ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HANESBRANDS VIỆT NAM
Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hanesbarands Việt Nam.3 1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam
1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam
Hiện nay, dệt may là một ngành kinh tế quan trọng của Việt Nam đóng góp đáng kể vào kim ngạch xuất khẩu Sau khi gia nhập WTO, các doanh nghiệp dệt may Việt Nam có cơ hội mở rộng thị trường nước ngoài nhưng cũng phải đối mặt với cạnh tranh khốc liệt Vì vậy, để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp cần có chiến lược phù hợp để thúc đẩy phát triển và củng cố vị thế của mình trên thị trường trong nước và quốc tế.
Công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam là một doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn trong ngành dệt may xuất khẩu của Việt Nam Sản phẩm của công ty là các loại sản phẩm gia công phục vụ xuất khẩu như quần lót nam, nữ, trẻ em…
Do đặc điểm sản xuất theo đơn đặt hàng đã được lên kế hoạc trước từ tập đoàn HBI nên nguyên vật liệu để sản xuất cũng rất đa dạng về mẫu mã, chủng loại, kích thước,màu sắc Nguyên vật liệu để sản xuất ra sản phẩm bao gồm: vải (cutpart), viền, chun, chỉ, nhãn mác, túi bóng, thùng carton
Cũng như bất kỳ doanh nghiệp sản xuất khác, nguyên vật liệu tại Công ty cũng mang những đặc điểm chung là: là tài sản sự trữ thuộc tài sản ngắn hạn, là đối tượng lao động-một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm mới.
Trong tổng chi phí để sản xuất ra cá loại sản phẩm của Công ty TNHHHanesbrands Việt Nam thì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất(65%-75% tổng giá thành), đặc biệt là nguyên liệu chính Do vậy, khi có biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu thì sẽ ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm của công ty. Đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam nói riêng và của ngành may mặc nói chung là không gây khó khăn cho quá trình vận chuyển, bốc dỡ và bảo quản nhưng nếu việc vận chuyển và bảo quản không tốt cũng gây ảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu không đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp chất lượng sản phẩm đầu ra của Công ty Do đó Công ty cần có các biện pháp quản lý, vận chuyển và dự trữ phù hợp với từng loại nguyên vật liệu, tránh hư hỏng, mất mát làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất của Công ty Ví dụ như vải, chỉ khi vận chuyển và bảo quản cần đảm bảo độ ẩm phù hợp, tránh để quá lâu nếu không chúng sẽ dễ bị mốc, ố, bục, mủn không đảm bảo yêu cầu chất lượng cho công tác sản xuất sản phẩm.
Bên cạnh đó, do đặc thù mỗi loại sản phẩm là khác nhau nên việc sử dụng các nguyên phụ liệu, các loại vải là khác nhau Với mỗi một đợt sản xuất, Công ty sử dụng nguyên vật liệu với chất lượng, màu sắc, kích cỡ khác nhau nên việc cung ứng vật tư được công ty rất coi trọng Để vừa đảm bảo cung ứng đầy đủ nguyên vật liệu đầy đủ, kịp thời cho sản xuất vừa tránh tình trạng tồn kho gậy ứ đọng hay thiếu hụt gây gián đoạn sản xuất Do đó việc tính toán định mức và kế hoạch thu mua sao cho phù hợp là một yếu tố rất quan trọng đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục.
Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý nguyên vật liệu của Công ty có những nét rất riêng biệt Việc sử dụng tiết kiệm trong sản xuất là biện pháp tích cực nhằm hạ giá thành sản phẩm, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất Vì vậy cần phải quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu đặc biệt là nguyên vật liệu chính.
1.1.2 Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam
Tại công ty TNHH Hanesbands Việt Nam cũng như tất cả các doanh nghiệp sản xuất khác, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất là vô cùng quan trọng Trong quá trình tạo ra sản phẩm thì nguyên vật liệu đóng vao trò là nhân tố chủ yếu không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào Vì quá trình sản xuất là quá trình kế hợp giữa tư liệu lao động và sức lao động để tạo ra các sản phẩm phục vụ nhu cầu và thị yếu của khách hàng Giai đoạn này một mặt doanh nghiệp bỏ ra các chi phí về nguyên vật liệu và các yếu tố liên quan để tiến hành sản xuất, mặt khác doanh nghiệp lại thu về được một lượng kết quả sản xuất là thành phẩm.
Nguyên vật liệu đóng vai trò chủ yếu trong quá trình tạo ra sản phẩm, không có nguyên vật liệu đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải ngừng sản xuất Mà trong doanh nghiệp sản xuất như Công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam thì gián đoạn sản xuất là điều tối kị Và hơn nữa chất lượng nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng lớn tới chất lượng sản phẩm đầu ra Vì thế công tác thu mua, bảo quản và giám sát chất lượng nguyên vật liệu đầu vào luôn được chú trọng tại doanh nghiệp để đảm bảo làm sao đủ vật liệu đúng tiêu chuẩn chất lượng đưa vào sản xuất Từ đó ta thấy nguyên vật liệu của công ty là một trong những yếu tố góp phần giúp cho hoạt động sản xuất diễn ra bình thường.
Mục đích cuối cùng của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đó là lợi nhuận Tuy nhiên để đảm bảo bù đắp được chi phí và có lãi đòi hỏi doanh nghiệp phải áp dụng mọi biến pháp để tăng lượng kết quả thu được, giảm lượng chi phí chi ra mà trong đó chi phí nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng cao nhất Vì thế giảm được chi phí nguyên vật liệu đông nghĩa với việc đem lại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp Song để đạt được yêu cầu này không phải đơn giản mà điều kiện tiên quyết của doanh nghiệp là phải hạch toán nguyên vật liệu một cách rõ ràng, hợp lý, phù hợp với từng điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp đang sản xuất Nừu công tác kế toán nguyên vật liệu đáp ứng được các yêu cầu cần thiết trong quá trình sản xuất sẽ giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp đưa ra được các chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn.
1.1.3 Phân loại nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam
Là một công ty may nên đưa ra thị trường một sản phẩm nào đó phải đảm bảo yêu cầu là phù hợp với thị hiếu thời trang của khách hàng và phải nêu bật đước tính tiện ích của sản phẩm như kiểu dáng đẹp, vải không nhàu, không nóng, màu sắc trang nhã Đặc biệt đối với công ty xuất khẩu ra nước ngoài thì yêu cầu này càng khắt khe hơn Chính vì vậy Công ty đã nhận đơn đặt hàng với chất liệu vải đã được lựa chọn và xác định từ trước theo kế hoạch chung của tập đoàn HBI.
Tại Công ty nguyên vật liệu rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau. Chúng khác nhau về công dụng, tính năng lý hóa, quy cách, phẩm chất, chất lượng Hơn nữa nguyên vật liệu là loại tài sản thường xuyên biến động Do đó, để phục vụ tốt cho việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu của Công ty cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu.
Căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệ trong quá trình sản xuất kinh doanh, toàn bộ nguyên vật liệu của Công ty được chia thành cá loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: là vải Cutpart, đây là loại vải may đã được định hình và cắt sẵn, khi đưa vào sản xuất chỉ cần may mà không phải qua công đoạn nào khác Với mỗi loại vải lại có màu sắc, kích cỡ và chất lượng khác nhau Ví dụ như vải cotton gồm vải 100% cotton, vải 60% cotton…Một bộ Cutpart đầy đủ bao gồm: thân trước, thân sau và đũng.
- Nguyên vật liệu phụ: được gọi là Supplies, đây là những nguyên phụ liệu phục vụ may, đóng gói, đóng thùng bao gồm: miếng chèn, miếng đóng gói, túi nilon, chun, chỉ, nhãn dán…Tương tự như nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ cũng đa dạng về màu sắc, kích cỡ Ví dụ như chỉ rất nhiều loại như chỉ WE, chỉ AY, chỉ UC…
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của côn gty TNHH
1.2.1 Tổ chức công tác thu mua nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam là một công ty con trong hệ thống Tập Đoàn HBI, nên toàn bộ kế hoạch sản xuất hàng trong năm đã được lên kế hoạch sản xuất theo mức đáp ứng của từng nhà máy Toàn bộ nguyên vật liệu chính và phần lớn nguyên vật liệu phụ do Bộ phận mua hàng của Tập đoàn làm việc trực tiếp với nhà cung cấp và đặt hàng rồi cập nhập đơn hàng vào hệ thống Lawson và Aparanet Từ đó Bộ phận kế hoạch của Công ty tiến hành lập kế hoạch sản xuất cụ thể cho từng ngày, từng tuần, từng tháng của Nhà máy Xác định dự trù hàng hóa và điều phối nhận hàng để đáp ứng nhu cầu sản xuất về chủng loại, mẫu mã, mầu sắc…
- Tổ chức công tác thu mua: Sau khi lên kế hoạch, Bộ phận mua hàng sẽ thực hiện và chịu trách nhiệm quá trình thu mua.
- Phương thức thu mua: Hiện nay Công ty mua nguyên vật liệu theo hai phương thức là nhập khẩu NVL từ nước ngoài và nhập NVL từ các nhà cung cấp trong nước Với phương thức mua nhập khẩu thường tốn nhiều thời gian và chi phí, các thủ tục hải quan, công tác vận chuyển khó khăn hơn Còn với phương thức thu mua trong nước thì tiết kiệm được thời gian, các thủ tuc, vận chuyển dễ dàng hơn.
- Nguồn cung cấp vật tư: Thông thường nơi thu mua sẽ ảnh hưởng đến nhau.
Ngoài những chi phí chung như nhà kho, bên bãi, Công ty còn phải trả khoản chi phí vận chuyển, bốc dỡ…Như vậy sẽ ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm.
Do đó vấn đề mua nguyên vật liệu ở đâu và như thế nào cũng là vấn đề cần quan tâm ở công ty. Đối với cutpart, viền , chun , chỉ được nhập khẩu trực tiếp ở Nhà máy NanJing-Trung Quốc nên công ty phải chú ý đến công tác vận chuyển , bốc dỡ Đối với nguyên vật liệu phụ còn lại được cung cấp bởi các nhà cung cấp trong nước Các khách hàng thường xuyên cung cấp vật liệu cho công ty như:
- Công ty TNHH Toàn Phát (bìa, carton).
- Công ty CP nhựa Tiến Đạt (túi nilon).
- Công ty TNHH Spica Elastic Việt Nam (chun, cạp).
- Công ty TNHH Bao Bì Chung Gia (tấm bìa chữ J).
Quá trình thu mua nguyên vật liệu của Công ty diễn ra suôn sẻ nhờ sản xuất theo đơn đặt hàng và thiết lập định mức hợp lý Hơn nữa, các loại nguyên phụ liệu thu mua đều dễ dàng tìm kiếm trên thị trường, không xảy ra tình trạng khan hiếm, đồng thời vẫn đảm bảo chất lượng.
1.2.2 Tổ chức hệ thống kho tàng tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam Để nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng cho quá trình sản xuất không những cần thu mua nguyên vật liệu chất lượng tốt mà còn có sự bảo quản hợp lý, tránh hư hỏng, mất mát trong quá trình sử dụng tại công ty.
Hiện nay hệ thống kho chứa nguyên vật liệu của Công gồm có 3 kho phục vụ trực tiếp cho sản xuất sản phẩm là:
- Kho Cutpart: chứa nguyên vật liệu chính
- Kho Supplies: chứa nguyên vật liệu phụ
- Kho Spare part: kho linh kiện máy, đồ bảo hộ lao động, vật tư bảo dưỡng
Nguyên vật liệu khi mua về được ban kiểm nghiệm kiểm tra chất lượng sau đó được đưa vào nhập kho để quản lý Kho là điểm xuất phát và cũng là điểm cuối cùng trong quá trình sản xuất, do đó việc bảo quản nguyên vật liệu của Công ty được tuân theo quy định trong quy chế quản lý kho chung Với diện tích kho nguyên vật liệu của Công ty là 500m², được trang bị đầy đủ các thiết bị phòng cháy chữa cháy, đảm bảo độ thông thoáng Nguyên vật liệu được sắp xếp khoa học theo ngăn, theo thứ tự và đúng vị trí trên hệ thống quản lý, đảm bảo cách nền và tường tương ứng là 25-30cm để chống ẩm thấp, đảm bảo độ thông thoáng tránh tình trạng ẩm gây nên mốc và gỉ sét lẫn không bị ố vải
Trong quy trình luân chuyển nguyên vật liệu tại công ty, việc quản lý và bảo quản tại kho là vô cùng quan trọng, đảm bảo hạn chế tối đa tình trạng thất thoát Người quản lý kho có trách nhiệm đảm bảo vật liệu được lưu trữ và bảo quản an toàn, tránh hư hỏng, mất mát Do đó, yêu cầu đối với người quản lý kho bao gồm: nắm rõ quy trình luân chuyển vật liệu, kiểm soát chặt chẽ số lượng và chất lượng vật liệu nhập xuất kho, giám sát thường xuyên tình trạng tồn kho, đảm bảo vật liệu được bảo quản trong điều kiện phù hợp, xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh, thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, mất an toàn.
+ Đảm bảo toàn vẹn về số lượng và chất lượng, chủng loại vật tư
+ Nắm vững số lượng vật tư trong kho tại một thời điểm Sẵn sàng cấp phát vật tư theo yêu cầu sản xuất
+ Đảm bảo thuận tiện việc nhập, xuất kho, nghiêm chỉnh chấp hành chế độ và thủ tục quy định
Các kho dự trữ của Công ty được sắp xếp hợp lý, gần các phân xưởng sản xuất do đó thuận tiện nhằm đáp ứng kịp thời vật tư cho yêu cầu sản xuất mà chi phí nhỏ nhất từ kho đến nơi sản xuất Các kho đều được trang bị các thiết bị cần thiết cho việc bảo quản, do đó mà chất lượng vật tư luôn được đảm bảo tốt Thủ kho thường xuyên theo dõi tình hình trong kho tàng và chất lượng hàng hoá, đảm bảo an toàn tuyệt đối, chống mất mát, hư hỏng Nếu phát hiện các dấu hiệu suy giảm chất lượng vật liệu thì báo cáo ngay cho phòng Xuất Nhập Khẩu và Kế Hoạch để có biện pháp xử lý kịp thời.
1.2.3 Sử dụng nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam
Trong quá trình hoạt động các phòng ban, phân xưởng sản xuất phát sinh các nhu cầu về nguyên vật liệu Các cá nhân có trách nhiệm tại mỗi bộ phận dựa trên tình hình thực tế tại bộ phận mình xác định nguyên vật liệu cần dùng về chủng loại, số lượng Từ đó lập giấy đề nghị cấp vật tư gửi lên Bộ phận kho của phòng Xuất nhập khẩu và kế hoạch Sau khi được duyệt các bộ phận sẽ tiến hành nhận nguyên vật liệu từ kho của Công ty.
Việc sử dụng nguyên vật liệu tại các phân xưởng, các bộ phận phải luôn chú ý đến mục tiêu tiết kiệm, hiệu quả Quá trình sử dụng nguyên vật liệu được ghi chép đầy đủ tránh mất mát khi sử dụng Trong các phân xưởng sản xuất việc sử dụng nguyên vật liệu dựa trên các định mức tiêu hao nguyên vật liệu mà phòng kế hoạch đề ra Mỗi cá nhân, thành viên trong Công ty khi sử dụng nguyên vật liệu đều phải dùng đúng mục đích sao cho tiết kiệm và đạt hiệu quả trên sự giám sát và quản lý của từng bộ phận.
1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam
1.3.1 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối cùng của sản xuất kinh doanh Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận ngày càng được quan tâm Vì thế các doanh nghiệp đều ra sức tìm con đường giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm Tại Công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam cũng vậy, với tỷ trọng NVL chiếm 65-75% trong tổng giá thành sản xuất sản phẩm, do đó NVL cần được quản lý tốt để đem lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất cho doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp biết sử dụng NVL một cách tiết kiệm, hợp lý và sản phẩm làm ra có chất lượng tốt mà giá thành lại hạ sẽ tạo mối tương quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trường. Quản lý NVL càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao Với vai trò như vậy nên trong Công ty yêu cầu quản lý NVL được đặt ra trong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ và bảo quản đến khâu sử dụng.
+ Trong khâu thu mua: Do Công ty phải thường xuyên tiến hành thu mua NVL để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp Vì vậy, trong khâu thu mua phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại và giá cả hơn nữa là phải kịp thời cho hoạt động sản xuất doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu NVL gây gián đoạn hoạt động trong doanh nghiệp.
+ Trong khâu dự trữ và bảo quản: Để quá trình sản xuất được liên tục, phải dự trữ NVL đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng không được dự trứ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích Đồng thời phải thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hóa học của vật liệu giảm thiểu tình trạng NVL bị hư hỏng, mất mát, giảm chất lượng.
+ Trong khâu sử dụng : Doanh nghiệp cần tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá NVL có trong giá vốn của thành phẩm Do vậy trong quá trình sử dụng phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong sản xuất kinh doanh phải đảm bảo sử dụng sao cho tiết kiệm, hiệu quả.
1.3.2 Các bộ phận trong Công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam và công tác quản lý nguyên vật liệu
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HANESBRANDS VIỆT NAM
Khái quát hệ thống phần mềm quản lý nguyên vật liệu tại công ty
Hiện nay, nguyên vật liệu và nguyên phụ liệu được quản lý qua 3 hệ thống của Tập đoàn:
+ Hệ thống Apparnel: quản lý về rất chặt chẽ về nguyên vật liệu chính (cutpart): từ khâu mua hàng đến khâu tính toán số liệu sản xuất theo định mức, chuyển hàng về nhà máy, hàng tồn kho, đưa ra ngoài xưởng sản xuất, nhập kho thành phẩm, đóng hàng thành phẩm vào container đến chuyển hàng ra khỏi nhà máy và quản lý hàng tồn kho, mọi thông tin về số lượng được chuyển tới hệ thống ACI để cập nhập giá trị và chuyển vào Lawson.
+ Hệ thống ACI: là hệ thống quản lý về mặt giá thành nguyên vật liệu chính (theo giá kế hoạch của tập đoàn).
+ Hệ thống Lawson (chuỗi cung ứng toàn cầu): quản lý nguyên phụ liệu(supplies): Đây là một phần nhỏ trong các chức năng từ khâu mua hàng tạo đơn hàng trên hệ thống, chuyển về nhà máy, nhận hàng, đưa hàng ra sản xuất, quản lý hàng tồn kho và một điều rất quan trọng là toàn bộ bút toán hạch toán kế toán, các nghiệp vụ kinh tế Kế toán phát sinh đều được hạch toán qua hệ thống Lawson.
Việc hạch toán tổng hợp và chi tiết Nguyên vật liệu, chủ yếu thực hiện trên máy tính Kế toán hàng ngày có nhiệm vụ thu nhập, kiểm tra chứng từ:Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho sau đó định khoản đối chiếu với sổ sách của nhân viên kho Dữ liệu đựơc xuất nhập hàng ngày được nhân viên kho cập nhập vào hệ thống Lawson và Aparanet, lúc này hệ thống sẽ tự động tính các chỉ tiêu còn lại như: tính giá trị, tình hình Nhập - Xuất -Tồn nguyên vật liệu, bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn, các báo cáo theo yêu cầu của kế toán để phục vụ cho công tác hạch toán
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ sản xuất và đóng gói theo hệ thống Apparnel
Kế toán chi tiết nguyên vạt liệu tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam
2.2.1 Thủ tục Nhập-Xuất kho nguyên vật liệu
2.2.1.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam được nhập kho chủ yếu từ các nguồn: mua ngoài theo đơn đặt hàng, vật liệu xuất dùng không hết nhập lại kho, vật liệu thừa qua kiểm kê, phế liệu thu hồi.
Việc nhập nguyên vật liệu ở công ty TNHH HanesBrands Việt Nam chủ yếu được thực hiện trực tiếp bởi phòng kế hoạch vật tư thông qua việc ký kết hợp đồng hoặc mua bán trực tiếp Khối lượng, chất lượng và chủng loại vật tư mua về phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao vật liệu và giá cả thị trường.
Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ:
+ Chứng từ sử dụng khi nhập kho nguyên vật liệu:
- Biên bản giao hàng, giấy thông báo hàng đến (nếu có)
- Biên bản kiểm nhận vật tư (nếu có)
- Phiếu trả hàng về kho (hàng nhận từ xưởng dùng không hết)
+ Trình tự luân chuẩn chứng từ:
Đối với nguyên vật nhập khẩu ( chủ yếu là cutpart)
Khi có nhu cầu sản xuất theo kế hoạc của Tập đoàn sẽ cấp hàng theo đơn đơn đặt hàng và gửi thông báo về phòng Xuất nhập khẩu và phòng Kế toán Tại phòng Xuất nhập khẩu sẽ lập tờ khai hải quan và hóa đơn rồi chuyển lên phòng Kế toán Lúc này trên hệ thống hàng ở trạng thái đang đi đường.Khi hàng về đến kho của Công ty, sau khi kiểm nghiệm, căn cứ vào giấy báo nhận hàng và bảng kê chi tiết hàng hóa kế toán kho sẽ nhập vào hệ thống và lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên Một liên lưu tại kho Một liên giao cho phòng Xuất nhập khẩu và một liên chuyển lên phòng kế toán để thanh toán và làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Thủ tục nhập kho : Bộ phận Xuất nhập khẩu sẽ thông báo các lô hàng dự kiến về trước một tuần và cung cấp thông tin chính xác về các lô hàng sẽ về trước một ngày Tại kho khi nhận được thông tin từ phòng Xuất nhập khẩu, kế toán kho căn cứ vào Hóa đơn và Packinglist (bảng danh sách chi tiết) xác định số lượng cụ thể của từng loại hàng và lập Form (biểu mẫu) nhận hàng.
Kế toán kho sẽ kiểm tra, phân loại và sắp xếp vào các vị trí trong kho.Trong quá trình kiểm tra xảy ra các trường hợp sau đây:
Nếu số lượng thực tế bằng với số lượng trên Hóa đơn thì tiến hành nhập kho bình thường và ký nhận vào sau hóa đơn khi hàng nhập đủ, đúng yêu cầu.
Nếu số lượng thực tế nhỏ hơn số lượng ghi trên Hóa đơn thì gửi báo cáo thiếu hàng đến các bộ phận kho, kế hoạch, phòng kế toán để yêu cầu nhà cung cấp cấp thêm hàng.
Nếu số lượng thực tế lớn hơn số lượng trên hóa đơn thì phải thông báo tới các bộ phận liên quan để trả lại hàng hoặc chuyển sang lần nhập sau.
Cụ thể thủ tục nhập nguyên vật liệu được mô tả chi tiết như sau:
Biểu 2.1:Thủ tục nhập nguyên vật liệu tại Công ty HanesBrands
Việt Nam(theo hệ thống Apparnel)
Trách nhiệm Tiến trình Chi tiết công việc
Kế toán kho Căn cứ vào invoice, Packing list xác định được số lượng cụ thể của từng loại hàng Lập form nhận hàng Dùng form HUN-QF-WH-002
Kiểm tra niêm phong, chì, số con’t Xem xe có kín không Nếu chì hỏng hoặc có hiên tượng mở niêm phong thì thông báo với cấp trên, lập biên bản có chữ ký của các bên liên quan.
Nhận hàng và phân loại Sử dụng máy scan để nhận hàng vào khu vực chung Sau đó chuyển vào từng vị trí cụ thể trong kho Nếu không scan được, đánh dấu số Worklot đó rồi chuyển cho kế toán nhận hàng.
Kiểm tra số lượng so với hồ sơ, Nếu trên các thùng hàng không có nhãn mác, tiến hanh xác định chủng loại, rồi ghi nhãn mác lên thùng hàng Nếu thiếu hàng lập biên bản
Lập biên bản về việc thiếu hàng, nhân viên giao hàng, người nhận Dùng form HUN-QF-P&L-009
Gửi báo cáo hàng thiếu cho các bộ phân liên quan: kế hoạch, kho, hệ thống, kế toán….
Người nhận hàng Đưa hàng vào vị trí trong kho Nếu vị trí đó không thể chứa hết thì làm việc lại với kế toán để tìm vị trí khác.
Kế toán kho Kế toán kiểm tra việc phân loại, số lượng từng loại, vi trí Nếu các thông tin là sai thì kiểm tra lại rồi ghi lại thông tin chính xác
Sử dụng tính năng nhận hàng, điều chuyển trên phần mềm để nhận hàng vào từng vị trí cụ thể Làm phiếu nhập kho dùng form HUN-QF-WH- 001
Kiểm tra sô liệu Nhận hàng Đưa vào vị trí
Chuyển hồ sơ cho kế toán
Chuyển lên bộ phận xuất nhập khẩu
- Để hiểu rõ quy trình ta xét một ví dụ cụ thể như sau:
Ngày 18 tháng 3 năm 2013 Công ty mua 37.544 Dozen vải cắt thành hình của Hanesbrands NanJing (Trung Quốc), chi tiết chứng từ như sau:
Biểu 2.2 : Hóa đơn thương mại
Căn cứ vào Packing list (bảng kê chi tiết) đi kèm hàng, nhân viên kho làm thủ tục phiếu nhập hàng cutpart:
Biểu 2.3 : Phiếu nhập hàng nguyên vật liệu chính
Căn cứ vào phiếu nhận hàng, nhân viên kho làm phiếu nhập kho và ký nhận hàng chuyển vào kho, sử dụng máy quét mã vạch (máy scan) để nhận hàng, máy quét mã vạch tự động cập nhập vào hệ thống Apparnel.
Sau đó lập phiếu nhập kho:
Biểu 2.4 : Phiếu nhập kho nguyên vật liệu chính
Đối với các nguyên vật liệu phụ mua trong nước: Tương tự như đối với nguyên vật liệu nhập khẩu Khi có nhu cầu sản xuất, Bộ phận mua hàng sẽ làm việc với các nhà cung cấp và thỏa thuận Khi hàng về căn cứ vào hóa đơn, và chứng từ nhận hàng, kế toán kho sẽ nhập kho trên hệ thống quản lý là Lawson
Ví dụ cụ thể: Ngày 18/3, công ty mua nguyên phụ liệu (chun cạp): 378.000
Yd của công ty TNHH Spica Việt Nam:
Nhân viên kho căn cứ vào chứng từ và chứng từ nhận hàng, làm phiếu nhập kho và nhận vào hệ thống Lawson
Đối với vật liệu xuất dùng không hết nhập lại kho do cần đổi chủng loại vật tư hoặc do khi xuất thừa, trả lại do hàng lỗi, thủ kho phiếu nhập kho thành 2 liên.
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam
2.3.1 Phương pháp hạch toán và hình thức ghi sổ tổng hợp
Cùng với việc hạch toán chi tiết vật liệu hàng ngày thì kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc không thể thiếu được trong công tác kế toán vật liệu. Tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên, đây là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống sự biến động Nhập-xuất-tồn trên sổ kế toán Sử dụng phương pháp này có thể tính giá trị vật tư NXT tại bất kỳ thời điểm nào trên sổ tổng hợp Với tình hình NVL tại Công ty việc sử dụng phương pháp này là rất hợp lý.
Hiện nay việc hạch toán tổng hợp tại Công ty sử dụng phương thức ghi sổ là Nhật ký chung Căn cứ vào các hóa đơn, phiếu nhập, phiếu xuất được nhập trên hệ thống Phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật số liệu hàng ngày và kê toán in ra sổ sách.
2.3.2 Tài khản kế toán sử dụng
Tài khoản kế toán Công ty sử dụng: ở Công ty HanesBrands Việt Nam kế toán nguyên vật liệu sử dụng một số tài khoản sau:
Tài khoản 152: nguyên liệu vật liệu.
Công ty mở các tài khoản chi tiết cấp 2 như:
TK 152.11 Nguyên vật liệu chính
TK 152.13 Nguyên vật liệu phụ
TK 152.9 Nguyên vật liệu đang đi đường
TK 152.12 Chênh lệch giá mua nguyên vật liệu
Các nghiệp vụ nhập vật tư Công ty sử dụng các tài khoản: TK 112, TK 331,
Các nghiệp vụ xuất vật tư Công ty sử dụng các tài khoản sau:TK 621, TK627,
2.3.3 Kế toán các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu
Cùng với việc hạch toán chi tiết vật liệu hàng ngày thì kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là công việc không thể thiếu được trong công tác hạch toán vật tư.
Do vật liệu Công ty hầu hết là mua ngoài nhập kho nên quan hệ thanh toán với người bán của Công ty chủ yếu là với người cung cấp nguyên vật liệu, kế toán hạch toán ghi vào tài khoản theo dõi “Phải trả người bán”.
Phương pháp ghi sổ của các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên Các tài khoản chủ yếu được dùng để hạch toán nguyên vật liệu là: TK 112, TK 621, TK 627, TK 641, TK 642.
Công việc hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu như sau:
- Đối với nguyên vật liệu chính của công ty, hầu hết là hàng nhập khẩu và quản lý qua hệ thống Apparnel nên khi cập nhập thông tin hàng đã được chuyển về kho thì tự động hệ thống Lawson sẽ hạch toán như sau:
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu chính
Nợ TK/có TK 152-12: Chênh lệch giữa giá kế hoạch và giá thực tế
Có TK 331: Phải trả cho người bán.
Theo chứng từ số 2013.03.12 ngày 18/3 nhập kho 37.544 Dozen vải đã cắt thành hình của công ty Hanesbrands NanJing với tổng số số tiền: 123.876,33 USD hệ thống ghi nhận:
- Mua nguyên phụ liệu trong tháng chưa thanh toán với người bán trong trường hợp được khấu trừ thuế, khi nhận được thông tin hàng đã nhận vào hệ thống thì hệ thống Lawson lúc này tự động ghi nhận bút toán:
Nợ TK 152-13: Nguyên vật liệu phụ (chi tiết- chun cạp)
Nợ TK/có TK 152-12: Chênh lệch giữa giá kế hoạch và giá thực tế
Có TK 331: Phải trả cho người bán (Nợ chứng từ)
Khi kế toán nhận được chứng từ: Đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn, kế toán ghi nhận bút toán vào hệ thống:
Nợ TK 331: Phải trả cho người bán (Nợ chứng từ)
Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng đầu vào
Có TK 331: Phải trả cho người bán
Ví dụ: Theo chứng từ số 000084 ngày Công ty nhập kho, hệ thống ghi nhận theo tỷ giá Bloomberg tại thời điểm phát sinh:
Có TK 331: 43,749.04 USD (Nợ chứng từ)
- Đến khi kế toán nhận được chứng từ, kế toán ghi nhận vào hệ thống:
Nợ TK 331: 43,749.04 USD (Nợ chứng từ)
Có TK 331- (Spica VietNam): 48,123.94 USD
Khi đến hạn thanh toán Kế toán thanh toán làm lệch thanh toán cho nhà cung cấp, lúc này hệ thống ghi nhận bút toán:
Nợ TK 331 (Spica VietNam): 48,123.94 USD tương ứng- 1.006.271.759 VNĐ
Có TK 112: 48,123.94 USD tương ứng 1.006.271.759 VNĐ Đối với hàng hóa, vật tư không đúng chủng loại, thừa hoặc thiếu thì bộ phận kho làm việc trực tiếp với nhà cung cấp, lập biên bản, nhận số hàng thực tế đúng chủng loại, ghi nhận số lượng thực tế vào hệ thống Số lượng sai mẫu mã hay thiếu sẽ tiếp tục nhập kho khi nhận được hàng gửi bù, do vậy với nghiệp vụ này không phát sinh nghiệp vụ điều chỉnh hàng.
Do Công ty mua vật liệu người bán có quan hệ thường xuyên thông qua hệ thống Lawson- chuỗi cung ứng toàn cầu nên rất tín nhiệm trong việc hạch toán, mọi thông tin từ khi mua hàng đến khi nhận được hàng đều được hệ thống ghi nhận và thông báo trực tiếp đến nhà cung cấp Vì thế kế toán tổng hợp nhập vật tư được gắn chặt với kế toán thanh toán với người bán Với hình thức Nhật ký chung để hạch toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu, kế toánCông ty sử dụng sổ: Nhật ký mua hàng (xem bảng 2.12)
Vào cuối tháng tổng cộng số liệu phát sinh trên sổ “Nhật ký mua hàng” và vào sổ “Nhật ký chung”
2.3.4 Kế toán các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu:
Tại Công ty HanesBrands Việt Nam vật liệu xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất
Khi xuất dùng vật liệu chính cho sản xuất, hệ thống cập nhập và ghi bút toán tự động:
Nợ TK 621: Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm.
Có TK 152: giá thực tế vật liệu xuất dùng.
Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho 2013.03.17 ngày 20/3, xuất vải dệt kim để phục vụ sản xuất, hệ thống tự động ghi nhận:
Có TK 152: 4.206,13 USD Đối với các đồ dùng cho phân xưởng sản xuất khi mua hàng về nhà máy kế toán ghi nhận luôn vào chi phí cho bộ phận trực tiếp, không ghi nhận vào tài khoản 152
Ngoài các nghiệp vụ xuất dùng cho sản xuất kinh doanh, ở Công ty còn phát sinh nghiệp vụ xuất bán phế liệu.
Tiền bán phế liệu thường được khách hàng trả lại ngay bằng chuyển khoản Số tiền tổng cộng bán phế liệu trong tháng, kế toán hạch toán vào một tài khoản theo dõi riêng cho khoản doanh thu này Khoản này Tập đoàn cam kết, theo dõi riêng và chỉ sử dụng cho mục đích: phúc lợi, cộng đồng, xã hội. Tại công ty TNHH Hanesbrand Việt Nam, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày đều được cập nhật vào phần mềm tự động hạch toán và vào sổ Nhật ký chung.
Hàng ngày, dựa vào các số liệu ghi trên Nhật ký chung và các sổ kế toán chi tiết, Kế toán tại Công ty ghi các nghiệp vụ vào Sổ cái các tài khoản kế toán phù hợp Địa chỉ: Dân Tiến-Khoái Châu-Hưng Yên
Năm 2013 Tên tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu
Số hiệu: TK 152 Đơn vị tính: USD
Nhật ký chung Số hiệu TK ĐƯ
7.03.13 000078 04.03.13 Mua chun công ty Spica Elastic 331 48.031,99
7.03.13 SOH/TIL/1050/2012-2013 07.03.13 Mua chỉ công ty Sala 331 5.323,95
7.03.13 HBH13012 07.03.13 Mua chun cạp công ty Union 331 4.175,00
9.03.13 068429 07.03.13 Mua bìa carton công ty Toàn
13.03.13 SOH/TIL/1068/2012-2013 12.03.13 Mua chỉ may công ty Sala 331 3.226,40
14.03.13 HBH1304 04.03.13 Mua chun cạp công ty Union 331 18.367,80
16.03.13 854920 15.03.13 Mua túi nilon công ty CP Tiến Đạt 112 3.056,81
(Ban haÌnh theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTCNgaÌy 20/03/2006 cuÒa Bộ trưởng BTC)
22.03.13 NJ1112002341 04.03.13 Mua vải cắt hình công ty
22.03.13 000084 18.03.13 Mua chun công ty Spica Elastic 331 48.123,94
22.03.13 000091 18.03.13 Mua tấm bìa chữ J công ty Bao
22.03.13 5602035 19.03.13 Xuất NVL cho sản xuất 331 27.731,40
22.03.13 NJ1112002341 & 2342 18.03.13 Mua vải cắt hình công ty
25.03.13 SOH/TIL/11112/2012-2013 18.03.13 Mua chỉ may công ty Sala 331 12.106,45
26.03.13 LHT-S-INV-1303-00315 20.03.13 Mua chun cạp công ty LuenHing 331 14.095,62
- Sổ này có … trang, đánh số trang từ trang số 01 đến trang ……
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HANESBRANDS VIỆT NAM
Ưu điểm
- Mặc dù HanesBrands Việt Nam là một Doanh nghiệp sản xuất có quy mô lớn nhưnng mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung lại hoạt động rất có nhiều hiệu quả Bộ phận Kế toán là Phòng có tiếng nói mạnh ở công ty, nhân viên làm việc có nguyên tắc, cán bộ có trình độ chuyên môn, nhiệt tình tiếp cận với chế độ kế toán mới, có tác phong làm việc có khoa học, có tinh thần đoàn kết, tương trợ giúp đỡ nhau trong công việc.
- Kế toán Công ty áp dụng hạch toán theo phương thức "Nhật ký chung" phương pháp này là phù hợp với đặc điểm, có quy mô của Công ty Công tác hạch tóan của Công ty trong các khâu chứng từ, sổ sách đã đi vào nề nếp, đảm bảo tính chính xác, rõ ràng và đúng với chế độ kế toán hiện hành.
- Công tác kế toán Nguyên vật liệu được tiến hành hàng tháng có quy củ, phối hợp nhịp nhàng giữa các nhân viên, xưởng, kho và Phòng kế toán Từ đó giúp cho số liệu hạch toán được ghi chép chính xác, đầy đủ, kịp thời, là cơ sở cho việc lập Báo cáo kế toán từng kỳ cũng được chính xác đầy đủ kịp thời.
- Việc quản lý vật liệu ở các khâu dự trữ, thu mua, sử dụng tại Công ty được thực hiện rất hiệu quả, cụ thể là :
+ Trong khâu bảo quản: Hệ thống kho tàng của Công ty được xây dựng khá tốt và hợp lý với đội ngũ cán bộ kho có tinh thần trách nhiệm cao nên việc tổ chức bảo quản vật tư, tổ chức giao, cấp vật tư được tiến hành rất tốt. + Ở khâu thu mua: Tuân thủ theo đúng nguyên tắc làm việc độc lập, từ đó đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thu mua vật tư Mặc dù khối lượng vật tư lớn và chủng loại đa dạng nhưng Công ty vẫn luôn đáp ứng đầy đủ nhu cầu cho sản xuất, không làm gián đoạn quá trình sản xuất giúp kế hoạch của Công ty luôn hoàn thành đúng tiến độ.
+ Ở khâu sử dụng: Nhu cầu sử dụng vật liệu ở các phân xưởng đều được bộ phận cung tiêu kiểm tra, xét duyệt trên cơ sở kế hoạch và định mức chặt chẽ Vì thế, Công ty đã quản lý vật tư đưa vào sản xuất một cách hợp lý, tiết kiệm được chi phí Nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm.
- Việc áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên để hạch tóan vật liệu và phù hợp với tình hình thực tế của Công ty, đã đáp ứng được nhu cầu theo dõi thường xuyên tình hình biến động vật tư, tiền vốn
- Công ty đã sử dụng kế toán máy để hỗ trợ cho hoạt động của bộ máy kế toán Vì thế việc hạch toán được thực hiện một cách chính xác, kịp thời, giảm bớt được khối lượng công việc và tránh được những sai sót, đáp ứng kịp thời yêu cầu về quản lý đòi hỏi ngày càng cao trong nền kinh tế thị trường. Đồng thời với việc áp dụng kế toán máy, Công ty đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư hết sức chi tiết, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán vật liệu trong Công ty.
- Về khâu quản lý: các bộ phận tách biệt nhau, làm việc về giao nhận vật tư một cách độc lâp, đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, tránh được tình trạng sai sót, nhầm lẫn hay gian lận trong công việc Luôn có sự phối hợp giữa các phòng ban đưa các biện pháp quản lý và sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả,nhằm tiết kiệm chi phí một cách tối đa.
Hệ thống quản lý hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý vật tư hiệu quả, hỗ trợ kế toán, bộ phận quản lý và các phòng ban liên quan theo dõi dữ liệu vật tư kịp thời Nhờ hệ thống này, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch định mức tiêu hao nguyên vật liệu, theo dõi vật tư theo đơn hàng và tiến độ sản xuất Đặc biệt, hệ thống giúp kiểm tra và đối chiếu số liệu thường xuyên, liên tục, hạn chế sai sót trong công việc thủ công.
- Hệ thống kiểm soát: Cho phép dễ dàng kiểm tra, cho phép tìm các bút toán giao dịch, cũng như đường đi của các bút toán đó.
Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm, công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu còn gặp phải những hạn chế nhất định cần phải được cải tiến để nguyên vật liệu trong Công ty được quản lý và sử dụng hợp lý hơn:
- Trong công tác quản lý nguyên vật liệu:
+ Số liệu nhập vào hệ thống cần thường xuyên liên tục và chính xác, nếu không chính xác sẽ ảnh hưởng rất lớn đến bộ phận khác vì đây là một hệ thống chung cho cả Tập Đoàn.
+ Hàng nhập vào kho và xuất ra khỏi kho cần cập nhập chính xác về mặt vị trí nhưng do ý thức chủ quan và khách quan của công nhân xuất hàng, số liệu không được phản ánh kịp thời, chính xác vào hệ thống: quên không chuyển phiếu yêu cầu cho nhân viên kho cập nhập dữ liệu hàng, hàng ghi nhầm vị trí, nhầm số lượng …
+ Việc đối chiếu kiểm tra số lượng vật tư xuất vào các Phân xưởng còn chưa được thực hiện: khi nhận được vật liệu để tiến hành sản xuất các
Phân xưởng có nhận được 1 liên của phiếu xuất kho để lưu giữ Nhưng đến cuối tháng các Phân xưởng đã không nhận được các số liệu của phòng kế toán về lượng vật liệu đã xuất vào Phân xưởng mình trong tháng Như vậy, việc lưu giữu phiếu xuất kho sẽ không có tác dụng đối chiếu, đồng thời các sai sót (nếu có) sẽ khó có thể phát hiện được dẫn đến việc tính toán sai giá thành của sản phẩm sản xuất ra.
Việc kiểm soát vật tư xuất kho bằng cách lập phiếu xin lĩnh vật tư và phải có sự xét duyệt của người phụ trách vật liệu giúp quản lý chặt chẽ vật tư trong doanh nghiệp Tuy nhiên, trong một số trường hợp khẩn cấp, việc thực hiện theo đúng trình tự này có thể gây tốn thời gian và ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất.
- Ngoài ra, tại Công ty việc vận chuyển vật liệu và kiểm tra chất lượng của vật liệu tồn kho còn chưa được quan tâm.
- Về việc công tác hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Việc sử dụng phần mềm quản lý và hệ thống theo Tập Đoàn và hạch toán theo chế độ Kế Toán Mỹ nên không thể đáp ứng được sổ sách Kế Toán của sổ sách Việt Nam nên Kế toán mất nhiều thời gian cho việc khóa sổ cuối tháng vì các bút toán hạch toán chủ yếu tập trung vào cuối tháng
+ Kế toán phải theo dõi nguyên vật liệu trên hai hệ thống quản lý: Lawson và Apranet.
+ Theo dõi nợ phải trả cho nhà cung cấp, ngoài việc kiểm tra trên hệ thống Lawson Kế toán phải lập riêng chứng từ quản lý riêng, gây mất thời gian theo dõi.
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty
3.2.1 Hoàn thiện về thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu
Về thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Thực tế việc nhập kho NVL ở công ty còn chưa đúng với quy định; công ty cần xây dựng một quy chế cụ thể, quy rõ trách nhiệm cho từng phòng ban cá nhân từ khâu thu mua, bảo quản đến sử dụng NVL
Dù nhập với số lượng và giá trị ít hay nhiều, mua của khác hàng quen hay mua ở thị trường tự do thì vẫn phải tiến hành đúng với thủ tục nhập kho đúng theo quy định Ngoại trừ một số trường hợp nhập kho NVL với giá trị rất nhỏ nhằm phục vụ cho công tác quản lý như mua chổi quét, bút bi, băng dính thì có thể nhập theo thủ tục đơn giản Việc nhập kho theo đúng thủ tục là quy định sẽ hạn chế được kết quả xấu, nâng cao trách nhiện của cán bộ tiếp liệu và kế toán NVL, phát hiện kịp thời NVL kém phẩm chất để có biện pháp xử lý kịp thời.
Về xuất kho nguyên vật liệu
Việc đối chiếu kiểm tra số lượng vật tư xuất vào các Phân xưởng còn chưa được thực hiện: khi nhận được vật liệu để tiến hành sản xuất các Phân xưởng có nhận được 1 liên của phiếu xuất kho để lưu giữ Nhưng đến cuối tháng các Phân xưởng đã không nhận được các số liệu của phòng kế toán về lượng vật liệu đã xuất vào Phân xưởng mình trong tháng Như vậy, việc lưu giữu phiếu xuất kho sẽ không có tác dụng đối chiếu, đồng thời các sai sót (nếu có) sẽ khó có thể phát hiện được dẫn đến việc tính toán sai giá thành của sản phẩm sản xuất ra.
Khi cần vật liệu dùng cho sản xuất, các Phân xưởng phải lập phiếu xin lĩnh vật tư và phải được xét duyệt của người phụ trách vật liệu, thì mới được cấp phiếu xuất kho Quy định trên là rất cần thiết và nó tạo điều kiện kiểm soát chặt chẽ được vật liệu Tuy nhiên, trong 1 số trường hợp cấp bách, việc thực hiện theo đúng trình tự như trên sẽ làm mất nhiều thời gian, thậm chí sẽ làm ngưng trễ việc sản xuất.
3.2.2 Lập sổ danh điểm Vật liệu
Trên cơ sở phân loại NVL như hiện nay, công ty nên lập Sổ danh điểm NVL Sổ này xác định thống nhất tên gọi, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, đơn giá hạch toán (nếu có) của từng danh điểm nguyên vật liệu.
Sổ danh điểm nguyên vật liệu có thể lập theo mẫu sau:
Biểu 3.1: Sổ danh điểm NVL
Nhóm Danh điểm nguyên vật liệu
Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách nguyên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá hạch toán
Vải Gabadin rêu nội khổ 1.5
3.2.3 Hoàn thiện công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Việc áp dụng phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu cần phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh và đặc điểm của nguyên vật liệu Điều này sẽ nâng cao hiệu quả công tác kế toán Tại công ty, việc hạch toán chi tiết được hệ thống tự động hóa, dẫn đến việc in sổ sách có thể không tuân thủ đúng quy định Đây là hạn chế mà công ty cần có biện pháp khắc phục để đảm bảo các bên liên quan, như cơ quan thuế, có thể đọc và hiểu rõ thông tin kế toán.
3.2.4 Hoàn thiện công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Đối với nguyên vật liệu nhận gia công đòi hỏi Công ty phải quản lý, bảo quản chặt chẽ như đối với tài sản của công ty và sử dụng theo hợp đồng ký kết Vì vậy Công ty nên mở Tài khoản 002 - vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công để kế toán theo dõi tình hình biến động của vật liệu này một cách chính xác, chặt chẽ để từ đó có biện pháp quản lý tốt hơn Khi nhận nguyên vật liệu do bên yêu cầu gia công cung cấp, kế toán ghi Nợ TK 002 với tổng giá trị nguyên vật liệu Khi xuất nguyên vật liệu đó để sản xuất, kế toán ghi Có TK 002 với giá trị xuất
3.2.5 Theo dõi, quản lý chặt chẽ về phế liệu thu hồi
Công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam là một doanh nghiệp may có quy mô lớn nên phế liệu thu hồi (chủ yếu là vải vụn) có khối lượng, giá trị lớn và được nhập kho tương đối thường xuyên Vì vậy, công ty cần phải theo dõi, quản lý chặt chẽ về phế liệu thu hồi để đạt dược mục tiêu hạ giá thành sản phẩm
Cụ thể, khi nhập kho phế liệu thu hồi cần thực hiện đúng thủ tục nhập kho NVL và thủ kho mở sổ theo dõi riêng đối với số phế liệu này về mặt khối lượng. Việc kiểm kê, đánh giá giá trị phế liệu thu hồi nên được thực hiện vào cuối tháng để việc tập hợp chi phí NVL trực tiếp chính xác hơn, góp phần hạ giá thành sản phẩm sản xuất; khi đã dánh giá giá trị phế liệu thu hồi, kế toán ghi:
3.2.3 Trong khâu bảo quản và dự trữ
Để nâng cao hiệu quả sản xuất, công ty cần mở rộng kho tàng, giúp sắp xếp nguyên vật liệu (NVL) khoa học, hợp lý, tiết kiệm thời gian cấp phát Nên cải thiện điều kiện bảo quản NVL tránh ẩm mốc, thất thoát Việc mở rộng nhà xưởng sẽ đảm bảo đủ diện tích chứa NVL, tránh tình trạng để NVL ngoài hành lang gây cản trở đi lại, ảnh hưởng không gian làm việc của công nhân, từ đó nâng cao năng suất lao động.
