Biểu 04: Trích tên một số mặt hàng sơn, dung môi Inter
5. Phương thức thanh toán
5.2. Thời gian thanh toán
2.3.3.3. Thủ tục xuất kho hàng hóa
Thực tế, công tác quản lý hàng hóa của Công ty rất được coi trọng từ khâu nhập mua đến khâu xuất bán. Cũng như khi nhập hàng thì khi xuất kho giao hàng cho khách hàng, kế toán mua và bán hàng luôn kiểm tra kỹ lưỡng giữa số lượng, quy cách phẩm chất hàng xuất bán cho khách hàng với số lượng, quy cách theo đúng công văn mua hàng đã ký kết để tránh rủi ro trong kinh doanh và nâng cao chữ tín với khách hàng. Có thể tóm tắt toàn bộ quá trình xuất hàng hóa của Công ty bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ11: Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán xuất hàng hóa:
Chuyên Đề Tốt Nghiệp
Khách hàng có nhu cầu lấy hàng
Phòng kinh doanh
Ghi chú:
Kiểm tra, xác nhận, vào sổ:
Tại phòng kế toán, khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, kế toán mua và bán hàng lập phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT (3 liên) gửi lên thủ trưởng duyệt ký và đi lấy hàng hóa giao cho khách hàng.
Biểu số 09: Trích Phiếu Xuất Kho
Chuyên Đề Tốt Nghiệp Chuyên Đề Tốt Nghiệp
Phòng kế toán
Giám đốc Thủ Kho
Sổ Nhật Ký Chung,
Sổ Chi Tiết, Sổ Cái 156, 632, 131,111,112, Phiếu XK,
HĐ GTGT
Đơn vị: Cty Nguyên Hạnh Địa chỉ: tầng 7, toà nhà22
Lý Trọng, HP Phiếu Xuất Kho
Ngày 29 tháng 8 năm 2008
Nợ: 632 Số: 1002 Có: 156
Họ tên người nhận hàng: Nhà máy đóng tàu Sông Hồng. Địa chỉ (bộ phận) Lý do xuất kho: xuất bán thương (có chuyển hàng)
Xuất tại kho (ngăn lô):Cty Hạnh Nguyên. Địa điểm: tầng 7 tòa nhà 22 Lý Tự Trọng, HP
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Bốn mươi triệu không trăm bốn mươi ban nghìn tám trăm bốn mươi đồng.
Số chứng từ theo:……….
Nhập, ngày 29 tháng 8 năm 2008
Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký)
Chuyên Đề Tốt Nghiệp Số
TT
Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng
hóa)
Mã số
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn
giá Thành tiền Theo
chứng từ
Thực nhập
1 Intergard 269, đỏ lít 500 500 74.722 37.361.000
2 GTA220- Inter lít 30 30 44.714 2.682.840
Cộng: 530 530 40.043.840
4 0
2.3.4. Kế toán chi tiết hàng hóa ở Công ty.
Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý nên Công ty đã sử dụng phương pháp Ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng hóa. Nội dung của phương pháp này như sau:
* Tại kho:
Thủ kho dùng Thẻ kho để theo dõi tình hình biến động của từng hàng hóa về mặt hiện vật.
Mỗi thẻ kho dùng để ghi chép cho một thứ hàng hóa. Thẻ kho do phòng kế toán lập ra (mẫu) và sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày.
Hiện nay, tại kho thủ kho dùng 4 thẻ kho để ghi chép hai loại sơn và hai loại dung môi của hai nhà cung cấp.
Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập (xuất) hàng hóa, căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho (liên 3) thủ kho ghi số lượng thực nhập (thực xuất) vào thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra số lượng tồn kho hàng hóa để ghi chép vào cột “Tồn” của Thẻ kho. Các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho (liên 3) sau khi được sử dụng để ghi vào thẻ kho sẽ được thủ kho bảo quản làm căn cứ đối chiếu với kế toán.
Biểu số10: Trích Thẻ kho
Chuyên Đề Tốt Nghiệp
Chuyên Đề Tốt Nghiệp Mai Thị Thùy Mai Thị Thùy AnhAnh
4 1
Đơn vị: CT CPTM & CN Nguyên Hanh Địa chỉ: Lý Tự Trọng, HP
Thẻ Kho
Từ ngày 01/ 08 đến ngày 31/ 08/ 2008 Tớ số: 01
Tên hàng: Sơn Inter
Đơn vị tính: lít Chứng từ
Diễn giải
Ngà y X- N
Số lượng Chữ ký
của kế toán
Số Ngà
y
Nhập Xuất Tồn
Tồn 01/ 08 80
….
PN 914
29/8 Nhập Intergard 269, đỏ 29/9 500
PX 1002
Xuất Intergard 269, đỏ 29/9 500
Cộng sổ phát sinh 800 880
Tồn cuối tháng 8 0 Đã ký
Thủ kho Kế toán theo dõi
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (đã ký) (đã ký)
* Tại phòng kế toán:
Chuyên Đề Tốt Nghiệp
Chuyên Đề Tốt Nghiệp Mai Thị Thùy Mai Thị Thùy Anh
4 2
Đáp ứng yêu cầu quản lý chi tiết hàng hóa, kế toán chi tiết hàng hóa ở Công ty có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh, cung cấp thông tin về tình hình tăng, giảm, tồn kho của hàng hóa một cách chi tiết tới từng loại sơn còn dung môi được chi tiết cho theo từng nguồn nhập trên cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập (xuất) hàng hóa, nhân viên kế toán mua và bán hàng sẽ trực tiếp lập phiếu nhập (xuất) kho. Đối với phiếu nhập kho, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT (của người bán), để lập các chỉ tiêu trên phiếu nhập: số lượng, đơn giá, thành tiền. Còn đối với phiếu xuất kho, căn cứ vào Sổ chi tiết hàng hóa khi xuất lô hàng nào kế toán lấy chính đơn giá thực tế của lô hàng đó ghi các thông số trên phiếu nhập kho về: số lượng, đơn giá, thánh tiền. Để có thể quản lý chi tiết hàng hóa cả về hiện vật và giá trị, phòng kế toán của Công ty đã sử dụng Sổ chi tiết tài khoản 156- Hàng hóa.
Sổ Chi Tiết Tài Khoản 156 được mở để phản ánh mọi nghiệp vụ nhập hàng hóa phát sinh trong một tháng. Sổ này được mở trên 4 sheet của excel để theo dõi chi tiết cho từng loại sơn và dung môi của hai nhà cung cấp
Cơ sở để ghi sổ là các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và Sổ chi tiết tài khoản 156 của kỳ trước.
Kế toán mua và bán hàng sử dụng Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho liên 2 ghi Sổ Chi Tiết Tài Khoản 156
Chuyên Đề Tốt Nghiệp
Chuyên Đề Tốt Nghiệp Mai Thị Thùy Mai Thị Thùy AnhAnh
Biểu số 11: Trích Sổ Chi Tiết Tài khoản 156
Sổ Chi Tiết Tài Khoản 156 Tên hàng hóa: Inter Từ ngày 01/8 đến ngày 31/8 Chứng từ
Diễn giải
TK đối ứng
Đơn giá
Nhập Xuất Tồn
Ghi
Số Ngày Số chú
lượng Thành tiền Số
lượng Thành tiền Số
lượng Thành tiền
1/8 Intergard 403, xám 85.493 80 6.839.440
….
PN 914 29/9 Intergard 269, đỏ 331 74.722 500 37.361.000 500 37.361.000
PX 1002 29/9 Intergard 269, đỏ 632 74.722 500 37.361.000 0 0
Cộng phát sinh 800 63.758.020 880 70.597.460
Tồn kho 31/ 08 0 0
Đơn vị tính: lít
Kế toán hàng hóa Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu) Biểu số 12: Trích mẫu sổ: Sổ Chi Tiết Tài khoản 156
Chuyên Đề Tốt Nghiệp Mai Thị Thùy Anh
Sổ Chi Tiết Tài Khoản 156 Tên hàng hóa: Dung môi Inter
Từ ngày 01/8 đến ngày 31/8 Chứng từ
Diễn giải
TK đối ứng
Đơn giá
Nhập Xuất Tồn Ghi
chú
Số Ngày Số
lượng Thành tiền Số
lượng Thành tiền Số lượng
Thành tiền
1/08 GTA 415 40.099 20 801.980
….
PN 914 29/8 GTA 220 331 44.714 60 2.682.840 60 2.682.840
PX 1002 29/8 GTA 220 632 44.714 60 2.682.840 0 0
Cộng phát sinh 120 5.489.770 140 6.291.750
Tổng cộng 0 0
Đơn vị tính: lít
Kế toán hàng hóa Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu)
Chuyên Đề Tốt Nghiệp
Chuyên Đề Tốt Nghiệp Mai Thị Thùy AnhMai Thị Thùy Anh
Cuối tháng, từ Sổ Chi Tiết Tài Khoản 156 kế toán lấy số liệu để ghi vào
“Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa”
Bảng tổng hợp chi tiết được mở theo tháng để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại sơn và dung môi, mỗi loại sơn và dung môi được ghi một dòng.
Biểu số 13: Trích Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa.
Chuyên Đề Tốt Nghiệp
Chuyên Đề Tốt Nghiệp Mai Thị Thùy Mai Thị Thùy Anh
4 6
Bảng Tổng Hợp Chi Tiết Hàng Hóa Tháng 8 năm 2008
Tên hàng hóa Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền
Sơn Intergard 80 6.839.440 800 63.758.020 880 70.597.460 0 0
GTA 20 801.980 120 5.489.770 140 6291.750 0 0
…. … …. … … … …
Cộng 7.641.420 125.257.165 132.898.585 0
Kế toán hàng hóa
(ký, ghi rõ họ tên)
(đã ký)
Chuyên Đề Tốt Nghiệp Mai Thị Thùy Anh Chuyên Đề Tốt Nghiệp Mai Thị Thùy Anh