TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Trong thời gian qua, nền kinh tế Việt Nam đã phát triển mạnh mẽ nhờ nỗ lực của Đảng, Nhà nước, doanh nghiệp và người lao động, trở thành một trong những quốc gia có tốc độ tăng trưởng kinh tế hàng đầu thế giới Hoạt động thương mại quốc tế, đặc biệt là xuất nhập khẩu hàng hóa, đóng vai trò quan trọng với 15 hiệp định thương mại tự do và quan hệ thương mại với hơn 60 quốc gia Kim ngạch xuất khẩu hàng hóa năm 2022 ước đạt 371.85 tỷ USD, trong khi kim ngạch nhập khẩu đạt 360.65 tỷ USD, cho thấy sự phục hồi nhanh chóng của thương mại quốc tế mặc dù vẫn còn nhiều khó khăn do Covid-19 và tình hình chính trị bất ổn Quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa phức tạp, đòi hỏi sự tham gia của nhiều bên để tạo ra dòng vận động hàng hóa và thông tin trên quy mô toàn cầu, được gọi là logistics quốc tế, bao gồm lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát sự di chuyển và dự trữ của sản phẩm và dịch vụ từ điểm khởi nguồn đến các điểm tiêu dùng ở các quốc gia khác nhau.
Trong bối cảnh hoạt động trao đổi buôn bán tại Việt Nam gia tăng mạnh mẽ, nhu cầu cải thiện logistics trở nên cấp thiết để đáp ứng lượng hàng hóa khổng lồ Tuy nhiên, logistics quốc tế của Việt Nam vẫn gặp nhiều thách thức, đặc biệt về chi phí Việc mở rộng phạm vi sang các quốc gia khác dẫn đến quãng đường vận chuyển dài hơn, thời gian giao hàng kéo dài và rủi ro cao hơn Thêm vào đó, thủ tục thông quan hàng hóa phức tạp cũng là một rào cản lớn Điều này khiến nhiều mặt hàng có giá trị cao và chất lượng tốt vẫn gặp khó khăn trong việc xuất khẩu do chi phí logistics quá lớn.
Logistics quốc tế và logistics nội địa khác nhau không chỉ ở khoảng cách và thị trường mà còn ở hoạt động thông quan hàng hóa tại các cửa khẩu Để thực hiện thủ tục hải quan, doanh nghiệp cần xây dựng một phòng ban logistics với đội ngũ nhân sự có trình độ và kinh nghiệm, điều này có thể tốn thời gian và chi phí Hiểu được điều này, nhiều doanh nghiệp hiện nay cung cấp dịch vụ logistics, bao gồm cả dịch vụ làm thủ tục hải quan, giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
Để nâng cao hiệu quả thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu, cả doanh nghiệp và cơ quan hải quan cần sự hỗ trợ lẫn nhau Đại lý hải quan đã được hình thành nhằm kết nối chặt chẽ giữa hai bên, đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp trong quá trình làm thủ tục, đồng thời giúp cơ quan hải quan cải thiện hiệu suất thực hiện các nghiệp vụ Sự hợp tác này không chỉ giúp gia tăng tính nhanh chóng và thuận tiện trong thông quan mà còn tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn cho tất cả các bên liên quan.
Công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập khẩu Nam Hoa là một trong những doanh nghiệp được cấp phép làm đại lý thủ tục hải quan, chuyên cung cấp dịch vụ khai báo hải quan, tư vấn và logistics cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Hoạt động đại lý hải quan là trọng tâm của công ty, giúp Nam Hoa xây dựng một tập khách hàng ổn định qua nhiều năm phát triển Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan, công ty vẫn gặp phải một số thiếu sót do nguyên nhân chủ quan và khách quan Nhằm khắc phục tình trạng này, tôi, một sinh viên thực tập tại công ty, nhận thấy cần thiết thực hiện nghiên cứu để tìm ra nguyên nhân và đề xuất giải pháp cải thiện quy trình thủ tục hải quan, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty Do đó, tôi quyết định lựa chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan của Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập Khẩu Nam Hoa.”
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Các vấn đề về quy trình thủ tục hải quan và đại lý hải quan đang thu hút sự chú ý của nhiều doanh nghiệp, cá nhân và nhà nghiên cứu tham gia vào hoạt động khai báo hải quan Việc lựa chọn đề tài này giúp tôi tìm hiểu sâu về các vấn đề liên quan đến việc hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan, thông qua các nghiên cứu và khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Đặc biệt, nhiều nghiên cứu đã được thực hiện để hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan hàng hóa nhập khẩu của các công ty.
Cổ phần Giao nhận KTO, nghiên cứu của sinh viên Vũ Thị Bích Hạnh K54E3, đã phân tích chi tiết quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa của công ty, giúp người đọc hiểu rõ hơn về quy trình thông quan qua hình ảnh cụ thể trên phần mềm EUS5 Tuy nhiên, nghiên cứu chưa đề cập đến quy trình thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu Đề tài của sinh viên Phan Thị Yến K54E4, “Hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu máy móc, thiết bị kỹ thuật cơ khí và phụ tùng máy từ thị trường Nhật Bản của công ty DKV Việt Nam”, đã làm rõ quy trình nhập khẩu các mặt hàng này từ Nhật Bản.
Bản là một trong những thị trường phát triển tại Việt Nam với lượng hàng nhập khẩu máy móc lớn Công ty DKV đã tự xây dựng phòng ban thực hiện thủ tục hải quan, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu Đề tài “Hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu máy móc từ Đức” của sinh viên Nguyễn Ngọc Linh đã phân tích thực trạng và lý thuyết liên quan, chỉ ra nguyên nhân hạn chế và đề xuất giải pháp từ cả doanh nghiệp và nhà nước Nhiều nghiên cứu khác cũng đã được thực hiện, như đề tài “Pháp luật về đại lý hải quan và thực tiễn áp dụng tại Việt Nam” của Lương Thị Hòa, cung cấp cái nhìn tổng quan về quy định pháp luật và những kiến nghị cải thiện Đề tài “Nâng cao năng lực cung ứng dịch vụ của các đại lý hải quan tại Bắc Ninh” của Nguyễn Anh Tú đã phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao năng lực cho các đại lý hải quan.
Các đề tài về quy trình thủ tục hải quan đã trình bày cụ thể quy trình nhập khẩu hàng hóa của công ty cung ứng dịch vụ và công ty kinh doanh xuất nhập khẩu, đồng thời làm rõ quy định pháp luật liên quan đến hoạt động của đại lý hải quan Tuy nhiên, hầu hết các nghiên cứu chưa đi sâu vào quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu và nhập khẩu theo hợp đồng mua bán tại doanh nghiệp với vai trò đại lý hải quan, đặc biệt là chưa có nghiên cứu nào tại Công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Nam Hoa Do đó, việc thực hiện đề tài này nhằm tìm ra các hạn chế và nâng cao hiệu quả quy trình thủ tục hải quan của công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Nam Hoa là rất cần thiết và mang tính mới mẻ.
Mục đích nghiên cứu
Đề tài được thực hiện một với mục đích cụ thể là:
Bài viết này sẽ trình bày các nền tảng lý thuyết liên quan đến quy trình thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa, bao gồm các lý thuyết về đại lý hải quan và quy trình thủ tục tại đại lý hải quan Đồng thời, chúng tôi cũng sẽ phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình thủ tục hải quan tại các đại lý này.
Vào thứ hai, bài viết sẽ tập trung vào việc thu thập và phân tích thực trạng quy trình thủ tục hải quan của Công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Nam Hoa, từ đó đánh giá những thành công đạt được, những hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân dẫn đến những vấn đề này.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là quy trình thủ tục hải quan tại công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu Nam Hoa.
Phạm vi nghiên cứu thời gian bao gồm việc khảo sát và thu thập dữ liệu về hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn từ năm 2020 đến năm 2022.
− Phạm vi nghiên cứu về không gian: Đề tài nghiên cứu quy trình thủ tục hải quan tại công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu Nam Hoa
Bài viết này nghiên cứu quy trình thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa theo hợp đồng mua bán tại công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Nam Hoa, với vai trò là đại lý hải quan Công ty hiện chủ yếu cung cấp dịch vụ cho hàng hóa xuất nhập khẩu theo hợp đồng mua bán, nhưng các thủ tục liên quan đến gia công, xuất nhập khẩu doanh nghiệp chế xuất và tạm nhập tái xuất còn hạn chế, chủ yếu dừng lại ở tư vấn và hỗ trợ báo cáo quyết toán Việc áp dụng quy trình hải quan điện tử không chỉ nâng cao hiệu quả mà còn có ý nghĩa lớn trong bối cảnh hiện tại.
Phương pháp nghiên cứu
1.5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu Đề tài sử dụng 2 phương pháp thu thập dữ liệu là phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp và phương pháp thu thập số liệu sơ cấp
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp:
Dữ liệu thứ cấp trong nghiên cứu được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm website chính thức của công ty, báo cáo tài chính, thông tin về nhân sự và cơ cấu tổ chức do phòng kế toán cung cấp, cùng với các số liệu tổng hợp từ bộ phận chứng từ của công ty.
Ngoài ra, thông tin về cơ sở lý thuyết và quy trình được thu thập từ các nghiên cứu, luận văn, luận án, bài giảng và giáo trình của Trường Đại học Thương mại cũng như một số trường đại học khác.
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:
Trong quá trình thực tập tại công ty, em đã thu thập dữ liệu sơ cấp về thủ tục hải quan thông qua quan sát, học hỏi và trao đổi với các anh chị Qua đó, em nhận diện được những thành công và hạn chế trong quy trình này, cũng như nguyên nhân dẫn đến các vấn đề hiện tại Từ những phân tích này, em đã đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của thủ tục hải quan tại công ty.
1.5.2 Phương pháp phân tích dữ liệu
Phương pháp tổng hợp được thực hiện bằng cách sử dụng lý thuyết và số liệu đã thu thập, từ đó lựa chọn và tổng hợp những dữ liệu hữu ích nhằm phục vụ cho bài nghiên cứu.
Phương pháp phân tích định lượng sử dụng công cụ Excel để chuyển đổi số liệu thành các dạng thông tin biểu đồ, giúp dễ dàng so sánh, lập luận và đưa ra kết quả nghiên cứu chính xác và hiệu quả.
Phương pháp phân tích định tính là quá trình đánh giá và nhận xét dựa trên thực trạng và các vấn đề quan sát được Nó kết hợp số liệu thu thập và những hiểu biết từ lý thuyết cũng như thực tế tại doanh nghiệp để đưa ra định hướng phát triển và giải pháp hiệu quả.
Kết cấu khóa luận
Khóa luận bao gồm 4 chương lớn:
Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình thủ tục hải quan tại Công Ty TNHH Thương Mại Và Xuất Nhập Khẩu Nam Hoa
Chương 3: Phân tích thực trạng quy trình thủ tục hải quan tại Công Ty TNHH Thương Mại Và Xuất Nhập Khẩu Nam Hoa
Chương 4: Giải pháp hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan của Công Ty TNHHThương Mại Và Xuất Nhập Khẩu Nam Hoa
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THỦ TỤC HẢI QUAN CỦA CÔNG TY
Khái quát về quy trình thủ tục hải quan
2.1.1 Khái niệm thủ tục hải quan và quy trình thủ tục hải quan a) Khái niệm thủ tục hải quan
Thủ tục hải quan là một phần thiết yếu trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, yêu cầu doanh nghiệp và cá nhân phải tuân thủ quy trình nghiêm ngặt Khi thực hiện xuất khẩu hoặc nhập khẩu bất kỳ loại hàng hóa nào, việc hiểu rõ và tuân theo các quy định về thủ tục hải quan là vô cùng quan trọng Các khái niệm liên quan đến thủ tục hải quan được quy định rõ ràng trong nhiều văn bản pháp luật.
Theo Luật Hải quan Việt Nam 2014, thủ tục hải quan bao gồm các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định pháp luật liên quan đến hàng hóa và phương tiện vận tải.
Theo chương 2 của công ước Kyoto, thủ tục hải quan bao gồm tất cả các hoạt động cần thiết mà cơ quan hải quan và các bên liên quan thực hiện để đảm bảo việc tuân thủ các quy định pháp luật về hải quan.
Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ internet, thủ tục hải quan có thể thực hiện qua hai hình thức: nộp hồ sơ giấy hoặc thủ tục hải quan điện tử Theo Điều 3 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, thủ tục hải quan điện tử là quá trình khai báo và xử lý thông tin hải quan thông qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan do Tổng cục Hải quan quản lý Hệ thống này cho phép cơ quan hải quan thực hiện thủ tục điện tử và kết nối thông tin về xuất khẩu, nhập khẩu với các Bộ, ngành liên quan.
Quy trình thủ tục hải quan là chuỗi các bước mà công chức hải quan thực hiện để thông quan hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu theo quy định của cơ quan Nhà nước Tùy thuộc vào trình độ quản lý và tình hình phát triển kinh tế, các quy trình này sẽ được xây dựng khác nhau và có thể thay đổi theo thực tiễn áp dụng, nhằm đáp ứng nhu cầu thực tế của hoạt động xuất nhập khẩu và yêu cầu của cơ quan Hải quan.
Theo Khoản 2, Điều 21 của Luật Hải quan Việt Nam 2014, cơ quan hải quan và công chức hải quan có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký và kiểm tra hồ sơ hải quan, cũng như kiểm tra thực tế hàng hóa và phương tiện vận tải Họ cũng có nhiệm vụ tổ chức thu thuế và các khoản thu khác theo quy định pháp luật, đồng thời quyết định việc thông quan và giải phóng hàng hóa, xác nhận phương tiện vận tải đã hoàn thành thủ tục hải quan.
Theo Điều 21, Khoản 1 của Luật Hải quan Việt Nam 2014, người khai hải quan có trách nhiệm khai và nộp tờ khai hải quan, xuất trình chứng từ liên quan, đưa hàng hóa và phương tiện vận tải đến địa điểm kiểm tra, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Điều này nhấn mạnh vai trò quan trọng của người khai hải quan trong quy trình thủ tục hải quan.
Theo Luật Hải quan Việt Nam 2014, người khai hải quan bao gồm chủ hàng hóa, chủ phương tiện vận tải, người điều khiển phương tiện vận tải, đại lý làm thủ tục hải quan và những người được ủy quyền Công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu Nam Hoa, với vai trò là đại lý làm thủ tục hải quan, cần thực hiện quy trình hải quan theo đúng trách nhiệm được quy định tại Khoản 2, Điều 21 của luật này.
2.1.2 Nguyên tắc thực hiện thủ tục hải quan
Khi thực hiện thủ tục hải quan, các bên liên quan cần tuân thủ các nguyên tắc cụ thể theo quy định tại Điều 16, Luật Hải quan Việt Nam 2014.
“Nguyên tắc tiến hành thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan:
1 Hàng hóa, phương tiện vận tải, phải được làm thủ tục hải quan, chịu sự kiểm tra, giám sát hải quan, vận chuyển đúng tuyến đường, đúng thời gian qua cửa khẩu hoặc các địa điểm khác theo quy định của pháp luật.
2 Kiểm tra giám sát hải quan được thực hiện trên cơ sở áp dụng quản lý rủi ro nhằm đảm bảo hiệu quả, hiệu lực quan lý rủi ro nhằm bảo đảm hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước về hải quan và tạo thuận lợi cho hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh.
3 Hàng hóa được thông quan, phương tiện vận tải được xuất cảnh, nhập cảnh sau khi đã hoàn thành thủ tục hải quan.
4 Thủ tục hải quan phải được thực hiện công khai, nhanh chóng, thuận tiện và theo đúng quy định của pháp luật.
5 Việc bố trí nhân lực, thời gian làm việc phải đáp ứng yêu cầu hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh.”
2.1.3 Vai trò của thủ tục hải quan
Thủ tục hải quan là quy định quan trọng do Nhà nước ban hành, đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý và kiểm soát hoạt động xuất nhập khẩu Vai trò của thủ tục hải quan không chỉ thể hiện sự tuân thủ pháp luật mà còn góp phần bảo vệ lợi ích kinh tế và an ninh quốc gia.
Thủ tục hải quan là công cụ quản lý hành chính quan trọng của Nhà nước đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu cũng như phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh và quá cảnh.
Nhà nước sử dụng thủ tục hải quan để ngăn chặn buôn lậu, gian lận thương mại và vận chuyển trái phép hàng hóa, ngoại hối và tiền Việt Nam qua biên giới Điều này nhằm bảo vệ và quảng bá sản phẩm xuất khẩu, đảm bảo lợi ích của người tiêu dùng, đồng thời góp phần bảo vệ lợi ích chủ quyền kinh tế và an ninh quốc gia.
Nhà nước thực hiện thủ tục hải quan để thu thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và các loại thuế liên quan, góp phần vào ngân sách nhà nước Đồng thời, thủ tục hải quan cũng được sử dụng như một công cụ thống kê, ghi chép thông tin về từng lô hàng xuất nhập khẩu Những thông tin này được các cơ quan lưu trữ và tổng hợp, giúp xác định tình trạng xuất nhập khẩu hàng hóa theo từng lĩnh vực, ngành nghề và loại sản phẩm, đặc biệt là các sản phẩm chủ lực của quốc gia.
Khái quát về đại lý hải quan
2.2.1 Khái niệm đại lý hải quan
Quy định về đại lý hải quan được quy định trong Luật Hải quan 2014, với hướng dẫn chi tiết từ Nghị định 08/2015/NĐ-CP và Thông tư 12/2015/TT-BTC.
Theo khoản 14 Điều 4 Luật Hải quan 2014 và điều 5 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, đại lý hải quan là một trong những người khai hải quan.
Theo Điều 5 Thông tư 12/2015/TT-BTC:
Khoản 1: Đại lý làm thủ tục hải quan là doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện theo quy định tại khoản 1 Điều 20 Luật Hải quan, thay mặt người có hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (sau đây gọi chung là chủ hàng) thực hiện việc khai hải quan; nộp, xuất trình bộ hồ sơ hải quan có liên quan đến lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu theo quy định và thực hiện toàn bộ hoặc một phần các công việc liên quan đến thủ tục hải quan theo thỏa thuận trong hợp đồng ký với chủ hàng gồm: a) Xuất trình hàng hóa để cơ quan hải quan kiểm tra theo quy định của pháp luật; b)Vận chuyển, làm thủ tục hải quan đưa vào, đưa ra khu vực giám sát hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu,nhập khẩu; c)Cung cấp dịch vụ tư vấn về thủ tục hải quan và quản lý thuế cho chủ hàng; d) Nộp các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác theo quy định của pháp luật có liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu; đ)Thực hiện thủ tục miễn thuế, xét miễn thuế, hoàn thuế, xét hoàn thuế, giảm thuế, xét giảm thuế, không thu thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu; e) Thực hiện các quyết định xử phạt vi phạm hành chính của cơ quan hải quan; g) Thực hiện các thủ tục hành chính khác với cơ quan hải quan
Khoản 2: Đại lý làm thủ tục hải quan (giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền theo quy định của pháp luật) phải ký hợp đồng đại lý với chủ hàng; người được cấp mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan thực hiện việc khai và làm thủ tục hải quan trên cơ sở hợp đồng đại lý đã ký với chủ hàng; đại lý làm thủ tục hải quan chỉ xuất trình hợp đồng đại lý cho cơ quan hải quan khi xác định hành vi vi phạm pháp luật hải quan về hải quan Giám đốc đại lý hoặc người được giám đốc ủy quyền theo quy định của pháp luật thực hiện việc ký tên, đóng dấu trên tờ khai hải quan và các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan khi thực hiện các công việc quy định tại khoản 1 Điều này.”
Sau khi sửa đổi theo thông tư số 22/2019/TT-BTC, điều 5 của thông tư 12/2015/TT-BTC đã được bổ sung khoản 3, mang đến những quy định mới cho đại lý hải quan.
Đại lý làm thủ tục hải quan chỉ được thực hiện khai báo và làm thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu của chủ hàng sau khi chủ hàng thông báo danh sách đại lý cho cơ quan hải quan Việc này phải tuân theo quy định tại khoản 6 Điều 14 của thông tư liên quan.
2.2.2 Vai trò của đại lý hải quan Đại lý hải quan được coi là trung gian kết nối giữa chủ hàng và cơ quan hải quan nhằm giúp cho các hoạt động về thủ tục hải quan tương tác giữa 2 bên trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn vì vậy về mặt vai trò đại lý hải quan đem lại nhiều kết quả cho cả các doanh nghiệp chủ hàng và cơ quan hải quan, a) Vai trò của đại lý làm thủ tục hải quan đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu
Đại lý làm thủ tục hải quan đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp xuất nhập khẩu, giúp họ tránh sai sót và vi phạm trong quá trình làm thủ tục Với kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn, các đại lý hải quan nắm rõ quy định và luật pháp liên quan, từ đó tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro cho chủ hàng.
Sử dụng đại lý làm thủ tục hải quan giúp doanh nghiệp giảm chi phí tối đa bằng cách tiết kiệm bộ máy và chi phí quản lý Việc xây dựng một phòng ban với đội ngũ nhân viên kinh nghiệm và cơ sở hạ tầng phù hợp cho khai báo hải quan tốn nhiều thời gian và ngân sách, gây khó khăn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ Do đó, thuê ngoài thủ tục hải quan ngày càng trở nên phổ biến, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và đảm bảo an toàn thông qua các hợp đồng giữa đại lý và doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Đại lý làm thủ tục hải quan đóng vai trò quan trọng trong việc chia sẻ trách nhiệm pháp lý khi thực hiện các thủ tục hải quan Theo quy định, họ phải kê khai đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế trên tờ khai hải quan và sử dụng chữ ký số của mình Trong trường hợp thực hiện sai hoặc có hành vi không đúng về công việc được ủy quyền, đại lý hải quan sẽ phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về các thông tin và chứng từ do chủ hàng cung cấp Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo tính minh bạch trong quá trình giao dịch với cơ quan hải quan.
Đại lý hải quan đóng vai trò quan trọng trong việc giảm ùn tắc tại các địa điểm làm thủ tục hải quan Nhờ vào trình độ chuyên môn cao, họ tối ưu hóa quy trình thủ tục, giúp kiểm tra hồ sơ, thông quan và giải phóng hàng hóa diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
Thời gian làm việc trực tiếp với cơ quan hải quan được rút ngắn, góp phần giảm thiểu tình trạng ùn tắc tại các địa điểm làm thủ tục hải quan.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại và nắm bắt nhanh chóng các quy định cải cách thủ tục hải quan đã thúc đẩy sự phát triển của đại lý hải quan, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện khai hải quan điện tử Trong tương lai, các hoạt động thủ tục hải quan truyền thống dựa trên giấy tờ cũng sẽ được chuyển đổi dần sang hình thức điện tử, góp phần hiện đại hóa công tác quản lý hải quan.
Và để hoạt động này được ứng dụng rộng rãi thì vai trò của đại lý hải quan là rất lớn.
Ba là, đại lý hỗ trợ hải quan trong việc ngăn chặn tiêu cực, buôn lậu, gian lận thương mại và trốn thuế Qua việc trao đổi thông tin trực tiếp, đại lý giúp hải quan quản lý thông tin hàng hóa xuất nhập khẩu, đảm bảo khai báo đúng số lượng hàng và thuế Đồng thời, đại lý giám sát hoạt động của doanh nghiệp và chịu trách nhiệm về thông tin khai báo Khi phát hiện vi phạm, đại lý có thể thông báo cho hải quan để áp dụng biện pháp hành chính và xử lý theo quy định.
2.2.3 Điều kiện đăng ký làm đại lý hải quan Đại lý hải quan là xuất hiện từ lâu tại nhiều quốc gia có hoạt động thương mại quốc tế phát triển, mỗi quốc gia sẽ có những quy định khác nhau để quy định việc doanh nghiệp có đủ điều kiện trở thành đại lý hải quan hay không.
Tại Việt Nam, tại Điều 20 Luật Hải quan 2014 quy định điều kiện là đại lý làm thủ tục hải quan như sau:
Để hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa hoặc đại lý làm thủ tục hải quan, doanh nghiệp cần có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phù hợp với ngành nghề kinh doanh này.
- Có nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan;
- Có hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng điều kiện để thực hiện khai hải quan điện tử và các điều kiện khác theo quy định
Như vậy, doanh nghiệp muốn trở thành đại lý hải quan cần đảm bảo 3 điều kiện.
Quy trình thủ tục hải quan tại đại lý hải quan
Trong quá trình làm thủ tục hải quan, người khai hải quan và công chức hải quan thực hiện một chuỗi nghiệp vụ khép kín, bắt đầu từ việc đăng ký và khai tờ khai hải quan cho đến khi ra quyết định thông quan Khi nhận được thông tin đăng ký, tờ khai và các chứng từ liên quan, công chức hải quan tiến hành các bước cần thiết để xử lý hàng hóa của người khai hải quan.
Bước đầu tiên trong quy trình hải quan là tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra các điều kiện cần thiết Sau đó, tiến hành đăng ký tờ khai hải quan, kiểm tra hồ sơ và thực hiện thông quan cho lô hàng được miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
Bước 2: Kiểm tra thực tế hàng hóa và thông quan đối với lô hàng phải kiểm tra thực tế
Bước 3: Thu thuế, lệ phí hải quan; đóng dấu “Đã làm thủ tục hải quan” trả tờ khai cho người khai hải quan
Bước 4: Phúc tập hồ sơ
Theo quy trình công việc của công chức hải quan, đại lý hải quan cần thực hiện các thủ tục hải quan tương ứng cho cả hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa Các bước này được mô tả tổng quát nhằm đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tối ưu hóa quy trình thông quan.
2.3.1 Ký kết hợp đồng dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan
Khác với các bên môi giới thương mại, đại lý hải quan cung cấp dịch vụ dựa trên hợp đồng giữa doanh nghiệp đại lý và chủ hàng, xác định rõ quyền hạn và nghĩa vụ của các bên Hợp đồng đã ký kết là cơ sở pháp lý để hai bên thực hiện đầy đủ trách nhiệm cho đến khi hợp đồng chấm dứt.
2.3.2 Tiếp nhận thông tin và chuẩn bị bộ chứng từ làm thủ tục hải quan
Nhận thông tin đơn hàng từ khách hàng qua email hoặc các hình thức liên lạc khác, bao gồm chủng loại, số lượng, khối lượng, đơn giá, nguồn gốc, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, đồng tiền thanh toán, ngân hàng thụ hưởng, và thông tin của người mua và người bán Từ đó, lên kế hoạch chuẩn bị chứng từ và thực hiện thủ tục hải quan hợp lý, đáp ứng tiến độ xuất nhập của khách hàng.
Tại thông tư 39/2018/TT-BTC đã quy định rõ bộ hồ sơ cần chuẩn bị đối với hàng hóa xuất nhập khẩu:
(1) Đối với hàng xuất khẩu bộ hồ sơ cần chuẩn bị:
- Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán: 01 bản chụp;
- Bảng kê lâm sản đối với gỗ nguyên liệu xuất khẩu theo quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: 01 bản chính;
Giấy phép xuất khẩu hoặc văn bản cho phép xuất khẩu được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý ngoại thương là cần thiết đối với hàng hóa xuất khẩu thuộc diện quản lý.
-Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành: 01 bản chính.
Để chứng minh tổ chức hoặc cá nhân đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định pháp luật về đầu tư, cần nộp 01 bản chụp chứng từ khi thực hiện thủ tục xuất khẩu lô hàng đầu tiên.
Hợp đồng ủy thác xuất khẩu hàng hóa cần có 01 bản chụp trong trường hợp hàng hóa thuộc diện phải có giấy phép xuất khẩu và giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành.
(2) Đối với hàng nhập khẩu bộ hồ sơ cần chuẩn bị:
- Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán: 01 bản chụp.
- Vận đơn hoặc các chứng từ vận tải khác có giá trị tương đương: 01 bản chụp.
- Bảng kê lâm sản đối với gỗ nguyên liệu nhập khẩu quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: 01 bản chính;
- Giấy phép nhập khẩu hoặc văn bản cho phép nhập khẩu của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật
- Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành: 01 bản chính;
Để chứng minh tổ chức hoặc cá nhân đủ điều kiện nhập khẩu hàng hóa theo quy định pháp luật về đầu tư, cần nộp 01 bản chụp chứng từ khi thực hiện thủ tục nhập khẩu lô hàng đầu tiên.
- Tờ khai trị giá: Người khai hải quan khai tờ khai trị giá theo mẫu, gửi đến Hệ thống dưới dạng dữ liệu điện tử;
Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa được quy định tại Thông tư của Bộ trưởng Bộ Tài chính, nhằm xác định nguồn gốc hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu.
Hợp đồng ủy thác nhập khẩu cần có 01 bản chụp đối với các mặt hàng yêu cầu giấy phép nhập khẩu hoặc chứng nhận kiểm tra chuyên ngành.
2.3.3 Khai và nộp tờ khai hải quan
Hiện nay, hoạt động khai hải quan chủ yếu được thực hiện qua phương thức điện tử, ngoại trừ một số trường hợp cụ thể phải sử dụng tờ khai giấy theo quy định tại khoản 2 Điều 25 Nghị định 08/2015/NĐ-CP Khai hải quan là quá trình mà người khai cung cấp thông tin dữ liệu cho cơ quan hải quan về đối tượng làm thủ tục hải quan, thực hiện theo các hình thức được pháp luật quy định.
Khai hải quan là bước đầu tiên mà người khai hải quan thực hiện để thông quan hàng hóa, đồng thời là cơ sở pháp lý quan trọng cho công chức hải quan tiến hành kiểm tra hàng hóa.
Trong lĩnh vực hải quan, người khai hải quan đóng vai trò quan trọng là đại lý hải quan, đại diện cho chủ hàng để thực hiện các hoạt động khai báo và nộp tờ khai hải quan.
Hoạt động khai hải quan điện tử cho từng loại hình xuất khẩu và nhập khẩu được thực hiện qua tờ khai hàng hóa tương ứng Thông tin trên tờ khai nhập và xuất có sự khác biệt tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, nhưng vẫn tuân theo một quy trình cơ bản nhất định.
(1) Khai trước thông tin hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu
Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình thủ tục hải quan tại đại lý hải quan
Lợi thế cốt lõi của đại lý làm thủ tục hải quan là nguồn nhân lực chất lượng Để đảm bảo quy trình thủ tục hải quan diễn ra nhanh chóng và chính xác, nhân viên cần có kiến thức chuyên môn và hiểu biết về các quy định pháp luật Họ cũng phải cập nhật kịp thời các quy định mới để tư vấn cho khách hàng và thực hiện quy trình đúng quy định Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế sai sót Ngược lại, nhân viên thiếu đào tạo có thể gây ra lỗi, làm chậm tiến độ và ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ, cũng như uy tín của đại lý.
2.4.1.2 Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp
Hệ thống máy tính và phần mềm khai báo hải quan là yếu tố thiết yếu trong việc điện tử hóa quy trình thủ tục hải quan Cơ sở hạ tầng chất lượng cao giúp tăng tốc độ trao đổi thông tin và thực hiện khai báo hải quan, trong khi hạ tầng kém có thể dẫn đến gián đoạn và sai sót thông tin Những vấn đề này không chỉ gây ra hoạt động bổ sung và sửa đổi trong quy trình mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến thời gian và hiệu quả thực hiện thủ tục hải quan.
2.4.1.3 Chính sách quản lý tại doanh nghiệp
Chính sách quản lý phân công công việc và tổ chức bộ máy trong công ty ảnh hưởng lớn đến quy trình thực hiện thủ tục hải quan tại đại lý hải quan Việc phân công nhiệm vụ cho nhân viên một cách hệ thống, không trùng lặp và phù hợp với kỹ năng của từng thành viên sẽ giúp quá trình thực hiện thủ tục hải quan diễn ra nhanh chóng và giảm thiểu sai sót Tổ chức các phòng ban chuyên môn hóa nhiệm vụ sẽ tận dụng tối đa điểm mạnh của nhân viên, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và quy trình thủ tục hải quan.
2.4.2 Các nhân tố bên ngoài
2.4.2.1 Nhân tố về luật pháp, chính sách xuất nhập khẩu
Hệ thống pháp luật hải quan và thuế đóng vai trò quan trọng trong quy trình thực hiện thủ tục hải quan của doanh nghiệp và đại lý hải quan Nếu các văn bản pháp luật được soạn thảo rõ ràng, cụ thể và được phổ biến kịp thời, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc thực hiện thủ tục hải quan Ngược lại, sự chồng chéo và thay đổi liên tục của các quy định sẽ gây khó khăn, khiến doanh nghiệp gặp phải nhiều vướng mắc và sai sót trong quá trình thực hiện.
Luật pháp và quy định liên quan đến đại lý hải quan có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của các doanh nghiệp đại lý hải quan và quy trình thực hiện thủ tục hải quan Sự chặt chẽ trong quy định pháp luật giúp đại lý nắm rõ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình, từ đó đảm bảo thực hiện đúng quy trình và phát huy vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu và hải quan.
Các quy định, hiệp định và chính sách liên quan đến xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện thủ tục hải quan của doanh nghiệp, đặc biệt là trong bối cảnh địa lý hải quan Mỗi loại hàng hóa có yêu cầu giấy tờ khác nhau khi xuất nhập khẩu từ các thị trường khác nhau, do đó, đại lý cần nắm vững để tư vấn và chuẩn bị thủ tục phù hợp Bên cạnh đó, nhà nước cũng ban hành các chính sách nhằm thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu, như giảm thuế và cắt giảm thủ tục hành chính.
2.4.2.2 Nhân tố hệ thống thông tin phía hải quan
Hệ thống thông tin hải quan ngày càng quan trọng, ảnh hưởng lớn đến quy trình thủ tục của doanh nghiệp đại lý hải quan Việc kết nối giữa hệ thống thông tin hải quan và đại lý thông qua phần mềm khai báo và hệ thống VNACCS giúp quá trình khai báo trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn Một hệ thống có đầy đủ chức năng, dễ sử dụng và đường truyền ổn định sẽ hạn chế sai sót khi điền thông tin Ngược lại, hệ thống cồng kềnh, phức tạp với đường truyền kém sẽ gây gián đoạn, dẫn đến sai sót và tốn thời gian trong quá trình khai báo.
2.4.2.3 Nhân tố phía khách hàng
Sự hợp tác chặt chẽ từ phía khách hàng trong việc cung cấp thông tin là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến quy trình thực hiện thủ tục hải quan tại đại lý Việc trao đổi thông tin ngay từ đầu giúp đảm bảo tính chính xác của các dữ liệu liên quan, như thông tin doanh nghiệp, đơn hàng, thời gian thực hiện và các yêu cầu cụ thể Điều này không chỉ giúp quy trình diễn ra đúng tiến độ mà còn giảm thiểu sai sót Khi có thay đổi, sự phối hợp kịp thời giữa khách hàng và đại lý sẽ giúp điều chỉnh, bổ sung thông tin, từ đó hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực đến thời gian hoàn thành thủ tục, giao hàng và kế hoạch kinh doanh của các doanh nghiệp.
Các cơ quan ban ngành có vai trò quan trọng trong việc cấp phát giấy tờ và giấy chứng nhận, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình chuẩn bị chứng từ cho khai báo Sự phức tạp hay đơn giản của quy trình cấp chứng từ sẽ tác động đến thời gian và chi phí của doanh nghiệp Khi quy trình được tối giản, doanh nghiệp có thể nhanh chóng hoàn thiện các thủ tục khi hải quan yêu cầu bổ sung giấy tờ, từ đó đảm bảo các thủ tục tiếp theo diễn ra thuận lợi.
2.4.2.5 Nhân tố đến từ các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển
Các đối tác vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong quy trình thực hiện thủ tục hải quan của đại lý Họ cung cấp các giấy tờ cần thiết như vận đơn, thông báo hàng đến và lệch giao hàng, giúp đại lý nhanh chóng hoàn thiện việc đính kèm tài liệu lên phần mềm khai báo Sự kịp thời và đầy đủ của các giấy tờ từ đối tác vận chuyển sẽ hỗ trợ đại lý trong việc hoàn thành các thủ tục thông quan một cách hiệu quả.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THỦ TỤC HẢI QUAN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU NAM HOA
Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập Khẩu Nam
3.1.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Nam Hoa Công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu Nam Hoa là một doanh nghiệp chuyên cung cấp các dịch vụ tư vấn, khai báo hải quan Được thành lập từ năm
Nam Hoa được thành lập vào năm 2010 và trở thành đại lý hải quan vào năm 2016 Sau 13 năm phát triển, Nam Hoa luôn nỗ lực cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Tên tiếng Việt: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU NAM HOA.
Tên tiếng Anh: NAM HOA TRADING AND IMPORT – EXPORT COMPANY LIMITED.
Mã số thuế 2300561345, trụ sở chính tọa lạc tại TT18, Lô 7, thuộc Dự án Khu nhà ở cho cán bộ nhân viên Văn phòng Trung ương Đảng và Báo Nhân dân, Phường Xuân Phương, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ qua số điện thoại 024.8588.6582 hoặc 024.3205.36.86.
Phụ trách quan hệ nhà đầu tư: Ông Đặng Hòa Nam – Giám Đốc
Email: namhoagroup.vn@gmail.com
Website:http://logistics.namhoagroup.vn/
Hình 3.1.Logo Công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Nam Hoa
(Nguồn: Công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Nam Hoa)
Nam Hoa cam kết cung cấp dịch vụ đẳng cấp với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và tận tâm, nhằm tạo ra giá trị gia tăng cho cộng đồng Công ty hoạt động dựa trên ba nguyên tắc cốt lõi: uy tín, chất lượng và hiệu quả Bằng cách nắm bắt cơ hội và vượt qua thách thức trong khu vực, Nam Hoa đã tạo ra những bước đột phá, mang đến cho khách hàng những dịch vụ chất lượng tốt nhất.
3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và phạm vi hoạt động của công ty
Công ty chuyên cung cấp các dịch vụ như đại lý hải quan, logistics và vận tải hàng hóa bằng đường biển và đường hàng không Trong đó, đại lý hải quan là chức năng chính, hỗ trợ khách hàng trong quá trình khai báo Điều này giúp tạo ra một chuỗi dịch vụ logistics liền mạch, nâng cao hiệu quả cho hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa.
Nam Hoa cung cấp dịch vụ khai báo hải quan cho tất cả các loại hình xuất nhập khẩu, bao gồm xuất nhập khẩu kinh doanh, gia công, sản xuất xuất khẩu, xuất nhập khẩu tại chỗ, tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập, quá cảnh, cùng với xuất nhập khẩu đầu tư có thuế và miễn thuế.
Công ty Nam Hoa cung cấp dịch vụ khai báo hải quan cho khách hàng trên toàn quốc, với trọng tâm chủ yếu ở các tỉnh cụ thể.
Hà Nội, Hải Phòng, Bắc Ninh, Bắc Giang, Phù Thọ, Hòa Bình…
3.1.3 Cơ cấu tổ chức và nguồn nhân lực của công ty a) Cơ cấu tổ chức
Hình 3.2.Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Nam
Hoa 2023(Nguồn: Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Nam Hoa)
Theo cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Nam Hoa, người đứng đầu là Giám đốc Đặng Hòa Nam.
Các phó giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giám đốc quản lý và điều hành các chi nhánh, đảm bảo hoạt động theo mục tiêu và định hướng chung Dưới sự lãnh đạo của phó giám đốc, các phòng ban như kế toán, nhân sự, chứng từ và hiện trường sẽ hoạt động hiệu quả, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
Bảng 3.1:Cơ cấu nhân sự của Công ty TNHH TM&XNK Nam Hoa (6/2023)
Tiêu chí Phân loại Số lượng Tỷ lệ
Sau đại học 4 13,33% Đại học 21 70%
Trung cấp lao động phổ thông
(Nguồn: Công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Nam Hoa)
Hơn 90% nhân sự tại Nam Hoa đều là những nhân viên được đào tạo bài bản với trình độ học vấn từ cao đẳng trở lên Công việc trong lĩnh vực logistics, đặc biệt là hoạt động khai báo hải quan, đòi hỏi kiến thức sâu rộng về pháp luật, ngành hàng và quy trình thủ tục phức tạp Do đó, để nâng cao chất lượng dịch vụ, Nam Hoa cần chú trọng vào việc tuyển chọn nhân sự một cách kỹ lưỡng.
3.1.4 Cơ sở vật chất - kỹ thuật của công ty Để hoạt động cung cấp dịch vụ đại lý hải quan được diễn ra thông suốt và việc phối hợp làm việc giữa các phòng ban được hiệu quả, công ty đã cố gắng trang bị được đầy đủ các thiết bị về cơ sở vật chất kỹ thuật tại cả 3 văn phòng tại Bắc Ninh,
Hà Nội và Hải Phòng đã được trang bị đầy đủ hệ thống chấm công và cơ sở vật chất cần thiết, nhằm phục vụ hiệu quả cho hoạt động làm việc và sinh hoạt của nhân viên.
8 tiếng làm việc tại công ty và hệ thống 30 máy tính được trang bị phần mềm Ecus,
4 máy in kết nối với máy tính, các thiết bị di động, mạng internet phục vụ hoạt động khai báo hải quan.
3.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2020-2022 Bảng 3.2:Kết quả kinh doanh chủ yếu của Nam Hoa trong 3 năm 2020,2021,2022
(Đơn vị: Tỷ đồng) (Thuế suất: 20%) Năm
So sánh 2021 với 2020 So sánh 2022 với 2021
Giá trị Tỷ lệ tăng Giá trị Tỷ lệ tăng
Giai đoạn 2020-2022 chứng kiến nhiều biến động trong nền kinh tế toàn cầu, đặc biệt là sau đại dịch Covid-19 và sự xung đột giữa Nga và Ukraine Trong giai đoạn 2020-2021, doanh thu của Công ty TNHH TM&XNK Nam Hoa giảm 6,2% do ảnh hưởng của dịch bệnh, trong khi chi phí tăng do giá xăng dầu và dịch vụ logistics gia tăng, dẫn đến lợi nhuận giảm 3,5% Tuy nhiên, vào năm 2022, tình hình kinh doanh của Nam Hoa đã cải thiện với doanh thu tăng 1,9%, chi phí giảm 2,2%, và lợi nhuận tăng 9,2% so với năm 2021.
Nam Hoa đang nỗ lực phục hồi và nâng cao chất lượng dịch vụ sau Covid-19, qua đó thu hút được niềm tin từ khách hàng.
3.1.6 Cơ cấu dịch vụ của công ty trong giai đoạn 2020-2022
Bảng 3.3 trình bày số lượng và tỷ trọng doanh thu từ các loại hình dịch vụ tại Công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Nam Hoa trong giai đoạn 2020-2022, với đơn vị tính là tỷ đồng.
Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu Tỷ trọng Đại lý hải quan 4.821 71,1% 4.147 65.2% 5.564 73.5%
Công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu Nam Hoa chuyên cung cấp dịch vụ đại lý hải quan, chiếm tỷ trọng lớn trong doanh thu với hơn 70% trong các năm 2020 và 2022 Tuy nhiên, năm 2021 ghi nhận sự giảm xuống còn 65.2% do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, dẫn đến số lượng tờ khai giảm và chi phí vận chuyển tăng cao Để duy trì lợi nhuận, Nam Hoa đã phải điều chỉnh phí dịch vụ vận chuyển, từ đó làm tăng giá trị doanh thu và tỷ trọng của các dịch vụ khác lên 34.8%.
Thực trạng quy trình thủ tục hải quan của công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Nam Hoa
3.2.1 Các thành viên tham gia vào quy trình thủ tục hải quan tại Công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu Nam Hoa Để có thể nắm được rõ hơn quy trình thủ tục hải quan tại Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Nam Hoa, việc nắm bắt vai trò của các thành viên trong quy trình là quan trọng và cần thiết Cụ thể quy trình thủ tục tại Nam Hoa bao gồm sự tham gia của các bên:
Khách hàng tại Nam Hoa có nhu cầu đa dạng khi sử dụng dịch vụ đại lý hải quan, bao gồm tư vấn thủ tục hải quan cho xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ khai báo hải quan, và gói dịch vụ trọn gói từ giao nhận hàng đến làm thủ tục hải quan.
Bộ phận Chứng từ tại công ty TNHH TM&XNK Nam Hoa đóng vai trò quan trọng trong quy trình thủ tục hải quan, đại diện cho khách hàng trong việc chuẩn bị và khai báo hải quan hàng nhập khẩu Đội ngũ này có trách nhiệm xử lý các sai sót phát sinh trong quá trình khai báo, đảm bảo thông tin được tiếp nhận, khai báo chính xác và lưu giữ đầy đủ.
Bộ phận Hiện trường của công ty TNHH TM&XNK Nam Hoa đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ bộ phận chứng từ thực hiện các hoạt động liên quan đến hải quan, cũng như làm việc tại các kho bãi và cảng.
Các công ty giao nhận và hãng tàu thực hiện việc vận chuyển hàng hóa, đồng thời cung cấp các chứng từ cần thiết liên quan đến hoạt động giao nhận Họ cũng tiếp nhận phản hồi từ Nam Hoa để đảm bảo tính chính xác của bộ chứng từ.
Chi cục hải quan nơi đăng ký tờ khai hải quan có nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ từ phía Nam Hoa, thực hiện kiểm tra và giám sát hải quan, đồng thời ra quyết định thông quan hàng hóa.
Ngân hàng:Bên hỗ trợ hoạt động nộp thuế đến kho bạc nhà nước
Kho bạc Nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp nhận tiền thuế và truyền tải thông tin cho cơ quan hải quan Các bộ, ban ngành liên quan trực tiếp quản lý hoạt động xuất nhập khẩu, cung cấp giấy phép và giấy chứng nhận cần thiết để doanh nghiệp thực hiện thủ tục hải quan một cách hiệu quả.
Hình 3.3:Các bên tham gia vào quy trình thủ tục hải quan tại Nam Hoa
(Nguồn: SInh viên tự tổng hợp)
Phần mềm khai báo hải quan ECUS5, do công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn cung cấp, đóng vai trò quan trọng trong quy trình khai báo hải quan điện tử tại Nam Hoa, là yếu tố thiết yếu không thể thiếu.
3.2.2 Thực trạng hoạt động ký kết hợp đồng dịch vụ đại lý hải quan tại Công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Nam Hoa
Bảng 3.4:Số lượng khách hàng ký kết hợp đồng đại lý hải quan tại công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu Nam Hoa trong giai đoạn 2020 - 2022.
Tổng số lượng khách hàng 15 16 19
Số lượng khách hàng mới (so với năm trước) 2 3 5
Lượng khách hàng ngừng sử dụng dịch vụ 1 2 2
(Nguồn: Bộ phận kế toán)
Bảng số liệu cho thấy Nam Hoa duy trì lượng khách hàng trung thành lớn qua các năm và thu hút thêm khách hàng mới, mặc dù có một số khách hàng ngừng sử dụng dịch vụ nhưng chiếm tỷ lệ nhỏ Điều này chứng tỏ dịch vụ thủ tục hải quan của Nam Hoa đang được cải thiện liên tục Năm 2022, công ty đã thu hút thêm 5 khách hàng mới, trong đó có các doanh nghiệp lớn nhập khẩu từ Châu Âu như công ty TNHH Xuất Nhập khẩu và dịch vụ Á Đông cùng Công ty Cổ phần thiết bị vật tư Tuấn Long, chuyên nhập khẩu thiết bị gia dụng và thiết bị vệ sinh cao cấp từ Ý và Đức.
Bảng 3.5: Cơ cấu mặt hàng Công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập khẩu Nam Hoa phụ trách khai báo hải quan trong giai đoạn 2020-2022 (Đơn vị: %)
Nguyên vật liệu sản xuất Thiết bị vệ sinh Than củi Mặt hàng khác
(Nguồn: Bộ phận chứng từ)
Hình 3.4: Biểu đồ tỷ trọng các mặt hàng công ty TNHH TM&XNK Nam Hoa làm thủ tục hải quan trong giai đoạn 2020-2022 (Đơn vị: %)
(Nguồn: Bộ phận chứng từ)
Tỷ trọng các mặt hàng tại Nam Hoa có sự biến động đáng kể, với nguyên vật liệu sản xuất giảm từ 30.1% xuống 27.6%, nhưng vẫn chiếm tỷ trọng cao nhất do nhu cầu nhập khẩu nguyên liệu Ngược lại, tỷ trọng sản phẩm thiết bị vệ sinh tăng từ 20.4% lên 26.8%, trong khi các loại hàng hóa khác giảm nhưng đã hồi phục lên 22.4% vào năm 2022 Sự chuyển hướng phát triển khách hàng của Nam Hoa tập trung vào các mặt hàng giá trị cao như thiết bị vệ sinh cao cấp từ Châu Âu, đồng thời cải thiện thủ tục hải quan cho các mặt hàng đa dạng như mỹ phẩm, rượu, đèn điện và dụng cụ xây dựng, tạo cơ hội cho nhân viên nâng cao chất lượng quy trình hải quan nhập khẩu.
3.2.3 Quy trình thủ tục đối với hàng hóa nhập khẩu theo hợp đồng mua bán hàng hóa tại Công ty TNHH Thương mại và Xuất nhập khẩu Nam Hoa
Bước 1: Tiếp nhận, xử lý thông tin và chuẩn bị bộ chứng từ làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa
Bộ phận chứng từ của Nam Hoa tiếp nhận thông tin từ khách hàng, bao gồm người nhập khẩu, người xuất khẩu, đại lý hãng tàu tại Việt Nam và các bên giao nhận khác qua địa chỉ email Các thông tin này bao gồm các chứng từ quan trọng như Hợp đồng, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói, Vận đơn, Thông báo hàng đến, Giấy chứng nhận xuất xứ, cùng với các thông tin sản phẩm như kích thước, chức năng và công dụng.
Nhân viên bộ phận chứng từ cần kiểm tra sự đồng nhất thông tin trên các giấy tờ liên quan Nếu phát hiện lỗi sai, họ phải thông báo cho khách hàng để sửa đổi thông tin cho khớp nhau, nhằm làm căn cứ cho hãng tàu phát hành vận đơn gốc Các thông tin quan trọng như tên hàng, số lượng, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, cảng xếp hàng và cảng giao hàng phải được xác nhận là đồng nhất trên các chứng từ Bảng 3.6 trình bày tỷ lệ sai sót trong bộ chứng từ nhập khẩu khi tiếp nhận từ khách hàng tại công ty TNHH TM&XNK Nam Hoa trong giai đoạn 2020-2022.
Tên giấy tờ Tổng số lượng Số giấy tờ sai Tỷ lệ
Hợp đồng mua bán hàng hóa 828 41 4.95%
Giấy chứng nhận xuất xứ 420 13 3.09%
Theo bảng số liệu 3.6, hóa đơn thương mại ghi nhận tỷ lệ sai sót cao nhất với 10.87%, trong khi vận đơn đứng thứ hai với tỷ lệ sai sót 10.27% Ngược lại, thông báo hàng đến có tỷ lệ sai sót thấp nhất, chỉ đạt 1.2%.
Hóa đơn thương mại thường gặp sai sót do một số lỗi phổ biến, bao gồm thiếu thông tin về điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, cảng đi và cảng đến; sai thông tin về người bán, người mua, số hợp đồng và ngày hợp đồng; cũng như sai tên hàng, số lượng và trị giá Những sai sót này thường xảy ra khi thông tin hợp đồng thay đổi mà khách hàng chưa kịp cập nhật, hoặc do nhân viên lập hóa đơn không nắm rõ thông tin cần thiết, dẫn đến việc điền thiếu hoặc sai.
Vận đơn là tài liệu quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa, nhưng thường gặp nhiều sai sót Cần chú ý đến thông tin người gửi và nhận hàng, tên tàu, cảng xếp và dỡ hàng, mã HS code phải đúng 6 số, cũng như số lượng và loại bao bì Trọng lượng ghi trên vận đơn phải là trọng lượng cả bì Thông thường, hãng tàu sẽ gửi vận đơn nháp để nhân viên chứng từ kiểm tra, nhưng sai sót vẫn có thể xảy ra khi phát hành vận đơn gốc, do đó cần kiểm tra kỹ vận đơn gốc khi nhận.
Đánh giá tình hình thực hiện quy trình thủ tục hải quan của công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Nam Hoa
Công ty TNHH Thương Mại và Xuất nhập khẩu Nam hoạt động như một đại lý hải quan, cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan chuyên nghiệp và hiệu quả.
Hoa đã gặt hái được nhiều thành công tuy nhiên cũng không tránh khỏi những điểm còn thiếu sót cần được khắc phục trong thời gian tới
3.3.1 Những thành công a) Về đối tượng khách hàng
Khách hàng của Nam Hoa ngày càng đa dạng với nhiều loại hình xuất nhập khẩu, yêu cầu chất lượng dịch vụ cao và số lượng tờ khai lớn Họ lựa chọn dịch vụ đại lý hải quan trọn gói, bao gồm tư vấn và hoàn thành thủ tục hải quan cùng các dịch vụ giao nhận khác Nhân viên tại Nam Hoa sẽ đảm nhiệm việc xuất nhập khẩu hàng hóa, kiểm soát tình trạng hàng hóa và chứng từ một cách đồng bộ, giúp quy trình thủ tục hải quan diễn ra nhanh chóng và chính xác Tình hình kết quả phân luồng tờ khai cũng đã được cải thiện đáng kể.
Trong thời gian gần đây, số lượng tờ khai được phân vào luồng xanh đã tăng đáng kể, trong khi số lượng tờ khai luồng vàng, luồng đỏ, tờ khai AMA và tờ khai hủy đã giảm so với trước đây Điều này cho thấy thời gian thông quan hàng hóa đã được cải thiện rõ rệt.
Tại Nam Hoa, nhân viên luôn nỗ lực phát hiện và sửa chữa kịp thời các lỗi trong bộ chứng từ ngay từ khâu tiếp nhận và xử lý thông tin, nhằm giảm thiểu sai sót trong quá trình khai báo Khi tờ khai bị phân vào luồng vàng hoặc đỏ, đội ngũ chứng từ nhanh chóng phối hợp với cơ quan hải quan để giải phóng hàng hóa, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và không ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, kinh doanh Chúng tôi cũng hỗ trợ các doanh nghiệp hoàn thành các thủ tục xuất nhập khẩu phức tạp một cách hiệu quả.
Nam Hoa không chỉ hỗ trợ khách hàng trong việc khai báo xuất khẩu theo điều kiện FOB hay nhập khẩu theo điều kiện CIF, mà còn cung cấp dịch vụ nhập khẩu hàng hóa từ Châu Âu theo điều kiện EXW Công ty đã hợp tác với các đại lý tại Châu Âu để tiếp nhận hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác, đồng thời quản lý chứng từ và phản hồi kịp thời về những sai sót Hơn nữa, Nam Hoa còn đa dạng hóa các mặt hàng xuất nhập khẩu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Mỗi mặt hàng yêu cầu các giấy tờ khác nhau để thông quan xuất khẩu hoặc nhập khẩu Tại Nam Hoa, chúng tôi không chỉ xử lý các mặt hàng quen thuộc mà còn hỗ trợ nhập khẩu và phân phối các mặt hàng phức tạp như rượu Chúng tôi cam kết giúp khách hàng hoàn thành đầy đủ các thủ tục giấy tờ theo quy định của nhà nước, đồng thời cập nhật nhanh chóng các quy định xuất nhập khẩu.
Mặt hàng than củi đã có sự thay đổi quan trọng trong quy trình xuất khẩu nhờ thông tư số 13/2020/TT-BCT, cho phép doanh nghiệp không cần nộp bảng kê lâm sản Điều này giúp giảm bớt phức tạp trong việc chuẩn bị chứng từ, tạo thuận lợi cho doanh nghiệp trong xuất khẩu.
3.3.2: Những vấn đề còn tồn tại và nguyên nhân
Cùng với những thành công trên, thì quy trình thực hiện thủ tục hải quan tại Nam Hoa vẫn còn tồn tại những hạn chế sau:
Hiện tượng khai bổ sung và hủy tờ khai hải quan sau thông quan vẫn tồn tại do nhân viên chứng từ, đặc biệt là những người mới, còn thiếu kinh nghiệm trong việc đọc hiểu chứng từ và sử dụng phần mềm khai báo Thời gian thực hiện thủ tục hải quan của một số khách hàng còn kéo dài do sự thiếu hiệu quả trong việc trao đổi thông tin giữa khách hàng và nhân viên chứng từ, dẫn đến việc chuẩn bị giấy tờ hải quan không kịp thời Điều này có thể gây ra trễ giờ tàu chạy và phát sinh chi phí lưu kho Hơn nữa, hệ thống khai báo hải quan điện tử cũng gặp khó khăn khi lượng tờ khai quá lớn hoặc khi có sự cố kỹ thuật, làm kéo dài thời gian chờ đợi kết quả thông quan Cuối cùng, quy định về thủ tục xin cấp phép xuất nhập khẩu và kiểm định vẫn còn rườm rà, gây khó khăn cho quá trình chuẩn bị chứng từ.
Một số mặt hàng và lộ trình vận chuyển tại Nam Hoa vẫn phải chịu chi phí cao so với các doanh nghiệp khác Nguyên nhân chính là do mối quan hệ chưa tốt giữa Nam Hoa và các hãng tàu cũng như đại lý tại các tuyến vận tải, dẫn đến việc chưa nhận được các ưu đãi giá.
Việc nộp thuế chậm trễ hoặc sai sót có thể ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa của doanh nghiệp Nộp thuế và các khoản phí là bước cuối cùng để cơ quan hải quan xác định việc thông quan Tuy nhiên, nhân viên chứng từ có thể nộp thừa hoặc thiếu thuế, dẫn đến việc giải quyết mất nhiều thời gian Nguyên nhân thường do nộp thuế ngoài giờ giao dịch, ngân hàng thực hiện nộp qua ngân hàng trung gian, và thời gian xử lý thông tin giữa các cơ quan như kho bạc và hải quan Điều này có thể khiến hải quan chưa nhận được thông tin kịp thời, từ đó chưa thể ra quyết định thông quan hàng hóa.
Vào thứ năm, công ty vẫn chưa hoàn thành đầy đủ trách nhiệm của một đại lý hải quan, khi mà theo quy định, đại lý hải quan phải sử dụng chữ ký số để ký trên các tờ khai hải quan Tại Nam Hoa, hoạt động này vẫn còn hạn chế, mặc dù hợp đồng quy định rằng công ty sẽ chịu trách nhiệm giải quyết các sai sót trong quá trình khai báo Nguyên nhân có thể do Nam Hoa vẫn duy trì phương thức làm việc cũ như một người khai thuê hải quan, cùng với đó, các quy định pháp luật tại Việt Nam về quyền lợi của đại lý hải quan chưa rõ ràng, chưa thể hiện được vai trò quan trọng của họ như ở các quốc gia phát triển khác.
CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THỦ TỤC HẢIQUAN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU
Bối cảnh kinh tế
Trong bối cảnh ngoại thương phát triển mạnh mẽ, hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa ngày càng trở nên sôi động, nhờ vào nỗ lực của Nhà nước trong việc mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế thông qua các hiệp định thương mại tự do Những hiệp định này không chỉ mang lại lợi ích về thuế quan cho doanh nghiệp mà còn kéo theo sự gia tăng và phức tạp của các điều kiện phi thuế quan Doanh nghiệp cần nắm vững quy định về thủ tục và điều kiện hàng hóa để thực hiện xuất nhập khẩu, tạo cơ hội cho sự phát triển của dịch vụ logistics và đại lý hải quan Để hỗ trợ doanh nghiệp, Nhà nước đang chuyển đổi thủ tục hải quan từ giấy tờ phức tạp sang dịch vụ điện tử, giúp quy trình trở nên đơn giản hơn mà vẫn đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định Hải quan hiện nay chú trọng vào kiểm tra sau thông quan, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp nhưng vẫn yêu cầu tuân thủ pháp luật, vì vi phạm sẽ bị xử phạt nghiêm khắc.
Trong bối cảnh hiện nay, vai trò của Đại lý hải quan trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, khi họ đóng vai trò cầu nối giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan Đại lý hải quan không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn hỗ trợ hải quan trong việc kiểm soát hoạt động xuất nhập khẩu Dự báo rằng trong tương lai, sự phát triển của Đại lý hải quan sẽ ngày càng mạnh mẽ, khẳng định vai trò thiết yếu của họ trong lĩnh vực thương mại quốc tế.
Sau đại dịch COVID-19, Việt Nam cùng thế giới đang phải đối mặt với nhiều thách thức lớn như khủng hoảng năng lượng, chiến tranh thương mại và xung đột Những khó khăn này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa cá nhân, doanh nghiệp và Nhà nước để có thể ứng phó hiệu quả với các khủng hoảng tiềm tàng trong tương lai.
Mục tiêu và định hướng phát triển của công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập khẩu Nam Hoa
Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, Công ty TNHH Thương mại và Xuất Nhập Khẩu Nam Hoa, với vai trò là đại lý hải quan, đã nhận diện được tiềm năng và những thách thức trong tương lai Để phát triển bền vững, Nam Hoa đã xác định các mục tiêu cụ thể nhằm cung cấp dịch vụ hải quan tốt nhất, hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa.
Nam Hoa sẽ tập trung nâng cao chất lượng tập khách hàng bằng cách liên lạc và làm việc với những khách hàng có lượng xuất nhập khẩu hàng hóa lớn và giá trị cao Hợp tác với các đối tác chuyên nghiệp sẽ giúp quy trình thủ tục hải quan diễn ra nhanh chóng hơn Nhân viên sẽ có cơ hội tham gia vào nhiều trường hợp xuất nhập khẩu khác nhau, từ đó gia tăng kinh nghiệm và kỹ năng trong lĩnh vực này.
Mở rộng hoạt động kinh doanh vào thị trường miền Trung và miền Nam, đặc biệt là tại Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh và Đồng Nai, mang lại nhiều tiềm năng do đây là những cửa ngõ lớn với lượng khách hàng dồi dào Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng sẽ đối mặt với thách thức lớn từ sự cạnh tranh gay gắt của nhiều công ty cung cấp dịch vụ hải quan khác nhau trong khu vực.
Để nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự, doanh nghiệp cần chú trọng vào việc đào tạo chuyên nghiệp và bài bản cho nhân viên Đào tạo con người là hoạt động thiết yếu trong mỗi doanh nghiệp, tuy nhiên, việc xây dựng một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư nhiều thời gian và công sức.
Để mở rộng mối quan hệ với các cán bộ hải quan, doanh nghiệp cần gia tăng vai trò của mình và tận dụng sự hỗ trợ từ phía các cán bộ Việc xây dựng mối quan hệ trong kinh doanh là rất quan trọng, nhưng cần đảm bảo rằng các mối quan hệ này được hình thành trên nguyên tắc đôi bên cùng có lợi, với sự trong sáng, minh bạch về trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên Với những mục tiêu này, Nam Hoa kỳ vọng sẽ đạt được thành công về doanh thu, danh tiếng, chất lượng dịch vụ và khả năng cạnh tranh trên nhiều thị trường xuất nhập khẩu khác nhau.
Giải pháp hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan của công ty TNHH Thương Mại và xuất nhập khẩu Nam Hoa
Dựa trên những thành công và hạn chế đã được nêu, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan của công ty.
4.3.1 Giải pháp nâng cao chất lượng nhân sự, trình độ chuyên môn
Nhân sự là giá trị cốt lõi của mọi doanh nghiệp, và chỉ khi có đội ngũ nhân viên có năng lực, doanh nghiệp mới có thể phát triển bền vững Thực trạng hiện nay cho thấy phần lớn nguyên nhân yếu kém trong hoạt động là do chất lượng nhân sự chưa đủ kinh nghiệm trong khai báo hải quan và nắm bắt các quy định pháp luật Do đó, việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực là điều cần thiết Để cải thiện chất lượng nhân sự, doanh nghiệp cần dành thời gian và áp dụng một số giải pháp cụ thể.
Để nâng cao hiệu quả làm việc, việc đào tạo chi tiết và bài bản cho nhân sự mới là rất quan trọng Nhân viên nên được khuyến khích đặt câu hỏi, và người đào tạo sẽ giải thích rõ ràng, kèm theo những ví dụ thực tiễn cụ thể để giúp họ hiểu sâu hơn về công việc.
Hải là nơi lý tưởng để nhân viên trải nghiệm thực tế trong quá trình làm việc với khách hàng, cơ quan hải quan, hãng tàu và các bên liên quan khác, từ đó nâng cao kỹ năng và hiểu biết về ngành.
Ba là, việc chỉ ra các lỗi sai của nhân viên là cần thiết, nhưng điều quan trọng hơn là cung cấp những gợi ý cụ thể và thực tiễn để họ có thể khắc phục những sai phạm đó Nhân viên không chỉ cần biết mình đã sai ở đâu mà còn cần những phương pháp hiệu quả để cải thiện và tránh lặp lại lỗi trong tương lai.
Hướng dẫn nhân viên cách cập nhật quy định xuất nhập khẩu mới nhất là rất cần thiết để áp dụng kịp thời Việc hiểu rõ và nắm bắt các quy định này là yếu tố quan trọng để trở thành một nhân viên khai báo hải quan chuyên nghiệp Nếu hiểu sai hoặc áp dụng quy định cũ, sẽ gây ra những thiếu sót lớn, dẫn đến hậu quả nghiêm trọng cho khách hàng và ảnh hưởng xấu đến danh tiếng của công ty.
Để tối ưu hóa quy trình thủ tục hải quan, người quản lý cần thiết lập chính sách hợp lý và phân công nhiệm vụ rõ ràng cho nhân viên Việc này giúp theo dõi tiến độ và tình hình hoạt động kinh doanh của công ty một cách chính xác và dễ dàng Đặc biệt, trong những giai đoạn có số lượng tờ khai lớn, sự phối hợp giữa các phòng ban là cần thiết để nâng cao hiệu quả công việc.
4.3.2 Giải pháp đảm bảo sự chính xác trong quá trình khai báo hải quan điện tử giảm thiểu sử dụng tờ khai AMA và hủy tờ khai.
Quy trình khai báo điện tử là một bước quan trọng trong hoạt động hải quan, nhưng tại Nam Hoa, vẫn còn tồn tại nhiều sai sót trong khai báo hải quan điện tử, gây tổn hại đến chi phí và thời gian của khách hàng Do đó, các doanh nghiệp cần chú trọng áp dụng một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của quy trình này.
Để đảm bảo tính chính xác, nhân viên cần kiểm tra kỹ thông tin trên chứng từ, đặc biệt là đối với các chứng từ phức tạp Việc trao đổi và cùng nhau kiểm tra giữa các thành viên là rất quan trọng.
Khi thực hiện khai tờ khai điện tử, người khai nên hợp tác với một người kiểm tra để phát hiện những lỗi sai chưa được nhận diện Trong quá trình khai báo, đặc biệt với các tờ khai phức tạp, có thể xảy ra tình trạng bỏ sót thông tin quan trọng hoặc số liệu bị nhảy do thao tác không chính xác Những sai sót này nếu không được phát hiện kịp thời sẽ dẫn đến việc sửa đổi tờ khai chính thức, gây mất thời gian và ảnh hưởng đến độ chính xác trong đánh giá của hải quan, đặc biệt là dựa trên số lần doanh nghiệp phải chỉnh sửa tờ khai.
Ba là, cần làm việc và trao đổi thông tin chặt chẽ với khách hàng, hãng tàu và các bộ phận liên quan để chuẩn bị chứng từ kịp thời Khi trao đổi thông tin, hãy đảm bảo rằng đối tượng đã tiếp nhận thông tin bằng cách yêu cầu phản hồi xác nhận Nếu chưa nhận được phản hồi, nhanh chóng liên lạc qua phương thức khác, như gọi điện trực tiếp, để yêu cầu đối tượng phản hồi về tình trạng giải quyết vấn đề.
4.3.3 Giải pháp hướng đến nâng cao hiệu quả trong quá trình giải quyết các thủ tục trực tiếp tại các cơ quan hải quan, cơ quan có liên quan Để quy trình thủ tục hải quan diễn ra được thuận lợi, nhanh chóng thì không thể thiếu đi sự hỗ trợ từ phía cơ quan hải quan, các bộ ngành có liên quan trong việc cấp phép các giấy tờ, thủ tục có liên quan Sự hỗ trợ mặc dù đã có nhưng vẫn còn hạn chế, đại lý hải quan vẫn trưa tận dụng được hết các quyền lợi của mình. Đầu tiên là đối với sự hỗ trợ từ phía hải quan trong việc xác định mã HS của hàng hóa Việc xác định đúng mã HS của hàng hóa là vô cùng quan trong đặc biệt khi đây là căn cứ để xác định được mức thuế mà doanh nghiệp cần phải đóng Phia đại lý cần xây dựng cho mình mối quan hệ bền chặt với đội ngũ công chức hải quan để trong mỗi trường hợp hàng hóa có khúc mắc về việc xác định mã HS có thể nhanh chóng liên hệ và nhận sự giải đáp từ phái hải quan.
Sự hỗ trợ từ các bộ ngành liên quan là cần thiết để giúp đại lý hải quan thực hiện nhanh chóng các giấy phép và giấy chứng nhận Đưa đại lý hải quan vào danh sách doanh nghiệp ưu tiên sẽ giúp đơn giản hóa thủ tục và rút ngắn thời gian hoàn thành Tuy nhiên, điều này cũng yêu cầu quy định chặt chẽ về trách nhiệm pháp lý của đại lý hải quan, nhằm ngăn chặn việc lạm dụng quyền ưu tiên cho các hoạt động buôn lậu, gian lận thương mại và kinh doanh trái phép.
4.3.4 Giải pháp hoàn thiện quá trình giúp khách hàng nộp thuế, phí
Tình trạng nộp thuế muộn và không đúng hạn tại Nam Hoa vẫn còn diễn ra, gây ra sự lãng phí thời gian và chi phí cho khách hàng Do đó, cần triển khai một số giải pháp để cải thiện tình hình này.
Nhân viên chứng từ giữ mối liên hệ chặt chẽ với ngân hàng để nhanh chóng giải quyết các vấn đề về thuế Đồng thời, họ tư vấn cho khách hàng lựa chọn các dịch vụ nộp thuế và thanh toán tại những ngân hàng có chất lượng dịch vụ ổn định.
Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện quy trình thủ tục hải quan tại công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Nam Hoa
4.4.1 Một số kiến nghị với cơ quan hải quan
Ngành hải quan cần tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp logistics, đặc biệt là các đại lý hải quan, bằng cách ưu tiên những đơn vị đáp ứng tiêu chí của Tổng cục hải quan Đồng thời, cần kiện toàn bộ máy quản lý để giảm thiểu sự chồng chéo và tiêu cực trong quy trình thủ tục hải quan Đầu tư vào trang thiết bị hiện đại và công nghệ tiên tiến cũng là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Cần thường xuyên cập nhật quy định về kiểm tra giám sát hải quan trên các phương tiện điện tử và thực hiện các biện pháp nhằm truyền tải nhanh chóng, rộng rãi thông tin sửa đổi, bổ sung đến doanh nghiệp, giúp họ dễ dàng tiếp cận nguồn thông tin mới nhất.
Thành lập các tổ chức liên kết giữa các đại lý hải quan nhằm tạo điều kiện cho sự hỗ trợ lẫn nhau, giúp tối ưu hóa quy trình thủ tục hải quan Điều này không chỉ đảm bảo tính minh bạch mà còn giúp các đại lý thực hiện đúng quy định của pháp luật, từ đó nâng cao hiệu quả trong công việc.
Nâng cấp hệ thống VNACCS và phần mềm thủ tục hải quan điện tử là cần thiết để đảm bảo quá trình truyền tải thông tin giữa doanh nghiệp, đại lý và hải quan diễn ra suôn sẻ Gần đây, tình trạng lỗi hệ thống đã gây khó khăn trong việc khai báo tờ khai điện tử, ảnh hưởng đến hoạt động khai báo hải quan của các doanh nghiệp Giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng là cơ sở để hoạt động khai báo được tiến hành thuận lợi.
Để nâng cao hiệu quả trong quá trình khai hải quan, cần thành lập các đội nghiệp vụ có trách nhiệm hướng dẫn người khai hải quan thực hiện thủ tục đúng quy định Trong thực tế, doanh nghiệp đại lý hải quan và doanh nghiệp khai hải quan thường gặp khó khăn và cần sự hỗ trợ từ cơ quan hải quan về các quy định và kiểm tra chất lượng hàng hóa xuất nhập khẩu Tuy nhiên, việc liên lạc để nhận hướng dẫn hiện nay còn hạn chế và tốn thời gian, dẫn đến tiến độ khai báo bị chậm Do đó, việc thành lập đội hướng dẫn là rất cần thiết để cải thiện quy trình này.
4.4.2 Kiến nghị với Nhà nước
Nhà nước cần có những chính sách nhầm hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh dịch vụ của đại lý hải quan.
Nhà nước cần triển khai các chính sách tài chính ưu đãi thuế cho các doanh nghiệp được cấp chứng chỉ đại lý hải quan, nhằm khuyến khích đầu tư vào cơ sở hạ tầng và đào tạo nhân viên Đồng thời, việc hoàn thiện chính sách thương mại quốc tế sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các đại lý trong việc mở rộng giao thương và tìm kiếm khách hàng mới Ngoài ra, cần nhanh chóng đẩy mạnh việc áp dụng chính phủ số và xã hội số để đồng bộ hóa quy trình điện tử trong hoạt động kinh doanh và thủ tục xuất nhập khẩu, giảm thiểu tình trạng phải thực hiện các thủ tục giấy tờ và gặp gỡ trực tiếp, từ đó tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
Nhà nước cần thiết lập các chính sách liên kết thủ tục giữa các bộ ngành để tạo ra một quy trình thống nhất, tránh sự chồng chéo Điều này sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu thủ tục rườm rà và việc nộp nhiều lần cùng một loại chứng từ.
Nhà nước cần cải thiện quy trình ban hành luật, nghị định và thông tư, đảm bảo các văn bản được phát hành có hệ thống và dễ dàng tra cứu cho doanh nghiệp.