Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung tâm phòng chống HIVAIDS tỉnh Đồng Nai: luận văn thạc sĩ kế toán

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG *** TRẦN THỊ THANH CÚC HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI TRUNG TÂM PHỊNG CHỐNG HIV/AIDS TỈNH ĐỒNG NAI LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Đồng Nai – Năm 2018 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG *** TRẦN THỊ THANH CÚC HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI TRUNG TÂM PHÒNG CHỐNG HIV/AIDS TỈNH ĐỒNG NAI Chuyên ngành : Kế toán Mã số: 8340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC : PGS.TS.Phan Đức Dũng Đồng Nai – Năm 2018 LỜI CẢM ƠN Sau thời gian tìm hiểu nghiên cứu đề tài “Hồn thiện hệ thống kiểm soát nội Trung tâm phòng chống HIV/AIDS tỉnh Đồng Nai”, tác giả hy vọng ý kiến đóng góp giúp Trung tâm cải thiện nâng cao hệ thống kiểm soát nội vận hành cách hữu hiệu Nhân đây, tác giả xin gởi lời cảm ơn đến thầy cô trường Đại học Lạc Hồng truyền đạt kiến thức quý báo thời gian tác giả học tập trường Đặc biệt, tác giả xin bày tỏ lòng chân thành sâu sắc tới thầy PGS.TS.Phan Đức Dũng, người tận tình hướng dẫn giúp đỡ tác giả trình làm luận văn tốt nghiệp Tác giả xin cảm ơn Ban Giám đốc, anh chị, bạn đồng nghiệp hỗ trợ cho tác giả nhiều q trình hồn thành luận văn Trong q trình nghiên cứu, luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót, mong Q thầy độc giả đóng góp để luận văn hoàn thiện Xin trân trọng cảm ơn LỜI CAM ĐOAN Luận văn với đề tài “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Trung tâm phịng chống HIV/AIDS tỉnh Đồng Nai” tơi nghiên cứu thực hiện.Luận văn thực sở nghiên cứu lý thuyết có liên quan tham khảo nghiên cứu trước nhiều tác giả Các thông tin luận văn thông tin thu thập thực tế từ phía Trung tâm Tơi xin chịu trách nhiệm hoàn toàn lời cam đoan Đồng Nai, ngày tháng năm 2018 Tác giả Trần Thị Thanh Cúc TÓM TẮT LUẬN VĂN Ở Việt Nam, ngày nhiều doanh nghiệp quan tâm đến việc đưa hệ thống kiểm soát nội vào vận hành Tuy nhiên, khu vực cơng, khái niệm cịn mẻ Với mong muốn tìm hiểu thực trạng cơng tác kiểm sốt nội đơn vị hành nghiệp, qua đưa kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống này, người viết chọn đề tài: “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Trung tâm phòng chống HIV/AIDS tỉnh Đồng Nai” Qua việc tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội Trung tâm phòng chống HIV/AIDS tỉnh Đồng Nai, người viết đánh giá ưu điểm tồn hệ thống này, từ đó, đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội đơn vị Trình bày số đặc điểm kiểm sốt nội đơn vị hành nghiệp để qua người đọc hiểu biết thêm chất, đặc tính mà hệ thống kiểm sốt nội khu vực cơng cần phải có Qua khảo sát cho thấy Trung tâm có nhận thức tầm quan trọng hệ thống kiểm soát nội việc nhận thức chưa đầy đủ nên chưa phát huy hết tác dụng thành phần hệ thống Tác giả đưa giải pháp khắc phục tồn tại, yếu kém, qua hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội nhằm nâng cao tính hữu hiệu hiệu cơng tác kiểm soát nội đơn vị Luận văn gồm chương cung cấp lý luận kiểm sốt nội từ áp dụng vào nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội Trung tâm phòng chống HIV/AIDS tỉnh Đ ồngng Nai Mục đích cuối luận văn từ việc khảo sát thực tế đề biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động kiểm soát nội trung tâm Với việc đưa giải pháp kiến nghị hy vọng giúp Ban Giám đốc có biện pháp quản lý tốt để phù hợp với pháp triển không ngừng Trung tâm MỤC LỤC TRANG BÌA PHỤ LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC TÓM TẮT LUẬN VĂN DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, LƯU TRÌNH PHẦN MỞ ĐẦU 1 Sự cần thiết đề tài Mục tiêu nghiên cứu Phướng pháp nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Kết cấu luận văn CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Ở ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP CĨ THU 1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ…………… 1.1.1 Lịch sử đời phát triển hệ thống kiểm soát nội 1.1.1.1 Giai đoạn từ năm 1992 trở trớc ………………………………3 1.1.1.2 Giai đoạn từ năm 1992 trở sau ………………………………5 1.1.2 Khái niệm KSNB theo INTOSAI (1992) INTOSAI(2004) .6 1.1.2.1 Theo Hướng dẫn INTOSAI năm (1992) ………………… 1.1.2.2 Theo Hướng dẫn INTOSAI (2004)…………………………6 1.1.2.3 So sánh INTOSAI 1992 INTOSAI (2004) ……………… 1.1.3 Các phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội …………… 1.1.3.1 Mơi trường kiểm sốt …………………………………….…… 11 1.1.3.2 Đánh giá rủi ro ………………………………………………….13 1.1.3.3 Hoạt động kiểm soát ……………………………………………14 1.1.3.4 Thông tin truyền thông ………………………………… 17 1.1.3.5 Giám sát ………………………………………………….… .18 1.1.4 Những hạn chế tiềm tàng hệ thống kiểm soát nội ….….18 1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA KSNB Ở ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP CÓ THU ……………………………………………………… 19 1.2.1 Đặc điểm đơn vị hành nghiệp có thu ………… 19 1.2.1.1 Khái niệm …………………………………………………… 19 1.2.1.2 Phân loại ……………………………………………………… 19 1.2.1.3 Nguồn tài đơn vị nghiệp có thu ………………20 1.2.2 Hoạt động kiểm soát nội đơn vị hành nghiệp có thu ………………………………………………………………… 22 1.2.2.1 Đối với mục tiêu hoạt động ……………………………… 22 1.2.2.2 Đối với mục tiêu báo cáo ………………………………… 22 1.2.2.3 Đối với mục tiêu tuân thủ ………………………………….… 22 KẾT LUẬN CHƯƠNG 23 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI TRUNG TÂM PHỊNG CHỐNG HIV/AIDS TỈNH ĐỒNG NAI 24 2.1 TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM PC HIV/AIDS TỈNH ĐỒNG NAI …24 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Trung tâm …………… 24 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Trung tâm ………………………… 24 2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRUNG TÂM PC HIV/AIDS TỈNH ĐỒNG NAI ……………………………………… 27 2.2.1 Khái quát trình khảo sát ……………………………… 27 2.2.1.1 Mục đích khảo sát ………………………………………………27 2.2.1.2 Đối tượng khảo sát …………………………………………… 27 2.2.1.3 Phương pháp khảo sát …………………………………………27 2.2.2 Thực trạng hệ thống KSNB Trung tâm PC HIV/AIDS tỉnh Đồng Nai ………………………………………………………….27 2.2.2.1 Mơi trường kiểm sốt ……………………………………….…27 2.2.2.2 Đánh giá rủi ro ……………………………………………… 38 2.2.2.3 Hoạt động kiểm sốt ………………………………………… 39 2.2.2.4 Thơng tin truyền thơng …………………………………….44 2.2.2.5 Giám sát ……………………………………………………… 47 2.3 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KSNB TẠI TRUNG TÂM ………… 49 2.3.1 Đánh giá chung ………………………………………………….49 2.3.2 Đánh giá phận cấu thành hệ thống kiểm sốt nội 50 2.3.2.1 Mơi trường kiểm soát …………………………………………50 2.3.2.2 Đánh giá rủi ro …………………………………………….… 51 2.3.2.3 Hoạt động kiểm sốt ………………………………………….52 2.3.2.4 Thơng tin truyền thông ……………………………………54 2.3.2.5 Giám sát …………………………………………………….….55 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế ………………………….… 55 KẾT LUẬN CHƯƠNG .…56 CHƯƠNG 3: HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI TRUNG TÂM PC HIV/AIDS TỈNH ĐỒNGI NAI ……………….….57 3.1 PHƯƠNG HƯỚNG XÂY DỰNG CÁC GIẢI PHÁP ………………… 57 3.2 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TRUNG TÂM PC HIV/AIDS TỈNH ĐỒNG NAI ……………………………….57 3.2.1 Giải pháp liên quan đến yếu tố hệ thống KSNB ….….57 3.2.1.1 Mơi trường kiểm sốt ……………………………………… 57 3.2.1.2 Đánh giá rủi ro ……………………………………….……….62 3.2.1.3 Hoạt động kiểm soát …………………………………….……65 3.2.1.4 Thông tin truyền thông ……………………………….… 66 3.2.1.5 Hoạt động giám sát ………………………………………… 68 3.2.2 Kiến nghị ……………………………………… … …………… 70 3.2.2.1 Từ phía Trung tâm ………………………………………….…70 3.2.2.2 Từ phía quan Nhà nước ……………………………… ….71 KẾT LUẬN CHƯƠNG .…73 KẾT LUẬN CHUNG …74 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT AICPA : American Institute of Certified Public Accountants BGĐ : Ban Giám đốc CAP : Committee on Auditing Procedure CBVC : Cán bộ, viên chức CBYBS : Cán y bác sỹ CGCN : Chuyển giao công nghệ CHUD : Cơ học ứng dụng CN : Công nghệ CNTT : Công nghệ thông tin CoBIT : Control Objectives for Information and Related Technology COSO : Committee of Sponsoring Organization ERM : Enterprise Risk Management Framework HTQT : Hợp tác quốc tế INTOSAI : International Organization of Supreme Audit Institutions KPI : Key performance indicators KSNB : Kiểm soát nội NN : Nhà nước PC : Phòng chống QLKH : Quản lý khoa học SAP : Statement on Auditing Procedure SAS : Statement on Auditing Standard SEC : Securities and Exchange Commission TB-VT : Thiết bị - vật tư TNCS : Thanh niên cộng sản TP.HCM : Thành phố Hồ Chí Minh TSCĐ : Tài sản cố định TT : Trung tâm TTTT : Thông tin truyền thông TTPC : Trung tâm phịng chống DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, LƯU TRÌNH  BẢNG BIỂU Bảng 2.1 - Bảng tổng hợp kết khảo sát “Tính trực giá trị đạo đức”28 Bảng 2.2 - Bảng tổng hợp kết khảo sát “Ban Giám đốc” 30 Bảng 2.3 - Bảng tổng hợp kết khảo sát “Đội ngũ CBVC” 32 Bảng 2.4 - Bảng tổng hợp kết khảo sát “Cơ cấu tổ chức” 34 Bảng 2.5 - Bảng tổng hợp kết khảo sát “Chính sách nhân sự” 36 Bảng 2.6 - Bảng tổng hợp kết khảo sát “Đánh giá rủi ro” 38 Bảng 2.7 - Bảng tổng hợp kết khảo sát “Hoạt động kiểm sốt cơng tác kế tốn tiền” 40 Bảng 2.8 - Bảng tổng hợp kết khảo sát “Thông tin truyền thông” 45 Bảng 2.9 - Bảng tổng hợp kết khảo sát “Giám sát” 48  SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 - Các phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội 10  LƯU TRÌNH Lưu trình 2.1 - Lưu trình mua sắm vật tư-thiết bị 43 64 đặc điểm hoạt động đơn vị tồn rủi ro, chủ yếu đào tạo theo tiêu Cục phòng, chống ; hai thiếu nguồn nhân lực có chun mơn lĩnh vực quản trị rủi ro Tuy nhiên, với cạnh tranh gay gắt tiến trình hội nhập, quy mô đào tạo ngày tăng, đơn vị ngày tự chủ tài rủi ro đơn vị gặp phải khơng nhỏ Do đó, Ban lãnh đạo cần trọng đề cao công tác quản trị rủi ro nhằm giúp đơn vị có nhìn tổng thể, tồn diện rủi ro mặt hoạt động đơn vị (2) Đẩy mạnh công tác nhận diện rủi ro mặt hoạt động đơn vị Trước thực mục tiêu, chiến lược đó, Ban lãnh đạo nên tổ chức họp bàn với người có liên quan để trao đổi để đưa danh sách tất rủi ro đơn vị gặp phải Những rủi ro đến từ yếu tố nội đơn vị hay từ yếu tố mơi trường kinh tế, trị, xã hội bên Chẳng hạn như: Yếu tố bên  Rủi ro từ thiếu đoàn kết CBVC nội Trung tâm: Một có thiếu đồn kết trung tâm dẫn đến tình trạng chia rẽ nội bộ, bao che cho người thuộc phe mình, vùi dập người thuộc phe khác từ ảnh hưởng đến mơi trường làm việc, học tập, nghiên cứu trực tiếp ảnh hưởng đến việc thực mục tiêu Trung tâm  Rủi ro từ thông đồng số cá nhân: Khi có thơng đồng vài cá nhân thuộc khâu quy trình rủi ro gian lận khó bị phát khơng có kiểm tra, giám sát thường xuyên bên độc lập  Rủi ro từ hạn chế lực CBVC: Việc số nhân viên chạy theo suất không đầu tư hết tâm sức vào việc nghiên cứu, đổi phương pháp khám chữa bệnh làm cho công việc trở nên thụ động, kết khám chữa bệnh không đạt hiệu mong đợi; hay việc số CBVC khơng đủ trình độ trở ngại lớn cho việc tiếp thu hay, cập nhật mới, tiến khoa học-công nghệ giới Điều ảnh hưởng lớn đến chất lượng điều trị Trung tâm 65  Rủi ro từ cơng tác kế tốn: Trong q trình xử lý nghiệp vụ, nhân viên kế tốn vơ tình cố ý hạch tốn sai số nghiệp vụ kế toán làmảnh hưởng đến sổ sách báo cáo tài chính, chí gây tổn hại đến tài sản đơn vị uy tín Trung tâm  Rủi ro từ sách nhân Trung tâm: Chế độ đãi ngộ, phúc lợi, khen thưởng không tốt nguyên nhân khiến nhiều CBVC có trình độ, giàu kinh nghiệm chuyển đến nơi có điều kiện làm việc tốt Yếu tố bên  Rủi ro thay đổi mơi trường trị, sách pháp luật, chế độ tài chính;  Rủi ro thay đổi bệnh nhân, hay cách phục vụ bệnh nhân (3) Xây dựng trình tự đánh giá rủi ro kết hợp với kỹ thuật phù hợp Trên sở rủi ro nhận diện, đơn vị tiến hành việc đánh giá rủi ro qua bước sau:  Ước lượng mức độ ảnh hưởng rủi ro khả rủi ro xảy ra;  Lựa chọn nhân tố chủ yếu xếp thứ tự ưu tiên thông qua việc chấm điểm theo nguyên tắc mức độ ảnh hưởng khả rủi ro xảy lớn điểm cao;  Đánh giá rủi ro qua kết hợp mức độ ảnh hưởng rủi ro khả xảy rủi ro Các kỹ thuật cơng cụ đơn vị sử dụng để đánh giá phân tích rủi ro như: ma trận xác suất, mô phỏng, định (4) Lựa chọn biện pháp đối phó rủi ro thích hợp Sau nắm rủi ro tác động xấu đến hoạt động đơn vị tùy loại rủi ro mà đơn vị có biện pháp xử lý khác nhau, nhiên, dù lựa chọn biện pháp cần có cân nhắc chi phí bỏ lợi ích đạt Ban Giám đốc lựa chọn cách sau để đối phó với rủi ro: - Né tránh rủi ro: Là việc không thực công việc gây rủi ro Phương pháp có ưu điểm tránh tất rủi ro, việc khơng thực công việc để tránh rủi ro lại đồng nghĩa với việc đánh số hội Nếu không 66 có bước nhận diện đánh giá rủi ro, Trung tâm không chủ động né tránh rủi ro - Giảm thiểu rủi ro: Là việc làm giảm tác hại rủi ro tác động đến tổ chức Phương pháp thường sử dụng để ứng phó với loại rủi ro tránh Nếu bước nhận diện đánh giá rủi ro, Trung tâm khơng dự phịng kế hoạch hành động để giảm thiểu rủi ro - Chia sẻ rủi ro: Là việc chuyển phần hay toàn hậu rủi ro xảy từ tổ chức sang cho tổ chức khác việc trả khoản chi phí - Chấp nhận rủi ro: Phương pháp thường ứng dụng trung tâm hợp lợi ích mang lại từ việc thực cơng việc lớn thiệt hại rủi ro từ công việc tác động (5) Phân cơng cho Ban tra chuyên trách công tác quản trị rủi ro đơn vị thực đánh giá, phân tích báo cáo thường xuyên, liên tục cho Ban Giám đốc có dấu hiệu bất thường (6) Xây dựng Quy trình nhận diện, đánh giá đối phó rủi ro Để công tác quản trị rủi ro thực cách thông suốt, Trung tâm nên xây dựng Quy trình nhận diện, đánh giá đối phó rủi ro, phổ biến rộng rãi Trung tâm để tất CBVC nhận thức tác hại rủi ro khuyến khích họ tham gia thực Quy trình bao gồm bước sau: - Phân tích từ mục tiêu (mục tiêu chung, mục tiêu phận); - Nhận diện yếu tố tiêu cực ảnh hưởng đến việc thực mục tiêu đơn vị; - Phân tích tính chất rủi ro: xem xét đặc điểm rủi ro, ảnh hưởng chúng đến việc thực mục tiêu; - Phân tích mức độ rủi ro: xem xét khả xảy hậu rủi ro; - Lựa chọn biện pháp đối phó rủi ro: tùy tính chất rủi ro mà có lựa chọn biện pháp thích hợp né tránh, giảm thiểu, chia sẻ hay chấp nhận rủi ro; 67 - Giám sát kiểm soát rủi ro: giám sát rủi ro phát hiện, nhận biết rủi ro để xử lý rủi ro, qua đó, đánh giá hiệu việc xử lý rủi ro (7) Xây dựng văn hóa quản trị rủi ro Trung tâm Rủi ro vấn đề tất người đơn vị Văn hóa quản trị rủi ro tồn phát triển người có ý thức vấn đề Mặc dù trách nhiệm quản trị rủi ro giao cho cán cụ thể, người phải hiểu hiết tham gia công tác quản trị rủi ro mặt hoạt động đơn vị Ban tra chuyên trách cần có biện pháp nâng cao nhận thức toàn thể cán bộ, công nhân viên đơn vị 3.2.1.3 Hoạt động kiểm sốt  Đối với hoạt động kiểm sốt cơng tác kế toán: - Ban Giám đốc nên phân quyền cho Ban tra chuyên trách mảng tài thường xuyên tổ chức kiểm tra công tác xử lý nghiệp vụ kế tốn, cơng tác lưu trữ chứng từ, đặc biệt, chứng kiến việc kiểm kê tiền mặt quỹ công tác đối chiếu số dư kế toán tiền mặt thủ quỹ Nếu làm tốt cơng tác này, khơng góp phần giảm bớt sai sót, gian lận q trình thực mà giảm bớt áp lực cho việc kiểm tra tài nội vào cuối năm - Đối với thủ tục biểu mẫu toán thơng dụng, phịng Kế hoạch tài cần cụ thể hóa quy trình đưa lên trang web phịng để phận khác, có việc cần liên hệ, thực cách dễ dàng thông suốt Chẳng hạn quy trình tạm ứng tiền lương vượt giờ, quy trình tốn tiền nghiên cứu khoa học kèm theo số biểu mẫu theo quy định  Đối với hoạt động kiểm sốt cơng tác mua sắm thiết bị, vật tư: - Khi kiểm tra chất lượng tài sản mua vào, Trung tâm cần lập Ban nghiệm thu gồm thành viên Ban Giám đốc, phòng Thiết bị-vật tư, Phụ trách Khoa, phòng cán có am hiểu định tài sản mua vào để đảm bảo tính chun mơn tính khách quan đánh giá chất lượng tài sản Sau nghiệm thu phải tiến hành lập biên có đầy đủ chữ ký bên tham gia đảm bảo thực 68 quy trình thiết lập - Trung tâm cần phối hợp với phòng Thiết bị vật tư rà soát lại tài sản hư hỏng, xuống cấp để có kế hoạch sửa chữa, mua mới, tránh trường hợp báo chỗ sửa chữa chỗ đó, khơng mang tính đồng ảnh hưởng đến cơng tác quản lý - 02 năm lần nên luân chuyển nhân viên phụ trách mua thiết bịvật tư thường xuyên tìm chọn bảng báo giá nhà cung cấp tiềm khác để tránh tình trạng nhân viên tận dụng mối quan hệ với nhà cung cấp để nâng giá bán, tư lợi cá nhân 3.2.1.4 (1) Thông tin truyền thơng Khuyến khích CBVC sử dụng mail nội kênh thông tin liên lạc thường xuyên Mail nội đưa vào sử dụng Trung tâm nên CBVC chưa có thói quen sử dụng tên email giao dịch thông dụng Do đó, Trung tâm nên khuyến khích CBVC sử dụng tên email có gắn tên miền trung tâm kênh liên lạc thường xuyên Một email nội sử dụng phổ biến thơng báo, định Trung tâm đưa xuống truyền đạt nhanh chóng, kịp thời dễ dàng tiếp cận (2) Phổ biến mục tiêu đơn vị để hướng tất CBVC mục tiêu chung Cuối năm, lãnh đạo Khoa/phòng ban tiến hành đề mục tiêu chất lượng phận Tuy nhiên, việc đề mục tiêu không họp bàn với thành viên phận mà có người liên quan đến việc báo cáo cho cấp quan tâm nên người thường nắm mục tiêu đơn vị cần thực năm Vì vậy, đơn vị cần truyền thơng đến cán viên chức phương hướng hoạt động năm để thành viên hiểu mục tiêu chung phấn đấu thực khơng nên gói gọn nhiệm vụ cụ thể cá nhân phận (3) Thể chế hóa thủ tục làm việc thành văn để CBVC phịng ban tiếp cận cách dễ dàng Giữa phận Trung tâm có liên hệ mật thiết với q trình hoạt động Do đó, việc thể chế hóa thủ tục làm việc thơng dụng 69 phòng ban đưa lên trang web trung tâm giúp cán viên chức phận khác tiếp cận thơng tin cách dễ dàng, hỗ trợ cho công việc tiến hành thơng suốt Thêm vào đó, số biểu mẫu nên xây dựng thống tồn đơn vị để thuận lợi cho cơng tác quản lý (4) Tin học hóa hệ thống thơng tin nội Hiện nay, số thông báo, công văn đơn vị chuyển cho phận tệp giấy, điều phần làm giảm tính kịp thời công tác thông tin đến CBVC Trung tâm nên quét giấy tờ này, sau gửi tự động qua mail nội để CBVC dù đâu chia sẻ thơng tin làm giảm bớt chi phí in ấn giấy tờ (5) Tổ chức tốt công tác bảo vệ thông tin Hệ thống thơng tin đóng vai trị sống cịn tổ chức Do đó, bảo vệ thơng tin công việc quan trọng Hiện nay, công tác bảo vệ thông tin Trung tâm chưa trọng, mặc dù, tất mạng máy tính trung tâm thường xuyên kiểm tra, bảo trì sử dụng phần mềm diệt virut hệ thống mạng bị cố lúc nên thông tin cần lưu trữ qua đĩa CD, bảo quản khoa học, để tránh mát liệu bị cố (6) Đẩy mạnh công tác thông tin, tuyên truyền với bên ngồi Kênh thơng tin đối ngoại cần trọng để trao đổi thông tin với bên ngồi nhằm quảng bá giới thiệu hình ảnh, chun mơn điều trị trung tâm tiếp nhận ý kiến đóng góp, phản hồi từ bên ngồi Theo đó: - Thiết lập đường dây nóng hiển thị số trang web bố trí cán trực điện thoại để giải đáp thắc mắc ghi nhận kịp thời ý kiến đóng góp, khiếu nại, tố cáo - Đưa thông tin số hoạt động lớn đơn vị lên phương tiện thông tin đại chúng; - Thường xuyên mở ngày mít tinh, tư vấn công đồng, truyền thông để đưa thông tin cho toàn dân khu vực tỉnh nước nắm rõ; - Tích cực tham gia hoạt động học thuật, văn thể mỹ để quảng bá hình ảnh Trung tâm đến doanh nghiệp, người dân 70 3.2.1.5 (1) Hoạt động giám sát Tăng cường vai trò Ban tra chuyên trách công tác giám sát thường xuyên Trung tâm cần phân công cho Ban Thanh tra chuyên trách thực việc kiểm tra thường xuyên mặt hoạt động đơn vị như: tuân thủ sách, thủ tục, quy trình thiết lập; trung thực hợp lý báo cáo tài chính; hiệu sử dụng nguồn lực Việc kiểm tra, giám sát thường xuyên phận độc lập giúp đơn vị phát kịp thời sai sót, gian lận q trình thực hiện, từ đó, có biện pháp xử lý để hoàn thiện, nâng cao hiệu hệ thống kiểm soát nội Tuy nhiên, để Ban tra chuyên trách thực phát huy vai trị địi hỏi thành viên Ban phải có kiến thức chun mơn vững chắc, kỹ làm việc khoa học mà hết phải thực công tâm, độc lập với phận kiểm tra Có vậy, cơng tác giám sát thực khách quan đạt hiệu cao (2) Thực nghiêm túc công tác giám sát định kỳ Ở đơn vị nay, công tác giám sát định số hoạt động hoạt động kiểm tra tài nội bộ, hoạt động kiểm kê tài sản, hoạt động đánh giá việc thực mục tiêu chất lượng năm học Tuy nhiên, việc thực cịn mang tính chất hình thức, chiếu lệ, thường báo trước để phận chuẩn bị nên mang tính đối phó tự giác thực Do đó, Trung tâm cần chấn chỉnh lại cơng tác nhằm thực nghiêm túc việc giám sát định kỳ, tuyệt đối không báo trước đưa biện pháp xử lý phận khơng hồn thành nhiệm vụ (3) Tăng cường hoạt động giám sát với sở đào tạo trực thuộc Trung tâm cần tăng cường công tác giám sát, giám sát hoạt động tài chính, để nắm thực trạng hoạt động, xem xét mặt làm được, chưa làm được, tồn tại, nguyên nhân; sở đề định hướng, giải pháp nhằm thúc đẩy Viện, Trung tâm tham gia tích cực vào cơng tác nâng cao chất lượng đào tạo, đẩy mạnh nghiên cứu khoa học, đảm bảo tự trang trải đồng thời đóng góp phần kinh phí cho Trung tâm Chẳng hạn như: 71  Phân cơng phịng ban/Khoa Trung tâm phối hợp với sở trực thuộc theo dõi, rà soát lĩnh vực hoạt động lên kế hoạch, định hướng hoạt động hàng năm;  Phân cơng phịng Kế hoạch tài kiểm tra tài định kỳ;  Yêu cầu sở báo cáo cơng tác tài thường xun;  Triển khai cơng tác khốn hoạt động để cân đối thu chi, thực hành tiết kiệm nâng cao chất lượng hoạt động (4) Thiết lập thành Quy chế xử lý trường hợp vi phạm Để đảm bảo tính thống đồng xử lý trường hợp vi phạm, Trung tâm cần quy định cách rõ ràng, minh bạch biện pháp xử lý hành vi vi phạm nội quy, điều lệ đơn vị Chẳng hạn như:  Vi phạm quản lý hành chính, quản lý tài sản 3.2.2 Kiến nghị 3.2.2.1 Từ phía Trung tâm  Ban Giám đốc: - Ban Giám đốc cần cho CBVC đơn vị thấy lợi ích hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu thơng qua hành động, thái độ để thành viên Trung tâm cảm nhận tận tâm xây dựng hệ thống kiểm soát nội - Ban Giám đốc cần đạo cho phòng Tổ chức cán nhận nhiệm vụ triển khai, đánh giá mức độ hồn thành cơng việc theo số KPI, làm sở để thực tốt công tác khen thưởng đơn vị - Ban Giám đốc cần cân đối chi phí lợi ích để lập Ban Thanh tra chuyên trách thực công tác thanh, kiểm tra tất hoạt động đơn vị Việc thành lập phận độc lập giúp cho hoạt động kiểm soát hiệu hơn, kịp thời phát gian lận, sai sót q trình thực - Ban Giám đốc cần phối hợp với phòng Thanh tra Sở y tế, phịng Kế hoạch tài chính, phịng Quản lý chất lượng Bộ mơn Kế tốn lên kế hoạch tuyển nhân phục vụ cho việc thành lập Ban tra chuyên trách nhận nhiệm vụ đảm bảo tính tuân thủ sách, pháp luật; tính trung thực báo cáo thơng tin tài 72 đảm bảo sử dụng hiệu nguồn lực đơn vị Ngoài ra, Ban Thanh tra chuyên trách tham mưu cho Ban Giám đốc vấn đề quản lý, kiểm sốt rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu đơn vị - Ban Giám đốc cần thường xuyên đánh giá lại hệ thống kiểm sốt nội có vận hành hiệu hay khơng để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời  Các phận có liên quan: - Các Khoa/phòng ban Trung tâm cần thực nghiêm túc quy trình kiểm sốt mà Trung tâm thiết lập, đảm bảo đạt mục tiêu đề - Phòng Tổ chức cán cần đẩy mạnh việc triển khai kế hoạch thực đánh giá mức độ hồn thành cơng việc theo số KPI; - Phịng Kế hoạch tài cần phối hợp với đơn vị trực thuộc việc kiểm tra, giám sát thường xun cơng tác kế tốn, đảm bảo sở liên kết thực theo quy định Nhà nước 3.2.2.2 Từ phía quan Nhà nước Hiện nay, khái niệm kiểm sốt nội khu vực cơng cịn mẻ, nhà lãnh đạo chủ yếu xuất thân từ cán quản lý chưa ý thức đầy đủ tầm quan trọng hệ thống kiểm soát nội bộ, thêm vào đó, hệ thống pháp luật nước ta thiếu văn quy định, hướng dẫn cho hoạt động kiểm sốt nội Do đó, quan Nhà nước có thẩm quyền, cụ thể Kiểm tốn nhà nước, cần nhanh chóng xây dựng Hướng dẫn kiểm soát nội hay Chuẩn mực kiểm soát nội làm sở nâng cao hiệu hoạt động kiểm soát Hướng dẫn xây dựng sở tham khảo Hướng dẫn kiểm soát nội INTOSAI, chuẩn mực kiểm toán Tổng kế toán nhà nước Hoa Kỳ (GAO) số nước giới 73 KẾT LUẬN CHƯƠNG Trên sở đánh giá thực trạng hoạt động kiểm soát nội chương 2, chương tác giả đưa giải pháp khắc phục tồn tại, yếu kém, qua hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội nhằm nâng cao tính hữu hiệu hiệu cơng tác kiểm sốt nội đơn vị Những giải pháp nêu khơng khái quát hết thực trạng đơn vị qua đó, tác giả mong muốn giúp đơn vị khắc phục giảm bớt hạn chế nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ, góp phần làm cho hoạt động đơn vị ngày hiệu 74 KẾT LUẬN CHUNG Kiểm soát nội hệ thống biện pháp, hoạt động nhà quản lý nhân viên đơn vị nhằm bảo đảm cho hữu hiệu hiệu hoạt động; bảo đảm cho đáng tin cậy hệ thống báo cáo tài chính; bảo đảm cho tuân thủ luật lệ quy định Hoạt động hệ thống kiểm soát nội cần thiết nhà quản lý đơn vị cho dù doanh nghiệp hay đơn vị nghiệp Luận văn đời từ cần thiết Luận văn gồm chương cung cấp lý luận kiểm sốt nội từ áp dụng vào nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội Trung tâm phòng chống HIV/AIDS tỉnh Đ ồngng Nai Mục đích cuối luận văn từ việc khảo sát thực tế đề biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động kiểm soát nội trung tâm Với việc đưa giải pháp kiến nghị hy vọng giúp Ban Giám đốc có biện pháp quản lý tốt để phù hợp với pháp triển không ngừng Trung tâm TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thị Hoàng Anh (2012), Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Trường sư phạm kỹ thuật TP.HCM, Trường đại học kinh tế Bộ mơn Kiểm tốn, Khoa Kế tốn - Kiểm toán, trường Đại học Kinh tế TP.HCM (2010), Kiểm toán, Nhà xuất Lao động Xã hội, TP.HCM Bộ mơn Kiểm tốn, Khoa Kế tốn - Kiểm tốn, trường Đại học Kinh tế TP.HCM (2012), Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất Phương Đông, TP.HCM Vũ Hữu Đức (2007), Tăng cường KSNB đơn vị thuộc khu vực cơng Nhìn từ góc độ Kiểm tốn Nhà nước, Hiệp hội Kế toán TP.HCM Nguyễn Ngọc Hậu (2010), Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang, Luận văn thạc sỹ kinh tế, Trường Đại học Kinh tế TP.HCM Hồ Thị Thanh Ngọc (2010), Giải pháp nâng cao hiệu hoạt động kiểm soát nội trường Cao đẳng Xây dựng Số 2, Luận văn thạc sỹ kinh tế Trường Đại học Kinh tế TP.HCM Phạm Hồng Thái (2011), Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội cuả ngành y tế tỉnh Long An, Trường đại học kinh tế Mai Xn Thủy (2012), Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Viễn thơng Bình Dương, Luận văn thạc sỹ kinh tế, Trường Đại học Kinh tế TP.HCM Trung tâm PC HIV/AIDS tỉnh Đồng Nai, Các quy chế, quy định nội bộ, báo cáo tự đánh giá, báo cáo nội khác, Đồng Nai PHỤ LỤC - QUY TRÌNH HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC VÀ PHỊNG NGỪA A Lưu trình: Bướ c Người chịu trách nhiệm Tiến trình thực Phát hiện, mơ tả, phân tích nguyên nhân đề xuất biện pháp Người phát hiện/ Phụ trách Khoa, phịng có liên quan Khơng đồng ý Xem xét hoạch định kế hoạch Phụ trách Khoa, phịng Đồng ý Khơng duyệt Giám đốc/ Phó GĐ phụ trách khoa, phòng Phê duyệt - Chỉ đạo Duyệt Tổ chức thực Theo dõi – Đánh giá hiệu Khơng đạt Khoa, phịng phân cơng Giám đốc/ Phó GĐ phụ trách Đạt Lưu trữ hồ sơ Trưởng phòng Quản lý Chất lượng/ Phụ trách khoa, phịng B Mơ tả chi tiết: Bước Tiến trình thực Phát hiện, mơ tả, phân tích ngun nhân đề xuất biện Trách nhiệm Người phát pháp: / Phụ - Xác định vấn đề cần thực hành động khắc phục, trách khoa, phòng ngừa thơng qua: phịng có liên + Các ý kiến phản hồi, khiếu nại, đề xuất CBVC, bệnh quan nhân đơn vị Trung tâm; + Kết đánh giá nội bộ; kết đánh giá ngoài; + Thơng tin khác thơng qua hịm thư góp ý, báo chí, - Lập phiếu yêu cầu thực hành động khắc phục phòng ngừa (Biểu mẫu 1) chuyển cho phụ trách khoa, phòng Xem xét, hoạch định kế hoạch: Trao đổi với phận liên quan (nếu cần) xem xét, Phụ trách khoa, phòng đánh giá nội dung yêu cầu khắc phục, phòng ngừa + Nếu đồng ý: Hoạch định giải pháp kế hoạch thực hành động khắc phục/ phòng ngừa (nếu việc khắc phục, phịng ngừa khơng phù hợp có liên quan đến đơn vị khác, phải trình Ban giám đốc xem xét phê duyệt) + Nếu không đồng ý: Thông báo rõ lý cho người/ đơn vị lập phiếu yêu cầu Phê duyệt - Chỉ đạo: - Trong phạm vi đơn vị: + Phê duyệt chuyển kế hoạch hành động khắc phục/ Phụ trách khoa, phịng ngừa phận liên quan phân cơng thực - Có liên quan đến nhiều đơn vị: phịng Giám đốc/ Phó GĐ + Nếu đồng ý: Phê duyệt chuyển kế hoạch hành phụ trách động khắc phục /phịng ngừa đơn vị liên quan phân cơng thực + Nếu không đồng ý: Thực lại bước quy trình Tổ chức thực - Theo dõi - Đánh giá hiệu quả: - Phân công người thực theo kế hoạch Phụ trách khoa, - Theo dõi việc thực hành động khắc phục/ phòng phòng/Giám đốc / ngừa để đảm bảo thực theo kế hoạch đề Phó GĐ phụ - Đến hết thời hạn thực theo kế hoạch, đánh giá hiệu trách (được phân hành động khắc phục/ phịng ngừa thực vào cơng Phiếu phiếu yêu cầu hành động khắc phục/ phòng ngừa yêu cầu) + Đánh giá đạt: Thông báo kết cho người phát Chuyển phiếu yêu cầu hành động khắc phục/ phòng ngừa cho phòng Quản lý Chất lượng (phạm vi trung tâm) phận lưu trữ đơn vị (phạm vi đơn vị) + Đánh giá không đạt: Thực lại từ bước Quy trình Lưu trữ hồ sơ - Phân công người cập nhật vào Sổ theo dõi hành động Trưởng phòng khắc phục - phòng ngừa để phát việc Quản lý Chất không phù hợp xảy thường xuyên lượng - Lưu trữ Phiếu yêu cầu hành động khắc phục - phòng ngừa làm sở cho việc phân tích cải tiến xem xét lãnh đạo ... nhằm hoàn thiện hệ thống này, người viết chọn đề tài: ? ?Hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội Trung tâm phịng chống HIV/AIDS tỉnh Đồng Nai” Qua việc tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội Trung tâm phịng chống. .. 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRUNG TÂM PC HIV/AIDS TỈNH ĐỒNGI NAI ……………….….57 3.1 PHƯƠNG HƯỚNG XÂY DỰNG CÁC GIẢI PHÁP ………………… 57 3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ... quan hệ thống kiểm sốt nội đơn vị hành nghiệp có thu Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội Trung tâm phịng chống HIV/AIDS tỉnh Đồng Nai Chương 3: Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Trung tâm phòng