TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU
Tính cấp thiết của đề tài 1 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 2 1.3 Mục đích nghiên cứu 4 1.4 Đối tượng nghiên cứu .4 1.5 Phạm vi nghiên cứu
Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu, sự hội nhập ngày càng sâu rộng, kéo theo sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam nói riêng và các quốc gia trên thế giới nói chung Có rất nhiều hoạt động hợp tác, sự hình thành của các tổ chức kinh tế thế giới, sự hợp tác giữa các doanh nghiệp và giữa các quốc gia với nhau Điều đó đã đem lại những lợi ích, hiệu quả vô cùng to lớn cho nền kinh tế Việt Nam trong đó không thể không kể đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa Hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá có vai trò đặc biệt quan trọng trong nền kinh tế quốc dân Đặc biệt đối với các nước đang phát triển, xuất khẩu hàng hoá được coi là mục tiêu không thể xa rời để đưa nền kinh tế phát triển
Là một doanh nghiệp chuyên kinh doanh quốc tế nên việc tổ chức thực hiện xuất khẩu là một hoạt động diễn ra hàng ngày tại Công ty Cổ Phần XNK Asa Vì thế việc thiết lập quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu và hoàn thiện quy trình này có thể góp phần giảm chi phí cho doanh nghiệp, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các nhân viên xuất khẩu để đáp ứng yêu cầu hội nhập và mang lại lợi thế cạnh tranh hơn cho công ty trong thời điểm hiện nay Hơn thế nữa, việc xuất khẩu được thực hiện trình tự theo quy trình có thể đảm bảo hàng hóa được cung ứng kịp thời và đầy đủ phục vụ nhu cầu kinh doanh của công ty trong mọi thời điểm
Trong quá trình được học hỏi và quan sát thực tế tại công ty, được tìm hiểu, cọ xát với những công việc thực tế về việc thực hiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa tại công ty, em nhận thấy quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại đơn vị ảnh hưởng rất lớn đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp Chính vì vậy, em xin chọn đề tài luận văn tốt nghiệp “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tóc sang thị trường
EU của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Asa” với mong muốn bằng những ý kiến nhỏ của mình có thể có ích, có đóng góp tích cực cho việc hoàn thiện và phát triển được quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại doanh nghiệp và cũng là một cơ hội để em được cọ xát thực tế, sự tiếp xúc thực tế với công việc xuất nhập khẩu, có được những hình dung cụ thể về những kiến thức nhận được trên giảng đường, cách vận dụng chúng
1 như thế nào vào thực tế cũng như tích lũy được những kinh nghiệm quý báu phục vụ cho công việc sau này
1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu Đối với các doanh nghiệp Việt Nam, hoạt động xuất khẩu đã không còn mới mẻ, tuy nhiên việc quản trị quy trình thực hiện xuất khẩu lại luôn rất cần quan tâm và hoàn thiện Cho đến nay, đã có khá nhiều đề tài, công trình nghiên cứu của sinh viên, giảng viên từ các trường đại học, cán bộ từ viện nghiên cứu liên quan đến vấn đề quản trị quy trình xuất khẩu hàng hoá, đặc biệt là trong những năm trở lại đây, với các luận văn của khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế - Trường Đại học Thương Mại, em có thể tìm thấy được một số đề tài nghiên cứu Cụ thể như:
Trần Thái Hà (2021), đề tài khoá luận “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản của Công ty Cổ phần giày Đông Anh”, Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế trường Đại học Thương mại Đề tài đã tập trung nghiên cứu thực trạng và đưa một số giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu giày của Công ty Cổ phần giày Đông Anh
Tạ Thị Anh (2021), đề tài khoá luận “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu bột đá CaCo3 sang thị trường Hàn Quốc của Công ty Cổ phần sản xuất – thương mại Hữu Nghị”, Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế trường Đại học Thương mại
Phan Ngọc Bảo Trâm (2020), đề tài khoá luận “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng tre, nứa, gỗ cây sang thị trường Trung Quốc của Công ty Cổ phầnThương mại Xây dựng 5 Hải Phòng”, Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế trường Đại học
Thương mại Đề tài đã phân tích thực trạng và chỉ ra những thành công và hạn chế trong công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng tre, nứa, gỗ cây sang thị trường Trung Quốc của Công ty Cổ phần Thương mại Xây dựng 5 Hải Phòng Trên cơ sở đó, tác giả đã đề xuất một số giải pháp nâng cao hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty
Nguyễn Thị Tuyền (2017), đề tài khoá luận “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng robot Discorobo sang thị trường Mỹ của Công ty Cổ phần Tosy robtotics”, Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế trường Đại học Thương mại Trong luận
2 văn này, tác giả đã tập trung nghiên cứu thực trạng và đưa ra được một số các giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng robot Discorobo sang thị trường Mỹ của Công ty Cổ phần Tosy robtotics
Dương Thị Mến (2015), đề tài khoá luận “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng ống thép không sỉ sang thị trường Brazil của Công ty Cổ phần quốc tế Sơn Hà”, Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế trường Đại học Thương mại Từ thực tế quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty, bài luận đã chỉ ra những hạn chế trong công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng ống thép không gỉ sang thị trường Brazil tại Công ty Cổ phần quốc tế Sơn Hà và đề xuất một số giải pháp nâng cao hoạt động quản trị
Những bài nghiên cứu này điểm chung đều chỉ ra được cơ sở luận của quá trình quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Từ đó áp dụng phân tích thực trạng của công ty nghiên cứu Kết hợp với quá trình thực tập tại doanh nghiệp đã đánh giá và chỉ ra ưu nhược điểm của nghiệp vụ quản trị quy trình thực hiện hợp đồng Đồng thời đưa ra giải pháp phù hợp Tuy nhiên, so với các đề tài thực hiện trước, đề tài của em có sự khác biệt:
- Khác biệt về thị trường nghiên cứu và về sản phẩm xuất khẩu đó là: Xuất khẩu tóc sang thị trường EU
- Số liệu cập nhật: Trong thời gian làm luận văn, số liệu chung và cụ thể đã có sự thay đổi, cập nhật, ngoài ra các phương pháp, phạm vi nghiên cứu cũng khác biệt, góc nhìn tiếp cận cũng tạo ra hướng đi mới Đây chính là tính mới của bài khóa luận này
Với đề tài: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tóc sang thị trường
EU của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Asa”, trọng tâm nghiên cứu là tiến hành phân tích công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu và quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tóc sang thị trường EU, đồng thời chỉ ra thành tựu và hạn chế trong quá trình quản trị quy trình thực hiện hợp đồng đó Từ đó, đưa ra những đề xuất kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cho công ty CP XNK Asa.
Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận cơ bản về xuất khẩu, quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU
Khái quát về hợp đồng TMQT
2.1.1 Khái niệm và phân loại hợp đồng TMQT
2.1.1.1 Khái niệm hợp đồng TMQT
Theo Công ước Viên 1980: “Hợp đồng ngoại thương là hợp đồng ký kết giữa các bên có quốc tịch khác nhau hoặc có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau” Theo Luật Thương mại Việt Nam 2005: “Hợp đồng mua bán hàng hoá với thương nhân nước ngoài là hợp đồng mua bán hàng hoá được ký kết giữa một bên là thương nhân Việt Nam, bên kia là thương nhân nước ngoài”
Khái niệm hợp đồng thương mại quốc tế được hiểu là sự thoả thuận về thương mại giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau Chủ thể của hợp đồng là bên có trụ sở kinh doanh ở những quốc gia khác nhau Có thể là các hợp đồng mua bán hàng hoá (hợp đồng xuất nhập khẩu); hợp đồng gia công; hợp đồng đại lý, môi giới; hợp đồng uỷ thác Đối tượng của hợp đồng là hàng hoá hoặc dịch vụ (Giáo trình “Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế” - PGS.TS DOÃN KẾ BÔN (Chủ biên)
Bản chất của hợp đồng thương mại quốc tế là các hợp đồng mua bán hàng hoá và dịch vụ, là sự thoả thuận của các bên ký kết hợp đồng Điều cơ bản là hợp đồng phải thể hiện ý chí thực sự thoả thuận không được cưỡng bức, lừa dối lẫn nhau và có những nhầm lẫn không thể chấp nhận được
2.1.1.2 Phân loại hợp đồng TMQT
Theo quan hệ kinh doanh, hợp đồng thương mại quốc tế được chia thành các loại chính: hợp đồng xuất khẩu, hợp đồng nhập khẩu, hợp đồng tái xuất khẩu, hợp đồng tái nhập khẩu, hợp hợp đồng gia công xuất khẩu
Theo thời gian thực hiện hợp đồng, hợp đồng thương mại quốc tế gồm hai loại: hợp đồng ngắn hạn và hợp đồng dài hạn
Theo hình thức, hợp đồng thương mại quốc tế có hai loại: hợp đồng bằng văn bản và hợp đồng bằng miệng Tuy đối với đối với các doanh nghiệp Việt Nam, hợp đồng mua bán ngoại thương phải được ký kết bằng văn bản mới có hiệu lực.
2.1.2 Đặc điểm của hợp đồng TMQT
Về cơ bản, hợp đồng thương mại quốc tế cũng là một hợp đồng kinh tế nên nó có đầy đủ mọi đặc điểm như hợp đồng khác Tuy nhiên sự khác biệt giữa hợp đồng ngoại thương và hợp đồng kinh doanh nội địa là tính quốc tế của nó Theo Điều 1 Công ước viên
1980 và căn cứ vào Luật thương mại Việt Nam 2005
∙ Hợp đồng thương mại quốc tế mang tính chất kinh doanh thương mại ∙ Chủ thể tham gia ký kết là những thương nhân có trụ sở thương mại ở những quốc gia khác nhau
∙ Hàng hóa theo hợp đồng phải được di chuyển qua biên giới của một quốc gia ∙ Đồng tiền thanh toán là ngoại tệ đối với cả hai bên tham gia ký kết Nó chịu sự tác động của tỷ giá hối đoái, chính sách ngoại hối khác nhau giữa các nền kinh tế ∙ Nguồn luật điều chỉnh đa dạng, phức tạp, chịu sự chi phối của nhiều hệ thống luật khác nhau như: Điều ước thương mại quốc tế, tập quán thương mại quốc tế, án lệ, tiền lệ, luật quốc gia,
2.1.3 Vai trò của hợp đồng TMQT
Hợp đồng xuất khẩu giữ vai trò quan trọng trong kinh doanh TMQT Nó xác nhận những nội dung giao dịch mà các bên đã thỏa thuận và cam kết thực hiện nội dung đó Xác nhận quyền lợi và trách nhiệm của các bên trong quá trình giao dịch thương mại
Do đó, hợp đồng xuất khẩu chính là cơ sở để các bên thực hiện nghĩa vụ của mình đồng thời yêu cầu bên đối tác thực hiện các nghĩa vụ của họ Hợp đồng còn là cơ sở đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của các bên và là cơ sở pháp lý quan trọng để khiếu nại khi bên đối tác không thực hiện toàn bộ hay một phần nghĩa vụ của mình như đã thỏa thuận trong hợp đồng.
Khái quát về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
2.2.1 Khái niệm quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Quy trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế diễn ra qua nhiều bước khác nhau tuỳ vào điều khoản trong hợp đồng và loại hình hàng hoá Thông thường, quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu bao gồm các bước sau: chuẩn bị hàng xuất khẩu, kiểm tra hàng hoá xuất khẩu, thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm cho hàng hoá, làm thủ tục
7 hải quan, tổ chức giao nhận hàng với phương tiện vận tải, lập bộ chứng từ thanh toán, khiếu nại và giải quyết khiếu nại
2.2.2 Khái niệm quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Quản trị là sự phối hợp để đạt được hiệu quả trong các hoạt động của người cùng chung trong tổ chức Đây là quá trình để đạt được các mục tiêu đề ra bằng việc phối hợp nguồn lực của tổ chức Quản trị còn là quá trình các nhà quản lý hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra
Thực hiện hợp đồng là tự nguyện thực hiện các điều mà các bên đã thoả thuận và cam kết trong hợp đồng, có nghĩa là thực hiện các nghĩa vụ và quyền lợi của mọi bên. Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu là quá trình bao gồm hoạch định, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và giám sát, điều hành các hoạt động trong quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu nhằm đạt được mục tiêu đề ra một cách hiệu quả nhất Nó đảm bảo việc thực hiện hợp đồng sẽ diễn ra đúng quy định và đúng thời hạn của hợp đồng (Theo giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế - PGS.TS DOÃN KẾ BÔN (Chủ biên)
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu bao gồm:
- Hoạch định, lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu
- Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
- Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.2.3 Vai trò của hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Quản trị là một hoạt động không thể thiếu khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu là quá trình bao gồm lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng một cách hiệu quả Quản trị quá trình thực hiện hợp đồng là để công việc, các tác nghiệp được diễn ra theo đúng nội dung, thời gian đã quy định trong hợp đồng và đạt hiệu quả công việc cao nhất Trong quá trình quản trị, thực hiện tốt một công việc chính là cơ sở để thực hiện các công việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng Như vậy, để tổ chức thực hiện tốt hợp đồng phải tổ chức thực hiện tốt từng mắt xích công việc của hợp đồng theo một trình tự logic kế tiếp nhau Trên thực tế, trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu không
8 tránh khỏi các tình huống phát sinh bất ngờ dẫn đến việc tăng chi phí, gây ra các tổn thất không nhỏ cho các bên tham gia hợp đồng Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng chính là hoạt động nhằm giải quyết kịp thời các tình huống phát sinh, hạn chế tối đa các chi phí, tổn thất, giúp việc thực hiện hợp đồng đạt hiệu quả
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu là một quá trình phức tạp đòi hỏi phải có kế hoạch hợp lý, đặc biệt là hệ thống giám sát, điều hành chặt chẽ để tối ưu hoá quá trình thực hiện
Vai trò của từng giai đoạn quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu: - Lập kế hoạch là công việc quan trọng đầu tiên, giúp định hướng được tất cả quá trình thực hiện hợp đồng sau đó, giúp cho doanh nghiệp có thể phân tích, dự báo trước những thời cơ, thách thức, khó khăn thuận lợi trong quá trình thực hiện hợp đồng, từ đó doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong việc đưa ra các phương án giải quyết - Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu có vai trò quan trọng bởi đây là khâu chính phân công và tiến hành mọi công đoạn trong quá trình thực hiện hợp đồng, quyết định đến sự thành công hay không của hợp đồng xuất khẩu
- Giám sát và điều hành: nó giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý tiến độ thực hiện hợp đồng, tối ưu hóa quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, giúp nhận ra các vấn đề đang và có thể phải để phòng ngừa rủi ro, đưa ra các phương án xử lý kịp thời và giảm bớt các sai sót khi thực hiện hợp đồng
2.3 Nội dung quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Nội dung cụ thể của từng giai đoạn trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu được cụ thể như sau:
2.3.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Thực hiện hợp đồng xuất khẩu là một quy trình phức tạp, gồm nhiều bước và cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro, do đó cần phải lập kế hoạch trước khi thực hiện hợp đồng Việc lập kế hoạch đầy đủ, khoa học, rõ ràng có tác dụng định hướng cho mọi hoạt động trong quá trình thực hiện hợp đồng của doanh nghiệp Việc đưa ra những nội dung công việc cụ thể, cách tiến hành, trình tự, thời điểm thực hiện, người phụ trách mỗi công việc một cách khoa học khiến cho quá trình thực hiện hợp đồng suôn sẻ, chủ động và không bị
9 gián đoạn Lập kế hoạch cũng đồng thời giúp các nhà quản trị đưa ra được những tiêu chí đánh giá cho mỗi công việc, từ đó tổng kết được những công việc thực hiện tốt cũng như chưa tốt và rút kinh nghiệm cho việc thực hiện hợp đồng những lần sau Ở bước chuẩn bị lập kế hoạch, bộ phận lập kế hoạch cần thu thập thông tin, phân tích các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hợp đồng như quy định của nhà nước, quy định về thủ tục hải quan, giấy phép xuất khẩu, kiểm tra các loại, các vấn đề về vận chuyển, bảo hiểm Ngoài ra cũng cần xem xét nguồn lực của doanh nghiệp, đối tác và nội dung các điều khoản trong hợp đồng để đưa ra kế hoạch thực hiện phù hợp Sau khi tìm hiểu, phân tích, nghiên cứu các nội dung liên quan, bộ phận phụ trách thực hiện sẽ đưa ra bản kế hoạch chi tiết về các công việc, thời điểm thực hiện, nguồn lực và cách thức tiến hành công việc đó Các công việc cần tiến hành khi thực hiện một hợp đồng xuất khẩu thường bao gồm: kế hoạch thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, giao hàng và thanh toán Sau đó, bản kế hoạch sơ bộ này cần được cấp trên xem xét và duyệt, từ đó đưa vào hoạt động chính thức
2.3.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Thực hiện hợp đồng xuất khẩu bao gồm các nội dung cơ bản sau: Chuẩn bị hàng hoá XK, kiểm tra hàng XK, thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm cho hàng hoá, làm thủ tục hải quan, giao hàng cho phương tiện vận tải, làm thủ tục thanh toán, khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)
2.3.2.1 Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu
Chuẩn bị hàng hoá XK là chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng, số lượng, phù hợp với chất lượng, bao bì, ký mã hiệu và có thể giao hàng đúng thời gian quy định trong hợp đồng TMQT Như vậy quá trình chuẩn bị hàng XK bao gồm các nội dung: Tập trung hàng XK và tạo nguồn hàng, bao bì đóng gói, kẻ ký mã hiệu hàng hoá a Tập trung hàng XK và tạo nguồn hàng
Tập trung hàng xuất khẩu là tập trung thành lô hàng đủ về số lượng phù hợp về chất lượng và đúng thời điểm, tối ưu hoá được chi phí Tạo nguồn hàng là toàn bộ các biện pháp, cách thức tác động đến nguồn hàng để tạo ra các nguồn hàng có khả năng đáp
10 ứng đầy đủ, kịp thời hàng hoá cho doanh nghiệp xuất khẩu Để tập trung hàng xuất khẩu nhà quản trị phải đưa ra các quyết định:
- Hàng xuất khẩu được tập trung từ các nguồn hàng nào
- Hàng xuất khẩu được tập trung bằng phương thức nào
- Hàng xuất khẩu được tập trung vào thời điểm nào, với số lượng là bao nhiêu Tập trung hàng xuất khẩu và tạo nguồn hàng là một hoạt động rất quan trọng của các doanh nghiệp kinh doanh hàng XK Nhưng tuỳ vào từng loại hình doanh nghiệp với các đặc trưng khác nhau mà quá trình tập trung hàng XK cũng khác nhau để đảm bảo được hiệu quả của quá trình XK b Bao gói hàng XK
Vai trò của hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu 8 2.3 Nội dung quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu 9 2.3.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu 9 2.3.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu 10 2.3.3 Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
2.4.1 Các nhân tố chủ quan
Tài chính hay vốn là nhân tố cực kỳ quan trọng và quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp cũng như hoạt động xuất khẩu Có nguồn tài chính đồi dào sẽ đảm bảo hoạt động xuất khẩu được thực hiện và diễn ra liên tục Với khả năng huy động vốn của doanh nghiệp tốt thì có thể tăng khả năng cạnh tranh bằng các biện pháp như ứng trước tiền hàng, cho phép thanh toán chậm, đưa ra các điều khoản thanh toán ưu đãi và dễ dàng hơn trong việc đàm phán ký kết hợp đồng.
Trình độ, năng lực lãnh đạo và quản trị kinh doanh của ban giám đốc tốt thì sẽ đảm bảo được kế hoạch xuất khẩu của doanh nghiệp đề ra, cho phép việc xuất khẩu có được các chiến lược kinh doanh đúng đắn Nhanh nhạy với thị trường, tận dụng các cơ hội có được và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Tiếp đó là trình độ, năng lực kinh doanh xuất khẩu của đội ngũ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp, đây là những người trực tiếp thực hiên hoạt động xuất nhập khẩu Họ trực tiếp đi giao dịch ký kết hợp đồng và thực hiện chúng, trong quá trình thực hiện hợp đồng họ luôn giám sát và đôn đốc công việc cho tới khi hoàn thành Chính vì vậy mà họ là nhân tố quyết định hiệu quả của hoạt động xuất khẩu và thực hiện hợp đồng
2.4.1.3 Cơ sở vật chất của doanh nghiệp
Nhà kho, bãi tập kết hàng, bộ phận vận tải của Công ty sẽ ảnh hưởng tới tiến độ giao nhận hàng hoá xuất khẩu cũng như có thể tiết kiệm được thời gian và tiền của Có kho bãi hoặc bộ phận vận tải thì doanh nghiệp sẽ chủ động hơn, công việc chuyên chở hàng hoá sẽ diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và khớp hơn với thời gian giao nhận hàng
2.4.2 Các nhân tố khách quan
2.4.2.1 Hệ thống cơ sở hạ tầng
Nhân tố này sẽ hạn chế hay tăng cường năng lực của doanh nghiệp Hệ thống giao thông vận tải ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian, khả năng giao hàng Hệ thống thông tin liên lạc ảnh hưởng tới giao dịch quốc tế
2.4.2.2 Môi trường vĩ mô quốc tế
Các vấn đề về môi trường thương mại, sự ổn định chính trị, luật pháp, tài chính quốc tế đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm vững trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu bởi nó chứa đựng những cơ hội hay nguy cơ, rủi ro, quyết định sự thành hay bại trong thực hiện hợp đồng
2.4.2.3 Tình hình chính trị hợp tác quốc tế
Xu thế hợp tác giữa các quốc gia kéo theo hình thành các hiệp định song và đa phương, các khối kinh tế, chính trị của một nhóm quốc gia Các hiệp định và khối kinh tế này có những ưu đãi về mặt thuế quan, hạn ngạch đối với các thành viên trong trao
26 đổi thương mại với nhau Vì vậy mà tác động tới các hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp
Nhân tố này ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động xuất nhập khẩu nói chung và hợp đồng xuất khẩu nói riêng Hệ thống ngân hàng chưa đáp ứng đủ nhu cầu với các bạn hàng quốc tế, chưa đủ sự tin cậy đối với họ, nên việc đúng ra đảm bảo cho nghĩa vụ thực hiện hợp đồng không có hiệu lực Bên mua đòi hỏi phải có sự đảm bảo của một ngân hàng nước ngoài có uy tín
Dịch vụ tài chính ngân hàng là một yếu tố quan trọng hỗ trợ doanh nghiệp một cách trực tiếp như tài trợ thương mại, cung cấp tín dụng Các dịch vụ tài chính ít, chưa đa dạng trong phương thức thanh toán có thể làm trở ngại trong việc đàm phán điều khoản thanh toán trong hợp đồng Vì vậy, sự phong phú, đa dạng và chất lượng của dịch vụ tài chính ngân hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp trong trong thực hiện hợp đồng xuất khẩu
2.4.2.5 Chính sách của nước xuất, nhập khẩu
Chiến lược, chính sách và pháp luật của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ở cả hiện tại và tương lai Với chiến lược hướng về xuất khẩu mà họ đang thực hiện thì đã có một số chính sách phát triển cụ thể cho từng giai đoạn nhằm khuyến khích các cá nhân, tổ chức kinh tế trong đó đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế Việc khuyến khích này thể hiện ở các chính sách, các biện pháp liên quan đến việc tạo nguồn hàng, tạo môi trường thuận lợi, hỗ trợ tài chính, ưu đãi thuế quan cho xuất khẩu.
CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TÓC SANG THỊ TRƯỜNG EU CỦA CÔNG TY CỔ
Tổng quan về Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Asa
3.1.1 Giới thiệu chung về công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Asa
3.1.1.1 Sơ lược về công ty
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU ASA
Tên giao dịch quốc tế: ASA IMPORT- EXPORT JOINT STOCK COMPANY
Tên công ty viết tắt: ASA JSC Địa chỉ: Thôn Đông Bích, Xã Đông Thọ, Huyện Yên Phong, Tỉnh Bắc Ninh, Việt Nam Tell: 0989638828
Người đại diện: Nguyễn Thị Hoa
Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Asa là công ty chuyên sản xuất và cung cấp tóc người Việt Nam sang các thị trường quốc tế như Châu Mỹ, châu Phi…Với cam kết làm ra những sản phẩm bằng bàn tay khéo léo của những người thợ cùng với việc áp dụng công nghệ và phương pháp tiên tiến mới nhất để đưa đến tay khách hàng sản phẩm có chất lượng cao Với thế mạnh là các sản phẩm tóc số lượng lớn, tóc ngang, tóc màu…Công ty đã trở thành nhà sản xuất, cung cấp và đối tác tin cậy của khách hàng trong và ngoài nước.
Lĩnh vực kinh doanh chính của công ty bao gồm:
- Nhập khẩu, thu mua tóc người từ thị trường Việt Nam và thị trường quốc tế -
Sản xuất và cung cấp tóc người bao gồm tóc nguyên liệu và tóc nối - Xuất khẩu các sản phẩm tóc sang thị trường nước ngoài
- Một số sản phẩm của công ty: Tóc ngang, tóc màu, tóc nối, tóc xoăn và tóc số lượng lớn
Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến – chức năng, trong đó mọi hoạt động của công ty đều chịu sự điều hành từ Ban Giám Đốc Lãnh đạo theo sát mọi hoạt động của công ty, điều hành, chấp hành đầy đủ các chế độ chính sách của nhà nước theo đúng quy định Bên cạnh đó, từng chức năng quản lý được tách riêng do một bộ phận một cơ quan đảm nhận Cơ cấu này có đặc điểm là những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình.
Sơ đồ 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
(Nguồn: Phòng Nhân sự) 3.1.1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Asa có văn phòng giao dịch tại địa chỉ Times City, Vĩnh Tuy, Hai Bà Trưng, Hà Nội với cơ sở vật chất đầy đủ tiện nghi Văn phòng được bài trí phù hợp, mỗi nhân viên đều được bố trí máy tính riêng và văn phòng phẩm, các máy móc hỗ trợ để phục vụ cho hoạt động kinh doanh như: hệ thống máy tính được kết nối Internet, máy Fax, máy Photocopy, máy in… Công ty có một cửa hàng cung cấp tóc trực tiếp đến tới khách hàng tại Thành phố Abuja, Nigeria
Hệ thống nhà máy được xây dựng với đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất, đóng gói và bảo quản sản phẩm Tính tới hiện nay, công ty có một nhà máy đang hoạt động tại Huyện Yên Phong, Thành phố Bắc Ninh, Việt Nam.
3.1.1.5 Tài chính của công ty
Bảng 3.1 Cơ cấu nguồn vốn kinh doanh của công ty CP XNK Asa giai đoạn 2020-
Năm Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Tồng nguồn vốn 32.699.842.387 35.884.017.977 42.997.423.580
Năm 2022, tổng tài sản của công ty đạt gần 43 tỷ đồng Trong giai đoạn 2020- 2022, tổng tài sản của công ty liên tục tăng qua các năm, do công ty đang trong giai đoạn không ngừng mở rộng năng lực sản xuất qua việc đẩy mạnh hợp tác buôn bán với các đối tác và có xu hướng mở rộng và nâng cấp quy mô hoạt động kinh doanh
3.1.2 Khái quát hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Asa Bảng
3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty CP XNK Asa giai đoạn 2020- 2022
Dựa vào số liệu tài chính của công ty, có thể nhận thấy rằng trong giai đoạn 2020-
2022, tổng doanh thu và lợi nhuận của công ty có dấu hiệu tăng trưởng Năm 2020, doanh thu và lợi nhuận thấp nhất trong 3 năm, doanh thu chỉ đạt 69,8 tỷ đồng thu về lợi nhuận 6,8 tỷ đồng
Tuy nhiên đến năm 2021 và 2022, mức tăng trưởng của công ty đã tăng trở lại, doanh thu của công ty ghi nhận ở mức 113,5 tỷ đồng (2022), lợi nhuận của công ty năm
2022 rơi vào khoảng 12,2 tỷ đồng Các số liệu trên đã minh chứng rằng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đã có sự tăng trưởng vô cùng đáng kể, vượt qua những khó khăn vẫn tồn tại từ ảnh hưởng của đại dịch COVID-19
3.1.3 Khái quát hoạt động kinh doanh xuất khẩu mặt hàng tóc của công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Asa
3.1.3.1 Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu
Bảng 3.3 Các sản phẩm xuất khẩu chính của công ty CP XNK Asa giai đoạn
Mặt hàng Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Giá trị Cơ cấu Giá trị Cơ cấu Giá trị Cơ cấu
Qua bảng thống kê có thể thấy rằng, mặt hàng tóc nối chiếm tỷ trọng lớn hơn so với mặt hàng hóa mỹ phẩm Giai đoạn 2020-2022, chiếm đa số tỷ trọng và giá trị xuất khẩu của công ty đều là mặt hàng tóc nối, hóa mỹ phẩm chỉ chiếm một phần nhỏ trong cơ cấu này
Tỷ trọng xuất khẩu của sản phẩm tóc weft năm 2020 là lớn nhất, với tỷ trọng là 50,55% Mặt hàng xuất khẩu lớn thứ 2 là sản phẩm tóc closure và frontal với giá trị xuất khẩu cũng tăng theo từng năm tuy nhiên tỷ trọng của sản phẩm này lại có sự biến đổi
Dòng sản phẩm tóc keratin, bulk và wig chỉ chiếm một tỷ trọng nhỏ trong cơ cấu mặt hàng tóc nối Dòng sản phẩm wig là dòng sản phẩm duy nhất giảm liên tục trong giai đoạn này, từ 1,59% năm 2020 xuống còn 1,25% vào năm 2022 3.1.3.2 Thị trường xuất khẩu
Bảng 3.4 Các thị trường xuất khẩu chính của công ty CP XNK Asa giai đoạn
Thị trường Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Giá trị Giá trị Giá trị
(Nguồn: Phòng Kế toán) Năm 2022
Biểu đồ 3.1 Cơ cấu thị trường xuất khẩu của Công ty giai đoạn 2020 – 2022
(Nguồn: Tính toán qua bảng số liệu 3.4)
Có thể thấy rằng, tỷ trọng xuất khẩu tóc sang thị trường EU không cao, con số chỉ 3,45% vào năm 2020 Tuy nhiên, tỷ trọng tại khu vực này lại tăng qua các năm, cụ thể từ
3.1.3 Khái quát hoạt động kinh doanh xuất khẩu mặt hàng tóc của công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Asa
Thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng tóc
trường EU của công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Asa
3.2.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Trên cơ sở hợp đồng hai bên đã đàm phán và ký kết, bộ phận kinh doanh của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Asa cần tiến hành công việc đầu tiên là lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu Đây là một hoạt động đặc biệt quan trọng, nó là nền tảng giúp quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu được vận hành trơn tru và đạt hiệu quả cao.
Căn cứ vào từng hợp đồng đã ký với đối tác EU, nhân viên phòng XNK của công ty sẽ lập những kế hoạch thực hiện khác nhau sao cho phù hợp với các điều khoản mà hai bên thoả thuận Phần lớn nội dung của kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng tóc sang thị trường EU của công ty Asa chủ yếu là kế hoạch chuẩn bị hàng, kế hoạch kiểm tra hàng, thuê phương tiện vận tải, làm thủ tục hải quan, giao hàng và thanh toán Trong kế hoạch thực hiện sẽ xác định rõ các nội dung khối lượng tóc phải xuất khẩu, thời gian giao hàng, cảng giao hàng, thông tin về phương tiện vận chuyển… Tất cả sẽ được hoàn thiện một cách bài bản và trình lên cấp lãnh đạo để được góp ý, bổ sung, sửa đổi và phê duyệt trước khi đi vào thực hiện Căn cứ vào kế hoạch công ty sẽ phân chia công việc kèm theo các yêu cầu cụ thể đến từng cá nhân
Nhân viên bộ phận kinh doanh và XNK của công ty sẽ tiến hành thu thập thông tin, phân tích các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến quá trình thực hiện hợp đồng như: Quy định Hải quan của các nước nhập khẩu, quy định ngân hàng Viettinbank tại Việt Nam mà công ty dùng để giao dịch, quy định ngân hàng của bên nhập khẩu, xác định tổng chi phí, nguồn lực
Kế hoạch không cần sửa đổi trong quá trình thực hiện Kế hoạch cần sửa đổi trong quá trình thực hiện
Kế hoạch không cần sửa đổi trong quá trình thực hiện Kế hoạch cần sửa đổi trong quá trình thực hiện
Kế hoạch không cần sửa đổi trong quá trình thực hiện Kế hoạch cần sửa đổi trong quá trình thực hiện
Biểu đồ 3.2 Bảng tổng hợp các kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu tóc sang
Qua bảng trên, có thể thấy rằng, tỷ lệ lập kế hoạch không cần sửa đổi của công ty Asa có dấu hiệu tăng, bên cạnh sự giảm sút của các bản kế hoạch cần sửa đổi trong quá trình thực hiện Đây là một tín hiệu đáng mừng cho sự thay đổi tích cực của công ty Tuy nhiên, tỷ lệ kế hoạch cần sửa đổi vẫn còn ở mức cao, công ty cần có những kế hoạch khắc phục, nâng cao tỷ lệ các kế hoạch không cần sửa đổi trong quá trình thực hiện
3.2.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
3.2.2.1 Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu
Sau khi có hợp đồng xác nhận đơn đặt hàng của khách hàng về mẫu mã, số lượng… phòng kinh doanh sẽ giao mẫu hàng khách yêu cầu cho bộ phận sản xuất, bộ phận sản xuất sẽ lấy nguyên vật liệu đã được nhập kho rồi tiến hành sản xuất qua các giai đoạn để đạt được thành phẩm theo yêu cầu
Vì công ty là công ty sản xuất, nên để có thể chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu, công ty cần tiến hành thu mua nguyên vật liệu Việc tiến hành thu mua nguyên vật liệu được tiến hành theo hai hình thức: nhập khẩu từ các nhà cung cấp nước ngoài hoặc thu mua từ các đơn vị sản xuất trong nước Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu sẽ lên kế hoạch thu mua - nhập khẩu nguyên vật liệu, điều này yêu cầu phòng ban phải theo dõi thường
36 xuyên, cập nhật tiến độ sản xuất để có thể xác định được số liệu nhập kho, tồn kho Khi đã nắm bắt được các số liệu này thì việc lên kế hoạch sẽ cụ thể và chính xác hơn Nếu lượng nguyên vật liệu được tính toán thiếu hụt so với thực tế, hoặc trong trường hợp sản xuất hư hỏng gây thiếu hụt thì việc bổ sung nguyên vật liệu sẽ mất rất nhiều thời gian và tốn nhiều chi phí, do vậy sẽ không đảm bảo được tiến độ đề ra Ngược lại, nếu lượng nguyên vật liệu dư quá nhiều mà lại không thể tận dụng cho hợp đồng kế tiếp, công ty sẽ phải thanh lý giá rẻ ra thị trường nội địa, gây nên tổn thất về kinh tế
Sau khi đã tiến hành nhập khẩu nguyên vật liệu thì công ty sẽ triển khai đến công đoạn sản xuất Từng phân xưởng sẽ đảm nhiệm các nhiệm vụ khác nhau Phòng sản xuất sẽ dựa vào mẫu được yêu cầu để chuẩn bị vật tư cũng như truyền đạt đến công nhân trong phân xưởng sao cho đảm bảo thực hiện đúng như các nội dung theo yêu cầu về màu sắc, kích thước…
Sau khi thu được sản phẩm kinh doanh hoàn chỉnh, công đoạn đóng gói được tiến hành Sản phẩm được bao bọc bằng một lớp giấy bóng rồi cho vào hộp Hộp được công ty đặt làm trong nước, có tên và logo công ty Những thông tin cơ bản như: đơn hàng, mã hàng, màu sắc, độ dài, kiểu dáng, số lượng… được ghi trên hộp và thùng carton đựng hàng một cách đầy đủ và rõ ràng đảm bảo các thông tin đều đúng theo lô hàng, hạn chế sai sót, rủi ro với khách hàng cũng như với cơ quan Hải quan khi tiến hành xuất khẩu
Sau khi hoàn thành tất cả các công đoạn, thành phẩm sẽ được vận chuyển vào kho thành phẩm của công ty Tại đây, các đơn hàng sẽ được sắp xếp theo thứ tự và được bảo quản cẩn thận, đợi lệnh xuất hàng thì sẽ được xuất khỏi kho
3.2.2.2 Kiểm tra hàng hoá Để đảm bảo hàng hoá đã đủ điều kiện xuất khẩu hay chưa, công ty cần thực hiện bước kiểm tra hàng hoá Việc kiểm tra có thể được thực hiện bởi nhân sự phía đối tác điều đến, hoặc do chính công ty tự kiểm tra, và cung cấp kết quả kiểm tra cho phía đối tác nếu được yêu cầu Việc kiểm tra vừa đảm bảo quyền lợi cho bên nhập khẩu, vừa đảm bảo uy tín cho công ty, ngăn chặn được các tình huống xấu Thông thường công ty sẽ kiểm tra như sau:
- Kiểm tra trong sản xuất: Trong quá trình sản xuất luôn có đội ngũ giám sát thường xuyên, cập nhật tiến độ liên tục để kiểm tra chắc chắn hàng hoá được sản xuất đáp ứng đúng yêu cầu kỹ thuật của bên đối tác Nếu có bất kỳ sai sót nào về mẫu mã,kiểu dáng, màu sắc, độ dài… được phát hiện, công ty sẽ tiến hành khắc phục và điều chỉnh ngay, tránh để lô hàng sai sót làm tốn kém chi phí sản xuất cũng như mất uy tín của công ty
- Kiểm tra sau sản xuất: Khi sản phẩm đã được hoàn thiện, công ty sẽ tiến hành thêm một công đoạn kiểm tra nữa Việc này sẽ được tiến hành trước khoảng 7 ngày so với ngày giao hàng, bao gồm:
∙ Kiểm tra chất lượng: Nhân viên phòng kinh doanh của công ty xuống tận cơ sở sản xuất để tiến hành kiểm tra sản phẩm Các đặc điểm đặc biệt được chú trọng như màu sắc, kiểu dáng, độ dài phải hoàn toàn đúng với yêu cầu của khách hợp trong hợp đồng Trong quá trình kiểm tra, nếu có sai sót gì có thể khắc phục được thì có thể tiến hành sửa chữa luôn tại cơ sở sản xuất, không sửa chữa được thì làm mới
∙ Kiểm tra số lượng: Việc kiểm tra số lượng sẽ được tiến hành song song với quá trình kiểm tra chất lượng Nếu số lượng bị sai lệch sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu lại với hợp đồng
Đánh giá thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tóc
sang thị trường EU của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Asa 3.3.1 Những thành tựu
Từ khi được thành lập cho đến hiện tại, công ty đã có sự phát triển nhanh chóng, từ một công ty nhỏ đã trở thành công ty xuất khẩu tóc có uy tín, trở thành đối tác đáng tin cậy của nhiều bạn hàng và nhà cung cấp trong và ngoài nước Đầu tiên, trong giai đoạn 2020-2022 hoạt động xuất khẩu hàng hóa của công ty cũng ngày càng phát triển với tổng giá trị hàng xuất khẩu ngày càng tăng, số lượng ngày càng nhiều, các sản phẩm chủ lực đều có chỗ đứng trên thị trường và ngày càng có danh tiếng
Thứ hai, công ty chú trọng tới các mối quan hệ hợp tác cả trong nước và quốc tế,xây dựng hình ảnh uy tín của mình đối với khách hàng, phát triển các mối quan hệ kinh doanh, hạn chế được các rủi ro tranh chấp không đáng có Asa luôn gắn lợi ích của mình cùng với lợi ích của đối tác nên tỷ lệ quay lại ký kết hợp đồng với các đối tác chiếm tỷ lệ lớn so với khách hàng mới
Thứ ba là, việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu có xu hướng ngày càng hoàn thiện hơn, khắc phục những điểm còn yếu và phát huy những điểm mạnh của công ty Hoạt động xuất khẩu kinh doanh của công ty cũng có được hiệu suất cao do có các phòng ban riêng, liên kết với nhau tạo thành một chuỗi hoạt động hiệu quả, nhanh chóng Sự theo dõi, chỉ đạo, điều hành sát sao từng công việc trong hợp đồng xuất khẩu giúp hoạt động xuất khẩu trở nên có hiệu quả hơn, giảm thiểu rủi ro khi xuất khẩu hàng hóa
Những thành tựu mà Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Asa đạt được trong những năm qua là điều không thể phủ nhận song bên cạnh những thành tựu đạt được thì công ty vẫn còn tồn tại những hạn chế ảnh hưởng tới tính hiệu quả của hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu như sau:
Trong khâu lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu: Việc lập kế hoạch đôi khi còn chưa hợp lý về mặt thời gian, thời gian quá ngắn để có thể gia công đủ số lượng hàng như khách yêu cầu dẫn đến trường hợp thương lượng lại với đối tác, hẹn lùi ngày
46 giao hàng Điều này sẽ khiến đối tác không hài lòng vì ảnh hưởng đến việc bán hàng, ảnh hưởng đến doanh thu và uy tín của họ
Trong khâu tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu: Những tồn tại trong khâu tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu chủ yếu ở các nghiệp vụ chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu, thủ tục hải quan và làm thủ tục thanh toán
Trong nghiệp vụ chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu: Hàng hoá sản xuất chưa được kiểm ra kĩ nên vẫn có trường hợp phải sửa lại hàng, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng Trong nghiệp vụ làm thủ tục hải quan: Phía hải quan còn có nhiều thủ tục rườm rà, chưa có phương án tốt để có thể đẩy nhanh quá trình kiểm hóa cũng như kiểm tra hàng hóa tại xưởng trước xuất Đôi khi có những trở ngại về giấy tờ cần thiết cho việc khai báo hải quan
Trong nghiệp vụ làm thủ tục thanh toán: Công ty thanh toán bằng điện T/T nên có sự phụ thuộc vào đối tác về thời gian thanh toán, điều này tiềm tàng nhiều rủi ro Trong khâu giám sát và điều hành hợp đồng xuất khẩu: Công tác giám sát và điều hành hợp đồng xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Asa vẫn chưa được quan tâm đúng mức Trong nhiều trường hợp xảy ra các vấn đề phát sinh không đáng có, công ty không đưa ra phương án giải quyết kịp thời làm chậm tiến trình thực hiện hợp đồng 3.3.3 Nguyên nhân
3.3.3.1 Nguyên nhân dẫn đến sự hạn chế trong khâu lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Khâu lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu tóc sang thị trường EU vẫn còn một số tồn tại Việc lập kế hoạch vẫn còn khá chung chung và chưa thực sự đi vào chi tiết ở từng giai đoạn cụ thể trong quá trình thực hiện hợp đồng Nguyên nhân của hạn chế này một phần đến từ hệ thống thông tin của công ty vẫn còn một số hạn chế nhất định khiến nhân viên lập kế hoạch không năm bắt được thực trạng tiến hành hợp đồng để lên kế hoạch thực hiện kịp thời Bên cạnh đấy, một phần cũng đến từ nguyên nhân đội ngũ nhân viên chưa được đào tạo bài bản công việc, làm việc theo hướng chủ quan.
3.3.3.2 Nguyên nhân dẫn đến sự hạn chế trong khâu tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Nguyên nhân dẫn đến sự hạn chế trong nghiệp vụ chuẩn bị hàng hoá: Ngoài mua hàng từ các nhà cung cấp hiện tại, công ty cũng khó khăn trong tìm nhà cung cấp mới do các mặt hàng công ty xuất khẩu khá đặc thù Ngoài ra, công ty chưa có bộ phận nghiên cứu thị trường trong nước chuyên sâu nên việc nghiên cứu thị trường, tìm kiếm sản phẩm, nhà cung cấp tốt hơn để xuất khẩu còn khá hạn chế Việc thiếu nguyên liệu đầu vào ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ sản xuất, làm gián đoạn nghiệp vụ chuẩn bị hàng hoá để xuất khẩu
Nguyên nhân hạn chế trong nghiệp vụ làm thủ tục hải quan: Chính sách quản lý của nhà nước về hoạt động xuất nhập khẩu vẫn đang trong quá trình xây dựng và hoàn thiện, thiếu sự đồng bộ, thường xuyên thay đổi trong các chính sách pháp luật, quy định của nhà nước làm ảnh hưởng đến quá trinh khai báo hải quan của công ty Dù đã có nhiều cải cách song thủ tục hành chính trong lĩnh vực hải quan nhìn chung vẫn còn rườm rà, cần phải có những cải tiến thực hiện “đơn giản hoá” các thủ tục để quá trình thực hiện nhanh chóng, chính xác hơn Bên cạnh đó sự hạn chế trong trình độ cũng như kinh nghiệm của nhân viên làm thủ tục hải quan cũng là nguyên nhân khiến việc lên chứng từ xuất hàng bị chậm trễ Các phòng ban cũng chưa thực sự liên kết với nhau một cách hợp lý gây nên tình trạng trì hoãn thực hiện hợp đồng
Nguyên nhân dẫn đến hạn chế trong nghiệp vụ làm thủ tục thanh toán: Công ty thường chủ yếu sử dụng phương thức thanh toán T/T trong các hợp đồng xuất khẩu Đây là hình thức thanh toán khá mạo hiểm Do đã quá quen với việc sử dụng hình thức này nên khi thực hiện các hình thức thanh toán khác, nhân viên nghiệp vụ của công ty vẫn còn tỏ ra lúng túng và rất có thể xảy ra những sai sót không đáng có
3.3.3.3 Nguyên nhân dân đến sự hạn chế trong khâu giám sát và điều hành hợp đồng xuất khẩu
Công ty chưa có hệ thống giám sát và mô hình điều hành hiệu quả, ứng dụng công nghệ để các bộ phận có liên quan trong công ty có thể cùng phát hiện, nắm bắt các sự cố và kết hợp đưa ra phương án xử lý kịp thời trước những tình huống phát sinh Cơ chế
48 giám sát thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty cũng chưa được linh hoạt, không sử dụng nhiều biện pháp giám sát mà chỉ giám sát thông qua một số phương tiện liên lạc như email, zalo,whatsapp,
Khi xảy ra một tình huống phát sinh bất ngờ, nhân viên phụ trách báo cáo tình hình với trưởng phòng và đợi lệnh, trưởng phòng đề ra các phương án giải quyết trình giám đốc để giám đốc lựa chọn phương án tối ưu nhất Như vậy, cán bộ điều hành và nhân viên xuất khẩu sẽ rơi vào trạng thái bị động trong việc thực hiện các nghiệp vụ có thể dẫn đến sự chậm trễ trong công việc, ảnh hưởng đến các bước tiếp theo và toàn bộ quá trình.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU MẶT HÀNG TÓC SANG THỊ TRƯỜNG EU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU ASA
Định hướng của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Asa về xuất khẩu mặt hàng tóc sang thị trường EU
hàng tóc sang thị trường EU
Hiện nay, xuất khẩu tóc là một ngành không còn mới ở Việt Nam, rất nhiều công ty xuất khẩu tóc tại Việt Nam ra đời và phát triển trong những năm gần đây Vào năm
2019 Việt Nam xuất khẩu các sản phẩm về tóc có giá trị lên tới 7,6 triệu USD thông qua các sản phẩm như tóc giả và đồ dệt Trong những năm tới đây, công ty định hướng vẫn sẽ tiếp tục phát triển việc xuất khẩu sang các thị trường như EU, Mỹ, Trung Quốc, Nigeria… do đây là các thị trường vô cùng tiềm năng, đem đến nhiều cơ hội kinh doanh cho công ty
Giữ vững các thị trường xuất khẩu trọng điểm ở từng châu lục, tiếp tục tạo dựng các mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng cũ, tạo mọi điều kiện thuận lợi để tìm kiếm khách hàng mới Đầu tư mới và nâng cấp máy móc, thiết bị, nhà xưởng để tăng năng suất và đảm bảo chất lượng tóc theo yêu cầu của khách hàng
Tăng cường đào tạo đội ngũ cán bộ XNK, tăng cường chuyên môn và các nghiệp vụ cũng như đầu tư hỗ trợ các công cụ cần thiết trong giao dịch, mở rộng và tìm kiếm các đối tác mới
Hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu quả quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tóc sang thị trường EU.
Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tóc sang thị trường EU
hiện hợp đồng xuất khẩu tóc sang thị trường EU
4.2.1.1 Đối với công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu Căn cứ vào tình hình thực tế, công ty cần tiến hành lên kế hoạch kịp thời ở từng khâu, từng giai đoạn cụ thể trong quy trình thực hiện hợp đồng, xây dựng sợi dây liên kết hợp lý, phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu bộ phận như chuẩn bị nguyên liệu, chuẩn bị bao bì đóng gói, nhân viên vận chuyển, giao hàng, thanh toán… Công ty cần nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động thực hiện hợp đồng Trong quá trình thực hiện hợp đồng, người lập kế hoạch phải nắm bắt nhanh nhạy tình hình hoạt động của đối tác, những biến động về giá cả, thị trường xuất khẩu Do đó việc trang bị cơ sở vật chất và mạng lưới thông tin là điều cần thiết Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Asa đổi mới các thiết bị, cải tiến kỹ thuật toàn diện để việc xử lý thông tin nhanh gọn và dễ dàng Có vậy, người lập kế hoạch mới có
51 thể tạo được sự liên kết chặt chẽ giữa các khâu, các bộ phận thực hiện hợp đồng để lên kế hoạch kịp thời và chính xác
4.2.1.2 Đối với công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
❖ Hoàn thiện khâu chuẩn bị hàng hoá
Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu là một khâu rất quan trọng trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu Nó đảm bảo cho doanh nghiệp cung cấp đúng loại hàng, đủ số lượng, phù hợp về chất lượng và đúng thời gian giao hàng Nâng cao hiệu quả công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu sẽ giúp doanh nghiệp giữ được uy tín với bạn hàng
Là một công ty sản xuất xuất khẩu nên việc công ty Asa phải nhập nguồn nguyên liệu đầu vào để sản xuất là điều tất yếu Công ty chủ yếu nhập tóc tại thị trường nội địa và thị trường nước ngoài như Ấn Độ, Trung Quốc Sản phẩm tóc xuất khẩu sang thị trường
EU - là thị trường đòi hỏi rất cao về chất lượng sản phẩm và yêu cầu chính xác về thời gian giao hàng Vì vậy, công ty cần phải tìm nguồn cung nguyên liệu ổn định và có chất lượng đảm bảo để có thể đảm bảo cho quá trình sản xuất xuất khẩu được diễn ra liên tục
Bên cạnh đó, công ty cũng cần chú trọng đáp ứng đầy đủ và đúng các yêu cầu của hợp đồng về khối lượng, chất lượng, quy cách bao bì đóng gói của mặt hàng tóc ❖ Nâng cao nghiệp vụ làm thủ tục hải quan
Hiện nay thủ tục thông quan hàng hoá đã tương đối đơn giản, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp kinh doanh XNK nói chung và công ty Asa nói riêng Các sai sót về bộ hồ sơ hải quan và khai hải quan chủ yếu đến từ sự bất cẩn của cán bộ nghiệp vụ hoặc do người thiếu kinh nghiệm thực hiện nghiệp vụ Để hạn chế tình trạng này, công ty cần thường xuyên nâng cao, trau dồi kiến thức về nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử và các văn bản pháp luật có liên quan cho các nhân viên Bên cạnh đó, để nâng cao hơn nữa công tác làm thủ tục hải quan, công ty cần tiến hành:
∙ Thực hiện tốt các quy định của hải quan, tạo mối quan hệ tốt với cơ quan hải quan ∙
Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết cho thủ tục thông quan hàng hoá ∙ Chuẩn bị, kiểm tra kỹ hàng hoá, hàng hoá phải luôn trong trạng thái sẵn sàng chờ thông quan.
❖ Nâng cao nghiệp vụ làm thủ tục thanh toán
Nghiệp vụ thanh toán luôn tiềm ẩn nhiều vấn đề phức tạp phát sinh bất ngờ, gây ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty Để nâng cao nghiệp vụ làm thủ tục thanh toán, công ty cần chú ý đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng thông qua sự hỗ trợ về thông tin của các cơ quan chức năng như ngân hàng trong và ngoài nước, phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam… hoặc thông qua các đối tác lâu năm. Công ty cũng cần đánh giá khả năng thanh toán của ngân hàng người mua và đánh giá tình hình kinh tế chính trị của nước nhập khẩu để tránh các rủi ro về chính trị
Sau khi đã đánh giá khả năng thanh toán của đối tác, công ty cần cân nhắc lựa chọn phương thức thanh toán hợp lý để tránh các rủi ro và hạn chế chi phí phát sinh Công ty nên linh hoạt giữa các phương thức thanh toán
4.2.1.3 Đối với công tác giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng xuất khẩu Công tác giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Asa còn chưa được quan tâm đúng mức, Vậy nên, trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tóc sang thị trường EU, ban lãnh đạo công ty cần phải luôn bam sát toàn bộ các khâu, nắm bắt các thông tin về tình hình thực hiện hợp đồng, đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời với các phát sinh trong các bước thực hiện hợp đồng Để quản trị quy trình thực hiện hợp đồng diễn ra nhanh chóng, không vướng mắc thì công tác giám sát và điều hành cần được tổ chức một cách khoa học và hợp lý Công ty nên chú trọng bồi dưỡng thêm những nhân viên có năng lực, có chuyên môn cao để thực hiện việc điều hành vì người nắm quyền sẽ phải kịp thời xử lý những vướng mắc trong quá trình thực hiện, không để ảnh hưởng quá nhiều đến tiến độ hoàn thành Để làm được điều đó, hằng năm công ty nên cử cán độ đi học những khoá học chuyên môn, tập huấn nghiệp vụ lãnh đạo và cả những nghiệp vụ về dây chuyên sản xuất, kỹ thuật hàng hoá để trau dồi thêm kiến thức
Quá trình giám sát và điều hành tốt một phần là nhờ rút kinh nghiệp được từ những lần trước đó Chính vì vậy, sau mỗi hợp đồng xuất khẩu, công ty cần đánh giá
53 hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng đó để phát huy những thế mạnh đang có và khắc phục những vấn đề còn tồn tại
❖ Kiến nghị với Tổng Cục Hải quan
Mặc dù đã có nhiều cố gắng tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp xuất khẩu có thể thực hiện hoạt động của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả, tuy nhiên, hệ thống chính sách xuất khẩu của Việt Nam còn nhiều bất cập Vì vậy, để khuyến khích hơn nữa hoạt động xuất khẩu, Tổng Cục Hải quan cần xem xét đơn giản hóa, công khai hóa và hiện đại hóa thủ tục hải quan Tiếp tục hoàn thiện các biện pháp mới của ngành như: phân loại hàng hóa, quy chế xác nhận thực xuất, quy chế khai một lần, đăng ký tờ khai điện tử. Bên cạnh đó, cần phân cấp sâu hơn quyền ký tờ khai Khai báo hải quan nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp xuất khẩu Một vấn đề hết sức quan trọng nữa là cần có chính sách khuyến khích và đào tạo thêm kiến thức nghiệp vụ cho cán bộ Hải quan để từng bước tối ưu hóa hoạt động nghiệp vụ hải quan của Việt Nam Hiện nay, một bộ phận không nhỏ cán bộ trong các cơ quan chức năng vẫn có những hành vi gây khó, nhũng nhiễu doanh nghiệp xuất nhập khẩu, gây tiêu cực trong công tác kiểm tra hàng hóa, làm thủ tục xuất khẩu Vì vậy Tổng Cục Hải quan cần phải có các biện pháp tích cực hơn nữa để đẩy lùi những tiêu cực này Đồng thời phải chấn chỉnh các cơ quan quản lý để hỗ trợ các công ty xuất nhập khẩu cũng là một vấn đề hết sức cấp bách, cần phải đặt lên hàng đầu
Bên cạnh đó, hệ thống phần mềm, cơ sở dữ liệu cũng cần được quan tâm và nâng cấp để đảm bảo cho việc truyền – nhận dữ liệu, xử lý nhanh chóng, thông suốt Tăng cường phối hợp giữa các cơ quan như kho bạc Nhà nước, cơ quan thuế, ngân hàng thương mại để tạo điều kiện thuận lợi và khuyến khích doanh nghiệp tham gia nộp thuế điện tử, triển khai có hiệu quả Hệ thống một cửa quốc gia và Hệ thống giám sát tự động
❖ Kiến nghị với cơ quan quản lý nhà nước
Về hệ thống quản lý và pháp luật: cơ quan nhà nước cần hoàn thiện hệ thống pháp luật về quản lý hoạt động xuất nhập khẩu để phù hợp với thực tế hiện tại và tuân thủ các cam kết quốc tế Các văn bản quy phạm pháp luật cần được xây dựng thống nhất với
54 nhau Việc các văn bản này được cập nhật sẽ làm giảm bớt các thủ tục khi xuất khẩu hàng hóa, từ đó mà việc xấu khẩu hàng hóa cũng diễn ra thuận lợi hơn Thêm vào đó, cơ quan nhà nước cũng cần đẩy mạnh công tác cải cách thủ tục hành chính, kiến tạo môi trường kinh doanh, đầu tư thuận lợi, thông thoáng, minh bạch cho người dân và doanh nghiệp, đảm bảo các văn bản quy phạm pháp luật cần được xây dựng thống nhất với nhau
