Cơ sở lý luận của việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
Đặc điểm hoạt động kinh doanh xây lắp ảnh h- ởng đến hạch toán nguyên vật liệu
Bất kỳ một đặc thù doanh nghiệp nào cũng ảnh hởng đến công tác kế toán trong doanh nghiệp đó Xây lắp là một hoạt động đặc trng rất khác các loại hình doanh nghiệp khác Biểu hiện ở chỗ sản phẩm của ngành xây lắp là những công trình, hạng mục công trình có kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài, giá trị công trình lớn, bởi vậy khi tiến hành xây lắp nhất thiết phải có dự toán chi phí và lấy đó để làm cơ sở cho các khoản chi Nguyên vật liệu cũng nh các chi khác nhất thiết phải lập kế hoạch trơc khi mua vào.
Hơn nữa, sản phẩm xây lắp thờng cố định tại nơi sản xuất, còn các yếu tố để tiến hành thì vận động từ nơi khác đến nơi đặt sản phẩm Đặc điểm này làm cho công tác quản lý, sử dụng, hạch toán vật liệu rất phức tạp do thờng xuyên xẩy ra mất mát, hao hụt gây ra bởi điều kiện thiên nhiên, thời tiết
Ngành xây lắp không chỉ sản xuất tại một nơi mà các công trình, hạng mục công trình rải rác khắp nơi, do đó nguyên vật liệu dùng cho ngành xây lắp có thể là mua xề nhập kho, cũng có thể là xuất thẳng tới từng công trình.
Khái niệm, đặc điểm, phơng pháp tính nguyên vật liệu
1 Khái niệm và đặc điểm:
Vật liệu là đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật hoá, tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra trạng thái vật chất về một sản phẩm về mặt giá trị, khi tham gia vào quá trình sản xuất vật liệu dịch chuyển một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ
Mỗi doanh nghiệp có đặc thù riêng về mặt nguyên vật liệu Tại các doanh nghiệp kinh doanh xây lắp, vật liệu có đặc điểm thờng là cồng kềnh, khối lợng lớn gây ra nhiều khó khăn trong vận chuyển bảo quản ví dụ nh cát, sỏi, đất đá, thép, xi măng
Do những đặc điểm trên, nguyên vật liệu thuộc tài sản lu động, giá trị của nó thuộc loại vốn lu động dự trữ của doanh nghiệp, chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp Vì vậy việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ, sử dụng cũng nh việc hạch toán nguyên vật liệu trực tiếp tác động đến những chỉ tiêu của doanh nghiệp nhng chỉ sử
2 Phân loại nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu là những đối tợng lao động, thể hiện d- ới dạng vật hoá và chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị đợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ Do nguyên vật liệu có nhiều th nhiều loại và thờng xuyên biến động Trên cơ sở đó xây dựng danh điểm vật liệu nhằm thống nhất tên gọi: Ký, mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá hạch toán của từng nguyên vật liệu Do vậy cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán và quản lý nguyên vật liệu.
- Nguyên vật liệu chính: Là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ thành thực thể vật chất của sản phÈm.
- Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất nh (dầu nhờn, thuốc nhuộm, hơng liệu, xà phòng, )
- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp năng lợng trong quá trình sản xuất nh (xăng, than, củi, khí đốt )
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng thay thế cho các máy móc, thiết bị,
- Vật liệu và thiết bị cơ bản: bao gồm các vật liệu, thiết bị mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho XDCB (Vật kết cấu, công cụ, khí cụ, )
- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hoặc thanh lý tài sản (Phoi tiện, vải vụn, gạch, sắt thÐp, )
- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ kể trên.
3 Phơng pháp tính giá nguyên vật liệu
Theo quy định chung của chuẩn mực quốc tế, kế toán nhập xuất, tồn kho nguyên vật liệu phải phản đúng giá thực tế Đó chính là chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có đ- ợc nguyên vật liệu Giá trị nguyên vật liệu đợc phản ánh trên sổ sách kế toán tổng hợp, bảng tổng kết tài sản và báo cáo kế toán khác nhất thiết phải theo giá thực tế Hiện nay chúng ta đang thực hiện thuế GTGT áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, vì vậy cách tính giá nguyên vật liệu sẽ có sự khác nhau giữa các doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế và các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ thì trong giá trị thực tế vật liệu không bao gồm thuế VAT đầu vào Còn đối với các doanh nghiệp áp dụng phơng pháp trực tiếp để tính thuế thì trong giá thực tế vật liệu bao gồm thuế VAT đầu vào a - Tính giá vật liệu tăng trong kỳ :
Nguyên vật liệu mua vào của các doanh nghiệp rất đa dạng về chủng loại cũng nh các nguồn nhập nguyên vật liệu cũng rất phong phú Để tiện cho việc quản lý giá trị thực tế nguyên vật liệu ngời ta quy ớc cách tính giá khác nhau đối với các nguồn nhập khác nhau.
- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài
Giá mua ghi trên hãa đơn
Trong đó chi phí thu mua thực bao gồm chi phí vận chuyển bốc dỡ, tiền thuê kho bãi, công tác phí của cán bộ thu mua và các chi phí hợp lý khác phát sinh trong quá trình thu mua.
- Đối với nguyên vật liệu tặng thởng hay viện trợ giá thực tế nguyên vật liệu là giá do hội đồg tiếp nhận bàn giao xác định theo giá thị trờng tơng đơng và chi phí liên quan đến tiếp nhận
- Đối với nguyên vật liệu tự sản xuất:
Giá thực tế nguyên vật liệu là giá thành sản xuất thực tế nguyên vật liệu đó.
- Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh :
Giá thực tế nguyên vật liệu là giá trị vốn góp do các bên thoả thụân công với chi phí liên quan tiếp nhận (nếu có )
- Trờng hợp phế liệu thu hồi dới dạng nguyên vật liệu là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay giá bán thu hồi.
Trong thực tế hạch toán nguyên vật liệu, do biến động hàng ngày theo giá thực tế hết sức phức tạp, vì vậy để đơn giản cho công tác kế toán hàng ngày, kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép về mặt giá trị Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch do doanh nghiệp xây dựng hoặc giá ổn định trong thời kỳ hạch toán Sau đó, cuối kỳ kế toán tính ra giá thực tế cuả nguyên vật liệu rồi tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế.
Trờng hợp doanh nghiệp chỉ sử dụng giá thực tế để theo dõi tình hình biến động của nguyên vật liệu thì phải căn cứ vào từng đặc điểm của từng doanh nghiệp để lựa chọn phơng pháp tính giá nguyên vật liệu cho phù hợp b- Các phơng pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho
Các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong những ph- ơng pháp sau đây để tính giá nguyên vật liệu xuất kho
* Phơng pháp tính giá trị theo đơn vị bình quân
Theo phơng pháp này căn cứ vào giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhâp trong kỳ kế toán tiến hành xác định giá bình quân của một đơn vị nguyên vật liệu Căn cứ vào lợng nguyên vật liệu xuất trong kỳ và đơn giá bình quân để xác định giá thực tế nguyên vật liệu để xuất kho. Đơn giá thùc tÕ b×nh qu©n
Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhËp trong kú số lợng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kú
Phơng pháp này có u điểm là đơn giản dễ tính toán, tuy nhiên lại có nhợc điểm là công việc dồn vào cuối tháng, do đó làm ảnh hởng đến việc lập quyết toán cuối kỳ Hơn nữa nó không phản ánh đợc sự biến động của giá cả
* Phơng pháp tính theo giá thực tế nhập trớc, xuất trớc (FiFo).
Cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế của số vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào cuối cùng Phơng pháp này thích hợp với giá cả ổn định hoặc xu hớng giảm, bởi vì khi giá cả nguyên vật liệu giảm thì chi phí nguyên vật liệu sẽ lớn hơn, do đó lợi nhuận trong kỳ giảm giá trị nguyên vật liệu tồn kho thấp Trong trờng hợp còn lại giá cả nguyên vật liệu tăng thì chi phí vật liệu giảm, lợi nhuận tăng nhng giá trị tồn kho nguyên vật liệu lại lớn
* Phơng pháp nhập sau xuất trớc : (LiFo)
Phơng pháp này ngợc với phơng pháp trên (FiFo) nghĩa là những vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc hết số nhập sau mới đến số nhập trớc ở đây nhập sau xuất trớc là giả thiết
Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
Nguyên vật liệu là tài sản lu động của doanh nghiệp, nó đợc nhập xuất kho thờng xuyên, tuy nhiên tuỳ vào đặc điểm nguyên vật liệu của từng doanh nghiệp mà doanh nghiệp có phơng thức kiểm kê khác nhau Việc kiểm kê vật liệu có thể thực hiện theo từng ngh iệp vụ nhập xuất kho, nhng cũng có thể kiểm tra một lần vào thời điểm cuối kỳ T- ơng ứng với các biện pháp kiểm kê trên, trong kế toán tổng hợp nguyên vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung có hai phơng pháp hạch toán là: phơng pháp kê khai thờng xuyên và phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi phản ánh một cách thờng xuyên liên tục, có hệ thống tình hình tăng, giảm hiệu có của từng loại hàng tồn kho nói chung và từng loại nguyên vật liệu nói riêng vào các tài khoản tơng ứng Bởi vậy tại bất cứ thời điểm nào cũng có thể biết đợc giá trị vật liệu nhập, xuất, tăng giảm và hiện có
Phơng pháp này đợc sử dụng rộng rãi và phổ biến hiện nay ở nuớc ta bởi những tiện lợi của nó Tuy nhiên đối với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá có giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng ph- ơng pháp này sẽ tốn nhiều công sức Mặc dầu vậy phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho kịp thời và cập nhật.
1 Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu từ
Vật liệu của mỗi doanh nghiệp nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau Đối với những nguồn nhập kế toán có cách hạch toán riêng, nhng mọi trờng hợp tăng nguyên vật liệu đều ghi theo giá thực tế vào bên nợ TK 152. a Nguyên vật liệu tăng do mua ngoài :
Trờng hợp hàng hoá và hoá đơn cùng về: Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152- Giá thực tế vật t (chi tiết từng loại)
Nợ TK 133 (1331) - Thuế VAT đợc khấu từ
Có TK331- Mua cha trả
Có TK 112, 111- Thanh toán ngay bằng tiền mặt hay mua bằng chuyển khoản
Có TK 311- Thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn Đồng thời phản ánh chi phí thu mua nguyên vật liệu nh sau:
Nợ TK 152 - Chi tiết vật liệu Đối với các khoản mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng trả lại (nếu có) kế toán ghi:
Nợ TK 331, 111, 112 Giảm giá hàng mua và hàng mua trả theo tổng giá thanh toán cã thuÕ
Có TK 133 (1331) Thuế VAT tơng ứng
Có TK 152 Số thực tế giảm giá hàng mua trả lại theo giá không thuế Chiết khấu mua hàng:
- Trờng hợp hàng đã về hoá đơn cha về : Kế toán lu phiếu nhập kho vào tệp hồ sơ “Hàng cha có hoá đơn” Nếu trong tháng hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng Nếu cuối tháng hoá đơn vẫn cha về thì kế toán sẽ ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán.
Nợ TK 152 - Chi tiết vật liệu
Cã TK 331 Sang tháng sau, khi hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách sau :
Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thờng
Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính lớn hơn giá thực tế) hoặc bằng bút toán thờng (nếu giá thực tế lớn hơn giá tạm tÝnh).
Cách 3: Dùng bút toán đỏ để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, đồng thời ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng nh b×nh thêng
- Trờng hợp hoá đơn về hàng cha về:
Kế toán lu hoá đơn vào tệp hồ sơ “Hàng mua đang đi đờng” Nếu trong tháng hàng cha về thì ghi sổ bình th- ờng, còn nếu cuối tháng hàng vẫn cha về thì kế toán ghi bút toán sau :
Nợ TK 151- Trị giá hàng mua đang đi đờng theo hoá đơn
Nợ TK 133 (1331) Thuế VAT đợc khấu từ
Sang tháng sau khi hàng về ghi :
Nợ TK152- Chi tiết vật liệu (nếu nhập kho số vật liệu trên)
Nợ TK 621, 627 - Nếu xuất cho sản xuất ở phân x- ởng
Có TK 151- Trị giá hàng đi đờng kỳ trớc đã về
- Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn, kế toán sẽ xử lý nh sau:
Bút toán 1: Kế toán phản ánh số hàng thực nhập, còn số thiếu căn cứ vào biên biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ nh sau:
Nợ TK 152 Trị giá NVL thực nhập theo giá không thuÕ
Nợ TK 1381 Trị giá số NVL thiếu (không bao gồm thuÕ VAT)
Nợ TK 133 (1331) Thuế VAT theo hoá đơn
Có TK 331 Trị giá thanh toán theo hoá đơn Bút toán 2: Tuỳ trờng hợp xử lý để kế toán ghi sổ
+) Nếu ngời bán giao tiếp số thiếu thì ghi:
Nợ TK 152 Chi tiết vật liệu
Có TK 1381 Xử lý số thiếu
Nợ TK 331 Trừ vào số phải trả ngời bán
Có TK 133 (1331) Thuế VAT của số hàng thiếu
Có TK 138 (1381) Xử lý số thiếu +) Nếu quy trách nhiệm cá nhân phải bồi thờng :
Nợ TK 138 (1381), 337 Cá nhân phải bồi thờng
Có TK 138 (1381) Xử lý số thiếu
Có TK 133 (1331) Thuế VAT của hàng thiếu. +) Trờng hợp thiếu không xác định đợc nguyên nhân :
Nợ TK 821 Trị giá hàng thiếu không rõ nguyên nh©n.
Có TK 138 (1381) Xử lý số thiếu.
- Trờng hợp hàng thừa so với nguyên nhân.
Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa phải làm văn bản báo cáo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý về mặt kế toán có thể có hai trờng hợp xảy ra, đó là: nhập toàn bộ và chỉ nhập theo hoá đơn khi đó kế toán có các phản ánh khác nhau.
* Nếu nhập toàn bộ thì số nguyên vật liệu thừa sẽ đợc dõi trên TK 3381
Nợ TK 152 Trị giá toàn bộ số hàng (không bao gồm thuÕ VAT).
Nợ TK 133 (1331) Thuế VAT tính theo hoá đơn.
Có TK 331 Trị giá thanh toán theo hoá đơn.
Có TK 3381 Trị giá hàng hoá thừa cha thuế VAT
Khi xử lý số hàng thừa này tuỳ từng trờng hợp kế toán ghi sè nh sau:
+/ Nếu trả lại cho ngời bán số thừa.
Nợ TK 3381 Trị giá hàng thừa đã xử lý.
Có TK 152 Trả lại số thừa.
+/ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa đó.
Nợ TK 3381 Trị giá hàng thừa (Giá cha có thuế VAT)
Nợ TK 133 (1331) Thuế VATcủa số hàng thừa.
Có TK 331 Tổng số thanh toán hàng thừa.
+/ Thừa không rõ nguyên nhân thì ghi tăng thu nhập.
Nợ TK 3381 Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế VAT).
Có TK 721 Số thừa không rõ nguyên nhân.
* Nếu chỉ nhập kho theo số hoá đơn kế toán ghi nhận số nhập nh trờng hợp trên Số thừa coi nh giữ hộ và phản ánh qua
Nợ TK 002 Số vật liệu thừa giữa hộ.
Khi xử lý số thừa ghi:
Có TK 002 Xử lý số thừa. Đồng thời tuỳ từng trờng hợp xử lý cụ thể kế toán ghi sổ. +/ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa ghi.
Nợ TK 152 Trị giá hàng thừa (hàng cha có thuế VAT).
Nợ TK 133 (1331) Thuế VAT của số hàng thừa.
+/ Nếu thừa không rõ nguyên nhân cũng nh trờng hợp trên kế toán ghi tăng thu nhập.
Nợ TK 152 Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế VAT ).
Có TK 271 Số thừa không rõ nguyên nhân. b Nguyên vật liệu tăng do nhận cấp phát, viện trợ, tăng th- ởng, nhận vốn góp.
Nợ TK 152 Giá thực tế vật liệu tăng thêm.
Có TK 411 Nhận viện trợ, góp vốn, tăng thởng. c Vật liệu tăng thêm do vốn nhận lại vốn góp liên doanh bằng vật liệu. d Vật liệu tăng do thu hồi phế liệu nhập kho
Nợ TK 152 Chi tiết nguyên vật liệu.
Cã TK 721 Ghi t¨ng thu nhËp bÊt thêng.
Có TK 154, 627, 641, 642, 241 Ghi giảm chi phÝ. c Vật liệu tăng do phát liệu thừa qua kiểm kê.
Có TK 642 (Nếu vật liệu thừa trong định mức).
Có TK 338 (3381) Trờng hợp cha rõ nguyên nh©n chê xử lý. f Trờng hợp tăng do đánh giá lại
Nợ TK 152 Chi tiết nguyên vật liệu
Có TK 412 Chênh lêch đánh giá lại tài sản. h Nguyên vật liệu tăng do dùng không hết nhập lại kho.
Có TK 621, 627, 641, 642 Ghi giảm chi phí. i Vật liệu tăng do các nguyên nhân khác nh tăng do thu hồi, các khoản thu, tăng do điều nội bộ
Trên đây là các trờng hợp tăng nguyên vật liệu hạch toán ở các doanh nghiệp có đủ điều kiện để tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ Đối với các trờng hợp mua ngoài, căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ hợp lệ, đầy đủ, thuế VAT đầu vào đợc tách riêng, không ghi vào giá thực tế của vật liệu Do vậy khi mua hàng trong tổng giá thanh toán phải trả ngời bán, phần giá mua cha thuế đợc ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế VAT, đầu vào đợc ghi vào số đợc khấu từ.
2 Hạch toán tăng nguyên liệu ở các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơnh pháp trực tiếp :
Một số doanh nghiệp do cha thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, chứng từ hoặc với các doanh nghiệp kinh doanh vàng bạc, áp dụng phơng pháp trực tiếp để tính thuế GTGT Theo phơng pháp này phần thuế VAT đầu vào đợc tính vào giá thực tế nguyên vật liệu, nên khi mua ngoài kế toán ghi vào TK 152 theo tổng giá thanh toán.
Nợ TK 152- Giá thực tế vật liệu mua ngoài (kể cả thuÕ VAT).
Có các TK liên quan (331, 111, 112, 311 ).
Mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại đợc phản ánh nh sau.
Có TK 152 (chi tiết vật liệu ).
Các trờng hợp biến động tăng vật liệu còn lại đợc hạch toán tơng tự nh đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu từ.
3 Hạch toán tình hình giảm nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp giảm do nhiều nguyên nhân, nhng trong đó chủ yếu là giảm sử dụng cho sản xuất kinh doanh Ngoài ra có thể do xuất bán, xuất vốn góp liên doanh hay cũng có thể do các nguyên nhân
Khác nh đánh giá lại tài sản, cho vay mợn tạm thời Trong mọi trờng hợp giảm nguyên vật liệu đều ghi theo giá thực tế vào bên có TK 152. a Nguyên vật liệu giảm do xuất dùng :
Nợ TK 627 (6272) Xuất cho các nhu cầu khác ở phân xởng, bộ phận sản xuất chung.
Nợ TK 641 (6412) Xuất dùng cho bán hàng.
Nợ TK 642 (6422) Xuất dùng cho mục đích quản lý.
Có TK 152 (chi tiết vật liệu) Giá thực tế vật liệu xuất dùng. b Nguyên vật liệu có thểgiảm do d thừa hay lợng dự trữ so với nhu cầu hiện tại mà doanh nghiệp có thể xuất bán.
Nợ TK 632- Giá vốn nguyên vật liệu xuất bán.
Có TK 152- Giá thực tế vật liệu xuất bán (chi tiÕt NVL ). c Nguyên vật liệu giảm do góp vốn bằng vật liệu
Nợ TK 128 Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn.
Nợ TK 222 Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn.
Nợ (có) TK 412 Phần chênh lệch giữa giá thực tế NVL xuÊt gãp và giá do hội đồng liên doanh xác nhạan
Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
Kiểm kê định kỳ là phơng pháp dùng để hạch toán biến động tổng hợp hàng tồn kho, nhng khác với phơng pháp kê khai thờng xuyên, nó không phản ánh một cách thờng xuyên, liên tục, cập nhập tình hình biến động tăng giảm mà của từng loại hàng tồn kho và các tài khoản tơng ứng, mà chỉ phản ánh vào TK hàng tồn kho theo định kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê.
Phơng pháp này có u điểm là giảm nhẹ khối lợng ghi chép nhng độ chính xác không cao, khó phân biệt đợc mụ đích sử dụng và không nắm đợc tình hình biến động tăng, giảm giá trị nguyên vật liệu tồn kho.
1 Tài khoản sử dụng để hạch toán.
-TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu tồn kho.
Bên nợ : Phản ánh giá trị NVL tồn cuối kỳ.
Bên có : Kết chuyển trị giá NVL tồn kho cuối kỳ.
D nợ : Phản ánh trị giá NVL tồn kho.
- TK 151 - Hàng mua đang đi đờng.
TK này dùng để phản ánh trị giá NVL mà doanh nghiệp đã mua hoặc chấp nhận mua nhng đang đi trên đờng.
Bên nợ : Phản ánh trị giá hàng đi đờng cuối kỳ.
Bên có : Kết chuyển trị giá hàng đi đờng đầu kỳ.
D nợ : Phản ánh trị giá hàng mua đang đi đờng đầu kú.
TK này dùng để phản ánh trị giá nguyên vật liệu cha sử dụng đầu kỳ, cuối kỳ và tăng trong kỳ, từ xác định giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ.
+/Phản ánh trị giá NVL cha sử dụng đầu kỳ.
+/ Phản ánh trị giá NVL tăng trong kỳ.
+/ Các khoản tiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại trong kỳ.
Xác định trị giá vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo công thức sau:
Giá trị vật liệu cha dùng ®Çu kú
Giá trị vật liệu tăng trong kú
Giá trị vật liệu cha dùng cuồi kú Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK khác liên quan tới các quá trình hạch toán biến động NVL nh TK 111, TK 112, TK331
- Đầu kỳ: kế toán tiến hành kết chuyển trị giá NVL cha sử dụng.
Có TK 152 - Nguyên vật liệu tồn đầu kỳ.
Có TK 151- Nguyên vật liệu đang đi đờng ®Çu kú.
- Trong kỳ : Căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tuỳ thuộc vào đặc điểm tính thuế của các doanh nghiệp kế toán phản ánh bút toán sau
+/ Phản ánh trị giá NVL tăng thêm do các nguyên nhân nh mua ngoài, nhận cấp phát, tăng thởng, viện trợ nhận vốn góp, nhận lại vốn góp Trong đó đối với trờng hợp mua ngoài, ở các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ căn cứ vào hoá thuế GTGT kế toán ghi:
Nợ TK 611 (6111) - Trị giá vật liệu tăng thêm trong kú.
Nợ TK 133 - Thuế VAT đợc khấu trừ.
Có TK 311, 111, 112 - Tổng giá trị thanh toán. Đối với các trờng hợp còn lại không có hoá đơn GTGT
Nợ TK 611 (6111) Trị giá NVL tăng trong kỳ.
Cã TK 128, 222, 336, 3388, 331, 111, 112 +/ Phản ánh số mua hàng, giảm giá hàng mua hàng mua trả lại (nếu có) tại các doanh nghiệp tính thuế VAT theo ph- ơng pháp khấu trừ.
Nợ TK 133,111, 112 Giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại (nÕu cã)
Có TK 133 (1331) Thuế VAT không đợc khấu trõ
Có TK 611 (6111) Trị giá thực tế vật liệu.
- Cuối kỳ trên cơ sở kết quả kiểm kê hàng tồn kho kế toán ghi bút toán sau:
+/ Kết chuyển giá trị NVL cha sử dụng cuối kỳ.
Nợ TK 152 : NVL tồn kho cuối kỳ
Nợ TK 151: NVL đang đi đờng cuối kỳ.
+/ Trờng hợp xẩy ra mất mát, thiếu hụt trong kiểm kê thì căn cứ vào biên bản xử lý kế toán ghi
Nợ TK 1388, 334 Số mất mát thiếu hụt cá nhân phải bồi thờng.
Nợ TK 1381 Số thiếu hụt cha rõ nguyên nhân chờ xử lý.
Nợ TK 642 Số thiếu hụt trong định mức.
Có TK 611 (6111) Trị giá hàng thiếu hụt.
+/ Kết chuyển trị giá NVL xuất dùng trong kỳ cho các mục đích căn cứ vào tỷ lệ phân bổ, định mức tiêu hao hoặcmụcđích xuất dùng.
Nợ TK 621 Nếu NVL dùng trực tiếp để chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện lao vụ, dịch vụ.
Nợ TK 627, 641, 642 Nếu xuất dùng cho các mục đích khác
Có TK 611 (.6111) Trị giá NVL xuất dùng.
Giá trị vật liệu đang đi đ ờng đầu kỳ Giá trị vật liệu đang đi đ ờngcuối kỳ ch a sử dụng
Giá trị vật liệu tồn kho đầu kỳ ch a sử dụng Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ ch a sử dụng
Xuất dùng phục vụ sản xuất, bán hàng, quản lý doanh nghiệp
Nhận vốn góp liên doanh, cấp phát tăng th ởng,
Xuất dùng trực tiếp để chế tạo sản phẩm
TK 412 Đánh giá tăng vật liệu
Giá trị vật liệu mua vào trong kỳ (Kể sả hàng nhập khẩu bao gồm nhập kho hay đang đi đ ờng)
Nhận lại bằng tiền mặt
TK 1388 Đ ợc ng ời bán chấp nhận Chiết khấu giảm giá đ ợc h ởng và giá trị hàng trả lại
Với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, đối với vật liệu mua ngoài, giá trị thực tế bao gồm cả thuế VAT đầu vào kế toán ghi.
Nợ TK 611 (6111) Giá thực tế vật liệu mua ngoài.
Có TK liên quan (331, 111, 112 ) Tổng giá thanh toán
(kể cả thuế VAT, thuế nhËp khÈu)
Các khoản chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại (nếu có) kế toán ghi:
Sơ đồ 3: Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ (trong doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp)
Giá trị NVL đầu kỳ, ch a sử dụng đầu kỳ Giá trị NVL tồn cuối kỳ
Giá trị NVL mua vào trong kỳ
NVL thiếu hụt mất mát cá nhân phải bồi th ờng
K/C trị giá NVL xuất dùng trực tiếp cho các mục đích khác
TK 411 Thuế VAT đ ợc khấu trừ
NVL thiếu hụt mất mát ch a dõ nguyên nhân chờ xử lý
Nhận cấp phát, tăng th ởng, vốn
TK 412 Đánh giá tăng NVL
Thuế VAT không đ ợc khấu trừ
TK 111, 112, 331 Các khoản giảm giá đ ợc h ởng và giá trị hàng mua trả lại
Số thiếu hụt trong định mức
K/C trị giá NVL xuất dùng trực tiếp cho sản xuất
Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán tổng hợp biến động nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ (Tính thuế theo phơng pháp khấu trừ)
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu trong một doanh nghiệp có nhiều chủng loại khác nhau, nếu thiếu đi một loại nào thì có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán nguyên vật liệu phải đảm bảo theo dõi đợc tình hình biến động của từng lọai vật liệu luôn là một đòi hỏi cấp bách đối với ngời làm công tác kế toán để đáp ứng yêu cầu đó, bên cạnh việc tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, kế toán còn tổ chức hạch toán chi tiết, nhằm kiểm tra đối chiếu, đảm bảo chính xác trong việc hạch toán.
Trong thực tế công tác hiện nay ở nớc ta đang áp dụng ba biện pháp.
- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phơng pháp thẻ song song, phơng pháp sổ số d
1 Phơng pháp thẻ song song.
Phơng pháp này để hạch toán chi tiết nghiệp vụ nhập xuất, tồn kho nguyên vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lợng và phòng ở kế tóan phải mở thẻ chi tiết NVL để ghi chép.
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho ghi số lợng vật liệu nhập, xuất kho từng chứng từ vào thẻ kho Theo kho đợc ở theo từng danh điểm vật liệu, mỗi chứng từ đợc ghi một dòng vào thẻ kho Cuối tháng, thủ kho phải tính ra lợng vật liệu nhập, xuất kho trên từng thẻ kho theo từng doanh điểm vật liệu Thủ kho thờng xuyên đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho với số thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện thực luôn khớp nhau Hàng ngày
Thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết NVL hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày một lần, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán.
* Tại phòng kế toán: Kế toán vật t sử dụng thẻ kế toán chi tiết vật liệu để phản ánh tình hình biến động của nguyên vật liệu ở từng kho theo doanh điểm vật liệu Thẻ này đợc mở tơng ứng theo từng doanh điểm mà thủ kho đã ghi trên thẻ kho Mỗi chứng từ ghi một dòng Thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu có nội dung nh thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về giá trị của nguyên vật liệu Hàng ngày hoặc định kỳ
3 đến 5 ngày nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển đến, nhân viên kế toán phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ khác có liên quan nh hoá đơn bán hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng vận chuyển ghi đơn giá hạch toán vào phiếu và tính thành tiền trên từng phiếu nhập, phiếu xuất Căn cứ vào chứng từ nhập xuất đã kiểm tra và tính thành tiền, kế toán lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các thể kế toán nguyên vật liệu liên quan giống nh trình tự thẻ kho của thủ kho.
Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song
Phiếu nhập kho Bảng kê nhập
Phơng pháp này có u điểm là đơn giản, dễ làm Tuy nhiên trong điều kiện sản xuất lơn, áp dụng phơng pháp này mất nhiều công sức do phải ghi chép trùng lập.
2 Phơng pháp Sổ đối chiếu luân chuyển.
Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc hình thành trên cơ sở cải tiến một bớc phơng pháp thẻ song song.
* Tại kho: Để hạch toán chi tiết vật liệu thủ kho vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng của từng doanh điểm vật liệu nh tr- ờng hợp hạch toán chi tiết theo phơng pháp thẻ song song.
* Tại phòng kế toán: Kế toán không mở thẻ chi tiết vật liệu mà thay đổi vào đó chỉ mở một quyển sổ gọi là “Sổ đối chiếu luân chuyển” để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng danh điểm vật liệu cả về số lợng và giá trị Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo chứng từ nhập, xuất mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp những chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng vật liệu, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ Cuối tháng đối chiếu số lợng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp.
Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Theo phơng pháp này thì công việc ghi chép kế toán chi tiết từng loại nguyên vật liệu đợc giảm nhẹ nhng toàn bộ công tác ghi chép, tính toán kiểm tra đều phải dồn vào ngày cuối kỳ, nên công việc hạch toán và lập báo cáo tháng th- ờng bị chậm trễ Phơng pháp này tuy có cải tiến hơn phơng pháp thể song song nhng vẫn còn ghi trùng lập.
Phơng pháp này có nhiều cải tiến trong việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Nó có đặc điểm là xoá bỏ đợc việc ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thờng xuyên và có hệ thống của kế toán và thủ kho, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời Phơng pháp này kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán, trên cơ sở kết hợp
* Tại kho: Ngoài những công việc giống nh hai phơng pháp trên, định kỳ sau khi ghi thẻ kho song thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong ngày hoặc trong kỳ theo từng loại vật liệu để tiến hành phân loại chứng từ nhập riêng, xuất riêng Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ cho kế toán, phiếu này phải lập riêng cho phiếu nhập kho một bản, phiếu xuất kho một bản trong đó kê rõ số lợng, số liệu chứng từ của từng loại nguyên vật liệu cụ thể.
Ngoài những nguyên vật liệu trên, cuối tháng thủ kho căn cứ vào các thẻ kho đã đợc kế toán kiểm tra, ghi số lợng nguyên vật liệu tồn kho cuối tháng của từng loại nguyên vật liệu vào sổ số d sổ này đợc mở cho từng kho dùng cho cả năm, trớc ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ Trong sổ này các loại nguyên vật liệu đã đợc in sẵn, và sắp xếp theo từng loại và nhóm nguyên vật liệu Ghi sổ số d song thủ kho phải chuyển sổ cho phòng kế toán kiểm tra và tính thành tiền.
* Tại phòng kế toán: Định kỳ sau khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu và phiếu giao nhận chứng từ do thủ kho nộp, kế toán phải kiểm tra việc phân loại và ghi chép của thủ kho, đồng thời tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ liên qua Sau đó kế toán tính thành tiền theo giá hạch toán để ghi vào phiếu giao nhận Số tiền này đợc ghi vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu Cuối tháng số liệu ở bảng này sẽ đợc dùng để đối chiếu với sổ số d và với phần kế toán tổng hợp.
Sổ số d Kế toán tổng hợp
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Bảng luỹ kế nhập xuất, tồn kho NVL
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp Sổ số d
Phơng pháp sổ số d tuy có nhiều u điểm hơn hẳn các phơng pháp trên nhng công việc đối chiếu khá phức tạp.
Hình thức sổ sách hạch toán nguyên vật liệu
Các loại sổ sách dùng để hạch toán đề là những sổ sách theo biểu mẫu quy định để hạch toán nguyên vật liệu kế toán sử dụng các loại sổ sau:
- Sổ nhật ký chung: Hàng ngày mọi chứng từ phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu đầu đợc tập hợp vào sổ nhật
- Sổ cái TK 152: Căn cứ vào các định khoản kế toán đã ghi trên sổ nhật ký chung kế toán tiến hành chuyển số liệu vào sổ cái TK 152
- Bảng kê vật liệu xuất dùng: Đợc mở cho từng tháng để thao dõi tình hình xuất nguyên vật liệu chính, phụ tùng và vật liệu khác trong tháng Bảng này đợc vào từ các chứng từ gốc phát sinh trong tháng.
- Bảng kê nhiên liệu xuất dùng: Cũng nh bảng kê vật liệu xuất dùng bảng này đợc mở cho từng tháng và đợc vào các chứng từ gốc tuy nhiên lại đợc dùng để theo dõi tình hình xuất nhiên liệu trong tháng.
- Bảng phân bổ nguyên vật liệu: dùng để theo dõi số nguyên vật liệu đã xuất kho trong mỗi tháng Trên cơ sở các bảng kê vật liệu xuất dùng, kế toán tập hợp số liệu để vào bảng phân bổ.
- Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán: Dùng để theo dõi tình hình thanh toán với từng nhà cung cấp căn cứ các chứng từ liên quan phát sinh trong tháng Đồng thời theo dõi số d đầu tháng và cuối tháng của mỗi nhà cung cấp.
- Bảng tổng hợp chi tiết TK 331: Dùng để theo dõi tổng hợp việc thanh toán với ngời bán, số còn lại phải trả ngời bán đầu tháng và cuối tháng Cuối mỗi tháng sau khi đã hoàn thành việc ghi sổ chi tiết TK 331, kế toán lấy số liệu tổng công cuối tháng của từng nhà cung cấp để ghi vào tổng hợp chi tiÕt TK 331.
Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây lắp và Kinh doanh vật t thiết bị
Đặc điểm và lịch sử hình thành
Công ty Xây lắp và Kinh doanh vật t thiết bị thuộc Tổng công ty Cơ khí xây dựng - Bộ xây dựng Trớc đây là
Xí nghiệp cung ứng vật t vận tải đợc thành lập tháng 10 năm
1980, nhằm cung ứng vật t kế hoạch cho các nhà máy trong liên hiệp Trụ sở đặt tại Km7 quốc lộ 5A Hà Nội - Hải Phòng.
Từ khi xoá bỏ cơ chế quản lý kinh tế tập trung bao cấp, chuyển sang nền kinh tế hàng hoá vận hành theo cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc, Xí nghiệp đã chuyển mình bắt kịp với nền sản xuất hàng hoá Cùng với sự biến động của nền kinh tế, Xí nghiệp đã chuyển đổi thành Công ty Xây lắp và Kinh doanh vật t thiết bị, đợc thành lập theo quyết định số 162A/BXD - TCLD ngày 5/5/1993 do Bộ trởng bộ xây dựng ký Công ty đã mở rộng diện phục vụ, vừa kinh doanh chuyên xây lắp các công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp, cơ sở hạ tầng ở mọi cấp tiêu chuẩn và kinh doanh các thiết bị cơ khí xây dựng phục vụ ngành xây dựng, quản lý đô thị.
Công ty Xây lắp và Kinh doanh vật t thiết bị là một doanh nghiệp nhà nớc, hạch toán độc lập có tài khoản tại ngân hàng Nhà nớc, có bộ máy điều hành, quản lý sản xuất kinh doanh đảm bảo đúng theo quy định Nhà nớc.
2 Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp.
- Công ty Xây lắp và Kinh doanh vật t thiết bị là doanh nghiệp Nhà nớc thuộc Tổng công ty cơ khí xây dựng - Bộ xây dựng, Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu trên các lĩnh vực sau:
+ Xây dựng các công trình dân dụng.
+ Xây dựng các công trình công nghiệp.
+ Xây dựng các công trình kỹ thuật hạ tầng, khu công nghiệp.
+ Xây dựng cầu đờng, kênh mơng tới tiêu, trạm bơm.
+ Lắp và bảo trì thang máy chở ngời, chở hàng.
+ Trang trí nội, ngoại thất.
+ Lắp đặt đờng dây và trạm biến thế điện đến 35KV.
+ Vật t phụ tùng và thiết bị điện.
+ Vật t phụ tùng thiết bị nhiệt, thiết bị áp lực.
+ Thiết bị phụ tùng phục vụ vận chuyển, bốc xếp và thi công sở hạ tầng.
+ Kinh doanh xuất nhập khẩu thiết bị lẻ, thiết bị toàn bộ phục vụ các ngành theo yêu cầu của thị trờng trong và ngoài níc.
- Công ty Xây lắp và Kinh doanh vật t thiết bị gồm 334 cán bộ công nhân viên (cả hợp đồng ngắn hạn), trong đó cán bộ quản lý có 3 ngời.
- Chế độ kế toán đợc áp dụng tại công ty: Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/năm đến 31/12/năm đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là VND (đồng Việt Nam)
- Tiền lơng thu nhập bình quân ngời/tháng là 983.000 ®
- Trong các khoản phải thu và nợ phải trả không có khoản nợ quá hạn và không có nợ tranh chấp mất khả năng thanh toán.
Từ doanh nghiệp loại 4 công ty đã chú trọng phát triển sản xuất kinh doanh cả chiều sâu lẫn chiều rộng cho nên doanh thu tăng, bình quân mức tăng trởng doanh thu năm sau cao hơn năm trớc Bằng quyết tâm, cố gắng của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty năm 1997 công ty đã đợc chính thức công nhận là doanh nghiệp loại 2
Công ty thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nớc đã đợc lãnh đạo công ty cũng nh phòng tài chính hết sức quan tâm Cùng với việc tăng doanh thu thì công tác nộp ngân sách Nhà nớc cũng tăng.
Một số chỉ tiêu kinh tế mà công ty đạt đợc trong 3 năm gÇn ®©y:
Chỉ tiêu Năm 1997 Năm 1998 Năm 1999 Tổng doanh thu 24.071.414.
Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật
Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán tài chính
Phòng kế hoạch tiếp thị và quản lý dự án Phòng kỹ thuật thi công
Cửa hàng kd Số 1 Cửa hàng kd Sè 2
Xí nghiệp xây dựng số 1 Xí nghiệp xây dựng số 2 Xí nghiệp xây dựng số 3 Xí nghiệp xây lắp và kd thiết bị điện
17 Thu nhËp b×nh qu©n (1ng- ời/tháng) 735.000 748.360 983.000
cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty xấy lắp và
Bộ máy điều hành của công ty đợc chia làm 2 khối đó là khối các đơn vị kinh doanh và khối phòng quản lý.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
* Khối các đơn vị kinh doanh:
Trên cơ sở các mặt hàng đợc giao các chỉ tiêu đợc phân bổ (nếu có) Các đơn vị trực tiếp tiếp cận tthị trờng tìm hiểu nhu cầu của khách hàng về từng loại vật t để xây dựng các phơng án sản xuất kinh doanh và các biện pháp thực hiện trình giám đốc duyệt Trong phơng án sản xuất kinh doanh phải nêu đợc các mặt hàng kinh doanh, hình thức thanh toán số vốn lu động cần thiết, tổng chi phí, thời gian thu hồi vốn, hiệu quả kinh doanh của mỗi thơng vụ, dịch vụ.
* Khối các phòng quản lý:
Bộ máy của công ty đợc xây dựng theo mô hình quản lý một cấp, ban giám đốc gồm 3 ngời: Một giám đốc và hai phó giám đốc, dới ban giám đốc là các phòng ban quản lý và khối kinh doanh có trách nhiệm và quyền hạn phù hợp với chức năng của mình và chịu sự lãnh đạo trức tiếp của ban giám đốc Tất cả các phòng ban đều cso chức năng tham mu cho ban giám đốc và theo dõi, đôn đốc hớng dẫn các đơn vị phụ thuộc thực hiện đúng kế hoạch đã đề ra nhng nhiệm vụ cụ thể thì khác nhau.
Làm nhiệm vụ tham mu, giúp đỡ giám đốc và chịu trách nhiệm trớc giám đốc về lĩnh vực mình phụ trách Đồng thời mỗi phó giám đốc lại phụ trách một hoặc một số phòng ban nhất định.
* Phòng tổ chức hành chính:
Giúp các đơn vị tổ chức xắp xếp và quản lý lao động nhằm sử dụng có hợp lý, có hiệu quả lực lợng lao động của công ty.
Nghiên cứu các biện pháp tổ chức việc giảm lao động gián tiếp tại công ty.
Nghiên cứu xây dựng các phơng án nhằm hoàn thiện việc trả lơng và phân phối hợp lý tiền thởng và thực hiện các chế độ chính sách bảo hiểm xã hội của cán bộ công nhân
* Phòng tài chính kế toán:
Có nhiệm vụ xây dựng phơng án tài chính từng quý, cả năm và phối hợp với khối kinh doanh xây dựng các phơng án sản xuất kinh doanh Giúp giám đốc kiểm tra tính thực thi của phơng án bằng nghiệp vụ kế toán thực hiện hạch toán giúp giám đốc công ty biết kết quả, hiệu quả kinh tế của hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Đồng thời hớng dẫn, kiểm tra các đơn vị thành viên thực hiện các chế độ chính sách về tài chính kế toán của Nhà nớc.
* Phòng kế hoạch tiếp thị:
Tham mu và lập kế hoạch cho công ty về chủ trơng, ch- ơng trình phát triển sản xuất bằng hình thức tự tổ chức sản xuất Thực hiện công tác tiếp thị, lập hồ sơ dự thẩm các công trình, lập kế hoạch sản xuất, cung cấp các thông tin số liệu cần thiết, phân tích tình hình sản xuất, kinh doanh của đơn vị để giúp cho ban giám đốc có quyết định kịp thời và có những biện pháp quản lý thích hợp, kiểm tra xử lý các chanh chấp về hợp đồng kinh tế nội bộ phát sinh giữa các đơn vị xây lắp và khối phục vụ.
* Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu:
Có nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng trong và ngoài nớc, làm tham mu cho các trung tâm, quản lý nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu cả trong nớc và nhập của nớc ngoài.
* Phòng kỹ thuật thi công:
Phụ trách việc xây dựng tiến độ, biện pháp thi công, kiểm tra, kiểm soát chất lợng công trình, hớng dẫn thực hiện tiến độ thi công, biện pháp thi công cho các đơn vị trực thuộc đồng thời quan hệ với các chủ đàu t (bên A) để giaỉ quyết những vớng mắc về kỹ thuật, chất lợng và thay đổi thiÕt kÕ.
Có nhiệm vụ giúp việc cho lãnh đạo về các mặt công tác thuộc lĩnh vực văn phòng, theo dõi và quản lý chặt chẽ các khoản chi phí thuộc phạm vị chi tiêu của văn phòng, theo dõi tình hình sử dụng tài sản.
Ngoài ra Công ty xây lắp và kinh doanh vật t thiết bị còn có các đơn vị trực thuộc sau:
- XN xây lắp kinh doanh vật t thiết bị công nghệp.
- XN lắp máy điện nớc.
- XN cơ giới và sản xuất kết cấu thép.
- Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh.
- Văn phòng đại diện tại CHDCND Lào.
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
1 Tổ chức bộ máy kế toán.
- Công ty Xây lắp và Kinh doanh vật t thiết bị là một đơn vị hạch toán độc lập, bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo mô hình tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán theo từng đon vị, đây là hình thức phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty áp dụng hình thức này đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, đảm bảo công tác kế toán đợc đầy đủ, kịp thời thúc đẩy hạch toán kinh tế nội bộ và sự quản lý tập trung thống nhất toàn Công ty.
- Phòng tài chính kế toán của công ty bao gồm 6 ngời đợc phân công công tác theo mỗi phần hành, chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị.
+/ Kế toán trởng: Có nhiệm vụ chỉ đạo chung công tác chính của công ty và giám đoóc việc chấp hành các nguyên tắc sử lý và sử dụng vốn, tài sản theo đúng chế độ tài chính kế toán, kế toán trởng theo dõi tiền các chủ đầu t trả cho công ty, các đơn vị vay vốn của công ty, theo dõi hợp đồng và thanh lý hợp đồng với các chủ đầu t Kế toán trởng có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong công ty, xí nghiệp trực thuộc chuyển đầy đủ những tài liệu pháp quy và các tài liệu khác cần thiết cho công việc kế toán và kiểm tra kế toán.
+/ Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm hạch toán phần thanh toán với ngân sách, hạch toán toàn bộ chức từ có liên quan đến tăng giảm tài sản cố định, kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm xác định kết quả kinh doanh. Tổng hợp báo cáo kế toán của các đơn vị thành viên để lập báo cáo toàn công ty.
+/ Kế toán thuế xây lắp: Có nhiệm vụ theo dõi thuế các công trình xây lắp, kinh doanh hạch toán thuế tính và phân bổ tiền vay cho các xí nghiệp.
+/ Kế toán TSCĐ, vật t: Chịu trách nhiệm theo dõi và hạch toán tình hình nhập xuất, tồn kho vật t, công cụ, dụng cụ, hàng hoá, thành phẩm Đồng thời theo dõi các nghiệp vụ vÒ TSC§.
+/ Kế toán thanh toán BHXH: Hạch toán toàn bộ các chứng từ thu chi quỹ phát sinh, thanh toán lơng cho cán bộ công nhân viên, thanh toán BHXH theo quy định, thao dõi các khoản tạm ứng.
+/ Thủ quỹ giao dịch ngân hàng: Có nhiệm vụ thu chi toàn bộ tiền mặt, quản lý quỹ tiền mặt và lập báo cáo quỹ. Đồng thời thực hiện các giao dịch với ngân hàng, theo dõi lãi vay và các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng.
Bộ máy kế toán của Công ty Xây lắp và Kinh doanh vật t thiết bị có thể khái quát theo sơ đồ sau:
Kế toán thuÕ xây lắp
Kế toán giao dịch ngân hàng
Kế toán Các xí nghiệp thành viên
Sơ đồ bộ máy kế toán công ty
Các nhân viên của phòng tài chính kê stoán là những ngời có trình độ và nghiệp vụ cao mỗi ngời đợc bố trí đảm nhận một công việc nhất định của phòng kế toán Do đó tạo điều kiện nâng cao năng xuất lao động của nhân viên kế toán đồng thời có sự độc lập giữa các công việc kế toán viên, thông tin kế toán đợc phản ánh trung thực hơn.
Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán và báo cáo tổng hợp do Bộ tài chính ban hành theo quyết định 1141 - TC - CĐKT.
Phòng kế toán của Công ty đợc trang bị phần mềm kế toán trên máy vi tính thực hiện nối mạng giữa công ty với các xí nghiệp trực thuộc Công ty ứng dụng trên phần mềm kế toán máy Vesion 1.0 do trung tâm tin học Bộ xây dựng phát triển trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu FoxPro For Windows
2/ Tổ chức hình thức sổ sách ở Công ty Xây lắp và Kinh doanh vật t thiết bị.
- Tận dụng sự đơn giản của chế độ kế toán mới và khả
Công ty đã sử dụng hình thức sổ nhật ký chung, gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau:
+ Các sổ thẻ kế toán chi tiết.
Sổ Nhật cung đợc dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế (theo quan hệ đối ứng tài khoản) của các nghiệp vụ đó.
- Trình tự ghi chép kế toán ở Công ty nh sau:
+ Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán viên tiến hành xử lý chứng từ và nhập dữ liệu vào máy tính lần lợt theo thời gian và theo từng phần công việc mình phụ trách Xử lý chứng từ là việc kiểm tra lại chứng từ, định khoản kế toán, phân loại chứng từ và bổ xung những thông tin cần thiết để giúp máy tính điện tử xử lý chứng từ một cách chính xác.
Các chứng từ sẽ đợc nhập vào máy hàng ngày và cuối kỳ kế toán lập các bút toán kết chuyển, máy tính sẽ tự xử lý và cho thông tin đầu ra là các báo cáo tài chính.
+ Cuối mỗi tháng, các xí nghiệp trực thuộc tập hợp chứng từ và báo sổ lên phòng kế toán Công ty để vào sổ TK
154 và đối chiếu các số liệu đã nhập trên máy tính.
Với hình thức nhật ký chung, hệ thống sổ sách mà Công ty sử dụng chủ yếu là các sổ, các tài khoản, các sổ chi tiết theo dõi thuế GTGT, sổ chi tiết công nợ
Sơ đồ: Trình tự hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty
Xây lắp và Kinh doanh vật t thiết bị
Chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu
Bảng kê nguyên vật liệu xuất dùng
Bảng phân bổ nguyên vật liệu
Ghi hàng ngàyGhi cuối thángQuan hệ đối chiếu
Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Xây lắp và Kinh doanh vật t thiết bị
Do đặc điểm của công tác xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu dùng để thi công công trình đợc quy định trong dự toán, nên khi nhận thầu công trình, Công ty đợc thu mua dự trữ nguyên vật liệu trong giới hạn quy định, đảm bảo mức dự trữ hoá đơn nguồn cung cấp và thời gian dự trữ Trờng hợp thiếu một loại vật t nào đó trong giới hạn quy định bắt buộc phải thu mua từ nơi khác với giá cao hơn, chi phí thu mua lớn hơn thì phải đợc cấp trên cho phép và có sự thoả thuận của đơn vị giao thầu khi mua, các khoản chênh lệch này sẽ đợc bên thầu (Bên A) thanh toán ngoài dự toán công trình Nghiệp vụ thu mua nguyên vật liệu đợc bộ phận cung ứng của Công ty thực hiện hoặc giao khoán cho các đội. Để có đủ lợng nguyên vật liệu sử dụng cho các mục đích khác nhau, Công ty tiến hành thu mua từ nhiều nguồn khác nhau trong nớc Hiện nay, Công ty áp dụng hai hình thức thu mua vật t, đó là phơng thức thu mua trực tiếp và phơng thức thu mua gián tiếp, trong đó chủ yếu là mua hàng theo phơng thức gián tiếp.
Theo hình thức mua trực tiếp: Công ty cử cán bộ vật t trực tiếp xuống các đơn vị, các tổ chức kinh tế nơi có nguồn hàng phù hợp với đặc điểm sản xuất của Công ty để ký kết các hợp đồng mua hàng Cán bộ cung ứng có trách nhiệm vận chuyển, bảo quản hàng về kho an toàn với chi phí vận chuyển do Công ty chịu, sau đó là thủ tục nhập kho Ph- ơng thức này thờng áp dụng với các loại vật t có khối lợng mua không lớn nh: phụ tùng, sắt thép
Theo hình thức mua gián tiếp: Công ty và đơn vị cung cấp hàng ký kết hợp đồng kinh tế, trong đó hai bên thoả thuận về chủng loại, số lợng, giá cả, phơng thức thanh toán, địa điểm giao nhận Đơn vị bán sẽ căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, đến thời hạn vận chuyển sẽ chuyển hàng đến địa điểm đã quy định trong hợp đồng Công ty không chịu chi phí vận chuyểm từ kho của ngời bán tới nơi giao hàng. Đây là hình thức mua chủ yếu đối với các loại vật t mua với khối lợng lớn nh: đá, cát, sỏi
1 Phân loại và tính giá nguyên vật liệu. a Phân loại.
Nguyên vật liệu tại Công ty Xây lắp và Kinh doanh vật t thiết bị gồm rất nhiều loại, nhiều thứ có nội dung kinh tế khác nhau Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết với từng loại, cũng nh tiện lợi cho việc xác định cơ cấu vật liệu trong giá thành sản phẩm, kế toán cần phải phân loại vật liệu dựa trên cơ sở nội dung kinh tế và công dụng của từng loại nguyên vật liệu, tại Công ty hiện nay nguyên vật liệu bao gồm các loại sau đây.
- Nguyên vật liệu chính: Đối với vật liệu Công ty không phân thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ mà đợc coi chung là nguyên vật liệu chính Đây là đối tợng chủ yếu của Công ty và là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm Thuộc về nguyên vật liệu chính gồm hầu hết các loại nguyên vật liệu mà Công ty sử dụng nh xi măng, sắt thép, gạch ngói
- Nhiên liệu: Là loại nguyên vật liệu khi sử dụng cung cấp nhiệt lợng cho các loại máy móc, xe cộ Nhiên liệu tại Công ty là các xăng, dầu, mỡ, Công ty có đội xe máy thi công riêng, chi phí cho các loại nhiên liệu phục vụ cho đội xe này phát sinh thờng xuyên, do vậy kế toán phải phân loại nhằm tiện lợi cho việc theo dõi.
+ Phụ tùng thay thế: là những loại nguyên vật liệu dùng để thay thế, bảo dỡng thiết bị máy móc nh: mũi khoan, xăm lốp ôtô
+ Vật liệu khác: tại Công ty các loại thuốc men, văn phòng phẩm đợc xếp vào vật liệu khác. b Phơng pháp tính giá nguyên vật liệu nhập xuất.
Nguyên vật liệu tại Công ty đợc tính theo giá thực tế. Tuỳ theo nguyên vật liệu nhập hay xuất kho mà các tính khác nhau:
* Đối với nguyên vật liệu nhập kho:
Tại Công ty nguồn cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài và tất cả các loại dù có khối lợng ít hay nhiều đều đợc nhập kho Hệ thống kho của Công ty bao gồm: kho của Công ty và kho tại các công trình, tại các xí nghiệp cũng có kho riêng. Đối với các nguyên vật liệu mua về nhập tại kho Công ty, kế toán Công ty tính giá mua thực tế của giá mua nguyên vật liệu nh sau:
Giá thực tế vật liệu = Giá mua ghi trên hoá đơn
Tuy nhiên, do đặc điểm của một đơn vị xây dựng cơ bản nên nguyên vật liệu nhập tại kho công trình có khối lợng lớn, cồng kềnh Những trờng hợp nh thế này khi mua, Công ty thờng thoả thuận với ngời bán là sẽ tính mọi khoản chi phí vào giá bán ghi trên hoá đơn và ngời bán có trách nhiệm vận chuyển và bảo quản vật t về tận kho công trình Do vậy, giá thực tế của vật t mua trong trờng hợp này bao gồm cả chi phí thu mua Còn đối với các loại vật t không lớn lắm nh các loại nhiên liệu sử dụng trực tiếp tại các công trình hay một số loại vật liệu phụ khác thì do Công ty vận chuyển, bảo quản nên giá thực tế vật liệu vẫn đợc tính theo công thức trên Tuy nhiên, mọi chi phí phát sinh trong quá trình bảo quản Công ty không tính vào giá thực tế vật liệu nhập kho mà hạch toán thẳng và chi phí dịch vụ mua ngoài của công trình đó (TK
6277), những nguyên vật liệu mua về nhập kho tại kho Công ty nếu phát sinh chi phí thu mua thì chi phí này cũng đợc tập hợp vào TK 6277, sau đó kế toán tiến hành phân bổ cho các công trình căn cứ vào lợng sử dụng cho các công trình đó.
* Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Đối với các vật t xuất dùng tại các công trình, kế toán sử dụng phơng pháp giá thực tế đích danh để xác định giá nguyên vật liệu xuất kho Phơng pháp này thích hợp với các loại vật t sử dụng tại các công trình do đặc điểm của các vật t này mua về đợc sử dụng ngay không để dự trữ nhiều.
Còn đối với vật t xuất tại kho Công ty, giá thực tế cuất kho đợc tính theo giá nhập trớc xuất trớc Công ty tính giá mỗi loại vật t xuất kho trên bảng kê tính giá nguyên vật liệu xuất kho, bảng này đợc mở để tính giá từng loại nguyên vật liệu trong tháng Nó là cơ sở để kế toán ghi đơn giá vào phiếu xuất kho, trị giá tồn kho của mỗi loại nguyên vật liệu cuối tháng là căn cứ để ghi chỉ tiêu tồn kho bằng tiền của nguyên vật liệu đó trên sổ số d.
Trong điều kiện Công ty áp dụng máy vi tính trong công tác kế toán, việc tính giá nguyên vật liệu theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc do máy thực hiện, nhân viên kế toán chỉ cần nhập số lợng nhập, giá nhập, số lợng xuất vào máy Vì
Mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền mặt Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất trực tiếp Thuế VAT đ ợc khấu trừ
Thuế VAT đ ợc khấu trừ
Dùng tiền tạm ứng mua nguyên vật liệu
Thuế VAT đ ợc khấu trừ
Mua nguyên vật liệu ch a thanh toán
Xuất nguyên vật liệu v ợt định mức cho phép
Vật t thừa phát hiện khi kiểm kê
Xuất nguyên vật liệu sửa chữa
Xuất vật liệu đại tu xe, máy
Xuất vật liệu sửa chữa giá trị lớn
Xuất nguyên vật liệu phục vụ sản xuất
Thanh lý vật t do quá cũ
Thiếu vật t do phát hiện qua kiểm kê
2 Tài khoản sử dụng hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Xây lắp và Kinh doanh vật t thiết bị.Sơ đồ hạch toán tình hình biến động nguyên vật liệu tại Công ty Xây lắp và Kinh doanh vật t thiết bị
Phơng pháp hạch toán mà Công ty áp dụng là phơng pháp kê khai thờng xuyên Do đó, để theo dõi tình hình biến động tăng, giảm nguyên vật liệu tại Công ty kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu
Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm vật liệu của Công ty theo giá thực tế.
Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh tăng nguyên vật liệu.
Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm nguyên vật liệu.
D nợ: Phản ánh giá thực tế tồn kho.
Trong quá trình hạch toán tài này đợc ghi chi tiết theo cách phân loại nguyên vật liệu.
- Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan nh TK 111, TK 112, TK 141, TK 331
3 Hạch toán tổng hợp tình hình tăng giảm nguyên vật liệu tại Công ty Xây lắp và Kinh doanh vật t thiết bị. a Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu.
hớng hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty xây lắp và
Đánh giá khái quát công tác hach toán nguyên vật liệu tại công ty
Gần 20 năm kể từ ngày thành lập và phát triển , công ty xây lắp và kinh doanh vật t thiết bị đã tự phát huy và nâng cao hiệu quả hoạt đọng sản xuất và tự tạo cho mình một chỗ đứng vững chắc bên cạnh tranh của nhiêu doanh nghiệp quốc doanh, và công ty t nhân trong lĩnh vực xây dựng có bản Để có đợc điều đó trong sản xuất kinh doanh là nhờ sự đóng góp to lớn của ban giám đốc cùng với các phòng ban và sự nỗ lực của cán bộ công nhân viên trong công ty, trong đó phải kể tới sự đóng góp nhiệt tình của cán bộ phòng kế toán.
Với cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý, các phòng ban chức năng rất gọn nhẹ phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động của công ty, công ty đã có khả năng phục vụ tốt quá trình sản xuất kinh doanh Các phòng ban chức năng, nhiệm vụ đợc quy định rõ ràng, phục vụ kịp thời và đáp ứng nhu cầu quản lý nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty Đặc biệt chế độ áp dụng cơ chế khoán tới từng tổ đội thi công đã nâng cao trách nhiệm của các tổ đội tới kết quả sản xuất kinh doanh
Trong công tác kế toán công ty đã có tổ chức cho mình một đội ngũ kế toán mạnh và vững vàng trong công việc, có bề dầy kinh nghiệm trong công tác kế toán Công ty luôn áp dụng chế độ kế toán mới nhất, từ đó đã giúp cho công tác kế toán ngày càng hoàn chỉnh, công việc kế toán đợc phân công cụ thể hợp lý và phù hợp với trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán Hiện nay toàn bộ công tác kế toán đều đợc thực hiện trên máy tính do đó mọi thông tin, chung đều đợc xử lý nhanh, chính xác, đảm bảo cho công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng đồng thời giảm bớt công việc thủ công cho ngời làm công tác kế toán.
Trong công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng, do công xuất, tăng giảm và hiện có, vì vậy có điều kiện quản lý tốt nhập xuất nguyên vật liệu Nhìn chung trình tự hạch toán chặt chẽ, đúng quy định, số liệu trên các sổ sách chính xác tạo điều kiện cho công tác kiểm tra kế toán tại công ty cũng nh tại các cơ quan hữu quan khác Hệ thống định mức nguyên vật liệu đợc xây dựng chi tiết, cụ thể cho từng loại vật t, công trình do đó tiết kiệm đợc vật t mang lại hiệu quả kinh tÕ cao
Trong công tác thu mua nguyên vật liệu, phòng cung ứng vật t của công ty có trách nhiệm quản lý chặt chẽ ngay từ đầu từ giá cả, số lợng, kiểm tra số lợng trớc khi lập phiếu nhập kho.
Việc bảo quản dự trữ vật t công ty luôn dự trữ vật t ở mức hợp lý, đủ đảm bảo cho sản xuất và không gây ra ứ đọng vốn Công ty có hệ thống kho bãi ở các công trình khá tốt phù hợp với quy mô sản xuất tạo điều kiện cho việc sử dụng nguyên vật liệu thuận tiện.
Cách phân loại vật liệu công ty dựa vào vai trò, công dụng của vật liệu kết hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty để phân chia nguyên vật thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu và phụ tùng thay thế, vật liệu khác việc phân loại nh vậy hoàn toàn hợp lý đảm bảo kết hợp giữa lý thuyết và thực tế.
Bên cạnh những u điểm kể trên, công tác kế toán của công ty nói chung và công tác kế toán của nguyên vật liệu nói riêng còn bộc lộ nhiều hạn chế và tồn tại cần phải hoàn thiện.
- Việc hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu ở công ty còn có nhiều rờm rà nh khi vật liệu về đến công ty nhng cha có hoá đơn đỏ nhng công ty đã cho nhập kho ngay với chứng từ là phiếu tạm nhập Sau đó hoá đơn về kế toán phải làm tờ kê chi tiết để huỷ bỏ phiếu tạm nhập đó, đồng thời huỷ định khoản theo phiếu tạm nhập để ghi theo số nhập kho mới Đièu này làm cho khối lợng công tác tăng lên đáng kể vì ở công ty có nhiều trờng hợp hàng về nhng hoá đơn cha về
Tại công ty xây lắp kinh doanh vật t thiết bị những khoản mua về phục vụ nhu cầu y tế, quản lý công ty nh thuốc men văn phòng phẩm đều phải nhập kho và khi sử dụng đều phải viết phiếu xuất kho, kế toán hạch toán nhng khoản này vào TK 152 nh sau:
Cã TK 111, 112, 141, 331 +) Khi xuất thuốc men, văn phòng phẩm.
Nội dung của TK 152 là dùng để phản ánh tình hình biến động tăng, giảm, tồn kho nguyên vật liệu của công ty mà nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào, tham gia vào chu kỳ sản xuất kinh doanh và là một bộ phận cấu thành giá thành sản phẩm (công trình) của công ty Do đó không nên dùng TK
152 để hạch toán các khoản liên quan nh thuốc men, văn phòng phẩm, những khoản này xét theo tiêu chuẩn nguyên vật liệu thì nó không phải nguyên vật liệu
Về việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Hiện nay công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đợc tiến hành theo phơng pháp Sổ số d Nhng lại không thể hiện đợc tính u việt của nó - Sở dĩ nh vậy là do: số d Nh tại kho, thủ kho chỉ theo dõi tình hình biến động của mỗi loại nguyên vật trên thẻ kho và theo dõi tổng hợp tổng xuất, và tổng tồn của từng loại Sổ số d Còn tại phòng kế toán thì không tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phòng kế toán sau khi nhận đợc các chứng từ xuất kho kiểm tra ghi đơn giá và đối với các chứng từ này thì ghi thẳng vào các bảng kê nguyên vật liệu xuất dùng Đối với chứng từ nhâp kế toán vào thẳng nhật ký chung nh việc hạch toán nguyên vật liệu hiện tại công ty đã không kết hợp đợc giữa hạch toán tại kho và hạch toán tại phòng kế toán vì vậy không tạo ra sự đối chiếu giũa kho và kế toán vật t trong việc hạch toán chi tiết.
Thứ hai: Mục đích của việc ghi chép trên sổ số d là để theo dõi lợng tồn kho vật liệu tại công ty, chỉ có nguyên vật liệu tại kho của công ty mới sử dụng sổ số d, còn lại các công trình không sử dụng vì nguyên vật liệu nhập đến đâu là xuất dùng đến đó Tuy nhiên trong một tháng nào đó, công ty nhận thấy sự khan hiếm nguyên vật liệu nên mua dự trữ cho tháng sau hoặc đợc mua vào những ngày cuối tháng thì nh vậy tại các công trình vẫn có sự tồn kho Qua đó thấy rằng tại công ty, sổ số d không thể dùng đối chiếu với phần kế toán tổng hợp mà chỉ đơn thuần theo dõi số lợng nhập, xuất, tồn của phần nguyên vật liệu tại kho công ty. Chính những điều này cũng làm mất đi tính năng động của thủ kho trong việc ghi sổ số d đã không theo dõi liên tục tình hình biến động nguyên vật liệu tại kho Có thể nói rằng việc tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty là quá đơn giản, vận dụng hình thức sổ số d chỉ là hình thức.
- Hiện nay công ty, trong quá trình hạch toán tổng hợp biến động nguyên vật kế toán chỉ sử dụng có một TK 152 để theo dõi, mặc dù số lợng hàng mua đang đi đờng cũng nhiều nhng công ty vẫn không sử dụng TK 151, cuối kỳ nếu nguyên vật liệu mua về cha nhập kho kế toán lu chứng từ vào tập hồ sơ riêng chờ khi hàng về mới phản ánh vào TK 152 phơng pháp này dẫn đến nhợc đểm sau:
Một số giải pháp và phơng hớng nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty xây lắp và kinh doanh thiết bị vật t
Những đánh giá ở phần trên cũng dừng lại ở đánh giá chung nhất về nét cơ bản của công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty mà thôi Do vậy những kiến nghị mang tính đề xuất dới đây cũng chỉ có ý nghĩa trong một giới hạn nhất định nào đó, mà nó cần phải đặt trong mối quan hệ với tình hình thực tế luôn phát sinh và biến động ở công ty thì mới thực sự có giá trị
1 Một số kiến nghị và giải pháp về việc hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:
Theo nh hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty hiện nay thì khối lợng công việc kế toán rất nhiều và hạch toán các khoản nh thuốc men, văn phòng phẩm vào TK 152 là không cần thiết hơn nữa y tế và văn phòng phẩm là những thứ không để lâu do vậy chỉ mua về vừa với nhu cầu sử giảm đi một lợng đáng kể công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Đó là việc giảm đi thủ tục lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, điều quan trọng là việc giảm bớt tính toán giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đối với vật t này Theo em việc hạch toán đợc tiến hành nh sau:
- Khi mua thuốc men văn phòng phẩm kế toán nên sử dụng TK 642- chi phí quản lý doanh nghiệp :
Nợ TK 642 (6428) - Trị giá thực tế của số mua về
Nợ TK 133 (1331)- Thuế VAT đầu vào
Có TK 111, 112 - Tổng giá trị thanh toán
- Các chi phí liên quan đến quá trình thu mua phản ánh nh sau:
Trong trờng hợp trị giá thuốc men, văn phòng phẩm mua về quá lớn, trong khi lại không sử dụng hết trong kỳ, nếu kết chuyển toàn bộ chi phí này sẽ làm giảm lãi của công ty Do vậy trong trờng hợp này ngoài phần kết chuyển sang TK 191 để xác định kết quả kinh doanh kế toán lên hạch toán phần còn lại vào bên nợ TK 1421 - Chi phí trả trớc Sang kỳ sau sẽ kết chuyển chi phí này :
Cã TK 642 Đối với việc mua nguyên vật liệu nhập kho nhng cha có hoá đơn mà vẫn nhâp kho theo phiếu tạm nhập Theo em nghĩ là không nên nhập kho theo kiểu phiếu tạm nhập mà nên quản lý riêng số vật t đó, có thể coi đó là vật t giữa hộ.
Trong lúc chờ hoá đơn về làm căn cứ nhập kho, kế toán sẽ ghi nh sau:
Nợ TK 002 - Số nguyên vật liệu có tại kho
Khi hoá đơn về, căn cứ vào hoá đơn, bộ phận cung ứng sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho cho số hàng đó lúc này kế toán sẽ ghi :
Có TK 002 - Số nguyên vật liệu có tại kho Đồng thời ghi bút toán nhập nguyên vật liệu :
Nếu số NVL trên qua kiểm nghiệm trớc khi nhập kho, nếu phát hiện thấy phẩm chất quy cách kém mà công ty không chấp nhận mà trả lại cho ngời bán kế toán ghi:
Có TK 002- Số trả lại.
2 Một số kiến nghị và phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Để đảm bảo cho công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng công ty nên tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu chặt chẽ hơn Công ty nên vận dụng đúnh lý thuyết phơng pháp sổ số d, kết hợp hạch toán chi tiết theo hình thức sổ số d giữa kho và phòng kế toán vì phơng pháp khác, hơn nữa bảng luỹ kế xuất, nhập, tồn nguyên vật liệu đợc lập tại phòng kế toán còn đợc xem nh là một báo cáo chi tiết phục vụ mục đích quản trị nội bộ doanh nghiệp Để vận dụng phơng pháp này một cách khoa học, trớc hết công ty không nên sử dụng TK 152 để theo dõi tình không cần theo dõi số lợng nhập xuất mà chỉ cần theo dõi l- ợng tồn vì lợng nhập xuất đã đợc theo dõi trên thẻ kho, hơn nữa lại không có sự đối chiếu với kế toán Sổ số d có thể đợc lập lại nh sau: sổ số d
Tên, chủng loại, quy cách đơ n vị tÝn h
Sè l- ợng Tiền Số l- ợng
3 Một số ý kiến biện pháp về quản lý nguyên vật liệu : Đối với vật t do đội t mua, phòng cung ứng vẫn tiến hành lập phiếu nhập kho, và khi xuất cũng viết phiếu xuất kho, nh với từng trờng hợp vật t qua kho Đây là cách quản lý vật t chặt chẽ của công ty tuy nhiên nó gây ra nhiều phiên hà trong việc nhập xuất Hơn nữa, đối với các loại vật t có khối l- ợng lớn, vận chuyển khó khăn nh cát, sỏi, đá thì việc nhập xuất chỉ là hình thức và do các công trình thờng ở xa công ty nên các phiếu không đợc cập nhập thờng xuyên.
Vì vậy, đối với các loại vật t do đội t mua nên hạch toán thẳng vào TK 621- Chi phí nguyên vật liệu không nên lập phiếu nhập kho Khi mua nguyên vật liệu sử dụnh trực tiếp cho các công trình kế toán ghi.
Nợ TK 621 - Chi tiết theo từng công trình
Có TK 152 - Chi tiết vật liệu xuất dùng Đối với phần vật t xuất tại kho công trình thì nên sử dụng phiếu xuất kho theo hạn mức Điều này sẽ phù hợp hơn với đặc điểm sản xuất theo kế hoạch và trong một tháng nguyên vật liệu đợc xuất thành nhiều lần.
Phiếu vật t theo hạn mức đợc dùng để theo dõi số lợng vật t xuất kho trong trờng hợp phiếu lập một lần theo hạn mức công trong tháng và định mức sử dụng nguyên vật liệu thi công cho từng công trình để xác định hạn mức đợc duyệt trong tháng Mỗi phiếu đợc lập cho từng loại nguyên vật liệu xuất sử dụng trong tháng và đợc lập thành hai liên và đều đ- ợc giao cho bộ phận sử dụng, khi lĩnh lần đầu bộ phận sử dụng mang cả hai liên đến kho, ngời nhận vật t giữ một liên, còn một liên giao cho thủ kho Đến cuối tháng dù hạn mức còn hay hết thì thủ kho cũng phải ký vào hai liên ngoài ra còn phải có đầy đủ chữ ký của ngời phụ trách cung trên, ngời phụ trách sử dụng, phụ trách kế toán.
Nh vậy đối với các loại vật t xuất thờng xuyên trong tháng thì nên áp dụng hình thức phiếu xuất kho theo hạn mức Còn đối với vật t xuất kho theo đợt thì nên sử dụng phiếu xuất kho thông thờng.
Có thể nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào không thể thiếu đợc của bất cứ doanh nghiệp sản xuất nào Trong quá trình sản xuất nó đợc kết tính vào sản phẩm và là một bộ phận cấu thành của giá thành sản phẩm đó. Điều đó có nghĩa là chi phí nguyên vật liệu có ảnh hởng đến việc hạ giá thành sản phẩm, có nhiều phơng pháp quản lý nguyên vật liệu, mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng một ph- ơng pháp, tuy nhiên bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng nhận thấy đợc sự cần thiết và tầm quan trọng của việc quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng cho đến việc hạch toán chúng Đặc biệt tổ chức hạch toán tốt nguyên vật liệu không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả vốn sử dụng lu động sản xuất kinh doanh mà có ý nghĩa thiết thực cho việc định hớng đầu t cho sản xuất.
Trong chuyên đề này đã trình bày một cách khái quát tình hình hạch toán nguyên vật lệu tại công ty xây lắp và kinh doanh vật t thiết bị Qua đó thấy rằng trong việc hạch toán nguyên vật liệu tại công ty có nhiều u điểm nhng cũng có nhiều tồn tại cần phải khắc phục Trên cơ sở phân tích thực tế và vận dụng lý luận công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng, ở công ty có nhiều nét sáng tạo đáng kể cho phù hợp với tình hình thực tế của công ty. Khâu quản lý vật t đợc thực hiện một cách nghiêm túc, định mức vật t đợc xây dựng chính xác vì vậy thông thờng khi công trình hoàn thành bàn giao không còn vật t tồn trữ Để góp phần hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty chuyên đề của em đã mạnh dạn đa ra một số ý kiến và biện pháp, tuy nhiên, do thời gian thực tập có hạn và trình độ bản thân còn hạn hẹp sẽ không tránh khỏi những sai sót, khiếm khuyết nhất định Vì vậy em rất mong nhận đợc sự đóng góp, giúp đỡ của thầy cô giáo đế ý kiến trên có ý nghĩa thiết thực hơn.
Sinh viênNghiêm Nhật Quang