GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TMDV
Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh
1.1.1 Giới thiệu chung về công ty
Công ty TNHH Thương Mại Dịch vụ Xuất nhập khẩu Thành Danh, thành lập ngày 09/05/2005, là một doanh nghiệp hoạt động độc lập về tài chính với tư cách pháp nhân Công ty được cấp giấy phép kinh doanh số 0303772372 bởi Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh và có vốn điều lệ 800.000.000 đồng, hoạt động theo quy định của Nhà nước.
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU THÀNH DANH
Tên giao dịch quốc tế: THANH DANH CO.,LTD
Đại diện pháp luật: Nguyễn Phước Quý
Trụ sở chính: 366/30 Bến Bình Đông, P.15, Q.8, Tp.HCM
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên
Email: phuocquy2006@yahoo.com.vn
Lĩnh vực hoạt động chính: Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh đã ra đời và phát triển trong bối cảnh hội nhập toàn cầu, đối mặt với nhiều thuận lợi và thách thức Nhờ vào tinh thần học hỏi và cải tiến không ngừng, công ty đã xây dựng được lòng tin từ khách hàng thông qua trách nhiệm và chất lượng dịch vụ ngày càng được nâng cao.
Yếu tố con người đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của công ty Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và giao nhận vận tải được tuyển chọn kỹ lưỡng và đào tạo bài bản Họ luôn nhiệt tình, tận tâm và có trách nhiệm trong việc tư vấn cho khách hàng và đối tác, giúp lựa chọn các phương án vận chuyển và kinh doanh hiệu quả nhất với chi phí tiết kiệm, đồng thời giảm thiểu tối đa rủi ro cho khách hàng.
Với phương châm “Đảm bảo uy tín, phục vụ nhanh chóng, an toàn chất lượng”, đội ngũ nhân viên trẻ của chúng tôi không ngừng nỗ lực cải thiện dịch vụ Chúng tôi cũng mở rộng mạng lưới hoạt động và thiết lập mối quan hệ bền chặt với các đối tác Công ty cung cấp đa dạng dịch vụ vận chuyển giao nhận trong và ngoài nước, đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa các dịch vụ.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh có cơ cấu nhân sự được tổ chức theo mô hình trực tuyến, đảm bảo sự liên kết chặt chẽ và hiệu quả Với tổng số 30 nhân viên, tất cả đều có trình độ từ Cao đẳng đến Thạc sỹ, sở hữu chuyên môn vững vàng và khả năng ngoại ngữ tốt, công ty cam kết đáp ứng nhu cầu thực tế trong hoạt động kinh doanh.
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH TMDV XNK
PHÒNG KẾ PHÒNG XUẤT TOÁN
Cơ cấu tổ chức công ty mang lại nhiều ưu điểm, giúp Giám đốc dễ dàng quản lý và thống nhất mệnh lệnh Đội ngũ nhân sự được phân chia hoạt động rõ ràng, phù hợp với quy mô công ty, từ đó nâng cao khả năng xử lý công việc nhanh nhạy và linh hoạt trước những thay đổi của môi trường Điều này cũng góp phần giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nhược điểm của việc quản lý này là hạn chế sự tham gia của các chuyên gia có trình độ cao trong từng lĩnh vực, đồng thời yêu cầu người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo các bộ phận chuyên môn Điều này dẫn đến việc các quyết định đưa ra có thể mang tính rủi ro cao do giới hạn về khả năng của con người.
Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận
1.3.1 Lĩnh vực hoạt động của công ty
Dịch vụ vận chuyển hàng hóa bao gồm hàng LCL, hàng nguyên container và dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu, cung cấp nhiều phương thức giao hàng linh hoạt Chúng tôi hỗ trợ nhận hàng tại cảng (CY-CY), nhận hàng tại xưởng (DOOR-CY) và giao hàng tận tay người nhận (DOOR-DOOR).
Đưa hàng từ kho đến sân bay (door to airport).
Giao hàng từ sân bay về kho (airport to door).
Nhận hàng từ kho đưa đến kho khác (door to door).
Dịch vụ khai thuê hải quan:
Lên tờ khai hải quan theo chứng từ chủ hàng gửi.
Nộp hồ sơ, nộp thuế và làm thủ tục thông quan cho lô hàng.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ thông quan cho đa dạng loại hình như kinh doanh, đầu tư, tạm nhập tái xuất, tạm xuất - tái nhập, gia công, sản xuất xuất khẩu, hàng mẫu, hàng phi mậu dịch và hàng kho ngoại quan Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi tư vấn cho khách hàng về loại hình khai hải quan phù hợp, tính thuế, áp mã, hoàn thuế nhập khẩu và các chính sách thuế liên quan.
Giúp khách hàng tránh các phát sinh sau thông quan.
Tư vấn giấy phép nhập khẩu, mã số thuế nhập khẩu.
Vận chuyển bằng xe tải thùng các loại.
Vận chuyển nội địa chuyên tuyến.
Kinh doanh vận tải bằng đường bộ và đường thủy nội địa.
1.3.2 Nhiệm vụ của các bộ phận
Giám đốc: Ông NGUYỄN PHƯỚC QUÝ
Như trên sơ đồ trên chúng ta thấy Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động của công ty như:
Quyết định các hoạt động kinh doanh của công ty.
Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh của công ty.
Ban hành những quy chế quản lý nội bộ.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý
Phòng kế toán có vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch tài chính và xác định vốn lưu động cần thiết cho hoạt động kinh doanh của công ty Nhiệm vụ của phòng bao gồm hoạch toán thu - chi, quyết toán kinh doanh, và xử lý việc thu hồi công nợ Ngoài ra, phòng kế toán còn quản lý các nghiệp vụ sổ sách và chứng từ kế toán của công ty, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các hoạt động tài chính.
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng mới, chăm sóc khách hàng hiện tại, soạn thảo hợp đồng và báo giá Ngoài ra, phòng cũng giới thiệu dịch vụ của công ty, báo cáo kết quả hoạt động hàng tuần và tham gia đề xuất những ý tưởng nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ.
Bộ phận giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các thủ tục giao nhận hàng hóa, bao gồm cả thủ tục hải quan tại cảng, kho và sân bay Nhiệm vụ của bộ phận này bắt đầu từ khi nhận thông tin chi tiết về hàng hóa từ khách hàng cho đến khi hoàn tất giao hàng cho khách.
Bộ phận chứng từ thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chứng từ xuất nhập khẩu, bao gồm kiểm tra và sửa đổi chứng từ khi cần thiết, gửi thông báo hàng đến, phát hành lệnh giao hàng và vận đơn, cũng như các tài liệu khác theo yêu cầu của khách hàng như bảng kê chi tiết và hóa đơn thương mại Đồng thời, bộ phận này duy trì liên lạc thường xuyên với các hãng tàu và đại lý vận tải để cập nhật tình hình vận chuyển hàng hóa, nhằm thông báo kịp thời cho người gửi và nhận hàng.
Tình hình nhân sự
Bảng 1.1: Tình hình nhân sự
STT PHÒNG SỐ LƯỢNG TRÌNH ĐỘ
4 KẾ TOÁN 4 2 ĐẠI HỌC, 2 CAO ĐẲNG
5 GIAO NHẬN 8 4 ĐẠI HỌC, 4 CAO ĐẲNG
6 CHỨNG TỪ 11 7 ĐẠI HỌC, 4CAO ĐẲNG
Công ty chú trọng đến việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực với đội ngũ quản lý kinh nghiệm, nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của ngành vận tải hàng hóa Nhân viên được đào tạo bài bản, có kiến thức vững chắc và trình độ chuyên môn cao, thể hiện năng lực và nhiệt huyết trong công việc Đội ngũ này là yếu tố chủ chốt giúp công ty phát triển bền vững.
Theo giới tính, số lao động nữ trong Công ty đã tăng dần qua các năm, cho thấy sự cân bằng giới tính đang dần được cải thiện Sự cân bằng này một phần nhờ vào việc phân chia công việc ưu tiên cho nam và nữ Các vị trí yêu cầu di chuyển nhiều và làm việc ngoài trời, như ở phòng giao nhận và kinh doanh, thường ưu tiên nam giới Ngược lại, các công việc đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ, như ở phòng kế toán - chứng từ và phòng nhân sự, tạo nhiều cơ hội hơn cho nữ giới.
Công ty cam kết mang đến chế độ tiền lương và phúc lợi xã hội tốt nhất cho nhân viên, nhằm nâng cao tinh thần làm việc và tạo ra lợi ích bền vững cho cả nhân viên lẫn công ty.
Công ty có quy mô hoạt động vừa phải với các phòng ban được sắp xếp hợp lý, giúp xử lý nhanh chóng và kịp thời các vấn đề phát sinh Sự phối hợp logic giữa các bên không chỉ đảm bảo hoàn thành tốt mục tiêu chung mà còn phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, đồng thời tiết kiệm chi phí.
Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TMDV XNK Thành
1.5.1 Cơ cấu dịch vụ của công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh
Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu, với trọng tâm phân tích các số liệu kinh doanh từ năm 2018 đến 2020 trong các dịch vụ chính như giao nhận đường biển, giao nhận đường hàng không, vận tải nội địa và khai thuê hải quan Những dịch vụ này không chỉ mang lại nguồn thu lớn mà còn chứng minh chất lượng dịch vụ của công ty, góp phần vào sự tăng trưởng doanh thu liên tục qua từng đơn hàng.
Bảng 1.2: Cơ cấu dịch vụ trong doanh thu của công ty giai đoạn 2018-2020 Đơn vị: Triệu đồng Năm
Dịch vụ giao nhận đường biển 120.8 34.25% 142.6 32.64% 201.1 34.22%
Dịch vụ giao nhận đường hàng không 86.2 24.01% 122.4 27.22% 140.9 26.08% Vận tải nội địa 69.3 21.53% 80.6 18.21% 96.1 17.55% Khai thuê hải quan 77.1 20.21% 105.7 21.93% 102.3 22.15%
Dịch vụ giao nhận đường biển Dịch vụ giao nhận đường hàng không Vận tải nội địa Khai thuê hải quan
Biểu đồ 1.1: Cơ cấu dịch vụ của công ty giai đoạn 2018 – 2020
Dịch vụ giao nhận đường biển Dịch vụ giao nhận đường hàng không Vận tải nội địa Khai thuê hải quan
Dịch vụ giao nhận đường biển Dịch vụ giao nhận đường hàng khôngVận tải nội địa Khai thuê hải quan
Dựa vào biểu đồ 1.1, năm 2018 dịch vụ giao nhận đường biển chiếm 34.25%, cao nhất trong các dịch vụ, trong khi khai thuê hải quan thấp nhất với 20.21% Sự phát triển của dịch vụ giao nhận đường biển và hàng không đã thúc đẩy nhu cầu khai thuê hải quan, do khách hàng ưu tiên vận chuyển hàng hóa lớn qua đường biển Năm 2019, dịch vụ giao nhận đường biển tiếp tục tăng lên 32.64%, nhờ vào cước vận tải thấp hơn so với hàng không, trong khi dịch vụ hàng không tăng nhẹ lên 27.22% Tỷ trọng khai thuê hải quan đạt 21.93% và vận tải nội địa thấp nhất với 18.21% Sự tăng trưởng này phản ánh nỗ lực của công ty trong việc mở rộng thị trường và cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Năm 2020, công ty ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ trong hoạt động dịch vụ giao nhận, với giao nhận đường biển đạt 34,22% và hàng không đạt 26,08%, mặc dù có sự giảm nhẹ ở khai thuê hải quan và vận tải nội địa Lợi thế cạnh tranh của công ty đến từ mối quan hệ tốt với các hãng vận chuyển, giá cả ổn định và đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, nhiệt huyết Lãnh đạo công ty có tầm nhìn dài hạn và đã đề ra các chiến lược hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.
1.5.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2018 – 2020
Mặc dù công ty có quy mô vừa và nhỏ và gặp nhiều khó khăn về tiềm lực kinh tế, nhưng nhờ sự lãnh đạo chiến lược của Giám đốc và sự cống hiến của nhân viên, công ty đã đạt được nhiều thành công đáng kể Bài viết sẽ phân tích số liệu về doanh thu, chi phí và lợi nhuận của công ty từ năm 2018 đến 2020, nhằm làm rõ triển vọng phát triển của công ty trong ngành.
Bảng 1.3: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn(2018-2020) Đơn vị : Triệu đồng
Biểu đồ 1.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2018-2020
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh
Tổng doanh thu Tổng chi phí Lợi nhuận sau thuế
Tỷ suất lợi nhuận (lợi nhuận/chi phí) 33.82% 37.39% 40.45%
Theo bảng số liệu 1.2, doanh thu hoạt động kinh doanh của công ty liên tục tăng trưởng, với tỷ suất lợi nhuận năm 2018 chỉ đạt 33.82%, thấp hơn năm 2019 là 37.39% do tình hình xuất nhập khẩu không thuận lợi Tuy nhiên, năm 2019, doanh thu tăng lên nhờ nền kinh tế ổn định và cơ hội phát triển trong hoạt động xuất nhập khẩu Đến năm 2020, tỷ suất lợi nhuận đã tăng lên 40.45%, thể hiện nỗ lực của Công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh trong việc mở rộng thị trường và cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, kết quả này là thành quả của sự cố gắng chung của lãnh đạo và nhân viên công ty.
Theo biểu đồ 1.2, tổng chi phí hoạt động kinh doanh đã có sự gia tăng liên tục qua các năm Cụ thể, chi phí năm 2019 đã tăng 69,5 triệu đồng so với năm 2018.
Năm 2020, chi phí tăng thêm 154.7 triệu đồng so với năm 2019, nhưng vẫn thấp hơn mức tăng trưởng doanh thu, cho thấy nhân viên có khả năng hoàn thành công việc với hiệu suất cao Sự gia tăng chi phí chủ yếu do công ty đã ổn định hoạt động và cần mở rộng quy mô kinh doanh, dẫn đến nhu cầu thuê nhân viên, nâng cấp thiết bị, và chi phí quản lý Những yếu tố này giúp công ty đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả nhu cầu khách hàng, từ đó nâng cao uy tín trong quá trình hoạt động.
Lợi nhuận sau thuế của công ty Thành Danh đã tăng liên tục qua các năm, với mức tăng 20.79 triệu đồng trong năm 2019 so với 2018 và 12 triệu đồng trong năm 2020 so với 2019 Điều này cho thấy chiến lược và tầm nhìn đúng đắn của Giám đốc đã được thực hiện hiệu quả, cùng với nỗ lực của từng cá nhân trong công ty Để duy trì đà phát triển, công ty cần tiếp tục phát huy những thế mạnh hiện có và khắc phục các điểm yếu, nhằm tăng doanh thu và giảm chi phí, từ đó nâng cao lợi nhuận nhanh chóng hơn.
QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH TMDV XUẤT NHẬP KHẨU THÀNH DANH
Sơ đồ mối liên hệ giữa các bên liên quan
Sơ đồ 2.1: Mối liên hệ giữa các bên liên quan đến quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại công ty TNHH TMDV XNK THÀNH DANH
DREAM COMES ASIA CO., LTD
CÔNG TY TNHH TMDV XNK THÀNH DANH
MEKONG CARGO FREIGHT CO.,LTD
Sơ đồ minh họa sự tương tác giữa các bên liên quan trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH TMDV XNK THÀNH DANH, cho thấy các bước và vai trò quan trọng của từng bên trong quá trình này.
(1) Công Ty TNHH DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES ký hợp đồng ngoại thương xuất khẩu hàng hóa cho công ty DREAM COMES ASIA CO.,LTD.
(2) Nhà XK sẽ liên hệ FWD MEKONG CARGO FREIGHT CO.,LTD để làm Booking confirmation và làm vận đơn hàng không nhận được số MAWB, HAWB.
Công Ty TNHH DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES đã ký hợp đồng dịch vụ với Công ty TNHH TMDV XNK THÀNH DANH, đồng thời gửi các chứng từ liên quan đến lô hàng xuất khẩu để thực hiện thủ tục hải quan và chờ thông quan hàng hóa.
Công ty FWD MEKONG CARGO FREIGHT CO.,LTD sẽ phối hợp với hãng hàng không CHINA AIRLINES để thực hiện việc đặt chỗ và hoàn tất các thủ tục xuất hàng cho công ty DREAM COMES ASIA CO.,LTD.
(5) Hãng hàng không CHINA AIRLINES liên hệ với chi nhánh của MEKONG CARGO FREIGHT CO.,LTD bên trụ sở JAPAN để đến làm thủ tục nhận hàng.
(6) Sau đó FWD NIPPON EXPRESS tại JAPAN gửi bộ chứng từ cần thiết và liên hệ Công ty DREAM COMES ASIA CO.,LTD để nhận hàng về.
Quy trình thực hiện giao nhận hàng xuất khẩu hàng bằng đường hàng không tại công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh
Quy trình giao nhận này được xây dựng từ những kinh nghiệm tích lũy và tổng hợp các trường hợp thực tế, nhằm tạo ra một quy trình đơn giản nhưng hiệu quả Điều này giúp mỗi nhân viên tuân thủ đúng trình tự đã đặt ra, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu suất cao trong công việc.
Sơ đồ 2.2 Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không tại
Công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh
Cân hàng tại kho TCS Làm thủ tục hải quan cho lô hàng
Nhận Air way bill và trả cước hàng
Vận chuyển hàng vào kho TCS (2)
Nhận thông tin và kiểm tra chứng từ về lô hàng từ chủ hàng, đặt chỗ
Tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng dịch vụ
Hoàn thành hồ sơ, bàn giao chứng từ lại cho khách hàng
Tóm tắt các bước trong quy trình:
Bước 1: Công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh sẽ kí hợp đồng dịch vụ với
DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES COMPANY LIMITED sau khi đã thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng và được sự đồng ý từ hai bên
Bước 2: Công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh sẽ nhận thông tin và tiến hành kiểm chứng từ của lô hàng từ DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES COMPANY LIMITED gồm:
− Hợp đồng thương mại (Sales contract)
− Hóa đơn thương mại (Invoice)
− Phiếu đóng gói (Packing list)
Sau khi nhân viên chứng từ kiểm tra xong chứng từ sẽ tiến hành đặt chỗ cho lô hàng.
Bước 3: Công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh vận chuyển hàng vào kho xuất TCS
Công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh sẽ thực hiện khai hải quan hàng xuất qua hệ thống điện tử ECUS5-VNACCS, đồng thời tiến hành cân hàng tại kho TCS.
Bước 5: Nhân viên giao nhận của công ty tiến hành thanh lý tờ khai.
Bước 6: Công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh nhận Air way bill từ đại lý và thanh toán tiền phí.
Nhân viên kế toán của công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh thực hiện việc kê khai chi phí cho lô hàng và quyết toán phí dịch vụ, sau đó bàn giao hồ sơ cho CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ VÀ SÁNG TẠO.
Bước 8: Công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh hoàn tất hồ sơ, bàn giao các chứng từ cho DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES COMPANY LIMITED.
Giới thiệu sơ lược thông tin về lô hàng xuất khẩu của công ty TNHH
Nhà xuất khẩu : DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES COMPANY LIMITED , 76 I Pham Viet Chanh Street, Ward 19, Binh Thanh District, Ho Chi Minh City, Vietnam.
Nhà nhập khẩu : DREAM COMES ASIA CO.,LTD , 545–9 Kodaiin-Cho, Kamigyo-Ku, Kyoto, Japan
Cảng bốc hàng : HỒ CHÍ MINH
Cảng dỡ hàng : NARITA APT - TOKYO
Cảng đích : NARITA APT – TOKYO
Tấm góc bằng gỗ tần bì xẻ, SOFA CORNER C1 và C2, có kích thước 2513x150x30mm, là bộ phận quan trọng của ghế sofa Ngoài ra, thanh inox CAT WALK với kích thước 9610x150x36.5mm được sử dụng để làm kết cấu ốp trên trần nhà, giữ lam gỗ chắc chắn.
Tổng trọng lượng cả bì : 47 KGS
2.3 Phân tích các bước tiến hành nghiệp vụ xuất khẩu mặt hàng “SOFA CORNER C1, SOFA CORNER C2, CAT WALK” bằng đường hàng không tại công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh
2.3.1 Tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng Ở các phòng nghiệp vụ, bên cạnh bộ phận chuyên tổ chức giao nhận vận tải luôn có một bộ phận bán hàng chuyên tìm kiếm khách hàng, liên lạc, đàm phán với khách hàng đó là phòng kinh doanh - marketing của công ty Sau khi tìm kiếm được khách hàng và ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ giao nhận với khách hàng các nhân viên phòng kinh doanh - marketing sẽ tiếp tục bàn giao công việc còn lại cho phòng nghiệp vụ khác và tiếp tục tìm kiếm khách hàng mới Đối tượng là các doanh nghiệp có nhu cầu xuất khẩu nhưng chưa đủ năng lực thực hiện quy trình xuất khẩu một cách chuyên nghiệp và tiết kiệm và họ muốn tập trung thời gian và công sức vào việc đầu tư cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
In this service supply agreement, DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES COMPANY LIMITED and Thành Danh Trading and Import-Export Company Limited will mutually agree on the following terms.
Thời gian hợp tác cung ứng dịch vụ.
Giá cả của dịch vụ giao nhận.
Bên nào chịu trách nhiệm trả các chi phí liên quan để thực hiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu.
Quy định trách nhiệm của mỗi bên:
− Trách nhiệm của DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES COMPANY LIMITED
Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu.
Cung cấp mọi thông tin cần thiết liên quan đến lô hàng khi bên Công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh yêu cầu, để hoàn thành việc xuất hàng.
Đảm bảo thanh toán phí dịch vụ đúng tiến độ.
− Trách nhiệm của Công Ty TNHH TMDV XNK Thành Danh:
Công ty bố trí người xuống kho lấy hàng của khách hàng đưa hàng đến kho TCS.
Làm thủ tục hải quan và các giấy tờ cần thiết liên quan theo yêu cầu của khách hàng.
Thông báo về việc đã hoàn thành việc giao hàng, bàn giao bộ chứng từ cho công ty khách hàng.
Bộ phận tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận sẽ dựa vào hợp đồng ký kết liên hệ và thực hiện theo yêu cầu của khách hàng.
2.3.2 Nhận thông tin về lô hàng, kiểm tra chứng từ của khách hàng và đặt chỗ cho lô hàng
2.3.2.1 Nhận thông tin về lô hàng
Khi hợp đồng mua bán hàng hóa được ký bởi đại diện hai bên (DESIGN AND
CO.,LTD) thì DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES COMPANY LIMITED bàn giao chứng từ cho Công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh
Chứng từ bao gồm: hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói các thông tin liên quan khác.
2.3.2.2 Kiểm tra chứng từ của khách hàng
Sau khi nhận chứng từ, nhân viên chứng từ của công ty sẽ kiểm tra tính khớp nhau của các chứng từ để thực hiện thủ tục xuất khẩu lô hàng.
Kiểm tra hợp đồng ngoại thương bao gồm nội dung chính sau:
− Nhà xuất khẩu : DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES COMPANY LIMITED
− Địa chỉ : 76 I Pham Viet Chanh Street, Ward 19, Binh Thanh District, Ho Chi Minh City, Vietnam
− Nhà nhập khẩu : DREAM COMES ASIA CO.,LTD
− Địa chỉ : 545–9 Kodaiin-Cho, Kamigyo-Ku, Kyoto, Japan
− Cảng đi : HỒ CHÍ MINH
− Cảng đến : NARITA APT - TOKYO
Tấm góc bằng gỗ tần bì xẻ cho ghế sofa, bao gồm SOFA CORNER C1 và SOFA CORNER C2, có kích thước 2513x150x30mm, mang lại sự sang trọng và bền bỉ cho không gian nội thất Bên cạnh đó, thanh inox CAT WALK với kích thước 9610x150x36.5mm, được sử dụng để làm kết cấu ốp trên trần nhà, giúp giữ lam gỗ chắc chắn và tạo điểm nhấn cho thiết kế.
− Tổng trọng lượng cả bì : 47 KGS
− Điều kiện thanh toán: CNF
Kiểm tra hóa đơn thương mại(Invoice) với phiếu đóng gói ( Packing list).
Hóa đơn thương mại là tài liệu quan trọng trong quá trình thanh toán, thể hiện yêu cầu từ người xuất khẩu đối với người nhập khẩu về việc thanh toán số tiền hàng được ghi trên hóa đơn.
Những nội dung chính trong Invoice gồm:
− Nhà xuất khẩu : DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES COMPANY LIMITED
− Địa chỉ : 76 I Pham Viet Chanh Street, Ward 19, Binh Thanh District, Ho Chi Minh City, Vietnam
− Nhà nhập khẩu : DREAM COMES ASIA CO.,LTD
− Địa chỉ : 545–9 Kodaiin-Cho, Kamigyo-Ku, Kyoto, Japan
− Số hóa đơn: 023DCA/ CAT CAFE L3
− Ngày phát hành hóa đơn: 29/10/2020
− Tên của người nhận hóa đơn: DREAM COMES ASIA CO., LTD
− Địa chỉ: 545–9 Kodalin-Cho, Kamigyo-Ku, Kyoto, Japan
Tấm góc bằng gỗ tần bì xẻ, SOFA CORNER C1 và SOFA CORNER C2, có kích thước 2513x150x30mm, là những bộ phận quan trọng cho ghế sofa Bên cạnh đó, thanh inox CAT WALK với kích thước 9610x150x36.5mm, được sử dụng để làm kết cấu ốp trên trần nhà, giữ lam gỗ chắc chắn và bền bỉ.
Phiếu đóng gói (Packing List) là chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu, giúp người mua kiểm tra và đối chiếu hàng hóa với đơn hàng đã đặt Phiếu này ghi rõ số lượng hàng và phương thức đóng gói, nhưng không thể hiện giá trị của lô hàng.
Một Packing List đầy đủ thường có các nội dung chính như sau:
− Nhà xuất khẩu : DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES COMPANY LIMITED
− Địa chỉ : 76 I Pham Viet Chanh Street, Ward 19, Binh Thanh District, Ho Chi Minh City, Vietnam
− Nhà nhập khẩu : DREAM COMES ASIA CO.,LTD
− Số trên hóa đơn: 023DCA/ CAT CAFE L3
Tấm góc bằng gỗ tần bì xẻ, SOFA CORNER C1 (gỗ tần bì) có kích thước 2513x150x30mm, cùng với tấm góc SOFA CORNER C2 (gỗ tần bì) kích thước tương tự, là những bộ phận quan trọng trong cấu trúc ghế sofa Ngoài ra, thanh inox CAT WALK (inox) kích thước 9610x150x36.5mm được sử dụng để làm kết cấu ốp trên trần nhà, giữ lam gỗ chắc chắn.
− Trọng lượng thật của hàng hóa: 42 KGS
− Trọng lượng hàng hóa + bì: 47 KGS
2.3.2.3 Đặt chỗ (Booking confirmation) Quy định thực hiện lấy booking note:
Việc thực hiện lấy booking note có thể thực hiện bằng cách:
Nhân viên giao nhận của công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh sử dụng số liệu từ hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói để thực hiện việc đặt chỗ (Booking confirmation) với hãng bay.
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hàng hóa xuất khẩu, chủ hàng cần liên hệ với nhân viên giao nhận của công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh để thực hiện việc đặt chỗ (Booking confirmation) với hãng bay Khi liên hệ, chủ hàng phải cung cấp thông tin cần thiết như nơi đi, nơi đến, số lượng, loại container, ngày dự kiến xuất phát, và yêu cầu về chỗ cấp container rỗng hay hạ container, nhằm đảm bảo quá trình booking diễn ra thuận lợi.
FWD sẽ liên hệ trực tiếp với các hãng hàng không để chọn chuyến bay phù hợp với nhu cầu của khách hàng Sau khi xác định được chuyến bay, FWD sẽ làm việc với cả hãng bay và khách hàng để thống nhất giá cước, sau đó gửi xác nhận đặt chỗ đến hãng bay để hoàn tất việc đặt chỗ.
Hãng bay sẽ thực hiện kiểm tra để xác định xem chỗ đặt hàng có đáp ứng yêu cầu đặt booking hay không Nếu phù hợp, hãng sẽ cấp booking, gửi xác nhận booking và danh sách bãi đỗ theo mẫu quy định của hãng.
- Thông qua FWD, khách hàng sẽ nhận được thông tin và chuẩn bị hàng hóa để đóng hàng và làm thủ tục hải quan
Sau đây là xác nhận Công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh đã đặt chỗ với hãng bay
Xác nhận đặt chỗ là một bước quan trọng trong quy trình vận tải hàng xuất khẩu Việc đặt chỗ (booking) cho phép chủ hàng xác nhận chỗ trên phương tiện vận chuyển chính như hãng tàu hoặc hãng hàng không.
Booking confirmation trên thể hiện những nội dung sau:
- Người gửi hàng: DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES COMPANY LIMITED.
- Người nhận hàng: DREAM COMES ASIA CO.,LTD
- Tên và số chuyến bay: CI0782
- Ngày hàng đến dự kiến (ETA) : 01/11/2020 (01 Nov 2020)
- Ngày dự kiến tàu chạy (ETD) : 30/10/2020 (30 Oct 2020)
- Trọng lượng (Volume) : 47 KGS - Packages
- Nơi đi : Cảng hàng không Quốc tế Tân Sơn Nhất, Việt Nam (SGN, VN).
- Nơi đến : Sân bay Quốc tế Narita, Nhật Bản (NRT, JAPAN).
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH TMDV XNK THÀNH DANH
Cơ sở đề xuất giải pháp
Công ty hướng tới việc trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ logistics hàng đầu tại Việt Nam và mở rộng ra thị trường toàn cầu Với đội ngũ nhân viên trẻ, năng động và giàu kinh nghiệm, công ty cam kết không ngừng tự hoàn thiện để theo kịp xu hướng phát triển của thế giới.
Sứ mệnh của công ty là trở thành nhà cung cấp dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng đầu, với lợi ích của khách hàng là tiêu chí phát triển Chúng tôi cam kết nâng cao chất lượng dịch vụ thông qua phong cách phục vụ chuyên nghiệp, nhanh chóng, an toàn và hiệu quả.
Giá trị cốt lõi của chúng tôi là tạo dựng uy tín với đối tác và khách hàng thông qua sự khác biệt trong chất lượng phục vụ Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ tốt nhất nhằm mang lại sự hài lòng cho quý khách, đồng thời bảo vệ môi trường và hướng tới những hoạt động vì lợi ích chung của cộng đồng, xã hội và con người.
Nhược điểm của các bộ phận:
Phòng kế toán cần cải thiện quy trình thu hồi công nợ để kịp thời thu hồi vốn, tránh tình trạng thiếu hụt nguồn vốn và khó khăn trong việc xoay vòng tài chính cho công ty.
Trang web của công ty hiện tại còn thiếu thông tin cần thiết, gây khó khăn cho khách hàng trong việc tìm hiểu về công ty, đặc biệt là những khách hàng không quen thuộc Cần cải thiện nội dung website để cung cấp đầy đủ thông tin, giúp khách hàng dễ dàng nhận diện và tiếp cận dịch vụ của công ty.
Bộ phận chứng từ trong phòng xuất nhập khẩu gặp khó khăn trong khâu khai báo hải quan do đội ngũ nhân viên mới thiếu kinh nghiệm và không kịp thời nắm bắt các thay đổi chính sách của Nhà nước.
Bộ phận giao nhận phòng xuất nhập khẩu của công ty hiện chưa có xe đầu kéo và các loại xe vận chuyển hàng, dẫn đến việc phải phụ thuộc vào dịch vụ vận chuyển bên ngoài cho các lô hàng lớn Điều này không chỉ làm tăng chi phí thuê xe mà còn ảnh hưởng đến tiến độ làm việc và hiệu quả của quá trình giao nhận hàng hóa.
Kiến nghị
Để nâng cao hiệu quả quản lý nguồn nhân lực, công ty nên tổ chức các chương trình đào tạo tập trung tại các cơ sở đào tạo chuyên nghiệp Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian và công sức trong việc xây dựng chương trình đào tạo nội bộ mà còn giúp nhân viên học hỏi từ đội ngũ giảng viên có chuyên môn cao Hình thức đào tạo này đảm bảo chất lượng đồng đều cho tất cả nhân viên, góp phần hình thành các chuẩn mực trong quy trình làm việc.
Cần bổ sung nhân viên cho phòng xuất nhập khẩu nhằm đảm bảo quy trình giao nhận hàng hóa cho khách hàng được thực hiện nhanh chóng và kịp thời Đồng thời, cần tuyển thêm nhân viên nam cho phòng kế toán, vì hiện tại phòng này chỉ có nhân viên nữ, gây khó khăn trong việc di chuyển để lấy chứng từ và thực hiện các giao dịch ngân hàng, đặc biệt là khi nộp thuế và tiền với số lượng lớn, thường phải nhờ đến sự hỗ trợ của nhân viên phòng giao nhận.
Thiết kế website cho công ty là một yếu tố quan trọng trong nền kinh tế số hiện nay, giúp khẳng định sự chuyên nghiệp và tạo dựng hình ảnh mới cho doanh nghiệp Sự hiện diện trực tuyến thông qua website không chỉ cung cấp thông tin cần thiết mà còn là chiến lược thiết yếu để nâng cao giá trị thương hiệu và thu hút khách hàng.
Website cần thể hiện sự chuyên nghiệp qua thiết kế giao diện bắt mắt và thông tin được sắp xếp hệ thống Một giao diện đẹp và dễ tìm kiếm sẽ thu hút khách hàng đăng nhập vào trang web.
Website của doanh nghiệp phản ánh sự phát triển tích cực trong hoạt động kinh doanh Thông tin về các mối quan hệ đối tác mà Thành Danh thiết lập cần được cập nhật thường xuyên để thể hiện sự lớn mạnh và uy tín của công ty.
Ngành bảo hiểm và logistics, bao gồm vận tải giao nhận, đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế hiện đại Để thu hút sự quan tâm của đông đảo người đọc, thông tin về lĩnh vực này cần được cập nhật một cách chọn lọc và đa dạng Việc cung cấp kiến thức hữu ích và mới mẻ sẽ giúp nâng cao nhận thức và tạo sự hấp dẫn cho những ai quan tâm đến ngành bảo hiểm và logistics.
Để đảm bảo nguồn vốn ổn định, công ty cần thực hiện các biện pháp thu hồi công nợ nhanh chóng Việc này giúp tránh tình trạng thiếu hụt vốn và đảm bảo khả năng xoay vòng vốn kịp thời.
Để tăng cường uy tín với ngân hàng và dễ dàng vay vốn, doanh nghiệp cần đầu tư vào các phương tiện giao nhận hàng hóa như xe tải hạng nặng và xe đầu kéo container Bên cạnh đó, việc nâng cao hệ thống công nghệ thông tin trong công ty và trang bị thiết bị hiện đại cũng rất quan trọng, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh.
Ban lãnh đạo và nhân viên công ty cần thường xuyên cập nhật và tìm hiểu các chính sách pháp luật cũng như quy định của nhà nước liên quan đến lĩnh vực giao nhận, nhằm đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra hiệu quả và tuân thủ đúng pháp luật.
Để phát triển bền vững trong những năm tới, công ty cần định hướng đúng đắn nhằm tạo dựng uy tín với khách hàng trong và ngoài nước, từ đó tăng cường sự tin cậy Đối với khách hàng cũ, công ty sẽ cung cấp các ưu đãi nhằm duy trì mối quan hệ lâu dài, đồng thời áp dụng các chính sách hấp dẫn để thu hút khách hàng mới và thiết lập mối quan hệ hợp tác hiệu quả.
Chúng tôi nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên giao nhận bằng cách tuyển chọn những cá nhân năng động, có kinh nghiệm và thường xuyên được đào tạo chuyên môn Đội ngũ này cam kết phục vụ khách hàng với phong cách chuyên nghiệp và tận tâm.
Chỉ tiêu Doanh thu năm sau phải cao hơn năm trước.
Công ty luôn khẳng định thương hiệu của mình với phương châm “Uy tín – Chất lượng – Hiệu quả”, tiêu chí này đã đồng hành cùng chúng tôi từ những ngày đầu thành lập.