(Luận văn) hiện đại hóa công tác văn phòng tại văn phòng viện hàn lâm khoa học xã hội việt nam

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG lu an n va to p ie gh tn KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP w HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI VĂN PHÕNG d oa nl VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM lu va an Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG : THS NGUYỄN HỮU DANH Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ HUYỀN z at nh : 2014-2018 : ĐH QTVP 14B z Lớp : 1405QTVB019 oi Khóa m Mã số sinh viên ll u nf Ngƣời hƣớng dẫn m co l gm @ an Lu HÀ NỘI - 2018 n va ac th si LỜI CẢM ƠN Đƣợc đồng ý Khoa Quản trị Văn phịng hƣớng dẫn tận tình thầy giáo ThS Nguyễn Hữu Danh tơi hồn thành đề tài nghiên cứu “Hiện đại hóa cơng tác văn phòng Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam” Khơng có thành cơng mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp ngƣời khác Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập Trƣờng đến nay, nhận đƣợc nhiều quan tâm, giúp đỡ quý Thầy Cơ, gia đình bạn bè Với lịng biết ơn sâu sắc, xin gửi đến quý Thầy Cô Khoa Quản trị Văn phòng với tri thức tâm huyết để truyền đạt lu vốn kiến thức quý báu cho suốt thời gian học tập Trƣờng an Đặc biệt hơn, tơi xin dành lịng kính trọng tình cảm chân thành tới Ngƣời n va Thầy tâm huyết giúp đỡ suốt thời gian thực nhiệm vụ đề tài tn to Tôi xin đƣợc cảm ơn tới Ban Lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã ie gh hội Việt Nam nhƣ cô, chị Phịng Lƣu trữ nhiệt tình giúp đỡ p ủng hộ tơi q trình điều tra, khảo sát thu thập tài liệu phục vụ cho đề tài nl w Mặc dù có nhiều cố gắng song khó tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Kính oa mong nhận đƣợc góp ý, bảo Thầy, Cô Khoa, bạn bè d ngƣời quan tâm để đề tài đƣợc hoàn thiện lu u nf va an Xin chân thành cảm ơn ll Ngày 22 tháng 03 năm 2018 oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu khoa học độc lập riêng tơi Các tài liệu, số liệu đƣợc sử dụng có nguồn gốc rõ ràng, cơng bố theo quy định Nội dung phân tích cách trung thực, khách quan phù hợp với thực tiễn Các kết chƣa đƣợc công bố nghiên cứu khác Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm trƣớc Nhà trƣờng cam đoan Hà Nội, Ngày 22 tháng 03 năm 2018 Tác giả lu an va n Nguyễn Thị Huyền p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ CBCC Cán công chức CVP Chánh văn phòng HĐH Hiện đại hóa NXB ĐHKTQD Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân KHXH Khoa học xã hội VHL Viện Hàn lâm VT Văn thƣ lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 Mục tiêu đề tài Nhiệm vụ nghiên cứu 5 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu 6 Giả thuyết nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Ý nghĩa đề tài Bố cục đề tài .8 lu Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG TẠI VIỆT NAM an n va gh tn to 1.1 Lý luận chung văn phịng cơng tác văn phòng .9 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ văn phòng 10 1.1.3 Khái niệm cơng tác văn phịng 17 p ie 1.2 Khái niệm đại hóa văn phịng 18 1.2.1 Khái niệm đại hóa 18 d oa nl w 1.2.2 Khái niệm đại hóa cơng tác văn phịng 19 1.2.3 Sự cần thiết đại hóa cơng tác Văn phịng 20 1.2.4 Nội dung công tác đại hóa văn phịng 21 an lu ll u nf va *Tiểu kết 22 Chƣơng 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HIỆN ĐẠI HĨA 23 VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 23 2.1 Khái quát chung Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 23 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 23 oi m z at nh 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Viện Hàn lâm 25 z l gm @ 2.2 Khái quát chung Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam .28 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng Viện Hàn lâm 28 2.2.2 Cơ cấu tổ chức 30 m co 2.3 Thực tế cơng tác đại hóa văn phòng Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 30 2.3.1 Tình hình nhân Văn phòng 30 an Lu n va ac th si 2.3.2 Thực tiễn thực nghiệp vụ hành 35 2.3.3 Các sở, trang thiết bị văn phòng 47 2.3.4 Kỹ ứng dụng Công nghệ thông tin vào q trình hoạt động Văn phịng .48 2.3.5 Thực tiễn trí phịng làm việc Văn phòng .49 2.4 Đánh giá chung 50 2.4.1 Ƣu điểm .50 2.4.2 Hạn chế 52 2.4.3 Nguyên nhân 54 *Tiểu kết 55 Chƣơng 3: GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC HIỆN lu an n va p ie gh tn to ĐẠI HÓA TRONG VĂN PHÕNG 56 3.1 Giải pháp nâng cao cơng tác đại hóa văn phòng 56 3.1.1.Nâng cao nhận thức trách nhiệm Lãnh đạo Văn phòng 56 3.1.2 Nâng cao công tác tham mƣu Văn phòng Ban Lãnh đạo Viện 57 3.1.3 Nâng cao chất lƣợng đội ngũ nhân Văn phòng 59 3.1.4 Nâng cao trách nhiệm tác phong làm việc đội ngũ nhân 60 3.1.5 Đầu tƣ mua sắm, bổ sung, thay trang thiết bị văn phòng .61 3.1.6 Nâng cao công tác tổ chức, thực quy trình nghiệp vụ hành 61 d oa nl w 3.1.7 Nâng cao kỹ ứng dụng công nghệ thông tin .62 3.1.8 Cải tiến môi trƣờng làm việc 62 3.1.9 Sắp xếp phòng làm việc Văn phòng theo hƣớng Văn phòng mở 63 an lu ll u nf va *Tiểu kết 64 KẾT LUẬN 65 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 66 PHỤ LỤC 67 oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Hình 1: Bảng Thống kê số lƣợng cán bộ, nhân viên thuộc Văn phịng 31 Hình 2: Biểu đồ thể trình độ chun mơn cơng chức, nhân viên 32 Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam năm 2017 32 Hình 3: Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân Văn phòng 33 Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam 33 Hình 4: Bảng thống kê số lƣợng văn đến - từ năm (2013-2016) .36 Hình 5: Mẫu sổ đăng ký sử dụng tài liệu Phòng Lƣu trữ 44 lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời đại cơng nghiệp hóa, đại hóa mạnh m nhƣ nay, cơng tác đại hóa văn phịng khâu quan trọng, giúp thúc đ y hội nhập, phát triển chung kinh tế Để việc cải cách hành chính, cải cách phƣơng thức làm việc đạt hiệu quả, đại hóa cơng tác văn phịng, đại hóa ngƣời, đại hóa văn hóa cơng sở phải trƣớc bƣớc, phải xem xƣơng sống hành quốc gia Ngồi ra, đại hóa văn phịng nội dung cải cách hành mà đƣợc Đảng Nhà nƣớc quan tâm sâu sắc Tại Nghị lu Đại hội XI Đảng, tháng 11-2011, Chính phủ ban hành Chƣơng trình tổng thể an cải cách hành nhà nƣớc giai đoạn 2011 - 2020 Chƣơng trình gồm nội dung là: n va cải cách thể chế; cải cách thủ tục hành chính; cải cách tổ chức máy hành nhà to tn nƣớc; xây dựng nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; cải cách ie gh tài cơng; đại hóa hành Đây chƣơng trình có tính chiến lƣợc, p định hƣớng đạo tồn diện cho cơng tác cải cách hành nhà nƣớc thời (2016 - 2020) oa nl w gian 10 năm đƣợc chia làm giai đoạn - giai đoạn I (2011 - 2015) giai đoạn II d Hiểu r đƣợc tầm quan trọng việc đại hóa văn phịng, thời gian lu va an thực tập Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, thân có tìm hiểu, u nf nghiên cứu thực nghiệm việc đại hóa văn phịng Dƣới góc độ sinh viên thực ll tập, thân dành quan tâm, chọn lựa vấn đề đƣợc m oi nhiều nhà nghiên cứu, học giả tìm hiểu, phân tích, đánh giá - mức độ cải cách z at nh hành nƣớc ta mà cơng tác đại hóa văn phịng yếu tố quan trọng nh m giảm thiểu tối đa thời gian làm việc, tiết kiệm chi phí nhƣ cơng z @ sức lao động để hồn thành nhiệm vụ l gm Trong thời gian kiến tập thực tập Viện Hàn lâm, thân nhận thấy vấn đề đại hóa cơng tác văn phịng có chuyển biến tích cực, cịn m co nhiều nội dung thực chƣa tốt nhƣ vấn đề ngƣời, máy móc trang thiết bị an Lu cách trí văn phịng, cần đƣợc tập trung quan tâm Qua tìm hiểu, nghiên n va ac th si cứu, thân mạnh dạn đƣa số giải pháp, góp phần nâng cao hoạt động Văn phòng Viện Hàn lâm theo hƣớng tinh gọn, hiệu lực, hiệu Mặt khác, thực đề tài này, s giúp cá nhân có thêm kiến thức hiểu biết lý luận văn phịng, cơng tác văn phịng nhƣ vấn đề đại hóa văn phịng Văn phịng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Với lí trên, tơi định lựa chọn đề tài “Hiện đại hóa cơng tác văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si Lịch sử vấn đề nghiên cứu Lĩnh vực hành văn phịng đề tài đƣợc nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu nh m đáp ứng nhu cầu xã hội lĩnh vực Ở khía cạnh khác nhau, có nhiều cơng trình nghiên cứu lĩnh vực hành văn phịng nhƣ đại hóa văn phịng bao gồm báo, tạp chí, sách, khóa luận, báo cáo, … Tạp chí Cộng sản, (11/10/2016), chủ đề “Cơng nghiệp hóa, đại hóa gắn với phát triển kinh tế tri thức theo tinh thần Nghị Đại hội XII Đảng” đƣa ý hiểu công nghiệp hóa, đại hóa, cho r ng “Hiện đại hóa q trình tận dụng khả để đạt trình độ cơng nghệ ngày tiên tiến, đại” Ngồi ra, Tạp chí cịn nhấn mạnh đến vai trị cơng nghệ thơng tin, cơng nghệ sinh học, lu công nghệ phần mềm công tác đại hóa đất nƣớc Trong viết này, tạp an chí tập trung nói đến cơng nghiệp hóa đại hóa hành nƣớc, chƣa n va gắn với quan cụ thể to tn Nguyễn Mạnh Cƣờng, Tạp chí Tổ chức Nhà nƣớc số 01/2013 có viết ie gh "Chương trình Văn phịng xanh" - Xu hướng văn phòng đại Việt p Nam Tác giả đem đến hiểu biết chung mơ hình văn phịng đại, tiết nl w kiệm lƣợng hiệu cơng việc qua việc giới thiệu trình bày khái qt lợi oa ích Chƣơng trình Văn phịng xanh mang lại, kinh nghiệm nội dung triển d khai thực “Chƣơng trình Văn phịng xanh” số quan, tổ chức lu va an Ngô Thị Diên, đề tài “Hiện đại hóa cơng tác văn phòng Văn phòng Bộ Lao u nf động thương binh Xã hội” tác giả nghiên cứu khảo sát thực trạng đại ll hóa cơng tác văn phòng Bộ Lao động thƣơng binh xã hội, đề tài đƣa lý m oi luận văn phịng đại hóa văn phịng, đánh giá thực trạng công tác đại z at nh hóa văn phịng Bộ Nguyễn Thành Độ, (2005) Giáo trình “Quản trị Văn phịng”, NXB Lao động - z @ Xã hội; Tác giả đề cập đến nghiệp vụ văn phịng nhƣ: Cơng tác tổ chức văn l gm phòng, tổ chức lao động văn phịng, thơng tin nghiệp vụ văn phịng, số nghiệp vụ văn phòng, tổ chức giải quản lý văn bản, soạn thảo văn m co quản lý, công tác lƣu trữ Tác giả tập trung nghiên cứu nghiệp vụ an Lu hoạt động văn phòng mà chƣa đề cập đến vấn đề phát sinh, khó khăn n va ac th si Hình 2: Biểu đồ thể trình độ chun mơn cơng chức, nhân viên Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam năm 2017 n c nhân nh c 4% 24% 40% lu 32% an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si Hình 3: Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Xây dựng kế hoạch tuyển dụng Chủ tịch Viện Thành lập HĐ tuyển dụng Hội đồng tuyển dụng Tổ chức tuyển dụng Chủ tịch Viện Quyết định tuyển dụng Chánh Văn phòng Hợp đồng thử việc lu Chánh Văn phòng an n va p ie gh tn to nl w Bổ nhiệm vào ngạch viên chức d oa Chủ tịch Viện va an lu Lƣu hồ sơ tuyển dụng ll u nf Phòng HC - TC oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si Hình 4: Bảng thống kê số lượng văn đến - từ năm (2013-2016) Năm STT Số văn đến Số văn 2013 5088 7500 2014 6542 5464 2015 6588 5130 2016 6589 6713 24807 24804 Cộng lu an n va gh tn to số Số lƣợng Số lƣợng Số trang Nội dung Ký Ngày, Họ tên, Hộp tháng, Đơn vị công hồ sơ số p ie STT Hình 5: Mẫu sổ đăng ký sử dụng tài liệu Phòng Lưu trữ sao in tài liệu nhận tác d oa nl w năm văn ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si Phụ lục II: Một số hình ảnh Viện Hàn lâm Hình 2.1 Cổng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam lu an n va p ie gh tn to w d oa nl Hình 2.2 Phịng Văn thư – Hành ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ Hình 2.3 Những văn khơng bóc bì an Lu n va ac th si lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si Hình 2.4 Các dấu quan lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va 10 ac th si Hình 2.5 Góc làm việc Văn thư tủ đựng tài liệu phòng ban lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va 11 ac th si Hinh 2.6 Phần mềm quản lý văn đến Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va 12 ac th si Hình 2.7 Cơng văn khơng có trích yếu lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va 13 ac th si Hình 2.8 Máy hút ẩm Kho Lưu trữ lu an n va p ie gh tn to d oa nl w Hình 2.9 Tủ đựng tài liệu mật, ghi âm, ghi hình, ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va 14 ac th si Hình 2.10 Tủ, giá đựng tài liệu lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va 15 ac th si Hình 2.11 Phịng Truyền thống lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va 16 ac th si Hình 2.12 Máy photo bố trí Phịng Lưu trữ lu an n va p ie gh tn to d oa nl w Hình 2.13 Bàn làm việc Trưởng phòng Lưu trữ ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va 17 ac th si Phụ lục III: Một số văn ban hành Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam (2012-2017) Mục lục văn bản: 3.1 Số 99/2017/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2017 việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam 3.2 Số 2303/QĐ-KHXH ngày 30 tháng 12 năm 2016 việc ban hành quy chế tổ chức hoạt động Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 3.3 Công văn số 1136/VP-THTTBT ngày 14 tháng năm 2016 việc ban hành số mẫu văn Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 3.4 Quyết định số 2316/QĐ-KHXH ngày 14 tháng 11 năm 2016 việc ban hành quy lu chế công tác văn thƣ, lƣu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va 18 ac th si Phụ lục IV: Một số văn Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ban hành giai đoạn 2012-2017 lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va 19 ac th si