(Luận văn) nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại văn phòng viện hàn lâm khoa học xã hội việt nam

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG lu an n va tn to p ie gh KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP nl w NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƢ d oa TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI lu u nf va an VIỆT NAM ll Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG : THS NGUYỄN THỊ KIM CHI z at nh : VŨ THỊ THU HƢƠNG : 1405QTVB022 z Mã số sinh viên oi Sinh viên thực m Ngƣời hƣớng dẫn : 2014-2018 Lớp : ĐH QTVP 14B an Lu HÀ NỘI - 2018 m co l gm @ Khóa n va ac th si LỜI CẢM ƠN Đƣợc đồng ý Khoa quản trị văn phòng hƣớng dẫn cô Ths.Nguyễn Thị Kim Chi thực đề tài “Nâng cao hiệu công tác văn thư Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam” Với lịng biết ơn chân thành, tơi xin gửi lời cảm ơn tới: Các thầy, cô giảng viên Khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện giúp đỡ tơi hồn thành chƣơng trình học tập có kiến thức cần thiết để thực khóa luận Đặc biệt cô Ths.Nguyễn Thị Kim Chi tận tâm, nhiệt tình hƣớng dẫn giúp đỡ tơi q trình hồn thiện khóa luận lu an Tơi xin chân thành cảm ơn vị lãnh đạo, cô chú, anh, chị cơng n va tác Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam quan tn to tâm, tạo điều kiện giúp đỡ tơi mặt tài liệu, số liệu q trình khảo sát, Tuy có nhiều cố gắng việc đầu tƣ thời gian công sức nghiên p ie gh thu thập thơng tin để tơi hồn thiện khóa luận w cứu, nhƣng hạn chế chuyên môn nên chắn tránh khỏi oa nl thiếu sót Tơi mong nhận đƣợc góp ý, ý kiến bảo q d thầy, để khóa luận hồn thiện lu ll u nf va an Xin chân thành cám ơn oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Tình hình nghiên cứu đề tài Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu lu an Kết cấu n va Chƣơng NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ 1.2 Nội dung công tác văn thƣ gh tn to 1.1 Khái niệm công tác văn thƣ p ie 1.2.1 Soạn thảo ban hành văn w 1.2.2 Quản lý giải văn đến oa nl 1.2.3 Quản lý văn d 1.2.4 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan lu va an 1.2.5 Quản lý sử dụng dấu u nf 1.3 Vị trí, vai trị công tác văn thƣ 10 ll 1.4 Yêu cầu công tác văn thƣ 13 m oi Tiểu kết chƣơng 14 z at nh Chƣơng THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI VĂN PHÕNG z VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 15 gm @ 2.1 Giới thiệu khái quát Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam l Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 15 m co 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Hàn an Lu lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 15 n va ac th si 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 19 2.2 Thực tế công tác văn thƣ Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 24 2.2.1 Tình hình nhân thực công tác văn thƣ tổ chức phòng làm việc Văn thƣ Cơ quan 24 2.2.1.1 Tình hình nhân thực cơng tác văn thƣ 24 2.2.1.2 Tình hình tổ chức phòng làm việc Văn thƣ Cơ quan 25 2.2.2 Sự đạo Lãnh đạo Viện tình hình ban hành văn lu an đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thƣ 26 n va 2.2.2.1 Sự đạo Lãnh đạo Viện công tác văn thƣ 26 thƣ 27 gh tn to 2.2.2.2 Tình hình ban hành văn đạo hƣớng dẫn công tác văn p ie 2.2.3 Tình hình thực nghiệp vụ cơng tác văn thƣ 28 w 2.2.3.1 Soạn thảo ban hành văn 28 oa nl 2.2.3.2 Quản lý văn đi, văn đến 33 d 2.2.3.3 Tình hình lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hành lu va an quan 41 u nf 2.2.3.4 Tình hình quản lý sử dụng dấu 44 ll 2.2.4 Tình hình ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thƣ 47 m oi 2.3 Đánh giá công tác văn thƣ văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học z at nh Xã hội Việt Nam 47 z 2.3.1 Ƣu điểm 47 @ 2.3.2 Hạn chế 50 gm l 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế 51 m co Tiểu kết chƣơng 52 an Lu n va ac th si Chƣơng GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 53 3.1 Hoàn thiện hệ thống văn đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ công tác văn thƣ 53 3.2 Đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho đội ngũ làm công tác văn thƣ 55 3.3 Tăng cƣờng đầu tƣ kinh phí, sở vật chất, trang thiết bị văn lu an phịng cho cơng tác văn thƣ 56 n va 3.4 Tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thƣ 57 Tiểu kết chƣơng 59 gh tn to 3.5 Tăng cƣờng công tác kiểm tra, đánh giá thực công tác văn thƣ 58 p ie KẾT LUẬN 60 w DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 d oa nl PHỤ LỤC ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT an CNTT Công nghệ thông tin CSVC Cơ sở vật chất ĐH Đại học HL Hàn lâm LT Lƣu trữ KHTC Kế hoạch Tài KHXH Khoa học Xã hội KHXH&NV Khoa học Xã hội Nhân văn PC Pháp chế PCCC Phòng cháy chữa cháy QLX Quản lý xe Quy phạm pháp luật n va Nghĩa chữ viết tắt ie lu Chữ viết tắt gh tn to p QPPL nl an Ủy ban Việt Nam ll Văn phòng oi m VP u nf va VN Tổng hợp – thông tin – biên tập lu UB d THTTBT Tài kế tốn oa TCKT Tổ chức cán w TCCB Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam YT Y tế z at nh Viện / VHLKHXHVN z m co l gm @ an Lu n va ac th si PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thƣ hoạt động thiếu, nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng Đây phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Để hoạt động quản lý có hiệu quan cần coi trọng công tác Công tác văn thƣ không phƣơng tiện cần thiết để ghi lại truyền đạt định quản lý trình hoạt động lu an quan, đơn vị mà điều kiện đảm bảo cho quan đơn vị thực n va tốt công việc quản lý, điều hành theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn tn to đƣợc giao theo pháp luật Nó đảm bảo việc cung cấp thơng tin gh cách đầy đủ, xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động quan, đơn vị p ie đạt hiệu cao w Trong trình cơng nghiệp hóa – đại hóa đất nƣớc, việc đổi mới, oa nl cải cách hành nhiệm vụ tất yếu Do đó, việc nâng cao hiệu d công tác văn thƣ, đổi công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành lu va an văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm bảo u nf đảm thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức điều ll tất yếu trình hội nhập m oi Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam quan thuộc Chính phủ, z at nh có chức nghiên cứu vấn đề khoa học xã hội; cung cấp z luận khoa học cho Đảng Nhà nƣớc việc hoạch định đƣờng lối, gm @ chiến lƣợc, quy hoạch, kế hoạch, sách phát triển nhanh bền vững l đất nƣớc theo định hƣớng xã hội chủ nghĩa; thực tƣ vấn sách m co phát triển; đào tạo sau đại học khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm an Lu lực khoa học xã hội nƣớc Từ đó, nhận thấy việc đảm bảo thơng tin văn q trình quản lý vô quan trọng, đồng thời nhận n va ac th si thấy rõ tầm quan trọng công tác văn thƣ Nhận thức đƣợc tầm quan trọng công tác văn thƣ Viện với mong muốn tìm hiểu, đƣa nhận xét ƣu điểm, hạn chế, nguyên nhân, biện pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn thƣ Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, chọn đề tài: “Nâng cao hiệu công tác văn thư Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Tình hình nghiên cứu đề tài Hiện có nhiều tài liệu, cơng trình nghiên cứu công tác văn thƣ: lu an - Các giáo trình, tập giảng có liên quan nhƣ: n va “Văn quản lý Nhà nước – Những vấn đề lý luận kỹ thuật soạn tn to thảo” Triệu Văn Cƣờng, Nguyễn Cảnh Đƣơng, Nguyễn Mạnh Cƣờng “Soạn thảo văn mẫu tham khảo hoạt động quản lý p ie gh Lê Văn In, NXB Giáo dục Việt nam, Hà Nội (2010) w kinh doanh” Lê Văn In, NXB Chính trị quốc gia (2010) oa nl “Soạn thảo xử lý văn quản lý Nhà nước” Nguyễn Văn d Thâm, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội (2010) lu va an “Giáo trình văn bản” Triệu Văn Cƣờng, Nguyễn Mạnh Cƣờng, u nf NXB Giao thông vận tải (2009) ll “Giáo trình văn thư” Triệu Văn Cƣờng, Đại học Nội vụ Hà Nội, oi m NXB Lao động (2016) z at nh “Nghiệp vụ công tác văn thư” trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội, z NXB Giao thông vận tải (2009) gm @ „Giáo trình văn thư‟ trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Lao l động (2016) m co “Nghiệp vụ văn thư lưu trữ” Hoàng Lê Minh, NXB Văn hóa thơng an Lu tin, Hà Nội (2009) “Soạn thảo ban hành văn quan, tổ chức” Tạ Hữu n va ac th si Ánh, NXB Lao động (2008) “Giáo trình kỹ thuật xây dựng ban hành văn bản” Lƣu Kiếm Thanh (chủ biên) Nguyễn văn thâm, NXB Giáo dục (2006) “Lý luận phương pháp công tác văn thư” Vƣơng Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội (2005) Ngồi ra, cịn có số luận văn, đề tài nghiên cứu vấn đề nhƣ: “Nâng cao hiệu công tác văn thư Cục Đầu tư nước – Bộ Kế hoạch Đầu tư”, Nguyễn Thị Thu Hà, lớp ĐHQTVPK2, ĐH Nội vụ Hà Nội (2017) lu an “Nâng cao hiệu quản lý cơng tác văn thư Văn phịng Cục Hợp n va tác Phát triển nông thôn – Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn” tn to Nguyễn Thị Quyên, lớp ĐHQTVPK1, ĐH Nội vụ Hà Nội (2016) gh “Báo cáo thực tập Viện Khoa Học Xã hội Việt Nam”, Nguyễn Thị p ie Loan, lớp K51, khoa Lƣu trữ học Quản trị văn phòng, ĐH KHXH&NV (2008) w oa nl “Báo cáo thực tập tốt nghiệp Viện Khoa Học Xã hội Việt Nam”, d Phạm Đức Cơng, lớp QTVP.K1B, khoa Quản trị Văn phịng, ĐH Nội vụ Hà va an lu Nội u nf Có thể nói, cơng trình, tài liệu nói nghiên cứu, đề cập đến ll vấn đề lý luận chung công tác văn thƣ phản ánh thực trạng công m oi tác văn thƣ số quan, doanh nghiệp Tuy nhiên, đề tài này, z at nh kế kế thừa phƣơng pháp nghiên cứu, vấn đề chung công tác văn z thƣ Đồng thời khảo sát thực trạng cơng tác văn thƣ Văn phịng Viện Hàn an Lu 3.1 Mục tiêu nghiên cứu m co Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu l công tác văn thƣ Văn phòng Viện gm @ lâm Khoa học Xã hội VN để từ đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu Khóa luận tốt nghiệp hƣớng tới mục tiêu là: Đánh giá thực n va ac th si trạng công tác văn thƣ Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Từ đó, đề xuất đƣợc số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn thƣ Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam thời gian tới 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục tiêu nói trên, Khóa luận tập trung vào số nội dung sau: - Khái quát hóa vấn đề chung công tác văn thƣ, đặc biệt khái niệm nội dung công tác văn thƣ; lu an - Khảo sát, đánh giá thực tế công tác văn thƣ Văn phòng Viện Hàn n va lâm Khoa học Xã hội Việt Nam; tn to - Đƣa nhận xét ƣu điểm, hạn chế công tác văn thƣ - Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thƣ Văn p ie gh Viện Đồng thời, ngun nhân hạn chế đó; w phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam thời gian tới oa nl Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu d - Đối tƣợng nghiên cứu Khóa luận tốt nghiệp là: Cơng tác văn thƣ lu va an Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam u nf - Phạm vi nghiên cứu: ll + Phạm vi không gian là: Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam m oi + Phạm vi thời gian là: Khóa luận tập trung nghiên cứu công tác văn z at nh thƣ Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam giai đoạn z từ năm 2013 đến 2017 Sở dĩ tơi chọn giai đoạn từ năm 2013, Viện gm @ thức có tên gọi Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Ngoài ra, l việc tổng hợp, xử lý thông tin thực trạng công tác văn thƣ nhiều năm m co giúp tơi có đánh giá, đƣa đề xuất có tính khách quan, trung an Lu thực, khả thi n va ac th si Câu 3: Chuyên ngành đào tạo lãnh đạo Văn phịng, Trƣởng phịng TC - HC? Hành văn thƣ Văn thƣ Lƣu trữ Quản trị văn phòng Ngành khác………………………….……………………… Câu 4: Tại Viện, ngƣời có trách nhiệm quản lý dấu? lu Lãnh đạo Viện an n va Chánh Văn phòng tn to Nhân viên văn thƣ ie gh Cán chuyên môn p Câu 5: Công tác đào tạo, bồi dƣỡng nhân viên văn thƣ Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN đƣợc thực hiện: nl w d oa Hàng năm; cụ thể …năm/lần an lu Định kỳ theo quý nf va Chƣa có hoạt động oi lm ul Ý khác :……………………………………………………………… z at nh Câu 6: Xin anh/chị vui lòng cho biết đề xuất nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn thƣ Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam: ……………………………………………………………………………… z @ gm ……………………………………………………………………………… m co l ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… an Lu Cảm ơn anh/chị chia sẻ thông tin phiếu khảo sát này! n va ac th si PHIẾU KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VN (Phiếu dành cho nhân viên văn thư) Anh/chị vui lịng điền giúp số thơng tin sau: I NGƢỜI CUNG CẤP THÔNG TIN Họ tên: …………………………………………….………………… lu an Giới tính: Nam Nữ n va Năm sinh: …………………………………………… ………………… gh tn to Chức danh :…………….…………………………….…………………… p ie Đơn vị công tác:…………………………………………………………… w II NỘI DUNG KHÁO SÁT oa nl Câu 1: Trình độ nhân viên Văn thƣ? d Sau Đại học Trung cấp Bồi dƣỡng ngắn hạn z at nh Sơ cấp oi lm ul nf va Cao đẳng an lu Đại học z n va Ngành khác…………………… an Lu Quản trị văn phòng m co Văn thƣ Lƣu trữ l Hành văn thƣ gm @ Câu 2: Ngành đào tạo văn thƣ Cơ quan? ac th si Câu 3: Anh/chị có thƣờng xuyên đƣợc tham gia khóa đào tạo bồi dƣỡng nghiệp vụ công tác Văn thƣ không? Thƣờng xuyên Đã tham gia Chƣa lu an n va Nếu tham gia, anh/chị vui lịng chia sẻ khóa đào tạo bồi dƣỡng diễn vào thời gian nào: ………………………….…………… ………… … …… ……………………….…………………………… ….…………………… ….………………………………………………….… …………………………… … ………………………….……………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… gh tn to p ie Câu 4: Công tác văn thƣ đƣợc thực theo văn hành dƣới đây? d oa nl w Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thƣ nf va an lu Văn hợp số 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 Bộ Nội vụ hợp Nghị định Công tác văn thƣ oi lm ul Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan z at nh Văn quy định khác: ……….………………………………………… … z Câu 5: Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN có ban hành văn hành quy định công tác văn thƣ hay khơng? Khơng l gm @ Có m co Nếu có, anh/chị vui lịng kể tên văn đó:………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… an Lu n va ac th si Câu 6: Phƣơng tiện đăng kí văn đi, văn đến Văn phịng Viện là: Sổ đăng kí văn đi, văn đến Hệ thống phần mềm quản lý văn Phƣơng tiện khác:…………………………………………………… Câu 7: Hệ thống chƣơng trình quản lý văn điều hành cơng việc quan anh/chị chƣơng trình nào? Chƣơng trình cài đặt riêng máy chủ lu an Chƣơng trình chạy Internet, số trình duyệt phổ biến nhƣ: Firefox, chrome,… n va tn to Chƣa sử dụng chƣơng trình p ie gh Loại khác:……………………………………………… ………… oa nl w Câu 8: Dữ liệu đƣợc nhập vào phần mềm quản lý văn đi, văn đến quan anh/chị đƣợc thực cách nào? Nhập từ bàn phím d va an lu Scan ul nf Sử dụng chƣơng trình nhận dạng để chuyển file ảnh text pdf oi lm Những cách khác:………………………………………………… z at nh Câu 9: Số lƣợng văn đi, văn đến đƣợc thống kê số lƣợng vào thời gian năm:………………………………………………………………… z Câu 10: Anh/chị vui lòng cho biết số lƣợng văn năm (2013-2017) là: an Lu 2014 Số lƣợng văn m co 2013 l gm @ Năm n va ac th si 2015 2016 2017 Câu 11: Anh/chị vui lòng cho biết số lƣợng văn đến năm (2013-2017) là: Năm Số lƣợng văn đến 2013 lu an 2014 va 2015 n to tn 2016 ie gh 2017 p Câu 12: Anh/chị kể tên loại dấu Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội VN: …………………………………………………………….… ………….…………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… d oa nl w ul nf va an lu Trƣởng phòng TC – HC z gm @ Chánh văn phòng z at nh Nhân viên văn thƣ oi lm Câu 13: Con dấu đƣợc giao cho giữ đóng dấu? m co l Nhân viên khác:……………………………………………………… an Lu n va ac th si Câu 14: Công tác nộp lƣu hồ sơ vào Lƣu trữ Cơ quan đƣợc thực theo hình thức nào? Chuyển hồ sơ giấy, có biên bàn giao, Copy liệu Phần mềm có chức chuyển giao liệu Hình thức khác:……………………………………………………… Câu 15: Hình thức trao đổi văn với quan khác lu an Hình thức trao đổi va n Thƣ điện Gửi qua Gửi tử bƣu điện tiếp gh tn to Cơ quan cấp trực Mạng/ Thiết bị điện tử p ie Nội nl w Ngang cấp d oa Cơ quan cấp dƣới va an lu Cơ quan cấp ul nf Hình thức khác: oi lm Câu 16: Việc đánh giá thi đua, khen thƣởng, xử lý vi phạm công tác văn thƣ đƣợc thực hiện: l gm @ Định kỳ theo tháng z Định kỳ theo quý z at nh Định kỳ hàng năm m co Ý khác:…………………………………………………………… an Lu n va ac th si Câu 17: Tại phận văn thƣ Cơ quan, việc áp dụng ISO vào trình quản lý, giải văn đƣợc thực nhƣ nào? Đang áp dụng ISO 9001:2008 Đang áp dụng ISO 9001:2015 Chƣa áp dụng Ý kiến khác:……………………………………………… ……… lu Câu 18: Xin anh/chị vui lòng cho biết đề xuất nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn thƣ Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam: an n va ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… p ie gh tn to ……………………………………………………………………………… w ……………………………………………………………………………… oa nl ……………………………………………………………………………… d ……………………………………………………………………………… an lu ……………………………………………………………………………… va oi lm ul nf ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… z at nh ……………………………………………………………………………… Cảm ơn anh/chị chia sẻ thông tin phiếu khảo sát này! z m co l gm @ an Lu n va ac th si PHIẾU KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VN (Phiếu dành cho cán bộ, viên chức phịng chun mơn) Anh/chị vui lịng điền giúp số thơng tin sau: I NGƢỜI CUNG CẤP THÔNG TIN Họ tên: …………………………………………….………………… lu an Giới tính: Nam Nữ va n Năm sinh: …………………………………………… ………………… gh tn to Chức danh :…………….…………………………….…………………… p ie Đơn vị công tác:…………………………………………………………… nl w II NỘI DUNG KHÁO SÁT d oa Câu 1: Kể tên loại văn hình thành q trình giải cơng việc anh/chị: …………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… oi lm ul nf va an lu z at nh z Câu 2: Kể tên hồ sơ hình thành q trình giải cơng việc anh/chị: ………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… m co l gm @ an Lu n va ac th si Câu 3: Anh/chị có đƣợc tập huấn nghiệp vụ lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ Cơ quan hay khơng? Có Khơng Câu 4: Anh/chị có tiến hành giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ quan hay khơng? Có Khơng lu Câu 5: Xin anh/chị vui lịng cho biết đề xuất nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn thƣ Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam: an va ……………………………………………………………………………… n ……………………………………………………………………………… ie gh tn to ……………………………………………………………………………… p ……………………………………………………………………………… nl w ……………………………………………………………………………… d oa ……………………………………………………………………………… va an lu ……………………………………………………………………………… ul nf ……………………………………………………………………………… oi lm ……………………………………………………………………………… z at nh ……………………………………………………………………………… Cảm ơn anh/chị chia sẻ thông tin phiếu khảo sát này! z m co l gm @ an Lu n va ac th si PHỤ LỤC 13 PHIẾU TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VN Tỏng số phiếu phát ra: 40 phiếu Tổng số phiếu thu về: 40 phiếu Bao gồm: lu an - Phiếu dành cho Lãnh đạo Văn phòng, trƣởng phòng TC – HC: 05 phiếu n va - Phiếu dành cho Nhân viên Văn thƣ: 07 phiếu Tình hình nhân thực công tác văn thƣ ie gh tn to - Phiếu dành cho cán bộ, viên chức phịng chun mơn: 28 phiếu p Tại Văn phịng Viện, nhân làm cơng tác văn thƣ có tổng số: 08 ngƣời w Trong đó: oa nl - Ban lãnh đạo Văn thƣ Cơ quan: 03 cán d + Độ tuổi: 38 – 55 an lu + Gồm: 01 nam; 02 nữ va oi lm chức – Hành ul nf + Chức danh: Trƣởng phịng Tổ chức – Hành chính; Phó trƣởng phịng Tổ + Trình độ chun mơn: Sau Đại học z at nh + Chuyên ngành đào tạo: Hành Văn thƣ; Quản trị văn phịng m co + Trình độ chun mơn: Đại học; Sau Đại học l gm + Gồm: nam; 02 nữ @ + Độ tuổi: 25– 45 z - Văn thƣ chuyên trách: 02 nhân viên - Nhân viên văn thƣ: 03 nhân viên an Lu + Chuyên ngành đào tạo: Văn thƣ Lƣu trữ; Hành văn thƣ n va ac th si + Độ tuổi: 24 – 40 + Gồm: 01 nam; 02 nữ + Chức danh: Nhân viên đánh máy; Nhân viên thông tin liên lạc photo tài liệu; Nhân viên làm công tác bảo hiểm xã hội + Trình độ chun mơn: Đại học; Cao đẳng + Chuyên ngành đào tạo: Văn thƣ Lƣu trữ; Công tác xã hội Việc quản lý công tác văn thƣ đƣợc thực theo văn quy lu định sau: an - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác n va văn thƣ gh tn to - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 Chính phủ Sửa đổi, ie bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 p Chính phủ công tác văn thƣ d oa văn thƣ nl w - Nghị định số 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 Bộ Nội vụ Công tác an lu - Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nf va nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan Lãnh đạo Viện oi lm ul Ngƣời có trách nhiệm quản lý dấu là: z at nh Tất nhân viên văn thƣ thƣờng xuyên đƣợc tham gia khóa đào tạo/ hội thảo/ chƣơng trình nâng cao nghiệp vụ công tác Văn thƣ Cụ thể: z - Các buổi đào tạo ngắn hạn buổi tập huấn công tác văn thƣ văn @ l gm phòng Viện HL KHXH VN tổ chức nhằm nâng cao trình độ chun mơn Các buổi tập huấn thƣờng đƣợc tổ chức vào dịp cuối năm m co - Tháng 12 năm 2015 Văn phòng Viện tạo điều kiện cho cán văn thƣ an Lu chuyên trách, cán văn thƣ kiêm nhiệm toàn Viện tham gia tập huấn công n va tác văn thƣ đƣợc tổ chức Hải Phòng ac th si - Lãnh đạo Viện Lãnh đạo Văn phòng tạo điều kiện cho Phịng Tổ chức – Hành tiến hành nghiên cứu chuyên đề: “Thực trạng giải pháp cơng tác hành văn thư Viện Hàn lâm Khoa học xa hội Việt Nam” vào năm 2014 Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN ban hành văn hành quy định công tác văn thƣ Cụ thể: - Quyết định số 2316/QĐ-KHXH ngày 14 tháng 11 năm 2016 Chủ tịch lu Viện Hàn lâm KHXH VN việc ban hành quy chế công tác văn thƣ lƣu trữ an Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam va n - Công văn số 1136/VP-THTTBT ngày 14 tháng năm 2016 Chánh Văn to gh tn phòng việc ban hành số mẫu văn Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội ie Việt Nam p - Quyết định số 1000/QĐ-KHXH ngày 09 tháng năm 2008 Chủ tịch nl w Viện việc ban hành quy trình quản lý văn gửi Viện Hàn lâm Khoa d oa học Xã hội Việt Nam an lu Phƣơng tiện đăng kí văn đi, văn đến Văn phịng Viện là: nf va Sổ đăng kí văn đi, văn đến Hệ thống phần mềm quản lý văn oi lm ul Hệ thống chƣơng trình quản lý văn điều hành cơng việc là: Chƣơng trình chạy Internet, số trình duyệt phổ biến nhƣ: z at nh Firefox, chrome,… Dữ liệu đƣợc nhập vào phần mềm quản lý văn đi, văn đến đƣợc m co l gm Scan; @ Nhập từ bàn phím; z thực cách: Sử dụng chƣơng trình nhận dạng để chuyển file ảnh text pdf an Lu Số lƣợng văn đi, văn đến đƣợc thống kê số lƣợng vào thời gian n va năm: ac th si Tháng hàng năm 10 Số lƣợng văn năm (2013-2017): Năm lu an n va 2013 Số lƣợng văn 008 2014 542 2015 588 2016 589 2017 602 Tổng số 31 329 to gh tn 11 Số lƣợng văn đến năm (2013-2017): Số lƣợng văn đến 500 p ie Năm 2014 464 2015 130 d oa nl w 2013 lu 713 603 31 410 oi lm ul Tổng số nf 2017 va an 2016 z at nh 12 Tên loại văn hình thành q trình giải cơng việc: Nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị (cá biệt), quy chế, quy định, z gm @ thông báo, hƣớng dẫn, chƣơng trình, kế hoạch, phƣơng án, đề án, dự án, báo cáo, l biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, cam kết, thỏa thuận, m co giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy xác nhận, giấy giới thiệu, giấy công,… an Lu nghỉ phép, giấy đƣờng, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển thƣ n va ac th si 13 Tên hồ sơ hình thành trình giải công việc: Hồ sơ nghiệm thu đề tài; Hồ sơ hội nghị, hội thảo, lớp tập huấn; Hồ sơ tuyển dụng; Hồ sơ bổ nhiệm;… 14 Cán bộ, viên chức phịng chun mơn có đƣợc tập huấn nghiệp vụ lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ Cơ quan hay khơng:Có lu 15 Cán bộ, viên chức phòng chuyên mơn có tiến hành giao nộp hồ sơ an vào Lƣu trữ quan hay khơng: Có va n 16 Các loại dấu Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội VN: gh tn to - Dấu Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam ie - Dấu Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam p - Dấu chức danh Lãnh đạo quan d oa văn bản; nl w Ngồi ra, cịn có loại dấu khác nhƣ: dấu mức độ khẩn, mật; dấu đến; dấu Nhân viên văn thƣ nf va an lu 17 Ngƣời đƣợc giao giữ dấu đóng dấu là: thức: oi lm ul 18 Công tác nộp lƣu hồ sơ vào Lƣu trữ Cơ quan đƣợc thực theo hình z at nh Chuyển hồ sơ giấy, có biên bàn giao, z m co l gm @ an Lu n va ac th si 19 Hình thức trao đổi văn với quan khác: Hình thức trao đổi Thƣ điện tử Cơ quan cấp Gửi qua bƣu điện Gửi trực tiếp Mạng/ Thiết bị điện tử Nội Ngang cấp Cơ quan cấp dƣới lu an Cơ quan cấp va n Hình thức khác: khơng có tn to p ie gh 20 Cơng tác đào tạo, bồi dƣỡng nhân viên văn thƣ Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN đƣợc thực hiện: Hàng năm; cụ thể 01 năm/lần (vào cuối năm) 21 Việc đánh giá thi đua, khen thƣởng, xử lý vi phạm công tác văn thƣ đƣợc thực hiện: Định kỳ theo tháng 22 Tại phận văn thƣ Cơ quan, việc áp dụng ISO vào trình quản lý, giải văn đƣợc thực hiện: Đang áp dụng ISO 9001:2008 23 Những đề xuất nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn thƣ Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam: - Đầu tƣ sở vật chất, trang thiết bị văn phịng có chế độ đầu tƣ kinh phí hợp lý cho công tác văn thƣ - Hệ thống máy photocopy quan cũ thƣờng xuyên trục trặc, mờ mực Vì nên đầu tƣ hệ thống máy phôtô để phục vụ cho cơng tác sao, chụp văn nhanh chóng, tránh làm hỏng tài liệu - Tại Văn phòng, hệ thống máy in, máy hủy tài liệu cặp hộp hồ số cịn thiếu cần đƣợc bổ sung để cơng tác quản lý văn lập hồ số thuận lợi - Công tác nộp lƣu hồ sơ Lƣu trữ quan cần ứng dụng cơng nghệ thơng tin, để nộp lƣu mềm d oa nl w oi lm ul nf va an lu z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si