NXB Tài Chính TS Phan Đức Dũng (2006), Giáo trình Nguyên lý kế toán, NXB Thống kê Nội dung hướng dẫn 26 chuẩn mực kế toán Việt Nam – Bộ Tài Chính – Vụ Chế Độ Kế Toán Và Kiểm Toán – NXB Thống Kê Hà Nội 2008 Phan Đức Dũng (2007), Giáo trình Kế tốn tài chính, NXB Thống kê Tài liệu phịng Kế toán Tài chính, Cơng ty TNHH MTV Tổng Cơng ty Cao su Đồng Nai Bộ Tài (2014), Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp Ngô Thế Chi, Phạm Tiến Hưng (chủ nhiệm) (2013), Nâng cao chất lượng công tác nghiên cứu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội các tập đoàn kinh tế Nhà nước quá trình kiểm toán Kiểm toán Nhà nước tiến hành, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ, Kiểm toán Nhà nước 10 Nguyễn Thị Lan Anh (2014), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Tập đoàn hoá chất Việt Nam, Luận án tiến sỹ kinh tế, Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội 11 Quốc hội (2003 & 2005), Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17 tháng 06 năm 2003, Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 ... KSNB để hoàn thiện hệ thống Đề tài “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Tổng công ty Cao su Đồng Nai” giúp các nhà quản lý công ty khắc phục hạn chế công tác... HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY THNH MTV TỔNG CÔNG TY CAO SU ĐỒNG NAI 92 3.1.1 Sự cần thiết hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội công ty TNHH MTV Tổng công ty Cao. .. 2: Thực trạng hệ thống KSNB công ty TNHH MTV Tổng công ty Cao su Đồng Nai Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB công ty TNHH MTV Tổng công ty Cao su Đồng Nai Tổng quan đề tài