(Luận văn) hiện đại hóa công tác văn phòng tại bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG lu an n va p ie gh tn to KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÕNG d oa nl w TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN an lu : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS LÂM THU HẰNG nf va Khóa luận tốt nghiệp ngành Khóa : MAI THỊ LUYẾN z at nh oi Mã số sinh viên lm ul Sinh viên thực : 1805QTVB034 : 2018 - 2022 z : DHCQ QTVP18B m co l gm @ Lớp an Lu n va Hà Nội - Tháng 5/2022 ac th si KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN lu an n va p ie gh tn to w d oa nl Hình Logo Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn nf va an lu (Nguồn: Mard.gov.vn) z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu n va ac th si LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan khóa luận với đề tài nghiên cứu: “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nơng thôn” mà thực sản phẩm khoa học nhất, tiến hành cách công khai với hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tình từ giảng viên ThS Lâm Thu Hằng chị Lê Thị Thu Hồi Tất số liệu, thơng tin khóa luận trung thực, xác nhận từ quan trực tiếp chủ quản, khơng có chép số liệu nghiên cứu khảo sát từ nghiên cứu tương tự trước Tơi xin hồn toàn chịu trách nhiệm cam kết sai thật lu an Hà Nội, ngày 02 tháng năm 2022 va n TÁC GIẢ p ie gh tn to d oa nl w nf va an lu Mai Thị Luyến z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu n va ac th si LỜI CẢM ƠN Mở đầu khóa luận với đề tài: “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn” xin gửi lời cảm ơn lòng biết ơn sâu sắc tới thầy cô – người giúp đỡ truyền đạt cho nhiều kinh nghiệm quý báu Người ta thường nói “Nhất tự vi sư, bán tự vi sư”! Câu nói ln nhắc nhở tơi phải biết kính trọng người dạy đời Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới ThS Lâm Thu Hằng – giảng viên hướng dẫn, đồng hành hỗ trợ suốt trình thực đề tài Tơi xin gửi lời cảm ơn tới chị Lê Thị Thu Hoài - Chuyên viên phòng văn thư lưu trữ cung cấp, chia sẻ cho tài liệu, thông tin phục vụ cho lu khóa luận Đồng thời tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban an n va lãnh đạo khoa Quản trị văn phòng, Ban lãnh đạo Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Vì kiến thức thân có hạn nên trình thực tập, hồn thiện gh tn to Phát triển nông thôn tạo điều kiện cho thực tập quan p ie khóa luận tơi khơng tránh khỏi sai sót, kính mong nhận góp ý w quý báu từ quý thầy cô quý quan oa nl Cuối cùng, tơi xin kính chúc Q thầy Ban lãnh đạo quan dồi d sức khỏe thành công sống Tôi xin chân thành cảm ơn! lu nf va an TÁC GIẢ z at nh oi lm ul Mai Thị Luyến z m co l gm @ an Lu n va ac th si DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1 Bảng so sánh QTVP CTVP Bảng 1.2 Nguyên tắc 5S Nhật Bản 25 Bảng 2.1 Bảng Thống kê số lượng CBNV thuộc Văn phòng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn 39 Bảng 2.2 Mẫu sổ đăng ký công văn Bộ NN&PTNT 45 Bảng 2.3 Bảng thống kê trang thiết bị Bộ NN&PTNT 55 DANH MỤC HÌNH Hình 1.1 Ngun tắc đại hóa cơng tác văn phịng 14 lu Hình 1.2 Yêu cầu đại hóa cơng tác văn phịng 16 an n va Hình 1.3 Nội dung Hiện đại hóa cơng tác văn phịng 19 to Hình 1.4.Triết lý Mơ hình 5S 24 gh tn Hình 2.1 Cổng vào Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn 29 p ie Hình 2.2 Cơ cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn 31 w Hình 2.3 CBNV Bộ NN&PTNT tập huấn ISO 9001:2015 36 oa nl Hình 2.4 Giao diện hệ thống quản lý văn điều hành 48 d Hình 2.5 Tỷ lệ sử dụng phần mềm để hội họp trực tuyến Bộ 54 lu an Nông nghiệp Phát triển nông thôn 54 nf va Hình 2.6 Tỷ lệ đánh giá mức độ CBNV Văn phòng CSVC – TTB Bộ lm ul phù hợp với công tác HĐHVP 57 z at nh oi Hình 2.7 Mơ hình cơng sở 5S Bộ NN&PTNT 58 Hình 2.8 Giao diện hệ thống quản lý văn điều hành 59 Hình 2.9 Tính ứng dụng E-Office 59 z m co l gm @ Hình 2.10 Máy chấm công vân tay 60 an Lu n va ac th si DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Ký hiệu chữ viết tắt CBNV Cán nhân viên CNTT Công nghệ thông tin TW QTVP Quản trị văn phịng CTVP Cơng tác văn phịng NN&PTNN CNTT lu STT Chữ viết đầy đủ Trung ương an n va Nông nghiệp Phát triển nông thôn gh tn to Công nghệ thông tin CSVC – TTB Cơ sở vật chất – trang thiết bị p ie Hành tổng hợp HCTH d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu n va ac th si MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC HÌNH DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Tổng quan tình hình nghiên cứu Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu lu Đối tượng phạm vi nghiên cứu an n va Phương pháp nghiên cứu to Giả thuyết nghiên cứu gh tn Đóng góp đề tài p ie Bố cục đề tài w CHƢƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÕNG VÀ HIỆN ĐẠI HĨA oa nl CƠNG TÁC VĂN PHÕNG d 1.1 Một số khái niệm văn phịng đại hóa cơng tác văn phịng lu an 1.1.1 Khái niệm văn phòng nf va 1.1.2 Khái niệm đại hóa cơng tác văn phịng 13 lm ul 1.2 Nguyên tắc, yêu cầu đại hóa cơng tác văn phịng 14 z at nh oi 1.2.1 Nguyên tắc đại hóa cơng tác văn phịng 14 1.2.2 u cầu đại hóa cơng tác văn phịng 15 1.3 Vai trò đại hóa cơng tác văn phịng 17 z gm @ 1.4 Nội dung đại hóa cơng tác văn phịng 18 l 1.4.1 Về chủ trương sách đại hóa văn phịng 19 co 1.4.2 Về đội ngũ nhân 19 m 1.4.3 Về kỹ năng, nghiệp vụ văn phòng 20 an Lu 1.4.4 Về sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 23 n va 1.4.5 Ứng dụng công nghệ thông tin vào q trình hoạt động văn phịng 25 ac th si 1.5 Các nhân tố ảnh hưởng tới đại hóa cơng tác văn phịng 25 1.5.1 Nhân tố bên 26 1.5.2 Nhân tố bên 26 * Tiểu kết 27 CHƢƠNG THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÕNG CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 29 2.1 Khái quát chung Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn 29 2.1.1 Q trình hình thành phát triển Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn 29 2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Bộ Nông nghiệp Phát lu triển nông thôn 29 an n va 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn 31 to 2.2 Khái quát chung Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nơng nghiệp 32 gh tn 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng Bộ 32 p ie 2.2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ 35 w 2.3 Tình hình đại hóa cơng tác Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát oa nl triển nông thôn 35 d 2.3.1 Chủ trương sách đại hóa cơng tác văn phòng 35 lu an 2.3.2 Đội ngũ nhân 37 nf va 2.3.3 Kỹ năng, nghiệp vụ văn phòng 41 lm ul 2.3.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 54 z at nh oi 2.3.5 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình hoạt động văn phòng 58 2.4 Đánh giá chung đại hóa cơng tác văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn 61 z gm @ 2.4.1 Ưu điểm 61 l 2.4.2 Hạn chế 65 m co 2.4.3 Nguyên nhân hạn chế 67 * Tiểu kết 69 an Lu n va ac th si CHƢƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI BỘ NƠNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 70 3.1 Chủ trương đường lối Đảng sách Nhà nước đại hóa cơng tác văn phịng 70 3.2 Các nhóm giải pháp 73 3.2.1 Nhóm giải pháp kiện toàn cấu tổ chức máy, nhân làm việc văn phòng 73 3.2.2 Nhóm giải pháp thể chế 73 3.2.3 Nhóm giải pháp cơng nghệ 74 lu 3.2.4 Nhóm giải pháp xây dựng văn phòng “Hiện đại - Thân thiện - Hiệu an n va quả” 76 tn to *Tiểu kết: 78 PHẦN KẾT LUẬN 79 gh p ie DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 80 d oa nl w PHỤ LỤC 83 nf va an lu z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu n va ac th si PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Để đẩy mạnh việc thực Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước cách đồng bộ, thống hiệu giai đoạn 2021 - 2030 mà Chính phủ ban hành thơng qua Nghị số 76/NQ-CP quan, tổ chức, ngành nghề, lĩnh vực phải lựa chọn cho phương thức hoạt động riêng phù hợp với phát triển xã hội Hay nói cách khác, quan, tổ chức cần đại hóa cơng tác văn phịng Chúng ta biết để đại hóa cơng tác văn phịng cần phải có kết nối, phối hợp nhiều phận, nhiều yếu tố khác lu như: người, sở vật chất - trang thiết bị kỹ thuật quy trình an n va nghiệp vụ, Hiện tại, hoạt động văn phòng nước ta bị động, to chức tham mưu tổng hợp đảm bảo hậu cần chưa khai thác gh tn triệt để, vậy, cơng việc hành giấy tờ vụ lấn át chức chủ p ie động xử lý thông tin Đặc biệt, trình độ xử lý thơng tin tin học hóa w nhân văn phòng chậm chưa đáp ứng nội dung công việc Tổ oa nl chức hoạt động văn phòng quan, tổ chức có nguy tụt hậu d so với tiến trình phát triển giới Chính vậy, cơng tác văn phòng lu an cần phải trước bước so với đơn vị khác nhiệm vụ đổi nf va Nói cách khác, quan, tổ chức cần nhận thức rõ vai trò lm ul cơng tác văn phịng triển khai kế hoạch đại hóa cơng tác văn z at nh oi phịng cách nhanh chóng, khẩn trương tồn diện Nhận thức vấn đề trên, thân tác giả nghiên cứu vấn đề đại hóa cơng tác văn phịng Qua q trình nghiên cứu tác giả cảm thấy hứng z gm @ thú giúp tác giả hiểu sâu chuyên sâu công tác này; đặc biệt sau hai l tháng thực tập Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn tác giả co nhận thấy đại hóa cơng tác văn phòng Văn phòng Bộ nhiều hạn chế m vậy, tác giả lựa chọn đề tài: “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng an Lu Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp n va với mong muốn Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thơn có nhìn tồn ac th si Thời kì Nội dung Bộ Cơng Nghiệp Thực Phẩm, Bộ Lƣơng Thực (1981) Ngày 22/01/1981, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội phê chuẩn việc thành lập hai Bộ: Bộ Công nghiệp thực phẩm Bộ Lương thực sở tách Bộ Lương thực thực phẩm Bộ Thuỷ Sản (1981) Quốc hội khoá VII (tháng 7/1981) định thành lập Bộ Thuỷ sản lu an Thời kỳ 1986 đến 1995 va n Bộ Nông Nghiệp Và Công Nghiệp Thực Phẩm to tn (1987) ie gh Thực chủ trương phát triển nông nghiệp p Việt Nam gắn với chế biến, tiêu thụ theo quy nl w trình khép kín từ sản xuất-chế biến-tiêu thụ, ngày d oa 16/2/1987, Hội đồng Nhà nước có Nghị số 782 NQ HĐNN việc thành lập Bộ Nông an lu GIAI ĐOẠN ĐỔI nhập Bộ: Nông nghiệp, Lương thực, Công nghiệp lm ul NAY nghiệp Công nghiệp thực phẩm sở sáp nf va MỚI TỪ 1986 ĐẾN thực phẩm z at nh oi Thời kỳ từ 1995 đến 7/2007 Bộ Nông Nghiệp Và Phát Triển Nông Thôn z (1995) @ gm Kế thừa phát huy thành tựu 10 năm đổi tổ co l chức quan hành Nhà nước, Chính phủ m có định hướng thu gọn Bộ quản lý ngành an Lu có theo chiều hướng chuyển từ Bộ quản lý đơn n va ngành sang mơ hình Bộ quản lý nhà nước nhiều ac th 86 si Thời kì Nội dung ngành, nhiều lĩnh vực có chức gần giống nhau, giảm bớt chồng chéo, chia cắt Bộ; để nâng cao hiệu lực quản lý Nhà nước lĩnh vực Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thuỷ lợi phát triển nông thôn Từ ngày 03/10 – 28/10/1995, kỳ họp thứ Quốc hội khố IX thơng qua Nghị việc thành lập Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn sở hợp Bộ: Bộ Lâm nghiệp, Bộ lu an Nông nghiệp Công nghiệp thực phẩm Bộ Thuỷ va n lợi tn to Thời kỳ tháng 8/2007 đến ie gh Bộ Nông Nghiệp Và Phát Triển Nông Thôn p (8/2007) nl w Tại kỳ họp thứ nhất, Quốc hội khoá XII (tháng d oa 8/2007) định hợp Bộ Thuỷ sản vào Bộ nf va an lu Nông nghiệp Phát triển nông thôn z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu n va ac th 87 si Phụ lục 02: Tủ giá đựng tài liệu lƣu trữ Bộ NN&PTNT (Nguồn: Tác giả) lu an n va p ie gh tn to d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu n va ac th 88 si Phục lục 03 Trang thiết bị kỹ thuật Bộ NN&PTNT (Nguồn: Tác giả) lu an n va p ie gh tn to d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu n va ac th 89 si Phụ lục 04 Cơ sở vật chất Bộ NN&PTNT (Nguồn: Tác giả) lu an n va p ie gh tn to d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu n va ac th 90 si Phụ lục 05 Mẫu thƣ Bộ NN&PTNT (Nguồn:Tác giả) lu an n va p ie gh tn to d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu n va ac th 91 si Phụ lục 06 Hình ảnh giao diện phần mềm chữ ký số (Nguồn: Internet) lu an n va p ie gh tn to d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu n va ac th 92 si Phụ lục 07 Một số văn Bộ Văn phòng Bộ NN&PTNT ban hành (Nguồn: Tác giả) lu an n va p ie gh tn to d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu n va ac th 93 si Phụ lục 08 Một số quy định Bộ NN&PTNT (Nguồn: Tác giả) lu an n va p ie gh tn to d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu n va ac th 94 si Phụ lục 09 Ảnh chụp chị hƣớng dẫn thực tập bạn sinh viên nhóm thực tập Văn phòng Bộ NN&PTNT (Nguồn: Tác giả) lu an n va p ie gh tn to d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu n va ac th 95 si Phụ lục 10 Nhóm sinh viên thực tập xếp tài liệu Phòng Lƣu trữ Bộ NN&PTNT (Nguồn: Tác giả) lu an n va p ie gh tn to d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu n va ac th 96 si Phụ lục 11 Phiếu khảo sát PHIẾU KHẢO SÁT VỀ CƠNG TÁC HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHÕNG TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN lu an n va p ie gh tn to d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu n va ac th 97 si lu an n va p ie gh tn to d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu n va ac th 98 si lu an n va p ie gh tn to d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu n va ac th 99 si lu an n va p ie gh tn to d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu n va ac th 100 si