Bài Giảng Đàm Phán Kinh Doanh

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  Bài giảng ĐÀM PHÁN KINH DOANH Người biên soạn LÊ NGỌC ANH VŨ Huế, 06/2012 Mục lục Chương 1: Tổng quan đàm phán kinh doanh 1.1 Khái niệm đàm phán 1.2 Vai trò đàm phán 1.3 Đặc điểm đàm phán .6 1.3.1 Đàm phán trình thỏa hiệp mặt lợi ích thống mặt đối lập 1.3.2 Đàm phán vừa mang tính khoa học mang tính nghệ thuật 1.4 Đàm phán kinh doanh 1.4.1 Khái niệm 1.4.2 Tính tất yếu đàm phán kinh doanh 1.4.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến đàm phán kinh doanh 10 1.5 Các phương thức đàm phán kinh doanh 10 1.5.1 Đàm phán qua thư tín, văn .10 1.5.2 Đàm phán qua điện thoại, điện tử 11 1.5.3 Đàm phán trực tiếp .12 1.6 Phân loại đàm phán kinh doanh 13 1.7 Các phong cách đàm phán kinh doanh 14 1.7.1 Giới thiệu phong cách đàm phán 14 1.7.1.1 Phong cách hợp tác 14 1.7.1.2 Phong cách cạnh tranh 15 1.7.1.3 Phong cách nhượng thỏa hiệp 15 1.7.1.4 Phong cách lẩn tránh 16 1.7.1.5 Phong cách chấp nhận 17 1.7.2 Các nguyên tắc chung sử dụng phong cách đàm phán 18 1.8 Các kiểu đàm phán .18 1.8.1 Đàm phán phân bổ đàm phán hòa hợp 18 1.8.2 Đàm phán lập trường đàm phán nguyên tắc 19 1.8.1.1 Đàm phán kiểu mềm (đàm phán kiểu hữu nghị) .19 1.8.1.2 Đàm phán kiểu cứng .19 1.8.1.3 Đàm phán theo kiểu nguyên tắc 20 Chương 2: Quá trình đàm phán kinh doanh 2.1 Các mơ hình đàm phán .23 2.1.1 Các xu hướng nghiên cứu đàm phán 23 2.1.2 Các mơ hình q trình đàm phán .24 2.2 Quá trình đàm phán hợp đồng thương mại/ ngoại thương .28 2.2.1 Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị .30 2.2.1.1 Chuẩn bị chung cho đàm phán 30 2.2.1.2 Những công việc cần chuẩn bị trước cho đàm phán cụ thể .37 2.2.1.2.1 Thiết lập mục tiêu cần thương lượng .38 2.2.1.2.2 Đưa giả thiết 38 2.2.1.2.3 Tự đánh giá đối tác 41 2.2.1.2.4 Lập phương án kinh doanh 44 2.2.1.2.5 Xây dựng chiến lược đàm phán tiến hành đàm phán 44 2.2.2 Giai đoạn 2: Giai đoạn tiếp xúc 46 2.2.2.1 Nhập đề 47 2.2.2.2 Khai thác thông tin để hiểu biết lẫn 47 2.2.3 Giai đoạn : Giai đoạn đàm phán 47 2.2.3.1 Đưa yêu cầu nghe đối tác trình bày 48 2.2.3.2 Nhận đưa nhượng .49 2.2.3.3 Phá vỡ bế tắc .50 2.2.4 Giai đoạn 4: Giai đoạn kết thúc - ký kết hợp đồng 51 2.2.5 Giai đoạn : Giai đoạn rút kinh nghiệm 52 Chương 3: Tổ chức đàm phán kinh doanh 3.1 Các công việc tổ chức đàm phán 54 3.1.1 Khái niệm tổ chức đàm phán 54 3.1.2 Các công việc phải làm tổ chức đàm phán 54 3.2 Tổ chức thu thập xử lý thông tin cần thiết cho đàm phán 55 3.2.1 Vai trò thu thập thông tin xử lý thông tin cần thiết cho đàm phán .55 3.2.2 Các thơng tin cần thiết cho q trình đàm phán 56 3.2.3 Các kĩ thuật thu thập xử lý thông tin cần thiết cho trình đàm phán 57 3.3 Tổ chức nhân đoàn đàm phán 58 3.3.1 Vai trò việc tổ chức nhân đoàn đàm phán 58 3.3.2 Nhân đoàn đàm phán 58 3.3.3 Tổ chức nhân đoàn đàm phán 59 3.3.3.1 Những công việc phải tiến hành tổ chức nhân 59 3.3.3.2.Phân công trách nhiệm tổ chức chuẩn bị cá nhân đoàn đàm phán 59 3.4 Lập kế hoạch xây đựng chương trình đàm phán 63 3.4.1 Lập kế hoạch đàm phán 63 3.4.2 Chương trình đàm phán .64 3.4.3 Điều chỉnh kế hoạch chương trình đàm phán .67 3.5 Tổ chức nghỉ ngơi giải trí trình đàm phán 67 Chương 4:Kĩ thuật đàm phán kinh doanh 4.1 Kĩ thuật mở đầu đàm phán 70 4.1.1 Sự cần thiết tầm quan trọng kĩ thuật mở đầu đàm phán .70 4.1.2 Nguyên tắc mở đầu đàm phán 71 4.1.3 Các phương pháp mở đầu đàm phán kinh doanh 71 4.2 Ba kĩ thuật đàm phán .74 4.2.1 Kĩ thuật truyền đạt thông tin 75 4.2.1.1 Kĩ thuật đặt câu hỏi 75 4.2.1.1.1 Tại phải đặt câu hỏi 75 4.2.1.1.2 Các loại câu hỏi 75 4.2.2.2 Kĩ thuật nghe 78 4.2.2.2.1 Tại phải nghe 78 4.2.2.2.2 Một số lưu ý lắng nghe 78 4.2.2.3 Kĩ thuật trả lời câu hỏi (Kĩ thuật truyền đạt thông tin) 79 4.2.2 Kĩ thuật lập luận 80 4.2.2.1 Vai trò ý nghĩa lập luận 80 4.2.2.2 Một số ý tiến hành lập luận 81 4.2.2.3 Phương pháp lập luận .82 4.2.3 Kĩ thuật vơ hiệu hóa ý kiến đối tác 86 4.2.3.1 Tại phải cần vơ hiệu hóa ý kiến đối tác 86 4.2.3.2 Các bước vơ hiệu hóa ý kiến đối tác 86 4.2.3.3 Các phương pháp vơ hiệu hóa ý kiến đối tác 87 4.2.3.4 Chiến thuật vô hiệu hóa ý kiến đối tác .88 4.3 Kĩ thuật kết thúc đàm phán 88 4.3.1 Một số nguyên nhân dẫn đến đàm phán không thành công .89 4.3.2 Các nguyên tắc kết thúc đàm phán 89 4.3.3 Các phương pháp để kết thúc đàm phán 90 4.3.3.1 Phương pháp kết thúc đàm phán trực tiếp .90 4.3.3.2 Phương pháp kết thúc đàm phán gián tiếp .90 Chương 5:Văn hoá đàm phán kinh doanh 5.1 Khái niệm văn hoá thành phần văn hoá 93 5.1.1 Khái niệm văn hoá 93 5.1.2 Các thành phần văn hoá 94 5.1.2.1 Yếu tố văn hóa vật chất 95 5.1.2.2 Yếu tố tổng thể xã hội 95 5.1.2.3 Yếu tố quan niệm, tín ngưỡng, đức tin .96 5.1.2.4 Nhóm yếu tố văn hóa thẩm mĩ 97 5.1.2.5 Nhóm yếu tố ngơn ngữ 97 5.2 Nhận diện thay đổi văn hoá giao dịch, đàm phán 98 5.2.1 Vay mượn giao thoa văn hóa 99 5.2.2 Phản ứng thay đổi .100 5.3 Ảnh hưởng văn hoá hành vi giao dịch, đàm phán kinh doanh .101 5.3.1 Khác biệt ngôn ngữ cử hành vi không lời .102 5.3.2 Sự khác biệt quan niệm giá trị 105 5.3.3 Sự khác biệt tư trình định 106 5.4 Vận dụng khác biệt văn hoá đàm phán .107 5.4.1 Lựa chọn phái đoàn đàm phán theo khía cạnh văn hóa 108 5.4.2 Bồi dưỡng kiến thức văn hóa chéo cho thành viên đàm phán 109 5.4.3 Phong cách văn hóa đàm phán 110 5.4.3.1 Nói chuyện ngồi lề 112 5.4.3.2 Trao đổi thông tin 113 5.4.3.3 Thuyết phục 114 5.4.3.4 Nhượng thỏa thuận 115 5.4.4 Các vấn đề văn hóa sau kết thúc đàm phán 115 Chương 1: Tổng quan đàm phán kinh doanh 1.1 Khái niệm đàm phán Đàm phán tượng xã hội, hành vi người gắn liền với cá nhân suốt đời, từ lúc sinh đến lúc chết Nó cịn hình thức giao tiếp mang tính mục đích cao nhằm giải thỏa đáng hồn cảnh có vấn đề tập thể cá nhân với sinh hoạt xã hội cộng đồng Để hiểu đàm phán, tìm hiểu xét ví dụ sau đây: Công ty xuất nhập Gạo Cửu Long chuyên kinh doanh, xuất nhập mặt hàng gạo Cơng ty chuẩn bị kí hợp đồng xuất gạo với công ty Khater Hồng Kông-đối tác quen thuộc nhiều năm qua Do tình hình giới có nhiều biến động nên giá lương thực tăng nhanh, có mặt hàng gạo Hai bên nêu khó khăn mình, đưa phương án bên Lúc đầu, hai công ty trao đổi qua email điện thoại nên nhiều điểm chưa thống với Hai bên định gặp mặt trực tiếp để bàn công việc Sau nhiều thảo luận, tranh luận hai cơng ty tìm giải pháp chung phù hợp cho đôi bên Công ty Gạo Cửu Long thành công việc giữ chân bạn hàng truyền thống không bị thiệt hại giá gạo tăng đột biến Hành vi đàm phán đối tượng nghiên cứu nhiều môn học khác như: tâm lý xã hội học, quản trị kinh doanh, khoa học trị…chính vậy, có nhiều khái niệm đàm phán Muốn hiểu cách đầy đủ cần phải xem xét nhiều góc độ khác nhau, sau số khái niệm đàm phán - Đàm phán khái niệm rộng, xét mặt từ nguyên tiếng Việt, đàm phán có nghĩa thảo luận (đàm) định chung (phán) Trong tiếng Anh, từ đàm phán (negotiation) từ gốc La tinh (negotium), có nghĩa trao đổi kinh doanh - Hình cho thấy số cách hiểu đàm phán, lấy ý kiến từ thảo luận nhà đàm phán chuyên nghiệp (Mastering Negotiations - Eric Evans) Sự tranh luận Sự trao đổi bình đẳng Chiến tranh tâm lý Đàm phán Nhượng bộ, thỏa hiệp Đi đến thỏa thuận Muốn theo ý Tìm kiếm giải pháp chấp nhận Thảo luận Hình 1: Một số cách hiểu đàm phán - Theo nhà tâm lý xã hội học Sawyer Guetzkow đàm phán trình chuẩn bị mà qua hai hay nhiều bên, bao gồm cá nhân hay tổ chức xã hội ngồi lại với để chuẩn bị cho thỏa thuận tương lai - Theo Nierenberg-một nhà nghiên cứu thiên chiến lược tâm lý tình đàm phán nhấn mạnh rằng: Mọi tham vọng cá nhân thực nhằm mục đích thỏa mãn nhu cầu định, xem đàm phán hành vi, trình nhằm thỏa mãn nhu cầu định người - Joseph Burnes cho đàm phán lại thảo luận hai hay nhiều người để đến mục đích chung đạt thoả thuận vấn đề ngăn cách bên mà không bên có đủ sức mạnh - có sức mạnh không muốn sử dụng - để giải vấn đề ngăn cách Rõ ràng định nghĩa đàm phán Burnes coi nguyên nhân đàm phán xung đột mục đích đàm phán giải xung đột phương pháp tránh sử dụng vũ lực Khi nói đến xung đột, người ta hay nghĩ đến xung đột trị vũ trang thực chất xung đột khái niệm dị biệt quan điểm hay lợi ích cá nhân hay tập thể - Còn theo Roger Fisher & Wililam Ury lại nhìn đàm phán góc độ khác, xem đàm phán phương tiện để đạt ta mong muốn từ người khác Ðó q trình giao tiếp có có lại thiết kế nhằm đạt thoả thuận ta phía bên có quyền lợi chia sẻ quyền lợi đối kháng Như vậy, theo Roger Fisher Willam Ury, nguyên nhân đàm phán quyền lợi hối thúc mục đích đàm phán chia sẻ quyền lợi có bất đồng Tóm lại, rút số kết luận sau:  Dưới góc độ xã hội học, coi đàm phán lĩnh vực thuộc lứa tuổi, tầng lớp xã hội văn hóa Nó diễn ngày tình khác liên quan đến khía cạnh xã hội, từ việc nhỏ đến vấn đề mang tầm vóc quốc gia, quốc tế  Dưới góc độ giao tiếp, đàm phán q trình sử dụng lời nói, hành động có chủ định nhằm bày tỏ quan điểm, tìm cách thuyết phục đối phương mục đích định bên đến thỏa thuận sau thống nhượng  Dưới góc độ kinh tế đàm phán trình trao đổi, thuyết phục bên có quan hệ kinh tế với mục tiêu lợi ích kinh tế mà bên đạt Có nhiều khái niệm đàm phán, chương trình học đàm phán hiểu sau: “Đàm phán hành vi trình, mà hai hay nhiều bên tiến hành trao đổi, thảo luận mối quan tâm chung điểm bất đồng, để đến thoả thuận thống nhất.” ( Đàm phán kinh doanh quốc tế- NXB Thống Kê, 2004) 1.2 Vai trò đàm phán Đàm phán có vai trị quan trọng sống Dựa vào đối tượng chia vai trị đàm phán đối tầm vĩ mơ vi mơ Vai trị đàm phán tầm vĩ mô (quốc gia, quốc tế): Ngày xu hướng hợp tác quốc gia ngày diễn nhiều hơn, tất yếu thời đại Không quốc gia phát triển mà khơng cần ngoại giao, hợp tác, giao dịch, trao đổi công nghệ…với quốc gia khác Việc hợp tác giúp cho quốc gia phát triển mặt kinh tế, xã hội mà cịn giúp giải vấn đề tồn cầu nóng lên trái đất, khủng bố, thiên tai hay khủng hoảng Nhờ có đàm phán mà quốc gia tăng cường hợp tác, hiểu biết lẫn nhau, tránh đụng độ không cần thiết có lúc dẫn đến hận thù, chiến tranh gây hủy hoại kinh tế, trị, xã hội Vai trị đàm phán tầm vi mơ: - Đối với tổ chức, doanh nghiệp: Có thể khẳng định kinh tế thương mại, không công ty, tổ chức phát triển thành công mà không đàm phán thành công Từ việc đàm phán với nhân viên công ty đến việc đàm phán với đối tác, khách hàng Tất ảnh hưởng chung đến hoạt động tổ chức hay trình hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Việc đàm phán thành công giúp cho doanh nghiệp tăng cường mối quan hệ với đối tác, khách hàng Bên cạnh đó, giúp doanh nghiệp hoạt động kinh doanh ổn định, giảm thiểu chi phí khơng cần thiết vấn đề phát sinh Khi đàm phán thất bại kéo theo nhiều hệ lụy khó lường trước VD: Gần cơng ty bảo hiểm nước Anh Prudential thất bại việc đàm phán để mua lại công ty bảo hiểm AIG Mĩ Châu Á AIA, Prudential phải chịu chi phí thiệt hại lên đến 450 triệu Bảng tương đương 660 triệu USD thời điểm - Đối với cá nhân đàm phán có lợi ích sau:  Có hội đưa yêu cầu  Tìm điều kiện yêu cầu tốt cho hai bên  Đạt hợp tác, thỏa thuận đáp ứng nhu cầu  Thiết lập, cải thiện mối quan hệ  Tìm vấn đề phát sinh mà tưởng chừng không cần thiết  Tạo tảng thống mà vấn đề đem thảo luận mổ xẻ, đáp ứng nhu cầu thỏa hiệp Trong đó, vai trị quan trọng đàm phán cá nhân họ có hội đưa yêu cầu giải u cầu tảng thống Vì khơng có đàm phán bên khơng có hội trao đổi, thảo luận với hiểu nhầm hay bất đồng mà hợp đồng, đối tác có tiềm Nói tóm lại, đàm phán có vai trị quan trọng phần thiếu sống ngày người, từ vấn đề lớn mang tầm quốc gia, quốc tế đến vấn đề cá nhân, tổ chức Đàm phán với vai trò quan trọng mà người đã, đàm phán ngày nên cần phải hiểu rõ nắm vững phương pháp để đàm phán đạt thành công 1.3 Đặc điểm chất đàm phán 1.3.1 Đàm phán q trình thỏa hiệp mặt lợi ích thống mặt đối lập Đặc điểm đàm phán vừa hợp tác vừa cạnh tranh Đây việc thỏa hiệp, thương lượng lợi ích bên tham gia vào trình đàm phán; đồng thời trình đàm phán ln có bất đồng, xung đột bên muốn đối tác đáp ứng yêu 10