LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
Khái niệm, ý nghĩa và nhiệm vụ của hạch toán tiền lương
1.1.1.Khái niệm tiền lương và các khoản trích theo lương
Trong nền kinh tế hiện đại, sức lao động đã trở thành hàng hóa có thể trao đổi Người lao động có thể ký hợp đồng lao động để cung cấp sức lao động cho doanh nghiệp hoặc nhà nước Sau khi hoàn thành công việc, người thuê sẽ trả tiền tương ứng với kết quả lao động, gọi là tiền lương.
Hiện nay có rất nhiều khái niệm về tiền lương khác nhau Theo Điều 90,
Bộ luật lao động 2019, Bộ luật số 45/2019/QH14 quy định về tiền lương như sau:
Tiền lương là khoản tiền mà người sử dụng lao động chi trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc Khoản tiền này bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác Đặc biệt, mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu.
Trong nền kinh tế tư bản chủ nghĩa, C.Mác chỉ rõ: Tiền lương là giá cả sức lao động, biểu hiện ra bên ngoài
Theo kinh tế học hiện đại, tiền lương được coi là giá cả của sức lao động, và nó được xác định bởi mối quan hệ cung cầu trên thị trường lao động.
Tiền lương là số tiền mà người lao động nhận từ người sử dụng lao động, tương ứng với số lượng và chất lượng lao động mà họ bỏ ra để tạo ra của cải vật chất hoặc các giá trị hữu ích khác.
Trong sản xuất, tiền lương là chi phí cho nhân công và là một phần quan trọng trong giá thành sản phẩm Tiền lương được xem như giá cả sức lao động, tức là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động khi hoàn thành nhiệm vụ Từ góc độ doanh nghiệp, tiền lương là khoản chi phí thể hiện bằng tiền cho tất cả lao động mà doanh nghiệp phải trả Ngoài tiền lương, doanh nghiệp còn phải tính toán các khoản trích theo lương để đảm bảo tái sản xuất sức lao động và chi phí sản xuất kinh doanh.
Các khoản trích theo lương bao gồm bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ) và bảo hiểm thất nghiệp Những khoản này được trích từ tiền lương hàng tháng để đóng vào các quỹ xã hội, thể hiện sự quan tâm của xã hội đối với người lao động.
Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH) được sử dụng để chi trợ cấp cho người lao động trong các trường hợp như bệnh tật, thai sản và tai nạn lao động, đồng thời cũng đảm bảo việc trả lương hưu cho những người lao động khi đến tuổi nghỉ hưu Mức chi trả BHXH cho từng đối tượng lao động sẽ khác nhau, phụ thuộc vào mức lương, chất lượng lao động và thời gian cống hiến cho xã hội.
Quỹ bảo hiểm y tế (BHYT) hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh cho người lao động, giúp họ không phải trả hoặc chỉ trả một phần viện phí và thuốc men khi khám tại các cơ sở y tế đã đăng ký.
Quỹ kinh phí công đoàn (KPCĐ) được sử dụng để tài trợ cho các hoạt động của tổ chức công đoàn, nhằm bảo vệ và đảm bảo quyền lợi chính đáng cho người lao động Quỹ này hỗ trợ tổ chức các hoạt động chăm sóc đời sống tinh thần cho nhân viên và các sự kiện nội bộ trong công ty.
Quỹ bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) là khoản tiền mà doanh nghiệp và người lao động đóng góp nhằm nhận hỗ trợ tài chính tạm thời khi gặp phải tình trạng mất việc Để được hưởng quyền lợi từ quỹ này, người lao động cần phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo quy định của pháp luật.
1.1.2.Ý nghĩa của lao động và tiền lương
Tiền lương có ý nghĩa vô cùng to lớn đối với cả người lao động, doanh nghiệp và xã hội:
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm Do đó, để đánh giá hiệu quả kinh tế trong việc sử dụng lao động, cần xem xét chính sách tiền lương một cách hợp lý.
Đối với người lao động:
Tiền lương là yếu tố quyết định thu nhập của người lao động, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc sống của họ và gia đình Sự gia tăng chi phí sinh hoạt khiến người lao động phải nỗ lực hơn để kiếm tiền, từ đó có thể trang trải các khoản như tiền thuê nhà, chi phí sinh hoạt, học hành cho con cái, và chăm sóc sức khỏe cho gia đình Khả năng kiếm được tiền công cao hơn khuyến khích người lao động nâng cao trình độ, góp phần gia tăng giá trị cho doanh nghiệp.
Tiền lương là nguồn thu nhập chính của người lao động, giúp họ duy trì cuộc sống và chi tiêu cho nhu cầu thiết yếu Về mặt kinh tế vĩ mô, tiền lương không chỉ là phương tiện trao đổi hàng hóa mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc điều tiết thu nhập quốc dân, kết nối giữa người lao động và người sử dụng lao động Đồng thời, thu nhập bình quân đầu người là chỉ số quan trọng để đánh giá mức độ phát triển của một quốc gia.
1.1.3.Nhiệm vụ hạch toán tiền lương
Kế toán tiền lương có trách nhiệm xử lý tất cả các vấn đề liên quan đến tiền lương của người lao động, đòi hỏi chuyên môn nghiệp vụ cao Quy trình làm việc của kế toán tiền lương tại công ty bao gồm nhiều nhiệm vụ đa dạng.
Ghi chép và tính toán chính xác tình hình chất lượng và kết quả lao động là rất quan trọng Điều này bao gồm việc đảm bảo tính đúng, tính đủ trong việc thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản trích theo lương cho người lao động.
Phân loại lao động, quỹ lương, quỹ thưởng và các khoản trích theo lương
Phân loại lao động là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin về số lượng, thành phần và trình độ nghề nghiệp của người lao động Qua đó, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch lao động hiệu quả hơn Bên cạnh đó, việc phân loại lao động trong toàn bộ doanh nghiệp và từng bộ phận còn hỗ trợ lập dự trù chi phí nhân công và kế hoạch quỹ lương, từ đó nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh.
Dựa trên tính chất công việc, lao động trong doanh nghiệp được phân chia thành hai loại chính: lao động trực tiếp và lao động gián tiếp, phản ánh vai trò và chức năng của từng bộ phận trong tổ chức.
Lao động trực tiếp là những cá nhân tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần tạo ra sản phẩm hoặc thực hiện các dịch vụ cụ thể.
Lao động trực tiếp được phân loại theo nội dung công việc thành ba loại: lao động sản xuất kinh doanh chính, lao động sản xuất kinh doanh phụ trợ và lao động thuộc các hoạt động khác.
Theo trình độ chuyên môn và năng lực, lao động trực tiếp được chia thành:
Lao động tay nghề cao là những cá nhân đã được đào tạo chuyên môn bài bản và sở hữu kinh nghiệm thực tiễn phong phú, có khả năng thực hiện các công việc phức tạp yêu cầu trình độ chuyên môn cao.
Lao động có tay nghề trung bình bao gồm những người đã được đào tạo chuyên môn nhưng có thời gian làm việc thực tế hạn chế, cùng với những người chưa qua đào tạo nhưng lại có kinh nghiệm làm việc thực tế tương đối lâu.
-Lao động gián tiếp: Gồm những người chỉ đạo, phục vụ quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp
Lao động gián tiếp được phân loại theo nội dung công việc và nghề nghiệp chuyên môn thành ba nhóm chính: nhân viên kỹ thuật, nhân viên quản lý kinh tế và nhân viên quản lý hành chính.
Theo năng lực và trình độ chuyên môn, lao động gián tiếp được chia thành:
Chuyên viên chính là những cá nhân có trình độ đại học trở lên và chuyên môn cao, có khả năng giải quyết các công việc tổng hợp và phức tạp.
+ Chuyên viên: Là những người lao động đã tốt nghiệp đại học trở lên có trình độ chuyên môn cao, thời gian công tác tươmg đối cao
+ Cán sự: Gồm những người mới tốt nghiệp đại học, có thời gian công tác thực tế chưa nhiều
Nhân viên là những lao động gián tiếp có trình độ chuyên môn thấp, có thể đã qua đào tạo tại các trường lớp chuyên môn hoặc chưa được đào tạo.
1.2.2.Phân loại quỹ tiền lương
Quỹ tiền lương của doanh nghiệp bao gồm tổng số tiền lương mà doanh nghiệp chi trả cho tất cả các loại lao động mà họ trực tiếp quản lý và sử dụng.
Theo Bộ lao động 2019, bộ luật số 45/2019/QH14:
Quỹ tiền lương là tổng số tiền lương mà doanh nghiệp chi trả cho người lao động Nó bao gồm tất cả các khoản tiền mà doanh nghiệp quản lý, sử dụng và thanh toán cho nhân viên của mình.
Tiền lương của người lao động bao gồm mức lương cơ bản trong thời gian làm việc thực tế và các khoản phụ cấp thường xuyên như phụ cấp làm đêm, phụ cấp xăng xe và phụ cấp cho giờ làm thêm.
+ Tiền lương trả cho người lao động khi ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan, thời gian nghỉ phép, thất nghiệp…
+ Ngoài ra nếu tính theo phương diện hoạch toán kế toán, quỹ tiền lương của doanh nghiệp được chia thành 2 loại: Tiền lương chính và tiền lương phụ
Tiền lương chính là khoản tiền mà người lao động nhận được trong thời gian thực hiện nhiệm vụ chính theo quy định, bao gồm tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên và các loại tiền thưởng trong quá trình làm việc.
Tiền lương phụ là khoản tiền lương mà người lao động nhận được trong thời gian nghỉ nhưng vẫn được hưởng lương theo quy định Điều này bao gồm tiền lương trong thời gian nghỉ phép, tham gia nghĩa vụ xã hội, tham dự hội họp, đi học, và trong thời gian ngừng sản xuất.
Việc phân chia quỹ tiền lương thành hai phần: tiền lương chính và tiền lương phụ, đóng vai trò quan trọng trong kế toán và giúp phân bổ tiền lương một cách hợp lý Điều này cũng hỗ trợ trong việc phân tích tình hình sử dụng quỹ lương tại các doanh nghiệp.
Các hình thức trả lương và cách tính lương
1.3.1.Hình thức tiền lương theo thời gian
Hình thức lương theo thời gian là khoản tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động dựa trên mức lương đã thỏa thuận và thời gian làm việc thực tế Có hai cách quy định khoản lương này: hình thức trả lương theo thời gian giản đơn và hình thức trả lương theo thời gian có thưởng.
Hình thức trả lương theo thời gian là phương pháp đơn giản, trong đó tiền lương của mỗi công nhân được xác định dựa trên cấp bậc và thời gian làm việc Mức lương sẽ thay đổi tùy thuộc vào vị trí công việc cũng như số giờ làm việc thực tế của từng cá nhân.
*Cách tính lương theo thời gian :
Lương tháng là khoản tiền lương cố định được chi trả hàng tháng cho người lao động dựa trên hợp đồng lao động và thang lương, bậc lương cơ bản do Nhà nước quy định Khoản lương này thường áp dụng cho nhân viên làm việc trong lĩnh vực quản lý hành chính và quản lý kinh tế.
Lương tháng = Mức lương cơ bản x (hệ số lương + hệ số phụ cấp lương
(nếu có) -Lương tuần: là số tiền được trả cho một tuần làm việc
Lương ngày là khoản tiền được trả cho một ngày làm việc, thường áp dụng cho các công việc có thể chấm công theo ngày Mức lương này được tính dựa trên số ngày làm việc thực tế trong tháng và mức lương của một ngày.
Lương tháng = lương ngày x số ngày làm việc thực tế
- Lương giờ: Số tiền chi trả cho một giờ làm việc của người lao động
𝑺ố 𝒈𝒊ờ 𝒍à𝒎 𝒗𝒊ệ𝒄 𝒕𝒉𝒆𝒐 𝒄𝒉ế độ 𝒒𝒖𝒚 đị𝒏𝒉 𝒕𝒓𝒐𝒏𝒈 𝒏𝒈à𝒚 Ưu, nhược điểm của hình thức tiền lương theo thời gian
Hình thức làm việc này mang lại nhiều ưu điểm như dễ hiểu, dễ tính toán và dễ thực hiện Người lao động không cần phải chạy theo chỉ tiêu, từ đó tạo ra quỹ thời gian thoải mái hơn Điều này giúp họ tích lũy nhiều kinh nghiệm và đầu tư nhiều hơn vào chất lượng công việc.
Một nhược điểm của hình thức trả lương này là mức lương mà người lao động nhận được có thể không phản ánh đúng sự đóng góp của họ trong công việc, cho thấy tính chính xác của hình thức này không được đảm bảo.
1.3.2.Hình thức tiền lương theo sản phẩm
Hình thức lương theo sản phẩm là tiền lương được trả dựa trên số lượng và chất lượng sản phẩm hoàn thành hoặc khối lượng công việc đã nghiệm thu Để áp dụng hình thức này, cần xây dựng định mức lao động và đơn giá lương hợp lý cho từng loại sản phẩm, công việc, được phê duyệt bởi cơ quan có thẩm quyền Ngoài ra, việc kiểm tra và nghiệm thu sản phẩm phải được thực hiện một cách chặt chẽ.
Hình thức trả lương theo sản phẩm rất đa dạng, phù hợp với từng đối tượng và tình huống cụ thể Các loại hình trả lương này bao gồm nhiều phương thức khác nhau, giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc và khuyến khích sự năng động của người lao động.
Lương theo sản phẩm trực tiếp cá nhân là hình thức trả lương dựa trên số lượng sản phẩm thực tế mà người lao động đã hoàn thành Mức lương cho mỗi sản phẩm được xác định theo đơn giá do người sử dụng lao động quy định.
Lương sản phẩm = Khối lượng sản phẩm thực tế hoàn thành X Đơn giá tiền lương sản phẩm
Lương sản phẩm tập thể là hình thức trả lương áp dụng cho công việc do nhiều người thực hiện hoặc khi không xác định được kết quả cho từng cá nhân Để áp dụng hình thức này, cần xác định số tiền lương tổng mà nhóm nhận hoặc đơn giá cho từng sản phẩm do nhóm thực hiện.
Lương theo sản phẩm= Số lượng sản phẩm hoàn thành hung của tập thể x Đơn giá sản phẩm
Lương theo sản phẩm gián tiếp là hình thức trả lương dành cho những người lao động phụ, trong đó số tiền họ nhận được phụ thuộc vào kết quả sản xuất của người sử dụng lao động chính.
Lương theo sản phẩm gián tiếp = Đơn giá sản phẩm phục vụ x Số sản phẩm mà công nhân chính đạt được
Lương theo sản phẩm gián tiếp có nhược điểm là người lao động thiếu tính sáng tạo và chủ động do phụ thuộc vào người lao động chính Tuy nhiên, hình thức tiền lương này cũng mang lại nhiều ưu điểm, như khuyến khích nâng cao năng suất lao động và tay nghề, sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị, cũng như thúc đẩy cải tiến sản xuất và tổ chức lao động Nó còn giúp kiện toàn định mức, kiểm tra chất lượng sản phẩm và kết hợp hài hòa lợi ích giữa nhà nước, tập thể và người lao động.
Nhược điểm của hình thức này là dễ dẫn đến tâm lý chú trọng vào số lượng hơn là chất lượng, đồng thời không chú ý đến việc sử dụng tiết kiệm vật tư.
1.3.3.Hình thức trả lương theo chế độ khoán
Lương khoán là phương thức doanh nghiệp chi trả cho người lao động dựa trên việc hoàn thành khối lượng công việc đã được giao và đảm bảo chất lượng yêu cầu.
Hình thức trả lương khoán khuyến khích người lao động chú trọng đến cả số lượng và chất lượng công việc, từ đó nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với sản phẩm mà họ tạo ra.
Tiền lương khoán= Đơn giá khoán x Khối lượng công việc
Chế độ tiền lương
Nhà nước quy định việc trả lương dựa trên trình độ tay nghề, điều kiện làm việc, cũng như ngành và lĩnh vực lao động khác nhau Mức lương được xác định dựa trên mức độ đóng góp của lao động cho xã hội.
1.4.1.Chế độ tiền lương cấp bậc
Quy định về trả lương cho người lao động bao gồm các tiêu chí chung của Nhà nước và doanh nghiệp, dựa trên chất lượng và điều kiện lao động Mức lương được xác định dựa trên kết quả lao động của công nhân, thể hiện qua số lượng và chất lượng công việc hoàn thành.
Thang lương là hệ thống xác định mối quan hệ tỷ lệ giữa tiền lương của công nhân trong cùng một nghề hoặc nhóm nghề tương tự, dựa trên trình độ lành nghề được phân loại theo bậc Mỗi nghề sẽ có thang lương tương ứng riêng biệt, phản ánh sự khác biệt trong kỹ năng và yêu cầu công việc.
Bậc lương là hệ thống phân loại trình độ lành nghề của công nhân, được sắp xếp từ thấp đến cao, với các bậc như bậc 3, bậc 6, bậc 7 Hệ số lương phản ánh mức độ lao động của công nhân ở từng bậc, cho thấy những công nhân có trình độ tay nghề cao sẽ nhận lương cao hơn so với công nhân bậc 1, tức là những lao động giản đơn.
Cách tính lương theo bậc được thực hiện theo công thức chung như sau:
Số tiền lương = Mức lương cơ sở x Hệ số lương
Mức lương cơ sở được xác định dựa trên mức tối thiểu vùng, và hệ số lương được quy định khác nhau cho từng bậc nhân viên theo quy định của pháp luật.
Theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ, kể từ ngày 01/01/2021, mức lương cơ bản sẽ được quy định như sau:
1 Lương tối thiểu vùng I: 4.420.000 đồng/tháng
2 Lương tối thiểu vùng II: 3.920.000 đồng/tháng
3 Lương tối thiểu vùng III: 3.430.000 đồng/tháng
4 Lương tối thiểu vùng IV: 3.070.000 đồng/tháng
1.4.2.Chế độ tiền lương theo chức vụ
Phụ cấp chức vụ là khoản tiền bổ sung dành cho những cá nhân vừa thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ vừa đảm nhận vị trí lãnh đạo nhưng chỉ nhận lương chuyên môn, nghiệp vụ (theo Nghị định số 204/2004/NĐ-CP) Đối tượng được hưởng phụ cấp này bao gồm công chức, viên chức trong các đơn vị sự nghiệp công lập, người làm việc trong lực lượng vũ trang và người lao động trong doanh nghiệp.
Cách tính lương theo chức vụ (Nghị định số 38/2019/NĐ-CP)
Mức lương thực hiện từ ngày 01 tháng 7 năm 2019 = Mức lương cơ sở
(1.490.000 đồng/tháng) x Hệ số lương hiện hưởng
Cách tính tiền phụ cấp: Đối với các khoản phụ cấp tính theo mức lương cơ sở :
Mức phụ cấp thực hiện từ ngày 01 tháng 7 năm 2019 = Mức lương cơ sở
(1.490.000 đồng/tháng) x Hệ số phụ cấp hiện hưởng.
Hạch toán kế toán chi tiết và tổng hợp
1.5.1 Hạch toán kế toán chi tiết
1.5.1.1.Số lượng lao động Để việc theo dõi và phản ánh số lượng lao động, chất lượng lao động thuận tiện nhất thì doanh nghiệp tiến hành theo dõi thông tin của người lao động cũng như tất cả sự thay đổi về số lượng lao động thông qua “ Danh sách lao động”, danh sách này thường được phòng hành chính nhân sự lập và giữ lại một bản để theo dõi và ghi chép còn lại sẽ giao một bản cho kế toán tiền lương theo dõi và ghi chép
Danh sách lao động có thể được lập chung cho toàn Công ty hoặc riêng cho từng bộ phận, giúp nắm rõ tình hình phân bổ và sử dụng lao động Mọi thay đổi về số lượng lao động cần được cập nhật kịp thời và chính xác vào “Danh sách lao động” để làm căn cứ tính lương và phụ cấp Các quyết định thôi việc và chuyển công tác là căn cứ quan trọng để ghi vào “Danh sách lao động”.
1.5.1.2.Thời gian lao động Để việc theo dõi và phản ánh số lượng lao động, chất lượng lao động thuận tiện nhất thì doanh nghiệp tiến hành theo dõi thông tin của người lao động cũng như tất cả sự thay đổi về số lượng lao động thông qua “ Danh sách lao động”, danh sách này thường được phòng hành chính nhân sự lập và giữ lại một bản để theo dõi và ghi chép còn lại sẽ giao một bản cho kế toán tiền lương theo dõi và ghi chép
Danh sách lao động có thể được lập cho toàn Công ty hoặc từng bộ phận, giúp nắm rõ tình hình phân bổ và sử dụng lao động hiện có Mọi thay đổi về số lượng lao động cần được cập nhật kịp thời và chính xác vào danh sách này, làm cơ sở để tính lương và phụ cấp cho nhân viên Các quyết định như thôi việc hay chuyển công tác là căn cứ để ghi vào danh sách lao động.
1.5.1.3.Kết quả lao động Để việc theo dõi và phản ánh số lượng lao động, chất lượng lao động thuận tiện nhất thì doanh nghiệp tiến hành theo dõi thông tin của người lao động cũng như tất cả sự thay đổi về số lượng lao động thông qua “ Danh sách lao động”, danh sách này thường được phòng hành chính nhân sự lập và giữ lại một bản để theo dõi và ghi chép còn lại sẽ giao một bản cho kế toán tiền lương theo dõi và ghi chép
Danh sách lao động có thể được lập cho toàn Công ty hoặc từng bộ phận, giúp theo dõi tình hình phân bổ và sử dụng lao động Mọi thay đổi về số lượng lao động cần được cập nhật kịp thời và chính xác vào danh sách này, làm cơ sở tính lương và phụ cấp cho người lao động Các quyết định như thôi việc hay chuyển công tác là căn cứ quan trọng để ghi vào danh sách lao động.
1.5.1.4.Trả lương cho người lao động
Dựa trên hạch toán thời gian và kết quả lao động, kế toán tiền lương thực hiện kiểm tra và tính toán lương cho nhân viên Sau đó, kế toán sẽ lập bảng thanh toán lương cùng với bảng thanh toán tiền thưởng (nếu có).
Bảng thanh toán tiền lương là tài liệu quan trọng để chi trả lương và phụ cấp cho người lao động trong các đơn vị sản xuất kinh doanh Mỗi bảng thanh toán được lập cho từng tổ đội, phòng ban tương ứng với bảng chấm công Trong bảng này, thông tin của từng công nhân viên được ghi rõ ràng, bao gồm bậc, mức lương và thời gian làm việc, từ đó tính toán lương cho từng người một cách chính xác.
Bảng thanh toán tiền lương và thưởng được phòng kế toán lập theo từng bộ phận và chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt Kế toán tiền lương sau đó tổng hợp và lập bảng thanh toán tổng hợp cho công ty, trong đó mỗi tổ đội, phòng ban được thể hiện trên một dòng riêng Đây là căn cứ quan trọng để tổng hợp quỹ tiền lương thực tế và chi phí sản xuất kinh doanh của từng bộ phận trong doanh nghiệp.
Tiền lương được trả cho người lao động trực tiếp bằng tiền mặt (hoặc thông qua tài khoản ngân hàng tùy doanh nghiệp)
Kế toán lập phiếu chi để thủ quỹ phát lương cho người lao động Khi nhận tiền, người lao động cần ký vào cột nhận hoặc có thể có người nhận hộ ký thay Sau khi hoàn tất việc thanh toán lương, bảng thanh toán sẽ được lưu trữ tại phòng kế toán.
Bảng chấm công (Mẫu số 01a-LĐTL) là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý số ngày công thực tế của nhân viên trong tháng Biểu mẫu này đóng vai trò then chốt trong việc xác định lương cho từng nhân viên một cách chính xác và đầy đủ.
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu số 05-LĐTL) là chứng từ quan trọng để xác nhận số lượng sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành bởi đơn vị hoặc cá nhân người lao động.
Dựa vào bảng chấm công và phiếu xác nhận hoàn thành công việc, kế toán lập “bảng thanh toán tiền lương” (mẫu số 02-LĐTL) và “bảng thanh toán tiền thưởng” (mẫu số 03-LĐTL) để phân loại lương thưởng theo đối tượng sử dụng lao động và phân bổ vào chi phí kinh doanh Trước khi thực hiện việc trả lương, kế toán sẽ khấu trừ các khoản nợ của nhân viên đối với công ty trong tháng, bao gồm tạm ứng, bồi thường, lương trả đợt 1, thuế thu nhập, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế, theo quy định hiện hành.
Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02-LĐTL) là chứng từ quan trọng cho doanh nghiệp, dùng làm căn cứ để thực hiện thanh toán lương cho nhân viên, bao gồm lương cơ bản, tiền thưởng, phụ cấp và các khoản thu nhập khác.
-Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội( Mẫu số 11- LĐTL)
1.5.2.2.Trình tự luân chuyển chứng từ
*Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương ( phụ lục 1.1)
Hàng tháng, nhân viên làm việc sẽ được chấm công dựa trên số ngày làm thực tế và khối lượng công việc hoàn thành Bộ phận chấm công sẽ lập các chứng từ và bảng kê liên quan như bảng chấm công và bảng chấm công làm thêm giờ, sau đó ký xác nhận Tất cả các chứng từ lương này sẽ được chuyển cho kế toán tiền lương để xử lý.
Hạch toán kế toán chi tiết và tổng hợp các khoản trích theo lương
Theo quyết định số 595/QĐ-BHXH, tỷ lệ trích các khoản theo lương được quy định như sau: Bảo hiểm xã hội là 25,5%, bảo hiểm y tế là 4,5%, bảo hiểm thất nghiệp là 2%, và kinh phí công đoàn là 2%.
1.6.1.Bảo hiểm xã hội (BHXH)
Tài khoản 3383 – Bảo hiểm xã hội: Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm xã hội ở đơn vị
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 3383:
-Số BHXH đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm xã hội
-Các khoản đã trả và đã nộp khác
-Trích BHXH vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc khấu trừ vào lương của công nhân viên;
-Số BHXH đã chi trả công nhân viên khi được cơ quan BHXH thanh toán; -Các khoản phải trả khác
Số dư bên Nợ thể hiện số tiền đã trả hoặc nộp vượt quá số phải trả, phải nộp, hoặc số bảo hiểm xã hội đã chi trả cho công nhân viên nhưng chưa được thanh toán.
Số dư bên Có: ̶ BHXH đã trích chưa nộp cho cơ quan quản lý ̶ Các khoản còn phải trả, còn phải nộp khác
Trích các khoản bảo hiểm:
Nợ TK 622, 623, 641, 642 (đưa vào chi phí sản xuất kinh doanh);
Khi nộp các khoản bảo hiểm:
Có TK 111, 112 - Tiền gửi, tiền mặt
Tài khoản 3384 – Bảo hiểm y tế: Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm y tế ở đơn vị
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 3384:
- Số BHYT đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm y tế
- Trích BHYT vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc khấu trừ vào lương của công nhân viên;
Số dư bên Nợ (nếu có):
Số dư bên Nợ phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp
BHYT đã trích chưa nộp cho cơ quan quản lý
Trích các khoản bảo hiểm:
Nợ TK 622, 623, 641, 642 (đưa vào chi phí sản xuất kinh doanh);
Khi nộp các khoản bảo hiểm:
Có TK 111, 112 - Tiền gửi, tiền mặt
1.6.3 Kinh phí công đoàn ( KPCĐ)
Tài khoản 3382 – Kinh phí công đoàn: Phản ánh tình hình trích và thanh toán kinh phí công đoàn ở đơn vị
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 3382:
Bên Nợ: ̶ Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị; ̶ Số KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ kinh phí công đoàn;
Bên Có: ̶ Trích KPCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc khấu trừ vào lương của công nhân viên; ̶ Kinh phí công đoàn vượt chi được cấp bù;
Số dư bên Nợ thể hiện số tiền đã chi trả hoặc nộp nhiều hơn so với số tiền phải trả, phải nộp, hoặc là số kinh phí công đoàn đã vượt chi mà chưa được cấp bù.
Số dư bên Có: ̶ KPCĐ đã trích chưa nộp cho cơ quan quản lý hoặc kinh phí công đoàn được để lại cho đơn vị chưa chi hết;
Trích các khoản bảo hiểm:
Nợ TK 622, 623, 641, 642 (đưa vào chi phí sản xuất kinh doanh);
Khi nộp các khoản bảo hiểm:
Có TK 111, 112 - Tiền gửi, tiền mặt
Tài khoản 3386 – Bảo hiểm thất nghiệp: Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm thất nghiệp ở đơn vị
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 3386:
- Số BHTN đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm thất nghiệp
- Trích BHTN vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc khấu trừ vào lương của công nhân viên;
Số dư bên Nợ (nếu có):
- Số dư bên Nợ phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp
- BHTN đã trích chưa nộp cho cơ quan quản lý
Trích các khoản bảo hiểm:
Nợ TK 622, 623, 641, 642 (đưa vào chi phí sản xuất kinh doanh);
Khi nộp các khoản bảo hiểm:
Có TK 111, 112 - Tiền gửi, tiền mặt.
Cách hình thức sổ kế toán áp dụng trong doanh nghiệp
Sổ sách kế toán được mở đầu niên độ kế toán và khóa lại khi kết thúc niên độ Chức năng của sổ sách kế toán là ghi chép, hệ thống hóa và tổng hợp số liệu từ các chứng từ ban đầu, từ đó cung cấp các chỉ tiêu cần thiết cho việc lập báo cáo kế toán theo trình tự và phương pháp ghi chép cụ thể.
1.7.1 Hình thức sổ nhật ký chung
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh cần được ghi chép vào sổ nhật ký, đặc biệt là sổ “Nhật ký chung”, theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ Dữ liệu từ các sổ nhật ký sẽ được sử dụng để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế cụ thể.
+ Sổ nhật ký đặc biệt
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung (phụ lục 1.4)
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ Nhật ký chung Sau đó, dựa trên số liệu từ sổ Nhật ký chung, các thông tin sẽ được chuyển vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị sử dụng sổ, thẻ kế toán chi tiết, thì các nghiệp vụ phát sinh cũng sẽ được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung.
Cuối tháng, quý hoặc năm, cần cộng số liệu trên Sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra và đối chiếu, số liệu trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết sẽ được sử dụng để lập các Báo cáo tài chính Theo nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải khớp với Tổng số phát sinh Nợ và Có trên sổ Nhật ký chung, bao gồm cả các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi loại trừ số trùng lặp.
1.7.2 Hình thức Nhật ký – Sổ cái
Sổ "Nhật ký – Sổ cái" là công cụ quan trọng trong kế toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế Các ghi chép này dựa trên chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, giúp quản lý thông tin tài chính một cách hiệu quả.
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái ( phụ lục
Hàng ngày, kế toán sử dụng các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra để ghi sổ Đầu tiên, kế toán xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có trước khi ghi vào Sổ Nhật ký.
Sổ Cái là nơi ghi chép số liệu của từng chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, với mỗi mục được ghi trên một dòng trong cả phần Nhật ký và Sổ Cái.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp các chứng từ vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết Họ cộng số liệu từ cột phát sinh ở Nhật ký và các cột Nợ, Có ở Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Dựa vào số phát sinh của các tháng trước và tháng này, kế toán tính số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng Từ số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng, họ xác định số dư cuối tháng (cuối quý) cho từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký -
Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền trong cột Phát sinh của Sổ Nhật ký bằng tổng số phát sinh Nợ của tất cả các tài khoản và cũng bằng tổng số phát Có của tất cả các tài khoản.
(b)Tổng số dư Nợ của các Tài khoản = Tổng số dư Có của các tài khoản
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh
Nợ và số phát sinh Có cần được tính toán để xác định số dư cuối tháng cho từng đối tượng Dựa vào số liệu khóa sổ của các đối tượng, cần lập "Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản Số liệu trong "Bảng tổng hợp chi tiết" sẽ được đối chiếu với số phát sinh để đảm bảo tính chính xác.
Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký -
Sau khi khóa sổ, số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và "Bảng tổng hợp chi tiết" sẽ được kiểm tra và đối chiếu Nếu các số liệu này khớp và chính xác, chúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái mang lại nhiều ưu điểm như tính đơn giản, dễ thực hiện và thuận tiện trong việc kiểm tra, đối chiếu Phương pháp này rất phù hợp với các đơn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế và hoạt động kinh tế đơn giản, do đó số tài khoản được bố trí trong sổ Nhật ký cũng hạn chế.
Hình thức này không thích hợp cho các đơn vị lớn với nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đa dạng về loại hình Việc phân công công việc cho kế toán để thực hiện ghi sổ cũng gặp nhiều khó khăn.
1.7.3.Hình thức nhật ký chứng từ
Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của tài khoản, đồng thời phân tích các nghiệp vụ này theo các tài khoản đối ứng nợ là đặc trưng quan trọng trong quản lý tài chính.
Kết hợp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian với hệ thống hóa nội dung kinh tế là phương pháp hiệu quả để quản lý thông tin Việc này không chỉ giúp theo dõi các giao dịch một cách rõ ràng mà còn tạo điều kiện cho việc phân tích và báo cáo chính xác.
Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép
+ Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
Sơ đồ trình tự chi tiết theo hình thức Nhật ký chung – chứng từ (phụ lục
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC
Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
2.1.1.Lịch sử hình thành ̶ Tên giao dịch, tên viết tắt: Công Ty Điện Lực TP Hà Tĩnh ̶ Địa chỉ trụ sở chính: Số 06 đại lộ Xô Viết Nghệ Tĩnh phường Nguyễn Du
TP Hà Tĩnh, tỉnh Hà Tĩnh, là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, truyền tải và phân phối điện Doanh nghiệp này có mã số thuế 0100100417-018 và được thành lập vào ngày 25 tháng 11 năm 1991 Hiện tại, TP Hà Tĩnh đang hoạt động với số điện thoại liên hệ là 02393855356.
Công ty Điện lực Hà Tĩnh được thành lập từ năm 1991, đã trải qua hơn 27 năm phát triển và luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị cũng như chỉ tiêu sản xuất kinh doanh Công ty nổi bật trong công tác phòng chống thiên tai, đặc biệt là khắc phục siêu bão số 10 năm 2017, được đánh giá cao bởi người dân và Tổng Công ty Ngày 9/7/2018, Trung tâm điều khiển xa chính thức hoạt động, nâng cao độ tin cậy cung cấp điện Công ty đã nhận nhiều phần thưởng cao quý từ Đảng và Nhà nước, bao gồm Huân chương lao động hạng Ba (2004), hạng Nhì (2009), và hạng Nhất (2014) Năm 2017, công ty được vinh danh là Doanh nghiệp tiêu biểu và đã đạt chứng nhận ISO 9001:2008 cùng chứng nhận thực hành tốt 5S Hàng năm, Công ty Điện lực Hà Tĩnh nhận Bằng khen từ Thủ tướng Chính phủ, các bộ ngành và UBND tỉnh Đảng bộ Công ty luôn giữ vững danh hiệu trong sạch, vững mạnh và được khen thưởng từ Đảng ủy Khối Doanh nghiệp Hà Tĩnh.
Công ty định hướng phát triển bằng cách cải tiến công tác kinh doanh và dịch vụ khách hàng, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao và trở thành doanh nghiệp chuyên nghiệp, hiện đại Đồng thời, công ty sẽ nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, đảm bảo đáp ứng yêu cầu về chất lượng dịch vụ và công nghệ, phù hợp với giá trị cốt lõi Việc thực thi văn hóa doanh nghiệp và phát triển thương hiệu cũng được chú trọng Công ty cam kết bảo vệ môi trường và ứng phó với biến đổi khí hậu, dựa vào nội lực và phát huy nguồn lực bên ngoài Thực hiện tốt công tác truyền thông và quan hệ cộng đồng là một phần quan trọng trong chiến lược Lĩnh vực tư vấn xây dựng điện sẽ được phát triển với năng lực thực hiện và đảm bảo chất lượng dịch vụ cho tất cả các loại hình dự án điện Công ty cũng không ngừng nghiên cứu và ứng dụng công nghệ tiên tiến, nâng cao hiệu suất và tiết kiệm năng lượng, đồng thời đảm bảo an toàn thông tin cho các hệ thống Cuối cùng, công ty sẽ vận hành hệ thống điện và thị trường điện một cách an toàn, tin cậy và kinh tế, đáp ứng các quy định của thị trường điện Việt Nam, góp phần thúc đẩy phát triển bền vững.
Đánh giá khái quát kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh qua một số chỉ tiêu kinh tế: o Bảng đánh giá chỉ tiêu kinh tế.( phụ lục 2.1)
Trong 3 năm chúng ta thấy rằng doanh thu của công ty tăng lên cho dù trải qua Covid 19 nặng nề có thể thấy rõ rệt tỷ lệ năm 2019 và 2020 là 3.5 % trong khi năm 2020 và năm 2021 với mức tỷ trọng là 11.2% điều đó cho thấy rằng công ty đang khắc phục sau lại kinh doanh rất tốt Công ty Điện lực TP
Hà Tĩnh đã hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch năm 2021, bao gồm việc đảm bảo cấp điện an toàn và ổn định với chất lượng ngày càng tốt hơn phục vụ cho các hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội và sinh hoạt của nhân dân Thành phố cũng đã hoàn thành các nhiệm vụ đầu tư phát triển lưới điện theo quy hoạch, hiện đại hóa gắn liền với chương trình chỉnh trang đô thị Ngoài ra, Hà Tĩnh đã giảm tổn thất điện năng trên lưới phân phối, nâng cao độ tin cậy cung cấp điện và chất lượng dịch vụ khách hàng Sản xuất kinh doanh đạt lợi nhuận và hoàn thành nghĩa vụ đối với nhà nước, trong khi năng suất lao động tăng hàng năm, đảm bảo việc làm và cải thiện thu nhập cho người lao động.
Trong năm 2020, Công ty Điện Lực Hà Tĩnh đã đảm bảo cung cấp điện ổn định cho các hoạt động kinh tế, xã hội, và sự kiện văn hóa, chính trị của Thành phố, bất chấp đại dịch Covid-19 và thời tiết phức tạp Ngay từ đầu năm, công ty đã triển khai các giải pháp an toàn để duy trì hoạt động và cung cấp điện liên tục cho khách hàng trên toàn địa bàn Thành phố trong mùa hè và suốt cả năm.
Hà Tĩnh đã thực hiện tốt việc cung cấp điện theo yêu cầu của Chính phủ, phục vụ các sự kiện chính trị, văn hóa và xã hội như Tết dương lịch, Tết nguyên đán, Đại hội Đảng và các kỳ thi tuyển sinh Trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 bùng phát từ đầu năm 2020, nhiều ngành nghề phải ngừng hoạt động, nhưng ngành Điện vẫn đảm bảo cung cấp dịch vụ thiết yếu cho nền kinh tế Dịch Covid-19 đã làm thay đổi thói quen sinh hoạt và sản xuất, ảnh hưởng lớn đến biểu đồ phụ tải Ban chỉ đạo phòng chống dịch Covid-19 của Công ty Điện Lực Hà Tĩnh đã chủ động xây dựng các kịch bản nhằm phục vụ dân sinh và phòng chống dịch hiệu quả.
Trong bối cảnh dịch Covid-19 diễn biến phức tạp, việc xây dựng phương án ứng phó nhằm đảm bảo vận hành an toàn và ổn định lưới điện trên toàn Thành phố là rất quan trọng Đặc biệt, cần xây dựng phương án cấp điện cho mùa hè 2020 với kịch bản tổng thể, dự báo các tình huống có thể xảy ra và đưa ra các giải pháp thực hiện hiệu quả, nhằm đảm bảo mục tiêu cung cấp điện an toàn và liên tục trong mùa hè năm 2020.
Thương phẩm tăng trưởng thấp do ảnh hưởng của dịch Covid19 đã tác động đến các thành phần kinh tế:
+ Các khu công nghiệp , cơ sở sản xuất sản xuất cầm chừng do thiếu nguyên liệu đầu vào
+ Học sinh sinh viên học online từ đầu tháng 5 đến hết năm 2021 nên thành phần phụ tải hoạt động khác giảm
+ Thương nghiệp, khách sạn ,nhà hàng giảm, đặc biệt trong giai đoạn giãn cách xã hội từ 23/7 đến 21/9
+ Nhóm kinh doanh dịch vụ cũng bị ảnh hưởng do người dân hạn chế đi lại, ăn uống , đặc biệt tại các khu đông người
2.1.3.Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ( phụ lục 2.2)
* Chức năng , nhiệm vụ của từng bộ phận
Văn phòng công ty đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Giám đốc Công ty quản lý và điều hành các hoạt động hành chính, quản trị Nhiệm vụ bao gồm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu, và phối hợp với bộ phận quản lý trang Website để tuyên truyền và quảng bá thương hiệu Ngoài ra, văn phòng còn đảm nhận việc duy trì vệ sinh, bảo vệ tài sản và đảm bảo an ninh trật tự tại khu vực Nhà điều hành sản xuất và Kho của Công ty.
Phòng Kế hoạch Vật tư có nhiệm vụ tham mưu và hỗ trợ Giám đốc Công ty trong việc quản lý, chỉ đạo và điều hành kế hoạch sản xuất kinh doanh Phòng cũng đảm nhận việc đầu tư xây dựng hàng năm, ngắn hạn và dài hạn, phát triển kinh doanh đa ngành nghề, quy hoạch và chiến lược phát triển của Công ty, cũng như quản lý xe máy và phương tiện vận tải, và công tác vật tư trong toàn Công ty.
Tổ chức và Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Giám đốc Công ty quản lý và điều hành các hoạt động liên quan đến cơ cấu tổ chức, phát triển nguồn nhân lực, và chế độ lao động Điều này bao gồm công tác đào tạo, quản lý tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và bảo hiểm thất nghiệp Ngoài ra, việc thi đua khen thưởng, xây dựng văn hóa doanh nghiệp, và đổi mới doanh nghiệp cũng là những nhiệm vụ thiết yếu Công tác y tế và vệ sinh lao động trong Công ty cũng được chú trọng nhằm đảm bảo môi trường làm việc an toàn và hiệu quả.
Phòng Kỹ thuật có nhiệm vụ tham mưu và hỗ trợ Giám đốc Công ty trong việc quản lý, chỉ đạo và điều hành các công việc liên quan đến kỹ thuật vận hành và sửa chữa hệ thống lưới điện Phòng cũng đảm nhận khảo sát, thiết kế, lập và phối hợp xây dựng phương án, đồng thời tổ chức nghiệm thu để đưa các công trình mới vào vận hành hiệu quả.
Phòng Tài chính Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Giám đốc Công ty trong quản lý và điều hành các hoạt động kinh tế tài chính Phòng này đảm bảo hạch toán kế toán chính xác và hiệu quả, đồng thời tối ưu hóa việc sử dụng nguồn chi phí và giá thành sản xuất kinh doanh được giao từ Tổng công ty.
Trung tâm điều khiển xa hỗ trợ Giám đốc Công ty trong việc quản lý và điều hành lưới điện, đảm bảo vận hành an toàn, liên tục và ổn định Nhiệm vụ của trung tâm là duy trì chất lượng điện năng và tối ưu hóa hiệu quả kinh tế trong quá trình vận hành.
Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Điện Lực TP Hà Tĩnh
2.2.1 Đặc điểm chung về tình hình tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty
Ngành điện yêu cầu lao động có chuyên môn cao, do đó, Công ty đã triển khai các chính sách phù hợp nhằm nâng cao năng suất lao động và tối ưu hóa lợi nhuận Những chính sách này không chỉ đáp ứng yêu cầu của Nhà nước mà còn tạo điều kiện thuận lợi để người lao động gắn bó lâu dài với Công ty.
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức rõ ràng và hoạt động hiệu quả, với sự chỉ đạo trực tiếp từ cấp trên xuống dưới, giúp các bộ phận liên kết chặt chẽ nhằm quản lý sản xuất kinh doanh hiệu quả Hàng ngày, các bộ phận thực hiện chấm công và theo dõi số lượng lao động cũng như chất lượng làm việc của từng nhân viên.
Phân loại lao động là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng nhân lực và tính toán lương hợp lý, đồng thời khuyến khích nhân viên nâng cao kỹ năng Chất lượng lao động ảnh hưởng lớn đến năng suất của doanh nghiệp, được đánh giá qua các tiêu chí như trình độ văn hóa, tay nghề, thâm niên, độ tuổi và giới tính Thông tin chi tiết về chất lượng lao động tại công ty được trình bày trong phụ lục 2.8.
Công ty sở hữu đội ngũ lao động có trình độ và năng lực đáp ứng tốt yêu cầu công việc Hằng năm, công ty tổ chức các buổi tư vấn, đào tạo chuyên nghiệp và bồi dưỡng chuyên môn cho toàn bộ nhân viên.
2.2.1.2.Hình thức trả lương và cách tính lương tại Công ty Điện Lực TP Hà Tĩnh
Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian và hệ số cấp bậc, thanh toán lương hàng tháng cho nhân viên Lương được chi trả trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, sau khi đã trừ đi các khoản trích theo lương, tạm ứng và giảm trừ Ngày thanh toán lương cố định vào ngày 10 hàng tháng.
Thời gian làm việc ̶ Làm việc từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần ̶ Sáng làm việc từ 7h30 -11h30 ̶ Chiều làm từ 13h300 -17h30
Các khoản phụ cấp: ̶ Phụ cấp ăn ca ̶ Các khoản tiền thưởng lễ , tết ̶ Tiền phụ cấp xăng xe
Mức lương cơ sở được tính bằng 1.490.000 đồng/tháng nhân với hệ số lương hiện hưởng (Lương V1) Trong khi đó, mức lương kinh doanh được xác định bằng nền lương chức vụ nhân với hệ số chức danh và hệ số thành tích (Lương V2).
Các khoản phụ cấp theo mức lương cơ sở
Mức phụ cấp thực hiện từ ngày 01/7/2023 = Mức lương cơ sở 1.490.000 đồng/tháng x Hệ số phụ cấp hiện hưởng
Trong tháng 5, anh Hải Lý có mức lương cơ sở là 1.490.000 đồng và mức lương cấp bậc 5.73 Anh làm việc 22 ngày, vượt qua số ngày công chuẩn là 20 ngày Với nền lương đơn vị 300.000 đồng, hệ số chức danh 2.6 và hệ số thành tích 120%, tổng số tiền lương anh Lý nhận được trong tháng 5 sẽ được tính toán dựa trên các yếu tố này.
Phụ cấp chức vụ: (2.650.000 x 0.04 x 20 ngày)/22 ngày = 936.636 đồng
Số tiền lương anh Lý nhận được:9.633.636 đồng
Lương thực lĩnh = Lương tháng + tiền thưởng và các khoản khác – các khoản phải nộp theo quy định của Nhà nước
Ngoài ra, còn có tiền lương làm thêm giờ ( lương tăng ca) Tiền lương làm việc thêm giờ được tính cụ thể như sau:
Tiền lương làm thêm giờ vào ban ngày
Mức lương làm thêm giờ được quy định như sau: 150% cho giờ làm thêm vào ngày thường, 200% cho giờ làm thêm vào ngày nghỉ hàng tuần, và 300% cho giờ làm thêm vào ngày lễ hoặc ngày nghỉ bù nếu ngày lễ trùng vào ngày nghỉ có hưởng lương Trong mức 300% này đã bao gồm cả tiền lương cho thời gian nghỉ được hưởng nguyên lương theo quy định tại các Điều 73, 74, 75 và 78 của Bộ luật Lao động.
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Điện Lực TP Hà tĩnh)
Bảng 2.2 Bảng tính và thanh toán tiền lương (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Điện Lực TP Hà Tĩnh )
Trong kỳ trả lương thứ hai, anh Hải Lý đã làm việc thực tế 22 ngày và nhận được tổng lương cơ bản là 9.633.636 đồng (Lương V1) và 936.000 đồng (Lương V2) Trong số đó, có 963.640 đồng là phụ cấp chức vụ, 738.390 đồng là tiền lương ngày lễ, và 730.000 đồng cho ăn ca Ngoài ra, anh cũng đã tạm ứng lương kỳ I với số tiền 5.672.000,70 đồng.
Các khoản phải khấu trừ:
Tổng khoản khấu trừ:588.381 đồng
Vậy số tiền anh Hải Lý thực lĩnh : 5.603.040-588.381+730.000 +738.390
Lương phải trả cho anh Lý:
Khoản khấu trừ vào lương của anh Lý
2.2.1.3.Các khoản trích theo lương
Công ty thực hiện trích các khoản theo lương theo Quyết định 595/QĐ- BHXH
Bảng tổng hợp tỷ lệ các khoản trích theo quy định của công ty được thể hiện ở phụ lục 2.9
Công ty áp dụng các khoản trích theo chế độ hiện hành, trong đó quỹ BHXH được hình thành bằng cách tính tỷ lệ 25,5% trên tổng lương cơ bản của doanh nghiệp Cụ thể, 17,5% tổng lương cơ bản được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, trong khi 8% còn lại do người lao động trực tiếp đóng góp và được trừ vào thu nhập của họ.
Công ty thực hiện trích quỹ Bảo hiểm Y tế (BHYT) với tỷ lệ 4.5% trên lương cơ bản Trong đó, doanh nghiệp chịu 3% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, còn người lao động trực tiếp nộp 1.5% được trừ từ thu nhập của họ.
Công ty thực hiện trích quỹ bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) với tỷ lệ 1% trên lương cơ bản Trong đó, doanh nghiệp đóng góp 1%, trong khi người lao động cũng nộp 1% từ thu nhập của mình.
Công ty thực hiện tính KPCĐ theo tỷ lệ 2% trên tổng mức tiền lương của những người lao động thuộc đối tượng phải đóng BHXH
2.2.1.4 Cách tính trợ cấp bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm xã hội cung cấp sự đảm bảo cho người lao động bằng cách bù đắp một phần thu nhập khi họ gặp khó khăn do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc qua đời Điều này được thực hiện thông qua việc đóng góp vào quỹ bảo hiểm xã hội.
Theo quy định của nhà nước, người lao động có quyền nghỉ làm khi ốm đau, thai sản hoặc gặp tai nạn lao động Trong thời gian nghỉ, họ sẽ được hưởng chế độ bảo hiểm xã hội (BHXH) theo quy định.
Hàng tháng, CBCNV thu thập các chứng từ từ bệnh viện hoặc cơ sở khám chữa bệnh được Bộ Y tế công nhận như Giấy chứng sinh, Giấy khai sinh và Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH Sau đó, các chứng từ này được nộp cho quản lý và chuyển đến phòng kế toán để tính toán tiền BHXH Các phòng ban gửi trực tiếp chứng từ cho kế toán viên để tính tiền BHXH Kế toán lương lập danh sách giải quyết chế độ ốm đau, thai sản và dưỡng sức phục hồi sức khỏe cho toàn công ty, sau đó gửi cho cơ quan BHXH để xét duyệt và chi trả.
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH
Một số nhận xét công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Điện Lực TP Hà Tĩnh
3.1.1.Nhận xét chung về công tác kế toán tại Công ty
Công ty điện lực áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung trên máy tính, sử dụng phần mềm kế toán được thiết kế riêng cho loại hình kinh doanh của mình Điều này đã giúp giảm thiểu đáng kể khối lượng công việc kế toán nhờ vào khả năng tạo ra các báo cáo chính xác, liên kết số liệu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết để lập Báo cáo tài chính Hình thức Nhật ký chung không chỉ đơn giản hóa nghiệp vụ kế toán mà còn đảm bảo tính rõ ràng, chi tiết và khoa học trong quá trình ghi chép.
Đội ngũ nhân viên kế toán tại Công ty được đào tạo từ trình độ đại học trở lên, đảm bảo hạch toán kế toán chính xác và phù hợp với bản chất nghiệp vụ.
Bên cạnh đó việc phân công phân nhiệm vụ rõ ràng và có sự kiểm soát giúp chất lượng của công tác kế toán luôn được đảm bảo tốt
Công ty đã thiết lập một đội ngũ chuyên trách để thực hiện chế độ lập và gửi báo cáo tài chính (BCTC) theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành Hệ thống báo cáo quản trị (BCQT) cung cấp thông tin đầy đủ về tình hình thực hiện các chỉ tiêu đề ra, đáp ứng yêu cầu thông tin, kiểm tra và giám sát tài sản cũng như nguồn vốn, đồng thời là cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận.
Công tác thu nhận thông tin kế toán đã được chuẩn hóa qua việc quy định biểu mẫu và quy trình luân chuyển cho từng loại nghiệp vụ kế toán Điều này đảm bảo rằng các chứng từ kế toán phải được soát xét và kiểm tra trước khi ghi sổ Bên cạnh hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc, các công ty cũng đã thiết kế các chứng từ hướng dẫn để đáp ứng yêu cầu thu nhận thông tin kế toán.
Cập nhật và áp dụng nghiêm túc các quy định trong chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành là cần thiết để tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán một cách hiệu quả.
Quá trình tính lương cần đảm bảo tính chính xác và thống nhất trong từng tháng cũng như giữa các tháng trong năm, theo quy định pháp luật Phương pháp tính lương nên đơn giản, dễ hiểu và dễ thực hiện Việc ghi chép số liệu từ chứng từ gốc vào các sổ sách kế toán phải đảm bảo tính chính xác, hợp lý và tuân thủ đúng quy định.
3.1.2 Nhận xét về Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong đời sống của cán bộ công nhân viên, không chỉ là nguồn thu nhập chính mà còn là động lực thúc đẩy tinh thần làm việc Việc quản lý kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là yếu tố then chốt trong hoạt động kinh doanh của công ty, giúp khuyến khích nhân viên hoàn thành công việc hiệu quả.
Sau quá trình nghiên cứu thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Điện Lực TP Hà Tĩnh, tôi đã rút ra một số nhận xét quan trọng Công tác kế toán tiền lương tại công ty cần được cải thiện về tính chính xác và minh bạch Ngoài ra, việc áp dụng các quy định và chính sách liên quan đến tiền lương cũng cần được xem xét để đảm bảo sự công bằng và hợp lý cho nhân viên.
Thứ nhất: Công ty có đội ngũ lãnh đạo và công tác quản lý hoạt động hợp lý
Công ty sở hữu một đội ngũ lãnh đạo và quản lý có trình độ chuyên môn cao, nhiều kinh nghiệm trong việc điều hành, cùng với đội ngũ cán bộ và công nhân viên tay nghề vững chắc Đặc biệt, công ty được trang bị hệ thống máy tính hiện đại, đảm bảo hiệu quả trong công việc.
Mỗi phòng ban trong công ty đều được trang bị máy chấm công để đảm bảo tính chính xác trong việc ghi nhận thời gian làm việc Hệ thống này giúp theo dõi sự hiện diện của nhân viên và thời gian ra vào của họ Người quản lý chấm công có trách nhiệm ghi chép chi tiết lý do nghỉ phép và các công việc được giao, điều này rất quan trọng để duy trì ổn định công việc và phản ánh năng suất lao động của từng thành viên trong công ty.
Thứ hai: Về hệ thống kế toán của công ty
Hệ thống sổ sách của công ty được thiết lập theo quy định của Bộ Tài Chính, đảm bảo việc cập nhật và ghi chép đầy đủ các sổ sách chi tiết hợp lệ, phù hợp với các sổ tổng hợp và báo cáo tài chính.
Bộ máy kế toán của công ty hoạt động hiệu quả với sự phân công công việc rõ ràng, mỗi thành viên đều chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ được giao.
Hệ thống chứng từ kế toán lương và các nghiệp vụ khác trong công ty được tổ chức hợp lý, tuân thủ nguyên tắc ghi chép và luân chuyển chứng từ theo chế độ kế toán hiện hành Các chứng từ kế toán được lập đầy đủ và được ghi chép, theo dõi, kiểm tra thường xuyên để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Bộ máy kế toán được tổ chức theo yêu cầu của công ty và phù hợp với hình thức kế toán nhật ký chung Công ty đã trang bị hệ thống máy tính hiện đại, giúp thuận tiện trong việc đối chiếu sổ sách và cập nhật kịp thời các thông tư, nghị định về kế toán mới nhất.
Thứ ba: Về công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Hạch toán tiền lương và trợ cấp tại công ty không chỉ thuận lợi cho người lao động mà còn đảm bảo tái sản xuất sức lao động và cải thiện đời sống gia đình của họ.
Giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Điện Lực TP Hà Tĩnh
3.2.1.Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty
Trong nền kinh tế thị trường, sức lao động được coi là hàng hóa, do đó việc xác định giá trị chính xác của nó là vô cùng quan trọng đối với người lao động, người sử dụng lao động và xã hội Để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh liên tục, người lao động cần tái sản xuất sức lao động của mình Tiền lương mà doanh nghiệp trả cho người lao động không chỉ bù đắp cho sức lao động đã bỏ ra mà còn kích thích họ làm việc hiệu quả và nâng cao năng suất.
Kế toán là công cụ quan trọng trong hệ thống quản lý kinh tế của doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững Hoàn thiện công tác kế toán, đặc biệt là thông tin về tiền lương và các khoản trích theo lương, là mục tiêu thiết yếu, vì chúng ảnh hưởng lớn đến chi phí sản xuất kinh doanh Hơn nữa, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ giúp nâng cao năng suất lao động mà còn đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong việc thanh toán, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp áp dụng hình thức tính lương riêng để phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, vẫn tồn tại nhiều vấn đề mà các nhà quản lý cần khắc phục nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương hợp lý giúp doanh nghiệp giảm chi phí không cần thiết, đồng thời cân đối chi phí và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Điều này không chỉ tăng thu nhập cho người lao động mà còn nâng cao doanh thu cho doanh nghiệp.
3.2.2.Các biện pháp hoàn thiện
3.2.2.1.Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nói chung
Phân công tổ công tác lập BCTCHN riêng biệt để thực hiện công việc chuyên môn hóa
Thường xuyên kiểm tra , đôn đốc , giám sát thường xuyên phòng , lưu giữ và cất giữ chứng từ kế toán cẩn thận
Để đảm bảo quy trình luân chuyển và kiểm tra công trình kỹ thuật (CTKT) hiệu quả, cần lập kế hoạch chi tiết xác định đường đi của từng loại CTKT qua các phần hành kế toán cụ thể Điều này giúp cập nhật kịp thời thông tin CTKT vào sổ kế toán, nâng cao tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Kế toán các cần phải thực hiện hạch toán chi tiết các giao dịch nội bộ định kỳ tổng hợp lại và chuyển cho kế toán tổng hợp
Ban Tài chính Kế toán cung cấp hướng dẫn chi tiết về hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu và đặc thù, giúp kế toán viên nắm vững các nghiệp vụ và thực hiện công việc hạch toán một cách chính xác nhất.
Các mẫu SKT theo dõi chi tiết các giao dịch nội bộ phục vụ hợp nhất
BCTC vào chương trình phần mềm kế toán để có thể thực hiện in sổ ngay từ phần mềm
3.2.2.2.Giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Công ty nên thiết lập một chế độ thưởng hợp lý cho những nhân viên có đóng góp đáng kể cho lợi ích của doanh nghiệp Mức thưởng cần phản ánh đúng giá trị cống hiến của người lao động.
Doanh nghiệp cần ban hành quy chế lương thưởng thành văn bản và phổ biến đến tất cả nhân viên, vì quy chế rõ ràng và minh bạch sẽ nâng cao tinh thần và động lực làm việc Mặc dù mức lương cá nhân là bí mật, nhưng cách tính lương cần phải rõ ràng và dễ hiểu Hơn nữa, doanh nghiệp cũng nên thường xuyên xem xét, đánh giá và điều chỉnh cơ chế trả lương để phù hợp với bối cảnh kinh doanh và các yêu cầu mới.
Công ty cần xác định đơn giá và quỹ tiền lương bằng cách dự báo tổng chi phí lương cho nhân viên, đồng thời xác định tỷ lệ tiền lương trên doanh thu Điều này giúp tối ưu hóa chi phí và đảm bảo hiệu quả tài chính cho công ty.
Mỗi người lao động đều mong muốn nhận được chế độ thưởng xứng đáng với công sức và năng lực mà họ đã cống hiến trong công việc Do đó, các công ty cần xây dựng một chính sách thưởng hợp lý để ghi nhận và khuyến khích nỗ lực của cán bộ công nhân viên.
Không nên dựa vào chế độ cấp bậc để tính lương để tránh không công bằng cho những người đóng góp nhiều cho công ty
Để nâng cao trình độ chuyên môn, cần tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các khóa tập huấn do Bộ Tài Chính tổ chức hoặc cử họ đi học các khóa ngắn hạn và dài hạn.
Nhân viên kế toán cần thường xuyên nghiên cứu và cập nhật các chính sách Nhà nước, đồng thời trau dồi kỹ năng nghiệp vụ để nắm bắt thông tin và kịp thời thích ứng với sự thay đổi của nền kinh tế.
Công ty cùng thường xuyên kiểm tra , đôn đốc để đảm bảo công việc đều hoàn thành và đảm bảo tính công bằng
Trong chương 3, bài viết đã phân tích ưu và nhược điểm của tổ chức công tác kế toán, đặc biệt là kế toán tiền lương tại Công ty Dựa trên những nhận xét này, các giải pháp được đề xuất nhằm cải thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, giúp công ty quản lý hiệu quả hơn trong lĩnh vực này Những biện pháp này không chỉ đảm bảo tính hợp lý mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tại Công ty Điện Lực TP Hà Tĩnh.
Việc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là yêu cầu thiết yếu trong nền kinh tế hiện nay Tiền lương cần phải đóng vai trò là đòn bẩy kinh tế, thúc đẩy năng suất lao động và hiệu quả công việc Mỗi hình thức trả lương có những ưu, nhược điểm riêng, và doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức phù hợp để đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động, hài hòa lợi ích giữa Nhà nước, Doanh nghiệp và Người lao động Công tác kế toán tiền lương được tổ chức tốt sẽ giúp phân bổ và tính toán chính xác các khoản tiền lương, từ đó đảm bảo lợi ích cho người lao động và tăng cường sự gắn kết với công ty.
Trong bối cảnh hiện nay, việc nâng cao chất lượng công tác trả lương theo thời gian là nhiệm vụ quan trọng và lâu dài của các doanh nghiệp, đặc biệt là Công ty Điện Lực TP Hà Tĩnh Để hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán lao động, doanh nghiệp cần thích ứng với những thay đổi trong chế độ ngân sách, nhằm phù hợp với tình hình kinh tế mới Sự linh hoạt và cải tiến trong quản lý tiền lương sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững hơn.