CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH SẢN XUẤT VÀ XUẤT KHẨU HÀNG HÓA TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
Khái quát chung về kiểm soát nội bộ
Theo Luật Kế toán 2015, kiểm soát nội bộ (KSNB) là việc thiết lập và tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách, quy trình và quy định nội bộ trong đơn vị kế toán Mục tiêu của KSNB là đảm bảo tuân thủ pháp luật, phòng ngừa và phát hiện kịp thời các rủi ro, đồng thời xử lý hiệu quả để đạt được các yêu cầu đã đề ra.
(Căn cứ Điều 39 Luật Kế toán số 88/2015/QH13)
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315, Kiểm soát nội bộ (KSNB) là quy trình được thiết kế và thực hiện bởi Ban quản trị, Ban Giám đốc cùng các cá nhân khác trong đơn vị Mục tiêu của KSNB là đảm bảo tính tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật và quy định liên quan.
(Căn cứ Thông tư số 214/2012/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2014 thay thế chuẩn mực 400)
Theo COSO 1992, KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên của đơn vị chi phối, nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các mục tiêu: báo cáo tài chính đáng tin cậy, tuân thủ các luật lệ và quy định, cũng như đảm bảo hoạt động hiệu quả và hữu hiệu.
Theo cập nhật mới của COSO Internal Control 2013, kiểm soát nội bộ (KSNB) là quy trình do Ban quản trị, nhà quản lý và nhân sự khác trong doanh nghiệp thiết kế nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một phần thiết yếu trong hoạt động của doanh nghiệp, giúp đạt được các mục tiêu đã đề ra Ban lãnh đạo xác định mục tiêu và thiết lập cơ chế kiểm soát phù hợp để đảm bảo mọi nhân viên đều hoạt động theo định hướng chung, góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp KSNB không chỉ kiểm soát từng cá nhân mà còn hướng dẫn toàn bộ hoạt động, tạo ra sự đồng nhất trong việc thực hiện các mục tiêu chung.
1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Mục tiêu của mỗi doanh nghiệp khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, có thể là mục tiêu chung cho toàn doanh nghiệp hoặc mục tiêu riêng cho từng bộ phận Việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) là rất quan trọng, giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo báo cáo tài chính (BCTC) đáng tin cậy.
KSNB gồm có 4 mục tiêu lớn:
Tính hiệu lực và hiệu quả trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp được đánh giá qua bốn yếu tố chính: chi phí, chất lượng, thời gian và phạm vi hoạt động.
Độ tin cậy của báo cáo tài chính (BCTC) được xác định qua nguyên tắc ghi nhận, thẩm quyền đúng đắn, khả năng tiếp cận tài sản, và sự phù hợp giữa tài sản thực tế và sổ sách Ngoài ra, việc tuân thủ pháp luật và các quy định là yếu tố quan trọng, bao gồm việc tuân thủ các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam cũng như các quy định nội bộ và điều lệ doanh nghiệp Cuối cùng, tính minh bạch trong BCTC cũng là một yếu tố cần thiết để đảm bảo sự tin cậy và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Sự nhất quán: So sánh được các thông tin trình bày, là kết quả từ các phương pháp được áp dụng đồng nhất
Sự chính xác: Thông tin phản ánh chính xác các dữ liệu được tổng hợp từ những sự kiện phát sinh liên quan
Sự đầy đủ: Thông tin phản ánh đầy đủ những sự kiện đã phát sinh, các đối tượng liên quan
Thông tin có vai trò quan trọng trong việc đưa ra quyết định, giúp người sử dụng dự đoán kết quả trong quá khứ, hiện tại và tương lai một cách dễ dàng.
Sự kịp thời: Thông tin đã có sẵn cho người dùng trước khi nó giảm khả năng ảnh hưởng đến những quyết định
Sự rõ ràng: Thông tin dễ dàng tiếp cận, truyền đạt nội dung đến cho người sử dụng
Sự thuận tiện: Các thông tin được tổng hợp, thu thập nhanh chóng và thuận tiện
Việc thực hiện kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm việc giảm thiểu rủi ro trong sản xuất, đảm bảo tuân thủ nội quy và quy định pháp luật, cũng như phát hiện và ngăn chặn gian lận KSNB giúp bảo vệ tài sản hữu hình và vô hình của doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo sổ sách kế toán và tài liệu quan trọng được ghi chép chính xác và đầy đủ Thông tin kế toán chính xác đóng vai trò quan trọng trong việc ra quyết định của nhà quản lý, xây dựng lòng tin với cổ đông và nhà đầu tư, từ đó bảo vệ quyền lợi của họ.
1.1.3 Vai trò của kiểm soát nội bộ
KSNB là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động theo kế hoạch, đồng thời chủ động phát hiện và ngăn ngừa rủi ro Trong bối cảnh nền công nghiệp 4.0 phát triển mạnh mẽ, doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng KSNB phù hợp với đặc điểm kinh doanh và phương thức quản lý của mình.
Để đảm bảo độ tin cậy của hệ thống thông tin và trao đổi thông tin, việc truyền đạt thông tin từ Ban quản lý đến các phòng ban và nhân viên cần được thực hiện một cách kịp thời và chính xác Thông tin cũng nên được cung cấp từ các bộ phận khác để tạo sự liên kết và thông tin chéo, không chỉ theo chiều dọc Quan trọng là các thông tin này phải được xác minh về độ chính xác và tin cậy trước khi phản ánh tới Ban quản lý, từ đó giúp Ban quản lý đưa ra các quyết định hiệu quả.
Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và quy định tại mỗi quốc gia, các thành viên trong đơn vị cần chấp hành nghiêm túc những quy định địa phương Kiểm soát nội bộ (KSNB) là phương pháp hiệu quả giúp nhà quản trị giám sát ý thức chấp hành nội quy và các chính sách pháp lý của nhân viên Nhà quản trị cần nhanh chóng phát hiện và xử lý các sai phạm, vì KSNB chỉ hỗ trợ quản lý doanh nghiệp mà không thể loại bỏ hoàn toàn rủi ro và sai phạm trong thực tế.
1.1.4 Cấu phần và các nguyên tắc thiết kế trong kiểm soát nội bộ a Cấu phần trong KSNB
Mỗi doanh nghiệp, tùy thuộc vào quy mô và lĩnh vực sản xuất, đều có những đặc điểm riêng trong việc xây dựng và tổ chức kiểm soát nội bộ (KSNB) Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả trong việc tổ chức KSNB, cần chú trọng đến 5 yếu tố quan trọng.
Môi trường kiểm soát là yếu tố quan trọng trong việc quản lý và quản trị, phản ánh quan điểm, nhận thức và hành động của Ban lãnh đạo và Ban quản trị đối với kiểm soát nội bộ (KSNB) KSNB có ảnh hưởng lớn đến hoạt động của doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong quản lý.
Kiểm soát nội bộ đối với chu trình sản xuất và xuất khẩu hàng hóa
1.2.1 Khái quát về chu trình sản xuất và xuất khẩu hàng hóa trong doanh nghiệp
Các hoạt động tuần tự trong doanh nghiệp sản xuất bao gồm việc góp vốn từ chủ sở hữu và huy động vốn từ các nguồn khác; sử dụng vốn cho mua nguyên vật liệu, dịch vụ và thuê nhân công; hoàn thành quá trình sản xuất và lưu kho sản phẩm; tiến hành bán hàng trong nước và xuất khẩu; và cuối cùng là thu tiền Doanh nghiệp sử dụng tiền thu về để trả vốn và tái đầu tư cho các chu trình kinh doanh tiếp theo, tạo thành một vòng tuần hoàn lặp đi lặp lại.
Mỗi doanh nghiệp, dù có những đặc điểm và lĩnh vực hoạt động khác nhau, đều hoạt động theo mô hình hệ thống sản xuất với các yếu tố đầu vào và đầu ra Đầu vào của hệ thống sản xuất bao gồm ba loại chính.
Điều kiện về kinh tế và kỹ thuật:
Lãi suất và cổ phiếu là hai yếu tố kinh tế quan trọng mà doanh nghiệp cần chú ý Khi lãi suất tăng, nhu cầu tiêu dùng giảm, trong khi sự tăng giá cổ phiếu có thể kích thích nhu cầu mua sắm Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn vốn của doanh nghiệp Ngoài ra, trong bối cảnh hội nhập kinh tế và phát triển công nghệ, doanh nghiệp cần áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất để nâng cao chất lượng sản phẩm.
Điều kiện về văn hóa xã hội:
Doanh nghiệp cần tiến hành khảo sát để hiểu rõ mức thu nhập, phong cách sống, thói quen mua sắm và thị hiếu của cư dân tại khu vực hoạt động Việc này giúp họ sản xuất sản phẩm phù hợp với nhu cầu thực tế của người tiêu dùng.
Điều kiện về chính trị pháp luật:
Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt pháp luật của nước sở tại, vì các yếu tố chính trị có thể mang lại cả cơ hội lẫn thách thức Các chính sách miễn giảm thuế quan cho một số mặt hàng đặc biệt sẽ tạo lợi thế cho doanh nghiệp, trong khi các quy định thuế cao hoặc hiệp định hợp tác hạn chế có thể gây bất lợi Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tận dụng các hợp đồng và nguồn trợ cấp từ chính phủ để phát triển Cuối cùng, việc sản xuất sản phẩm cần dựa trên kinh nghiệm quản trị được phân loại thành ba loại khác nhau.
Tất cả nhân viên cần hợp tác chặt chẽ trong từng khâu sản xuất để đảm bảo tạo ra các sản phẩm đúng tiêu chuẩn và loại hình, nhằm giảm thiểu hỏng hóc và lỗi trong quá trình sản xuất.
Quyết định về chiến lược và quản lý của nhà quản trị:
Chất lượng sản phẩm có thể bị ảnh hưởng bởi sự hỏng hóc của máy móc, do đó cần được thay thế bằng thiết bị hiện đại hơn Các nhà quản trị cần xây dựng định hướng và kế hoạch cụ thể để quản lý hiệu quả mọi hoạt động, nhằm giảm thiểu rủi ro cho hệ thống sản xuất.
Quyết định về tác nghiệp:
Marketing ấn tượng, thu hút khách hàng, quảng cáo sản phẩm và tạo ấn tượng với người tiêu dùng, tìm kiếm các đơn đặt hàng trong và ngoài nước
1.2.2 Kiểm soát nội bộ về chu trình sản xuất và xuất khẩu hàng hóa trong doanh nghiệp a Những rủi ro, sai phạm thường gặp trong chu trình sản xuất và xuất khẩu hàng hóa trong doanh nghiệp
Chấp nhận tất cả các đơn hàng không có chọn lọc, ngay cả khi doanh nghiệp không đủ khả năng cung ứng cho đối tác
Sản xuất hàng hóa có thể gặp phải tình trạng thiếu hoặc thừa, cùng với mẫu mã không đúng yêu cầu từ đơn đặt hàng Việc sản phẩm không được sản xuất theo quy trình chuẩn có thể dẫn đến giảm chất lượng và làm mất uy tín của doanh nghiệp Ngoài ra, việc giao nhầm số lượng hàng hoặc giao hàng mà không nhận được tiền, cũng như việc ghi nhận sai hoặc không ghi nhận tiền thanh toán, đều là những vấn đề nghiêm trọng cần được khắc phục.
Nhiều khách hàng gặp phải tình trạng sai sót trong các chương trình giảm giá và chiết khấu, dẫn đến việc thu tiền thanh toán không khớp với sổ sách Hơn nữa, nghiệp vụ không được ghi chép một cách chi tiết và chính xác, gây khó khăn trong việc kiểm soát nội bộ trong chu trình sản xuất và xuất khẩu hàng hóa của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp sản xuất và xuất khẩu đối mặt với nhiều đơn hàng đa dạng về số lượng, chất lượng, mẫu mã và kiểu dáng, cùng với nhiều phương thức thanh toán khác nhau Điều này tạo ra rủi ro và sai sót khó tránh khỏi Do đó, việc thiết lập các phương thức kiểm soát chặt chẽ là cần thiết để ngăn ngừa, phát hiện và khắc phục những vấn đề này.
KSNB quy trình sản xuất hàng hóa trong doanh nghiệp:
Mỗi phân xưởng sản xuất sợi có quy trình và yêu cầu nguyên liệu, máy móc khác nhau Tổ trưởng giám sát công nhân thực hiện đúng trình tự sản xuất Khi có công nhân nghỉ trong thời gian cao điểm, tổ trưởng cần điều phối nhân sự hoặc báo cáo lên ban quản lý để tuyển dụng thêm Họ cũng hướng dẫn quy trình cho công nhân mới và kiểm tra chất lượng, số lượng sản phẩm trước khi nhập kho.
KSNB quy trình xuất khẩu bán hàng trong doanh nghiệp:
Phòng kinh doanh của doanh nghiệp tìm kiếm khách hàng nước ngoài, báo giá trên website hoặc qua email tới đối tác nước ngoài
Bạn hàng nước ngoài tham khảo và đồng ý với giá cả của đơn vị, sau đó gửi đơn đặt hàng qua email cho công ty Bộ phận kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra và xử lý đơn hàng một cách hiệu quả.
Phòng kinh doanh tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng từ khách hàng, đánh giá nhu cầu và yêu cầu về số lượng, chất lượng, mẫu mã sản phẩm Họ xem xét kỹ lưỡng khả năng đáp ứng của đơn vị trước khi quyết định có tiếp nhận đơn đặt hàng hay không.
Hai bên doanh nghiệp đã đồng ý và ký kết Hợp đồng ngoại thương, trong đó nêu rõ các điều khoản cần thực hiện, bao gồm giá hàng, phương thức giao hàng, phương thức thanh toán và thời gian giao hàng Hợp đồng cũng quy định số lần giao hàng trong mỗi tháng, đặc biệt khi số lượng hàng hóa lớn.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH SẢN XUẤT VÀ XUẤT KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH DỆT PHÚ THỌ
Tổng quan về Công ty TNHH Dệt Phú Thọ
2.1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Dệt Phú Thọ a Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Dệt Phú Thọ, tên viết tắt: Phú Thọ textile Co., Ltd
Website: http://phuthotextile.com.vn/vi/ - Đại diện pháp luật: Ông Nguyễn Văn Hà Địa chỉ: Khu Công nghiệp Thụy Vân, Xã Thụy Vân, Thành phố Việt Trì, Tỉnh Phú Thọ, Việt Nam.
Công ty TNHH Dệt Phú Thọ, thành lập năm 2001 với vốn điều lệ ban đầu 10.000 triệu đồng, đã nâng tổng vốn điều lệ lên 115.000 triệu đồng Công ty chuyên sản xuất sợi dệt vải và kinh doanh các mặt hàng như bông, xơ, sợi, cùng với vật tư và máy móc thiết bị trong ngành dệt.
Công ty được cấp phép thành lập vào tháng 10/2001 và đã đầu tư giai đoạn 1 cho dây chuyền chế biến sợi bán thành phẩm từ bông, xơ Đến cuối năm 2001 và trong năm 2002, công ty đã xây dựng 6000m2 nhà xưởng và văn phòng, lắp đặt dây chuyền kéo sợi đồng bộ với công suất 1900 tấn/năm Công ty hoạt động với 280 lao động, sản xuất ba ca một ngày từ tháng 02/2002 Mục tiêu của công ty là cung cấp nguồn sợi dệt cho sản xuất vải và đồ may mặc trong nước, đồng thời hướng tới xuất khẩu sợi dệt ra thị trường quốc tế Sản phẩm chính bao gồm sợi dệt và sợi len các loại.
Công ty tập trung mạnh mẽ vào việc đầu tư vào trang thiết bị, máy móc và công nghệ tiên tiến để đảm bảo chất lượng sợi đạt tiêu chuẩn cao nhất, đồng thời tối ưu hóa chi phí sản xuất.
Bắt đầu từ cuối năm 2013, công ty đã mở rộng quy mô nhà máy với dự án xây dựng Nhà máy hai vạn cọc sợi chải kỹ, hiện đã hoạt động ổn định và mang lại lợi nhuận cho đơn vị Đầu năm 2018, công ty tiếp tục đầu tư mở rộng với dự án 2.6 vạn cọc sợi, sử dụng công nghệ máy móc hiện đại nhất Dự án này đã đi vào hoạt động từ cuối quý II đến đầu quý III/2019, với hiệu quả hoạt động và năng suất sản xuất, tiêu thụ đạt kế hoạch đề ra.
Sản phẩm của công ty không ngừng cải thiện chất lượng, nhận được đánh giá tích cực từ khách hàng và đáp ứng tốt các yêu cầu của thị trường trong nước cũng như quốc tế.
Công ty TNHH Dệt Phú Thọ hoạt động theo Luật doanh nghiệp, tuân thủ các điều lệ và quy định của công ty Các nghị quyết của Hội đồng thành viên được thông qua hợp lệ và phù hợp với pháp luật hiện hành Công ty chuyên về lĩnh vực dệt may, góp phần vào sự phát triển của ngành công nghiệp này.
Các sản phẩm dịch vụ chính của công ty: Kinh doanh các sản phẩm sợi polyester, sợi cotton, bông, xơ và các mặt hàng dệt may
Số năm hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh chính: 20 năm
Doanh nghiệp hoạt động trong nhiều ngành nghề kinh doanh đa dạng, bao gồm sản xuất sợi, vải dệt thoi, và hoàn thiện sản phẩm dệt Ngoài ra, doanh nghiệp còn sản xuất vải dệt kim, vải đan móc và vải không dệt khác, cùng với hàng may sẵn (ngoại trừ trang phục) Doanh nghiệp cũng tham gia vào lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp, cũng như hoạt động đại lý, môi giới và đấu giá Hơn nữa, doanh nghiệp thực hiện bán buôn vải, hàng may sẵn, giày dép, đồ dùng gia đình, và máy móc thiết bị cùng phụ tùng khác Mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp là phát triển bền vững trong các lĩnh vực này.
Doanh nghiệp hướng tới việc trở thành một trong những công ty hàng đầu tại tỉnh và trên toàn quốc trong lĩnh vực cung cấp sợi, bông, xơ và các sản phẩm dệt may.
Công ty cam kết xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng, đồng thời thu hút thêm khách hàng mới thông qua việc cung cấp sản phẩm chất lượng cao Chúng tôi luôn đa dạng hóa sản phẩm để đáp ứng thị hiếu của người tiêu dùng, từ đó nâng cao uy tín và sự tín nhiệm từ phía đối tác.
Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và chuyên môn được đào tạo liên tục để nâng cao tay nghề Sự tận tâm trong công việc của họ giúp tạo ra những sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao.
Môi trường làm việc khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến và lắng nghe để tìm ra giải pháp nâng cao sự tin tưởng đối với công ty Điều này không chỉ thúc đẩy ý thức xây dựng và sáng tạo trong công việc mà còn kích thích sự phát triển năng lực cá nhân.
Cam kết bảo đảm lợi ích của toàn thể công nhân viên, ổn định đời sống, lương thưởng xứng đáng
Doanh nghiệp tự hào với khẩu hiệu “Nơi đặt trọn niềm tin”, nhằm tạo dựng sự tin tưởng từ khách hàng và khuyến khích cán bộ công nhân viên nâng cao trách nhiệm trong công việc Với hơn 20 năm hoạt động, doanh nghiệp đã không ngừng phát triển và khẳng định vị thế trên thị trường, cũng như trong lòng người tiêu dùng.
2.1.2 Quy trình sản xuất và xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH Dệt Phú Thọ a Quy trình sản xuất:
Quy trình sản xuất sợi PE:
Bông, xơ nguyên liệu mua ngoài => Máy bông => Máy chải => Máy ghép
=> Máy sợi thô => Máy sợi con => Máy đánh ống => Đóng kiện => Kho
Quy trình sản xuất sợi Cotton:
Bước 1: Xơ bông: Bông được tháo ra từ kiện và tự động đưa vào thùng bông Bước 2: Cung bông: Bông được xé nhỏ, quạt và đánh tơi
Bước 3: Máy chải: Bông tiếp tục được xé nhỏ, ghép thành cúi sợi
Bước 4: Ghép sơ bộ: Các sợi bông được chuốt thẳng, ghép lại từ 4 đến 5 cúi sợi thành 1 cúi sợi
Bước 7: Máy ghép đều: Các sợi bông tiếp tục được chuốt thẳng và ghép lại lần 2 từ 4 đến 5 cúi sợi thành 1 cúi sợi
Bước 8: Máy sợi thô: Các cúi bông được ghép thành sợi với chỉ số 1 Sau bước này, sợi bông được cuốn thành quả sợi thô
Bước 9: Máy sợi con: Sợi bông tại bước 8 tiếp tục được ghép lại thành sợi với chỉ số từ 20 đến 40
Bước 10: Máy ống: Sợi được kéo thành cuộn thành phẩm, mỗi cuộn từ 1.8 kg đến 2 kg b Phương thức hoạt động và quy trình xuất khẩu:
Công ty chú trọng đầu tư vào nhà xưởng, máy móc thiết bị và nâng cao tay nghề công nhân nhằm đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu thị trường ngày càng cao Tập trung vào sản xuất các sản phẩm chính, công ty giữ uy tín và tín nhiệm với các đối tác trong quá trình hoạt động Đầu tư đổi mới thiết bị và mở rộng sản xuất là xu hướng phát triển tất yếu trong tương lai Với hơn 20 năm kinh nghiệm, công ty đã xây dựng được mạng lưới đầu ra ổn định và tiếp tục duy trì, phát triển các đối tác hiện hữu, đồng thời tích cực tìm kiếm khách hàng mới có năng lực tài chính tốt Hoạt động xuất khẩu là trọng tâm của công ty, mang lại nhiều lợi thế, đặc biệt là phương thức thanh toán qua ngân hàng, giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng trễ hạn và tồn đọng tiền hàng, đảm bảo chất lượng các khoản phải thu.
Công ty hoạt động sản xuất tại trụ sở chính và có khả năng tiêu thụ sản phẩm trên toàn quốc cũng như quốc tế, với thị trường trọng điểm và tiềm năng lớn nhất là Trung Quốc.
Quy trình xuất khẩu hàng hóa:
Bước 1: Lựa chọn được đối tác xuất khẩu
Bước 2: Bên nhập khẩu đồng ý với giá tiền hàng, đặt hàng và hai bên ký Hợp đồng ngoại thương
Bước 3: Doanh nghiệp tiến hành sản xuất đáp ứng đúng và đủ số lượng cùng chất lượng hàng khách yêu cầu
Bước 4: Kho xuất số lô sản phẩm hoàn thiện theo yêu cầu của khách cho các xe vận chuyển Hai bộ phận ký giao và nhận đúng số hàng
Bước 5: Xe tiến hành đưa số hàng ra cảng, làm thủ tục hải quan cho hàng hóa
Bước 6: Nhân viên doanh nghiệp tiến hành cung cấp hóa đơn chi tiết cho hãng tàu và nhận lại được vận đơn đường biển
Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình sản xuất và xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH Dệt Phú Thọ
2.2.1 Cách thức xây dựng và thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Dệt Phú Thọ
Kết quả khảo sát cho thấy ban lãnh đạo đã tích cực giám sát hoạt động sản xuất và lao động của nhân viên, đồng thời lắng nghe ý kiến đóng góp để cải thiện tình hình Tuy nhiên, cần chú trọng kiểm tra và giám sát hiệu quả công việc sau khi nhân viên hoàn thành, không chỉ dừng lại ở việc giám sát trong quá trình thực hiện.
Kết quả khảo sát cho thấy ban lãnh đạo chú trọng đến ý kiến đóng góp từ cấp dưới để cải thiện hoạt động doanh nghiệp Việc nắm bắt những khúc mắc giúp lãnh đạo đưa ra giải pháp hiệu quả Sự trao đổi thông tin giữa các ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên ngày càng được quan tâm Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng kênh thông tin nội bộ nhanh chóng và dễ hiểu cho mọi cá nhân.
Kết quả khảo sát cho thấy doanh nghiệp đã chú trọng đến việc phân tích rủi ro và thực hiện các mục tiêu đề ra, nhưng thiết kế và thực thi vẫn chưa được cụ thể hóa Doanh nghiệp cần dựa vào lý luận chung để xác định mức độ ảnh hưởng của rủi ro và tiến hành các biện pháp khắc phục hiệu quả.
Kết quả khảo sát cho thấy hoạt động kiểm soát trong hệ thống kế toán của đơn vị đã có nhiều tiến bộ, với sổ sách và chứng từ được ghi chép kịp thời và đầy đủ Các chứng từ được đánh số thứ tự liên tiếp và thông tin giữa các khách hàng trong và ngoài nước được phân loại rõ ràng Mặc dù doanh nghiệp đã áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nhưng do quy mô vừa và số lượng nhân viên kế toán còn hạn chế, việc sử dụng hệ thống máy tính vẫn gặp một số khó khăn, dẫn đến khả năng xảy ra sai sót trong quá trình ghi chép nghiệp vụ mà khó phát hiện.
Kết quả khảo sát cho thấy môi trường kiểm soát trong công ty không có nhiều biến động, dẫn đến phong cách quản lý ổn định Ban giám đốc, với kinh nghiệm quản lý phong phú và mối quan hệ rộng rãi trong ngành, nhận thức rõ sự cần thiết của việc kiểm soát nội bộ (KSNB) trong các quy trình và hoạt động doanh nghiệp Do đó, ban lãnh đạo đã tăng cường giám sát hiệu quả của hoạt động KSNB qua từng kỳ.
2.2.2 Thực tế các thủ tục kiểm soát nội bộ quy trình sản xuất và xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH Dệt Phú Thọ a Môi trường kiểm soát
Để đảm bảo tính chính trực và giá trị đạo đức trong doanh nghiệp, việc truyền đạt quy định, nội quy và các quy chế lao động đến từng nhân viên là vô cùng quan trọng Các thông tin này cần được phổ biến qua các cuộc họp định kỳ, buổi đào tạo nâng cao và các buổi gặp mặt để tiếp nhận ý kiến Lãnh đạo doanh nghiệp đóng vai trò then chốt trong việc thực thi những giá trị này, từ cách ứng xử với nhân viên đến mối quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng Nhờ đó, nhân viên sẽ hình thành ý thức và trách nhiệm, góp phần tạo ra môi trường làm việc thân thiện và tích cực.
Mỗi công nhân viên trong doanh nghiệp đều sở hữu năng lực chuyên môn vững vàng trong lĩnh vực phụ trách Đội ngũ sản xuất là những công nhân được đào tạo bài bản và thường xuyên nâng cao tay nghề Các phòng ban quản lý và giám đốc có trình độ văn hóa cao, cùng kinh nghiệm quản lý và điều hành, đã thể hiện khả năng ứng phó và định hướng phát triển doanh nghiệp trong những giai đoạn khó khăn, đặc biệt là trong đại dịch toàn cầu Covid-19.
Ban giám đốc doanh nghiệp có triết lý và phong cách điều hành rõ ràng, với cách tiếp cận và quan điểm riêng về việc lập và trình bày báo cáo tài chính Họ cam kết cung cấp thông tin và số liệu sổ sách một cách kịp thời, trung thực, hợp lý và minh bạch Để đảm bảo hiệu quả cao nhất cho kiểm soát nội bộ, việc thiết kế và vận hành quy trình là rất quan trọng, và đây là một trong những ưu tiên hàng đầu mà Ban giám đốc đặt ra.
KSNB có hiệu quả thì doanh nghiệp mới hoạt động tốt, phát triển và đem lại lợi nhuận cao
Ban quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng phát triển công ty, với các thành viên giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động Sau các cuộc họp định kỳ, Ban quản trị thống nhất các mục tiêu và chiến lược cho tương lai Họ xem xét và quyết định về các kế hoạch của Ban Giám đốc liên quan đến thay đổi định hướng doanh nghiệp và phân chia lợi nhuận Đồng thời, Ban quản trị cũng chú trọng đến việc giám sát hiệu quả của kiểm soát nội bộ (KSNB), đánh giá cần thiết phải điều chỉnh hoặc thiết kế lại KSNB để phù hợp hơn với nhu cầu của công ty, cũng như hiệu quả của các thủ tục báo cáo sai phạm.
Cơ cấu tổ chức trong một công ty bao gồm nhiều phòng ban, mỗi phòng ban đảm nhiệm những nhiệm vụ và công việc riêng biệt Tuy nhiên, các phòng ban này hỗ trợ lẫn nhau để đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra linh hoạt và hiệu quả Mỗi bộ phận đều hướng đến hoàn thành mục tiêu chung mà đơn vị đề ra, góp phần vào sự phát triển bền vững của toàn công ty.
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Dệt Phú Thọ
(Nguồn: http://phuthotextile.com.vn/vi/)
P Tổ chức hành chính P Kỹ thuật
Phân xưởng tiền phương Phân xưởng sợi con
Phân xưởng ống đậu xe
Ban lãnh đạo công ty gồm những cá nhân có trình độ và kinh nghiệm quản lý cao, với đội ngũ quản lý và các vị trí chỉ huy sản xuất đều sở hữu trình độ đại học và chuyên môn vững vàng Giám đốc công ty, ông Nguyễn Văn Hà, có trình độ chuyên môn đại học và dày dạn kinh nghiệm cùng các mối quan hệ trong ngành dệt may, đặc biệt là trong thời gian công tác tại phòng Kinh doanh của Công ty Cổ phần Dệt Vĩnh Phú.
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ quản lý sản xuất
(Nguồn: http://phuthotextile.com.vn/vi/)
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận:
Hội đồng quản trị đại diện cho doanh nghiệp trong việc quyết định và thực hiện các quyền cũng như nghĩa vụ của doanh nghiệp, đồng thời đóng vai trò là cơ quan quản lý chủ chốt.
Hội đồng có quyền quyết định kế hoạch, định hướng phát triển trung hạn của doanh nghiệp
Hội đồng giám sát và chỉ đạo Ban Giám Đốc, những người quản lý khác để vận hành các hoạt động trong doanh nghiệp
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký hoặc chấm dứt hợp đồng, và cách chức Giám Đốc cùng các quản lý khác là những quyết định quan trọng trong quản lý nhân sự Đồng thời, việc xác định mức lương và thưởng cho các thành viên trong ban quản lý cũng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì động lực và hiệu quả làm việc.
Quy định cơ cấu tổ chức, nội quy trong doanh nghiệp
Phân xưởng ống đậu xe
Thành viên Hội đồng quản trị được bầu chọn thông qua hình thức bỏ phiếu kín Trong các cuộc họp của Hội đồng, việc lấy ý kiến từ các thành viên có thể thực hiện bằng cách bỏ phiếu kín hoặc phát biểu trực tiếp.
Giám đốc là người đại diện theo pháp luật và chịu trách nhiệm trước pháp luật Đồng thời, giám đốc điều hành thực hiện các mục tiêu và kế hoạch kinh doanh của công ty Các nhiệm vụ của giám đốc được thực hiện trong phạm vi quyền hạn theo quy định trong điều lệ tổ chức và hoạt động của đơn vị.
Phó Giám đốc được Giám đốc ủy quyền giúp việc điều hành công ty, tham gia vào các kế hoạch nghiên cứu phát triển của công ty
Ban Giám Đốc có trách nhiệm giải quyết mọi văn kiện về các hoạt động kinh doanh chung của tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp
Đánh giá thực trạng của kiểm soát nội bộ quy trình sản xuất và xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH Dệt Phú Thọ
2.3.1 Ưu điểm a Môi trường kiểm soát
Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực hiện tính chính trực cùng giá trị đạo đức là rất quan trọng Các chuẩn mực đạo đức cần được hiểu và nhận thức đúng đắn, đảm bảo tất cả nhân viên nắm rõ nội quy nội bộ của doanh nghiệp Lãnh đạo cũng cần là tấm gương cho nhân viên trong việc tuân thủ và thực thi các chuẩn mực này.
Mỗi nhân viên trong đơn vị đều được trang bị kỹ năng và kiến thức cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của mình Qua hệ thống camera giám sát, ban giám đốc có thể đánh giá tinh thần, trách nhiệm và năng lực của nhân viên, từ đó tạo cơ hội thăng tiến cho những người xứng đáng Định kỳ, lãnh đạo cấp cao tổ chức họp để bỏ phiếu bổ nhiệm các vị trí như phó giám đốc và trưởng phòng cho những cá nhân có thành tích làm việc xuất sắc trong vòng một năm rưỡi đến hai năm.
Triết lý và phong cách điều hành của Ban giám đốc doanh nghiệp đã được duy trì ổn định trong nhiều năm do không có sự thay đổi lớn về vị trí lãnh đạo cấp cao.
Ban quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát thiết kế và vận hành các hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB), nhằm đảm bảo tính hiệu quả của các thủ tục Sự tham gia tích cực của Ban quản trị giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả của các quy trình này trong đơn vị.
Năm là cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, trong đó các phòng ban được phân chia theo đặc điểm lĩnh vực hoạt động Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt và giám sát các hoạt động diễn ra, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý.
Phân chia quyền hạn và trách nhiệm trong doanh nghiệp là rất quan trọng, ngay cả đối với các doanh nghiệp quy mô vừa với số lượng nhân viên hạn chế Lãnh đạo cần chú trọng đến việc phân công nhiệm vụ cho từng phòng ban và cá nhân, tránh tình trạng một người đảm nhiệm nhiều công việc như kế toán kiêm thủ quỹ Điều này giúp giảm thiểu sai sót và gian lận trong quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Bảy chính sách và thông lệ nhân sự tại công ty đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều đạt trình độ tối thiểu theo quy định và có khả năng thực hiện công việc hiệu quả Công đoàn doanh nghiệp chú trọng đến đời sống công nhân viên, với các chính sách lương thưởng và bảo hiểm xã hội được quan tâm, nhằm nâng cao chất lượng cuộc sống cho người lao động Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin cũng được thiết lập để cải thiện sự kết nối và hỗ trợ trong công việc.
Hệ thống thông tin kế toán hiệu quả giúp ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ mua bán và xuất nhập, đồng thời sắp xếp chứng từ hóa đơn theo từng khách hàng để tránh nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian tìm kiếm Hệ thống này được bảo mật, chỉ cho phép những người có trách nhiệm và thẩm quyền truy cập Mọi thao tác sửa đổi trên hệ thống đều được lưu lại, tạo dấu vết để làm bằng chứng đối chiếu khi kiểm tra lại các nghiệp vụ và thông tin cập nhật.
Doanh nghiệp lựa chọn phần mềm kế toán Smart Pro giúp hạch toán nghiệp vụ đơn giản và chính xác Hệ thống MES quản lý nguyên liệu đầu vào và đầu ra tại xưởng sản xuất nâng cao khả năng kiểm soát Đồng thời, hệ thống theo dõi tình trạng thiết bị máy móc, thông báo thời hạn bảo trì và thay thế, giúp quản lý hoạt động tại ba phân xưởng hiệu quả hơn Nhân viên không cần kiểm tra trực tiếp mà nhận thông báo qua hệ thống, từ đó dễ dàng lên kế hoạch bảo trì hoặc thay thế máy móc.
Trong bối cảnh năm 2020, khi các cuộc tụ tập đông người bị hạn chế theo quy định của Chính phủ, việc trao đổi thông tin tại công ty đã được chuyển sang hình thức trực tuyến Các cuộc họp trực tuyến diễn ra nhanh chóng, cho phép ban cán sự cấp cao đề xuất các phương án sản xuất linh hoạt, đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường Hoạt động kiểm soát cũng được tăng cường để đảm bảo hiệu quả trong quá trình này.
Trong nửa đầu năm 2020, ngành dệt may Việt Nam đối mặt với nhiều khó khăn do ảnh hưởng của dịch Covid-19, dẫn đến sự sụt giảm và hủy đơn hàng Tuy nhiên, sau đó, Công ty TNHH Dệt Phú Thọ đã chứng kiến sự phục hồi mạnh mẽ, đặc biệt là từ thị trường Trung Quốc Nhu cầu về sợi dệt tăng cao, kéo theo giá nguyên liệu như bông, xơ, sợi, vải cũng tăng mạnh Doanh nghiệp đã thực hiện các thay đổi cần thiết để thích ứng với thị trường và áp dụng phần mềm kế toán Smart Pro để kiểm soát hiệu quả các nghiệp vụ Ban quản lý dễ dàng theo dõi hoạt động doanh nghiệp, đảm bảo sản phẩm được kiểm định chất lượng và ghi chép cẩn thận khi xuất kho Hoạt động vận chuyển cũng được giám sát chặt chẽ khi đến cảng, đảm bảo quy trình đánh giá rủi ro được thực hiện đúng cách.
Việt Nam hiện đứng trong Top 3 quốc gia xuất khẩu dệt may lớn nhất thế giới, chỉ sau Trung Quốc và Ấn Độ Ngành dệt may toàn cầu đã gặp nhiều khó khăn trong năm 2019 do chiến tranh thương mại Mỹ - Trung, và năm 2020 càng trở nên khó khăn hơn khi dịch Covid-19 làm giảm mạnh tổng cầu và đứt gãy chuỗi cung ứng Công ty TNHH Dệt Phú Thọ, một trong những doanh nghiệp xuất khẩu chủ lực của Việt Nam, đã phải đối mặt với nhiều rủi ro như tỷ giá, lãi suất và nguyên vật liệu đầu vào Tuy nhiên, sau giai đoạn đầu năm 2020, doanh nghiệp đã nhanh chóng đánh giá và chuyển đổi sang sản xuất các mặt hàng thích ứng như đồ bảo hộ lao động Họ đã thiết lập các biện pháp kiểm soát rủi ro hiệu quả để giảm thiểu tác động tiêu cực từ dịch bệnh.
Nhân viên trong doanh nghiệp cần nhận thức rõ công việc và trách nhiệm của mình Các phòng ban phối hợp và kiểm soát lẫn nhau hiệu quả Nhà quản lý cùng với các trưởng phòng thực hiện vai trò giám sát nhân viên cấp dưới Ban quản lý thường xuyên tiến hành kiểm tra và giám sát để theo dõi tình hình công việc của từng phòng ban.
Doanh nghiệp tập trung vào việc giám sát quy trình bán hàng và thu tiền một cách thường xuyên và định kỳ, cả trong nước lẫn quốc tế, nhằm nắm bắt sự vận hành của quy trình và thái độ làm việc của nhân viên Qua đó, doanh nghiệp có thể nhận diện và xem xét những bất cập còn tồn tại trong hệ thống.
2.3.2 Nhược điểm a Môi trường kiểm soát
Doanh nghiệp cần chú trọng đến tính chính trực và các giá trị đạo đức, yêu cầu nhân viên thực thi và phổ biến rộng rãi trong công ty Tuy nhiên, hiện tại, doanh nghiệp chưa quan tâm đầy đủ đến hiệu quả thực hiện và giám sát việc tuân thủ của tất cả nhân viên.
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Định hướng cho việc hoàn thiện kiểm soát nội bộ quy trình sản xuất và xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH Dệt Phú Thọ
3.1.1 Mục tiêu và định hướng phát triển của Công ty TNHH Dệt Phú Thọ giai đoạn
Công ty sẽ tiếp tục duy trì và mở rộng thị trường đối với khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng mới Đối với dây chuyền sản xuất sợi PE, công ty đã đầu tư cải tạo nhằm nâng cao năng suất để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng trong lĩnh vực sản xuất quần áo lao động Kế hoạch tăng sản lượng so với các năm trước được đặt ra Đối với dây chuyền sản xuất sợi cotton, công ty cam kết giữ vững và gia tăng sản lượng sản xuất, tiêu thụ cho các dự án 20.000 cọc sợi chải kỹ và 26.000 cọc sợi Trên cơ sở đó, công ty xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp.
Kế hoạch tài chính cho phương án sản xuất kinh doanh của công ty bao gồm các dây chuyền sản xuất sợi PE, sợi cotton dự án 20.000 và sợi cotton dự án 26.000 cọc sợi chỉ số bình quân 32 Việc đánh giá tính khả thi của kế hoạch và phương án sản xuất kinh doanh là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả và bền vững trong hoạt động của công ty.
Bảng 3.1: Bảng so sánh thực hiện năm 2020 và kế hoạch 03/2021 - 02/2022
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán Công ty TNHH Dệt Phú Thọ)
Doanh thu: Công ty đã ký kết các hợp đồng xuất khẩu sợi tiêu thụ cho xưởng
Từ tháng 01/2021 đến tháng 06/2021, dây chuyền 2 (20.000 cọc sợi) và xưởng 3 (26.000 cọc sợi) đã giao hàng, với tổng sản lượng xuất khẩu ký kết đạt 3.976 tấn sợi cotton, tương đương hơn 50% kế hoạch sản lượng cho kỳ 12 tháng từ 03/2021 đến 02/2022 Tổng giá trị xuất khẩu đạt 12.617.164,52 USD, tương đương khoảng 296.503 triệu đồng, đạt 45% kế hoạch doanh thu cho sản phẩm sợi cotton trong cùng kỳ.
Công ty đang tích cực tìm kiếm đơn hàng và đối tác mới trong thị trường nội địa Từ cuối năm 2020 đến nay, sản lượng tiêu thụ trung bình các mặt hàng đạt gần đúng với kế hoạch đề ra Điều này cho thấy kế hoạch doanh thu của công ty hoàn toàn khả thi.
Tổng chi phí được xác định tương ứng với doanh thu, với tỷ lệ trung bình khoảng 99%, phản ánh thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm của công ty.
Sau hai năm đối mặt với nhiều biến động do cuộc chiến thương mại Mỹ - Trung và đại dịch Covid-19, công ty đã duy trì lợi nhuận ổn định nhờ vào thực lực và kinh nghiệm trong quản lý Trong kế hoạch sắp tới, công ty dự kiến lợi nhuận sẽ tăng trưởng mạnh mẽ nhờ vào tình hình thị trường đang phát triển Kế hoạch lợi nhuận này hoàn toàn phù hợp với quy mô sản xuất và mức độ đầu tư của công ty, dựa trên các đánh giá về sản lượng tiêu thụ, doanh thu và chi phí.
Doanh thu và giá vốn kỳ kế hoạch tăng mạnh so với thực hiện năm 2020, do các yếu tố:
Sản lượng dự kiến năm 2021 tăng so với năm 2020, mặc dù công ty đã chịu ảnh hưởng nặng nề từ dịch Covid-19, dẫn đến tiêu thụ chưa có sự đột phá Tuy nhiên, từ cuối năm 2020, thị trường sợi dệt đã có dấu hiệu hồi phục, với các đơn hàng được đặt liên tục, nhiều khách hàng còn thanh toán trước Khi dịch bệnh dần được kiểm soát và các quốc gia mở cửa lại nền kinh tế, ngành dệt may, vốn là ngành thiết yếu, sẽ nhanh chóng phục hồi sau đại dịch.
Các hiệp định thương mại tự do CPTPP và EVFTA đang tạo ra động lực mạnh mẽ cho ngành dệt may Việt Nam Yêu cầu về quy tắc xuất xứ “từ sợi trở đi” của CPTPP và từ vải của EVFTA vừa là thách thức, vừa là cơ hội giúp ngành dệt may giải quyết vấn đề “nút thắt cổ chai” trong khâu dệt nhuộm Hiện tại, các doanh nghiệp may vẫn phải nhập khẩu hơn 6 tỷ m2 vải mỗi năm cho sản xuất hàng xuất khẩu Sự tác động của CPTPP và EVFTA đã khiến chuỗi cung ứng toàn cầu dịch chuyển về Việt Nam.
Giá nguyên liệu đầu vào và đầu ra trong kỳ kế hoạch tăng mạnh so với bình quân năm 2020, chủ yếu do tác động của đại dịch Covid-19 Năm 2020, giá bông xơ nguyên liệu giảm sâu, nhưng đến cuối năm, thị trường bông xơ đã tăng giá mạnh, thậm chí vượt qua mức trước đại dịch Nguyên nhân của sự tăng giá này là lo ngại về thiếu hụt nguồn cung, trong khi nhu cầu ngành dự báo sẽ tăng mạnh khi dịch bệnh được kiểm soát.
3.1.2 Định hướng cho việc hoàn thiện kiểm soát nội bộ quy trình sản xuất và xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH Dệt Phú Thọ
Công ty TNHH Dệt Phú Thọ, với quy mô hiện tại là doanh nghiệp vừa, cần định hướng phát triển bền vững trong bối cảnh thị trường đầy biến động do dịch bệnh toàn cầu và các cuộc chiến tranh thương mại Việc nghiên cứu nhu cầu thị trường và mở rộng mối quan hệ khách hàng là rất quan trọng để xây dựng uy tín doanh nghiệp Đồng thời, công ty cần thiết lập các chính sách và quy định phù hợp nhằm giám sát hoạt động sản xuất và nhân viên hiệu quả Đặc biệt, việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả sẽ giúp xác định và phòng ngừa rủi ro, giảm thiểu hậu quả tiêu cực Do đó, công ty cần chú trọng hoàn thiện KSNB, đặc biệt là trong quy trình sản xuất và xuất khẩu hàng hóa.
Các giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ quy trình sản xuất và xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH Dệt Phú Thọ
3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát
Doanh nghiệp cần cải tiến các quy định nội bộ hiện tại dựa trên những thiếu sót của nội quy cũ để phát triển một hệ thống quy chế mới phù hợp hơn với đơn vị Việc đảm bảo quyền lợi xứng đáng cho người lao động là rất quan trọng, vì khi quyền lợi được bảo đảm, họ sẽ có trách nhiệm hơn trong việc thực hiện nghĩa vụ tại công ty Đơn vị đã ghi nhận những đóng góp của nhân viên, nhưng cần ban hành quy định thưởng phạt cụ thể và hợp lý Thưởng theo doanh số và tăng lương cho giờ làm thêm sẽ khuyến khích công nhân viên nỗ lực hơn trong công việc.
Doanh nghiệp cần xây dựng và phổ biến các giá trị đạo đức cho toàn bộ công nhân viên, đồng thời cần có quy định xử lý rõ ràng đối với các vi phạm Hình thức xử lý phải được quyết định bởi hội đồng kỷ luật, không phải chỉ do một cá nhân Để nâng cao nhận thức và trình độ quản lý, doanh nghiệp nên tập trung vào đào tạo không chỉ cho lãnh đạo cấp cao mà còn cho tất cả nhân viên Việc phân cấp và sắp xếp nhân viên vào các phòng ban phù hợp là rất quan trọng để phát huy khả năng của họ Nếu không có sự sắp xếp hợp lý, công việc sẽ bị ảnh hưởng, tiến trình chậm và nguy cơ sai sót sẽ tăng cao.
Hiện nay, việc doanh nghiệp tuyển dụng công nhân từ cấp trung học cơ sở có thể dẫn đến bất lợi trong việc nâng cao tay nghề chuyên môn Để khắc phục điều này, các doanh nghiệp cần chú trọng đến trình độ nhận thức của công nhân viên và tổ chức các khóa đào tạo phù hợp, từ cơ bản đến nâng cao Thời gian đào tạo nên được sắp xếp hợp lý, không trùng với các khoảng thời gian bận rộn trong sản xuất, nhằm đảm bảo công việc không bị gián đoạn Bên cạnh đó, công nhân viên cũng cần được đào tạo về an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy và xử lý chất thải thân thiện với môi trường An toàn lao động là ưu tiên hàng đầu, vì trước khi tạo ra sản phẩm chất lượng, công nhân viên cần nắm vững các quy tắc an toàn trong lao động.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị thiết bị phòng cháy chữa cháy để bảo vệ an toàn cho người lao động và tài sản Quy trình xử lý chất thải sau sản xuất cũng rất quan trọng, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có ý thức và trách nhiệm với môi trường để giữ gìn sự xanh – sạch – đẹp Đặc biệt, cần tổ chức các buổi huấn luyện về xử lý chất thải nhằm giảm thiểu tác động xấu đến môi trường và khí hậu Đối với các doanh nghiệp quy mô vừa với số lượng nhân viên hạn chế, việc tuyển thêm công nhân thời vụ là cần thiết để đảm bảo hoàn thành công việc đúng thời hạn.
3.2.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin và trao đổi thông tin Để xây dựng được hình ảnh cũng như mở rộng thị trường, doanh nghiệp rất cần phải chú trọng đến mảng thông tin và truyền thông Hiện tại đối với phần thông tin, giải pháp mà đơn vị cần cải thiện là hình thức truyền đạt thông tin để có thể truyền đạt bao quát toàn doanh nghiệp, mỗi nhân viên đều có thể nắm bắt thông tin nội bộ một cách nhanh nhất như có thể tạo lập các nhóm trên nền tảng mạng xã hội như zalo hay truyền tải thông tin qua hòm thư điện tử Nền công nghiệp 4.0 đang trong giai đoạn phát triển cực kỳ mạnh mẽ, vậy nên các thông tin truyền tải cũng rất nhanh nhạy, nhân viên dễ dàng nắm bắt được Đối với phần truyền thông, công ty đã và đang sử dụng trang web chính thức để đăng các tin nổi bật, giới thiệu các sản phẩm công ty Nhưng doanh nghiệp cũng nên chú trọng đến việc tạo lập hình ảnh của mình qua báo chí, công đoàn, từ thiện, …
Hệ thống thông tin kế toán và phần mềm kế toán doanh nghiệp cần được cập nhật thường xuyên để tận dụng các chức năng tiện ích và chính xác mà nhà cung cấp cung cấp Khi phần mềm gặp lỗi, điều này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc hạch toán các nghiệp vụ mua bán và quản lý hoạt động doanh nghiệp, do đó, việc liên hệ với đơn vị cung cấp để sửa chữa kịp thời là rất cần thiết.
Việc trao đổi thông tin trong doanh nghiệp là rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính (BCTC) và kiểm soát nội bộ (KSNB) Các bộ phận cần phối hợp nhanh chóng để nắm bắt chỉ đạo từ lãnh đạo, đồng thời nhân viên cũng có thể đóng góp ý kiến để cải thiện quy trình Đối với thông tin bên ngoài, doanh nghiệp phải đảm bảo bảo mật, tránh rò rỉ thông tin có lợi cho đối thủ cạnh tranh An ninh mạng cần được chú trọng, chỉ những nhân viên có trách nhiệm mới được truy cập dữ liệu nhạy cảm Các thông tin và chính sách liên quan đến giao dịch cần được phê duyệt và đóng dấu để tránh sai sót, bảo vệ lợi ích kinh doanh của cả hai bên.
Doanh nghiệp cần chú ý đến quy định về việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban, đảm bảo chứng từ được chuyển đến đúng bộ phận liên quan một cách nhanh chóng, từ đó thúc đẩy hiệu quả công việc.
3.2.3 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát
Kiểm soát quy trình xử lý thông tin dữ liệu:
Chứng từ cần được luân chuyển đúng cách giữa các phòng ban liên quan, với mỗi nghiệp vụ phát sinh phải có đầy đủ chứng từ, được đánh số thứ tự liên tiếp và có dấu xác nhận hoặc chữ ký phê duyệt của cấp có thẩm quyền Hệ thống sổ sách của công ty tuân thủ theo các thông tư và quy định hiện hành, được ghi chép cẩn thận kèm theo dấu xác nhận và chữ ký hợp lệ Mọi sai sót sẽ được sửa chữa theo quy định mà không được tẩy xóa thông tin.
Dữ liệu được sao lưu thường xuyên qua hệ thống nội bộ, đảm bảo bảo mật thông tin
Tài sản hiện vật và sổ sách của doanh nghiệp cần được bảo vệ nghiêm ngặt bằng các biện pháp như khóa sắt, khóa điện tử thông minh và sự giám sát của bộ phận bảo vệ Mất mát tài sản và thông tin có thể dẫn đến tổn thất lớn và rủi ro lộ thông tin nội bộ Đội ngũ nhân viên phải có trách nhiệm và nhạy bén trong việc giám sát và bảo vệ tài sản Trong trường hợp xảy ra mất cắp, nhân viên bảo vệ và quản lý liên quan sẽ phải chịu trách nhiệm và bị xử phạt theo quy định của doanh nghiệp.
Quy trình xuất bán hàng hóa:
Giá bán niêm yết hoặc theo hợp đồng ký kết giữa hai bên đối tác cần được thống nhất và đáp ứng yêu cầu của cả hai bên Việc xét duyệt lệnh bán hàng phải được thực hiện tuần tự theo quy trình quy định.
Phòng kế toán cung cấp thông tin về các khoản thanh toán và phải thu của khách hàng cho phòng kinh doanh Doanh nghiệp cần áp dụng chính sách dư nợ cho từng khách hàng, cả trong và ngoài nước Trong những trường hợp ngoại lệ, việc này phải được Ban giám đốc phê duyệt Để thu hút khách hàng, doanh nghiệp có thể áp dụng chính sách khuyến mại hoặc bán chịu, cho phép khách hàng lùi thời gian thanh toán và khuyến khích họ thanh toán qua ngân hàng.
Quỹ tiền mặt tại đơn vị cần được kiểm kê hàng ngày, đối chiếu với phiếu thu chi để tránh rắc rối do chênh lệch số tiền Khi phát hiện sự chênh lệch, thủ quỹ phải báo cáo cấp trên và rà soát các chứng từ liên quan để xác định nguyên nhân Nếu không tìm ra nguyên nhân, thủ quỹ sẽ phải chịu trách nhiệm và có thể bị phạt theo quy định.
Nhà quản lý kiểm soát hoạt động:
Các hoạt động sản xuất và bán hàng phải được quản lý chặt chẽ bởi nhà quản lý doanh nghiệp Họ đánh giá tiến độ công việc, mức độ hoàn thành, chất lượng sản phẩm và phân tích chi phí liên quan Qua việc so sánh chi phí và lợi ích, nhà quản lý đưa ra quyết định phù hợp với khả năng nguồn vốn và lao động hiện tại của doanh nghiệp.
Ban Kiểm soát có nhiệm vụ giám sát các thủ tục đã được phê duyệt trong đơn vị Mỗi trưởng phòng ban có quyền phê duyệt các hoạt động của phòng mình Dựa trên tình hình hoạt động hiện tại, Ban Kiểm soát đánh giá tính phù hợp và hiệu quả của các thủ tục này đối với doanh nghiệp.
Một số kiến nghị
3.3.1 Kiến nghị đối với Cơ quan nhà nước
Nhà nước cần ban hành các luật và chính sách hỗ trợ doanh nghiệp trong bối cảnh thị trường không ổn định hiện nay Triển vọng ngành dệt may Việt Nam năm 2021 được dự báo khả quan nhờ vào việc tận dụng ưu đãi thuế quan từ các hiệp định như CPTPP và EVFTA Ngành thời trang toàn cầu dự kiến sẽ hồi phục về mức trước đại dịch vào cuối năm 2022 Mặc dù xuất khẩu hàng dệt may Việt Nam sang EU đã có bước tiến mạnh mẽ, nhưng vẫn chưa tương xứng với sự phát triển của ngành trong nước Việc xóa bỏ hoàn toàn thuế quan sẽ mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp Xuất khẩu dệt may sang EU được kỳ vọng sẽ khởi sắc, trong khi xu hướng dịch chuyển sản xuất từ các nước phát triển sang Đông Nam Á, bao gồm Việt Nam, mở ra cơ hội thu hút đầu tư và cải thiện công nghệ cho ngành dệt may.
Chính sách vĩ mô của Chính phủ và các Bộ có tác động trực tiếp và gián tiếp đến ngành dệt may, tạo ra cơ hội phát triển thông qua các hiệp định thương mại và quá trình hội nhập Ngành dệt may được hưởng lợi lớn từ việc mở rộng thị trường, với hầu hết các dòng thuế sản phẩm giảm ngay lập tức hoặc theo lộ trình về 0%.
Nguyên liệu đầu vào chủ yếu của các doanh nghiệp trong ngành thường phải nhập khẩu, do đó, chính sách điều hành tỷ giá và lãi suất tiền vay có ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh Sự gia tăng tỷ giá có thể gây khó khăn cho các doanh nghiệp bán hàng trong nước, dẫn đến kết quả kinh doanh kém Ngược lại, các doanh nghiệp có thế mạnh về xuất khẩu sẽ hưởng lợi từ xu hướng tăng tỷ giá, giúp cải thiện hiệu quả kinh doanh của họ.
Nhà nước cần xem xét việc hỗ trợ vốn cho doanh nghiệp trong ngành dệt may để đầu tư vào máy móc hiện đại và hệ thống xử lý nước thải Việc sử dụng máy móc tiên tiến không chỉ giúp nâng cao hiệu quả sản xuất mà còn giảm thiểu thời gian lao động Hệ thống xử lý nước thải là vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp và Nhà nước cần chú ý, vì nếu không đủ vốn đầu tư, việc xử lý chất thải không đúng quy trình sẽ gây ô nhiễm môi trường và ảnh hưởng nghiêm trọng đến đời sống cộng đồng.
Nhà nước nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tiếp cận khoa học kỹ thuật và đào tạo chuyên môn cho các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp trẻ Việc nâng cao tay nghề không chỉ đáp ứng yêu cầu khắt khe từ đối tác nước ngoài mà còn giúp tạo ra sản phẩm chất lượng, góp phần xây dựng uy tín của Việt Nam trên thị trường quốc tế.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) thường chỉ được thực hiện tại các doanh nghiệp lớn và vừa, trong khi doanh nghiệp nhỏ chưa chú trọng đến vấn đề này Do đó, Nhà nước cần cung cấp định hướng và hướng dẫn để các đơn vị nhận thức được tầm quan trọng của KSNB trong hoạt động công ty và những lợi ích mà nó mang lại Đồng thời, cần nhấn mạnh trách nhiệm của các cấp lãnh đạo trong việc đánh giá và quản lý rủi ro trong mọi hoạt động của đơn vị.
3.3.2 Kiến nghị đối với Công ty TNHH Dệt Phú Thọ
Ngành dệt Việt Nam hiện có khoảng 790 doanh nghiệp, chủ yếu là quy mô nhỏ, trong khi lĩnh vực sản xuất sợi tổng hợp chỉ có 5 doanh nghiệp, cho thấy mức độ tập trung cao Rào cản để thoát khỏi ngành dệt lớn hơn so với ngành may, do chi phí đầu tư cao gấp nhiều lần và chi phí cố định lớn.
Công ty TNHH Dệt Phú Thọ, với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, đã xây dựng mối quan hệ đối tác ổn định và uy tín Để nâng cao khả năng cạnh tranh, công ty đã đầu tư vào dây chuyền máy móc hiện đại, đảm bảo năng suất và chất lượng cao với chi phí thấp Việc nhận thức rõ ràng về sự cần thiết của kiểm soát nội bộ (KSNB) trong quy trình sản xuất và các hoạt động khác là rất quan trọng Nhân viên cần hiểu rõ về KSNB và những lợi ích mà nó mang lại cho đơn vị Công ty cũng đã đưa ra các định hướng phát triển rõ ràng, dự kiến doanh thu dựa trên khả năng thực hiện và nguồn lực hiện tại, nhằm lập kế hoạch phù hợp với doanh nghiệp.
Đầu tư và nâng cấp hệ thống phần mềm quản lý tại doanh nghiệp là cần thiết, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong quá trình thực hiện công việc và giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi hiệu quả hoạt động.
Ban giám đốc cần xem xét và kiểm tra tất cả ý kiến góp ý từ nhân viên để đưa ra hướng giải quyết phù hợp Đối với những ý kiến đóng góp tích cực, việc khen thưởng nhân viên bằng các hình thức phù hợp sẽ được xem xét.
Chương 3 nêu lên các giải pháp hoàn thiện quy trình sản xuất và xuất khẩu tại Công ty TNHH Dệt Phú Thọ nhằm tìm ra những phương án thích hợp với doanh nghiệp cho việc thiết kế và thực thi KSNB tại đơn vị
Chương 3 đã đưa ra những kiến nghị quan trọng dành cho Nhà nước và doanh nghiệp, dựa trên những nghiên cứu về Kiểm soát nội bộ (KSNB) của công ty, nhằm mục tiêu nâng cao hiệu quả thực hiện KSNB trong doanh nghiệp.
Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Dệt Phú Thọ, tôi đã áp dụng kiến thức học được vào thực tiễn và hiểu rõ hơn về quy trình kiểm soát nội bộ trong sản xuất và xuất khẩu hàng hóa Tuy nhiên, do thời gian thực tập ngắn và kiến thức còn hạn chế, nghiên cứu khóa luận của tôi vẫn còn nhiều thiếu sót Tôi rất mong nhận được sự giúp đỡ và góp ý từ quý Thầy Cô để hoàn thiện khóa luận một cách tốt nhất.
Khóa luận đã nêu và nghiên cứu ba vấn đề, gồm:
Một, nêu cơ sở lý luận về KSNB quy trình sản xuất và xuất khẩu hàng hóa trong doanh nghiệp
Khóa luận này nghiên cứu thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB) trong quy trình sản xuất và xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH Dệt Phú Thọ Bài viết chỉ ra những ưu điểm và nhược điểm của KSNB trong quy trình này, đồng thời phân tích nguyên nhân dẫn đến những vấn đề tồn tại.
Ba, khóa luận kiến nghị những giải pháp hoàn thiện KSNB quy trình sản xuất và xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH Dệt Phú Thọ
Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn cô Hoàng Thị Hồng Vân, Ban lãnh đạo công ty cùng các cô chú, anh chị đã tận tình hướng dẫn và hỗ trợ em trong quá trình hoàn thành khóa luận tốt nghiệp.
1 Khoa Kế toán – Kiểm toán Học Viện Ngân Hàng (2018), Tài liệu học tập
2 Khoa Kế toán – Kiểm toán Học Viện Ngân Hàng (2020), Tài liệu học tập
3 Khoa Kế toán – Kiểm toán Học Viện Ngân Hàng (2020), Tài liệu học tập Hệ thống thông tin kế toán
4 Website công ty TNHH Dệt Phú Thọ http://phuthotextile.com.vn/vi/
5 Ths Nguyễn Hoàng Phương Thanh, Kiểm soát nội bộ theo COSO 2013 và mối quan hệ với hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp, Hội Kế Toán Thành