Trang 2 --- Họ và tên sinh viên: Phạm Xuân Tâm Mã số: 2054092036CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP tên đề tài: Thực trạng tuyển dụng Thực tập sinh tại BIT Group Ngành: Quản trị kinh doanh Chu
TỔNG QUAN CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ BIT GROUP
Giới thiệu sơ lược
1.1.1 Thông tin tổng quát về Công ty Cổ phần Đầu tư BIT Group:
Tên quốc tế: BIT GROUP INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY
Tên viết tắt: BIT GROUP JSC
Địa chỉ: 838 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố
Người đại diện: Vi Minh Hồng
Quản lý bởi: Chi cục Thuế Quận Bình Thạnh
Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần ngoài Nhà nước
Hình 1.1 Logo CTCP Đầu tư BIT Group (Nguồn: CTCP Đầu tư BIT Group) 1.1.2 Tầm nhìn, Sứ mệnh, Giá trị cốt lõi:
Tầm nhìn: Đồng hành cùng doanh nghiệp Việt Nam thành công với kinh doanh số Đến năm 2030, có 500.000 doanh nghiệp thành công với kinh doanh số, chuyển đổi số
Sứ mệnh của công ty là phát huy tư duy chủ doanh nghiệp 3T, bao gồm tư duy kiếm tiền, tư duy tối ưu và tư duy hệ thống, thông qua công nghệ và tri thức Chúng tôi cung cấp giải pháp đào tạo, quản lý, truyền thông và bán hàng bằng công nghệ, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh cho khách hàng.
Kaizen: Triển khai - Đo lường - Học hỏi - Cải tiến (Tư duy và cách nghĩ của người khởi nghiệp, tư duy chủ doanh nghiệp, cải tiến liên tục)
Kỷ luật: Tôn trọng bản thân, văn hóa kỷ luật
Chính trực là việc giữ vững sự nhất quán giữa lời nói, suy nghĩ và hành động; cam kết thực hiện những hành động cần thiết để đạt được mục tiêu cá nhân Điều này bao gồm việc đặt con người lên hàng đầu, thể hiện tinh thần phục vụ, đồng thời chú trọng đến lợi ích tập thể và tôn vinh những đóng góp của người khác, hành động đúng đắn trong mọi tình huống.
Cống hiến: Sẵn sàng mang công sức và tài năng của mình để phục vụ lợi ích chung
Hiệu quả: Ra kết quả và luôn cải tiến để có kết quả tốt hơn
1.1.3 Quá trình hình thành và phát triển:
Lịch sử hình thành và phát triển:
2005: Thành lập Công ty BIT, tập trung vào mảng tư vấn, đào tạo và ứng dụng công nghệ thông tin cho doanh nghiệp
Năm 2009, chúng tôi mở rộng hoạt động gia công công nghệ thông tin sang các thị trường Singapore, Nhật Bản và Australia Đồng thời, đại diện cho hội doanh nhân trẻ Việt Nam, chúng tôi tham gia thảo luận tại các diễn đàn SeaChange ở Malaysia và Ysummit tại NUS-Singapore.
2010: Đạt giải thưởng Quả cầu vàng công nghệ thông tin Việt Nam do Chính phủ trao tặng
Năm 2011, chúng tôi đã mở văn phòng tại TP.Hồ Chí Minh, tiếp tục phát triển mảng tư vấn, đào tạo và ứng dụng công nghệ số cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME).
2012: Thành lập các công ty thành viên BIT
2017: Đầu tư vào doanh nghiệp và phát triển hệ sinh thái, khởi nghiệp
2018: Xúc tiến thương mại và tìm kiếm cơ hội phát triển tại thị trường Mỹ
2020 - nay: Triển khai chuỗi chương trình “Hỗ trợ doanh nghiệp SME chuyển đổi số và kinh doanh hiệu quả” trên 63 tỉnh thành tại Việt Nam
Huy hiệu sáng tạo của Bộ Khoa học - Công nghệ;
Quà tặng từ Chủ tịch nước Trương Tấn Sang;
Giải thưởng Quả cầu vàng của Bộ Thông tin - Truyền thông (2010);
Bằng khen Trung ương Hội Doanh nhân Trẻ Việt Nam
Hình 1.2 Hình ảnh các giải thưởng của công ty (Nguồn: CTCP Đầu tư BIT Group)
1.1.4 Sản phẩm và thị trường:
Công ty hoạt động với 5 mảng kinh doanh chính:
Hình 1.3: 5 lĩnh vực kinh doanh của CTCP Đầu tư BIT Group
(Nguồn: CTCP Đầu tư BIT Group)
Tư vấn cá nhân (Coaching) về chiến lược và quản lý hoạt động kinh doanh có hiệu quả cho các cá nhân làm doanh nghiệp
Chương trình Quản trị viên tập sự (Management Trainee Program) hướng đến những người mới đi làm, người muốn chuyển nghề, sinh viên năm cuối và sinh viên mới ra trường, những người có tư duy, kiến thức và kỹ năng thực chiến về Digital Marketing, Thương Mại Điện Tử và Sales, giúp họ nhanh chóng tiếp nhận công việc.
Cung cấp dịch vụ Marketing (Agency) cho các doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực khác nhau như xây dựng Website, tên miền, Secure Sockets Layer (SSL)…
Chúng tôi cung cấp nhiều khóa học về tiếp thị số, bao gồm SEO Click, Facebook thực chiến, xây dựng hệ thống kinh doanh 4.0, quản trị trực tuyến và chiến lược kinh doanh online Mục tiêu của các khóa học này là giúp khách hàng kinh doanh online hiệu quả bằng cách trang bị kiến thức về xây dựng và quản trị Website.
Tư vấn chiến lược kinh doanh hiệu quả cho doanh nghiệp
Khách hàng chính của BIT Group bao gồm:
Chủ hộ kinh doanh gia đình, chủ cửa hàng có địa điểm kinh doanh tại các tỉnh thành lân cận TP.HCM
Chủ doanh nghiệp, Giám đốc các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP.HCM.
Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức CTCP Đầu Tư BIT Group (Nguồn: CTCP Đầu tư BIT Group)
Khối Dự án chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động chuyên môn của công ty, bao gồm việc quản lý trực tiếp các dự án, thực hiện nghiên cứu kỹ thuật và phát triển (R&D), cũng như đào tạo và phát triển chuyên môn Bên cạnh đó, khối này cũng triển khai các hoạt động quảng cáo nhằm nâng cao hiệu quả và sự hiện diện của công ty trên thị trường.
Khối Quan hệ khách hàng có nhiệm vụ quản lý và phát triển mối quan hệ với khách hàng, thu thập thông tin và xây dựng kết nối với họ Đồng thời, khối này cũng chịu trách nhiệm quản lý dịch vụ, tăng cường hoạt động tiếp thị bán hàng, cũng như phân chia nhiệm vụ giữa Bộ phận Kinh doanh và Bộ phận Marketing.
Bộ phận Kinh doanh có vai trò quan trọng trong việc phát triển các chiến lược nhằm tăng doanh số và lợi nhuận cho công ty Họ cũng chịu trách nhiệm thúc đẩy và quảng bá dịch vụ, đồng thời đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Bộ phận Marketing đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các chiến lược quảng bá và tiếp thị sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức đến khách hàng và thị trường Họ lên kế hoạch xây dựng chiến lược Marketing trên các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Youtube, và Blog Đồng thời, bộ phận này cũng phân tích, thiết kế và tối ưu hóa các công cụ tìm kiếm, viết nội dung Marketing chất lượng để đưa các bài viết lên top tìm kiếm.
Khối Tư vấn đảm nhận vai trò cung cấp thông tin, tư vấn và hỗ trợ khách hàng, đồng thời giải quyết các thắc mắc và khiếu nại Ngoài ra, khối này còn hướng dẫn sử dụng và triển khai dịch vụ, quản lý và phân chia nhiệm vụ cho Bộ phận Truyền thông - Sự kiện và Bộ phận thiết kế.
Bộ phận Truyền thông - Sự kiện đảm nhận vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch và tổ chức các sự kiện, đồng thời thực hiện quảng bá và tiếp thị để thu hút sự chú ý Ngoài ra, bộ phận này còn quản lý các hoạt động truyền thông, đánh giá và phân tích hiệu quả của từng sự kiện để cải thiện chất lượng và kết quả trong tương lai.
Bộ phận Thiết kế đảm nhiệm việc tổ chức và thực hiện các hoạt động thiết kế, đồng thời nghiên cứu và cập nhật xu hướng thị trường cùng các phần mềm thiết kế mới Họ cũng đưa ra các kiến nghị và đề xuất nhằm biến những ý tưởng thiết kế thành hình ảnh trực quan hấp dẫn.
Bộ phận Hành chính – Nhân sự đảm nhiệm việc quản lý thông tin nhân viên, lập kế hoạch và thực hiện tuyển dụng, quản lý chính sách và thủ tục nhân sự, cũng
Bộ phận Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hạch toán và báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ và xác định rủi ro, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định và chính sách tài chính Ngoài ra, bộ phận này còn xử lý các giao dịch nội bộ, kiểm tra sự phù hợp, lập kế hoạch ngân sách, theo dõi ngân sách, phân tích và đánh giá hiệu quả tài chính, cũng như hỗ trợ công tác kiểm toán nội bộ.
Tình hình kinh doanh của Công ty Cổ phần Đầu tư BIT Group giai đoạn 2020- 2022
Bảng 1.1 Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2020-2022 của CTCP Đầu Tư
BIT Group (Nguồn: Phòng kế toán CTCP Đầu Tư BIT Group)
Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Đầu tư BIT Group chưa ổn định, đặc biệt trong bối cảnh dịch Covid-19 diễn ra vào năm 2020 và 2021 Việt Nam cũng chịu ảnh hưởng nặng nề, đặc biệt là vào năm 2021 khi dịch bệnh kéo dài hơn nửa năm, gây khó khăn cho nhiều doanh nghiệp Mặc dù doanh thu của BIT Group giảm xuống còn hơn 7,6 tỷ đồng so với năm 2020, công ty vẫn ghi nhận lợi nhuận tăng thêm khoảng 300 triệu đồng, cho thấy khả năng tiết kiệm chi phí hiệu quả trong bối cảnh khó khăn.
Năm 2022, BIT Group đạt doanh thu kỷ lục hơn 12,5 tỷ đồng, chủ yếu nhờ vào sự gia tăng nhu cầu chuyển đổi phương thức kinh doanh trên thị trường Dù phải đối mặt với những hậu quả nghiêm trọng từ Đại dịch COVID-19, công ty vẫn ghi nhận sự phát triển mạnh mẽ.
Năm 2019 đánh dấu sự bùng nổ của các hình thức kinh doanh online, khiến các doanh nghiệp cần thay đổi mạnh mẽ để không bị loại bỏ khỏi thị trường BIT Group nổi bật với các dịch vụ giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh cho khách hàng, bao gồm tư vấn chiến lược, dịch vụ marketing như xây dựng website và tên miền, khóa học về tiếp thị số, và nhiều dịch vụ khác.
19 đã thay đổi nền kinh tế một cách rõ rệt, giúp cho hoạt động kinh doanh của BIT Group phát triển vượt bậc vào năm 2022
Mặc dù doanh thu đạt mức cao vào năm 2022, nhưng tỷ lệ lợi nhuận đã giảm đáng kể Điều này không quá bất ngờ, vì khi nền kinh tế phục hồi, chi phí hoạt động tăng lên nhanh chóng hơn so với kinh doanh trực tuyến.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG THỰC TẬP
Giới thiệu sơ lược về bộ phận thực tập
Sơ đồ 1.2 Sơ đồ tổ chức phòng ban Nhân sự (Nguồn: CTCP Đầu tư BIT Group)
Phòng Hành chính – Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong công ty, chịu trách nhiệm tuyển dụng ứng viên tiềm năng, đào tạo hội nhập cho thực tập sinh mới và quản lý phúc lợi cho nhân viên Bộ phận này góp phần duy trì sự ổn định trong hoạt động của tổ chức.
Cơ cấu Thực tập sinh
2.2.1 Cơ cấu Thực tập sinh và nhân viên theo chức danh:
TTS NV TTS Tỷ lệ
TTS NV TTS Tỷ lệ
Bảng 1.2 Cơ cấu Thực tập sinh và nhân viên theo chức danh tại BIT Group từ năm
2020 – 2022 (Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự CTCP Đầu tư BIT Group)
Căn cứ vào dữ liệu trên, ta có thể thấy tỷ lệ TTS tại Bộ phận Truyền thông –
Sự kiện đang ngày càng chiếm tỷ trọng cao trong hoạt động của BIT Group, một công ty chuyên cung cấp giải pháp công nghệ cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong quá trình chuyển đổi số Bộ phận Truyền thông – Sự kiện luôn có nhu cầu tuyển dụng thực tập sinh cao để hỗ trợ cho việc tổ chức các sự kiện và truyền thông, trong khi công ty không tập trung vào việc tuyển thêm nhân viên chính thức Điều này giải thích rõ ràng cho xu hướng tăng trưởng trong lĩnh vực sự kiện.
Cơ cấu thực tập sinh và nhân viên tại Bộ phận Marketing và Kinh doanh đang có xu hướng tăng trưởng Mặc dù số lượng thực tập sinh tại Bộ phận Kinh doanh năm 2021 giảm nhẹ so với năm 2020, nhưng sự thay đổi này không đáng kể Nguyên nhân một phần do Bộ phận Marketing và Kinh doanh được công ty ưu tiên, dẫn đến việc tuyển chọn thực tập sinh kỹ lưỡng trong những năm đầu Sau khi quy trình được chuẩn hóa, số lượng thực tập sinh tại các bộ phận này đã tăng lên đáng kể.
Các chức danh trong công ty có sự chuyển biến không đồng đều Theo chính sách tuyển dụng, Bộ phận Hành chính – Nhân sự và Bộ phận Thiết kế chỉ cần duy trì tối đa 2 nhân sự Đặc biệt, TTS Kế toán thường chỉ có 1 người, không chỉ ở BIT Group mà còn ở nhiều doanh nghiệp khác, do Bộ phận Kế toán chủ yếu thực hiện các công việc liên quan đến tài liệu và thông tin nội bộ, nên việc tuyển dụng nhiều thực tập sinh là không cần thiết.
2.2.2 Cơ cấu Thực tập sinh theo giới tính, tuổi và trình độ:
SL Tỷ lệ SL Tỷ lệ SL Tỷ lệ
Trình độ Cao đẳng 49 33,6% 19 26,4% 35 15,2% Đại học 97 66,4% 53 73,6% 196 84,8%
Bảng 1.3 Cơ cấu TTS tại BIT Group từ năm 2020 – 2022 (Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự CTCP Đầu tư BIT Group)
Tại BIT Group, tỷ lệ thực tập sinh nữ luôn vượt trội so với nam giới, chủ yếu do đặc thù công việc Số lượng thực tập sinh tập trung chủ yếu ở các bộ phận Kinh doanh, Truyền thông – Sự kiện và Marketing, nơi yêu cầu sự sáng tạo, linh hoạt và kỹ năng giao tiếp tốt, khiến nữ giới thường cảm thấy phù hợp hơn với môi trường này.
Tại BIT Group, cơ cấu độ tuổi của thực tập sinh (TTS) chủ yếu là sinh viên năm 3 và năm 4, với độ tuổi từ 20 đến 22, chiếm hơn 70% tổng số TTS Các trường Cao đẳng và Đại học thường tổ chức khóa thực tập cho sinh viên năm 3, dẫn đến tỷ lệ TTS có trình độ đại học tại công ty rất cao Chính sách tuyển dụng của BIT Group ưu tiên TTS có trình độ đại học, trong khi TTS có trình độ cao đẳng chỉ được ưu tiên trong trường hợp TTS Thiết kế từ Cao đẳng FPT, vì sinh viên ngành này thường có kỹ năng tốt hơn so với các cơ sở đào tạo khác.
Thực trạng tuyển dụng Thực tập sinh tại Công ty Cổ phần Đầu tư BIT Group: 14 2.4 Nguồn tuyển dụng Thực tập sinh tại Công ty Cổ phần Đầu tư BIT Group
2.3.1 Cơ cấu tuyển dụng theo chức danh:
STT Chức danh Mô tả 2020 2021 2022
2 TTS Truyền thông – Sự kiện
Bảng 1.4 Cơ cấu tuyển dụng theo chức danh tại BIT Group từ năm 2020 - 2022
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự CTCP Đầu tư BIT Group)
Theo dữ liệu tổng hợp, nhu cầu tuyển dụng chủ yếu tập trung vào ba vị trí: TTS Kinh doanh, TTS Truyền thông – Sự kiện và TTS Marketing, với TTS Truyền thông – Sự kiện luôn dẫn đầu về số lượng và nhu cầu qua các năm Điều này xuất phát từ việc BIT Group thường xuyên tổ chức các sự kiện lớn như Vietnam2030 và Luncheon, tạo ra nhu cầu liên tục cho vị trí này Ngược lại, nhu cầu tuyển dụng TTS Hành chính – Nhân sự lại thấp hơn do khối lượng công việc không lớn và thời gian gắn bó của thực tập sinh thường ngắn hơn so với các bộ phận khác.
3 tháng trở lên, vậy nên công ty không nhất thiết phải tuyển dụng nhiều TTS cho vị trí này
Năm 2021, các chỉ số tuyển dụng thấp hơn nhiều so với năm 2020, và khi so sánh với năm 2022, sự chênh lệch trở nên rõ rệt, với một số chỉ số tuyển dụng năm 2022 cao gấp đôi hoặc gấp ba lần năm 2021 Dịch Covid-19 đã ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động tuyển dụng thực tập sinh (TTS), dẫn đến tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu tuyển dụng rất thấp Nguyên nhân chính là do công ty chưa đánh giá chính xác biến động của thị trường TTS trong thời gian dịch bệnh, khiến BIT Group đặt ra nhu cầu tuyển dụng vượt xa khả năng thực tế của bộ phận Hành chính – Nhân sự.
Về tỷ lệ hoàn thành mục tiêu tuyển dụng, hầu hết các vị trí đều tăng so với năm
Năm 2021, tỷ lệ hoàn thành mục tiêu tuyển dụng tại tất cả các vị trí thấp hơn so với năm 2020 Nguyên nhân chính là do công ty đặt ra nhu cầu tuyển dụng cao trong kế hoạch mở rộng kinh doanh năm 2022, trong khi các cấp lãnh đạo chưa tính toán kỹ lưỡng nhu cầu thực tế Hệ quả là tỷ lệ hoàn thành mục tiêu tuyển dụng giảm ở tất cả các vị trí so với năm trước.
2.3.2 Tỷ lệ ứng viên thực tập theo đúng chuyên ngành:
TTS Đúng chuyên ngành Không đúng chuyên ngành Tổng Chưa có KN
Tỷ lệ Chưa có KN
Bảng 1.5 Tỷ lệ ứng viên thực tập theo đúng chuyên ngành tại BIT Group từ năm
2020 – 2022 ( Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự CTCP Đầu tư BIT Group ) Đúng chuyên ngành:
Số lượng ứng viên thực tập đúng chuyên ngành có tỷ lệ cao nhất tại vị trí TTS
Kế toán và Thiết kế là hai ngành đặc thù với yêu cầu chuyên môn cao, khiến cho những người không có nền tảng vững chắc khó có thể thực hiện công việc hiệu quả Sự phức tạp trong kiến thức và kỹ năng cần thiết trong các lĩnh vực này đòi hỏi sự đào tạo chuyên sâu để đáp ứng yêu cầu nghề nghiệp.
Tại vị trí TTS Kế toán, tỷ lệ tuyển dụng ứng viên có kinh nghiệm lên đến 69%
TTS Kế toán tại BIT Group thường gặp khó khăn trong việc tuyển dụng do yêu cầu ứng viên phải có kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn và thái độ tốt, điều này liên quan đến chính sách hỗ trợ lương của công ty.
Tỷ lệ ứng viên chưa có kinh nghiệm cao hơn ứng viên đã có kinh nghiệm ở tất cả các vị trí, điều này dễ hiểu vì phần lớn thực tập sinh (TTS) thường thiếu kinh nghiệm làm việc.
Số lượng ứng viên thực tập không đúng chuyên ngành tại các vị trí TTS Truyền thông - Sự kiện, Kinh doanh và Hành chính - Nhân sự đang có tỷ lệ cao Đặc biệt, tại vị trí TTS Truyền thông - Sự kiện, nhiều ứng viên trái ngành thể hiện niềm đam mê với việc tổ chức sự kiện và sự hấp dẫn của ngành này.
Kinh doanh và TTS Hành chính - Nhân sự, hầu hết ứng viên cho rằng đây là những ngành dễ làm và có triển vọng phát triển trong tương lai
BIT Group ưu tiên những ứng viên có kinh nghiệm, đặc biệt khi không đúng chuyên ngành, với tỷ lệ thực tập sinh (TTS) có kinh nghiệm thường cao hơn Tuy nhiên, đối với vị trí TTS Kinh doanh, tỷ lệ TTS chưa có kinh nghiệm lại cao hơn do đặc thù công việc yêu cầu chủ yếu kỹ năng giao tiếp và kỹ năng xử lý tình huống tốt.
2.3.3 Lý do nghỉ việc của Thực tập sinh:
SL Tỷ lệ SL Tỷ lệ SL Tỷ lệ
1 Kết thúc thời gian thực tập
2 TTS không đạt yêu cầu
3 Không phù hợp với môi trường làm việc
4 Cơ hội phát triển hạn chế
Bảng 1.6 Lý do nghỉ việc của TTS tại BIT Group từ 2020 - 2022 ( Nguồn: Phòng
Hành chính – Nhân sự CTCP Đầu tư BIT Group )
Số lượng thực tập sinh (TTS) nghỉ việc sau khi kết thúc thời gian thực tập đang ngày càng tăng, chiếm tỷ lệ cao nhất Điều này dễ hiểu vì hầu hết TTS chỉ thực tập trong khoảng 2 - 3 tháng, và chỉ một số ít được công ty đề nghị ở lại làm việc.
Số lượng thực tập sinh (TTS) nghỉ việc do ba lý do chính là không đạt yêu cầu, không phù hợp với môi trường làm việc và cơ hội phát triển hạn chế đang có xu hướng giảm dần Sự cải thiện này là nhờ vào việc BIT Group quy chuẩn hóa các quy trình và mở rộng kinh doanh, từ đó giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc Đồng thời, trong quá trình sơ vấn và phỏng vấn, các biện pháp đã được áp dụng để nâng cao chất lượng tuyển dụng.
Bộ phận Hành chính - Nhân sự sẽ làm rõ định hướng và lĩnh vực hoạt động của công ty, giúp ứng viên hiểu rõ hơn về vị trí và yêu cầu, từ đó tránh lãng phí thời gian cho cả hai bên.
Lý do cá nhân cho việc nghỉ việc của thực tập sinh đang có xu hướng gia tăng, bao gồm thay đổi kế hoạch thực tập, bận rộn với gia đình, và khó khăn trong việc cân bằng giữa học tập và thực tập Sự gia tăng này dễ hiểu khi những lý do khách quan đang giảm dần, trong khi các lý do chủ quan lại ngày càng trở nên phổ biến.
2.4 Nguồn tuyển dụng Thực tập sinh tại Công ty Cổ phần Đầu tư BIT
2.4.1 Số lượng ứng viên theo các nguồn tuyển dụng:
Chức danh Diễn giải Facebook TopCV YBox Khác Tổng
TTS Truyền thông – Sự kiện
Tỷ lệ 11,82% 7,97% 16,22% 7,33% 10,10% TTS Thiết kế
Tỷ lệ 4,41% 5,06% 5,79% 3,53% 5,07% TTS Hành chính – Nhân sự
Tỷ lệ 12,50% 13,25% 9,09% 13,89% 13,04% TTS Kế toán
Tổng số TTS nhận việc 182 146 60 61 449
Tỷ lệ nhận việc trung bình 10,01% 9,73% 6,43% 8,01% 8,95% Bảng 1.7 Nguồn tuyển dụng mà BIT Group đã sử dụng từ năm 2020 - 2022
( Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự CTCP Đầu tư BIT Group )
Tổng số lượng CV nhận được từ Facebook và TopCV vượt trội so với hai nguồn tuyển dụng khác Nguyên nhân chính là sinh viên thường tìm kiếm cơ hội thực tập qua các hội nhóm trên Facebook Bên cạnh đó, TopCV là một kênh tuyển dụng lớn tại Việt Nam, nơi hầu hết sinh viên có nhu cầu thực tập đều tạo tài khoản và ứng tuyển.
Facebook và TopCV không chỉ dẫn đầu về số lượng hồ sơ ứng tuyển mà còn có tỷ lệ tuyển dụng cao nhất, lần lượt đạt 10,01% và 9,73% Điều này cho thấy cả hai nền tảng này không chỉ thu hút một lượng lớn ứng viên mà còn sở hữu chất lượng ứng viên xuất sắc.
Mặc dù vị trí TTS Marketing và TTS Truyền thông có tỷ lệ ứng viên nhận việc cao nhất, nhưng TTS Kinh doanh lại thu hút số lượng CV đầu vào lớn nhất Tuy nhiên, tỷ lệ tuyển dụng cho TTS Kinh doanh chỉ đạt 5,07%, thấp hơn nhiều so với các vị trí TTS khác Nguyên nhân chính là do yêu cầu chất lượng cao cho TTS Kinh doanh, nơi ứng viên sẽ được hướng dẫn và làm việc trực tiếp với Giám đốc khối.
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG THỰC TẬP SINH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ BIT GROUP
Quy trình tuyển chọn Thực tập sinh
3.1.1 Lọc CV và sơ vấn ứng viên: Đầu tiên, Bộ phận Hành chính – Nhân sự thực hiện lọc hồ sơ ứng viên ở tất cả các vị trí Những tiêu chí sơ loại hồ sơ có thể kể đến như chuyên ngành, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, cách thức trình bày CV… Đối với những phòng ban yêu cầu kiến thức chuyên môn như Khối Dự án, Bộ phận Thiết kế, Bộ phận Truyền thông – Sự kiên và Bộ phận Kế toán, sau khi lọc hồ sơ ứng viên theo đánh giá cá nhân Nhân sự sẽ tiến hành bàn giao các CV đó qua các phòng ban trên để các anh chị nhân viên tiếp tục sàng lọc một lần nữa để chọn được những ứng viên thật sự phù hợp với nhu cầu của từng bộ phận
Bộ phận Hành chính - Nhân sự sẽ gửi email sơ vấn đến các ứng viên đã được sơ loại, yêu cầu họ thực hiện hai bước: đầu tiên, điền biểu mẫu khảo sát thông tin cá nhân như họ tên, email, thời gian và số buổi thực tập; thứ hai, hoàn thành khảo sát tính cách DISC qua đường dẫn công ty cung cấp Bài test DISC giúp công ty hiểu rõ hơn về tính cách, điểm mạnh và điểm yếu của ứng viên, đặc biệt là cách họ phản ứng với thử thách, làm việc nhóm và giải quyết vấn đề, từ đó đối chiếu với tiêu chí đánh giá ứng viên.
Bộ phận Hành chính - Nhân sự sẽ liên hệ và hẹn phỏng vấn những ứng viên đủ điều kiện từ vòng sơ vấn Thực tập sinh Hành chính – Nhân sự sẽ phối hợp với các phòng ban để sắp xếp lịch phỏng vấn, trong đó nhân viên từng phòng ban sẽ tham gia phỏng vấn để đánh giá năng lực ứng viên chính xác hơn Đối với Thực tập sinh Kinh doanh, phỏng vấn thường diễn ra theo hình thức nhóm với tối đa 5 TTS và chủ yếu là phỏng vấn online Khi phỏng vấn Thực tập sinh Hành chính – Nhân sự mới, các Thực tập sinh Nhân sự hiện tại sẽ tham gia phỏng vấn chính, còn các Thực tập sinh từ các phòng ban khác sẽ được nhân viên Hành chính – Nhân sự và nhân viên phòng ban ứng viên ứng tuyển phụ trách.
Buổi phỏng vấn bắt đầu bằng lời chào và giới thiệu, sau đó ứng viên sẽ trình bày thông tin về bản thân, học vấn, điểm mạnh và điểm yếu Tiếp theo, nhà tuyển dụng sẽ hỏi về kinh nghiệm làm việc trước đây của ứng viên, những bài học đã rút ra và kỹ năng mong muốn học hỏi trong quá trình thực tập Ứng viên cũng cần cho biết thời gian có thể bắt đầu làm việc tại công ty và trả lời các câu hỏi chuyên môn khác tùy theo diễn biến phỏng vấn Sau khi phỏng vấn, TTS Hành chính – Nhân sự sẽ cập nhật và thông báo kết quả đến ứng viên qua email.
Đánh giá chính sách tuyển dụng Thực tập sinh tại Công ty Cổ phần Đầu tư BIT Group
3.2.1 Đánh giá quy trình tuyển chọn Thực tập sinh: Ưu điểm:
Sử dụng đa dạng phương pháp như bài test DISC, khảo sát và phỏng vấn giúp công ty đánh giá toàn diện năng lực và tính cách của ứng viên.
Khảo sát tính cách DISC giúp công ty nắm bắt rõ hơn về bản chất của ứng viên, từ đó đánh giá xem các đặc điểm này có phù hợp với yêu cầu công việc hay không.
Phương pháp phỏng vấn online góp phần tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả công ty và ứng viên
Phần mềm chấm công và quản lý nhân sự hỗ trợ công ty trong việc theo dõi và lưu trữ dữ liệu, phục vụ cho các lần tuyển dụng trong tương lai Điều này giúp tối ưu hóa thời gian và chi phí trong quá trình đánh giá ứng viên cũng như báo cáo tình hình thực tập sinh.
Sơ vấn và phỏng vấn online có thể không đánh giá được các yếu tố phi ngôn ngữ như cử chỉ, biểu cảm và tổng thể trang phục, dẫn đến việc thiếu cái nhìn tổng quan về ứng viên Điều này có thể ảnh hưởng đến độ chính xác trong đánh giá ứng viên.
Bộ phận Hành chính – Nhân sự đôi khi có thể lọc hồ sơ không chính xác, dẫn đến việc bỏ sót các ứng viên tiềm năng, đặc biệt khi Thực tập sinh Nhân sự đảm nhận trách nhiệm này.
Trong quá trình tuyển dụng, có thể xảy ra tình huống ứng viên không hoàn toàn đáp ứng các yêu cầu nhưng vẫn được lựa chọn Nguyên nhân có thể là do tiêu chí đánh giá ứng viên chưa được xác định rõ ràng.
Quá trình kiểm tra tính cách DISC và khảo sát có thể khiến ứng viên cảm thấy phiền phức và tốn thời gian Điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến động lực và sự hứng thú của họ khi phải trải qua nhiều bước trước khi được phỏng vấn chính thức.
Công ty cần chú trọng hơn đến việc xây dựng và truyền thông hình ảnh qua website tuyển dụng, nhằm giúp ứng viên dễ dàng hình dung về con người, môi trường văn hóa và các giá trị mà công ty mang lại khi gia nhập tổ chức.
Để tìm kiếm ứng viên phù hợp, doanh nghiệp có thể mất nhiều thời gian do quy trình tuyển dụng chưa được tối ưu, từ việc sàng lọc CV, sơ vấn cho đến phỏng vấn.
Phương pháp tuyển dụng này không đảm bảo rằng ứng viên sẽ phù hợp với môi trường làm việc của công ty, do thiếu giao tiếp trực tiếp, dẫn đến việc khó khăn
3.2.2 Đánh giá hoạt động tuyển dụng và đào tạo Thực tập sinh:
BIT Group, một công ty quy mô nhỏ với nguồn lực tài chính hạn chế, đã chọn chính sách tuyển dụng và đào tạo thực tập sinh để hỗ trợ hoạt động kinh doanh và phát triển Chính sách này không chỉ mang lại nhiều lợi ích mà còn đặt ra một số thách thức Thực tập sinh là nguồn lao động trẻ, năng động với kiến thức chuyên môn mới, giúp doanh nghiệp cập nhật xu hướng Mặc dù chưa có hiểu biết sâu rộng, họ mang đến ý tưởng sáng tạo và tư duy khác biệt, giúp chủ doanh nghiệp đánh giá toàn diện quy trình hoạt động và linh hoạt hơn với nhu cầu thị trường.
Thực tập sinh tại BIT Group thường nằm trong độ tuổi từ 18 đến 22, mang đến tinh thần tích cực và sự ham học hỏi, rất phù hợp với xu hướng Công nghệ 4.0 Công ty chuyên cung cấp giải pháp công nghệ cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp họ chuyển đổi số hiệu quả Những thực tập sinh này không chỉ cung cấp thông tin mới mẻ mà còn tối ưu hóa thời gian đào tạo Chính sách sử dụng thực tập sinh cũng giúp giảm áp lực tài chính cho BIT Group, cho phép công ty đầu tư vào các dự án khác nhờ vào mức lương thấp hoặc không lương của họ Tuy nhiên, việc tuyển dụng thực tập sinh gặp khó khăn do số lượng không ổn định theo từng giai đoạn trong năm, đặc biệt là vào ba tháng cuối năm Công ty cần có kế hoạch đào tạo chi tiết để hỗ trợ thực tập sinh, vì họ thường thiếu kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn cần thiết.
BIT Group cần triển khai chương trình đào tạo chuyên sâu để trang bị cho Thực tập sinh kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc Một thách thức quan trọng là quản lý và phân công công việc hợp lý; công ty phải xác định rõ vai trò và nhiệm vụ của Thực tập sinh trong từng phòng ban, đảm bảo công việc được giao công bằng và phù hợp với khả năng của họ Hơn nữa, việc theo dõi và phản hồi liên tục là cần thiết để tránh tình trạng Thực tập sinh bị quá tải hoặc bị bỏ rơi trong quá trình làm việc.
BIT Group cần xem xét các quy định và quyền lợi liên quan đến việc tuyển dụng Thực tập sinh, bao gồm tuân thủ pháp luật và chính sách lao động như quyền lợi, thời gian làm việc và bảo hiểm Việc này không chỉ đảm bảo công ty đối xử công bằng mà còn tạo điều kiện cho thực tập sinh phát huy giá trị và tham gia vào hoạt động của công ty Tuy nhiên, nguồn lực Thực tập sinh thường không bền vững, với thời gian thực tập từ 2-3 tháng, dẫn đến việc công ty phải liên tục tuyển dụng và đào tạo, gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc do Thực tập sinh mới cần thời gian làm quen.
Chính sách tuyển dụng thực tập sinh tại BIT Group mang lại nhiều lợi ích, nhưng để tối ưu hóa những lợi ích này, công ty cần giải quyết các thách thức trong quy trình tuyển dụng và đào tạo, quảng bá hình ảnh, phúc lợi, phân công công việc và tuân thủ pháp luật Bằng cách quản lý chặt chẽ và tạo sự liên kết trong hệ thống hoạt động, BIT Group có thể khai thác tối đa tiềm năng của thực tập sinh, góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CẢI THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG THỰC TẬP
Đề xuất cải thiện công tác quản trị Thực tập sinh tại BIT Group
1.1.1 Đề xuất cải thiện chính sách tuyển dụng Thực tập sinh:
Để nâng cao hiệu quả tuyển dụng Thực tập sinh tại BIT Group, công ty cần mở rộng các kênh tuyển dụng và đa dạng hóa nguồn ứng viên Bên cạnh việc sử dụng các trang web tuyển dụng truyền thống, công ty nên khai thác các cộng đồng mạng xã hội và hợp tác với các đối tác liên quan để tìm kiếm ứng viên tiềm năng Hơn nữa, việc đầu tư vào các hoạt động quảng bá thương hiệu sẽ giúp nâng cao nhận thức và sức hấp dẫn của công ty đối với ứng viên, chẳng hạn như tham gia các buổi tư vấn tuyển sinh tại các trường.
Công ty cần thiết lập một quy trình tuyển dụng rõ ràng, minh bạch và nhanh chóng, đặc biệt trong việc xác định các tiêu chí đánh giá ứng viên sau phỏng vấn Các lãnh đạo từ các phòng ban nên xác định các yếu tố quan trọng trong từng lĩnh vực chuyên môn và đánh giá tầm quan trọng của chúng Tất cả các điểm đánh giá ứng viên, bao gồm điểm CV, điểm bài test DISC, điểm sơ vấn và phỏng vấn, sẽ được tổng hợp, và ứng viên có số điểm cao nhất sẽ được tuyển chọn.
BIT Group nên xem xét việc thay đổi quy trình phỏng vấn bằng cách sử dụng hình thức gọi điện thoại sơ vấn thay vì gửi mail, nhằm tiết kiệm thời gian và nâng cao tỷ lệ ứng viên tham gia phỏng vấn Phương pháp này không chỉ giúp ứng viên nhận phản hồi kịp thời mà còn tăng tính chuyên nghiệp và xây dựng niềm tin trong quá trình tuyển dụng.
Công ty nên xem xét việc hỗ trợ tài chính cho thực tập sinh ngay từ đầu để nâng cao hiệu quả tuyển dụng Trong bối cảnh lạm phát gia tăng, việc cung cấp trợ cấp cho thực tập sinh không chỉ giúp họ giảm bớt chi phí sinh hoạt mà còn tạo động lực làm việc tốt hơn Đồng thời, cần xác định rõ số lượng công việc và tiêu chí đánh giá để đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong hợp tác, tránh tình trạng thực tập sinh không tuân thủ hoặc công ty vi phạm quy định.
Đầu tư vào các chương trình đào tạo và mentorship cho Thực tập sinh là rất quan trọng, vì điều này không chỉ cải thiện kỹ năng chuyên môn của họ mà còn nâng cao hiệu quả công việc Qua đó, cả Thực tập sinh và công ty đều tối ưu hóa thời gian và nguồn lực.
Công ty nên tập trung vào việc đánh giá hiệu quả của quy trình tuyển dụng và quản lý thực tập sinh bằng cách thu thập các thông tin cần thiết.
Chi phí tuyển dụng bao gồm tất cả các khoản chi phí liên quan, chẳng hạn như đầu tư vào các kênh tuyển dụng và xây dựng website tuyển dụng.
Số lượng và chất lượng hồ sơ ứng tuyển
Hệ số giữa số lượng ứng viên nhận việc và nhu cầu tuyển dụng
Số lượng ứng viên chấp nhận và từ chối nhận việc ở 1 vị trí nhất định
Kết quả thực hiện công việc của các ứng viên mới tuyển
Số lượng ứng viên mới nghỉ ngang sau khi nhận việc (thời gian làm việc ít hơn hoặc bằng 1 tuần)
Dựa trên các báo cáo hàng tháng về tình hình thực tập sinh, từ việc lọc CV đến quá trình nhận việc, công ty có thể đánh giá thực trạng và đưa ra giải pháp phù hợp Qua đó, công ty sẽ xác định được tính hiệu quả của phương pháp tuyển dụng hiện tại và những điểm cần cải thiện.
1.1.2 Đề xuất giúp sử dụng hiệu quả các nguồn tuyển dụng Thực tập sinh: Để sử dụng hiệu quả các nguồn tuyển dụng Thực tập sinh, BIT Group có thể cân nhắc việc tăng cường cũng như bổ sung một số chính sách dưới đây để nâng cao hiệu quả tuyển dụng Thực tập sinh:
Để thu hút sự quan tâm của đối tượng thực tập sinh chủ yếu là thế hệ GenZ, công ty cần tăng cường quảng bá hình ảnh trên các kênh truyền thông, đặc biệt là mạng xã hội như Facebook và TikTok, thông qua các chiến dịch quảng cáo hiệu quả.
Xây dựng một website tuyển dụng chuyên nghiệp và thân thiện là rất quan trọng, giúp ứng viên có cái nhìn tổng quan về môi trường và văn hóa công ty Website cần thể hiện rõ nét những đặc điểm nổi bật của công ty, từ đó tăng sức hấp dẫn và thu hút ứng viên tiềm năng.
Để nâng cao hiệu quả tuyển dụng, doanh nghiệp cần tăng cường đầu tư vào nhiều kênh tuyển dụng khác nhau, đặc biệt là các nền tảng uy tín như LinkedIn Việc này sẽ giúp gia tăng tỷ lệ ứng viên chất lượng và tối ưu hóa thời gian tuyển dụng.
Chúng tôi cam kết thúc đẩy hợp tác với các trường Đại học và giới thiệu những thực tập sinh xuất sắc đã hoàn thành chương trình thực tập tại công ty đến các đối tác, khách hàng và cộng đồng Điều này không chỉ nâng cao uy tín mà còn gia tăng giá trị của công ty trong mắt xã hội.
Đề xuất nhằm tối ưu hóa công tác quản trị thực tập sinh tại công ty cổ phần đầu tư BIT Group sẽ nâng cao hiệu quả làm việc, đồng thời xây dựng sự tôn trọng và mối quan hệ công bằng với thực tập sinh, mang đến cho họ trải nghiệm thực tế tốt nhất trong quá trình thực tập.
Bài học của bản thân
1.2.1 Bài học về thái độ và tác phong làm việc:
Sau khi hoàn thành quá trình thực tập, tôi đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu, đặc biệt là trong việc rèn luyện tính cẩn trọng và tỉ mỉ khi lưu trữ hồ sơ ứng viên trên Google Drive và gửi email Tôi đã mắc phải một số lỗi như ghi nhầm thông tin vào phòng ban, sai đường dẫn nguồn CV, và ghi sai ngày phỏng vấn, điều này có thể ảnh hưởng đến sự chuyên nghiệp của Bộ phận Nhân sự tại BIT Group Mặc dù những sai sót này không quá nghiêm trọng, tôi đã tự kiểm điểm và rút ra bài học, thực hiện việc kiểm tra thông tin nhiều lần trước khi gửi email và so sánh tên thư mục lưu trữ với vị trí ứng tuyển để đảm bảo mọi thông tin đều chính xác.
Tác phong làm việc của em đã được cải thiện đáng kể, với tốc độ triển khai công việc nhanh chóng và thái độ chuyên nghiệp hơn Giám đốc và lãnh đạo cấp cao của công ty rất coi trọng tính kỷ luật và sự đúng giờ, yêu cầu mọi công việc phải hoàn thành đúng thời hạn và quy trình Để đáp ứng yêu cầu này, em đã phân chia công việc theo mức độ quan trọng và ưu tiên hàng tuần cũng như hàng ngày, giúp em xác định các nhiệm vụ cần hoàn thành ngay và đảm bảo không bỏ lỡ các đầu việc khác được giao.
Bộ phận Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc giao tiếp với ứng viên và nhân viên, chịu trách nhiệm truyền thông nội bộ cũng như giải quyết thắc mắc và phàn nàn Để làm việc hiệu quả, nhân viên Nhân sự cần có tác phong chuyên nghiệp, tuân thủ quy trình và thường xuyên báo cáo kết quả cho cấp trên Một phương pháp hữu ích mà tôi đã học được từ trường và kỳ thực tập tại BIT Group là luôn mang theo sổ tay và bút để ghi chú thông tin quan trọng Việc này không chỉ giúp hạn chế quên thông tin mà còn hỗ trợ cho việc báo cáo công việc hàng ngày.
1.2.2 Bài học về những kỹ năng cần phải có trong công việc:
Kỹ năng giao tiếp là yếu tố thiết yếu không chỉ cho những người làm Nhân sự mà cho tất cả nhân viên Một nguyên tắc quan trọng mà tôi học được tại BIT Group là quy tắc “1 chạm”, tức là khi được giao nhiệm vụ, hãy hoàn thành tất cả các bước để sản phẩm cuối cùng có thể sử dụng ngay Ngành Nhân sự yêu cầu sự giao tiếp hiệu quả giữa lãnh đạo và các phòng ban, vì vậy việc thích nghi nhanh với văn hóa công ty, hiểu xu hướng làm việc của từng cá nhân, và xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và cấp trên sẽ mang lại lợi thế lớn trong công việc, tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác.
Kỹ năng chuyên môn trong lĩnh vực nhân sự bao gồm lọc CV, sắp xếp lịch phỏng vấn, thực hiện phỏng vấn và đánh giá ứng viên, thông báo trúng tuyển, cũng như hỗ trợ ứng viên hội nhập Những kỹ năng này đòi hỏi người làm nhân sự phải có kinh nghiệm thực tiễn, chấp nhận sai sót, sửa chữa và không ngừng trau dồi để phát triển và tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm quý giá.
Qua những kinh nghiệm tích lũy, tôi nhận ra rằng mình còn nhiều hạn chế cần cải thiện, đặc biệt là kỹ năng ra quyết định Những người làm nhân sự cần có sự chính xác và khéo léo trong việc đưa ra quyết định để giải quyết vấn đề hiệu quả Tôi cần chủ động trải nghiệm công việc nhiều hơn và học hỏi từ các cấp lãnh đạo cũng như những đồng nghiệp có kinh nghiệm lâu năm về cách giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định trong nhiều tình huống khác nhau.