GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP - TRUNG TÂM HỘI NGHỊ VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TỈNH ĐỒNG NAI
Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Hội nghị và tổ chức Sự kiện tỉnh Đồng Nai
2.1.1 Thông tin chi tiết của đơn vị thực tập
Trung tâm Hội nghị và tổ chức Sự kiện tỉnh Đồng Nai, tọa lạc tại số 1, Nguyễn Ái Quốc, phường Tân Phong, TP Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai, được thành lập vào ngày 13 tháng 3 năm 2006.
Giám đốc: Dương Văn Nhân
Nơi đăng ký quản lý: Cục Thuế Tỉnh Đồng Nai
Website: http://tthnsk-dongnai.com.vn/
Ngành nghề kinh doanh: Cho thuê mặt bằng trong và ngoài hội trường, tổ chức và phục vụ các sự kiện, hội nghị
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển a) Lịch sử hình thành Được hình thành từ năm 1976, tọa lạc trên một diện tích gần 70.000 m2 tại số 01 Nguyễn Ái Quốc, Phường Tân Phong, thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai với tên gọi Quảng trường tỉnh Đồng Nai Nơi tổ chức các hội nghị lớn của tỉnh và của các ban, ngành, đồng thời là địa điểm diễn ra các hoạt động mít tinh chào mừng, kỷ niệm các ngày lễ lớn của Đảng, Nhà nước và của địa phương
Từ năm 1985 đến 1996, Nhà Văn hóa tỉnh Đồng Nai trực thuộc Sở Văn hóa – Thông tin tỉnh, có nhiệm vụ tuyên truyền đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước, đồng thời tổ chức các hoạt động văn hóa, văn nghệ phục vụ nhân dân Đây cũng là địa điểm diễn ra các hội nghị và mít tinh kỷ niệm các ngày lễ lớn.
Từ năm 1996 – 2000 chuyển giao về Liên Đoàn lao động tỉnh với tên gọi là Nhà Văn hóa lao động tỉnh Đồng Nai
Từ năm 2001 – 2005 trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh Đồng Nai cho đến năm
2006 theo Quyết định Số 24/2006/QĐ.UBND tỉnh ngày 13/03/2006 thành lập Khu Liên Hợp Văn hóa, Thể dục Thể thao (trực thuộc UBND tỉnh Đồng Nai)
Từ năm 2009, Khu liên hợp văn hóa, thể dục thể thao tỉnh Đồng Nai đã chính thức chuyển từ sự quản lý của UBND tỉnh sang trực thuộc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh Đồng Nai, theo Quyết định số 4548/QĐ-UBND của Ủy ban Nhân dân tỉnh Đồng Nai ban hành ngày 30/12/2008.
Theo Quyết định số 231/QĐ.UBND ngày 22/01/2010 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai, Khu Liên hợp Văn hóa, Thể dục Thể thao đã được chuyển đổi thành Trung tâm Hội nghị và Tổ chức Sự kiện tỉnh Đồng Nai.
Theo Quyết định số 1709/QĐ-UBND ngày 24/5/2017, Trung tâm Hội nghị và Tổ chức Sự kiện tỉnh Đồng Nai đã được chuyển từ sự quản lý của Sở Văn hoá Thể thao và Du lịch sang trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
Hình 1 Mặt trước Hội trường Trung tâm Hội nghị và Tổ chức Sự kiện Đồng Nai
(Nguồn: http://tthnsk-dongnai.com.vn/) b) Quá trình phát triển
Trung tâm Hội nghị và Tổ chức Sự kiện tỉnh Đồng Nai hoạt động dưới sự chỉ đạo của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, đảm bảo tổ chức và biên chế hiệu quả Đây là đơn vị hành chính sự nghiệp có thu, tự đảm bảo một phần kinh phí hoạt động, có tư cách pháp nhân, con dấu riêng và mở tài khoản tại Kho bạc nhà nước theo quy định pháp luật.
Tầm nhìn và sứ mệnh của Trung tâm Hội nghị và tổ chức Sự kiện tỉnh Đồng Nai
Hướng tới trở thành một địa điểm đứng đầu lĩnh vực sự kiện, Trung tâm Hội nghị &
Tổ chức sự kiện tại tỉnh Đồng Nai cam kết thực hiện đúng hạn và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu Chúng tôi theo dõi chặt chẽ quá trình tổ chức, kiểm soát và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi sự kiện diễn ra Đội ngũ quản lý chuyên nghiệp của chúng tôi đảm bảo điều phối nhân viên giám sát sự kiện một cách hiệu quả.
Tinh thần sáng tạo là yếu tố then chốt mà chúng ta cam kết xây dựng, nhằm tạo ra một môi trường đổi mới và sáng tạo Chúng tôi nỗ lực không chỉ trong tư duy mà còn trong hành động, từ đó phát triển các sản phẩm và dịch vụ cụ thể mang tính đột phá.
Tinh thần đoàn kết: chúng ta luôn đề cao tinh thần xây dựng và hợp tác để cùng nhau phát triển giữa các thành viên, bộ phận
Tinh thần tôn trọng là việc chúng ta luôn ghi nhận và tôn vinh sự khác biệt của từng cá nhân, đồng thời nỗ lực hòa hợp những khác biệt này để cùng nhau phát triển.
Trọng dụng hiền tài là một trong những chính sách quan trọng của trung tâm, nhằm thu hút và phát huy năng lực của những người có tài năng thực sự Trung tâm triển khai các chương trình đào tạo và bồi dưỡng nhằm nâng cao khả năng quản lý cho người lao động, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để họ phát huy tối đa năng lực của mình.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kinh doanh
Sơ đồ 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Hội nghị và Tổ chức sự kiện
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự)
2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban
Ban Giám đốc gồm có Giám đốc và 1 phó Giám đốc:
Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của Trung tâm, là chủ tài khoản của đơn vị Người này đảm bảo thực hiện các hoạt động theo quy chế đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt và ban hành.
Chúng tôi trực tiếp chỉ đạo các công việc quan trọng như tổ chức cán bộ, quản lý tài chính, ký kết hợp đồng kinh tế, tuyển dụng lao động, và thực hiện quy chế dân chủ Bên cạnh đó, chúng tôi cũng phối hợp hoạt động với tổ chức công đoàn, chi bộ cơ quan, hội đồng nâng lương, hội đồng kỷ luật, và quy chế chi tiêu nội bộ để đảm bảo hiệu quả và minh bạch trong mọi hoạt động.
Trực tiếp chỉ đạo các hoạt động của Phòng tổ chức – hành chính, phòng kinh doanh và phòng thông tin tổ chức Sự kiện
Chúng tôi trực tiếp chỉ đạo và theo dõi công tác xây dựng cơ bản, đồng thời tu bổ cơ sở vật chất cho cơ quan Ngoài ra, chúng tôi cũng phụ trách Phòng Quản trị và đảm nhiệm vai trò Chủ tịch Công đoàn cơ sở.
Giám đốc được ủy quyền tham dự các cuộc họp do Sở tổ chức và thay mặt xử lý công việc khi vắng mặt Đây là vị trí quản lý cấp cao, chịu trách nhiệm điều hành hoạt động hàng ngày, bao gồm giao dịch kinh doanh và cung cấp dịch vụ Giám đốc xây dựng và thực hiện chiến lược, tham gia vào quá trình phát triển để đảm bảo hiệu quả Họ quản lý tài nguyên tổ chức như nhân lực và tài chính, đảm bảo thực hiện dự án an toàn, toàn diện và xử lý rủi ro Vai trò của Giám đốc rất quan trọng trong việc duy trì hoạt động và hiệu quả của tổ chức.
Phòng kế toán có nhiệm vụ giám sát tài chính và ghi chép mọi giao dịch tài chính của tổ chức Họ lập báo cáo tài chính định kỳ mỗi 3 tháng, bao gồm bảng lưu chuyển tiền tệ, bảng kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán Phòng kế toán hỗ trợ quản lý ngân sách, theo dõi chi tiêu và đảm bảo mọi hoạt động tài chính tuân thủ kế hoạch Đặc biệt, kế toán liên quan trực tiếp đến dòng tiền, do đó cần đảm bảo tuân thủ quy tắc nội bộ và pháp luật, đồng thời duy trì tính chính xác Họ cũng thực hiện khai báo thuế để tổ chức tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Phòng tổ chức - hành chính:
Quản trị nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, bao gồm quản lý văn phòng và tài liệu Nhiệm vụ chính bao gồm sắp xếp và tổ chức các cuộc họp nội bộ, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ, đồng thời hỗ trợ các phòng ban khác hoàn thành nhiệm vụ được giao Ngoài ra, quản trị nhân sự còn quản lý công tác nhân sự và tham mưu cho Ban lãnh đạo.
Giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy nhân sự, bao gồm thu nhận, bố trí, điều động và đào tạo nhân sự cho toàn cơ quan Ngoài ra, giám đốc cần đảm bảo an ninh nội bộ, thực hiện các chính sách lao động, tiền lương, thi đua khen thưởng, và giải quyết chế độ cho người lao động Đồng thời, giám đốc cũng phải xây dựng nội quy công tác và chế độ làm việc phù hợp với quy định của nhà nước.
Nghiên cứu và soạn thảo văn bản phúc đáp cho các cơ quan, đơn vị, đồng thời báo cáo Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính - Tài vụ để trình Thủ trưởng cơ quan ban hành Đảm bảo rà soát và lưu trữ hệ thống công văn đi và đến của cơ quan theo đúng quy định của nhà nước.
Phục vụ, tạp vụ: Vệ sinh bên trong hội trường, nhà vệ sinh, phục vụ các chương trình khi tổ chức bên trong hội trường
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra doanh thu và mở rộng thị trường thông qua các hoạt động nghiên cứu thị trường và phát triển chiến lược bán hàng Nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng bằng cách cung cấp hỗ trợ và đáp ứng nhu cầu của họ Họ cũng lập báo cáo định kỳ hàng tuần, hàng tháng và hàng quý để cập nhật tình hình kinh doanh cho cấp trên.
Phòng tổ chức sự kiện đảm nhiệm việc phối hợp tổ chức các hoạt động sự kiện, bao gồm nghiệp vụ quản trị kinh doanh, marketing, cùng với việc cung cấp kỹ thuật, âm thanh và ánh sáng cho các chương trình sự kiện.
2.3.3 Số lượng nhân sự hiện đang công tác tại đơn vị
Trung tâm Hội nghị & Tổ chức Sự kiện tỉnh Đồng Nai, với hơn 10 năm hoạt động, hiện có đội ngũ 60 cán bộ, công nhân viên giàu kinh nghiệm và chất lượng Cam kết nâng cao dịch vụ và đóng góp tích cực cho tổ chức sự kiện tại Đồng Nai, Trung tâm hướng tới việc trở thành đầu tàu trong lĩnh vực này Để đáp ứng nhu cầu cho các sự kiện lớn, Trung tâm sẵn sàng thuê thêm nhân lực thời vụ hoặc hợp tác với bên thứ ba trong thời gian ngắn hạn.
Lĩnh vực kinh doanh của đơn vị
Mỗi năm vào dịp Tết Nguyên Đán, Trung tâm tổ chức Chợ Hoa Tết với hơn 500 gian hàng hoa kiểng, thu hút nhiều nhà vườn uy tín từ khắp cả nước, đặc biệt từ các tỉnh miền Trung và Nam Bộ Đây là hoạt động truyền thống của TTHN&TCSK, được người dân và các nhà vườn đánh giá cao về công tác tổ chức và phục vụ.
Trung tâm cung cấp dịch vụ cho thuê hội trường để tổ chức sự kiện và hội nghị, đồng thời cho thuê dụng cụ và thiết bị phục vụ cho các hoạt động tổ chức sự kiện Bên cạnh đó, Trung tâm cũng cho thuê một phần không gian trong khuôn viên sân để tiểu thương buôn bán hàng rong, nhằm đáp ứng nhu cầu vui chơi giải trí cho người dân trong tỉnh.
Tổ chức cung cấp dịch vụ cho các hội nghị, sự kiện thương mại, mít tinh, hội thảo, và hội chợ - triển lãm Ngoài ra, nơi đây còn tổ chức các chương trình biểu diễn văn hóa, nghệ thuật phục vụ cho các tổ chức chính trị, xã hội, đoàn thể, và doanh nghiệp trong và ngoài tỉnh Đồng thời, đây cũng là một công viên phục vụ các hoạt động thể dục, thể thao, vui chơi, và giải trí cho cộng đồng.
Trung tâm Hội nghị và tổ chức Sự kiện tỉnh Đồng Nai là một đơn vị sự nghiệp có thu, tự đảm bảo một phần kinh phí hoạt động, sở hữu tư cách pháp nhân và có con dấu riêng.
Khách hàng mục tiêu của Trung tâm Hội nghị và Tổ chức Sự kiện tỉnh Đồng Nai rất đa dạng, bao gồm các cơ quan, doanh nghiệp, công đoàn lao động có nhu cầu thuê mặt bằng cho sự kiện, hội nghị và hội thảo Trung tâm cũng phục vụ các thương nhân cá nhân và doanh nghiệp nhỏ cần không gian cho sự kiện giải trí cộng đồng Sự linh hoạt trong việc cung cấp không gian giải trí giúp Trung tâm đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của cộng đồng, đồng thời tạo thêm nguồn thu nhập và hòa mình vào sự phồn thịnh, đa văn hóa của địa phương.
Khách hàng của TTHN&TCSK bao gồm các tiểu thương nhỏ lẻ, những người thuê một phần khuôn viên sân để bán các món ăn vặt như cá viên chiên, bắp xào, bánh tráng nướng và các thức uống giải khát như sinh tố, nước mía Nơi đây đáp ứng nhu cầu giải trí của người dân tỉnh Đồng Nai, tạo nên một bức tranh đa dạng và sinh động.
Trong thời đại phát triển hiện nay, nhu cầu hội họp của các công ty ngày càng tăng, dẫn đến sự ra đời của nhiều Trung tâm và công ty sự kiện Tuy nhiên, Trung tâm Hội nghị và tổ chức Sự kiện đang phải đối mặt với sự cạnh tranh đa dạng từ nhiều địa điểm khác nhau như The Mira Central Park với không gian sang trọng, Công viên Dương Tử Giang với cảnh quan tươi đẹp, và Khu du lịch Bửu Long nổi tiếng tại Đồng Nai Để duy trì vị thế trên thị trường cạnh tranh khốc liệt, Trung tâm cần nhanh chóng thích ứng và đổi mới.
Bảng 1 Các đối thủ của TT HN & TCSK tỉnh Đồng Nai
Trung tâm Hội nghị và Tổ chức sự kiện tình Đồng Nai
The Mira Central Park Hotel
Khu Du lịch Bửu Long
Trung tâm Hội nghị và Tổ chức sự kiện tình Đồng Nai
The Mira Central Park Hotel
Khu Du lịch Bửu Long Địa chỉ
128/16 Nguyễn Ái Quốc, Phường Tân Tiến, TP Biên Hòa
09 Dương Tử Giang, Phường Tân Tiến, TP
04 Huỳnh Văn Nghệ, phường Bửu Long TP Biên Hòa
70.000m 2 Diện tích 15.000m 2 Diện tích 30.000m 2 Diện tích 840.000m 2
Khu vực bên trong được thiết kế nhằm phục vụ cho 500 người và khu vực bên ngoài có sức chứa hơn
Bao gồm: 07 trung tâm sảnh tiệc cưới và 02 sảnh hội nghị sang trọng với khả năng lưu trữ hơn 2.600 người
Có sức chứa hơn 500 người
Khu du lịch không chỉ nổi bật với các khu vui chơi giải trí và quần thể tâm linh, mà còn có Nhà hàng Cọ Dầu với sức chứa lên đến 1000 khách, mang đến trải nghiệm ẩm thực phong phú cho du khách.
Tổ chức Chợ hoa Tết hàng năm, cho thuê hội trường và khuôn viên để tổ chức các chương trình biểu diễn văn hóa, nghệ thuật cùng các sự kiện, hội nghị Bên cạnh đó, chúng tôi cũng cho các tiểu thương thuê không gian để buôn bán thức ăn và nước uống.
The Mira không chỉ cung cấp dịch vụ khách sạn 5 sao mà còn chuyên tổ chức các sự kiện, hội nghị và đám cưới sang trọng, đạt tiêu chuẩn quốc tế.
Tổ chức các sự kiện lớn ngoài trời; cho các tiểu thương, đơn vị thuê không gian để phục vụ các hoạt động vui chơi của người dân
Tổ chức sự kiện, hội nghị, tiệc, tiệc cưới, hội trại, tour du lịch cho các đoàn khách tới tham quan khu du lịch
Tổ chức sự kiện, hội nghị
Tổ chức tiệc, tiệc cưới
Cho thuê khuôn viên để tổ chức sự kiện
Cho thuê một phần khuôn viên
Cho thuê mặt bằng sân khấu lớn
Cho thuê bằng sân khấu nhỏ
Trung tâm Hội nghị và Tổ chức sự kiện tình Đồng Nai
The Mira Central Park Hotel
Khu Du lịch Bửu Long
Cho thuê một phần khuôn viên
Cho thuê khuôn viên để tổ chức sự kiện, hội chợ
(Mức giá trên chưa bao gồm phí điện, nước và vệ sinh)
Tổ chức sự kiện, hội nghị
Tổ chức sự kiện, hội nghị, tiệc cưới
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA TRUNG TÂM HỘI NGHỊ & TỔ CHỨC SỰ KIỆN TỈNH ĐỒNG NAI (giai đoạn 2021- Quý 3/2023) 14 3.1 Tình hình về thực trạng kinh doanh của đơn vị
Cách thức quản lý trong quá trình cung cấp dịch vụ tại đơn vị
Trước sự kiện Trong sự kiện Sau sự kiện
Nghiên cứu, thảo luận với đối tác để hiểu rõ yêu cầu và mong muốn của khách hàng
Xây dựng lịch trình kế hoạch chi tiết và đồng bộ hoá mọi
Liên tục theo dõi tình trạng hạ tầng kỹ thuật như điện, âm thanh và ánh sáng là điều cần thiết để đảm bảo mọi khía cạnh hoạt động ổn định Đồng thời, duy trì không khí tích cực và thực hiện đánh giá, hậu kiểm sẽ thể hiện cam kết của chúng tôi đối với chất lượng dịch vụ.
Thu thập phản hồi, đánh giá từ khách hàng và đối tác Đánh giá hiệu suất và xác định rõ điểm mạnh cũng như điểm
Trước sự kiện Trong sự kiện Sau sự kiện công đoạn Đảm bảo cung cấp đầy đủ nước uống và thực phẩm theo yêu cầu
Xây dựng quy trình làm việc tỉ mỉ từ ý tưởng đến thực tế
Thực hiện các cuộc kiểm tra và thử nghiệm về trang thiết bị kỹ thuật, âm thanh, và ánh sáng
Cam kết về tính chuyên nghiệp
Để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công, việc chuẩn bị kỹ lưỡng là rất quan trọng Đội ngũ nhân sự hậu cần luôn sẵn sàng hỗ trợ và xử lý mọi vấn đề phát sinh trong từng dự án Qua mỗi sự kiện, chúng tôi rút ra kinh nghiệm quý báu nhằm cải thiện hiệu quả cho những lần tổ chức sau.
Quản lý còn đàm phán trực tiếp với khách hàng để xác nhận mọi chi phí trong quá trình diễn ra sự kiện
Khách hàng sẽ tiến hành thanh toán mọi khoản phí cho Trung tâm một cách rõ ràng và minh bạch theo đúng hợp đồng
Kiểm tra, bảo dưỡng và lưu trữ trang thiết bị để chuẩn bị cho sự kiện tiếp theo
Bảng 2 Bảng tóm tắt quá trình cung cấp dịch vụ tại đơn vị
Phân tích mô hình SWOT của TTHN&TCSK
Trung tâm nằm ở vị trí thuận lợi, dễ dàng tiếp cận và thu hút đông đảo khách hàng
Hội trường với sức chứa lên đến hơn 500 người
Trung tâm Hội nghị và Tổ chức có không gian rộng rãi, với hội trường sức chứa trên 500 người, lý tưởng cho các sự kiện quy mô lớn Không chỉ vậy, nơi đây còn mang đến một không gian thoải mái và chuyên nghiệp, đáp ứng nhu cầu tổ chức đa dạng và linh hoạt.
Trung tâm Hội nghị và Tổ chức Sự kiện là lựa chọn hàng đầu trên thị trường hiện nay nhờ vào cam kết đổi mới và cải tiến liên tục Trung tâm cung cấp những trải nghiệm sự kiện xuất sắc và độc đáo, tạo ra sự tin tưởng và nhận biết từ phía khách hàng Điều này không chỉ giúp Trung tâm duy trì vị thế mà còn thúc đẩy sự phát triển trong môi trường cạnh tranh khốc liệt.
Thị trường có nhiều đối thủ cạnh tranh
Trong bối cảnh đổi mới và phát triển hiện nay, thị trường đang chứng kiến sự gia tăng đối thủ cạnh tranh, điều này tạo ra nhiều thách thức như áp lực về giá, giảm lợi nhuận và nguy cơ mất khách hàng vào tay những đối thủ có chiến lược tiếp thị mạnh mẽ hơn.
Thiếu sự đổi mới và sáng tạo
Trong thời đại đổi mới hiện nay, các trung tâm cần áp dụng phương pháp linh hoạt để thích ứng với môi trường kinh doanh cạnh tranh Sự đổi mới không chỉ giúp duy trì thị trường mà còn mở rộng cơ hội kinh doanh Thiếu sáng tạo có thể khiến trung tâm trở nên yếu thế và mất đi khách hàng so với đối thủ Hơn nữa, với phần lớn nhân viên ở độ tuổi trên 30, sự thiếu hụt lao động trẻ có thể dẫn đến tình trạng kém sáng tạo, gây cảm giác nhàm chán cho khách hàng.
Do Trung tâm nằm ngay vị trí đắc địa nên chi phí cho đối tác thuê mặt bằng cao
Vị trí đắc địa của Trung tâm dẫn đến chi phí thuê mặt bằng cao, tạo ra thách thức trong việc cạnh tranh giá với các đối thủ trong tỉnh Tuy nhiên, Trung tâm không chỉ tập trung vào giá cả mà còn cam kết cung cấp giá trị gia tăng, dịch vụ chất lượng và trải nghiệm sự kiện xuất sắc, nhằm hỗ trợ sự lựa chọn của khách hàng và đối tác.
Cuối năm là thời điểm sôi động với nhiều sự kiện đặc sắc như liên hoan, tiệc tùng và chợ hoa Tết Đây là cơ hội tuyệt vời để doanh nghiệp kết nối, đạt được thành công và tối ưu doanh thu trong năm.
Sự kiện cuối năm là cơ hội tuyệt vời cho các doanh nghiệp không chỉ để giao lưu mà còn để thể hiện sự sáng tạo và gửi gắm thông điệp thương hiệu Đây là dịp quan trọng giúp họ tạo ấn tượng mạnh mẽ trong tâm trí khách hàng.
Doanh thu và lợi nhuận cao nhất trong năm thường xuất phát từ các chiến lược quyết liệt và đúng đắn trong việc tham gia và tổ chức các sự kiện đặc biệt Những hoạt động này không chỉ giúp doanh nghiệp nổi bật trên thị trường mà còn tăng cường sự tương tác và niềm tin từ khách hàng, tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững trong tương lai.
Thị trường kinh tế khó khăn đang tác động tiêu cực đến thu nhập của doanh nghiệp tổ chức sự kiện do nhu cầu giảm Sự gia tăng các địa điểm cho thuê không gian mới tạo ra cạnh tranh trực tiếp, mở ra nhiều lựa chọn cho khách hàng và đặt áp lực lên các đơn vị tổ chức sự kiện truyền thống Để giữ chân khách hàng và thu hút đối tượng mới, các doanh nghiệp cần cải thiện chất lượng dịch vụ, cung cấp ưu đãi hấp dẫn và xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng Sự cạnh tranh trong lĩnh vực cho thuê không gian đòi hỏi sự sáng tạo và linh hoạt trong chiến lược kinh doanh.
Các nguồn lực kinh doanh của công ty
Bảng 3 Bảng tổng hợp nhân sự hiện đang làm việc tại đơn vị
Giới tính Độ tuổi Trình độ
Tỉ lệ phần trăm trên tổng số (%) 100 58,33 41,67 13,33 20 66,67 100 11,67
(Nguồn: Phòng nhân sự tại Trung tâm Hội nghị và Tổ chức sự kiện tỉnh Đồng Nai)
Dựa trên số liệu từ bảng 3, đa số nhân sự tại cơ quan trên 30 tuổi, với rất ít người trẻ, điều này có thể ảnh hưởng đến tính sáng tạo và năng động trong môi trường làm việc Tỷ lệ nhân viên có trình độ cử nhân thạc sĩ là 7/60, tuy nhỏ nhưng quan trọng, thể hiện cam kết nâng cao chuyên môn và sẵn sàng đối mặt với thách thức Việc 100% nhân viên có trình độ đại học tạo sự ổn định và nền tảng kiến thức vững chắc, góp phần tăng cường sức mạnh đội ngũ, thúc đẩy sự phát triển bền vững của Trung tâm trong tương lai.
3.4.2 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Nguồn lực về máy móc và thiết bị văn phòng như máy tính, bàn làm việc là cần thiết cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Sinh viên thực tập cũng nên trang bị máy tính xách tay để làm việc từ xa Các phần mềm văn phòng như Word và Excel hỗ trợ việc tạo đơn hàng và quản lý tổ chức sự kiện cũng như hội nghị hiệu quả.
Bảng 4 Bảng thống kê cơ sở vật chất của Trung tâm Hội nghị và Tổ chức sự kiện năm 2023
STT Thiết bị văn phòng Số lượng Đơn giá ĐVT Trị giá
2 Máy in và máy scan 5 35.000.000 vnd/máy 175.000.000
3 Máy tính và Laptop 27 20.000.000 vnd/máy 540.000.000
4 Máy chiếu và màn hình 2 19.700.000 vnd/máy 39.400.000
5 Hệ thống điều hòa không khí 10 16.800.000 vnd/máy 168.000.000
STT Vật dụng văn phòng Số lượng Đơn giá ĐVT Trị giá
1 Tủ lớn đựng hồ sơ 5 1.500.000 vnd/ cái 7.500.000
STT Thiết bị văn phòng Số lượng Đơn giá ĐVT Trị giá
2 Kệ nhỏ đựng giấy tờ cho 10 540.000 vnd/ cái 5.400.000
3 Bảng ghi thông báo 2 100.000 vnd/ cái 200.000
5 Bàn làm việc 10 1.750.000 vnd/ cái 17.500.000
6 Bàn và ghế ngồi tiếp khách 3 2.765.000 vnd/ cái 8.295.000
7 Văn phòng phẩm: phiếu mua hàng, hóa đơn VAT, mực in, giấy A4, bút, sổ ghi chép, cây cảnh
(Nguồn: Phòng kế toán tại Trung tâm hội nghị và Tổ chức sự kiện tỉnh Đồng Nai)
Kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị
Kết quả của đơn vị thực tập từ năm 2021 đến 9/2023 được thể hiện qua bảng sau:
Chỉ tiêu Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Tổng doanh thu dịch vụ
Doanh thu từ chợ hoa, hàng rong, bãi giữ xe và xe ba gác
Thu cho thuê hội trường, hội chợ, mặt bằng ngoài trời
Chỉ tiêu Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho nhân viên
Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng
Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 20%
Thuế TNDN được giảm theo NĐ
Bảng 5 Kết quả hoạt động kinh doanh của Trung tâm Tổ chức Sự kiện và Hội nghị tỉnh Đồng Nai
(Nguồn: báo cáo quyết toán các năm 2021, 2022, 2023, Phòng tài chính kế toán)
Biểu đồ 1 Doanh thu, chi phí và lợi nhuận sau thuế trong 3 năm gần đây
Biểu đồ 1 thể hiện số liệu về Doanh thu, Chi phí và Lợi nhuận của Trung tâm Hội nghị và tổ chức Sự kiện tỉnh Đồng Nai từ năm 2021 đến ba quý đầu năm 2023 Năm 2022 ghi nhận sự thành công vượt bậc với doanh thu tăng mạnh so với năm 2021, mặc dù có sự giảm sút vào năm 2023 Năm 2021, dịch Covid-19 đã ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh, dẫn đến sự suy giảm nhu cầu tổ chức sự kiện và hội nghị Các biện pháp giãn cách xã hội và hạn chế di chuyển đã tác động mạnh đến doanh nghiệp Để hỗ trợ, nhà nước đã áp dụng chính sách giảm thuế TNDN, giúp Trung tâm duy trì lợi nhuận trong bối cảnh khó khăn Mặc dù chi phí tăng nhẹ vào năm 2022, doanh thu vẫn giữ ở mức cao, cho thấy sự ổn định và linh hoạt trong chiến lược kinh doanh.
Doanh thu từ cho thuê hội trường, hội chợ và mặt bằng ngoài trời đã tăng mạnh từ 588.600.608 VNĐ năm 2021 lên 3.020.453.242 VNĐ năm 2022, nhưng sau đó giảm xuống còn 1.810.946.006 VNĐ vào năm 2023 Trong khi đó, doanh thu từ chợ hoa, hàng rong, bãi giữ xe và xe ba gác ghi nhận sự gia tăng ổn định từ 1.621.363.636 VNĐ năm 2021 đến 2.599.909.091 VNĐ tính đến tháng 9/2023.
Tổng chi phí năm 2021 đạt 1.321.829.250 VNĐ (một tỷ ba trăm hai mươi mốt triệu tám trăm hai mươi chín nghìn hai trăm năm mươi đồng), tăng mạnh lên
Năm 2022, doanh thu đạt 2.351.466.706 VNĐ nhưng giảm xuống còn 1.914.347.799 VNĐ vào năm 2023, phản ánh sự biến động trong hoạt động kinh doanh Mặc dù chi phí giảm trong năm 2023, doanh thu vẫn duy trì ở mức cao, cho thấy sự ổn định và linh hoạt trong chiến lược kinh doanh Chi phí nhân sự tăng từ 380.192.214 VNĐ vào năm 2021 lên 557.835.500 VNĐ vào năm 2022, và tiếp tục tăng lên 718.295.750 VNĐ vào năm 2023.
Sự gia tăng đội ngũ nhân viên nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh mở rộng đã dẫn đến chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ tăng mạnh từ 884.483.094 VNĐ năm 2021 lên 1.602.058.282 VNĐ năm 2022, trước khi giảm xuống 1.026.276.049 VNĐ năm 2023, cho thấy sự tối ưu hóa chi phí và thích ứng với biến động thị trường Chi phí khác cũng tăng từ 46.993.980 VNĐ năm 2021 lên 110.000.000 VNĐ năm 2023, phản ánh những biến động trong hoạt động kinh doanh và chiến lược quản lý chi phí Sự thay đổi trong khấu hao tài sản cố định cho thấy chiến lược điều chỉnh đầu tư và quản lý tài sản trong giai đoạn quan trọng này.
Trung tâm đã ghi nhận sự tăng trưởng ấn tượng trong lợi nhuận từ năm 2021 đến quý 3 năm 2023, với lợi nhuận trước thuế tăng từ 889 triệu đồng lên hơn 2.5 tỷ đồng, phản ánh sự phát triển tích cực trong hoạt động kinh doanh và nỗ lực của đội ngũ quản lý Mức thu nhập thuế doanh nghiệp cũng tăng đều, đạt hơn 500 triệu đồng vào năm 2023, cho thấy sự tăng trưởng nhanh chóng của doanh thu Năm 2021, mặc dù gặp khó khăn do đại dịch, Trung tâm đã được hỗ trợ bởi chính sách giảm thuế theo Nghị định 92/2021/NĐ-CP, giúp giảm áp lực tài chính với mức giảm hơn 53 triệu đồng Lợi nhuận sau thuế cũng tăng từ 765 triệu đồng lên hơn 2 tỷ đồng, minh chứng cho sự phục hồi mạnh mẽ.
Năm 2023, Trung tâm ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ và ổn định trong hoạt động kinh doanh nhờ vào chiến lược quản lý hiệu quả và khả năng đổi mới linh hoạt Sự kết hợp giữa doanh thu tăng trưởng và quản lý tài chính hợp lý đã tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.
Đánh giá chung về kết quả hoạt động kinh doanh của Trung tâm Hội nghị và tổ chức Sự kiện tỉnh Đồng Nai (giai đoạn 2021-2023)
Trong giai đoạn 2021-2023, Trung tâm Hội nghị và Tổ chức Sự kiện tỉnh Đồng Nai đã khẳng định vị thế của mình trong ngành bằng những thành công đáng kể Dù phải đối mặt với đại dịch Covid-19 và môi trường kinh doanh biến động, Trung tâm đã chuyển hóa thách thức thành cơ hội, chứng minh sức mạnh và sự sáng tạo của mình Hành trình này không chỉ giúp họ vượt qua khó khăn mà còn trang bị cho họ sự mạnh mẽ để đối mặt với tương lai.
Một điểm đáng chú ý là sự tăng trưởng đáng kể trong lợi nhuận, với con số tăng từ
Chiến lược quản lý tài chính hiệu quả đã giúp doanh thu tăng từ 765 triệu đồng năm 2021 lên hơn 2 tỷ đồng vào năm 2023, thể hiện sự phục hồi mạnh mẽ sau đại dịch Sự linh hoạt và đổi mới trong chiến lược kinh doanh đã cho phép Trung tâm vượt qua những thách thức do đại dịch gây ra Đặc biệt, chính sách giảm thuế theo Nghị định 92/2021/NĐ-CP đã đóng vai trò quan trọng như một "bàn đạp vàng" cho sự phục hồi nhanh chóng này.
Hành trình phát triển không thể tránh khỏi những khó khăn, đặc biệt là sự giảm nhẹ doanh thu năm 2023 so với năm 2022, đặt ra thách thức về sự ổn định trong bối cảnh thị trường biến động Năm 2021, đại dịch đã gây ra tác động lớn, làm suy giảm đáng kể doanh thu và tạo ra một nền tảng thử thách khó khăn cho các doanh nghiệp.
Trung tâm đã thể hiện sức mạnh và sự kiên trì của đội ngũ quản lý và nhân viên, với doanh thu từ cho thuê hội trường, hội chợ và các dịch vụ khác tăng trưởng vững chắc, tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững Dù gặp thách thức với doanh thu giảm nhẹ trong năm 2023, Trung tâm vẫn chứng tỏ khả năng thích ứng linh hoạt và quản lý tài chính hiệu quả Việc giảm chi phí vật tư và dịch vụ, cùng với tối ưu hóa khấu hao tài sản cố định, minh chứng cho sự nhạy bén trong quản lý chi phí.
Tuy nhiên, số liệu của bảng phía trên chỉ mới là doanh thu, chi phí, và lợi nhuận của
Trong 9 tháng đầu năm 2023, hoạt động kinh doanh của Trung tâm Hội nghị và Tổ chức Sự kiện tỉnh Đồng Nai đã có những bước tiến đáng kể Tuy nhiên, việc chỉ tập trung vào đánh giá hiện tại có thể dẫn đến việc bỏ lỡ các chiến lược dài hạn và cơ hội sáng tạo đang được phát triển, điều này rất quan trọng để định hình tương lai của Trung tâm.
Sự ổn định và tăng trưởng tích cực trong 9 tháng đầu năm 2023 có thể tạo nền tảng vững chắc cho các chiến lược kinh doanh và quản lý tài chính bền vững trong tương lai.
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA TRUNG TÂM HỘI NGHỊ & TỔ CHỨC SỰ KIỆN TỈNH ĐỒNG NAI
Định hướng nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Trung Tâm Hội Nghị và Tổ chức sự kiện
Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, Trung tâm Hội nghị và Tổ chức Sự kiện tỉnh Đồng Nai cần điều chỉnh chiến lược giá và dịch vụ Việc mở rộng nhiều mức giá linh hoạt theo từng gói dịch vụ sẽ mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và khách hàng Cụ thể, Trung tâm nên phát triển thêm các gói phân khúc giá cho từng loại sự kiện, từ tiệc đơn giản đến hội nghị cao cấp, giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn dịch vụ phù hợp với nhu cầu và ngân sách của họ.
Việc điều chỉnh mức giá cho các gói dịch vụ và phòng hội nghị là cách linh hoạt để thích ứng với sự cạnh tranh và phản hồi từ khách hàng Tuy nhiên, điều quan trọng là phải duy trì chất lượng và tính chuyên nghiệp của dịch vụ, nhằm đảm bảo giá trị cung cấp không chỉ ổn định mà còn gia tăng sự hài lòng của khách hàng.
Thay vì chỉ dựa vào cạnh tranh, việc điều chỉnh giá cần phản ánh giá trị thực sự của dịch vụ Tăng giá cho các gói dịch vụ cao cấp và trải nghiệm đặc biệt sẽ nâng cao giá trị và chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng muốn trải nghiệm độc đáo và sẵn sàng chi trả cao hơn Các chương trình khuyến mãi và ưu đãi đặc biệt có thể thu hút khách hàng mới và duy trì sự quan tâm từ đối tác thân thiết, kích thích nhu cầu và mở rộng đối tượng khách hàng Quan trọng nhất, việc giữ vững chất lượng và chuyên nghiệp là chìa khóa quyết định; mọi điều chỉnh cần thực hiện cân nhắc để không ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm khách hàng Quá trình này cũng đòi hỏi sự linh hoạt và đồng bộ trong quản lý và triển khai chiến lược giá.
Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên
Nhân viên là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và khách hàng, do đó, việc trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết cho họ là rất quan trọng để tạo ra trải nghiệm tích cực và chuyên nghiệp Để nâng cao chất lượng đội ngũ, Trung tâm Hội nghị và Tổ chức Sự kiện tỉnh Đồng Nai cần tăng cường chương trình đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên Đây là giải pháp thiết yếu nhằm đảm bảo sự chuyên nghiệp và chất lượng trong các hoạt động kinh doanh, đồng thời đáp ứng yêu cầu ngày càng cao từ khách hàng.
Quá trình thay đổi sẽ tập trung vào việc nâng cao các khóa đào tạo về kỹ năng chuyên sâu trong phục vụ sự kiện, quản lý hội nghị và tương tác với khách hàng Đồng thời, chúng tôi sẽ duy trì các chính sách phúc lợi và tạo ra một môi trường làm việc tích cực, giúp đội ngũ nhân viên không chỉ nâng cao kiến thức chuyên môn mà còn phát huy tinh thần làm việc đội nhóm hiệu quả.
Mục tiêu của việc thay đổi là xây dựng một đội ngũ nhân viên chất lượng cao, có khả năng đáp ứng mọi thách thức từ khách hàng Quá trình này không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn tạo dựng niềm tin từ phía khách hàng, đồng thời xây dựng một môi trường làm việc tích cực và sáng tạo Mặc dù có thể gặp phải một số thách thức trong quá trình đào tạo, nhưng đầu tư vào đội ngũ nhân viên sẽ mang lại lợi ích lâu dài cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Đề xuất hoạt động mới
Tăng ngân sách đầu tư vào hoạt động Marketing
Tính đến nay, fanpage của TTHN&TCSK trên Facebook chưa thực hiện hoạt động nào để thu hút khách hàng ngoài địa phương và xây dựng thương hiệu kể từ năm 2013 Ngoài ra, website chính cũng thiếu các hoạt động tập trung vào việc nâng cao hình ảnh doanh nghiệp Do đó, tôi đề xuất một số hoạt động MRT nhằm cải thiện tình hình này.
Để nâng cao sự hiện diện trực tuyến và tương tác với khách hàng, TTHN&TCSK cần triển khai một chiến lược quảng bá hiệu quả trên Facebook và website Điều này bao gồm việc thiết lập các chiến dịch quảng cáo trực tuyến, xây dựng nội dung hấp dẫn cho sự kiện, bắt kịp xu hướng hiện đại và tăng cường quảng cáo trên các nền tảng số.
Để tối ưu hóa sự hiện diện trên Facebook, doanh nghiệp cần cung cấp thông tin cơ bản như địa chỉ, số điện thoại và website Ngoài ra, việc thường xuyên cập nhật hình ảnh và thông tin về các sự kiện nổi bật do doanh nghiệp tổ chức sẽ giúp thu hút người dùng và tăng cường tương tác trên nền tảng mạng xã hội này.
Doanh nghiệp cần xây dựng một website chính thức với thông tin đầy đủ về hoạt động và dịch vụ kinh doanh, vì hiện tại nhiều trang chỉ tập trung vào tính năng mà thiếu thông tin cơ bản, khiến khách hàng khó hiểu Ngoài ra, việc đầu tư vào các bài viết chuẩn SEO là cần thiết để tăng cường lượt tương tác và truy cập vào trang web.
Email Marketing: Bên cạnh việc hoạt động trên các nền tảng mạng xã hội, các đơn vị tổ chức sự kiện cần tận dụng email marketing để thông báo về các ưu đãi đặc biệt và cung cấp thông tin liên quan đến lĩnh vực tổ chức sự kiện, hội nghị.
Tác động tích cực của hoạt động tăng ngân sách đầu tư vào Marketing bao gồm:
Chiến dịch quảng cáo trực tuyến sẽ truyền tải thông điệp mạnh mẽ và hấp dẫn, từ đó nâng cao nhận thức về Trung tâm Hội nghị và Tổ chức Sự kiện trong cộng đồng và thị trường mục tiêu, đồng thời tăng lượng tìm kiếm cho thương hiệu.
Kết hợp quảng bá sự kiện là cách hiệu quả để thu hút sự chú ý của đối tượng mục tiêu, đặc biệt là các doanh nghiệp và tổ chức đang tìm kiếm dịch vụ hội nghị và tổ chức sự kiện.
Tăng cường nhận thức và lượng tìm kiếm sẽ mở ra nhiều cơ hội để chốt các hợp đồng mới, đặc biệt khi nhu cầu về sự kiện và hội nghị đang gia tăng.
Mặc dù hoạt động quảng cáo mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro như tăng chi phí quảng cáo do cạnh tranh cao Do đó, việc xây dựng chiến lược quảng cáo thông minh là cần thiết để đạt hiệu quả tối ưu Ngoài ra, cần tránh quảng cáo không chân thật, vì điều này có thể làm giảm lòng tin của khách hàng Chất lượng nội dung và cách truyền đạt thông điệp một cách chính xác là yếu tố quan trọng để tạo ra tương tác tích cực từ phía khách hàng.
Tập trung vào hoạt động tuyển dụng và đào tạo
Doanh nghiệp hiện đang thiếu sự sáng tạo trong thiết kế sự kiện và hoạt động MRT do tỷ lệ nhân viên trên 30 tuổi cao và ít lao động trẻ Để nâng cao chất lượng đội ngũ và khuyến khích sự sáng tạo, cần tuyển dụng nhân viên content marketing và quản lý fanpage có ít nhất 6 tháng kinh nghiệm Bên cạnh việc tuyển dụng, Trung tâm cũng cần cam kết đào tạo chuyên sâu cho nhân viên mới và nâng cao kỹ năng cho nhân viên hiện có, tập trung vào tổ chức sự kiện, chăm sóc khách hàng và bán hàng Điều này sẽ giúp đội ngũ đối mặt tốt hơn với các thách thức trong ngành.
Việc tăng cường đội ngũ nhân sự chất lượng không chỉ cải thiện đáng kể chất lượng dịch vụ mà còn nâng cao khả năng tương tác và chăm sóc khách hàng Nhân sự được tuyển chọn với kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng về content marketing và quản lý fanpage sẽ góp phần tạo ra những trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.
Chương trình đào tạo chuyên sâu nâng cao kỹ năng và chuyên môn của nhân viên, giúp họ tự tin hơn trong việc đối mặt với các thách thức trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
Chiến lược tập trung vào tuyển dụng và đào tạo nhân sự mang lại nhiều cơ hội nhưng cũng đối mặt với thách thức và rủi ro Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc gia tăng chi phí, vì cần đầu tư không chỉ vào việc tuyển dụng nhân sự có kinh nghiệm mà còn vào quá trình đào tạo.
Rủi ro kéo dài thời gian trong quy trình tuyển dụng và đào tạo là điều cần lưu ý, vì nó có thể tốn nhiều thời gian hơn dự kiến Để đảm bảo chất lượng và chuyên môn của đội ngũ nhân sự, doanh nghiệp cần quản lý cẩn thận và linh hoạt, đồng thời phải đảm bảo rằng hoạt động hiện tại không bị ảnh hưởng quá mức Đầu tư vào trang thiết bị chất lượng cao cũng là một yếu tố quan trọng trong quá trình này.
Cập nhật và nâng cấp hệ thống âm thanh, ánh sáng là cần thiết để đảm bảo chất lượng âm thanh tối ưu và không gian sự kiện được chiếu sáng đầy đủ Việc sử dụng thiết bị hiện đại giúp tối ưu hóa trải nghiệm thị giác và thính giác cho người tham dự.
Cụ thể hoạt động này sẽ được triển khai như sau: