Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Framas Korea Vina: luận văn thạc sĩ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG LÊ NGỌC THANH HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN FRAMAS KOREA VINA LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Đồng Nai – Năm 2017 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG LÊ NGỌC THANH HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN FRAMAS KOREA VINA Chuyên ngành: Kế Toán Mã số: 60.34.03.01 LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS HÀ XUÂN THẠCH Đồng Nai – Năm 2017 Lời cảm ơn Tác giả xin gửi lời cảm ơn trân trọng đến Qúy thầy cô trường Đại Học Lạc Hồng truyền đạt cho kiến thức quý báu suốt thời gian học tập trường đặc biệt thầy PGS-TS Hà Xuân Thạch tận tình hướng dẫn, giúp đỡ, bảo cho tơi suốt q trình nghiên cứu thực đề tài Tôi xin trân trọng cảm ơn Ban Tổng Giám Đốc (BOD) Công ty TNHH Framas Korea Vina, phòng ban nghiệp vụ hỗ trợ cung cấp số liệu tạo điều kiện để thực việc khảo sát, vấn thu thập số liệu thực tế phục vụ cho đề tài nghiên cứu Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến tất gia đình, bạn bè, đồng nghiệp, tận tình giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi để tơi hồn thành luận văn Trân trọng Tác giả luận văn Lê Ngọc Thanh Lời cam đoan Tơi xin cam đoan đề tài “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội cơng ty trách nhiệm hữu hạn Framas Korea Vina” cơng trình nghiên cứu khoa học cá nhân Người hướng dẫn khoa học PGS.TS Hà Xuân Thạch Các phân tích, số liệu kết nêu luận văn hoàn toàn trung thực hợp pháp Các tài liệu tham khảo để thực luận văn trích dẫn nguồn gốc rõ ràng Tác giả luận văn Lê Ngọc Thanh Tóm tắt luận văn Framas tập đồn tiếng giới, có vốn đầu tư 100% Đức, đầu tư vào Việt Nam từ năm 2008 Hiện tập đồn framas có 03 Cơng ty hoạt động Việt Nam bao gồm: Framas Việt đóng khu cơng nghiệp VSIP1 tỉnh Bình Dương chun sản xuất gia công giày ADIDAS Inc USA, Framas Korea Vina đóng KCN Long Thành, huyện Long Thành, tỉnh Đồng Nai, chuyên sản xuất gia công chi tiết nhựa cao cấp cho nhãn hàng NIKE Inc USA, famas Hà Nội, đóng KCN Bắc Ninh, Tỉnh Bắc Ninh, chuyên sản xuất gia công linh kiện, phụ kiện điện tử cho nhãn hàng như: SAMSUNG Co., Ltd, Iphone USA, năm qua Công ty khẳng định thành tựu đáng kể trình sản xuất kinh doanh tiêu thụ sản phẩm, ngày khẳng định vị trí nước với đối tác gia cơng điển hình như: Changshin, Teakwang Vina, Jooco, DeanShoe Co., ltd v.v… thị trường quốc tế Tuy nhiên, Cơng ty có số hạn chế cần khắc phục hệ thống kiểm soát nội Đề tài “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Công ty TNHH Framas Korea Vina ” giúp nhà quản lý Công ty quản lý hiệu nguồn lực kinh tế góp phần hạn chế rủi ro phát sinh hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho doanh nghiệp có tảng quản lý vững phục vụ cho trình phát triển mở rộng hoạt động kinh doanh Công ty Đề tài nghiên cứu dựa tảng lý thuyết kiểm soát nội theo khn mẫu COSO (2013), từ đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội Công ty Bảng câu hỏi khảo sát gồm 55 câu hỏi thiết kế dựa tiêu chí đánh giá phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội báo cáo COSO năm (2013) gửi đến phận có liên quan Cơng ty TNHH Framas Korea Vina Bên cạnh đó, tác vấn trực tiếp để tìm hiểu thực trạng Công ty Từ kết khảo sát thu được, tác giả đánh thực trạng hệ thống kiểm soát nội Công ty, nêu ưu điểm hạn chế, từ đưa giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty Mục lục Trang Trang bìa Trang bìa phụ Lời cảm ơn Lời cam đoan Tóm tắt luận văn Mục lục Danh mục chữ viết tắt Danh mục bảng Danh mục biểu đồ PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Các đề tài nghiên cứu có liên quan cơng bố Mục tiêu nghiên cứu đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Kết cấu luận văn CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Lịch sử hình thành phát triển hệ thống kiểm soát nội 1.2 Tổng quan hệ thống kiểm soát nội 1.2.1 Định nghĩa KSNB 1.2.2 Vai trò KSNB 10 1.2.3 Mục tiêu KSNB 11 1.2.4 Lợi ích hạn chế hệ thống KSNB 11 1.2.4.1 Lợi ích hệ thống KSNB 11 1.2.4.2 Hạn chế tiềm tàng hệ thống KSNB 12 1.3 Các phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội 13 1.3.1 Mơi trường kiểm sốt 14 1.3.1.1 Tính trung thực giá trị đạo đức 14 1.3.1.2 Năng lực đội ngũ nhân viên 14 1.3.1.3 Hội đồng quản trị uỷ ban kiểm toán 14 1.3.1.4 Triết lý quản lý phong cách điều hành 15 1.3.1.5 Cơ cấu tổ chức 15 1.3.1.6 Phân chia quyền hạn trách nhiệm 15 1.3.1.7 Chính sách nhân 16 1.3.2 Đánh giá rủi ro 16 1.3.2.1 Xác định mục tiêu 17 1.3.2.2 Rủi ro 18 1.3.3 Hoạt động kiểm soát 19 1.3.4 Thông tin truyền thông 22 1.3.4.1 Thông tin 22 1.3.4.2 Truyền thông 22 1.3.5 Giám sát 23 1.3.5.1 Giám sát thường xuyên 23 1.3.5.2 Giám sát định kỳ 24 KẾT LUẬN CHƯƠNG …… ………………………………………………25 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH FRAMAS KOREA VINA 2.1 Tổng quan Công ty TNHH Framas Korea Vina… 26 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Công ty 26 2.1.1.1 Lịch sử hình thành 26 2.1.1.2 Lĩnh vực quy mô hoạt động 27 2.1.2 Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Framas Korea Vina …………… 28 2.1.3 Tình hình tổ chức cơng tác kế tốn Cty TNHH Framas Korea Vina 32 2.2 Phương pháp nghiên cứu thu thập số liệu… 32 2.2.1 Khung nghiên cứu luận văn 32 2.2.2 Thu thập liệu nghiên cứu 34 2.3 Phương pháp xử lý liệu 36 2.3.1 Đánh giá hệ thống KSNB Công ty qua liệu thứ cấp 36 2.3.2 Đánh giá hệ thống KSNB Công ty qua liệu sơ cấp 39 2.3.2.1 Đánh giá mơi trường kiểm sốt 40 2.3.2.2 Đánh giá rủi ro 45 2.3.2.3 Đánh giá hoạt động kiểm soát 48 2.3.2.4 Đánh giá thông tin truyền thông 54 2.3.2.5 Đánh giá giám sát 56 2.4 Những mặt làm chưa làm được, nguyên nhân tồn 60 2.4.1 Những mặt làm 60 2.4.2 Những mặt chưa làm 61 2.4.3 Nguyên nhân tồn 61 KẾT LUẬN CHƯƠNG 63 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CÔNG TY TNHH FRAMAS KOREA VINA 3.1 Quan điểm giải pháp hoàn thiện 65 3.1.1 Quan điểm kế thừa có chọn lọc 65 3.1.2 Quan điểm ứng dụng CNTT vào hệ thống KSNB 65 3.1.3 Quan điểm hội nhập 66 3.1.4 Quan điểm phù hợp 67 3.2 Giải pháp hoàn thiện yếu tố cấu thành hệ thống KSNB 68 3.2.1 Cải thiện mơi trường kiểm sốt 68 3.2.2 Hồn thiện cơng tác đánh giá rủi ro 70 3.2.3 Hồn thiện hoạt động kiểm sốt 71 3.2.4 Các giải pháp thông tin truyền thông 73 3.2.5 Hoàn thiện công tác giám sát 74 3.3 Kiến nghị giải pháp hỗ trợ 77 KẾT LUẬN CHƯƠNG 78 KẾT LUẬN CHUNG 79 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC Danh mục chữ viết tắt Tiếng Anh ATC Audit tax controller - Kiểm toán ACC Accountance – Kế toán ATM Automated Teller Machine - Rút tiền toán hàng hoá dịch vụ BOD Board of director – Ban tổng giám đốc COSO Committee of Sponsoring Organizations - Hiệp hội Tổ chức tài trợ COM Customer service - Chăm sóc khách hàng ERP Enterprise resource planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Ga General affair – Hành chánh /Tổng vụ Hr Human resource – Nhân IE Irmport/Export – Xuất nhập Nike SPM Nike system production manufacture - Hệ thống sản xuất OS Outsource - Quản lý Công ty gia công Pro Production – Sản xuất PUR Purchasing - Thu mua Tiếng Việt KCN Khu công nghiệp CNTT Công nghệ thông tin Cty Công ty ĐHKT Đại học kinh tế QAC Kiểm tra chất lượng PPIC Kế hoạch sản xuất H.S.E An toàn lao động CR Phòng Pháp chế (Tn thủ) KSNB Kiểm sốt nội TNHH Trách nhiệm hữu hạn Lab Thí nghiệm Danh mục bảng Bảng 2.1 Các ngành sản xuất công ty 26 Bảng 2.2 Giấy phép kinh doanh công ty 27 Bảng 2.3 Tổng hợp đối tượng khảo sát qua bảng câu hỏi 36 Bảng 2.4 Quy trình giải pháp rủi ro 38 Bảng 2.5 Kết thống kê yếu tố Mơi trường kiểm sốt 41 Bảng 2.6 Kết thống kê yếu tố Đánh giá rủi ro 45 Bảng 2.7 Kết thống kê yếu tố Hoạt động kiểm soát 48 Bảng 2.8 Kết thống kê yếu tố Thông tin truyền thông 55 Bảng 2.9 Kết thống kê yếu tố Giám sát 57 (Nguồn: Công ty TNHH Framas Korea Vina, 2017) III Review the performance of Acc team during year 2016: Kiểm sốt năm 2016 Difficulty: Khó khăn Expense of each month is still not updated on time, which leads the financial statement of each month is submitted late, and another thing is some expenses are unsuitable allocated Chi phí hàng tháng hạch tốn chưa thời gian, dẫn đến báo cáo tình trạng tài hàng tháng bị trễ, số chi phí khác chi phí chưa hợp lý, hợp lệ Cơng ty IV Action Plan 2017: Hành động năm 2017 To finish financial statement report on time: Hồn thành báo cáo tình hình tài thời gian Remind all Team must be settled advance promptly when has full set of document u cầu Phòng phải thực hồn thành báo cáo Push on other teams must collect full set of document incurred in that month and quickly pass to Acc team to update at least on the 02nd of the following month Changing the method of allocation of some expenses: (meal allowance, electricity, utilities…) Controlling tool & equipment, assets, & internal audit expenses as well as asking renew all contract with suppliers PHỤ LỤC 12 MINH HOẠ GIẢI PHÁP VỀ YẾU TỐ ĐÁNH GIÁ RỦI RO “Về việc xây dựng sách tỷ giá hối đối” CHÍNH SÁCH CỐ ĐỊNH TỶ GIÁ HỐI ĐOÁI EXCHANGE RATE POLICY FRAMAS KOREA Co., Ltd CTY TNHH FRAMAS KOREA VINA CHÍNH SÁCH CỐ ĐỊNH TỶ GIÁ HỐI ĐOÁI Số hiệu: P- LBH: 01 NBH: 15/ 00/2015 Trang: 22 APPROVAL/PHÊ DUYỆT TỔNG GIÁM ĐỐC REVIEWD/XEM XÉT GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH PREPARE /SOẠN THẢO NVNS CẤP CAO HO JAE CHIN Ngày tháng năm 2015 ĐẶNG PHÚ ĐỨC Ngày tháng năm 2015 NGUYỂN THỊ BẢO CHÂU Ngày tháng năm 2015 (Nguồn: Công ty TNHH Framas Korea Vina, 2017) I PURPOSE/ MỤC ĐÍCH: To fix exchange rate between EUR and USD when fluctuations of rate Cố định tỉ giá EUR USD thị trường biến động tỉ giá hối đoái II SCOPE/ PHẠM VI Apply for payment of salaries of foreign at Framas korea Vina Áp dụng cho việc tốn lương Người Nước Ngồi Công ty Framas Korea Vina III REGULATION/ QUY ĐỊNH Salary payment for expart is defined as follows: Khi tốn lương cho Người Nước Ngồi, qui định sau: If the current exchange rate EUR is greater than 1,3 USD then get the current exchange rate Nếu tỉ giá hối đoái hành EUR lớn 1.3 USD, lấy theo tỉ giá hành 3.IN CASE OF EXCHANGE RATE IS LOWER 1.3 EUR/USD THEN GETTING BY 1.3 FIXED RATE TRƯỜNG HỢP TỈ GIÁ HỐI ĐỐI THẤP HƠN 1.3 THÌ LẤY THEO TỈ GIÁ CỐ ĐỊNH 1.3 4.This Policy will be update when changing to suit the actual Chính sách thay đổi cập nhật cho phù hợp với thực tế PHỤ LỤC 13 MINH HỌA CHO YẾU TỐ HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT ‘’Về xây dựng kế hoạch Quy trình tuyển dụng” QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG Định nghĩa: Tuyển dụng tiến trình tìm kiếm, thu hút để chọn ứng viên phù hợp với yêu cầu vị trí cơng việc Các yếu tố “Hút Đẩy tuyển dụng” Các yếu tố định thành công tuyển dụng ❖ Năng lực nhà tuyển dụng ❖ Sự xác: Tuyển người cho cơng việc ❖ Sự công bằng: Cơ hội cho ứng viên ❖ Sự tin cậy: Cả nhà tuyển dụng ứng viên tin vào giá trị hệ thống Quy trình tuyển dụng Cơng ty TNHH Framas Korea Vina Bộ phận có liên quan: 1.Yêu cầu tuyển dụng Nhân Sự: 2.Kế hoạch tuyển dụng 3.Tìm kiếm thu hút ứng viên 4.Sàng lọc hồ sơ 5.Sơ tuyển Nhận thông tin , lịch vấn 6.Phỏng vấn 7.Đánh giá định Giải thích qui trình: Người cần lao động làm mẫu yâu cầu tuyển dụng có chấp thuận TGĐ đưa cho phận nhân Nhóm tuyển dụng tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng từ TP tiến hành làm kế họach tuyển dụng Kiểm tra yêu cầu tuyển dụng, tiêu chuẩn ứng viên, thiết kế quảng cáo thông tin tuyển dụng 4.Tiếp nhận sàng lọc hồ sơ, 5.Tiến hành vấn sơ tuyển Tiến hành vấn vòng 7.Đánh giá định kết vấn 8.Thông báo cho ứng viên trúng tuyển Bộ phận tiếp nhận lao động Tìm kiếm thu hút ứng viên Nguồn ứng viên từ bên trong: Thông qua giới thiệu NV Nguồn ứng viên từ bên ngoài: Các sở liệu ứng viên ứng viên có nhu cầu tìm việc Cơng ty giới thiệu việc làm Internet, hội chợ việc làm  Thông tin tuyển dụng đưa đến đối tượng cần tuyển dụng, thời điểm, địa điểm Dự báo kế hoạch tuyển dụng Chức danh Nhu cầu SL HS Vòng Vòng Kết Nhân viên kế toán 30 12 Nhân viên nhân 25 Nhân viên kỹ thuật 17 120 70 40 17 (Nguồn: Công ty TNHH Framas Korea Vina, 2017) Sàng lọc hồ sơ ❖ Xác định rõ tiêu chí sàng lọc ❖ Đọc kỹ tất hồ sơ dự tuyển ❖ Lọai dần hồ sơ không phù hợp ❖ Chỉ nên chọn vừa đủ hồ sơ ứng viên phù hợp ❖ Những hồ sơ chưa phù hợp nên lưu riêng để xem xét lại cần thiết ❖ Nên lập bảng tổng hợp thông tin để tiện, xem xét, đối chiếu, so sánh Sơ Tuyển ❖ Kiểm tra kiến thức chuyên môn ❖ Kiểm tra kỹ chuyên môn ❖ Kiểm tra công việc mẫu ❖ Bài kiểm tra trắc nghiệm: IQ, tâm lý, tính cách Các hình thức vấn ❖ Phỏng vấn có cấu trúc ❖ Phỏng vấn khơng có cấu trúc ❖ Phỏng vấn nhóm ❖ Phỏng vấn căng thẳng FKV QT TUYEN DUNG_(MT_HĐ).pptx 10 Cấu trúc câu hỏi PV STAR 11 Các dạng STAR 12 Nhận diện STAR sai 13 Cách PV FOLLOW UP 14 Cách cho điểm theo STAR Điểm Đánh Giá English Không lực Unknowledge Cơ Begin Đạt yêu cầu Mature Thành thạo Master Xuất sắc Excellent (Nguồn: Công ty TNHH Framas Korea Vina, 2017) 15 Trình tự vấn Giới thiệu người tham gia vấn Thơng báo trình tự, thời gian, hình thức vấn Tạo khơng khí thoải mái, cởi mở cho ứng viên Tiến hành vấn theo kế hoạch Tổng hợp lại vấn đề Dành cho ứng viên hội đặt câu hỏi Cám ơn thông báo cách thức thông báo thông tin Xem lại tồn thơng tin ghi chép, cho điểm 16 Đánh giá ứng viên theo ASK 17 Bảng đánh giá ứng viên theo ASK 18 Đánh giá ASK Công ty Framas Korea Vina Attitude Skill Knowledge Result 60% 15% 25% 100% Ví dụ: Tên A S K R Mr A 7.0 Mr B 6.4 Mrs D 10 10 6.4 (Nguồn: Công ty TNHH Framas Korea Vina, 2017) 19 Các nguyên tắc tuyển dụng vị trí cao cấp Phỏng vấn nhiều lần Phỏng vấn môi trường khác Phỏng vấn qua điện thoại Phỏng vấn người bạn đời họ Sử dụng nhà tâm lý học chuyên nghành Tự hỏi thân “nếu người làm cho đối thủ” Yêu cầu ứng viên mô tả công việc Thỏa thuận ngăn cản bất đồng Không thỏa thuận với tiêu chuẩn đặt 20 Công việc quản lý tuyển dụng 21 Những lực Quản lý tuyển dụng Năng lực Mô tả Lập kế họach Hiểu rõ phân tích thị trường lao động cách xác Xây dựng hoạch định kế họach tuyển dụng năm Phân tích Giải vấn đề Hiểu nội dung xác định nguyên nhân vấn đề, đưa giải pháp để giải Đàm phán, giao tiếp Vận dụng kỹ giao tiếp, giải vấn đề đạt mục tiêu mong đợi Học thực hành Áp dụng kiến thức học vào công việc đạt hiệu 70% Đạo đức nghiệp Hồn thành cơng việc cách cân nhắc, cơng tâm sở chia trách nhiệm với đồng nghiệp nghề Quản lý Sắp xếp hài hòa ứng với lực đội để đạt kết mong muốn Đào tạo Phát triển Biết đưa kế hoạch đào tạo nhằm hổ trợ nhân viên làm tốt công việc Tuyển dụng Đánh giá công việc, có kiến thức rộng thị trường lao động, lập kế hoạch tuyển dụng cách hiệu cho chiến lược phát triển công ty 22 Các sai lầm tuyển dụng Không ghi chép Mớm ý cho ứng viên Quá lưu ý đến khuyết điểm Chú trọng đến hình thức trả lời nội dung Nói hết phần ứng viên Đưa nhận xét, đánh giá Biến vấn thành trò chuyện Trả lời khơng rõ ràng điều kiện làm việc tuyển Hứa cam kết việc khơng có sở (Nguồn: Công ty TNHH Framas Korea Vina, 2017) PHỤ LỤC 14 MINH HỌA YẾU TỐ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG “Về cam kết tuân thủ quy định sử dụng dấu” QUY ĐỊNH CTY TNHH FRAMAS KOREA VINA SỬ DỤNG CON DẤU TỔNG GIÁM ĐỐC Ngày HO JAE CHIN tháng năm 2015 LÝ LỊCH TÀI LIỆU Lần ban Ngày hiệu lực hành 01 Stt 1/03/2015 Số hiệu: NS-RE-02 LBH: 01 NBH: 01/03/2015 Trang: 28/4 PHÊ DUYỆT GĐ ĐIỀU HÀNH NVNS CẤP CAO ĐẶNG PHÚ ĐỨC Ngày tháng năm 2015 NGUYỄN THỊ BẢO CHÂU Ngày tháng năm 2015 Nội dung hiệu chỉnh Ban hành lần đầu Trang hiệu Nơi đề nghị chỉnh hiệu chỉnh - MỤC LỤC Mục Nội dung Mục lục Danh sách phân phối tài liệu A Mục đích B Phạm vi áp dụng C Tài liệu tham khảo D Thuật ngữ, từ viết tắt E Quy định sử dụng dấu - Trang 2/4 2/4 2/4 2/4 2/4 2/4 3/4 (Nguồn: Công ty TNHH Framas Korea Vina, 2017) Ban Tổng Giám Đốc : Phòng Nhân : Phòng Kinh doanh tiếp thị : Phòng Kế tốn : Phòng Thu mua : ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ Phòng Pháp chế (Tuân thủ) : Phòng Quản lý sản xuất : Phòng Bảo trì : Phòng Xuất nhập : A MỤC ĐÍCH: Để việc quản lý sử dụng dấu Công ty Framas Korea Vina đáp ứng kịp thời yêu cầu công việc hàng ngày Công ty, đồng thời để đảm bảo việc sử dụng dấu nguyên tắc, pháp luật, tránh trường hợp lạm dụng sử dụng dấu khơng mục đích gây hậu không tốt cho Công ty, Tổng Giám đốc Công ty quy định B PHẠM VI ÁP DỤNG: ▪ Đối tượng áp dụng: Các phòng ban trực thuộc Công ty Framas Korea Vina ▪ Trách nhiệm áp dụng: Phòng Nhân C THUẬT NGỮ, TỪ VIẾT TẮT: - TGĐ : Tổng Giám Đốc - P.NS : Phòng Nhân D TRÁCH NHIỆM: P.NS có trách nhiệm triển khai thực trì quy định E QUY ĐỊNH SỬ DỤNG CON DẤU: Về việc quản lý sử dụng dấu Công ty Framas Korea Vina để việc quản lý sử dụng dấu đáp ứng kịp thời yêu cầu công việc hàng ngày Công ty, đồng thời để đảm bảo việc sử dụng dấu nguyên tắc, pháp luật, tránh trường hợp lạm dụng sử dụng dấu khơng mục đích gây hậu xấu cho Công ty, Tổng Giám đốc Công ty quy định sử dụng dấu cụ thể sau: F CÁC QUY ĐỊNH CHUNG Theo luật hành Việt Nam, dấu tròn Cơng ty đóng văn bản, chứng từ Công ty yếu tố pháp lý quan trọng để chứng thực tư cách pháp nhân Công ty quan hệ giao dịch với quan, đơn vị kinh tế nước ngồi nước, cơng nhận tính xác thực nội dung công việc thẩm quyền hợp pháp người ký tên Tổng Giám Đốc Người ủy quyền hợp pháp thay mặt Tổng Giám Đốc Công ty Do vậy, dấu tròn Cơng ty cần quản lý chặt chẽ TGĐ người TGĐ phân cơng có trách nhiệm quản lý việc sử dụng dấu mục đích theo nguyên tắc quy định Bản Quy định Người TGĐ phân cơng giữ dấu tròn Cơng ty Người thức chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc dấu Để đảm bảo đáp ứng kịp thời yêu cầu công việc hàng ngày Công ty, ngày làm việc, Người phân công giữ dấu tròn Cơng ty phải ln ln có mặt Công ty vắng mặt TGĐ số trường hợp cần thiết cấp bách, Dấu tròn Cơng ty phải ln ln cất giữ ngăn bàn làm việc có khóa Người quản lý dấu; lấy sử dụng có u cầu cơng việc, sau phải cất vào chổ cũ, không để bàn làm việc Ngăn cất dấu phải có Chìa khóa để khóa cẩn thận cất giữ , dấu tròn sử dụng để đóng văn bản, chứng từ có chữ ký người có thẩm quyền TGĐ người ủy quyền ký theo giấy ủy quyền đóng chữ ký sống ❑ ❑ ❑ ❑ Ngun tắc đóng dấu tròn: đóng chồng lên 1/3 chữ ký TGĐ Người TGĐ ủy quyền ký văn bản, chứng từ có liên quan Tuy nhiên, trường hợp cần thiết, dấu tròn đóng văn bản, chứng từ Cơng ty hình thức “dấu treo” (là dấu đóng góc trái trang văn bản, chứng từ đầu tiên) hình thức “đóng dấu giáp lai” trang văn bản, chứng từ Các trường hợp đóng “dấu treo” đóng “dấu giáp lai” văn bản, chứng từ phải đồng ý TGĐ người có thẩm quyền Tuyệt đối nghiêm cấm việc đóng dấu “khống” tài liệu, chứng từ để trống chưa điền đầy đủ chi tiết cần thiết giấy (có tiêu đề khơng có tiêu đề Cơng ty) để trắng Đối với chỗ bổ sung, sửa đổi văn bản, tài liệu, chứng từ Cơng ty có liên quan, khơng đóng dấu tròn Cơng ty lên chỗ mà phải sử dụng loại dấu riêng có (dùng để xác nhận việc sữa chữa) để đóng Các trường hợp đặc biệt, cần thiết phải đóng dấu tròn Cơng ty lên chỗ sửa chữa văn bản, tài liệu, chứng từ có liên quan xem hợp pháp hợp lệ, theo yêu cầu quan chức có thẩm quyền, Các văn nội Cơng Ty mang tính chất trao đổi thơng tin nội Phòng/Ban Phòng/Ban, báo cáo, tờ trình cấp gởi cho cấp trên, báo cáo Phòng/Ban trình Tổng Giám đốc gởi cho thành viên khác Ban Giám đốc khơng cần thiết phải đóng dấu tròn Cơng ty Riêng văn có tính chất nội văn pháp lý để thi hành (như định, quy định, quy chế Thơng báo.) cần thiết phải đóng dấu tròn Cơng ty bên cạnh chữ ký cấp có thẩm quyền ký ban hành 2/4 a Dấu mộc chữ ký TGĐ : b Chỉ đóng loại chứng từ như: Công văn đi, thư giới thiệu, hợp đồng lao động chứng từ đơn giản c Các chứng từ ngân hàng, toán, toán lương ,thỏa thuận lương ,thư mời làm việc v.v bắt buộc phải có chữ ký sống TGĐ d Trường hợp đặc biệt TGĐ cơng tác, khơng có mặt Cơng ty sử dụng mộc chữ ký TGĐ, Nhưng bắt buộc phải chấp thuận TGĐ trước sử dụng mộc chữ ký TGĐ e Tất chứng từ sử dụng dấu mộc chữ ký mộc tròn khơng có diện TGĐ phải ghi lại nhật ký sử dụng đánh dấu vào ô tương ứng, ký tên xác nhận Trường hợp TGĐ cơng tác nghỉ phép, phòng Nhân chịu trách nhiệm giữ toàn dấu Dấu mộc chữ ký Framas Hong Kong : Mộc chữ ký Framas Hong Kong TGĐ định người quản lý a Mộc chữ ký Hong Kong sử dụng cho số chứng từ xuất nhập (Hong Kong’s Stamp signature use for Import / Export documents such as : ) b Các vận đơn/hóa đơn Thương mại (Commercial Invoice) c Chi tiết danh sách đóng gói (Detail packing list) d Các phụ lục hợp đồng (Annex) e Các hợp đồng mua bán (Sale contract) f Vận đơn/chứng từ giao hàng (Delivery note) g Hợp đồng sử lý (Processing contract ) h Đơn đặt hàng (Purchase order) i Giấy báo nợ (Debit note) Dấu mộc Công ty quản lý phòng Nhân Sự TGĐ cơng tác nghỉ phép Qui định tiếp tục cập nhật cần thiết cho phù hợp với thực tế Qui định có hiệu lực kể từ ngày ký PHỤ LỤC 15 MINH HỌA GIẢI PHÁP VỀ YẾU TỐ HOẠT ĐỘNG GIÁM SÁT “Về hoạt động giám sát Quy trình thu mua” Hoạt động kiểm sốt giám sát Quy trình mua hàng trả tiền Cơng ty TNHH Framas Korea Vina quy trình mua hàng chủ yếu Cơng ty gồm: - Quy trình mua ngun vật liệu - Quy trình mua hàng vật tư thay hàng gia công - Quy trình mua hàng khác (khơng phải ngun vật liệu) Các chu trình Cơng ty thiết lập, thực kiểm sốt cách nghiêm túc Quy trình thu mua & chi trả: TỔNG GIÁM ĐỐC APPROVAL GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH NHÂN VIÊN MUA HÀNG HOJAE CHIN Ngày 01 tháng 01 năm 2015 PHU DUC Ngày 01 tháng 01 năm 2015 DUONG THI TUYET Ngày 01 tháng 01 năm 2015 LÝ LỊCH TÀI LIỆU Time of Date of effect issue 01 No 01/01/2015 Index Section I II III IV V Modified content 1st issue (Ban Hành lần thứ nhất) Content Purpose (Mục đích) Scope of Application (Phạm vi áp dụng) References (Tài liệu tham khảo) Definition of Terms and Acronyms (Thuật ngủ viết tắt) Responsibilities (Trách nhiệm) Page Place - - Page 2/6 2/6 2/6 3/6 3/6 (Nguồn: Công ty TNHH Framas Korea Vina, 2017) I MỤC ĐÍCH (PURPOSE) In order to control the purchase of FKV, including raw materials, equipment, infrastructure and stationary ectan effective way to meet the full timely, quality, quantity for Production Nhằm kiểm sốt việc thu mua cơng ty, bao gồm nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, sở hạ tầng, thiết bị văn phòng phẩm… cách có hiệu quả, đáp ứng đủ, kịp thời số lượng chất lượng phục vụ cho sản xuất II SCOPE OF APPLICATION (PHẠM VI ÁP DỤNG) For Employees of the purchase of the FKV (Dành cho nhân viên thu mua Công ty) III REFERENCES (TÀI LIỆU THAM KHẢO) The process of evaluating suppliers QP7.4.1 ( Quy trình đánh giá nhà cung cấp QP7.4.1) Terms of 7.4 in ISO 9001:2008 ( Điều 7.4 tiêu chuẩn ISO 9001:2008) IV DEFINITION OF TERMS AND ACRONYMS (ĐỊNH NGHĨA, THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT ) • Hàng hóa: Tên gọi chung cho nguyên vật liệu, thiết bị, linh kiện, máy móc, văn phòng phẩm Goods are the common name for the Materials, Tool equipment, Machine, Stationary… • NVMH: Nhân viên mua hàng người liên hệ trực tiếp NCC để mua hàng (NVVT, VN phận thu mua, NVBT…) • NVKT: Nhân viên kế tốn (Accouting Staff ) • TP: Trưởng phòng (Team Leader ) • NVK : Nhân viên kho (WH Staff ) • NVMH : Nhân viên mua hàng ( Purchasing Staff ) V REPONSIBILITY (TRÁCH NHIỆM) Check and approve the plans of purchasing, marking purchasing orders (Xem xét, phê duyệt, kế hoạch mua hàng, đơn đặt hàng) Provide all worforce to purchasing goods effectively (Cung cấp đầy đủ nguồn lực để thực việc mua hàng có hiệu quả) • Purchasing Leader (T.Phòng) Check the validity of all purchasing orders (Kiểm tra tính hợp lệ cá nhân yêu cầu mua hàng) Check and approve the necessity of all purchasing orders (Xem xét, xác nhận cần thiết nhu cầu mua hàng) • Purchasing Staff (Nhân viên mua Hàng) Purchase goods as the approved order and plans (Thực mua hàng theo yêu cầu kế hoạch phê duyệt) Ensure to follow the timeline of purchasing goods for production of company (Đảm bảo tiến độ mua hàng phục vụ sản xuất công ty) • Wh Staff (Nhân viên Kho): Keep track with the situation of purchasing goods (Theo dõi cập nhật tình hình vật tư) Input WHS when goods are delivered (Nhập khi hàng về) No Section In Charge Chart (1) Balance Stock (1) Othered Sect./ WH Case Case (2) Othered Sect./ WH (2) Make Purchasing Request (2) Ignore (3) Puschasing (3) Check Spec gets Quotation (4) Purchasing 1.1 1.2 (4) Make Price Comparition (5) Purchasing (5) Make Purchase Other/ Contracts Chart Section in chafge No (6) Control other/ Contracts (7) Receiver goods from Supplier (6) Purchasing (7) Warehose/ Purchasing (8) Warehouse (8) Deliver Goods to Section (9) Purchasing (9) Make Payment Request 1.3 10 (10) ACC& B.O.D (11) ACC& B.O.D (10) Approve Payment Request 11 (11) Payment (Nguồn: Công ty TNHH Framas Korea Vina, 2017) Form Code PIC Document No TT Tên biểu mẫu Mã số Người lưu Nơi lưu Phiếu yêu cầu mua hàng (Puschase Requisition ) Đơn đặt hàng (Purchase Order) Bảng theo dõi công nợ nhà cung cấp (Local Payable list ) FKV- PUR 003 Bảng theo dõi mua linh kiện- thiết bị dụng cụ (Production Control ) FKV- PUR 004 Đề nghị toán (Payment Voucher) Phiếu Nhập Kho (Inventory Voucher ) FKV- PUR 001 FKV- PUR 002 PAYMENT REQUEST IN VOUCHER Time of save (T/g lưu) Purchasing Staff (NVMH) Purchasing Department (BPMH) years (2 năm) Purchasing Staff (NVMH) Purchasing Department (BPMH) years (2 năm) Purchasing Staff (NVMH) Purchasing Department (BPMH) years (2 năm) Purchasing Staff (NVMH) Purchasing Department (BPMH) 10 years (10 năm) Accounting Staff (NVKT) Accounting Team (BPKT) years (5 năm) WHS Staff (NVK) WHS Team (BPK) years (5 năm) (Nguồn: Công ty TNHH Framas Korea Vina, 2017) The process will be renovation, corect if necessary (Quy trình cập nhật, hiệu chỉnh cần thiết) - Hệ thống quản lý thu mua : - Bấm vào để xem chi tiết : 20150101 FKV PURCHASE MANAGERMENT.ppt - (Nguồn: Công ty TNHH Framas Korea Vina, 2017) ... Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty TNHH Framas Korea Vina -6- CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ 1.1 Lịch sử hình thành phát triển hệ thống kiểm soát nội Thuật... văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung luận văn kết cấu thành 03 chương: - Chương 1: Cơ sở lý luận hệ thống kiểm soát nội - Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty TNHH Framas Korea. .. quốc tế Tuy nhiên, Cơng ty có số hạn chế cần khắc phục hệ thống kiểm soát nội Đề tài “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Công ty TNHH Framas Korea Vina ” giúp nhà quản lý Công ty quản lý hiệu nguồn