TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN CƠ HÀ NỘI
Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần sản xuất và thương mại điện cơ Hà Nội
Công ty cổ phần sản xuất và thương mại điện cơ Hà Nội, được Sở Kế Hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội cấp giấy phép đăng ký kinh doanh lần đầu số 0101861693 vào ngày 12 tháng 12 năm 2005, đã thực hiện thay đổi lần 1 vào ngày 08 tháng 09 năm 2010 Trụ sở công ty được đặt tại Lô 9 - CN5, Khu cụm công nghiệp Ngọc Hồi, xã Ngọc Hồi, Thanh Trì.
Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Điện cơ Hà Nội có tổng vốn điều lệ 8.300.000.000 VNĐ và tổng doanh thu hàng năm đạt 45.000.000.000 VNĐ Doanh nghiệp hiện có 42 lao động chính thức và 30 lao động theo thời vụ từ tháng 3 đến tháng 6.
Công ty cổ phần sản xuất và thương mại điện cơ Hà Nội ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế thị trường hiện đại, với yêu cầu ngày càng cao về máy móc hiện đại và chất lượng Việc hình thành công ty trong khu công nghiệp đã góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế thông qua các dịch vụ mua bán và mở rộng mạng lưới kinh doanh Dù còn trẻ, tập thể cán bộ công nhân viên của công ty đã thể hiện năng lực và trách nhiệm, tạo nên sự tin cậy cho khách hàng Hiện nay, công ty đã trở thành địa chỉ tin cậy cho nhiều đối tượng khách hàng, khẳng định vị thế của mình trên thị trường.
Công ty cổ phần sản xuất và thương mại điện cơ Hà Nội đang nỗ lực không ngừng để hoàn thiện và phát triển, đồng thời đa dạng hóa sản phẩm và dịch vụ nhằm phục vụ khách hàng tốt nhất Sự phát triển mạnh mẽ của hệ thống kinh doanh đã giúp công ty tìm ra những giải pháp hiệu quả, mang lại kết quả tích cực trong hoạt động.
Báo cáo nghiên cứu của công ty trong năm qua cho thấy kết quả khả quan, với doanh thu dự kiến tăng trưởng so với năm trước Các hoạt động kinh doanh khác cũng đạt hiệu quả cao, khẳng định vị thế của Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Điện cơ Hà Nội trong mạng lưới kinh doanh và nền kinh tế.
Chức năng nhiệm vụ của Công ty cổ phần sản xuất và thương mại điện cơ Hà Nội
Công ty cổ phần sản xuất và thương mại điện cơ Hà Nội đã nỗ lực hoàn thiện bộ máy hoạt động nhằm nâng cao nghiệp vụ, thực hiện hiệu quả chính sách kinh doanh và đảm bảo ổn định đời sống cho cán bộ công nhân viên.
Trong năm đầu thành lập, công ty có 12 thành viên và hàng năm thực hiện quy trình tuyển dụng theo đúng quy chế, từ đó nâng tổng số cán bộ lên 42 người Trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ hiện tại bao gồm 10 người có bằng đại học, 7 người có bằng cao đẳng, 5 người có bằng trung cấp, và 20 người có tay nghề công nghiệp.
Công ty cổ phần sản xuất và thương mại điện cơ Hà Nội có một cơ cấu tổ chức bao gồm 1 ban giám đốc và 5 phòng ban, được minh họa qua sơ đồ tổ chức.
Báo cáo nghiên cứu đề tài
Hội đồng thành viên tham gia trực tiếp điều hành công việc của công ty.
* Ban lãnh đạo của công ty bao gồm hội đồng thành viên, giám đốc và phó giám đốc có trách nhiệm trực tiếp phụ trách ba phòng.
+ Phòng kế toán tài chính
+ Phòng tổ chức hành chính.
Phòng kinh doanh là bộ phận quan trọng nhất trong hoạt động của công ty, đóng góp chính vào doanh thu Nhiệm vụ của phòng này bao gồm việc tiêu thụ hàng hóa, phân tích rủi ro và nghiên cứu các giải pháp hiệu quả để phòng ngừa rủi ro.
* Phòng kế toán tài chính
Phòng kế toán có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ kế toán, tổng hợp hoạt động thu - chi của công ty và ghi chép vào sổ sách kế toán Phòng cũng thực hiện các chế độ tài chính, chỉ tiêu nội bộ, đồng thời đảm nhận trách nhiệm thanh toán và tư vấn cho khách hàng về phương thức thanh toán phù hợp.
* Phòng tổ chức hành chính
Phòng nhân sự có nhiệm vụ quản lý toàn bộ quy trình liên quan đến nhân lực, bao gồm tuyển dụng, sắp xếp công việc, quản lý hồ sơ cán bộ, và thực hiện việc trả lương cho nhân viên Ngoài ra, phòng cũng đảm nhiệm công tác quản trị hành chính, đảm bảo hoạt động trơn tru trong tổ chức.
Phòng KT - KD Phòng KT - TC Báo cáo nghiên cứu đề tài Phòng HC - TC
Các loại hàng hóa, dịch vụ tại doanh nghiệp đang kinh doanh
+ Sản xuất và buôn bán hàng điện tử, điện lạnh, điện dân dụng, các loại quạt điện.
Buôn bán tư liệu sản xuất và tư liệu tiêu dùng, bao gồm vật tư, nguyên liệu, phụ liệu, thiết bị và máy móc, chủ yếu tập trung vào lĩnh vực xây dựng và thiết bị khoa học kỹ thuật.
+ Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá.
+ Tư vấn giám sát kỹ thuật trong lĩnh vực điện, điện tử, điện lạnh, điều hoà không khí.
+ Kinh doanh, lắp ráp, lắp đặt, sửa chữa, bảo hành, các thiết bị điện, điện tử,điều hoà không khí.
Công nghệ sản xuất
Hệ thống quản lý chất lượng của chúng tôi đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2008 và TQM theo tiêu chuẩn Singapore, phản ánh sự tiên tiến và hiện đại, tương xứng với các tiêu chuẩn khu vực và thế giới.
Quá trình sản xuất sản phẩm của công ty được hình thành từ việc đúc rút kinh nghiệm của nhiều năm sản xuất và không ngừng cải tiến.
Hình thức tổ chức công toán kế toán và bộ máy kế toán tại Công ty
1.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Công ty cổ phần sản xuất và thương mại điện cơ Hà Nội áp dụng hình thức kế toán tập trung, với một phòng kế toán chung duy nhất Phòng kế toán này thực hiện toàn bộ công việc ghi sổ, kế toán tổng hợp và chi tiết cho tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhằm cung cấp thông tin kinh tế tài chính đầy đủ và kịp thời.
- Phòng kế toán của công ty gồm có 2 người:
Kế toán trưởng phụ trách chung.
Một kế toán tiền lương kiêm thủ quỹ.
- Nhiệm vụ của phòng kế toán:
Phòng kế toán thống kê tham mưu cho giám đốc quản lý các mặt công tác tài chính.
Báo cáo nghiên cứu đề tài
Tham mưu cho giám đốc về sử dụng nguồn vốn và khai thác nguồn vốn của công ty đạt hiệu quả cao.
Tham mưu cho giám đốc về biện pháp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ trích nộp đối với nhà nước.
Phòng kế toán hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và nhận hướng dẫn nghiệp vụ từ kế toán trưởng Chức năng chính của phòng kế toán tài chính là quản lý chặt chẽ chế độ hạch toán và quản lý tài chính trong toàn công ty.
* Chức năng và nhiệm vụ của từng người trong phòng kế toán.
Kế toán trưởng là người phụ trách chung, có nhiệm vụ kiểm tra và giám sát mọi hoạt động liên quan đến sổ sách kế toán Họ chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác kế toán của công ty.
1.5.2 Hình thức sổ kế toán
Công ty hoạt động độc lập, tuy nhiên, công tác kế toán được thực hiện theo chế độ mà Bộ Tài chính quy định.
Về tình hình sổ sách kế toán, công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ trong nhiều năm qua để ghi sổ sách kế toán.
Hình thức này hoàn toàn phù hợp với mô hình hoạt động kinh doanh và trình độ kế toán của nhân viên kế toán, giúp nâng cao hiệu quả công việc và rút ngắn thời gian hoàn thành quyết toán Các hoạt động kinh tế tài chính được phản ánh qua chứng từ gốc được phân loại và ghi vào sổ chi tiết, đồng thời tổng hợp số liệu cuối tháng để ghi vào sổ cái các tài khoản.
Báo cáo nghiên cứu đề tài
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần sản xuất và thương mại điện cơ Hà Nội
2.1 1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại điện cơ Hà Nội
Công ty cổ phần sản xuất và thương mại điện cơ Hà Nội cung cấp sản phẩm đa dạng và chất lượng cao Sự phong phú trong số lượng, chủng loại và quy cách nguyên vật liệu được sử dụng trong sản xuất của công ty thể hiện tính năng và chức năng cơ lý, hóa khác nhau.
Công ty đã phân loại nguyên vật liệu dựa trên công dụng và vai trò của từng loại trong quá trình sản xuất kinh doanh, nhằm quản lý và hạch toán chính xác chi phí Theo tiêu chí này, nguyên vật liệu được chia thành các nhóm khác nhau.
Nguyên vật liệu chính là yếu tố cốt lõi của Công ty trong quá trình sản xuất, đóng vai trò là cơ sở vật chất tạo nên sản phẩm thực tế Các loại nguyên vật liệu bao gồm thép cây, thép lá, thép tấm, thép hợp kim, thép tròn, thép góc, sắt các loại, phi kim và inox Mỗi loại nguyên vật liệu này có quy cách và phẩm chất riêng biệt, góp phần quan trọng vào chất lượng sản phẩm cuối cùng.
Thép lá: Lá 0,8 ly * 1m44; Lá 0,6 ly * 1m44
Nguyên vật liệu phụ, bao gồm nhiều loại khác nhau, không cấu trúc thành thực thể sản phẩm nhưng đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất Các vật liệu này như que hàn, đinh, ốc vít, và hóa chất, bao bì, sơn chống rỉ không chỉ cần thiết cho quy trình mà còn giúp nâng cao chất lượng và hình thức của sản phẩm, đảm bảo tính bền đẹp.
+ Nhiên liệu: Dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất bao gồm :
Xăng, dầu, bôi trơn, gas
Báo cáo nghiên cứu đề tài
+ Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng dùng cho máy móc như: Galee, vòng bi, dây cu roa
2.1.2 Tổ chức quản lý thu mua nguyên vật liệu tại Công ty
Công ty chủ yếu sử dụng nguồn vốn cổ phần để mua nguyên vật liệu, bên cạnh đó, còn tận dụng vốn vay từ các ngân hàng và huy động từ nhiều nguồn khác.
Công ty xây dựng kế hoạch thu mua nguyên vật liệu hàng tháng, hàng quý và hàng năm dựa trên kế hoạch sản xuất Quy trình này sử dụng hệ thống định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm, kết hợp với các đơn đặt hàng, hợp đồng và khả năng tiêu thụ của công ty.
Nguyên vật liệu mua vào cần đảm bảo đầy đủ về số lượng, chất lượng và quy cách, đồng thời phải có nguồn cung cấp ổn định Công ty có bộ phận chuyên trách thu mua, và tùy thuộc vào hiệu quả kinh tế, bộ phận này sẽ quyết định thuê vận chuyển hoặc sử dụng phương tiện của công ty để vận chuyển hàng hóa.
Công ty chủ yếu cung cấp nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp trong nước, bao gồm Công ty Cơ khí Hà Nội, Tổng Công ty Kim khí Hà Nội, Công ty Kinh doanh Thiết bị công nghiệp và Viện luyện kim Tuy nhiên, một số nguyên vật liệu cần thiết phải được nhập khẩu từ nước ngoài, đặc biệt là từ Trung Quốc, Nga và Nhật Bản.
2.1.3 Tổ chức quản lý, sử dụng nguyên vật liệu của Công ty Để bảo quản nguyên vật liệu, tránh hư hỏng, tiêu hao, Công ty đã tiến hành phân kho dựa theo đặc tính và cách phân loại của nguyên vật liệu nhằm theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của các loại nguyên vật liệu cũng như quản lý nguyên vật liệu
Các nguyên vật liệu chính được lưu trữ trong các kho chuyên dụng, được sắp xếp một cách hệ thống và khoa học Điều này không chỉ đảm bảo các điều kiện bảo quản tốt nhất cho nguyên vật liệu mà còn tạo thuận lợi cho việc xuất hàng thường xuyên.
Nguyên vật liệu phụ chủ yếu là hóa chất, vì vậy việc bảo quản chúng cũng quan trọng như bảo quản nguyên vật liệu chính để đảm bảo chất lượng hóa chất không bị giảm sút Các kho chứa nguyên vật liệu phụ và nhiên liệu cần được sắp xếp một cách khoa học để tối ưu hóa quy trình lưu trữ.
Báo cáo nghiên cứu đề tài hợp lý, đảm bảo an toàn, khô thoáng và thường xuyên kiểm tra xử lý các hiện tượng bất thường (nếu có).
Nguyên vật liệu là tài sản lưu động quan trọng trong sản xuất kinh doanh, thường xuyên biến động và cần được quản lý chặt chẽ Doanh nghiệp sản xuất phải liên tục mua sắm và sử dụng nguyên vật liệu từ nhiều nguồn khác nhau, với giá cả thay đổi liên tục trên thị trường Việc theo dõi từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng đến khâu lưu trữ là rất cần thiết để đảm bảo chất lượng và giá trị sản phẩm Do đó, công tác quản lý nguyên vật liệu cần được chú trọng để nâng cao hiệu quả sản xuất.
Trong quá trình thu mua, cần phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá cả và chi phí mua Đồng thời, việc lập kế hoạch mua phải tuân thủ đúng tiến độ và thời gian để phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Để đảm bảo an toàn cho nguyên vật liệu và tránh mất mát, hư hỏng, doanh nghiệp cần tổ chức kho bãi hợp lý và thực hiện quản lý chặt chẽ đối với từng loại vật liệu Việc này không chỉ ảnh hưởng đến quá trình sản xuất mà còn quyết định kết quả kinh doanh Nguyên vật liệu đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động sản xuất, vì vậy việc bảo quản đúng cách là rất quan trọng trong công ty Cổ phần sản xuất và thương mại điện cơ.
Hà Nội là trung tâm sản xuất chính với các nguyên vật liệu chủ yếu như sắt, thép và inox Những loại kim loại này rất dễ bị ăn mòn do điều kiện khí hậu nóng ẩm đặc trưng của Việt Nam.
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại điện cơ Hà Nội
Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại điện cơ Hà Nội hiện nay đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nguyên vật liệu Kế toán chi tiết giúp theo dõi sát sao tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại nguyên vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị Việc thực hiện hiệu quả công tác này không chỉ giảm chi phí không cần thiết mà còn hạ giá thành sản phẩm, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường.
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là quá trình hạch toán kết hợp việc nhập, xuất và tồn kho từng loại nguyên vật liệu, bao gồm cả số lượng, chủng loại, chất lượng và giá trị Để quản lý hiệu quả vật tư, Công ty theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất và tồn kho về cả số lượng và giá trị của từng loại nguyên vật liệu Với khối lượng lớn và đa dạng chủng loại, cùng số lần nhập, xuất hàng ngày cao, kế toán chi tiết nguyên vật liệu trở thành một công cụ quan trọng nhưng đòi hỏi nhiều thời gian và công sức.
Dựa trên các đặc điểm đã nêu, việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty được thực hiện theo phương pháp ghi sổ số dư, kết hợp chặt chẽ giữa ghi chép của thủ kho và hạch toán tại Phòng Tài chính kế toán.
Báo cáo nghiên cứu đề tài
* / Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
- Phương pháp sổ số dư
Phương pháp này tích hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ của thủ kho và ghi chép tại phòng kế toán, giúp theo dõi số lượng hàng hóa tại kho và giá trị tài sản tại phòng kế toán một cách hiệu quả.
Trình tự ghi chép ở kho bắt đầu bằng việc thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ kho Các chứng từ được phân loại theo nhóm vật liệu và lập phiếu giao nhận Chứng từ nhập và xuất được lập riêng biệt, sau đó gửi cho phòng kế toán kèm theo phiếu nhập, phiếu xuất Cuối tháng, thủ kho ghi số lượng vật liệu tồn kho vào sổ số dư, do phòng kế toán mở và sử dụng trong cả năm Khi nhận chứng từ từ thủ kho, kế toán kiểm tra và đối chiếu với hóa đơn, phiếu vận chuyển, sau đó ghi giá hạch toán và tổng hợp số tiền cho từng chứng từ, ghi vào bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu.
Báo cáo nghiên cứu đề tài
Sơ đồ 2-1: Sơ đồ hạch toán theo phương pháp sổ số dư
Ghi chú : :Ghi hàng ngày
:Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối tháng (cuối quý)
- Một số mẫu chứng từ của phương pháp số dư:
+ Phiếu giao nhận chứng từ
+ Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu.
2.2.1 Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu tại công ty
2.2.1.1 Trường hợp nguyên vật liệu nhập kho
Tại Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại điện cơ Hà Nội, quy trình kiểm nghiệm nguyên vật liệu bắt đầu khi kế toán nguyên vật liệu phối hợp với nhân viên phòng Kinh doanh vật tư và các phòng ban liên quan Dựa vào hóa đơn GTGT từ bên bán hàng, phòng Kinh doanh vật tư tiến hành xem xét và kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu.
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Báo cáo nghiên cứu về tính hợp lý và hợp lệ của hóa đơn cho thấy nếu hóa đơn đáp ứng đầy đủ các tiêu chí này, cùng với việc nguyên vật liệu mua về được kiểm nghiệm đảm bảo đúng số lượng, chủng loại và chất lượng, thì nguyên vật liệu sẽ được nhập kho Trong vòng ba ngày sau khi nguyên vật liệu được đưa vào kho, nhân viên tiếp liệu và thủ kho cần phối hợp với các phòng chức năng để kiểm tra và đánh giá chất lượng sản phẩm, hoàn thành biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho và ghi chép đầy đủ vào thẻ kho.
Phiếu nhập kho nguyên vật liệu được lập thành ba liên bởi phòng Kinh doanh vật tư Nhân viên tiếp liệu mang hóa đơn và phiếu xuất kho cùng phiếu nhập kho để tiến hành nhập hàng Thủ kho sẽ kiểm nhận số lượng và chất lượng hàng hóa, ghi vào cột thực nhập của phiếu nhập và cập nhật vào thẻ kho Khoảng 3 – 5 ngày, kế toán sẽ xuống kho để nhận chứng từ Khi nhận phiếu nhập kho, kế toán kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, đảm bảo đúng tên, đúng thẻ, đúng số lượng thực nhập và nội dung nhập kho trước khi ký vào thẻ kho.
Kế toán ghi nhận đơn giá hạch toán cho từng loại nguyên vật liệu nhập kho dựa vào phiếu nhập kho, xác định trị giá vốn nguyên vật liệu theo giá hạch toán chỉ cho số lượng thực nhập Sau khi tính toán trị giá nhập, kế toán chuyển phiếu nhập kho và ghi trị giá mua nguyên vật liệu theo giá hóa đơn Cuối tháng, kế toán tổng hợp giá trị nhập kho theo giá hóa đơn từ các chứng từ trong tháng, đồng thời đối chiếu với kế toán thu mua trước khi lập báo cáo kế toán.
Trích tài liệu của Công ty : Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại điện cơ
Hà Nội quy định rằng khi mua nguyên vật liệu để nhập kho, doanh nghiệp phải có hóa đơn kèm theo Vào tháng 3/2015, Công ty đã mua thép từ Công ty Vật tư tổng hợp Hà Tây để phục vụ cho quá trình sản xuất Hóa đơn GTGT của đơn vị bán được cung cấp theo mẫu quy định.
Báo cáo nghiên cứu đề tài
Biểu số 2-1 Hóa đơn GTGT của Công ty Vật tư Tổng hợp Hà Tây
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số : 01 GTKT-3LL
Liên 2 : Giao khách hàng Ngày 01 tháng 03 năm 2015 Đơn vị bán hàng : Công ty Vật tư Tổng hợp Hà Tây Địa chỉ : 126 Quang Trung – Hà Đông – Hà Nội
Họ tên người mua hàng : Nguyễn Quyết Thắng
Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại điện cơ Hà Nội, tọa lạc tại Lô 9-CN5, Khu CN Ngọc Hồi, xã Ngọc Hồi, Thanh Trì, Hà Nội, chuyên cung cấp các sản phẩm và dịch vụ liên quan đến điện cơ.
Hình thức thanh toán : 40% trả ngay bằng tiền tạm ứng, 60% chưa thanh toán.
STT TÊN HÀNG HÓA ĐƠN VỊ
Số tiền viết bằng chữ : Một trăm linh bảy triệu sáu trăm hai lăm nghìn đồng chẵn./
(Ký, họ tên) Đã ký
Người bán hàng (Ký, họ tên) Đã ký
Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Đã ký
Báo cáo nghiên cứu đề tài
Biểu số 2-2 Hóa đơn GTGT của Công ty Thép Hòa Phát
Trước khi nhập kho, nguyên vật liệu của Công ty phải trải qua quy trình kiểm nghiệm và được ban kiểm nghiệm lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư Chỉ những nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng, quy cách và phẩm chất theo hợp đồng mới được phép nhập kho.
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số : 01 GTKT-3LL
Liên 2 : Giao khách hàng Ngày 01 tháng 03 năm 2015 Đơn vị bán hàng : Công ty Thép Hòa Phát Địa chỉ : Khu Công nghiệp Hòa Lạc – Xuân Mai – Hà Nội
Họ tên người mua hàng : Nguyễn Xuân Phúc
Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại điện cơ Hà Nội, tọa lạc tại Lô 9-CN5, Khu công nghiệp Ngọc Hồi, xã Ngọc Hồi, huyện Thanh Trì, Hà Nội, chuyên cung cấp các sản phẩm và dịch vụ liên quan đến điện cơ.
Hình thức thanh toán : 1/3 trả ngay bằng tiền tạm ứng, còn lại chưa thanh toán.
STT TÊN HÀNG HÓA ĐƠN VỊ
Số tiền viết bằng chữ : Chín mươi tám triệu không trăm bốn ba nghin bay trăm năm mươi đồng./
(Ký, họ tên) Đã ký
Người bán hàng (Ký, họ tên) Đã ký
Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Đã ký
Báo cáo nghiên cứu đề tài
Ban kiểm nghiệm vật tư bao gồm :
- Đại diện phòng Kinh doanh vật tư
- Nhân viên kế toán nguyên vật liệu
- Đại diện phân xưởng trực tiếp sử dụng vật tư mua về
Biên bản kiểm nghiệm vật tư được lập thành 02 bản :
- 01 bản giao cho phòng Kinh doanh vật tư để lưu
- 01 bản giao cho phòng Tài chính kế toán làm căn cứ ghi sổ
Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư, nếu nguyên vật liệu đạt yêu cầu thì tiến hành lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho này được lập thành ba liên :
- Liên thứ nhất thủ kho giữ để vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng Tài chính kế toán.
- Liên thứ hai giao cho nhân viên tiếp liệu gửi kèm với hóa đơn GTGT cho kế toán thanh toán.
- Liên thứ ba được lưu ở phòng Kinh doanh vật tư.
Báo cáo nghiên cứu đề tài
Biểu số 2-3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
Căn cứ vào hóa đơn số : 0078318 và 0075271 ngày 01 tháng 03 năm 2015
Của Công ty Vật tư Tổng hợp Hà Tây và Công ty Thép Hòa Phát.
Ban kiểm nghiệm gồm các thành viên: Ông (bà) Vũ Giang - Đại diện P KDVT, Trưởng ban; Ông (bà) Đỗ Bảo - Thủ kho, Ủy viên; Ông (bà) Ngọc Linh - Đại diện P TCKT, Ủy viên; và Ông (bà) Hải Long - Đại diện PX.CK3, Ủy viên Ban đã tiến hành kiểm kê các loại vật tư dưới đây.
STT Tên nhãn hiệu và quy cách vật tư Đơn vị tính
HĐ Theo kiểm nghiệm Đúng quy cách, phẩm chất
Không đúng quy cách, phẩm chất
Kết luận của ban kiểm nghiệm : Đủ số lượng, chất lượng đảm bảo quy cách và phẩm chất theo yêu cầu. Ủy viên
(Ký, họ tên) Đã ký Ủy viên (Ký, họ tên) Đã ký Ủy viên (Ký, họ tên) Đã ký Ủy viên (Ký, họ tên) Đã ký
Trưởng ban (Ký, họ tên) Đã ký
Báo cáo nghiên cứu đề tài
Biểu số 2-4 Phiếu nhập kho
Vào ngày 02/03/2015, Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại điện cơ Hà Nội đã thực hiện chi tiền thanh toán cho Công ty Vật tư Tổng hợp Hà Tây theo Phiếu chi số 24 Địa chỉ của Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại điện cơ Hà Nội là Lô 9-CN5, KCN Ngọc Hồi, xã Ngọc Hồi, Thanh Trì, Hà Nội.
Mẫu số : 01-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
Người giao hàng : Nguyễn Quyết Thắng Số : 20
Theo hóa đơn số : 0078318 và 0075271 Nợ :
STT TÊN HÀNG HÓA ĐƠN VỊ
Số tiền viết bằng chữ : Một trăm chín lăm triệu tám trăm bảy lăm nghìn đồng chăn./
(Ký, họ tên) Đã ký
Người giao hàng (Ký, họ tên) Đã ký
Thủ kho (Ký, họ tên) Đã ký
Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Đã ký
Thủ trưởng (Ký, họ tên) Đã ký
Báo cáo nghiên cứu đề tài
2.1.2.2 Trường hợp nguyên vật liệu xuất kho
Tại Công ty, vật tư chỉ được cấp phát theo văn bản kế hoạch tháng, quý, căn cứ
2.2.1.2 Trường hợp nguyên vật liệu xuất kho
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty cổ phần sản xuất và thương mại điện cơ Hà Nội
2.3.1 Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại điện cơ Hà Nội đóng vai trò quan trọng trong quản lý nguyên vật liệu Kế toán chi tiết giúp theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, và tồn kho của từng loại nguyên vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị Việc thực hiện tốt công tác này không chỉ giảm bớt chi phí không cần thiết mà còn hạ giá thành sản phẩm, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh của Công ty trên thị trường.
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là quá trình hạch toán kết hợp giữa việc nhập, xuất và tồn kho từng loại nguyên vật liệu, bao gồm số lượng, chủng loại, chất lượng và giá trị Để quản lý hiệu quả vật tư, công ty cần theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất và tồn kho về cả số lượng lẫn giá trị Với đặc điểm nguyên vật liệu có khối lượng lớn và đa dạng, cùng với số lần nhập xuất lớn trong ngày, công việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu trở nên vất vả và tốn nhiều thời gian, công sức.
Dựa trên các đặc điểm đã nêu, việc ghi chép của thủ kho cần được phối hợp chặt chẽ với hạch toán tại Phòng Tài chính kế toán Do đó, kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty được thực hiện theo phương pháp ghi sổ Số dư.
Công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nhập, xuất nguyên vật liệu nhằm đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong việc quản lý nguyên vật liệu Để thực hiện việc hạch toán này, kế toán tại Công ty đã sử dụng các tài khoản kế toán phù hợp.
- TK 152 : “Nguyên liệu, vật liệu” TK này được chi tiết thành các TK cấp 2 như sau :
+ TK 1521 : Nguyên vật liệu chính (Thép P18 14…)
+ TK 1522 : Nguyên vật liệu phụ (Sơn chống rỉ, hóa chất…)
Báo cáo nghiên cứu đề tài
+ TK 1523 : Nhiên liệu (Xăng, dầu…)
- TK 133 (1331) : “Thuế GTGT được khấu trừ”
- TK 331 : “Phải trả người bán”
- TK 112 : “Tiền gửi ngân hàng”
- TK 621 : “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”
Ngoài ra còn sử dụng một số TK liên quan khác như : TK 641, TK 642…
2.3.3 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu
Cùng với việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu hàng ngày, kế toán cũng đồng thời ghi vào Sổ kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu.
Công ty chủ yếu nhập kho nguyên vật liệu từ nguồn bên ngoài nhờ vào điều kiện mua bán thuận lợi và thông thoáng trên thị trường hiện nay Phương thức thanh toán đa dạng và phong phú cũng góp phần làm cho công việc kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu trở nên đa dạng hơn.
2.3.3.1 Trường hợp nguyên vật liệu mua bên ngoài trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Trong trường hợp chi phí thu mua nguyên vật liệu được thanh toán bằng tiền mặt, séc hoặc chuyển khoản, bộ phận kế toán cần theo dõi chặt chẽ các giao dịch này Kế toán sẽ căn cứ vào phiếu chi và Sổ phụ ngân hàng để ghi chép Để quản lý khoản chi phí này, kế toán lập sổ Nhật ký chứng từ số 1, ghi Có TK 111 và Nhật ký chứng từ số tương ứng.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp các phiếu chi để lập sổ Nhật ký chứng từ số 1 Mẫu sổ Nhật ký chứng từ số 1 cho tháng 03 năm nay sẽ được thực hiện theo quy định.
2015 được thể hiện như sau :
Vào ngày 1/03, công ty đã chi 700.000 đồng cho dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ công ty Hoàng Anh, kèm theo thuế GTGT 5% Dựa vào phiếu chi số 03, kế toán thực hiện định khoản tương ứng.
Báo cáo nghiên cứu đề tài
Nhật ký chứng từ số 1 của Công ty Cổ phần SX&TM điện cơ Hà Nội, có địa chỉ tại Lô 9-CN5, KCN Ngọc Hồi, Thanh Trì, Hà Nội, được trình bày theo mẫu số S04a1 - DN.
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Tháng 03 năm 2015 Đơn vị tính : VNĐ
Ghi có TK 111, ghi nợ TK liên quan
Số Ngày TK 152 TK 133 TK 331 CỘNG CÓ TK
PC 03 1 Chi tiền vận chuyển NVL khác 700.000 35.000 735.000
PC 04 1 Chi tiền vận chuyển nhiên liệu 650.000 32.500 682.500
PC 05 2 Chi mua NVL khác 7.498.500 374.925 7.873.425
PC 24 2 Chi thanh toán tiền hàng 15.000.000 15.000.000
PC 25 12 Chi thanh toán tiền hàng 17.000.000 17.000.000
Tổng cộng 214.750.000 10.737.500 57.532.000 283.019.500 Đã ghi sổ ngày 31 tháng 03 năm 2015
Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Đã ký
Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Đã ký
Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Đã ký
Báo cáo nghiên cứu đề tài
2.3.3.2 Trường hợp mua ngoài nguyên vật liệu về nhập kho nhưng chưa thanh toán với người bán
Do đặc điểm của quá trình sản xuất kinh doanh, Công ty không sử dụng tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường để phản ánh tình hình vật tư và hàng hóa chưa nhập kho Mặc dù có trường hợp hàng hóa đã về nhưng hóa đơn chưa được nhận trong tháng hoặc ngược lại, Công ty không tiến hành hạch toán ngay mà chờ đến khi hàng hóa về để hạch toán trực tiếp.
TK 152 như bình thường (kể cả hàng sang tháng sau mới về).
Công ty chỉ thực hiện hạch toán khi hàng hóa và hóa đơn được tiếp nhận đồng thời, giúp đơn giản hóa quy trình ghi sổ kế toán Để theo dõi tình hình nhập nguyên vật liệu và thanh toán cho người bán, kế toán sử dụng Sổ chi tiết TK 331 – Phải trả cho người bán và Nhật ký chứng từ số 5 để ghi có TK 331.
* Sổ chi tiết TK 331 – Phải trả người bán
Sổ này được sử dụng để theo dõi tình hình thanh toán giữa Công ty và từng người bán Mỗi người bán sẽ có một trang sổ riêng, ghi chép các hóa đơn tại từng dòng Cuối tháng, Công ty sẽ tổng hợp và tính toán số dư cuối kỳ từ các thông tin đã ghi.
Cơ sở và phương pháp ghi sổ này :
Tại Công ty, thủ tục nhập kho và thanh toán chỉ được thực hiện khi hàng hóa và hóa đơn cùng về Mỗi ngày, kế toán ghi Có TK 331 dựa vào các hóa đơn do phòng Kinh doanh vật tư chuyển lên Khi nhận hóa đơn, kế toán sẽ ghi vào sổ chi tiết với các thông tin như ngày tháng ghi sổ, số hiệu, ngày tháng trên hóa đơn, loại nguyên vật liệu và số tiền ghi bên Có TK 331.
Phần ghi nợ hàng ngày dựa vào các chứng từ như phiếu chi, séc từ ngân hàng, và giấy ủy nhiệm chi Kế toán ghi vào sổ chi tiết theo số chứng từ và ngày tháng của các chứng từ chi trả Số tiền thanh toán được ghi vào cột Nợ TK 331 theo từng chứng từ, trong khi số séc và giấy ủy nhiệm chi liên quan đến hóa đơn được ghi vào cột chứng từ trong tháng.
Báo cáo nghiên cứu đề tài
Khi Công ty ứng trước tiền hàng cho đơn vị bán, số tiền này sẽ được ghi vào Nợ TK 331 Nếu Công ty nhận hàng và nhập kho, hoặc khi đơn vị bán trả lại số tiền đã ứng trước nhưng không còn mua nguyên vật liệu nữa, số tiền dư thừa sẽ được ghi vào cột Có TK 331.
Căn cứ vào số dư đầu tháng và tổng số phát sinh Nợ, tổng phát sinh Có, tính ra số dư cuối tháng và ghi vào cột thích hợp.
NHẬN XÉT VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty và phương hướng hoàn thiện
Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại điện cơ Hà Nội đã nhanh chóng thích ứng với sự thay đổi của cơ chế thị trường, tìm ra hướng đi riêng cho mình Để quản lý và kiểm soát hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh, ban lãnh đạo công ty nhận thức rõ tầm quan trọng của hạch toán và công tác kế toán trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động.
Trong quá trình làm việc trực tiếp tại Công ty, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán nguyên vật liệu, tôi đã rút ra một số nhận xét quan trọng.
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, nhờ vào nỗ lực của phòng Tài chính kế toán và sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban Điều này giúp số liệu kế toán được phản ánh kịp thời và chính xác, hỗ trợ hiệu quả cho công tác chỉ đạo sản xuất Hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán của công ty được tổ chức đúng theo chế độ và biểu mẫu của Bộ Tài Chính, đảm bảo phản ánh đầy đủ mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Báo cáo nghiên cứu đề tài
Kế toán vật liệu tại công ty được tổ chức hợp lý, phù hợp với yêu cầu hạch toán và trình độ nhân viên Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ theo hệ thống tài khoản thống nhất, đảm bảo tuân thủ đúng các chế độ và nguyên tắc kế toán của nhà nước Kế toán nguyên vật liệu thực hiện đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán và thẻ kho, đảm bảo cân đối về số lượng và thường xuyên kiểm tra số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu được phản ánh kịp thời và chính xác Hàng năm, công ty cử chuyên viên cập nhật thông tin và hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên kế toán, giúp họ nắm bắt các thay đổi trong chế độ và quy định.
Việc áp dụng phần mềm kế toán đã giảm đáng kể khối lượng ghi chép thủ công, giúp kế toán viên kiểm tra và đánh giá số liệu nhanh chóng, ít sai sót và dễ dàng đối chiếu Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian ghi chép mà còn đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho công tác quản lý tại mọi thời điểm.
Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu của Công ty còn một số hạn chế cần khắc phục:
Công ty có một nguồn nguyên vật liệu đa dạng về số lượng và chủng loại, phục vụ cho sản xuất nhiều loại sản phẩm, nhưng việc quản lý và sắp xếp kho gặp khó khăn Mặc dù đã phân loại nguyên vật liệu theo vai trò và công dụng, công ty vẫn chưa hoàn thiện "Sổ danh điểm vật tư" Thêm vào đó, việc nhập và xuất nguyên vật liệu không được thực hiện bởi một kế toán duy nhất, dẫn đến tình trạng lẫn lộn trong tên và mã vật liệu, gây khó khăn trong việc quản lý và theo dõi.
Công ty cần nâng cao sự chú trọng đến việc phân tích quản lý và sử dụng nguyên vật liệu, vì hiện tại giá thành sản phẩm đang ở mức cao Nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng này là do việc sử dụng nguyên vật liệu không hiệu quả và lãng phí, làm gia tăng chi phí sản xuất Việc cải thiện công tác phân tích nguyên vật liệu là rất cần thiết để giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất.
Nghiên cứu về khoản chi và mức tiêu hao nguyên vật liệu, cũng như việc tìm kiếm nguyên vật liệu thay thế và dự đoán nhu cầu giá cả trên thị trường, vẫn chưa nhận được sự quan tâm và đầu tư xứng đáng.
Công ty không sử dụng phiếu báo vật tư cuối kỳ cho nguyên vật liệu đã xuất dùng nhưng chưa hết, mặc dù chúng vẫn được sử dụng trong tháng sau Việc này dẫn đến thất thoát và hao hụt nguyên vật liệu, gây khó khăn trong quản lý và kế toán nguyên vật liệu.