Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh tân nguyên hào việt nam

Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

Các khái niệm cơ bản về nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Theô quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trỏng Bộ Tài Chính quy định nh sau: Nguyên liệu, vật liệu là những đối tọng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Là quá trình kết hợp giữa sức lao động với t liệu lao động và đối tợng lao động để tạo ra sản phẩm Trong giai đoạn này một mặt đơn vị bỏ ra các chi phí về nguyên vật liệu và các yếu tố có liên quan để tiến hành sản xuất, mặt khác đơn vị lại thu đ ợc một lợng kết quả sản xuất bao gồm thành phẩm và sản phẩm dở dang Giai đoạn sản xuất chính là giai đoạn tạo ra giá trị thặng d và có vị trí đặc biệt quan trọng trong toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh và phải đơc hạch toán chặt chẽ.

Sẩn phẩm là kết quả lao động, kết quả một hoạt động sản xuất.

-Trong doanh nghiệp sản xuất, sản phẩm bao gồm: thành phẩm, nửa thành phẩm và sản phẩm dở.

+ Sản phảm mang hình thái vật chất: biểu hiện bằng vật thể

+ Sản phẩm không mang hình thái vật chất: Nh sản phẩm của các dịch vụ: hớng dẫn du lịch, giới thiệu quảng cáo, quảng cáo, dạy học, chuyển giao công nghệ, điện thoại, vận tải, bằng phát minh sáng chế…

Thành phẩm là sản phẩm đã đợc gia công xong ở bớc chế biến cuối cùng của quá trình sản xuất, đạt tiêu chuẩn kỹ thuật( nh thiết kế) đợc nhập kho hay giao cho khách hàng.

Sự cần thiết của kế toán nguyên vật liệu

Trong quá trình tạo ra sản phẩm thì nguyên vật liệu đóng vai trò là nhân chủ yếu không thể thiếu trong bất kỳ Doanh nghiệp sản xuất nào Vì quá trình sản xuất là quá trình kết hợp giữa sức lao động với t liệu lao động để tạo ra các sản phẩm phục vụ cho nhu cầu tieu dùng và thị hiếu của khách hàng Giai đoạn này một mặt doanh nghiệp bỏ ra các chi phí về nguyên vật liệu và các yếu tố liên quan để tiến hành sản xuất, mặt khác doanh nghiệp lại thu đợc một lợng kết quả sản xuất bao gồm thành phẩm và sản phẩm dở dang Để đảm bảo bù đắp đợc chi phí và có lãi đòi hỏi các doanh nghiệp phải áp dụng mọi biện pháp để tăng lợng kết quả thu đợc, giảm lợng chi phí chi ra mà trong đó chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng cao nhất Vì thế giảm đợc chi phí nguyên vật liệu tối đa nhất đã đồng nghĩa với việc đem lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp song để đạt đợc điều này không phải đơn giản mà điều kiện tiên quyết của mỗi doanh nghiệp là phải hạch toán nguyên vật liệu một cách rõ ràng hợp lý, phù hợp với từng thời điểm cụ thể mà doanh nghiệp đang sản xuất Mà trong đó yêu cầu quản lý tốt và các phơng pháp kê khai tính giá các loại vật liệu chi tiết là rất quan trọng Nếu công tác kế toán nguyên vật liệu đáp ứng đợc các yếu tố cần thiết cho quá trình sản xuất sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp đa ra đợc các chiến lợc kinh doanh hiệu quả nhất.

Yêu cầu và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu

1.1.3.1 Yêu cầu trong quản lý vật liệu :

Công tác quản lý vật liệu là yêu cầu tất yếu của mọi phơng thức sản xuất kinh doanh, của mọi loại hình doanh nghiệp sản xuất trong cơ chế thị trờng phát triển mạnh mẽ nh hiện nay Việc quản lý vật liệu có tố hay không phụ thuộc rất nhiều vào năng lực làm việc, khả năng áp dụng sáng tạo linh hoạt các phơng pháp quản lý vào tình hình cụ thể doanh nghiệp của những cán bộ quản lý và các nhân viên trong doanh nghiệp. Để quản lý vật liệu thì chúng ta cần quản lý trên các phơng diện sau:

- Trong quá trình thu mua thì nguyên vật liệu đợc quản lý về khối lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại… để đấp ứng đợc những yêu cầu của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Trong khâu bảo quản: Đây là khâu rất cần thiết vì có tổ chức tốt đợc các kho tàng bến bãi để bảo quản cho các loại vat liệu khi đa vào sản xuất không bị h hỏng, hao hụt tránh làng phí đến mức tối thiểu.

- Trong khâu sử dụng: sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quá trình sản xuất kinh daonh của doanh nghiệp.

1.1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu:

Trong công tác quản lý của doanh nghiệp thì tính đầy đủ , chính xác, kịp thời là rất cần thiết đối với bất kỳ khâu nào trong quá trình sản xuát kinh doanh Nh vậy hạch toán kế toán nguyên vật liệu có chính xác kịp thời, đầy đủ thì lãnh đạo doanh nghiệp mới nắm đợc chính xác tình hình mua, dự trữ, xuất dùng nguyên vật liệu cả về kế hoạch và thực tế Từ đó có kế hoạch cho việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho chu kỳ sản xuất sau Mặt khác, chất lợng của công tác hạch toán nguyên vật liệu có ảnh hởng không nhỏ đến chất lợng của công tác hạch toán giá thành Do vậy để đảm bảo cho việc hạch toán giá thành chính xác thì khâu hạch toán nguyên vật liệu cũng phải chính xác và khoa học vì nó có liên quan đến các khâu về sau của quá trình sản xuất Qua các yêu cầu trên có thể thấy rõ nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu đợc thể hiện ở các khía cạnh cụ thể nh sau:

- Tổ chức ghi chép tổng hợp và phản ánh số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu tính giá trị thực tế của nguyên vật liệu đã thu mua và về nhập kho của doanh nghiệp Kiểm tra việc chấp hành các thủ tục thu mua và về nhập kho của doanh nghiệp Kiểm tra việc chấp hành các thủ tục thu mua, các nguyên tắc nhập – xuất – tồn kho để đảm bảo cho quá trình sản xuất hiệu quả nhất

- Tổ chức kế toán phù hợp với các phơn pháp hàng tồn kho,hớng dẫn chỉ đạo các bộ phận trong doanh nghiệp tuân theo một quy trình thống nhất , tránh những sai lệch không trùng khớp giữa các bộ phận.

- Phản ánh tình hình thực hiện kế hoạch thu mua và dự trữ vật liệu, phát hiện kịp thời vật liệu tồn đọng , kém phẩm chất để có biện pháp xử lý nhằm hạn chế thiệt hại đến mức thấp nhất cho doanh nghiệp.

- Phân bổ giá trị vật liệu sử dụng vào chi phí sản xuất kinh doanh

- Tiến hành kiểm kê đánh giá vật liệu theo đúng chế độ quy định để phục vụ tốt nhất cho công tác lãnh đạo quản lý, sử dụng và thu mua vật liệu sao cho phù hợp với từng thời điểm xuất của doanh nghiệp sao cho mang lại lợi nhuận tối đa cho đơn vị m×nh.

1.2 – Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu

Phân loại nguyên vật liệu

Phân loại vật liệu là việc sắp xếp các loại vật liệu khác nhau vào từng nhóm khác nhau theo những tiêu thức nhất định: theo công dụng, theo nguồn hình thành, theo quyến sở hữu… Mỗi cách phân loại khác nhau đều có những tác dụng nhất định trong quản lý và hạch toán Dới đây là một số cách phân loại mà các doanh nghiệp hay sử dông.

1.2.1.1 Phân loại vật liệu theo nội dung kinh tế và vai trò tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu đợc chia làm các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính: là những thứ nguyên vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm Nó bao gồm cả nủa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo ra sản phẩm.

- Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đ ợc sử dụng kế t hợp với vât liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị, hoặc dùng để phục vụ bảo quản phục vụ hoạt động của các t liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức( dầu nhờn, hồ keo )

- Nhiên liệu: là nhng thứ vật liệu đựoc dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuát kinh doanh nh xăng dầu, khí đốt…

- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải…

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : Bao gồm các vật liệu và thiết bị ( cần lắp và không cần lắp, vật kết cấu…) để đầu t cho xây dựng cơ bản.

1.2.1.2Phân loại vật liệu theo danh điểm

- Nhóm kim loại( màu đen)

- Nhóm thuỷ tinh, sành sứ

1.2.1.3 Phân loại vật liệu theo nguồn cung cấp

- Nguyên vật liệu nhập mua từ bên ngoài

- Nguyên vật liệu đợc góp vốn liên doanh, vốn cổ phần

- Nguyên vật liệu đợc biếu tặng, tài trợ

- Nguyên vật liệu tự chế (do doanh nghiệp tự sản xuất)

1.2.1.4 Phân loại nguyên vật liệu căn cứ vào mục đích, công dụng

- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh

+ Dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo cho sản phẩm

- Nguyên tắc nhất quán: Theo nguyên tắc này đòi hỏi việc áp dụng khái niệm, nguyên tắc, chuẩn mực, phơng pháp tính toán phải thống nhất trong suốt niên độ kế toán.

- Nguyên tắc thận trọng: Vật t hàng hoá đợc đánh giá theo giá gốc, nhng trờng hợp giá trị thuần có thể thực hiện đợc thấp hơn giá trị gốc thì tính theo giá trị hiện tại thuần có thể thực hiện đợc.

1.2.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho:

- Nguyên vật liệu đều phải phản ánh bằng giá thực tế và thống nhất một phơng pháp tính trong kỳ.

- Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho đợc xác định theo nguồn nhập.

 Đối với vật liệu mua ngoài:

Giá thực tế của vật liệu mua ngoài

Giá mua ghi trên hoá đơn (GTGT)

ThuÕ nhËp khÈu ( nÕu cã)

+ Chi phÝ thu mua thùc tÕ -

 Đối với vật liệu tự gia công chế biến

Giá thực tế của vật liệu tự gia công chế biến = Giá trị vật liệu xuÊt chÕ biÕn + Chi phÝ chÕ biÕn

 Đối với vật liệu thuê ngoài gia công:

Giá thực tế của vật liệu thuê ngoài gia công

= Giá trị vật liệu xuất gia công + Chi phí thuê gia công

 Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá do hội đồng liên doanh đánh giá và các chi phí khác phát sinh khi tiếp nhận vật liệu.

 Đối với vật liệu đợc cấp: Là giá ghi trên biên bản giao nhậnvà các chi phí khác phát sinh khi tiếp nhận vật liệu.

 Đối với vật liệu nhận viện trợ, biếu tặng: Là giá trị hợp lý và các chi phí khác phát sinh.

1.2.2.3 Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho:

Khi xuất kho kế toán phải xác định, tính toán chính xác giá thực tế của vật liệu xuất kho cho các đối tợng sử dụng theo các phơng pháp tính giá thực tế vật liệu xuất

1.2.2.3.1 Phơng pháp giá thực tế đích danh:

Tức là nhập kho theo giá nào thì xuất kho theo đúng gía đó.

- Ưu điểm : Xác định đợc ngay giá trị vật liệu khi xuất kho nhng đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý và theo dõi chặt chẽ từng lô vật liệu – xuất - nhập kho.

- Nhợc điểm: Phơng pháp này không thích hợp với những doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật liệu có giá trị nhỏ và có nhiều nghiệp vụ nhập – xuất kho.

1.2.2.3.2 Phơng pháp giá đơn vị bình quan gia quyền ( bình quan cả kỳ dự trữ)

Gía thực tế của vật liệu xuất kho = Số lợng thực tế của vật liệu xuất kho + Giá đơn vị bình qu©n gia quyÒn Trong đó:

Giá đơn vị bình quân gia quyÒn Giá thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Số lợng vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ ( cuối kỳ) = Giá thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Số lợng vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Đơn vị bình quân cuối kỳ trớc = Giá thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ (cuối kỳ trớc)

Số lợng vật liệu tồn đầu kỳ (cuối kỳ trớc)

Dơn vị bình quân sau mỗi lÇn nhËp Trị giá vật liệu tồn đầu kỳ(cuối kỳ trớc)

Số lợng vật liệu tồn đầu kỳ(cuối kỳ trớc)

- Ưu điểm: Tính toán đơn giản

- Nhợc điểm: Tính chính xác không cao do việc tính giá chỉ thực hiện vào cuối tháng nên ảnh hởng đến độ chính xác và tính kịp thời của thông tin kế toán.

1.2.2.3.3 Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO)

Theo phơng páp này giả thiết số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá gốc của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng.

1.2.2.3.4 Phơng pháp nhập sau, xuất trớc(LIFO):

Phơng pháp này giả định những vật liệu mua sau cuàng sẽ đợc xuất trớc tiên. Giá của vạt liệu xuất dùng sẽ tính theo giá của lô vật liệu nhập kho sau Ph ơng pháp này thích hợp trong truờng hợp lạm phát nên thực tế ít s dụng.

1.3 Những nhân tố ảnh hởng đến quá trình sản xuất:

1.3.1 các nhân tố khách quan

 Các nhân tố thuộc về môi trờng vĩ mô:

Các nhân tố thuộc về môi trờng vĩ mô là tổng thể các nhân tố vĩ mô nh: Kinh tế chính trị, văn hoá xã hội, tự nhiên, công nghệ… Các nhân tố này ảnh hởng đến mọi ngành nghề kinh doanh theo các mức độ khác nhau tuỳ thuộc vào đặc điểm từng ngành.

các nhân tố khách quan

 Các nhân tố thuộc về môi trờng vĩ mô:

Các nhân tố thuộc về môi trờng vĩ mô là tổng thể các nhân tố vĩ mô nh: Kinh tế chính trị, văn hoá xã hội, tự nhiên, công nghệ… Các nhân tố này ảnh hởng đến mọi ngành nghề kinh doanh theo các mức độ khác nhau tuỳ thuộc vào đặc điểm từng ngành.

+ Các nhân tố kinh tế: Các nhân tố kinh tế có ảnh hởng rất lớn đến các doanh nghiệp Các ảnh hởng chủ yếu về kinh tế bao gồm các nhân tố bao gồm nh: Lãi suất Ngân hàng, giai đoạn của chu kỳ kinh tế, cán cân thanh toán, chính sách tài chính tiền tệ, lạm phát Vì các nhân tố này tơng đối rộng nên các doanh nghiệp cần chọn lọc để nhận biết các tác động cụ thể sẽ làm ảnh hởng trực tiếp nhất đối với doanh nghiệp.

+ Các nhân tố chính phủ và chính trị: Các nhân tố này ảnh hởng ngày càng lớn đến hoạt động của các doanh nghiệp Các doanh gnhiệp phải tuân theo các quy định về thuế, cho vay, quảng cáo, môi trờng…

+ Nhân tố xã hội: Các doanh nghiệp cần phải phân tích rộng rãi các nhân tố xã hội nhằm nhận biết cơ hội và nguy cơ có thể xảy ra, gồm các nhân tố nh xu hớng nhân chủng học, sở thích vui chơi giải trí…

+ Nhân tố tự nhiên: Tác động của điều kiện tự nhiên đối với các quyết sách từ lâu đợc các daonh nghiệp thừa nhận nh vị trí địa lý, môi trờng, tài nguyên, khí hậu…

+Nhân tố công nghệ: Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ tạo ra nhiều cơ hội cũng nh nguy cơ đối với tất cả các loại hình doanh nghiệp.

* Các nhân tố thuộc về môi trờng tác nghiệp:

Các nhân tố thuộc về môi trờng tác nghiệp đợc xác định với mỗi lĩnh vực kinh doanh cụ thể, với tát cả các đơn vị kinh tế trong lĩnh vực đó Nó bao gồm các nhân tố nh khách hàng, đối thủ cạnh tranh… môi trờng này bao hàm các nhân tố ngoài tổ chức, định hóng sự cạnh tranh trong ngành.

+ Nguy cơ có các đối thủ cạnh tranh mới: thể hiện ở sự xuất hiện của các công ty mới tham gia vào thị trờng, có khả năng mở rộng sản xuất và chiếm lĩnh thị phần của Công ty, họ có thể tạo ra nguồn lựoc mới Để hạn chế mối đe doạ này cần tăng năng suất để giảm chi phí, dị biệt hoá sản phẩm, hoàn thiện hệ thống chất lợng sản xuất tốt hơn và hệ thống phân phối rộng khắp

+ Sự hiểu bết về đối thủ cạnh tranh: có ý nghĩa cực kỳ quan trọng Mức độ cạnh tranh tuỳ thuộc vào mối tơng quan giữa các yếu tố nh số lợng doanh nghiệp tham gia cạnh tranh, mức răng trởng của ngành, cơ cấu chi phí cố định, mức độ đa dạng hoá sản phẩm… Do vậy các doanh nghiệp cần phân tích từng đối thủ cạnh tranh để nắm bắt và hiểu đợc các biện pháp phản ứng và hành động mà họ có thể thông qua.

Các nhân tố chủ quan thuộc về bản thân doanh nghiệp

Các nhân tố thuộc về bản thân doanh nghiệp phản ánh thế mạnh và điểm yếu của mỗi doanh nghiệp Để khai thác cơ hội và giảm thiểu mối đe doạ, các nhà quản lý phải phân tích các nhân tố môi trờng để đảm bảo đa ra các chính sách sẽ an toàn cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.

Chính sách của doanh nghiệp thờng là:

- Chính sách nghiên cứu dự báo, phân tích cơ hội và thách thức

1.4– Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

chứng từ sử dụng

Mọi hiện tợng kinh tế xảy ra trong quá trình sản cuất kinh doanh liên quan đến việcnhập xuất vật liệu đều phải lập chứng từ kế táon theo chế độ quy định.

Theo chế độ hiện hành, các chứng từ kế toán gồm có:

+ thẻ kho +Biên bản kiểm nghiệm vật t, công cụ, sản phẩm, hàng hoá

+ Phiếu báo vậtt t còn lại cuối kỳ +Bảng kê mua hàng

+ Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi + Hoá đơn GTGT

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nớc thì trong doanh nghiệp tuỳ theo loại hình có thẻ sử dụng các chứng từ ké toán hớng dẫn nh: biên bản kiểm nghiệm vật t, phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ…

Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là một trong những đối tợng của kế táon, các loại vật liệu phải đợc tổ chức hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà còn về mặt hiện vật, không chỉ theo từng kho mà chi tiết theo từng loại, từng nhóm và phải đợc tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán Doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, sổ kế toán chi tiết và lựac chọn phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu cho phù hợp nhằm tăng cờng công tác quản lý tài sản nói chung và công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng.

Sổ kế toán là sổ theo mẫu quy định, dùng phản ánh các nghiệp vụ kinh tế theo đúng nh phơng pháp của kế toán trên cơ sở các chứng từ hợp pháp Sổ kế toán chi tiết phục vụ cho việc hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đối tợng hạch toán chi tiết.

Tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu áp dụng cho doanh nghiệp mà kế toán chi tiết nguyên vật liệu sử dụng các sổ kế toán chi tiết nh sau:

- Sổ, thẻ kế toán chi tiết vật liệu.

- ở kho: thủ kho dùng để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về số lợng. Mỗi chứng từ ghi vào một dòng thẻ kho Cuối tháng, thủ kho tiến hành cộng tổng số nhập, xuất, tồn, tính ra số tồn kho về mặt lợng theo từng danh điểm vật liệu.

- ở phòng kế toán: Kế toán mở thẻ kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tơng ứng với thẻ kho mở ở kho Hàng ngày hoặc định kỳ , khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển tới, kế toán phải kiểm tra đối chiếu, ghi đơn giá hạch toán và tính ra số tiền Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho. sổ kế toán chi tiết

Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuát kho

Bảng tổng hợp Nhập- Xuất –Tồn sổ kế toán tổng hợp

Kế toán chi tiết vật t theo phơng pháp ghi thẻ song song

* Ưu , nhợc điểm của phong pháp này:

- Ưu điểm: Việc ghi sổ, thẻ đơn giản dễ làm, dễ kiểm tra, dẽ đối chiếu số liệu đảm bảo sự chính xác của thông tin cung cấp.

Phiếu nhập kho Bảng kê nhập vật liệu sổ đối chiếu luân chuyển

Phiếu xuất kho Bảng kê xuất vật liệu sổ kế toán tổng hợp về nguyên vật liệu

1.4.3.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Trong phơng pháp này đợc tiến hành qua các bớc sau:

- Tại kho: thủ kho sử dụng thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép, phản ánh hàng ngày tình hình nhập – xuất – tồn kho từng loại vật liệu về mặt số lợng.

- Tại phòng kế toán: Kế toán không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ theo dõi đói chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và số tiền của từng thứ ( danh điểm) vật liệu từng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ xuất nhập phát sinh trong tháng của từng vật liệu , mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ Cuối tháng đối chiếu số lợng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp

Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

 Ưu nhợc điểm của phong pháp này

- u điểm: Đơn giản, dễ thực hiện, giảm đợc khối lợng ghi chép của kế toán

- Nhợc điểm: Có sự ghi trùng lập giữa kho và phòng kế toán, khối lợng ghi chép của kế oán dồn vào cuối tháng quá nhiều nên ảnh hởng đến tính kịp thời của việc cung cấp thông tin kế toán cho các đối tợg khác nhau, hạn chế việc kiểm tra đối chiếu số liệu giũa kho và phòng kế toán.

1.4.3.3 Ph ơng pháp sổ số d

- Tại kho : thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép số lợng vật liệu nhập- xuất tồn trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất Ngoài r atheo định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập , xuất kho theo từng thứ vật liệu Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập xuất vật liệu

Cuối tháng thủ kho phải ghi số lợng tồn kho theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số d Sổ số d đợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm , trớc ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền

- Tại phòng kế toán: Nhân viên kế toán theo đinh kỳ phải xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi nhận đợc chứng từ, kế toân kiểm tra và tính gía theo từng chứng từ ( giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ Đồng thời ghi số tiền vừa tính đợc của từng nhóm vật liệu vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu Bảng này mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, đợc ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu.

Tiếp đó cộng số tiền nhập xuất trong tháng và đa vào số d đầu tháng để tính ra số d cuối tháng của từng nhóm vật liệu Số d đợc dùng để đối chiếu với số d trên sổ số d (Trên sổ số d tính bằng cách lấy Số lợng tồn kho* giá hạch toán).

Phiếu giao nhận chứng từ nhận PhiÕu nhËp kho

PhiÕu xuÊt kho sổ số d Bảng luỹ kế N.X.T.VL

Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d ghi chó:

* u, nhợc điểm của phơng pháp này:

- Ưu điểm: Giảm bớt khối lợng ghi chép, không còn trùng lặp giữa kho với phòng kế toán.

- Nhợc điểm: Phơng pháp ghi chép phức tạp, việc đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối kỳ, không cung cấp thông tin kịp thời

1.5 - Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

Theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trởng Bộ Tài Chính quy định: Trong một doanh nghiệp chỉ đợc áp dụng một trong hai phong pháp hạch toán hàng tồn kho: Phơng pháp kê khai thờng xuyên hay kiểm kê định kỳ Do vậy kế toán tổng hợp nguyên vật liệu cũng sử dụng một trong hai phơng pháp đó.

1.5.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

1.5.1.1 Khái niệm và tài khoản sử dụng:

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh thơng xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất,tồn vật t hàng hoá trên sổ kế toán.

Trờng hợp áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên tài khoản kế toán hàng tồn kho đợc áp dụng để phản ánh số hiện có , tình hình biến động tăng giảm của vật t hàng hoá Vì vậy giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh thơng xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất,tồn vật t hàng hoá trên sổ kế toán.

Trờng hợp áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên tài khoản kế toán hàng tồn kho đợc áp dụng để phản ánh số hiện có , tình hình biến động tăng giảm của vật t hàng hoá Vì vậy giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán Về nguyên tăc số tồn kho thực tế phải l- ôn phù hợp với số tồnkho trên sổ kế toán Nếu cố chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời

Phơng pháp kê khai thờng xuyên thờng áp dụng cho các doanh gnhiệp sản xuất và các đơn vị thơng nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn nh máy móc, thiết bị hàng có kỹ thuật cao…

 Tài khoản sử dụng Để hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, kế toán sử dụng tài khoản nh : TK152, TK151…

- Tài khoản 152 nguyên vật liệu: Dùng để theo dõi giá gốc của toàn bộ nguyên vật liệu hiện có tăng, giảm qua kho DN

Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá gốc nguyên vật liệu trong kỳ Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm giá gốc nguyên vật liệu trong kú

D nợ: Phản ánh giá gốc nguyên vật liệu tồn kho

- TK151 Hàng mua đang đi đờng : Phản ánh giá trị vật t, hàng hoá … mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữ của doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho.

Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đang đi đờng tăng

Bên có : Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển giao cho hợp đồng kinh tế đã ký Tài khoản này đợc mở theo dõi cho từng đối tợng cụ thể, từng ngời bán, ngời nhận thầu…

 Hạch toán kế toán nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho:

 Trờng hợp hàng mua về hoá đơn cùng về:

- Khi mua hàng về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập, biên bản kiểm nhận Nừu hàng về đủ theo hoá đơn, đúng quy các phẩm chất theo hợp đồng thì kế toán ghi:

Nợ TK 152 : giá thực tế Nơ TK 133(1) : Thuế GTGT theo hoá đơn

Có TK 111, 112, 331, 141 … :Tổng giá thanh toán

- Chi phí thu mua thực tế phát sinh:

- Khi thanh toán tiền hàng cho ngời bán hoặc ứng trớc cho ngời bán

- Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng mua, hàng mua đã đợc trả lại cho chủ hàng

Nợ TK 331 : Trừ vào số tiền nợ ngời bán Nơ TK 111, 112 : Thu lại bằng tiền mặt, chuyển khoản

Có TK 152 : Trị giá hàng giảm giá

Có Tk 133 : Thuế GTGT của hàng giảm giá

- Chiết khấu đợc hởng khi mua hàng ( do doanh nghiệp thanh toán tièn sớm cho ngời bán)

Có TK 515 : Tổng chiết khấu đợc hởng

 Trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về:

- Trong tháng khi hoá đơn về mà hàng cha về, kế toán cha ghi sổ ngay mà lu hoá đơn vào tập hoá đơn “ Hàng mua đang đi đờng”

Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thờng

Nếu cuối tháng hàng cha về, căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi:

Nợ TK 151 “Hàng mua đang đi đờng”

- Sang tháng sau hàng về kế toán đối chiếu giữa hoá đơn với PNK và ghi:

Nợ TK 152 ( nếu nhập kho) Nơ TK 621, 627 ,641 , 642 ( Nếu chuyển vào sản xuất)

 Trờng hợp hàng về nhng cha hoá đơn

Trong tháng nếu hàng về cha có hoá đơn thì vẫn làm thủ tục nhập kho bình th- ờng nhng cha ghi vào sổ ngay mà lu phiếu nhập kho vào hồ sơ “ Hàng về cha có hoá đơn” Nếu cuối tháng hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng”

Nhng nếu cuối tháng hoá đơn vẫn cha về thì kế toán ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán sau:

Sang tháng sau khi hóa đơn về, nếu giá hoá đơn káhc với giá tạm tính thì kế toán sẽ điều chỉnh sổ kế toán cho phù hợp với giá thực tế ( giá ghi trên hoá đơn) bằng một trong cáphơng pháp sau:

+PP 1 : xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ:

Sau đó ghi giá thực tế ( theo hoá đơn) bằng bút toán thờng

+ PP2: Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế

Nếu giá tạm tính lớn hơn giá thực tế thì ghi bút toán đỏ phần chênh lệch giảm:

Nợ TK 152 : Phần chênh lệch Nơ TK 133 : Thuế GTGT theo hoá đơn

Có TK 331 : tổng giá thanh toán

- Nếu giá thực tế lớn hơn giá tạm tính thì ghi bằng bút toán thờng ( chỉ ghi phần chênh lệch tăng)

Nợ TK 152 : Phần chênh lệch Nơ TK 133 (1) : Thuế GTGT theo hoá đơn

Có TK 331 : Tỏng giá thanh toán

 Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn

+ Nếu nhập kho toàn bộ số hàng thừa:

Nợ TK 152 : Giá trị toàn bộ số hàng Nơ TK 133 : Thuế GTGT theo hoá đơn

Có TK 331 : Tổng giá thanh toán theo hoá đơn

Có TK 338 (1) : Trị giá hàng thừa

Căn cứ vào quyết định số hàng thừa có 2 nguyên nhân

- Nếu nguyên nhân là do bên bán xuất nhầm:

Nếu doanh nghiệp trả lại số hàng thừa:

Nếu doanh nghiệp mua tiếp số hàng thừa:

- Nếu thừa cha rõ nguyên nhân thì tăng thu nhập khác:

Nợ TK 338(1) : đã xử lý

Có TK 711 : Thu nhập khác

- Nếu nhập kho theo hoá đơn ( không nhập toàn bộ số hàng): Kế táon ghi nhận số nhập kho bình thờng nh trờng hợp hàng về nhập kho đủ

+ Sè thõa ghi nh sau:

Nếu xuất trả nguyên vật liệu thừa ghi : Nợ Tk 002

Nếu nhập kho nguyên vật liệu thừa thì ghi : Có TK 002 Đồng thời căn cứ vào cách xử lý, kế toán hạch toán tơng tự nh phần doanh gnhiệp nhập kho toàn bộ số hàng.

 Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn:

Kế toán ghi tăng giá trị vật liệu theo số thực nhận, còn số thiếu căn cứ vào văn bản thực nhận để thông báo cho bên bán biế, và ghi sổ nh sau:

Nợ TK 152 : Theo giá thực tế nhập kho Nơ TK 133(1) : Thuế GTGT theo hoá đơn

Nợ TK 138 (1) : Tài sản thiếu chờ xử lý

Có TK,331 : Tổng giá thanh toán

Khi có quyết định xử lý số hàng thiếu:

- Nguyên nhân thiếu do bên bán ghi nhầm:

+ Trờng hợp nếu ngời bán giáo tiếp số hàng:

+ Trờng hợp nếu bên bán không còn hàng để giao:

 Trờng hợp mua nguyên vật liệu không nhập kho mà xuất dùng ngay:

 Hạch toán nguyên vật liệu thuê ngoài ra công

- Khi xuất kho nguyên vật liệu thuê ngoài ra công chế biến:

Nợ TK 154 : Theo giá thực tế nhập kho

Có TK 152 : Tổng giá thanh toán

- chi phí chế biến trong quá trình gia công, chi phí vận chuyển đi và về:

Nợ TK 154 Nơ TK 133(1) : Thuế GTGT đựoc khấu trừ của chi phí ( nếu có)

- khi chÕ biÕn xong nhËp kho:

 Hạch toán nguyên vật liệu tự chế:

- Khi xuất kho nguyên vật liệu để chế biến

- Chi phí chế biến phát sinh;

- Khi chÕ biÕn xong nhËp kho;

 Hạch toán các trờng hợp tăng NVL khác:

- Nhập kho NVL do các đơn vị khác gps vốn liên doanh, góp vốn cổ phần hoặc đ ợc cấp phát:

- Nhập kho NVl do nhận viện trợ biếu tặng:

- Nhận lại ( thu hồi) vốn góp liên doanh từ cơ sở liên doanh đồng kiểm soát

Nếu để lại kỳ sau tiếp tục sản xuất thì cuối kỳ này ghi đỏ;

Có TK 152 ( ghi bút toán đỏ) §Çu kú sau ghi b×nh thêng:

Các nghệp vụ làm giảm nguyên vật liệu

- xuất NVL cho sản xuất kinh doanh:

- Xuất kho NVL để góp vốn liên doanh vào cơ sở liên doanh đồng kiểm soát

Nợ TK 222 : Vốn góp liên doanh

Nơ TK 81 : Chi phí khác ( CL giữa giá đánh gía lại nhỏ hơn giá ghi sổ)

Có TK 152 : Giá thực tế vật liệu xuất góp vốn

Có Tk 711 :Tơng ứng với phần lợi ích của bên khác có trong liên doanh

Có TK 3387: Tơng ứng với phần lợi ích của mình có trong đoanh nghiệp

+ Khi cơ sở liên doanh đồng kiểm soát đã bán thành phẩm sản xuất bằng số NVL nhận góp vốn hay đã bán số NVL này cho bên thứ 3, doanh nghiệp sẽ kết chuyển phần doanh thu cha thực hiện vào thu nhập khác

- Xuất NVL để đầu t vào công ty liên kết

Nợ TK 223: Đầu t vào Công ty liên kết ( theo đánh giá lại)

Nợ Tk 811 Chi phí khác(CL giữa đánh giá lại nhỏ hơn giá ghi sổ)

Có TK 711 : thu nhập khác (CL giữa đánh giá lại lớn hơn giá ghi sổ

- Xuất NVL để trả lơng, thởng, biếu, tặng, nhợng bán

Nợ T632 : Trả lơng nhợng bán

Kế toán tổng hợp nguyên vật liêu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Nhập kho NVL mua về Xuất dùng cho

Xuất góp vốn liên doanh

Liên kết bằng NVL NVL gia công xong nhËp kho TK 154

KT 3333 Xuát NVL Thuê ngoài ra

Thuế nhập khẩu công chế bién

CKTM giảm giá hàng mua, trả lại hàng bán

ThuÕ TT§B VNL nhËp khÈu (nÕu cã)

TK 411 NVL phát hiện thiếu

Nhập vốn góp bằng khi khiểm kê

NVL phát hiện thừa khi kiểm kê

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hóa, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ cà cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm tra cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế và lợng xuất dụng cho sản xuát và các mục đích khác.

- Nội dung: dùng để theo dõi tình hình mua, tăng giảm NVL theo giá thực tế ( giá mua và chi phí thu mua), từ đó xác định giá trị vật t xuất dùng

Bên nợ : Phản ánh giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ.

Bên có: Phản ánh giá thực tế NVL xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt… trong kỳ và tồn kho cuèi kú.

- Nội dung: dùng để phản ánh gía gốc nguyên vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại

Bên nợ : Phản ánh trị giá gốc NVL tồn kho cuối kỳ.

Bên có: Kết chuyển giá gốc nguyênvật liệu tồn kho đầu kỳ

D nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho

+ TK 151 Hàng mua đang đi đ“ ờng”

- Nội dung: dùng để phản ánh trị giá số hàng mua( đã thuộc sở hữ của đơn vị) nhng đang đi đờng nhng đang gửi tại kho ngời bán, chi tiết theo từng loại hàng, theo từng ngời bán.

Bên nợ : Phản ánh trị giá thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ

Bên có: Kết chuyển giá thực tế hàng mua đang đi đờng đầu kỳ

D nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng.

+ Nếu trả lại vật liệu mua cho ngời bán:

+ Trờng hợp đơn vị đợc ngời bán chiết khấu thi thanh toán tiền hàng sớm:

+ Nhập kho vật liệu do nhận góp vốn liên doanh:

+ Nhập kho vật liệu do thu hồi vốn liên doanh:

- Cuối kỳ kết chuyển giá trị thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuôi kỳ

+ Giá trị nguyên vật liệu thiếu hụt, mất mát, căn cứ vào biên bản kiểm kê cuối kỳ, ghi nh sau:

+ Chi phí vật liệu tính vào chi phí sản xuất tính theo công thức sau:

Tổng phát sinh bên nợ

- Giá trị NVL tồn kho cuối kỳ - Giá trị mất mát, giảm giá hàng mua

Sau khi tính toán đợc thì kế toán ghi:

- xuất kho NVL để bán:

- Xuất kho NVL để góp vốn liên doanh:

 Hạch toán thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:

Hạch toán tơng tự theo phơng pháp khầu trừ thuế, nhng trong giá mua NVL đã bao gồm thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ.

Kế toán tổng hợp nguyên vật liêu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Kết chuyển giá trị vật liệu tồn đầu kỳ vật liệu cuối kỳ

Mua NVL trong kỳ Đợc hởng chiết khấu giảm giá của ngời bán

Xuất NVL cho các Nhập NVL từ các mục đích sử dụng nguồn khác

1.6 – Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

nguuyên tắc kế toán dự phòng giảm gía hàng tồn kho

Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/ QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trởng Bộ Tài Chính quy định khi kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán phải tôn trọng các nguyên tắc sau:

- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập khi giá trị thuần có thể thực hiện đợc của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc và đợc ghi nhận vào gía vốn hàng bán trong kú.

- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập vào cuối kỳ kế toán năm khi lập báo cáo tài chính Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải đợc thực hiện theo đúng các quy định chuẩn mực kế toán” hàng tồn kho” và quy định của chế độ tài chính hiện hành Đối với các doanh nghiệp phải lập và công khai báo cáo tài chính giữa niên độ nh Công ty niêm yết thì lập báo cáo tài chính giữa niên độ ( báo cáo quý) có thể xem xét và điều chỉnh số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập cho phù hợp với tình hình thực tế theo nguyên tắc giá trị hàng tồn kho phản ánh trên Bảng cân đối kế toán giá trị thuần có thể thực hiện đợc ( Nếu giá trị thuần có thể thực hiện đựoc thấp hơn giá gốc) của hàng tồn kho.

- Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tính theo từng thứ vật t, hàng hoá, sản phẩm tồn kho Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải đợc tính theo từng loại dịch vụ có mức giấ riêng biệt.

- Cuối niên độ kế toán căn cứ vào số lơng, giá gốc, giá trị thuần có thể thực hiện đợc của tuừng thứ vật t, hàng hoá, từng loại dịch vụ cung cấp dở dang, xác định khoản mục dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cho niên độ kế toán tiếp theo.

+ Trờng hợp khoản dự phòng gảim giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn khoản lập dự phòng gảim giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳkế toán trớc cha sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn đợc ghi tăng dự phòng và ghi tăng giá vốn hàng bán.

+ Trờng hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đang ghi trên sổ kế toán thìsố chênh lệch nhơ hơn đợc hoàn nhập ghi giảm dự phòng và ghi giảm giá vốn hàng bán.

Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Chênh lệch giảm giá hàng tồn kho

Số lợng hàng tồn kho bị giảm giá tại thời điểm lập BCTC n¨m Trong đó

Chênh lệch giảm giá hàng tồn kho

= Giá trị ghi sổ của hàng tồn kho -

Gái thị trờng của hàng tồn kho tại thời điểm lập BCTC n¨m

Tài khoản sử dụng

Tk 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho“ ”

- Nội dung: dùng để theo dõi tình hình trích lập và sử dụng dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Bên nợ : Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

D nợ: Phản ánh số dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn cuối kỳ

Phong pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

- Cuối niên độ kế toán năm, khi lập dj phòng giẩm giá hàng tồn kho, kế toán ghi nh sau:

Nợ TK 632 : Giá vôn shàng bán

Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Cuối niên độ kế toán so sánh số dự phòng năm cũ còn lại với số dự phòng cần lập cho niên độ kế toán tới

+Nếu số dự phòng còn lại lớn hơn số dự phòng cần lập cho niên độ mới ( hoàn nhËp)

+ Nếu số dự phòng còn lại nhở hơn số dự phòng cần lập cho niên độ mới thì kế toán tiến hành trích lập phần chênh lệch

- Trong niên độ kế toán tiếp theo, nếu hàng tồn kho không bị giảm giá đã sử dụng vào sản xuát kinh doanh hoặc đã bán, thì ngoài bút toán phản ánh giá trị hàng tồn kho đã dùng hay đã bán, kế toán còn phải hoàn nhập số dự phòng giảm giá đã lập.

Nợ TK 159 (hoàn nhập phần còn lại)

- Cuối niên độ kế toán tiếp theo, so sánh số dự phòng năm cũ còn lại với số dự phòng cần lập cho niên độ kế toán mới và ghi các bút toán trích lập và hoàn nhập nh trên.

1.7- Các hình thức sổ kế toán

Khái niệm hình thức sổ kế toán và đặc trng cơ bản của hình thức sổ kế toán:

*Công tác kế toán trong một đơn vị hạch toán , đặcbiệt là trong doanh nghiệp thờng nhiều và phức tạp không chỉ thể hiện ở số lợng các phần hành, mà còn ở mỗi phần hành kế toán cần thực hiện, do vậy đơn vị hạch toán cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ káhc nhau: về loại, kết cấu nội dung cũng nh phơng pháp hạch toán, tạo thành một hệ thống sổ mà trong đó các loại sổ đợc liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán của mỗi phần hành Mỗi hệ thống sổ kế toán đợc xây dựng là một hình thức tổ chức sổ nhất định mà doanh nghiệp cần phải có để thực hiện công tác kế toán.

Vậy, hình thức sổ kế toán là một hệ thống các loại sổ kế toán, có chức năng ghi chép, kết cấu nội dung khác nhau, đợc liên kết với nhau trong một trình tự hạch toán trên cơ sở của chứng từ gốc.

Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán káhc nhau Có thể dựa vào các điều kiện sau để xây dựng hình thức sổ kế toán cho một đơn vị hạch toán.

- Điều kiện 1: đặc điểm là loại hình sán xuất cũng nh quy mô sản xuất

- Điều kiện 2: Yêu cầu và trình độ quản lý hoạt động kinh doanh của mỗi đơn vị.

- Điều kiện 3: Trình độ nghiệp vụ và năng lực của mỗi kế toán.

- Điều kiện 4: điều kiện và phơng tiện vật chất hiện có của đơn vị

*Đặc trng cơ bản để phân biệt và định nghĩa đợc các hình thức kế toán khác nhau ở:

- Số lợng sổ cần dùng

- Nguyên tắc kết cấu của các chỉ tiêu dòng,cột sổ

- Trình tự hạch toán trên sổ của đơn vị

Trong đó số lợng và loại sổ sẽ chi phối nguyên tắc kết cấu nội dung cuãng nh phơng pháp , trình tự ghi sổ của mỗi hình thức sổ Do tính đa dạng của đơn vị kinh doanh mà thực tế có rất nhiều hình thức tổ chức hệ thống sổ khác nhau;

- Hình thức Nhật ký chung

- Hình thức Nhật ký - sổ cái

- Hình thức sổ Chứng từ ghi sổ

- Hình thức sổ Nhật ký chứng từ

- Hình thức Kế toán máy

Hình thức kế toán Nhật ký chung

1.7.1.1 Nguyên tắc, đăc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải đợc ghi vào sổ Nhật ký , mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nộ dung kinh tế ( định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

- Sổ Nhật ký chung; sổ Nhật ký đặc biệt

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

1.7.1.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung:

- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh và sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi cào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiẹp vụ phát sinh đợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

- Trờng hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ , ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan định kỳ (3, 5,10 … ngày ) hoặc cuối tháng tuỳ theo khối lợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ đợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

- Cuối tháng, cuối quý, cuôi năm, cộng số liệu trên sổ Cái, lập bảng cân đối phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp dúng, số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết( đợc lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) đợc dùng để lập các báo cáo tài chính.

Về nguyên tắc, Tổng phát sinh Nợ = Tổng phát sinh Có

Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký chung Sổ , thẻ kế toán chi tiết tieets

Sổ Cái Bảng t ổng hợp chi tiết

Bảng cân đối phát sinh

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

- Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đợc kiểm tra và đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trớc hết xác định tài khảon ghi Nợ , tài khoản ghi Có để ghi vào sổ Nhật ký – sổ Cái số liệu của mỗi chứng từ ( hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) đợc ghi trên một dòng ở cẩ hai phần: Nhật ký và phần sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán đợc lập cho những chứng từ cùng loại ( Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập… ) Phát sinh nhièu lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 dến 3 ngày.

Chứng từ kế toánvà Bảng tổng hợp hcứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi sổ Nhật ký – sổ Cái, đợc dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

- Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ Nhật ký – sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột phát sinh các tháng trớc và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối thángnày Căn cứ vào số d đầu tháng ( đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số d cuối tháng ( cuối quý ) của từng tài khoản trên Nhật ký – sổ Cái

- Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng ( cuối quý) trong sổ Nhật ký – sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tổng số tiền của cột “ phát sinh” ở phần Nhật ký

Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các tài khoản

= Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản

Tổng số d Nợ các tầ khảon = Tổng số d Có các tà khoản

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải đợc khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số d cuối tháng của từng đối tợng Căn cứ vào số liệu khóa sổ của từng đối tợng lập “ Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản- Số liệu trên “ Bảng tổng hợp chi tiết” đợc đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số d cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật ký – sổ Cái.

- Số liệu trên sổ Nhật ký – sổ Cái và trên “ Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khoá sổ đợc kiểm tả nếu khớp đúng sẽ đợc sử dụng để lập báo cáo tài chính.

Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Sổ , thẻ kế toán chi tiết tiết

Nhật ký - Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết

Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thúc kế toán Nhật ký – sổ Cái

1.7.3 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

1.7.3.1 Đặc điểm cơ bản của hình thức chứng từ ghi sổ:

Căn cứ rực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “ chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm :

+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ “ đăng ký chứng từ ghi sổ”

+ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ Cái.

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại có cùng nội đung kinh tế.

Chứng từ ghi sổ đợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm ( theo thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải đợc kế toán trởng duyệt trớc khi ghi sổ kế toán.

Hình thức kế toán chứng tù ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

+Sổ, thẻ kế toán chi tiết

1.7.3.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:

- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đợc kiểm tả, đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó đợc dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sở Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh

Nợ, tổng số phát sinh Có và số d của từng tài khảon trên sổ Cái Căn cứ vào sổ Cái lập bảng cân đối số phát sinh.

- Sau khi đối chi khớp đúng số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết ( đợc lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) đợc dùng để lập báo các tài chính.

Quan hệ đối chiếu kiểm tra phải đảm bảo tổng phát sinh Nợ và tổng phát sinh

Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Tổng số d Nợ và tổng số d Có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số d của từng tài khoản trên Bảng cân đối phát sinh phải bằng số d của từng tài khoản tơng ứng trên bảng tổng

Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ cùng loạiSổ , thẻ kế toán chi tiết tieets

Bảng t ổng hợp chi tiết

Sổ dăng ký chứng từ ghi sổ

1.7.4 Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ

1.7.4.1 Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký chứng từ :

Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ