Lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Doanh nghiệp Thơng mại Doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ
ý nghĩa và sự cần thiết tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh 1.1.2.1.Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Doanh nghiệp Thơng mại
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hàng hoá ngày càng đa dạng và phong phú, với nhiều mẫu mã và kiểu dáng hiện đại phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng Sự phát triển này yêu cầu các doanh nghiệp phải xây dựng và thực hiện chiến lược kinh doanh hiệu quả để tối đa hóa lợi nhuận Do đó, việc tổ chức công tác bán hàng là rất quan trọng nhằm đạt được mục tiêu này Bán hàng không chỉ là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng, mà còn là cách thu tiền và đảm bảo quyền thu hồi lợi nhuận.
Doanh thu bán hàng là số tiền thu đợc hoặc sẽ thu đợc từ việc doanh nghiệp bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Theo thông tư số 100/1998/TT/BTC của Bộ Tài Chính ban hành ngày 15/7/1998, doanh thu bán hàng của doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ là toàn bộ số tiền thu được từ việc bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách hàng, không bao gồm thuế GTGT Ngược lại, đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền thu được đã bao gồm thuế GTGT Thông tin này được bổ sung trong văn bản hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ KTDN theo thông tư số 120/1999/TT_BTC ngày 7/10/1999.
Doanh thu thuần về bán hàng là tổng doanh thu từ việc bán hàng sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ như giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu và thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
-Giá vốn hàng bán: Bao gồm trị giá mua của hàng xuất kho để bán và chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất kho để bán.
Chi phí bán hàng bao gồm các chi phí liên quan đến lu thông và tiếp thị trong quá trình bán hàng Những chi phí này bao gồm chi phí bao gói, chi phí bảo quản hàng hóa, chi phí vận chuyển, cùng với các chi phí tiếp thị và quảng cáo.
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản chi phí liên quan đến quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các dịch vụ chung khác phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp.
Kết quả kinh doanh là chỉ tiêu quan trọng, đóng vai trò then chốt trong tổng lợi nhuận của doanh nghiệp, phản ánh hiệu quả hoạt động kinh doanh trong kỳ Qua đó, doanh nghiệp có thể đánh giá tình hình hoạt động và thực hiện các biện pháp khắc phục những hạn chế tồn tại.
1.1.2 Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng và nhiệm vụ của công tác kế toán bán hàng xác định kết quả kinh doanh.
1.1.2.1.Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Doanh nghiệp Thơng mại
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cần thực hiện tốt các nhiệm vụ cơ bản sau:
Ghi chép chính xác và kịp thời khối lượng hàng hóa và dịch vụ bán ra cũng như tiêu thụ nội bộ là rất quan trọng Điều này giúp tính toán đúng giá trị vốn hàng bán, chi phí bán hàng và các khoản chi phí khác, từ đó xác định chính xác kết quả kinh doanh.
-Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, kỷ luật thanh toán và làm nghĩa vụ với Nhà nớc.
Để lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp hiệu quả, việc cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về tình hình bán hàng là rất quan trọng Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cần chú ý đến các yêu cầu cụ thể để thực hiện tốt nhiệm vụ này.
Để lập báo cáo bán hàng chính xác và kịp thời, cần xác định đúng thời điểm hàng hóa được coi là đã bán, từ đó phản ánh doanh thu một cách hiệu quả Báo cáo thường xuyên và chi tiết về tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng theo từng loại và hợp đồng kinh tế sẽ giúp giám sát chặt chẽ số lượng, chất lượng và thời gian hàng bán Điều này cũng góp phần đôn đốc việc thu tiền từ khách hàng nộp về quỹ.
Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu một cách hợp lý và khoa học là yếu tố quan trọng trong quản lý kế toán Các chứng từ này cần phải đầy đủ và hợp pháp, đồng thời có quy trình luân chuyển rõ ràng, không quá phức tạp để đảm bảo hiệu quả trong công việc kế toán Việc thiết lập trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý sẽ nâng cao hiệu quả quản lý và hỗ trợ tốt hơn cho công tác kế toán.
Để xác định kết quả kinh doanh chính xác, cần phải xác định đúng và tập hợp đầy đủ chi phí bán hàng cũng như chi phí quản lý doanh nghiệp Việc phân bổ chi phí hợp lý cho hàng tồn kho cuối kỳ và kết chuyển chi phí cho hàng bán trong kỳ là rất quan trọng.
1.1.2.2.Vai trò, nhiệm vụ của kế toán Doanh nghiệp Thơng mại
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp thương mại, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh Để thực hiện tốt vai trò này, kế toán doanh nghiệp thương mại cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Ghi chép và phản ánh chính xác tình hình lu chuyển hàng hóa tại doanh nghiệp là rất quan trọng, bao gồm cả giá trị và hiện vật Điều này giúp tính toán và thể hiện đúng giá trị vốn hàng hóa nhập kho, xuất kho cũng như giá trị vốn của hàng hóa tiêu thụ.
Kiểm tra và giám sát chặt chẽ việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch mua bán hàng hóa là rất quan trọng Cần xác định chính xác kết quả kinh doanh và tuân thủ các chế độ tài chính liên quan đến chứng từ, sổ sách nhập xuất kho và bán hàng Đồng thời, cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết về hàng hóa để hỗ trợ quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Theo dõi tình hình tồn kho hàng hóa một cách chặt chẽ và thực hiện giảm giá khi cần thiết Cần tổ chức kiểm kê hàng hóa đúng quy định và báo cáo kịp thời về tình hình hàng tồn kho.
Tổ chức công tác kế toán doanh thu bán hàng
1.2.2.1.Các phơng thức bán hàng
Bán hàng là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu sản phẩm và hàng hóa, kèm theo lợi ích và rủi ro cho khách hàng, đồng thời nhận thanh toán từ họ Hoạt động bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc cân bằng sản xuất và tiêu dùng, cũng như tiền và hàng hóa trong nền kinh tế Các doanh nghiệp không thể phát triển độc lập mà cần có mối quan hệ tương tác chặt chẽ với nhau Quá trình này ảnh hưởng trực tiếp đến sự cân đối giữa các ngành và đơn vị, tác động đến cung cầu trên thị trường Đặc biệt, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thực hiện bán hàng trong nước và quốc tế, do đó, kế toán cần mở sổ theo dõi chi tiết cho từng nghiệp vụ bán hàng, bao gồm hàng nhập khẩu, xuất khẩu và hàng nội địa.
Các phơng thức bán hàng:
-Bán hàng theo phơng thức gửi bán:
Theo phương thức này, doanh nghiệp định kỳ gửi hàng cho khách hàng dựa trên thỏa thuận trong hợp đồng mua bán Hàng hóa được giao tại địa điểm đã quy ước trong hợp đồng, nhưng vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Chỉ khi đó, quyền sở hữu hàng hóa mới được chuyển giao và doanh thu bán hàng được ghi nhận.
-Bán hàng theo phơng thức giao hàng trực tiếp:
Theo phương thức này, khách hàng ủy quyền cho nhân viên đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp bán hoặc giao nhận tay ba Sau khi người nhận hàng ký vào chứng từ bán hàng, hàng hóa sẽ được xác định là đã bán và quyền sở hữu đã chuyển giao Phương thức này có một số trường hợp cụ thể.
Bán hàng thu tiền ngay là hình thức mà doanh nghiệp nhận tiền từ khách hàng ngay lập tức Khi khách hàng thanh toán, lượng hàng hóa được xác định là đã bán và doanh thu từ việc bán hàng sẽ được ghi nhận ngay lập tức.
Bán hàng trả góp cho phép doanh nghiệp ghi nhận doanh thu ngay lập tức, mặc dù chỉ nhận được một phần tiền từ khách hàng Phần còn lại sẽ được thanh toán dần theo hợp đồng, bao gồm cả gốc và lãi, trong các kỳ tiếp theo.
Bán hàng cho khách hàng chịu là hình thức mà người mua đồng ý thanh toán nhưng chưa trả tiền ngay Doanh thu được ghi nhận vào thời điểm bán hàng, mặc dù doanh nghiệp chưa thu được tiền từ giao dịch.
Trường hợp doanh nghiệp trả lương cho công nhân viên bằng hàng hóa và thực hiện trao đổi hàng hóa với doanh nghiệp khác được ghi nhận là doanh thu bán hàng.
1.2.2.2.Kế toán doanh thu bán hàng
Tổ chức chứng từ kế toán:
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ chủ doanh nghiệp tổ chức công tác kế toán và thống kê, nhằm cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời về hoạt động kinh tế - tài chính của doanh nghiệp Do đó, việc tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cần tuân thủ đúng các quy định của chế độ kế toán hiện hành Kế toán trưởng cần hướng dẫn nhân viên kế toán sử dụng các loại hóa đơn và chứng từ, bao gồm hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn tự in và các chứng từ đặc thù khác.
Doanh nghiệp trực tiếp bán lẻ hàng hoá và cung cấp dịch vụ cho người tiêu dùng không cần lập hóa đơn bán hàng mà phải sử dụng “Bảng kê bán lẻ” Đối với các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, khi bán hàng hóa và dịch vụ, cần sử dụng “Hóa đơn GTGT” do Bộ Tài chính phát hành, trừ trường hợp được phép dùng chứng từ ghi giá thanh toán đã bao gồm thuế GTGT Các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp cũng phải tuân thủ quy định tương tự khi bán hàng hóa và dịch vụ.
“ Hoá đơn bán hàng” do Bộ tài chính phát hành.
Tài khoản kế toán sử dụng: Để kế toán doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau đây:
-TK 511- Doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ. Tài khoản này có bốn tài khoản cấp hai:
TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá.
TK 5112: Doanh thu bán sản phẩm.
TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ.
TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá.
-TK 512- Doanh thu bán hàng nội bộ- gồm ba tài khoản cÊp hai:
TK 5121: Doanh thu bán hàng hoá nội bộ.
TK 5122: Doanh thu bán sản phẩm nội bộ.
TK 5123: Doanh thu cung cấp dịch vụ nội bé.
-TK 521- Chiết khấu thơng mại- gồm ba tài khoản cấp hai:
TK 5211: Chiết khấu hàng hoá.
TK 5212: Chiết khấu thành phẩm
TK 5213: Chiết khấu dịch vụ.
-TK 531 - Hàng bán bị trả lại.
-TK 532 - Giảm giá hàng bán.
-TK 3331- ThuÕ GTGT- Chi tiÕt: TK 33311: ThuÕ GTGT ®Çu ra.
-Ngoài ra, còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh: TK 3387- Doanh thu cha thực hiện, TK 413- Chênh lệch tỷ giá, TK 111- Tiền mặt, .
Kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
1.2.2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng ra bên ngoài
-Đối với Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp khÇu trõ:
Trường hợp 1: Doanh thu bán hàng được phản ánh khi thu tiền ngay Dựa vào hóa đơn GTGT, giấy báo có của ngân hàng và phiếu thu tiền mặt, kế toán thực hiện ghi chép.
Nợ TK 111, 112: Theo tổng giá thanh toán.
Có TK 511: Ghi theo giá bán cha có thuế GTGT.
Có TK 3331: Ghi số thuế GTGT phải nộp.
Trong trường hợp phản ánh doanh thu bán hàng khi người mua chưa thanh toán, kế toán cần dựa vào hóa đơn GTGT và thông báo chấp nhận thanh toán của khách hàng để thực hiện ghi chép.
Nợ TK 131: Ghi theo tổng giá thanh toán.
Có TK 511: Ghi theo giá bán cha có thuế GTGT.
Có TK 3331: Ghi số thuế GTGT phải nộp.
Trong trường hợp 3, kế toán phản ánh doanh thu từ bán hàng trả góp dựa trên hóa đơn GTGT và hợp đồng mua - bán đã ký với khách hàng.
Nợ TK 111, 112: Ghi số tiền khách hàng đã trả.
Nợ TK 131: Số tiền khách hàng còn nợ.
Có TK 511: Ghi theo giá bán trả ngay một lần cha có thuÕ GTGT.
Có TK 3331 (33311): Ghi số thuế GTGT phải nộp.
Tài khoản 338 (3387) phản ánh sự chênh lệch giữa tổng số thanh toán và doanh thu, bao gồm thuế (nếu có) Đồng thời, doanh thu cha thực hiện cần được phân bổ vào doanh thu của kỳ này và các kỳ tiếp theo.
Có TK 515- Doanh thu hoạt động tài chÝnh.
+ Trờng hợp 4: Phản ánh doanh thu đổi hàng Doanh thu đợc ghi nhận trên cơ sở giá cả trao đổi giữa Doanh nghiệp với khách hàng.
Khi bán hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi:
Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán.
Có TK 511: Giá bán cha có thuế.
Có TK 3331 (1): Thuế GTGT phải nộp Khi mua hàng, căn cứ vào hoá đơn mua, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153, 156: Giá mua hàng cha có thuế GTGT.
Nợ TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ.
Có TK 131: Tổng giá thanh toán.
Khi kết thúc và thanh lý hợp đồng trao đổi giữa hai bên, nếu giá trị hàng hóa trao đổi cao hơn giá trị hàng hóa nhận về, kế toán sẽ ghi nhận sự chênh lệch này.
Có TK 131- Phải thu của khách hàng.
+ Trờng hợp 5: Doanh thu bán hàng đại lý, ký gửi.
(1) Nếu doanh nghiệp trả tiền hoa hồng đại lý cho chủ đại lý:
Nợ TK 111, 112: Nếu thu tiền ngay.
Nợ TK 131: Nếu cho đại lý chịu.
Có TK 511: Doanh thu bán hàng cha có thuế GTGT.
Có TK 3331: Số thuế GTGT phải nộp.
Phản ánh tiền hoa hồng phải trả cho đại lý:
(2) Nếu trả tiền hoa hồng đại lý bằng tỷ lệ phần trăm trên doanh thu bán hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 641: Phần hoa hồng phải trả cho đại lý.
Có TK 511: Doanh thu bán hàng cha có thuế GTGT.
Có TK 3331: Số thuế GTGT phải nộp.
Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp không sử dụng tài khoản 3331 "Thuế GTGT đầu ra phải nộp" để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Kế toán xác định kết quả kinh doanh
1.2.3.1 Kế toán giá vốn hàng bán
1.2.3.1.1 Ph ơng pháp xác định trị giá vốn hàng bán
Trị giá vốn hàng xuất kho để bán bao gồm trị giá mua thực tế và chi phí mua của số hàng hoá đã xuất kho để bán.
(1) Đối với Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo ph ơng pháp KKTX:
Có thể tính trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho theo các phơng pháp sau:
-Tính theo đơn giá bình quân của hàng luân chuyển trong kú: Đơn giá b×nhqu©n
Trị giá mua thực tếcủa hàng tồn ®Çu kú
Trị giá mua thực tếcủa hàng nhập trong kú
Số lợng hàng tồn đầu kỳ + Số lợng hàng nhËp trong kú
Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho = Số l ợng hàng xuất kho ¿ đơn giá bình quân
Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) giả định rằng hàng hóa nhập kho trước sẽ được xuất kho trước Theo phương pháp này, giá trị xuất kho được xác định dựa trên trị giá mua thực tế của các mặt hàng đã nhập trước đó.
Theo phương pháp nhập sau, xuất trước, giả định rằng hàng hóa được nhập kho sau sẽ được xuất trước Phương pháp này sử dụng trị giá mua thực tế của hàng hóa nhập sau để tính toán.
Phương pháp thực tế đích danh là cách tính toán dựa trên số lượng hàng hóa xuất kho kết hợp với đơn giá nhập kho của từng lô hàng Phương pháp này giúp xác định chính xác giá trị hàng tồn kho và chi phí hàng bán.
Chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng đã bán đợc xác định theo công thức:
Chi phÝ mua ph©n bổ cho Chi phÝ mua phân bổ cho hàng đầu kú
+Chi phÝ mua hàng phát sinh trong kú x
Trị giá muacủa hàng hàng xuất kho xuÊt kho
Trị giá mua của hàng tồn đầu kỳ +Trị giá mua của hàng nhập trong kú
(2) Đối với Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo ph ơng pháp KKĐK:
Theo phơng pháp này, cuối kỳ, Doanh nghiệp kiểm kê hàng tồn kho và tính trị giá vốn thực tế hàng xuất kho theo công thức sau:
Trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho trong kú =
Trị giá vốn thực tế của hàng hoá tồn kho dÇu kú +
Trị giá vốn thực tế của hàng hoá nhập kho trong kú -
Trị giá vốn thực tế của hàng hoá tồn kho cuèi kú
1.2.3.1.2 Kế toán giá vốn hàng bán
Khi xuất kho hàng hóa để bán cho khách hàng hoặc gửi đi bán theo hợp đồng, bộ phận cung tiêu cần lập phiếu xuất kho Phiếu này được lập thành 3 liên, đóng vai trò là thủ tục xuất kho hàng hóa và là căn cứ để ghi nhận trị giá vốn của hàng hóa xuất kho để bán.
Tài khoản kế toán sử dụng:
TK 632- Giá vốn hàng bán
Ngoài ra, còn sử dụng một số tài khoản liên quan nh TK
Kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
(1) Đối với Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp KKTX, ta có sơ đồ sau: (Xem sơ đồ số 3)
Xuất kho bán trực tiếp
TK911 Xuất kho hàng hoá gửi bán
HH mua bán, gửi bán thẳng
Hàng hoá xuất bán bị trả lại kho Đối với Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp KKĐK, ta có sơ đồ sau:
TK 156,157 TK 611 TK 632 gvhh tồn kho đầu kỳ HH xuất bán trực tiếp
GVHH tồn cuối kỳ k/c GVHB để x®kq
Hàng hoá mua vào trong kú
1.2.3 4.Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý Doanh nghiệp
Nội dung chi phí bán hàng và chi phí quản lý Doanh nghiệp:
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:
-Chi phí tiền lơng và các khoản trích theo lơng của nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý doanh nghiệp.
-Chi phí vật liệu dùng trong bán hàng và quản lý Doanh nghiệp.
-Chi phí đồ dùng, dụng cụ dùng trong bán hàng và quản lý Doanh nghiệp.
-Chi phí KH TSCĐ dùng trong bán hàng và quản lý Doanh nghiệp.
-Chi phí dịch vụ mua ngoài phát sinh trong bán hàng và quản lý Doanh nghiệp.
-Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá.
-Chi dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
-Thuế, phí và lệ phí nh: Thuế nhà đất, thuế môn bài, phí, lệ phí giao thông.
-Chi phí khác bằng tiền nh chi hội nghị, tiếp khách,
TK 641- Chi phí bán hàng
TK 642- Chi phí quản lý Doanh nghiệp
Kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
Trình tự kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Chi phí vật liệu, CCDC
TK 214 F/bổ cho kỳ sau
Chi phÝ KH TSC§ K/c CPBH,
Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí khác bằng tiền
Trích trớcCF bảo hành, CFsửa chữa lớn TSCĐ
Thuế, phí và lệ phí
Trích lập các khoản dự phòng
1.2.3.5.Tổ chức công tác kế toán xác định kết quả kinh doanh
Phơng pháp xác định kết quả kinh doanh:
Kết quả bán hàng= Doanh thuthuần -
Giá vốn hàng bán- Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp tính cho hàng bán ra
TK 911- Xác định kết quả kinh doanh.
Kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
Cuối kỳ, doanh nghiệp cần kết chuyển doanh thu thuần, giá vốn, chi phí bán hàng và chi phí quản lý để xác định kết quả hoạt động Trình tự kế toán để xác định kết quả được thể hiện rõ ràng qua sơ đồ.
K/c giá vốn hàng bán K/c doanh thu thuÇn
CPBH, CPQLDN kỳ trớc Lãi
Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán trong doanh nghiệp được sử dụng để ghi chép và hệ thống hóa thông tin từ các chứng từ kế toán, đảm bảo phù hợp với hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng.
- Hệ thống sổ kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm:
Các sổ và thẻ kế toán chi tiết bao gồm sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết phải thu của khách hàng, sổ chi tiết chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, và sổ chi tiết theo dõi kết quả kinh doanh Những tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và theo dõi hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hệ thống sổ kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký sổ Cái, bao gồm:
+ Sổ Nhật ký sổ cái.
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
-Hệ thống sổ kế toán trong hình thức Chứng từ ghi sổ, bao gồm:
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Hệ thống sổ kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, bao gồm:
+ Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 8, .
+ Sổ Cái TK 632, 511, 512, 531, 532, 641, 642, 911, .+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Ch ơng 2 thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty CP Thơng mại &
Dịch vụ Đệm Việt 2.1 Đặc điểm chung của Công ty CP Thơng mại & Dịch vụ Đệm Việt.
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CP Thơng mại & Dịch vụ Đệm Việt.
Công ty CP Thương mại & Dịch vụ Đệm Việt chuyên xuất nhập khẩu, hoạt động với tư cách pháp nhân và tuân thủ sự quản lý của Nhà nước về lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu thông qua Bộ Thương mại.
Công ty CP Thơng mại & Dịch vụ Đệm Việt đợc cấp giấy phép kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh XNK số: 1202000181 ngày 25/ 10/2000.
-Tên giao dịch: Công ty CP Thơng mại & Dịch vụ Đệm Việt
-Trụ sở chính: Số 69, đường Mới, Kim Liờn – ễ Chợ Dừa – Đống Đa – Hà Nội
Công ty CP Thương mại & Dịch vụ Đệm Việt đã hoạt động được 5 năm và mặc dù gặp nhiều khó khăn ban đầu như thiếu kinh nghiệm, nguồn hàng hạn chế và chưa có nhiều chi nhánh, nhưng đến nay, công ty đã vượt qua những trở ngại đó và ngày càng phát triển mạnh mẽ Uy tín của công ty ngày càng được khẳng định trên thị trường.
Phòng kinh doanh Phòng TCKT Phòng nhập khẩu
Phòng kinh doanh xóc tiến bán hàng
Phòng nghiên cứu thị tr ờng
Kế toán tr ởng Kế toán viên
Hội đồng thành viên trên thị trường đã được nâng cao rõ rệt, với công ty ngày càng có nhiều đối tác và khách hàng trong và ngoài nước Khi mới thành lập, công ty chỉ có trụ sở giao dịch tại Lào Cai và chưa có chi nhánh nào ở địa phương khác Tuy nhiên, hiện tại, công ty đã mở rộng với các chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh và Hà Nội Để phát triển hoạt động kinh doanh, công ty cần vượt qua nhiều khó khăn, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trường.
Công ty chuyên nhập khẩu và xuất khẩu trực tiếp các sản phẩm như chăn, ga, gối đệm và thực phẩm, nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nước Hoạt động kinh doanh của công ty tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước và Bộ Thương mại.
2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty.
Đội ngũ gần 25 nhân viên chuyên giao và nhận hàng của chúng tôi, với sự năng động và nhiệt tình cùng nhiều năm kinh nghiệm, đã tự quản lý và sắp xếp công việc một cách hợp lý Nhờ đó, sản phẩm của công ty đã được phân phối rộng rãi đến nhiều tỉnh và thành phố trên toàn quốc.
Bộ máy tổ chức của công ty được thiết kế gọn nhẹ, với mối quan hệ chỉ đạo rõ ràng và sự kết nối nghiệp vụ chặt chẽ, giúp tối ưu hóa hiệu quả làm việc.
Sơ đồ các phòng ban đợc bố trí cũng khá hợp lí:
Hội đồng thành viên là cơ quan quyết định cao nhất trong công ty, do chủ tịch thành viên kiêm giám đốc công ty đứng đầu Chủ tịch phải chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về các quyết định và hành động của mình.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập thông tin về thị trường và hàng hóa Bằng cách lấy thông tin từ các phòng xúc tiến bán hàng và phòng nghiên cứu thị trường, phòng kinh doanh hỗ trợ giám đốc nắm bắt tình hình tiêu thụ và phân phối sản phẩm của công ty, bao gồm số lượng, đơn giá và chất lượng Điều này giúp xác định phương hướng đầu tư cho các mặt hàng và khám phá các thị trường mới cho sản phẩm.
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ quan trọng trong việc thực hiện các hoạt động kinh doanh của Công ty, đại diện cho Công ty trong các cuộc đàm phán với đối tác và quản lý, theo dõi tình hình kinh doanh tại các chi nhánh.
*Phòng kế toán tài chính: Gồm 5 thành viên
Phòng kế toán tài chính có nhiệm vụ thực hiện kế toán sổ sách và chứng từ theo quy định pháp luật, quản lý các hoạt động tài chính của Công ty, giám sát tài khoản và ngân quỹ, đồng thời trực tiếp giao dịch với các tổ chức tài chính.
*Phòng nhập khẩu: Bằng khả năng và kinh nghiệm của mình tìm ra các nguồn hàng mới, rẻ, đáp ứng nhu cầu thị trờng trong níc
2.1.3 Tổ chức công tác kế toán của công ty
2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán tài chính của Công ty CP Thương mại & Dịch vụ Đệm Việt đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thành kế hoạch bán hàng hàng năm Đây là trợ lý đắc lực cho ban lãnh đạo công ty trong việc ra quyết định điều hành bán hàng hiệu quả Nhiệm vụ chính của phòng kế toán là thu thập, ghi chép và tổng hợp thông tin về tình hình kinh tế, tài chính, đồng thời phản ánh chính xác và kịp thời các hoạt động của công ty Bộ máy kế toán tài chính được tổ chức phù hợp với đặc điểm hoạt động bán hàng của công ty.
Kế toán trưởng có vai trò quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động trong phòng kế toán Họ tổ chức và chỉ đạo các hoạt động của bộ máy kế toán, đồng thời chịu trách nhiệm về công tác kế toán của công ty Kế toán trưởng cũng tổ chức kiểm tra việc thực hiện chế độ kế toán và vận dụng các hình thức, phương pháp kế toán một cách sáng tạo, phù hợp với điều kiện và đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty.
Kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức kế toán tổng hợp và lập báo cáo tài chính (BCTC) cho công ty Nhiệm vụ chính của kế toán tổng hợp là tổ chức thông tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh doanh, bảo quản hồ sơ tài liệu kế toán, cũng như tổng hợp và chi tiết nguồn vốn kinh doanh và các quỹ của đơn vị.
-Kế toán doanh thu: Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, doanh thu.
-Kế toán thanh toán: Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến, công nợ, tiền gửi, tiền vay của công ty, .
-Thủ quỹ: theo dõi tình hình thu chi hàng ngày diễn ra tại công ty.
Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty CP Thơng mại & Dịch vụ Đệm Việt
ơng mại & Dịch vụ Đệm Việt.
Công ty cam kết đẩy nhanh doanh số bán hàng bằng cách đảm bảo chất lượng sản phẩm và giá cả hợp lý cho khách hàng Khách hàng có quyền chọn hình thức thanh toán phù hợp và có thể trả lại hàng hóa nếu sản phẩm không đạt chất lượng hoặc sai quy cách Vì vậy, Công ty luôn chú trọng đến chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
-Về chất lợng: Hàng hoá trớc khi bán đợc kiểm tra kỹ lỡng về chất lợng, chủng loại, quy cách, .
Giá bán được xác định dựa trên giá mua thực tế, cộng với các chi phí thu mua và bảo quản, đồng thời chịu ảnh hưởng từ sự biến động của giá cả thị trường.
Hiện nay, Công ty chủ yếu áp dụng phương thức bán hàng trực tiếp Hàng hóa được thu mua hoặc nhập khẩu về kho, sau đó được xuất bán theo hợp đồng đã ký với khách hàng.
Là một doanh nghiệp kinh doanh XNK nên nghiệp vụ bán hàng trong Công ty luôn đợc chú trọng
2.2.2.Tổ chức công tác kế toán doanh thu bán hàng
2.2.2.1 Tổ chức chứng từ, tài khoản sử dụng
Công ty CP Thương mại & Dịch vụ Đệm Việt chuyên nhập khẩu thực phẩm, điện tử và điện lạnh phục vụ nhu cầu tiêu dùng và sản xuất trong nước Hoá đơn bán hàng không chỉ có giá trị như lệnh xuất kho mà còn là cơ sở quan trọng để kế toán theo dõi doanh thu, công nợ và tình hình xuất- tồn kho Do đó, hoá đơn bán hàng là chứng từ ban đầu cần thiết cho việc ghi sổ doanh thu của kế toán.
Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ để nộp thuế GTGT, do đó hoá đơn bán hàng mà công ty sử dụng là hoá đơn GTGT mẫu 01-GTKT-3LL Hoá đơn này được lập thành 3 liên.
Liên 2: Giao cho khách hàng.
Liên 3: Dùng để thanh toán.
Trên mỗi hoá đơn đợc ghi đầy đủ, đúng các yếu tố: Giá bán cha có thuế, thuế GTGT, tổng giá thanh toán (Xem biểu mÉu sè 1).
Ngoài ra, còn sử dụng các chứng từ nh: Phiếu nhập kho, phiÕu thu, .
Do đặc điểm kinh doanh đặc thù, Công ty đã áp dụng TK 511 để theo dõi doanh thu bán hàng từ các nguồn hàng hóa khác nhau.
Ngoài ra, kế toán bán hàng còn sử dụng các TK liên quan khác nh: TK 131, TK 3331, TK 111, TK 331, …
Công ty sử dụng các sổ, thẻ kế toán chi tíêt: Sổ bán hàng, thẻ kho kế toán, sổ chi tiết phải thu của khách hàng.
-Các sổ Cái tài khoản: TK 131, TK 511, TK 3331, TK 331,
-Các bảng kê chứng từ, chứng từ ghi sổ.
+ Sổ bán hàng (Bảng số 3):
Sổ chi tiết bán hàng là công cụ quan trọng mà kế toán sử dụng để theo dõi tình hình bán hàng của từng loại hàng hóa Nó giúp ghi nhận nguồn gốc hàng bán ra và theo dõi giá vốn hàng bán theo từng mặt hàng và lô hàng cụ thể.
Sổ chi tiết phải thu của khách hàng (Bảng số 8) là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi việc thanh toán công nợ của từng khách hàng một cách chính xác và hiệu quả Thông qua sổ này, kế toán viên có thể dễ dàng cập nhật và quản lý các khoản phải thu từ khách hàng Cơ sở để ghi sổ chi tiết phải thu của khách hàng bao gồm hóa đơn bán hàng, thẻ kho kế toán, phiếu thu tiền và giấy báo Có Ngân hàng.
Thẻ kho kế toán (Bảng số 4) là công cụ quan trọng để theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho hàng hóa, bao gồm cả số lượng và giá trị của từng mặt hàng Nó giúp kế toán bán hàng xác định giá vốn hàng bán một cách chính xác Bên cạnh đó, thẻ kho kế toán còn được sử dụng để giám sát doanh thu và thuế GTGT đầu ra của lô hàng, đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả.
Cơ sở ghi sổ: Phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng (thay phiÕu xuÊt kho).
Sơ đồ trình tự lên số liệu sổ kế toán doanh thu bán hàng nh sau:
Biểu mẫu số 1: Hoá đơn GTGT
Chứng từ gốc (Hoá đơn, giấy báo Cã,…)
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ chi tiết DTBH, PTKH
Bảng tổng hợp chi tiêt
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc
MÉu sè: 01 GTKT- 3LL GU/ 2003B
No: 175921 Đơn vị bán hàng: Công ty CP Thơng mại & Dịch vụ Đệm Việt Địa chỉ: Số 69, đường Mới – Kim Liờn – Đống Đa – Hà Nội
Số Tài khoản: Điện thoại: Mã số:
Ngời mua hàng: Phạm Gia Khỏnh Đơn vị : Công ty TNHH Thương mại XNK Giang Huy Địa chỉ: Hà Nội
Hình thức thanh toán: TMặt Mã số: 0100839776
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvị SL Đơn giá Thành tiền ĐVT
Thuế suất GTGT: 10% Cộng tiền hàng:
3.713.647Tổng cộng tiền thanh toán:40.850.117
Số tiền viết bằng chữ: bốn mươi triệu tỏm trăm năm mơi nghìn một trăm mười bảy nghỡn đồng chẵn.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi họ tên)
2.2.3 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trõ doanh thu
Để thực hiện kế toán doanh thu bán hàng, kế toán cần dựa vào hóa đơn GTGT và sử dụng tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng cùng với tài khoản 3331 - Thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Sổ kế toán sử dụng: Sổ bán hàng nhập khẩu, thẻ kho kế toán hàng nhập khẩu, Sổ Cái TK 131, Sổ Cái TK 511, Sổ Cái
TK 3331, Bảng kê chứng từ bán hàng, Chứng từ ghi sổ.
Khi nhận hoá đơn GTGT từ phòng kinh doanh, kế toán căn cứ vào tổng số tiền khách hàng chấp nhận thanh toán để ghi nhận doanh thu và các khoản phải thu Doanh thu bán hàng được hạch toán vào chứng từ ghi sổ theo bút toán tương ứng.
Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán.
Có TK 511: Doanh thu bán hàng không bao gồm thuÕ GTGT.
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Khi nhận đợc Phiếu thu tiền mặt kế toán mới thực hiện bút toán ghi giảm các khoản phải thu của khách hàng.
Có TK 131: Tổng giá thanh toán Dựa vào hóa đơn GTGT, kế toán sẽ ghi chép vào Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết công nợ và Thẻ kho kế toán hàng nhập khẩu.
Vào ngày 20/8/2004, phòng kinh doanh của quầy số 175921 đã chuyển giao phiếu xuất kho với đầy đủ các yếu tố đảm bảo tính hợp lý và hợp lệ, được ghi nhận vào Bảng tổng hợp chứng từ bán hàng (xem bảng số 1).
Bảng tổng hợp chứng từ bán hàng Quý 3/ 2008
Số tiền Ghi Nợ các TK
Số HĐ Ngà y Doanh sè ThuÕ
Mành rèm Morisa cao cấp 970.500
Cuối kỳ, căn cứ vào Bảng kê chứng từ hàng hoá bán ra để lập Chứng từ ghi sổ số 10.
(Bảng số 2) chứng từ ghi sổ
Diễn giải Mã số TK Số tiền
Các chứng từ gốc liên quan, sau khi được sử dụng để lập Chứng từ ghi sổ, sẽ là cơ sở để kế toán ghi chép vào Sổ chi tiết bán hàng nhập khẩu.
(Bảng số 3), Thẻ kho kế toán (Bảng số 4).
Sau khi lập chứng từ ghi sổ số 10 (Bảng số 2), kế toán bán hàng sẽ chuyển tài liệu này cho kế toán tổng hợp Điều này nhằm làm căn cứ để kế toán tổng hợp ghi Sổ Cái một cách chính xác.