20: Mẫu nhập báo cáo tuần của nhân viên chưng từ SDB...34DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮTTỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH TIẾNG VIỆTA/N Arrival Notice Thông báo hàng đếnB/L Bill of Lading Vận đơnCBM Cubic
QUY TRÌNH XỬ LÍ CHỨNG TỪ HÀNG FCL XUẤT KHẨU ĐƯỜNG BIỂN TẠI DOANH NGHIỆP
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY SAVINO DEL BENE VIỆT NAM
2.1.1 Giới thiệu về công ty TNHH Savino Del Bene
SDB, với hơn 120 năm kinh nghiệm, là công ty đa quốc gia hàng đầu của Ý trong lĩnh vực vận chuyển quốc tế Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ Logistics cạnh tranh, đáp ứng tối ưu mọi nhu cầu của thị trường.
Với đội ngũ hơn 5.000 nhân viên trải rộng tại 60 quốc gia, chúng tôi chuyên xử lý các lô hàng phức tạp và cung cấp giải pháp tùy chỉnh, đáp ứng nhu cầu đa dạng của mọi doanh nghiệp.
Trụ sơ chính tại Thành phố Hồ Chí Minh
- Nơi đăng kí quản lý: Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh.
- Địa chỉ: Toa nhà Viconship, 6-8 đường Đoàn Văn Bơ, phường 9, quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh.
- Website: https://www.savinodelbene.com/
Ngành nghề kinh doanh của chúng tôi bao gồm dịch vụ đại lý vận tải hàng hóa qua các phương tiện như đường hàng không, đường biển, đường sắt, đường bộ và đường thủy nội địa Chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ làm thủ tục hải quan (khai thuê hải quan) và dịch vụ giao nhận hàng hóa, đảm bảo sự thuận tiện và hiệu quả cho khách hàng trong quá trình vận chuyển.
Chi nhánh tại Thành phố Hà Nôi
- Nơi đăng kí quản lý: Cục Thuế Thành phố Hà Nôi.
- Địa chỉ: Tóa nhà Lilama 10, phố Tố Hữu, phường Trung Văn, quận Nam Từ Liêm,
Hình 2 1: Logo Công ty Savino Del Bene
(Nguồn: Công ty SDB Việt Nam)
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Savino Del Bene, được thành lập vào năm 1899 bởi gia đình Del Bene tại Florence, Ý, đã mở rộng hoạt động cả trong nước và quốc tế từ năm 1979 Công ty đã thiết lập các văn phòng mới và thành lập chi nhánh tại Hoa Kỳ, Canada, Châu Âu, Hồng Kông và Úc Qua nhiều thập kỷ, Savino Del Bene đã phát triển chuyên môn hóa, trở thành công ty vận tải quốc tế lớn nhất của Ý với mạng lưới 306 chi nhánh tại 45 quốc gia và hơn 4.400 nhân viên trên toàn cầu.
SDB Việt Nam, thành lập vào năm 2008, là một chi nhánh của tập đoàn và đã trở thành công ty có vốn đầu tư nước ngoài vào năm 2015 Đến năm 2019, SDB được công nhận là công ty có khối lượng xuất nhập khẩu hàng không lớn nhất tại Việt Nam.
Ngày nay, SDB là một trong những tập đoàn hàng đầu thế giới trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế, sở hữu hơn 300 văn phòng đại diện tại hơn 60 quốc gia và hơn 200 đại lý uy tín trên toàn cầu Hệ thống của SDB có hơn 5,300 nhân viên, với đội ngũ trẻ, năng động và dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải quốc tế cũng như thực hiện thủ tục hải quan.
Với quy mô và uy tín trong ngành, SDB có khả năng ký kết hợp đồng với các hãng vận tải uy tín, cung cấp dịch vụ tối ưu cho khách hàng qua đường biển, hàng không và đường bộ Hiện tại, SDB đang mở rộng mạng lưới hợp tác sang toàn Châu Âu, Châu Mỹ, Châu Phi, Châu Úc và các tiểu lục địa Ấn Độ Công ty cũng đã thiết lập hợp đồng cước vận tải quốc tế với nhiều hãng tàu và hàng không lớn như MSC, Maersk Line, ONE, COSCO, Heung-A, TS Line, CMA-CGM, Yangming, ZIM Line, APL, NYK, Vietnam Airline và Japan Airline.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Savino Del Bene Việt Nam
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty SDB Việt Nam
( Nguồn: Theo dữ liệu phòng nhân sự công ty TNHH SDB Việt Nam.)
Giám đốc là người chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc quản lý và vận hành các hoạt động của công ty Vị trí này quản lý toàn bộ quy trình sản xuất và kinh doanh, giám sát tình hình hoạt động của công ty và ban hành các quy định nội bộ cần thiết.
Phòng kinh doanh là bộ phận trung tâm và quan trọng nhất của công ty, bao gồm Sale xuất khẩu và Sale nhập khẩu Nhiệm vụ chính của phòng này là tạo ra doanh thu và duy trì uy tín cho công ty thông qua việc cung cấp thông tin cần thiết, thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ Phòng cũng chịu trách nhiệm duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại, mở rộng tập khách hàng mới bằng cách quảng bá dịch vụ và chăm sóc khách hàng Ngoài ra, phòng kinh doanh còn hỗ trợ giám sát khi có vấn đề phát sinh để đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất đến tay khách hàng.
Phòng chứng từ là bộ phận thực tập chuyên giải quyết các vấn đề liên quan đến chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa Bộ phận này bao gồm các mảng như chứng từ hàng xuất khẩu và nhập khẩu qua đường biển, cũng như chứng từ đường hàng không Nhiệm vụ chính của phòng chứng từ bao gồm chuẩn bị chứng từ cho lô hàng, nhận và kiểm tra chứng từ từ khách hàng, phát hành B/L, D/O, và Booking cho các lô hàng được ủy thác Ngoài ra, phòng cũng có trách nhiệm làm việc với các cơ quan chức năng, theo dõi quá trình làm hàng, và liên lạc với khách hàng để cung cấp thông tin cần thiết Cuối cùng, phòng chứng từ còn quản lý lưu trữ chứng từ và công văn, soạn thảo hồ sơ hải quan, hỗ trợ bộ phận giao nhận hoàn thành công việc.
Bộ phận này đảm nhiệm việc xử lý và chuẩn bị hồ sơ, giải quyết các thủ tục xuất nhập khẩu và khai báo hải quan Đồng thời, phong giao nhận cũng theo dõi quá trình vận chuyển, thực hiện các hoạt động giao nhận hàng hóa tại cảng hoặc sân bay, và giao hàng tận nơi cho khách hàng khi được yêu cầu Mục tiêu là giảm chi phí ở mức thấp nhất và tạo dựng uy tín với khách hàng.
Kế toán là bộ phận quan trọng trong tổ chức công tác của công ty, chịu trách nhiệm quản lý thu chi, theo dõi tình hình tài chính qua sổ sách chứng từ và báo cáo thuế Ngoài ra, phòng kế toán còn đảm nhiệm việc quản lý chính sách lương bổng và chế độ đãi ngộ cho nhân viên.
Phòng Hành chính –Nhân sự:
Bộ phận nhân sự của công ty có vai trò quan trọng trong việc quản lý nguồn nhân lực, đảm bảo chất lượng tuyển dụng theo yêu cầu Họ chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng, và bố trí lao động cho sản xuất Ngoài ra, bộ phận này còn triển khai nội quy lao động, đưa ra các biện pháp khuyến khích và khen thưởng nhằm tăng năng suất làm việc Họ cũng phối hợp với phòng Kế toán để thực hiện thanh toán tiền lương, tiền thưởng, và các chế độ phúc lợi, trợ cấp, cùng mua bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định của Nhà nước và công ty.
Chúng tôi chuyên khảo sát, nghiên cứu và tính toán giá cả hợp lý để đảm bảo mức giá phù hợp, vừa làm hài lòng khách hàng vừa mang lại lợi nhuận cho công ty và tính cạnh tranh với các đối thủ Ngoài việc thiết lập cơ cấu giá bán cho công ty, bộ phận còn đàm phán giá với các đối tác như hãng tàu và xe vận tải nội địa.
Vận tải đường biển là lĩnh vực hoạt động chủ chốt của Savino Del Bene, với hàng nghìn container được vận chuyển hàng năm trên toàn cầu Công ty có hệ thống đại lý rộng khắp và mối quan hệ hợp tác với các hãng vận chuyển uy tín, cung cấp dịch vụ giao nhận hàng đa dạng như hàng nguyên container (FCL), hàng lẻ (LCL), hàng kiểm soát nhiệt độ, hàng nguy hiểm và dịch vụ kho ngoại quan SDB Việt Nam cam kết đảm bảo quản lý hiệu quả số lượng lớn hàng hóa, ngay cả trong mùa cao điểm và đến những điểm đến xa xôi Công ty đặc biệt mạnh trong vận tải biển tại các tuyến đường chính ở Châu Âu, Châu Mỹ và khu vực Châu Á.
QUY TRÌNH XỬ LÍ BỘ CHỨNG TỪ HÀNG XUẤT NGUYÊN
2.2.1 Quy trình tổ thực hiện dịch vụ giao nhận hàng Xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH SDB Việt Nam (FWD)
Sơ đồ 2 1: Sơ đồ luân chuyển bộ chứng từ giao nhân hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH SDB Việt Nam
Savino Del Bene Nước nhập
Cảng Xuất, Nước xuấtPOL POD
(1) Shipper ( Nhà xuất khẩu ) đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương với Consignee ( Nhà nhập khẩu) mua bán mặt hàng
Shipper ủy quyền cho SAVINO DEL BENE, đơn vị chuyên làm thủ tục vận chuyển hàng hóa, thực hiện các dịch vụ giao nhận theo yêu cầu của Consignee Với mạng lưới đại lý rộng rãi cả ở Việt Nam và quốc tế, SAVINO DEL BENE sẽ sử dụng đại lý tại Việt Nam để đảm bảo việc giao nhận hàng hóa và thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết tại điểm xuất khẩu.
(3) SAVINO DEL BENE thông qua hãng tàu để vận chuyển hàng SAVINO DEL BENE tại đầu Việt Nam gửi SI cho hãng tàu để hãng tàu cấp MB/L.
(4) Nhà xuất khẩu tiến hành xếp hàng tại cảng xuất hang ơ Việt Nam trên tàu của hãng vận chuyển
SAVINO DEL BENE VIỆT NAM sẽ liên hệ với SAVINO DEL BENE tại nước ngoài để thu thập thông tin và chứng từ cần thiết, nhằm hỗ trợ Consignee trong việc nhận hàng.
Savino Del Bene, đại diện nước ngoài, sẽ phối hợp với người nhận hàng để cập nhật tình hình tàu và xác nhận thông tin lô hàng như HB/L và MB/L, cùng với các chi phí địa phương liên quan.
(7) SAVINO DEL BENE nước ngoài liên hệ với đại lý của hãng tàu tại để nhận thông báo hàng đến và lệnh giao hàng.
(8) Khi tàu cập bến tại cảng, SAVINO DEL BENE nước ngoài sẽ gửi các chưng từ cần thiết (HB/L, MB/L, A/N, D/O) để Consignee đi nhận hàng.
2.2.2 Quy trình thực hiện dịch vụ Xuất khẩu hàng FCL của Công ty TNHH SDB Việt Nam
Sơ đồ 2 2: Quy trình làm hàng xuất khẩu đường biển
Giải thích quy trình xử lí chứng từ Xuất khẩu hàng FCL của Công ty SDB Việt Nam:
Shipper và SDB Việt Nam ký hợp đồng vận chuyển hàng xuất khẩu
Sau khi Shipper và Consignee hoàn tất hợp đồng mua bán, Shipper sẽ liên hệ với Savino Del Bene Việt Nam để ký hợp đồng dịch vụ vận chuyển theo điều kiện Incoterms, bao gồm cả dịch vụ khai Hải quan cho lô hàng thùng phuy nguyên container từ Việt Nam đến địa điểm yêu cầu của Consignee.
Dựa trên hợp đồng, Shipper (Khách hàng) thuê dịch vụ vận tải đường biển từ SDB Việt Nam để vận chuyển lô hàng Khách hàng cần báo giá và lịch tàu xuất hàng, bao gồm tên hàng và trọng lượng Nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn loại container và lịch tàu phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
SDB Việt Nam đặt chỗ hãng tàu
Kiểm tra giá và lịch tàu từ dữ liệu có sẵn hoặc liên hệ với hãng tàu, sau đó thông báo cho khách hàng Booking là bước quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa Khi khách hàng đồng ý với giá và lịch tàu, nhân viên kinh doanh sẽ cung cấp thông tin về lô hàng như tên hàng và số lượng cho nhân viên phong chưng từ, để tiến hành gửi Booking Request đến hãng tàu nhằm đặt chỗ.
Để yêu cầu đặt chỗ, mỗi hãng tàu sẽ cung cấp một mẫu đơn riêng, có thể truy cập qua website của hãng bằng tài khoản công ty để điền thông tin hoặc gửi thông tin trực tiếp để có yêu cầu đặt chỗ Cần đảm bảo cung cấp các thông tin quan trọng như: thông tin công ty xuất khẩu, cảng xuất (POL), cảng đích (POD), ngày khởi hành (ETD), số lượng hàng hóa (volume), tên mặt hàng (commodity), và điều khoản thanh toán cước vận chuyển: trả trước (freight prepaid) hoặc trả sau (freight collect).
Sau khi gửi yêu cầu đặt chỗ, khách hàng sẽ nhận được số Booking ngay lập tức Hãng tàu sẽ kiểm tra và nếu có chỗ phù hợp, sẽ gửi lại Booking Confirmation qua email cho nhân viên chưng từ Booking Confirmation này bao gồm thông tin quan trọng như ETD, ETA, POD, POL, giờ cắt máng, thời gian lưu kho bãi và thời gian gia hạn Nhân viên chưng từ sẽ kiểm tra lại để đảm bảo mọi thông tin phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
Hình 2 2: : Booking Confirmation RCL gửi cho nhân viên chứng từ SDB Lấy lệnh cấp container, kéo container, đóng hàng
Dựa theo closing time trên Booking, nhắc nhơ khách hàng đóng hàng và hạ cont hàng trước closing time.
Nhân viên giao nhận sẽ mang lệnh cấp cont rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu để đổi lấy lệnh lấy cont Tại đây, phòng điều độ sẽ cung cấp cho nhân viên giao nhận bộ hồ sơ bao gồm: PKL container, số kẹp chì, vị trí cấp container và lệnh cấp container có chữ ký của điều độ cảng Nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ này cho tài xế kéo cont, người sẽ đến bãi chỉ định của hãng tàu, xuất trình lệnh cấp cont rỗng đã được duyệt, thanh toán phí nâng cont cho phòng thương vụ bãi và nhận cont rỗng để vận chuyển về kho của người xuất khẩu để đóng hàng.
Sau khi đóng hàng xong sẽ vận chuyển cont có hàng hạ bãi tại cảng chờ xuất hàng và đóng phí hạ cont cho người xuất khẩu đóng hàng.
Sau khi hàng hóa được đóng vào container, Hải quan sẽ thực hiện việc kiểm tra và kẹp chì (seal) các container Tài xế sẽ vận chuyển những container đã được kẹp chì đến bãi container hoặc cảng để tiến hành bốc lên tàu.
Khai báo hải quan điện tử( Phòng Logistics )
Hiện nay việc khai báo hải quan được thực hiện qua phần mềm điện tử ECUS5VNACCS Cụ thể việc khai báo được thực hiện như sơ đồ hình:
Sơ đồ 2 3: Sơ đồ trình tự khai báo hải quan điện tử
Hình 2 3: Trang chủ phần mềm khai báo hải quan ECUS5- VNACCS
Chuẩn bị chưng từ khai hải quan (bô phận LOGISTICS)
Hồ sơ hải quan gồm:
Tờ khai hải quan: 2 bản chính (cho nhà xuất khẩu và Hải quan lưu lại)
Hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản sao
Hóa đơn thương mại (INV): 1 bản chính
Phiếu đóng gói (PKL): 1 bản chính
Giấy phép đăng kí kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu (nếu mới xuất khẩu lần đầu).
Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu: 1 bản
Truyền dữ liệu qua phần mềm khai báo hải quan điện tử giúp tạo tờ khai trực tuyến Hệ thống hải quan tự động thông báo số tiếp nhận hồ sơ và số tờ khai, đồng thời phân luồng hàng hóa một cách hiệu quả.
Luồng xanh là quy trình miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa Cán bộ hải quan sẽ chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục để duyệt, sau đó đóng dấu thông quan vào tờ khai xuất khẩu.
Luồng vàng cho phép miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, đồng thời chuyển hồ sơ sang bộ phận tính giá thuế để thực hiện kiểm tra chi tiết Nếu hồ sơ được xác nhận hợp lệ, sẽ được chuyển tiếp cho lãnh đạo chi cục để duyệt và đóng dấu thông quan vào tờ khai xuất khẩu.
Luồng đo là quá trình hồ sơ được chuyển đến bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa, trong đó tỷ lệ phân kiểm do lãnh đạo chi cục quyết định có thể là 5%, 10% hoặc 100% Sau khi kiểm tra, nếu hàng hóa khớp với khai báo và chứng từ liên quan, cán bộ Hải quan sẽ niêm phong container và ghi chú vào tờ khai xác nhận Cuối cùng, hồ sơ sẽ được chuyển cho lãnh đạo chi cục để duyệt và đóng dấu thông quan vào tờ khai xuất khẩu.
Nhân viên giao nhận sẽ thực hiện thao tác làm thủ tục hải quan tại cảng
Hàng hóa sẽ được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu.
Nhận SI, VGM, phát hành HBL
Sau khi hạ container tại cảng, khách hàng sẽ cung cấp cho nhân viên chưng từ SDB các thông tin cần thiết bao gồm SI và VGM, để làm vận tải đơn - Bill of Lading (B/L) Dựa trên những thông tin này, nhân viên chưng từ sẽ phát hành HBL cho khách hàng thông qua hệ thống L-Shipping, đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác.
PHÂN TÍCH ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN DỊCH VỤ XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY SDB VIỆT NAM
Quy trình làm chưng từ được thực hiện bởi đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo độ chính xác cao và sự cẩn thận trong từng bước Thủ tục được tiến hành theo quy định chặt chẽ, đồng thời liên hệ với hãng tàu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Thời gian giao nhận hàng nhanh chóng và không phát sinh chi phí thêm giúp tiết kiệm chi phí cho khách hàng Quy trình giao nhận được tổ chức chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên theo dõi và thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả.
2.3.2 Nhược điểm Đôi khi do có quá nhiều lô hàng phải xử lí cùng lúc khiến cho việc kiểm tra chưng từ bị sai sót nên các chưng từ liên quan cũng bị sai có thể dẫn đến việc hàng không thể lên tàu được Hoặc khi hải quan phát hiện có sự sai sót trong chưng từ, khi đó chưng từ sẽ bị hải quan trả về để hiệu chỉnh Điều này gây mất thời gian và chi phí do việc hiệu chỉnh Nếu việc hiệu chỉnh rơi vào ngày thư bảy thì đến sang thư hai tuần sau nhân viên phong giao nhận mới có thể tiến hành làm thủ tục thông quan hàng hoá Điều này gây ảnh hương tới thời gian gửi hàng, gây tốn kém chi phí của khách hàng vì sẽ phải trả các loại phí lưu container, lưu bãi nếu qua thời gian freetime thì chi phí cao gây ảnh hương tới lợi nhuận của lô hàng đó Phía công ty thì mất uy tín và đôi khi là cả tiền bạc đối với những sai sót nho này.
Công ty hiện không cung cấp dịch vụ vận tải trực tiếp mà phải thuê ngoài từ các công ty vận tải khác, điều này gây ra sự thiếu linh hoạt trong việc đặt xe và gặp khó khăn trong việc kiểm soát giá cả, chi phí và doanh thu.
Hệ thống công nghệ thông tin của công ty thường xuyên gặp phải tình trạng đứt đoạn và mạng yếu, dẫn đến quy trình xử lý thông tin diễn ra chậm chạp và không liên tục.
Quá trình giao nhận chứng từ mất nhiều thời gian do vị trí văn phòng của công ty không thuận lợi, ảnh hưởng đến việc di chuyển và hoàn thành thủ tục với các hãng tàu, cơ quan hải quan, sân bay và cảng biển Mặc dù có sự phân chia nhiệm vụ rõ ràng, nhưng sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các bộ phận vẫn dẫn đến sai sót trong việc kiểm tra chứng từ và chậm trễ trong giao nhận Nếu một bộ phận gặp vấn đề, toàn bộ quy trình sẽ bị ảnh hưởng, gây trì trệ và phát sinh chi phí không cần thiết.
SDB Việt Nam hưởng lợi từ nền tảng công nghệ của công ty mẹ, nhưng sự khác biệt về múi giờ và mức độ phát triển công nghệ thông tin giữa các quốc gia đã dẫn đến việc tích hợp giữa các đại lý chưa hiệu quả Điều này gây khó khăn trong việc cập nhật thông tin kịp thời, dẫn đến lỗi trong quá trình làm việc, chậm trễ trong xử lý đơn hàng và phát sinh thêm chi phí cho doanh nghiệp.
KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XỬ LÍ BỘ CHỨNG TỪ XUÂT KHẨU HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG
Phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận
Trong quá trình thực tập tại phòng Chưng từ, tôi nhận thấy sự phối hợp giữa bộ phận Sale và Chưng chưa thật sự hiệu quả, dẫn đến một số vấn đề phát sinh Khi Sale chốt đơn hàng với khách, việc chuyển giao đầy đủ thông tin về đặc điểm lô hàng, yêu cầu đặc biệt và giá từ phòng Pricing là rất quan trọng Chỉ khi có thông tin đầy đủ, Chưng từ mới có thể nhanh chóng đặt lịch tàu, từ đó giảm thiểu các vấn đề phát sinh Ngoài ra, trong quá trình giao nhận lô hàng, cần có sự kiểm tra và trao đổi thường xuyên giữa các bộ phận để tránh bị bỏ sót thông tin, vì việc thiếu thông tin sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình giao nhận hàng hóa.
Cần phân chia nhiệm vụ rõ ràng trong quy trình và kèm theo các biên bản hướng dẫn chi tiết Điều này sẽ đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên, giúp quy trình diễn ra hiệu quả nhất.
Nâng cấp trang thiết bị và đường truyền internet
SDB là công ty Forwarder với nhiều chi nhánh trên toàn cầu, cần duy trì kết nối Internet ổn định để giao tiếp hiệu quả với các đại lý quốc tế Việc này giúp tăng cường trao đổi thông tin và đảm bảo xử lý kịp thời các vấn đề khẩn cấp mà không bị gián đoạn.
Do tính chất công việc yêu cầu in ấn và quét dữ liệu thường xuyên, công ty cần chú trọng kiểm tra và nâng cấp thiết bị như máy in, máy scan và máy photocopy Việc này giúp quy trình xử lý bô chứng từ diễn ra nhanh chóng, đảm bảo nộp chứng từ đúng hạn và hạ container trước giờ cắt máng để tránh bị phạt phí Đồng thời, cần kiểm tra hàng hóa để tránh tình trạng hàng hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Giảm chi phí thuê ngoài
Chi phí thuê ngoài chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu chi phí giao nhận và vận tải, dẫn đến chi phí cao Để giảm thiểu chi phí này, công ty nên tận dụng cơ hội giảm giá từ các nhà cung cấp, dựa vào tần suất giao nhận hàng hóa trong năm để xây dựng mối quan hệ tốt với các hãng tàu như Maersk, Evergreen, Cosco Hơn nữa, công ty có thể xem xét điều chỉnh chính sách thanh toán cho các hãng tàu lớn nhằm nhận được ưu đãi tốt hơn, từ đó đảm bảo giá cước cạnh tranh.
Để giảm chi phí thuê phương tiện vận tải nội địa, công ty nên xây dựng mối quan hệ lâu dài và ký hợp đồng với một số công ty vận tải nhất định thay vì thuê lẻ cho từng đợt hàng Đồng thời, công ty cần yêu cầu khách hàng chiến lược hỗ trợ trong việc dự báo đơn hàng, từ đó xây dựng phương án xoay vòng phương tiện vận tải nhằm giảm chi phí thuê ngoài Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tăng cường tính linh hoạt trong quá trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển.