Tổng quan về Công ty cổ phần Thương mại xi măng
Tổng quan chung về Công ty cổ phần Thương mại xi măng
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Thương mại xi măng
Công ty cổ phần Thương mại xi măng là doanh nghiệp Nhà nước có tư cách pháp nhân đầy đủ, hoạt động kinh doanh độc lập và sử dụng con dấu riêng theo quy định của Nhà nước Công ty cũng có tài khoản tại Ngân hàng, đảm bảo tính minh bạch và an toàn trong các hoạt động tài chính Với trụ sở chính đặt tại 348 đường Giải phóng, phường Phương Liệt, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội, công ty luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng và đối tác.
Công ty cổ phần Thương mại xi măng có tiền thân là Công ty Vật tư kỹ thuật Xi măng, được thành lập theo quyết định số 445/BXD-TCLĐ ngày 31/09/1993 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng và quyết định số 833 TCT-HĐQT ngày 23/05/1998 của Hội đồng quản trị Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam, là một doanh nghiệp nhà nước có lịch sử hình thành lâu đời.
Ngày 12/02/1993, Bộ Xây dựng đã ban hành quyết định số 023/BXD-TCLĐ thành lập Xí nghiệp Vật tư Kỹ thuật Xi măng trực thuộc Liên hiệp các Xí nghiệp Xi măng Việt Nam, tiền thân của Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam ngày nay Khi mới thành lập, Xí nghiệp Vật tư Kỹ thuật Xi măng có chức năng kinh doanh các mặt hàng xi măng, vật tư kỹ thuật xi măng và tổ chức lực lượng bán lẻ mặt hàng xi măng trên địa bàn Hà Nội.
Theo Quyết định số 445/BXD - TCLĐ ngày 30/09/1993 của Bộ xây dựng, Xí nghiệp vật tư kỹ thuật xi măng được đổi tên thành Công ty vật tư kỹ thuật xi măng, với nhiệm vụ chính là kinh doanh các loại vật tư kỹ thuật phục vụ sản xuất xi măng và tổ chức bán lẻ xi măng, đồng thời dự trữ xi măng để bình ổn thị trường tiêu thụ trên địa bàn thành phố.
Công ty vật tư kỹ thuật xi măng chính thức được giao nhiệm vụ tổ chức kinh doanh, lưu thông hàng hoá xi măng và tiêu thụ xi măng trên địa bàn thành phố Hà Nội theo phương thức làm tổng đại lý tiêu thụ xi măng cho các công ty sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Xi măng Việt Nam Điều này được thực hiện thông qua quyết định số 833/TCT - HĐQT của Chủ tịch hội đồng quản trị Công ty Xi măng Việt Nam vào ngày 10/07/1995 Công ty bắt đầu hoạt động theo nhiệm vụ mới kể từ ngày 01/08/1995, sau khi tiếp nhận tổ chức, nhiệm vụ, tài sản và lực lượng cán bộ công nhân viên của chi nhánh Công ty xi măng Bỉm Sơn và Công ty xi măng Hoàng Thạch tại Hà Nội.
Công ty vật tư kỹ thuật Xi măng Việt Nam, thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam, đã chính thức chuyển đổi thành Công ty cổ phần Thương mại xi măng theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103018236, được cấp bởi Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội vào ngày 02 tháng 07 năm 2007 Công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại xi măng.
- Kinh doanh các loại xi măng, sản xuất và kinh doanh các vật liệu xây dựng, phụ gia và vật tư phục vụ cho việc sản xuất xi măng.
- Công ty sản xuất kinh doanh bao bì (phục vụ sản xuất xi măng, dân dụng và công nghiệp).
- Sửa chữa xe máy, ôtô và gia công cơ khí.
- Kinh doanh vận tải và dịch vụ vận tải đường sông, đường biển, sắt và đường bộ.
- Kinh doanh các loại dịch vụ thể thao, vui chơi giải trí.
- Công ty xây dựng dân dụng, kinh doanh phát triển nhà và cho thuê bất động sản.
Công ty cổ phần Thương mại xi măng hiện đang hoạt động kinh doanh theo phương thức mua đứt bán đoạn, tập trung vào việc cung cấp sản phẩm xi măng chất lượng cao cho thị trường miền Bắc Phạm vi hoạt động của công ty bao gồm 15 tỉnh thành phía Bắc, bao gồm Hà Nội, Lào Cai, Lai Châu, Bắc Kạn, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Tuyên Quang, Hà Giang, Sơn La, Cao Bằng, Yên Bái, Thái Nguyên, Bắc Ninh, Bắc Giang và Lạng Sơn.
Công ty cổ phần Thương mại xi măng hiện đang kinh doanh và phân phối xi măng của 6 công ty sản xuất xi măng trực thuộc Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam, đáp ứng nhu cầu xây dựng và phát triển cơ sở hạ tầng của thị trường.
1.2 Các chức năng và nhiệm vụ của Công ty
Công ty cổ phần Thương mại xi măng có nhiệm vụ cung cấp xi măng cho 15 tỉnh thành phía Bắc, thông qua việc mua sản phẩm từ các công ty sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam, bao gồm Công ty xi măng Hoàng Thạch, Công ty xi măng Bỉm Sơn, Công ty xi măng Hoàng Mai, Công ty xi măng Hải Phòng, Công ty xi măng Bút Sơn và Công ty xi măng Tam Điệp.
Công ty chúng tôi hoạt động trong lĩnh vực tổ chức, lưu thông và kinh doanh hàng hoá, bao gồm xi măng, vật liệu xây dựng, vật liệu kỹ thuật, đồng thời cung cấp các dịch vụ liên quan nhằm tối ưu hoá lợi nhuận trên thị trường Thông qua việc ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế với đối tác, chúng tôi cam kết đảm bảo quá trình mua bán hàng hoá được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Quản lý các hoạt động đổi mới và hiện đại hóa máy móc, trang thiết bị, cùng với phương thức quản lý, nhằm mở rộng sản xuất phù hợp với tình hình kinh doanh của Công ty.
Để đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả, cần tổ chức tốt công tác quảng cáo, tiếp thị sản phẩm và lập kế hoạch cấp xi măng sát với nhu cầu thực tế Việc ký kết hợp đồng với các công ty cũng là bước quan trọng để thực hiện mục tiêu kinh doanh và tránh những biến động bất ngờ về nhu cầu và giá cả xi măng Đồng thời, việc tổ chức hệ thống kho hàng và quản lý lực lượng phương tiện vận tải, bốc xếp cũng cần được thực hiện một cách khoa học và hiệu quả để đảm bảo mọi kế hoạch giao hàng được thực hiện đúng tiến độ.
Công ty chúng tôi luôn nỗ lực phục vụ và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất, cung cấp dịch vụ chất lượng trước, trong và sau khi bán hàng Chúng tôi cam kết cung cấp thông tin sản phẩm chính xác và trung thực, đồng thời tổ chức mạng lưới cửa hàng và trung tâm để đảm bảo lưu thông hàng hóa và tiêu thụ xi măng theo kế hoạch và hợp đồng kinh tế Bên cạnh đó, chúng tôi cũng xây dựng hệ thống đại lý bán lẻ xi măng uy tín, lựa chọn các chủ hộ và cá nhân có đủ năng lực và điều kiện kinh doanh, đồng thời áp dụng quy chế đại lý chặt chẽ để đảm bảo chất lượng dịch vụ.
1.3 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty cổ phần Thương mại xi măng
Bảng cân đối kế toán năm 2005, 2006, 2007 của Công ty: Đơn vị tính: VNĐ
Tài sản Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
I Tiền và khoản TĐ tiền 72.252.647.508 66.468.718.754 93.818.152.022
II Các khoản phải thu 67.958.356.366 43.481.993.831 66.324.794.313 III Hàng tồn kho 32.113.741.050 22.031.953.447 6.329.626.340
IV Tài sản ngắn hạn khác 17.700.000 56.251.242
I Các khoản phải thu dài hạn 76.168.908 76.168.908
II Tài sản cố định 25.151.928.441 11.420.012.945 9.946.624.899
II Bất động sản đầu tư
III Các khoản ĐTTC dài hạn
IV Tài sản dài hạn khác 4.104.877.018 3.118.495.964
Nguồn vốn Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
II Nguồn KP và Quỹ khác 752.474.177 3.564.041.440 1.455.095.440
Nguồn: Bảng cân đối kế toán của Công ty năm 2005, 2006, 2007.
Tổ chức công tác hạch toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng
Tổ chức bộ máy kế toán một cách khoa học và hợp lý là yêu cầu quan trọng đối với Giám đốc và Kế toán trưởng, nhằm phát huy vai trò của kế toán trong doanh nghiệp Công ty cổ phần Thương mại xi măng, với các chi nhánh phân bố rộng rãi, đã áp dụng mô hình kế toán kết hợp giữa phân tán và tập trung, phù hợp với điều kiện kinh doanh hiện tại.
Các chi nhánh ở xa của Công ty có trách nhiệm tự tổ chức và quản lý hoạt động kinh doanh tại đơn vị mình Đồng thời, công việc kế toán tại các chi nhánh này sẽ do nhân viên kế toán của chính chi nhánh đó thực hiện Cuối tháng, tất cả số liệu sẽ được tổng hợp và gửi về phòng kế toán tài chính của Công ty để thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh.
KT Chi nhánh Trung tâm kinh doanh của Công ty Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu chung cho toàn Công ty và lập báo cáo kế toán.
Phòng tài chính kế toán của Công ty hoạt động hiệu quả với 12 thành viên, do kế toán trưởng kiêm trưởng phòng đứng đầu, cùng với phó phòng và các thành viên khác bao gồm 2 kế toán tổng hợp, kế toán Đầu tư XDCB-SCL, TSCĐ, CCDC và kế toán thuế, cũng như kế toán ngân hàng, nhằm đảm bảo công tác tài chính kế toán được thực hiện một cách chuyên nghiệp và chính xác.
3 kế toán hàng hóa; 1 kế toán Thanh toán vận tải, bốc xếp; 1 thủ quỹ.
Công ty có 6 phần hành kế toán và một bộ phận quỹ, gồm:
- Kế toán ĐT-SCL TSCĐ, báo cáo thuế.
- Kế toán vận chuyển bốc xếp.
SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY
Chức năng và nhiệm vụ của từng người :
Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ phận kế toán, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và ban Giám đốc Công ty về việc tổ chức, sắp xếp và điều hành bộ máy kế toán thống kê Họ phải đảm bảo rằng bộ máy kế toán đáp ứng được yêu cầu của nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty Với vai trò chỉ đạo và điều hành, kế toán trưởng trực tiếp quản lý mọi hoạt động tại phòng kế toán, từ đó đưa ra quyết định và giải pháp để tối ưu hóa hoạt động kế toán của doanh nghiệp.
Kế toán trưởng phải xây dựng kế hoạch ngân sách, kế hoạch tài chính trong năm tài chính cho Công ty.
Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo hạch toán kế toán, phân tích kinh tế, đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn và phát triển vốn
Kế toán phó là vị trí quan trọng trong bộ máy kế toán của công ty, chịu trách nhiệm phụ trách và chỉ đạo bộ phận kế toán tổng hợp Vị trí này đảm nhận vai trò thực hiện công tác báo cáo quyết toán tài chính định kỳ và báo cáo quản trị của công ty Ngoài ra, kế toán phó còn trực tiếp phụ trách và điều hành các lĩnh vực liên quan đến kế toán trên toàn bộ địa bàn công ty.
"Quản lý hiệu quả các hợp đồng kinh tế liên quan đến tiêu thụ xi măng, đại lý, thuê cửa hàng và thuê kho là nhiệm vụ quan trọng Đồng thời, phụ trách công việc quản lý và thu hồi công nợ, chi phí bán hàng một cách chặt chẽ và khoa học, đảm bảo tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh và giảm thiểu rủi ro tài chính."
Bộ phận kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra và kiểm soát các số liệu kế toán của Công ty, chịu trách nhiệm trực tiếp trước trưởng phòng Bộ phận này thực hiện quyết toán hàng tháng với các Chi nhánh dựa trên định mức chi tiêu đã được quy định, đồng thời lập các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị đúng thời hạn theo quy định của Công ty.
Kế toán Đầu tư – Sửa chữa lớn đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và hạch toán quản lý tài sản cố định (TSCĐ) và công cụ dụng cụ (CCDC) Thông qua việc trích khấu hao và phân bổ khấu hao, kế toán có thể đánh giá lại giá trị của TSCĐ một cách chính xác, giúp doanh nghiệp quản lý tài sản hiệu quả và đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế.
Theo dõi tình hình thanh toán thuế và các nghĩa vụ tài chính khác của Công ty Cổ phần Thương mại Xi măng đối với Nhà nước là rất quan trọng để đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và minh bạch trong hoạt động kinh doanh Việc này không chỉ giúp công ty duy trì uy tín mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của ngành công nghiệp xi măng.
Kế toán vận chuyển và bốc xếp đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi hợp đồng vận chuyển theo từng phương thức và loại hình vận chuyển, cũng như các loại xi măng đến các địa bàn của Công ty Các hình thức vận chuyển này bao gồm nhiều phương thức khác nhau, đảm bảo sự linh hoạt và hiệu quả trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
+ Vận chuyển hàng từ nhà máy.
+ Vận chuyển hàng từ kho, cảng.
+ Vận chuyển hàng từ đầu mối giao nhận.
Các phương tiện vận tải bao gồm: đường sắt, đường thuỷ, đường bộ.
Kế toán viên ở bộ phận này còn có nhiệm vụ theo dõi giá cước vận chuyển và tình hình biến động về giá cả của cước vận chuyển.
Kế toán hàng bán đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi quá trình bán hàng tại các chi nhánh và cửa hàng Các trưởng ban kế toán sẽ gửi chứng từ gốc lên Công ty để kế toán hạch toán chi tiết doanh thu, các khoản phải thu khách hàng và kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, chính xác của các chứng từ mua hàng hoá Bên cạnh đó, kế toán cũng lưu trữ toàn bộ hợp đồng, hoá đơn chứng từ liên quan của từng khách hàng và thực hiện thu hồi công nợ nhanh chóng để đảm bảo vốn kinh doanh cho Công ty.
Kế toán hàng mua đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và quản lý quá trình mua hàng của doanh nghiệp Quá trình này bao gồm việc hạch toán chi tiết các khoản phải trả cho nhà cung cấp, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp và chính xác của chứng từ mua hàng hoá trước khi ghi chép sổ sách và thực hiện thủ tục thanh toán Bên cạnh đó, kế toán hàng mua cũng chịu trách nhiệm lập báo cáo tình hình xuất nhập tồn các mặt hàng xi măng trong từng tháng, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình hàng hóa và đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.
Kế toán tiền mặt đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và quản lý các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt và tiền tạm ứng Ngoài ra, vị trí này còn đảm nhiệm việc viết hóa đơn bán hàng cho các dịch vụ như thuê kho, thuê văn phòng và các dịch vụ thu tiền điện, nước, sinh hoạt, giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong công tác tài chính của công ty.
2 tiền mặt cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt vào ngày cuối cùng của tháng theo đúng quy định.
- Kế toán ngân hàng: Chịu trách nhiệm theo dõi giao dịch thanh toán của Công ty với các khách hàng thông qua tài khoản tại Ngân hàng.
2.2 Tổ chức công tác hạch toán kế toán
2.2.1 Các chính sách kế toán chung áp dụng tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng
Công ty cổ phần Thương mại xi măng áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của
Bộ Tài chính và các quy định của Tổng Công ty Cụ thể:
- Về niên độ kế toán: Công ty áp dụng niên độ kế toán theo năm dương lịch.
- Phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng: theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên
Thực trạng kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Cổ phần thương mại xi măng
Kế toán thanh toán với người bán tại Công ty cổ phần Thương mại
2.1.1 Đặc điểm tình hình thanh toán với người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng
Các trường hợp phát sinh quan hệ thanh toán với người bán tại Công ty:
Giá mua xi măng bao PCB30, xi măng rời PCB30, xi măng bao PCB40 và xi măng rời PCB40 được quy định cụ thể bởi Tổng công ty đối với từng công ty xi măng.
Các chi phí khác phát sinh trong Công ty dẫn đến quan hệ thanh toán với người bán, bao gồm chi phí bốc xếp, vận chuyển xi măng, mua tài sản cố định (TSCĐ), mua công cụ dụng cụ (CCDC) và các dịch vụ mua ngoài như điện, nước, sinh hoạt, văn phòng phẩm Chi phí vận chuyển xi măng chiếm tỷ trọng lớn, khoảng 60% đến 70% tổng chi phí của Công ty, và thường được thuê từ các công ty như Công ty cổ phần vận tải Nam Hải Long, Công ty cổ phần vận tải Sông biển Việt Anh Đối với chi phí mua xăng, Công ty hạch toán trên sổ chi tiết riêng, trong khi các nghiệp vụ thanh toán với người bán cho mua TSCĐ, văn phòng phẩm, điện nước, điện thoại, phí sinh hoạt được hạch toán trên một sổ chi tiết chung theo từng đối tượng cần thanh toán.
Chính sách thanh toán tại Công ty
Công ty thường thực hiện thanh toán cho người bán trên cơ sở hóa đơn và hợp đồng cung cấp hàng hóa bằng cách trả chậm do chi phí mua xăng, chi phí vận chuyển phát sinh thường xuyên và mật độ nghiệp vụ phát sinh nhiều có giá trị thanh toán lớn Chính sách thanh toán phụ thuộc vào mối quan hệ và tùy từng điều kiện mà Công ty có phương án thỏa thuận thanh toán đối với từng đơn vị cung cấp xi măng Cụ thể, thời hạn thanh toán đối với từng công ty sẽ được thỏa thuận thông qua hợp đồng kinh tế giữa các đơn vị trong Tổng Công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam.
- Đối với xi măng Hoàng Thạch: chậm trả 25 ngày.
- Đối với xi măng Tam Điệp: chậm trả 40 ngày.
- Đối với xi măng Bút Sơn: chậm trả 15 ngày.
- Đối với xi măng Hải Phòng: chậm trả 10 ngày.
- Đối với xi măng Hoàng Mai: chậm trả 25 ngày.
- Đối với xi măng Bỉm Sơn: chậm trả 25 ngày.
Tài khoản 331 - "Phải trả người bán" thường có số dư Có, phản ánh số tiền mà công ty còn nợ người bán Dựa trên số dư Có của tài khoản này, kế toán sẽ thực hiện thanh toán tiền hàng với người bán Do giá trị hợp đồng kinh tế thường rất lớn, công ty thường thực hiện thanh toán qua tài khoản tại ngân hàng, hạn chế thanh toán bằng tiền mặt hoặc bù trừ với nhà cung cấp.
Công ty cổ phần Thương mại xi măng hoạt động dưới sự quản lý của Tổng Công ty công nghiệp xi măng, bao gồm cả việc kiểm soát giá cả xi măng và ban hành văn bản chỉ đạo điều hành giá Do đó, Công ty không được hưởng các ưu đãi như chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng mua Đối với các chi phí phát sinh khác như mua sắm tài sản cố định, văn phòng phẩm, điện nước, Công ty thường thanh toán ngay bằng tiền gửi ngân hàng hoặc tiền mặt do giá trị thanh toán không lớn Để đảm bảo công việc hạch toán rõ ràng, các chi phí này được hạch toán vào tài khoản 33113 trước khi chuyển sang tài khoản 111, 112.
Chi phí vận chuyển là một khoản chi phí quan trọng và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của công ty, thường dao động từ 60-70% Đây là khoản chi phí phát sinh thường xuyên, đòi hỏi kế toán thanh toán phải theo dõi và quản lý chi tiết số tiền chi trả cho mỗi nghiệp vụ Để thuận tiện cho việc quản lý, chi phí vận chuyển có thể được tách riêng thành hai khoản chi phí riêng biệt.
Chi phí vận chuyển là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến giá thành xi măng Chi phí này bao gồm các khoản phát sinh liên quan tới việc vận chuyển xi măng từ các nhà máy sản xuất về đến địa bàn tiêu thụ Theo thống kê, chi phí vận chuyển chiếm khoảng 60% tổng chi phí, do đó việc quản lý và tối ưu hóa chi phí vận chuyển là điều cần thiết để giảm giá thành sản phẩm.
Chi phí trung chuyển là khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc vận chuyển xi măng từ kho, ga, cảng về các cửa hàng bán xi măng của Công ty, chiếm khoảng 10% tổng chi phí Chi phí này bao gồm các khoản phí liên quan đến vận chuyển, lưu kho và phân phối xi măng đến các điểm bán hàng Việc quản lý và tối ưu hóa chi phí trung chuyển là rất quan trọng để giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và tăng cường hiệu quả kinh doanh.
Công ty chỉ có phát sinh quan hệ thanh toán với người bán trong nước và không phát sinh quan hệ thanh toán bằng ngoại tệ.
2.1.2 Chứng từ, sổ sách và tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ kế toán thanh toán với người bán
Chứng từ sử dụng trong hạch toán thanh toán với người bán tại Công ty bao gồm:
Chứng từ là những bằng chứng quan trọng chứng minh sự xác thực của các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, đồng thời là cơ sở để ghi nhận vào các sổ sách kế toán liên quan, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Hệ thống chứng từ làm cơ sở cho quá trình hạch toán thanh toán với người bán của Công ty bao gồm các chứng từ sau:
- Các chứng từ mua hàng:
+ Hợp đồng mua hàng, phiếu nhập kho.
+ Phiều xuất kho của người bán.
+ Phiểu kiểm nghiệm chất lượng hàng hóa.
+ Biên bản thanh lý hợp đồng mua hàng…
- Các chứng từ thanh toán công nợ với người bán hàng:
+ Phiếu chi, Uỷ nhiệm chi.
+ Giấy báo Nợ của ngân hàng,….
Sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán bao gồm:
Công ty cổ phần thương mại xi măng áp dụng hình thức Nhật ký chung để ghi sổ, do đó, các sổ sách kế toán phản ánh các nghiệp vụ kế toán thanh toán với người bán tại Công ty bao gồm Nhật ký chung và các tài khoản liên quan.
- Sổ chi tiết tài khoản 331
- Bảng tổng hợp hàng mua.
- Bảng cân đối số phát sinh tài khoản 331.
Tài khoản sử dụng để hạch toán thanh toán với người bán bao gồm:
Tài khoản được kế toán sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán tại Công ty là TK 331 – Phải trả người bán, đây là một tài khoản hỗn hợp.
Kết cấu và nội dung của tài khoản 331 như sau:
+ Số nợ phải trả người bán mà Công ty đã trả.
+ Số tiền Công ty ứng trước cho người bán để mua hàng hóa.
+ Số tiền nợ phải trả cho người bán phát sinh khi mua hàng.
Số dư Có thể hiểu là số tiền còn phải thanh toán cho người bán, trong khi đó, Số dư Nợ thể hiện số tiền mà Công ty đã ứng trước cho người bán nhưng vẫn chưa nhận được hàng vào cuối kỳ.
TK 331 được Công ty mở thêm các TK chi tiết như sau:
- TK 3311: Phải trả ngắn hạn người bán.
TK 33111 là tài khoản dùng để theo dõi các khoản phải trả cho các doanh nghiệp trong nội bộ Tổng Công ty Đối với từng doanh nghiệp, tài khoản này sẽ được theo dõi chi tiết thông qua các mã khách hàng cụ thể, giúp quản lý và theo dõi các khoản phải trả một cách chính xác và hiệu quả.
- Đối với Công ty xi măng Tam Điệp, mã khách là: HNTAD.
- Đối với Công ty xi măng Bút Sơn, mã khách là: HNBUS.
- Đối với Công ty xi măng Bỉm Sơn, mã khách là: HNBIS.
- Đối với Công ty xi măng Hoàng Thạch, mã khách là: HNHOT.
- Đối với Công ty xi măng Hải Phòng, mã khách là: HNHAP.
- Đối với Công ty xi măng Hoàng Mai, mã khách là: HNHOM.
- Đối với tiền phạt do chậm trả các nhà máy, mã khách là: CTXM.
+ TK 33112: Phải trả các khoản vận chuyển.
Công ty cổ phần Thương mại xi măng đã thuê một số công ty vận chuyển hàng hóa chuyên nghiệp để vận chuyển xi măng từ nhà máy về địa bàn và từ kho, ga, cảng tới các cửa hàng của mình Một số đối tác vận chuyển đáng kể của công ty bao gồm Công ty vận tải hàng hóa đường sắt, Công ty vận tải đường sắt Hà Nội và Công ty vận tải Sông Biển Việt Anh.
+ TK 33113: Phải trả các khoản khác.
Các khoản phải trả khác bao gồm: phải trả tiền chi môi giới, tiền vệ sinh, tiền sinh hoạt, …
+ TK 33114: Phải trả tiền mua thép.
Kế toán thanh toán với người mua tại Công ty Cổ phần thương mại xi măng
2.2.1 Đặc điểm về tình hình thanh toán với người mua tại Công ty Cổ phần Thương mại xi măng
Những trường hợp phát sinh quan hệ thanh toán với người mua tại Công ty bao gồm:
Công ty cổ phần Thương mại xi măng chuyên cung cấp xi măng cho nhiều doanh nghiệp xây dựng, bao gồm Công ty Vinaconex, Công ty CP Xây dựng & Phát triển Cơ sở Hạ tầng, cùng với các công ty xây dựng số 3, số 5 và số 10.
… thông qua văn phòng của Công ty, các chi nhánh, trung tâm trực thuộc Công ty.
Công ty không chỉ có khoản phải thu phát sinh từ việc bán xi măng cho các công ty, tổ chức, cá nhân bên ngoài, mà còn có khoản thu từ các doanh nghiệp thuộc nội bộ Tổng công ty, bao gồm cả khoản phải thu do chi cước vận chuyển xi măng tại các địa điểm như Hải Phòng, Hoàng Thạch, cũng như các khoản phải thu tiền điện, điện thoại của các đơn vị thuê kho.
Công ty hiện cung cấp hai hình thức bán hàng xi măng là bán buôn và bán lẻ tại các chi nhánh, trung tâm, cửa hàng và đại lý Đối với bán buôn, có hai phương thức lưu chuyển hàng hóa là bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng Trong trường hợp bán hàng ký gửi qua đại lý, Công ty sẽ tính toán tiền hoa hồng cho người nhận đại lý Thông thường, tài khoản 131 - Phải thu khách hàng có số dư bên Nợ, tuy nhiên cũng có thể phát sinh số dư bên Có khi khách hàng ứng trước tiền hàng Để thuận tiện cho việc hạch toán, tất cả các khoản phải thu của Công ty đều được chuyển sang bên Nợ, bất kể thanh toán ngay hay chậm.
TK 131- Phải thu khách hàng, sau đó sẽ được chuyển từ bên Có tài khoản 131 sang bên Nợ TK 112 hoặc TK 111.
Các chính sách thanh toán của Công ty cổ phần Thương mại xi măng
Công ty áp dụng các phương thức thanh toán linh hoạt với người mua hàng, bao gồm thanh toán bằng tiền mặt đối với đơn hàng nhỏ và chuyển khoản ngân hàng đối với đơn hàng có giá trị lớn, dựa trên hợp đồng cung cấp hàng hóa dịch vụ và chính sách thanh toán riêng cho từng công ty Để đảm bảo quản lý nợ hiệu quả, Tổng công ty đã ban hành các quy định và hướng dẫn cụ thể về thời hạn thanh toán với khách hàng, tránh tình trạng nợ quá hạn dẫn đến nợ khó đòi Thông thường, thời gian thanh toán của khách hàng là 25 ngày kể từ ngày giao hàng, và Công ty không áp dụng chiết khấu thương mại hay chiết khấu thanh toán, cũng như không có trường hợp hàng bán bị trả lại.
Công ty cổ phần Thương mại xi măng chỉ có quan hệ với người mua trong nước và không có quan hệ thanh toán bằng ngoại tệ
2.2.2 Chứng từ, sổ sách và tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ kế toán thanh toán với người mua
Chứng từ sử dụng trong hạch toán thanh toán với người mua tại Công ty bao gồm:
- Tờ trình, Hợp đồng bán hàng.
Công ty chúng tôi thực hiện lập hóa đơn, hợp đồng kinh tế và các chứng từ khác theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính Sau khi các chứng từ này đã được sử dụng làm cơ sở cho quá trình hạch toán chi tiết và tổng hợp, chúng sẽ được lưu trữ và bảo quản một cách cẩn thận và đúng quy định.
- Chứng từ liên quan đến khoản phải thu của khách hàng:
+ Giấy báo có của ngân hàng.
Sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua bao gồm:
Công ty cổ phần thương mại xi măng áp dụng hình thức Nhật ký chung để ghi sổ, giúp ghi chép và quản lý các nghiệp vụ kế toán một cách hiệu quả Các sổ sách kế toán tại công ty bao gồm các thông tin liên quan đến việc thanh toán với người mua, cung cấp một cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 131.
- Bảng cân đối số phát sinh.
Tài khoản sử dụng để hạch toán thanh toán với người mua bao gồm:
Công ty cổ phần Thương mại xi măng sử dụng tài khoản 131 - Phải thu khách hàng để theo dõi tình hình thanh toán với người mua Tài khoản này giúp theo dõi tình hình thanh toán giữa Công ty với khách hàng trong kỳ kế toán, bao gồm các tổ chức và cá nhân là khách hàng của Công ty Với số lượng khách hàng đông đảo tập trung chủ yếu ở các tỉnh miền Bắc nước ta, tài khoản 131 đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và theo dõi các khoản phải thu từ khách hàng.
- Bên Nợ tài khoản phản ánh:
Số tiền phải thu khách hàng của Công ty thường bao gồm hai khoản chính Thứ nhất, đó là số tiền phải thu từ khách hàng do mua chịu hàng hóa, dịch vụ của Công ty Thứ hai, là giá trị hàng hóa chuyển cho khách hàng ứng với số tiền mà Công ty đã nhận ứng trước của khách hàng.
+ Công ty trả lại tiền thừa cho khách hàng.
- Bên Có tài khoản phản ánh:
+ Số nợ phải thu khách hàng mà Công ty đã thu được.
+ Số tiền khách hàng ứng trước cho Công ty để mua hàng hóa, dịch vụ.
Số dư bên Nợ phản ánh số tiền Công ty còn phải thu khách hàng chưa thu
Số dư bên Có phản ánh số tiền Công ty còn nợ khách hàng.
TK 131 được Công ty mở chi tiết theo từng đối tượng khách hàng như sau:
- TK 1311: Phải thu khách hàng tại Hà Nội.
+ TK 13111: Phải thu các doanh nghiệp trong nội bộ Tổng Công ty.
Công ty sử dụng tài khoản 13112 để theo dõi và quản lý tiền bán xi măng của từng cửa hàng, giúp việc thu tiền bán hàng trở nên minh bạch và hiệu quả hơn Thông qua việc sử dụng các mã cửa hàng riêng biệt cho tài khoản này, công ty có thể dễ dàng theo dõi và quản lý tiền thu bán xi măng của từng cửa hàng một cách chính xác và khoa học.
+ TK 13113: Phải thu kinh doanh sắt thép.
TK này phản ánh tiền bán sắt thép mà Công ty bán được và phải thu của khách hàng.
+ TK 13114: Tiền thuê kho phải thu các đơn vị thuê.
Công ty cung cấp dịch vụ cho thuê kho cho một số công ty khác, do đó, tiểu khoản này được sử dụng để phản ánh số tiền thu định kỳ từ việc cho thuê kho Tiểu khoản này thường được kết hợp với tài khoản 13115 - Phải thu các thành phần kinh tế khác, nhằm quản lý và theo dõi các khoản thu phát sinh từ hoạt động cho thuê kho một cách hiệu quả.
- TK 1312: Phải thu khách hàng thuộc CN Thái Nguyên.
- TK 1313: Phải thu khách hàng thuộc CN Lào Cai.
- TK 1314: Phải thu khách hàng CN Vĩnh Phúc.
- TK 1315: Phải thu khách hàng thuộc CN Phú Thọ.
- TK 1316: Phải thu khách hàng thuộc CN Yên Bái.
Trong quan hệ thanh toán với người mua còn có các tài khoản liên quan như: TK 111, TK 112, TK 156, TK 511, TK 711, TK 333, …
2.2.3 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng
Trong tổng giá trị tài sản của công ty, khoản phải thu của khách hàng chiếm vị trí quan trọng và có tỷ trọng đáng kể Khoản phải thu này đại diện cho số tiền mà khách hàng còn nợ công ty sau khi đã mua hàng hóa hoặc dịch vụ Việc quản lý và theo dõi khoản phải thu của khách hàng một cách hiệu quả là rất quan trọng để đảm bảo dòng tiền ổn định và hạn chế rủi ro tài chính.
Việc theo dõi khoản mục hàng hóa bán ra có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động kinh doanh và kế toán cần theo dõi chặt chẽ quá trình luân chuyển chứng từ Quy trình luân chuyển sổ của Công ty cổ phần Thương mại xi măng đối với nghiệp vụ thanh toán với người mua đòi hỏi sự giám sát nghiêm ngặt để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Nhật ký bán hàng Nhật ký chung Bảng kê nộp tiền doanh thu
Sổ chi tiết hàng bán, doanh thu
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp hàng bán, doanh thu
Sơ đồ 2-2 Quy trình luân chuyển sổ kế toán thanh toán với người mua
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu
Dựa trên hợp đồng đã ký kết với khách hàng, Công ty sẽ thực hiện xuất kho hoặc vận chuyển thẳng xi măng từ kho tại Hà Nội, các chi nhánh và trung tâm đến tay khách hàng Đồng thời, Công ty cũng sẽ lập và xuất hóa đơn giá trị gia tăng, trong đó liên thứ nhất sẽ được chuyển đến khách hàng.
Công ty sẽ lưu trữ tài liệu tại phòng tài chính kế toán và cung cấp bản sao cho khách hàng Các chứng từ gốc liên quan đến nghiệp vụ bao gồm hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho và hợp đồng.
Sau đây là mẫu hoá đơn giá trị giá tăng mà Công ty cổ phần Thương mại xi măng xuất bán cho khách hàng:
Hoá đơn Giá trị gia tăng (Liên 1: Lưu)
2.2.3.1 Sổ kế toán tổng hợp đối với nghiệp vụ thanh toán với người mua Phần mềm kế toán tại Công ty sẽ xử lý các thông tin đầu vào và tự động xuất ra các loại sổ, báo cáo kế toán công nợ định kỳ khi nhà quản lý yêu cầu. Đầu tiên, kế toán thanh toán với người mua dựa vào các chứng từ gốc để cập nhật vào phần mềm máy tính sau đó máy tính sẽ tự động đưa dữ liệu vào Sổ Nhật ký chung Nghiệp vụ liên quan đến bán hàng cũng được tự động nhập vào sổ Nhật ký chung tương tự như đối với nghiệp vụ mua hàng Định kỳ cuối tháng, phần mềm kế toán sẽ lấy số liệu từ sổ này để vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái tài khoản 131 Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, phần mềm kế toán trên máy tính tự động cộng số liệu trên Sổ Cái để lập Bảng Cân đối số phát sinh tài khoản 131 Sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu đúng và khớp trên Sổ cái và Bảng tổng hợp hàng bán và doanh thu, các số liệu đó được dùng để lập các Báo cáo tài chính
Đánh giá và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tình hình công tác thanh toán với người mua, người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng
Những ưu, nhược điểm trong kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng
Trong những năm gần đây, nhờ sự nỗ lực và phấn đấu không ngừng của cán bộ, công nhân viên, bộ phận kế toán thanh toán trong Công ty đã đạt được một số thành tựu đáng kể, đồng thời cũng phải đối mặt với một số khó khăn ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động kinh doanh của Công ty.
Phòng tài chính kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện công tác kế toán tài chính của Công ty, liên tục đổi mới và hoàn thiện cả về cơ cấu lẫn phương pháp làm việc Điều này giúp cung cấp thông tin tài chính chính xác, hỗ trợ các cấp lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn trong quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Đồng thời, công tác hạch toán kế toán của Công ty cổ phần Thương mại xi măng luôn được tổ chức một cách thống nhất và phù hợp với hệ thống kế toán mới, đảm bảo sự đồng bộ về phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa các bộ phận liên quan.
Phòng kế toán của Công ty cổ phần Thương mại xi măng đã thực hiện sự phân công nhiệm vụ khoa học và hợp lý cho từng nhân viên kế toán, đảm bảo không xảy ra tình trạng dư thừa lao động hoặc thiếu việc làm Sự phân công này phù hợp với trình độ năng lực của từng kế toán viên, giúp họ thực hiện tốt nhiệm vụ của mình Đội ngũ kế toán viên của công ty đều có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm công tác lâu năm và luôn cập nhật thông tư, chế độ kế toán mới của Bộ tài chính Họ cũng thường xuyên bám sát tình hình kinh doanh thực tế tại công ty và chỉ đạo của Ban giám đốc, đồng thời được Ban lãnh đạo tạo điều kiện để nâng cao trình độ và nghiệp vụ chuyên môn thông qua việc học tập và đào tạo.
Công ty cổ phần Thương mại xi măng là một doanh nghiệp lớn với đối tượng mua và bán đa dạng, đòi hỏi sự theo dõi và quản lý chặt chẽ để đảm bảo công việc được thực hiện một cách thuận lợi và hiệu quả Để đáp ứng nhu cầu này, bộ phận kế toán đã tách riêng việc theo dõi các khoản phải thu và phải trả thành hai bộ phận riêng biệt, bao gồm kế toán hàng mua và kế toán hàng bán, giúp việc quản lý tài chính trở nên dễ dàng và chính xác hơn.
Kế toán thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép và phản ánh chính xác tình hình kinh doanh của Công ty Công tác lập báo cáo định kỳ hàng tháng, quý và năm cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho nhà quản trị Nhờ vào việc ghi chép chính xác số lượng hàng hóa mua vào và bán ra, bộ phận kinh doanh có thể lập kế hoạch cụ thể cho các kỳ tiếp theo, tránh tình trạng tồn kho hàng hóa Kế toán thanh toán đã thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, hỗ trợ
Chứng từ hạch toán ban đầu trong Công ty được thực hiện một cách nghiêm ngặt và có hệ thống, đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ chế độ kế toán theo quy định của Nhà nước Quy trình luân chuyển và bảo quản chứng từ thanh toán được tổ chức khoa học, từ chứng từ gốc đến báo cáo tổng hợp cuối tháng đều được phân loại, đánh giá và giám sát chặt chẽ Chứng từ được lưu trữ an toàn theo quý và năm, thuận tiện cho việc kiểm tra khi cần thiết Kế toán trưởng thường xuyên kiểm tra để xác minh tính chính xác của các nghiệp vụ kinh tế, đảm bảo mọi giao dịch đều được phê duyệt bởi những người có thẩm quyền, từ đó nâng cao trách nhiệm của các bên liên quan Nhờ vậy, Công ty duy trì một quy trình thanh toán hiệu quả và hợp lý.
Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán khoa học và hiệu quả là một trong những nhiệm vụ quan trọng của kế toán viên Tại Công ty, hệ thống sổ sách kế toán được thiết lập một cách sáng tạo trên cơ sở vận dụng chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với khả năng và trình độ của kế toán viên thanh toán Các loại sổ sách kế toán như Nhật ký chung, Sổ Cái, Báo cáo kế toán, Sổ chi tiết, được lập một cách hệ thống, trung thực, hợp lý và hiệu quả thông qua chương trình kế toán máy của Công ty, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán.
Trong lĩnh vực kế toán công nợ, đội ngũ kế toán của Công ty đã thể hiện sự sáng tạo và linh hoạt trong việc quản lý chứng từ cũng như tình hình công nợ Họ luôn đề xuất các phương thức thanh toán phù hợp với nhu cầu của khách hàng và nhà cung cấp, từ đó góp phần quan trọng vào thành công chung của công tác kế toán tại Công ty trong những năm qua.
Việc phối hợp theo dõi công nợ phải thu giữa phòng kế toán và cửa hàng diễn ra khá nhịp nhàng nhờ quy định rõ trách nhiệm quản lý công nợ cho từng bộ phận Cụ thể, phòng kế toán Công ty chịu trách nhiệm đôn đốc thu nợ của cửa hàng, trong khi cửa hàng đảm nhiệm việc đôn đốc thu nợ của từng khách hàng Nhờ đó, quá trình thu hồi nợ được thực hiện kịp thời và hiệu quả.
Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và hạch toán, Công ty đã mở các tài khoản chi tiết cho tài khoản 331 và tài khoản 131, cho phép theo dõi hoạt động kinh doanh cụ thể đối với từng đối tượng khách hàng và người bán xi măng Việc chi tiết hóa các tài khoản thanh toán này giúp kế toán thanh toán và nhà quản lý theo dõi công nợ của Công ty một cách chính xác và hiệu quả.
Công ty hiện đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, phù hợp với bộ máy kế toán và tích hợp hiệu quả với phần mềm kế toán Việc ứng dụng phần mềm kế toán đã giúp tự động hóa quá trình tập hợp và xử lý chứng từ, giảm thiểu khối lượng công việc cho nhân viên kế toán, đồng thời đảm bảo tính khách quan, chính xác và kịp thời trong việc cung cấp số liệu và thông tin kế toán liên quan.
Công ty đã tổ chức theo dõi và quản lý công nợ phải thu khách hàng một cách chặt chẽ thông qua quy trình thống nhất, từ xét duyệt bán hàng đến thu hồi nợ Quy trình này quy định rõ chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận và cá nhân, đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ để quản lý tốt các khoản nợ Nhờ đó, công tác quản lý các khoản phải thu của Công ty đã đạt được kết quả tốt trong những năm qua, với việc thanh toán với người mua và người bán luôn tuân thủ kế hoạch đề ra và hạn chế tối đa tình trạng nợ khó đòi.
Công ty chúng tôi tự hào về truyền thống và uy tín nhiều năm trong kinh doanh, luôn tiếp tục củng cố và nâng cao để đáp ứng nhu cầu của thị trường Với uy tín và chất lượng dịch vụ vượt trội, chúng tôi thu hút được nhiều bạn hàng truyền thống và bạn hàng mới muốn hợp tác, giúp công tác bán hàng hoạt động năng suất cao và hiệu quả.
Mặc dù phải đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức khi Việt Nam hội nhập vào WTO, Công ty vẫn hoạt động hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước và mang lại thu nhập ổn định cho người lao động Sự thành công này có thể được quy cho công tác quản lý và theo dõi chặt chẽ của kế toán thanh toán về các khoản công nợ, đảm bảo thu hồi nợ và giúp Công ty luôn thanh toán kịp thời với Nhà nước và nhân viên.
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán chủ yếu tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng
- Thứ nhất : Về công tác bán hàng:
Để đảm bảo việc thu tiền của các cửa hàng được kịp thời và nhanh chóng, công ty cần áp dụng các biện pháp nâng cao chất lượng quản lý tới các chi nhánh và cửa hàng Điều này sẽ giúp kế toán phản ánh chính xác và kịp thời vào sổ sách kế toán của công ty, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính.
Công ty nên xem xét kéo dài thời hạn thanh toán và tăng số nợ cho những khách hàng có quan hệ lâu năm và uy tín trong thanh toán nợ Điều này có thể được thực hiện bằng cách tăng thời hạn thanh toán, ví dụ từ 25 ngày lên thời gian dài hơn, giúp khách hàng ở xa có thể thanh toán đúng hạn và đảm bảo công ty thu hồi nợ Việc này không chỉ giúp duy trì mối quan hệ bạn hàng trong kinh doanh mà còn thu hút thêm khách hàng, từ đó tăng doanh thu bán hàng.
Đối với khách hàng mới ký kết hợp đồng lần đầu, việc tìm hiểu tài chính và áp dụng phương thức đảm bảo thanh toán như thế chấp, ký cược là vô cùng cần thiết Điều này giúp hạn chế rủi ro do không thu hồi được nợ, đảm bảo sự an toàn và ổn định tài chính cho Công ty.
Công ty hiện chưa áp dụng hình thức chiết khấu cho khách hàng mua số lượng lớn và trả tiền trước hạn Tuy nhiên, để tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường, Công ty có thể đề xuất với Tổng công ty áp dụng chính sách chiết khấu và ưu đãi cho khách hàng mua nhiều hoặc khách hàng quen thuộc, nhằm tạo dựng uy tín và nâng cao vị thế cạnh tranh với các đối thủ khác.
- Thứ hai : Về công tác mua hàng:
Quản lý các khoản phải trả nhà cung cấp là một khía cạnh quan trọng trong hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp chiếm dụng tối đa và hợp lý vốn từ các tổ chức Điều này không chỉ đảm bảo sự ổn định về tài chính trong quá trình kinh doanh mà còn giúp doanh nghiệp duy trì uy tín khi thanh toán đúng hạn các khoản nợ với người bán.
Để quản lý nợ hiệu quả, Công ty cần thường xuyên kiểm tra và đối chiếu các khoản nợ cũng như khoản đã thanh toán Việc theo dõi thời hạn thanh toán giúp xác định khoản nợ nào cần thanh toán gấp và khoản nợ nào có thể gia hạn, từ đó chủ động phân bổ nguồn tài chính để ưu tiên thanh toán các khoản nợ đến hạn.
Đối với những nhà cung cấp vừa là khách hàng của Công ty, việc trao đổi trong trường hợp cần thiết có thể giúp giảm giá trị các khoản phải trả và những khoản phải thu của họ, từ đó tối ưu hóa dòng tiền và nâng cao hiệu quả tài chính.
- Thứ ba : Về vấn đề công tác thu thập chứng từ
Để nâng cao hiệu quả quản lý, Công ty cổ phần Thương mại xi măng cần tăng cường chỉ đạo chặt chẽ trong công tác quản lý hàng đi đường, luân chuyển chứng từ và theo dõi công nợ tại các chi nhánh và trung tâm Việc thu thập đầy đủ chứng từ và chuyển đến bộ phận kế toán sẽ giúp kế toán phản ánh chính xác và kịp thời về số lượng, chất lượng, cước phí mua hàng, giá mua và thuế trên hệ thống sổ sách phù hợp Điều này sẽ giúp nhà quản lý đề ra các phương án kinh doanh hiệu quả cho Công ty một cách kịp thời và chính xác.
Để đảm bảo công tác vận chuyển hàng hóa được thực hiện suôn sẻ và đúng thời gian đề ra, các công ty cần thường xuyên cập nhật thông tin thời tiết Việc này giúp nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định đúng đắn khi giá cước phí thay đổi, từ đó tối ưu hóa quy trình vận chuyển và giảm thiểu rủi ro.
Công ty cần thực hiện việc kiểm tra kỹ lưỡng các hóa đơn chứng từ khi xuất bán xi măng để đảm bảo thông tin đầy đủ, tránh tình trạng thiếu sót như trên hóa đơn bán hàng theo biểu số 2-7.
Hóa đơn giá trị gia tăng (Liên 1: Lưu) Cần phải ghi đầy đủ thông tin:
- Tên đơn vị bán hàng, địa chỉ, Số tài khoản, mã số thuế.
- Người mua hàng phải kí và ghi rõ họ tên đầy đủ
- Người bán hàng phải kí và ghi rõ họ tên đầy đủ
- Hoá đơn phải có dấu đỏ của Công ty đầy đủ.
Nhà quản lý cần giám sát chặt chẽ quy trình lập hóa đơn bán hàng của nhân viên kế toán, đồng thời yêu cầu họ tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về lập và xuất hóa đơn Điều này giúp ngăn chặn tình trạng hóa đơn ghi thiếu thông tin, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Công ty cần tổ chức các buổi bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán và giao lưu với chuyên gia để nhân viên có cơ hội chia sẻ kinh nghiệm và cập nhật kiến thức theo quy định mới của Nhà nước Định kỳ, công ty sẽ kiểm tra và đánh giá năng lực của nhân viên kế toán; những nhân viên xuất sắc sẽ được khen thưởng, trong khi những người chưa đạt yêu cầu sẽ được hỗ trợ thông qua việc tìm hiểu nguyên nhân và có thể yêu cầu họ tham gia lớp bồi dưỡng hoặc xem xét nghỉ việc.
Công ty cổ phần Thương mại xi măng đang chuẩn bị thử nghiệm phần mềm kế toán mới nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động Nếu phần mềm này hoạt động tốt và phù hợp với mô hình kinh doanh, nó sẽ được chính thức áp dụng Do đó, kế toán cần theo dõi thường xuyên mọi nghiệp vụ để đảm bảo an toàn dữ liệu và tránh tình trạng virus làm hỏng thông tin của công ty.