CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.1 Khái niệm nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh, tham gia trực tiếp vào quá trình tạo ra sản phẩm và ảnh hưởng đến chất lượng cuối cùng của chúng.
Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động thiết yếu, có thể mua ngoài hoặc tự chế biến, phục vụ cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp, được biểu hiện dưới dạng vật hóa như quặng trong ngành luyện kim hay vải trong ngành may mặc Mặc dù tất cả nguyên vật liệu đều là đối tượng lao động, không phải mọi đối tượng đều được coi là nguyên vật liệu; chỉ khi lao động con người tác động và biến đổi chúng để phục vụ cho sản xuất hoặc tái sản xuất sản phẩm mới thì chúng mới được gọi là nguyên vật liệu.
1.1.2 Đặc điểm của nguyên vật liệu
Tham gia vào một chu kỳ sản xuất tiêu hao hoàn toàn có nghĩa là nguyên vật liệu sẽ thay đổi hình thái vật chất ban đầu và giá trị của chúng sẽ được chuyển toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh.
1.1.3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
Việc quản lý nguyên vật liệu cần phải thực hiện tốt và chặt chẽ ở tất cả các khâu:
Khâu thu mua đóng vai trò quan trọng trong việc xác định số lượng và chủng loại nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất Việc thu mua cần phải đáp ứng kịp thời cho quy trình sản xuất, đồng thời đảm bảo nguyên vật liệu phù hợp với yêu cầu sử dụng Để hạ giá thành sản phẩm, chi phí thu mua cũng cần được tối ưu hóa hợp lý.
Khâu bảo quản dự trữ là rất quan trọng trong việc tổ chức kho tàng và bến bãi, cần trang bị đầy đủ thiết bị và áp dụng phương pháp bảo quản khoa học phù hợp với từng loại nguyên vật liệu để ngăn chặn thất thoát và đảm bảo an toàn Hệ thống kho tàng cũng cần được tổ chức hợp lý để thuận tiện cho việc theo dõi và kiểm tra Doanh nghiệp cần xác định mức dự trữ tối đa và tối thiểu để đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra suôn sẻ.
Khâu sử dụng là rất quan trọng trong việc đảm bảo sử dụng hợp lý và tiết kiệm tài nguyên, dựa trên định mức tiêu hao và dự toán chi phí Việc này không chỉ giúp giảm chi phí sản xuất mà còn tăng thu nhập cho doanh nghiệp Do đó, cần tổ chức tốt việc ghi chép và phản ánh tình hình xuất dùng cũng như sử dụng trong quá trình sản xuất.
Quản lý nguyên vật liệu là một yếu tố quan trọng trong quản lý tổng thể và đặc biệt trong quản lý sản xuất cũng như quản lý giá thành sản phẩm, do đó, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần chú trọng đến vấn đề này.
1.1.4 Phân loại nguyên vật liệu
Trong các doanh nghiệp sản xuất, việc sử dụng đa dạng nguyên vật liệu với các vai trò, chức năng và đặc tính lý hóa khác nhau là rất quan trọng Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Phân loại nguyên vật liệu là quá trình chia nhỏ các loại nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp dựa trên các tiêu chí nhất định Việc phân loại này giúp tổ chức và quản lý nguyên vật liệu hiệu quả hơn, từ đó nâng cao năng suất và giảm thiểu lãng phí trong sản xuất.
+ Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu được chia làm các loại sau:
Nguyên vật liệu chính là những thành phần cơ bản cấu thành nên sản phẩm sau quá trình gia công và chế biến Chúng bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài, nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất và chế tạo hàng hóa.
Vật liệu phụ là những nguyên liệu hỗ trợ trong quá trình sản xuất, được kết hợp với vật liệu chính nhằm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị, hoặc dùng để bảo quản và phục vụ cho hoạt động của các tư liệu lao động Các ví dụ về vật liệu phụ bao gồm dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, xà phòng và giẻ lau.
Nhiên liệu là các vật liệu được sử dụng để cung cấp nhiệt lượng, bao gồm than, củi, xăng dầu và hơi đốt Chúng được phân loại riêng do vai trò quan trọng trong sản xuất và tiêu dùng, chiếm tỉ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân.
- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải…
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản là những sản phẩm mà doanh nghiệp đầu tư để phục vụ cho các dự án xây dựng Những vật liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và tiến độ của công trình.
- Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài
Vật liệu khác bao gồm những loại vật liệu không nằm trong các danh mục đã đề cập, chẳng hạn như bao bì, vật liệu đóng gói và các loại vật tư đặc chủng.
Phân loại nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng giúp xác định định mức tiêu hao và định mức dự trữ cho từng loại, đồng thời là nền tảng để tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.
+ Căn cứ vào nguồn cung cấp nguyên vật liệu được chia thành:
- Vật liệu tự sản xuất
- Vật liệu từ các nguồn khác: nhận vốn góp liên doanh, liên kết, biếu tặng…
TÍNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU
1.2.1 Tính giá nguyên vật liệu theo giá thực tế
Giá thực tế hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác cần thiết để có được hàng tồn kho ở vị trí và trạng thái hiện tại.
Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp có nguồn gốc đa dạng, do đó, các yếu tố cấu thành giá gốc của nguyên vật liệu cần được xác định theo từng trường hợp nhập và xuất hàng.
1.2.1.1 Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho: a Giá thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho:
- Trường hợp mua hàng trong nước:
Giá thực tế nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn + Các chi phí thu mua thực tế - Các khoản giảm trừ Trong đó:
Giá ghi trên hoá đơn được xác định:
+ Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua và chi phí khác là giá chưa có thuế GTGT
Doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT trực tiếp hoặc sản xuất hàng hóa không thuộc diện chịu thuế GTGT, hoặc phục vụ cho hoạt động phúc lợi, sự nghiệp, dự án, cần lưu ý rằng giá mua và các chi phí khác đã bao gồm thuế GTGT.
Chi phí thu mua thực tế bao gồm nhiều yếu tố quan trọng như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bao bì, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, cũng như chi phí thuê kho, thuê bãi và tiền phạt liên quan đến lưu kho, lưu bãi.
Các khoản giảm trừ bao gồm: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại
Giá thực tế nhập kho
Giá mua ghi trên hoá đơn
+ Thuế nhập khẩu + Thuế TTĐB
Các chi phí thu mua thực tế Trong đó:
Giá mua hàng nhập khẩu bằng ngoại tệ cần được quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ, nhằm ghi tăng giá trị nguyên vật liệu nhập kho.
Các chi phí liên quan đến việc nhập kho nguyên vật liệu tự chế biến bao gồm lệ phí hải quan, lệ phí bến bãi và các phụ thu của Nhà nước (nếu có).
Giá thực tế nhập kho = Giá thực tế vật liệu xuất kho + chi phí chế biến
Chi phí chế biến bao gồm các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất, như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chế biến nguyên vật liệu Giá thực tế của nguyên vật liệu thuê ngoài để gia công chế biến và nhập kho cũng là một yếu tố quan trọng trong việc tính toán chi phí.
Giá trị nguyên vật liệu (NVL) nhập kho được xác định bằng tổng giá thực tế NVL xuất ngoài gia công và chi phí gia công, chế biến Chi phí thuê ngoài gia công bao gồm tiền thuê gia công và chi phí vận chuyển đến cơ sở gia công Đối với nguyên vật liệu nhận góp liên doanh, vốn cổ phần hoặc thu hồi vốn gốc, giá thực tế được ghi nhận theo giá đã được hội đồng định giá lại và chấp nhận Ngoài ra, giá thực tế của nguyên vật liệu được biếu tặng cũng cần được ghi nhận.
Giá thực tế NVL nhập kho Giá mua trên thị trường những NVL tương đương
Các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc tiếp nhận g Giá thực tế của nguyên vật liệu được cấp:
NVL nhập kho Giá ghi trên sổ của đơn vị trực tiếp hoặc giá được đánh giá lại theo giá trị thuần
Chi phí vận chuyển và bốc dỡ, cùng với các chi phí liên quan trực tiếp khác, ảnh hưởng đến giá thực tế của phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh Giá trị phế liệu này được xác định dựa trên giá ước tính hoặc giá bán trên thị trường.
1.2.1.2 Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho: Để tính giá thực tế hàng xuất kho kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá trị hàng tồn kho sau: a Phương pháp đích danh:
Theo phương pháp này, giá trị hàng tồn kho xuất ra sẽ được xác định dựa trên giá nhập kho của lần nhập cụ thể đó.
Phương pháp này mang lại độ chính xác cao trong tính toán, vì nó xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho dựa trên giả định rằng giá nguyên vật liệu nhập vào sẽ được áp dụng cho giá xuất kho.
Để áp dụng phương pháp bình quân gia quyền, doanh nghiệp cần có điều kiện kho bãi tốt nhằm tách biệt nguyên vật liệu trong các lần nhập khác nhau Phương pháp này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng mặt hàng ít, ổn định và dễ nhận diện.
Giá trị hàng tồn kho được xác định dựa trên giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự ở đầu kỳ, kết hợp với giá trị của hàng hóa được mua hoặc sản xuất trong kỳ.
Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính một trong các phương pháp sau:
- Phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ Đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ
Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Tổng trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ
Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ + Tổng số lượng NVL nhập trong kỳ
- Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập: Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập
Trị giá NVL tồn kho sau mỗi lần nhập
Số lượng NVL tồn kho sau mỗi lần nhập
Phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ có ưu điểm là dễ thực hiện và đơn giản, nhưng độ chính xác không cao Việc tính toán thường dồn vào cuối tháng, điều này có thể ảnh hưởng đến quy trình quyết toán.
THỦ TỤC NHẬP XUẤT KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÁC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN LIÊN QUAN
Bộ phận cung cấp vật tư thực hiện mua hàng dựa trên kế hoạch và hợp đồng đã ký Khi hàng hóa đến, nếu cần thiết, ban kiểm nghiệm vật tư sẽ đánh giá về số lượng, chất lượng và quy cách hàng mua Kết quả kiểm nghiệm sẽ được ghi vào "Biên bản kiểm nghiệm vật tư" Dựa trên hóa đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản, bộ phận cung cấp lập phiếu nhập kho, ghi số lượng thực nhập và giao cho thủ kho Thủ kho sẽ cân, đong, đo, đếm và ghi lại số lượng vào phiếu nhập, đồng thời phản ánh số lượng nhập và tồn vào thẻ kho Nếu phát hiện sai lệch về số lượng hoặc chất lượng, thủ kho phải báo cáo cho bộ phận cung cấp và lập biên bản cùng với người giao hàng Hàng ngày hoặc định kỳ, thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán.
Các bộ phận sử dụng vật tư cần lập phiếu xin lĩnh vật tư dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh Sau khi nhận phiếu xin, bộ phận cung ứng sẽ viết phiếu xuất kho để trình giám đốc phê duyệt Thủ kho sẽ xuất vật tư theo phiếu xuất kho và ghi số thực nhập, đồng thời cập nhật số lượng xuất và tồn kho vào thẻ kho Thủ kho cũng có trách nhiệm chuyển phiếu xuất kho cho phòng kế toán hàng ngày hoặc định kỳ, để kế toán tính giá và ghi vào sổ.
1.3.3 Chứng từ kế toán có liên quan:
Theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, chế độ chứng từ kế toán quy định các chứng từ liên quan đến nguyên vật liệu trong kế toán.
- Phiếu nhập kho: Mẫu số 01-VT
- Phiếu xuất kho: Mẫu số 02-VT
-Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa: Mẫu số 03-VT
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì: Mẫu số 04-VT
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa: Mẫu số 05-VT -Bảng kê mua hàng: Mẫu số 06-VT
Hóa đơn GTGT cần được lập kịp thời và đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung và phương pháp lập Người lập có trách nhiệm đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của các chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU
Chế độ kế toán hiện hành yêu cầu hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán, thực hiện theo các phương pháp quy định.
- Phương pháp thẻ song song
- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Phương pháp sổ số dư
Mỗi phương pháp ghi chép và kiểm tra số liệu kế toán đều mang những ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp Sự lựa chọn phương pháp này phụ thuộc vào quy mô, trình độ quản lý và mức độ ứng dụng cần thiết để nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán.
1.4.1 Phương pháp thẻ song song
Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho nguyên vật liệu về mặt số lượng Khi nhận chứng từ nhập, xuất, thủ kho cần kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ trước khi ghi chép số liệu thực nhập và thực xuất vào thẻ kho Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ đã được phân loại theo từng loại vật liệu cho kế toán.
Tại phòng kế toán, kế toán sử dụng thẻ kế toán chi tiết vật liệu để theo dõi tình hình tồn kho và biến động của từng loại vật liệu, bao gồm cả số lượng và giá trị Việc kiểm tra chính xác các chứng từ nhập, xuất là cần thiết trước khi ghi chép Để đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán cần lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vào cuối tháng dựa trên các thẻ kế toán chi tiết, nhằm phản ánh giá trị của từng loại vật liệu.
Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối tháng mang lại nhiều lợi ích, bao gồm sự đơn giản trong việc ghi chép và đối chiếu số liệu, giúp dễ dàng phát hiện sai sót Phương pháp này còn cung cấp thông tin kịp thời và chính xác về tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng nguyên vật liệu.
Sổ chi tiết vật liệu
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu
Sổ kế toán tổng hợp
Nhược điểm của quy trình hiện tại là sự trùng lặp trong việc ghi chép số lượng giữa kho và phòng kế toán, dẫn đến khó khăn trong việc kiểm tra Hơn nữa, kế toán chỉ thực hiện đối chiếu vào cuối tháng, điều này hạn chế khả năng phát hiện sai sót kịp thời.
1.4.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu về mặt số lượng
Tại phòng kế toán, khi nhận chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho, kế toán vật tư lập bảng kê nhập và xuất Thay vì mở thẻ chi tiết vật tư, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và giá trị từng danh điểm vật tư theo kho Sổ này được mở vào cuối tháng dựa trên các bảng kê nhập, xuất, với mỗi bảng kê ghi một dòng cho cả số lượng và giá trị Cuối tháng, kế toán sẽ cộng sổ cột số lượng để đối chiếu với thẻ kho và cột giá trị để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp.
Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất
Sổ kế toán tổng hợp Ưu điểm: Giảm nhẹ việc ghi chép của kế toán do chỉ ghi một lần vào cuối tháng
Nhược điểm của việc ghi sổ kế toán là sự trùng lặp với thủ kho về mặt số lượng, dẫn đến việc kiểm tra đối chiếu chỉ diễn ra vào kỳ kế toán, từ đó hạn chế chức năng của kế toán.
1.4.3 Phương pháp sổ số dư
Thủ kho dựa vào chứng từ gốc để ghi vào thẻ kho và tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất theo từng danh điểm nguyên vật liệu Sau đó, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển cho kế toán kèm theo các chứng từ liên quan Cuối tháng, thủ kho phải phản ánh số lượng vật liệu tồn theo từng danh điểm vào sổ số dư, sổ này được kế toán mở cho từng kho và sử dụng trong cả năm Trước ngày cuối tháng, kế toán cung cấp sổ số dư cho thủ kho để ghi chép, và sau đó thủ kho gửi lại cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền theo giá hạch toán.
Tại phòng kế toán, kế toán tổng hợp số lượng nhập, xuất của từng loại nguyên vật liệu từ các chứng từ nhận được khi kiểm tra kho định kỳ 3, 5 hoặc 10 ngày Họ sử dụng phiếu giao nhận chứng từ và giá hạch toán để tính thành tiền nguyên vật liệu theo từng danh điểm Cuối kỳ, kế toán đối chiếu số dư từ thủ kho với tồn kho trong sổ sách và bảng lũy kế nhập – xuất – tồn Từ bảng lũy kế này, kế toán lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp.
Sơ đồ1.3: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối tháng giúp giảm khối lượng ghi chép hàng ngày, khi kế toán chi tiết vật liệu chỉ theo dõi giá trị của từng nhóm vật tư, từ đó tránh trùng lặp với thủ kho Điều này đảm bảo công việc kế toán được thực hiện đều đặn trong suốt tháng.
Một trong những nhược điểm chính là khó khăn trong việc xác định nguyên nhân khi tiến hành đối chiếu để phát hiện sai sót Điều này cũng đòi hỏi kế toán viên phải có trình độ quản lý cao để có thể xử lý hiệu quả các vấn đề phát sinh.
KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU
Theo chế độ kế toán hiện hành, doanh nghiệp có hai phương pháp kế toán hàng tồn kho Việc lựa chọn phương pháp này dựa trên đặc điểm, tính chất, số lượng và chủng loại vật tư của doanh nghiệp.
Bảng kê nhập xuất tồn
Sổ kế toán tổng hợp
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Bảng lũy kế xuất chọn phương pháp phù hợp
1.5.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kê khai thường xuyên là cách thức theo dõi và ghi nhận liên tục tình hình hàng tồn kho, bao gồm cả sự biến động tăng giảm của từng loại hàng hóa Phương pháp này giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác và kịp thời trạng thái hàng tồn kho để đưa ra quyết định quản lý hiệu quả.
Phương pháp này cho phép kế toán xác định chính xác lượng nhập, xuất và tồn kho của từng loại hàng hóa, đặc biệt là nguyên vật liệu, tại bất kỳ thời điểm nào.
Phương pháp này mang lại lợi ích về việc cung cấp thông tin kịp thời và chính xác về biến động hàng tồn kho Tuy nhiên, nếu có sự chênh lệch giữa số liệu kiểm kê và số liệu tính toán, giá trị sản xuất theo chứng từ kế toán sẽ không phản ánh đúng giá vốn thực tế, dẫn đến việc kế toán trở nên phức tạp và tốn nhiều công sức để điều chỉnh Do đó, phương pháp này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn.
Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu” : tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm của nguyên vật liệu trong kho
Kết cấu và nội dung phản ánh vủa TK152:
Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho bao gồm các nguồn như mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, hoặc nhận góp vốn liên doanh.
- Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê
Giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được sử dụng cho sản xuất, kinh doanh, bán hàng, thuê gia công, chế biến, hoặc góp vốn.
- Trị giá nguyên vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua
- Chiết khấu thương mại nguyên vật liệu khi mua được hưởng
- Trị giá nguyên vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê
Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ
Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” được sử dụng để ghi nhận giá trị của các vật tư và hàng hóa đã mua nhưng vẫn đang trong quá trình vận chuyển hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng chưa được nhập kho.
Kết cấu và nội dung phản ánh vủa TK151:
Bên Nợ: - Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường
Bên Có: - Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng
Số dư bên Nợ: Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua nhưng còn đang đi đường
Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng các tài khoản lien quan khác như:
- TK133 “Thuế GTGT được khấu trừ”
- TK331 “Phải trả người bán”
- TK112 “Tiền gửi ngân hàng”
- TK154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”
Sơ đồ 1.4: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
111,112,151,331… 152 154,642,241 Nhập kho NVL mua ngoài Xuất NVL dùng cho SXKD,XDCB
Chi phí thu mua,bốc xếp,vận 154 chuyển NVL mua ngoài Xuất NVL thuê ngoài, gia công chế biến
Nhập kho NVL tự chế, thuê ngoài 133 gia công, chế biến (nếucó) 111,112,331… 333(3333,3332) giảm giá NVL mua vào, trả lại
Thuế NK, thuế TTĐB NVL nhập NVL cho người bán, CKTM khẩu phải nộp NSNN
333(33312) 632 Thuế GTGT NVL nhập khẩu phải nộp Xuất bán NVL,hao hụt trong định mức
(nếu không được khấu trừ)
411 142,242 Nhận vốn góp liên doanh = NVL NVL xuất dùng cho SXKD phải phân bổ dần
3381 1381 NVL thừa phát hiện khi kiểm kê NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê
711 NVL được tặng thưởng, viện trợ
1.5.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ không theo dõi liên tục tình hình biến động của hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ thông qua kiểm kê cuối kỳ để xác định lượng tồn kho thực tế Đối với hàng tồn kho tăng, kế toán ghi nhận thường xuyên qua tài khoản riêng là TK 611 “Mua hàng”, trong khi hàng tồn kho giảm chỉ được ghi vào sổ một lần vào cuối kỳ, dựa trên kết quả kiểm kê để xác định lượng hàng tồn kho xuất dùng trong kỳ.
Giá trị vật liệu, dụng cụ, sản phẩm xuất dùng trong kỳ
Giá trị vật liệu, dụng cụ, sản phẩm còn lại chưa sử dụng đầu kỳ
Tổng giá trị vật liệu, dụng cụ, sản phẩm tăng thêm trong kỳ
Phương pháp ghi chép giá trị vật liệu, dụng cụ và sản phẩm chưa sử dụng cuối kỳ có ưu điểm là đơn giản và gọn nhẹ, giúp số liệu kế toán luôn khớp với thực tế mà không cần đối chiếu với số lượng kiểm kê Tuy nhiên, nhược điểm lớn của phương pháp này là không thể hiện rõ giá trị vật liệu xuất dùng hay xuất bán cho từng đối tượng và nhu cầu khác nhau, đồng thời không theo dõi được số mất mát hay hư hỏng Phương pháp này phù hợp với các đơn vị sản xuất quy mô nhỏ hoặc doanh nghiệp có nhiều mặt hàng giá trị thấp.
Tài khoản 611 “Mua hàng” giúp theo dõi tình hình thu mua nguyên vật liệu, bao gồm việc tăng giảm số lượng và giá thực tế (giá mua cùng chi phí thu mua) Tài khoản này có thể được mở chi tiết cho từng loại vật liệu, mang lại cái nhìn rõ ràng về chi phí và quản lý nguồn cung.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 611:
Bên Nợ: - Kết chuyển giá gốc hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê)
- Giá gốc hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ mua vào trong kỳ; hàng hóa đã bán bị trả lại…
Bên Có: - Kết chuyển giá gốc hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê)
Giá gốc của hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ và dụng cụ được sử dụng trong kỳ, cũng như giá gốc của hàng xuất bán (chưa xác định đã bán trong kỳ) là những yếu tố quan trọng trong việc quản lý tài chính và kế toán.
- Giá gốc nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa mua vào trả lại cho người bán hoặc được giảm giá
Tài khoản 611 không có số dư cuối kì
Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu” theo dõi giá trị hiện có và tình hình tăng giảm của nguyên vật liệu theo giá thực tế Tài khoản này cho phép mở chi tiết cho từng loại và từng nhóm nguyên vật liệu, đáp ứng yêu cầu quản lý hiệu quả.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK152:
Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ được ghi nhận ở bên Nợ, trong khi bên Có phản ánh kết chuyển giá trị thực tế của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ.
Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ
Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” được sử dụng để theo dõi các nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã mua hoặc đồng ý mua, những nguyên vật liệu này đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng vẫn chưa được nhập kho vào cuối tháng.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK151:
Bên Nợ: - Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, vật tư mua đang đi đường cuối kỳ
Bên Có: - Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, vật tư mua đang đi đường đầu kỳ
Số dư bên Nợ: Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua nhưng còn đang đi đường
Sơ đồ 1.5: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
151,152 611 151,152 Đầu kì kết chuyển giá trị NVL Cuối kì kết chuyển giá trị
NVL tồn kho theo kiểm kê
Nhập kho NVL mua ngoài (nếu có) 111,112,331
133 Giảm giá hàng mua hoặc trả
Thuế GTGT(nếu có) lại người bán, CKTM
Chi phí thu mua,bốc xếp vận chuyển NVL mua ngoài
Thuế NK, thuế TTĐB của NVL Xuất NVL dung cho SXKD nhập khẩu phải nộp NSNN XDCB
Thuế GTGT NVL NK phải nộp Xuất bán NVL (nếu không được khấu trừ)
Nhận vốn góp liên doanh bằng Kiểm kê thiếu hụt, mất mát
NVL phát hiện thừa khi kiểm kê
KẾ TOÁN DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ HÀNG TỒN KHO
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được quy định trong chuẩn mực kế toán số 02 về hàng tồn kho như sau:
Cuối kỳ kế toán, nếu giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho thấp hơn giá gốc, cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Số dự phòng này là chênh lệch giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện Việc lập dự phòng được thực hiện theo từng mặt hàng tồn kho, và đối với dịch vụ cung cấp dở dang, dự phòng giảm giá cũng được tính theo từng loại dịch vụ với mức giá riêng biệt.
Việc ước tính giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho cần dựa trên bằng chứng tin cậy tại thời điểm ước tính Cần tính đến biến động giá cả và chi phí trực tiếp liên quan đến các sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc năm tài chính, với các sự kiện này được xác nhận theo điều kiện hiện tại Ngoài ra, mục đích của việc dự phòng giảm giá hàng tồn kho cũng phải được xem xét trong quá trình ước tính.
Nguyên liệu, vật liệu, và công cụ dụng cụ dự trữ cho sản xuất không được đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm bán ra có giá bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuất Khi giá nguyên liệu giảm, nếu giá thành sản xuất cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện, thì nguyên liệu và công cụ tồn kho sẽ được đánh giá giảm xuống bằng giá trị thuần có thể thực hiện Để hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán sử dụng tài khoản TK1593 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” để phản ánh các khoản dự phòng cần lập khi có bằng chứng về sự giảm giá của giá trị thuần so với giá gốc hàng tồn kho.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 159:
Bên Nợ: - Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ
- Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã sử dụng trong kỳ
Bên Có: - Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ
Số dư bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ
Theo thông tư 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 của Bộ Tài chính, nếu giá gốc hàng tồn kho vượt quá giá trị thuần có thể thực hiện được, doanh nghiệp cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Mức trích, lập dự phòng tính theo công thức sau:
Mức dự phòng giảm giá vật liệu = Số vật liệu tồn kho cuối kỳ x Mức giảm giá vật liệu Trong đó :
Mức giảm giá vật liệu = Giá trị ghi sổ của NVL -
Giá trị thuần có thể thực hiện được của
Nếu số dự phòng giảm giá giảm xuống bằng số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ không cần phải trích lập thêm khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán
Có TK 1593: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Nếu khoản dự phòng phải trích lập vượt quá số dư dự phòng giảm giá hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể tính thêm phần chênh lệch này vào giá vốn hàng bán trong kỳ.
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)
Có TK 1593 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, doanh nghiệp cần hoàn nhập phần chênh lệch này và ghi giảm giá vốn hàng bán.
Nợ TK 1593 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632 : Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)
TỔ CHỨC SỔ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP
Doanh nghiệp có thể chọn hình thức kế toán phù hợp với quy mô hoạt động của mình dựa trên 5 loại sổ kế toán khác nhau.
- Hình thức kế toán Nhật ký chung
- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
1.7.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung là tất cả các nghiệp cụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp cụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh
Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ sau:
- Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký đặc biệt
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra, ghi chép nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung Sau đó, dựa vào số liệu trên sổ Nhật ký chung, tiến hành ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, việc ghi chép sẽ được thực hiện đồng thời.
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ nhật ký đặc biệt
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính yêu cầu ghi chép các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan Nếu đơn vị sử dụng các sổ Nhật ký đặc biệt, hàng ngày cần ghi nhận nghiệp vụ phát sinh dựa trên chứng từ Định kỳ từ 3 đến 10 ngày hoặc cuối tháng, tùy theo khối lượng nghiệp vụ, cần tổng hợp số liệu từ các sổ Nhật ký đặc biệt để ghi vào các tài khoản tương ứng trên Sổ cái.
Cuối tháng, quý hoặc năm, cần tổng hợp số liệu từ Sổ cái để lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra và đối chiếu, đảm bảo số liệu trên Sổ cái khớp đúng với Bảng tổng hợp chi tiết, từ đó sử dụng để lập Báo cáo tài chính.
1.7.2 Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ cái Căn cứ để ghi sổ nhật ký sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hình thức sổ kế toán Nhật ký – Sổ cái gồm các loại sổ kế toán sau:
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Hàng ngày, kế toán dựa vào các chứng từ hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi sổ Trước tiên, kế toán xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có, sau đó thực hiện ghi chép vào sổ Nhật ký và Sổ cái.
Mỗi chứng từ kế toán được ghi nhận trên một dòng trong cả phần Nhật ký và Sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được sử dụng cho các chứng từ cùng loại như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập, thường phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc theo chu kỳ từ 1 đến 3 ngày.
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết NHẬT KÝ SỔ CÁI
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi ghi sổ Nhật ký – Sổ cái sẽ được sử dụng để ghi vào các sổ và thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp toàn bộ chứng từ vào sổ Nhật ký và Sổ cái, sau đó cộng số liệu từ cột số phát sinh trong Nhật ký và các cột Nợ, Có trong Sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Dựa vào số phát sinh của các tháng trước và tháng hiện tại, kế toán tính số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng Từ số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng, kế toán xác định số dư cuối tháng cho từng tài khoản trên Nhật ký – Sổ cái.
Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong sổ Nhật ký –
Sổ cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền của cột
Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các tài khoản
Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cần được khóa sổ để tính tổng số phát sinh Nợ, phát sinh Có và xác định số dư cuối tháng cho từng đối tượng Dựa vào số liệu đã khóa sổ, lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản Số liệu trong “Bảng tổng hợp chi tiết” sẽ được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật ký – Sổ cái.
Sau khi khóa sổ, số liệu trên Nhật ký – Sổ cái và “Bảng tổng hợp chi tiết” sẽ được kiểm tra và đối chiếu Nếu các số liệu khớp và chính xác, chúng sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính.
1.7.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái
Chứng từ ghi sổ được kế toán lập dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ kế toán có cùng loại và nội dung kinh tế tương đồng.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm và có chứng từ kế toán đính kèm
Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Hình thức chứng từ ghi sổ bao gồm các loại sổ sau:
- Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Hàng ngày, kế toán sử dụng các chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ này là cơ sở để ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được chuyển vào Sổ cái Các chứng từ liên quan đến đối tượng kế toán chi tiết sẽ được ghi vào sổ và thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng, kế toán thực hiện khóa sổ để tổng hợp số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bao gồm tổng số phát sinh Nợ, Có và số dư từng tài khoản trên sổ cái Dựa vào số liệu này, thẻ kế toán chi tiết sẽ lập bảng tổng hợp chi tiết Sau khi đối chiếu và xác nhận khớp đúng, số liệu từ Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính.
1.7.4 Hình thức sổ kế toán Nhật ký – Chứng từ
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN AN PHÚ
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN AN PHÚ
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty Trách nhiệm hữu hạn An Phú (APC) được thành lập với 3 thành viên và đã được Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh lần đầu vào ngày 21 tháng 9 năm 2000 Công ty cũng đã thực hiện đăng ký thay đổi lần thứ 4 vào ngày 22 tháng 10.
2010 với nhiều ngành nghề kinh doanh
- Tên công ty viết bằng tiếng Việt: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN AN PHÚ
- Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: AN PHU CO.,LTD
- Trụ sở chính: Số 43/282 Đà Nẵng, phường Vạn Mỹ, quận Ngô Quyền, Hải Phòng
+ Sản xuất, gia công giầy, dép, quần áo, các sản phẩm da, giả da, vải bạt xuất khẩu và tiêu dùng nội địa
+ Đại lý buôn bán giầy, dép, quần áo, các sản phẩm bằng da, giả da và vải các loại
+ Đại lý mua bán vật tư hàng hóa, thiết bị máy móc phục vụ sản xuất
+ Đào tạo công nhân may và sửa chữa máy may công nghiệp
+ Sản xuất, mua bán nguyên vật liệu, máy móc, trang thiết bị phục vụ cho sản xuất bia, nước giải khát; sản xuất bia, nước giải khát
Công ty hoạt động trong nhiều lĩnh vực kinh doanh, nhưng chủ yếu tập trung vào sản xuất giày dép Đây là ngành đang phát triển nhanh chóng và phải đối mặt với áp lực cạnh tranh lớn Tuy nhiên, với nhu cầu tiêu dùng ngày càng tăng trên thị trường, công ty đã đáp ứng tốt các yêu cầu về sản phẩm giày dép hiện nay.
2.1.2 Quy trình công nghệ sản xuất
Việc tổ chức sản xuất hợp lý và khoa học theo công nghệ của từng công ty là rất quan trọng để đạt hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh Mỗi loại hình sản xuất và công nghệ khác nhau yêu cầu phương pháp tổ chức và quản lý riêng, đồng thời bộ máy kế toán cũng cần phù hợp với đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp Đặc điểm tổ chức của công ty phụ thuộc vào quy mô sản xuất lớn, sự đa dạng về chủng loại sản phẩm và độ phủ thị trường trong nước cũng như quốc tế.
Quy trình sản xuất diễn ra liên tục, trong đó nguyên liệu chính được chế biến theo một trình tự nhất định từ giai đoạn đầu đến giai đoạn cuối.
Sơ đồ 2.1: Quy trình sản xuất:
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý quá trình sản xuất kinh doanh tại công ty TNHH An Phú
Công ty Trách nhiệm hữu hạn An Phú áp dụng mô hình cơ cấu trực tuyến, với Ban giám đốc đứng đầu và các phòng ban dưới quyền Mỗi cấp quản lý trong mô hình này đều có một thủ trưởng toàn năng, chịu trách nhiệm điều hành toàn diện các hoạt động của cấp mình Càng ở vị trí quản lý cao, yêu cầu về sự tập trung và trách nhiệm càng lớn.
Nguyên vật liệu Kho NVL Phân xưởng pha-cắt
Phân xưởng may Sản phẩm nhập kho
Phân xưởng hoàn chỉnh quyết nhiều hơn các vấn đề chiến lược như hoạch định chiến lược tổ chức cán bộ
Sơ đồ2.2: Bộ máy quản lý của Công ty
Qua sơ đồ tổ chức ta có thể thấy được chức năng của từng các bộ phận trong công ty:
Giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên và các cơ quan hữu quan về việc bảo toàn và phát triển vốn, cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Phó Giám đốc có nhiệm vụ hỗ trợ Giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất và điều hành hoạt động sản xuất tại công ty Người này chịu trách nhiệm kiểm soát máy móc, thiết bị sản xuất, chất lượng sản phẩm, an toàn lao động và phòng chống cháy nổ Đồng thời, Phó Giám đốc cũng phải giữ gìn bản quyền, bí quyết công nghệ và kiểu dáng mẫu Hơn nữa, vị trí này còn khuyến khích sáng kiến cải tiến kỹ thuật, phát minh, sáng chế và khả năng sáng tạo của tất cả các thành viên trong công ty.
Trợ lý Giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn và hỗ trợ Ban Giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất Họ cũng có trách nhiệm đại diện cho Ban Giám đốc để giải quyết các vấn đề khi được ủy quyền.
Trợ lý Giám đốc PHÓ GIÁM ĐỐC
PX cơ điện Phòng bảo vệ
Chịu trách nhiệm hỗ trợ Ban Giám Đốc trong các lĩnh vực kế toán tài chính, tổ chức hành chính, xuất nhập khẩu, quản lý vật tư và công đoàn của Công ty, đồng thời đảm nhận việc quản lý quỹ của Công ty.
Văn phòng Tổng hợp gồm có vị trí sau:
- Phòng kĩ thuật công nghệ:
Phòng Kỹ thuật chịu trách nhiệm về các công tác:
+ Trợ giúp Giám đốc đỉều hành các vấn đề liên quan đến Kỹ thuật công nghệ
+ Đảm bảo kỹ thuật công nghệ đáp ứng được yêu cầu sản xuất
+ Thiết kế mới và phát triển thiết kế theo mẫu yêu cầu của khách hàng + Xây dựng quy trình công nghệ, định mức lao động và vật tư
+ Kiểm tra chất lượng vật tư và sản phẩm Kiểm soát, kiểm định thiết bị, dụng cụ đo lường
Bộ phận kho chịu trách nhiệm về công tác:
+ Quản lý kho vật tư và kho thành phẩm của Công ty
+ Nhập - xuất vật tư và sản phẩm đảm bảo phục vụ yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty
+ Quản lý vật tư và sản phẩm đảm bảo không thay đổi về số lượng và chất lượng trong suốt quá trình lưu kho
Phân xưởng Cơ điện đảm nhiệm quản lý các vấn đề liên quan đến điện và nước, cùng với việc sửa chữa và bảo dưỡng thiết bị sản xuất của Công ty, nhằm đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu phục vụ sản xuất.
Phân xưởng pha-cắt đảm nhiệm việc thực hiện công tác pha cắt và in xoa, nhằm đáp ứng các yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty theo lệnh sản xuất.
Phân xưởng may đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các công việc may theo lệnh sản xuất, nhằm đáp ứng các yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty.
Phân xưởng hoàn chỉnh đảm nhận trách nhiệm thực hiện công việc theo lệnh sản xuất, nhằm đáp ứng các yêu cầu sản xuất và kinh doanh của Công ty.
Phòng bảo vệ có nhiệm vụ đảm bảo an ninh trật tự và an toàn lao động cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty Ngoài ra, phòng còn thực hiện công tác phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt, vệ sinh công nghiệp và chăm sóc đời sống, bao gồm việc tổ chức ăn ca cho CBCNV.
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN AN PHÚ
2.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp bao gồm đội ngũ nhân viên kế toán và các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc ghi chép và tính toán Nó cung cấp thông tin quan trọng hỗ trợ công tác quản lý hiệu quả trong doanh nghiệp.
Sơ đồ2.3: Bộ máy kế toán tại công ty TNHH An Phú:
Kế toán trưởng là người đứng đầu trong việc chỉ đạo các bộ phận kế toán, đảm bảo tổ chức và luân chuyển chứng từ sổ sách hiệu quả Họ chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý cấp trên và giám đốc công ty về tình hình tài chính cũng như công tác kế toán của doanh nghiệp, đồng thời có nhiệm vụ quản lý và điều hành các hoạt động liên quan.
Kế toán kho Thủ quỹ thực hiện kế toán tài chính theo chức năng chuyên môn, quản lý vật tư và tiền vốn trong công ty theo quy định tài chính của nhà nước Kế toán trưởng tổng hợp số liệu hạch toán, kiểm tra độ chính xác để lập bảng cân đối tài khoản, báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán thuế cho cơ quan nhà nước Đồng thời, ghi chép và phản ánh số lượng, chất lượng, hiện trạng và giá trị tài sản cố định (TSCĐ) hiện có, theo dõi tình hình mua bán, thanh lý TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ.
Kế toán kho đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho hàng hóa Nhiệm vụ của họ bao gồm tập hợp các chi phí liên quan để xác định giá thành sản phẩm và kết quả kinh doanh trong kỳ Ngoài ra, kế toán kho còn tính lương cho người lao động, thực hiện hạch toán và trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn theo tỷ lệ quy định Họ cũng theo dõi tình hình thanh toán của công ty với khách hàng và nhà cung cấp, đồng thời ghi chép tình hình thu, chi tiền mặt tại quỹ, các khoản vay và trả nợ ngân hàng.
Thủ quỹ có trách nhiệm bảo quản kho tiền mặt của công ty, đảm bảo an toàn và tránh mất mát, thiếu hụt Họ cũng theo dõi tình hình thu chi tiền mặt dựa trên các chứng từ hợp lệ và hợp lý trong công ty.
2.2.2 Đặc điểm chế độ và chính sách kế toán tại công ty TNHH An Phú
2.2.2.1 Chính sách kế toán áp dụng
Công ty áp dụng chế độ kế toán dựa trên nguyên tắc giá gốc, tuân thủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam và thực hiện theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Niên độ kế toán diễn ra từ ngày 01/01/N đến 31/12/N, áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung, và đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng.
Phương pháp tính thuế được công ty áp dụng kê khai và nộp thuế theo phương pháp khấu trừ
Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
2.2.2.2 Hình thức sổ kế toán áp dụng
Công ty áp dụng hệ thống sổ kế toán Nhật ký chung, mang lại sự thuận tiện và phù hợp với quy mô hoạt động, giúp đảm bảo thông tin được xử lý nhanh chóng, chính xác và kịp thời Hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán được thiết lập theo quy định, phản ánh đúng đặc điểm của xí nghiệp, bao gồm Nhật ký chung, Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
-Hóa đơn GTGT -Phiếu nhập kho, xuất kho
Sổ nhật ký đặc biệt
Sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
2.3.1 Đặc điểm, phân loại và tình hình sử dụng vật liệu tại công ty TNHH
Công ty TNHH An Phú chuyên sản xuất với quy mô lớn và đa dạng chủng loại sản phẩm, dẫn đến việc sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau Điều này đặt ra yêu cầu quan trọng về quản lý và hạch toán trong các quy trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu.
Do sự linh động trong kế hoạch sản xuất, việc biến động của vật liệu là điều thường xuyên xảy ra Để quản lý hiệu quả, việc phân loại vật liệu là cần thiết Dựa trên vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, công ty đã chia vật liệu thành nhiều loại khác nhau.
-Vật liệu chính: gồm các loại da tự nhiên các loại, giả da các loại, vải, đế các loại, dây giầy
-Vật liệu phụ: gồm các loại khuy, tem các loại, keo, băng dính, chỉ, giấy độn giầy…
-Nhiên liệu: Điện, xăng, dầu công nghiệp…
-Phụ tùng thay thế: Máy khâu, vòng bi, ốc vít
-Văn phòng phẩm: Giấy, mực in, bút bi, máy tính… các đồ dùng phục vụ cho công tác văn phòng
-Bao bì đóng gói: hộp con, hộp carton, bao PP, túi PE
-Phế liệu: phế liệu được nhập từ sản xuất là loại hư hỏng, kém chất lượng
Cách phân loại vật tư hiện tại phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, nhưng việc chưa xây dựng sổ danh điểm vật tư và thiếu tiêu thức trong việc đặt mã hiệu quản lý đã gây khó khăn cho việc hạch toán chi tiết.
Nguyên vật liệu tại công ty được xác định theo nguyên tắc giá thực tế, tuân thủ quy định của chuẩn mực kế toán hiện hành Đặc biệt, nguồn cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu đến từ thị trường nội địa.
Xác định giá nhập kho:
Giá mua ghi trên hóa đơn của người bán
+ Chi phí thu mua thực tế _
Các khoản giảm giá, CKTM, hàng mua bị trả lại Trong đó:
Giá ghi trên hóa đơn của người bán: là giá chưa có thuế
Chi phí thu mua thực tế gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ…
Vào ngày 24/01/2011, Công ty đã tiến hành mua 126kg da váng từ Công ty TNHH Từ Sơn với đơn giá 40.000 đ/kg chưa bao gồm thuế GTGT Sau khi kiểm tra, giá thực tế của lô hàng này đã được xác nhận dựa trên chất lượng và số lượng.
Xác định giá xuất kho:
Công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước
Theo phương pháp này, giá thực tế của hàng xuất kho sẽ được xác định dựa trên giá của hàng nhập kho trước đó Phương pháp này được duy trì áp dụng trong suốt niên độ kế toán.
Ví dụ: Ngày 12/01/2011 xuất 125kg da váng để sản xuất sản phẩm
- Tồn đầu kỳ: 54.240.000 đồng ( 1356kg x 40.000 đồng)
- Giá xuất kho: 5.000.000 đồng (125kg x 40.000 đồng)
Do có số lượng nguyên vật liệu lớn, đa dạng chủng loại và giá trị cao, công ty đã áp dụng phương pháp kế toán kho tổng hợp (KKTX) để ghi chép và quản lý nguyên vật liệu Phương pháp này giúp cung cấp thông tin chính xác và kịp thời về tình hình nhập, xuất và tồn kho, phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý.
Công ty áp dụng tài khoản TK152 - "Nguyên vật liệu" để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, mở chi tiết theo từng loại vật tư nhằm thuận tiện cho việc quản lý và kiểm tra số liệu Bên cạnh đó, công ty cũng sử dụng các tài khoản liên quan như TK111, TK112, TK331 để hỗ trợ công tác kế toán.
2.3.3 Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu
2.3.3.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Dựa vào phiếu đề nghị mua vật tư đã được Giám đốc phê duyệt, bên cung ứng sẽ tổ chức thu mua hoặc ký hợp đồng Khi nguyên vật liệu được giao, ban kiểm nghiệm sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn và đối chiếu với hợp đồng, đồng thời kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa Sau khi nhận được sự đồng ý từ ban kiểm nghiệm, cán bộ cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho dựa trên hóa đơn và số liệu thực nhập, sau đó thủ kho sẽ tiến hành nhập nguyên vật liệu vào kho.
Biên bản kiểm nghiệm vật tư là tài liệu quan trọng để xác định số lượng, quy cách và chất lượng của vật tư, sản phẩm, hàng hóa trước khi nhập kho, đồng thời làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản Biên bản này được lập thành hai bản: một bản gửi cho bộ phận cung ứng và một bản cho phòng kế toán Nếu phát hiện vật tư, sản phẩm, hàng hóa không đúng số lượng, chất lượng, quy cách hoặc chủng loại so với hóa đơn, công ty sẽ lập thêm một bản kèm theo chứng từ liên quan để gửi cho bên cung cấp nhằm giải quyết vấn đề.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, bao gồm chữ ký của Giám đốc, kế toán, bộ phận kế hoạch, người giao hàng và thủ kho Một liên được giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho và chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán Liên thứ hai được lưu trữ tại phòng vật tư, trong khi liên thứ ba được gửi kèm hóa đơn cho kế toán để thanh toán với người bán.
Dựa trên phiếu đề nghị mua vật tư (Biểu 2.1.a), khi nhập da váng theo hóa đơn số 42 của công ty TNHH Từ Sơn ngày 14/01/2011 (Biểu 2.2.a), bộ phận cung ứng vật tư sẽ lập phiếu nhập kho số 08 (Biểu 2.4.a) dựa vào hóa đơn và Biên bản kiệm nghiệm tương ứng (Biểu 2.3.a).
Dựa vào phiếu đề nghị mua vật tư (Biểu 2.1.b) và hóa đơn số 50 của công ty An Thịnh ngày 15/01/2011 (Biểu 2.2.b), khi nhập hộp con và hộp carton, bộ phận cung ứng vật tư sẽ lập phiếu nhập kho số 09 (Biểu 2.4.b) dựa trên hóa đơn và Biên bản kiệm nghiệm tương ứng (Biểu 2.3.b).
Công ty TNHH An Phú
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do - Hạnh phúc
-*** - ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƢ
Họ và tên: Nguyễn Thị Yến
Bộ phận: Pha cắt Đề nghị Ban Giám đốc duyệt mua một số vật tư để sản xuất sản phẩm
Với số lượng cụ thể như sau:
STT Vật tư, hàng hóa ĐVT Số lượng Ghi chú
Giám đốc duyệt Người đề nghị
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
0000042 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Từ Sơn Địa chỉ: Số 536A Minh Khai, Hà Nội
Số tài khoản:……… Điện thoại:……… MS: 0200105775
Họ tên người mua hàng: Trần Duy Hưng
Tên đơn vị: Công ty TNHH An Phú Địa chỉ: Số 43/282 Đà Nẵng, Ngô Quyền, Hải Phòng
Hình thức thanh toán: chưa thanh toán MS: 0200414248
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng: 26.840.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.684.000
Tổng cộng tiền thanh toán 29.524.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi chín triệu năm trăm hai mươi bốn nghìn đồng chẵn./
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn)
Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
-Theo quyết định số 16/QĐ ngày 14 tháng 01 năm 2011
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 42 ngày 14 tháng 01 năm 2011
+ Ông Bùi Văn Dịnh Trưởng ban
+ Ông Cao Thắng Uỷ viên
+ Bà Phạm Thị Yến Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại:
Tên vật tư, hàng hóa
Phương thức kiểm nghiệm ĐVT
Số lượng theo chứng từ
Số lượng đúng quy cách phẩm chất
Số lượng không đúng quy cách phẩm chất
1 Da váng Cân Kg 671 671 Ý kiến của tổ kiểm nghiệm : Hàng đủ tiêu chuẩn nhập kho Đại diện kĩ thuật Thủ kho Trưởng ban
(đã ký) (đã ký) (đã ký)
Công ty TNHH An Phú
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của bộ trưởng BTC)
Công ty TNHH An Phú
Số 43/282 Đà Nẵng-NQ-HP
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
Họ tên người giao hàng : Trần Duy Hưng
Theo HĐGTGT số : 42 ngày 14 tháng 01 năm 2011 của Công ty TNHH Từ Sơn
STT Tên vật tư Mã số ĐVT
Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi sáu triệu tám trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn./
Giám đốc Kế toán Kế hoạch Người giao hàng Thủ kho
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Công ty TNHH An Phú
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do - Hạnh phúc
-*** - ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƢ
Họ và tên: Nguyễn Thị Hương
Bộ phận: Hoàn chỉnh Đề nghị Ban Giám đốc duyệt mua một số vật tư để sản xuất
Với số lượng cụ thể như sau:
STT Vật tư, hàng hóa ĐVT Số lượng Ghi chú
Giám đốc duyệt Người đề nghị
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
0000050 Đơn vị bán hàng: Công ty An Thịnh Địa chỉ: Số 56 Hùng Vương – Hồng Bảng – Hải Phòng
Số tài khoản:……… Điện thoại:……… MS: 0200105578
Họ tên người mua hàng: Bùi Mạnh Hùng
Tên đơn vị: Công ty TNHH An Phú Địa chỉ: Số 43/282 Đà Nẵng, Ngô Quyền, Hải Phòng
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 0200414248
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng: 1.710.828 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 171.083
Tổng cộng tiền thanh toán 1.881.911
Số tiền viết bằng chữ: Một triệu tám trăm tám mươi mốt nghìn chín trăm mười một đồng./
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn)
Công ty TNHH An Phú
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của bộ trưởng BTC)
Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
-Theo quyết định số 17/QĐ ngày 15 tháng 01 năm 2011
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 50 ngày 15 tháng 01 năm 2011
+ Ông Bùi Văn Dịnh Trưởng ban
+ Ông Cao Thắng Uỷ viên
+ Bà Phạm Thị Yến Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại:
Tên vật tư, hàng hóa
Phương thức kiểm nghiệm ĐVT
Số lượng theo chứng từ
Số lượng đúng quy cách phẩm chất
Số lượng không đúng quy cách phẩm chất
2 Hộp carton Đếm Cái 42 42 Ý kiến của tổ kiểm nghiệm : Hàng đủ tiêu chuẩn nhập kho Đại diện kĩ thuật Thủ kho Trưởng ban
(đã ký) (đã ký) (đã ký)
Công ty TNHH An Phú
Số 43/282 Đà Nẵng-NQ-HP
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
Họ tên người giao hàng : Bùi Mạnh Hùng
Theo HĐGTGT số 50 ngày 15 tháng 01 năm 2011 của Công ty An Thịnh
Nhập tại kho: Bao bì
Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một triệu bẩy trăm mười nghìn tám trăm hai mươi tám đồng
Giám đốc Kế toán Kế hoạch Người giao hàng
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
2.3.3.2 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Công ty TNHH An Phú chuyên sản xuất, vì vậy vật liệu chủ yếu được sử dụng cho phân xưởng sản xuất, phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm theo kế hoạch đã duyệt Các bộ phận có nhu cầu vật tư sẽ viết phiếu lĩnh và trình lên trưởng phòng vật tư Trưởng phòng vật tư dựa vào kế hoạch sản xuất để lập phiếu xuất vật tư Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên.
Liên 1: lưu tại phòng vật tư
Liên 2: giao cho thủ kho ghi vào thẻ kho, hàng ngày thủ kho chuyển cho kế toán vật tư để tính giá hoàn chỉnh phiếu xuất lấy số liệu ghi sổ kế toán
Liên 3: giao cho người nhận vật tư chuyển về bộ phận sử dụng
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH AN PHÚ
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH AN PHÚ
Kể từ khi thành lập, công ty đã trải qua nhiều khó khăn để khẳng định vị thế trên thị trường Trong bối cảnh kinh tế cạnh tranh hiện nay, công ty đã nỗ lực phát huy thế mạnh của mình, nhờ vào sự chỉ đạo của ban lãnh đạo và sự cống hiến của các thành viên Lãnh đạo công ty đã nhận diện các yếu kém và triển khai nhiều biện pháp kinh tế hiệu quả, khắc phục khó khăn để hòa nhập với nền kinh tế thị trường Công ty cũng chủ động tìm kiếm nguồn vốn và nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu sản xuất Đặc biệt, công ty luôn chú trọng nâng cao chất lượng sản phẩm và quản lý, với mục tiêu tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm.
Vật liệu là một trong những khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, vì vậy việc quản lý và sử dụng vật liệu hiệu quả rất quan trọng Điều này không chỉ giúp giảm giá thành mà còn góp phần đạt được mục tiêu kinh doanh của công ty Sự chú trọng từ khâu thu mua, bảo quản đến sử dụng vật liệu là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả sản xuất.
Sau thời gian tìm hiểu và thực hành trong lĩnh vực kế toán, dưới sự hỗ trợ của các đồng nghiệp trong công ty cùng với kiến thức từ trường lớp, em nhận thấy công tác kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu, có những ưu điểm và hạn chế rõ rệt.
Công ty, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất ngành công nghiệp nhẹ, đã khẳng định vị thế trên thị trường mặc dù phải đối mặt với nhiều thách thức trong nền kinh tế Để nâng cao uy tín và chất lượng sản phẩm, công ty đã triển khai các chính sách quản lý hiệu quả, đặc biệt chú trọng vào quản lý vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản đến sử dụng Sự nhạy bén trong công tác quản lý giúp công ty tìm ra những hướng đi mới, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
- Về công tác tổ chức kế toán nói chung:
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, với tất cả công việc kế toán được thực hiện tại phòng kế toán Đội ngũ kế toán viên tại đây có kinh nghiệm vững vàng và luôn áp dụng kịp thời chế độ kế toán hiện hành.
Công ty sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung với hệ thống sổ sách đầy đủ, phù hợp với quy mô và đặc điểm sản xuất Các quyết định mới về kế toán do Nhà nước ban hành được công ty cập nhật và áp dụng một cách hợp lý với hoạt động của đơn vị.
- Về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu:
Khâu thu mua nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo số lượng, chất lượng, chủng loại và mẫu mã phù hợp với nhu cầu sản xuất thực tế Việc thu mua nguyên liệu cần được thực hiện hiệu quả để tránh lãng phí và thiếu hụt nguyên liệu Tất cả nguyên liệu được nhập kho phải được ghi chép đầy đủ trong sổ kế toán để đảm bảo tính minh bạch và quản lý hiệu quả.
Việc sử dụng nguyên vật liệu ở các bộ phận và phòng ban được thực hiện theo kế hoạch sản xuất đã được giao, giúp công ty quản lý chặt chẽ việc tiêu thụ nguyên vật liệu, từ đó giảm thiểu thất thoát và lãng phí.
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong kế toán hàng tồn kho và sử dụng phương pháp thẻ song song cho kế toán chi tiết vật liệu, giúp theo dõi liên tục tình hình biến động vật tư tại các kho Việc này không chỉ bảo quản giá trị hàng tồn kho mà còn tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, từ đó nâng cao công tác quản lý và hạch toán vật liệu Số liệu kế toán được ghi chép rõ ràng, phản ánh chính xác tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu trong kỳ Kế toán nguyên vật liệu thực hiện đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán và kho nguyên vật liệu, đảm bảo tính cân đối giữa số lượng và giá trị Ngoài ra, kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu để đảm bảo thông tin về biến động nguyên vật liệu luôn chính xác.
3.1.2 Những mặt hạn chế cần hoàn thiện
Mặc dù công tác tổ chức quản lý hạch toán nguyên vật liệu có nhiều ưu điểm, nhưng việc hạch toán kế toán vật tư cũng gặp phải một số hạn chế và khó khăn Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về thông tin cho công tác quản lý, cần sớm khắc phục và hoàn thiện những vấn đề này.
Việc áp dụng công nghệ thông tin tại công ty còn hạn chế, mặc dù đã có hệ thống máy vi tính đầy đủ Công ty không sử dụng phần mềm kế toán, dẫn đến việc hạch toán chủ yếu thực hiện bằng phương pháp thủ công Khối lượng công việc lớn cùng với số lượng nhân viên kế toán ít ỏi khiến cho quy trình hạch toán trở nên khó khăn, gây ra tình trạng báo cáo số liệu không kịp thời và thiếu chính xác.
Công ty đã phân loại vật liệu thành nhiều loại như nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ và nhiên liệu, nhằm phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý Tuy nhiên, công ty chưa mở sổ danh điểm vật liệu cho từng nhóm, gây khó khăn trong việc quản lý do sự đa dạng và quy cách khác nhau của các loại vật liệu Việc xây dựng sổ danh điểm vật liệu sẽ giúp kế toán theo dõi và quản lý từng vật tư một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.
Công ty hiện không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, mặc dù nguyên vật liệu sản xuất có nhiều chủng loại và giá cả thị trường luôn biến động Việc này có thể dẫn đến rủi ro trong việc tính giá thành sản phẩm, ảnh hưởng tiêu cực đến tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.
Trong công ty hiện nay, đội ngũ kế toán gồm một kế toán trưởng và hai nhân viên kế toán, do đó mỗi kế toán phải đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ Kế toán trưởng không chỉ phụ trách quản lý chung mà còn kiêm nhiệm kế toán tổng hợp, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Bên cạnh đó, kế toán kho cũng đồng thời thực hiện nhiệm vụ kế toán thanh toán, kế toán tài sản cố định (TSCĐ) và kế toán tiêu thụ.
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TNHH AN PHÚ
KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TNHH AN PHÚ
3.2.1 Mục đích, yêu cầu, nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu
Trong bối cảnh kinh tế hiện nay đầy biến động, Công ty đặt mục tiêu hàng đầu là không ngừng hoàn thiện, khắc phục các hạn chế và phát huy điểm mạnh để duy trì tốc độ phát triển bền vững.
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu phải đạt được những mục đích sau:
- Khắc phục được những hạn chế trong công tác kế toán nguyên vật liệu
- Đáp ứng được những nhu cầu trong sản xuất, quản lý chung của Công ty
- Nâng cao tốc độ phát triển của Công ty phù hợp với tốc độ phát triển của nền kinh tế
Hoàn thiện kế toán trong công ty là điều quan trọng để đảm bảo tính khả thi và đáp ứng yêu cầu quản lý Để thực hiện điều này, công ty cần chú trọng đến các yêu cầu cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán.
- Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu phải đảm bảo phù hợp với các nguyên tắc kế toán chung
Để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh, cần tôn trọng cơ chế tài chính và tuân thủ các chính sách, quy định kế toán do nhà nước ban hành, đặc biệt là các chế độ kế toán đặc thù của ngành.
Để đảm bảo sự tiết kiệm và hiệu quả trong tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp, cần thiết phải tổ chức kế toán một cách khoa học và hợp lý Việc này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ của kế toán, từ đó nâng cao chất lượng công tác kế toán với chi phí thấp nhất.
- Đảm bảo luôn cung cấp thông tin về tình hình biến động của nguyên vật liệu một cách thường xuyên và liên tục
Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán, đặc biệt là hạch toán nguyên vật liệu, là một thách thức phức tạp Để đáp ứng yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh, công tác kế toán nguyên vật liệu cần tuân thủ các quy định của Bộ Tài chính và đảm bảo các nguyên tắc cơ bản.
Nguyên tắc nhất quán trong kế toán yêu cầu rằng khi kế toán đã chọn một phương pháp hạch toán nguyên vật liệu, phương pháp đó phải được áp dụng liên tục trong toàn bộ niên độ kế toán Điều này đảm bảo tính nhất quán và minh bạch trong báo cáo tài chính.
- Nguyên tắc giá gốc: Quy định nguyên vật liệu phải tính theo giá gốc
- Nguyên tắc thận trọng: Nguyên tắc này đòi hỏi muốn hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu cần cẩn trọng trong từng bước
3.2.2 Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu
Dựa trên những cơ sở đã nêu, tôi xin đề xuất một số giải pháp để khắc phục những hạn chế của Công ty trong công tác hạch toán nguyên vật liệu.
Thứ nhất: Ứng dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán:
Việc áp dụng công nghệ thông tin vào hạch toán kế toán là cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp Công nghệ tin học giúp giảm khối lượng công việc và tránh thất thoát, đồng thời tổ chức công tác kế toán một cách gọn nhẹ và hiệu quả Đầu tư vào phần mềm kế toán cho phép đồng bộ hóa hệ thống sổ sách và tài khoản, giảm thiểu sai sót trong tính toán, tiết kiệm thời gian ghi chép và phát huy tối đa các tính năng của phần mềm.
Theo em công ty nên lựa chọn phần mềm MISA SME.NET 2012
Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012 được thiết kế cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, với 13 phân hệ giúp tiết kiệm chi phí đầu tư Doanh nghiệp có thể quản lý mọi nghiệp vụ kinh tế một cách hiệu quả và kiểm soát số liệu trực tuyến mọi lúc, mọi nơi qua Internet Đặc biệt, phần mềm hỗ trợ tạo mẫu, phát hành, in và quản lý hóa đơn theo nghị định 51/2010/NĐ-CP, mang lại sự tiện lợi cho người dùng.
Tính đến năm 2012, mức chi phí là 9.950.000 đồng Để triển khai phần mềm kế toán hiệu quả, công ty cần lập kế hoạch đào tạo kỹ năng tin học cho nhân viên kế toán Việc này sẽ giúp đơn giản hóa quy trình làm kế toán trên máy tính.
Thứ hai: Cần phải lập sổ danh điểm vật liệu hoàn chỉnh và thống nhất:
Hiện nay, công ty phân loại nguyên vật liệu thành các nhóm khác nhau, tuy nhiên phương pháp này chưa thực sự khoa học và chưa phản ánh đầy đủ đặc điểm cũng như công dụng của từng loại nguyên vật liệu.
Lập sổ danh điểm vật liệu là quy trình quy định các ký hiệu riêng bằng chữ số và chữ cái để thay thế tên gọi, quy cách và kích cỡ của nguyên vật liệu Việc xây dựng sổ này cần đảm bảo tính đơn giản, dễ nhớ và không trùng lặp, đồng thời phải thống nhất và hợp lý trong toàn công ty do sự đa dạng của nguyên vật liệu Sổ danh điểm vật liệu giúp quản lý vật liệu hiệu quả, đảm bảo hạch toán chính xác, tạo điều kiện cho việc vi tính hóa kế toán, giảm bớt khối lượng công việc hạch toán và xử lý vật liệu nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh.
Lập sổ danh điểm vật liệu cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng, nhằm đảm bảo tính khoa học và hợp lý Điều này không chỉ phục vụ cho yêu cầu quản lý của công ty mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi các vật liệu.
Sổ danh điểm vật liệu có thể được lập theo mẫu sau:
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU
Mã số danh điểm Danh điểm vật tư Đơn vị vật tư Ghi chú
Thứ ba: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Nguyên vật liệu có giá trị lớn và thường xuyên biến động trên thị trường, do đó, công ty cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để ứng phó với rủi ro giảm giá vật tư Việc này không chỉ giúp ổn định giá trị vật liệu mà còn bảo vệ công ty khỏi những cú sốc giá cả trên thị trường.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tuân thủ các điều kiện cụ thể, trong đó số dự phòng không được vượt quá lợi nhuận thực tế của công ty sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng từ năm trước Công ty cần có bằng chứng về giá trị của vật liệu tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính, thường thấp hơn giá trị ghi trên sổ kế toán Trước khi lập dự phòng, công ty phải thành lập hội đồng thẩm định để đánh giá mức độ giảm giá của vật liệu tồn kho Dựa trên tình hình giảm giá thực tế, công ty sẽ xác định mức dự phòng theo công thức phù hợp.
Mức dự phòng cần lập cho năm tới = Số vật liệu tồn kho cuối kỳ x Mức giảm giá vật liệu Trong đó :
Mức giảm giá vật liệu = Giá trị ghi sổ của NVL - Giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL
Tài khoản sử dụng là TK1593: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Việc lập dự phòng giảm giá phải tiến hành riêng cho từng loại nguyên vật liệu