thực trạng và giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản quảng bình

Ludn van tốt ngidệp MO DAU Khoa: Shucng mai Ý nghĩa Đề tài nghiên cứu Nghị Đại hội Đảng Cộng sản Việt Nam lần thứ VIII, IX, X tiếp tục đường lối đổi mở cửa kinh tế, thực chiến lược cơng nghiệp hóa đại hóa đất nước "hướng mạnh vào xuất khẩu" Trong số mặt hàng xuất truyền thống Việt Nam, Thủy sản trở thành mặt hàng xuất chủ lực hấp dẫn Công ty Cổ phần XNK Thủy sản Quảng Bình chủ yếu kinh doanh xuất với mặt hàng chủ đạo mực đông lạnh Công ty thực tốt hoạt động xuất đạt kết quan trọng Tuy nhiên thực tế cho thấy, số lượng hợp đồng ký kết với đối tác nước ngồi cịn ít, hiệu hoạt động XK Thuỷ sản thấp Nguyên nhân, ngồi khó khăn khách quan nguồn hàng, cơng ty cịn có hạn chế, vướng mắc số khâu quy trình thực hợp đồng XK Thủy sản Với nhận thức đó, sở kiến thức học hướng dẫn,giúp đỡ cán nhân viên công ty, em chọn đề tài: "Thực trạng giải pháp hoàn thiện tổ chức thực quy trình hợp đơng xuất Cơng ty Cổ phần Xuất nhập Thủy sản Quảng Bình" làm luận văn tốt nghiệp Mục đích Đề tài Phân tích, đánh giá thực trạng quy trình thực HĐXK mặt hàng thủy san Công ty CP XNK TS QB thời gian qua Trên sở đề xuất giải pháp hữu hiệu kịp thời nhằm hồn thiện quy trình XK mặt hàng thủy sản Công ty Đối tượng, phạm vỉ nghiên cứu Từ thực trạng kinh doanh Cơng ty nghiên cứu quy trình tổ chức thực HĐXXK hàng thuỷ sản Công ty CP XNK TS QB thời gian vài năm gần Kết cấu: Ngoài Mở đầu, Kết luận, Phụ lục, luận văn có chương: Chương Khái qt quy trình thực hợp đồng xuất Chương Thực trạng tổ chức thực quy trình hợp đồng xuất thủy sản công ty cổ phân XNK Thủy sản Quảng Bình Chương Giải pháp hồn thiện tổ chức thực quy trình hợp đơng xuất thủy sản cơng ty cổ phần XNK Thủy sản Quảng Bình Sinh vién: Cao Thi Van cAnh Ludn vin tốt ngiiệp Khoa: Ghuong mai CHUONG KHAI QUAT VE QUY TRINH THUC HIEN HOP DONG XUAT KHAU 1.1 KHAI QUAT VE HOP DONG XUAT KHAU 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm hợp đồng xuất a Khái niệm HĐXXK thoả thuận bên có trụ sở kinh doanh quốc gia khác nhau, theo bên gọi bên bán (bên xuất - XK) có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu cho bên khác gọi bên mua (bên nhập - NK) tài sản định gọi hàng hóa Bên mua có nghĩa vụ nhận hàng trả tiền hàng b Đặc điểm - Chủ thể HĐ bên bán (bên XK) bên mua (bên NK) có trụ sở kinh doanh nước khác Đối tượng HĐ hàng hóa dịch vụ - Bản chất HĐXXK thoả thuận bên ký kết hợp đồng 1.1.2 Điều kiện hiệu lực HDXK Theo điều 81 Luật Thương mại Việt Nam quy định hợp đồng thương mại quốc tế có hiệu lực có đủ điều kiện sau đây: - Chủ thể HĐ bên mua bên bán phải có tư cách pháp lý, chủ thể bên nước thương nhân tư cách pháp lý họ xác định theo pháp luật nước họ Chủ thể Việt Nam phải thương nhân phép hoạt động thương mại trực tiếp với nước ngồi Hàng hóa theo hợp đồng hàng hóa phép mua bán theo quy định pháp luật nước bên mua nước bên bán - HĐXK phải có nội dung chủ yếu là: tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, giá cả, phương thức toán, thời hạn giao nhận hàng - Hợp đồng thương mại quốc tế phải lập thành văn 1.1.3 Phân loại HĐXK - Xét theo thời gian thực có Hợp đồng ngắn hạn hợp đồng dài hạn - Xét theo quan hệ kinh doanh có loại: Hợp đồng XK, hợp đồng NK, hợp Sinh vién: Cao Thi Van cAnh Ludn van tốt ngidệp Khoa: Shitong mai đồng ủy thác, hợp đồng môi giới, hợp đồng đại lý hợp đồng gia cơng quốc tế - Theo hình thức HĐ có loại: hình thức văn hình thức miệng 1.1.4 Nội dung chủ yếu HĐXK a Phần trình bày chung: - Số hiệu hợp đồng (Contract No ): tạo điều kiện thuận lợi cho trình kiểm tra, giám sát, điều hành thực Hợp đồng bên - Địa điểm ngày ký kết HĐ: Nằm cuối hợp đồng, hợp đồng khơng có thỏa thuận thêm hợp đồng có hiệu lực pháp lý kể từ ngày kí kết - Tên địa bên tham gia ký HĐ: ghi đầy đủ, xác tên (theo giấy phép thành lập), địa chỉ, người đại diện, chức vụ chủ thé HD - Các định nghĩa dùng HĐ (General Definition): Trong HĐ sử dụng thuật ngữ mà thuật ngữ quốc gia khác hiểu theo cách khác nhau, để tránh hiểu nhầm, thuật ngữ hay vấn đề quan trọng phải định nghĩa - Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng: hiệp ước đơn phương, song phương, hiệp định Chính phủ ký kết, nghị định thư ký kết Bộ quốc gia tự nguyện hai bên tham gia ký kết hợp đồng b Nội dung điều khoản HĐ *Điều khoản tên hàng (Commodity): Điều khoản rõ đối tượng mua bán trao đổi Vì người ta ln tìm cách diễn đạt xác tên hàng Có nhiều cách để biểu đạt ghi tên hàng kèm theo tên địa phương sản xuất, ghi tên hàng kèm theo tên hàng sản xuất, tên hàng kèm theo quy cách *Điều khoản số lượng (Quantity): Quy định số lượng hàng hóa giao nhận, đơn vị tính, phương pháp xác định trọng lượng Nếu số lượng hàng hóa giao nhận, quy định chừng phải quy định người phép lựa chọn dung sai số lượng giá tính số lượng hàng hóa *Điều khoản chất lượng (Quality): Điều khoản quy định chất lượng hàng hóa giao nhận, sở để giao nhận chất lượng hàng hóa Đặc biệt có tranh chấp chất lượng điều khoản sở để kiểm tra đánh giá, so sánh giải tranh chấp chất lượng *Điều khoản bao bi, ky ma hiéu (Packing and matking): Quy định loại bao Sinh vién: Cao Thi Van cAnh sĐuận ăn tốt ngidệp Khoa: Shuong mai bì, hình dáng, kích thước, số lớp bao bì, chất lượng bao bì, phương thức cung cấp bao bì, giá bao bì, quy định nội dung chất lượng ký mã hiệu *Điều khoản giá (Price): Quy định mức giá cụ thể đồng tiền tính giá, phương thức quy định giá, quy tắc giảm giá (nếu có) *Điều khoản toán (Payment): Quy định phương thức, đồng tiền tốn, thời hạn, địa điểm tốn, tồn chứng từ dành cho toán *Điều khoản giao hàng (Shipment/Delivery): Xác định số lần giao hàng, thời gian giao hàng, phương thức giao nhận, thông báo giao hàng, số lần thông báo, thời điểm thông báo, nội dung thông báo số quy định khác giao hàng *Điều khoản trường hợp miễn trách (Force majeure): Quy định trường hợp miễn hoãn thực nghĩa vụ hợp đồng, thường quy định nguyên tắc xác định trường hợp miễn trách, liệt kê kiện coi miễn trách trường hợp không coi miễn trách Quy định trách nhiệm quyền lợi bên xảy trường hợp miễn trách *Điều khoản khiếu nại (Claim): Bao gồm thể thức, thời gian khiếu nại, cách thức giải , quyền nghĩa vụ bên có liên quan đến việc khiếu nại *Điều khoản bảo hành (Warranty): Điều khoản quy định thời gian, địa điểm bảo hành, nội dung trách nhiệm bên nội dung bảo hành *Điều khoản phat bồi thường thiệt hai (Penalty): Quy định trường hợp phạt bồi thường, cách thức phạt bồi thường, trị giá phạt bồi thường tuỳ theo trường hợp cụ thể có riêng điều khoản phạt bồi thường thiệt hại *Điều khoản trọng tài (Abitration): Quy định nội dung người đứng phân xử, luật áp dụng vào việc xét xử, địa điểm tiến hành trọng tài, cam kết chấp hành giải phân định chi phí trọng tài Trên điều khoản chủ yếu hợp đồng Tuy nhiên, thực tế tùy thuộc hợp đồng cụ thể mà có thêm điều khoản khác như: Điều khoản bảo hiểm, điều khoản vận tải, điều khoản cấm vận chuyển bán c Phân kí kết hợp đồng: Phần nêu rõ HĐ thành lập thành bản, bên giữ có giá trị hiệu lực bên mua, bên bán ký đóng dấu Sinh vién: Cao Thi Van cAnh Ludn van tốt ngidệp 1.2 QUY TRINH TỔ CHUC THUC HIEN HDXK Khoa: Shucng mai 1.2.1 Mở thư tín dụng (L/C) kiểm tra thư tín dụng Néu HDXK quy định việc toán phương thức tín dụng chứng từ trước đến thời hạn thoả thuận HĐ, doanh nghiệp kinh doanh XK phải tiến hành nhắc nhở, đôn đốc người mua mở thư tín dụng (L/C) thời hạn Chỉ người mua mở L/C thể rõ mục đích muốn nhận hàng toán tiền hàng làm sở cho doanh nghiệp tiến hành bước hợp đồng kí kết 1.2.2 Chuẩn bị hàng xuất Là việc chuẩn bị hàng bao gồm khâu: tập trung hàng XK, bao bì đóng gói, kẻ ký hiệu mã hiệu hàng hoá - Tập trung hàng XK: Là tập hợp lô hàng đầy đủ số lượng, phù hợp chất lượng, thời điểm để tối ưu hố phí Để chuẩn bị hang cho XK thi doanh nghiệp phải tập trung, thu gom từ nhiều đơn vị sản xuất khác thông qua hợp đồng thu mua bên XXK tự tổ chức sản xuất hàng phục vụ XK - Bao bì đóng gói hàng XK: Bao bì loại vật phẩm dùng để bao gói chứa đựng hàng hóa, đồng thời có tác dụng quảng cáo hướng dẫn tiêu dùng Yêu cầu bao bì hàng XK phải đảm bảo an toàn, phải phù hợp với điều kiện bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản, bao bì phải phù hợp với tiêu chuẩn, luật lệ quy định, tập quán thị hiếu tiêu dùng Ngồi bao bì cần hấp dẫn, thu hút khách hàng bao bì phải đảm bảo tính kinh tế tùy thuộc vào hợp đồng quy định - Kẻ ký mã hiệu hàng hóa xuất khẩu: Kẻ ký mã hiệu ký hiệu chữ, số hình ghi bao bì bên ngồi nhằm thông báo thông tin cần thiết cho trình giao nhận bốc dỡ bảo quản hàng hóa Về nội dung kẻ ký mã hiệu bao gồm yếu tố sau: + Những thông tin cần thiết người nhận hàng như:người nhận, người gửi, trọng lượng tịnh bì, số hợp đồng, số hiệu kiện hàng, số hiệu chuyến hàng + Những thông tin tiết cho việc vận chuyển hàng như: tên nước tên địa điểm hàng đến hàng đi, hành trình chuyên chở, số vận đơn, tên tàu + Những thông tin hướng dẫn cách bốc dỡ, xếp đặt bảo quản hàng hóa như: chống mưa, dễ vỡ, tránh ẩm Sinh vién: Cao Thi Van cAnh Ludn van tốt ngidệp + Mã số, mã vạch hàng hóa Khoa: Shucng mai 1.2.3 Kiểm tra hàng XK trước giao hàng Người XK có nghĩa vụ kiểm tra hàng chất lượng, số lượng, trọng lượng bao bì Việc kiểm tra tiến hành cấp: - Kiểm tra sở: Do tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm tiến hành đơn vị sản xuất, trạm thu mua chế biến, g1a công - Kiểm tra cửa khẩu:Tuỳ theo quy định Nhà nước theo yêu cầu người mua (đã quy định HĐ) việc giám định hàng hố địi hỏi phải tiến hành tổ chức giám định độc lập tiêu chuẩn Việt Nam quốc tế Việc giám định vào hợp đồng L/C để kiểm tra thực tế số lượng, trọng lượng, bao bì, ký mã hiệu, chất lượng hàng hố cấp chứng từ 1.2.4 Thuê phương tiện vận tải Việc thuê phương tiện vận tải phục vụ cho chuyên chở hàng hoá xuất ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng, đến an toàn hàng hố việc th phương tiện vận tải dựa vào - Căn vào điều kiện sở giao hàng Hợp đồng xuất khẩu: + Néu 1a diéu kién CFR, CIF, CPT, CIP, PES, DEQ, DDV, DDP thi ngudi xuất phải tiến hành thuê phương tiện vận tải + Nếu điều kiện EXR, FCA, FOB người nhập phải tiến hành thuê phương tiện vận tải - Căn vào khối lượng hàng hố đặc điểm hàng hóa nhằm tối ưu hoá tải trọng phương tiện tối ưu hóa chi phí - Căn vào điều kiện vận tải hàng hóa thơng dụng hay hàng hố đặc biệt, chuyên chở theo chuyến hay chuyên chở liên tục - Ngoài phải vào điều kiện khác Hợp đồng xuất quy định mức trọng tải tối đa phương tiện, mức bốc dỡ Việc th tàu địi hỏi phải có nguồn thông tin hãng tàu giới, giá cước vận tải, loại hợp đồng, luật quốc tế quốc gia vận tải Có thể áp dụng hình thức trực tiếp thuê uỷ thác việc thuê tàu cho Công ty hàng hải Sinh vién: Cao Thi Van cAnh Lun oan tét nghiép Khoa: Shuong mai 1.2.5 Mua bao hiém cho hang héa Bao hiểm su cam kết người bảo hiểm bồi thường cho người bảo hiểm mát, thiệt hại đối tượng bảo hiểm rủi ro thỏa thuận gây ra, với điều kiện mua cho đối tượng khoản phí bảo hiểm * Khi mua bảo hiểm cho hàng hoá cần dựa vào cứ: điều kiện sở giao hàng hợp đồng; tính chất hàng vận chuyển.và điều kiện vận chuyển * Nghiệp vụ mua bảo hiểm gồm: - Xác định nhu cầu mua bảo hiểm: doanh nghiệp phải phân tích để xác định nhu cầu bảo hiểm cho hàng hoá, xác định giá trị bảo hiểm điều kiện bảo hiểm - Xác định loại hình bảo hiểm:có thể kí kết HĐÐ bảo hiểm với Cơng ty bảo hiểm theo cách ký HĐ bảo hiểm bao kí HĐ bảo hiểm chuyến - Lựa chọn Cơng ty bảo hiểm đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm, tốn chi phí bảo hiểm, nhận đơn bảo hiểm giấy tờ chứng nhận bảo hiểm * Phân loại bảo hiểm: Hiện thường áp dụng ba điều kiện bảo hiểm - Bảo hiểm điều kiện A: Bảo hiểm rủi ro - Bảo hiểm điều kiện B: Bảo hiểm có bồi thường tổn thất riêng - Bảo hiểm điều kiện C: Bảo hiểm không bồi thường tổn thất riêng 1.2.6 Làm thủ tục hải quan Quy trình làm thủ tục hải quan theo luật Hải quan Việt Nam bao gồm: - Khai báo hải quan nộp tờ khai; xuất trình hàng hố - Nộp thuế thực định hải quan 1.2.7 Giao hàng cho phương tiện vận tải Đối với hàng xuất bao gồm phương thức giao hàng: * Giao hàng với tàu biển; Giao hàng chuyển chở Container * Giao hàng cho vận tải đường sắt ; Giao hàng cho vận tải đường * Giao hàng hàng khơng 1.2.8 Làm thủ tục tốn * Thanh tốn thư tín dụng (L/C) Nếu Hợp đồng xuất quy định việc tốn thư tín dụng bên xuất trước đến thời hạn thoả thuận hợp đồng phải nhắc nhở, đôn đốc người mua mở L/C theo yêu cầu hai bên thoả thuận hợp đồng Sau Sinh vién: Cao Thi Van cAnh -“huận oăn tốt nghiệp Khoa: Shucng mai nhận thông báo việc mở L/C cần kiểm tra kĩ lưỡng nội dung L/C Nội dung L/C phải phù hợp với nội dung hợp đồng Nếu nội dung hợp đồng không phù hợp với L/ C mà người xuất phải chấp nhận tiến hành giao hàng theo hợp đồng người xuất khơng tốn tiền Ngược lại, thực theo yêu cầu L/C vi phạm hợp đồng Do đó, phát nội dung L/C khơng phù hợp với hợp đồng khơng có khả thực Người XK phải yêu cầu người NK ngân hàng mở L/C sửa đổi L/C theo nội dung hợp đồng mà hai bên thoả thuận Chỉ người xuất sửa đổi L/C theo yêu cầu từ ngân hàng mở L/C tiến hành giao hàng lập chứng từ theo yêu cầu L/C xuất trình cho ngân hàng mở L/C thơng qua ngân hàng thơng báo để địi tiền *Thanh tốn phương thức nhờ thu Thanh toán phương thức nhờ thu gồm loại: - Nhờ thu phiếu trơn phương thức người bán nhờ ngân hàng thu hộ tiền hối phiếu người mua khơng kèm theo điều kiện - Nhờ thu kèm chứng từ phương thức người bán sau giao hàng xong lập chứng từ toán nhờ ngân hàng thu hộ với điều kiện người mua phải trả tiên chấp nhận trả tiền giao chứng từ để họ nhận hàng Có loại nhờ thu trả tiền (D/P) nhờ thu chấp nhận trả tiền (D/A) *Thanh toán phương thức trả tiền mặt :Người mua toán cho người bán tiền mặt ký hợp đồng đặt hàng (CWD) trước giao hàng (CBD) người bán giao hàng (COD) người bán xuất trình chứng từ (CAD) Các chứng từ thường sử dụng thực hợp đồng - Hóa đơn thương mại: chứng từ phục vụ cho công tác toán - Bảng kê khai chi tiết phiếu đóng gói bảng kê tiết hàng hóa - Phiếu chứng nhận số lượng trọng lượng, phẩm chất hàng hóa - Phiếu chứng nhận xuất xứ, chứng nhận kiểm dịch hàng hóa - Chứng từ vận tải,chứng từ bảo hiểm giấy chứng nhận bảo hiểm 1.2.9 Khiếu nại giải khiếu nại (nếu có) Khi khách hàng có vi phạm thoả thuận ký kết doanh nghiệp XK khiếu nại với trọng tài trường hợp cần thiết Sinh vién: Cao Thi Van cAnh Ludn van tốt ngidệp Khoa: Shucng mai kiện Toà án Việc tiến hành khiếu nại phải tiến hành kịp thời, thận trọng, tỉ mỉ dựa chứng từ kèm theo Ngược lại, doanh nghiệp XK bị khiếu nại cần nghiêm túc, thận trọng xem xét yêu cầu khách hàng để giải kịp thời Doanh nghiệp giải khiếu nại cách sau: - Giao bù hàng thiếu lô sau - Đòi tiền, đổi lại hàng bị hỏng sửa chữa hư hỏng - Giảm giá hàng XK, khoản tiền giảm trừ tính hàng giao sau Doanh nghiệp giải khiếu nại thời hạn ghi hợp đồng, thời gian từ chối việc giải 1.3 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU Thực tốt HĐXK thực chuỗi công việc đan xen chặt chế với nhau, phải dựa sở thực tốt mắc xích cơng việc theo trình tự logic Mỗi khâu quy trình tổ chức thực hợp đồng có liên quan tới nhau, làm tốt khâu tiền đề cho việc giải công việc khâu sau cách nhanh chóng Ví dụ chuẩn bị hàng diễn nhanh chóng, hàng hố tập trung, bao bì ký mã hiệu đầy đủ việc tiến hành kiểm tra quan, tổ chức giám định dễ dàng hơn, góp phần nâng cao hiệu q trình thực HĐXK cơng ty Tuy nhiên trường hợp ngược lại có ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động kinh doanh công ty: - Trong khâu mở L/C, bên bán không giục bên mua mở L/C thời hạn, bên bán mở L/C sai sót so với quy định HĐ làm cơng tác tốn sé chậm trễ ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh công ty - Một chuẩn bị hàng XK không tốt giao hàng không thời hạn, không chất lượng, số lượng mà ảnh hưởng đến tiến độ thực HĐ, quan hệ làm ăn với đối tác từ mà trở nên xấu - Đối với trình làm thủ tục hải quan, không trọng đến việc khai tờ hải quan lập hồ sơ hải quan cho khớp với thực tế hàng hoá chứng từ hàng hố, xảy khơng thống giấy tờ hồ sơ dẫn đến phải làm lại nhiều thời gian chậm tiến độ giao hàng Sinh vién: Cao Thi Van cAnh sĐuận ăn tốt ngidệp Khoa: Shuong mai CHUONG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUY TRÌNH HỢP DONG XUAT KHAU THUY SAN TAI CONG TY CO PHAN XUAT NHAP KHAU THUY SAN QUANG BINH 2.1 TONG QUAN VE CONG TY CO PHAN XUAT NHAP KHAU THUY SAN QUANG BINH 2.1.1 Thơng tin tóm tắt Cơng ty - Tên Công ty: Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Thuỷ sản Quảng Bình (CP XNK TS QB) - Tên giao dịch: QUANG BINH SEAPRODUCTS IMPORT - EXPORT JOINT STOCT COMPANY - Trụ sở đóng tại: Số 8A đường Hương Giang - TP Đồng Hới - Quảng Bình Cơng ty CP XNK TS QB trước Xí nghiệp Đơng lạnh Đồng Hới, tiền thân Xí nghiệp sản xuất hàng xuất tổng hợp Đồng Hới thành lập tháng năm 1989 theo định số 1777/QĐÐ-UB ngày 31/12/1986 UBND Tỉnh Bình Trị Thiên Thực việc cổ phần hóa DNNN, UBND Tỉnh Quảng Bình có Quyết định số 06/2003/QĐ-UB ngày 01/03/2003 chuyển đổi Xí nghiệp Đơng lạnh Đồng Hới thành Công ty Cổ phần XNK Thủy sản Quảng Bình * Sơ đồ tổ chức máy quản lý công ty (xem Phụ lục 1) 2.1.2 Tình hình hoạt động kinh doanh Cơng ty Cổ phần xuất nhập Thủy sản Quảng Bình a Ngành nghề kinh doanh Công ty - Tổ chức thực nuôi trồng, khai thác, thu mua nguyên liệu, sản xuất chế biến kinh doanh mặt hàng thủy hải sản, nông sản, súc sản, lâm sản - Kinh doanh XNK trực tiếp thủy hải sản, nông sản, súc sản, lâm sản loại nguyên liệu, thiết bị, hàng hóa phục vụ sản xuất tiêu dùng trong, ngồi ngành - Sản xuất dịch vụ bảo trì bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị điện lạnh, khí, máy móc sản phẩm dệt may Sinh vién: Cao Thi Van cAnh