Bài giảng đàm phán trong kinh doanh

THS NGUYN B HUN THS PHM TH HU ĐàM PHáN TRONG KINH DOANH TRƯỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP - 2017 ThS Nguyễn Bá Huân, ThS Phạm Thị Huế BÀI GIẢNG ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH TRƯỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP - 2017 LỜI NÓI ĐẦU Đàm phán kỹ quan trọng sống kinh doanh Trong thời kỳ hội nhập kinh tế, doanh nghiệp Việt Nam có nhiều hội mở rộng quan hệ hợp tác kinh doanh, đồng thời phải đương đầu với khơng nguy cơ, thách thức Một điểm then chốt đưa đến thành công cho nhà kinh doanh, doanh nghiệp phải giỏi giao dịch, đàm phán Nhiều doanh nghiệp bước vào đàm phán với tư bị động, thiếu chuẩn bị nên dễ dàng bị thua phải chịu thiệt thòi trình đàm phán Trong điều kiện kinh tế thị trường nay, đàm phán trở thành chức năng, hoạt động bản, yếu tố quan trọng định thành công nhà kinh doanh Cuốn giảng “Đàm phán kinh doanh” Bộ môn Quản trị doanh nghiệp trường Đại học Lâm nghiệp tổ chức biên soạn với mục đích làm tài liệu giảng dạy học tập cho khối ngành: Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Kế toán số ngành học khác có liên quan Bài giảng biên soạn sở đề cương chương trình mơn học Đàm phán kinh doanh, có tham khảo giảng môn học khác Bộ môn tài liệu đàm phán kinh doanh Nội dung giảng bao gồm chương, ThS Nguyễn Bá Huân biên soạn chương 1, 2; ThS.Phạm Thị Huế biên soạn chương 3,4: Chương 1: Những vấn đề đàm phán kinh doanh; Chương 2: Chuẩn bị đàm phán kinh doanh; Chương 3: Tổ chức đàm phán kinh doanh; Chương 4: Ra định ký kết hợp đồng kinh doanh Tập thể tác giả xin chân thành cảm ơn giảng viên Bộ môn Quản trị doanh nghiệp đồng nghiệp đóng ý kiến quý báu trình biên soạn giảng Trong trình biên soạn, có nhiều cố gắng, song giảng khơng thể tránh khỏi sai sót Tập thể tác giả mong nhận ý kiến đóng góp để tiếp tục hồn thiện giảng thời gian tới địa chỉ: Bộ môn Quản trị doanh nghiệp, Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Lâm Nghiệp Xin trân trọng cảm ơn! TẬP THỂ TÁC GIẢ MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH 1.1 Khái niệm, đặc điểm phân loại đàm phán kinh doanh 1.1.1 Khái niệm đàm phán đàm phán kinh doanh 1.1.2 Đặc điểm đàm phán kinh doanh 10 1.1.3 Phân loại đàm phán kinh doanh 14 1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến đàm phán kinh doanh 16 1.2.1 Các yếu tố khách quan 16 1.2.2 Các yếu tố chủ quan 19 1.3 Một số dạng đàm phán kinh doanh 23 1.3.1 Đàm phán sản phẩm, dịch vụ 23 1.3.2 Đàm phán thời gian, địa điểm phương thức giao nhận 26 1.3.3 Đàm phán phương thức toán 27 1.3.4 Đàm phán khiếu nại giải tranh chấp 28 1.4 Các phương thức hình thức đàm phán kinh doanh 30 1.4.1 Các phương thức đàm phán kinh doanh 30 1.4.2 Các hình thức đàm phán kinh doanh 32 1.5 Chiến lược chiến thuật đàm phán kinh doanh 38 1.5.1 Chiến lược đàm phán kinh doanh 38 1.5.2 Chiến thuật đàm phán kinh doanh 39 1.6 Các phong cách đàm phán kinh doanh 41 1.6.1 Phong cách cạnh tranh 41 1.6.2 Phong cách né tránh 42 1.6.3 Phong cách nhượng bộ, thỏa hiệp 42 1.6.4 Phong cách chấp nhận 43 1.6.5 Phong cách hợp tác 44 1.7 Quy trình nội dung đàm phán kinh doanh 45 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 47 Chương CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH 48 2.1 Khái niệm vai trò chuẩn bị đàm phán kinh doanh 48 2.1.1 Khái niệm chuẩn bị đàm phán kinh doanh 48 2.1.2 Vai trò chuẩn bị đàm phán kinh doanh 48 2.2 Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh 49 2.2.1 Xác định mục tiêu đàm phán 49 2.2.2 Chuẩn bị điều kiện đàm phán 51 2.2.3 Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh 54 2.2.4 Kiểm tra tập dượt phương án đàm phán kinh doanh 68 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 70 Chương TỔ CHỨC ĐÀM PHÁN KINH DOANH 71 3.1 Tiến trình nguyên tắc tổ chức đàm phán kinh doanh 71 3.1.1 Tiến trình tổ chức đàm phán kinh doanh 71 3.1.2 Yêu cầu tổ chức đàm phán kinh doanh 73 3.2 Các kỹ thuật đàm phán kinh doanh 74 3.2.1 Các kỹ giao tiếp 74 3.2.2 Các kỹ thuật đàm phán 79 3.2.3 Các kỹ thuật đàm phán giá 92 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 99 Chương RA QUYẾT ĐỊNH VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG KINH DOANH 100 4.1 Ra định đàm phán kinh doanh 100 4.1.1 Nhiệm vụ, nguyên tắc giai đoạn định kết thúc đàm phán 100 4.1.2 Các phương pháp lập luận định đàm phán 101 4.1.3 Các phương pháp kết thúc đàm phán 107 4.2 Ký kết hợp đồng kinh doanh 108 4.2.1 Khái niệm hợp đồng kinh tế 108 4.2.2 Căn để ký kết hợp đồng kinh tế 109 4.2.3 Hình thức nội dung hợp đồng kinh tế 110 4.2.4 Soạn thảo hợp đồng 112 4.2.5 Kiểm tra lại hợp đồng ký kết hợp đồng 113 4.2.6 Thanh lý hợp đồng xử lý hợp đồng kinh tế vô hiệu 113 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 115 TÀI LIỆU THAM KHẢO Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH Đàm phán dạng giao tiếp đặc biệt, hoạt động người, diện lúc, nơi Con người tiến hành đàm phán họ khơng biết làm điều Đây hoạt động diễn thường xuyên, phổ biến sống người hoạt động kinh doanh Nội dung chương giới thiệu vấn đề đàm phán kinh doanh 1.1 Khái niệm, đặc điểm phân loại đàm phán kinh doanh 1.1.1 Khái niệm đàm phán đàm phán kinh doanh 1.1.1.1 Khái niệm đàm phán Xem xét mối quan hệ hàng ngày thường gặp nhận thấy sống chuỗi thỏa hiệp cá nhân tổ chức, quốc gia Con người tiến hành đàm phán họ khơng biết làm điều Ở phạm vi hẹp, sống gia đình, vợ chồng, phải trao đổi ý kiến với để giải mâu thuẫn, đứa trẻ phải tranh luận với bố mẹ hay anh chị chúng để đòi hỏi chúng muốn…Còn phạm vi rộng nữa, mối quan hệ xã hội người ta phải tiến hành mặc mua bán, tiến hành đàm phán người lao động muốn tăng lương, công ty phải thỏa hiệp để cạnh tranh…Ở phạm vi vĩ mô, mối quan hệ quốc tế diễn đàm phán quốc gia, nhà nước, tổ chức quốc tế để giải vấn đề tranh chấp biên giới, chiến tranh thương mại, hợp tác kinh tế… Bất cơng việc liên quan đến người thứ hai phải tiến hành đàm phán Có thể khẳng định rằng, giới bàn đàm phán khổng lồ, người thành viên bàn đàm phán khổng lồ Hoạt động đàm phán diễn thường xuyên, hoạt động phổ biến sống loài người Vậy đàm phán gì? Có nhiều định nghĩa đàm phán, xin giới thiệu số định nghĩa đàm phán: Theo nghĩa thông thường, đàm phán hiểu đối thoại hai hay nhiều bên với yêu cầu nguyện vọng bên bên xoay quanh vấn đề có liên quan đến quyền lợi tất bên Nói cách khác, hiểu đàm phán q trình hai hay nhiều bên có lợi ích chung lợi ích xung đột tiến hành bàn bạc, thảo luận để điều hòa xung đột Mục đích đàm phán tìm giải pháp nhằm tối đa hóa lợi ích tối thiểu hóa mâu thuẫn bên Các bên tham gia đàm phán cá nhân, tập thể (một công ty, tổ chức, hiệp hội…) quốc gia Trong cơng trình nghiên cứu đàm phán, đưa định nghĩa khác nhau, tác giả thừa nhận rằng: Đàm phán thực tế sống, tồn lĩnh vực dù thực lĩnh vực khác chất đàm phán giống - trình thuyết phục Theo Joseph Burnes (1993) “đàm phán thảo luận hai hay nhiều người để đến mục đích chung đạt thỏa thuận vấn đề ngăn cách bên mà khơng bên có đủ sức mạnh, có sức mạnh khơng muốn sử dụng, để giải vấn đề ngăn cách ấy” Theo tác giả, nguyên nhân đàm phán xung đột mục đích đàm phán giải xung đột phương pháp tránh sử dụng vũ lực Theo giáo sư Gerald Nierberg, nguyên hội trưởng hội đàm phán học Mỹ “đàm phán sở để thỏa thuận nhu cầu thơng qua đồng tình người khác đồng thời có tính đến nhu cầu họ” Theo Herb Cohen - Nhà đàm phán giỏi giới đưa định nghĩa: “đàm phán lĩnh vực kiến thức nỗ lực trọng vào việc làm hài lòng người mà bạn muốn nhận từ họ (một nhiều)” Theo ông, đàm phán ln có yếu tố: thơng tin, thời gian, quyền lực nghệ thuật Xuất phát từ phân tích trên, đàm phán hiểu sau: “Đàm phán q trình mà hai hay nhiều bên tiến hành trao đổi, thảo luận lợi ích chung điềm bất đồng, để đến thỏa thuận thống phát triển lợi ích chung” Như vậy, chất đàm phán: - Là dạng giao tiếp đặc biệt, tồn lợi ích chung lợi ích xung đột bên tham gia Nếu bên khơng có lợi ích xung đột, tồn lợi ích chung họ đến định hợp tác mà không cần đàm phán Ngược lại, hồn tồn tồn lợi ích xung đột bên tiến hành biện pháp thù địch, áp đảo đối phương mà không cần đàm phán để đạt lợi ích mình; - Là q trình hai nhiều bên làm việc với nhau, tìm giải pháp khả thi cho khác biệt bên nhằm giải xung đột cách hồ bình; - Là thống phương thức trao đổi: cho mà muốn, đổi lại anh mà anh cần 1.1.1.2 Khái niệm đàm phán kinh doanh Các đàm phán kinh doanh yêu cầu cần đạt cao, đòi hỏi phải chuẩn bị kỹ lưỡng, lập kế hoạch đàm phán thận trọng, thương trường doanh nghiệp vừa hợp tác với vừa cạnh tranh với Sự xung đột lớn người kinh doanh xung đột lợi ích vật chất Điều hịa lợi ích chủ thể hoạt động thương trường vừa yêu cầu khách quan để tồn vừa sở hợp tác liên minh Đàm phán đường tốt để điều hòa mâu thuẫn lợi ích vật chất giải mâu thuẫn bên Các chủ thể kinh doanh tham gia q trình đàm phán ln đem theo mục đích đề cao lợi ích Lợi ích bên lại nằm giao thoa với lợi ích bên Q trình đàm phán có thống nhân nhượng dẫn đến thành công Mâu thuẫn không giải không chịu nhân nhượng đàm phán bế tắc Đàm phán chức nhà kinh doanh, công cụ để đảm bảo thành công Vậy đàm phán kinh doanh gì? “Đàm phán kinh doanh q trình hai nhiều bên có lợi ích chung lợi ích xung đột, tìm (trao đổi, thảo luận) thống giải pháp để giải vấn đề lợi ích có liên quan đến bên kinh doanh” Như vậy, chất đàm phán kinh doanh: - Đàm phán kinh doanh dạng đàm phán, gắn với hoạt động kinh doanh Vì vậy, sở gốc rễ hoạt động đàm phán kinh doanh tồn lợi ích chung lợi ích xung đột bên liên quan đến lĩnh vực kinh doanh Do đó, tiến hành đàm phán kinh doanh, nhà đàm phán cần phát đâu lợi ích chung đâu lợi ích xung đột Chỉ xác định lợi ích tìm giải pháp tối đa hóa lợi ích chung tối thiểu hóa lợi ích xung đột; - Đàm phán kinh doanh trình mặc thuyết phục chủ thể tham gia bên để đạt thoả thuận, giải xung đột nhằm thỏa mãn nhu cầu bên liên quan đến hoạt động kinh doanh Vì đàm phán kinh doanh q trình tìm kiếm lợi ích liên quan đến vấn đề bên kinh doanh, đầu tư nên bên sức bảo vệ lợi ích mình, tìm biện pháp tác động lên đối phương để buộc đối phương phải từ bỏ số lợi ích đối kháng - Thứ nhất, lập luận làm cho đối tác bị chinh phục hồn tồn, làm cho lập trường họ từ “có” chuyển sang “không” ngược lại Khi lập luận chặt chẽ, lý lẽ sắc bén có tính tâm cao thuyết phục đối tác dễ dàng; - Thứ hai, lập luận làm cho đối tác bị chinh phục 50%, tức thay đổi phần quan điểm, lập trường họ Từ chỗ họ giữ quan điểm rõ ràng “không bao giờ” đến chỗ nhân nhượng phần “hiện khơng” “có khả năng”, từ lập trường “có thể” tiến đến lập trường rõ ràng “có” “khơng”; - Thứ ba, lập luận nhằm thay đổi ý kiến (lập trường) sẵn có đối tác, củng cố ý kiến (lập trường hình thành) mình; - Thứ tư, lập luận loại trừ giảm nhẹ căng thẳng trình đàm phán; kiểm tra, phê phán luận điểm, luận cứ, chứng mà bên đưa ra; - Thứ năm, lập luận mở đường cho kết luận rõ ràng, xác, đặt sở cho việc định 4.1.2.2 Yêu cầu để có lập luận tốt Lập luận giai đoạn khó khăn trình đàm phán Để có lập luận tốt địi hỏi cần phải có yêu cầu sau: - Thứ nhất, người lập luận phải có hiểu biết rộng, kiến thức chun mơn sâu cách trình bày hợp lý, lịch Trong trình lập luận cần phải nắm tài liệu, xác định nhiệm vụ rõ ràng Sau cần phải tìm hiểu diễn biến tình hình để nắm ý muốn đối tác, biết điểm dừng cần thiết; - Thứ hai, cần phải chuẩn bị hoàn chỉnh chiến thuật đàm phán trước; suy nghĩ, dự kiến xem đối tác đưa điều bất ngờ, làm để lơi kéo họ phía Cần phải hình dung trước diễn biến xảy lập luận, chí cần phải diễn tập, chuẩn bị trước; - Thứ ba, lập luận, nên sử dụng khái niệm rõ ràng, đơn giản, xác, có tính thuyết phục cao; phương pháp nhịp độ lập luận phải phù hợp với đặc điểm tâm lý đối tác; lập luận cần mức, phù hợp, tế nhị, sát với vấn đề đối tác quan tâm 102 4.1.2.3 Các phương pháp lập luận * Các phương pháp lập luận hùng biện: - Phương pháp bản: Là phương pháp giới thiệu trực tiếp kiện, số liệu làm sở cho lập luận chứng minh lập luận bác bỏ Theo phương pháp này, số liệu có vai trị quan trọng, khơng làm tảng để biện hộ cho luận đề, luận điểm mà dùng để bác bỏ luận đề, luận điểm đối tác đàm phán Khác với dẫn chứng lời lẽ đơn thường có nhiều vấn đề tranh cãi, số liệu có tính thuyết phục người ta quan tâm trực tiếp đến nguồn gốc nó, thấy có tính khách quan - Phương pháp vạch mâu thuẫn: Phương pháp dựa sở rõ mâu thuẫn lâp luận đối tác Nếu đề cập đến lập luận chứng minh cần phải kiểm tra cẩn thận trước xem phần số liệu, tài liệu có mâu thuẫn với khơng, cho đối tác khơng có hội chuyển sang phản công - Phương pháp rút kết luận: Phương pháp dựa vào việc lập luận xác, lập luận riêng rẽ phần, bước dẫn ta đến kết luận mong muốn Nên sử dụng phương pháp đối tác rút kết luận phần khơng có kết luận Trong trường hợp này, ta có điều kiện để phát biểu kết luận nhằm bác bỏ sở lập luận ban đầu họ - Phương pháp so sánh: Là phương pháp đặc biệt phương pháp rút kết luận So sánh phù hợp, đạt yêu cầu làm cho phát biểu thêm rõ ràng, có sức thuyết phục cao - Phương pháp “vâng nhưng”: Phương pháp lúc đầu trí với đối tác, sau phản cơng cách nói “nhưng” Trong nhiều trường hợp, đối tác đưa luận hợp lý, chuẩn bị kỹ càng, bao quát phần phương pháp giải vấn đề Cần bác bỏ kịp thời luận họ - Phương pháp chia cắt: Chia lời phát biểu đối tác thành phần riêng biệt: “phần đúng”, “phần cần bàn thêm”, “phần sai hoàn toàn” Chỉ nên ý đến điểm yếu để bác bỏ Nếu kiên công theo phương pháp có khả khỏi tình khó khăn nhất.Trên thực tế, phương pháp áp dụng cách thường xuyên 103 - Phương pháp “gậy ông đập lưng ông”: Phương pháp cho phép sử dụng vũ khí đối tác để chống lại họ Tuy khơng có hiệu chứng minh, gây tác động đặc biệt ta biết sử dụng cách sáng tạo Ví dụ: Một số đại diện ngành công nghiệp Ý sang thăm thức Nam Tư Các chuyên gia Nam Tư hỏi họ: “Các ơng làm sau nhiều bãi công thế?” Họ trả lời: “Chúng làm giống ông sau nhiều họp kéo dài” - Phương pháp coi thường: Có nhiều trường hợp, bác bỏ ý kiến, luận đối tác, “coi thường”, làm giảm nhẹ giá trị, ý nghĩa ý kiến Đối tác cho rằng, vấn đề có ý nghĩa quan trọng, ta cho cách phân tích bình luận - Phương pháp chiếm ưu thế: Nội dung phương pháp là: Căn vào nhu cầu thân mà ta thay đổi trọng tâm, đưa lên hàng đầu vấn đề hợp ý trình đàm phán - Phương pháp dẫn dắt: Việc sửa đổi mang tính chất chủ quan chất vấn đề cách sở phương pháp - Phương pháp vấn: Phương pháp dựa vào việc chủ động đặt câu hỏi Câu hỏi công cụ sắc bén đàm phán Muốn tìm hiểu vấn đề khác ngồi điều đối tác nói ra, ta cần phải cân nhắc, suy nghĩ, dự đốn tình huống, hỏi đối tác theo tốc độ trình tự Câu hỏi phải ngắn gọn, dễ hiểu, xác Thực tế chứng minh rằng, biết lựa chọn câu hỏi hợp lý thuyết phục đối tác - Phương pháp ủng hộ hình thức: Phương pháp có hiệu với nhiều đối tác trình bày lập luận họ, sau đến lượt ta phát biểu ý kiến không tỏ thái độ phản đối, chống lại đối tác Ngược lại, ta đưa lý lẽ, luận biện hộ, bào chữa cho lập trường, quan điểm họ Sau đó, ta bắt đầu phản cơng 104 * Phương pháp lập luận tự biện: - Phương pháp sử dụng nghệ thuật phóng đại: Điểm mấu chốt phương pháp tự biện khái quát, phóng đại, rút kết luận vội vàng luận điểm đối phương để phản pháo Ví dụ: Khái qt hóa: “Tất điều biểu tư tưởng thiên kỹ thuật đơn thuần”, sau điểm lại dẫn chứng - Phương pháp sử dụng nghệ thuật hài hước: Một nhận xét thông minh, sắc sảo, câu chuyện hài hước lúc phá tan hồn tồn lập luận chuẩn bị công phu Nhưng sau phân tích nội dung nhận xét hài hước thấy khơng liên quan đến đề tài đối tác tranh luận Vì thế, áp dụng thủ thuật lần khơng có tác dụng - Phương pháp dựa vào uy tín: Trích dẫn lời nói, ý kiến, tác phẩm người tiếng, điều khơng thừa nhận chứng minh cho quan điểm chúng ta, vấn đề bàn hồn tồn khác Nhưng người nghe cần nghe nhắc đến tên nhân vật quen thuộc lơi kéo họ đồng tình với quan điểm ta - Phương pháp làm uy tín đối tác: Phương pháp dựa vào quy tắc sau: Nếu bác bỏ lý lẽ đối tác cần phải làm danh dự họ Điều giống bóng đá, cầu thủ khơng tranh bóng mà chơi xấu (phạm luật) với đội bạn, nhằm chiếm ưu - Phương pháp cách ly: Tách câu, cắt xén phát biểu, xếp thành phần cho ý kiến chúng mâu thuẫn với Theo quan điểm thuật hùng biện việc tách phần then chốt, có ý nghĩa độc lập, rõ ràng, xuyên tạc việc làm đắn Nếu bỏ qua phần trước bình luận khơng hợp lý, khơng tế nhị - Phương pháp chuyển hướng: Đối tác không công vào luận ta mà chuyển sang vấn đề khác, khơng có liên quan đến đề tài tranh luận Thực đối tác muốn tránh “điểm nóng” muốn làm cho ý, quan tâm đến vấn đề khác Trong trường hợp này, cần cảnh giác, kịp thời ngăn ngừa thủ đoạn tương tự đối tác 105 - Phương pháp lấn át: Đối tác không chuyển sang vấn đề cụ thể mà phóng đại vấn đề phụ, thứ yếu rút từ lời phát biểu Họ có ý định thổi phồng vấn đề Tùy theo lợi ích, nhu cầu mà họ đánh giá mức số kiện, vấn đề mà hoàn toàn bỏ qua số kiện, vấn đề khác - Phương pháp lừa phỉnh: Dựa vào thông tin nửa thực, nửa hư, vơ tình hay hữu ý, đối tác dẫn tranh luận theo chủ đề định, dễ gây tranh cãi, xáo trộn vấn đề Trường hợp này, nên soi xét kỹ phát biểu đối tác bắt đầu tranh luận cách bình tĩnh - Phương pháp trì hỗn: Mục đích phương pháp nhằm gây cản trở kéo dài tranh luận Bằng cách sử dụng câu hỏi vô nghĩa đặt nhiều câu hỏi yêu cầu giải thích nhằm tranh thủ thời gian suy nghĩ - Phương pháp khiếu nại: Đây hình thức đặc biệt phương pháp lấn át Đối tác phát biểu ý kiến với tư cách nhà kinh doanh hay chuyên gia mà muốn tạo thông cảm Bằng cách tác động tình cảm, đối tác khéo léo né tránh vấn đề phức tạp, rắc rối chưa giải lĩnh vực kinh doanh Nếu phát thấy đối tác dùng thủ đoạn này, ta cần phải hướng tranh luận vào công việc cụ thể - Phương pháp xuyên tạc: Đối tác xuyên tạc ý kiến chuyển trọng tâm vấn đề sang vị trí khác Cần phải kiên lên án thủ đoạn - Phương pháp đặt câu hỏi bẫy: Phương pháp dựa vào tập hợp tiền đề dùng để ám thị Khơng thể sử dụng tiền đề trường hợp, chúng khơng có tính chất hùng biện Câu hỏi loại chia thành nhóm: + Thứ nhất: Câu hỏi nhắc lại Một câu hỏi hay điều khẳng định, nhắc nhắc lại nhiều lần cuối sử dụng chứng minh + Thứ hai: Câu hỏi sách nhiễu, bắt buộc Sử dụng loại câu hỏi để lái đối phương theo ý Ví dụ:Trong phiên tịa, hội đồng xét xử hỏi bị cáo: “Hiển nhiên anh công nhận chứng chứ?” 106 + Thứ ba: Câu hỏi lựa chọn Cũng câu hỏi có tính chất cưỡng chế, bắt buộc, câu hỏi lựa chọn giới hạn phạm vi trả lời + Thứ tư: Câu hỏi phản cơng Thay kiểm tra chuẩn bị ý kiến bác bỏ, đặt câu hỏi phản cơng Ví dụ: “Tơi sẵn sàng xem xét câu hỏi anh, sau anh trả lời câu hỏi đặt cho anh” 4.1.3 Các phương pháp kết thúc đàm phán Bất kỳ đàm phán kinh doanh có cao trào thối trào, xuất câu hỏi: “Khi cần phải đưa đàm phán vào giai đoạn kết thúc - giai đoạn định?” Tất nhiên lúc đàm phán thời kỳ thoái trào Khi đàm phán đạt đỉnh cao cần phải chuyển sang giai đoạn kết thúc Chúng ta áp dụng phương pháp để kết thúc đàm phán thấy vấn đề hai bên thảo luận cách chi tiết đầy đủ Đôi có đủ điều kiện cần thiết để kết thúc đối tác tỏ dự Họ bị sức ép tâm lý tinh thần trách nhiệm đè nặng nên chưa thể định Lúc ta cần sử dụng biện pháp thúc đẩy để họ khỏi tình trạng đó, làm cho họ mạnh dạn việc định Có nhiều cách để kết thúc đàm phán, cách áp dụng trường hợp, điều địi hỏi phải có kết hợp sử dụng khéo léo cách Để kết thúc đàm phán, sử dụng phương pháp sau đây: 4.1.3.1 Phương pháp kết thúc đàm phán trực tiếp Tăng tốc trực tiếp có nhiệm vụ giải hồn tồn vấn đề Đó cách ngắn đến mục tiêu Sử dụng phương pháp này, địi hỏi phải trình bày kết luận cách xác, đầy đủ, rõ ràng sở cho bước ký kết hợp đồng Phương pháp nên áp dụng tất vấn đề cần đàm phán đạt thỏa thuận từ hai phía Tuy nhiên, phải nghe từ “khơng” từ phía đối tác Ví dụ: Chúng ta nói: “Chúng ta định việc chuyển tín dụng ngắn hạn sang tín dụng dài hạn” Nếu đối tác chưa có định sẵn từ trước họ trả lời: “Khơng, điều chưa cần thiết”; “Tơi cần phải cân nhắc, suy nghĩ điều đó”; “Tơi muốn tham khảo ý kiến giám đốc tài trưởng phịng đầu tư” 107 4.1.3.2 Phương pháp kết thúc đàm phán gián tiếp Phương pháp áp dụng đàm phán chưa đạt thỏa thuận hoàn toàn mà hai bên đến thỏa thuận số nội dung vấn đề Theo cách này, trình bày số nội dung mà hai bên chưa đạt thỏa thuận nguyên nhân Sau chốt lại vấn đề mà hai bên thỏa thuận đồng ý Nếu có thể, ta trình bày ý kiến, giải pháp vấn đề chưa đạt thỏa thuận Bằng định riêng lẻ mà đưa đối tác đến mục tiêu cuối Phương pháp có ưu giúp sớm bắt đầu thực mục đích mình, giảm khả khơng may Một vài kiểu kết thúc đàm phán gián tiếp sau: - Biện pháp 1: Đặt đối tác trước định cụ thể dạng câu hỏi xin ý kiến Ví dụ: "Ơng đọc tóm tắt chúng tơi có thấy vấn đề khơng?"; - Biện pháp 2: Đặt họ trước giải pháp lựa chọn Ví dụ: “Giải pháp phù hợp với ông cả?”; “ cần phải cải tiến cơng việc gì?” ; - Biện pháp 3: Buộc họ phải định cuối Ví dụ: “Ơng nghĩ hợp đồng này?” Các biện pháp làm cho đối tác tích cực chủ động việc định 4.2 Ký kết hợp đồng kinh doanh 4.2.1 Khái niệm hợp đồng kinh tế Các giao dịch, đàm phán kinh doanh cuối phải tới ký kết hợp đồng kinh tế Trong hoạt động kinh doanh, mà người sản xuất người tiêu dùng, người mua người bán muốn đạt nhiều lợi ích mình, mà quan hệ kinh tế ngày trở nên đa dạng phức tạp, vai trị hợp đồng trở nên quan trọng cần thiết chủ thể kinh doanh Theo Điều - Pháp lệnh hợp đồng kinh tế: “Hợp đồng kinh tế thỏa thuận văn bản, tài liệu giao dịch bên ký kết việc thực cơng việc sản xuất, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, nghiên cứu ứng dụng tiến khoa học - kỹ thuật thỏa thuận khác có mục đích kinh doanh với qui định rõ ràng quyền nghĩa vụ bên để xây dựng thực kế hoạch mình.” 108 Một số loại hợp đồng chủ yếu sau: - Hợp đồng mua bán hàng hóa nước; - Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (được thực hình thức: xuất khẩu, nhập khẩu, tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập, chuyển khẩu); - Hợp đồng ủy thác xuất, nhập khẩu; - Hợp đồng vận chuyển hàng hóa; - Hợp đồng dịch vụ thương mại; - Hợp đồng gia cơng đặt hàng; - Hợp đồng tín dụng; - Hợp đồng bảo hiểm; - Hợp đồng hợp tác liên doanh, liên kết 4.2.2 Căn để ký kết hợp đồng kinh tế Hợp đồng kinh tế ký kết bên sau đây: - Pháp nhân với pháp nhân; - Pháp nhân với cá nhân có đăng ký kinh doanh theo qui định pháp luật Pháp nhân tổ chức kinh tế có đủ điều kiện như: Được thành lập cách hợp pháp, có tài sản riêng chịu trách nhiệm cách độc lập tài sản đó, có quyền định cách độc lập hoạt động sản xuất kinh doanh mình, có quyền tự tham gia quan hệ pháp luật (Bộ luật dân sự) Các cá nhân có đăng ký kinh doanh người đăng ký kinh doanh quan Nhà nước có thẩm quyền theo quy định đăng ký kinh doanh cấp giấy phép kinh doanh Hợp đồng kinh tế nói chung ký kết bên sở sau đây: - Định hướng kế hoạch Nhà nước thực nhiệm vụ Nhà nước giao, chế độ, sách, chuẩn mực kinh tế - kỹ thuật hành; - Nhu cầu thị trường, đơn hàng, đơn chào hàng bạn hàng; - Khả phát triển sản xuất, kinh doanh; - Tính hợp pháp hoạt động sản xuất kinh doanh khả đảm bảo tài sản bên ký kết hợp đồng 109 Để đảm bảo cho việc thực nghiêm túc triệt để nghĩa vụ hợp đồng, hợp đồng kinh tế áp dụng biện pháp như: chấp tài sản, cầm cố tài sản, bảo lãnh tài sản Những biện pháp buộc bên ký kết nâng cao trách nhiệm nghĩa vụ việc thi hành điều khoản hợp đồng 4.2.3 Hình thức nội dung hợp đồng kinh tế Vì hợp đồng kinh tế ký kết theo nguyên tắc tự nguyện, có lợi, bình đẳng quyền nghĩa vụ, trực tiếp chịu trách nhiệm tài sản khơng trái pháp luật, hình thức ký kết linh hoạt thuận tiện cho hai bên như: công văn, điện báo, đơn đặt hàng Nó có hiệu lực pháp lý từ thời điểm bên ký vào văn từ bên nhận tài liệu giao dịch thể thỏa thuận tất điều khoản chủ yếu hợp đồng Một hợp đồng kinh tế thường có kết cấu nội dung chủ yếu sau: - Thứ nhất, phần mở đầu hợp đồng Phần bao gồm nội dung sau đây: + Quốc hiệu: Phần mở đầu hợp đồng mua bán hàng hóa nước Còn hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế khơng ghi quốc hiệu chủ thể thuộc quốc tịch khác nhau; + Số ký hiệu hợp đồng: Ghi góc trái hợp đồng tên văn Nội dung cần thiết cho việc lưu trữ, tra cứu cần thiết Phần ký hiệu hợp đồng thường chữ viết tắt tên chủng loại hợp đồng; + Những để xây dựng hợp đồng: Thông thường vào văn pháp quy, văn hướng dẫn quan Nhà nước có thẩm quyền, thỏa thuận chủ thể; + Thời gian địa điểm ký kết hợp đồng: Nội dung phải xác định rõ ràng mốc quan trọng đánh dấu thiết lập hợp đồng kinh tế xảy không gian, thời gian cụ thể, để chứng minh giao dịch bên Khi cần thiết, Nhà nước thực xác nhận, kiểm sốt, đồng thời quan trọng để chủ thể hợp đồng ấn định thời hạn hợp đồng bắt đầu kết thúc - Thứ hai, phần thông tin chủ thể hợp đồng, bao gồm nội dung sau: + Tên doanh nghiệp: Hai bên phải kiểm tra lẫn tư cách pháp nhân giấy phép đăng ký kinh doanh để chống mạo danh lừa đảo bị thơng báo vỡ nợ, đình hoạt động, giải thể; 110 + Địa doanh nghiệp: Ghi rõ nơi có trụ sở pháp nhân đóng, cần bên tìm đến để liên hệ, giao dịch Yêu cầu phải ghi cụ thể số nhà, đường phố, phường, xã, quận, huyện, tỉnh, thành phố ; + Số điện thoại, fax: Đây phương tiện thông tin quan trọng để giao dịch, liên hệ với nhau, giảm bớt chi phí lại; + Số tài khoản mở ngân hàng: Khi ký hợp đồng, bên phải thẩm định ngân hàng mở tài khoản, số hiệu tài khoản, chí kiểm tra số tiền đối tác có tài khoản để đảm bảo khả toán; + Người đại diện ký kết hợp đồng: Về nguyên tắc phải người đứng đầu pháp nhân người đứng tên giấy phép kinh doanh Song ủy quyền cho người khác theo qui định pháp luật - Thứ ba, phần điều khoản hai bên thỏa thuận Phần bao gồm nội dung sau: + Điều khoản đối tượng hợp đồng: Trong nêu rõ tên hàng hóa giao dịch hợp đồng Bản thân hàng hóa mua bán phải đảm bảo tính hợp pháp, tức hàng hóa khơng nằm danh mục cấm lưu thông Nhà nước; + Điều khoản số lượng hàng hóa: Số lượng hàng hóa hợp đồng phải ghi xác, rõ ràng theo thỏa thuận chủ thể tính theo đơn vị đo lường hợp pháp Nhà nước với loại mặt hàng; + Điều khoản chất lượng, qui cách hàng hóa: Ghi rõ phẩm chất, qui cách, tiêu chuẩn kỹ thuật, kích thước, màu sắc, mùi vị, độ ẩm, tạp chất ; +Điều khoản giá hàng hóa: Chỉ rõ giá mua bán mà hai bên thỏa thuận với giao dịch Cần phải nêu rõ đơn vị tính giá phương pháp định giá; + Điều khoản tốn: Chỉ rõ đồng tiền hình thức toán mà hai bên lựa chọn Hai bên lựa chọn hình thức tốn như: toán tiền mặt, séc, ủy nhiệm chi, thư tín dụng (L/C) ; + Điều khoản giao nhận hàng: Trong điều khoản phải xác định trách nhiệm người bán thông báo cho người mua hàng chuẩn bị xong để giao, liệt kê chứng từ giao hàng mà người bán phải giao người mua nhận hàng Cần qui định rõ lịch giao nhận, số lượng cần giao, thời gian, địa điểm, phương thức giao nhận điều kiện người đến nhận hàng - Điều khoản bao bì ký mã hiệu hàng hóa: Điều khoản cho thấy qui cách, chủng loại, chất lượng bao gì, độ bền, cách đóng gói hàng Cần đảm bảo ghi nhận đầy đủ dấu hiệu đặc trưng loại hàng như: tên sở sản xuất, trọng lượng hàng, số hiệu đơn hàng, phải có đủ dẫn đặc biệt vận chuyển, bảo quản, bốc xếp hàng hóa 111 - Thứ tư, phần điều khoản khác Ngoài điều khoản trên, hợp đồng cịn có điều khoản khác như: + Điều khoản bảo hành hàng hóa giấy hướng dẫn sử dụng; + Điều khoản biện pháp bảo đảm thực hợp đồng; + Điều khoản trách nhiệm vật chất; + Điều khoản hiệu lực hợp đồng; + Điều khoản giải tranh chấp phát sinh - Thứ năm, phần cuối hợp đồng Phần rõ: Số lượng hợp đồng ký có giá trị nhau; đại diện bên xác nhận vào hợp đồng (ký tên, đóng dấu) 4.2.4 Soạn thảo hợp đồng 4.2.4.1 Quyền khởi thảo hợp đồng Khi hai bên trí kết thúc thương lượng ta nên cố gắng giành quyền khởi thảo hợp đồng Điều có ba lợi ích sau: - Thứ nhất: Ta phản ánh xác quan điểm mình, tránh trường hợp bị lấn át; - Thứ hai: Việc khởi thảo khẳng định tạo cho ta chủ động đàm phán điều khoản hợp đồng; - Thứ ba: Có thể tránh việc đối tác lợi dụng hội thảo hợp đồng để dẫn tới chỗ bị mắc lừa Dự thảo hợp đồng trước ký kết phải thảo luận, bàn bạc kỹ hợp đồng ký hai bên phải nghiêm chỉnh thực nghĩa vụ 4.2.4.2 Các nguyên tắc đàm phán điều khoản hợp đồng - Thứ nhất, phải dựa sở pháp lý kinh doanh, pháp luật quy định quốc gia có liên quan tới dự án đầu tư kinh doanh, tập quán thương mại, công ước quốc tế việc góp vốn đầu tư, tổ chức sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, phân chia lợi ích, toán… - Thứ hai, cân điều kiện Điều khoản hợp đồng phải cân quyền lợi nghĩa vụ bên, đặc biệt phải bảo vệ quyền lợi cho phía ta 112 - Thứ ba, nội dung ngôn ngữ hợp đồng phải xác, rõ ràng Trong hợp đồng từ ngữ phải dùng xác, thuật ngữ chuyên ngành phải diễn đạt xác Ngày nay, hợp đồng diễn đạt chủ yếu tiếng Anh, cách diễn đạt lại không thống quốc gia khác nhau, cần thống không chỉvề mặt lời văn hợp đồng mà nội dung, để tránh hiểu lầm sau Trên giới ngày nay, hình thức hợp đồng mẫu sử dụng tương đối rộng rãi Ký kết hợp đồng theo mẫu hợp đồng thuận tiện nhanh chóng dễ vấp phải rủi ro ta không cẩn thận kiểm tra kỹ nội dung điều khoản in sẵn để tránh thoả thuận bất lợi cho ta 4.2.4.3 Yêu cầu soạn thảo hợp đồng - Thỏa thuận thống với tất điều khoản cần thiết trước ký hợp đồng - Khi soạn hợp đồng cần trình bày rõ ràng, xác, cụ thể, khơng tùy tiện dùng chữ “v.v ” dấu ba chấm “ ” - Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng phải ngôn ngữ bên thông thạo, sử dụng từ thông dụng, đơn nghĩa,tránh dùng từ ngữ mập mờ, suy luận theo nhiều cách - Văn phạm hợp đồng phải nghiêm túc, dứt khoát Lối văn tả cảnh, hành văn bóng bẩy, nhận xét gợi mở khơng phù hợp với tính pháp lý chặt chẽ văn hợp đồng kinh tế - Cần đề cập đến sở pháp lý vấn đề liên quan - Hợp đồng khơng có điều khoản trái với luật hành 4.2.5 Kiểm tra lại hợp đồng ký kết hợp đồng Hợp đồng thường bên soạn thảo, trước ký kết bên cần kiểm tra thật kỹ lưỡng, đối chiếu với thỏa thuận đạt đàm phán Sau kiểm tra kỹ lưỡng, tiến hành ký kết hợp đồng Người đứng ký hợp đồng phải người có thẩm quyền 4.2.6 Thanh lý hợp đồng xử lý hợp đồng kinh tế vô hiệu 4.2.6.1 Các trường hợp lý hợp đồng Thanh lý hợp đồng kinh tế bên giải trường hợp sau: - Thứ nhất, hợp đồng kinh tế thực xong; 113 - Thứ hai, thời hạn hiệu lực hợp đồng kinh tế hết khơng có thỏa thuận kéo dài thời hạn đó; - Thứ ba, hợp đồng kinh tế bị đình thực hủy bỏ; - Thứ tư, hợp đồng kinh tế không tiếp tục thực (do thiếu điều kiện thực giải thể pháp nhân) 4.2.6.2 Nội dung lý hợp đồng Việc lý hợp đồng kinh tế làm văn riêng, có nội dung sau đây: - Thứ nhất, xác nhận mức độ thực nội dung công việc thỏa thuận hợp đồng bên, từ xác định nghĩa vụ bên sau lý hợp đồng; - Thứ hai, xác định khoản thuộc trách nhiệm tài khoản, hậu pháp lý bên phải lý trước hợp đồng kinh tế hết hiệu lực 4.2.6.3 Hợp đồng kinh tế bị vơ hiệu hóa Pháp lệnh hợp đồng kinh tế qui định việc xử lý hợp đồng kinh tế bị coi vơ hiệu tồn cụ thể sau: - Thứ nhất, nội dung công việc hợp đồng thực phần bên phải chấm dứt việc tiếp tục thực bị xử lý tài sản; - Thứ hai, nội dung công việc hợp đồng thực xong bên bị xử lý tài sản Việc giải trường hợp tiến hành theo nguyên tắc bên có nghĩa vụ hoàn trả cho tất tài sản nhận từ việc thực hợp đồng (bằng vật tiền) Những người ký hợp đồng kinh tế bị coi vơ hiệu hóa tồn mà cố tình thực hợp đồng bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành truy cứu trách nhiệm hình 114 CÂU HỎI ƠN TẬP CHƯƠNG Lập luận gì? Những phương pháp chủ yếu định kết thúc đàm phán đàm phán? Trình bày nội dung chiến thuật lập luận, điểm cần lưu ý lập luận? Trình bày kỹ thuật định kết thúc đàm phán Thời điểm tốt cho việc định kết thúc đàm phán? Cần phải làm để đạt thỏa thuận kết thúc đàm phán cách có hiệu quả? Những việc cần tiến hành sau kết thúc đàm phán? 115 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tô Xuân Dân (2004).Đàm phán ký kết hợp đồng kinh doanh quốc tế Nhà xuất Thống kê, Hà Nội Chu Văn Đức (2005).Giáo trình kỹ giao tiếp Nhà xuất Hà Nội Nguyễn Văn Hồng (2012) Giáo trình đàm phán thương mại quốc tế Nhà xuất Thống kê Hà Nội Hồng Đức Thân (2006).Giáo trình giao dịch đàm phán kinh doanh Nhà xuất Thống kê, Hà Nội Nguyễn Hữu Thân (2006).Truyền thông giao tiếp kinh doanh để hội nhập toàn cầu Nhà xuất Thống kê, Hà Nội Đoàn Thị Hồng Vân, Ths Kim Ngọc Đạt (2010) Đàm phán kinh doanh quốc tế Nhà xuất Lao động - Xã hội, Hà Nội Angela Murray (2002).Thuyết trình chuyên nghiệp kinh doanh Nhà xuất Thanh niên, Hà Nội Andrew Carnegie (2003).Nghệ thuật ứng xử giao tiếp Nhà xuất Văn hóa Thơng tin, Hà Nội Herb Cohen (2011).Bạn đàm phán điều Nhà xuất Lao động - Xã hội, Hà Nội ... chiến thuật đàm phán kinh doanh 1.5.1 Chiến lược đàm phán kinh doanh 1.5.1.1 Khái niệmchiến lược đàm phán kinh doanh Chiến lược đàm phán kinh doanh cách thức mà người đàm phán dự liệu đàm phán tổng... BẢN VỀ ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH 1.1 Khái niệm, đặc điểm phân loại đàm phán kinh doanh 1.1.1 Khái niệm đàm phán đàm phán kinh doanh 1.1.2 Đặc điểm đàm phán kinh doanh ... liên quan đến bên kinh doanh? ?? Như vậy, chất đàm phán kinh doanh: - Đàm phán kinh doanh dạng đàm phán, gắn với hoạt động kinh doanh Vì vậy, sở gốc rễ hoạt động đàm phán kinh doanh tồn lợi ích