Biểu 04: Trích tên một số mặt hàng sơn, dung môi Inter
2.3. Thực trạng tổ chức công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Cổ Phần Thương Mại và Công Nghiệp Nguyên Hanh
2.3.1. Một số đặc điểm chi phối tới công tác tổ chức kế toán hàng hóa ở Công ty
Phần lớn hoạt động kinh doanh của Công ty là xuất phát từ các đơn đặt hàng của khách hàng với các yêu cầu về mẫu mã, số lượng do phía khách hàng đưa ra. Trong một kỳ cụ thể Công ty phải thực hiện nhiều đơn đặt hàng, mà mỗi đơn đặt hàng lại có những thông số khác nhau về màu sắc, số lượng, thời hạn giao hàng… chính vì vậy đòi hỏi kế toán hàng hóa phải theo dõi chi tiết tới từng loại cụ thể.
2..3.2. Phân loại và đánh giá hàng hóa ở Công ty 2.3.2.1. Phân loại
Căn cứ vào nguồn gốc mua của hàng hóa thì mặt hàng sơn chống ăn mòn và dung môi được chia thành:
- Sơn và dung môi Inter - Sơn và dung môi Hempel 2.3.2.2. Đánh giá
Để đánh giá trị giá hàng hóa, kế toán sử dụng giá vốn thực tế để đánh giá.
* Giá vốn thực tế của hàng hóa nhập kho:
Chuyên Đề Tốt Nghiệp Chuyên Đề Tốt Nghiệp
- Trị giá vốn thực tế của hàng hóa nhập kho từ mua ngoài là giá mua ghi trên hóa đơn còn các chi phí vận chuyển, bốc dỡ do bên bán chịu.
Ví dụ: Ngày 29/08/2008, Công ty nhập kho mua sơn và dung môi của Intrer Paint theo hóa đơn GTGT số 0002424 ngày 29/08/2008 với số tiền như sau:
Giá bán chưa có thuế: 40.043.840 đ
Thuế GTGT: 4.004.384 đ
Tổng giá thanh toán: 44.048.224 đ
Với tài liệu trên, Công ty tính trị giá vốn thực tế nhập kho của sơn và dung môi Inter như sau:
Trị giá vốn thực tế nhập kho bằng (=): 40.043.840 đ, tức bằng giá mua chưa có thuế GTGT.
Trong trường hợp đặc biệt, phải nhập lại hàng hóa trước đó (có thể do thay đổi đơn đặt hàng, hoặc do thừa) thì trị giá vốn của hàng hóa nhập lại kho sẽ bằng trị giá vốn xuất kho trước đó.
* Giá vốn thực tế hàng hóa xuất kho:
Để xác định trị giá vốn xuất kho của nguyên vật liệu, Công ty áp dụng
“phương pháp tính theo giá đích danh”. Theo phương pháp này khi xuất lô hàng nào thì sẽ lấy giá thực tế của lô hàng đó.
Ví dụ: Trong tháng 8/2008, Công ty có bán sơn và dung môi Inter cho Chi nhánh công ty TNHH 1 thành viên CNTT và XD Sông Hồng theo phiếu xuất kho số 1002 ngày 29 tháng 8 năm 2008 như sau:
- EGA 088 SL: 500 lít ĐG: 74.722 ST: 37.361.000 đ - GTA 220 SL: 60 lít ĐG: 44.714 ST: 2.628.840 đ
Với tài liệu trên, Công ty tính trị vốn thực tế của hàng xuất kho để bán như sau:
Phiếu xuất kho số 1002, ngày 29/ 8/ 2008: 500x 74.722= 37.361.000 đ Chuyên Đề Tốt Nghiệp
60x 44.714= 2.682.840 đ 2.3.3. Thủ tục nhập- xuất kho hàng hóa và chứng từ kế toán sử dụng.
2.3.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng - Hợp đồng mua bán hàng hóa - Phiếu nhập kho- Mẫu 01- VT - Phiếu xuất kho- Mẫu 02- VT - Hóa đơn GTGT
- Các chứng từ khác có liên quan 2.3.3.2. Thủ tục nhập kho hàng hóa.
Hiện nay, Công ty mới chỉ cung cấp mặt hàng sơn và dung môi của hai nhà cung cấp do đó công việc kế toán hàng hóa ở Công ty cũng không quá phức tạp. Tuy nhiên quá trình nhập và kiểm tra hàng hóa khá chặt chẽ: từ nhu cầu của khách hàng đến thông tin trên đơn đặt và quá trình giao nhận, lập và xử lý chứng từ giữa phòng kế toán và phòng kinh doanh.
Có thể tóm tắt toàn bộ quy trình mua hàng hóa tại Công ty bằng sơ đồ sau đây:
Sơ đồ 10: Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán nhập hàng hóa tại Công ty
Chuyên Đề Tốt Nghiệp Chuyên Đề Tốt Nghiệp
Hợp đồng thương mại
Phòng kinh doanh
Nhà cung cấp Lên đơn hàng
Người giao hàng Phiếu NK, HĐ GTGT Phòng kế
toán
Giám đốc
Ghi chú:
Kiểm tra và ký xác nhận:
Toàn bộ hàng hóa của Công ty là mua ngoài. Khi có thông tin mua hàng của khách hàng, phòng kinh doanh tiến hành soạn thảo Hợp dồng với khách hàng (biểu số 06 ). Sau khi hợp đồng chính thức có hiệu lực, phòng kinh doanh lên đơn đặt hàng (3 liên) kèm Hợp đồng chuyển cho kế toán mua và bán hàng kiểm tra và ký xác nhận đơn hàng. Sau đó, phòng kinh doanh chuyển đơn hàng cho Giám đốc kiểm tra và ký xác nhận và fax, thông báo bằng điện thoại hoặc email cho nhà cung cấp để mua hàng và chuyển lại đơn đặt hàng cho kế toán theo dõi
Biểu số 06: Trích Hợp Đồng Mua Bán Hàng Hóa Công Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc ----o0o---
Hợp Đồng Thương Mại Số: 078
Ngày : 18/ 08/ 2008
Bên mua : Nhà máy đóng tàu Sông Hồng- CNCT TNHH 1TV TT và XD Sông Hồng
Chuyên Đề Tốt Nghiệp
Sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cái và Sổ chi tiết liên quan
Thủ kho Hàng, hoá
đơn về
Địa chỉ: Tổ 21, P, Trần Phú, Q. Hoàng Mai, Hà Nội Điện thoại: + 84-4-2118564
Fax: + 84-4-6443880 MST : 0102024955-003
Đại diện bởi : Ông Ngô Đức Dương – Giám đốc chi nhánh Bên bán : Công ty CPTM và Công Nghiệp Nguyên Hanh
Địa chỉ : Tầng 7 tòa nhà số 22 Lý Tự Trọng, Hồng Bàng, Hải phòng Điện thoại : 031.3569147
Fax : 031.569106 MST : 0200680384
Đại diện bởi: Ông Phan Viết Phong – Phó Giám Đốc
Xét thấy bên mua có nhu cầu mua hàng hóa của bên bán, được đề cập trong mục 1 và bên bán sẵn sàng cung cấp cho bên mua trên cơ sở những thỏa thuận và cam kết sau:
1. Hàng hóa: