Hoàn thiện dịch vụ số hóa tài liệu tại công ty cổ phần đầu tư thương mại và phát triển công nghệ fsi

Một trong những nguồn thông tin được mọi người quan tâm nhiều nhất là thông tin từ tài liệu lưu trữ.Mặt khác theo thời gian, lượng tài liệu lưu trữ tăng lên dưới góc độ quản lý của nhà n

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỊ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH HỌ VÀ TÊN SINH VIÊN: NGUYỀN THỤY HOÀNG ANH Mã số: 125 404 0017 CHUYÊN ĐÈ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP HỒN THIỆN DỊCH vụ SĨ HĨA TÀI LIỆU TẠI CÔNG TY CỐ PHẦN ĐAU tư thương mại PHÁT TRIẾN CÔNG NGHỆ FSI Khoa : Quản trị kinh doanh Chuyên ngành: Quản trị marketing Giàng viên hướng dẫn: TS Nguyễn Thế Khải TP Hồ Chí Minh, tháng 05 năm 2017 LỜI CẢM ƠN Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban Giám hiệu nhà trường Ban Chủ nhiệm Khoa Quản trị kinh doanh trường Đại học Mở TPHCM chấp thuận tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành thực tập tốt nghiệp Cám ơn thầy cô nhiệt tình cơng tác giảng dạy, truyền đạt kiến thức định hướng cho em suốt thời gian học tập trường Em tỏ lòng biết ơn chân thành đến thầy TS Nguyễn Thế Khải giúp đỡ hướng dẫn nhiệt tình thầy trình thực báo cáo chuyên đề Em kính gởi lời cám ơn tới anh Nhữ Mạnh Hùng - Giám đốc Chi Nhánh Công ty cổ Phần Đầu Tư Thương Mại Và Phát Triển Công Nghệ FSI chị Phạm Anh Thư - trưởng phòng nhân sự, tạo điều kiện tốt cho em trình thực tập; đưa lời khuyên quý giá giúp em tìm hướng giải khó khăn phát sinh thực đề tài Em kính gởi đến quý thầy cô, quý công ty lời chúc sức khỏe, hạnh phúc thành công MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý lựa chọn đề tài Đối tượng Phạm vi nghiên cứu Phưong pháp nghiên cứu Vị trí thực tập cơng việc cụ thể Ket cấu báo cáo PHÀN 1: GIỚI THIỆU CHUNG VÈ CÔNG TY 1.1 Q trình hình thành phát triển cơng ty 1.1.1 Tên công ty 1.1.2 Thời gian thành lập 1.2 Đội ngũ - Triết lý kinh doanh Giá trị cốt lõi 1.2.1 Đội ngũ kinh doanh 1.2.2 Triết lý kinh doanh Giá trị cốt lõi 1.3 Sứ Mệnh - Tầm nhìn 1.4 Trách nhiệm xã hội & Văn hóa FS1 1.5 Sản phẩm dịch vụ công ty FSI 1.5.1 Phần Mềm Công Nghệ 1.5.2 Phân Phối Máy Scan 10 1.5.3 Số Hóa Tài Liệu 11 1.5.4 Tích Hợp Hệ Thống 11 iv 1.6 Tố chức máy quản lý (Sơ đồ tồ chức) 13 1.7 Các đối tác 13 1.8 Các khách hàng 13 PHÀN 2: THựC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TẠI CƠNG TY CĨ PHÀN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI 14 2.1 Số Hóa Tài Liệu 14 2.2 Mục tiêu áp dụng kỹ thuật sổ hóa tài liệu lưu trữ 14 2.3 Quy ưình triển khai số hóa tài liệu 15 2.4 Tổng quan kỹ thuật số hóa tài liệu 16 2.4.1 Thuộc tính tài liệu 16 2.4.2 Kỹ thuật quét tài liệu 16 2.4.3 Những yếu tố tác động đến chất lượng ảnh 17 2.5 Bảo mật thông tin 18 2.6 Một vài dự án mà FSI triển khai 18 2.7 Các dự án tiêu biểu 19 2.8 Thuận lợi khó khăn số hóa tài liệu lưu trữ 20 2.8.1 Thuận lợi 20 2.8.2 Những khó khăn cần khắc phục tài liệu số hóa 20 V PHẦN 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CHO KHÓ KHẢN CỦA CÔNG TY CỎ PHÀN ĐẦU Tư THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIẺN CÔNG NGHỆ FSI 22 3.1 Đề xuất giải pháp cho khó khăn thứ 23 3.2 Đề xuất giải pháp cho khó khăn thứ hai 23 3.3 Đe xuất giải pháp cho khó khăn thứ ba 23 PHẦN 4: KÉT LUẬN 26 4.1 Các khó khăn 25 4.2 Đe xuất cá nhân 25 4.2.1 Đề xuất cho khó khăn thứ 25 4.2.2 Đề xuất cho khó khăn thứ hai 26 Tài liệu tham khảo 28 vi DANH SÁCH HÌNH VÀ BẢNG Hình Trang Hình :Các giải thưởng đạt cơng ty FSI Hình 2:Biểu đồ nhân cùa cơng ty FSI Hình 3: Giá trị cốt lõi cơng ty FSI Hình 4: Các máy Scan cơng ty FSI 11 Hình 5: Sơ đồ tổ chức Bộ Máy công ty FSI 12 Hình 6: Các đối tác 13 Hình 7: Các khách hàng công ty FSI 13 Hình 8: Giới thiệu số hóa công ty FS1 15 Hình 9: Quy frinh triển khai số hóa tài liệu 15 Hình 10: Chất lượng ảnh qua xử lý 17 Bảng Trang Bảng 1: Bảng dự án tiêu biểu công ty FSI 19 vii LỜI MỞ ĐẦU Lý lưa chon đề tài: Hiện nay, phát triển nhanh chóng cơng nghệ thông tin hồ trợ đắc lực cho nhu cầu truyền tin khai thác thông tin liệu nhân loại Trong đó, hệ thong Internet người quan tâm sử dụng nhiều nhờ tính thơng dụng việc giao tiếp, tìm kiếm đọc thơng tin bang tính nâng ưu việt phần mềm ứng dụng quản lý, số hóa tài liệu Do yêu cầu trình hội nhập diễn mạnh mẽ, việc cơng khai minh bạch văn bàn, sách nhà nước đến mọĩđốítượng trở thành vấn đề bắt buộc Đặc biệt, việc nâng cao chất lượng thông tin phục vị nhu cầu nghiên cứu định đầu tư, sản xuất cho nhà đầu tư nước lĩnh vực quản lý nhà nước, kinh tế, vãn hóa, xã hội lịch sử truyền thống nhu cầu tra cứu tài liệu khoa học phải trọng Một nguồn thông tin người quan tâm nhiều thông tin từ tài liệu lưu trữ Mặt khác theo thời gian, lượng tài liệu lưu trữ tăng lên góc độ quản lý nhà nước, việc bảo quàn sử dụng có hiệu giá trị tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng kinh tế, xã hội, lịch sử quốc gia địa phương Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Thương Mại Phát Triển Công Nghệ FS1 cung cấp giải pháp so hóa tống thể cho doanh nghiệp, tổ chức đơn vị hành chính, bao gồm: - Cung cấp máy scan chuyên dụng: máy scan sách, máy scan film, máy scan robot, máy scan khổ lớn từ A3 đến AO - Cung cấp thiết bị lưu trữ hãng: IBM, HP, DELL, BUFFALO, - Cung cấp phần mềm số hóa tài liệu: ABBY, Docuflo, Kodak idocnet, Míile, Fscanner - Cung cấp giải pháp số hóa tài liệu tổng thể đặc thù cho ngành: phủ, tài chính/ngân hàng, bảo hiếm, giáo dục, kế tốn, vận tải - Cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu: nhập liệu, chuyển đổi liệu, scan tài liệu Nhận thức vấn đề trên, em lựa chọn đề tài: “TÌM HIÉU DỊCH vụ SĨ HĨA TÀI LIỆU VÀ ĐƯA ĐÈ XUÁT PHÙ HỢP CHO CÔNG TY CỎ PHÀN ĐẦU TU THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIÉN CÔNG NGHỆ FSI” làm đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp Đổi tượng phạm vị nghiên cứu 2.1 Đổi tương nghiên cứu đề tài: - Các phòng tài liệu lưu trữ bảo quản Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia II_ 17A, Lê Duẩn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành Phố Hồ Chí Minh - Văn phịng offsite (tại địa điểm Cơng ty FSI) : BỘ NỘI VỤ_ số 44, đường Chu Mạnh Trinh, Phường Ben Nghé, Quận - Các tài liệu nước liên quan đến việc thực dự án so hóa ngành lư trữ như: tài liệu tiêu chuẩn, báo cáo thực dự án, cẩm nang thực quản lý dự án so hóa - Các phương pháp, cơng nghê, quy trình số hóa tài liệu 2.2 Phạm vi nghiên cứu đề tài: - Đối với tài liệu lưu trữ: Tập trung nghiên cứu việc số hóa tài liệu lưu trừ hành vật mang tin giấy bảo quản Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia II tài liệu lưu trữ chiếm số lượng nhiều loại hình bảo quản Trung Tâm Các loại hình tài liệu lưu trữ vật mang tin khác như: Phim ảnh, ghi âm, tài liệu xây dựng bàn, tài liệu khoa học kỹ thuật không thuộc phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối với phương pháp số hóa: chủ yếu tập trung nghiên cứu sử dụng phương pháp số hóa hệ thống quản lý tài liệu DOCPRO cơng ty FSI để triển khai số hóa, cịn hệ thống, thiết bị số hóa khơng đề cập chi tiết đề tài Chuyên khoa quàn trị marketing nói chung ngành nghiên cứu marketing (nghiên cứu thị trường) nói riêng lĩnh vực rộng thời gian hạn chế nên báo cáo đề cập phần đến thực trạng diễn CÔNG TY CỚ PHÀN ĐẦU Tư THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIÉN CÔNG NGHỆ FSI Nguồn tài liệu tiếp cận: - Thông tin nội bộ: thông tin sơ lược cơng ty, tình hình hoạt động kinh doanh cùa công ty, lấy số liệu năm 2013, 2014 Thơng tin bên ngồi: Sách, báo, internet - PhựQTig pháp nghiên cứu: - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp khảo sát - Phương pháp so sánh - Phương pháp vấn Ngoài ra, phương pháp thống kê, phương pháp logic kết hợp sử dụng trình nghiên cứu Chúng giúp em nhìn nhận vấn đề trình trien khai số hóa tài liệu lưu trữ cách toàn diện, đầy đủ khách quan khía cạnh vấn đề VỊ trí thưc tập công việc cụ thề: Nhân viên thực tập thuộc “Bộ phận nhân sự” , tham gia hoạt động event liên quan đến dự án công ty Nhiệm vụ cùa nhân viên thực tập: Có trách nhiệm hồn thành cơng việc cụ thể mà cấp giao - Tìm hiểu hoạt động quy trình số Hóa Tài Liệu FSI - Tham gia vào quy trình lưu trừ tài liệu Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia II - Tìm hiểu nắm quy trình thực dự án công ty - Hồ trợ cho cấp trình thực dự án - Tham gia họp nội bộ, họp cung cấp thông tin dự án (Ở Bình Phước Long An) - Tham gia vào việc tính lương cho nhân viên hồn thành dự án số hóa Những khó khăn trình thưc tâp: - Mơi trường làm việc mẻ nên khoảng thời gian đầu hòa nhập cịn khó khăn - Trong q trình thực tập nhận khoảng cách lý thuyết học thực tế công việc công ty khác nên cần phải trau dồi thêm nhiều kiến thức đế phục vụ tốt công việc - Tuy nhiên thực tập môi trường công ty động sáng tạo, cảm thay thân học hỏi nhiều thứ để phục vụ cho công việc sau Kết cấu báo cáo: Báo cáo thực tập gồm phần với nội dung cho phần sau: Phan giới thiệu tổng quát công ty, bao gồm: lịch sử hình thành trình phát triện công ty Phần 2: Thực trạng hoạt động cơng ty, khó khăn mà cơng ty gặp phải Phần 3: Đe xuất, ý kiến cho khó khăn phần Phần 4: Kết luận