Khái niệm, đặc điểm và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong
Khái niệm nguyên vật liệu (NVL)
NVL là yếu tố quan trọng trong sản xuất, đóng vai trò là tài sản lưu động và vật hoá trong lao động Nó không chỉ là nguồn dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh mà còn là cơ sở vật chất tạo nên sản phẩm thực thể.
Đặc điểm của nguyên vật liệu
NVL, hay nguyên vật liệu, là đối tượng đã được biến đổi nhờ vào lao động có ích của con người Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL đóng vai trò là tài sản dự trữ, thuộc nhóm tài sản lưu động Những đặc điểm nổi bật của NVL bao gồm tính chất biến đổi và sự cần thiết trong quá trình sản xuất.
Khác với tư liệu lao động, nguyên vật liệu (NVL) chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất cụ thể Khi NVL được sử dụng trong quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng sẽ bị tiêu hao hoàn toàn và chuyển đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra sản phẩm mới.
Nguyên vật liệu (NVL) thường đóng vai trò quan trọng, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Trong quá trình sản xuất, giá trị của NVL được chuyển giao hoàn toàn vào giá trị của sản phẩm mới được tạo ra.
Đặc điểm riêng của nguyên vật liệu (NVL) yêu cầu doanh nghiệp phải quản lý và sử dụng một cách tiết kiệm và hiệu quả Việc này giúp giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm Do đó, trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp cần đặt ra yêu cầu cụ thể cho công tác quản lý NVL.
Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất…3 1.1.2 Nhiệm vụ của kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất
Quản lý nguyên vật liệu trong sản xuất là một quá trình cần thiết và khoa học, bao gồm các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng Để đảm bảo hiệu quả, cần thực hiện một cách chặt chẽ và có hệ thống trong từng giai đoạn.
Khâu thu mua là yếu tố quan trọng để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh ổn định, yêu cầu doanh nghiệp đảm bảo nguyên vật liệu được cung cấp đầy đủ về số lượng, đúng quy cách và chủng loại Doanh nghiệp cần lập kế hoạch thu mua phù hợp với tiến độ sản xuất, đồng thời thường xuyên phân tích và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch này Qua đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn nguồn cung ứng đảm bảo về số lượng, chất lượng, giá cả hợp lý và chi phí thu mua tối ưu nhất.
Khâu bảo quản nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong quản lý, yêu cầu tổ chức kho bãi hợp lý và trang bị đầy đủ phương tiện cân đo kiểm tra Việc thực hiện đúng chế độ bảo quản cho từng loại nguyên vật liệu giúp tránh hư hỏng, mất mát và hao hụt, đồng thời đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
Khâu dự trữ đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy nhanh quá trình chuyển hóa nguyên vật liệu, hạn chế tình trạng ứ đọng và rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng định mức tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu, nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, không bị gián đoạn do cung cấp hoặc thu mua không kịp thời, đồng thời tránh tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.
Quản lý khâu sử dụng nguyên vật liệu là rất quan trọng để đảm bảo sử dụng hợp lý và tiết kiệm, dựa trên định mức và dự toán chi phí Việc này không chỉ giúp hạ thấp chi phí mà còn giảm thiểu tiêu hao nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm, từ đó tăng cường tích lũy cho doanh nghiệp Do đó, cần tổ chức hiệu quả việc ghi chép và phản ánh tình hình xuất dùng cũng như sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
Quản lý vật liệu là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp Nhiều doanh nghiệp vẫn gặp tình trạng thất thoát nguyên vật liệu do thiếu sót trong quản lý hoặc không tuân thủ đúng quy trình Để cải thiện tình hình, doanh nghiệp cần liên tục nâng cao và điều chỉnh công tác quản lý nguyên vật liệu sao cho phù hợp với thực tế.
1.1.2 Nhiệm vụ của kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất Để cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác thông tin cho công tác tổ chức quản lý doanh nghiêp, kế toán NVL cần thực hiện tốt nhiệm vụ sau:
Tổ chức ghi chép và phản ánh chính xác, kịp thời tình hình biến động của nguyên vật liệu (NVL) bao gồm thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập – xuất – tồn Cần tính giá thực tế NVL xuất kho và xuất dùng trong quá trình sản xuất kinh doanh Áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết và tổng hợp một cách nhất quán để phản ánh tình hình biến động của từng loại NVL Thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu như lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, và mở sổ chi tiết Thường xuyên đối chiếu số liệu trên sổ sách kế toán NVL với thẻ kho và số liệu tồn thực tế Kế toán cần tham gia và hướng dẫn các đơn vị kiểm kê, đánh giá theo chế độ quy định của nhà nước, đồng thời lập báo cáo về tình hình sử dụng NVL trong kỳ.
Phân tích tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu (NVL) trong doanh nghiệp là rất quan trọng Việc này giúp xác định những điểm mạnh đã được phát huy và những vấn đề còn tồn tại Từ đó, doanh nghiệp có thể cải thiện quy trình quản lý NVL, nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa nguồn lực.
Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu
Phân loại nguyên vật liệu
Trong các doanh nghiệp, nguyên vật liệu (NVL) bao gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại có nội dung kinh tế, công dụng trong sản xuất và các tính năng lý, hóa riêng biệt.
Để quản lý hiệu quả và tổ chức hạch toán chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu (NVL), doanh nghiệp cần phân loại NVL theo các tiêu chí phù hợp nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý.
1.2.1.1 Phân loại nguyên vật liệu theo vai trò và nội dung kinh tế Đây là cách thông dụng nhất trong thực tế hạch toán NVL ở các doanh nghiệp Theo đặc trƣng này NVL trong sản xuất gồm:
NVL chính: Các loại NVL tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, là những loại NVL tham gia cấu thành chính nên sản phẩm
Vật liệu phụ là những thành phần không tham gia cấu trúc chính của sản phẩm, nhưng chúng có khả năng làm thay đổi màu sắc và hình dạng, từ đó tăng cường sự hấp dẫn cho sản phẩm.
Nhiên liệu, có thể ở dạng lỏng như xăng và dầu hoặc dạng khí như hơi đốt và oxy, là vật liệu phụ quan trọng trong sản xuất Chúng cung cấp nhiệt lượng cần thiết, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra một cách hiệu quả.
Phụ tùng thay thế là các linh kiện được sử dụng để thay thế cho tài sản cố định khi chúng gặp phải hỏng hóc, bao gồm cả việc sửa chữa thường xuyên và bảo trì lớn định kỳ.
Vật liệu xây dựng cơ bản: Là những vật liệu phục vụ cho hoạt động đầu tƣ xây dựng cơ bản
Vật liệu khác là những loại vật liệu không thuộc các phân loại đã đề cập trước đó, bao gồm các sản phẩm phát sinh từ quá trình sản xuất và phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định.
1.2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu theo mục đích, công dụng của nguyên vật liệu cũng nhƣ nội dung quy định phản ánh chi phí nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán
- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm
- Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: Phục vụ quản lý doanh nghiệp…
1.2.1.3 Phân loại nguyên vật liệu theo nguồn nhập
- Nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài
- Nguyên vật liệu nhập kho do tự chế tạo
- Nguyên vật liệu nhập kho do thuê gia công
- Nguyên vật liệu nhập kho do nhận góp vốn bằng NVL
- Nguyên vật liệu đƣợc biếu tặng
Đánh giá nguyên vật liệu
Đánh giá NVL là việc xác định giá trị của NVL ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định
1.2.2.1 Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giả trị của vật liệu ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định
Theo chuẩn mực 02, hàng tồn kho vật liệu phải được đánh giá theo nguyên tắc giá gốc, tức là trị giá vốn thực tế của vật liệu Giá gốc bao gồm toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được vật liệu ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Nguyên tắc thận trọng yêu cầu rằng vật liệu được đánh giá theo giá gốc, tuy nhiên, nếu giá trị thuần có thể thực hiện thấp hơn giá gốc, thì cần tính theo giá trị thuần có thể thực hiện Giá trị thuần có thể thực hiện được xác định bằng cách lấy giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh, sau đó trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
Nguyên tắc nhất quán trong kế toán yêu cầu các phương pháp đánh giá vật liệu phải được áp dụng một cách đồng nhất trong suốt niên độ kế toán Nếu doanh nghiệp quyết định thay đổi phương pháp kế toán, cần đảm bảo rằng phương pháp mới cho phép trình bày thông tin một cách trung thực và hợp lý hơn Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải giải thích rõ ràng về ảnh hưởng của sự thay đổi này đối với báo cáo tài chính.
Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật liệu đƣợc phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh
+ Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua
+ Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn thực tế hàng nhập
+ Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất
+ Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế hàng tiêu thụ
1.2.2.2.Đánh giá nguyên vật liệu
1.2.2.2.1.Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho
Vật liệu trong doanh nghiệp được đánh giá dựa trên trị giá vốn thực tế của chúng khi nhập kho Trị giá vốn thực tế này được xác định theo từng nguồn nhập khác nhau Doanh nghiệp thường nhập nguyên vật liệu từ nhiều nguồn, và giá trị của từng nguồn được xác định cụ thể trong mỗi trường hợp.
Trường hợp NVL nhập kho do mua ngoài
Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho từ mua ngoài được xác định bằng giá mua ghi trên hóa đơn, trừ đi chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua (nếu có), cộng với các khoản thuế không được hoàn lại và chi phí thu mua.
Chiết khấu thương mại: Là những khoản giảm trừ cho người mua khi mua với số lƣợng lớn
Giảm giá hàng mua là khoản tiền mà người bán giảm cho người mua khi sản phẩm không đạt chất lượng, sai quy cách hoặc không còn phù hợp với thị hiếu hiện tại.
Các khoản thuế không đƣợc hoàn lại gồm: thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp, thuế trước bạ
Chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển bốc dỡ, phân loại, đóng gãi, bảo quản, chi phí thu mua của bộ phận thu mua độc lập
Trường hợp nhập kho NVL do tự gia công chế biến
Trị giá thực tế của
NVL nhập kho do tự gia công, chế biến = +
Trị giá thực tế của NVL xuất đi gia công
Trường hợp nhâp kho NVL thuê ngoài gia công chế biến
Trong trường hợp nhập kho do nhận vốn góp liên doanh, liên kết hoặc được biếu tặng, cấp phát, trị giá thực tế của nguyên vật liệu (NVL) nhập kho sẽ được xác định là giá trị hợp lý của NVL được đánh giá bởi hội đồng liên doanh, liên kết hoặc hội đồng giao nhận.
1.2.2.2.2.Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho
Theo chuẩn mực hàng tồn kho có các phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho sau:
- Phương pháp tính giá thực tế đích danh : Theo phương pháp này khi xuất kho
NVL thì căn cứ vào số lƣợng NVL xuất kho
+ ƣu điểm: Xác định đƣợc chính xác giá trị nguyên vật liệu xuất làm cho chi phí hiện tại phù hợp với doanh thu hiện tại
Khi một đơn vị có nhiều mặt hàng và thường xuyên thực hiện nhập – xuất, việc theo dõi trở nên khó khăn Điều này dẫn đến công việc của kế toán chi tiết nguyên vật liệu (NVL) trở nên phức tạp hơn.
NVL xuất kho Đơn giá thực tế nhập kho x Số lƣợng xuất của lần nhập kho đó
Trị giá thực t ế của NVL nhập kho do thuê gia công chế biến
Trị giá thực tế NVL xuất đi gia công chế biến
Chi phí thuê ngoài gia công chế biến
Chi phí vận chuyển đến nơi gia công và từ nơi gia công về nơi sản xuất
Phương pháp bình quân gia quyền được sử dụng để tính trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu (NVL) xuất kho Công thức tính dựa trên số lượng NVL xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền.
Trong đó doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 3 phương pháp tính đơn giá bình quân:
+ Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ:
+ Phương pháp tính giá bình quân cuối kỳ trước:
+ Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập: Đơn giá bình quân cuối kỳ trước
Trị giá thực tế NVL tồn cuối kỳ trước
Số lượng thực tế NVL tồn cuối kỳ trước
NVL xuất kho = Số lƣợng NVL xuất kho X Đơn giá bình quân gia quyền Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ
Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ
Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ
Số lƣợng NVL tồn đầu kỳ
+ Số lƣợng NVL nhập trong kỳ Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập
Trị giá thực tế NVL sau mỗi lần nhập
Số lƣợng NVL sau mỗi lần nhập
+ Ưu điểm: phương pháp này đơn giản, giảm nhẹ khối lượng tính toán, cung cấp kịp thời về tình hình biến động NVL trong kỳ
+ Nhựơc điểm: Độ chính xác của việc tính gi á phụ thuộc vào tình hình biến động của cả NVL
Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) dựa trên giả định rằng hàng hóa nào được nhập trước sẽ được xuất trước, với đơn giá xuất được xác định bằng đơn giá nhập Theo phương pháp này, trị giá hàng tồn kho cuối cùng được tính dựa trên đơn giá của những lần nhập sau cùng.
+ Ƣu điểm: Công việc tính giá đƣợc tiến hành dều đặn trong kỳ, việc tính giá xuất kho là tương đối hợp lý
+ Nhược điểm: Phương pháp này làm giảm doanh thu thuần của doanh nghiệp trong kỳ lạm phát
Phương pháp nhập sau xuất trước (FIFO) giả định rằng hàng hóa nhập sau sẽ được xuất trước, với đơn giá xuất được xác định theo đơn giá nhập Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính dựa trên đơn giá của các lần nhập hàng đầu tiên.
Phương pháp này có ưu điểm nổi bật khi áp dụng cho các trường hợp mà đơn giá thực tế của vật tư nhập kho tăng dần theo từng lần, giúp đảm bảo thu hồi vốn nhanh chóng và giảm thiểu lượng tồn kho.
Nhược điểm của phương pháp tính giá là chất lượng phụ thuộc vào sự ổn định của giá cả vật tư Khi giá vật tư biến động mạnh, việc áp dụng phương pháp này sẽ dẫn đến sự thiếu chính xác và gây ra bất hợp lý trong kết quả tính toán.
1.2.2.2.3 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán
Giá hạch toán là giá kế hoạch hoặc giá ổn định, và vào cuối kỳ kế toán, cần điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế thông qua hệ số giá (H) Việc điều chỉnh này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Xác định hệ số giữa giá hạch toán và giá thực tế của nguyên vật liệu:
Sau đó tính giá thực tế xuất kho căn cứ vào giá hạch toán xuất kho và hệ số giá (H):
NVL xuất kho = Trị giá hạch toán
NVL xuát kho X Hệ số giá
(H) Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ
Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ
Trị giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ + Trị giá hạch toán
Nội dung công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất….12 1.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Chứng từ kế toán sử dụng
Theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán NVL bao gồm:
- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ (Mẫu số 03- VT)
- Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ (Mẫu số 04-VT)
- Biên bản kiểm kê vật tƣ (Mẫu số 05-VT)
- Bảng kê mua hàng (Mẫu số 06-VT)
- Bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ (Mẫu số 07-VT)
Để đảm bảo tính hợp lệ của các chứng từ, cần lập chúng một cách kịp thời và đầy đủ, tuân thủ các quy định về mẫu biểu và nội dung Người lập chứng từ có trách nhiệm đảm bảo tính hợp lý và hợp pháp của chúng liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
Tất cả chứng từ kế toán cần được luân chuyển theo đúng quy trình và thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định, nhằm đảm bảo việc ghi chép, tổng hợp và cung cấp số liệu kịp thời, đầy đủ cho các cá nhân và bộ phận liên quan.
Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu sử dụng
Tùy thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu sẽ sử dụng các sổ (thẻ) kế toán khác nhau để quản lý.
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL
- Sổ đối chiếu luân chuyển
Ngoài các sổ kế toán chi tiết, doanh nghiệp có thể mở thêm bảng kê nhập, bảng kê xuất và bảng kê luỹ kế tổng hợp về nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu Những bảng kê này giúp việc ghi sổ kế toán chi tiết trở nên đơn giản, nhanh chóng và kịp thời hơn.
Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu
kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
- Phương pháp thẻ song song
- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Mỗi doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết phù hợp với yêu cầu và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán Sự lựa chọn này phụ thuộc vào đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp.
1.3.1.2.1.Phương pháp thẻ song song
Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song:
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu
Chứng từ xuất Chứng từ nhập
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn
Sổ kế toán tổng hợp
Thủ kho hàng ngày ghi chép số lượng nhập, xuất và tồn kho vào thẻ kho Khi nhận chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp trước khi ghi sổ thực nhập, thực xuất Cuối ngày, thủ kho tính toán và cập nhật số tồn kho vào thẻ kho Định kỳ, thủ kho gửi chứng từ nhập - xuất đã phân loại theo từng vật liệu cho phòng kế toán.
Tại phòng kế toán, hàng ngày, kế toán ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu dựa vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho từ thủ kho, theo dõi cả số lượng và giá trị Cuối kỳ kế toán, kế toán đối chiếu số lượng với thủ kho và kiểm tra giữa thẻ kho với sổ chi tiết nguyên vật liệu Nếu phát hiện sai lệch, kế toán sẽ lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu dựa trên các sổ chi tiết.
* ưu điểm: Phương pháp ghi chép giản đơn, quan hệ kiểm tra đối chiếu chặt chẽ
* Nhược điểm: Còn ghi chép trùng lặp về mặt số lƣợng hàng ngày giữa thủ kho và kế toán
* Điều kiện áp dụng: Đối với những doanh nghiệp có chủng loại hàng tồn kho không nhiều, khối lƣợng nghiệp vụ nhập - xuất không quá lớn
1.3.1.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu
Chứng từ nhập Chứng từ xuất
Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập
Sổ kế toán tổng hợp Thẻ kho
+ Tại kho: Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho thủ kho ghi vào thẻ kho
Tại phòng kế toán, hàng ngày hoặc định kỳ ngắn, kế toán lập bảng kê nhập và xuất dựa trên phiếu nhập kho và phiếu xuất kho từ thủ kho Vào cuối tháng, kế toán ghi số liệu từ bảng kê vào sổ đối chiếu luân chuyển Sau đó, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển và thẻ kho để xác nhận số lượng.
* ưu điểm: Giảm nhẹ đƣợc ghi chép trùng lặp hàng ngày giữa kế toán và thủ kho
* Nhược điểm: Vẫn còn ghi chép trùng lặp về mặt số lƣợng giữa thủ kho và kế toán vào cuối tháng
* Điều kiện áp dụng: Đối với những doanh nghiệp có chủng loại hàng tồn kho không quá nhiều, khối lƣợng hàng tồn – nhập – xuất không quá lớn
1.3.1.2.3 Phương pháp sổ số dư
Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư:
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu
Phiếu giao nhận chứng từ
Phiếu giao nhận chứng từ
Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế nhập- xuất-tồn
Sổ kế toán tổng hợp
Bảng luỹ kế xuất Thẻ kho
Hàng ngày, thủ kho ghi chép vào thẻ kho dựa trên phiếu nhập và xuất kho Cuối tháng, thủ kho tổng hợp số lượng tồn kho của từng loại hàng từ thẻ kho và ghi vào sổ số dư cột số lượng tồn.
Tại phòng kế toán, hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán lập bảng kê nhập và xuất dựa trên phiếu nhập kho và phiếu xuất kho do thủ kho cung cấp Cuối tháng, kế toán tổng hợp thông tin từ bảng luỹ kế nhập và xuất để lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn Đồng thời, căn cứ vào số dư tồn kho do thủ kho gửi và hoá đơn thanh toán, kế toán ghi chép giá trị tồn kho vào sổ số dư Cuối cùng, kế toán đối chiếu số liệu giữa sổ số dư và bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn để đảm bảo tính chính xác.
* ưu điểm: Giảm nhẹ đƣợc khối lƣợng ghi chép trên các sổ kế toán, không còn ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán
Phương pháp ghi chép phức tạp có nhược điểm là yêu cầu trình độ và năng lực kế toán cao hơn Ngoài ra, cần phải áp dụng phương pháp giá hạch toán để thực hiện hạch toán chi tiết hàng tồn kho.
Điều kiện áp dụng cho phương pháp hạch toán hàng tồn kho chỉ áp dụng trong các doanh nghiệp có đa dạng chủng loại hàng tồn kho, khối lượng nghiệp vụ nhập – xuất lớn và lượng hàng tồn kho đáng kể.
Các phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
1.3.2.1 Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kê khai thường xuyên là một kỹ thuật kế toán yêu cầu ghi chép liên tục các nghiệp vụ liên quan đến nhập kho, xuất kho và tồn kho của vật tư trên các tài khoản hàng tồn kho Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được xác định dựa trên tổng hợp dữ liệu từ các chứng từ xuất kho, được phân loại theo từng đối tượng sử dụng và phản ánh chính xác trên tài khoản cũng như sổ kế toán.
Giá trị của nguyên vật liệu tồn kho có thể tính đƣợc bất cứ lúc nào
1.3.2.2 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp ghi chép này cho phép theo dõi liên tục và có hệ thống tình hình nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu (NVL) trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp, dựa trên chứng từ nhập xuất Việc xác định giá trị NVL được thực hiện dựa vào các chứng từ đã được tập hợp và phân loại theo từng đối tượng sử dụng, nhằm ghi chép chính xác vào tài khoản và sổ kế toán.
1.3.2.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu, kế toán sử dụng :
Tài khoản 152- Nguyên liệu vật liệu
Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường
Tài khoản này thể hiện giá trị thực tế của các nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã mua nhưng chưa nhập kho, cùng với tình hình hàng hóa đang trên đường vận chuyển và đã được nhập kho.
Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác nhƣ: TK 111, TK 112, TK 141, TK 331, TK 411, TK621, TK 627
1.3.2.2.2 Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên được biểu diễn dưới sơ dồ sau
Sơ đồ 4: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)
Nếu doanh nghiệp sản xuất kinh doanh mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc áp dụng phương pháp tính thuế GTGT trực tiếp, thì sơ đồ kế toán sẽ không bao gồm tài khoản 133.
Xuất kho NVL cho sản xuất kinh doanh, XDCB
Nhập kho NVL mua ngoài
Nhập kho NVL do nhập khẩu
Nhập NVL do tự sản xuất, Thuê ngoài gia công
Nhập kho NVL do nhận vốn góp
Nhập kho NVL do dƣợc biếu tặng
Nhập kho NVL đã xuất dùng nhƣng không hết
Xuất NVL cho vay tạm thời
Nguyên vật liệu thiếu khi kiểm kê kê chƣa rõ nguyên nhân
Chiết khấu TM, giảm giá hàng mua,hàng mua trả lại
Giảm thuế GTGT hàng mua
Góp vốn liên doanh vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát,cty liên kết
Chênh lệch đánh giá tăng
Chênh lệch đánh giá giảm
Thu hồi vốn góp vào cớ sở kinh doanh đồng kiểm soát, Cty liên két
Tổ chức sổ sách kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo các hình thức kế toán
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể sử dụng một trong năm hình thức kế toán sau:
- Hình thức kế toán nhật ký chung
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán nhật ký chứng từ
- Hình thức kế toán nhật ký sổ cái
- Hình thức kế toán trên máy tính
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, được áp dụng tại đơn vị thực tập, có những đặc điểm nổi bật Các hoạt động kinh tế tài chính được phản ánh qua chứng từ gốc, sau đó được phân loại và tổng hợp để lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ này sẽ được sử dụng để ghi vào sổ cái các tài khoản Đặc biệt, trong hình thức này, việc ghi sổ theo thứ tự thời gian được tách biệt với việc ghi sổ theo nội dung kinh tế, được thực hiện trên hai loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau.
Căn cứ để trực tiếp ghi sổ kế toán tổng hợp là sổ chứng từ ghi sổ Việc ghi sổ kế toán bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái tài khoản
Sổ kế toán sử đụng:
+ Sổ chứng từ ghi sổ- sổ nhật ký tài khoản
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ- sổ nhật ký
+ Sổ( thẻ) chi tiết Ƣu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra, thuận tiện cho phân công công việc kế toán
Nhược điểm của quy trình này bao gồm việc ghi chép trùng lặp và khối lượng công việc lớn Điều kiện áp dụng có thể áp dụng cho tất cả các loại quy mô đơn vị sản xuất kinh doanh, đơn vị quản lý và đơn vị hành chính sự nghiệp.
Sơ đồ 5: Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức chúng từ ghi sổ
Ghi chú: : Ghi thường xuyên trong kì báo cáo
: Ghi ngày cuối quý, năm
: Đối chiếu số liệu cuối kì
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Hệ thống báo cáo kế toán nguyên vật liệu
Trong quá trình quản lý và sản xuất kinh doanh, việc đưa ra quyết định kinh tế chính xác và kịp thời yêu cầu thông tin tổng quát, hệ thống và toàn diện về tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Thông tin này cần phải chính xác và được thu thập, tổng hợp bởi bộ phận kế toán Do đó, sau mỗi kỳ kế toán, các doanh nghiệp cần lập và phát hành các báo cáo kế toán.
Hệ thống báo cáo kế toán bao gồm:
Báo cáo tài chính là tài liệu tổng hợp phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp, bao gồm các nghiệp vụ kinh tế và tài chính Các yếu tố chính trong báo cáo kết quả kinh doanh như doanh thu, thu nhập khác, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động Ngoài ra, báo cáo tài chính còn thể hiện khả năng tạo tiền và lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp, giúp các bên quan tâm hiểu rõ về khả năng sinh lời và thực trạng tài chính Đối với nguyên vật liệu, báo cáo cần trình bày các chỉ tiêu như quy định kế toán áp dụng, phương pháp tính giá trị nguyên vật liệu, tổng giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện của nguyên vật liệu đã dùng để đảm bảo cho các khoản nợ.
Báo cáo quản trị là công cụ quan trọng giúp quản lý doanh nghiệp theo dõi và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Mặc dù có nhiều loại báo cáo khác nhau, tất cả đều nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho mục tiêu quản lý Đặc biệt, báo cáo kế toán quản trị về nguyên vật liệu chi tiết tình hình biến động của nguyên vật liệu theo từng loại, giúp đáp ứng yêu cầu quản lý hiệu quả Những báo cáo này thường được lập cho từng kho, đơn vị, bộ phận và toàn doanh nghiệp, đảm bảo thông tin được cập nhật và chính xác.
Báo cáo kế toán cung cấp thông tin toàn diện và có hệ thống về tình hình sản xuất kinh doanh, kết quả hoạt động và tình hình sử dụng vốn của doanh nghiệp Đây là cơ sở để phân tích hoạt động kinh doanh, đánh giá hiệu quả và khai thác tiềm năng của doanh nghiệp, từ đó xây dựng các phương án kinh doanh hiệu quả Do đó, báo cáo kế toán cần phải trung thực, chính xác, đảm bảo tính khách quan và phản ánh đúng thực tế của doanh nghiệp.
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUÂN THUỶ 2.1 Tổng quan về công ty cổ phần Xuân Thuỷ
Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh công ty cổ phần Xuân Thuỷ
2.1.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty CP Xuân Thủy
Hải Phòng, thành phố có vị trí chiến lược quan trọng ở miền Bắc, là trung tâm giao thương hàng hóa và sở hữu nhiều tiềm năng tài nguyên cho phát triển kinh tế, đặc biệt trong lĩnh vực nông nghiệp và công nghiệp Nhiều nhà máy và xí nghiệp đã được thành lập để khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn tài nguyên sẵn có, đồng thời áp dụng công nghệ tiên tiến nhằm nâng cao nền kinh tế Trong bối cảnh này, công ty CP Xuân Thủy đã ra đời, góp phần vào sự phát triển kinh tế của khu vực.
Tên doanh nghiệp:Công ty Cổ phần Xuân Thủy
Trụ sở giao dịch:Phi Liệt – Lại Xuân – Thủy Nguyên –Hải Phòng
Cơ sở sản xuất: Bến cảng sông Kinh Thầy,Lại Xuân,Thủy Nguyên,Hải Phòng Điện thoại: 0313.674.360 Fax: 0313.674.069
Công ty cổ phần Xuân Thủy đã chính thức hoạt động kinh doanh từ ngày 15/06/2005, theo giấy phép số 0203002326 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng cấp.
Dù mới thành lập hơn 5 năm với vốn điều lệ 6.250.000.000 đồng, công ty cổ phần Xuân Thủy đã có sự phát triển vượt bậc về quy mô và lĩnh vực hoạt động Công ty không ngừng đổi mới và mở rộng để khẳng định vị thế trên thị trường, đồng thời thiết lập quan hệ hợp tác với các tổ chức kinh tế, tạo niềm tin và sự hài lòng cho khách hàng Với trang thiết bị kỹ thuật tiên tiến và đội ngũ công nhân viên có nhiều năm kinh nghiệm, công ty đã áp dụng hiệu quả vào dây chuyền sản xuất, góp phần mang lại thành công cho mình trong suốt thời gian qua.
Mỗi doanh nghiệp đều phải đối mặt với những thách thức và cơ hội trong quá trình hoạt động Công ty CP Xuân Thủy cũng không ngoại lệ, với những thuận lợi và khó khăn riêng biệt trong quá trình phát triển.
Với hệ thống quản lý hiệu quả và gọn nhẹ, công ty đã đáp ứng tốt nhu cầu chỉ đạo và kiểm tra các hoạt động sản xuất kinh doanh Điều này giúp công ty quản lý và hoạch toán chi phí sản xuất một cách tiết kiệm và hiệu quả Đặc biệt, công ty chú trọng quản lý lao động và luôn khuyến khích, động viên nhân viên để nâng cao hiệu suất làm việc.
Phòng kế toán của công ty được tổ chức gọn gàng với đội ngũ kế toán viên có trình độ cao, nhiệt tình và trung thực Hệ thống sổ sách kế toán được xây dựng theo phương pháp hạch toán khoa học, phù hợp với yêu cầu của chế độ kế toán mới Công tác kế toán quản trị và tài chính được tổ chức rõ ràng, giúp giảm khối lượng công việc, đồng thời cung cấp thông tin hữu ích cho quản lý và các đối tượng liên quan.
Giới thiệu về đơn vị thực tập : Công ty CP Xuân Thủy
Công ty hiện đang sử dụng hình thức kế toán thủ công, dẫn đến nhiều bất cập và khó khăn Việc ghi chép lặp lại cho một nghiệp vụ do phải nhập liệu vào nhiều sổ sách khác nhau gây tốn thời gian và công sức.
Ví dụ 1 : Nhƣ Nộp/Rút tiền gởi ngân hàng, bạn đã phải vào sổ sách tiền mặt và tiền gởi
Khi mua hàng hóa hoặc vật tư và thanh toán bằng tiền mặt, bạn cần lập phiếu chi và phiếu nhập cùng lúc Đồng thời, hãy ghi chép vào sổ quỹ và sổ chi tiết vật tư cho từng mặt hàng.
Công việc kế toán thủ công bao gồm nhiều nghiệp vụ phức tạp, như ghi chép vào sổ quỹ, sổ tiền gửi ngân hàng và sổ chi tiết vật tư hàng hóa.
Khi sai sót mất nhiều thời gian để tìm kiếm và nếu có cũng rất lâu
Làm nhiều quy trình mới ra đƣợc báo cáo các lọai nhất là vào dịp kết sổ cuối năm
2.1.1.2.Chức năng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty
Mặt hàng sản xuất chính : Xi măng trắng,bột bả tường…
Nội dung và nhiệm vụ sản xuất:
Căn cứ giấy CN đăng ký kinh doanh, công ty CP Xuân Thủy có những chức năng và nhiệm vụ nhƣ:
Hoạt động đúng theo ngành nghề đã đăng ký
Tận dụng mọi nguồn vốn đầu tƣ đồng thời quản lý khai thác có hiệu quả các nguồn vốn của công ty
Tuân thủ thực hiện mọi chính sách do nhà nước ban hành, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước
Nghiêm chỉnh thực hiện mọi cam kết, hợp đồng mà công ty đã ký kết
Tự chủ trong quản lý tài sản và nguồn vốn là rất quan trọng, đồng thời cần chú trọng đến việc quản lý cán bộ công nhân viên Việc thực hiện nguyên tắc phân phối theo lao động giúp đảm bảo công bằng xã hội và nâng cao đời sống cho người lao động Đặc biệt, tổ chức bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn và năng lực làm việc của đội ngũ cán bộ kỹ thuật và quản lý cũng là một yếu tố then chốt.
Thực hiện tốt công tác bảo hộ lao động, an toàn trong sản xuất…
Công ty CP Xuân Thủy sở hữu nhà xưởng rộng khoảng 10.000m², cùng với kho tàng và bến bãi được quy hoạch hợp lý, phù hợp với địa hình và yêu cầu sản xuất kinh doanh Mỗi phòng ban trong công ty được trang bị đầy đủ thiết bị cần thiết như máy Fax, máy in, máy photocopy, máy tính và điện thoại, phục vụ hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Quy trình công nghệ:dây chuyền sản xuất xi măng trắng
2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý, kinh doanh tại công ty CP Xuân Thủy
2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty
Cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng theo nguyên tắc nhất định nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động, chất lượng kinh doanh và công tác quản lý.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ CỦA CÔNG TY
Quan hệ trực tiếp: Đại Hội Đồng Cổ Đông
Ban kiểm soát Hội đồng quản trị
PGĐ hành chính PGĐ kĩ thuật
Phòng Kế Toán Phòng HC - NS
2.1.2.2.Chức năng nhiệm vụ các phòng ban:
Công ty Cổ phần Xuân Thủy đã trải qua quá trình hình thành và phát triển mạnh mẽ, đồng thời không ngừng cải tiến để khẳng định vị thế của mình Để đạt được điều này, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý một cách gọn nhẹ và hiệu quả, phù hợp với nhu cầu và thực tiễn hoạt động Đại hội đồng cổ đông là một trong những cơ cấu quan trọng trong tổ chức này.
- Thông qua định hướng phát triển công ty
- Quyết định mức cổ tức hằng năm, bổ sung nguồn vốn kinh doanh
Bầu, miễn nhiệm và bãi nhiệm thành viên hội đồng quản trị và ban kiểm soát là những quy trình quan trọng nhằm đảm bảo sự quản lý hiệu quả Đồng thời, việc xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát cũng rất cần thiết để bảo vệ quyền lợi của công ty và cổ đông.
Quyết định đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị từ 50% tổng giá trị tài sản ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty là một bước quan trọng.
- Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty
- Thông qua báo cáo tài chính hằng năm
- Quyết định chiến lƣợc, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty
Đặc điểm công tác Kế toán tại công ty cổ phần Xuân Thủy
2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán đƣợc khái quát theo sơ đồ sau
Kế toán tổng hợp – Kế toán
Kế toán thanh Toán – công nợ
Kế toán ngân hàng – Thủ quỹ
Kế toán trưởng, đồng thời là kế toán thuế, có trách nhiệm chính trong công tác kế toán của công ty, điều hành bộ máy kế toán và hỗ trợ giám đốc trong việc cân đối tài chính và sử dụng vốn hiệu quả Họ xác định, kê khai và quyết toán thuế với cục thuế theo quy định, đồng thời lập báo cáo tài chính đầy đủ và chính xác.
Kế toán tổng hợp là quá trình tổng hợp số liệu và chứng từ để xác định kết quả kinh doanh theo từng kỳ Công việc này bao gồm lập bảng lương, theo dõi thu hồi vốn và công nợ, tổng hợp chi phí và tính giá thành, cũng như theo dõi, phân bổ và tính khấu hao tài sản cố định của công ty.
Kế toán thanh toán và theo dõi công nợ bao gồm việc lập chứng từ thu chi và thanh toán Công việc này đòi hỏi cân đối và lập kế hoạch công nợ, đồng thời theo dõi và đối chiếu công nợ với khách hàng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Kế toán ngân hàng và thủ quỹ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tiền mặt, theo dõi và đối chiếu các khoản tiền gửi ngân hàng Họ có nhiệm vụ thu chi tiền mặt dựa trên các chứng từ hợp lý và hợp pháp đã được phê duyệt Ngoài ra, họ cũng ghi sổ quỹ và lập báo cáo quỹ vào cuối ngày, kèm theo các chứng từ gốc để nộp lại cho kế toán.
Chế độ kế toán áp dụng tại công ty
2.1.4.1 Đặc điểm các chứng từ kế toán
Công ty hiện đang áp dụng chế độ kế toán áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp theo quyết định số 15/2006/ QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ
- Kỳ kế toán năm ( bắt đầu từ 01/01 đến hết 31/12 hàng năm)
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam
- Hình thức kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Ghi theo giá gốc
+ Phương pháp tính giá trị hàng xuất kho: Thực tế đích danh
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định áp dụng: đường thẳng
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
Hệ thống sổ kế toán tại công ty :
Hình thức chứng từ ghi sổ gồm các sổ sách kế toán chủ yếu sau đây:
Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo kế toán
+ Hệ thống chứng từ: Công ty vận dụng hệ thống chứng từ theo quy định của bộ tài chính
+ Hệ thống sổ kế toán:
Sổ chi tiết: Công ty mở sổ chi tiết cho các tài khoản
Sổ tổng hợp: Sổ cái
+ Hệ thống báo cáo tài chính:
Bảng cân đối kế toán ( Mẫu B01-DN)
Báo cáo kết quả kinh doanh( Mẫu B02-DN)
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( Mẫu B03-DN)
Thuyết minh báo cáo tài chính ( Mẫu B09-DN)
Sơ đồ luân chuyển chứng từ theo hình thức chứng từ ghi sổ ở công ty cổ phần Xuân Thuỷ
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại
Sổ thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Hàng ngày, kế toán dựa vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ, từ đó ghi vào Sổ cái Các chứng từ này cũng được sử dụng để ghi vào Sổ và Thẻ kế toán liên quan.
Cuối tháng, từ các chứng từ ghi sổ đã được đánh số, tiến hành tổng hợp vào sổ cái để tính toán tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản.
Sổ Cái Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh
Sau khi đối chiếu và xác nhận số liệu, thông tin trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu và kiểm tra giữa các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh cần đảm bảo rằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có phải bằng nhau Đồng thời, tổng số dư nợ và tổng số dư có của các tài khoản cũng phải tương đương, và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải khớp với số dư của các tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết.
Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Xuân Thủy
2.2.1 Đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu tại công ty
2.2.1.1 Đặc điểm chung vể nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Xuân Thủy
Trong các doanh nghiệp, nguyên vật liệu (NVL) bao gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại mang ý nghĩa kinh tế, công dụng trong sản xuất và các tính năng lý, hóa riêng biệt.
Để quản lý và tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu (NVL) phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp, các công ty cần tiến hành phân loại NVL theo những tiêu chí phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh của mình Việc phân loại này giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hơn và đáp ứng hiệu quả các yêu cầu quản lý.
2.2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại công ty
Công ty được phân loại dựa trên nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp Nguyên vật liệu sử dụng trong công ty được phân chia thành các loại chính.
- Vật liệu chính : Là đối tƣợng trực tiếp cấu thành nên thực thể của sản phẩm nhƣ: đất sét,clinker,bột đá cao lanh …
- Vật liệu phụ : Là loại nguyên vật liệu phụ, có tác dụng nhất định trong quá trình sản xuất nhƣ: thạch cao,phụ gia đá trắng
- Vật tƣ, phụ tùng thay thế : Vòng bi, búa nghiền đá…
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản nhƣ : Tôn, thép, đá cắt 350, que hàn ,sắt
- Nhiên liệu : Các loại nhiên liệu thường dùng là: than,…
- Phế liệu : sắt,mô tơ,…
Quy trình hạch toán Nguyên vật liệu
Ghi cuối tháng: Đối chiếu:
Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết HTK, thẻ kho
Sổ cái TK 152, 153 Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn
Bảng cân đối Số phát sinh
Dựa vào các chứng từ gốc như PNK, PXK, BB, kế toán lập chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái Các chứng từ kế toán này sau khi được sử dụng làm căn cứ sẽ được ghi vào sổ và thẻ kế toán liên quan.
Cuối tháng, cần khóa sổ để tổng hợp số tiền từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nợ và có, cùng với số dư của các tài khoản trên sổ cái TK 152 Dựa vào sổ cái, tiến hành lập bảng Cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng,số liệu ghi trên sổ cái TK 152 và bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng để lập báo cáo tài chính
2.2.1 Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty
Khi đánh giá nguyên vật liệu, Công ty luôn tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật tƣ
2.2.2.1 Xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho
Công ty chỉ sử dụng nguyên vật liệu nhập kho từ nguồn mua ngoài, bao gồm cả nguyên liệu trong nước và nhập khẩu, mà không có nguyên vật liệu tự chế hay liên doanh Do hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, nên trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá không bao gồm thuế GTGT.
Phần lớn nguyên vật liệu được mua theo hợp đồng kinh tế và giao nhận tại kho, do đó, chi phí vận chuyển và bốc dỡ sẽ do bên bán chịu Trong trường hợp này, trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho sẽ là giá mua ghi trên hóa đơn, chưa bao gồm thuế GTGT Công thức tính trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là: Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu = Số lượng nguyên vật liệu x Đơn giá mua ghi trên hóa đơn (chưa có thuế GTGT).
VD1: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0963070 của xí nghiệp Tân Phong bán 20 (tấn) bột đá cao lanh
Theo thoả thuận, toàn bộ chi phí vận chuyển bốc dỡ sẽ do bên bán chịu
Với tài liệu trên, công ty tính trị giá thực tế nhập kho của 20 tấn bột đá cao lanh là 18.000.000 đ, tức bằng giá mua chƣa có thuế GTGT
Khi công ty nhập khẩu nguyên vật liệu từ nước ngoài, trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định bằng tổng giá mua ghi trên hóa đơn chưa bao gồm thuế GTGT, cộng với chi phí thu mua và thuế nhập khẩu.
Trị giá vốn thực Giá mua ghi Chi phí Thuế nguyên vật liệu = trên hoá đơn + thu mua + nhập khẩu nhập kho (chƣa thuế GTGT)
Trong trường hợp đặc biệt, khi phải nhập lại nguyên vật liệu do thay đổi đơn đặt hàng hoặc do thừa, trị giá vốn của nguyên vật liệu nhập kho sẽ được xác định bằng trị giá vốn xuất kho trước đó.
2.2.2.2 Xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho
Nguyên vật liệu được mua về và nhập kho trước khi đưa vào sản xuất Để xác định giá trị vốn của nguyên vật liệu xuất kho, công ty áp dụng phương pháp "Thực tế đích danh".
- Phương pháp tính giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho
NVL thì căn cứ vào số lƣợng NVL xuất kho
Ngày 10 tháng 08 xuất bột đá cao lanh cho sản xuất
Trị giá hàng xuất kho:
NVL xuất kho Đơn giá thực tế nhập kho x Số lƣợng xuất của lần nhập kho đó
2.2.3 Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Xuân Thủy 2.2.3.1 Thủ tục và chứng từ nhập kho nguyên vật liệu tại công ty
Quy trình nhập kho nguyên vật liệu tại công ty bắt đầu từ việc lựa chọn nhà cung ứng và ký kết hợp đồng mua bán Sau đó, hàng hóa được vận chuyển, giao hàng và nhập kho Các chứng từ như hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho được luân chuyển và xử lý một cách khoa học để đảm bảo tính chính xác trong ghi sổ kế toán.
Tại công ty, nguyên vật liệu nhập kho hoàn toàn được mua từ bên ngoài Dựa trên các đơn đặt hàng và tình hình sản xuất kinh doanh, bộ phận sản xuất có trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất và tính toán nguyên vật liệu đầu vào cần thiết, bao gồm quy cách và chủng loại Sau khi nhận kế hoạch, giám đốc sẽ xem xét và chỉ đạo phòng kinh doanh tìm kiếm nhà cung ứng phù hợp thông qua việc ký kết hợp đồng mua bán.
Trong quá trình mua nguyên vật liệu, hoá đơn GTGT là chứng từ quan trọng cần lưu ý Hoá đơn GTGT cùng với hợp đồng sẽ được gửi lên phòng kế toán để kiểm tra Kế toán sẽ đối chiếu các chứng từ này và sử dụng làm căn cứ ghi vào phiếu nhập kho cũng như các chứng từ ghi sổ liên quan.
Khi nhận thông báo hàng đã về, cán bộ phụ trách kỹ thuật sản xuất, thủ kho và đại diện phòng kinh doanh sẽ được phân công kiểm tra hàng hóa Kết quả kiểm tra sẽ được ghi vào phiếu yêu cầu nhập vật tư (Biểu số 2) Sau đó, phòng Kinh Doanh sẽ lập phiếu nhập kho (Biểu số 3) và giao cho thủ kho Sau khi hàng được nhập kho, thủ kho và người giao hàng sẽ ký vào phiếu nhập kho, phiếu này bao gồm 2 liên.
Liên 1: Thủ kho gửi lại cho phòng kinh doanh(nơi lập phiếu)
Liên 2 : Thủ kho dùng để ghi số thực nhập vào thẻ kho sau đó sẽ giao lại cho phòng kế toán
Sau khi phiếu nhập kho được gửi đến phòng kế toán, nhân viên kế toán sẽ tiến hành kiểm tra lại và dựa vào hóa đơn GTGT cùng các chứng từ liên quan khác để hoàn thiện các chỉ tiêu cần thiết.
“Đơn giá” và “Thành tiền” trên phiếu nhập kho Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT kế toán ghi chứng từ ghi sổ
Mặt khác, phiếu nhập kho sau khi hoàn chỉnh đƣợc dùng làm căn cứ để ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu (Biểu số 7)
VD3:Ngày 30/08/2010 công ty nhận đƣợc hoá đơn GTGT của xí nghiệp Tân
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
AM / 2010B 0066315 Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp Tân Phong Địa chỉ: Tân Dương,Thủy Nguyên,Hải Phòng
Số tài khoản :……… Điện thoại:……… ….MS:
Họ tên người mua hàng: Kiều Cao Môn
Tên đơn vị: Công ty CP Xuân Thủy Địa chỉ: Phi Liệt – Lại Xuân – Thủy Nguyên – Hải Phòng
Hình thức thanh toán: TM MS:
STT Tên hàng hóa Đơn vị tính
Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 Bột đá cao lanh kg 18.360 980 17.992.800
Thuế suất GTGT : 10 % Tiền thuế GTGT: 1.799.280
Tổng cộng tiền thanh toán 19.792.080
Số tiền viết bằng chữ : Mười chín triệu bảy trăm chín mươi hai nghìn không trăm tám muơi đồng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ hõ tên)
Khi nguyên liệu về, phòng kĩ thuật tiến hành làm thủ tục kiểm tra chất lƣợng và ghi kết quả kiểm tra vào phiếu yêu cầu nhập vật tƣ
Công ty cổ phần Xuân Thủy
Phi Liệt – Lại Xuân - HP
PHIẾU YÊU CẦU NHẬP VẬT TƢ
Tên chủ hàng: Xí Nghiệp Tân Dương
STT Tên vật tƣ ĐVT Số lƣợng Kết quả kiểm tra
1 Bột đá cao lanh kg 18.360 Đ
Ghi chú: Kết quả kiểm tra: Nếu đạt thì ghi chữ “Đ”, không đạt thì ghi chữ “K” Kết luận: Đạt yêu cầu
TP kinh doanh Nhân viên kiểm tra Thủ kho
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn, phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho nguyên vật liệu
Công ty cổ phần Xuân Thủy Mẫu số: 01- VT
Phi Liệt – Lại Xuân - HP QĐ số 15/2006/QĐ – BTC
Họ tên người giao hàng: Lê Duy Lực
Theo hoá đơn GTGT số 0963070 ngày16 tháng 03năm 2010 của Xí nghiệp Tân Phong
Nhập tại kho: Kho vật tƣ (A1)
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tƣ
Mã số Đơn vị tính
Số Theo C.từ lƣợng Thực nhập Đơn giá Thành tiền
1 Bột đá cao lanh kg 18.360 18.360 980 17.992.800
Tổng lƣợng 18.360 18.360 Cộng tiền hàng
Số tiền(bằng chữ): Mười chín triệu bảy trăm chín mươi hai nghìn không trăm tám muơi đồng
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty
Việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty đặc biệt chú ý đến các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc nhất quán trong kế toán yêu cầu rằng phương pháp hạch toán nguyên vật liệu đã được chọn cần phải được duy trì và áp dụng xuyên suốt trong toàn bộ niên độ kế toán Điều này đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong báo cáo tài chính, giúp các bên liên quan có thể so sánh và đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp một cách chính xác.
- Nguyên tắc giá gốc: quy định nguyên vật liệu phải đƣợc đánh giá theo giá gốc
- Nguyên tắc thận trọng:để hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu cần phải thận trọng trong từng bước
Kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vì vậy cần phải liên tục hoàn thiện Công việc kế toán thường xuyên thay đổi theo đặc điểm sản xuất và chính sách quản lý kinh tế tài chính của nhà nước Do đó, tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần phải đáp ứng các yêu cầu linh hoạt và thích ứng với những biến đổi này.
Tôn trọng nguyên tắc, chế độ và chuẩn mực kế toán là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, tạo nền tảng cho việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Mặc dù các doanh nghiệp có thể áp dụng những phương pháp kế toán khác nhau, nhưng việc tuân thủ đúng chế độ và chuẩn mực kế toán của nhà nước là điều cần thiết Điều này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp trong công tác kế toán mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc so sánh, đối chiếu và kiểm tra, đồng thời hỗ trợ trong việc đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán.
Tổ chức kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu, cần phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quản lý của từng doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn hình thức và phương pháp kế toán khác nhau, như phương pháp kế toán hàng tồn kho và phương pháp tính giá vốn xuất kho, để đảm bảo tính hợp lý Việc áp dụng cứng nhắc một phương pháp không phù hợp sẽ dẫn đến bất hợp lý trong hạch toán và không đạt hiệu quả như mong muốn Tuy nhiên, sự linh động trong lựa chọn phương pháp kế toán vẫn phải tuân thủ các chế độ và chuẩn mực của nhà nước.
Công tác kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác, ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp Nếu thông tin kế toán không đáp ứng yêu cầu này, quyết định kinh tế sẽ thiếu tính thích hợp và sát với thực tế Hơn nữa, thông tin kế toán tạo ra bức tranh toàn cảnh về doanh nghiệp, là cơ sở thuyết phục các nhà đầu tư và ngân hàng trong các giao dịch quan trọng như ký kết hợp đồng đấu thầu lớn và thực hiện các khoản vay Do đó, chất lượng thông tin kế toán quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh của nền kinh tế thị trường.
Kế toán nguyên vật liệu cần được hoàn thiện trong mối quan hệ thống nhất với các phần hành kế toán khác, bao gồm kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết, kế toán tài chính và kế toán quản trị Đây là một bộ phận không thể thiếu trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp, với mối quan hệ khăng khít và bổ sung cho nhau Sự yếu kém của bất kỳ phần hành kế toán nào cũng sẽ ảnh hưởng đến các phần hành khác, gây tác động tiêu cực đến toàn bộ hệ thống kế toán của doanh nghiệp.
Để kế toán vật liệu thực hiện tốt vai trò của mình và trở thành công cụ quản lý hữu ích cho doanh nghiệp, cần đảm bảo các yêu cầu cần thiết.
3.2.3.Nội dung hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Xuân Thủy Để phát huy hơn nữa vai trò của kế toán nguyên vật liệu trong quản lý , em xin đƣợc đề xuất một số ý kiến nhằm củng cố hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty
Một là: Về việc mở sổ kế toán
Công ty cần tuân thủ đầy đủ quy trình mở sổ theo quy định của Bộ Tài chính được nêu trong Quyết định 15 Việc này không chỉ thể hiện sự tuân thủ nghiêm túc các văn bản pháp lý của nhà nước mà còn góp phần đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong công tác kế toán.
Sơ đồ 6: Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức chúng từ ghi sổ
Ghi chú: : Ghi thường xuyên trong kì báo cáo
: Ghi ngày cuối quý, năm
: Đối chiếu số liệu cuối kì
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ
Việc mở thêm sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là cần thiết, bởi đây là sổ kế toán tổng hợp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian Sổ này không chỉ đăng ký các nghiệp vụ mà còn giúp quản lý chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh Hơn nữa, sổ này hỗ trợ cơ quan thuế và các cơ quan chức năng trong việc theo dõi, kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của các nghiệp vụ kinh tế Mẫu sổ đăng ký chứng từ có thể được thiết lập như sau:
Công ty cổ phần Xuân Thủy Mẫu số S02a- DN
Phi Liệt – Lại Xuân - HP QĐ số 15/2006/QĐ- BTC
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng
Cộng luỹ kế từ đầu quý Cộng luỹ kế từ đầu quý
- Sổ này có trang, đánh số từ trang số 01 đến trang
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên)
Lập lại Sổ đăng ký chứng từ theo mẫu.
Công ty cổ phần Xuân Thủy Mẫu số S02a- DN
Phi Liệt – Lại Xuân - HP QĐ số 15/2006/QĐ- BTC
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chứng từ ghi sổ Số tiền
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên)
Do công ty có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán, việc mở thêm bảng tổng hợp đăng ký chứng từ cùng loại sẽ giúp giảm bớt số lượng chứng từ Điều này không chỉ giúp dễ dàng hơn trong việc tra cứu, mà còn tiết kiệm thời gian và công sức khi cần tìm kiếm các chứng từ.
Hai là: Thành lập ban kiểm nghiệm vật tƣ
Việc kiểm tra kỹ lưỡng vật tư, hàng hóa trước khi nhập kho là cần thiết để đảm bảo sự phù hợp với các điều khoản trong hợp đồng mua hàng, nhằm tránh tình trạng hàng kém chất lượng, sai quy cách hoặc thiếu số lượng Do đó, công ty cần thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa, bao gồm ít nhất một đại diện phụ trách mua hàng, thủ kho và một đại diện phụ trách kỹ thuật sản xuất Các thành viên trong ban kiểm nghiệm cần phải thành thạo về mẫu mã, phẩm chất và quy cách của hàng mua Sau khi nhận hàng, ban kiểm nghiệm sẽ lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa” theo mẫu quy định.
Công ty cổ phần Xuân Thủy Mẫu số S02a- DN
Phi Liệt – Lại Xuân - HP QĐ số 15/2006/QĐ- BTC
Vật tƣ, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Ngày tháng năm Số:
- Căn cứ Số Ngày tháng năm của
+ Ông/ bà Chức vụ: Đại diện: Trưởng ban
+ Ông/ bà Chức vụ: Đại diện: Uỷ viên
+ Ông/ bà Chức vụ: Đại diện: .Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại:
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tƣ sản phẩm hàng hoá
Phương thức kiểm nghiệm ĐVT
Số lƣợng theo chứng từ
Số lƣợng đúng quy cách, phẩm chất
Số lƣợng không đúng quy cách, phẩm chất
A B C D E 1 2 3 4 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đại diện kĩ thuật
Đối với các chuyến hàng có giá trị lớn và nhiều chủng loại, việc kiểm nghiệm trước khi nhập kho là bắt buộc và cần lập biên bản kiểm nghiệm Cách ghi chép biên bản kiểm nghiệm được thực hiện như sau:
- Cột D-Phương thức kiểm nghiệm: Ghi phương pháp kiểm nghiệm toàn diện hay xác suất
- Cột 1: Ghi số lƣợng theo hoá đơn, hay phiếu giao hàng
- Cột 2 và cột 3: Ghi kết quả thực tế kiểm nghiệm
Ban kiểm nghiệm cần ghi rõ ý kiến về số lượng, chất lượng và nguyên nhân liên quan đến nguyên vật liệu không đạt yêu cầu về số lượng, quy cách và phẩm chất Đồng thời, cần đề xuất cách xử lý phù hợp để đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng.
Biên bản kiểm nghiệm đƣợc lập thành 2 bản: 1 bản giao cho bộ phận phụ trách cung tiêu, 1 bản giao cho phòng kế toán
Khi nguyên vật liệu không đúng về số lượng, quy cách hoặc phẩm chất so với hóa đơn, cần lập thêm một liên và kèm theo các chứng từ liên quan để gửi cho đơn vị bán nhằm giải quyết vấn đề.
Ba là: Cần phải xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu hoàn chỉnh và thống nhất