Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần ô tô hải phòng

Trường ĐHDLHP Khóa luận tố t nghiệp LỜI MỞ ĐẦU 1-Sự cần thiết đề tài: Trong kinh ngày phát triển ngày nay, hội kinh doanh lớn doanh nghiệp Để quản lý theo dõi hiệu tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp doanh nghiệp phải làm tốt cơng tác hạch tốn kế toán Kế toán nguyên vật liệu phần hành kế tốn khơng thể thiếu với doanh nghiệp doanh nghiệp sản xuất lý sau: Thứ nhất, nguyên vật liệu yếu tố đầu vào trình sản xuất, định chất lƣợng sản phẩm đầu Thứ hai, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn tổng giá thành sản xuất, mang tính trọng yếu Mỗi biến động chi phí nguyên vật liệu làm ảnh hƣởng đến biến động giá thành sản phẩm Vì sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu quan trọng Thứ ba, nguyên vật liệu doanh nghiệp đa dạng, nhiều chủng loại yêu cầu phải có điều kiện bảo quản thật tốt thận trọng Việc bảo quản tốt yếu tố quan trọng định thành công công tác quản lý kinh doanh Cũng giống nhƣ doanh nghiệp khác, để hòa nhập với kinh tế thị trƣờng, Cơng ty Cổ phần Ơ tơ Hải Phịng ln trọng cơng tác hạch tốn sử dụng ngun vật liệu cho phù hợp coi nhƣ cơng cụ quản lý thiếu đƣợc để quản lý vật tƣ nói riêng quản lý sản xuất nói chung.Việc lập định mức đắn nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất, giảm mức tiêu hao vật liệu, trì bảo quản tốt loại vật tƣ việc làm quan trọng không doanh nghiệp sản xuất nói chung mà cịn Cơng ty Cổ phần Ơ tơ Hải Phịng nói riêng Vũ Thị Thu Hằ ng QT1105K Trường ĐHDLHP Khóa luận tố t nghiệp Với ý nghĩa nhƣ nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất, qua thời gian thực tập tìm hiểu cơng tác hạch tốn kế tốn Cơng ty Cổ phần Ơ tơ Hải Phịng, em mạnh dạn chọn đề tài “ Hồn thiện cơng tác kế tốn ngun vật liệu Cơng ty Cổ phần Ơ tơ Hải Phịng” làm chun đề thực tập 2-Mục đích nghiên cứu đề tài: Sự hỗ trợ cơng tác hạch tốn kế tốn doanh nghiệp cần thiết hạch toán kế toán cơng cụ có vai trị quan trọng tồn phát triển doanh nghiệp Thực tốt cơng tác kế tốn, đặc biệt cơng tác kế toán nguyên vật liệu hạn chế đƣợc thất lãng phí sở để giảm chi phí, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, đảm bảo cho tồn phát triển doanh nghiệp đại tƣơng lai 3-Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu: Nhận thức đƣợc tầm quan trọng công tác kế toán nguyên vật liệu với nhận thức thân trình học tập Em mạnh dạn chọn đề tài: “Hồn thiện cơng tác kế tốn Ngun vật liệu Cơng ty Cổ phần Ơ tơ Hải Phịng” 4-Phƣơng pháp nghiên cứu: Hạch tốn kế tốn khoa học kinh tế, có đối tƣợng nghiên cứu cụ thể mà đối tƣợng nghiên cứu kế toán nguyên vật liệu Do phƣơng pháp nghiên cứu Luận văn áp dụng phƣơng pháp vật biện chứng, vật lịch sử phƣơng pháp tìm hiểu thực tế Cơng ty 5-Kết cấu khóa luận: Ngồi phần mở đầu, kết luận phần mục lục, tài liệu tham khảo, khóa luận em gồm chƣơng: Vũ Thị Thu Hằ ng QT1105K Trường ĐHDLHP Khóa luận tố t nghiệp  Chương 1: Lý luận chung công tác kế toán nguyên vật liệu Doanh nghiệp  Chương 2: Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn ngun vật liệu Cơng ty Cổ phần Ơ tơ Hải Phịng  Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn ngun vật liệu Cơng ty Cổ phần Ơ tơ Hải Phịng Kết hợp với kiến thức học với hƣớng dẫn tận tình thầy giáoTiến sĩ Trần Văn Hợi giúp đỡ cán Ban kế toán Cơng ty giúp em hồn thành khóa luận Tuy nhiên thời gian trình độ có hạn nên khóa luận em chắn khơng thể tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp thầy bạn để viết em đƣợc hoàn thiện Vũ Thị Thu Hằ ng QT1105K Trường ĐHDLHP Khóa luận tố t nghiệp CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Những vấn đề chung nguyên vật liệu doanh nghiệp: 1.1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp: Một điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất phải có đối tƣợng lao động Nguyên vật liệu đối tƣợng lao động đƣợc thể dƣới dạng vật hóa nhƣ sắt, thép doanh nghiệp khí chế tạo, bơng doanh nghiệp dệt…dƣới tác động ngƣời Nguyên vật liệu chiếm vị trí quan trọng khơng đối tƣợng lao động mà ba yếu tố trình sản xuất sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Nguyên vật liệu vấn đề quan tâm hàng đầu doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, chiếm phần lớn chi phí đầu vào, ảnh hƣởng đến lợi nhuận, kết sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Vì nguyên vật liệu phải đƣợc quan tâm mức sử dụng có hiệu Nguyên vật liệu đƣợc mua từ nhiều nguồn khác nhau, loại nguyên vật liệu lại có vai trị, cơng dụng khác sản phẩm, nên việc hạch toán nguyên vật liệu vấn đề cần đƣợc ƣu tiên doanh nghiệp Hạch toán nguyên vật liệu từ chi tiết đến tổng hợp, từ khâu thu mua, bảo quản đến khâu tiêu thụ cần thiết Nếu thực tốt việc hạch toán giúp doanh nghiệp nâng cao đƣợc hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp đứng vững kinh tế thị trƣờng 1.1.2 Khái niêm, đặc điểm nguyên vật liệu doanh nghiệp: Theo chuẩn mực kế toán số 02, hàng tồn kho tài sản: Đƣợc giữ để bán kỳ sản xuất, kinh doanh bình thƣờng Vũ Thị Thu Hằ ng QT1105K Trường ĐHDLHP Khóa luận tố t nghiệp Đang trình sản xuất kinh doanh dở dang Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, để sử dụng trình sản xuất, kinh doanh cung cấp dịch vụ Nguyên vật liệu phận hàng tồn kho, yếu tố trình sản xuất kinh doanh, tham gia thƣờng xuyên trực tiếp vào trình sản phẩm, ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng sản phẩm sản xuất Nguyên vật liệu đối tƣợng lao động mua tự chế biến cần thiết trình hoạt động sản xuất doanh nghiệp mang đặc điểm sau: - Tham gia vào chu kỳ sản xuất - Thay đổi hình dáng ban đầu sau trình sử dụng - Chuyển toàn giá trị vào sản phẩm sản xuất Thông thƣờng cấu tạo giá thành sản phẩm chi phí ngun vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nên việc sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, mục đích kế hoạch có ý nghĩa quan trọng việc hạ giá thành sản phẩm thực tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh 1.1.3 Yêu cầu quản lý nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu: 1.1.3.1 Yêu cầu quản lý: Vấn đề sử dụng nguyên vật liệu hợp lý vấn đề quan trọng doanh nghiệp; cơng tác quản lý ngun vật liệu nhằm tối thiểu hóa chi phí, nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp mà đạt đƣợc yêu cầu chất lƣợng luôn vấn đề quan trọng doanh nghiệp kinh tế thị trƣờng Do để đảm bảo cơng tác hạch tốn đƣợc xác địi hỏi phải quản lý tốt chặt chẽ từ khâu: từ khâu thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ sử dụng *Ở khâu thu mua: đòi hỏi phải quản lý tốt mặt khối lƣợng, chất lƣợng, quy cách, chủng loại, kế hoạch thu mua theo kế hoạch sản xuất kinh doanh, đặc biệt giá mua chi phí mua Vũ Thị Thu Hằ ng QT1105K Trường ĐHDLHP Khóa luận tố t nghiệp *Ở khâu bảo quản: việc tổ chức kho tàng bến bãi phải thực chế độ bảo quản loại nguyên vật liệu tránh hƣ hỏng, mát, hao hụt; đảm bảo an toàn chất lƣợng cho nguyên vật liệu *Ở khâu dự trữ: đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đƣợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo nguồn cung ứng, sản xuất không bị ngừng trệ *Ở khâu sử dụng: đòi hỏi nhà quản lý phải sử dụng cách hợp lý, tiết kiệm, hiệu sở định mức tiêu hao dự tốn chi phí có ý nghĩa việc hạ thấp chi phí sản xuất giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Vì khâu cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng ngun vật liệu Tóm lại, quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ sử dụng nội dung quan trọng công tác quản lý doanh nghiệp đƣợc nhà lãnh đạo quan tâm 1.1.3.2 Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu doanh nghiệp: Trong suốt trình luân chuyển, việc giám sát chặt chẽ số lƣợng vật liệu mua vào, xuất dùng để đảm bảo cho chất lƣợng sản phẩm theo yêu cầu kỹ thuật, giá trị đề đòi hỏi cán kế toán vật liệu phải thực nhiệm đó, là: - Tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, tổng hợp số liệu tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập-xuất-tồn kho vật liệu, tình hình ln chuyển vật tƣ hàng hóa giá trị vật Tính tốn đắn giá vốn (hoặc giá thành) thực tế vật liệu thu mua, nhập xuất kho doanh nghiệp, kiểm tra tình hình thu mua vật liệu mặt: số lƣợng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời chủng loại vật liệu thông tin cần thiết phục vụ cho trình sản xuất yêu cầu quản lý doanh nghiệp - Áp dụng đắn phƣơng pháp kỹ thuật hạch toán hàng tồn kho, mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép phản ánh, phân loại, tổng hợp số liệu…về tình Vũ Thị Thu Hằ ng QT1105K Trường ĐHDLHP Khóa luận tố t nghiệp hình có biến động tăng giảm trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm - Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ sử dụng vật liệu, tính tốn xác định xác số lƣợng giá trị vật liệu cho đối tƣợng sử dụng trình sản xuất kinh doanh - Tham gia kiểm kê đánh giá lại hàng tồn kho theo chế độ nhà nƣớc quy định, lập báo cáo vật liệu phục vụ cho công tác quản lý lãnh đạo, tiến hành phân tích đánh giá vật liệu khâu nhằm đƣa đầy đủ thơng tin cần thiết cho q trình quản lý 1.1.4 Phân loại tính giá nguyên vật liệu: Trong doanh nghiệp, tính chất đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh nên cần phải sử dụng nhiều ngun vật liệu khác Mỗi loại có vai trị, cơng dụng, tính chất lý, hóa học có mục đích khác q trình chế tạo sản phẩm Do để quản lý cách chặt chẽ tổ chức hạch toán với thứ, loại vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu Phân loại vật liệu việc xếp vật liệu có tiêu thức vào loại Đối với vật liệu vào nội dung kinh tế, vai trị chúng q trình sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý, vật liệu đƣợc chia thành loại sau: 1.1.4.1 Phân loại nguyên vật liệu: * Căn vào vai trị, cơng dụng ngun vật liệu: Nguyên vật liệu đƣợc chia thành: - Nguyên liệu, vật liệu đối tƣợng cấu thành nên thực thể sản phẩm Các doanh nghiệp khác sử dụng ngun vật liệu khơng giống nhau, nhƣ: sắt thép doanh nghiệp chế tạo máy, khí; bơng nhà máy sợi; gạch, ngói, xi măng xây dựng bản; hạt giống, phân bón nông nghiệp… - Nguyên liệu, vật liệu phụ loại vật liệu sử dụng có tác dụng phụ làm tăng chất lƣợng sản phẩm, hồn chỉnh sản phẩm đảm bảo cho Vũ Thị Thu Hằ ng QT1105K Trường ĐHDLHP Khóa luận tố t nghiệp cơng cụ, dụng cụ hoạt động bình thƣờng nhƣ: thuốc nhuộm, thuốc tẩy, dầu nhờn - Nhiên liệu loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lƣợng cho trình sản xuất sản phẩm, cho phƣơng tiện máy móc thiết bị hoạt động trình sản xuất kinh doanh nhƣ than, củi, xăng dầu, đốt, khí đốt… - Phụ tùng thay loại phụ tùng, chi tiết đƣợc sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị phƣơng tiện vận tải… - Vật liệu thiết bị xây dựng bản: Bao gồm vật liệu, thiết bị, cơng cụ, khí cụ vật kết cấu dùng để lắp đặt vào cơng trình xây dựng - Vật liệu khác: Là loại vật liệu chƣa đƣợc xếp vào loại trên, thƣờng vật liệu đƣợc loại từ trình sản xuất, phế liệu thu hồi từ lý tài sản cố định Cách phân loại sở để xác định định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho loại, thứ nguyên vật liệu; sở tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu doanh nghiệp *Căn vào nguồn hình thành: Nguyên vật liệu đƣợc chia thành: - Nguyên vật liệu nhập từ bên ngồi: Do mua ngồi, nhận góp vốn liên doanh, nhận biếu tặng… - Nguyên vật liệu tự chế: Do doanh nghiệp tự sản xuất Cách phân loại làm cho việc lập kế hoạch thu mua kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, sở để xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho *Căn vào mục đích sử dụng: Nguyên vật liệu đƣợc chia thành: - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh: + Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm + Nguyên vật liệu dùng cho quản lý phân xƣởng, dùng cho phận bán hàng, phận quản lý doanh nghiệp - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: Vũ Thị Thu Hằ ng QT1105K Trường ĐHDLHP Khóa luận tố t nghiệp + Nhƣợng bán + Đem vốn góp liên doanh + Đem biếu tặng 1.1.4.2 Tính giá nguyên vật liệu: Tính giá nguyên vật liệu việc xác định giá trị nguyên vật liệu thời điểm định theo nguyên tắc định Theo chuẩn mực kế tốn 02-Hàng tồn kho vật liệu phải tn thủ theo nguyên tắc sau: - Nguyên tắc giá gốc - Nguyên tắc thận trọng - Nguyên tắc quán - Sự hình thành trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu đƣợc phân biệt thời điểm khác trình sản xuất kinh doanh  Tính giá nguyên vật liệu nhập kho: Theo chuẩn mực kế tốn số 02, hàng tồn kho đƣợc tính theo giá gốc Trƣờng hợp giá trị thực đƣợc thấp giá gốc đƣợc tính theo giá trị thực đƣợc * Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh có đƣợc hàng tồn kho thời điểm - Chi phí mua hàng tồn kho bao gồm: giá mua, loại thuế khơng đƣợc hồn lại; chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trình mua hàng chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho Các khoản chiết khấu thƣơng mại giảm giá hàng mua hàng mua không quy cách, phẩm chất đƣợc loại trừ khỏi chi phí thu mua - Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm: Những chi phí liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất nhƣ chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trình chuyển hóa ngun vật liệu thành thành phẩm Vũ Thị Thu Hằ ng QT1105K Trường ĐHDLHP Khóa luận tố t nghiệp - Chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm khoản chi phí khác ngồi chi phí mua chi phí chế biến hàng tồn kho * Chi phí khơng đƣợc tính vào hàng tồn kho bao gồm: - Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân cơng chi phí sản xuất kinh doanh khác phát sinh mức bình thƣờng - Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ chi phí bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho trình sản xuất chi phí bảo quản q trình mua hàng Trên thực tế, nguyên vật liệu doanh nghiệp đƣợc hình thành từ nguồn khác nhƣ: mua ngoài, nhập kho tự sản xuất, nhập thuê ngồi gia cơng chế biến, nhập nhận vốn góp liên doanh, nhập đƣợc cấp mà giá thực tế nhập kho khác nhau: *Nguyên vật liệu nhập mua ngoài: Giá thực tế nhập = kho Giá mua ghi hóa đơn + Các Chi phí Các khoản khoản thu mua giảm giá đƣợc thuế (chi phí hƣởng (chiết nhập vận khấu thƣơng + khẩu, chuyển, mại, chiết khấu thuế bốc dỡ, toán, khác thuê giảm giá hàng (nếu có) kho) bán) Trong giá mua ghi hóa đơn đƣợc xác định nhƣ sau: + Đối với sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tƣợng nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ giá trị nguyên vật liệu mua vào giá mua thực tế không bao gồm thuế GTGT đầu vào + Đối với sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tƣợng nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp sở kinh doanh không thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT giá trị nguyên vật liệu mua vào tổng giá toán phải trả cho ngƣời bán (bao gồm thuế GTGT đầu vào) *Nguyên vật liệu doanh nghiệp tự gia công: Vũ Thị Thu Hằ ng 10 QT1105K Trường ĐHDLHP Khóa luận tố t nghiệp tính tốn nhƣ u cầu quản lý Cơng ty Việc kiểm sốt thơng tin đảm bảo u cầu dễ tìm, dễ lấy Vận dụng linh hoạt chế độ sổ sách kế toán * Về việc quản lý hạch toán nguyên vật liệu + Ở khâu sử dụng: Mọi nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu đƣợc đƣa qua phịng vật tƣ để xem xét tính hợp lý, hợp lệ nhu cầu sản xuất nhằm tránh tình trạng lãng phí quản lý tốt ngun vật liệu khâu sản xuất + Thủ tục nhập xuất nguyên vật liệu: Công ty thực đầy đủ thủ tục nhập, xuất kho Phịng kế tốn thủ kho kết hợp chặt chẽ, có hiệu cơng tác luân chuyển chứng từ để đảm bảo việc nhập, xuất ghi chép phản ánh đầy đủ yếu tố chứng từ theo trình tự hợp lý + Về mặt phân loại nguyên vật liệu: Công ty dựa vào vai trị cơng dụng ngun vật liệu để phân thành loại: nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu phụ tùng thay Công ty xây dựng đƣợc sổ danh điểm vật liệu nên cơng tác hạch tốn chi tiết ngun vật liệu đƣợc thuận lợi quản lý đƣợc nguyên vật liệu + Việc tổ chức, kiểm tra chất lƣợng vật liệu Nguyên vật liệu tới Công ty không đƣợc nhập kho mà phải qua kiểm tra chất lƣợng phòng KCS, phòng KSC chịu trách nhiệm kiểm nghiệm mặt số lƣợng, chất lƣợng thông số kỹ thuật, chủng loại quy cách Nếu kiểm tra thấy chất lƣợng không đảm bảo yêu cầu nhân viên cung ứng đổi lại Sau kiểm tra xong lập biên kiểm nghiệm vật tƣ đóng dấu vào hóa đơn mua hàng Vì chất lƣợng vật tƣ ln đƣợc bảo đảm, từ đem vào sử dụng tránh đƣợc Vũ Thị Thu Hằ ng 82 QT1105K Trường ĐHDLHP Khóa luận tố t nghiệp vật tƣ hƣ hỏng gây gián đoạn trình sản xuất, đảm bảo chất lƣợng đầu nhằm giảm chi phí giá thành Trong cơng tác hạch tốn nói chung cơng tác hạch tốn ngun vật liệu nói riêng Cơng ty Cổ phần Ơ tơ Hải Phịng tính hiệu xác phối hợp chặt chẽ phịng ban có liên quan Thể chỗ: Trƣớc hết phân công lao động kế tốn với khối lƣợng cơng việc nhiều, kế tốn ngun vật liệu( hạch tốn tình hình biến động ngun vật liệu nhiều loại) đƣợc thực số lao động kế toán Đồng thời nỗ lực kế toán cúng nhƣ phối hợp chặt chẽ phịng ban liên quan q trình kiểm tra đối chiếu số liệu, kế tốn ln phản ánh đƣợc tính kịp thời, xác nói việc tổ chức chứng từ ban đầu trình hạch tốn chi tiết cụ thể giúp cho hoạt động quản lý cúng nhƣ hạch toán tổng hợp đạt kết Kế tốn ngun vật liệu Cơng ty khoa học đáp ứng yêu cầu hạch toán, đảm bảo hàng quý nộp báo cáo toán cho cấp Tuy nhiên bên cạnh ƣu điểm số nhƣợc điểm định trình hạch tốn ngun vật liệu cần đƣợc khắc phục để hồn thiện cơng tác hạch tốn nguyên vật liệu Công ty 3.1.2 Nhược điểm Thứ việc luân chuyển chứng từ Việc luân chuyển chứng từ phòng kế hoạch vật tƣ, thủ kho, phịng kế tốn diễn thƣờng xun Tuy nhiên phận, phịng ban khơng có biên giao nhận, dễ xảy tình trạng mát chứng từ Khi bị chứng từ khơng biết quy trách nhiệm cho để xử lý, làm cho cán công nhân viên nơi lỏng việc quản lý chứng từ Thứ hai việc dự phòng nguyên vật liệu Vũ Thị Thu Hằ ng 83 QT1105K Trường ĐHDLHP Khóa luận tố t nghiệp Đặc điểm sản phẩm Công ty khai thác vận dụng sửa chữa đƣợc nhiều xe kết sản xuất làm để phục vụ khách hàng có hiệu cao, thu hút đƣợc nhiều khách hàng đến sửa chữa Do Cơng ty ln phải có ngun vật liệu dự trữ để kịp thời sửa chữa cho khách hàng Bên cạnh khơng loại trừ biến động giá số nguyên vật liệu thị trƣờng Theo nguyên tắc thận trọng kế toán hợp lý cần thiết Công ty cần có kế hoạch lập dự phịng để tránh rủi ro, tổn thất Thứ ba công tác quản lý sử dụng nguyên vật liệu: +Do Công ty có kho để lƣu trữ bảo quản nguyên vật liệu nên chƣa xây dựng đƣợc hệ thống kho đủ tiêu chuẩn để xếp riêng biệt loại nguyên vật liệu +Công ty chƣa xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu thƣờng dùng để đảm bảo cho hoạt động sửa chữa không bị ngừng trệ Thứ tƣ việc không sử dụng TK 151 – Hàng mua đƣờng Hiện Công ty sử dụng TK152 để phản ánh cho tất nguyên vật liệu, nên cần mở thêm TK151 “Hàng mua đƣờng” để theo dõi nguyên vật liệu thuộc quyền sở hữu Công ty nhƣng chƣa đến Công ty nhƣng chờ nhập kho Thứ năm chƣa đƣa phần mềm kế toán vào sử dụng Kế tốn làm máy nhƣng khơng sử dụng phần mềm kế tốn, nhiều thời gian, đơi có sai lệch, nhầm lẫn số liệu Vũ Thị Thu Hằ ng 84 QT1105K Trường ĐHDLHP Khóa luận tố t nghiệp 3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu Để tồn tại, đứng vững phát triển kinh tế thị trƣờng nhƣ nay, đƣa Cơng ty Cổ phần Ơ tơ Hải Phòng ngày phát triển lên đòi hỏi nhà quản lý phải khơng ngừng sâu vào tìm hiểu, phát huy điểm mạnh doanh nghiệp khắc phục hạn chế cịn tồn Chỉ có dựa thơng tin trung thực, xác kế tốn giúp cho nhà quản trị đƣa định đắn, hữu hiệu Do việc nghiên cứu sâu vào tìm hiểu để hồn thiện cơng tác kế tốn nói chung cơng tác kế tốn ngun vật liệu nói riêng cần phải tuân thủ yêu cầu sau: -Hoàn thiện cơng tác kế tốn trƣớc hết phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Hệ thống kế toán ban hành bắt buộc doanh nghiệp phải áp dụng, nhƣng đƣợc quyền vận dụng phạm vi định phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp để mang lại hiệu cao -Các biện pháp hoàn thiện phải đƣợc xây dựng sở tơn trọng chế tài chính, tơn trọng chế độ kế tốn hành Tổ chức cơng tác kế toán đơn vị kinh tế đƣợc phép vận dụng cải tiến cho phù hợp với tình hình quản lý đơn vị mình, khơng bắt buộc phải dập khuôn theo chế độ, nhƣng khuôn khổ định phải tôn trọng chế độ hành quản lý tài Nhà nƣớc -Kế tốn khoa học thu nhận, xử lý thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý nhà quản trị doanh nghiệp Do thơng tin kế tốn đƣa phải xác, kịp thời, phù hợp yêu cầu; giúp cho nhà quản trị đƣa đƣợc định đắn, đạt kết tối ƣu Đây yêu cầu thiếu công tác kế tốn -Hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn nhƣng phải phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp (đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ kế tốn viên, tình hình tài doanh nghiệp…) phải đạt đƣợc mục tiêu tối thiểu hóa chi phí, tối đa hóa lợi nhuận Vũ Thị Thu Hằ ng 85 QT1105K Trường ĐHDLHP Khóa luận tố t nghiệp Qua q trình thực tập Cơng ty, tìm hiểu trình hình thành phát triển Cơng ty nhƣ tổ chức cơng tác kế tốn, em có số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn, đặc biệt cơng tác kế tốn nguyên vật liệu Công ty nhƣ sau: Ý kiến 1: Lập biên giao nhận chứng từ Công ty nên lập biên giao nhận chứng từ thủ kho kế toán nguyên vật liệu để đảm bảo cho khâu luân chuyển chứng từ đƣợc chặt chẽ theo dõi đƣợc số lƣợng chứng từ, số liệu chứng từ khoảng thời gian định Mẫu biên nhƣ sau: Biểu 3.1: BIÊN BẢN GIAO NHẬN CHỨNG TỪ Tại ngày…đến ngày… Tại kho…………… STT Chứng từ Ngày Số Nội dung chứng từ Nơi nhận chứng từ Ngƣời nhận Ký tên Ví dụ 1: Về tình hình nhập – xuất nguyên vật liệu tháng năm 2010 kho Công ty mục 2.2.2 nhƣ sau: Khi nhập- xuất kho nguyên vật liệu thủ kho tiến hành viết phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, đồng thời chuyển cho phịng kế tốn giao chứng từ cho kế toán nguyên vật liệu, kế toán viên phải ký vào biên giao nhận chứng từ theo biểu 3.2 Vũ Thị Thu Hằ ng 86 QT1105K Trường ĐHDLHP Khóa luận tố t nghiệp Biểu 3.2 BIÊN BẢN GIAO NHẬN CHỨNG TỪ Tại ngày 01/7 đến ngày 31/7 Tại kho : Vật tƣ STT 01 … 05 Chứng từ Ngày Số 01/7 PN 862 … … 03/7 PX 1034 Nội dung chứng từ Nơi nhận chứng từ Ngƣời nhận Nhập dầu máy SG, Phòng TC- Nguyễn Thị SM KT Lan …… …… …… Xuất dầu máy SG Phòng TC- Nguyễn Thị KT Lan … … … …… …… …… 18 10/7 PN 983 Nhập phụ tùng thay Phòng TC - Nguyễn Thị KT Lan … … … …… …… …… 23 11/7 PX 1412 Xuất phụ tùng thay Phòng TC - Nguyễn Thị KT Lan … … … …… …… …… 61 28/7 PN 1263 Nhập vật liệu phụ Phòng TC - Nguyễn Thị KT Lan … … … …… …… …… 66 30/7 PX 1764 Xuất vật liệu phụ Phòng TC- Nguyễn Thị KT Lan …… …… … … … Vũ Thị Thu Hằ ng …… 87 Ký tên QT1105K Trường ĐHDLHP Khóa luận tố t nghiệp Ý kiến 2: Lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Đặc điểm sản phẩm Công ty sửa chữa, đóng xe tơ du lịch, xe con… nguyên vật liệu Công ty sửa chữa thay phải đảm bảo chủng loại, mẫu mã, kích thƣớc, có thiết bị kỹ thuật tiên tiến để không gây ảnh hƣởng đến thời gian sử dụng nhƣ có cố kỹ thuật xảy bất thƣờng Ngoài bạn hàng cung cấp nguyên vật liệu thƣờng xuyên, Công ty cần phải dự trù số lƣợng nguyên vật liệu định loại phụ tùng sửa chữa đơn để khách hàng cân sử dụng đáp ứng đƣợc yêu cầu thời gian, đồng thời tránh đƣợc biến động giá Công ty nên lập khoản dự phòng để tránh rủi ro, tổn thất Việc lập dự phòng giúp cho doanh nghiệp điều hòa thu nhập, hạn chế đƣợc thiệt hại rủi ro tác nhân khách quan đem lại, đồng thời hoàn phần thuế phải nộp chủ động tài Các ngun tắc để lập dự phịng giảm giá nguyên vật liệu: - Chỉ lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu mà giá thị trƣờng thấp giá gốc - Lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu đƣợc xác định lần vào cuối niên độ kế toán sở kết kiểm kê nguyên vật liệu đối chiếu giá sổ kế toán với giá thị trƣờng nguyên vật liệu - Việc trích lập dự phịng giảm giá nguyên vật liệu không đƣợc vƣợt qua số lợi nhuận thực tế phát sinh Công ty sau hồn nhập khoản dự phịng trích từ năm trƣớc - Trƣớc lập dự phịng, Cơng ty phải lập Hội đồng thẩm định mức độ giảm giá ngun vật liệu * Cơng thức trích lập dự phịng giảm giá nguyên vật liệu: Mức dự phòng cần lập cho VLA Vũ Thị Thu Hằ ng = Số lƣợng VLA 88 x Mức chênh lệch sổ kế toán với giá thị trƣờng VLA QT1105K Trường ĐHDLHP Khóa luận tố t nghiệp Ta có bảng sau theo dõi dự phòng giảm giá nguyên vật liệu nhƣ sau: Biểu 3.4: BẢNG THEO DÕI DỰ PHÕNG GIẢM GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU Năm 2010 Nhóm Danh điểm Tên VL … … Cộng … Giá HT … Giá TT Chênh lệch Số lƣợng Mức dự phòng … … … … xx - Trƣờng hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế toán năm lớn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập cuối kỳ kế tốn năm trƣớc số chênh lệch lớn đƣợc lập thêm kế toán ghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán ( Chi tiết dự phịng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Trƣờng hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế toán năm nhỏ khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập cuối kỳ kế tốn năm trƣớc số chênh lệch nhỏ đƣợc hoàn nhập ghi: Nợ TK 159 : Dự phịng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632: Giá vốn hàng bán( chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Ý kiến 3: Hồn thiện cơng tác quản lý sử dụng nguyên vật liệu * Để bảo quản tốt nguyên vật liệu, giảm thiểu hƣ hỏng mát, Công ty phải xây dựng hệ thống kho đủ tiêu chuẩn; đồng thời phải xếp, bảo quản riêng theo nhóm ngun vật liệu Ví dụ: +Nhóm ngun vật liệu nhƣ: tơn, sắt, thép, que hàn… phải để chỗ khơ ráo, thống mát, sẽ; phải có hệ thống bạt phủ kín, che đậy +Nhóm nhiên liệu nhƣ: dầu nhờn, dầu nhớt…phải để nơi bảo quản riêng biệt, chống cháy nổ Vũ Thị Thu Hằ ng 89 QT1105K Trường ĐHDLHP Khóa luận tố t nghiệp * Xây dựng định mức dự trữ: Để trình sản xuất kinh doanh diễn liên tục, công tác thu mua dự trữ nguyên liệu, vật liệu khơng bị động nhƣ tình trạng tồn kho gây nhiều ứ đọng vốn, khó khăn kinh tế Cơng ty nên xây dựng định mức dự trữ tối đa tối thiểu cho loại nguyên vật liệu, tránh việc dự trữ nhiều hay loại nguyên vật liệu Việc xây dựng kế hoạch, định mức tiêu hao cho loại nguyên vật liệu nhƣ tình hình, khả Công ty +Định mức giá cho đơn vị nguyên vật liệu trực tiếp phản ánh giá cuối đơn vị nguyên vật liệu trực tiếp sau trừ khoản triết khấu: Định mức giá đơn vị = NVL Giá mua đơn vị Chi phí + chuyên + chở Chi phí nhập kho, bốc xếp Chiết - khấu (Nếu có) +Định mức lƣợng nguyên vật liệu trực tiếp cho đơn vị sản phẩm phản ánh số lƣợng nguyên vật liệu tiêu hao cho đơn vị thành phẩm, có cho phép hao hụt bình thƣờng: Định mức lƣợng Lƣợng NVL cần NVL trực tiếp cho thiết để sản xuất đơn vị sản = đơn vị sản phẩm Mức hao + phẩm hụt cho Mức NVL cho + phép sản phẩm hỏng (cho phép) Từ định mức chi phí nguyên vật liệu đơn vị sản phẩm đƣợc xác định nhƣ sau: Định mức chi phí đơn vị sản phẩm = Định mức giá đơn vị NVL Định mức X lƣợng NVL Giá tiêu chuẩn nguyên vật liệu thƣờng đƣợc xác định nhân viên phòng kế hoạch vật tƣ Nhân viên cung ứng thƣờng tập hợp giá nguyên vật liệu Vũ Thị Thu Hằ ng 90 QT1105K Trường ĐHDLHP Khóa luận tố t nghiệp nhà cung cấp khác nhau, để từ chọn nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu chất lƣợng nguyên vật liệu nhƣ giá phù hợp Lƣợng tiêu chuẩn nguyên vật liệu trực tiếp thƣờng đƣợc xác định kỹ sƣ giám đốc sản xuất, tình hình sử dụng thực tế Định mức dự trữ đảm bảo cho nguyên vật liệu vừa đủ, đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng nhƣ nắm bắt kịp thời hội kinh doanh Ngồi vấn đề ngun vật liệu bị ứ đọng, số vốn quay vịng cho loại nguyên vật liệu khác cho hoạt động tài chính, đồng thời sử dụng tiết kiệm vốn Ý kiến 4: Hồn thiện cơng tác hạch tốn ngun vật liệu Cơng ty Cơng ty nên mở thêm tài khoản 151(theo dõi hàng mua đƣờng) bên cạnh tài khoản 152 (theo dõi nguyên vật liệu) để theo dõi nguyên vật liệu từ trình thu mua đến trình nhập kho Theo chế độ kế toán ban hành theo định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Bộ trƣởng Bộ tài Mở TK 151 “Hàng mua đƣờng” Tài khoản dùng để phản ánh trị giá hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu mua đƣợc quyền sở hữu doanh nghiệp nhƣng đƣờng vận chuyển, bến bãi đến doanh nghiệp nhƣng chờ nhập kho Khi hạch tốn tài khoản cần tơn trọng số quy định sau: - Hàng hóa, vật tƣ thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp nhƣng chƣa nhập kho bao gồm: +Hàng hóa, vật tƣ mua ngồi tốn chấp nhận tốn nhƣng cịn để kho ngƣời bán, bến bãi nhƣng đƣờng vận chuyển +Hàng hóa, vật tƣ đến doanh nghiệp nhƣng chờ kiểm nhận nhập kho - Kế toán hàng mua đƣờng đƣợc ghi nhận TK151 theo nguyên tắc giá gốc đƣợc quy định chuẩn mực kế toán hành Vũ Thị Thu Hằ ng 91 QT1105K Trường ĐHDLHP Khóa luận tố t nghiệp - Hàng ngày nhận đƣợc hóa đơn mua hàng nhƣng hàng chƣa nhập kho, kế toán chƣa ghi sổ mà tiến hành đối chiếu với hợp đồng kinh tế lƣu hóa đơn tập hồ sơ riêng “Hàng mua đƣờng” Trong tháng, hàng nhập kho, kế toán vào phiếu nhập kho hóa đơn mua hàng ghi sổ trực tiếp vào TK152 “Nguyên liệu, vật liệu” Nếu cuối tháng hàng chƣa vào hóa đơn mua hàng để ghi vào sổ TK151 “Hàng mua đƣờng” - Kế toán phải mở chi tiết để theo dõi hàng mua đƣờng theo chủng loại hàng hóa, vật tƣ, lơ hàng Ý kiến 6: Về việc áp dụng phần mềm kế toán hạch tốn Là doanh nghiệp có quy mơ tƣơng đối lớn, khối lƣợng cơng việc kế tốn tƣơng đối nhiều nhƣng công ty chƣa áp dụng phần mềm kế tốn mà tính tốn excel Điều làm số liệu thiếu xác, nhiều thời gian, thơng tin kế tốn khơng cung cấp kịp thời cho quản lý nói chung hạch tốn phần hành nói riêng Từ thực tế trên, theo em , Công ty cần lựa chọn phần mềm kế tốn thích hợp với khả trình độ kế tốn viên Bên cạnh đó, cần đào tạo cho kế toán sử dụng thành thạo phần mềm kế tốn Có nhƣ vậy, suất lao động phận kế toán đƣợc nâng cao Thơng qua vi tính hóa, khối lƣợng cơng việc kế tốn đƣợc giảm nhẹ mặt tính tốn, tiết kiệm đƣợc thời gian ghi chép tổng hợp số liệu Vũ Thị Thu Hằ ng 92 QT1105K Trường ĐHDLHP Khóa luận tố t nghiệp 3.3 Các biện pháp nhằm tăng cƣờng quản lý nâng cao hiệu sử dụng nguyên vật liệu - Nguyên vật liệu yếu tố khơng thể thiếu đƣợc q trình sản xuất kinh doanh Cơng ty Vì vậy, điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lƣợng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Cơng ty phải quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ sử dụng nguyên vật liệu - Để trình sản xuất kinh doanh đƣợc liên tục sử dụng vốn tiết kiệm Cơng ty phải dự trữ nguyên vật liệu mức hợp lý Do doanh nghiệp phải xây dựng định mức tồn kho tối đa tối thiểu cho danh điểm nguyên vật liệu Tránh dự trữ nhiều q loại Định mức tồn kho nguyên vật liệu sở để xây dựng kế hoạch thu mua nguyên vật liệu - Để bảo quản tốt nguyên vật liệu dự trữ, giảm thiểu hƣ hao, mát nguyên vật liệu Công ty phải xây dựng hệ thống kho tàng đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức trình độ chun mơn để quản lý nguyên vật liệu tồn kho thực nghiệp vụ nhập, xuất kho - Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh Cơng ty, q trình vận động nguyên vật liệu đƣợc sử dụng qua giai đoạn: + Giai đoạn cung ứng + Giai đoạn dự trữ bảo quản kho + Giai đoạn xuất kho sử dụng cho mục đích sản xuất Công tác quản lý nguyên vật liệu đƣợc thực tồn q trình vận động chúng, kể trƣớc giai đoạn xuất kho sử dụng kết thúc Mục đích nhằm bảo tồn sử dụng hiệu vốn lƣu động dự trữ Công ty, đảm bảo cung ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất - Thực chất cơng tác hạch tốn ngun vật liệu dùng đồng tiền làm thƣớc đo giá trị để ghi chép, giám sát cung cấp thông tin tổng hợp, chi tiết tồn q trình luân chuyển nguyên vật liệu sản xuất kinh doanh Đi vào cụ thể, cơng tác hạch tốn ngun vật liệu Cơng ty cần có biện pháp cụ thể: Vũ Thị Thu Hằ ng 93 QT1105K Trường ĐHDLHP Khóa luận tố t nghiệp + Phải ghi chép, tính tốn, phản ánh xác, trung thực, kịp thời tình hình tồn kho, nhập kho chủng loại nguyên vật liệu số lƣợng giá trị q trình vận động Cơng ty Đây sở để hình thành hệ thống thơng tin xác tình hình ln chuyển ngun vật liệu Cơng ty + Phải tìm tiêu thức để phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào đối tƣợng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh + Phải cung cấp kịp thời thông tin cho Ban quản lý Công ty tình hình chấp hành định mức tiêu hao nguyên vật liệu định kinh doanh + Tham gia vào công tác kiểm kê kho để phát nguyên nhân gây thừa, thiếu giảm phẩm chất nguyên vật liệu để có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế tối đa thiệt hại xảy + Cơng tác hạch tốn phải đƣợc thực tốt từ khâu lập chứng từ, tổ chức luân chuyển chứng từ, tổ chức sổ sách, kiểm kê, đánh giá nguyên vật liệu tồn kho cho phù hợp với đặc điểm ngành nghề kinh doanh Vũ Thị Thu Hằ ng 94 QT1105K Trường ĐHDLHP Khóa luận tố t nghiệp KẾT LUẬN Sau thời gian thực tập Cơng ty Cổ Phần Ơ tơ Hải Phịng, em thấy cơng tác hạch tốn ngun vật liệu có ảnh hƣởng lớn đến công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng quản lý Cơng ty nói chung Tổ chức cơng tác hạch tốn ngun vật liệu tốt cơng tác đắc lực giúp cho ban lãnh đạo Cơng ty nắm đƣợc tình hình đạo cho q trình sản xuất kinh doanh có hiệu Do cơng tác hạch tốn ngun vật liệu nói riêng cơng tác hạch tốn kế tốn nói chung phải khơng ngừng hồn thiện để phù hợp với kinh tế thị trƣờng Làm tốt công tác này, Cơng ty có định hƣớng đắn sản xuất, đem lại lợi nhuận cho Cơng ty, góp phần nâng cao đời sống xã hội, làm giàu cho đất nƣớc Những kết nghiên cứu thời gian thực tập giúp em củng cố thêm kiến thức học trƣờng có điều kiện vận dụng lý thuyết vào thực tế Qua em thấy rõ tầm quan trọng cơng tác hạch tốn ngun vật liệu nói riêng cơng tác kế tốn nói chung q trình sản xuất kinh doanh Cơng ty Tuy nhiên thời gian thực tập có hạn, kiến thức chƣa đƣợc sâu rộng, kinh nghiệm thực tiễn cịn nên báo cáo em khơng thể tránh khỏi thiếu sót Em kính mong nhận đƣợc góp ý thầy để báo cáo có thêm tính thực tế hồn thiện Một lần em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ, bảo tận tình thầy khoa Kế toán đặc biệt Tiến sĩ Trần Văn Hợi giúp đỡ cán nhân viên phịng kế tốn Cơng ty Cổ phần Ơ tơ Hải Phịng giúp em hồn thành báo cáo Hải Phòng ngày… tháng… năm 2011 Vũ Thị Thu Hằ ng 95 QT1105K Trường ĐHDLHP Vũ Thị Thu Hằ ng Khóa luận tố t nghiệp 96 QT1105K