(Luận văn) hiện đại hóa công tác văn phòng tại văn phòng tổng cục hải quan

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG lu an KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP n va to p ie gh tn HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHỊNG TỔNG CỤC HẢI QUAN d oa nl w an lu Người hướng dẫn : TRUNG THỊ NGÂN oi m : 1305QTVB042, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13B z at nh Mã số sinh viên : ThS NGUYỄN MẠNH CƯỜNG ll Sinh viên thực u nf va Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG z m co l gm @ an Lu HÀ NỘI - 2017 n va ac th si LỜI CAM ĐOAN Em thực đề tài khóa luận tốt nghiệp với tên đề tài là: “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng Văn phịng Tổng cục Hải quan Em xin cam đoan nghiên cứu em, dựa tinh thần cá nhân, tích cực học hỏi, nghiên cứu, tìm tịi, khảo sát thực tế tham khảo thông tin Những số liệu đề tài khảo sát thu thập Văn phòng Tổng cục Hải quan Em xin chịu trách nhiệm có khơng trung thực nghiên cứu Sinh viên Trung Thị Ngân lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy cô Khoa Quản trị văn phòng giảng dạy cho em nhiều kiến thức kỹ suốt học tập trường Em xin gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo anh chị CBCC Văn phòng Tổng cục Hải quan tận tình bảo giúp đỡ em trình khảo sát để thực đề tài quan Trải qua tháng thực đề tài mình, người ln đồng hành bảo tận tình giúp em hồn thành đề tài khóa luận ThS Nguyễn Mạnh Cường Qua đây, em xin gửi tình cảm chân thành lời cảm ơn sâu sắc tới Thầy Do thời gian trình độ nghiên cứu hạn chế cố gắng song đề lu tài em không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận bảo giúp an đỡ, đóng góp ý kiến thầy giáo, giảng viên Những ý kiến đóng góp thầy n va bạn đọc giúp em nhìn nhận hạn chế trang bị thêm nhiều to tn nguồn kiến thức hiểu biết đường học tập nghiên cứu sau p ie gh Sinh viên w d oa nl Trung Thị Ngân ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CBCC Cán công chức CNTT Công nghệ thông tin HQ Hải quan TCHQ Tổng cục Hải quan lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Lịch sử nghiên cứu vấn đề .2 Mục tiêu nghiên cứu .6 Nhiệm vụ nghiên cứu .6 Đối tượng nghiên cứu .6 lu Giả thuyết nghiên cứu an Phương pháp nghiên cứu n va Kết cấu đề tài tn to Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Một số khái niệm văn phòng cơng tác văn phịng gh p ie 1.1.1 Khái niệm văn phòng, chức năng, nhiệm vụ văn phòng 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 10 nl w 1.1.3 Khái niệm cơng tác văn phịng 13 d oa 1.2 Hiện đại hóa cơng tác văn phịng 14 an lu 1.2.1 Khái niệm đại hóa cơng tác văn phòng 14 va 1.2.2 Mục đích, ý nghĩa đại hóa cơng tác văn phòng 15 u nf 1.2.3 Nội dung đại hóa cơng tác văn phịng 16 ll Chương 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI m oi VĂN PHÒNG TỔNG CỤC HẢI QUAN 22 z at nh 2.1 Giới thiệu chung Tổng cục Hải quan .22 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn TCHQ 22 z @ 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Tổng cục Hải quan 22 l gm 2.2 Giới thiệu Văn phòng Tổng cục Hải quan .22 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn VP TCHQ 22 m co 2.2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Tổng cục Hải quan 23 an Lu 2.3 Tình hình thực hiện đại hóa cơng tác văn phịng Văn phịng Tổng cục Hải quan .23 va n 2.3.1 Về điều kiện sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 23 ac th si 2.3.2 Con người làm cơng tác văn phịng 26 2.3.3 Quy trình, nghiệp vụ hành 31 2.3 Đánh giá chung 48 2.3.1 Ưu điểm 48 2.3.2 Hạn chế 53 2.3.3 Nguyên nhân 55 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHỊNG TỔNG CỤC HẢI QUAN 56 3.1 Nhóm giải pháp nhận thức .56 3.2 Nhóm giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin .57 3.2.1 Trong công tác văn thư 57 lu 3.2.2 Trong công tác lưu trữ 58 an 3.2.3 Quản lý tài sản, phương tiện 60 va n 3.2.4 Tổ chức hội họp 65 tn to 3.3 Nhóm giải pháp đào tạo bồi dưỡng chế độ sách CBCC làm ie gh cơng tác văn phịng 65 p 3.3.1 Về đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng CBCC làm cơng tác văn phịng 65 w 3.3.2 Về chế độ sách 67 oa nl 3.4 Giải pháp đổi mơ hình xử lý thông tin tập trung 67 d 3.5 Áp dụng chữ ký số xử lý văn văn phòng Tổng cục Hải quan .69 lu an KẾT LUẬN 73 PHỤ LỤC ll u nf va DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 74 oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Bước vào kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa giới tồn cầu hóa, Đảng ta Nhà nước ta có nhiều chủ trương cải cách hành ln xác định cải cách hành khâu quan trọng nghiệp đổi để phát triển đất nước Có thể nói rằng, tổ chức văn phịng cơng tác văn phịng quan hành nhà nước có mối quan hệ mật thiết có đóng góp tích cực cải cách hành nhà nước tất nội dung Văn phòng đơn vị trực tiếp tham mưu việc triển khai thực chủ trương, sách quan, biến quy định, ý tưởng giấy trở thành thực tiễn, thực công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực lu mục tiêu, nhiệm vụ đề quan, văn phòng chủ động nghiên cứu, đề xuất an tham mưu thực nhiều sách, giải pháp mang tính đột phá sáng tạo cải n va cách hành đảm bảo chức hậu cần phục vụ cho toàn quan tn to Để phát huy vai trò đẩy mạnh hiệu hoạt động văn phòng ie gh đem lại kết to lớn công tác hành chính, đại hóa cơng tác văn p phịng biện pháp cần ưu triển khai mạnh mẽ tất đơn w vị khối quan hành nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu nghiệp đổi oa nl mới, cơng nghiệp hóa đại hóa đất nước cấp thiết quan trọng d Được quan tâm công tác đào tạo Nhà trường, Khoa Quản trị an lu văn phòng giúp đỡ lãnh đạo, cô chú, anh chị Văn phòng Tổng cục u nf va Hải quan suốt thời gian thực tập giúp tơi có thêm nhiều kiến thức thực tiễn hiểu rõ tầm quan trọng văn phịng cơng tác hành nhà nước ll oi m Nhận thấy Văn phòng Tổng cục Hải quan đơn vị quan có khối z at nh lượng cơng việc lớn: tham mưu, giúp Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan đạo, điều phối, theo dõi, đôn đốc đơn vị thuộc trực thuộc Tổng cục Hải quan thực z quy chế làm việc, chương trình, kế hoạch cơng tác Tổng cục; tổ chức, @ gm quản lý cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ; công tác quản trị, tài vụ kế toán đơn l vị dự toán cấp ba quan Tổng cục; cơng tác báo chí tun truyền; công tác thông m co tin, yếu Tổng cục Hải quan Có thể thấy văn phịng đóng vai trò quan trọng việc tổ chức thực nhiệm vụ cách thông suốt hiệu an Lu quan Vì vậy, việc nghiên cứu cải tiến nâng cao đại hóa văn phịng Văn phòng n va Tổng cục nhu cầu thiết yếu đem lại nhiều thành to lớn Nhận thức ac th si tầm quan trọng vấn đề nên mạnh dạn chọn đề tài: “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng Văn phòng Tổng cục Hải quan” để làm đề tài nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Bước vào kỷ XXI, cơng cải cách cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Đảng Nhà nước ta đặc biệt trọng Nghiên cứu Quản trị hành văn phịng hiệu đáp ứng nhu cầu xã hội nhu cầu tất yếu để quan nhà nước, doanh nghiệp tổ chức trị xã hội áp dụng vào thực tiễn Ở góc độ khác nhau, có nhiều cơng trình nghiên cứu thuộc hành văn phịng đại hóa văn phịng sách, đăng tạp chí, kỷ yếu đề tài, báo cáo,… 1) Nghiên cứu lý luận quản trị hành văn phịng đại hóa cơng tác văn phịng lu Giúp bạn đọc hiểu rõ văn phòng, quản trị văn phòng, chức năng, an nhiệm vụ văn phòng thực cơng tác văn phịng quan tổ chức n va kể tên số sách, giáo trình như: tn to - Nguyễn Hữu Thân (2007) “Quản trị hành chánh Văn phòng”, NXB Thống ie gh kê, Hà Nội, sách khái quát nội dung quản trị hành văn phịng từ p khái niệm văn phòng, quản trị văn phòng đến cách thức quản trị hành w khoa học, thực nghiệp vụ quản trị văn phịng Từ đó, bạn đọc hiểu oa nl rõ cơng tác hành văn phịng quan tổ chức d - GS.TS Nguyễn Thành Độ (2012)“Giáo trình Quản trị văn phịng” NXB an lu Đại học Kinh tế Quốc dân, sách khái quát nội dung hai phần gồm u nf va phần vấn đề chung văn phòng, tổ chức văn phòng phần nghiệp vụ văn phòng Qua phần, chương sách, ll oi m tiếp cận văn phịng với góc nhìn cụ thể để cá nhân quản lý z at nh văn phòng quan, doanh nghiệp áp dụng thực cơng việc phù hợp với loại hình tổ chức khác z - Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề nghiên cứu Quản trị văn @ gm phòng lưu trữ học, Nxb Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh Tác giả trình l bày cung cấp kiến thức văn phòng quản trị văn phòng; đổi m co đại hóa văn phịng; đóng góp văn phịng cơng cải cách hành chính, đại hóa cơng tác lưu trữ, đổi cơng tác tổ chức sử dụng tài liệu nhằm an Lu phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, thành tựu đóng góp cơng tác lưu trữ n va phát triển kinh tế xã hội ac th si - “Giáo trình Hành văn phịng quan nhà nước, Học viện Hành chính, NXB Khoa học & Kỹ thuật, Hà Nội -2009” Cuốn sách đề cập đến nghiệp vụ quản trị văn phòng, chức nhiệm vụ văn phịng quan nhà nước nói chung Trong đó, cơng tác đại hóa văn phịng đề cập cách chi tiết Người đọc nhìn nhận vấn đề quản trị văn phịng cụ thể - Cùng nghiên cứu quản trị hành văn phịng, Cuốn sách Quản trị Hành văn phòng GS.TS Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An, NXB Thống kê, năm 2009 cho bạn đọc kiến thức nghiệp vụ hành văn phịng quan, tổ chức Hiện đại hóa cơng tác văn phịng tác giả khái quát hóa qua khái niệm nội dung nghiệp vụ - Nghiêm Kỳ Hồng (2003) “Mấy vấn đề Cơng tác văn phịng, văn thư lưu trữ lu thời kỳ đổi mới”, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, tập hợp tuyển chọn an số cơng trình nghiên cứu cơng bố tạp chí khoa học số n va cơng trình từ năm 1996 đến khoảng năm 2003 – thời gian sách đời công tác to tn văn phòng, văn thư lưu trữ Nội dung sách tập trung vấn đề đổi mới, ie gh đại hóa cơng tác văn phịng cơng tác lưu trữ p 2) Nghiên cứu thực tiễn đại hóa cơng tác văn phịng quan w Một số đề tài nghiên cứu đại hóa cơng tác văn phịng số quan oa nl nhà nước, doanh nghiệp: d - Đề tài “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng Văn phòng Bộ Lao động thương an lu binh Xã hội” Khóa luận tốt nghiệp Ngơ Thị Diên sinh viên khoa Quản trị văn u nf va phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiên cứu khảo sát thực trạng đại hóa cơng tác văn phòng Bộ Lao động thương binh xã hội, sở đánh giá ll oi m ưu điểm hạn chế đưa gia đề xuất giải pháp nhằm nâng cao z at nh chất lương cơng tác văn phịng Văn phịng Bộ Ngồi ra, cơng trình nghiên cứu đại hóa văn phịng nói chung, z nhiều cơng trình nghiên cứu nội dung đại hóa văn phịng là: @ gm - Đề tài Văn phịng điện tử (E-Office) ứng dụng hệ điều hành, quản lý l việc điều hành, quản lý hoạt động văn phòng” tác giả Trần Thị Dịu, m co trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, ĐHQGHN, năm 2011 Đề tài mang đến cho bạn đọc kiến thức tính đa dạng mơ hình Văn phịng an Lu điện tử E-Office, lợi ích mà E-Office mang lại cho người dùng Qua đó, n va ac th si khẳng định vài trò tầm quan trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động văn phòng - Đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh Xã hội”, Nguyễn Thị Thu Hương, Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Đại học quốc gia Hà Nội , 2013 Đề tài tìm hiểu đánh giá thuận lợi khó khăn q trình ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư đề xuất số biện pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư – nghiệp vụ quan trọng cơng tác văn phịng thư Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh Xã hội - Cũng khía cạnh về việc ứng dụng nghệ thơng tin hoạt động văn phịng, Đề tài “Tình hình ứng dụng phần mềm văn phịng điện tử quan lu địa bàn Hà Nội” Lê Thị Thuận hiệu bất cập an trình ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng phần mềm điện tử quan tổ n va chức địa bàn thành phố Từ xây dựng hệ thống giải pháp nhằm giải to tn bất cập mà quan gặp phải Qua góc nhìn ie gh để lãnh đạo văn phịng quan có quan tâm việc ứng p dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn phịng nâng cao hiệu làm việc oa nl đại w 3) Kỷ yếu hội thảo vấn đề đào tạo quản trị văn phòng văn phòng d Các cơng trình nghiên cứu đại hóa cơng tác văn phịng đóng góp cho an lu xã hội kiến thức từ lý luận đến thực tiễn để cơng tác văn phịng ngày u nf va đại nâng cao hiệu công việc, đóng góp vào phát triển đất nước tồn xã hội Sự đóng góp giáo dục có vai trị to lớn nâng cao chất lượng ll oi m đội ngũ nhân làm công tác văn phòng Hội thảo kỷ yếu số trường Đại học z at nh đào tạo chuyên ngành Quản trị văn phịng mang đến góc nhìn cơng tác đào tạo lĩnh vực hành văn phòng thời kỳ z - Hội thảo Quản trị văn phòng – Lý luận thực tiễn, Kỷ yếu Hội thảo khoa học @ gm Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội-2005 l tập hợp nhiều viết nhiều tác giả, nhà nghiên cứu, PGS.TS đầu ngành m co với chủ đề “Quản trị văn phòng” Với 28 báo cáo tập hợp lựa chọn sách tổng số 40 báo cáo tham luận nhà khoa học, nhà quản lý an Lu nhà giáo có nhiều năm nghiên cứu, giảng dạy trực tiếp tham gia quản lý điều n va hành quan nhà nước doanh nghiệp Đây nguồn tài liệu có ý nghĩa quan ac th si quan chức TCHQ giúp việc đạo nhanh chóng từ quan TCHQ đến tận chi cục Hải quan cách nhanh chóng xác lu an va n (Hình 3.4: ảnh minh họa) to gh tn 3.5 Áp dụng chữ ký số xử lý văn văn phòng Tổng cục Hải ie quan p Sơ đồ 3.1: Sử dụng chữ ký điện tử cho giao dịch nội d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ Nguồn: Văn Phòng TCHQ tổng hợp an Lu Thứ nhất, thành phần mơ hình - Web Services TCHQ: có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lệ chữ ký số n ac th si 69 va cách gọi Web service cài đặt PKI Server Bộ Tài - PKI Server Bộ Tài chính: cung cấp Web service để kiểm tra tính hợp lệ chữ ký số Trong trường hợp Bộ Tài khơng cung cấp Web service để kiểm tra online phải cài đặt PKI Server Tổng cục Hải quan định kỳ thực đồng với PKI Server Bộ Tài - Các hệ thống ứng dụng cấp Tổng cục, Cục Hải quan Thứ hai, bước xử lý giao dịch từ cấp Cục lên cấp Tổng cục - Trước gửi liệu lên cấp Tổng cục, hệ thống ứng dụng cấp Cục thực gọi Web Services đặt Tổng cục Hải quan để kiểm tra tính hợp lệ chữ ký số - Nếu chữ ký hợp lệ thực ký mã hóa liệu cấp Cục - Thực gửi thông điệp liệu cho cấp Tổng cục hải quan lu Thứ ba, bước xử lý giao dịch từ cấp Tổng cục xuống cấp Cục an - Trước gửi liệu xuống cấp Cục, hệ thống ứng dụng cấp Tổng cục n va thực gọi Web Services đặt Tổng cục Hải quan để kiểm tra tính hợp lệ chữ to - Nếu chữ ký hợp lệ thực ký mã hóa liệu cấp Tổng cục ie gh tn ký số p - Thực gửi thông điệp liệu cho cấp Cục hải quan w Tại Tổng cục Hải quan, số hoá tài liệu ngày trở thành nhu cầu cấp bách, vì: oa nl - Số lượng tài liệu hình thành hoạt động quan hải quan ngày d gia tăng nhanh chóng quy mô số lượng nguyên nhân như: mở rộng an lu máy, chun mơn hố lĩnh vực hoạt động, thủ tục hành chính, phát triển u nf va khoa học công nghệ, phối kết hợp quan đoàn thể để giải vấn đề liên quan ngày gia tăng nên số lượng văn nhân ngày ll oi m nhiều… z at nh Chính phủ đầu tư nhiều cho việc xây dựng thực hố mơ hình Chính phủ điện tử Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg z ngày 23/3/2006 việc giảm giấy tờ hành hoạt động quan hành @ gm nhà nước, nhiên khối lượng tài liệu gia tăng không ngừng Theo l đánh giá giới chuyên môn, hàng năm lượng văn giấy tờ tăng từ 10% đến 20% m co Tại Tổng cục Hải quan nghiêm chỉnh thực Chỉ thị Thủ tướng Chính phủ, lượng văn giấy tờ tăng lên đáng kể n va + Ưu điểm tài liệu giấy là: an Lu - Đa phần tài liệu hình thành giấy ac th si 70 Độ xác tin cậy cao, đảm bảo yếu tố thể thức; Độ an toàn cao (viết in mực nên tác động làm thay đổi kiểm sốt phương pháp thủ cơng); Khơng cần máy móc thiết bị đọc được; Đã thực tế kiểm nghiệm trình lâu dài + Tuy có nhiều ưu điểm, tài liệu giấy tồn nhiều hạn chế như: Cần diện tích kho tàng, trang thiết bị, nhân lực kinh phí để bảo quản; Tài liệu bị “lão hố” theo thời gian; Khó kiểm sốt khó tìm kiếm khối lượng tài liệu lớn khơng tổ chức khoa học; Tuy nhiên, ngành Hải quan phải thực thi nhiều văn liên quan đến lu Bộ/ Ngành nên việc hướng dẫn Cục địa phương sử dụng 100% văn điện tử an cơng việc chưa khả thi Vì vậy, văn phịng TCHQ mạnh dạn áp dụng n va chữ ký số điện tử công việc sau: tn to + Yêu cầu tất báo cáo định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm từ TCHQ ie gh gửi xuống Cục HQ địa phương ngược lại thực áp dụng chữ ký số p + Các thông báo, điện FAX… áp dụng chữ ký số oa nl w + Những vụ việc cần xử lý gấp gửi văn chữ ký số trước gửi d Công tác áp dụng chữ ký số điện tử Văn phòng cần phải xây dựng theo an lu lộ trình cụ thể sau: u nf va - Trước mắt, ưu tiên áp dụng chữ ký số cho văn báo cáo, thông báo, văn nội bộ…xử lý cách áp dụng chữ ký số Việc áp dụng chữ ký số giúp ll z at nh gian xử lý văn oi m giảm thiểu thời gian lưu chuyển văn qua hệ thống bưu chính, giảm đáng kể thời -Nghiên cứu áp dụng việc luật hóa văn có tính chất pháp quy để văn z phịng địa phương áp dụng có chữ ký số điện tử người gưi Tuy @ gm nhiên, thói quen quản lý, nhiều đơn vị yêu cầu phải có văn dấu đỏ Do đó, l việc tiến hành dần bước để khonog ảnh hưởng đến công việc chung m co Bước cuối tiến hành điện tử hóa áp dụng chữ ký số với tất giao dịch văn phịng Đây lộ trình lâu dài phải phụ thuộc tiến độ áp dụng chữ an Lu ký số chung quan khối văn phòng Trung ương n va ac th si 71 Tiểu kết: Có thể khẳng định việc đại hóa cơng tác văn phịng cách tồn diện u cầu cấp thiết có ý nghĩa quan trọng Trước tiên cần nâng cao nhận thức CBCC từ Lãnh đạo đến nhân viên vai trị đại hóa cơng tác văn phịng; Đẩy mạnh ứng dụng CNTT lĩnh vực cơng tác văn phịng; Chuẩn hóa người chế độ sách CBCC văn phịng; Đổi mơ hình xử lý thơng tin tập trung; Áp dụng chữ ký số xử lý văn Tổng cục Hải quan Trên số giải pháp để tài nghiên cứu đưa ra, mong số giải pháp giúp cho cơng tác văn phịng Văn phòng Tổng cục Hải quan ngày tốt lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si 72 KẾT LUẬN Như biết Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan Công tác văn phòng bao gồm việc tổ chức yếu tố vật chất tồn biến đổi theo hoạt động văn phịng Nếu yếu tố tổ chức khoa học, hợp lý đem lại giá trị thực tế to lớn Với việc nghiên cứu giải pháp đại hóa cơng tác văn phịng phân tích trên, áp dụng vào thực tế mang lại lợi ích: Thứ nhất: Tạo tiền đề để phát triển cho quan, góp phần đổi phương pháp điều hành lãnh đạo cấp ngành hải quan Thứ hai: Giảm thời gian lãng phí ách tắc tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ hoạt động đơn vị lu Thứ ba: Tăng cường khả sử dụng nguồn lực nâng cao suất lao an động va n Thứ tư: Tạo tiền đề, tảng cho việc triển khai tiếp tục nghiên cứu số to tn đề án lớn liên quan đến cải cách thủ tục hành đại hóa cơng tác văn ie gh phòng ngành hải quan p Thứ năm: kinh nghiệm cho việc nghiên cứu mơ hình văn phịng, w xếp cấu văn phòng quan hệ thống quan nhà nước oa nl Văn phòng Tổng cục Hải quan có đổi đại hóa ba mặt d cơng tác văn phịng là: người làm cơng tác văn phịng, sở vật chất trang thiết an lu bị đại, nghiệp vụ hành Tuy nhiên tromg q trình đổi cịn số u nf va khó khăn hạn chế Đưa vào áp dụng kết đề tài có ý nghĩa trước mắt lâu dài, đồng thời làm tiền đề cho việc nghiên cứu áp dụng cho tất đơn vị từ ll oi m đơn vị tham mưu giúp việc khối quan Tổng cục Hải quan địa z at nh phương Có thể khẳng định việc đại hóa cơng tác văn phịng cách tồn diện yêu cầu cấp thiết có ý nghĩa lớn z Đề tài thực ý kiến đóng góp để lãnh đạo @ gm Văn phòng lãnh đạo Tổng cục Hải quan có góc nhìn đại hóa cơng l tác văn phịng Văn phịng có định hướng cơng cải cách m co hành nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng năm an Lu n va ac th si 73 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO A Tài liệu văn Quy phạm pháp luật Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 06 năm 2015 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ Cơng tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ Sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư lu Quyết định số 65/2015/QĐ-TTg ngày 17/12/2015 Thủ tướng Chính phủ an quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tổng cục Hải quan n va trực thuộc Bộ Tài tn to Quyết định số 1066/QĐ-BTC ngày 16 tháng năm 2016 Bộ trưởng Bộ ie gh Tài quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng p thuộc Tổng cục Hải quan Bộ Tài ban hành w Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 06 tháng 10 năm 2005 Thủ tướng oa nl Chính phủ phê duyệt chiến lược phát triển công nghệ thông tin truyền thông việt d nam đến năm 2010 định hướng đến năm 2020 an lu Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ 07/2012/TT- u nf va BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan ll oi m Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng năm 2014 Thủ tướng z at nh Chính phủ việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống z hành nhà nước @ gm 10 Nghị số 30c/NQ-CP, ngày 08/11/2011 Chính phủ: Ban hành l Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2011 - 2020 m co B Tài liệu chun mơn  Giáo trình, Tập giảng an Lu Đào Xuân Chúc (2006), Quản trị Văn phòng, Tập giảng, Hà Nội, (Tư n va liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng) ac th si 74 GS.TS Đồng Thị Thanh Phương (2009), Nguyễn Thị Ngọc An, Quản trị Hành văn phịng, NXB Thống kê Học viện Hành chính, Giáo trình Hành văn phịng quan nhà nước, NXB Khoa học & Kỹ thuật, Hà Nội -2009” Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học (2015), Giáo trình Quản trị văn phịng, Nxb Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh Nguyễn Hữu Thân (2007) Quản trị hành chánh Văn phòng , NXB Thống kê, Hà Nội  Sách, báo, tạp chí, kỷ yếu hội thảo Mike Harvey (1996), Quản trị hành văn phòng, Nxb Thống kê, Hà Nội lu Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, Nxb Khoa học Kỹ thuật, Hà an Nội va n Nghiêm Kỳ Hồng (2014) Một số vấn đề nghiên cứu Quản trị văn to Nghiêm Kỳ Hồng (2003), Mấy vấn đề cơng tác Văn phịng, văn thư lưu ie gh tn phòng lưu trữ học, Nxb Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh p trữ thời kỳ đổi mới, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội 10 Phạm Hưng, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng (1996), Văn phòng đại w oa nl nghiệp vụ hành văn phịng, Nxb thành phố Hồ Chí Minh d 11 TS Lưu Kiếm Thanh - Khoa Văn Cơng nghệ Hành chính, Học viện lu an Hành chính, Cơng tác văn phịng bối cảnh đại hóa hành nhà u nf va nước, Tạp chí Tổ chức Nhà nước Số 11/2008 12 Sách Mấy vấn đề Cơng tác văn phịng, văn thư lưu trữ thời kỳ đổi ll oi m mới, (2003) NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội tồn cầu hóa” Nxb Tư pháp z at nh 13 PGS.TS Nguyễn Hữu Hải chủ biên (2007) “Hành nhà nước xu z 14 ThS Nguyễn Mạnh Cường, "Chương trình Văn phịng xanh" - Xu hướng @ gm văn phòng đại Việt Nam, Tạp chí tổ chức nhà nước số 1/2013 l 15 Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn (2005), Quản trị văn phòng m co – Lý luận thực tiễn, Kỷ yếu Hội thảo khoa học, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội 16 Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội , Nâng cao chất an Lu lượng đào tạo ngành Quản trị văn phòng đáp ứng yêu cầu thực tiễn, Kỷ yếu Hội thảo n va khoa học – 2015 ac th si 75  Đề tài nghiên cứu ứng dụng 17 Ngơ Thị Diên, Hiện đại hóa văn phịng Văn phòng Bộ Lao động thương binh xã hội, Báo cáo thực tập tốt nghiệp khóa 2012-2016 trường Đại học Nội vụ Hà Nội 18 Nguyễn Thị Thu Hương, Đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh Xã hội”, trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Đại học quốc gia Hà Nội , 2013 lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si 76 PHỤ LỤC lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si HỆ THỐNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI lu an n va gh tn to p ie Hình Văn phịng Tổng cục Hải quan d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu Hình Hội trường Tổng cục Hải quan n va ac th si lu an n va p ie gh tn to Hình Phịng Lưu trữ Tổng cục Hải quan d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z gm @ m co l Hình Kho Lưu trữ Tổng cục Hải quan an Lu n va ac th si lu an Hình Tủ báo cháy Tổng cục Hải quan n va p ie gh tn to d oa nl w u nf va an lu Hình Và kho lưu trữ đại ll oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va Hình Hệ thống chữa cháy thông minh ac th si MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI SẢN DTSoft Quản lý chi tiết tài sản khoa học thuận tiện Tự động tính tốn giá trị tài sản lu an n va p ie gh tn to nl w d oa Hệ thống thông tin tài sản quản lý đa chiều tra cứu dễ dàng ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ Quản lý bảo dưỡng tài sản an Lu n va ac th si Quản lý tăng giảm tài sản lu an n va p ie gh tn to Quản lý đề nghị trang cấp tài sản d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh Kiểm kê tài sản xác z m co l gm @ an Lu n va ac th si Quản lý tình hình khai thác sử dụng tài sản Kết xuất sổ sách báo cáo thuận tiện đơn giản lu an n va p ie gh tn to nl w d oa Tổng hợp báo cáo nhanh chóng ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si