Hiện đại hóa công tác văn phòng tại uỷ ban nhân dân quận hoàng mai, thành phố hà nội

Trang 1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TRỊNH HỮU HỒNG HIỆN ĐẠI HĨA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀNG MAI, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

…………/………… ……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn: “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Ủy

ban nhân dân quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội” là công trình nghiên cứu

của riêng tôi

trên cơ sở kết quả thu thập các thông tin, số liệu thực tế và các tài liệu tham khảo đã được công bố./

Hà Nội, ngày tháng năm 2023

Tác giả

Trịnh Hữu Hoàng

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Quý Thầy, Cô những người đã tận tình, tâm huyết truyền đạt các kiến thức và kinh nghiệm cho em trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu ở Học viện Hành chính quốc gia để em vận dụng các kĩ năng đã học vào thực tiễn công việc

Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Tiến sĩ Phạm Thị Hồng Thắm, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành luận văn thạc sĩ này

Em cũng xin chân thành cảm ơn Ủy ban nhân dân quận Hoàng Mai, Văn phòng Ủy ban nhân dân quận đã cung cấp các thông tin, số liệu để em hoàn thành đề tài nghiên cứu này Cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đã có nhiều

ý kiến đóng góp, định hướng, hỗ trợ, tạo điều kiện giúp em hoàn thành khóa học của mình

Mặc dù đã rất cố gắng để thực hiện, hoàn thành đề tài một cách tốt nhất nhưng do kinh nghiệm và khả năng có hạn nên luận văn của em không thể tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót nhất định Em rất mong nhận được những đóng góp của Quý Thầy, Cô, bạn bè, đồng nghiệp cùng độc giả giúp đỡ để em tiếp tục hoàn thiện luận văn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2023

Tác giả

Trịnh Hữu Hoàng

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN 1

MỞ ĐẦU 9

1 Lý do chọn đề tài 9

2 Tình hình nghiên cứu 11

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 15

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 16

5 Phương pháp nghiên cứu 17

6 Đóng góp của luận văn 17

7 Bố cục của luận văn 18

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 19

1.1 Công tác văn phòng 19

1.1.1 Khái niệm về văn phòng, công tác văn phòng 19

1.1.2 Chức năng của văn phòng 21

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng 22

1.2 Công tác văn phòng của Ủy ban nhân dân cấp huyện 25

1.2.1 Vị trí, chức năng của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện 26

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện 27 1.3 Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân cấp huyện 29 1.3.1 Khái niệm hiện đại hóa, hiện đại hóa văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng 30 1.3.2 Sự cần thiết của hiện đại hóa công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân cấp huyện 31 1.3.3 Nội dung hiện đại hóa công tác văn phòng Hội Đồng nhân dân và

Uỷ ban nhân dân cấp huyện 35 TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 43

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀNG MAI, THÀNH PHỐ

HÀ NỘI GIAI ĐOẠN 2020-2022 44

2.1 Khái quát về Ủy ban nhân dân quận Hoàng Mai và Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội 44 2.1.1 Đặc điểm tự nhiên, kinh tế - xã hội của quận Hoàng Mai, thành phố

Hà Nội 44 2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân quận Hoàng Mai 45 2.1.3 Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Hoàng Mai 48 2.2 Thực trạng hiện đại hóa một số mặt công tác văn phòng tại Uỷ ban nhân dân quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội 55 2.2.1 Những căn cứ pháp lý, quy định hiện hành của Uỷ ban nhân dân quận Hoàng Mai về hiện đại hóa công tác văn phòng 56

2.2.2 Thực trạng hiện đại hóa đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác

văn phòng của Ủy ban nhân dân quận Hoàng Mai 57

2.2.3 Thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư và công tác lưu trữ tại quận Hoàng Mai 62

2.2.4 Thực trạng hiện đại hóa công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị 66

2.2.5 Thực trạng hiện đại hóa công tác thi đua, khen thưởng 68

2.2.6 Thực trạng hiện đại hóa công tác tổ chức và kiểm soát thủ tục hành chính 70

2.2.7 Thực trạng hiện đại hóa công tác tham mưu, tổng hợp 74

2.2.8 Thực trạng hiện đại hóa công nghệ thông tin, tin học hóa 77

2.3 Đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Uỷ ban nhân dân quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội 79

2.3.1 Những kết quả đạt được 79

2.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân cần khắc phục 83

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 88

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀNG MAI 89

3.1 Định hướng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Uỷ ban nhân dân cấp huyện trong điều kiện hội nhập kinh tế, cải cách hành chính 89

3.1.1 Yêu cầu về hội nhập, cải cách hành chính ở Việt Nam hiện nay 89

3.1.2 Sự cần thiết phải cải cách hành chính nhà nước ở Việt Nam 90

3.2 Một số giải pháp hiện đại hóa công tác văn phòng tại Uỷ ban nhân dân quận Hoàng Mai 92

3.2.1 Giải pháp đổi mới nhận thức về văn phòng hiện đại của Uỷ ban nhân

dân quận Hoàng Mai trong điều kiện hiện nay 93

3.2.2 Tích cực thực hiện công tác tuyên truyền về hiện đại hóa trong công tác văn phòng tại Uỷ ban nhân dân quận Hoàng Mai 97

3.2.3 Xây dựng thể chế số đối với công tác văn phòng tại Uỷ ban nhân dân quận Hoàng Mai 99

3.2.4 Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức đáp ứng yêu cầu hiện đại hoá trong công tác văn phòng 102

3.2.5 Xây dựng nền tảng số cho công tác văn phòng 104

3.2.6 Xây dựng văn hóa công sở trong văn phòng hiện đại tại Uỷ ban nhân dân quận Hoàng Mai 108

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 111

KẾT LUẬN 112

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 113

PHỤ LỤC 117

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy UBND quận Hoàng Mai Trang 46

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ phòng ban, đơn vị thuộc UBND quận Hoàng Mai Trang 48

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy văn phòng HĐND-UBND quận Hoàng

Mai

Trang 54

Bảng 2.1 Số lượng nhân sự văn phòng HĐND-UBND quận

Hoàng Mai từ năm 2020 – 2022

Trang 58

Bảng 2.2 Thống kê trình độ đào tạo công chức văn phòng

HĐND-UBND quận Hoàng Mai năm 2022

Trang 59

Bảng 2.3 Bảng thống kê trình độ lý luận chính trị của đội ngũ

CBCC văn phòng HĐND-UBND quận Hoàng Mai năm 2022

Trang 60

Bảng 2.4: Thống kê văn bản đi, văn bản đến của HĐND-UBND

quận Hoàng Mai từ 2020-2022

Trang 75

Bảng 2.5: Công tác tham mưu, tổng hợp ban hành văn bản đi của

văn phòng HĐND-UBND quận Hoàng Mai từ năm 2020-2022

Trang 76

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong mỗi cơ quan, tổ chức, văn phòng là bộ phận không thể thiếu và giữ vai trò đầu mối, quan trọng Chức năng chính của văn phòng là tham mưu, tổng hợp và giúp việc hậu cần cho các cấp lãnh đạo cơ quan Đồng thời, văn phòng đảm nhận các nhiệm vụ, như: thu thập, tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin; đảm bảo cơ sở vật chất, điều kiện và phương tiện làm việc cho cơ quan; thực hiện công việc lễ tân, giao dịch và liên lạc,…

Trong bối cảnh hiện nay, Việt Nam đang tiến hành xây dựng nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa Trên cơ sở hội nhập và cải cách hành chính, nền hành chính Việt Nam đang từng bước được đổi mới theo hướng hiện đại hóa, công nghiệp hóa đất nước Tuy nhiên trong thực tế, nền hành chính Việt Nam còn khá bị động, công việc hành chính giấy tờ còn nhiều thủ tục rườm rà, phức tạp, gây khó khăn cho người dân và cả đội ngũ cán bộ công chức Ở một số địa phương, hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức xã, phường đôi khi còn chưa đáp ứng được khối lượng, nội dung công việc Đây có thể là vấn đề gây khó khăn, bất cập cho nền hành chính Việt Nam

Để nâng cao hiệu quả công việc, phải tiến hành cải cách nền hành chính Việt Nam Nhận thấy tầm quan trọng của việc cải cách hành chính, Chính phủ

đã ban hành Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 15/7/2021 về việc ban hành chương trình tổng thể CCHC giai đoạn 2021 - 2030 Việc này, đòi hỏi mỗi cơ quan, tổ chức phải tiến hành cải cách hành chính nói chung, hiện đại hóa nền hành chính nói riêng, trong đó có hiện đại hóa công tác văn phòng là việc làm cần thiết, đáp ứng nhu cầu thực tiễn để cải cách nền hành chính hiệu quả Việt Nam đã định hướng mục tiêu tổng quát tới năm 2030, Việt Nam nằm trong top các nước

có nền công nghiệp hiện đại, thu nhập bình quân cao; phát triển toàn diện mọi mặt trên các lĩnh vực như kinh tế, văn hóa, xã hội, con người; bảo đảm an ninh

– quốc phòng, bảo vệ môi trường và phát triển bền vững Bên cạnh đó, sẽ đưa

vị thế và uy tín của Việt Nam tới bạn bè quốc tế với tiềm lực, trình độ tiên tiến

ở nhiều lĩnh vực quan trọng, thuộc nhóm dẫn đầu trong các nước có thu nhập trung bình cao; trình độ, năng lực công nghệ, đổi mới sáng tạo một số lĩnh vực hiện đại hóa quản lý nhà nước đạt trình độ quốc tế Đặc biệt, để thực hiện những nhiệm vụ, Đảng và Nhà nước đã định hướng cần tiếp tục đẩy mạnh các hoạt động hiện đại hóa văn phòng, đa dạng hóa các loại văn phòng trên nền tảng số và mạng xã hội; quy định các nhiệm vụ khoa học và công nghệ có sử dụng ngân sách nhà nước, phổ biến rộng rãi kết quả hoạt động của văn phòng

Thực hiện Nghị quyết này, Ủy ban nhân dân quận Hoàng Mai, thành phố

Hà Nội đã bước đầu thực hiện chương trình cải cách hành chính, hiện đại hóa văn phòng và đem lại một số kết quả khả quan, ghi dấu ấn ở các phương diện như: đơn giản hóa TTHC; tinh gọn bộ máy; thực hiện công việc hiệu quả, giảm tải chi phi phát sinh bằng sự ứng dụng công nghệ thông tin; cung cấp dịch vụ hành chính công trực tuyến; Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa nền hành chính nói chung, hiện đại hóa văn phòng của UBND quận Hoàng Mai nói riêng vẫn còn một số mặt tồn đọng, hạn chế cần khắc phục

Để có cái nhìn sâu sắc hơn về hiện đại hóa công tác văn phòng; để góp phần có một cái nhìn toàn diện về thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân cấp huyện nói chung và hiện đại hóa công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân quận Hoàng Mai nói riêng, Học viên mạnh dạn lựa chọn

đề tài: “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân quận Hoàng

Mai, thành phố Hà Nội” để làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ của mình

Thông qua đề tài này, luận văn có thể đóng góp những giá trị nghiên cứu thực tiễn về thực trạng quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng tại

Ủy ban nhân dân huyện nói chung và hiện đại hóa văn phòng Ủy ban nhân dân

quận Hoàng Mai nói riêng

Trong công cuộc hội nhập nền kinh tế toàn cầu, Việt Nam cần phải tiến hành cải cách hành chính, hiện đại hóa mọi mặt của nền kinh tế Đây được xem

là vấn đề vô cùng quan trọng ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của các cơ quan

tổ chức trong khu vực công nói riêng và các cơ quan, tổ chức trong toàn quốc gia nói chung

Liên quan đến các công trình nghiên cứu “Hiện đại hóa công tác văn

phòng tại Ủy ban nhân dân quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội”, có thể liệt kê

những công trình, những ấn phẩm khoa học trên các phương diện sau đây:

Các giáo trình, sách:

1 Kỹ năng quản lý và điều hành tổ chức công của TS Nguyễn Thị Hà –

Học viện Hành chính quốc gia, chủ biên năm 2020

2 Quan hệ công chúng trong hoạt động của các cơ quan HCNN - Lý

luận và thực tiễn của TS Nguyễn Thị Hà, TS Phạm Thị Diễm đồng chủ biên,

năm 2019

3 Sách chuyên khảo: Quản trị truyền thông của chính quyền địa phương

trong bối cảnh CCHC nhà nước ở Việt Nam của PGS TS Nguyễn Văn Hậu,

TS Nguyễn Quỳnh Nga - Học viện Hành chính quốc gia, chủ biên năm 2021)

4 Sách chuyên khảo Cuốn sách: Sổ tay hướng dẫn soạn thảo văn bản

quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương các cấp của TS Phạm Thị

Ninh - Học viện Hành chính quốc gia, chủ biên năm 2022

5 Giáo trình: "Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước” của Học

viện Hành chính Quốc gia, NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội, xuất bản năm

2009

6 Giáo trình: “Quản trị văn phòng” của PGS.TS Văn Tất Thu, NXB

Bách khoa Hà Nội, xuất bản năm 2020

7 Giáo trình: "Lý luận về Quản trị văn phòng” của PGS.TS Vũ Thị

Phụng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, xuất bản năm 2021

Các bài viết khoa học:

1 Bài viết khoa học của PGS.TS Lưu Kiếm Thanh - Học viện Hành

chính quốc gia được đăng trên website https://tcnn.vn, ngày 26/9/2013: “Công

tác văn phòng trong bối cảnh HĐH nền HCNN”

2 Bài viết khoa học của TS Nguyễn Minh Sản - Học viện Hành chính

Quốc gia được đăng trên website Quanlynhanuoc.vn, ngày 02/11/2021: “Hoàn

thiện thể chế tổ chức và hoạt động của chính quyền địa phương đáp ứng yêu cầu CCHC”

3 Bài viết khoa học của tác giả Trịnh Hữu Hoàng – Học viện Hành chính

Quốc gia đăng trên Tạp chí Quản lý nhà nước số 317, tháng 6/2022: “Đẩy

mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước”

4 Bài đăng trong Kỷ yếu Hội thảo quốc tế của PGS.TS Nguyễn Thị Thu

Vân – Học viện Hành chính quốc gia, năm 2019: “Cách mạng công nghiệp 4.0

và sự chuyển đổi các hình thức tổ chức giải quyết văn bản trong cơ quan nhà nước”

5 Bài đăng trong Kỷ yếu Hội nghị khoa học và thực tế quốc tế của tác

giả Nguyễn Ngọc Linh – Học viện Hành chính Quốc gia, năm 2019: “Quản lý

tài liệu điện tử và việc phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn đầu ở Việt Nam”

6 Bài báo của tác giả Nguyễn Thị Lan Anh - Học viện Hành chính Quốc

gia, đăng trên Tạp chí Quản lý nhà nước, năm 2022: “Chuyển đổi số và xây

dựng văn hóa thông tin trong các cơ quan, tổ chức nhà nước”

Các văn bản của Đảng và của Nhà nước:

1 Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XIII của Đảng cộng sản Việt Nam, năm 2021

2 Nghị quyết số 29-NQ/TW ngày 17/11/2022 của Ban Chấp hành trung ương Đảng (khóa XIII) về tiếp tục đẩy mạnh công nghiệp hóa, HĐH đất nước đến năm 2030, tầm nhìn đến năm 2045

3 Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ về quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận thị xã, thành phố thuộc tỉnh

4 Nghị quyết số 30c-NQ/CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể CCHC nhà nước giai đoạn 2011-2020

5 Nghị quyết số 50/NQ-CP ngày 17/4/2020 của Chính phủ ban hành Chương trình hành động của Chính phủ thực hiện Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày 27/9/2019 của Bộ Chính trị về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư

6 Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 15/7/2021 của Chính phủ ban hành

Chương trình tổng thể CCHC nhà nước giai đoạn 2021 – 2030

Các báo cáo kết quả công tác tại UBND quận Hoàng Mai:

1 Các văn bản, báo cáo tổng kết năm và phương hướng nhiệm vụ các năm 2020, 2021, 2022 của văn phòng UBND quận Hoàng Mai

2 Các Kế hoạch, quyết định thủ tục hành chính, cải cách hành chính của quận Hoàng Mai các năm 2020, 2021, 2022

1 Luận văn Thạc sĩ của Thái Xuân Sang, Học viện Hành chính Quốc gia,

năm 2007: “Đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng HĐND và UBND cấp

huyện, tỉnh Nghệ An trong quá trình CCHC”

2 Luận văn Thạc sĩ của Nguyễn Thị Thanh Thủy, Học viện Hành chính

quốc gia, năm 2014: “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Ban quản lý làng

văn hóa, du lịch các dân tộc Việt Nam theo yêu cầu CCHC và hội nhập quốc tế”

3 Đề tài khoa học cấp Bộ của Nguyễn Mạnh Cường chủ biên năm 2020:

Đổi mới tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa hành chính;…

Và như vậy, hiện đã có nhiều công trình nghiên cứu, các văn bản có tính pháp lý liên quan đến vấn đề hiện đại hóa hành chính nhà nước nói chung, hiện đại hóa công tác văn phòng nói riêng Song, mặc dù đã có nhiều đề tài, luận văn nghiên cứu về công tác văn phòng trong cơ quan hành chính nhà nước, nhưng

lại chưa có công trình nghiên cứu chuyên sâu nào về “Hiện đại hóa công tác

văn phòng tại Ủy ban nhân dân quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội” Đây là

một nội dung còn bỏ ngỏ trong thực tế, rất cần có một công trình nghiên cứu chuyên sâu nhằm có một cái nhìn toàn diện về thực trạng hiện đại hóa công tác

văn phòng tại UBND quận Hoàng Mai, từ đó đưa ra những giải pháp phù hợp cho mặt hoạt động này

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn về công tác văn phòng, đổi mới, hiện đại hóa công tác văn phòng của UBND cấp huyện, luận văn nhằm mục

quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội Từ đó đề xuất giải pháp phù hợp cho công cuộc hiện đại hóa công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội trong bối cảnh hiện nay

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài tập trung vào những nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Nghiên cứu những vấn đề lý luận về về HĐH công tác văn phòng của UBND cấp huyện

- Hệ thống hóa, phân tích và làm rõ những vấn đề, lý luận chung và các khái niệm cơ bản về văn phòng, văn phòng hiện đại, hiện đại hóa, hiện đại hóa công tác văn phòng, hiện đại hóa công tác văn phòng tại văn phòng UBND cấp huyện

- Phân tích, đánh giá thực trạng về chuyển đổi số tại văn phòng UBND cấp huyện Từ đó chỉ ra những kết quả đạt được cũng như những hạn chế, vướng mắc từ đó tìm ra nguyên nhân của những hạn chế và những vấn đề cần quan tâm giải quyết

HĐND Nhận thức, đánh giá thực trạng cũng như tìm hiểu các nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế về HĐH công tác văn phòng của UBND quận Hoàng Mai, định hướng hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND cấp huyện trong

điều kiện hội nhập kinh tế, cải cách hành chính để đưa ra các giải pháp phù hợp

- Đề xuất một số giải pháp HĐH công tác văn phòng tại UBND quận Hoàng Mai phù hợp với bối cảnh hiện nay

4.1 Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của Đề tài là hoạt động HĐH trên một số mặt của công tác văn phòng tại UBND quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội

4.2 Phạm vi nghiên cứu:

4.2.1 Phạm vi nội dung:

Trong khuôn khổ của một luận văn thạc sĩ với một thời gian nghiên cứu

có hạn, tác giả tập trung nghiên cứu hoạt động hiện đại hóa một số mặt công tác văn phòng tại UBND quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội, bao gồm: HĐH đội ngũ làm công tác văn phòng tại UBND quận Hoàng Mai; HĐH công tác văn thư và công tác lưu trữ tại UBND quận Hoàng Mai; HĐH các hoạt động hội họp tại UBND quận Hoàng Mai; HĐH công tác thi đua, khen thưởng; công tác kiểm soát TTHC tại UBND quận Hoàng Mai; HĐH công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng UBND quận Hoàng Mai

5 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng các phương pháp như sau:

Phương pháp luận: Đề tài được nghiên cứu dựa trên cơ sở Chủ nghĩa

Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh; chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về HĐH công tác văn phòng Thông qua các cơ sở

lý luận, cơ sở thực tiễn để khái quát quá trình HĐH công tác văn phòng tại văn phòng HĐND-UBND quận Hoàng Mai

Phương pháp phân tích, tổng hợp: Luận văn tổng hợp, phân tích các số

liệu, thống kê từ các văn bản, tài liệu, báo cáo, thống kê thực tế của văn phòng HĐND-UBND quận Hoàng Mai để phân tích quá trình tổ chức thực hiện công tác văn phòng

Phương pháp thống kê toán học: Luận văn căn cứ vào các báo cáo, kế

hoạch của văn phòng HĐND-UBND và Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai, cung cấp để thu thập những số liệu chính xác nhất về nhân sự, hoạt động văn phòng

để lập các bảng biểu, thống kê số liệu

6 Đóng góp của luận văn

- Về mặt lý luận: Đề tài đã hệ thống hóa được những vấn đề lý luận về HĐH công tác văn phòng tại UBND cấp huyện nói chung Xác định được định hướng hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND cấp huyện trong điều kiện hội nhập kinh tế, cải cách hành chính hiện nay Qua đó, luận văn đóng góp một nghiên cứu trường hợp cho khoa học về quản lý công nói chung và về cải cách hành chính, đổi mới phương thức điều hành hành chính nói riêng

- Về mặt thực tiễn: Luận văn đã làm rõ được thực trạng HĐH công tác văn phòng tại văn phòng HĐND-UBND quận Hoàng Mai Qua đó, luận văn phân tích được những tồn tại, hạn chế; nguyên nhân tồn tại, hạn chế hoạt động

HĐH công tác văn phòng tại UBND quận Hoàng Mai và đưa ra các giải pháp

có tính khả thi cho quá trình HĐH công tác văn phòng tại văn phòng

Luận văn đã đưa ra các phương pháp có thể vận dụng, áp dụng công nghệ mới để thực hiện công việc, công tác văn phòng tại quận Hoàng Mai Sau đó, đưa ra các khả năng có thể áp dụng các biện pháp nâng cao hiệu quả công việc vào trong quá trình thực hiện công việc Luận văn có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho việc nghiên cứu đổi mới, hiện đại hóa các mặt của công tác văn phòng tại UBND quận Hoàng Mai nói riêng và UBND huyện nói chung

7 Bố cục của luận văn

Luận văn có Bố cục gồm 3 chương như sau:

Chương 1 Cơ sở lý luận về hiện đại hóa công tác văn phòng

Chương 2 Thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Uỷ ban nhân dân quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội

Chương 3 Đề xuất giải pháp hiện đại hóa công tác văn phòng tại Uỷ ban nhân dân quận Hoàng Mai

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC

VĂN PHÒNG 1.1 Công tác văn phòng

1.1.1 Khái niệm về văn phòng, công tác văn phòng

* Khái niệm văn phòng:

Khi nhắc tới công việc văn phòng, đa số mọi người đều nghĩ đó là những công việc liên quan tới giấy tờ, hồ sơ, máy in, fax, thời gian làm việc hành chính,… Trong mỗi cơ quan, tổ chức thường xuất hiện những sơ đồ cấu trúc nhân sự mà mỗi nhân viên trong văn phòng đều có những nhiệm vụ chức năng riêng trong sơ đồ đó Văn phòng là bộ phận giúp việc đắc lực cho lãnh đạo, thủ trưởng đơn vị thực hiện các chức năng, nhiệm vụ quản lý và điều hành hoạt động của cơ quan tổ chức chính Hiện nay có rất nhiều các khái niệm, định nghĩa khác nhau về văn phòng Tuy nhiên, luận văn này xin được đề cập tới một số quan điểm, khái niệm về “Văn phòng” như sau:

Theo Cẩm nang Tổ chức và Quản trị văn phòng (xuất bản năm 2003) của tác giả Hồ Ngọc Cẩn thì: “Văn phòng được hiểu là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị Văn phòng có thể là phòng Hành chính

- Quản trị, hoặc phòng Hành chính - Tổ chức - Quản trị, hay phòng Hành chính

Một số quan điểm, định nghĩa khác về văn phòng: “Văn phòng là một bộ phận thuộc khối hành chính văn phòng có nhiệm vụ xây dựng, thực hiện các TTHC bao gồm: tiếp nhận và xử lý văn bản, giấy tờ; quản lý hồ sơ, tài liệu, cho một cơ quan, đơn vị, một tổ chức” hay “văn phòng lại được hiểu là một cơ quan, một tổ chức riêng biệt, có tính độc lập, như: Văn phòng Quốc hội, Văn

phòng Chính phủ, văn phòng UBND” (Giáo trình: “Quản trị văn phòng” của

Thông qua một số khái niệm, định nghĩa về văn phòng nêu trên, tác giả

xin thống nhất sử dụng định nghĩa về văn phòng như sau: “Văn phòng là bộ

máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động lãnh đạo, quản lý; giúp việc hậu cần và đảm bảo các điều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức” (Giáo trình: “Quản trị văn phòng” của PGS.TS Văn Tất Thu, NXB Bách khoa Hà Nội, xuất bản

*Khái niệm công tác văn phòng:

Song song với văn phòng, công tác văn phòng cũng mang những đặc thù, tính chất nhất định ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp tới hiệu quả hoạt động của văn phòng

Về cơ bản, Công tác văn phòng là chỉnh thể bao gồm việc tổ chức, quản

lý và sử dụng thông tin dữ liệu để duy trì hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả mong muốn (Giáo trình: “Quản trị văn phòng” của PGS.TS

Thực hiện tốt công tác văn phòng sẽ trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, khai thác và sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin về các lĩnh vực chính trị, kinh

tế - xã hội, hành chính, môi trường… theo các phương án khác nhau nhằm thu được những kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan Ngoài ra, đó còn

là hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ chức chức theo yêu cầu của lãnh đạo Toàn

bộ những hoạt động đó góp phần và trợ giúp công tác tổ chức điều hành thông tin trong cơ quan tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin

trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức đạt tới mục tiêu của tổ chức

1.1.2 Chức năng của văn phòng

1.1.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp

Chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng được hiểu là công việc

mà văn phòng cần thực hiện tổng hợp, xử lý và đề xuất các thông tin cần thiết,

Thực hiện tốt chức năng tham mưu, tổng hợp kịp thời cho lãnh đạo cơ quan sẽ giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định nhanh chóng, kịp thời, chính xác giúp công việc đạt hiệu quả cao, hướng tới mục tiêu chung của tổ chức, đơn vị Chức năng tham mưu, tổng hợp luôn song hành với nhau, nếu tách rời hai chức năng này thì hoạt động quản lý, ra quyết định sẽ rơi vào tình trạng thiếu căn cứ khoa học, phiến diện, chủ quan dẫn đến khi lãnh đạo, thủ trưởng đơn vị phải đưa ra quyết định sẽ mắc một số các sai lầm không đáng có

Chức năng tham mưu:

Trong mỗi cơ quan, tổ chức, người lãnh đạo, quản lý khi phải đưa ra các quyết định cần dựa vào các thông tin đã được thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp hay các ý kiến tham gia góp ý của nhân viên cấp dưới, của các chuyên gia trong một lĩnh vực hay ý kiến của những người trợ giúp tham mưu Văn phòng dựa trên các thông tin đã được phân tích, chọn lọc của nhiều nguồn khác nhau

và gợi ý, đề xuất những phương án, giải pháp hiệu quả cho việc ra quyết định điều hành, quản lý của lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan

Chức năng tổng hợp:

Sau khi thu thập thông tin, bộ phận văn phòng phải chọn lọc và tổng hợp những thông tin liên quan tới việc ra quyết định của ban lãnh đạo Sau đó, văn

phòng thực hiện soạn thảo và báo cáo, trình ký lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan đưa ra những giải pháp phù hợp để giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác

và đạt hiệu quả cao Tuy nhiên, khi thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin phải tuân thủ theo những nguyên tắc cơ bản về trình tự, thủ tục theo đúng quy định

Để hoàn thành các mục tiêu của tổ chức, chức năng tham mưu và chức năng tổng hợp phải đồng thời cùng thực hiện thì sẽ đem lại hiệu quả cao, đóng góp cho việc ra quyết định của người lãnh đạo, quản lý

1.1.2.2 Chức năng hậu cần

Ở mỗi cơ quan tổ chức, cơ sở vật chất, như: nhà cửa, các công cụ, thiết

bị, tài chính, là điều kiện cần phải có Văn phòng sẽ có trách nhiệm chuẩn bị, thống kê tài sản, vật chất, công cụ phục vụ công việc hàng ngày của cơ quan tổ chức Khi công việc hậu cần được đảm bảo thì quá trình vận hành công việc mới trơn tru, mượt mà, đưa cơ quan, tổ chức tới kết quả mong muốn Đây là chức năng hậu cần của bộ phận văn phòng

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ cụ thể từng cơ quan, tổ chức mà văn phòng lại có những nhiệm vụ khác nhau Tuy nhiên, văn phòng có một số nhiệm vụ như:

1.1.3.1 Xây dựng quy chế và tổ chức thực hiện các hoạt động của cơ quan, đơn vị

Hiện nay, mỗi cơ quan tổ chức có các quy định, quy chế riêng Căn cứ vào quy mô và tính chất đặc thù mà văn phòng ở từng cơ quan, tổ chức sẽ xây dựng các nhiệm vụ, quy định, quy chế hoạt động riêng biệt Để làm được điều này, bộ phận văn phòng phải tiến hành xây dựng dự thảo, lấy ý kiến của từng

đơn vị sau đó soạn thảo văn bản và trình kí lãnh đạo thông qua để ban hành nội quy, quy chế hoạt động cho từng đơn vị riêng biệt

1.1.3.2 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác và quản lý hoạt động của cơ quan, tổ chức

Thông thường, văn phòng sẽ là bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng các chương trình kế hoạch công tác hoạt động của cơ quan, tổ chức Để làm được điều này, văn phòng phải căn cứ các điều kiện khách quan để phân tích, tổng hợp, đưa ra các ý kiến góp ý phù hợp cho lãnh đạo cơ quan trước khi xây dựng,

ký ban hành văn bản Bên cạnh đó, khi xây dựng các chương trình, kế hoạch phải chú ý tới một số khía cạnh có thể phát sinh trong công việc và hướng tới mục tiêu, chiến lược phát triển chung của cơ quan, tổ chức Để đảm bảo hiệu quả công việc, văn phòng phải xây dựng các văn bản, các kế hoạch, chương trình và quản lý các hoạt động cụ thể đó

“Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cho cơ quan, tổ chức là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, trình tự tiến hành công việc trong khoảng

hoạch công việc cụ thể sau đó trình cấp lãnh đạo thẩm quyền phê Sau đó, văn phòng sẽ ban hành các chương trình, kế hoạch cụ thể để các cá nhân, tổ chức có liên quan phải thực hiện nghiêm túc và hoàn thành đúng thời gian quy định

Ví dụ: Trong mỗi cơ quan, tổ chức, văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng các chương trình, kế hoạch cụ thể cho từng bộ phận (có thể là

kế hoạch tuần, tháng, quý, năm,…) Trên cơ sở đó, các bộ phận, đơn vị trong cơ quan phải cố gắng thực hiện và hoàn thành công việc trong thời gian quy định Tuy nhiên, khi thực hiện các chương trình, kế hoạch thì các bộ phận, cá nhân

liên quan phải có sự liên hệ, phối hợp chặt chẽ mật thiết với nhau để hoàn thành tốt công việc, hướng tới mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức

1.1.3.3 Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin

Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức sẽ xuất hiện nguồn dữ liệu, thông tin liên quan tới các sự vật, sự việc hoặc các hoạt động của tổ chức

Để hoàn thành tốt công việc, bộ phận văn phòng phải thực hiện công việc thu thập dữ liệu thông tin về kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội; thông tin phản hồi, thông tin thực tế, thông tin dự báo các sự vật, sự việc hoạt động cụ thể Trên cơ

sở nguồn thông tin, dữ liệu đó, nhà lãnh đạo, quản lý có thể đưa ra những quyết định kịp thời và hiệu quả Văn phòng sẽ thực hiện công việc thu thập, chọn lọc,

xử lý các thông tin liên quan để trợ giúp, tham mưu cho thủ trưởng, lãnh đạo, đơn vị Thông tin khi được thu thập phải được chọn lọc một cách cẩn thận, có khoa học và chính xác

Tuy nhiên, trong quá trình thu thập, chọn lọc, xử lý, quản lý thông tin thì đội ngũ nhân sự văn phòng cần phải thực hiện theo đúng quy trình, trình tự của công tác văn thư - lưu trữ và tuân theo đúng pháp luật

1.1.3.4 Xây dựng và ban hành văn bản

Hoạt động xây dựng và ban hành văn bản có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc xây dựng, tạo lập hệ thống những quy tắc chung, bảo đảm duy trì trật

tự, kỉ cương của đời sống xã hội và quản lý của cơ quan, tổ chức Để thực công việc đạt hiệu quả, văn phòng phải lấy ý kiến, tổng hợp thông tin Sau đó, xây dựng, dự thảo lấy ý kiến; trình kí lãnh đạo cơ quan, tổ chức để và ban hành văn bản theo đúng quy định Văn bản khi được ban hành cần có tính pháp lý rõ ràng

và được các cấp thẩm quyền kí, phê duyệt Vì vậy, công tác xây dựng và ban hành văn bản rất cần thiết và vô cùng quan trọng

Nhận thức được vai trò, tầm quan trọng này, Đảng và Nhà nước đã tiến hành triển khai và quy định “Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật” Luật này ra đời đã đóng góp vai trò làm hoa tiêu, hướng dẫn quy trình, trình tự để bộ phận văn phòng có thể xây dựng, soạn thảo và ban hành những văn bản nội bộ (như: điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính,…) theo đúng quy định, đúng pháp luật

Văn phòng là bộ phận thực hiện công việc soạn thảo trình lãnh đạo cơ quan đơn vị ký và ban hành những văn bản có đầy đủ tính pháp lý và nội dung đúng thẩm quyền quy định Các văn bản này sẽ tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến các đối tượng điều chỉnh cụ thể

1.1.3.5 Cung ứng đầy đủ vật tư, tài chính, trang thiết bị phục vụ hoạt động của toàn bộ cơ quan, tổ chức

Trong cơ quan, tổ chức thì cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài sản là yếu tố cần phải có Cơ sở vật chất có thể bao gồm: phòng làm việc, nhà cửa, xe cộ, bàn ghế,… Để đảm bảo hoạt động công việc được diễn ra thường xuyên, liên tục thì phải văn phòng phải đảm bảo quá trình cung ứng đầy đủ cơ sở vật chất, tài chính, trang thiết bị cho toàn bộ cơ quan tổ chức

Thông qua các kế hoạch, chương trình công tác của cơ quan mà văn phòng sẽ thực hiện việc chuẩn bị, lập dự toán, mua sắm đầy đủ vật chất, trang thiết bị cần thiết phục vụ cho hoạt động của đơn vị

1.2 Công tác văn phòng của Ủy ban nhân dân cấp huyện

1.2.1 Vị trí, chức năng của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện

Theo Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ về việc quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sửa đổi bổ sung năm 2020) đã định nghĩa,

“Văn phòng HĐND và UBND huyện (sau đây gọi tắt là Văn phòng) là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện; có chức năng tham mưu - tổng hợp cho HĐND và UBND huyện về hoạt động của HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; kiểm soát thủ tục hành chính; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND huyện; trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện giải quyết và nhận kết quả để trả cho

cá nhân, tổ chức; quản lý hoạt động của Ban tiếp công dân theo đúng quy định

Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được dự toán kinh phí để hoạt động và mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định; chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp và toàn diện của UBND huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về nghiệp vụ chuyên môn của Văn phòng Đoàn Đại

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện

Tùy theo vị trí địa lý, đặc điểm kinh tế của từng vùng, từng địa phương

mà Văn phòng HĐND-UBND mỗi quận, huyện lại có những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Nghị định số 37/2014/NĐ-CP; Nghị định

1 Tổ chức thực hiện các văn bản, quy hoạch, kế hoạch do cơ quan có thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt liên quan đến hoạt động của Văn phòng

2 Tiếp nhận, xử lý văn bản do cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện; ban hành và quản lý văn bản theo quy định; được ký văn bản thông báo ý kiến, kết luận của Thường trực Hội đồng

3 Thực hiện phục vụ tiếp đón các đoàn công tác trong và ngoài nước theo sự phân công hoặc ủy quyền của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội

4 Tham mưu giúp Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân Huyện: Lập dự toán kinh phí hoạt động hàng năm; tổ chức thực hiện dự toán; quản lý kinh phí hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân Thực hiện chế độ, chính

5 Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức,

vị trí việc làm đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo tiêu chuẩn ngạch

6 Thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Văn HĐND-UBND

7 Phát hành, quản lý, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thực hiện văn bản, chỉ đạo của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân

a) Quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân,

b) Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thực hiện văn bản của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban Hội đồng nhân dân,

Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân; định kỳ rà soát, báo cáo Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Huyện để đảm bảo sự đồng

c) Lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban

a) Đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân

b) Phục vụ các chuyến công tác, làm việc, tiếp khách của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân

c) Quản lý và chịu trách nhiệm về tài sản, điều kiện cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành chính, lưu trữ, hệ thống công nghệ thông tin, bảo vệ và công tác lễ tân, phục vụ tiếp đón các đoàn công tác trong và ngoài nước theo sự phân công hoặc ủy quyền của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân

c) Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện niêm yết công khai thủ tục hành chính, báo cáo tình hình, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và tiếp nhận, xử

lý phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính của cơ quan chuyên môn thuộc

1.3 Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân cấp huyện

1.3.1 Khái niệm hiện đại hóa, hiện đại hóa văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng

Trong bối cảnh hiện nay, hiện đại hóa là quá trình ứng dụng, sử dụng và

trang bị những thành tựu khoa học - công nghệ tiên tiến, hiện đại vào quá trình sản xuất và quản lý kinh tế - xã hội.[27]

Hiện đại hóa văn phòng là quá trình chuyển đổi văn phòng truyền thống

sang văn phòng hiện đại hơn với việc áp dụng thành tựu khoa học - công nghệ

kỹ thuật để phục vụ cho hoạt động của cơ quan tổ chức được thuận lợi, dễ dàng đạt được hiệu quả mong muốn

Hiện đại hóa công tác văn phòng là việc hiện đại hóa các mặt hoạt động

của việc HĐH công tác văn phòng trong các cơ quan HCNN hiện nay đều nhằm mục đích phát triển bền vững kinh tế đất nước và đẩy mạnh công cuộc chuyển đổi số, hội nhập quốc tế và cải cách hành chính Đây là xu thế tất yếu mà các quốc gia trên thế giới đều đang hướng để nâng cao sự hiện đại, phát triển trên mọi mặt của nền kinh tế, chính trị và xã hội

Vì vậy, hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND cấp huyện là việc

hiện đại hóa các mặt hoạt động của Văn phòng UBND và HĐND cấp huyện

trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng UBND và HĐND Đó

chính là việc áp dụng thành tựu khoa học - công nghệ kỹ thuật để thực hiện các mặt hoạt động của công tác của Văn phòng UBND và HĐND cấp huyện một cách hiệu quả đáp ứng yêu cầu công cuộc chuyển đổi số, hội nhập quốc tế và cải cách hành chính hiện nay

1.3.2 Sự cần thiết của hiện đại hóa công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân cấp huyện

Trong bối cảnh bùng nổ của công nghệ thông tin và sự phát triển mạnh

mẽ của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư đã và đang tác động sâu sắc tới mọi lĩnh vực, hoạt động của đời sống xã hội, đòi hỏi quá trình công nghiệp hóa,

hiện đại hóa ở nước ta phải tiếp tục bổ sung, hoàn thiện ở các mặt hoạt động

Trên đà hội nhập và phát triển kinh tế, nền hành chính Việt Nam phải tiến hành cải cách, hiện đại hóa văn phòng Yêu cầu đổi mới, hiện đại hóa công tác văn phòng sẽ là vấn đề cấp bách cần được quan tâm, chú trọng Điểm đáng chú ý là chuyển đổi từ mô hình “văn phòng kiểu cũ” sang mô hình “văn phòng hiện đại”, “văn phòng số” nhằm đáp ứng yêu cầu đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý trong thời kì mới

Nhận thức rõ tầm quan trọng của phát triển kinh tế theo hướng hội nhập

và cải cách nên hành chính, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 15/7/2021 về việc ban hành chương trình tổng thể CCHC giai đoạn 2021 -

2030 Một trong những nhiệm vụ trọng tâm để đẩy mạnh phát triển kinh tế, cải cách hành chính là phải tiến hành hiện đại hóa nền hành chính Hiện đại hóa nền hành chính nói riêng và hiện đại hóa công tác văn phòng nói chung sẽ tạo nền móng, bậc thang cho sự phát triển của nền hành chính quốc gia, bứt phá đối với các cơ quan, tổ chức đang lựa chọn hướng phát triển và đổi mới, đồng thời quá trình “chuyển đổi số”, xây dựng “chính quyền điện tử” đặt ra nhiều yêu cầu mới và thách thức đối với các ngành, cấc cấp Bởi vậy, vấn đề hiện đại hóa công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân Huyện sẽ là một việc làm cần thiết để tìm giải pháp để đáp ứng các yêu cầu của văn phòng HĐND-UBND cấp huyện nói riêng, trách nhiệm của những người làm công tác văn phòng trong khu vực công chung Quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng có thể thành công hay không phụ thuộc vào sự quyết tâm của cơ quan, tổ chức, cá nhân Trên thực tế,

HĐH công tác văn phòng tại UBND cấp huyện về cơ bản là tiến hành đổi mới chính tư duy, nhân thức của đội ngũ công chức bằng việc nâng cao trình độ, công tác quản lý, kỹ năng nghiệp vụ văn phòng với những trang bị, cơ sở vật chất, phương tiện làm việc hiện đại Đây cũng chính là xu thế đổi mới, hiện đại tạo tiền đề cho chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng khi xây dựng, xử

lý, tổng hợp các thông tin, tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo huyện khi phải đứng trước các quyết định quản lý hành chính nhà nước Vì vậy, hiện đại hóa văn phòng tại UBND cấp huyện là quá trình không thể tiến hành theo phương thức cũ, mà cần có sự điều chỉnh, các sáng kiến cũng như cách thức làm việc hiệu quả

Trên cơ sở hội nhập kinh tế quốc tế và cải cách hành chính, văn phòng cần thay đổi quan niệm cũ khi chỉ làm công việc văn bản, giấy tờ mà phải thích ứng với môi trường số hiện đại, hệ thống phần mềm, tư duy mới Bên cạnh đó, đội ngũ nhân sự (cụ thể là cán bộ, công chức văn phòng cấp huyện) phải tự có nhận thức, thay đổi, xây dựng và tổ chức văn phòng theo hướng hiện đại

Văn phòng hiện đại khác văn phòng kiểu cũ khi có sự xuất hiện của trang thiết bị văn phòng hiện đại hơn, hệ thống các phần mềm quản lý, các nghiệp vụ văn phòng, con người làm công tác văn phòng Đây là các yếu tố tác động trực tiếp hoặc gián tiếp tới việc hình thành của văn phòng hiện đại

Quá trình HĐH công tác văn phòng xuất phát từ một số lý do sau đây:

Thứ nhất, từ bối cảnh phát triển khoa học công nghệ, toàn cầu hóa, hội

nhập và cạnh tranh

- Trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam, cuộc cách mạng 4.0 đã phát triển mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực đời sống xã hội khi ứng dụng, sử dụng khoa học- công nghệ, máy móc hiện đại vào công việc

và đã đem lại hiệu quả khả quan trên một số lĩnh vực Xu thế tất yếu này, dẫn

tới sự cạnh tranh giữa các quốc gia, giữa khu vực công - khu vực tư và đặt các quốc gia cần phải HĐH công tác văn phòng theo xu hướng toàn cầu hóa, hội nhập Các mô hình và phương pháp quản lý hành chính truyền thống không còn phù hợp Nó yêu cầu đổi mới quản lý và điều hành của Nhà nước để nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả quản lý trên cơ sở ứng dụng mạnh mẽ các thành tựu của khoa học - công nghệ

- Cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 với phát triển kỹ thuật số, công nghệ sinh học, vật lý tác động trực tiếp tới quá trình hiện đại công tác văn phòng Trên tất cả các lĩnh vực đều có sự tham gia của internet, công nghệ robot-3D-Big Data, AI,…

Dữ liệu lớn (Big Data) với việc thu thập dữ liệu lớn, Big Data trở thành nguồn tài nguyên vô giá, là yếu tố quan trọng quyết định đối với quá trình xây dựng và phát triển Chính phủ số ở Việt Nam hiện nay Dữ liệu lớn cùng với việc ứng dụng các công nghệ số tích hợp trí tuệ nhân tạo giúp cho việc phân tích, xử lý dữ liệu nhanh hơn, giúp cho việc cung cấp thông tin nhanh hơn, toàn diện và chính xác hơn Thông tin được cung cấp nhanh chóng, chính xác, toàn diện, kịp thời là cơ sở, điều kiện để các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn và hiệu quả hơn

Việc ứng dụng các thành tựu khoa học - công nghệ sẽ giúp làm giảm chi phí, thời gian, nhân công vào những công việc có tính chất lặp lại Ví dụ: việc

số hóa dữ liệu, thông tin cơ bản của người dân trên hệ thống VneID, kết nối với

hệ thống Cung ứng dịch vụ công quốc gia có thể giúp tiết kiệm thời gian khai báo, nhập dữ liệu khi cung ứng dịch vụ công Hoặc việc sử dụng hệ thống quản

lý E-office (hệ thống quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản số,…) và hệ thống họp trực tuyến trong các cơ quan, tổ chức hiện nay giúp việc theo dõi, xử

lý và quản lý công việc dễ dàng Các nhà lãnh đạo dù không ở nơi làm việc

truyền thống vẫn có thể trực tiếp chỉ đạo, giải quyết công việc từ xa, ký số các văn bản quản lý, điều hành Các dữ liệu nếu được xây dựng và được chia sẻ, kết nối sẽ giúp các tổ chức có thể tiếp cận, xử lý và sử dụng dữ liệu khổng lồ với chi phí thấp hơn, thời gian nhanh hơn, hiệu quả cao hơn, qua đó chất lượng công việc tốt hơn, năng suất lao động cao hơn

Thứ hai, xuất phát từ yêu cầu tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao năng suất,

chất lượng, hiệu lực và hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước ở các bộ, ngành, địa phương

Thứ ba, xuất phát từ trình độ phát triển kinh tế xã hội Ngày nay trình độ

dân trí ngày càng cao, người dân và doanh nghiệp cũng yêu cầu ngày càng cao đối với sự phục vụ và chất lượng dịch vụ cung ứng của Nhà nước: đòi hỏi nền HCNN cần cung ứng dịch vụ tốt hơn, thuận tiện hơn, chi phí rẻ hơn, nhưng chất lượng cao hơn, đáp ứng nhu cầu tốt hơn

Thứ tư, xuất phát từ yêu cầu nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm giải

trình Người dân có nhu cầu tham gia nhiều hơn vào các công việc của Nhà nước Do đó, cũng đòi hỏi các cơ quan nhà nước nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm giải trình cao hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển kinh tế -

xã hội

Vì vậy, quá trình HĐH, HĐH công tác văn phòng là cần thiết để tối ưu hóa hoạt động quản lý của Nhà nước, đáp ứng yêu cầu của xã hội, sự vận động của nền kinh tế thị trường và tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững của đất nước

Ngày nay, quá trình HĐH công tác văn phòng là điều kiện tất yếu với sự phát triển của đất nước, phù hợp với xã hội, cải cách TTHC Vì vậy, văn phòng

các cơ quan trong điều kiện CCHC và hội nhập quốc tế hiện nay tự phải nhận thức, thay đổi, xây dựng và tổ chức văn phòng theo mẫu của văn phòng hiện đại

1.3.3 Nội dung hiện đại hóa công tác văn phòng Hội Đồng nhân dân

và Uỷ ban nhân dân cấp huyện

Có thể nói, quá trình HĐH công tác văn phòng HĐND-UBND cấp huyện

là việc áp dụng khoa học- công nghệ, máy móc hiện đại vào các hoạt động của Văn phòng UBND và HĐND cấp huyện nhằm mục đích nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc, góp phần xây dựng văn phòng điện tử, xây dựng chính quyền số Nội dung của hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND cấp huyện

sẽ liên quan đến việc việc áp dụng thành tựu khoa học - công nghệ kỹ thuật để thực hiện các mặt, các hoạt động của công tác của Văn phòng UBND và HĐND cấp huyện, cụ thể trên các hoạt động như: HĐH công tác văn thư và công tác lưu trữ tại UBND cấp huyện; HĐH các hoạt động hội họp tại UBND cấp huyện; HĐH công tác thi đua, khen thưởng; công tác kiểm soát TTHC; HĐH công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng, HĐH khoa học công nghệ, tin học hóa Trong đó, HĐH đội ngũ cán bộ công chức văn phòng HĐND-UBND cấp huyện cũng phải được tiến hành song song khi nâng cao chất lượng chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ cho đội ngũ CBCC văn phòng

Hiện nay, văn phòng hiện đại được hiểu và hình dung với hình ảnh của

“văn phòng tự động hóa”, “văn phòng số” hay “văn phòng điện tử” Hiện đại hóa công tác văn phòng chính là việc đưa văn phòng tiến tới văn phòng số như: giảm tải văn bản giấy tờ; đổi mới tư duy, nhận thức về văn phòng hiện đại; nâng cao cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng;… Tuy nhiên, căn cứ tình hình thực tế, quá trình HĐH công tác văn phòng tại UBND cấp huyện có thể tiến hành trên một số nội dung cơ bản sau:

– Thứ nhất, cần tiến hành đầu tư, mua sắm, nâng cấp các trang thiết bị,

cơ sở hạ tầng cho văn phòng theo hướng hiện đại:

Cơ sở hạ tầng bao gồm tất cả những điều kiện vật chất, kỹ thuật, trang thiết bị, máy móc, được dùng để phục vụ mọi hoạt động đời sống, sản xuất của con người

Các trang thiết bị văn phòng là các công cụ giúp việc đắc lực cho chính công chức văn phòng khi thực hiện công việc Nếu các trang thiết bị được mua sắm, đầu tư sẽ rút ngắn được thời gian, nâng cao hiệu xuất công việc hành chính

Các trang thiết bị văn phòng bao gồm cơ sở vật chất, phòng ốc, bàn ghế,

tủ tài liệu, văn phòng phẩm (ghim kẹp, giấy,…), máy móc (máy vi tính, máy in, máy fax, máy scan, máy điên thoại, máy chiếu, máy quay,…) Đó chính là các trang thiết bị, máy móc không thể thiếu phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho đội ngũ công chức văn phòng

HĐH cơ sở hạ tầng là việc nâng cấp, cải tiến, nâng cấp và trang bị các máy móc hiện đại phục vụ cho nhu cầu truyền thông, cung cấp dịch vụ công trực tuyến thuận lợi cho người dân và CBCC khi tra cứu, thực hiện TTHC

Ngày nay, cuộc cách mạng 4.0 đã phát triển vượt bậc với xu hướng phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ khi tiến hành các công nghệ tiên tiến, ứng dụng rộng rãi ở hầu hết các ngành nghề, lĩnh vực, như: tài chính ngân hàng, dịch vụ, thiết kế, sản xuất, cung ứng lao động, giao thông vận tải, quản lý,… Trên cơ sở hạ tầng sẵn có sẽ tác động tới hiệu quả hoạt động kinh tế - xã hội Đầu tư nâng cấp, xây dựng hệ thống, cơ sở hạ tầng kỹ thuật số hiện đại là việc làm cần thiết Việc sử dụng máy móc, khoa học – công nghệ hiện đại sẽ tiết kiệm được chi phí về thời gian, giảm tải công sức của con người và nâng