Phân tích hoạt động quản trị dự án ”phát triển sản phẩm số quản lý tuyển dụng” của công ty geek up

HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: NGUYỄN VĂN TOÀN MSSV: 2054112050 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: Phân tích hoạt động quản trị dự án ”Phát triển sản phẩm số quản

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: NGUYỄN VĂN TOÀN MSSV: 2054112050 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: Phân tích hoạt động quản trị dự án ”Phát triển sản phẩm số quản lý tuyển dụng” công ty Geek Up Thành phố Hồ Chí Minh, Tháng 12 năm 2023 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: NGUYỄN VĂN TOÀN MSSV: 2054112050 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: Phân tích hoạt động quản trị dự án ”Phát triển sản phẩm số quản lý tuyển dụng” công ty Geek Up Ngành: Quản trị kinh doanh Chuyên ngành: Marketing Giảng viên hướng dẫn: Ts Nguyễn Hoàng Sinh Thành phố Hồ Chí Minh, Tháng 12 năm 2023 LỜI CẢM ƠN Tơi xin chân thành cảm ơn học, chia sẻ kinh nghiệm giảng viên trường Đại Học Mở Thành Phố Hồ Chí Minh truyền đạt cho tơi để tơi có kiến thức, kĩ năng, tự tin để có hội cống hiến lực Cảm ơn thầy Nguyễn Hồng Sinh giới thiệu cho tơi có hội thực tập công ty Geek Up với vị trí Product Designer Đặc biệt, để báo cáo hoàn thiện hạn yêu cầu ngồi nỗ lực khơng ngừng thân tơi cịn đặc biệt gửi lời cảm ơn đến giảng viên hướng dẫn thầy Nguyễn Hồng Sinh ln tận tình đưa lời góp ý nhận xét để báo cáo tốt Tuy bận công việc bên trường thầy không qn hỗ trợ bạn sinh viên Tơi xin cảm ơn anh chị đồng nghiệp Ngô Vũ Việt Hoàng, Lê Nguyễn Mỹ Quyên, Hoàng Kỳ Anh, Nguyễn Việt Hoàng, Phùng Văn Tùng giúp đỡ, hỗ trợ để tơi hồn thành báo cáo cách chỉnh chu đầy đủ Và chị Lê Nhật Ý vai trò Coach dành nhiều thời gian dạy chỉnh sửa cho tôi làm sai người đồng hành tơi tập Một lần xin gửi lời cảm ơn chân thành thầy Nguyễn Hoàng Sinh anh chị đồng nghiệp cơng ty Geek Up Kính chúc q thầy dồi sức khỏe, thành công gặp nhiều may mắn công việc XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP  Tp.Hồ Chí Minh, ngày… tháng… năm… Ký tên đóng dấu NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Giảng viên: Ths: Nguyễn Hoàng Sinh Sinh viên thực đề tài: Nguyễn Văn Toàn MSSV: 2054112050 Lớp: DH20MK02 Khoa: Quản Trị Kinh Doanh Trường Đại Học Mở Thành Phố Hồ Chí Minh Tên đề tài: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ DỰ ÁN PHÁT TRIỂN SẢN PHẨM SỐ QUẢN LÝ TUYỂN DỤNG CỦA CÔNG TY GEEK UP Nhận xét giảng viên hướng dẫn: Thành Phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm Xác nhận giảng viên hướng dẫn MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN Chương : Mở đầu Lý lựa chọn đề tài Đối tượng nghiên cứu, mục tiêu, phạm vi, phương pháp thực báo cáo thực tập 2.1 Đối tượng, mục tiêu, phạm vi 2.2 Phương pháp thực báo cáo thực tập Tổng quan vị trí thực tập khó khăn q trình thực tập 3.1 Tổng quan vị trí thực tập 3.2 Khó khăn q trình thực tập Bố cục báo cáo Chương 2: Giới thiệu tổng quát thực trạng hoạt động quản trị dự án phát triển sản phẩm số quản lý tuyển dụng công ty Geek Up 2.1 Giới thiệu tổng quan công ty Geek Up 2.2 Hoạt động công ty Geek Up 13 2.2.1 Sản phẩm công ty Geek Up 13 2.2.2 Quy trình cung cấp dịch vụ xây dựng giải pháp số cho khách hàng 13 2.3 Phân tích SWOT hoạt động quản trị dự án phát triển sản phẩm số quản lý tuyển dụng công ty Geek Up 15 2.4 Thực trạng quy trình tuyển dụng công ty Geek Up 17 2.5 Khó khăn áp dụng giải pháp đề xuất vào quy trình tuyển dụng cơng ty 18 Chương : Đề xuất giải pháp: Xây dựng sản phẩm số hỗ trợ việc quản lý tuyển dụng doanh nghiệp 20 3.1 Tổng quan giải pháp 20 3.2 Đề xuất giải pháp xây dựng phần mềm quản lý tuyển dụng 22 3.3 Đề xuất áp dụng mơ hình Flywheel vào quy trình tuyển dụng doanh nghiệp 22 3.4 Giải pháp khắc phục khó khăn áp dụng giải pháp đề xuất vào quy trình tuyển dụng cơng ty Geek Up 25 Chương 4: Kết luận 27 PHỤ LỤC 28 MỞ ĐẦU 1.1 LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ TÀI Thị trường Nhân Việt Nam dự kiến có tốc độ tăng trưởng đáng kể giai đoạn từ 2023 đến 2027, nhu cầu giải pháp quản lý tuyển dụng nhân ngày gia tăng Khi Việt Nam tiếp tục phát triển mở rộng kinh tế, nhu cầu lao động có tay nghề dự kiến tăng lên, dẫn đến tập trung ngày tăng vào việc thu hút phát triển nhân tài Ngoài ra, xu hướng số hóa (digitalization) dự kiến thúc đẩy nhu cầu việc ứng dụng giải pháp công nghệ vào lĩnh vực nhân Các công ty áp dụng ngày nhiều công nghệ vào quản lý nhân hệ thống tuyển dụng tự động, phần mềm quản lý hiệu suất để cải thiện quy trình quản lý tuyển dụng nhân Có toán thực tế mà nhiều doanh nghiệp gặp phải tuyển sai người Sau ứng viên trải qua nhiều vòng tuyển dụng nhận ứng viên không phù hợp dẫn đến lãng phí thời gian chi phí cho đơi bên Do đó, yếu tố cơng nghệ áp dụng hỗ trợ việc xác định đối tượng cần tuyển giúp tiết kiệm chi phí thời gian bỏ Theo “Báo cáo thị trường tuyển dụng 2021 & xu hướng tuyển dụng 2022” TopCV cho thấy có đến 43,2% doanh nghiệp phải đối mặt với vấn đề thiếu hụt nhân Bên cạnh đó, có đến 94,6% người lao động sẵn sàng "nhảy việc" có việc làm Đáng ý, có 55,7% doanh nghiệp dự định ứng dụng chuyển đổi số lĩnh vực quản lý tuyển dụng nhân (HRTech) vào năm 2022 84,8% doanh nghiệp cho HRTech yếu tố cần thiết Về Geek Up, công ty cung cấp giải pháp sản phẩm số nhằm giải vấn đề trăn trở doanh nghiệp đối tác, công ty ứng dụng công nghệ vào quy trình quản lý tuyển dụng doanh nghiệp Trong tập này, em tham gia vào dự án “Xây dựng giải pháp số - phần mềm nhằm hỗ trợ phòng ban tuyển dụng doanh nghiệp việc quản trị quy trình tuyển dụng” Nhằm đóng góp giải pháp thực tiễn cho công ty Geek Up việc tối ưu hóa hoạt động quản trị dự án, đề tài “Phân tích hoạt động quản trị dự án công ty Geek Up” lựa chọn báo cáo tốt nghiệp 1.2 ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU, MỤC TIÊU, PHẠM VI, PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN BÁO CÁO THỰC TẬP 1.2.1 ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU Dự án phát triển sản phẩm số - phần mềm quản lý tuyển dụng công ty Geek Up 1.2.2 MỤC TIÊU Vận dụng hiểu biết kiến thức học nhà trường, hướng dẫn đồng nghiệp anh chị ngành thân trau dồi học tập để áp dụng vào công việc Tiếp cận với môi trường làm việc thực tế, có hội quan sát, hiểu yêu cầu ngành nghề từ nhìn thấy ưu nhược điểm để tìm cách phát triển thân Được giao nhiệm vụ có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ hạn nhân viên rèn luyện tính kỉ luật trách nhiệm việc giao Xây dựng mở rộng mối quan hệ ngành nghề, học hỏi kinh nghiệm, kỹ năng, kiến thức từ anh chị hướng dẫn Nâng cao trình độ chun mơn, gia tăng hội có việc làm sau định hướng phát triển nghề nghiệp lâu dài 1.2.3 PHẠM VI THỰC HIỆN BÁO CÁO Thời gian: Báo cáo thực từ ngày 11/10/2023 đến ngày 28/12/2023 Không gian: Các chi nhánh công ty Geek Up, bao gồm: Số 27B/9, Nguyễn Đình Chiểu, Da Kao, Quận 1, HCMC Số 244/31, Huỳnh Văn Bánh, Phường 11, Phú Nhuận, HCMC 1.2.4 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN BÁO CÁO THỰC TẬP Phương pháp nghiên cứu bàn: Thu thập thông tin doanh nghiệp, vị trí thực tập, thị trường lao động ngành, tài liệu số liệu hoạt động quản lý quy trình phát triển xây dựng giải pháp số Phương pháp vấn: Phỏng vấn trực tiếp người chịu trách nhiệm dẫn dắt vị trí thực tập cơng ty nhằm hiểu tình hình hoạt động quản lý tuyển dụng doanh nghiệp trước nhận định tới Phương pháp phân tích tổng hợp: Tổng hợp thông tin, số liệu tìm hiểu để đánh giá chuẩn xác tình hình hoạt động quản trị dự án cơng ty Từ đưa giải pháp cho công ty Geek Up 1.3 TỔNG QUAN VỀ VỊ TRÍ THỰC TẬP VÀ NHỮNG KHĨ KHĂN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 1.3.1 TỔNG QUAN VỀ VỊ TRÍ THỰC TẬP Tên vị trí thực tập: Thực tập sinh Product Design (Thực tập sinh thiết kế sản phẩm số) Đơn vị thực tập: Công ty Geek Up Thời gian thực tập: Tháng 10/2023 – Tháng 11/2023 Mô tả công việc: Quản trị dự án (Project Management): Cùng phận Product Design lên kế hoạch triển khai cho dự án thiết kế giải pháp số - Phần mềm quản lý tuyển dụng cho doanh nghiệp Nghiên cứu trải nghiệm người dùng (User Research): Tham gia thực vấn người dùng nhằm hiểu sâu tâm lý, hành vi, mong muốn của người dùng từ thu thập insights phục vụ cho dự án Xây dựng giải pháp số: Tham gia thiết kế phần mềm quản lý tuyển dụng cho Geek Up dựa insights thu thập từ người dùng giai đoạn trước Thuyết trình chạy thử nghiệm nguyên mẫu sản phẩm: Tham gia trình bày trước đại diện cơng ty sản phẩm xây dựng phát triển tập Kỹ kiến thức học được: Qua thời gian thực tập cơng ty tơi học thêm nhiều kĩ giúp ích cho thân kỹ quản trị dự án, kỹ vấn người dùng, kỹ phân tích liệu, kỹ làm việc nhóm, Kỹ thiết kế giao diện sản phẩm, kỹ thuyết trình, quản lý thời gian, trách nhiệm với cơng việc 1.3.2 KHĨ KHĂN TRONG Q TRÌNH THỰC TẬP: Cơng việc chủ yếu làm việc nhiều máy tính phải ngồi chỗ nhiều Gặp nhiều khó khăn việc giải toán doanh nghiệp Gặp khó khăn việc chủ trì buổi vấn với người dùng mục tiêu Phải xếp thời gian để vừa hồn thành tiến độ cơng việc cơng ty vừa hoàn thành báo cáo 1.4 BỐ CỤC CỦA BÀI BÁO CÁO Bài báo cáo bao gồm bốn phần: Phần một: Giới thiệu sơ lược lí do, mục tiêu phương pháp thực báo cáo Đồng thời nêu lên vị trí thực tập, cơng việc phải làm khó khăn gặp phải trình thực tập Phần hai: Giới thiệu sơ lược công ty Geek Up Hoạt động cung cấp dịch vụ xây dựng sản phẩm số cho doanh nghiệp đối tác Phân tích SWOT công ty Phần ba: Đề xuất giải pháp “Phát triển giải pháp số, phần mềm hỗ trợ phận tuyển dụng quản lý tuyển dụng doanh nghiệp” Phần bốn: Tổng kết lại báo cáo nêu lên cảm nghĩ, học thành tựu đạt tập lý sản phẩm số Việt Nam mở khả cho mở rộng tăng trưởng Sự đa dạng uy tín thương hiệu nguồn lực quý báu để tận dụng hội Để vượt qua thách thức, Geek Up cần tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình nội bộ, cải thiện quy trình tuyển dụng, chứng minh giá trị thực sản phẩm số Sự cam kết đổi thu hút nhân trẻ giúp công ty trì vị đầu ngành phát triển bền vững thời gian tới 2.4 THỰC TRẠNG TRONG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG CỦA CƠNG TY GEEK UP 2.4.1 Sự phức tạp quản lí Bộ phận tuyển dụng doanh nghiệp đối mặt với số thách thức đáng kể trình quản lý thông tin ứng viên Hiện tại, việc ghi chép tổ chức thông tin diễn nhiều tảng khác Excel, Google Sheet, Seafile Điều không tạo phức tạp mà gây vấn đề lớn sau Phân tán liệu thiếu thống nhất: Phân tán liệu: Dữ liệu ứng viên phân tán nhiều tệp tin tảng, làm tăng khả mát thơng tin khó khăn việc theo dõi tiến trình tuyển dụng Thiếu tính thống nhất: Các tảng khác có cách tổ chức thơng tin khác nhau, dẫn đến thiếu thống quy trình quản lý Lượng cơng việc q tải: Thời gian tìm kiếm: Nhân viên tuyển dụng phải dành nhiều thời gian để tìm kiếm cập nhật thơng tin nhiều tảng, làm giảm hiệu suất làm việc Xử lý thủ công: Việc di chuyển liệu bảng tính hệ thống tạo cơng đoạn thủ cơng, dẫn đến rủi ro sai sót mát liệu 17 2.4.2 Quy trình tuyển dụng theo mơ hình “Phễu - Funnel” khơng cịn phù hợp Thiếu linh hoạt: Mơ hình Funnel tập trung vào việc thu hút ứng viên chuyển đổi họ bước qua “Phễu” Tuy nhiên, thiếu linh hoạt việc đáp ứng thay đổi đột ngột thị trường lao động biến động ứng viên Chưa tối ưu hóa trải nghiệm ứng viên: Mơ hình Funnel thường tập trung chủ quan vào quy trình tuyển dụng doanh nghiệp mà coi trọng đến trải nghiệm ứng viên Điều dẫn đến việc mát ứng viên giỏi trình tuyển dụng Chưa tận dụng tối đa tiềm ứng viên: Trong mơ hình Funnel, xảy tình trạng mát thông tin ứng viên không qua tất bước theo quy trình, làm giảm hội tận dụng đầy đủ tiềm ứng viên 2.5 KHĨ KHĂN KHI ÁP DỤNG GIẢI PHÁP PHẦN MỀM QUẢN LÍ TUYỂN DỤNG VÀO QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG TRONG CÔNG TY GEEK UP Mặc dù giải pháp đề xuất phần mềm quản lí tuyển dụng mang lại nhiều lợi ích cho việc tối ưu hóa quy trình tuyển dụng cơng ty Geek Up Như tích hợp cơng cụ tảng sử dụng vào giải pháp phần mềm, tối ưu hóa tác vụ lặp lặp lại, tối ưu hóa trải nghiệm ứng viên suốt q trình tuyển dụng Tuy nhiên để ứng dụng hiệu vào cơng ty cịn gặp nhiều khó khăn cần phải giải 2.5.1 Khó khăn q trình chuyển đổi cách thức làm việc Thách thức lớn ngần ngại nhân viên HR trình chuyển đổi từ cách làm truyền thống sang sử dụng phần mềm đề xuất Sự phản đối khó khăn xuất khơng vấn đề cơng nghệ, mà cịn liên quan mật thiết đến thay đổi văn hóa tổ chức cách thức làm việc truyền thống Trong môi trường công ty, nhân viên thường quen với hệ thống làm việc truyền thống, nơi mà thông tin ghi chép tay, quy trình làm việc theo kiểu "truyền thống" tích hợp vào cơng việc hàng ngày Do đó, có thơng báo việc chuyển đổi sang giải pháp phần mềm mới, phản đối tự nhiên mọc lên từ lo ngại thay đổi không chắn việc làm quen với công nghệ 18