Đặc điểm hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại
“Thơng mại” theo luật thơng mại Việt Nam(đợc quôc hội khoá IX, kỳ họp thứ 11 th ông qua ngày 10/05/1997) là hành vi mua bán hàng hoá, dịch vụ nhằm mục đích sinh lời hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội
Hàng hoá trong DNTM tồn tại dới hình thức vật chất, là sản phẩm của lao động, có thể thoả mãn một nhu cầu nào đó của con ngời, đợc thực hiện thông qua mua bán trên thị trờng.Nói cách khác là hàng hoá DNTM là những hàng hoá vật t mà DN mua vào để bán phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội.
Vậy hàng hoá là những vật phẩm các doanh nghiệp mua về để bán phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội.
Hàng hoá trong DNTM có những đặc điểm sau:
- Hàng hoá rất đa dạng và phong phú:Sản xuất không ngừng phát triển, nhu cầu tiêu dùng luôn biến đổi và có xu hớng ngày càng tăng dẫn đến hàng hoá ngày càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại.
- Hàng hoá có đặc tính lí, hoá, sinh học:Mỗi loại hàng có các đặc tính lí, hoá, sinh học riêng.Những đặc tính này có ảnh hởng đến số lợng, chất lợng hàng hoá trong quá trình thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra.
- Hàng hoá luôn thay đổi về chất l ợng, mẫu mã , thông số kỹ thuật Sự thay đổi này phụ thuộc vào trình độ phát triển của xuất , vào nhu cầu thị hiếu của ngời tiêu dùng.Nếu hàng hoá thay đổi phù hợp với nhu cầu tiêu dung thì hàng hoá đợc tiêu thụ và ngợc lại.
- Trong lu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhng cha đa vào sử dụng.Khi kết thúc quá trình lu thông, hàng hoá mới đợc đa vào sử dụng để đáp ứng nhu cầu cho tiêu dùng hay sản xuất.
- Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các DNTM, nghiệp vụ lu chuyển hàng hoá với các quá trình:Mua- nhập hàng, dự trữ bảo quản hàng hoá.bán hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản trong DNTM Vốn dự trữ hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lu động trong DN(80%- 90%)>vốn lu động của DN không ngừng vận động qua các giai đoạn của chu kỳ:Dự trữ sản xuất và lu thông.Quá trình này diễn ra lặp đi lặp lại không ngừng gọi là sự tuần hoàn và chu chuyển của vốn lu động.
- Sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh thì vốn lu động lại thay đổi hình thái biểu hiện từ hình thái vốn tiền tệ sang hình thai vốn ban đầu là hình thái tiên tệ.Nh vậy quá trình vận động của hàng hoá cũng là quá trình vận động của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp.Việc tăng tốc độ của lu chuyển của vốn kinh doanh không thể tách rời việc dự trữ và tiêu thụ hàng hoá một cách hiệu quả.
- Mua hàng:là giai đoạn đầu tiên trong quá trình l u chuyển hàng hoá tại các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại.là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn tiền tệ sang vốn hàng hoá.
- Bán hàng: là giai đoạn cuối cùng kết thúc quá trình l thông hàng hoá, sự chuyển hoá vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn tiền tệ.
- Bảo quản và dự trữ hàng hoá :là khâu trung gian của l u thông hàng hoá, hàng hoá vận từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng.Để quá trình kinh doanh diễn ra bình thờng, các doanh nghiệp phải có kế hoạch dự trữ hàng hoá một cách hợp lý.
Có thể khẳng định rằng hàng hoá có một vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các DNTM Do đó việc tập trung quản lý một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu, từ thu mua dự trữ đến tiêu thụ, trên tất cả các mặt: số l- ợng, chất lợng, chủng loại giá cả là cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, xác định giá vốn hàng bán, giá bán hàng hoá, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Kế toán hàng hoá là công cụ quan trọng và không thể thiếu của quản lý hàng hoá cả về mặt hiện vật và giá trị nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội, ngăn ngừa hạn chế đén mức thấp nhất nhng mất mát, hao hụt hàng hoá trong các khâu của quá trình kinh doanh thơng mại từ đó lám tăng lợi nhuận của công ty.
Yêu cầu quản lý
Hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại có một tầm quan trọng rất lớn, nó ảnh hởng đến mục tiêu và sự tồn tại của doanh nghiệpnên bất kỳ DNTM nào muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh đợc tiến hành thờng xuyên liên tục, không bị gián đoạ các doanh nghiệp phải có một lợng hàng dự trữ nhất định.Tuy nhiên lơng hàng hoá dự trữ nay luôn bị biến động do hoạt động kinh tế tài chính diễn ra ở các khâu mua, bán hàng hoá.Do đó để có một lợng hàng hoá thờng xuyên nhất định doanh nghiệp phải xây dựng kế hoạch mua hàng cung nh tiêu thụ một cách cụ thể, phù hợp với qúa trình hoạt động thực hiện chức năng của doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả Do vậy để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, kế toán hàng hoá trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Phản ánh kiểm tra giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng(vật t, hàng hoá ) về chủng loại, số lợng, quy cách giá cả, thời gian đảm bảo cho quá trình mua hàng đáp ứng đợc nhu cầu về hàng hoá phục vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời tăng nhanh vòng quay của vốn lu động.
- Tổng hợp đúng đắn chính xác kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí cấu thành giá mua vào, tính toán chính xác trị gia thực tế của từng loại hàng hoá, cung cấp tài liệu phục vụ kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng, phục vụ tính toán trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho
- Tổ chức bảo quản hàng hoá trong kho cũng nh đang đi trên đờng vận chuyển , phải có một hệ thống kho tàng, phơng tiện vận chuyển phù hợp với tính chất, đặc điểm của từng loại háng hoá nhằm hạn chế những hao hụt, h hỏng, mất mát xảy ra trong quá trình bảo quản vận chuyển.
Tóm lại, quản lý chặt chẽ từ khâu mua, khâu bảo quản vận chuyển và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doang nghiệp.
Nhiệm vụ của kế toán hàng hoá
- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất và tồn kho hàng hoá Tính giá thành thực tế của hàng hoá đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiên kế hoạch thu mua hàng hoá về mặt số lợng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- áp dụng đúng đắn các phơng pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu, hơng dẫn kiểm tra các bộ phận, tự trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về hàng hoá(lập chứng từ, luân chuyển chứng từ )mở các sổ thực hiện các chế độ đúng phơng pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện cho công tác lãnh đạo,chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
2.Phân loại và đánh giá hàng hoá
Phân loại hàng hoá
Theo tính chát thơng phẩm kết hợp với đặc trng kỹ thuật thì hàng hoá đợc chia theo từng ngành hàng, trong từng ngành hàng bao gồm nhiều nhóm hàng, mỗi nhóm hàng có nhiều mặt hàng Hàng hoá gồm có các ngành hàng:
- Hàng kim khí điện máy;
- Hàng dệt may, bông vải sợi;
- Hàng gốm sứ, thuỷ tinh ;
- Hàng rợu bia, thuốc lá;
Theo nguồn gốc sản suất gồm:
Theo khâu lu thông thì hàng hoá đợc chia thành:
- Hàng hoá ở khâu bán buôn;
- Hàng hoá ở khâu bán lẻ;
Theo phơng thức vận động của hàng hoá
- Hàng hoá chuyển qua kho
- Háng hoá chuyển giao bán thẳng
Lập danh điểm hàng hoá
Hàng hoá của các DNTM mua về dự trữ để bán th ờng rất đa dạng về chủng loại, kích cỡ, nguồn cung cấp Cho nên để phục vụ cho việc tổ chức hạch toán hàng tồn kho, đặc biệt là trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán,DNTM cần lập danh điểm hàng hoá một cách khoa học và hợp lý. Lập danh điểm hàng tồn kho là qui định cho mỗi thứ hàng hoá tồn kho một ký hiệu riêng (mã số) bằng hệ thống các chữ số(có thể kết hợp với các chữ cái) để thay đổi tên gọi, quy cách, kích cỡ của nó.
Danh điểm hàng tồn kho phải đợc sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý liên quan trong doanh nghiệp nhằm thống nhất trong quản lý đối với từng thứ hàng tồn kho.Lập danh điểm hàng tồn kho phải đảm bảo yêu cầu dễ nhớ, hợp lý, tránh nhầm lẫn hay trùng lặp. Để lập danh điểm hàng tồn kho, kế toán căn cứ vào ký hiệu tài khoản cấp 1 và dựa vào việc phân chia theo cấp độ từ loại, nhóm hay thứ, nguồn hàng cung cấp, kho nhập hàng.
Ví dụ: TK 156 hàng hoá
TK156.1.01.1 Số danh điểm của mặt hàng 1 thuộc nhóm 01 loại hàng 1
TK 156.1.01.1.A Số danh điĨm cđa hàng 1thuộc nhóm 01 lậi hàng 1 ở kho A
Đánh giá hàng hoá
Một trong những nguyên tắc cơ bản nhất của kế toán mua hàng là nguyên tắc giá gốc (cost principle) theo chuẩn mực 02-hàng tồn kho , giá gốc chính là trị giá vốn thực tế của hàng hoá là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có những hàng hoán đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại
- Giá gốc tại thời điểm mua :Là trị giá mua thực tế phải thanh toán với ng ời bán
- Giá gốc tại thời điểm nhập kho: Chính là giá mua thực tế, chi phí mua trong qúa trình thu mua đến khi hàng đã kiểm nhận nhập kho, thuề và các loaị thuÕ (nÕu cã)
- Nếu hàng mua phải qua sơ chế để bán thì giá vốn thực tế còn bao gồm cả chi phí gia công chế biến
*Giá gốc hàng hoá nhập kho
Trị giá vốn thực tế của hàng hoá nhập đợc xác định theo từng nguồn nhập
Theo chế độ hiện hành , trị giá vốn của hàng mua về nhập kho đ ợc hạch toán theo giá mua và chi phí mua;
Trị giá mua Giá mua Thuế Thuế Các khoản vào của = mua trên + nhập + TTĐB + giảm trừ(nếu có) hàng hoá hoá đơn khẩu
Chi phí chi phí hao hụt trong định mức mua = thu mua + phát sinh trong quá trình mua hàng
Trong đó giá mua(tiền phải trả cho ngời bán) nếu doanh nghiệp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì giá mua là giá không bao gồm thuế GTGT
Nếu doanh nghiệp nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp thì giá mua bằng tổng giá thanh toán
Chi phí mua hàng hoá, bao gồm: Chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản, chi phí bảo hiểm hàng hoá, tiền thuê kho, bến bãi, hao hụt trong định mức mua hàng.
Thuế NK= giá NK(giá CIF) * thuế xuất thuế nhập khẩu của loại hàng hoá đó
Trong trờng hợp ngoài việc phải nộp thuế nhập khẩu nh đã nêu ở trên doanh nghiệp còn phải nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu
Thuế GTGT =[ giá NK + thuế NK ] *Thuế xuất thuế GTGT ở khâu nhập khẩu
* Đánh giá hàng hoá xuất kho
Do khi nhập kho hàng hoá giá vốn thực tế khi hàng hoá nhập kho theo hai tiêu thức là giá mua và chi phí mua khi đó nhiệm vụ của kế toán là phải theo dõi trị giá mua thực tế cho từng lần nhập Các khoản chi phí mua thực tế phát sinh trong quá trình nhập hàng nh: chi phí vận chuyển bốc dỡ, tiền thuê kho, bãi đợc hạch toán riêng đến côi tháng tính toán phân bổ cho hàng hoá xuất kho tính trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho Do vậy để xác định đợc trị giá vốn của hàng hoá xuất kho thì phải thực hiện các bớc sau:
Bớc 1 áp dụng một trong các phơng pháp đích danh, phơng pháp bình quân, phơng pháp nhập trớc xuất trớc, phơng pháp nhập sau xuất trớc, tuỳ điều kiện doanh nghiệp áp dụng để tính trị giá mua của hàng hoá xuất kho
Bớc 2: Kế toán phân bổ chi phí mua cho số hàng đã xuất kho và số hàng tồn kho cuối kỳ.
Chi phí mua chi phí mua chi phí phát sinh trị giá mua đợc phân bổ cần phân bổ + trong kỳ của hàng cho hàng = * xuất trong xuất kho trị giá mua trong kỳ +trị giá mua hàng tồn kỳ
Bớc 3: Sau đó kế toán xác định trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho theo công thức:
Trị giá vốn thực tế trị giá mua thực tế chi phí mua cần phân bổ của hàng xuất kho = của hàng xuất kho + cho hàng xuất trong kỳ
Việc tính trị giá mua của hàng xuất kho đợc áp dụng theo các phơng pháp đích danh, phơng pháp bình quân, phơng pháp nhập trớc xuất trớc, phơng pháp nhập sau xuất trớc còn tuỳ thuộc vào chế độ kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng:
- Đối với việc áp dụng theo phơng pháp đích danh: Theo phơng pháp này khi xuất kho hàng hoá thì căn cứ vào số lợng xuất kho của lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị gia vốn thực tế của hàng hoá xuất kho
+ ĐKAD: Phơng pháp này phù hợp với các doanh nghiệp mà giá trị hàng tồn kho lớn và mang tính chất đơn chiếc có thể theo dõi riêng và nhận diện đợc từng lô hàng
+ Ưu điểm: Phù hợp với DN tổ chức kế toán vật liệu thủ công
Phơng pháp đơn giản và dễ tính toán
Chi phí của hàng bán ra phù hợp + Nhợc điểm: Không phù hợp với các doanh nghiệp mà tình hình nhập xuất vật liệu nhiều và có giá trị bé.
- Đối với phơng pháp bình quân gia quyền: Trị giá vốn của hàng xuất kho đợc tính căn cứ vào số lợng hàng hoá xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theo công thức: Đơn giá Trị giá vốn thực tế của hàng + Trị giá vốn thực tế của hàng bình quân = tồn đầu kỳ tăng trong kỳ
Số lợng hàng hóa + Số lợng hàng tăng tồn đầu kỳ trong kỳ
Tuy nhiên cách tính này khối lợng tính toán ít nhng chỉ tính đợc trị giá mua thực tế của hàng hoá tại thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời
Phơng pháp này chỉ áp dụng đợc với các doanh nghiệp ít nghiệp vụ xuất hàng, thông tin kế toán không cần thờng xuyên, làm kế toán bằng phơng tiện thủ công
Do vậy để khắc phục ta có cách tính đơn giá bình quân liên hoàn: ph- ơng pháp này tính giá bình quân cho mỗi lần nhập đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời.
Kế toán chi tiết hàng hoá
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập xuất hàng hoá đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế đọ quy định
Theo chế độ quy định chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số QĐ1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/07/1998 của bộ trỏng bộ tài chính, cá chứng từ kế toán vế hàng hoá bao gồm:
- PXK kiêm vận chuyển nội bộ(mẫu 03- VT);
- Biên bản kiểm kê vật t hàng hoá (mẫu 08- VT);
- Hoá đơn(GTGT)- MS01 GTKT- 2LN ;
- Hoá đơn bán hàng mẫu02GTKT- 2LN;
- Hoá đơn cớc phí vận chuyển;
Sổ kế toán chi tiết
Bảng kê Nhập - xuất - tồn PhiÕu nhËp kho Đối với các chứng từ này phải kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu nội dung, phơng pháp lập, ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nớc, các doanh nghiệp tuỳ vào điều kiên hoạt động kinh doanh của đơn vị mà có thể sử dụng thêm các chứng từ hớng dẫn để thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán nh:
- Phiếu xuất vật t theo hạn mức(Mẫu 04- VT);
- Biên bản kiểm nghiểm(mẫu 05- VT);
- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ(Mẫu 07- VT);
3.2.Các phơng pháp hạch toán chi tiết
3.2.1 phơng pháp ghi thẻ song song
Phơng pháp này thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ hàng hoá theo chỉ tiêu số lợng
Khi nhận chứng từ nhập, xuất hàng hoá, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thực xuất vào chứng từ vào thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập-xuất đã phân loại theo từng thứ hàng hoá cho phòng kế toán ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng số (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất kho cho từng thứ hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị
Cuối tháng kế toán lập bảng kê nhập- xuất- tồn sau đó đối chiếu với thẻ kho, sổ kế toán tổng hợp
Trình tự ghi sổ nh sau:
Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày Đối chiếu cuối tháng
3.2.2.Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển :
Phơng pháp này ta sử dụng thẻ kho để ghi chép giống nh phơng pháp ghi thẻ song song. ở phòng kế toán : Kế toán sử dụng “ Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép từng thứ hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị “ Sổ đối chiếu luân chuyển” đợc mở cho cả năm và đợc ghi vào cuối tháng, mỗi thứ hàng hoá đợc ghi một dòng trên sổ
Hàng ngày, khi nhận đợc chứng từ nhập xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn thiện chứng từ Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ hàng hoá
Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc bảng kê) để ghi vào“Sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng.Trình tự ghi sổ đợc khái quát nh sau :
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng
Bảng kê nhập Sổ đối chiếu Bảng kê xuất lu©n chuyÓn
Sổ kế toán tổng hợp
PhiÕu giao nhËn Chứng từ
Phơng pháp này còn có sự trùng lặp giữa kho và kế toán về chỉ tiêu số lợng nên chỉ áp dụng với các doanh nghiệp có chủng loại hàng hoá ít không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày
3.2.2.Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển :
Phơng pháp này ta sử dụng thẻ kho để ghi chép giống nh phơng pháp ghi thẻ song song. ở phòng kế toán : Kế toán sử dụng “ Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép từng thứ hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị “ Sổ đối chiếu luân chuyển” đợc mở cho cả năm và đợc ghi vào cuối tháng, mỗi thứ hàng hoá đợc ghi một dòng trên sổ
Hàng ngày, khi nhận đợc chứng từ nhập xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn thiện chứng từ Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ hàng hoá
Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc bảng kê) để ghi vào“Sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng.Trình tự ghi sổ đợc khái quát nh sau :
Phơng pháp này còn có sự trùng lặp giữa kho và kế toán về chỉ tiêu số lợng nên chỉ áp dụng với các doanh nghiệp có chủng loại hàng hoá ít không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày
Cuối tháng, căn cứ vào bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xúât để cộng tổng số tiền theo từng nhóm hàng hoá để ghi vào “Bảng kê nhập- xuất- tồn”
3.2.4 Phơng pháp ghi sổ số d
- Thủ kho vẫn đợc sử dụng “ Thẻ kho” để ghi chép d 2 phơng pháp trên Đồng thời, cuối tháng thủ kho còn ghi vào “sổ số d” số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật t, hàng hoá cột số lợng.
Tổ chức kế toán hàng hoá trong điều kiện áp dụng kế toán máy
5.1 Tổ chức khai báo mã hoá ban đầu
Hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại thờng đa dạng về chủng loại, mẫu mã, biến động thờng xuyên Do đò yêu cầu phải đặt ra là p- hỉa quản từng loại, từng nhóm, từng thứ và từng danh điểm Với yêu cầu này đòi hỏi phải mã hoá đối tợng kế toán là hàng hoá đến từng danh điểm Vì vậy, danh mục hàng hoá đợc xây dựng chi tiết từng danh điểm và khi kết hợp với TK hàng tồn kho( TK156) sẽ tạo ra hệ thống sổ chi tiết từng vật t hàng hoá Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm hàng hoá và để tăng tiính tự động hoá, có thể đặt sẵn mức thuế suất thuế GTGT của từng hàng hoá ở phần danh mục Với hàng hoá khi nhập kho và xuất kho phải ghi rõ tên kho bảo quản, lu trữ và đó là cơ sở kiểm tra số lợng tồn kho của từng hàng hoá Đặc biệt là trong điều kiện ứng dụng máy vi tính thì việc kế toán chi tiết hàng hoá tại kho và phòng kế toán rất thuận tiện nhất là theo phơng pháp ghi thẻ song song khi mà phòng kế toán và ởkho có máy vi tính nối mạng.
Với các nghiệp vụ nhập hàng hoá cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí đựoc tính vào giá vốn hàng nhập kho Trờng hợp nhập cùng một phiếu nhièu loại hàng hoá chơng trình cũng cho phép nhập cùng nhng phải nhập cung kho Nếu phát sinh chi phí thu mua, cần phân bổ chi phí cho từng lần nhập hàng hoá nhập kho để làm căn cứ tính giá vốn xuất kho. Đới với các nghiệp vụ xuất hàng hoá thì chơng trình phải tự động tính đợc giá vốn xuất kho Theo quy định, giá vốn của hàng hoá xuất kho có thể đ- ợc tính bằng một trong các phơng pháp: Thực tế đích danh, bình quân gia quyÒn, LIFO, FIFO. Đối với hàng hoá xuất bán ngoài việc phản ánh doanh thu còn phải phản ánh giá vốn hàng xuất bán Do đó cần thiết chứng từ phải phù hợp với hoạt động này Có thể cho phếp chứng từ hoá đơn bán hàng đặt sẵn bút toán phản ánh giá vốn đi kèm khi phản ánh doanh thu thì trơng trình đồng thời lơ thông tin về giá vốn hàng bán Các chứng từ thờng đợc thiết kế để phản ánh các nghiệp v ụ xuất vật t nh: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hoá đơn bán hàng Nếu ở danh mục hàng hoá đã nhập giá bán, mức thuế suất thuế GTGT thì chơng trình sẽ tự động điền giá bán vào bút toán phản ánh doanh thu, tính thuế GTGT đầu ra để phản ánh và đa lên bảng kê chứng từ hàng hoá bán ra
Nh vậy đối với phần hàng kế toán hàng hoá chơng trình kế táon phải theo dõi cho từng lần nhập, đồng thời cho biết số lợng hàng tồn kho khi xuất và tính giá vốn của hàng xuất để phản ánh vào bút toán giá vốn cùng với các bút toán khác Các sổ sách báo cáo có thể xem nh: sổ chi tiết, bảng kê nhập,bảng cân đối hàng hoá, bảng tồn kho hàng hoá theo kho Với việc áp dụng phần mềm có thể cho phép kế toán biết số lợng tồn kho của từng hàng hoá theo từng kho tại bất kỳ thời điểm nào
Thực trạng về tổ chức kế toán hàng hoá tại công ty cổ phần Gas-
2.1.Đặc điểm tình hình chung về công ty
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty cổ phần Gas-Petrolimex tiền thân là một doanh nghiệp nhà nớc, là một trong những thành viên quan trọng nhất của tổng công ty xăng dầu Việt Nam đợc thành theo quyết định số 1635- 1998/QĐ- BTM ngày 25/12/1998 của Bộ Thơng Mại với tổng số vốn trên 200 tỷ đồng. Để có những thành quả nh ngày hôm nay công ty đã có những bớc đi đầu tiên trong việc kinh doanh gas lỏng LPG (liquefied Petrolium gas), với việc nắm bắt nhanh nhạy nhu cầu thị trờng ngay từ năm 1993 tổng công ty xăng dầu Việt Nam đã chính thức đa sản phẩm gas lỏng ra thị trờng mà điểm xuất phát là thành phố Hồ Chí Minh
Thời kỳ đầu việc kinh doanh Gas do các công ty xăng dầu đảm nhận với t cách là hàng phụ.Sau đó hình thành nên các phòng kinh doanh gas, rồi đến các xí nghiệp chuyên kinh doanh gas trực thuộc các công ty xăng dầu tại các thành phố lớn nh Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh. Đến năm 1998 sau khi thị trờng gas có sự cạnh tranh rõ rệt và ngày càng gay gắt Bên cạnh để nâng cao tính tự chủ và độc lập của ngành hàng, ngày 25/12/1998 trên cơ sở tờ trình của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam cho phép thành lập công ty gas Petrolimex theo quyết định số 1653/QĐ- BTM và đợc sở kế hoạnh đầu t Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh số 112425- DNNN, trên cơ sở đó tiếp nhận ngành LPG của tổng công ty xăng dầu Việt Nam
Cùng với xu hớng cổ phần hoá các doanh nghiệp nhà nớc tạo sự cạnh tranh bình đẳng giữa các thành phần kinh tế, thực hiện Quyết định số:0683/2002/QĐ- BTM ngày 06/06/2002 của Bộ Thơng Mại về việc cổ phần hoá công ty Gas, đợc sự chỉ đạo sát sao của tổng công ty xăng dầu Việt Nam Công ty Gas đã hoàn thành những bớc cần thiết để cổ phần hoá doanh nghiệp
Từ ngày 14 tháng 01 năm 2004 công ty đa chính thức đi vào cổ phần hoá với tên gọi :Công ty cổ phần Gas - Petrolimex (tên viết tắt làPGC), việc cổ phần hoá công ty là phù hợp với sự cạnh tranh của thị trờng hiện nay nhằm mở rộng thị trờng hơn nữa đảm bảo đáp ứng đấy đủ nhu cầu tiêu dùng ngày mét t¨ng
Ngoài trụ sở chinh công ty đóng tại 775 đờng Giải Phóng QuậnHoàng Mai thành phố Hà Nội công ty còn có các chi nhánh tại: Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ, Thành phố Hồ Chí Minh cùng với mạng lới dày đặc đại lý tiêu thụ, cửa hàng trên toàn quốc
Tính đến ngày 31/12/2004 tổng số vốn kinh doanh của công ty là 375.987 triệu đồng.Trong đó :
Vốn cố định: 112.796 triệu đồng
Vốn lu động: 263.191 triệu đồng
Vốn ngân sách Nhà nớc cấp: 191.753 triệu đồng
Vốn tự bổ xung: 105.276 triệu đồng
Vốn huy động: 78.958 triệu đồng
* Về cơ sở vật chất kỹ thuật:
Do đợc thừa hởng từ Tổng công ty xăng dầu Việt Nam nên ngay từ nhừng ngày mới thành lập công ty đã quan tâm chỉ đạo công tác đầu t cơ sở vật chất kỹ thuật theo kế hoạch của tổng công ty phê duyệt
Trong năm 2003 việc đấu t khoa học công nghệ đã đợc đặc biệt chú trọng, lãnh đạo công ty và các chi nhánh đã tập trung chỉ đạo,đẩy mạnh công tác tiếp thị và phát triển khách hàng, đã thực hiện 9675 triệu đồng, đạt 104% kế hoạch đợc giao.Đã thực hiện sửu chữa cải tạo các công trình phục cụ sản xuất kinh doanh của công ty, sửu chữa bảo quản kho, mua sắm thiết bị.Trong năm công ty đã đầu t 4000 triệu đồng mua hai xe bồn 10 tấn phục vụ vận vhuyển gas rời của chi nhánh Hải Phòng và chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh. Đến nay về cơ bản hạ tầng cơ sở vật chất kỹ thuật-công nghệ của Công ty Gas đã đáp ứng đợc với nhu cầu sản xuất kinh doanh và góp phần đắc lực trong việc nâng cao sức canh tranh và mở rộng thị trờng trên toàn quốc.Trong những năm tới Công ty Gas Petrolimex tiến hành cải tạo, xây mới , nâng công xuất đóng nạp gas để nâng tổng sức chứa của công ty là trên 4000 tấn- cụ thể:
Hà Nội (120 tấn), Cần Thơ (500 tấn), Đà Nẵng (700 tấn), Thành phố Hồ Chí Minh (2000 tÊn).
2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ của công ty
Công ty cổ phần Gas Petrolimex có chức năng chính là xuất nhập khẩu kinh doanh khí đốt hoá lỏng LPG và các thiết bị phụ kiện bồn bể phục vụ cho việc kinh doanh LPG
Nhiệm vụ của công ty :
- Đảm bảo đáp ứng nguồn hàng theo nhu cầu của các đơn vị
- Chỉ đạo, tổ chức mạng lới kinh doanh phù hợp với nhu cầu thị trờng và định hớng phát triển của công ty.Xây dựng chiến lợc cho ngành hàng, chỉ đạo thống nhất quản lý kinh doanh thông qua cơ chế định giá, điểm giao nhận hàng, phân công thị trờng và các định mức kinh tế kỹ thuật
- Chỉ đạo phối hợp với các đơn vị trong công tác đầu t liên quan tới việc xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho các ngành hàng tại các đơn vị
- Thực hiện các hoạt động kinh doanh bảo đảm an toàn lao động, vệ sinh môi trờng.
- Thực hiện đầy đủ các quyền lợi của công dân viên theo luật lao động và tham gia các hoạt động có ích cho xã hội.
2.1.3 Phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Sau gần 8 năm thành lập và đi hoạt động, công ty đã tạo lập và khẳng định đợc uy tín của mình trên thị trờng với những thuận lợi to lớn:
- Cơ sở vật chất kỹ thuật đựoc đầu t mới, đồng bộ, hiện đại tơng đối hoán chỉnh và phân bố đều khắp trong phạm vi toàn quốc.
- Mạng lới các điểm bán hàng của công ty toàn quốc với sự giúp đỡ của các công ty trực thuộc hệ thống Petrolimex có khả năng đáp ứng nhu cầu thị trờng tại tất cả các tỉnh , thành phố trong cả nớc.
Những nhận xét chung về công tác kế toán hàng hoá ở công ty cổ phần Gas- Petrolimex
Sau thời gian thực tập tại phòng kế toán của công ty cổ phần Gas- Petrolimex, đợc tìm hiểu, tiếp xúc với thực tế công tác quản lý nói chung, công tác kế toán hàng hoá nói riêng em nhận thấy công tác quản lý cũng nh công tác kế toán đã tơng đối hợp lý.Với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán hàng hoá ở công ty em xin mạnh dạn nêu ra một số nhận xét của bản thân về tổ chức công tác kế toán mua hàng ở công ty nh sau:
Thứ nhất: Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của công ty nhìn chung là phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh ở công ty Công ty cổ phần Gas- Petrolimex là một công ty thơng mại lớn có qui mô lớn với mạng lới, chi nhánh, đại lý trực thuộc trải dài từ Bắc vào Nam Vì vậy việc áp dụng kế toán kế toán tập trung phân tán là hợp lý, đảm bảo đợc hiệu quả hoạt động của phòng kế toán Các nhân viên kế toán đợc phân công công việc khá khoa học, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ Hình thức kế toán nhật ký chứng từ thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp KKTX là phù hợp với tình hình nhập xuất tồn diễn ra thờng xuyên, liên tục ở công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán hàng hoá Hệ thống tài khoản thống nhất giúp kế toán ghi chép, phản ánh đầu t, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Thứ hai: Việc bố trí các cán bộ kế toán và phân định trong bộ máy kế toán của công ty tơng đối phù hợp với khối lợng công việc và đáp ứng đợc nhu cầu đề ra Đội ngũ cán bộ kế toán của công ty tuy tuổi đời còn trẻ song lại rất năng động, nghiệp vụ chuyên môn vững vàng( về công tác hạch toán kế toán hàng hoá nói riêngvà các phần hành kế toán nói chung) Công ty luôn tạo điều kiện cho cán bộ bồi dỡng, nâng cao nghiệp vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác kế của công tác kế toán.
Thứ ba: Trong điều kiện khoa học ngày càng phát triển, công ty đã rất nhanh nhạy trong trong việc áp dụng phần mềm kế toán máy Với chơng trình phần mềm Fast-Accouting công ty đã trang bị hệ thống máy tính từ văn phòng đến cơ sở, hoà mạng Internet để thu thập cũng nh cung cấp thông tin bên ngoài.
Do vậy khối lơng công việc kế toán thủ công đã đợc giảm bớt rất nhiều đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời.
Thứ t: Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh cũng nh yêu cầu quản lý của mình trong việc hạch toan các nghiệp vụ hàng hoá, công ty đã chi tiết tài khoản ra cấp 2, 3 và mở thêm một số tài khoản chi tiết cho các tài khoản chi tiết đó, chính điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép kế toán đợc rõ ràng cũng nh việc kiểm tra đối chiếu giữa các số liệu kế toán.
Thứ năm: Mặc dù khối lợng nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá phát sinh nhiều, số liệu chứng từ lớn, song công tác về nghiệp vụ nhập xuất vẫn đợc tiến hành khá chi tiết và chặt chẽ theo từng lần xuất nhập, nhất là trong lĩnh vực thanh toán hàng nhập khẩu cũng nh các giao dịch với ngân hàng để thực hiện nhiều th- ơng vụ nhập khẩu.
Thứ sáu: Do đặc thù của công ty là kinh doanh trong lĩnh vực gas , khí đốt- là một mặt hàng đòi hỏi các điều kiện kỹ thuật một cách chặt chẽ nên việc mua hang cung nh các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng phải trải qua rất nhiều công đoạn cồng kềnh, phức tạp nhng công ty kiểm soát chặt chẽ việc nhập hàng, tính giá thành mua và thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ Do đó hạn chế tối đa đựoc sự thất thoát hàng hoá và kiểm soát đợc việc chi tiền Ngoài ra công ty còn sử dụng tối đa nguyên tắc phân công trách nhiệm giữa các bộ phận trong việc nhập khẩu hàng và thanh toán tiền hàng Chính điều này góp phần giúp doanh nghiệp có thể xác định chính xác đợc trị giá thực tế của hàng nhập kho.
3.1.2 Những điểm cần hoàn thiện.
Bên cạnh những thành tích đạt đựoc, việc hạch toán kế toán nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá nói riêng cũng nh công tác kế toán nói chung tại công ty vẫn còn một số những hạn chế nhất định sau:
Thứ nhất: Về công tác tổ chức phân cấp hạch toán kế toán đến các đơn vị trực thuộc và các chi nhánh nên độ chính xác, tính hợp lý, hợp lệ của các hoạt động có liên quan đến quá trình nhập khẩu không đựoc đảm bảo Việc cung cấp cho lãnh đạo công ty những thông tin về tình hình thực hiện kế hoạch nhập khẩu nhiều khi bị gián đoạn, làm hạn chế phần nào việc đề ra các biện pháp kịp thời cho quá trình nhập khẩu hang khi có sự cố xảy ra.
Mặc dù với việc phân công rõ ràng trách nhiệm của của tng bộ phận trong quá trinh nhập xuất hàng nhng nhiều khi việc chuyển giao chứng từ từ phòng xuất nhập khẩu đến phòng kế toán còn chậm, gây khó khăn cho việc tập hợp chứng từ từ phòng kế toán Việc vận chuyển gas trên biển nhiều khi không nhập cảng đúng thời hạn do gián đoạn tàu gây lên tình trạng thiếu hàng hoá để bán. Mặt khác lại đồng thời phát sinh thêm nhiều chi phí kiểm định, chi phí bảo quản gây tổn thất về mặt kinh tế đối với công ty.
Thứ hai: Công ty sử dụng giá hạch toán đối với hàng nhập về kho cung nh đơi với hang xuât sau đó mới phân bổ cho trị giá hàng xuất Với việc hạch toán nh trên công ty phải định giá hạch toán thống nhất toàn công ty và phải mở thêm một tài khoản chi tiết đó là 156512( chênh lệch giá hạch toán và giá vốn của gas hoá lỏng), 156522( chênh lệch giá hạch toán và gía vốn của bếp và phụ kiện), do đó việc ghi chép sẽ phức tạp hơn, phải mở thêm sổ để theo dõi các khoản chênh lệch Điều này làm ảnh hởng đến việc tính toán, theo dõi trị giá hàng hoá nhập cũng nh hàng xuất.
Thứ ba: Công ty sử dụng tỷ giá hạch toán để phản các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ.
Theo chuẩn mực số 10-ảnh hởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái- ban hành và công bố theo quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm
2002 của Bộ trởng Bộ Tài Chính thì nguyên tắc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ và đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại ngày lập bảng CĐKT ở thời điểm cuối năm tài chính theo tỷ giá thực tế Nhng công ty Gas- Petrolimex trong quá trình kinh doanh phát sinh rất nhiều nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ, để giảm nhẹ việc ghi chép, kế toán kế toán công ty đã sử dụng tỷ giá hạch toán để phản ánh các khoản nợ phải thu, công nợ phải trả và các khoản tiền Việc sử dung tỷ giá hạch toán nhìn chung có tác dụng rất lớn nhằm giảm tính phức tạp và cồng kềnh trong việc hạch toán kế toán, nhng mặt khác lại trên thực tế tại công ty lại bộc lộ một số khuyết điểm sau:
Do không sử dụng tỷ giá thực tế nên VAT của phí bảo hiểm công ty đã hạch toán theo giá thực tế theo bút toán :
Nợ TK1388( MK:31000022): Phí bảo hiểm* TGHT
Nợ TK133: Phí bảo hiểm* TGHT* Thuế xuất thuế GTGT
Có TK1388( Mk :11038000): Tổng số tiền phải trả cho công ty bảo hiÓm PJICO Điều này sai với chế độ kế toán quy định hiện hành phải sử dụng TGTT để tính các khoản phải nộp NSNN.
Khi trị giá thực tế của lô hàng NK, kế toán chỉ sử dụng một TGTT duy nhất đó TGTT1 ghi trên hoá đơn của ngời bán( Invoive) mặc dù thời điểm nhận đựoc hoá đơn bán hàng, hoá đơn thu phí bảo hiểm, hoá đơn thu phí vận tải là khác nhau( do đó tỷ giá quy đổi là khác nhau) Lấy ví dụ về tính cớc phí vận tải ta thấy:
Phản ánh cớc phí vận tải vào trị giá vốn hàng nhập
Nợ TK 15151: Phí vận tải* TGTT1
Nợ(Có) TK 413: chênh lệch TGHTvà TGTT1
Có TK 331131 (MK: 31000022) Phí vận tải *TGTT
Phản ánh cớc phí vận tải thực trả cho công ty vận chuyển thuỷ 1
Nợ TK 331131( MK:31000022) Phí vận tải * TGHT
Nợ (Có) TK413: chênh lệch TGHT và TGTT2
Có TK 331131( MK: 31000022): Phí vận tải*TGTT2
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và phân tích tình
Trong chuyến viếng thăm Việt Nam ngày 17/11/2000 của tổng thống Hoa
Kỳ W.J.Clinton, tổng bí th Lê Khả Phiêu đã phát biểu: “ Chúng tôi cha đạt đợc tầm phát triển tơng xứng với khả năng đất nớc của chung tôi và chỉ có cách là mở rộng cửa hơn nữa nền kinh tế ” Bằng nhiều cách khác nhau, Việt Nam đang từng bớc hội nhập, hoà vào dòng chảy của thế giới Nhng để thành công nếu chỉ miệt mài cố gắng thôi cha đủ mà quan trọng là phải có những biện pháp và hành đông cụ thể; đặc biệt là trong khâu quản lý tài chính nhà nớc mà tiêu biểu là chế độ kế toán đợc thực hiên luôn đòi hỏi phải có sự đổi mới , hoàn thiện, tránh tụt hậu.
Các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thơng mại nói riêng cần phải có sự đổi mới để phù hợp với điều kiện hiện nay Công ty cổ phần Gas- Petrolimex là một doanh nghiệp thơng mại trực thuộc Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực nhập khẩu Trong những năm gần đây công ty đã có nhiều cố gắng trong việc cải tiến, đổi mới nhng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số khâu cần sửa đổi, hoàn thiện hơn.
Qua nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác kế toán ở công ty, em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiên công tác kế toán hàng hoá ở công ty nh sau:
3.2.1 Hạch toán lại các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ và xử lý CLTG Để khắc phục những hạn chế trong việc sử dụng TGHT nh đã nói ở trên và để phù hợp với chuẩn mực số 10- chênh lệch tỷ giá hối đoái- công ty nên sử dụngTGHT để hạch toán kế toán các khoản phát sinh bằng ngoại tệ
*Nguyên tắc cơ bản trong việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ và đánh giá lại các khoản mục có gốc ngoại tệ tại ngày lập bảng CĐKT ở thời điểm cuối năm tài chính nh sau:
- Đối với bên Có của các tài khoản vốn bằng tiền, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải đựơc ghi sổ kế toán bằng đồng Việt Nam hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán ( tỷ giá bình quân gia quyền, tỷ giá nhập trớc xuất trớc ).
- Đối với bên Có của TK nợ phải trả, hoặc bên nợ của các TK nợ phải thu, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải đợc ghi sổ kế toán bằng đồng Việt Nam hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá giao dịch Cuối năm tài chính các số d Nợ phải trả hoặc d Nợ phải thu có gốc ngoại tệ đợc đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trờng ngoại tệ liên ngân hàng do nhân hàng Nhà Nớc Việt Nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính.
- Đối với bên Nợ của TK nợ phải trả, hoặc bên có của TK nợ phải thu khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải đợc ghi sổ kế toán bằng đồng Việt Nam, hoặc bằng đơn vị chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán
- Cuối năm tài chính doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá bình quân trên thị trờng ngoại tệ liên ngân hàng do nhà nớc công bố tại thời điểm lạpp bảng CĐKT cuối năm tài chính.
-Trơng hợp mua, bán ngoại tệ bằng đồng Việt Nam thì hạch toán theo tỷ giá thực tế mau, bán.
Toàn bôn chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá hối đaói đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ đợc ghi nhận ngay vào chi phí tài chính hoặc doanh thu hoạt động tài chính trên báo cáo kết quả hoạt động của năm tài chính
Vậy cụ thể với nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá tại công ty nên hạch toán nh sau:
TK1121 TK1122 TK331 TK156511 TK632
(1) Nhập mua hàng tại cảng (Bao gồm cả giá trị lô hàng, cớc phí bảo hiểm và cớc phí vận tải (nếu có)
(2) Phản ánh thuế NK(2a), thuế GTGT hàng HK (2b).
(3) Hàng nhập khẩu nhập kho
(3a): Trị giá hạch toán của hàng nhập khẩu nhập kho
(3b): Chênh lệch giá vôn và giá hạch toán của hàng NK nhập kho.
(4) Mua ngoại tệ để thanh toán tiền hàng cho ngời xuất khẩu.
(5) Thanh toán với ngời xuất khẩu
(6).Bù trừ công nợ với các chi nhánh về số tiền HK, thuế GTGT hàng NK. thuế GTGT hàng NK mà các chi nhánh đã chi hộ.
(7) Các chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu hàng hoá.
(7a) Những chi phí do các chi nhánh chi hộ( Lệ phí hải quan, chi phí bốc xếp, lu kho bãi )
(7b) Những chi phí do công ty trực tiếp thanh toán( phí mở L/C chi phí giám định )
(8) Tính giá vốn xuất bán hàng nhập khẩu.
(8a) Kết chuyển giá vốn hàng NK thoe giá hạch toán theo mỗi lần xuất bán. (8b) Cuối kỳ phân bổ chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của số lợng hàng đã xuất bán trong kỳ vào trị giá vốn hàng bán
3.2.2 Bổ sung thêm TK 136 trong việc ghi chép, thanh toán bù trừ
Hiện nay văn phòng công ty chỉ sử dụng một tài khoản 336- Phải trả nội bộ để hạch toán các khoản phải thu, phải trả nội bộ Điều này gây bất cập trong việc thanh toán công nợ và bù trừ các khoản phải thu, phải trả giữa văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc Do đó theo em công ty nên nên sử dụng đồng thời 2 tài khoản 336 và 136 để tiện theo dõi đối chiếu các khoản phải thu, phải trả giữa các đơn vị thoe nội dung thanh toán nội bộ để lập biên bản thanh toán , bù trừ trên các tài khoản phải thu, phải trả Cuối kỳ nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời
Cụ thể việc hạch toán vào tài khoản 336 và 136 tại văn phòng công ty nên thực hiện nh sau: a.Kế toán các khoản phải thu nội bộ.
* Nội dung các khoản phải thu nội bộ phản ánh vào TK 136 bao gồm: + Vốn, quỹ đã cấp cha thu hồi hoặc cha quyết toán.
+ Các khoản cấp dới phải nộp theo quy định.
+ Các khoản nhờ cấp dới thu hộ.
+ Các khoản đã chi trả hộ cấp dới.
* Kế toán các khoản phải thu nội bộ cần phải mở sổ theo dõi chi tiết theo từng đơn vị có quan hệ kinh tế, theo từng khoản phải thu và có những biện pháp thu hồi giải quyết dứt điểm trong từng niên độ kế toán
* TK136 có hai tài khoản cấp 2
- TK1361- Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc Tài khoản này chỉ mở ở đơn vị cấp trên để phản ánh số kinh doanh hiện có ở các đơn vị trực thuộc Đối với công ty tài khoản này cần phải mở chi tiết cho từng chi nhánh và đơn vị trực thuộc.
- TK 1368- Phải th khác Tài khoản này phản ánh tất cả các khoản phải thu giữa các đơn vị nội bộ trong doanh nghiệp
* Trình tự hạch toán các khoản phải thu nội bộ ở các đơn vị cấp trên
- Khi cấp vốn kinh doanh cho các đơn vị cấp dới kế toán ghi:
Nợ TK 136(1361): phải thu nội bộ
Có TK111 112 :Tiền mặt TGNH
- Trờng hợp cấp vốn bằng TSCĐ đã sử dụng ghi:
Nợ TK 136- Phải thu nội bộ(1361)
Có TK 451- Quỹ quản lý của cấp trên
Có TK421- Lãi cha phân phối
Có TK414- Quỹ phát triển doanh nghiệp
Cã TK415- Quü dù tr÷
Có TK431- Quỹ khen thởng phúc lợi
- Phải thu cấp dới về bán tiền hàng
Nợ TK136(1368- chi tiết đơn vị): Tổng giá thanh toán
Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ
Có TK3331(33311): Thuế GTGT phải nộp
- Nhận đợc tiền của đơn vị cấp dới chuyển trả hoặc thanh toán bù trừ các khoản phải trả ghi:
Cã TK 136(1368) b) Kế toán các khoản phải trả nội bộ
* Nội dung các khoản phải trả bao gồm:
- Các khoản cấp dới phải nộp lên cấp trên, các khoản cấp trên phải nộp cho cÊp cho cÊp díi.
- Các khoản mà các đơn vị trong doanh nghiệp đã thu hộ cấp trên, cấp dới hoặc các đơn vị thành viên khác và các khoản thanh toán vãng lai khác
