ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI CHÂU
Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu
Nguyên vật liệu trong công ty rất đa dạng, với sự khác biệt về công dụng, tính năng lý hóa, phẩm chất và chất lượng Do nguyên vật liệu thường xuyên biến động, việc phân loại chúng là cần thiết để quản lý và hạch toán hiệu quả Dựa trên phân loại này, các biện pháp quản lý và hạch toán sẽ được áp dụng phù hợp với công dụng, tính năng, vai trò và tác dụng của từng loại nguyên vật liệu.
Công ty thực hiện phân loại nguyên vật liệu dựa trên nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị Theo phương pháp phân loại này, nguyên vật liệu trong công ty được chia thành các loại khác nhau.
- Nguyên vật liệu chính gồm: Muối, đường, sữa, bột mì, mì chính.
- Nguyên vật liệu phụ gồm: Tinh dầu, bột tan, bột dầu, bao gói.
- Nhiên liệu gồm: Than, xăng, dầu.
- Phụ tùng thay thế gồm: Aptomat, bánh răng, bánh xích, cầu dao.
- Công cụ rẻ tiền, mau hỏng: Cáp lụa, dây điện, gỗ, đồng các loại.
Việc phân loại nguyên vật liệu phù hợp với tình hình thực tế của công ty, giúp quản lý và theo dõi số lượng cũng như chất lượng từng loại nguyên vật liệu Từ đó, công ty có thể đề ra hình thức kế toán phù hợp.
* Danh mục nguyên vật liệu:
Công ty phân loại nguyên vật liệu dựa trên chủng loại, quy cách và phẩm chất, theo “Bảng danh mục mã vật tư” được cài đặt trên máy vi tính Bộ mã vật tư của công ty được thiết kế chi tiết với 6 số, trong đó 2 số đầu thể hiện loại nguyên vật liệu theo nhóm tài khoản, còn 4 số sau chỉ rõ tên nguyên vật liệu.
Bảng danh mục mã vật tư tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu
Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính
010001 Bột mỳ các loại Kg
010002 Đường trắng các loại Kg
031001 Dầu máy kem xốp Lít
031002 Dấu CS 32 (quy ép) Lít
050002 Băng dán hộp carton Cuộn
Việc lập danh điểm nguyên vật liệu (NVL) trong điều kiện hệ thống máy vi tính được trang bị đồng bộ sẽ hỗ trợ hiệu quả cho công tác kế toán NVL và quản lý NVL giữa các bộ phận, đảm bảo tính thống nhất và khoa học.
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu
Công ty Cổ phần Bánh Kẹo Hải Châu chuyên sản xuất các sản phẩm thuộc ngành công nghiệp thực phẩm, với nguyên liệu chủ yếu từ công nghệ chế biến và nông nghiệp Những nguyên vật liệu này dễ hư hỏng và có chất lượng kém do ảnh hưởng của nhiệt độ, ánh sáng và độ ẩm, do đó việc bảo quản đòi hỏi một quy trình quản lý nghiêm ngặt.
Công ty chuyên sản xuất bánh kẹo và bột canh với đa dạng mẫu mã và chủng loại, mỗi loại yêu cầu nguyên vật liệu khác nhau Nguyên vật liệu phong phú, bao gồm hơn 50 loại chính, chủ yếu là bột, đường và sữa, cùng với các nguyên vật liệu phụ như tinh dầu, bột hoa quả và phẩm màu Tổng cộng, công ty sử dụng hơn một nghìn loại nguyên vật liệu, đáp ứng nhu cầu sản xuất đa dạng và phong phú.
Công ty chủ yếu nhập khẩu bột mì và các loại tinh dầu, trong đó bột mì được nhập khẩu hoàn toàn từ các quốc gia như Trung Quốc, Anh và Pháp Quá trình nhập khẩu chủ yếu diễn ra thông qua các công ty thương mại như Bảo Phước, Nông sản An Giang và Lương thực.
Công ty Thăng Long chủ yếu nhập tinh dầu từ Pháp và bao bì từ Nhật Bản, Singapore, với phần lớn là bao gói đơn cho bánh kẹo Một số ít hương liệu cũng được nhập qua Công ty Bánh Kẹo Hải Hà.
Bài viết đề cập đến nhiều sản phẩm tiêu biểu từ các công ty nổi tiếng, bao gồm đường của Công ty đường Lam Sơn và Công ty đường Sông Lam; dầu ăn từ Công ty Tường An tại Tân Bình, TP HCM; muối của Công ty muối Nam Hà và Công ty muối Nam Nghiệp; túi bánh kẹo của Công ty Quang Huy; cùng với phẩm màu từ Công ty Lê Hoàng.
* Nguồn thuê ngoài gia công:
Công ty sử dụng một số loại vật liệu bao bì cần gia công trước khi đưa vào sử dụng, và vì vậy, công ty đã hợp tác với các cơ sở gia công uy tín như Công ty Bao bì Phú Thượng, Công ty Bao bì Tân Hiệp Lợi và Công ty Quang Huy để đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Công ty còn có một bộ phận chuyên in bao bì nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tập trung chủ yếu vào việc in ngày tháng trên bao bì sản phẩm.
Các nguồn nhập nguyên vật liệu đã đáp ứng kịp thời và đầy đủ cho nhu cầu sản xuất của Công ty, giúp tránh tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu và gián đoạn tiến độ sản xuất Nhờ đó, chất lượng sản phẩm được đảm bảo, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường.
Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu
Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp Việc quản lý thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu có ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ tiêu sản lượng và giá thành.
Tổ chức công tác kế toán vật liệu hiệu quả là yếu tố thiết yếu để quản lý và đồng bộ nguyên liệu, đảm bảo cung cấp kịp thời vật liệu cho sản xuất Việc sử dụng và dự trữ tài nguyên vật liệu hợp lý không chỉ tiết kiệm mà còn giúp ngăn ngừa tiêu hao, mất mát và lãng phí trong tất cả các giai đoạn của quá trình sản xuất kinh doanh.
Xây dựng nội quy và quy chế bảo quản vật tư là rất quan trọng, bao gồm việc thiết lập kho tàng đủ tiêu chuẩn để bảo quản vật tư Đồng thời, cần tối đa hóa định mức sử dụng và kiểm soát hao hụt trong quá trình quản lý để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm nguồn lực.
Xây dựng định mức nguyên vật liệu cần thiết, định mức nguyên vật liệu tối thiểu, tối đa định mức sử dụng và hao hụt hợp lý.
Tổ chức khâu hạch toán ban đầu và các chứng từ, luân chuyển chứng từ hợp lý, có kế hoạch.
Tổ chức công tác kiểm tra thường xuyên, đối chiếu nhập – xuất – tồn.
Phân tích vật tư và các thông tin kinh tế cần thiết phục vụ cho công tác quản lý đạt hiệu quả cao.
Quản lý vật liệu trong doanh nghiệp cần được thực hiện một cách chi tiết, phù hợp với các yêu cầu chung và từng giai đoạn vận động của nguyên vật liệu.
Phòng kế hoạch - vật tư đóng vai trò quan trọng trong việc cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất của Công ty, đảm bảo lượng nguyên vật liệu thu mua phù hợp với nhu cầu thực tế tại các phân xưởng Dựa trên kế hoạch sản xuất và mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm, phòng sẽ xét duyệt và cung cấp đầy đủ số lượng và chủng loại cần thiết Quá trình thu mua nguyên vật liệu được thực hiện bởi các nhân viên thu mua, dựa trên các hợp đồng đã ký kết với các nhà cung cấp.
Để đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu, công ty thực hiện việc bảo quản tại các kho riêng biệt, bao gồm kho phân xưởng và kho công ty nhằm thuận tiện cho quản lý Các kho được xây dựng cao ráo, không dột nát và gần các phân xưởng để dễ dàng cung ứng cho sản xuất Vật liệu trong kho được quản lý chặt chẽ dưới sự giám sát của thủ kho.
Danh mục kho nguyên vật liệu gồm:
+ Kho số 1: Mì chính, hạt tiêu, sữa, hương liệu, phụ gia, than, muối, đường malto
+ Kho số 2: Đường, bột mỳ, nha, tinh bột sắn.
+ Kho số 4: Bảo hộ lao động - vật rẻ tiền, mau hỏng
+ Kho số 5: Dầu shortening, dầu bơ, đường, bột mỳ, nha
+ Kho số 6: Kim khí - đồ điện
+ Kho số 13: Vật liệu xây dựng
Công ty đã xây dựng hệ thống nội quy chặt chẽ cho việc bảo quản và quản lý kho tàng, trong đó quy định rằng chỉ những người có nhiệm vụ mới được phép vào kho Các nội quy cũng bao gồm quy trình nhập xuất nguyên vật liệu một cách rõ ràng Đặc biệt, trong nội quy về kho bãi, trách nhiệm vật chất được xác định rõ ràng; nếu xảy ra hao hụt, hư hỏng hoặc mất mát nguyên vật liệu ngoài định mức, người quản lý nguyên vật liệu hoặc người quản lý kho sẽ chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo công ty.
Công ty chỉ dự trữ một lượng nguyên vật liệu nhất định vào đầu kỳ và cuối kỳ, tập trung vào các mặt hàng khan hiếm mang tính chiến lược Điều này giúp tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn lưu động, với mức dự trữ nguyên vật liệu thường chiếm khoảng 1/3 tổng số vốn lưu động của công ty.
Để tối ưu hóa việc sử dụng nguyên vật liệu, Công ty đã thiết lập định mức tiêu hao cho từng sản phẩm Mọi yêu cầu sử dụng nguyên vật liệu vượt quá định mức này phải được phòng kế hoạch - vật tư phê duyệt trước khi thủ kho thực hiện xuất kho.
Đặc điểm hệ thống tài khoản và sổ kế toán
* Hệ thống tài khoản Để hạch toán nguyên vật liệu, Công ty sử dụng các tài khoản:
- TK 152: Nguyên vật liệu, được chi tiết thành các tài khoản cấp hai
TK 1521: Nguyên vật liệu chính
TK 1524: Phụ tùng thay thế
TK 1525: Thiết bị xây dựng cơ bản
TK 1528: Phế liệu thu hồi
- TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
- TK 331: Phải trả người bán (chi tiết)
- TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
- TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, được chi tiết thành các tài khoản cấp hai:
TK 6211: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp XN bánh cao cấp
TK 6212: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp XN bánh kem xốp
TK 6213: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp XN kẹo
TK 6214: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp XN bột canh
- TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp
- TK 627: Chi phí sản xuất chung
Và các TK khác như: TK 154, TK 333, TK 641, TK 642
Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu áp dụng hệ thống sổ kế toán theo mẫu Nhật ký chung theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ký ngày 20/03/2006 Để đảm bảo công tác kế toán được thực hiện chính xác và nhanh chóng, công ty còn sử dụng phần mềm kế toán Vietsun – eAccounting.
Hình thức Nhật ký chung trong phần mềm kế toán của Công ty được thực hiện bằng cách nhập số liệu từ chứng từ gốc vào máy vi tính Sau đó, các số liệu này sẽ được tự động chuyển vào Nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái Cuối kỳ, kế toán tổng hợp sẽ thực hiện các bút toán kết chuyển để máy tính tạo ra các báo cáo kế toán.
Bảng cân đối số phát sinh
Ghi chú: Đối chiếu số liệu
Ghi cuối thángGhi hàng ngày hoặc định kỳ
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI CHÂU
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI CHÂU
Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu
Cùng với sự phát triển của Công ty, bộ máy kế toán ngày càng hoàn thiện, đóng góp lớn cho tình hình tài chính và sức cạnh tranh trên thị trường Công ty đã áp dụng hiệu quả chế độ kế toán mới, đảm bảo sổ sách và báo cáo luôn hoàn thành đúng hạn Công tác hạch toán được thực hiện linh hoạt nhưng vẫn tuân thủ nguyên tắc kế toán, cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời cho quá trình quản lý.
Chế độ ghi chép ban đầu tại Công ty được quy định rõ ràng và hợp lý, bao gồm quy trình lập và luân chuyển các chứng từ như phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, đảm bảo tuân thủ đúng các quy định đã ban hành.
Hệ thống kho của Công ty được tổ chức hợp lý, phù hợp với phương pháp phân loại nguyên vật liệu, giúp tối ưu hóa quy trình hạch toán và thu mua Việc phân chia thành các kho cụ thể không chỉ tạo thuận lợi cho kế toán trong việc quản lý, mà còn nâng cao hiệu quả trong việc dự trữ, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu Nhờ đó, Công ty có thể cung cấp thông tin kịp thời và đầy đủ về tình hình vật tư, hỗ trợ lãnh đạo trong quá trình ra quyết định.
Công ty áp dụng phương pháp kế toán Nhật ký chung, phù hợp với việc sử dụng máy vi tính trong hạch toán Hiện tại, toàn bộ quy trình kế toán được thực hiện trên máy vi tính, kết hợp với phương pháp kê khai thường xuyên cho kế toán tổng hợp và phương pháp thẻ song song cho hạch toán chi tiết hàng tồn kho Điều này giúp Công ty theo dõi sát sao tình hình sản xuất kinh doanh, cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho lãnh đạo, từ đó hỗ trợ ra quyết định hợp lý Hệ thống kế toán của Công ty hoàn thành sổ sách ngay trong ngày, tránh tình trạng dồn việc vào cuối tháng.
Tuy nhiên bên cạnh những thành tích đã đạt được công tác kế toán của Công ty còn có những nhược điểm
Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu hiện đang gặp khó khăn trong việc phân loại và sổ điểm danh vật liệu do có khoảng 130 sản phẩm với khối lượng và tính năng khác nhau Sự không thống nhất trong tên gọi vật tư giữa các đơn vị đã dẫn đến việc tìm kiếm và đối chiếu vật tư giữa các phòng ban trở nên mất nhiều thời gian.
Bảo hộ lao động và bồi dưỡng độc hại cho nhân viên văn phòng kế toán là vấn đề quan trọng, đặc biệt khi họ phải làm việc chủ yếu trên máy vi tính Việc sử dụng máy vi tính liên tục có thể gây ảnh hưởng xấu đến thị lực của nhân viên, do đó cần thiết phải xem xét việc bồi dưỡng độc hại cho họ để bảo vệ sức khỏe và nâng cao hiệu quả công việc.