Tổ chức kế toán hàng hóa tại công ty cổ phần thương mại và công nghiệp nguyên hanh

Học Viện Tài Chính 21.12 HC 10/ Lời mở đầu Trong xu phát triển giới ngày đặc biệt Việt Nam vài năm trưở lại đây, tự hóa thương mại ngày mở rộng Do vậy, để đứng vững phát triển thị trường doanh nghiệp cần tìm cách để ổn định, chiếm lĩnh thị trường tạo lòng tin khách hàng Dù doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp kinh doanh thương mại đểu coi trọng hàng hóa nhân tố quan trọng để tăng khả cạnh tranh doanh nghiệp với đối thủ cạnh tranh Đặc biệt doanh nghiệp thương mại với hoạt động kinh doanh lưu thơng hàng hóa đơn vị hàng hóa tài sản chủ yếu, vốn hàng hóa chiếm tỷ trọng lớn, chi phối tất tiêu kinh tế, tài doanh nghiệp Tổ chức tốt kế tốn nghiệp vụ lưu chuyển hàng hóa biện pháp quan trọng để quản lý có hiệu quy trình kinh doanh thương mại Bởi vì, kế tốn hàng hóa với chức năng, nhiệm vụ chủ yếu thu nhận, xử lý cung cấp thơng tin cách có hệ thống, đầy đủ, xác, kịp thời tình hình có biến động hàng hóa giúp ích nhiều cho nhà quản trị doanh nghiệp việc quản lý lưu thông hàng hóa Vì lý nêu trên, doanh nghiệp khơng ngừng nâng cao, hồn thiện việc tổ chức cơng tác kế tốn hàng hóa đơn vị Nhận thức tầm quan trọng vấn đề hàng hóa thời gian thực tập Cơng ty Cổ Phần Thương Mại Công Nghiệp Nguyên Hanh, giúp đỡ tạn tình Thạc Sĩ Bùi Thị Thúy nhân viên Công ty em vận dụng lý thuyết học để sâu nghiên cứu đề tài: “ Tổ chức kế tốn hàng hóa Công ty Cổ Phần Thương Mại Công Nghiệp Nguyên Hanh” với mong muốn tìm hiểu thực tế nâng cao hiểu biết kế tốn hàng hóa Chuyên Đề Tốt Nghiệp Học Viện Tài Chính 21.12 Nội dung Chuyên đề tốt nghiệp gồm chương: HC 10/ Chương I: Những vấn đề lý luận tổ chức cơng tác kế tốn hàng hóa doanh nghiệp thương mại Chương II: Thực trạng công tác kế tốn hàng hóa Cơng ty Cổ Phần Thương Mại Công Nghiệp Nguyên Hanh Chương III: Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn hàng hóa Cơng ty Cổ Phần Thương Mại Cơng Nghiệp Nguyên Hanh Do thời gian thực tập kiến thức chun mơn có hạn nên vấn đề em đưa chuyên đề không tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận góp ý thầy cô bạn Em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình Thạc Sĩ Bùi Thị Thúy giúp em hoàn thành viết Hải phòng, tháng 10 năm 2008 Sinh viên Mai Thị Thùy Anh Chuyên Đề Tốt Nghiệp Học Viện Tài Chính 21.12 HC 10/ CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỂ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TỐN HÀNG HĨA TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.1 Sự cần thiết phải tổ chức cơng tác kế hàng hóa doanh nghiệp kinh doanh thương mại 1.1.1 Các khái niệm, đặc điểm kinh doanh thương mại: 1.1.1.1 Các khái niệm * Khái niệm kinh doanh thương mại: Kinh doanh thương mại hoạt động lưu thông phân phối hàng hoá thị trường quốc gia riêng biệt quốc gia với nhau, nói cách cụ thể hoạt động thực q trình lưu chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất tới nơi tiêu dùng * Khái niệm hàng hóa: Hàng hóa khái niệm dùng để sản phẩm, vật thể có giá trị giá trị sử dụng doanh nghiệp mua để bán phục vụ cho nhu cầu sản xuất tiêu dùng xã hội 1.1.1.2 Đặc điểm kinh doanh thương mại: Các doanh nghiệp thương mại hoạt động lĩnh vực lưu thông phân phối, thực chức tổ chức lưu thông hàng hóa thơng qua hoạt động mua, bán dự trữ hàng hóa Trong doanh nghiệp thương mại, lưu chuyển hàng hóa hoạt động kinh doanh chính, chi phối tất tiêu kinh tế, tài khác doanh nghiệp 1.1.2 Các phương thức mua, bán hàng hóa thời điểm ghi nhận hàng mua, hàng bán 1.1.2.1 Q trình mua hàng hố * Khái niệm: Mua hàng quy trình ký Hợp đồng mua hàng kết thúc nhận đủ hàng, toán đủ tiền cho người bán Mua hàng Chuyên Đề Tốt Nghiệp Học Viện Tài Chính HC 10/ 21.12 khâu quy trình lưu chuyển hàng hóa, ảnh hưởng trực tiếp đến khâu dự trữ khâu bán hàng *Các phương thức thời điểm ghi nhận hàng mua nước: Các doanh nghiệp thương mại mua hàng nước theo hai phương thức: mua hàng trực tiếp mua hàng theo hình thức chuyển hàng - Phương thức mua hàng trực tiếp: Căn vào hợp đồng ký, doanh nghiệp thương mại cử cán nghiệp vụ trực tiếp đến bên bán để nhận hàng trực tiếp thu mua hàng hóa sở sản xuất Người nhận hàng có trách nhiệm đưa hàng mua nhập kho giao bán thẳng Theo phương thức này, thời điểm ghi nhận hàng mua bên mua hồn thành thủ tục giao nhận hàng hóa, toán chấp nhận toán tiền với người bán - Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: bên bán có trách nhiệm chuyển đến cho bên mua theo thời gian địa điểm thỏa thuận hợp đồng mua hàng Ở phương thức thời điểm ghi nhận hàng mua thời điểm bên mua nhận hàng hóa đơn bên bán chuyển đến chấp nhận toán toán số hàng hóa đơn * Các phương thức nhập hàng hóa thời điểm ghi nhận hàng hóa nhập khẩu: Doanh nghiệp thương mại nhập hàng hóa theo hai phương thức: - Phương thức nhập trực tiếp: theo phương thức đơn vị nhập trực tiếp đàm phán, ký hợp đồng, trực tiếp giao nhận tốn tiền hàng với người nước ngồi - Phương thức nhập ủy thác: việc nhập thông qua đơn vị khác Ở xuất bên giao ủy thác bên nhận ủy thác Trong dó bên giao ủy thác giữ vai trị người sử dụng dịch vụ, bên nhận ủy thác người cung cấp dịch vụ hưởng hoa hồng theo hợp đồng ký Chuyên Đề Tốt Nghiệp Học Viện Tài Chính HC 10/ 21.12 Thời điểm ghi nhận hàng nhập thời điểm đơn vị nhập nhận quyền sở hữu hàng nhập toán tiền chấp nhận toán tiền với người bán 1.1.2.2.Q trình bán hàng hố * Khái niệm: Bán hàng quy trình bên bán chuyển giao quyền sở hữu hàng bán cho bên mua để từ thu tiền quyền thu tiền bên mua Trong doanh nghiệp thương mại bán hàng khâu cuối cùng, khâu quan trọng quy trình kinh doanh * Các phương thức bán hàng, thời điểm ghi nhận hàng bán mước: Hàng bán nước thực qua khâu: Bán buôn bán lẻ a./ Bán buôn: gồm hai phương thức bán buôn qua kho bán buôn vận chuyển thẳng - Bán buôn qua kho: hàng giao bán từ kho xí nghiệp bán bn, thực hai hình thức; Giao hàng trực tiếp kho chuyển hàng cho bên mua + Theo hình thức giao hàng trực tiếp kho bên bán xuất hàng từ kho giao trực tiếp cho bên mua Hàng ghi nhận bán bên mua nhận hàng ký xác nhận hóa đơn bán hàng + Theo hình thức chuyển hàng thi bên bán xuất hàng từ kho để chuyển đến cho bên mua theo thời gian địa điểm ghi hợp đồng Hàng coi bán bên mua nhận hàng trả tiền chấp nhận trả tiền số hàng nhận - Bán buôn vận chuyển thẳng: hàng giao bán từ khâu mua khơng qua kho xí nghiệp bán buôn Phương thức bán buôn thực hai hình thức, bán bn vận chuyển thẳng trực tiếp bán bn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng Chuyên Đề Tốt Nghiệp Học Viện Tài Chính HC 10/ 21.12 + Bán bn vận chuyển thẳng trực tiếp (còn gọi giao hàng tay ba): Doanh nghiệp thương mại nhận hàng bên bán giao trực tiếp cho khách hàng Khi bên mua nhận đủ hàng ký nhận hóa đơn bán hàng hàng coi bán + Bán bn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Doanh nghiệp thương mại nhận hàng bên bán chuyển số hàng cho khách hàng Khi hàng đến tay khách hàng họ kiểm nhận trả tiền chấp nhận trả tiền hàng coi bán b./ Bán lẻ: gồm hình thức sau: - Bán hàng thu tiền trực tiếp: Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền giao hàng cho khách hàng Việc thừa, thiếu hàng hóa quầy tiền thu bán háng nhân viên bán hàng hịa tồn chịu trách nhiệm - Bán hàng thu tiền tập trung: quầy có nhân viên thu ngân chuyên làm nhiệm vụ thu tiền viết hóa đơn Căn vào hóa đơn thu tiền nhân viên bán hàng giao hàng cho khách hàng Ở đây, thừa thiếu tiền bán hàng thuộc trách nhiệm nhân viên thu ngân, thừa thiếu hàng hóa quầy thuộc trách nhiệm nhân viên bán hàng * Các phương thức xuất hàng hóa, thời điểm ghi nhận hàng xuất khẩu: * Các phương thức xuất hàng hóa: - Xuất trực tiếp: đơn vị tham gia xuấ trực tiếp đàm phán ký kết hợp đồng với nước ngoài, trực tiếp giao hàng toán tiền hàng với người mua - Xuất ủy thác: đơn vị tham gia xuất không trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồng xuất với nước mà thực hoạt động xuất hàng hóa thơng qua đơn vị xuất nhập hẩu khác * Thời điểm ghi nhận hàng xuất khẩu: hàng hóa ghi nhận hàng xuất hàng hóa hồn thành thủ tục hải quan, xếp lên Chuyên Đề Tốt Nghiệp Học Viện Tài Chính HC 10/ 21.12 phương tiện vận tải rời khỏi hải phận, cửa sân bay cuối nước xuất 1.1.3 Vị trí vai trị hàng hóa: Trong doanh nghiệp thương mại hàng hóa tài sản chủ yếu, chiếm tỷ trọng lớn tổng vốn doanh nghiệp, chi phối liên quan đến nhiều tiêu kinh tế, tài doanh nghiệp - Về mặt vật: Hàng hóa phận quan trọng tài sản lưu động - Về mặt giá trị: Hàng hóa phận quan trọng vốn lưu động 1.1.4 Yêu cầu quản lý hàng hóa: Xuất phát từ đặc điểm, vị trí vai trị hàng hóa q trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ hai tiêu vật giá trị khâu, từ khâu thu mua, bảo quản dự trữ, đến khâu xuất bán Nhiệm vụ cụ thể đặt cho khâu sau: - Trong khâu thu mua: khâu đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ số lựơng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua , chi phí mua tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch để hoạt động kinh doanh đơn vị tiến hành bình thường - Trong khâu dự trữ, bảo quản: Yêu cầu doanh nghiệp phải tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi, thực chế độ bảo quản xác định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho loại hàng hóa cụ thể để giảm bớt hư hỏng, mát, đảm bảo an toàn, giữ chất lượng hàng hóa - Trong khâu xuất bán: khâu địi hỏi phải kiểm tra chặt chẽ số lượng quy cách, chủng loại hàng hóa xuất bán để đáp ứng yêu cầu mua hàng khách hàng qua nâng cao uy tín khả cạnh tranh doanh nghiệp Chuyên Đề Tốt Nghiệp Học Viện Tài Chính 21.12 1.1.5 Nhiệm vụ kế tốn hàng hóa HC 10/ Để cung cấp đầy đủ, kịp thời xác thơng tin cho cơng tác quản lý hàng hoá doanh nghiệp thương mại, kế toán hàng hoá phải thực nhiệm vụ chủ yếu sau đây: - Ghi chép số lượng, chất lượng giá, phí chi mua hàng theo chứng từ lập hệ thống số thích hợp - Phân bổ hợp lý chi phí mua hàng cho lượng hàng bán tồn cuối kỳ - Phản ánh kịp thời khối lượng hàng hoá, ghi nhận doanh thu bán hàng tiêu liên quan khác (giá vốn, doanh thu ) khối lượng hàng bán - Theo dõi tốn kịp thời cơng nợ với nhà cung cấp khách hàng 1.2 Phân loại đánh giá hàng hóa 1.2.1 Sự cần thiết phải phân loại hàng hóa Phân loại hàng hóa việc xếp loại hàng hóa thành nhóm, loại thứ hàng hóa theo tiêu thức định phục vụ cho yêu cầu quản lý Trong doanh nghiệp doanh nghiệp thương mại, loại hàng hóa có vai trị, cơng dụng, tính chất lý, hóa học khác Do đó, việc phân loại hàng hóa có sở khoa học điều kiện quan trọng để quản lý cách chặt chẽ, chi tiết tổ chức kế tốn hàng hóa phục vụ cho u cầu, mục đích quản trị doanh nghiệp 1.2.2 Phương pháp phân loại hàng hóa: Theo tính chất thương phẩm kết hợp với đặc trưng kỹ thuật hàng hóa chia theo tiêu thức sau: * Theo ngành hàng: - Hàng kim khí điện máy - Hàng hóa chất mỏ - Hàng xăng dầu - Hàng dệt may, vải sợi - Hàng da cao su Chuyên Đề Tốt Nghiệp Học Viện Tài Chính 21.12 - Hàng gốm sứ, thủy tinh HC 10/ - Hàng mây, tre đan - Hàng rượu, bia, thuốc lá… * Theo nguồn gốc sản xuất gồm có: - Ngành hàng nơng sản - Ngành hàng lâm sản - Ngành hàng thủy sản - Ngành hàng công nghệ thực phẩm… * Theo khâu lưu thơng: - Hàng hóa khâu bán bn - Hàng hóa khâu bán lẻ * Theo phương thức vận động hàng hóa: - Hàng hóa luân chuyển qua kho - Hàng hóa giao bán thẳng 1.2.3 Đánh giá hàng hóa Đánh giá hàng hóa việc xác định giá trị hàng hóa thời điểm định theo nguyên tắc quy định 1.2.3.1 Các nguyên tắc đánh giá hàng hóa: * Nguyên tắc giá gốc: Theo chuẩn mực số 02- Hàng tồn kho: hàng hóa phải đánh giá theo giá gốc Giá gốc hay coi giá vốn thực tế hàng hóa; tồn chi phí mà daonh nghiệp bỏ để có hàng hóa địa điểm trạng thái * Nguyên tắc thận trọng: Hàng hóa đánh giá theo giá gốc, trường hợp giá trị thực thấp giá gốc tính theo giá trị thực Giá trị thực giá bán ước tính hàng tồn kho kỳ kinh doanh trừ chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng Chuyên Đề Tốt Nghiệp Học Viện Tài Chính HC 10/ 21.12 Thực nguyên tắc thận trọng cách trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho, kế tốn ghi sổ theo giá gốc phản ánh khoản dự phòng giám giá hàng tồn kho * Nguyên tắc quán Các phương pháp kế toán áp dụng đánh giá hàng hóa phải đảm bảo tính qn Tức kế tốn chọn phương pháp phải áp dụng phương pháp quan suốt niên độ kế tốn Doanh nghiệp thay đổi phương pháp chọn, phải đảm bảo phương pháp thay cho phép trình bày thơng tin kế tốn cách trung thực hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích ảnh hưởng thay đổi 1.2.3.2 Các cách đánh giá hàng hóa: 1.2.3.2.1 Đánh giá hàng hóa khâu nhập kho Hàng hóa doanh nghiệp đánh giá theo giá trị gốc (hay gọi giá trị vốn thực tế) giá hạch toán a./ Đánh giá theo trị giá vốn thực tế: doanh nghiệp thương mại, trị giá vốn hàng mua bao gồm: Giá mua hàng hóa chi phí thu mua hàng hóa - Giá mua hàng hóa gồm: Giá mua ghi hóa đơn cộng (+) khoản thuế khâu mua khơng hồn lại trừ (-) khoản giảm giá hàng mua hưởng (Chiết khấu thương mại giảm giá hàng mua, trả lại hàng mua) - Chi phí thu mua hàng hóa gồm: Các chi phí phục vụ cho quy trình mua hàng chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí bảo hiểm, tiền lưu kho bãi, hao hụt định mức, cơng tác phí phận thu mua… Do đặc thù kinh doanh thương mại, kế tốn giá mua hàng hóa hạch tốn riêng, cịn chi phí thu mua tổng hợp chung, không phân bổ cho mặt hàng mà đến cuối kỳ phân bổ cho hàng lại hàng bán Chuyên Đề Tốt Nghiệp