Bài giảng Chương 6: Đàm phán và hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh

CHƯƠNG ĐÀM PHÁN VÀ HOẠT ĐỘNG CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN KINH DOANH 6.1 Đàm phán đặc điểm đàm phán thương lượng 6.1.1 Khái niệm Đàm phán, thương lượng: trình bên trao đổi, bàn bạc với để đưa giải pháp chung thống cho vấn đề 6.1.2 Đặc điểm đàm phán thương lượng + Trong đàm phán, bên vừa theo đuổi lợi ích mình, vừa phải điều chỉnh lợi ích để xích lại gần đến trí + Trong đàm phán ln có hai mặt: hợp tác xung đột, nói cách khác, đàm phán thống hợp tác xung đột + Đàm phán thương lượng thoả mãn có giới hạn lợi ích bên + Thương lượng phải dựa sở Pháp luật, lấy Pháp luật làm chuẩn + Đàm phán thương lượng vừa khoa học, vừa nghệ thuật 6.2 Những yếu tố quan trọng đàm phán kinh doanh 6.2.1 Bối cảnh đàm phán + Ý nghĩa  Thông tin  Là nhân tố hạt nhân đàm phán  Phản ánh thực trạng sở để đưa định + Nội dung  Tình hình kinh tế đối tác  Vấn đề ưu tiên  Giá  Nhu cầu thực  Sức ép từ bên ngồi + u cầu: dấu kín bối cảnh – thăm dị bối cảnh of họ + Làm để thăm dị?  Triển khai sớm (có đủ thời gian)  Hoạt động tình báo  Khi giao tiếp hỏi nhiều nói  Tìm đối tượng  Quan sát trình đàm phán để suy đoán 6.2 Những yếu tố quan trọng đàm phán kinh doanh (1) 6.2.2 Thời gian + Đàm phán q trình có điểm đầu - điểm kết + Gần đến điểm kết có hiệu + Bí mật kết điểm nguyên tắc số (Lộ nhiều bị thua thiệt, đối phương ép ta) + Kinh nghiệm cho thấy: Kết đàm phán kết thúc 1/5 thời gian cuối tổng thời gian đàm phán + Một số lời khuyên:  Phải biết kiên nhẫn  Cần học cách nâng cao khả tự vệ  Bí mật điểm kết  Khơng nên cứng nhắc để hội  Quan sát để đàm phán 6.2 Những yếu tố quan trọng đàm phán kinh doanh (2) 6.2.3 Quyền lực + Ai có quyền lực – Mạnh hay yếu phụ thuộc lớn vào lòng tự tin ta mạnh mẽ hay yếu ớt + Có nhiều loại quyền lực Quyền lực hợp pháp Quyền lực chuyên môn Các chủ thể tham gia đàm phán cần nghiên cứu, chuẩn bị để tạo quyền lực, tạo uy giao tiếp với đối tác 6.3 Nội dung giao dịch thương mại + Giao tiếp kinh doanh có nhiều lĩnh vực, nhiên lĩnh vực thương mại mua bán sản phẩm vấn đề quan trọng với doanh nghiệp 6.3 Nội dung giao dịch thương mại (1) 6.3.1 Một số khái niệm + Kinh doanh: “ Là việc thực một, số, tất công đoạn trình đầu tư từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm cung ứng dịch vụ thị trường nhằm mục đích sinh lời “ (Luật Doanh nghiệp 2005) + Trao đổi: (Hành vi cụ thể Mua – Bán) + Giao dịch: trao đổi tự nguyện mang tín thương mại + Tiêu thụ sản phẩm Là bán hàng hóa hay dịch vụ cho khách hàng đồng thời thu tiền quyền thu tiền bán hàng (Hiệp hội Kế toán Hoa kỳ) 6.3 Nội dung giao dịch thương mại (2) 6.3.2 Nội dung giao dịch thương mại a Tên chủng loại hàng hóa mua bán + Tên hàng điều khoản quan trọng + Tên hàng phận nhãn hiệu, ta đạt được, biết rõ nguồn gốc phân biệt với loại khác + Yêu cầu thật cụ thể  Tên thông thường, kèm với tên thương mại, tên khoa học  Tên với nguồn gốc sản xuất  Tên với địa danh sản xuất  Tên với quy cách, tính năng, cơng dụng  Tên với số hiệu, danh mục hàng hóa… 6.3.2 Nội dung giao dịch thương mại b Chất lượng hàng hóa mua bán + Yếu tố chất lượng phức tạp, dùng  Chất lượng theo mẫu  Chất lượng theo tiêu chuẩn quy định (ISO 2000….)  Chất lượng dựa vào nhãn hiệu, thương hiệu… + Sử dụng yếu tố chất lượng để đưa điều kiện mua bán c Giao dịch số lượng hàng hóa mua bán + Phản ánh mặt lượng hàng hóa tham gia trao đổi + Yêu cầu thể những: đơn vị tính, số lượng, trọng lượng, phương pháp quy định số lượng, trọng lượng hang hóa (tàu thủy…) + Một vài ý:  Nhiều đơn vị  Quy định số lượng: Không thay đổi (cái, chiếc…) loại kê khai giao dịch số lượng lớn có quy định dung sai, khó khăn phát sinh phương tiện vận chuyển (Than, quặng…vận chuyển tàu thủy…)  Tính trọng lượng: (Trọng lượng tịnh, trọng lượng bì) 6.3.2 Nội dung giao dịch thương mại d Bao bì: (Bao bì liên quan đến vận chuyển) ….an tồn ) + Quy định chất lượng bao bì + Phương thức cung cấp + Giá bao bì e Giao dịch giá hàng hóa + Nhận thức giá + Vai trò giá + Khi giao dịch cần:  Mức giá  Phương pháp tính mức giá  Giảm giá, chiết khấu… 6.3.2 Nội dung giao dịch thương mại f Giao dịch địa điểm thời hạn giao hàng + Địa điểm  Liên quan đến chi phí vận chuyển  Trách nhiệm hàng hóa  Các điều kiện kèm + Thời hạn: thời hạn phải thực nghĩa vụ giao hàng g Thanh toán cách thức giao dịch - Thống phương thức toán - Điều kiện thời hạn toán - Trách nhiệm quyền lợi - Thời hạn kết thúc giao dịch 6.4 Hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh Quy trình hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh Nghiên cứu HĐ Chuẩn bị • Các hoạt động • Thu thập, phân tích xử lý thơng tin • Nghiên cứu cấu trúc • Nghiên cứu yêu cầu, ND • Nghiên cứu CB kỹ thuật Xây dựng KH Đàm phán • Cơ sở, nguyên tắc • Nội dung xây dựng • Hồn thiện kế hoạch Kiểm tra – Tập dượt phương án • Rà sốt kiểm tra • Tập dượt • Điều chỉnh 6.4 Hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh (1) a Vai trò công tác chuẩn bị đàm phán + Chuẩn bị tốt, phù hợp, chủ động, tự tin, tiết kiệm, thành công, ngược lại chuẩn bị không tốt sễ dẫn đến thất bại + Chuẩn bị tốt định 50% thành công đàm phán + Công tác chuẩn bị khó khăn phức tạp nên cần:  Tạo đủ điều kiện thời gian cho công tác chuẩn bị  Làm việc có phương pháp, theo kế hoạch b Các hoạt động cần phải chuẩn bị (Theo sơ đồ trên) 6.4 Hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh (2) c Thu thập xử lý tài liệu ban đầu đàm phán + Đây khâu chuẩn bị có ý nghĩa định cho trình đàm phán + Chiếm nhiều thời gian công tác chuẩn bị + Các tài liệu cần thu thập         Tùy theo nội dung đàm phán để thu thập tài liệu cho phù hợp Tài liệu thứ cấp – Tài liệu sơ cấp Yêu cầu tài liệu thu thập (8 yêu cầu – xác, kịp thời, đầy đủ, có ích, thẩm quyền tối ưu, bí mật, hệ thống) Quy trình thu thập thơng tin Lực chọn hệ thống hóa tài liệu thu thập, xử lý tài liệu Phân tích tài liệu thu thập Phân tích để làm Xác định độ tin cậy, tính pháp lý Thấy chất, mối liên hệ tượng Dự đốn u cầu : Cẩn thận, tỉ mỷ Có khả Có phương pháp Nắm vững nội dung, khối lượng công việc 6.4 Hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh (3) d Nghiên cứu cấu trúc đàm phán + Cấu trúc tổng hợp cơng đoạn phân chia tồn q trình đàm phán theo tiêu thức + Có nhiều tiêu chí để cấu trúc Chung dựa vào chất ý nghĩa giai đoạn ta có: Mở đầu Truyền đạt thơng tin Lập luận Vơ hiệu hóa lập luận đối tác Ra định + Yêu cầu  Định giới hạn cụ thể cho giai đoạn  Làm rõ nội dung giai đoạn  Viết báo cáo sơ công tác chuẩn bị 6.4 Hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh (4) e Nghiên cứu yêu cầu nội dung đàm phán + Làm rõ yêu cầu nội dung đàm phán (Rất quan trọng)     Chun mơn (Tập trung vào Mục đích chính) Chiều sâu, nghiệp vụ Khách quan Đáng tin cậy + Cần có nhiều phương án cho đàm phán f Nghiên cứu phương pháp sử dụng đàm phán + Phương pháp chung + Phương pháp cụ thể Đưa tình dự kiến phương pháp sử dụng g Nghiên cứu chuẩn bị mặt kỹ thuật hậu cần cho đàm phán - Khối lượng công việc - Cấu trúc - Hình thức nội dung - Phân nhóm, lực lượng đàm phán - Hậu cần 6.4 Hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh (5) 6.4.2 Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh (Đây công việc đặc biệt quan trọng) a) Tầm quan trọng việc xây dựng kế hoạch  Vạch quy trình đàm phán đúng, hợp lý  Chuẩn bị đầy đủ điều kiện  Dự báo - giải pháp chủ động thích ứng đàm phán b) Cơ sở nguyên tắc xây dựng kế hoạch đàm phán + Câu hỏi chính:     Chúng ta đâu? Chúng ta muốn đến đâu? Cần đạt mục tiêu gì? Làm để đạt mục tiêu? + Nguyên tắc  Tập trung  Dân chủ  Linh hoạt c) Nội dung xây dựng kế hoạch đàm phán + Kế hoạch tổng thể - Kế hoạch chi tiết + Kế hoạch chung - Kế hoạch chiến lược - Kế hoạch chiến thuật - Kế hoạch thực cụ thể (Hành động) + Tùy thuộc vào mục đích, yêu cầu đàm phán mà nội dung kế hoạch cụ thể cho phù hợp 6.4 Hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh (6) 6.4.3 Kiểm tra, tập dượt phương án + Kiểm tra lại toàn công việc chuẩn bị, xây dựng kế hoạch + Có sai sót, sửa chữa, hồn thiện cơng tác chuẩn bị + Tập dượt để  Thuần thục  Phát sai sót  Điều chỉnh hồn thiện tiếp ... - Thời hạn kết thúc giao dịch 6.4 Hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh Quy trình hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh Nghiên cứu HĐ Chuẩn bị • Các hoạt động • Thu thập, phân tích xử lý thơng... công tác chuẩn bị 6.4 Hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh (4) e Nghiên cứu yêu cầu nội dung đàm phán + Làm rõ yêu cầu nội dung đàm phán (Rất quan trọng)     Chuyên môn (Tập trung vào Mục... tác chuẩn bị đàm phán + Chuẩn bị tốt, phù hợp, chủ động, tự tin, tiết kiệm, thành công, ngược lại chuẩn bị không tốt sễ dẫn đến thất bại + Chuẩn bị tốt định 50% thành công đàm phán + Cơng tác chuẩn