Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, doanh nghiệp Việt Nam đang đối mặt với nhiều cơ hội và thách thức Để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, các doanh nghiệp cần xây dựng chính sách và phương hướng phát triển rõ ràng Việc nắm bắt cơ hội và thông tin chính xác là rất quan trọng để đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả Do đó, kiểm soát nội bộ tốt là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu này.
Kiểm soát nội bộ là hệ thống chính sách và thủ tục do tổ chức xây dựng nhằm đạt được các mục tiêu bảo vệ tài sản, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, tuân thủ quy định và nâng cao hiệu quả hoạt động Mặc dù không nhiều tổ chức thực sự phát huy hiệu quả của kiểm soát nội bộ, nhưng ngày càng nhiều nhà điều hành nhận thức được tầm quan trọng của nó trong quản lý Họ đã bắt đầu thiết lập quy định và thực thi các thủ tục kiểm soát, dẫn đến kết quả khả quan trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh, kiểm soát chi phí và đảm bảo hoạt động hiệu quả.
Ngành sản xuất công nghiệp, đặc biệt là sản xuất hạt nhựa compound, đang phát triển mạnh mẽ và đóng vai trò quan trọng trong công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước cũng như chiến lược xuất khẩu hàng hóa của Việt Nam Đây là một ngành công nghiệp phụ trợ thiết yếu, cung cấp nhựa kỹ thuật cho nhiều lĩnh vực khác như sản xuất vỏ xe ô tô và vỏ máy in, đáp ứng nhu cầu tăng trưởng của nền kinh tế.
Công ty TNHH CN&DV Bình Minh, một trong những nhà sản xuất hạt nhựa compound hàng đầu tại Ninh Bình, đã đạt được nhiều thành tựu nổi bật trong lĩnh vực sản xuất nhựa kỹ thuật Chuyên cung cấp các loại nhựa kỹ thuật công nghiệp theo yêu cầu khách hàng, công ty sản xuất hạt nhựa PP khi compound với bột đá để chế tạo vỏ nồi cơm điện và cốc lọc, hoặc khi kết hợp với BaSO4 để sản xuất vỏ xe máy Công ty cam kết cung cấp hạt nhựa compound chất lượng cao cho các doanh nghiệp trong ngành nhựa.
Mặc dù công ty đã đạt nhiều thành công, hiện tại vẫn đang đối mặt với một số khó khăn cần khắc phục, bao gồm sự biến động trong nguồn lực lao động trực tiếp dẫn đến hiệu quả làm việc chưa cao, ảnh hưởng đến doanh thu và quy trình sản xuất nguyên liệu Thủ tục kiểm soát chưa hiệu quả, quy trình đào tạo sản xuất còn nhiều lỗ hổng, khiến kho bãi không đủ diện tích và xảy ra hao hụt nguyên liệu cũng như lỗi hàng hóa, ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất và giao hàng Để giải quyết những vấn đề này, doanh nghiệp cần thực hiện giám sát và quản lý tốt hơn, xây dựng một hệ thống thông tin đáng tin cậy thông qua kiểm soát nội bộ hiệu quả Tuy nhiên, kiểm soát nội bộ tại công ty hiện còn thiếu tính đồng bộ và bộc lộ nhiều yếu kém Ban lãnh đạo doanh nghiệp đang chú trọng hoàn thiện kiểm soát nội bộ và tìm kiếm giải pháp hiệu quả cho vấn đề này.
Hoàn thiện Kiểm soát nội bộ là một yêu cầu thiết yếu trong quản lý hoạt động của đơn vị Dựa trên quá trình quan sát và khảo nghiệm thực tế tại Công ty TNHH Công nghiệp và Dịch vụ Bình Minh, cùng với việc áp dụng kiến thức chuyên môn và nghiên cứu tài liệu liên quan, tác giả đã chọn đề tài này để phân tích hiện trạng Kiểm soát nội bộ tại công ty Mục tiêu là vận dụng lý thuyết cơ sở về Kiểm soát nội bộ nhằm đánh giá và cải thiện hệ thống hiện tại.
Tổng quan các công trình nghiên cứu về Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp sản xuất 2 1 Các nghiên cứu trên thế giới
Các nghiên cứu trong nước
Việt Nam, việc tìm hiểu về Kiểm soát nội bộ được nhiều tác giả chú ý tới
Đề tài "Xây dựng hệ thống Kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính tại Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam" của tác giả Ngô Trí Tuệ nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả nhằm nâng cao năng lực quản lý tài chính Nghiên cứu này không chỉ đề xuất các biện pháp cải tiến quy trình kiểm soát mà còn chỉ ra các lợi ích thiết thực trong việc tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu rủi ro tài chính cho công ty Việc áp dụng hệ thống này sẽ góp phần vào sự phát triển bền vững và nâng cao hiệu quả hoạt động của Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam.
(2004) tập trung nghiên cứu, thiết kế và vận hành Kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp
Nghiên cứu của Phạm Bính Ngọ (2011) về tổ chức kiểm soát nội bộ trong các đơn vị dự toán thuộc Bộ Quốc phòng đã chỉ ra đặc điểm tổ chức KSNB và kinh nghiệm quốc tế từ các nước như Hoa Kỳ, Canada, Trung Quốc, Ba Lan và Hàn Quốc Tác giả nêu rõ một số hạn chế trong KSNB, bao gồm nhận thức chưa đầy đủ của nhà điều hành, phân cấp quản lý không đồng bộ với quyền hạn, và đội ngũ cán bộ có trình độ không đồng đều Nguyên nhân của những yếu kém này là do cơ sở pháp lý chưa hoàn thiện, trình độ hiểu biết hạn chế và công tác chỉ đạo thiếu cụ thể Để cải thiện, tác giả đề xuất xác định mô hình KSNB phù hợp, xây dựng môi trường kiểm soát hiệu quả, nâng cao chất lượng kiểm tra tài chính và hoàn thiện hệ thống thông tin nhằm giảm thiểu rủi ro Tuy nhiên, nghiên cứu chưa chỉ ra mối quan hệ giữa các nhân tố ảnh hưởng đến KSNB và chưa xây dựng được mô hình hay thang đo để đo lường các yếu tố này.
Nghiên cứu của Nguyễn Thị Lan Anh (2013) về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam đã phân tích thực trạng tổ chức kiểm soát nội bộ của các tập đoàn kinh tế lớn trên thế giới, bao gồm Mỹ, Trung Quốc, Nhật Bản và Hàn Quốc, nhằm rút ra kinh nghiệm áp dụng cho Tập đoàn Hóa chất Việt Nam Tác giả đã đề xuất các giải pháp cụ thể như: hoàn thiện các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ (môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin, thủ tục kiểm soát); cải tiến quy chế quản lý người đại diện; nâng cao kiểm soát vốn thông qua cơ chế giám sát, năng lực quản trị, cơ cấu vốn và minh bạch tài chính; và thực hiện các giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ theo hướng tái cấu trúc, bao gồm kiểm soát đầu tư vào ngành nghề kinh doanh chính, sản phẩm mới, kế hoạch phát triển thị trường, sắp xếp và đổi mới doanh nghiệp, ứng dụng công nghệ và cạnh tranh nội bộ.
Nghiên cứu của Đinh Thụy Ngân Trang (2007) về hệ thống Kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Nuplex Resins Việt Nam đã trình bày lý luận KSNB theo quan điểm của PGS.TS Ngô Trí Tuệ và các cộng sự (2004), đồng thời nêu thực trạng KSNB trong các doanh nghiệp sản xuất Nghiên cứu cũng đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hệ thống Tuy nhiên, bài viết chưa phân tích chi tiết về đặc thù sản phẩm của doanh nghiệp trong lĩnh vực hóa chất cho sản xuất sơn và keo, dẫn đến các giải pháp đưa ra chưa thực sự phù hợp với thực tiễn.
- Công trình nghiên cứu của Bùi Thị Minh Hải (2012), Hoàn thiện hệ thống
Kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam đã hệ thống hoá lý thuyết và quan điểm về KSNB, chỉ ra những đặc thù của ngành may mặc và khẳng định các yêu cầu cần thiết trong bối cảnh hội nhập hiện nay Dựa trên nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ, tác giả đề xuất các biện pháp cụ thể nhằm hoàn thiện KSNB, góp phần tích cực cho sự phát triển của các doanh nghiệp may mặc Tuy nhiên, để hoàn thiện kiểm soát nội bộ cho các loại hình doanh nghiệp khác như sản xuất, thương mại, khách sạn, và giao thông, cần có những biện pháp phù hợp hơn với đặc điểm riêng của từng ngành.
Tác giả nhận thấy rằng mặc dù có nhiều nghiên cứu về Kiểm soát nội bộ tại Việt Nam, nhưng chưa có nghiên cứu nào tập trung vào lĩnh vực sản xuất nhựa, đặc biệt là Công ty TNHH CN&DV Bình Minh Do đó, tác giả đã quyết định nghiên cứu các yếu tố liên quan đến Kiểm soát nội bộ trong công ty này, đồng thời phân tích những đặc điểm tổ chức trong ngành sản xuất nhựa và ảnh hưởng của chúng đến thiết kế và hoạt động của Kiểm soát nội bộ Từ đó, tác giả đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH CN&DV Bình Minh.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu tổng quát của nghiên cứu là xác định những vấn đề tồn tại và chưa hiệu quả trong Kiểm soát nội bộ tại đơn vị, từ đó đề xuất các giải pháp cần thiết để hoàn thiện quy trình này.
- Làm rõ lý luận cơ bản về KSNB tại doanh nghiệp
Bài viết phân tích và đánh giá thực trạng Kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH CN&DV Bình Minh, nhằm chỉ ra những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống này Qua đó, sẽ làm rõ những điểm mạnh trong quy trình kiểm soát, đồng thời nêu bật các hạn chế cần khắc phục để nâng cao hiệu quả quản lý và bảo đảm tính minh bạch trong hoạt động của công ty.
- Thông qua thực tế nghiên cứu đưa ra các biện pháp nhằm hoàn thiện KSNB tại Công ty TNHH CN&DV Bình Minh.
Phương pháp nghiên cứu
Xuất phát từ mục đích của bài nghiên cứu Tác giả đã áp dụng các phương pháp để lấy được thông tin và xử lý dữ liệu như sau:
- Phương pháp thu thập thông tin:
Từ tháng 2 đến tháng 5 năm 2022, nhà nghiên cứu đã tiến hành quan sát trực tiếp các hoạt động của Công ty TNHH CN&DV Bình Minh, từ quản lý đến quy trình sản xuất thành phẩm tại các phân xưởng Qua việc theo dõi quy trình lập và luân chuyển chứng từ, cũng như nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, tác giả đã hiểu rõ hơn về quy trình kế toán của công ty.
Vào tháng 3/2022, tác giả đã tiến hành phỏng vấn sâu để thu thập thông tin chi tiết về Kiểm soát nội bộ tại tổ chức Các câu hỏi được thiết kế sát với đề tài nghiên cứu nhằm điều tra thực trạng về cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, hoạt động kiểm soát và hệ thống thông tin của đơn vị.
Trong nghiên cứu, tác giả áp dụng hai loại dữ liệu là dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp để thực hiện phân tích và xử lý số liệu.
Dữ liệu sơ cấp là nguồn thông tin chính cho nghiên cứu, bao gồm thông tin từ phỏng vấn sâu và khảo sát thực địa Việc đối chiếu dữ liệu sơ cấp thu thập qua quan sát và phỏng vấn với thông tin từ công ty giúp xác định những điểm yếu còn tồn tại trong tổ chức.
Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau như báo chí, internet, và các cơ quan thống kê, bao gồm cả các công trình nghiên cứu khoa học và luận văn thạc sĩ, tiến sĩ trong nước Việc phân tích thông tin thứ cấp từ website của công ty TNHH CN&DV Bình Minh (abmchemical.com) cùng với báo cáo tài chính sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về hoạt động và tình hình tài chính của công ty.
Phương pháp xử lý dữ liệu được áp dụng để đối chiếu thông tin thu thập từ quan sát, phỏng vấn và tài liệu tổ chức với các thông tin sơ cấp, nhằm đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ (KSNB) Qua đó, phân tích sâu các chính sách trong đơn vị để xác định những điểm yếu kém Đồng thời, việc phân tích thông tin thứ cấp từ website công ty giúp làm rõ đặc điểm kinh doanh, tình hình hoạt động và tài chính của công ty.
Tác giả áp dụng phương pháp so sánh để đối chiếu giữa thiết kế và xây dựng thực tế của kiểm soát nội bộ (KSNB) tại đơn vị với các kiến thức lý luận từ giáo trình, văn bản pháp luật và các nghiên cứu liên quan Qua đó, tác giả đánh giá hiệu quả hoạt động của KSNB cũng như nhận diện những điểm yếu còn tồn tại trong quy trình này tại đơn vị.
Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu
Trên cơ sở nghiên cứu Đề tài “ Hoàn thiện Kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH CN&DV Bình Minh” có những ý nghĩa sau:
Hệ thống hóa các vấn đề lý luận về kiểm soát nội bộ, đồng thời xác định những đặc điểm của doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh dịch vụ có ảnh hưởng đến quy trình kiểm soát này.
Bài viết phân tích và đánh giá tình hình kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH CN&DV Bình Minh, đồng thời đề xuất một số phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty.
Kết cấu của đề tài nghiên cứu
Bên cạnh phần mở đầu và kết luận, bài nghiên cứu có kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp sản xuất Chương 2: Thực trạnh Kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH CN&DV Bình
Chương 3: Thảo luận kết quả nghiên cứu và giải pháp nhằm hoàn thiện Kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH CN&DV Bình Minh.
Bản chất Kiểm soát nội bộ
1.1.1 Khái niệm về Kiểm soát nội bộ
Trong mọi hoạt động doanh nghiệp, chức năng kiểm tra và kiểm soát đóng vai trò then chốt trong quản lý Khi tổ chức bất kỳ hoạt động nào, các nhà quản lý không chỉ sắp xếp cơ sở vật chất và nhân sự mà còn lồng ghép kiểm soát thông qua các quy trình và thủ tục quy định Đây chính là khái niệm về Kiểm soát nội bộ trong đơn vị.
Kiểm soát nội bộ là công cụ quan trọng giúp thực hiện chức năng kiểm soát trong mọi quy trình quản lý của tổ chức Nó cung cấp thông tin đáng tin cậy cho cả bên trong và bên ngoài tổ chức Để người sử dụng có thể tin tưởng vào tính chính xác và trung thực của thông tin, tổ chức cần duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả Do đó, việc hiểu rõ bản chất của kiểm soát nội bộ là điều cần thiết.
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), kiểm soát nội bộ là một hệ thống bao gồm các chính sách và thủ tục được thiết lập trong tổ chức nhằm đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
- Bảo vệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc không hiệu quả
- Bảo đảm độ tin cậy của thông tin, cung cấp dữ liệu kế toán hợp lý, chính xác
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý
Kiểm soát nội bộ (KSNB) được thiết lập bởi các nhà quản lý nhằm đảm bảo hiệu quả trong mọi hoạt động và năng lực quản lý của doanh nghiệp KSNB không chỉ giới hạn ở chức năng tài chính và kế toán mà còn bao gồm việc kiểm soát các chức năng khác như hành chính và quản lý sản xuất Trong các mục tiêu của KSNB, hai mục tiêu đầu tiên tập trung vào lĩnh vực kế toán, trong khi hai mục tiêu còn lại liên quan đến quản lý tổng thể.
Theo Ủy ban COSO, kiểm soát nội bộ là quá trình do các nhà quản lý và nhân viên trong tổ chức thực hiện, nhằm đảm bảo đạt được ba mục tiêu quan trọng.
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả
- Thông tin đáng tin cậy
- Sự tuân thủ các luật lệ và quy định”
Cần phân biệt giữa kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ Theo IFAC, kiểm toán nội bộ là hoạt động đánh giá trong doanh nghiệp, phục vụ mục đích kiểm tra và giám sát hiệu quả hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ.
1.1.2 Phân loại Kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ bao gồm KSNB trong quy trình kế toán và KSNB về quản lý
1.1.2.1 Kiểm soát nội bộ về kế toán
KSNB về kế toán bao gồm các chính sách và quy trình được thực hiện để đạt được hai mục tiêu chính: bảo vệ tài sản và đảm bảo độ tin cậy của thông tin kế toán.
Bảo vệ tài sản của đơn vị là rất quan trọng, bao gồm cả tài sản hữu hình và vô hình, vì chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng hoặc hư hại nếu không có hệ thống kiểm soát thích hợp Các tài sản phi vật chất như sổ sách kế toán và tài liệu quan trọng cũng cần được bảo vệ để đảm bảo an toàn và tính toàn vẹn của thông tin.
Để đảm bảo độ tin cậy của thông tin kế toán, thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp cần phải kịp thời, chính xác và đáng tin cậy Những thông tin này là căn cứ quan trọng cho việc ra quyết định của các nhà quản lý, phản ánh đầy đủ và khách quan các hoạt động kinh tế tài chính.
1.1.2.2 Kiểm soát nội bộ quản lý
Quản lý hiệu quả tại KSNB nhằm nâng cao hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự tham gia của công nhân vào các chính sách quản lý, từ đó đạt được hai mục tiêu quan trọng.
Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh Doanh nghiệp không chỉ phải tuân theo các điều lệ nội bộ mà còn phải thực hiện các nguyên tắc và chính sách của Nhà nước Đồng thời, các chế độ pháp lý thường xuyên được cập nhật và điều chỉnh, ảnh hưởng đến hoạt động vĩ mô của doanh nghiệp.
- Bảo đảm hiệu quả các hoạt động và năng lực quản lý:
Các quy trình kiểm soát trong doanh nghiệp được thiết kế để ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết, giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực Ngoài ra, các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động thông qua cơ chế giám sát của kiểm soát nội bộ (KSNB), nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Trong tổ chức, cả Kiểm soát nội bộ (KSNB) trong quản lý và KSNB quy trình kế toán đều có vai trò quan trọng Tuy nhiên, KSNB về quản lý thường ít ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của thông tin kế toán Dù vậy, KSNB trong quản lý vẫn có tác động đáng kể đến sự chính xác của thông tin kế toán thông qua khả năng đào tạo và năng lực quản lý.
1.1.3 Sự cần thiết và lợi ích của việc xây dựng Kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò quan trọng hơn đối với các đơn vị quy mô lớn so với các đơn vị nhỏ Ở những đơn vị lớn, quyền hạn được phân chia cho nhiều cấp, dẫn đến mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng và nhân viên trở nên phức tạp hơn Hơn nữa, tài sản thường phân tán ở nhiều địa điểm và trong nhiều hoạt động khác nhau, do đó, việc thiết lập hệ thống KSNB hiệu quả là điều cần thiết.
Trong mọi tổ chức, sự thống nhất và xung đột giữa quyền lợi chung và quyền lợi riêng của người lao động và người sử dụng lao động luôn tồn tại Việc không có kiểm soát nội bộ có thể dẫn đến việc người lao động ưu tiên lợi ích cá nhân, gây thiệt hại cho lợi ích chung của tổ chức Để quản lý rủi ro hiệu quả, cần có các phương pháp phân quyền, ủy nhiệm và giao việc cho cấp dưới một cách chính xác và khoa học, thay vì chỉ dựa vào sự tin tưởng cảm tính.
Các yếu tố cấu thành của Kiểm soát nội bộ
Hiện nay, có nhiều quan điểm khác nhau về các yếu tố cấu thành Kiểm soát nội bộ Theo Chuẩn mực kiểm toán Quốc tế ISA 315 của IFAC, Kiểm soát nội bộ bao gồm các nội dung như môi trường kiểm soát, thông tin và truyền thông, quá trình đánh giá rủi ro, và các hoạt động kiểm soát cùng giám sát Tương tự, Hiệp hội các tổ chức tài trợ (COSO) cũng xác định Kiểm soát nội bộ của đơn vị bao gồm năm bộ phận chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và giám sát.
Môi trường kiểm soát là yếu tố quan trọng phản ánh sắc thái chung của tổ chức, ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của mọi thành viên và nền tảng của các bộ phận khác trong Kiểm soát nội bộ Nó bao gồm nhận thức, quan điểm và sự quan tâm của Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc đối với Kiểm soát nội bộ cũng như vai trò của nó trong đơn vị Các nhân tố này chủ yếu liên quan đến thái độ, nhận thức và hành động của các nhà quản lý cấp cao đối với quản lý và kế toán Dưới đây là các nhân tố chính của môi trường kiểm soát.
Triết lý và phong cách điều hành của những người đứng đầu
Nhà quản lý cấp cao đóng vai trò quyết định trong việc điều hành và ra quyết định tại đơn vị, do đó, nhận thức và phong cách quản lý của họ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của Kiểm soát nội bộ Triết lý và phong cách điều hành phản ánh quan điểm của nhà quản lý về độ chính xác của thông tin kế toán, tầm quan trọng của việc hoàn thành kế hoạch và mức độ chấp nhận rủi ro trong kinh doanh Những nhà quản lý có phong cách kinh doanh bền vững thường yêu cầu báo cáo tài chính (BCTC) chính xác và quy trình kiểm soát nội bộ (KSNB) chặt chẽ Ngược lại, những nhà quản lý tập trung vào lợi nhuận ngắn hạn có thể làm giảm tính trung thực của BCTC, dẫn đến quy trình kiểm soát lỏng lẻo và không hiệu quả Do đó, phong cách điều hành và tư cách của nhà quản trị là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến chính sách và quy trình KSNB cũng như độ chính xác của BCTC.
Cơ cấu quyền lực trong đơn vị là một vấn đề quan trọng trong triết lý và phong cách điều hành Khi quyền lực chỉ tập trung vào một cá nhân hoặc nhóm nhỏ, phẩm chất và năng lực của người nắm quyền sẽ ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát Đặc biệt, trong các doanh nghiệp lớn, sự tập trung quyền lực có thể dẫn đến một môi trường kiểm soát yếu kém, vì những người khác không có cơ hội giám sát những cá nhân có quyền lực cao.
Cơ cấu tổ chức hợp lý trong doanh nghiệp là yếu tố quan trọng để xây dựng môi trường kiểm soát hiệu quả Nó đảm bảo sự liên tục trong các hoạt động, giảm thiểu chồng chéo công việc và giúp quyết định được thực thi nhanh chóng Bên cạnh đó, cơ cấu tổ chức cũng phân chia rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận, từ đó ngăn ngừa gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán Để xây dựng một cơ cấu tổ chức hiệu quả, nhà quản lý cần chú trọng đến các nguyên tắc thiết yếu.
Thiết lập sự điều hành và kiểm soát toàn diện trong mọi hoạt động của doanh nghiệp là điều cần thiết, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ lĩnh vực nào và tránh chồng chéo chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận.
Chúng tôi đã thực hiện sự phân chia rõ ràng ba chức năng quan trọng: xử lý các nghiệp vụ kinh tế, ghi nhận các nghiệp vụ vào sổ sách và bảo vệ tài sản.
Để đạt hiệu quả cao trong hoạt động, đơn vị cần đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận chức năng, đồng thời xây dựng cơ cấu tổ chức gọn nhẹ Việc này giúp thông tin trong đơn vị được thống nhất và liên tục, với khả năng phản hồi nhanh chóng Trong lĩnh vực sản xuất, nơi giá cả thường xuyên biến động, đơn vị cần áp dụng các chính sách ưu đãi để thu hút khách hàng Sự chậm trễ trong quyết định của nhà quản lý có thể dẫn đến tổn thất nghiêm trọng cho đơn vị.
Con người đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, là yếu tố then chốt trong việc kiểm soát và thực hiện các quy trình quản lý Để hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng một chính sách nhân sự phù hợp, ảnh hưởng đến trình độ, phẩm chất và giá trị đạo đức của nhân viên Chính sách nhân sự bao gồm các khía cạnh như tuyển dụng, đào tạo, tiền lương, giám sát, khen thưởng, kỷ luật và luân chuyển nhân viên.
Một đội ngũ công nhân viên có trình độ chuyên môn cao, đạo đức tốt và sự đoàn kết sẽ giảm thiểu gian lận và sai sót, ngay cả khi quy trình kiểm soát không quá chặt chẽ Ngược lại, nếu đội ngũ có thành viên yếu kém về chuyên môn và phẩm chất, thì dù quy trình kiểm soát có nghiêm ngặt đến đâu, sai sót và gian lận vẫn xảy ra thường xuyên Để xây dựng một đội ngũ chất lượng, cần có chính sách nhân sự rõ ràng, hợp lý, khuyến khích nhân viên có năng lực và kỷ luật những người vi phạm Vì vậy, một chính sách nhân sự tốt là yếu tố then chốt để đảm bảo môi trường kiểm soát hiệu quả.
Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi chính trực và các giá trị đạo đức
Tính hữu hiệu của kiểm soát phụ thuộc vào đạo đức và tính chính trực của những người quản lý và giám sát Đạo đức và hành vi chính trực được hình thành từ các chuẩn mực của tổ chức và việc thực thi những chuẩn mực này trong thực tế Để duy trì tính chính trực, Ban Giám đốc cần có các biện pháp nhằm giảm thiểu động cơ dẫn đến hành vi thiếu trung thực hoặc phi đạo đức của nhân viên Việc truyền đạt chính sách về tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể thực hiện thông qua việc phổ biến các chuẩn mực hành vi, quy tắc đạo đức và bằng cách làm gương cho nhân viên.
Cam kết về năng lực
Năng lực là những kiến thức và các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc của từng cá nhân trong đơn vị
Sự tham gia của Ban quản trị
Ban quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc tuân thủ các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và quy định hiện hành Họ không chỉ chịu trách nhiệm giám sát thiết kế và hiệu quả của các thủ tục báo cáo sai phạm mà còn phải đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của đơn vị.
Phân công quyền hạn và trách nhiệm
Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm là rất quan trọng, bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, kiến thức và kinh nghiệm của nhân sự chủ chốt, cùng với các nguồn lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ Đồng thời, cần có các chính sách và cơ chế trao đổi thông tin nhằm đảm bảo mọi nhân viên hiểu rõ mục tiêu của đơn vị, nhận thức được sự liên kết giữa hành động của từng cá nhân và đóng góp của họ vào các mục tiêu chung, cũng như trách nhiệm cụ thể mà mỗi người phải gánh vác.
1.2.2 Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro là quá trình nhà quản lý dựa trên những mục tiêu đã được xây dựng, được xác định để nhận biết và tiến hành đi phân tích các rủi ro có thể phát sinh trong các hoạt động làm cho các mục tiêu của đơn vị có thể không đạt được như mong muốn, từ đó nhà quản lý sẽ đưa ra các biện pháp nhằm hạn chế tối đa các rủi ro ở mức có thể chấp nhận được Bên cạnh đó thì đánh giá rủi ro không có lệ thuộc vào quy mô to nhỏ, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý Bất kể một tổ chức, đơn vị nào đang trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng đều phải đối mặt với rủi ro Những rủi ro này có thể do bản thân chính doanh nghiệp hay tác động từ môi trường kinh tế, chính trị, xã hội bên ngoài Chính vì vậy mỗi đơn vị phải ý thức được và đối phó với rủi ro mà mình gặp phải
Hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục thiết yếu nhằm đảm bảo thực hiện chỉ thị của nhà quản lý, đồng thời đối phó với rủi ro và đe dọa đến mục tiêu tổ chức Chúng tồn tại ở mọi bộ phận và cấp độ trong tổ chức, bao gồm phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận, kiểm soát quá trình xử lý thông tin, hệ thống chứng từ và sổ sách Ngoài ra, hoạt động kiểm soát còn bao gồm việc phê chuẩn đúng đắn các nghiệp vụ, bảo vệ tài sản của đơn vị và phân tích rà soát để phát hiện biến động bất thường, từ đó đưa ra giải pháp kịp thời.
Tổng quan về Công ty TNHH CN&DV Bình Minh
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty CN&DV Bình Minh 2.1.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH CN&DV Bình Minh
Tên công ty : Công ty TNHH CN&DV Bình Minh
Tên tiếng anh: BINH MINH SERVICE AND INDUSTRY COMPANY
Tên viết tắt: ABM CHEMICAL Địa chỉ: Khu công nghiệp Phúc Sơn, Xã Ninh Phúc, Thành phố Ninh Bình,
Tỉnh Ninh Bình, Việt Nam
Loại hình Công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên Ngày thành lập: 14/12/2015
Người đại diện pháp luật: Nguyễn Thế Anh Điện thoại: 002293 836 555
2.1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Được thành lập từ năm 2015 tại Ninh Bình, dựa trên nền tảng kỹ năng và kinh nghiệm dày dạn của đội ngũ Ban lãnh đạo, cùng đội ngũ kỹ thuật viên có trình độ chuyên môn cao, ABM Chemical đã không ngừng khẳng định vị trí của mình trong ngành nhựa Việt Nam Công ty sản xuất hạt nhựa Compound trên gốc nhựa PP, ABS,
PC, PA6, PA66, PBT,… đáp ứng theo yêu cầu cụ thể của mỗi khách hàng
2013: Thành lập công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Việt Nam phát triển
(tiền thân của ABM Chemical)
2015: Thành lập Công ty TNHH CN&DV Bình Minh (ABM Chemical) tại Ninh Bình với diện tích 5.000m2
2017: Thành lập chi nhánh tại Bình Dương, Vũng Tàu Mục tiêu: Phát triển thị trường nước ngoài
2018: Mở rộng nhà xưởng và văn phòng tại Ninh Bình lên 10.000m2 Mở rộng sản xuất, phát triển sản phẩm gỗ nhựa lót sàn
2019: Mở rộng tập khách hàng, nghiên cứu phát triển sản phẩm mới
2020: Tiếp tục thay đổi, cải tiến công nghệ, kỹ thuật hiện đại Nâng cao chất lượng sản phẩm với giá cả cạnh tranh
2021: Mở rộng nhà máy tại Ninh Bình lên hơn 20.000m2 Tăng công suất và số lượng sản phẩm, đáp ứng nhu cầu sản xuất và lưu trữ
2.1.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty TNHH CN&DV Bình Minh 2.1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty
Công ty TNHH CN&DV Bình Minh là một đơn vị hạch toán độc lập chuyên sản xuất nhựa kỹ thuật từ các nguyên liệu như PA, ABS, PP, HDPE theo yêu cầu của khách hàng Dưới sự lãnh đạo của Ban Giám đốc, công ty mở rộng kinh doanh thông qua hợp tác với các doanh nghiệp trong và ngoài nước Công ty coi khách hàng là những đối tác quan trọng, mang lại cơ hội hợp tác và phát triển chuyên môn Với sự chân thành, trách nhiệm trong từng đơn hàng và sự tỉ mỉ trong sản phẩm, Công ty luôn mong muốn cung cấp các giải pháp kỹ thuật và giá cả hợp lý, nhằm mang lại lợi ích cho cả hai bên.
2.1.2.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty TNHH CN&DV Bình Minh chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm nhựa gồm các sản phẩm, dịch vụ chính:
Chúng tôi chuyên sản xuất các loại nhựa kỹ thuật, bao gồm nhựa gốc PP Compound, ABS Compound, PC Compound, PA6/PA66 gia cường sợi thủy tinh, PBT gia cường sợi thủy tinh, và nhựa PC/ABS gia cường sợi thủy tinh Sản phẩm của chúng tôi đảm bảo chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu đa dạng trong ngành công nghiệp.
Nhập khẩu – thương mại nhựa nguyên sinh, nhựa tái sinh
Cung cấp các sản phẩm, linh kiện nhựa cho các ngành: ô tô, xe máy, sản phẩm gia dụng, mũ bảo hiểm,…
2.1.3 Tổ chức quản lý và công tác kế toán tại công ty TNHH CN&DV Bình Minh
Công ty TNHH CN&DV Bình Minh sở hữu một bộ máy quản lý tổ chức hiệu quả, với đội ngũ lãnh đạo có năng lực và trình độ quản lý điều hành cao.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty như sau:
(Nguồn: Công ty TNHH CN&DV Bình Minh)
Ban giám đốc có vai trò quan trọng trong việc thiết lập chính sách cho công ty và giám sát các quản lý Nhiệm vụ chính của họ là xây dựng các chính sách quản lý doanh nghiệp và đưa ra quyết định về những vấn đề lớn của công ty Ban giám đốc bao gồm các thành viên chủ chốt có trách nhiệm đảm bảo sự phát triển bền vững cho tổ chức.
Tổng giám đốc là người quản lý và giám sát tất cả các hoạt động kinh doanh, con người và hợp tác của doanh nghiệp Với vai trò cao cấp, tổng giám đốc có nhiệm vụ xây dựng và thực thi các chiến lược nhằm thúc đẩy sự phát triển và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Giám đốc tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp, bao gồm nghiên cứu, phân tích và xử lý các mối quan hệ tài chính Họ xây dựng các kế hoạch tài chính nhằm khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn vốn Bên cạnh đó, giám đốc tài chính còn có nhiệm vụ cảnh báo các nguy cơ tiềm ẩn đối với doanh nghiệp thông qua phân tích tài chính và đưa ra những dự báo đáng tin cậy.
Giám đốc kỹ thuật là vị trí quản lý cao nhất trong phòng kỹ thuật, có trách nhiệm giám sát và đảm bảo hoạt động hiệu quả của hệ thống máy móc và thiết bị.
Vị trí này được xếp vào hàng quản lý cấp cao trong toàn bộ doanh nghiệp
Phòng sản xuất có nhiệm vụ theo dõi và quản lý tình hình sản xuất của công ty, đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật và quy trình xuất nhập khẩu Ngoài ra, phòng còn chịu trách nhiệm về các hoạt động nghiên cứu nhằm đổi mới sản phẩm, đánh giá chất lượng sản phẩm, vận chuyển sản phẩm đến tay khách hàng và quản lý chất lượng sản phẩm một cách hiệu quả.
Xưởng sản xuất chịu trách nhiệm chuyển đổi nguyên vật liệu thô và các yếu tố đầu vào thành sản phẩm cuối cùng Đồng thời, xưởng cũng cần nâng cao hiệu quả dây chuyền sản xuất để đạt mục tiêu sản lượng, đồng thời đảm bảo giá trị và chất lượng của sản phẩm luôn ở mức tốt nhất.
Kiểm soát chất lượng là quá trình tổ chức các hoạt động nhằm đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn yêu cầu Việc đánh giá thực tế chất lượng trong doanh nghiệp giúp so sánh giữa chất lượng thực tế và chất lượng kế hoạch, từ đó phát hiện và khắc phục các sai lệch.
Kho có vai trò quan trọng trong việc tập kết hàng hóa, đồ dùng và nguyên liệu từ nhiều nguồn khác nhau Các kho bãi hoạt động liên tục để vận chuyển hàng hóa đến những địa điểm cần thiết cho quá trình sản xuất, sử dụng các loại xe nâng hàng để đảm bảo hiệu quả trong việc di chuyển.
Văn phòng đóng vai trò là bộ máy điều hành tổng hợp cho các cơ quan và doanh nghiệp, nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ hoạt động quản lý Đồng thời, văn phòng cũng đảm nhiệm việc cung cấp dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cần thiết cho sự hoạt động hiệu quả của mỗi tổ chức.
Phòng kế toán tài chính
Là bộ phận quản lý tài chính, phân tích tư vấn cho ban giám đốc các giải pháp sử dụng hiệu quả nguồn vốn
Hạch toán kế toán thực hiện dựa trên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ đó lập báo cáo tài chính (BCTC) nhằm cung cấp thông tin về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh, phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý.
Xây dựng các kế hoạch tài chính phù hợp với kế hoạch kinh doanh của đơn vị
Tuân thủ các chuẩn mực, chế độ, thực hiện các nghĩa vụ đối với NSNN, thành viên ban giám đốc, người lao động theo luật định
Lưu trữ và bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán cùng với việc bảo mật dữ liệu tài chính theo quy định và điều lệ của Công ty là nhiệm vụ quan trọng Ngoài ra, thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc Công ty cũng là trách nhiệm cần thiết để đảm bảo hoạt động hiệu quả.
Thực hiện các hoạt động giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp
Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu, hồ sơ hàng hóa; Quản lý, theo dõi các đơn hàng, hợp đồng
Phối hợp với các bộ phận có liên quan để đảm bảo đúng tiến độ giao hàng cũng như nhận hàng
Thực hiện việc tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng thị trường
Một số đặc điểm về hoạt động của Công ty TNHH CN&DV Bình Minh ảnh hưởng đến Kiểm soát nội bộ
Doanh nghiệp sản xuất là các tổ chức kết hợp lực lượng sản xuất, vật liệu và công nghệ khoa học kỹ thuật để tạo ra sản phẩm hàng hóa, nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường.
Hạt nhựa compound đóng vai trò quan trọng không chỉ trong ngành công nghiệp nhựa mà còn trong nhiều lĩnh vực khác Để đáp ứng nhu cầu về đặc tính và tính năng của sản phẩm cuối cùng, nhựa compound, hay còn gọi là nhựa kỹ thuật, đã ra đời.
2.2.1 Đặc điểm về sản phẩm doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng
Hạt nhựa compound là loại nhựa được hình thành từ sự kết hợp giữa nhựa nguyên sinh, chất phụ gia và chất độn (filler), với tỷ lệ các thành phần được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của khách hàng Nhựa kỹ thuật có thể được xem như phiên bản nâng cấp của nhựa nguyên sinh, mang lại nhiều ưu điểm vượt trội cho các ứng dụng công nghiệp.
Nhà máy sản xuất nhựa có thể sử dụng nhựa kỹ thuật Compound mà không cần thêm phụ gia, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí Loại nhựa này rất phù hợp cho sản xuất số lượng lớn và đảm bảo tính đồng nhất của sản phẩm Để đạt được các đặc tính mong muốn, nhựa kỹ thuật thường được phối trộn với phụ gia và chất độ gia cường.
• Khoáng Talc với độ tinh khiết cao
• Đất sét với kích thước nano
• Phụ gia chống cháy có hoặc không có halogen
• Các loại nhựa nền khác nhau: POM, PP, ABS, PC, HIPS, PP…
Trước đây, công nghệ gia công nhựa chủ yếu sử dụng chất độn được đưa trực tiếp vào nhựa để tạo ra sản phẩm Hiện nay, nhiều công ty đã chuyển sang sử dụng phụ gia độn taical dưới dạng hạt (hạt compound) để cải thiện quy trình Hạt phụ gia này là sự kết hợp của nhiều sản phẩm, bao gồm chất độn cùng với các chất phụ gia vô cơ và hữu cơ khác nhau Nhờ vào sự tương đồng trong loại hạt như nhựa PP, PE, quá trình gia công trở nên dễ dàng hơn và sản phẩm đạt được độ đồng đều cao hơn.
Quá trình ghép nhựa tạo ra nhiều loại mặt hàng đa dạng, từ đồ chơi và đồ nội thất đến thiết bị gia dụng Ngoài ra, ứng dụng công nghiệp của nhựa bao gồm các thành phần ô tô và đường ống nước Sự phong phú của các loại vật liệu từ hỗn hợp nhựa khác nhau đảm bảo quy trình này sẽ tiếp tục được sử dụng rộng rãi trong sản xuất sản phẩm trong tương lai.
• Sản phẩm CN: Bánh răng, bạc đạn, bánh cuộn…
• Trong lĩnh vực linh kiện điện tử: Linh kiện của máy tính, linh kiện của gia dụng,…
• Sản phẩm dân dụng Đồng hồ, dây kéo, muôi chảo,…
• Linh kiện xe hơi, xe máy: Van điều chỉnh khí thải, móc khóa, nắp thùng xăng, linh kiện chế hòa khí, linh kiện gạt nước…
• Dụng cụ thể thao: Xe đạp, dụng cụ thể hình, linh kiện xe đi biển…
Chúng tôi là nhà sản xuất tổng hợp chất dẻo, cung cấp nhiều loại polymer như polypropylene, polyethylene, polyethylene terephthalate, nylon, chất đàn hồi nhựa nhiệt dẻo (TPE) và polycarbonate Các sản phẩm của chúng tôi được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, từ dây cáp dưới biển, tấm ruột đông lạnh, đến núm vú bình sữa trẻ em và màng lợp, cùng với các ứng dụng nổi bật khác như công cụ dụng cụ khí động và linh kiện máy có độ cứng cao co rút thấp.
Sản phẩm nhựa kỹ thuật mang lại nhiều lợi ích và đặc điểm nổi bật, từ đó yêu cầu các doanh nghiệp sản xuất hạt nhựa phải tuân thủ các tiêu chuẩn nghiêm ngặt về chất lượng, tính năng và màu sắc, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của thị trường.
Để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, doanh nghiệp cần lập kế hoạch lưu trữ hàng hóa hợp lý nhằm tránh tình trạng thiếu hàng để bán hoặc sản xuất Việc kiểm soát lượng hàng hóa nhập xuất tồn của từng loại nguyên vật liệu và hàng hóa là rất quan trọng Rủi ro có thể xảy ra khi nguyên liệu không đến xưởng sản xuất đúng thời gian, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất Nếu hàng hóa được mua qua tay và bên giao hàng trì hoãn, thời gian giao hàng cho khách cũng sẽ bị ảnh hưởng, dẫn đến rủi ro không thực hiện đúng điều khoản hợp đồng và có thể phải bồi thường thiệt hại Đặc biệt, nếu nguyên vật liệu được nhập từ nước ngoài, rủi ro có thể gia tăng do biến động tỷ giá, ảnh hưởng đến chính sách giá bán sản phẩm của doanh nghiệp.
2.2.2 Đặc điểm sử dụng nguồn lực lao động trực tiếp tương đối lớn, chất lượng lao động lành nghề đóng vai trò quan trọng trong chất lượng thành phẩm cung cấp
Hàng hóa từ nhựa rất đa dạng và phong phú, thường thấy trong các sản phẩm như vỏ xe ô tô, yếm xe máy, và chân ghế, sử dụng hạt nhựa compound Để đáp ứng nhu cầu của các ngành nghề khác nhau, cần có đội ngũ lao động chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản về thành phần và tính chất của từng loại nhựa Sự chuyên môn hóa cao này ảnh hưởng lớn đến các thủ tục trong kiểm soát nội bộ (KSNB).
2.2.3 Đặc điểm lĩnh vực kinh doanh trong cơ chế thị trường có nhiều cơ hội tìm kiếm lợi nhuận và cũng chứa nhiều rủi ro ảnh hưởng đến Kiểm soát nội bộ
Doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều rủi ro, bao gồm cả những rủi ro nội bộ và những rủi ro không lường trước từ môi trường bên ngoài Để hạn chế tổn thất, công ty cần nâng cao ý thức phòng tránh rủi ro Nếu nhà điều hành thực hiện tốt công tác này, nó sẽ góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
Công ty TNHH CN&DV Bình Minh hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, và đặc điểm của loại hình sản xuất – kinh doanh này có ảnh hưởng lớn đến việc thiết kế và xây dựng kiểm soát nội bộ (Ksnb) trong đơn vị Bên cạnh đó, công ty còn có những đặc điểm riêng biệt khác, góp phần tác động đến hệ thống Ksnb hiện có.
Thứ nhất: Đặc điểm về quy trình sản xuất ở công ty
Công ty chuyên sản xuất hạt nhựa kỹ thuật (hạt nhựa compound), đồ nội thất và phế liệu theo đơn đặt hàng của khách hàng, trong đó sản phẩm chủ lực là hạt nhựa kỹ thuật Quy trình sản xuất được chia thành 7 giai đoạn khác nhau Mô hình tổ chức sản xuất của công ty bao gồm 3 phân xưởng chính, mỗi phân xưởng đảm nhiệm chức năng cụ thể.
Phân xưởng 1: Kho chứa nguyên vật liệu, thành phẩm
Thực trạng tổ chức và hoạt động của Kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH CN&DV Bình Minh
2.3.1 Môi trường kiểm soát của công ty
Công ty TNHH CN&DV Bình Minh chuyên sản xuất và cung ứng hạt nhựa kỹ thuật cho nhiều ngành công nghiệp Được thành lập từ ngày 20 tháng 3 năm 2013 tại Hà Nội, công ty là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực sản xuất và thương mại hạt nhựa màu, hạt nhựa nguyên sinh, hạt nhựa kỹ thuật và phụ gia.
2.3.1.1 Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Nhà điều hành cấp cao đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra quyết định và quản lý hoạt động của đơn vị Nhận thức, quan điểm, thái độ và hành vi quản trị của họ có ảnh hưởng lớn đến việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả trong tổ chức.
Nhà điều hành trong Công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của việc xây dựng và quản lý doanh nghiệp hiện đại, đặc biệt là việc thiết lập Kiểm soát nội bộ hiệu quả Họ đã ban hành các quy định và quy trình hoạt động như quy trình mua sắm tài sản cố định, tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật, quy chế tài chính và nội quy lương, cũng như lập kế hoạch hàng năm cho đơn vị Tuy nhiên, Ban Giám đốc chưa chú trọng đến tính đồng bộ và đầy đủ trong việc xây dựng các quy trình này, dẫn đến việc áp dụng các văn bản chưa chặt chẽ và triệt để.
Qua điều tra tại đơn vị, nhà quản trị đã thực hiện quản lý tài chính đúng quy định, với tỷ lệ thu nợ đạt 95% so với doanh thu hàng bán ra Đơn vị luôn đảm bảo vốn cho sản xuất kinh doanh và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với người lao động cùng ngân sách Nhà nước Công tác thanh tra, kiểm tra được thực hiện nghiêm túc và chủ động theo quy định pháp luật, đồng thời duy trì chế độ báo cáo để cung cấp thông tin kịp thời cho các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Nhà quản lý trong đơn vị đã chú trọng đến việc xây dựng Kiểm soát nội bộ, nhưng chưa nhận thức rõ về tầm quan trọng của các rủi ro trong hoạt động sản xuất Mặc dù các thủ tục kiểm soát được thiết kế tương đối đầy đủ, nhưng chúng chưa thực sự phù hợp và chưa được thực hiện đầy đủ, dẫn đến việc không thể ngăn chặn các rủi ro có thể xảy ra.
Công ty TNHH CN&DV Bình Minh áp dụng mô hình quản lý tuyến chức năng, bao gồm Ban giám đốc, các phòng ban chức năng và các phân xưởng sản xuất Mỗi phân xưởng đảm nhận chức năng nhiệm vụ riêng và được trang bị dây chuyền công nghệ khép kín, đảm bảo thực hiện đầy đủ tất cả các công đoạn sản xuất.
Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của Công ty được mô tả qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý ở Công ty TNHH CN&DV Bình Minh
(Nguồn: Công ty TNHH CN&DV Bình Minh)
Qua điều tra, nhận thấy rằng các nhân viên ở từng bộ phận đang phải đảm nhận khối lượng công việc không đồng đều Một số bộ phận có khối lượng công việc quá tải, trong khi những bộ phận khác chỉ có công việc ở mức vừa phải Để giảm thiểu chi phí, nhiều bộ phận đang gánh vác quá nhiều nhiệm vụ Tổng quan, cơ cấu tổ chức của đơn vị chưa phù hợp, gây khó khăn trong việc ra quyết định, triển khai và kiểm tra thực hiện.
Trong sản xuất hạt nhựa, cần một đội ngũ lao động lớn với tay nghề cao và kiến thức vững về nhựa, vì mọi sản phẩm đều bắt nguồn từ nhu cầu và đặc thù của từng ngành Để đáp ứng yêu cầu khách hàng, cần có nhân viên chuyên nghiệp, am hiểu tính chất nhựa và khả năng đánh giá chất lượng sản phẩm Do đó, nhà quản lý coi nguồn nhân lực là yếu tố quyết định sự thành bại của công ty và là tài sản quý giá nhất Mục tiêu của doanh nghiệp là phát triển năng lực nhân viên với tiêu chuẩn cao và đạo đức kinh doanh, đồng thời khuyến khích nhân viên tham gia các khóa học chuyên sâu phù hợp với công việc để nâng cao hiệu quả công việc.
Công ty TNHH CN&DV Bình Minh hiện có 160 công nhân viên, chủ yếu là nhân viên trẻ tuổi Mặc dù công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực hạt nhựa kỹ thuật, đội ngũ nhân sự chủ yếu là công nhân kỹ thuật có tay nghề và trình độ trung cấp Tuy nhiên, lực lượng sản xuất chính lại là lao động phổ thông trong độ tuổi từ 27-40, chiếm tỷ trọng cao Đối với các vị trí quản lý, công ty tuyển dụng những người có trình độ đại học chuyên ngành phù hợp Ngoài ra, công ty cũng thường xuyên thuê công nhân công nhật để đáp ứng nhu cầu sản xuất nhanh khi có đơn hàng lớn hoặc dự án đầu tư.
Bảng 2.1: Cơ cấu trình độ lao động của Công ty
(Nguồn: Phòng Nhân sự - Công ty TNHH CN&DV Bình Minh)
Dựa vào số liệu thu thập được tác giả thấy:
Tỷ lệ nhân lực tốt nghiệp bằng Đại học và trên đại học của Doanh nghiệp chiếm khoảng 25% năm 2019 và 2021, 24.14% năm 2020 Trong vòng 3 năm tăng
Tỷ lệ lao động phổ thông trong công ty hiện nay là 56.25%, giảm từ 60% vào năm 2019, cho thấy xu hướng giảm dần qua các năm Mặc dù tỷ lệ này vẫn cao, nhưng với đặc thù sản xuất các mặt hàng như PP, PA, yêu cầu về kinh nghiệm và khả năng xử lý sự cố là rất cần thiết Điều này tạo ra rủi ro trong cơ cấu nhân sự của công ty Trong khi đó, tỷ lệ lao động có trình độ cao đẳng, trung cấp và công nhân kỹ thuật chỉ chiếm một phần nhỏ và ổn định qua các năm, do số lượng công nhân kỹ thuật thường đảm nhiệm vai trò quản lý sản xuất và không có nhiều biến động.
Phân tích cho thấy trình độ lao động trong công ty gặp nhiều khó khăn trong công tác quản trị nhân sự, do đặc thù sản xuất sản phẩm khiến số lao động chủ yếu là công nhân.
Con người đóng vai trò then chốt trong mọi quy trình và hoạt động của công ty Tuy nhiên, qua nghiên cứu, nhận thấy rằng các chính sách nhân sự hiện tại của công ty chưa được quan tâm đúng mức.
Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng Số lượng
1 Đại học, trên đại học 30 25% 35 24.14% 40 25%
Công ty cần xây dựng các quy định bằng văn bản cụ thể về chính sách tuyển dụng và đánh giá chất lượng công việc của nhân viên để đảm bảo hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững.
Thứ nhất, quy trình tuyển dụng
Theo quan điểm của Ban giám đốc Doanh nghiệp, việc tuyển dụng lao động mới cần tuân thủ quy trình đã được thiết kế nhằm đảm bảo ứng viên có đủ kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với vị trí ứng tuyển Điều này không chỉ giúp người mới hòa đồng với tập thể mà còn gắn bó lâu dài với đơn vị Doanh nghiệp ưu tiên tuyển công nhân trực tiếp từ các phân xưởng sản xuất và mở rộng đối tượng tuyển dụng trong những năm tới để đảm bảo đủ số lượng công nhân viên cho cả hai cơ sở sản xuất Nội dung này cũng được quy định rõ trong Mục 3, Điều 9 đến Điều 17 của Nội quy Lao Động số: 26/2015/NQLĐ-CT, ban hành ngày 03 tháng 04 năm 2015.
Khi tuyển dụng nguồn lực lao động, cần tuân thủ quy trình tuyển dụng theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001-2015 Người lao động nộp hồ sơ cần đáp ứng các yêu cầu cụ thể để đảm bảo phù hợp với công ty.
• Có đầy đủ hồ sơ xin việc theo đúng quy định;
• Có kiến thức chuyên môn, tay nghề phù hợp với yêu cầu công việc đang tuyển dụng
• Có nhân phẩm tốt; lai lịch minh bạch, đúng sự thật
• Có sức khỏe tốt để đảm bảo đáp ứng được yêu cầu của công việc được tuyển dụng
Nhận xét chung về thực trạng kiểm soát nội bộ kết quả nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu và đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ (KSNB) tại Công ty TNHH CN&DV Bình Minh, tác giả nhận thấy Ban giám đốc rất chú trọng đến công tác kiểm soát và xây dựng các thủ tục kiểm soát hiệu quả trong đơn vị Dưới đây là những nhận xét của tác giả về tình hình KSNB tại công ty.
2.4.1 Những mặt đạt được Đơn vị đã xây dựng được Kiểm soát nội bộ bao gồm ba yếu tố: Môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin và các thủ tục kiểm soát Kiểm soát nội bộ trong đơn vị được đánh giá trên hai mặt: thiết kế các thủ tục và quy định, vận hành Kiểm soát nội bộ hiệu quả và liên tục
Ban lãnh đạo công ty đã nhận thức rõ vai trò quan trọng của Kiểm soát nội bộ (KSNB) và những lợi ích mà nó mang lại Việc duy trì và đảm bảo KSNB hoạt động hiệu quả là yếu tố quyết định đến sự vận hành thành công của công ty.
Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết kế theo hướng nhỏ gọn và hiệu quả, nhằm hoàn thiện và ổn định mô hình hoạt động của các Đơn vị trực thuộc Tập trung vào các lĩnh vực kinh doanh chính, công ty tăng cường năng lực cho các bộ phận tham mưu Hiện nay, có sự thống nhất trong hệ thống từ trên xuống dưới về quy định và hoạt động, đồng thời tách bạch chức năng giữa các cá nhân và bộ phận để giảm thiểu sự chồng chéo trong công việc.
Công ty Bình Minh cam kết thực hiện đầy đủ các chính sách nhân sự, bao gồm chế độ tiền lương, thưởng, bảo hiểm y tế, xã hội và hưu trí cho người lao động Chính sách tiền lương và trợ cấp được thiết lập dựa trên tính chất công việc và quy định pháp luật Ngoài hệ thống lương cơ bản, công ty còn áp dụng hệ thống lương theo sản lượng để khuyến khích hiệu quả làm việc.
Doanh nghiệp cam kết tạo điều kiện tối ưu cho nhân viên để hoàn thành công việc hiệu quả Các phòng ban được bố trí trên cùng một tầng mà không có vách ngăn, thuận lợi cho việc trao đổi và phối hợp công việc Văn phòng được dọn dẹp sạch sẽ mỗi sáng và vệ sinh công nghiệp định kỳ hàng tuần Các thiết bị như máy tính, máy in, máy photo và điện thoại được trang bị đầy đủ, hỗ trợ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh và mua bán hàng hóa diễn ra nhanh chóng.
Tại các phân xưởng, công ty chú trọng đến việc bố trí không gian và trang bị máy móc hợp lý, nhằm tối ưu hóa quá trình sản xuất liên tục và hiệu quả Mỗi công nhân được phân công công việc khoa học, phù hợp với năng lực cá nhân, giúp tăng tốc độ sản xuất Để đảm bảo sức khỏe cho người lao động, công ty tổ chức ca làm việc 12 tiếng và sắp xếp chỗ ăn nghỉ gần nơi làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghỉ ngơi và giảm bớt chi phí Sự hợp lý trong cách bố trí này không chỉ bảo vệ sức khỏe thể chất và tinh thần của công nhân mà còn nâng cao năng suất làm việc.
Công tác kế hoạch được thực hiện chặt chẽ theo định hướng và chiến lược phát triển của công ty Quy trình lập kế hoạch toàn diện, bắt đầu từ các phòng ban và sau đó được kiểm tra, điều chỉnh để hình thành kế hoạch cho toàn bộ đơn vị.
Trưởng Ban kiểm soát tại Công ty là người có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính và kế toán, giúp phát huy hiệu quả chức năng của Ban kiểm soát Ban kiểm soát thường xuyên kiểm tra việc thực thi công việc tại các phòng ban, đảm bảo tuân thủ các quy định và kịp thời điều chỉnh các hoạt động nghiệp vụ Ngoài ra, Ban cũng đưa ra các tư vấn nhằm hoàn thiện quy định của Công ty.
Công ty Bình Minh được hưởng nhiều lợi thế từ môi trường bên ngoài, bao gồm sự hỗ trợ từ Chính quyền Tỉnh và các đối tác, cùng với triển vọng tích cực của nền kinh tế khu vực Những yếu tố này tạo ra cơ hội cho công ty triển khai các dự án, góp phần thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ và bền vững.
Hệ thống kế toán tại đơn vị được đảm bảo bởi đội ngũ cán bộ-nhân viên có trình độ chuyên môn cao và đầy đủ bằng cấp Các phương tiện vật chất kỹ thuật được trang bị đầy đủ, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc Tất cả nghiệp vụ kinh tế được ghi nhận trên phần mềm Bravo và Misa, giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên kế toán và tăng cường hiệu quả trong việc lập báo cáo tài chính Các chứng từ, hồ sơ và báo cáo đều tuân thủ quy định của nhà nước, đảm bảo tính chính xác và hợp lệ Đặc biệt, việc lập Báo cáo tài chính hàng năm được chú trọng để đảm bảo phát hành đúng thời hạn.
Công ty đã chú trọng vào việc ban hành và triển khai các quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ, cùng với nội quy lương thưởng và các văn bản kiểm soát hoạt động chung Phòng Nhân sự đã xây dựng quy trình tuyển dụng và đào tạo lao động một cách chuyên nghiệp và hợp lý Nhìn chung, doanh nghiệp đã thiết lập hệ thống quy tắc nhằm kiểm soát hiệu quả các hoạt động kinh doanh và sản xuất.
Công ty đã tiến hành đánh giá các mối nguy hiểm trong quá trình hoạt động và sản xuất, xác định rõ đối tượng cũng như các giai đoạn có thể bị ảnh hưởng khi xảy ra rủi ro Chẳng hạn, trong bối cảnh chiến sự giữa Nga và Ukraine làm giá dầu tăng cao, các nhà quản lý cấp cao đã nhận diện được rủi ro về giá và quyết định nhập nguyên vật liệu với số lượng lớn hơn bình thường để dự trữ, nhằm tránh tình trạng giá thành sản phẩm bị đội lên quá cao.
Đánh giá rủi ro hiệu quả tại đơn vị không chỉ bảo vệ người lao động bằng cách loại bỏ hoặc giảm thiểu nguy hiểm liên quan đến công việc, mà còn mang lại lợi ích cho doanh nghiệp thông qua việc tổ chức công việc tốt hơn, từ đó tăng năng suất lao động.
2.4.1.5 Giám sát Đã có hoạt động giám sát những chưa được thể hiện rõ ràng
Mặc dù doanh nghiệp đã xây dựng cơ cấu tổ chức theo mô hình gọn nhẹ và hiệu quả, nhưng thực tế cho thấy mô hình này chưa thực sự phát huy hiệu quả trong hoạt động Qua quan sát, tác giả nhận thấy các phòng ban đang phải đảm nhận quá nhiều công việc, ví dụ như nhân viên Thủ kho kiêm kế toán kho Nhiều công nhân viên còn làm trái ngành, không đúng lĩnh vực chuyên môn của mình tại các phòng ban và phân xưởng.
Định hướng phát triển của Công ty TNHH CN&DV Bình Minh
3.1.1 Trong ngắn hạn và dài hạn
Chúng tôi tập trung vào việc phát triển mảng nhựa kỹ thuật (nhựa Compound), cung cấp cho thị trường và các ngành công nghiệp liên quan những sản phẩm nhựa compound chất lượng cao với giá cả cạnh tranh, nhằm tạo dựng giá trị bền vững cho khách hàng và cộng đồng.
Mở rộng lĩnh vực đùn nhựa và ép nhựa, cùng với việc phát triển gia công cho các công ty FDI, sẽ giúp doanh nghiệp khẳng định vị thế của mình Đồng thời, điều này cũng tạo cơ hội cho công ty nâng cao kiến thức và hoàn thiện hệ thống hoạt động.
- Ngày càng mở rộng đối tượng khách hàng ở mọi lĩnh vực ngành nghề
- Mở rộng quy mô kinh doanh-sản xuất, tăng công suất nhà xưởng
- Đào tạo, phát triển năng lực của người lao động
Đến năm 2025, mục tiêu của chúng tôi là trở thành một trong ba doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất hạt nhựa compound tại Việt Nam, đồng thời khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường quốc tế.
- Khách hàng là trọng tâm
- Đổi mới và sáng tạo