(Luận văn tốt nghiệp) công tác văn phòng tại viện công nghệ môi trường – viện hàn lâm khoa học và công nghệ việt nam, thành phố hà nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ tên sinh viên: Trần Quốc Anh Mã sinh viên: 1705QTVA012 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP h NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Tên đề tài: Cơng tác văn phịng Viện Cơng nghệ mơi trường – Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam, thành phố Hà Nội Tên quan: Viện Công nghệ môi trường, Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam Địa chỉ: Nhà A30, 18 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Việt Nam Giảng viên hướng dẫn: ThS Lâm Thu Hằng HÀ NỘI - 2021 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn độc lập riêng tơi Các số liệu sử dụng phân tích luận văn có nguồn gốc rõ ràng, cơng bố theo quy định Các kết nghiên cứu khố luận tơi tự tìm hiểu, phân tích cách trung thực, khách quan phù hợp với thực tiễn Cơ quan Các kết chưa cơng bố khố luận khác Sinh viên Trần Quốc Anh h LỜI CẢM ƠN Qua bốn năm học tập rèn luyện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc nắm bắt kiến thức áp dụng kiến thức học vào thực tiễn công việc quan, công sở điều tất yếu, bổ sung cho sinh viên kiến thức quản trị văn phịng Đó nhiệm vụ khơng thể thiếu q trình học tập rèn luyện trường Để có hành trang vững tơi xin chân thành bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến thầy khoa Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhiệt tình giảng dạy truyền đạt kiến thức cho thời gian qua Tôi xin gửi lời cảm ơn đến giảng viên hướng dẫn ThS Lâm Thu Hằng hướng dẫn tơi hồn thành Khoá luận tốt nghiệp Xin chân thành cảm ơn đơn vị Viện Công nghệ môi trường – Viện Hàn lâm khoa học công nghệ Việt Nam tạo điều kiện thuận lợi tơi hồn thành tốt Khoá luận Tốt nghiệp Xin gửi lời cảm ơn đến đồng chí lãnh đạo cán bộ, cơng chức Phịng Quản lý tổng hợp – Viện Công nghệ môi h trường đặc biệt TS Nguyễn Trần Điện – Trưởng phòng Quản lý tổng hợp hỗ trợ nhiều trình khảo sát thực tế thực tập đơn vị Cuối xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy, cô Đại học Nội vụ Hà Nội chú, anh chị Phịng Quản lý tổng hợp – Viện Công nghệ môi trường giúp đỡ nghiên cứu, tiếp cận thực tế để phát huy khả mình, đồng thời biết nhược điểm mà khắc phục, sửa đổi để hoàn thành tốt Khoá luận tốt nghiệp Chúc người ln dồi sức khỏe ln ln hồn thành tốt công tác Tôi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Trần Quốc Anh DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Chữ viết tắt/ ký hiệu Cụm từ đầy đủ KH&CNVN Khoa học Công nghệ Việt Nam KHCN Khoa học công nghệ QLTH Quản lý tổng hợp KHKT Khoa học kỹ thuật h MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT A LỜI MỞ ĐẦU B NỘI DUNG LUẬN VĂN Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG VÀ KHÁI QT VỀ VIỆN CƠNG NGHỆ MƠI TRƯỜNG – VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 1.1 Lý luận chung cơng tác văn phịng 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.2 Vị trí vai trị cơng tác văn phòng 1.1.3 Nội dung cơng tác văn phịng h 1.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác văn phịng 13 1.2 Khái quát Viện Công nghệ môi trường – Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam 16 1.2.1 Quá trình hình thành phát triển 16 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ 18 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 18 Tiểu kết chương 23 Chương 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VIỆN CƠNG NGHỆ MÔI TRƯỜNG – VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 24 2.1 Tổ chức hoạt động Phòng Quản lý tổng hợp Viện Công nghệ Môi trường 24 2.2 Tìm hiểu công tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần 26 2.2.1 Công tác tham mưu, tổng hợp 26 2.2.2 Công tác hậu cần 30 2.3 Tổ chức họp, hội nghị 30 2.3.1 Chuẩn bị họp 31 2.3.2 Tổ chức họp 32 2.3.3 Các công việc sau hội họp kết thúc 32 2.4 Xây dựng chương trình làm việc 33 2.4.1 Xây dựng kế hoạch chương trình, kế hoạch cơng tác theo năm, quý, tháng, tuần phòng Quản lý tổng hợp đảm nhiệm 34 2.4.2 Chuẩn bị cụ thể cho chuyến công tác lãnh đạo Viện Công nghệ môi trường 34 2.5 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ Viện Công nghệ mơi trường 36 2.5.1 Hệ thống hố văn quản lý Viện Công nghê môi trường công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 36 2.5.2 Mơ hình tổ chức văn thư quan 37 2.5.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan 37 2.5.4 Nhận xét quy trình quản lý giải văn 40 h 2.5.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ Viện Công nghệ mơi trường 51 2.6 Tìm hiểu cơng tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng Viện Công nghệ môi trường 54 2.6.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng 54 2.6.2 Sơ đồ hố cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc phòng quản lý tổng hợp Đề xuất mơ hình văn phịng tối ưu 55 2.6.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng cơng tác văn phịng Viện Cơng nghệ mơi trường Nhận xét bước đầu vè hiệu mang lại 56 Tiểu kết chương 57 Chương 3: KẾT QUẢ, PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VIỆN CÔNG NGHỆ MÔI TRƯỜNG – VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 58 3.1 Kết 58 3.2 Phương hướng nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Viện Cơng nghệ mơi trường q trình cải cách hành 59 3.3 Đánh giá chung 60 3.3.1 Ưu điểm 60 3.3.2 Tồn 61 3.4 Giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phịng 62 3.4.1 Xây dựng chế phối hợp 62 3.4.2 Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức nhân viên văn phòng, phòng ban, đơn vị thuộc Viện 62 3.4.3 Tăng cường trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin 63 3.4.4 Xây dựng mơi trường văn hố cơng sở đại 64 3.4.5 Xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng nhân làm công tác văn phòng 65 Tiểu kết chương 67 C KẾT LUẬN 68 h DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 69 PHỤ LỤC 70 A LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phòng coi phận “ đầu não” quan, tổ chức doanh nghiệp Quản trị văn phịng cơng tác quan trọng quan nào, ảnh hưởng đến tồn hoạt động quan Nếu công tác văn phịng thực tốt thúc đẩy mặt hoạt động tổ chức ngược lại, thực không hiệu ảnh hưởng đến phát triển hoạt động quan Trong quan dù lớn hay nhỏ cần đến văn phòng từ quan nhà nước, tổ chức trị- xã hội đến doanh nghiệp Bên cạnh đơn vị chun mơn văn phòng ngày nhiều lãnh đạo đơn vị dành quan tâm xứng đáng Bởi vì, hoạt động quan văn phịng ví mắt xích nối liền mối quan hệ quan với tổ chức bên ngoài, với đối tác với cá nhân, phòng ban, đơn vị quan Xong để đáp ứng u cầu cơng việc ngày địi hỏi khắt khe h trình độ chun mơn nghiệp vụ, người cán văn phòng cần phải đào tạo, trang bị đầy đủ kiến thức kỹ cần phải có cán văn phòng Nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội cung cấp nguồn nhân lực có lực chun mơn, trình độ quản trị văn phịng đảm nhiệm công việc người nhân viên, cán văn phòng, người quản lý, phụ trách văn phòng quan, tổ chức doanh nghiệp nhiều trường đại học xây dựng chương trình đào tạo cử nhân ngành quản trị văn phịng - Qua q trình thực tập, đồng thời nghiên cứu, khảo sát thực tiễn, đánh giá thực trạng đề xuất giải pháp thực tế vai trị cơng tác văn phịng Viện Công nghệ môi trường – Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam; nâng cao khả nghiên cứu kiến thức thân, định lựa chọn đề tài “ Công tác văn phịng Viện Cơng nghệ mơi trường – Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam, thành phố Hà Nội” để nghiên cứu viết nên Khố luận tốt nghiệp Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu thực trạng cơng tác văn phịng đánh giá, nhận xét cơng tác văn phịng Viện Cơng nghệ mơi trường; - Đề xuất số giải pháp nhằm đem lại hiệu cao cơng tác văn phịng Viện Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: Nghiên cứu Viện Công nghệ môi trường - Nội dung: Tập trung vấn đề hồn thiện cơng tác Văn phịng Lịch sử vấn đề nghiên cứu - Cơng tác văn phịng ln đóng vai trị quan trọng vấn đề sống quan, đơn vị nói chung Vì mà hoạt động Văn phịng ln địi hỏi quan tâm thích đáng quan đơn, đơn vị Trước hết mặt lý luận, có sách, giáo trình nghiên cứu đề tài sau: - Giáo trình “Quản trị Văn phịng” chủ biên: GS Nguyễn Thành Độ, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân năm 2012 Giáo trình cung cấp kiến h thức để thực tốt công tác văn phòng, kiến thức lý luận phương pháp tiến hành quy trình nghiệp vụ cơng tác văn phòng, đồng thời đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, tham khảo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ công việc hàng ngày quan, tổ chức có liên quan đến cơng tác văn phịng - Sách “Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ” tác giả: Hoàng Lê Minh, nhà xuất Văn hóa Thơng tin Sách trình bày vấn đề liên quan tới khâu điều hành hành quan, vấn đề lưu giữ bảo quản hồ sơ, tư liệu giúp cho hoạt động nghiên cứu đạt hiệu Về mặt thực tiễn số luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp chọn đề tài nghiên cứu công tác văn phịng, ví dụ: - Luận văn thạc sĩ Hoàng Thị Nga (2016) Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam với chủ đề “Đánh giá hiệu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015 cơng tác văn phịng Viện Công nghệ môi trường”… - Báo cáo thực tập ngành Quản trị văn phịng Thạc sĩ Hồng Thị Nga.(2015) - Báo cáo thực tập ngành Quản trị văn phịng cử nhân Ngơ Thị Anh (2016) Nguồn tài liệu tham khảo - Giáo trình “Quản trị Văn phòng” chủ biên: GS Nguyễn Thành Độ, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân năm 2012 - Giáo trình “Quản trị Văn phịng” chủ biên: TS Nguyễn Hữu Tri, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật - “Lý luận phương pháp văn thư” tác giả: PGS Vương Đình Quyền xuất năm 2006, nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội - “Nghiệp vụ hành văn phịng” (Nxb Thống kê, Hà Nội, năm 2009) tác giả Lưu Kiếm Thanh: Trình bày nghiệp vụ cụ thể công tác điều hành, tham mưu, tổng hợp, lễ tân hành văn phịng: cơng tác văn phòng, lãnh đạo văn phòng, lập kế hoạch công tác , tổ chức hội họp, soạn thảo h văn bản,… - Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Thủ tướng Chính phủ cơng tác văn thư - Quyết định số 198/QĐ-VCNMT ngày 07/10/2008 Viện Công nghệ môi trường việc ban hành Quy chế tạm thời Công tác Văn thư lưu trữ - Quyết định số 371/QĐ-VCNMT ngày 16 tháng 11 năm 2016 Viện Công nghệ môi trường ban hành Quy định việc ban hành Quy chế Công tác văn thư lưu trữ Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập thông tin: Phương pháp thực việc nghiên cứu tài liệu, sách báo, đề tài khoa học viết quản lý tài liệu khoa học – công nghệ để tìm lý luận cho đề tài nghiên cứu bên cạnh cịn thu thập thơng tin, ý kiến từ Ban Lãnh đạo Viện, cán bộ, công chức, viên chức Viện CNMT phục vụ cho việc phân tích thực trạng đề tài h 81 h 82 h 83 h 84 h 85 h 86 h 87 Phụ lục 04: Giấy Uỷ quyền cho ông Nguyễn Trần Điện – Phó Viện trưởng Viện Cơng nghệ mơi trường h 88 Phụ lục 05: Giấy uỷ quyền cho ông Nguyễn Thành Đồng – Phó Viện trưởng Viện Công nghệ môi trường h 89 Phụ lục 6: Giấy uỷ quyền cho ơng Đỗ Văn Mạnh – Phó Viện trưởng Viện Công nghệ môi trường h 90 Phụ lục 7: Giấy uỷ quyền cho bà Dương Thị Hạnh – Phó Trưởng phòng Quản lý tổng hợp h 91 Phụ lục 8: Hình ảnh thể ngày tháng văn đơn vị soạn thảo đánh máy sẵn, văn thư quan cho số Commented [L1]: chụp văn đưa phụ lục làm minh chứng h 92 Phụ lục 9: Mẫu sổ đăng kí văn h 93 Phụ lục 10: Mẫu sổ đăng ký văn đến phần mềm đăng ký văn (phần mềm Google Drive) h 94 Phụ lục 10: Mơ hình văn phịng đài đề xuất cho Viện Cơng nghệ mơi trường h 95