ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG GIAO THÔNG VẬN TẢI
Đặc điểm tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ Phần Đầu tư và xây dựng Giao thông vận tải
Quản lý NVL là công tác không thể thiếu được trong quản lý SXKD của các doanh nghiệp xây lắp Nó là tất yếu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau.
Vì vậy, công tác quản lý NVL cũng đòi hỏi ngày càng phải hoàn thiện hơn Đó là yêu cầu của phương thức kinh doanh trong nền kinh tế thị trường nhằm tới sự hao phí vật tư ít lại mang nhiều hiệu kinh doanh cao nhất Công tác quản lý NVL là quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua đến khâu bảo quản, dự trữ và sử dụng.
- Ở khâu thu mua : Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh , thường xuyên biến động, các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh, thi công, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp, ở khâu này đòi hỏi quản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại và giá cả hợp lý
- Ở khâu bảo quản : Cần phải bảo quản theo đúng quy định, theo tính chất lý hóa và công dụng của từng vật tư Tổ chức tốt kho hàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản với từng loại vật liệu, tránh sự hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong những yêu cầu quản lý đối với NVL.
- Ở khâu dự trữ : Để quá trình thi công công trình được tiến hành liên tục thì phải quản lý tốt khâu này, dự trữ vật liệu hợp lý tức là không để khối lượng NVL quá lượng cần thiết tối thiểu gây ứ đọng vốn, tốn diện tích kho Ngược lại cũng không để tình trạng thiếu NVL gián đoạn thi công Nhất là đối với các doanh nghiệp xây lắp thi công theo hợp đồng thì đây là vấn đề cần quan tâm đặc biệt.
- Ở khâu sử dụng : Doanh nghiệp phải sử dụng định mức tiêu hao
NVL tương đối chính xác vì chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong quá trình trong giá thành sản phẩm Cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình hoạt động SXKD Bởi vậy, sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm là một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp.
Công tác quản lý vật liệu từ khâu thu mua tới khâu bảo quản, dự trữ, sử dụng là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doanh nghiệp. Để tiến hành thi công xây dựng nhiều coogn trình khác nhau, đáp ứng nhu cầu thị trường Công ty phải sử dụng một khối lượng NVL rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu có vai trò, tính năng lý hóa riêng Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu thì phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học, hợp lý Tại Công ty CP Đầu tư và xây dựng GTVT cũng tiến hành phân loại vật liệu Song việc phân loại vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản NVL ở kho Nhưng trong công tác hạch toán do sử dụng mã vật tư nên đơn vị không sử dụng tài khoản cấp II để phản ánh từng loại vật liệu mà Công ty đã xây dựng, mỗi thứ vật tư một mã riêng, như quy định một lần trên bảng mã vật tư ở máy tính bởi các chữ cái đầu của vật liệu Vì vậy tất cả các loại vật liệu sử dụng đều hạch toán tài khoản 152 “nguyên vật liệu ” Cụ thể ở Công ty CP Đầu tư và Xây dựng GTVT sử dụng mã vật tư như sau :
* Đối với vật liệu của Công ty được phân loại như sau :
+ NVL không phân loại thành NVL chính, NVL phụ mà được coi chúng là vật liệu chính : “ Là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản” Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng như : Nhựa đường, xi măng, sắt, thép, gạch, vôi ve, đá, gỗ, Trong mỗi loại được chia thành nhiều nhóm khác nhau như : xi măng trắng, xi măng P300, xi măng P400, thép 6, thép 10, thép 20 thép tấm, gạch chỉ, gạch rỗng, gạch xi măng.
+ Nhiên liệu : Là moại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như xăng, dầu Diezen, dầu marut.
+ Phụ tùng thay thế : Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà Công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc thiết bị thi công như : động cơ, lõi lọc, chiết áp và phụ tùng thay thế của ôtô như : các mũi khoan, săm lốp ôtô.
+ Phế liệu thu hồi : bao gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng được nữa, vỏ bao xi măng
Công ty có một kho chính tại công ty chuyên cung cấp dầu phụ tùng thay thế cho các xe của công trường về Xưởng sửa chữa của Công ty sửa chữa, bảo dưỡng và mỗi công trình là một kho nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi công xây dựng Vì vậy, các kho bảo quản phải khô ráo, tránh ô xy hóa vật liệu các kho có thể chứa các chủng loại vật tư giống hoặc khác nhau Riêng các loại cát, sỏi, đá vôi được đưa thẳng tới công trình Công ty xác định mức dự trữ cho sản xuất, định mức hao hụt, hợp lý trong quá trình vận chuyển bảo quản dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kinh tế kế hoạch vật tư đề ra Để phục vụ cho yêu cầu của công tác hạch toán và quản lý NVL, Công ty đã phân loại NVL một cách khoa học nhưng công ty chưa lập sổ danh điểm và mỗi loại vật liệu công ty sử dụng bởi chữ cái đầu là tên của vật liệu Yêu cầu đối với thủ kho ngoài những kiến thức ghi chép ban đầu, còn phải hiểu biết nhất định các loại NVL của ngành xây dựng cơ bản để kết hợp với kế toán vật liệu ghi chép chính xác việc nhập, xuất bảo quản NVL trong kho.
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ Phần Đầu tư và xây dựng Giao thông vận tải
1.3.1 Chứng từ kế toán và tài khoản sử dụng :
Mọi hiện tượng kinh tế xảy ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh liên quan đến việc nhập xuất NVL phải được lập chứng từ kế toán một cách đầy đủ chính xác, kịp thời theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu đã được ban hành. Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán chi tiết phải được thực hiện theo từng kho, từng loại nhóm, thẻ vật liệu và phải được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ :
- Phiếu nhập kho và các văn bản khác
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa.
Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà Nước trong các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như :
- Phiếu xuất vật liệu theo hạn mức.
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư
- Phiếu báo vật tư cuối kỳ.
Và các chứng từ khác tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng loại doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau. Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải kịp thời, đầy đủ đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập Mọi chứng từ về kế toán NVL phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép tổng hợp kịp thời của các bộ phận và cá nhân liên quan.
Hiện nay doanh nghiệp xây lắp đang áp dụng hệ thống TKKT ban hành kèm theo quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của Bộ tài chính, bao gồm 72 TK tổng hợp trong bảng CĐKT và 8TK ngoài bảng cân đối Về cơ bản, ký hiệu, tên gọi, nội dung các TK này nhất quán với hệ thống TKKT áp dụng trong các doanh nghiệp khác ban hành theo quyết định số 1141TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính.
1.3.2 Các phương pháp kế toán chi tiết :
Trong doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý vật liệu do nhiều bộ phận tham gia Song việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu hàng ngày được thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng kế toán doanh nghiệp Trên cơ sở các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu thủ kho và kế toán vật liệu phải tiến hành hạch toán kịp thời, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu hàng ngày theo từng loại vật liệu Sự liên hệ và phối hợp với nhau trong việc ghi chép và thẻ kho, cũng như việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán đã hình thành nên phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán.
Hiện nay trong Công ty, phòng kế toán thực hiện theo các phương pháp thẻ song song
- Ở kho : Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi trên số lượng Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ thẻ kho Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi ( hoặc kế toán xuống kho nhận ) các chứng từ xuất, nhập đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.
- Ở phòng kế toán : Kế toán sử dụng sổ ( thẻ )kế toán chi tiết vật liệu, để ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị Về cơ bản, sổ (thẻ )kế toán chi tiết vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng Tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo từng nhóm, loại vật liệu Có thể khái quát nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song theo sơ đồ sau :
Sơ đồ 1 : Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song
: Ghi hàng tháng : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra Với tư cách kiểm tra, đối chiếu như trên, phương pháp thẻ song song có ưu điểm : ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, phát hiện sai sót trong
Sổ kế toán chi tiết
(4) việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động về số hiện có của từng loại vật liệu theo số liệu và giá trị của chúng Tuy nhiên theo phương pháp thẻ song song có nhược điểm lớn là việc ghi chép ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng công việc ghi chép quá lớn nếu chủng loại vật tư nhiều và tình hình nhập, xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày Hơn nữa việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kế toán.
1.3.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu :
Nguyên vật liệu là TSLĐ thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Việc mở tài sản tổng hợp ghi chép sổ kế toán tùy thuộc vào việc doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kỳ Tuy nhiên ở Công ty chỉ áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp KTTX : là phương pháp ghi chép, phản ánh liên tục tình hình X – N – T kho các loại vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp, căn cứ vào chứng từ nhập, xuất hàng tồn kho mà phương pháp này có thể áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp.
Sự biến động của vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất sau khi phản ánh trên chứng từ kế toán sẽ được phản ánh trực tiếp vào các tài khoản cấp 1, cấp
2 về vật liệu Đây là phương pháp kế toán phân loại vật liệu để phản ánh với Giám đốc một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình hiện có và sự biến động của vật liệu, để tiến hành hạch toán kế toán sử dụng các tài khoản : tài khoản 152 “ NVL ” tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế.
Tài khoản 152 có thể mở thành tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại NVL phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán giá trị của doanh nghiệp, bao gồm :
Tài khoản 1521 : Nguyên vật liệu chính Tài khoản 1522 : Nguyên vật liệu phụ Tài khoản 1523 : Nhiên liệu
Tài khoản 1524 : Phụ tùng thay thế Tài khoản 1525 : Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản Tài khoản 1528 : Vât liệu khác
Trong từng tài khoản cấp 2 lại có thể chi tiết thành các tài khoản cấp 3, cấp 4, tới từng nhóm, thứ vật liệu tùy thuộc vào yêu cầu quản lý tài sản ở doanh nghiệp.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ Phần Đầu tư và xây dựng
Trường hợp nhập vật liệu từ nguồn mua ngoài :
Căn cứ các phương pháp tổ chức thi công, bản thiết kế khối lượng thi công, tiến độ thi công, các đội phải làm giấy đề nghị xin lĩnh vật tư Đội trưởng ký giấy đề nghị sau đó trưởng ban công trình xác nhận rồi gửi cho Giám đốc phê duyệt Sau khi Giám đốc ký thì gửi lên cho phòng vật liệu, phòng vật tư sẽ cử cán bộ mua sắm Khi về đến Công ty hay kho của đơn vị thi công ( nếu xuất thẳng không qua kho ) có bảo vệ xác nhận và thủ kho ký xác nhận vào mặt sau của tờ hóa đơn là kho đã nhận hàng, đồng thời gửi hóa đơn cho cho phòng vật tư để lập phiếu nhập kho Khi nhập kho, thủ kho sẽ kiểm tra chủng loại, số lượng , số lượng ghi trên hóa đơn rồi cho tiến hành nhập kho và ghi vào sổ thực nhập sau đó ký xác nhận vào phiếu nhập kho. Đối với mặt hàng có nhiều chi tiết nhỏ dễ mất mát, dễ vỡ, dễ hỏng, khó bảo quản thì khi hàng về nhập kho phải lập biên bản giao nhận hàng làm cơ sở ràng buộc gữa bên giao và bên nhận Phiếu nhập kho được lập thành ba liên :
- Liên 1: Lưu làm chứng từ gốc tại phòng vật tư.
- Liên 2: Do thủ kho giữ rồi gửi lên cho phòng kế toán.
- Liên 3: Cho cán bộ mua sắm kèm theo với hóa đơn GTGT
Thủ tục nhập kho được thực hiện theo sơ đồ sau :
Sơ đồ 5 : Sơ đồ về thủ tục nhập kho vật liệu
Căn cứ vào từ những chứng từ gốc là hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm ( nếu có ), kế toán vật liệu ghi chứng từ vào bảng kê nhập vật liệu theo tháng.
Ví dụ : Ngày 04/03/2010 Công ty CP Đầu tư và xây dựng GTVT có mua của Công ty CP Sivico 2 loại vật tư là Sơn trải đường và Bi phản quang.
Khi vật tư về kho, cán bộ vật tư và ban chỉ huy công trường cùng thủ kho tiến hành kiểm tra chất lượng, chủng loại và quy cách của vật tư Khi số vật tư đã đảm bảo chất lượng, chủng loại thì cần phải có biên bản xác nhận khối lượng vật tư và biên bản xác nhận giá trị vật tư Có biên bản đó giúp cho ban chỉ huy công trình nắm rõ được số lượng vật tư theo yêu cầu đã về đủ hay chưa, cũng như giúp thủ kho theo dõi đối chiếu khối lượng với nhà cung cấp.
Từ đó làm căn cứ để lập bảng tổng hợp giá trị thanh toán và còn giúp cho một số phòng quyết toán được lượng vật tư.
Vật liệu Phòng kinh doanh Nhập kho
Bảng 1 : M u biên b n xác nh n kh i l ẫu biên bản xác nhận khối lượng vật tư (trang bên) ản xác nhận khối lượng vật tư (trang bên) ận khối lượng vật tư (trang bên) ối lượng vật tư (trang bên) ượng vật tư (trang bên) ng v t t (trang bên) ận khối lượng vật tư (trang bên) ư
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do – Hạnh phúc -***** -
Hà Nội, ngày 04 tháng 03 năm 2010
BIÊN BẢN XÁC NHẬN KHỐI LƯỢNG VẬT TƯ
Căn cứ hợp đồng kinh tế số: 504/HĐKT ngày 29 tháng 02 năm 2010 đã ký giữa Công ty CP Sivico và Công ty CP Đầu tư và Xây dựng Giao Thông Vận Tải
Hôm nay, ngày 04 tháng 03 năm 2010, chúng tôi gồm có:
Bên A: CÔNG TY CP ĐẦU TƯ & XÂY DỰNG GIAO THÔNG VẬN TẢI Người đại diện:
- Ông: Lê Vĩnh Tường Chức vụ: Trưởng phòng kinh tế kế hoạch
- Ông: Nguyễn Trường Lâm Chức vụ: Cán bộ kỹ thuật
Bên B: CÔNG TY CP SIVICO
- Ông: Đặng Phú Quốc Chức vụ: Giám đốc
Hai bên cùng xác định khối lượng vật tư nh sau: ư
Stt Ngày nhập Chủng loại Đơn vị Khối lượng
Biên bản này được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau Bên A giữ
02 bản, bên B giữ 02 bản. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊNB
Cùng với biên xác nhận khối lượng vật tư và biên bản xác nhận giá trị vật tư là hóa đơn giá trị gia tăng, một chứng từ không thể thiếu để làm căn cứ lập phiếu nhập kho.
Bảng 2: Mẫu Hóa đơn Giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN ( GTGT ) Mẫu số 01/GTGT
Liên 2 : Giao cho khách hàng 02- B Ngày 04/03/2010 N 0 : 96535 Đơn vị bán hàng : Công ty CP Sivico Địa chỉ : Chi nhánh Cầu Giấy – Hà Nội Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _ Điện thoại : 38588553 Mã số thuế :
Họ và tên người mua hàng : Nguyễn Văn Hùng Đơn vị : Công ty CP Đầu tư và Xây dựng GTVT Địa chỉ : 17 Nguyễn Đình Chiểu – Hà Nội Số TK: _ _ _ _ _ _ _ _ _
Hình thức thanh toán : CK Mã số thuế :
STT Hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1
Thuế VAT : 10% tiền thuế VAT 5.225.000
Tổng cộng tiền thanh toán 57.475.000
Số tiền viết bằng chữ : Năm mươi bảy triệu, bốn trăm bảy lăm ngàn đồng
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên )
Căn cứ vào hóa đơn của đơn vị bán, biên bản xác nhận khối lượng vật tư, biên bản xác nhận giá trị vật tư , kế toán nguyên vật liệu lập phiếu nhập kho cho nguyên vật liệu đã thu mua Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
- Một liên do phòng vật tư giữ
- Một liên giao cho người đã mua vật liệu để nhập nguyên vật liệu vào kho và làm cơ sở cho thủ kho căn cứ để vào thẻ kho, cuối ngày chuyển lên phòng kế toán công ty và giao cho kế toán nguyên vật liệu kiểm tra, đối chiếu và chuyển cho kế toán nhật ký chung làm căn cứ ghi sổ kế toán.
- Một liên kẹp vào hóa đơn chuyển sang cho bộ phận kế toán dùng để thanh toán.
Bảng 3: Mẫu phiếu nhập kho Đơn vị: Công ty CP Đầu tư và Xây dựng GTVT
Mẫu số 01-VT (Theo QĐ số: 15/2006/QĐ-
- Họ và tên người giao hàng: Công ty CP Sivico Địa chỉ ( bộ phận)
- Lý do nhập kho: Nhập phục vụ công trình
- Nhập tại kho : Nguyễn Đình Chiểu – Hà Nội
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Năm mươi hai triệu, hai trăm năm mươi ngàn đồng /.
- Số chứng từ gốc kèm theo: 01 liên hóa đơn GTGT
Người giao hàng (Ký, họ tên)
Thủ kho ( Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên)
Nhập do di chuyển nội bộ:
Căn cứ vào yêu cầu di chuyển kho của Giám đốc, phòng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, tiếp thị lập phiếu di chuyển nội bộ gồm 2 liên Người di chuyển mang 2 liên đến thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho sau đó xuất hàng theo số thực xuất và ký nhận song giữ lại một liên để giao cho kế toán vật liệu, một liên đưa cho người di chuyển mang đến kho nhập, thủ tục nhập hàng và ký nhận ở phần thực nhập rồi vào thẻ kho Cuối ngày thủ kho nhập giao lại cho kế toán vật liệu kiểm tra và hạch toán tăng kho nhập, giảm kho xuất.
Bảng 4: Mẫu phiếu nhập kho nội bộ
Ngày 04 tháng 03 năm 2010 Sè : 96535 Đơn vị bán hàng : Công ty CP Sivico Địa chỉ :
Hóa đơn người bán số : 96535 Ngày : 04/03/2010
Biên bản kiểm nghiệm số : Ngày : Nhập vào kho : Kho Đội cơ giới
Tên, quy cách vật tư ĐV tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Sơn Sơn rải đường dẻo nhiệt phản quang kg 5.000 9.500 47.500.000
Bi Bi phản quang (40027) kg 500 9.500 4.750.000
Bằng chữ : Năm mươi hai triệu, hai trăm năm mươi ngàn đồng chẵn
Thủ trưởng đơn vị Thủ kho
Nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến :
Căn cứ hợp đồng kinh tế theo số lượng và giá cả phòng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, tiếp thị lập phiếu nhập kho Khi lập phiếu nhập kho phải thực hiện cùng kho cùng nhóm, cùng nguồn nhập, phải kiểm nghiệm trước khi nhập và lập biên bản kiểm nghiệm mới được nhập kho Cuối ngày kế toán vật liệu phải đối chiếu kế toán công nợ và đưa phiếu nhập kho cho kế toán công nợ làm báo cáo kế toán.
Khi phòng vật tư mua vật liệu có thể chuyển thẳng đến các đội sản xuất thì phiếu xuất kho được lập cùng với phiếu nhập kho Phòng vật tư căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư để lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên :
- Liên 1 : Lưu tại phòng vật tư
- Liên 2 : Thủ kho nhận rồi chuyển lên cho phòng kế toán.
- Liên 3 : Do đội nhận vật tư giữ.
Ngoài số lượng vật liệu xuất kho chủ yếu cho thi công công trình cho quản lý phục vụ quá trình thi công thì NVL của Công ty còn được bán ( đó là các phế liệu thu hồi từ các công trình ) hoặc cho các đơn vị khác trong tổng công ty vay tạm thời hoặc xuất cho các đội gia công.
Trong trường hợp xuất kho cho các đơn vị khác trong cùng tổng công ty vay thì căn cứ vào hợp đồng vay mượn giữa các đơn vị vay với Công ty đã được Giám đốc ký duyệt, phòng vật tư lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và được lập thành 3 liên :
- Liên 1 : Lưu làm chứng từ gốc tại phòng vật tư.
- Liên 2 : Giao cho khách hàng.
- Liên 3 : Do thủ kho giữ.
Bảng 5: M u phi u yêu c u xu t v t t : ẫu biên bản xác nhận khối lượng vật tư (trang bên) ếu yêu cầu xuất vật tư: ầu xuất vật tư: ất vật tư: ận khối lượng vật tư (trang bên) ư
Công ty CP Đầu tư và
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 28 tháng 03 năm 2010
PHIẾU YÊU CẦU XUẤT VẬT TƯ
Kính gửi: Ban Giám đốc
Công trình: CT HÀ Nội – Lạng Sơn - TCT
Hạng mục: Nâng cấp đường
BCH công trình đề nghị ban giám đốc xem xét và duyệt cấp cho một số vật tư sau:
STT Tên vật tư,quy cách, chất lượng Mục đích sử dụng Đvt Số lượng Ghi chú
1 Bi phản quang ( 40027 ) Phục vụ thi công Kg 125
2 Sơn rải đường dẻo nhiệt phản quang Phục vụ thi công Kg 4 175
Rất mong ban giám đốc quan tâm giải quyết!
Ghi chú: - Phải ghi rõ thông số kỹ thuật chủ yếu của các loại vật tư yêu cầu, tiến độ yêu cầu
- Phải ghi rõ mục đích vật tư được đưa vào sử dụng để làm gì
GIÁM ĐỐC BCH CÔNG TRÌNH CÁN BỘ KỸ THUẬT NGƯỜI YÊU CẦU
Bảng 6 : M u phi u xu t kho ẫu biên bản xác nhận khối lượng vật tư (trang bên) ếu yêu cầu xuất vật tư: ất vật tư:
Ngày 30 tháng 03 năm 2010 Quyển số :
Họ tên người nhận : Nguyễn Anh Tuấn Địa chỉ : Đội cơ giới
Lý do xuất kho : Xuất sơn TC CT HÀ Nội – Lạng Sơn - TCT
Xuất tại kho : 08 – Kho Cơ giới
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư ĐV tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
2 Sơn rải đường dẻo nhiệt phản quang kg 4 175 9 500 39 662 500
Số tiền viết bằng chữ : Bốn mươi triệu tám trăm năm mươi ngàn đồng
2.2.4 Phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu :
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty CP Đầu tư và xây dựng GTVT
2.2.1 Đối với NVL về nhập kho Công ty từ mua ngoài.
Việc cập nhật dữ liệu về tình hình nhập kho NVL do mua ngoài được tiến hành trên cơ sở phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT do bộ phận kho, cung tiêu luân chuyển về Công ty Căn cứ vào các chứng từ gốc nhập vật liệu ở phần kế toán chi tiết và các chứng từ gốc trong tháng 3 năm 2010, kế toán tiến hành định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh trong quá trình nhập kho vật liệu và quá trình thanh toán với người bán Kế toán nhập dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng liên quan và đúng theo định khoản.
* Trường hợp Công ty nhập kho vật liệu nhưng chưa thanh toán với người bán ( mua chịu )
Trường hợp này xảy ra khi Công ty mua hàng của một số bạn hàng cung cấp vật liệu thường xuyên cho Công ty như : Công ty nhựa đường Catex, Công ty xăng dầu khu vực I, Công ty hóa chất sơn Hà Nội Số tiền Công ty mua vật liệu được theo dõi trực tiếp qua sổ chi tiết công nợ.
+ Ngày 04/03/2010 Công ty nhập kho vật liệu chính ( Sơn đường ) của Công ty CP Sivico theo phiếu nhập kho số 96535 ngày 04/03/2010 ( mẫu bảng số 4 – mẫu phiếu nhập kho nội bộ ) kèm theo hóa đơn 96535 ngày 04/03/2010 số tiền 57.475.000 đồng ( thuế VAT 10% ) ( mẫu bảng số 2 – mẫu hóa đơn giá trị gia tăng )
Căn cứ 2 chứng từ trên kế toán cập nhật dữ liệu vào máy :
+ Ngày 30/03/2006 Công ty nhận giấy báo nợ của Công ty CT Chương Dương – Long Biên – Hà Nội ngày báo đã chuyển séc trả tiền ngân hàng cho Công ty CP Sivico, số tiền ghi nhật ký chung theo định khoản :
* Trường hợp Công ty mua vật liệu đã thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt :
Trường hợp này xảy ra khi mua vật liệu có giá trị nhỏ cán bộ tiếp thu ( cung ứng sẽ mang phiếu báo giá của loại vật liệu cần mua để Giám đốc xét duyệt. Nếu Giám đốc chấp nhận giá sẽ chuyển phòng kế toán chi tiền cho cán bộ tiếp liệu đi mua vật liệu), kế toán theo dõi số liệu này qua sổ quỹ tiền mặt.
+ Ngày 07/03/2010 Công ty có mua dầu mỡ nhờn của Công ty CP Sivico, công ty CP Sivico đã xuất hóa đơn GTGT số 12361 ngày 07/03/2010,Công ty đã thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, số tiền ghi trên hóa đơn là 5.500.000 đ ( gồm cả VAT ) Căn cứ hóa đơn trên kế toán ghi sổ theo định khoản :
* Trường hợp mua vật liệu trả bằng tiền vay
+ Trường hợp nhập kho vật liệu thép cho đội thi công cầu ngày 24/03/2010, theo hóa đơn số 07452 của Công ty CP Gỗ và Thép Căn cứ hóa đơn, phiếu nhập kho kế toán ghi sổ :
Có TK 331 : 153.680.000 đ+ Khi vay ngắn hạn ngân hàng trả tiền cho bên bán kế toán ghi :
Số tiền vay ngắn hạn ngân hàng Công ty có thể trả dần và trả gốc khi đến hạn quy định trong hợp đồng vay Khi trả nợ vay kế toán ghi :
Có TK 111,112 : ghi theo số nợ
* Trường hợp mua vật liệu bằng tạm ứng :
Tiền cho nhân viên tiếp liệu để mua vật liệu – không được hạch toán vào tài khoản 141 mà kế toán vẫn viết phiếu chi tiền mặt nhưng cho đến khi nhập kho vật liệu của nhân viên tiếp liệu mua về sẽ hạch toán như trường hợpCông ty mua vật liệu thanh toán trực tiếp.
Bảng 10 : Mẫu sổ chi tiết công nợ
SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ
Tháng 03 năm 2010 Tài khoản 331 : Phải trả người bán Dối tượng pháp nhân : CT SIVICO – Công ty CP Sivico
Ngày Số Diễn giải Tỷ giá
Số phát sinh nợ Số phát sinh có Số dư ( Nợ +, Có - )
Ngoại tệ VNĐ Ngoại tệ VNĐ Số lượng
Người lập biểu Ngày 01 tháng 04 năm 2010
* Trường hợp nhập kho NVL do xưởng của Công ty sản xuất chế tạo, gia công :
Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán NVL nhập dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng (lq) và định khoản :
Nợ TK 152 : Nguyên vật liệu chính
Có TK 154 : CP sản xuất kinh doanh dở dang Sau nhập xong, máy tự động xử lý thông tin theo chu trình xử lý.
Ví dụ : Căn cứ vào phiếu nhập kho số 356, Kế toán cập nhật dữ liệu vào máy theo định khoản :
Có TK 154 : 30.400.000 đ ( gia công ống gen).
Số liệu này được phản ánh trên Sổ cái TK 152
* Đối với vật liệu mua về nhưng không nhập kho mà đưa thẳng xuống công trình như : Đất đắp, đá, sỏi, cát, do khối lượng lớn, và tính chất công việc là đưa ra công trường thi công luôn nên định kỳ khoảng 10 ngày thủ kho của đội và bên bán vật tư lập biên bản đối chiếu khối lượng bên bán viết hóa đơn GTGT, cuối tháng kế toán đội về phòng kinh doanh Công ty làm thủ tục nhập xuất thẳng rồi chuyển chứng từ sang phòng kế toán.
Ví dụ : Đội XDCT2 thi công công trình QL 34 Cao Bằng có nhu cầu về đất đắp và cát đen Căn cứ vào hóa đơn số 00173 ngày 22/03/2010 của DNTN Hồng Diệp phiếu nhập kho và phiếu xuất kho ( xuất thẳng ), kế toán ghi sổ :
Số liệu này được thể hiện Sổ chi phí vật liệu QL34 Cao Bằng
* Trường hợp nhập kho do thu hồi nguyên vật liệu không dùng hết từ các công trình :
Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán nhâp nội dung trên vào máy theo đúng định khoản :
Ví dụ : Căn cứ vào phiếu nhập kho số 379 ngày 29/03/2010, kế toán NVL nhập dữ liệu vào máy theo định khoản :
Có TK 621 (cầu Đuống) : 1.658.080 đNghiệp vụ này sẽ được phản ánh chi tiết vào sổ chi tiết chi phí NVLTTCầu Đuống tháng 03/2010.
Bảng 9 : Mẫu sổ chi tiết theo dõi đối tượng tập hợp chi phí
SỔ CHI TIẾT THEO DÕI ĐỐI TƯỢNG TẬP HỢP CHI PHÍ
Tháng 03 năm 2010 Tài khoản 6212 : Chi phí vật liệu - XDCB Đối tượng pháp nhân : D2 – Đội 2 Đối tượng tập hợp : Quốc lộ 34 Cao Bằng
Mã số Diễn giải Ngày Số TKĐƯ Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
621 Chi phí vật liệu trực tiếp 363,000,000 363,000,000
V/C đá QL 34 8/03/2010 8974 331 68,000,000 Đá hộc QL 34 17/03/2010 1654 331 145,000,000 Đất đắp, cát đen QL 34 22/03/2010 173 331 150,000,000
Kế toán trưởng Đơn vị : Công ty CP Đầu tư và Xây dựng GTVT
Tháng 03 năm 2006 Loại chứng từ : NVL 1 Phiếu nhập vật liệu Trình tự in : Theo loại chứng từ
Ngày Số CT Mã CT Diễn giải TK nợ TK có Số tiền nợ Số tiền có Ngoại tệ
02/03/10 14654 NL VL1 Nhập sơn đường 152 331 95,000,000 95,000,000
04/03/10 96535 NL VL1 Nhập sơn đường 152 331 47,500,000 47,500,000
07/03/10 12361 NL VL1 Nhập dầu kho Công ty 152 331 5,000,000 5,000,000
Nhập dầu kho Công ty 1331 331 500,000 500,000
24/03/10 7452 NL VL1 Nhập thép đội cầu 1 152 331 139,709,100 139,709,100
29/03/10 379 NL VL1 Nhập vật liệu thừa CT Cầu Đuống 152 6212 1,658,080 1,658,080
30/03/10 356 NL VL1 Nhập biển báo của xưởng 152 154 30,400,000 30,400,000
30/03/10 49 NL VL1 Nhập gia công vì kèo 152 11111 21,300,000 21,300,000
2.2.2 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu : Ở Công ty CP Đầu tư và Xây dựng GTVT, nguyên vật kiệu được dùng để phục vụ cho thi công công trình là chủ yếu Ngoài ra, nguyên vật liệu xuất ra để các đơn vị khác vay mượn tạm thời, xuất bán, phế liệu, xuất cho quản lý
* Trường hợp nguyên vật liệu xuất để phục vụ cho thi công công trình :
Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán nguyên vật liệu nhập dữ liệu vào máy, số liệu trên máy sẽ được tự động ghi vào các sổ, bảng biểu theo đúng quy trình xử lý thông tin Máy sẽ ghi và tự động tổng hợp các nội dung từ màn hình nhập dữ liệu vào sổ chi tiết có liên quan, bảng kê xuất, bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật tư, sổ chi phí vật tư, sổ cái liên quan đã được cài đặt sẵn trong máy.
Trong tháng 3 khi nhận phiếu xuất kho số 382 ngày 04/03/2010 xuất sơn cho Đội cơ giới thi công công trình QL1 Hà Nội Bắc Ninh, kế toán nguyên vật liệu tiến hành nhập nội dung của phiếu xuất kho trên theo định khoản :
- Theo chứng từ xuất kho số 138 ngày 16/03/2010 xuất xi măng phục vụ thi công công trình đường HCM Kế toán cập nhật vào máy :
- Theo chứng từ xuất kho số 220 ngày 18/03/2010 – Xuất dầu sửa chữa máy lu :
* Trường hợp xuất nguyên vật liệu cho các đơn vị trong cùng tổng công ty vay mượn tạm thời.
Căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kế toán nhập dữ liệu vào máy theo định khoản :
Có TK 152 Nhiệm vụ xử lý như các nghiệp vụ đã đề cập.
* Trường hợp xuất bán NVL :
Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán vào máy theo định khoản :
Ngày 12/03/2010 Công ty CP Đầu tư và Xây dựng GTVT bán vải địa cho Công ty đường bộ 471 Căn cứ hóa đơn GTGT số 70648 này 12/03/2010 kế toán cập nhật vào máy theo định khoản
* Trường hợp xuất bán phế liệu :
Kế toán căn cứ vào hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho để ghi vào
Nợ TK 811 - Chi phí khác
Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Giao thông vận tải và phương hướng hoàn thiện
Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Giao thông vận tải và phương hướng hoàn thiện
Nhìn chung, mục tiêu mà các doanh nghiệp đều hướng tới trong kinh tế thị trường là lợi nhuận Để đạt được mục tiêu này các doanh nghiệp phải sử dụng tổng hợp nhiều biện pháp mà một trong các biện pháp chủ lực và quan trọng được hầu hết các doanh nghiệp đặt lên hàng đầu là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm.
Qua quá trình xây dựng và phát triển, đến nay Công ty đã từng bước trưởng thành về mọi mặt Hiện nay, công ty đã xây dựng được một tập thể cán bộ không ngừng vươn lên, cố gắng học hỏi, tiếp thu khoa học, công nghệ nhằm nâng cao chất lượng thi công công trình, một mặt vận dụng quy luật kinh tế khách quan, thực hiện tốt quy định Nhà nước đề ra.
Kết quả đạt được hôm nay là sự cố gắng, nỗ lực của toàn bộ Công ty, đặc biệt là vai trò quan trọng của tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cùng với sự lớn mạnh của đơn vị, hệ thống quản lý nói chung và bộ máy kế toán đã không ngừng hoàn thiện đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh Với đội ngũ cán bộ trẻ phòng tài chính kế toán giàu kinh nghiệm, có năng lực, tận tụy với nghề đã góp phần tích cực trong công tác phản ánh, giám đốc chặt chẽ, toàn diện tài sản công ty, cung cấp thông tin kịp thời, hữu ích phục vụ cho công tác quản lý, phân tích của ban lãnh đạo
Qua thời gian thực tập tại Công ty CP Đầu tư và Xây dựng GTVT, vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn Công ty, em thấy công tác quản lý và hạch toán NVL ở Công ty có nhiều ưu điểm cũng như hạn chế, cụ thể :
3.1.1 Ưu điểm trong hạch toán :
3.1.1.1 Lựa chọn bộ máy kế toán và hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh :
- Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức kế toán tập trung là phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa, trang bị phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán hiện đại Mô hình này đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công tác kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin giúp cho ban lãnh đạo ra quyết định đúng đắn.
- Hình thức kế toán trên máy là hình thức nhật ký chung Đây là hình thức kế toán thích hợp cho việc tổ chức kế toán trên máy vi tính vì mẫu sổ đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu Mặt khác, Công ty là doanh nghiệp có quy mô vừa, có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ nên việc áp dụng hình thức kế toán này là rất tiện ích cho việc theo dõi và quản lý tình hình sản xuất kinh doanh.
3.1.1.2 Vận dụng phương thức khoán trong công tác xây lắp là phù hợp với điều kiện kinh tế thị trường hiện nay :
Sau khi ký hợp đồng xây dựng, Công ty tiến hành giao khoán cho các đội theo từng hạng mục công trình hoặc từng công trình Việc vận dụng phương thức khoán sản phẩm làm cho các công trường, đội thi công có trách nhiệm và quan tâm hơn đến kết quả lao động của mình, đảm bảo kinh doanh có lãi Cơ chế khoán gắn liền với lợi ích vật chất của người lao động Mặt khác, nó mở rộng quyền tự chủ về hạch toán kinh doanh, tạo vốn, lực chung, phương thức tổ chức quản lý, tổ chức lao động hợp lý.
3.1.1.3 Ứng dụng phần mềm kế toán Afsys 5.c trong công tác kế toán :
Bắt đầu từ năm 1997, Công ty đã thực hiện tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính theo chương trình phần mềm kế toán Afsys 5.c mà Tổng công ty xây dựng công trình giao thông I đã quyết định cho các thành viên So với các thành viên khác trong Tổng công ty, Công ty là một trong những thành viên đã áp dụng thành công chương trình phần mềm này Việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán đã tạo điều kiện cho việc xử lý, thu thập thông tin một cách kịp thời, hữu ích Mặt khác, nó giúp công tác lưu trữ, bảo quản dữ liệu thông tin kế toán an toàn Ngoài ra, nó tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công tác quản lý, kiểm soát nội bộ doanh nghiệp.
3.1.1.4 Áp dụng tốt theo quyết định số 1864/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của Bộ tài chính ban hành cho các doanh nghiệp xây lắp :
Hiện nay, tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán theo hình thức trên máy vi tính của Công ty về cơ bản đã đáp ứng được nhu cầu hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp NVL, tuân thủ những quy định của chế độ kế toán và quy chế quản lý tài chính doanh nghiệp.
3.1.1.5 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế :
Trong các phương pháp tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho thì phương háp giá thực tế đích danh là phương pháp đảm bảo chân thực của thông tin kế toán hàng tồn kho nói riêng cũng như thông tin lãi, lỗ, tình hình tài chính của doanh nghiệp nói chung Tuy nhiên, trên thực tế có rất ít doanh nghiệp áp dụng được phương pháp này vì đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi chặt chẽ NVL theo từng lô hàng Ở Công ty, mặc dù số lượng, chủng loại NVL lớn nhưng có đặc điểm là khi mua về thì xuất kho thẳng số hàng đó cho các đội thi công Phiếu xuất kho được lập cùng với phiếu nhập kho nên việc theo dõi lô hàng cả về số lượng và giá trị là hoàn toàn có thể thực hiện được Vì thế, Công ty sử dụng đơn giá thực tế đích danh khi tính giá trị NVL xuất kho là hợp lý.
3.1.2 Nhược điểm trong hạch toán :
3.1.2.1 Về công tác quản lý vật liệu :
* Phân loại nguyên vật liệu : Để xây dựng hoàn thiện một công trình, Công ty phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu lớn, gồm nhiều loại, mỗi loại có tính chất, công dụng, đặc điểm kỹ thuật và yêu cầu quản lý khác nhau Do vậy, muốn quản lý tốt NVL và hạch toán chính xác thì cần phải tiến hành phân loại một cách khoa học và hợp lý Hiện nay, Công ty đang sắp xếp tất cả NVL vào một loại và được coi là NVL chính Việc phân loại này làm ảnh hưởng tới việc xác định chi phí của từng loại NVL trong tổng chi phí, chưa đáp ứng được yêu cầu của kế toán quản trị NVL.
* Ban kiểm nghiệm vật tư :
Hiện nay, ở Công ty không thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, do đó vật tư mua về không được kiểm tra tỉ mỉ, khách quan cả về số lượng, chất lượng và chủng loại Điều này có thể dẫn đến tình trạng vật tư nhập kho không đảm bảo đúng quy cách, phẩm chất, ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng công trình.
* Xây dựng định mức dự trữ NVL :
Thực tế công ty chưa xây dựng định mức dự trữ NVL Mặc dù, trong nền kinh tế thị trường việc cung cấp các loại NVL rất thuận tiện song nó cũng đầy biến động, mà mỗi sự biến động nhỏ cũng ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất cũng như tiến độ thi công công trình Nếu công ty không xây dựng định mức dự trữ NVL thì công việc sẽ bị đình đốn khi NVL trở nên khan hiếm hay khi giá cả đột nhiên tăng lên, điều này sẽ ảnh hưởng đến kết quả sản xuất.
Do việc mua NVL về thì giao ngay cho các đội ( phiếu xuất kho được lập cùng phiếu nhập kho ) cho nên mức dự trữ NVL thường thấp Khi có kế hoạch sử dụng vật tư lớn thì NVL mua về phải để cả ngoài sân, tuy công tác bảo vệ được tăng cường nhưng cũng khó có thể tránh khỏi tình trạng hao hụt, mất mát Hơn nữa lại không chủ động trong việc sử dụng do trên thực tế có những khi bộ phận cung ứng vật tư gặp khó khăn trong công tác thu mua vì trong cấu thành giá thành công trình của Công ty vẫn thường có những NVL phải nhập từ nước ngoài.
3.1.2.2 Về công tác kế toán chi tiết vật liệu :
* Thủ tục nhập kho vật liệu :
Theo quy định chung của chế độ chứng từ kế toán, mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng kinh phí của đơn vị, kế toán doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán, nhưng ở công ty phế liệu thu hồi nhập kho không được làm thủ tục nhập kho nào. Trong khi đó các phế liệu của công ty như sắt, thép vụn đều có thể tận thu và tái chế được Phế liệu chỉ được để vào kho, không được phản ánh trên giấy tờ sổ sách cả về số lượng cũng như giá trị Việc làm này ảnh hưởng đến chế độ hạch toán công ty Khi công ty không thu hồi được số phế liệu thì dẫn đến không thể tính toán một cách chính xác được các định mức chi phí cho từng loại vật liệu mặc dù các định mức này đã được các cán bộ phòng kỹ thuật tính toán khi xây dựng định mức tiêu hao vật liệu Đồng thời không kiểm tra giám sát được tình hình sử dụng vật liệu một cách chặt chẽ Cùng với đó là việc làm này gây nên tình trạng Công ty bị thất thoát vốn Tuy rằng, phế liệu thu hồi của từng loại có giá trị nhỏ nhưng như thế cũng không thể thiếu sự quản lý, thu hồi Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải chú trọng quản lý và sử dụng một cách hiệu quả nhất, tiết kiệm nhất khoản chi phí vật liệu cũng như các khoản mục chi phí khác, việc thất thoát lượng phế liệu cũng phải được chú trọng trong công tác quản lý của Công ty.
* Đối với vật liệu xuất dùng :
Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Đầu tư và xây dựng giao thông vận tải
Công tác kế toán NVL tại Công ty CP Đầu tư và Xây dựng GTVT nhìn chung đã có nhiều cố gắng trong công tác hạch toán kế toán và đã đạt được những thành tựu đáng kể góp phần đưa Công ty lên một vị trí vững chắc trên thị trường Tuy nhiên, trong nền kinh tế thị trường, cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế, của quan hệ sản xuất, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng phải từng bước hoàn thiện hơn nữa Có như vậy mới có thể phát huy một cách tốt nhất hiệu quả của công tác kế toán, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của quản trị doanh nghiệp trong công tác quản lý.
Xuất phát từ thực trạng công tác kế toán vật liệu, với mục đích hoàn thiện hơn nữa, đảm bảo tuân thủ hệ thống kế toán doanh nghiệp hiện hành và phù hợp với đặc thù và yêu cầu quản lý tại Công ty CP Đầu tư và Xây dựng GTVT Qua thời gian thực tập và đi sâu vào nghiên cứu phần hành kế toán này tại Công ty, em mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị sau:
3.2.1 Công tác quản lý NVL :
Trong công tác xây dựng cơ bản, số lượng, chủng loại nguyên vật liệu rất lớn Do vậy, cần thiết phải có quy định số hiệu cho từng thứ nguyên vật liệu mà mở sổ danh điểm nguyên vật liệu, đặc biệt trong điều kiện sử dụng tin học trong công tác kế toán.
Khi sử dụng ký hiệu để thay thế cho tên gọi, nhãn hiệu, quy cách nguyên vật liệu thì trước hết Công ty nên phân loại NVL dựa vào tác dụng, tính năng tương đồng thành từng loại chính Sau đó, chi tiết từng loại thành nhóm, mỗi nhóm gồm nhiều thứ Mỗi loại, mỗi nhóm, mỗi thứ NVL được quy định một mã riêng, sắp xếp theo một trật tự thuận tiện cho việc tìm kiếm thông tin về một loại NVL nào đó Hơn nữa, Công ty cần tạo lập một mã NVL thống nhất giữa các bộ phận, phòng ban liên quan đảm bảo tính khoa học, hợp lý.
Toàn bộ NVL của Công ty hiện nay có thể phân thành 5 loại :
+ Nguyên vật liệu chính : Là toàn bộ những NVL chính, chủ yếu tham gia cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm Trong NVL chính bao gồm tất cả các nhóm NVL mà công ty đã phân loại hiện nay Cụ thể :
+ Nguyên vật liệu phụ : Là những NVL chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất như : que hàn, các loại phụ gia
+ Nhiên liệu : Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công công trình : xăng, dầu diezen
+ Phụ tùng thay thế : Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, phương tiện vận tải : xăm, lốp, gioăng, hộp số, vòng đệm, thanh mài mòn, tấm mài mòn
+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : Là những loại NVL và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp : công cụ, khí công cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản.
Cùng với việc phân loại NVL như trên TK 152 – nguyên vật liệu được tổ chức thành các tài khoản cấp hai như sau :
TK 1521 – Nguyên liệu, vật liệu chính
TK 1522 – Nguyên liệu, vật liệu phụ
TK 1524 – Phụ tùng thay thế
TK 1526 – Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản
Trong từng loại NVL lại gồm các nhóm NVL Do vậy, tài khoản cấp 2 có thể chi tiết theo tài khoản cấp 3.
Ví dụ : TK 15211 – Xi măng
Và để hệ thống danh điểm được áp dụng rộng rãi trong toàn Công ty, tạo tiền đề cho việc nhận biết, nắm bắt được một cách nhanh nhất các loại, nhóm, thứ vật liệu nên chăng Công ty có những giải pháp nhất định Việc áp dụng rộng rãi hệ thống danh điểm có tác dụng to lớn trong điều kiện hiện đại hóa trong công tác quản lý vật liệu Em xin trình bày ý kiến của mình trên cơ sở các quá trình của công tác quản lý vật liệu tại Công ty
Ngay từ khi tính toán các định mức chi phí cho từng loại vật liệu và lập kế hoạch thi công trong tháng, phòng kỹ thuật thực hiện việc áp dụng hệ thống danh điểm các ký hiệu cho từng loại vật liệu Trên cơ sở từng loại vật liệu với các mã số kèm theo mà phòng kỹ thuật chuyển sang, với số vật liệu tồn kho cuối tháng được kế toán cung cấp thì phòng kế hoạch với điều kiện được áp dụng máy vi tính sẽ dễ dàng tính toán không cần phải nhập dữ liệu chi tiết theo tên gọi của từng loại vật liệu ( công việc này chiếm khá nhiều thời gian ) mà chỉ cần nhập mã số của từng loại vật liệu cùng với các chỉ số liên quan ( số tồn kho, giá trị vật liệu tồn kho, số cần phải cung cấp theo kế hoạch, ) Thông tin sẽ được lưu chuyển theo sơ đồ sau :
Việc áp dụng mã số rộng rãi, thống nhất trong toàn Công ty theo sơ đồ trên, kế toán sẽ dễ dàng thực hiện việc kiểm tra đối chiếu các số liệu liên quan với nhau, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu định mức chi phí, định mức
Cung cấp số liệu về vật liệu tồn kho theo từng loại với mã số kèm theo trong báo cáo tháng
Cung cấp số liệu tính toán về khối lượng của từng loại vật liệu cần phải đáp ứng cho thi công trong tháng
Nhập số liệu theo mã số của từng loại vật liệu vào máy tính
Máy tính tính ra số cần thu mua
Số lượng vật liệu cần thu mua = Số cần xuất dùng trong tháng – Số tồn kho đầu tháng
Theo chứng từ nhập, xuất được lập, định mức tiêu hao vật liệu, kế hoạch thi công để tính ra số còn phải thu mua, phải xuất cho các phân xưởng, số xuất theo định mức cho các đội tại các thời điểm trong tháng, và có thể sử dụng để đối chiếu kiểm tra với các số liệu tổng hợp tại kho, phòng kế toán Phòng kế hoạch sản xuất của từng loại một cách chặt chẽ nhất Trên cơ sở áp dụng rộng rãi hệ thống danh điểm, tính chặt chẽ, hiệu quả của công tác quản lý cũng được nâng cao lên
Cụ thể các sổ danh điểm nguyên vật liệu có thể xây dựng theo mẫu sau
Sổ danh điểm nguyên vật liệu
3.2.1 Hạch toán phần NVL hao hụt và kếm phẩm chất :
Công ty chưa kiểm soát chặt chẽ khâu mua vật tư về, trong quá trình thi mua và nhập kho vẫn còn xảy ra trường hợp thiếu hụt vật liệu ngoài định mức cho phép, những khoản thiếu hụt này được hạch toán vào chi phí mua theo số tiền của hàng đủ theo hợp đồng Vì thế, để hạn chế các khoản tiêu hao giảm bớt chi phí bất hợp lý thì cần thiết phải hạch toán hợp lý số NVL thiếu hụt trong quá trình nhập kho.
Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL ĐV T Đơ n giá
Ghi Nhóm Danh điểm chú
Thép tròn trơn Thép tròn gai Thép tấm Thép hình
