TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
Tính cấp thiết của đề tài
Trong xu thế toàn cầu hoá, khu vực hoá nền kinh tế thế giới hiện nay, mọi quốc gia, mọi khu vực đều không thể đứng ngoài xu thế này Với chính sách đổi mới của nền kinh tế, nước ta đã và đang nhanh chóng hội nhập vào xu hướng chung của thế giới, tích cực tham gia vào các tổ chức kinh tế trong khu vực và thế giới như ASEAN, AFTA, WTO, APEC Với quan điểm đó chúng ta coi trọng vai trò của Thương mại Quốc tế, coi đây là chiếc cầu nối liền giữa nền kinh tế nước ta với nền kinh tế thế giới, là chiếc đòn bẩy quan trọng thúc đẩy sản xuất trong nước, thu hút đầu tư và là phương tiện để thúc đẩy sự phân công lao động quốc tế Hoạt động thương mại quốc tế đã trở thành hoạt động mang tính chất sống còn cho sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam Thương mại quốc tế bao gồm hai hoạt động chính đó là xuất khẩu và nhập khẩu Hoạt động xuất khẩu giúp phát huy được lợi thế so sánh của đất nước, tạo nguồn thu ngoại tệ quan trọng cho đất nước, góp phần chuyển đổi cơ cấu kinh tế, tạo công ăn việc làm cho người dân, thúc đẩy nền kinh tế trong nước phát triển Còn hoạt động nhập khẩu giúp cung cấp những yếu tố cơ sở vật chất cần thiết đảm bảo cho quá trình sản xuất trong nước được liên tục và có hiệu quả phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa - hiện đại hóa của đất nước mà nền sản xuất trong nước chưa đáp ứng được Thêm vào đó, nhập khẩu cũng cho phép có thể đi tắt đón đầu, tiếp thu khoa học công nghệ tiên tiến của các nước phát triển từ đó có cơ hội rút ngắn khoảng cách, bắt kịp trình độ của các nước phát triển, tạo động lực thúc sự chuyển dịch của nền kinh tế theo hướng ngày càng hoàn thiện hơn Trước những vai trò vô cùng quan trọng trên của nhập khẩu thì việc hoàn thiện và đẩy mạnh công tác nhập khẩu là rất quan trọng và cần thiết nó giúp cho các quốc gia đang phát triển như Việt Nam hòa nhập với nền kinh tế thế giới.
Sự thông thoáng hơn trong các cơ chế chính sách đối với hoạt động nhập khẩu đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu có được cơ hội phát triển nhưng kèm theo đó là sự canh tranh ngày càng gay gắt trong lĩnh vực này Do vậy, tăng hiệu quả kinh doanh nhập khẩu để tồn tại trên thị trường là một vấn đề cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu Tuy nhiên, hoạt động kinh doanh quốc tế là một hoạt động khá phức tạp, nó đòi hỏi chủ thể tham gia phải có một nền tảng kiến thức, kinh nghiệm để có thể đạt được mục tiêu của mình Để đảm bảo cho hoạt động nhập khẩu được thực hiện một cách thuận lợi và an toàn, một nghiệp vụ quan trọng đối với các doanh nghiệp nhập khẩu là việc quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Thực tế đã chứng minh, việc thiếu kiến thức cần thiết trong quản trị quá trình thực hiện hợp đồng đã mang lại hậu quả khôn lường mà nhà kinh doanh phải gánh chịu, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp Việt Nam vì trong hoạt động nhập khẩu các doanh nghiệp của chúng ta hay bị thiệt hại về tài sản, tiền bạc, mất uy tín trong kinh doanh và những thiệt hại khác Điều này xảy ra là do rất nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan nhưng nguyên nhân chủ yếu là thiếu kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm và chưa chú trọng đúng mức đến vai trò của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng Do đó, nâng cao hiệu quả công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là vấn đề hết sức quan trọng đối với mọi doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Qua một thời gian thực tập tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư, em đã có những tìm hiểu về hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty thông qua nghiên cứu sơ bộ bằng phiếu điều tra trắc nghiệm và phỏng vấn chuyên gia, em đã đi đến một số kết luận về hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty: hoạt động chính của công ty là kinh doanh nhập khẩu với các nước trên thế giới chuyên về mặt hàng máy móc thiết bị phục vụ cho ngành than, trong đó Trung Quốc là thị trường nhập khẩu chiếm tỷ trọng lớn nhất của công ty Trong công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng này bên cạnh những thành công và thuận lợi đã đạt được, công ty cũng gặp phải nhiều khó khăn và tồn tại nhất định (vẫn còn có những sai sót trong một số khâu của quy trình thực hiện hợp đồng; những tình huống phát sinh do sự biến động của thị trường, sự thay đổi của tỷ giá hối đoái…) cần giải quyết để hoạt động nhập khẩu ngày càng hoàn thiện và có hiệu quả hơn Do vậy vấn đề đặt ra đối với công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư là phải hoàn thiện công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu để việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu được diễn ra suôn sẻ, đáp ứng tốt yêu cầu của đối tác và khách hàng trong nước, nâng cao uy tín và lợi nhuận cho công ty.
Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài
Xuất phát từ thực tế kinh doanh của công ty kết hợp với kiến thức kỹ thuật thương mại quốc tế đã được học tại trường và những kiến thức tìm hiểu được trong thời gian thực tập tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư, cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo - Thạc sĩ Lê Thị Việt Nga và sự giúp đỡ của các cô chú, anh chị cán bộ công nhân viên trong công ty, em mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài:
“Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư thuộc Tổng công ty Công nghiệp mỏ Việt Bắc-Vinacomin”. Đề tài tập trung nghiên cứu đi sâu vào quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu và công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại doanh nghiệp thông qua việc sử dụng các phương pháp thu thập số liệu thứ cấp, phương pháp điều tra trắc nghiệm, phỏng vấn chuyên gia nhằm đánh giá đúng thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc của Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư trong những năm gần đây Bên cạnh những thành tựu công ty đạt được, đề tài cũng phản ánh những tồn tại trong quản trị quy trình nhập khẩu của công ty và nguyên nhân của những tồn tại đó Trên cơ sở đó, đề xuất một số giải pháp khắc phục những tồn tại và đưa ra các kiến nghị với Nhà nước nhằm hoàn thiện hơn công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty.
Các mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
- Điều tra, khảo sát ,tìm hiểu thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư trong phạm vi nghiên cứu.
- So sánh thực tế với lý thuyết nhằm đề ra một số giải pháp, kiến nghị để hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu và tăng cường công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư.
Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi nghiên cứu về không gian: Tiếp cận hoạt động nhập khẩu ở bộ phận phòng Xuất nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư.
- Phạm vi nghiên cứu về thời gian: Trong quá trình nghiên cứu, luận văn lấy số liệu từ nguồn dữ liệu thứ cấp thu thập được trong giai đoạn từ năm 2008-2010.
- Giới hạn đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư, mặt hàng là máy móc thiết bị phục vụ ngành than, thị trường nhập khẩu làTrung Quốc.
Kết cấu luận văn tốt nghiệp
Ngoài lời mở đầu, mục lục, các danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, từ viết tắt, kết luận, các tài liệu tham khảo và phụ lục, Luận văn bao gồm bốn chương:
Chương I: Tổng quan nghiên cứu đề tài.
Chương II: Một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Chương III: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư.
Chương IV: Các kết luận và đề xuất nhằm tăng cường quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tạiCông ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư.
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ
Khái quát về hợp đồng nhập khẩu và quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.1.1 Khái quát về hợp đồng nhập khẩu
2.1.1.1 Khái niệm hợp đồng nhập khẩu
Hợp đồng nhập khẩu là sự thỏa thuận giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau, theo đó một bên gọi là bên mua (bên nhập khẩu) có nghĩa vụ nhận quyền sở hữu một tài sản nhất định gọi là hàng hóa do một bên khác gọi là bên bán (bên xuất khẩu) cung cấp và thanh toán tiền hàng cho bên bán.
Bản chất của hợp đồng nhập khẩu:
Bản chất của hợp đồng nhập khẩu là sự thỏa thuận của các bên ký kết hợp đồng.
Do đó hợp đồng phải thể hiện ý chí thực sự thỏa thuận, không bị cưỡng bức, lừa dối lẫn nhau và có những nhầm lẫn không thể chấp nhận được.
2.1.1.2 Đặc điểm hợp đồng nhập khẩu
Do có sự tham gia của các yếu tố nước ngoài nên hợp đồng nhập khẩu có các đặc điểm khác biệt so với hợp đồng mua bán trong nước Đó là:
- Chủ thể tham gia hợp đồng: Các bên tham gia ký kết hợp đồng (bên xuất khẩu và bên nhập khẩu) có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau.
- Đối tượng của hợp đồng: Là hàng hóa hoặc dịch vụ nhưng khác với các hợp đồng mua bán trong nước, chúng phải được di chuyển qua biên giới các quốc gia khác nhau Hàng hóa nhập khẩu phải là hàng hóa không thuộc danh mục cấm nhập khẩu của Nhà nước, nếu hàng hóa thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch thì phải có quota.
- Đồng tiền thanh toán: Là ngoại tệ đối với ít nhất một bên tham gia (yếu tố này có thể không còn ý nghĩa khi các quốc gia sử dụng đồng tiền chung) Theo đó, các bên có thể chọn đồng tiền thanh toán là ngoại tệ của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu hoặc một nước thứ ba Các bên cần chú ý ghi rõ đồng tiền thanh toán theo ký hiệu của đồng tiền quốc gia mà các bên đã lựa chọn.
- Nguồn luật điều chỉnh: Do có yếu tố nước ngoài nên nguồn luật điều chỉnh hợp đồng nhập khẩu bao gồm: Luật quốc tế, luật quốc gia và tập quán thương mại quốc tế.
2.1.1.3 Vai trò của hợp đồng nhập khẩu
Hợp đồng nhập khẩu giữ vai trò quan trọng trong kinh doanh thương mại quốc tế Nó xác nhận những nội dung giao dịch mà các bên đã thỏa thuận và cam kết thực hiện các nội dung đó; xác nhận quyền lợi và trách nhiệm của các bên trong quá trình giao dịch thương mại.
Do đó, hợp đồng nhập khẩu chính là cơ sở để các bên thực hiện nghĩa vụ của mình đồng thời yêu cầu bên đối tác thực hiện các nghĩa vụ của họ Hợp đồng còn là cơ sở đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của các bên và là cơ sở pháp lý quan trọng để khiếu nại khi bên đối tác không thực hiện toàn bộ hay một phần nghĩa vụ của mình như đã thỏa thuận trong hợp đồng Hợp đồng càng quy định chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu càng dễ thực hiện và ít xảy ra tranh chấp.
2.1.1.4 Điều kiện hiệu lực của hợp đồng nhập khẩu
Theo Luật thương mại Việt Nam 2005 quy định hợp đồng nhập khẩu có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau:
- Chủ thể của hợp đồng là bên mua và bên bán phải có đủ tư cách pháp lý Chủ thể bên nước ngoài là thương nhân và tư cách pháp lý của họ được xác định căn cứ theo pháp luật của họ.Chủ thể bên Việt Nam phải là thương nhân được phép hoạt động thương mại trực tiếp với nước ngoài.
- Hàng hóa theo hợp đồng là hàng hóa được phép mua bán theo quy định pháp luật của nước bên mua và nước bên bán.
- Hợp đồng nhập khẩu phải được lập thành văn bản.
- Hợp đồng nhập khẩu phải có các nội dung chủ yếu của hợp đồng mua bán hàng hóa Các nội dung chủ yếu đó là: Tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, giá cả, phương thức thanh toán và thời gian giao nhận hàng.
2.1.1.5 Nội dung chủ yếu của hợp đồng nhập khẩu
Cấu trúc của một hợp đồng nhập khẩu gồm hai phần chính: phần trình bày chung và phần nội dung chính của hợp đồng.
Phần trình bày chung: bao gồm các nội dung
- Số hiệu của hợp đồng (Contract No…)
- Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng
- Tên và địa chỉ của các bên tham gia ký kết hợp đồng
- Các định nghĩa dùng trong hợp đồng (General definition)
- Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng
Phần nội dung chính của hợp đồng:
Nội dung chính của hợp đồng trình bày các điều khoản mà các bên cam kết thực hiện Một hợp đồng có thể có các điều khoản khác nhau tùy theo thỏa thuận giữa các bên, tùy vào hàng hóa giao dịch … Nhưng thông thường một hợp đồng nhập khẩu (hợp đồng TMQT) bao gồm các điều khoản sau:
- Điều khoản về tên hàng (Commodity)
- Điều khoản về chất lượng (Quality)
- Điều khoản về số lượng ( Quantity)
- Điều khoản về giá cả (Price)
- Điều khoản về bao bì, ký mã hiệu (Packing and marking)
- Điều khoản về thanh toán (Payment)
- Điều khoản về giao hàng (Shipment/Delivery)
- Điều khoản về trường hợp miễn trách (Force majeure acts of god)
- Điều khoản về khiếu nại (Claim)
- Điều khoản bảo hành (Warranty)
- Điều khoản về phạt và bồi thường thiệt hại (Penalty)
- Điều khoản trọng tài (Arbitration)
Trên đây là những điều khoản cơ bản nhất của hợp đồng nhập khẩu (hợp đồng TMQT) Tuy nhiên trong thực tế thì tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, từng hợp đồng nhất định mà có thể thêm một số điều khoản khác: điều khoản bảo hiểm, điều khoản vận tải, điều khoản cấm vận chuyển bán, và các điều khoản khác…
2.1.2.Khái quát về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là quá trình bao gồm hoạch định, lập kế hoạch; tổ chức thực hiện và giám sát, điều hành các hoạt động trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nhằm đạt được mục tiêu đề ra một cách hiệu quả nhất Nó đảm bảo việc thực hiện hợp đồng được diễn ra đúng quy định và đúng thời hạn của hợp đồng Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm:
- Hoạch định, lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một quá trình phức tạp, liên quan đến nhiều bộ phận chức năng và trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Lập kế hoạch thực hiện là sự tính toán thiết lập các mục tiêu, xác định rõ nội dung công việc, thời điểm tiến hành, kết thúc, trình tự, cách thức tiến hành, phân bổ nguồn lực để thực hiện được các mục tiêu đó Do vậy việc lập kế hoạch có một ý nghĩa quan trọng đối với quá trình thực hiện hợp đồng.
- Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những công trình năm trước
2.2.1 Theo nghiên cứu những luận văn tại công ty
Trong quá trình thực tập tại công ty, em đã tìm hiểu các luận văn của các anh chị đã từng thực tập tại đây Em thấy chưa có luận văn nào làm về đề tài “quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc”.
2.2.2 Theo nghiên cứu những luận văn tại trường
Khi lựa chọn đề tài nghiên cứu này, em đã tìm hiểu luận văn của các anh chị khóa trước, em nhận thấy đã có nhiều đề tài nghiên cứu về quản trị quy trình thực hiện hợp nhập khẩu hàng hóa như:
- “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị, vật tư cho ngành công nghiệp khai khoáng từ thị trường Nhật Bản tại công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không- Airimex “ của sinh viên Hoàng Thị Quỳnh Oanh - K41E4.
- “Quản trị quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc từ thị trường Hàn Quốc tại công ty Phát triển thương mại kỹ nghệ và dịch vụ (TTS) ” của sinh viên Nguyễn Thị Hồng Nhung - K41E3.
- “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng phân bón từ thị trường Trung Quốc tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm Tocontap Hanoi” của sinh viên Ngô Thị Thu Hường - K42E2.
Tuy nhiên, luận văn của em có nhiều điểm khác biệt và có nhiều tính mới so với các anh chị khóa trước, đó là: chưa có một luận văn nào nghiên cứu về mặt hàng máy móc thiết bị phục vụ ngành than từ thị trường Trung Quốc tại công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư (trực thuộc Tổng Công ty Công nghiệp mỏ Việt Bắc-Vinacomin). Riêng có một luận văn với đề tài “ Hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu than COALIMEX” của sinh viên Nguyễn Thị Hồng - K38E2 cũng nghiên cứu về mặt hàng máy móc thiết bị ngành than Nhưng luận văn này mới chỉ dừng lại ở việc hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu chứ chưa tiến tới việc quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, hơn nữa luận văn này cũng không nghiên cứu tại một thị trường cụ thể và nghiên cứu ở công ty khác không phải tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư.
Chính vì vậy em đã lựa chọn đề tài luận văn là: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư” Luận văn này sẽ nghiên cứu về quản trị cả quy trình thực hiện hợp đồng - nghiên cứu dưới góc độ của nhà quản trị chứ không phải là người thực hiện hợp đồng - thông qua quá trình thu thập số liệu bằng phương pháp điều tra trắc nghiệm, phỏng vấn chuyên gia, nghiên cứu phân tích các tài liệu, số liệu thu thập được tại công ty qua một số năm trở lại đây (từ năm 2008-2010)…Đây là một đề tài mang tính mới và cấp thiết đối với doanh nghiệp, vì vậy em rất mong luận văn này có thể giúp ích cho công ty trong việc đề ra các giải pháp nhằm khắc phục các khó khăn cũng như nâng cao hiệu quả của công tác quản trị quy trình nhập khẩu hàng hóa.
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành
2.3.1 Vai trò của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Quản trị là hoạt động không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp, mọi tổ chức Hoạt động quản trị là nhằm hướng tất cả mọi nguồn lực theo mục tiêu chung, giúp các bộ phận phối hợp với nhau một cách hợp lý, khoa học trên cơ sở đó đạt được hiệu quả cao.
Hiện nay trong điều kiện hội nhập và toàn cầu hóa, mỗi quốc gia dù ít hay nhiều đều tham gia hoạt động nhập khẩu Hợp đồng nhập khẩu là cầu nối giữa người bán và người mua và nó đảm bảo lợi ích của cả hai bên Để hoạt động nhập khẩu được thực hiện hiệu quả nhất thiết phải xây dựng và tổ chức thực hiện tốt các hợp đồng Thực hiện hợp đồng nhập khẩu là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp được đan kết chặt chẽ với nhau Thực hiện tốt một công việc làm cơ sở để thực hiện các công việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng Tuy nhiên trong thực tế có nhiều vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng gây ra những thiệt hại về tài sản, gây mất uy tín trong kinh doanh và nhiều thua thiệt khác mà lúc xây dựng hợp đồng không thể tính trước được Do vậy, quản trị quá trình thực hiện hợp đồng đóng một vai trò quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng là để các công việc, các tác nghiệp được diễn ra theo đúng nội dung, thời gian và đạt hiệu quả cao nhất Mặt khác, điều kiện môi trường khi thực hiện hợp đồng luôn luôn biến đổi tạo ra các cơ hội và nguy cơ bất ngờ Hoạt động quản trị giúp thích nghi được với môi trường, nắm bắt tốt hơn tận dụng hết các cơ hội và giảm bớt tác động tiêu cực của các nguy cơ liên quan đến điều kiện môi trường nhằm thực hiện tốt hợp đồng.
Hoạt động quản trị không chỉ có ý nghĩa quan trọng mà từng nội dung của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng cũng có vai trò xác định:
- Lập kế hoạch là nội dung khởi đầu và trọng yếu đối với quá trình thực hiện hợp đồng vì nó có tác dụng định hướng cho tất cả các hoạt động trong quá trình thực hiện hợp đồng của doanh nghiệp; phân tích và dự báo trước những thời cơ, thách thức, khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực hiện hợp đồng từ đó chủ động có giải pháp để nắm bắt cơ hội, hạn chế rủi ro Lập kế hoạch còn là cơ sở để phân quyền, nhiệm vụ, thực hiện sự phối hợp các yếu tố, các bộ phận trong tổ chức và là cơ sở để triển khai kiểm tra, điều chỉnh các hoạt động sau này.
- Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu có vai trò vô cùng quan trọng bởi hợp đồng nhập khẩu có thành công hay không, những kế hoạch lập ra có thành hiện thực hay không tùy thuộc vào hiệu quả của tổ chức thực hiện.
- Giám sát và điều hành cũng có ý nghĩa lớn đến việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu Nó giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ của mình trong hợp đồng nhằm đạt hiệu quả cao và tối ưu hóa quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Giám sát hợp đồng là theo dõi, quản lý xung quanh các sự kiện nhằm phòng ngừa rủi ro Từ đó, điều hành quá trình thực hiện hợp đồng thông qua các quyết định, đề ra các giải pháp để kịp thời đối phó, giải quyết các vấn đề phát sinh không tính trước được và giảm bớt những sai sót có thể nảy sinh nhằm thực hiện tốt hợp đồng.
2.3.2 Nội dung quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.3.2.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Sau khi ký kết được hợp đồng nhập khẩu, các nhân viên kinh doanh XNK cần tiến hành công việc đầu tiên đó là lập kế hoạch thực hiện hợp đồng NK bao gồm: các công việc cần làm, thời điểm tiến hành, kết thúc, trình tự, cách thức thực hiện, phân bổ nhân lực cho các công việc Thông thường kế hoạch thực hiện hợp đồng NK bao gồm: kế hoạch thuê phương tiện vận tải, kế hoạch mua bảo hiểm cho hàng hóa, kế hoạch làm thủ tục hải quan, kế hoạch nhận hàng và kiểm tra hàng NK, kế hoạch thanh toán…
Kế hoạch sau khi được lập ra sẽ được trình lên cấp lãnh đạo để xem xét, bổ sung và phê duyệt trước khi đi vào thực hiện.
2.3.2.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Sau khi lập kế hoạch xong thì bước tiếp theo là tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu Thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một chuỗi các công việc kế tiếp được đan kết chặt chẽ với nhau và được tiến hành cụ thể theo hợp đồng NK đã ký Các doanh nghiệp cần thực hiện tốt từng khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng để nâng cao hiệu quả hợp đồng Thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói chung bao gồm 9 bước cơ bản sau: a Xin giấy phép nhập khẩu
Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nước quản lý nhập khẩu do Bộ Thương mại cấp Xin giấy phép NK là tiền đề quan trọng về mặt pháp lý để tiến hành các khâu khác trong quá trình nhập khẩu hàng hóa.
Sau khi ký kết hợp đồng, nếu đối tượng của hợp đồng thuộc phạm vi phải xin giấy phép NK thì doanh nghiệp phải xin giấy phép NK để thực hiện hợp đồng đó.Mỗi giấy phép NK chỉ cấp cho một chủ hàng kinh doanh để NK một hay một số mặt hàng với một nước nhất định, cho một lô hàng nhất định, chuyên chở bằng một phương thức vận tải và giao nhận tại một cửa khẩu nhất định Việc xin phép NK và cấp phép NK căn cứ vào Nghị định số 12/2006/NĐ-CP ngày 23 tháng 1 năm 2006 của Chính phủ qui định chi tiết thi hành Luật thương mại về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế về các hoạt động đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài; và căn cứ vào Quyết định số 41/2005/QĐ-TTg ngày 2 tháng 3 năm 2005 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế cấp phép NK hàng hóa.
Bộ hồ sơ xin giấy phép NK bao gồm: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép kinh doanh, bản sao hợp đồng ngoại đã ký kết với đối tác, đơn xin cấp giấy phép NK, phiếu hạn ngạch (nếu mặt hàng thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch), hợp đồng ủy thác NK (nếu là trường hợp NK ủy thác), các giấy tờ khác có liên quan Hồ sơ sẽ được gửi cho Bộ quản lý trực tiếp để xem xét và cấp giấy phép nhập khẩu. b Mở L/C
Nếu hai bên ký kết hợp đồng thỏa thuận chọn phương thức thanh toán là phương thức tín dụng chứng từ L/C thì nhà NK phải tiến hành mở L/C tại ngân hàng Trước khi mở L/C, người NK phải có biện pháp giám sát, kiểm tra để biết rằng người XK sẽ chắc chắn có hàng để giao theo hợp đồng. Để mở L/C thì người NK phải làm đơn xin mở L/C (theo mẫu sẵn có của từng ngân hàng) gửi tới ngân hàng mà doanh nghiệp muốn mở thư tín dụng Đơn xin mở L/C cần chính xác, đúng mẫu đơn và phải căn cứ vào nội dung các điều khoản trong hợp đồng TMQT mà hai bên đã ký kết vì đây là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp (nếu có) đồng thời là cơ sở để ngân hàng mở L/C cho bên XK.
Bộ hồ sơ xin mở L/C gửi cho ngân hàng thường bao gồm các chứng từ: Đơn xin mở L/C; hợp đồng NK hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng; hợp đồng ủy thác (nếu NK ủy thác); giấy phép NK hoặc quota (nếu có); một số chứng từ khác theo yêu cầu của mỗi ngân hàng Ngoài ra cần có thêm hai ủy nhiệm chi, một là để ký quỹ theo quy định mở L/C, một là để trả phí mở L/C cho ngân hàng mở L/C Số tiền ký quỹ ít hay nhiều phụ thuộc vào tổng giá trị hợp đồng, mối quan hệ, uy tín và độ tin cậy giữa doanh nghiệp với ngân hàng mở L/C.
Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng mở L/C, người NK phải kiểm tra chứng từ nếu chứng từ hợp lệ thì trả tiền cho ngân hàng và nhận chứng từ để đi nhận hàng. c Thuê phương tiện vận tải
Thuê phương tiện vận tải có ý nghĩa quan trọng đối với các tác nghiệp của quy trình thực hiện hợp đồng Nó trực tiếp ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng, đến sự an toàn của hàng hóa, dễ xảy ra rủi ro và có liên quan nhiều đến nội dung khác trong quá trình thực hiện hợp đồng.
♦ Căn cứ để thuê phương tiện vận tải:
Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng: Nếu điều kiện cơ sở giao hàng là CFR, CIF, CPT, CIP, DAF, DES, DDU, DDP thì người xuất khẩu phải tiến hành thuê phương tiện vận tải; còn nếu điều kiện cơ sở giao hàng là EXW, FCA, FAS, FOB thì người nhập khẩu thuê phương tiện vận tải.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY MÓC THIẾT BỊ NGÀNH THAN TỪ THỊ TRƯỜNG
Phương pháp hệ nghiên cứu
3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
3.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
* Nguồn dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp
Thu thập dữ liệu bộ của doanh nghiệp: Báo cáo tài chính, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh các năm 2008, 2009, 2010; các văn bản và quyết định của công ty; sổ lưu hợp đồng; bản kế hoạch và mục tiêu phương hướng phát triển công ty,…
* Nguồn dữ liệu ngoại vi: Bao gồm các luận văn khóa trước, các tạp chí và sách báo chuyên ngành TMQT, internet (sử dụng công cụ tìm kiếm đắc lực Google để tìm hiểu thêm thông tin về TMQT, các qui định, nghị định của cơ quan Nhà nước về NK, các chính sách tài chính tín dụng…), website của công ty, các cơ quan bộ ngành …
3.1.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
* Phương pháp quan sát, tổng kết thực tiễn
Trong quá trình tới công ty thực tập em đã tiến hành quan sát công việc của từng nhân viên, đặc biệt là những nhân viên trực tiếp thực hiện nghiệp vụ tác nghiệp thương mại quốc tế; sau đó em đã ghi chép cụ thể lại những công việc, xử lý của họ khi thực hiện hợp đồng NK Bên cạnh đó em còn tiến hành xem xét các hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than của công ty Từ những hợp đồng đơn thuần và các giấy tờ chứng từ liên quan khác ở dạng nguyên bản để tập hợp ra một số thông tin phục vụ cho việc phân tích sau này như: các điều khoản chủ yếu trong hợp đồng, các chứng từ cần có để tiến hành thực hiện hợp đồng NK, …
* Phương pháp sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm
Trên cơ sở kiến thức được học, em tiến hành xây dựng các phiếu điều tra trắc nghiệm và lựa chọn đối tượng phát phiếu điều tra Phiếu điều tra được thiết kế gồm câu hỏi đóng, câu hỏi mở và những câu hỏi mang tính đánh giá được thể hiện thông qua hình thức trọng số Nội dung các câu hỏi bám sát vào vấn đề nghiên cứu là quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than (Mẫu phiếu điều tra được đính kèm ở phần phụ lục) Đối tượng phát phiếu điều tra là các trưởng phòng, phó phòng và các chuyên viên xuất nhập khẩu - những người có nhiều kinh nghiệm và trực tiếp tham gia vào công tác quản trị thực hiện các nghiệp vụ nhập khẩu cũng như tổ chức thực hiện hợp đồng NK Số phiếu phát ra là 10 phiếu, số phiếu thu về là 10 phiếu.
* Phương pháp phỏng vấn chuyên gia Để tìm hiểu một cách cụ thể hơn công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu em đã tiến hành phỏng vấn ý kiến các chuyên gia nhằm mục đích nghiên cứu sâu hơn đề tài, thu thập và bổ sung thêm những thông tin mà phiếu điều tra chưa thực hiện được, nhằm giải thích cho những lựa chọn trong phiếu điều tra Nội dung phỏng vấn và danh sách chuyên gia tham gia phỏng vấn (đính kèm ở phần phụ lục).
3.1.2 Phương pháp phân tích xử lý dữ liệu
3.1.2.1 Phương pháp xử lý dữ liệu thứ cấp
Việc phân tích xử lý dữ liệu thứ cấp được thực hiện bằng phương pháp so sánh, phân tích, thống kê, tổng hợp, sử dụng phần mềm Excel để lập bảng biểu so sánh để thấy sự thay đổi rồi đưa ra nhận xét đánh giá của cá nhân.
3.1.2.2 Phương pháp xử lý dữ liệu sơ cấp
- Phỏng vấn chuyên gia: thông tin thu thập được từ việc phỏng vấn sẽ được tổng hợp, thống kê lại thành bảng, sơ đồ rồi tiến hành phân tích.
- Phiếu điều tra trắc nghiệm: kết quả thu được từ các phiếu điều tra trắc nghiệm thu về sẽ được tổng hợp lại thành bảng, so sánh, tính toán các chỉ tiêu thống kê: số trung bình, tỷ trọng trung bình, lập bảng biểu sơ đồ (được tiến hành bằng Excel), từ đó tiến hành phân tích theo các kết quả thu được đó.
Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại công ty XNK và Hợp tác đầu tư giai đoạn 2008-
3.2.1 Tổng quan về công ty XNK và Hợp tác Đầu tư
3.2.1.1 Giới thiệu chung về công ty
- Tên: Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư
- Địa chỉ: 30B Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội
- Loại hình doanh nghiệp: công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên
- Số đăng ký kinh doanh: 314430
- Website: www.congnghiepmovietbac.com.vn
♦ Quá trình hình thành và phát triển:
- Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư tiền thân là Trung tâm Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư trực thuộc Công ty than Nội Địa - Tổng Công ty than ViệtNam (nay là Tổng công ty Công nghiệp mỏ Việt Bắc - Vinacomin) được thành lập ngày 16/4/2001 theo Quyết định 345/QĐ-TCCB của Tổng công ty than Việt Nam vớiGiấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 314430 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 3/5/2001.
- 23/5/2006 được đăng ký trở thành chi nhánh của Công ty TNHH 1 thành viên Than Nội Địa (nay là Tổng công ty Công nghiệp mỏ Việt Bắc - Vinacomin) theo Quyết định số 01342/TB-TCCB của Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam-Công ty than Nội Địa với tên gọi là chi nhánh Trung tâm Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư.
- Chuyển thành Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư –VVMI là đơn vị trực thuộc Tổng công ty Công nghiệp mỏ Việt Bắc - Vinacomin ngày 1/1/2011.
- Chức năng : công ty là một đơn vị hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Công nghiệp mỏ Việt Bắc - Vinacomin, có tư cách pháp nhân không đầy đủ, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng, hoạt động theo phân cấp và ủy quyền của Tổng công ty.
+ Cung ứng vật tư, thiết bị, hàng hóa phục vụ sản xuất và đời sống
+ Nhập khẩu thiết bị, phương tiện, vật tư, phụ tùng, hàng hóa
+ Kinh doanh dịch vụ hợp tác Quốc tế về đầu tư, quan hệ thương mại
+ Sản xuất kinh doanh hàng bảo hộ lao động
+ Kinh doanh chế biến than, vật liệu xây dựng và trang trí nội thất
+ Kinh doanh gỗ trụ mỏ.
Trong đó hoạt động nhập khẩu là một trong những hoạt động chủ chốt của công ty.
* Các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của công ty là máy móc, thiết bị, vật tư, phụ tùng phục vụ ngành than như: máy xúc, máy ủi, máy vắt, ô tô chở nước tưới đường, máy giặt, máy cứu sinh, máy trấn tôn thủy lực, trạm nén khí công nghiệp, máng cào tải than đá, máng cào uốn mã hiệu, máng cào mềm phòng nổ máy cứu sinh, băng tải lõi PVC, săm lốp các loại, van hợp kim các loại, cáp điện, con lăn
* Các thị trường nhập khẩu chính của công ty: Trung Quốc, Hàn Quốc, Nga, Đức, Nhật Bản…
3.2.1.2 Tổng quan tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2008-2010 a Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (2008-2010)
Trong khoảng thời gian từ năm 2008-2010, tình hình kinh doanh của công ty khá khả quan Doanh thu của công ty tăng nhanh chóng.
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh chung của công ty Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010
(Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2008, 2009, 2010)
Nhìn vào bảng thống kê ta thấy doanh thu hàng năm của công ty đều tăng: Năm
2009 doanh thu tăng 68.30 % so với năm 2008, doanh thu năm 2010 tăng 15,19 % so với năm 2009 Nhờ đó lợi nhuận của công ty cũng tăng theo: lợi nhuận năm 2009 tăng 160,91% so với năm 2008 (tốc độ tăng nhanh chóng này là do sau cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới, nền kinh tế đang trong giai đoạn phục hồi, nhu cầu về máy móc thiết bị
NK tăng làm cho lợi nhuận tăng); lợi nhuận năm 2010 tăng 25,36% so với năm 2009. b Tổng quan tình hình nhập khẩu của công ty (2008-2010)
Bảng 3.2: Kim ngạch nhập khẩu Đơn vị tính: USD
Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 So sánh
(Nguồn: Báo cáo hoạt động kinh doanh- Phòng Kế toán) Nhập khẩu là hoạt động kinh doanh chủ đạo và giữ vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty Kim ngạch nhập khẩu của công ty trong 3 năm (2008-
2010) có tốc độ tăng nhanh chóng: NK năm 2009 tăng 61,60 % so với năm 2008, năm
2010 tăng 13,74 % so với năm 2009 Điều này cho thấy sự gia tăng về nhu cầu mua sắm máy móc thiết bị phục vụ cho sự phát triển ngành than ở trong nước Đồng thời cũng cho thấy sự cố gắng, nỗ lực của toàn công ty để tăng cường hoạt động NK, không chỉ gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho mình mà còn phục vụ một phần nhỏ cho sự phát triển chung của đất nước.
♦ Kim ngạch nhập khẩu theo thị trường của công ty (2008-2010)
Bảng 3.3: Kim ngạch nhập khẩu theo thị trường của công ty
Thị trường Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010
Giá trị (USD) Tỉ trọng
(Nguồn: Báo cáo hoạt động nhập khẩu hàng hóa – Phòng kế toán )
Qua bảng số liệu trên ta thấy: Kim ngạch nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than của công ty từ thị trường Trung Quốc luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng kim ngạch NK của công ty (44,60 % năm 2008; 47,83 % năm 2009 và 48,62% năm
2010) Tiếp đến là thị trường Hàn Quốc, Nhật Bản, Nga và Hoa Kỳ Tùy từng mặt hàng mà công ty lựa chọn nhập khẩu của các nước khác nhau, điều này phụ thuộc vào chất lượng và giá cả mỗi loại hàng hóa Các thị trường NK chủ yếu của công ty là các nước châu Á, trong đó lớn nhất là Trung Quốc do Trung Quốc là thị trường NK ổn định nhất, cung cấp nhiều mặt hàng nhất với giá rẻ hơn, chất lượng thì không thua kém nhưng có sức cạnh tranh về giá là rất cao so với các thị trường khác Hơn nữa, Trung Quốc lại rất gần với Việt Nam nên việc vận chuyển có thể tiến hành một cách thuận tiện, đơn giản và ít tốn kém hơn rất nhiều Chính vì vậy mà Trung Quốc là thị trường NK chủ yếu của công ty Công ty có thể lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa có mức chất lượng và giá cả phù hợp nhất.
♦ Kim ngạch nhập khẩu mặt hàng máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc
Từ bảng kết quả dưới đây ta thấy tổng kim ngạch NK của các mặt hàng máy móc, thiết bị phục vụ ngành than của công ty đều tăng qua các năm từ năm 2008-
2010, góp phần đáng kể vào lợi nhuận kinh doanh chung của công ty Cụ thể, mặt hàng NK nhiều nhất là máy xúc, máng cào và săm lốp ôtô các loại Trong đó, mặt hàng máy xúc tăng từ 338.959USD năm 2008 lên 512.096USD vào năm 2009 tương ứng với tỷ lệ 51,08% và 614.189 USD năm 2010 tương ứng với tỷ lệ 19,94% Mặt hàng máng cào cũng tăng từ 251.765USD năm 2008 lên 416.574USD năm 2009 tương ứng tỷ lệ 65,46% và tăng lên 460.354USD tương ứng tỷ lệ 10,51% vào năm 2010 Còn mặt hàng săm lốp ôtô trong năm 2009 trị giá NK tăng 215.930USD tương ứng tỷ lệ là84,79% so với năm 2008, năm 2010 trị giá NK tăng 95.156USD tương ứng tỷ lệ20,22% so với năm 2009 Tương tự như vậy các mặt hàng: máy khoan, máy bơm li tâm, xe ôtô chở nước tưới đường, trạm nén khí công nghiệp, băng tải lõi PVC, thiết bị cấp cứu mỏ, phụ tùng các loại…cũng đều tăng trong các năm từ 2008 – 2010 Kết quả trên cho thấy tình hình nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường TrungQuốc của công ty trong giai đoạn 2008 – 2010 là khá khả quan.
♦ Kim ngạch nhập khẩu mặt hàng máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc (2008- 2010)
Bảng 3.4: Kim ngạch nhập khẩu mặt hàng máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc
Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 So sánh 2009/2008 So sánh 2010/2009 Trị giá
Số tiền (USD) Tỷ lệ (%) Số tiền
2 Săm lốp ôtô các loại 254.645 19,45 470.575 20,74 565.731 21,57 215.930 184,79 95.156 120,22
8 Xe ôtô chở nước tưới đường 62.188 4,75 136.362 6,01 145.136 5,53 74.174 219,27 8.774 106,43
9 Thiết bị cấp cứu mỏ 82.088 6,27 143.396 6,32 160.815 6,13 61.308 174,68 17.419 112,15
(Nguồn: Báo cáo hoạt động nhập khẩu hàng hóa)
3.2.2 Các nhân tố môi trường ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại công ty XNK và Hợp tác đầu tư
3.2.2.1 Những nhân tố môi trường bên trong doanh nghiệp
♦ Vốn và sử dụng vốn của doanh nghiệp
Trong nền kinh tế thị trường, vốn là một trong những nhân tố quan trọng hàng đầu quyết định quy mô hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, là vũ khí cạnh tranh không thể thiếu với các doanh nghiệp và nó quyết định đến uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.
Hiện nay nguồn vốn lưu động của công ty chỉ có khoảng hơn 3,4 tỷ VNĐ (Năm
2008:3.455.267.113VN Đ;Năm2009:3.415.038.673VNĐ;Năm2010:3.438.901.142VNĐ).Số vốn này không đủ cho một phòng kinh doanh XNK, thậm chí không đủ cho một phương án kinh doanh có quy mô lớn Nguồn vốn tự có không thể đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng vốn nên công ty tiến hành hoạt động kinh doanh nhập khẩu chủ yếu bằng nguồn vốn vay, huy động chủ yếu từ ngân hàng Tuy nhiên việc huy động vốn cũng gặp không ít khó khăn do trước khi cho vay ngân hàng thường xem xét kỹ lưỡng điều kiện của công ty. Khi vay ngân hàng thì điều mà công ty cần phải chú ý là lãi suất Lãi suất cao làm cho chi phí sử dụng vốn tăng lên và hạn chế khả năng vay vốn của công ty Vì thế lãi suất tác động nhiều đến việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu Lãi suất hợp lý là điều mà các doanh nghiệp nói chung và công ty XNK và Hợp tác đầu tư nói riêng đều mong muốn Các doanh nghiệp Việt Nam hầu hết là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nguồn vốn còn hạn chế nên vay ngân hàng là hoạt động thường xuyên Do đó ngân hàng Trung Ương và các ngân hàng thương mại cần phải thống nhất điều chỉnh mức lãi suất hợp lý giúp các doanh nghiệp vay được vốn ngân hàng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Bên cạnh đó các doanh nghiệp kinh doanh XNK cần cân đối cơ cấu sử dụng vốn của mình Đặc biệt là trong quy trình thực hiện hợp đồng NK công ty cần xác định được số vốn sử dụng để NK là bao nhiêu, chọn lựa phương thức thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm, thanh toán tiền hàng sao cho hợp lý và hiệu quả nhất
♦ Nguồn nhân lực và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Đội ngũ cán bộ công nhân viên là một nhân tố quan trọng có tính chất quyết định đối với sự thành công hay thất bại trong hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động NK nói riêng Là doanh nghiệp thương mại nên số lượng lao động của công ty không nhiều như các doanh nghiệp sản xuất khác Hiện tại công ty có tổng số lao động là 95 người; trong đó số lao động có trình độ đại học và trên đại học là 64 người, trình độ cao đẳng là 20 người, số nhân lực tốt nghiệp khối kinh tế và quản trị kinh doanh là 65 người Đội ngũ cán bộ nhân viên của công ty đều là những người có tinh thần trách nhiệm cao, có kinh nghiệm, chuyên môn nghiệp vụ tương đối tốt và đa số nhân viên có ít nhất một ngoại ngữ Điều này giúp việc thực hiện hợp đồng và công tác quản trị thực hiện hợp đồng đã đạt được những kết quả tốt, gặp ít rủi ro và hạn chế tổn thất cho công ty.
CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM TĂNG CƯỜNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY MÓC THIẾT BỊ NGÀNH THAN TỪ THỊ TRƯỜNG TRUNG QUỐC TẠI CÔNG TY XNK VÀ HỢP TÁC ĐẦU TƯ
Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại công ty XNK và Hợp tác đầu tư giai đoạn 2008-2010
4.1.1 Những kết quả công ty đạt được
Thông qua việc tìm hiểu thực trạng công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng NK máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại công ty XNK và Hợp tác đầu tư, có thể thấy tình hình quản trị quy trình thực hiện hợp đồng NK máy móc thiết bị ngành than của công ty tương đối tốt Công ty đã thực hiện 100% hợp đồng ký kết, không có hợp đồng nào bị hủy Công ty luôn đảm bảo thực hiện đúng tiến độ hợp đồng và số lượng sai sót là không quá lớn, không có vấn đề phát sinh nào gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới quá trình thực hiện hợp đồng Số lượng các hợp đồng ký kết của công ty tăng lên đều đặn qua các năm Đó là dấu hiệu đáng mừng khẳng định sự tiến bộ trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty. Những kết quả mà công ty đạt được cụ thể là:
- Trước hết, khâu lập kế hoạch thực hiện hợp đồng NK đã được các nhân viên XNK của công ty thực hiện khá tốt đã cho thấy sự đầu tư quan tâm của công ty đến việc thực hiện từng hợp đồng NK Các kế hoạch thực hiện hợp đồng NK của công ty được lập một cách chi tiết rõ ràng và phân công cụ thể, do đó đã giúp công ty tránh được những biến cố bất lợi và sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Việc tổ chức thực hiện hợp đồng NK của công ty được thực hiện tương đối tốt mặc dù vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định Các sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng vẫn còn nhưng đã được cải thiện nhiều Các lỗi thường gặp trong khâu mở L/C, làm thủ tục hải quan, nhận hàng và kiểm tra hàng hóa… dần được hạn chế Công ty chưa để xảy ra tranh chấp, khiếu nại nào dẫn đến phải giải quyết bằng trọng tài.Các tranh chấp nhỏ xảy ra như : nhận hàng thiếu, giao hàng chậm… đều được giải quyết dựa trên cơ sở thỏa thuận, thương lượng giữa hai bên Thông thường công ty sẽ gửi thông báo về sai sót cho đối tác Trung Quốc, bên đối tác sẽ kiểm tra và khắc phục Công ty đã xây dựng được chữ tín với đối tác Trung Quốc cũng như các bên liên quan khác như: ngân hàng, hải quan… nên việc tổ chức thực hiện hợp đồng NK của công ty được tiến hành một cách thuận tiện, nhanh chóng giúp công ty giảm được chi phí, thời gian thực hiện, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cũng và ngày càng tăng cường uy tín đối với các khách hàng ở trong nước.
- Việc điều hành giám sát thực hiện hợp đồng NK đã đạt được những kết quả nhất định Việc điều hành giám sát hợp đồng được thực hiện song song với công tác tổ chức thực hiện hợp đồng NK giải quyết tương đối tốt những tình huống phát sinh.
4.1.2 Những vấn đề tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại này
4.1.2.1 Những vấn đề còn tồn tại
Bên cạnh những kết quả đạt được trong công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng NK thì công ty XNK và Hợp tác đầu tư vẫn còn tồn tại một số thiếu sót, hạn chế:
- Công ty chưa có bộ phận marketing riêng biệt chuyên làm nhiệm vụ marketing, việc nghiên cứu thị trường của công ty trực tiếp do cán bộ của các phòng XNK đảm nhiệm do đó không mang tính chuyên sâu, không đủ thông tin và nhân lực để nắm bắt hết nhu cầu thị trường trong nước và thông tin cập nhật từ thị trường bên ngoài, đồng thời chưa khuếch trương rộng rãi được ưu điểm của công ty đến bạn hàng.
- Việc phân công nhân viên cũng chưa được hợp lý, còn xảy ra sự chồng chéo chức năng, không phân định rõ phạm vi quyền hạn giữa các phòng ban như: trong khâu mở L/C, việc chuẩn bị các hồ sơ giấy tờ do nhân viên phòng XNK phụ trách nhưng việc làm thủ tục trực tiếp với ngân hàng lại do nhân viên thuộc phòng Kế toán tiến hành Phòng Kế toán không nắm chắc các nghiệp vụ thực hiện hợp đồng NK và họ không làm việc trực tiếp, ký kết hợp đồng với đối tác xuất khẩu nên có trường hợp khai báo không chính xác các nội dung, thủ tục để mở thư tín dụng khiến công ty tốn khá nhiều thời gian và chi phí chỉnh sửa L/C và cũng ảnh hưởng đến cả tiến độ giao hàng của đối tác xuất khẩu Hơn nữa việc thanh toán bằng L/C cũng gặp khó khăn do chính sách quy định hạn mức tín dụng của ngân hàng gây ảnh hưởng đến tiến độ mở L/C và tiến độ thực hiện hợp đồng NK của công ty
- Trong công tác làm thủ tục hải quan thì công ty còn gặp nhiều khó khăn do thủ tục hải quan rườm rà phức tạp, kéo dài thời gian thông quan hàng hóa, tăng chi phí lưu kho, lưu bãi của công ty.
- Quá trình nhận hàng và kiểm tra hàng hóa của công ty chưa được tốt Với mặt hàng máy móc thiết bị ngành than đòi hỏi nhân viên XNK phải có sự am hiểu về chất lượng cũng như các thông số kỹ thuật Song do nguồn lực còn hạn chế nên đôi khi khâu kiểm tra thường diễn ra qua loa, thiếu cẩn thận, kiểm tra chỉ mang tính đại diện.
- Hầu hết các hợp đồng NK máy móc thiết bị ngành than từ thị trường TrungQuốc của công ty đều sử dụng ngoại tệ là USD để tính giá và thanh toán, mà trong thời gian qua tỷ giá USD luôn biến động gây ảnh hưởng đến việc tính toán, dự báo tương lai của công ty trong việc thực hiện hợp đồng NK với các đối tác Trung Quốc.
Hơn nữa do chưa có biện pháp phòng ngừa rủi ro hối đoái công ty đã vài lần chịu thiệt hại do chưa dự báo chính xác sự thay đổi của tỷ giá trong thời gian thực hiện hợp đồng.
- Khó khăn về vốn là tình trạng chung của đa số các doanh nghiệp Công ty XNK và Hợp tác đầu tư cũng không tránh khỏi vấn đề nan giải này Nguồn vốn lưu động của công ty còn rất hạn hẹp chỉ hơn 3,4 tỷ VNĐ – một số vốn rất nhỏ không đủ cho một phòng kinh doanh XNK nên việc thanh toán các hợp đồng NK của công ty phụ thuộc nhiều vào nguồn vốn vay ngân hàng Vì vậy khoản lãi công ty phải trả hàng năm khá lớn, chi phí quản lý tăng làm giảm lợi nhuận của công ty Hơn nữa, trong quá trình kinh doanh nhiều khi việc thanh toán của các khách hàng còn chậm làm cho vốn lưu động của công ty quay vòng chậm, giảm hiệu quả sử dụng vốn, gây khó khăn cho hoạt động NK của công ty.
- Trong công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng NK, công ty chưa xây dựng được phương pháp cũng như phần mềm điều hành giám sát hợp đồng hoàn chỉnh, chưa có hệ thống cảnh báo sớm Vì vậy khi xảy ra các tình huống phát sinh nằm ngoài hợp đồng thì nhân viên của công ty còn lúng túng trong việc giải quyết, nhiều khi thụ động phải chờ sự chỉ đạo từ cấp trên Thực tế hiện nay công ty chưa chú trọng nhiều công tác giám sát việc thực hiện hợp đồng của đối tác nước ngoài mà chỉ dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau Cán bộ điều hành chỉ giám sát bằng cách gọi điện, gửi email hoặc biết được qua thông báo bằng fax do bên xuất khẩu gửi Nội dung giám sát mới chỉ ở một số khía cạnh chủ yếu như: lịch giao hàng, lịch trình tàu, việc kiểm tra hàng hóa… thêm vào đó mức độ giám sát không được thực hiện thường xuyên Những tồn tại này đòi hỏi công ty cần phải nỗ lực khắc phục và tìm ra những giải pháp, hướng đi phù hợp hơn để giúp công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng NK máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc đạt kết quả tốt hơn.
4.1.2.1 Nguyên nhân của những tồn tại
- Do cơ cấu tổ chức của công ty chưa có sự thống nhất, phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban bộ phận với nhau Tuy công ty đã có sự phân ban ra thành từng phòng ban xuất nhập khẩu (từ phòng XNK 1→ phòng XNK7, phòng Kinh doanh tổng hợp, phòng Thương mại) nhưng chưa có sự chuyên biệt về các sản phẩm nhập khẩu cho từng phòng kinh doanh XNK mà các phòng ban đảm nhận nhiệm vụ và chức năng tương tự nhau, công việc vẫn còn chồng chéo, chưa phát huy tối đa hiệu quả.
- Công ty chưa có một hệ thống giám sát và mô hình điều hành hiệu quả để có thể phát hiện, cảnh báo sớm được những rủi ro có thể xảy ra đồng thời đưa ra những biện pháp ứng phó kịp thời trước những tình huống phát sinh đó Cơ chế giám sát thực hiện hợp đồng NK của công ty chưa linh hoạt, không sử dụng nhiều biện pháp giám sát mà chỉ sử dụng phương pháp giám sát bằng sổ lưu hợp đồng hay sử dụng máy điện toán như: điện thoại, fax, email…; thêm vào đó mức độ giám sát không được thực hiện thường xuyên.
Phương hướng hoạt động và quan điểm giải quyết vấn đề quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại công ty XNK và Hợp tác đầu tư
4.2.1 Định hướng hoạt động nhập khẩu của công ty trong thời gian tới
Hiện nay nhu cầu của thị trường trong nước về mặt hàng máy móc thiết bị phục vụ ngành than ngày càng gia tăng và đòi hỏi về chất lượng cũng ngày càng khắt khe hơn.Do vậy, công ty đã đặt ra chiến lược cho hoạt động nhập khẩu trong thời gian tới như sau:
- Thúc đẩy hoạt động NK máy móc, thiết bị phục vụ ngành than từ thị trườngTrung Quốc và hoạt động kinh doanh mặt hàng này ở trong nước Chiến lược mở rộng thị trường kinh doanh tìm kiếm các đối tác mới đồng thời đa dạng hóa các mặt hàng phục vụ ngành than để kinh doanh đáp ứng nhu cầu thị trường.
- Tìm kiếm và duy trì các nguồn hàng và các mối quan hệ mà công ty đã có với đối tác Trung Quốc và khách hàng trong nước Đặc biệt, công ty phải quan hệ tốt với các doanh nghiệp trong nước (trong Tổng công ty và trong Tập đoàn Than- Khoáng sản) để nắm bắt thông tin kịp thời về vấn đề tham gia đấu thầu cung cấp máy móc, thiết bị ngành than cho các dự án.
- Kinh doanh nhập khẩu và khai thác nguồn hàng trong nước về máy móc, thiết bị phục vụ ngành than theo các nhu cầu chỉ định của Tổng công ty Chú trọng nhập khẩu máy móc, thiết bị ngành than hiện đại nhằm phục vụ tốt hơn các nhu cầu trong nước Cơ cấu lại mặt hàng NK với tỷ trọng thích hợp, giảm bớt việc nhập khẩu các máy móc thiết bị mà trong nước có thể đáp ứng được.
4.2.2 Quan điểm giải quyết các vấn đề trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc
Hoạt động nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc giữ vai trò chủ chốt trong hoạt động kinh doanh của công ty Kết quả thu được từ hoạt động này đã góp phần đáng kể vào kết quả kinh doanh chung của toàn công ty Để thực hiện tốt một hợp đồng NK đòi hỏi công ty phải triển khai tốt các bước trong quá trình thực hiện hợp đồng Vì vậy mà công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng
NK đóng vai trò quan trọng đối với hiệu quả thực hiện hợp đồng NK cũng như hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty Công tác này được thực hiện tốt thì mới đảm bảo sự tăng trưởng và phát triển ổn định của công ty Để công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng NK máy móc thiết bị ngành than đạt kết quả tốt nhất thì công ty cần chủ trương nâng cao hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng NK và quản trị quy trình thực hiện hợp đồng NK thông qua các giải pháp sau :
- Lãnh đạo công ty cần phải nhận thức rõ ràng và có biện pháp để từng nhân viên trong công ty nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng NK.
- Lãnh đạo công ty cần chỉ đạo các trưởng phòng kinh doanh XNK phải thường xuyên đôn đốc, kiểm tra các nhân viên nhằm đảm bảo thực hiện tốt việc tổ chức thực hiện hợp đồng NK, tránh những sai sót không đáng có trong các khâu: mở L/C, làm thủ tục hải quan, nhận hàng và kiểm tra hàng NK,…
- Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao hơn nữa trình độ nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên XNK Chú trọng công tác tuyển dụng, đào tạo nguồn nhân lực mới có trình độ cho doanh nghiệp để xây dựng một cơ cấu nhân sự hợp lý phát huy được tính năng động sáng tạo của mỗi cá nhân cũng như khai thác được nguồn lực chất xám của đội ngũ nhân viên kinh doanh XNK.
- Tăng cường bổ sung, huy động nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh NK bằng cách huy động vốn từ các cán bộ công nhân viên trong công ty, huy động nguồn vốn từ bên ngoài như vốn vay ( ngân hàng, tổ chức tín dụng…) hoặc tiền hàng ứng trước.
- Xây dựng và củng cố mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác Trung Quốc và các bên liên quan nhằm tạo ra sự thuận lợi trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng NK và giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra.
- Đặc biệt công ty cần phải xây dựng một cơ chế giám sát và điều hành hợp đồng chặt chẽ, hoàn chỉnh Tăng cường giám sát việc thực hiện các nghĩa vụ thực hiện hợp đồng của đối tác XK từ thị trường Trung Quốc Công ty nên giữ liên lạc thường xuyên với các đối tác trong quá trình thực hiện hợp đồng NK, yêu cầu đối tác thông báo tình hình triển khai hợp đồng của họ Trong thời gian thực hiện hợp đồng
NK, công ty triển khai kế hoạch cụ thể giữa các phòng ban để nhân viên nắm rõ tình hình và chủ động hơn trong công việc của mình Đồng thời công ty cũng nên dự báo trước một số tình huống có thể phát sinh và cách giải quyết để có thể chủ động khi xảy ra tình huống phát sinh
Nếu thực hiện được những giải pháp (công việc) trên thì chắc chắn công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng NK của công ty sẽ được nâng cao, hoàn thiện và đạt được kết quả tốt hơn góp phần quan trọng sự phát triển ổn định và bền vững của công ty Công ty sẽ nâng cao được uy tín và vị thế của mình, hoạt động kinh doanh sẽ ngày một phát triển hơn.
Các đề xuất, kiến nghị nhằm tăng cường quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại công ty XNK và Hợp tác đầu tư
ty XNK và Hợp tác đầu tư
4.3.1 Đề xuất đối với doanh nghiệp
4.3.1.1 Đối với các nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty a Nâng cao nghiệp vụ mở L/C Để tránh các sai sót trong nghiệp vụ mở L/C, trước khi mở L/C công ty cần thỏa thuận cụ thể, chính xác với bên đối tác về các điều khoản trong hợp đồng: thanh toán,lịch giao hàng, phương tiện vận tải và các chứng từ cần xuất trình… Khi tiến hành mởL/C thì cần phải bám sát vào các điều khoản trong hợp đồng đã được ký kết Các trưởng phòng cần nhắc nhở các nhân viên kiểm tra kỹ các nội dung của L/C để tránh những sai sót không đáng có như: sai lỗi chính tả, viết nhầm tên, địa chỉ nhà cung cấp… để không mất thời gian sửa chữa Trước khi mở L/C chính thức tại ngân hàng công ty nên gửi một bản L/C nháp bằng fax cho bên đối tác Trung Quốc để họ kiểm tra đối chiếu với hợp đồng, nếu có sai sót gì thì nhanh chóng chỉnh sửa ngay, giảm gánh nặng cho việc kiểm tra chứng từ sau này và giảm thiểu được chi phí sửa đổi, làm lại hay hủy bỏ L/C.
Công ty phải xác định thời gian mở L/C hợp lý sao cho đạt hiệu quá tối ưu nhất. Nếu mở L/C quá sớm sẽ gây ứ đọng vốn, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty; còn nếu mở quá muộn sẽ làm chậm tiến độ nhận hàng, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng NK của công ty Nếu mà giá cả tăng so với lúc ký kết hợp đồng thì việc công ty mở L/C quá hạn có thể dẫn tới việc bên bán có thể không giao hàng vì họ sẽ bán cho công ty khác để thu được giá cao hơn Vì vậy việc xác định thời gian mở L/C cũng rất quan trọng.
Công ty nên chọn ngân hàng có mối quan hệ thân thiết nhằm giảm thiểu khoản tiền ký quỹ, được tạo điều kiện thuận lợi cũng như được ưu tiên xem xét trong quá trình mở L/C Khi làm việc trực tiếp với ngân hàng, công ty cần có một bộ phận không những am hiểu về quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng NK mà còn nắm thật vững các công việc, thủ tục mở tài khoản tại ngân hàng Bởi những sai sót trong quá trình mở L/C tại ngân hàng ảnh hưởng rất nhiều tới quá trình thực hiện hợp đồng NK. b.Hoàn thiện công tác làm thủ tục hải quan
Có thể nói khai báo, làm thủ tục hải quan là khâu phức tạp nhất trong quá trình thực hiện hợp đồng NK bao gồm nhiều bước và thủ tục nên bất cứ sai sót nào về hàng hóa và giấy tờ đều có thể làm cho hàng hóa bị lưu kho, lưu bãi, ảnh hưởng đến việc thông quan và lưu chuyển hàng hóa, tốn kém chi phí và làm gián đoạn quá trình thực hiện hợp đồng NK của công ty Do vậy công ty cần đào tạo, lựa chọn những cán bộ không chỉ có chuyên môn nghiệp vụ mà còn phải nắm vững luật pháp, am hiểu và thông thạo mọi thủ tục, quy trình khai hải quan NK hàng hóa để đẩy nhanh tiến độ thực hiện nghiệp vụ này, đảm bảo tính nhanh chóng, hiệu quả và giải quyết kịp thời các phát sinh có thể xảy ra.
Khi khai báo hải quan công ty cần chú ý: lập bộ hồ sơ đúng với quy định của hải quan; kê khai một cách chi tiết chính xác về hàng hóa của mình để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cơ quan hải quan kiểm tra, rút ngắn thời gian làm thủ tục hải quan; tính thuế chính xác theo quy định của Nhà nước và nộp thuế đầy đủ khi có thông báo nộp thuế Công ty phải thực hiện đúng và tuân thủ đầy đủ các quyết định của cơ quan hải quan, tránh trường hợp chống lại quyết định của cơ quan hải quan sẽ gây hậu đến những hậu quả xấu.
Công ty cần có sự chuẩn bị tốt để tránh tình trạng khi nộp giấy tờ bị thiếu một số chứng từ cần thiết gây mất thời gian và chi phí Nhân viên phụ trách công việc này nên chuẩn bị trước, lên danh sách các giấy tờ cần mang theo, thủ tục cần thiết, hoàn thiện trước khi đến làm thủ tục hải quan để tránh trường hợp không mang đủ hoặc thiếu sót giấy tờ Bên cạnh đó, nhân viên phụ trách làm thủ tục hải quan phải xác định tên và mã hàng chính xác theo như tên và mã ghi trong danh mục hàng hóa và biểu thuế xuất nhập khẩu, tránh việc xác định mã HS của hàng hóa để tính thuế NK không thống nhất giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan Để tránh việc kéo dài thời gian khi cán bộ hải quan không thống nhất với mã thuế mà công ty đã áp do chưa hiểu về hàng hóa, công ty cần chuẩn bị những giấy tờ cần thiết: đơn khiếu nại của công ty, giấy xác nhận của nhà sản xuất (thông tin chi tiết về đặc điểm hàng hóa)… Những giấy tờ này sẽ chứng minh cho cán bộ hải quan hiểu rằng mã thuế mà nhân viên công ty đã áp là phù hợp Còn nếu đó là sai sót do nhân viên công ty không am hiểu mã thuế thì công ty nên xem xét nhanh chóng tiến hành khai báo hải quan lại, tránh việc kiện cáo gây mất thời gian và chi phí, làm thủ tục nhập hàng về phức tạp hơn. c Hoàn thiện công tác nhận hàng và kiểm tra hàng hóa:
Trong quá trình thực hiện hợp đồng NK có những trục trặc nảy sinh ngoài ý muốn chủ quan của công ty Đó là việc nhà cung cấp giao hàng chậm hoặc giao hàng thiếu hoặc chất lượng hàng giao không đúng với quy định đã cam kết trong hợp đồng. Để tránh những tình trạng này, trong quá trình giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng, công ty cần đưa ra các điều khoản ràng buộc nhà cung cấp như các điều khoản phụ phạt hợp đồng cũng như quy định trách nhiệm của người bán nếu bên bán giao hàng không đúng thời hạn hoặc giao sai về số lượng, sai về quy cách phẩm chất. Đồng thời cũng phải yêu cầu bên bán giao hàng đúng hạn cho người vận chuyển và lựa chọn phương tiện vận tải phù hợp nhất với hàng hóa của công ty Công tác nhận hàng của công ty còn có những sai sót mà chủ yếu là do chứng từ về muộn hoặc khâu chuẩn bị hồ sơ nhận hàng chưa tốt Chính vì vậy mà ở khâu này công ty cần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng như: yêu cầu bên đối tác Trung Quốc phải cung cấp đầy đủ mọi chứng từ đúng thời gian quy định; thường xuyên nhắc nhở cán bộ phụ trách phải chuẩn bị giấy tờ, tài liệu đầy đủ trước khi đi nhận hàng và cử những cán bộ nhân viên có chuyên môn tốt đi nhận hàng, kiểm tra hàng hóa Xếp dỡ hàng hóa là khâu rất dễ xảy ra hư hỏng, mất mát đòi hỏi kinh nghiệm Công ty nên thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ bốc dỡ hàng tại cảng Các tổ chức này có đầy đủ phương tiện bốc xếp có năng suất cao được chuyên môn hóa với các phương tiện vận tải hiện đại nên quá trình xếp dỡ hàng hóa sẽ diễn ra nhanh chóng, gọn nhẹ và an toàn.
Khâu kiểm tra hàng hóa cần được thực hiện kỹ lưỡng để đảm bảo quyền lợi của công ty và là cơ sở để công ty khiếu nại (nếu có) Công ty nên thực hiện kiểm tra toàn bộ hàng hóa NK từ số lượng, quy cách đóng gói, bao bì đến chất lượng xem có đúng với hợp đồng không từ đó phát hiện sai sót kịp thời Nếu phát hiện có sai sót công ty cần mời ngay cơ quan giám định đến giám định chứng nhận sai sót đó Khi dỡ hàng thì cán bộ tiếp nhận phải giám sát chặt chẽ, tránh những mất mát, hư hỏng của hàng hóa Tùy từng lô hàng cụ thể để có hình thức kiểm tra hàng được nhanh chóng nhưng đảm bảo chính xác Với những mặt hàng có yêu cầu kiểm tra kỹ về mặt chất lượng phải tiến hành kiểm tra đơn chiếc, những lô hàng NK có khối lượng lớn khó kiểm tra chi tiết thì có thể kiểm tra đại diện. Nhìn chung khâu kiểm tra hàng hóa của công ty vẫn còn mắc sai sót nhưng không nhiều và có thể khắc phục được Số lượng nhân viên công ty thực hiện việc kiểm tra hàng hóa vẫn còn ít nên dù có cố gắng nhưng do lượng hàng NK tương đối lớn nên đôi khi họ chưa phát hiện được các vi phạm Vì thế công ty nên tăng thêm nhân viên thực hiện công tác kiểm tra Công ty nên cử nhân viên kỹ thuật có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và có trách nhiệm thực hiện công tác kiểm tra để kịp thời phát hiện ra các sai sót, và nếu hàng hóa có rủi ro thì kịp thời xử lý nếu không sẽ gây thiệt hại cho công ty. d Nâng cao hiệu quả nghiệp vụ thanh toán L/C:
Trước khi thực hiện việc thanh toán thì nhân viên của công ty cần điều tra đối chiếu kỹ bộ chứng từ bên XK gửi phù hợp với L/C và hàng hóa nhận phù hợp với bộ chứng từ thì mới quyết định thanh toán Công ty nên yêu cầu đối tác gửi trước cho công ty tất cả các bản sao chứng từ trong bộ chứng từ nhận hàng để công ty kiểm tra trước Nếu có sai sót gì thì công ty có thể thông báo lại cho bên XK để sửa lại, không nên để đến khi nhận bộ chứng từ từ ngân hàng mà có sai sót mới tiến hành chỉnh sửa.
Do việc thanh toán liên quan đến việc sử dụng vốn nên ngoài phương thức thanh toán L/C trả ngay công ty có thể thanh toán bằng L/C trả chậm để có thể chiếm dụng vốn của nhà XK Để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của mình, công ty nên củng cố thiết lập uy tín của mình với đối tác Trung Quốc Khi đã có sự tin tưởng lẫn nhau, công ty có thể yêu cầu họ tạo điều kiện trong khâu thanh toán như sử dụng L/C trả chậm hoặc D/A hoặc T/T Nếu được trả chậm tiền hàng, công ty sẽ có thời gian thu hồi vốn kinh doanh trong nước, giảm được lãi suất tiền vay ngân hàng Ưu điểm của phương thức thanh toán thư tín dụng L/C là tính đảm bảo an toàn nhưng nhược điểm của nó là khá tốn kém chi phí Do vậy trong quan hệ giao dịch với các đối tác đã có mối quan hệ thường xuyên lâu dài thì không nhất phải sử dụng phương thức L/C mà công ty nên áp dụng linh hoạt các phương thức thanh toán khác nhau để giảm tối đa chi phí không cần thiết.
Hầu hết các hợp đồng NK máy móc thiết bị ngành than của công ty từ thị trườngTrung Quốc đều sử dụng đồng tiền thanh toán là USD, một ngoại tệ mạnh liên tục tăng giá gây bất lợi cho công ty Vì vậy, công ty nên sử dụng các biện pháp phòng ngừa rủi ro hối đoái nhằm giảm thiểu tác động của biến động tỷ giá USD đến các khoản phải trả như hợp đồng kỳ hạn, hợp đồng quyền chọn… Để thực hiện tốt biện pháp phòng ngừa rủi ro này, công ty cần phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia dự báo về sự biến động của tỷ giá để có thể lựa chọn biện pháp phòng ngừa tốt nhất. e Xây dựng cơ chế giám sát, điều hành thực hiện hợp đồng:
* Tăng cường công tác giám sát việc thực hiện hợp đồng của đối tác:
Giám sát hợp đồng NK không chỉ là giám sát hoạt động của chính mình mà còn giám sát việc thực hiện hợp đồng của đối tác nước ngoài Công việc này rất quan trọng và cần thiết, nó giúp tránh được sự chậm trễ hoặc sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng NK của cả hai bên Thực tế hiện nay công ty chưa chú trọng đến giám sát việc thực hiện hợp đồng của đối tác Trung Quốc mà chỉ dựa vào sự tin tưởng với đối tác, việc giám sát không được thực hiện một cách thường xuyên Công ty mới chỉ giám sát bằng cách gửi thư điện tử, gọi điện thoại trực tiếp hoặc gửi fax cho đối tác và biết được qua giấy thông báo do bên xuất khẩu gửi tới Đó là những biện pháp giám sát từ xa, có thể chưa phản ánh đúng tình hình thực tế của đối tác Do vậy, ngoài các biện pháp trên công ty có thể thực hiện việc giám sát bằng nhiều cách khác như: cử cán bộ nghiệp vụ của mình đi kiểm tra thực tế việc thực hiện hợp đồng của đối tác; hay kiểm tra qua bên thứ ba như công ty chuyên chở, văn phòng đại diện của nhà xuất khẩu nhằm biết được tiến độ thực hiện hợp đồng của đối tác, đôn đốc và thúc giục họ tiến hành nhanh chóng các công việc của họ: chuẩn bị hàng để giao, giao hàng đúng hẹn, gửi chứng từ nhận hàng, thông báo về phương tiện chuyên chở, lịch trình… Giám sát việc thực hiện hợp đồng của bên XK giúp bên NK nhận biết và giảm thiểu các rủi ro như: không chuẩn bị kịp hàng giao, hủy bỏ hợp đồng, giao hàng chậm… và từ đó có các biện pháp phòng tránh hoặc các công việc thay thế nếu cần thiết Công ty nên thiết lập một hệ thống nhắc nhở đối tác thực hiện nghĩa vụ của mình tại từng thời điểm, tránh xảy ra việc đối tác quên hoặc không thực hiện tốt nghĩa vụ của mình. Công ty nên yêu cầu đối tác phải thường xuyên thông báo về tình hình thi hành nghĩa vụ của họ và các sự việc có liên quan Đồng thời công ty cũng tăng cường giám sát việc thực hiện hợp đồng của chính công ty, của nhân viên phụ trách, luôn luôn cố gắng thực hiện tốt nhiệm vụ của mình vừa để tránh các sai sót vừa đẩy nhanh tiến trình thực hiện hợp đồng và hơn nữa là tạo nên sự tin tưởng của đối tác Công ty cũng cần phải lập một bản kế hoạch về việc nhắc nhở các nghĩa vụ hợp đồng tại các thời điểm thích hợp để có thể thực hiện đúng nghĩa vụ của mình trong hợp đồng.
* Thiết lập hệ thống công việc cũng như hệ thống cảnh báo sớm, tăng cường khả năng phản ứng kịp thời với các tình huống phát sinh
Công ty cần tiến hành xây dựng các chỉ tiêu đánh giá việc thực hiện hợp đồng. Phân công công việc một cách hợp lý, mỗi nhân viên phụ trách một mảng công việc. Điều này giúp cho nhân viên chuyên tâm vào công việc mà mình phụ trách, không bị phân tán nếu phải đảm trách quá nhiều công việc một lúc Công ty cũng nên xây dựng hệ thống cảnh báo các tình huống có thể phát sinh không tính trước được hoặc không giải quyết được một cách đầy đủ trong thời gian xây dựng hợp đồng và đưa ra cách giải quyết các vấn đề phát sinh đó Việc thiết lập trước hệ thống này giúp nhân viên thực hiện không bị bất ngờ trước các tình huống phát sinh bất ngờ và phản ứng kịp thời với các tình huống đó.
* Lựa chọn phương pháp điều hành, giám sát hợp đồng phù hợp
- Sử dụng máy điện toán trong công tác điều hành, giám sát hợp đồng Điều hành giám sát hợp đồng được thực hiện bằng máy vi tính giúp cho việc quản lý dữ liệu một cách hiệu quả Thiết lập hệ thống các công việc cần thực hiện và giám sát trên máy vi tính thông qua bảng biểu sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công tác giám sát và đảm bảo việc điều hành hợp lý, giảm thiểu chi phí, dễ dàng trong tổ chức và thu thập thông tin về quá trình thực hiện hợp đồng và tiện cho việc kiểm tra. Đặc biệt phương pháp này có vai trò hữu ích khi các hợp đồng mua sau có liên quan đến một số hợp đồng trước đó, hoặc hợp đồng thực hiện làm nhiều giai đoạn vì phương pháp này cho phép lấy thông tin một cách nhanh chóng khi cần thiết.
Nhiều công ty lớn trên thế giới đã sử dụng một số phần mềm phục vụ cho công tác giám sát và điều hành hợp đồng như: EDI – Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử, ICMOS – Hệ thống giám sát hợp đồng nhập khẩu Theo các phần mềm này thì hệ thống máy tính được nối mạng giữa máy tính của người mua với các bên tham gia khác (bên xuất khẩu, công ty vận chuyển, cơ quan hải quan, công ty bảo hiểm…) do vậy mà việc liên lạc và giám sát hoạt động của bên đối tác diễn ra dễ dàng, thuận lợi, giảm chi phí Trong tương lai công ty nên tiếp cận và sử dụng các phần mềm này trong công tác giám sát và điều hành của mình Thực tế hiện tại công ty nên tiếp cận và đưa vào sử dụng ngay phần mềm Quản lý hợp đồng Esoft HD Phần mềm Esoft HD cho phép người sử dụng cập nhật, theo dõi và quản lý các hợp đồng mua bán, đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa trang thiết bị tại đơn vị Phần mềm này giúp công ty quản lý tốt hơn các hợp đồng, theo dõi một cách kịp thời và chính xác tình hình thực hiện hợp đồng Trên cơ sở đó, công ty có thể kiết suất ra các loại báo cáo liên quan đến hợp đồng từ chi tiết đến tổng hợp theo nhiều tiêu chí khác nhau Ngoài ra, Esoft HD còn cho phép công ty tự tạo ra những mẫu hợp đồng cũng như mẫu báo cáo mới theo những phát sinh mới trong công tác quản lý hợp đồng.Thực tế, phần mềm Esoft HD đã được ứng dụng thực tế tại rất nhiều công ty và mang lại hiệu quả cao.
