Lí LUậN Cơ BảN Về TỔ CHỨC CÔNG TáC Kế TOáN
Sự cần thiết phải tổ chức kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất
Khái niệm: Nguyên vật liệu là đối tợng của lao động, một trong ba yếu tố đầu vào cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành thực thể sản phẩm Trong quá trình tham gia vào sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp, NVL bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Trong cơ cấu tài sản của doanh nghiệp, NVL là bộ phận tài sản lu động, dự trữ cho sản xuất và đợc bảo quản lu trữ trong các kho để đáp ứng yêu cầu sản xuất, giúp quá trình sản xuất trong doanh nghiệp hoạt động thờng xuyên liên tục không phải chờ đợi hay chạy cầm chừng.
Trong các doanh nghiệp sản xuất chi, phí về NVL thờng chiếm tỉ lệ lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Vì vậy tăng cờng công tác quản lý, công tác hạch toán chi tiết NVL, để nâng cao hiệu quả sử dụng và tiết kiệm NVL trong quá trình sản xuất Từ đó giảm đợc chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm Đây là điều mà doanh nghiệp luôn phải quan tâm.
1.1.2 Đặc điểm và yêu cầu quản lý: Đặc điểm của NVL là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, nên khi tham gia vào quy trình sản xuất NVL bị tiêu hao hoàn toàn, thay đổi hình thái ban đầu và hình thành nên thực thể sản phẩm Giá trị NVL bị chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra Nh vậy, đối với doanh nghiệp sản xuất, NVL là yếu tố đầu vào quan trọng nhất, là bộ phận cơ bản cấu thành giá trị sản phẩm và thờng chiếm tỉ trọng lớn trong cơ cấu vốn kinh doanh của doanh nghiệp Chính vì vậy, việc tổ chức quản lý, sử dụng NVL nh thế nào để đạt hiệu quả cao nhất là một trong những mục tiêu quan trọng đối với doanh nghiệp Công tác quản lý điều hành NVL là một quá trình thu thập, xử lý thông tin nhằm đa ra những quyết định đối với đối tợng NVL Các thông tin này phải bao quát đợc toàn bộ quá trình hình thành, biến động , loại bỏ NVL, cho phép doanh nghiệp có đợc cái nhìn tổng quan về NVL, giúp cho doanh nghiệp có các quyết định đúng dắn.
Do NVL là một phần tài sản hàng tồn kho của doanh nghiệp, là lợng vốn chết mà doanh nghiệp buộc phải có để dự trữ cho sản xuất, để đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc thờng xuyên, liên tục Kèm theo dự trữ là các chi phí khác nh:Bảo quản, bốc dỡ Bởi vậy nếu doanh nghiệp không xây dựng một tỉ lệ vốn đầu t hợp lý sẽ gây bất lợi cho doanh nghiệp Nếu dự trữ quá ít, sản xuất sẽ lâm vào tình trạng thiếu t liệu sản xuất buộc phải ngừng hoặc giảm tiến độ, khi đó không có doanh thu nhng vẫn phải trả các khoản chi phí bất biến nh: Khấu hao nhà xởng, bảo dỡng máy móc thiết bị, trả lơng cho công nhân nghỉ chờ việc Từ đó sẽ dẫn tới nguy cơ thua lỗ Ngợc lại nếu dự trữ quá nhiều, các chi phí cho hàng và các chi phí liên quan sẽ tăng lên không cần thiết, nh hiện tợng vốn trong kho không sinh lãi trong khi doanh nghiệp vẫn phải trả lãi ngân hàng hoặc đồng tiền sụt giá dẫn đến thất thoát thiếu hụt về vốn Để tận dụng các cơ hội kinh doanh cần đến vốn, tăng thu giảm chi, nhà quản trị luôn phải nghiên cứu thị trờng và nhạy bén trớc những thời điểm hàng hạ hay có nguy cơ khan hiếm hàng, để sao cho có lợi nhất về chi phí thu mua, đảm bảo về số lợng, chất lợng đáp ứng cho nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp Do vậy, các doanh nghiệp phải thờng xuyên tiến hành thu mua NVL, đảm bảo kịp thời cho quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm và phục vụ cho nhu cầu quản lý khác của doanh nghiệp Chính vì vậy, từ khâu thu mua doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ về khối lợng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua nhằm thực hiện kế hoạch theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để hạ đợc chi phí sản xuất trong kỳ, hạ đợc giá thành sản phẩm, đòi hỏi không chỉ quản lý NVL ở khâu thu mua mà phải quản lý chặt chẽ NVL trên cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị ở mọi khâu từ khâu thu mua, khâu dự trữ bảo quản tới khâu sử dụng NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Việc tổ chức tốt khâu kho tàng bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản trong dự trữ đối với từng loại NVL, tránh h hỏng, mất mát cũng là một trong các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp luôn đợc các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm Trong khâu sử dụng phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
1.1.3 Nhiệm vụ kế toán NVL
Trong doanh nghiệp sản xuất, mỗi bộ phận quản lý quan tâm đến NVL một mặt khác nhau, bộ phận kho quan tâm dến NVL về mặt số lợng, hiện vật và quá trình bảo quản nh thế nào cho phù hợp, tiết kiệm Bộ phận sử dụng NVL quan tâm đến chất lợng NVL đợc sử dụng trong sản xuất và định mức tiêu hao NVL Nh vậy cả hai bộ phân trên chỉ quan tâm theo dõi, quản lý về mặt lợng của NVL ở một khâu cụ thể trong quá trính sản xuất, không có sự tổng quát liên hệ với nhau mà NVL không chỉ xem xét ở hình thái hiện vật, ở mặt l- ợng mà còn phải quan tâm đến mặt giá trị. Để giúp cho công tác quản lý NVL trong doanh nghiệp đợc tốt hơn, kế toàn NVL cần hoàn thành tốt các nhiệm vụ của mình:
- Tổ chức, đánh giá, phân loại phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng - giảm của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh Cung cấp số liệu kịp thời để tổng hợp và tính giá thành sản phẩm.
- Kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình kế hoạch thu mua, dự trữ bảo quản và tình hình sử dụng NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Bên cạnh đó, các nhân viên kế toán cần thờng xuyên nâng cao trình độ chuyên môn, tinh thần trách nhiệm trớc công việc, luôn phải đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ kế toán Cung cấp số liệu, tài liệu cho công tác thống kê, thông tin kế toán, giúp kiểm tra, giám sát vi phạm chế độ kế toán, kỷ luật tài chính.
Tổ chức phân loại và đành giá NVL
Trong mỗi doanh nghiệp,do tính chất đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh nên phải sử dụng nhiều loại NVL khác nhau Mỗi loại, thứ khác nhau có nội dung kinh tế, công dụng, bảo quản và tính năng kỹ thuật khác nhau Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết với từng thứ loại NVL phục vụ cho kế toán quản trị, cần phải tiến hành phân loại NVL Trong việc phân loại NVL có nhiều tiêu thức làm căn cứ cho việc phân loại.
* Phân loại NVL căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của NVL trong sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp về NVL đợc chia thành các loại sau:
- NVL chính: là đối tợng chủ yếu để tạo nên thực thể của sản phẩm Do vậy,tuỳ thuộc từng doanh nghiệp khác nhau thì NVL chính cũng khác nhau nh: sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo máy, xây dựng cơ bản; bông vải trong các doanh nghiệp may Đối với bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục đa vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm, hàng hoá nh: Sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng đợc xem là NVL chính
- Vật liệu phụ: là những loại vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm có thể làm tăng chất lợng của sản phẩm hoặc NVL chính, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho công cụ dụng cụ hoạt động đợc bình thờng nh: thuốc nhuộm, thuốc tẩy, dầu nhờn, chỉ may
- Nhiên liệu: là những loại vật liệu trong quá trình sử dụng cung cấp năng l- ợng cho ta Nhiên liệubao gồm các loại ở thể khí, lỏng, rắn nh: hơi đốt, xăng dầu, than củi dùng để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm và quá trình thực hiện các phơng tiện vận tải, máy móc thiết bị.
- Phụ tùng thay thế: gồm các loại chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất và phơng tiện vận tải.
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phơng tiện đợc sử dụng trong xây dựng cơ bản nh thiết bị cần lắp, thiết bị không cần lắp, các công cụ, vật kết cấu lắp đặt vào công trình
- Vật liệukhác (phế liệu): là những loại vật liệu cha đợc sắp xếp vào các loại trên, thờng là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất và chế tạo sản phẩm hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình xây dựng.
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị và kế toán chi tiết NVL của từng doanh nghiệp mà trong từng loại trên đợc chia thành từng nhóm, từng thứ NVL một cách chi tiết hơn Cách phân loại này là cơ sở để xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ NVL, là cơ sở để tổ chức hoạch toán chi tiết NVL trong doanh nghiệp.
* Phân loại NVL căn cứ vào mục đích, công dụng của NVL, bao gồm:
- NVL dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh.
- NVL dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm.
- NVL dùng cho quản lý ở các cơ sở, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp.
- NVL dùng cho nhu cầu khác nh: nhợng bán, góp vốn liên doanh
* Phân loại NVL căn cứ vào nguồn hình thành, NVL đợc chia thành hai nguồn:
- NVL nhập từ bên ngoài: do mua ngoài, nhận gia công, nhận góp vốn liên doanh, nhận biếu tặng
- NVL tự chế: do doanh nghiệp tự sản xuất.
Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế NVL nhập kho.
Trong các cách phân loại trên, cách phân loại NVL theo nội dung kinh tế, vai trò của NVL trong sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp là thông dụng hơn cả Bằng cách này, mỗi bộ phận sẽ quản lý NVL dới những hình thức khác nhau: bộ phận kho có thể quản lý NVL dới hình thức hiện vật, theo dõi sự biến động của NVL tại kho và các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại Bộ phận sử dụng có thể quan tâm tới mức sử dụng từng loại NVL nhằm theo dõi tình hình tiêu hao có tiết kiệm hay không Bộ phận quản lý có thể quản lý NVL dới cả hai hình thức: hiện vật và giá trị để đa ra số liệu chính xác, đầy đủ tình hình NVL tại doanh nghiệp.
* Néi dung: Để phục vụ cho công tác quản lý, NVL không chỉ đợc xem xét ở hình thái hiện vật mà phải đợc xem xét ở cả hình thái giá trị Việc xem xét này cho phép doanh nghiệp tính đợc chi phí bỏ ra cho mỗi sản phẩm, qua đó doanh nghiệp quản lý đợc toàn bộ tài sản của mình dù ở dạng hiện vật nào, giúp nhà quản trị lập kế hoạch về nguồn lực phục vụ sản xuất Xem xét trên phơng diện giá trị chính là quá trình đánh giá NVL Đánh giá NVL là quá trình dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị NVL theo những nguyên tắc nhất định và ở thời điểm nhất định để đảm bảo tính trung thực, chính xác trong quản lý, sử dụng NVL sao cho có hiệu quả nhất.
Khi đánh giá NVL phải tuân theo những nguyên tắc trong Chuẩn mực Kế Toán số 02 "Hàng tồn kho":
- NVL đợc đánh giá theo giá gốc Giá gốc ( hay còn gọi là giá vốn thực tế NVL ) là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra, bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đợc NVL đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại
- Bình thờng NVL đánh giá theo giá gốc nhng trong trờng hợp giá trị thuần có thể thực hiện đợc thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đựơc ( Nguyên tắc thận trọng ) Giá trị thuần có thể thực hiện đợc là giá bán ớc tính trong kỳ trà (- ) chi phí ớc tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ớc tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
- Khi đánh giá NVL, các phơng pháp kế toán áp dụng trong doanh nghiệp phải đảm bảo tính nhất quán, tức là kế toán chọn phơng pháp nào thì phải áp dụng phơng pháp đó trong suốt niên độ kế toán Doanh nghiệp có thể thay đổi phơng pháp đã chọn nhng phải đảm bảo phơng pháp thay thể cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn Đồng thời phải giải thích đợc sự thay đổi đó.
Tại thời điểm nhập kho: Xác định trị giá vốn thực tế NVL nhập kho.
Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho là loại giá hình thành trên cơ sở các loại chứng từ hợp lệ, hợp lý chứng minh các khoản chi phí hợp pháp mà doanh nghiệp bỏ ra để có đợc NVL đó.
Trị giá vốn thực tế hàng nhập kho đợc xác định theo từng lần nhập và theo nguồn hình thành.
- Đối với NVL nhập kho do mua ngoài dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Đối với NVL nhập kho do tự sản xuất:
Trị giá vốn thực tế = Giá thành sản xuất của NVL tự gia công chế biến của NVL nhËp kho.
- Đối với NVL nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến:
- Đối với NVL nhập kho do nhận góp vốn liên doanh.
Trị giá vèn thùc tế của
Giá mua ghi trên hoá đơn ( không bao gồm thuÕ GTGT )
+ + ThuÕ nhËp khÈu ( nÕu + cã )
Chi phí phát sinh trong qua tr×nh mua hàng ( không bao gồm thuế GTGT )
Các khoản giảm trừ, CKTM
Trị giá vốn thực tế của
Trị giá vốn thực tế của NVL xuÊt kho thuê ngoài gia công chế biến
Tiền thuê ngoài gia công chế biÕn +
Chi phÝ vÇn chuyÓn, bèc dì
Trị giá vốn thực tế của Giá trị NVL đ- ợc hội đồng
- Đối với NVL nhập kho do đợc biếu tặng, tài trợ
Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho =
Giá trị của NVL đợc biếu tặng, tài trợ ghi tăng trong biên bản giao nhËn
+ Chi phí phát sinh khi nhËn
Tại thời điểm xuất kho: Xác định trị giá vốn NVL xuất kho.
Tổ chức công tác kế toán NVL tại doanh nghiệp
1.3.1 Tổ chức chứng từ và hạch toán ban đầu
1.3.1.1 Tổ chức chừng từ kế toán NVL. Để đáp ứng yêu cầu quản trị của doanh nghiệp trong sản xuất kinh doanh, kế toán chi tiết NVL phải thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm, thứ NVL và phải tiến hành đồng thời ở từng kho và phòng kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ.
Giá thc tế từng loại xuÊt kho
(hoặc tồn kho cuèi kú)
Giá hạch toán từng loại xuất kho (hoặc tồn kho cuèi kú
Hệ số giá từng loại
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quy định 1141/TCQĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC các chứng từ kế toán về NVL bao gồm:
- PhiÕu nhËp kho ( MÉu 01 - VT )
- PhiÕu xuÊt kho ( MÉu 02 - VT )
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03 - VT )
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá ( Mẫu 08 - VT )
- Hoá đơn GTGT ( MS 01 GTKT - LL )
- Hoá đơn cớc vận chuyển ( Mẫu 03 - BH )
- Hoá đơn hàng mẫu ( 02 GTKT - 2LL ) Đối với chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập Ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc đợc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nớc, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán mang tính hớng dẫn nh:
- Phiếu xuất vật t theo hạn mức ( Mẫu 04 - VT )
- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07 - VT )
- Biên bản kiểm nghiệm ( Mẫu 05 - VT )
1.3.1.2 Tổ chức hạch toán ban đầu.
Hạch toán ban đầu là việc ghi chép, sao chụp lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về NVL bằng các văn bản, chứng từ để tạo dựng tính pháp lý, chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế đó đã diễn ra là có trong thực tế Việc hạch toán này giúp cho doanh nghiệp không phải xem xét ngay tác động của từng hành vi kinh tế tới từng đối tợng mà có thể tổng hợp, thống kê, xác định tình trạng đối tợng quản lý khi cần thông tin ở bất kỳ thời điểm nào Trong giai đoạn này, kế toán sử dụng phơng pháp chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh.
Tổ chức kế toán chi tiết NVL.
Trong doanh nghiệp, công tác quản lý NVL do nhiều đơn vị, bộ phân quản lý, đảm nhận Điều này dẫn đến khả năng có sự sai sót, chênh lệch số liệu trong quá trình hách toán, tổng hợp giữa các bộ phận Hạch toán chi tiết NVL là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ đó phát hiện sai sót của từng bộ phân Tuỳ từng loại hình doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có thể áp dụng các phơng pháp kế toán chi tiết NVL khác nhau Có 3 phơng pháp hạch toán sau:
Phơng pháp ghi thẻ song song, phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển, phơng pháp ghi sổ số d.
Phơng pháp thẻ song song
Theo phơng pháp thẻ song song, kế toán chi tiết vật liệu, dụng cụ sản phẩm tại các doanh nghiệp đợc tiến hành nh sau: ở kho: thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu,về mặt số lợng. ở phòng kế toán: kế toán sử dụng thẻ kế toán chi tiết vật liệu, để phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm theo từng danh điểm vật liệu tơng ứng với thẻ kho mở ở thẻ kho.
Phơng pháp thẻ song song mặc dầu đơn giản, dễ làm nhng việc ghi chép còn nhiều trùng lặp Vì thế, chỉ thích hợp với doanh nghiệp có qui mô nhỏ, số lợng nghiệp vụ ít,trình độ nhân viên kế toán cha cao.
Hình 1.1: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song
+ Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
Theo phơng sổ đối chiếu luân chuyển, công việc cụ thể tại kho giống nh phơng pháp thẻ song song ở trên Tại phòng kế toán , kế toán sử dụng sổ đói chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và số tiền của từng (danh điểm) nguyên vật liệu Ph- ơng pháp này mặc dầu đã có cải tiến nhng việc ghi chép vẫn còn trùng lặp.
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng
Hình 1.2: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp đối chiếu luân
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn PhiÕu nhËp kho
Thẻ kho PhiÕu xuÊt kho
Thẻ kho hoặc sổ kế toán chi tiÕt
PhiÐu nhËp kho thẻ kho
Kế toán tổng hợp Bảng kê nhập
Sổ đối chiếu lu©n chuyÓn
+ Phơng pháp ghi sổ số d
Tại phòng kế toán, định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi nhận chứng từ , kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ Đồng thời, ghi số tiền vừa tính đ- ợc của từng nhóm vật liệu(nhập riêng xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho.
Tiếp đó, cộng số tiền nhập xuất trong tháng và dựa vào số d đầu tháng để tính ra số d cuối tháng của từng nhóm vật liệu Số d này đợc dùng để đối chiếu với cột số tiền trên sổ số d.
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ
Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng
Hình 1.3: sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu teo phơng pháp sổ số d.
1.3.2 Tổ chức kế toán tổng hợp NVL
Hạch toán tổng hợp NVL là việc ghi chép, theo dõi tình hình hiện có và những biến động của mọi đối tợng NVL trong cả kỳ để lập Báo cáo kế toán Tuỳ
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho vËt tPhiếu giao nhận chứng từ nhập vào khả năng quản lý, kiểm soát của mình, doanh nghiệp lựa chọn phơng pháp hợp lý để kiểm kê kho Có hai phơng pháp hạch toán sau:
Phơng pháp kê khai thờng xuyên
Phơng pháp kiểm kê định kỳ.
1.3.2.1 Phơng pháp kê khai thờng xuyên.
- Nội dung: Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp kế toán theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, sự biến động của hàng tồn kho một cách liên tục, th- ờng xuyên trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho.
Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến hiện nay vì tiện ích của nó Tuy nhiên đối với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL, có giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán nếu áp dụng phơng pháp này sẽ tốn nhiều công sức Dù vậy, phơng pháp này có độ chính xác cao, cung câp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, câp nhật Theo phơng pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định lợng nhập xuất tồn từng loại hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng.
- Tài khoản sử dụng: Để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm NVL, kế toán sử dụng các TK sau ®©y:
TK 152 - " Nguyên liêu, vật liêu ": TK này dùng để theo dõi giá trị hiện có và tình hình biến động của NVL theo giá thực tế.
Bên nợ: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế thuê ngoài gia công, chế biến, nhận vốn góp hoặc từ các nguồn khác.
- Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê
- Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kú.
THựC Tế CÔNG TáC Kế TOáN NGUYÊN VậT LIệU TạI CÔNG TY Cổ PHÇN MAY TH¡NG LONG
Đặc điểm tình hìng chung
2.1.1:Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần may t h ăng l ong
Tên đơn vị : Công ty cổ phần may Thăng Long
Tên giao dịch: Thăng Long Garment
Trụ sở chính: 250 phố Minh Khai – Hai Bà Trng – Hà Nội Điện thoại: (84-4) 8.623.372 – 8.623.054
Website: http://www.Thaloga.com.vn
Giấy phép thành lập: Quyết định số 165/TTCĐ-BCN ngày 14/10/2003 của Bộ trởng
Bộ công nghiệp về việc chuyển doanh nghiệp Nhà nớc Công ty May Thăng Long trực thuộc Tổng công ty dệt may Việt Nam thành Công ty Cổ phần May Thăng Long
Giấy CNĐKKD: Số: 0103003573 do Sở kế hoạch và Đầu t Thành phố Hà Nội cấp ngày 15 tháng 01 năm 2004
Ngành nghề kinh doanh chính: Sản xuất kinh doanh và xuất nhập khẩu hàng các sản phẩm may mặc các loại nguyên liệu, thiết bị, phụ tùng, phụ liệu, hoá chất, thuốc nhuộm, thiết bị tạo mẫu thời trang và các sản phẩm khác của ngành Dệt May.
Công ty cổ phần May Thăng Long là một doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc Tổng công ty dệt may Việt Nam, trụ sở chính 250 Minh Khai – Hà Nội Đợc thành lập ngày 8/5/1958 do Bộ Ngoại thơng chính thức quyết định thành lập.
Buổi đầu thành lập đi vào sản xuất, công ty gặp nhiều khó khăn nhng với sự quyết tâm học hỏi làm việc của cán bộ công nhân viên, ngày 15/12/1958 công ty đã hoàn thành kế hoạch tổng sản lợng là 391120 sản phẩm đạt tỷ lệ 112,8% so với chỉ tiêu đặt ra.
Trong thời kỳ chông Mỹ cứu nớc, các đơn vị sản xuất phải phân tán nguồn vật t phục vụ sản xuất thiếu, sản xuất gặp nhiều khó khăn, khó khăn phục, song năm
1972 xí nghiệp chỉ đạt 67,7% kế hoạch với 2.084.643 sản phẩm.
Năm 1973 giá trị tổng sản lợng 5.696.900 đồng đạt 101,77%
Năm 1975 giá trị tổng sản lợng 5.696.900 đồng đạt 104,36%
Từ năm 1980 đến năm 1988 đây là thời kỳ công ty thu đợc nhiều thắng lợi, mỗi năng xuất khẩu bình quân 5 triệu áo sơ mi, thị trờng đợc mở rộng hầu hết các nớc XHCN nh Liên xô, Ba lan, Tiệp khắc…tăng do đi vây do thu Những năm 1990, 1991 thị trờng Đức không còn, các hiệp định ký kết với Liên xô và các nớc Đông âu không còn hiệu lực Hàng sản xuất ra khong có thị tròng tiêu thụ Ngành may nói chung và Cong ty cổ phần may Thăng Long nói riêng đứng trứớc một thách thức lón.
Ngày 8/2/1991 Bộ Công Nghiệp và Bộ Thơng Mại du lich ký quyết định cho điều kiện cho Xí nghiệp tiép cận với thị trờng nứơc ngoài Chủ động mở rộng các hình thức ký kết hợp đồng sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.
Ngày 4/3/1992, xi nghiệp may Thăng Long đợc Bộ công nghiệp nhẹ (nay là Bộ công nghiệp) cho phép chuyển đổi tổ chức hoạt động theo mô hình công ty Sản phẩm chủ yếu cuả Công ty cổ phần may Thăng Long gồm: áo sơ mi, áo jắckét, quần áo bò…tăng do đi vây do thu với năng lực sản xuất là 5 triệu sản phẩm/năm Thị trờng ngày càng đợc mở rộng nh: Nhật bản, Hàn quốc, Đài loan, Đức.
Trong năm 2006,2007 công ty đầu t theo chiều máy móc thiết bị nâng cấp nhà x- ởng sản xuất công cộng.
Tổng số lao đọng toàn công ty (tính đến ngày 30/6/2007 là 3260 ngời Trong đó chỉ có 8% đội ngũ làm công tác gián tiếp. Để có cái nhìn tổng quát, toàn diện hơn về công ty may Thăng Long ta có thể xem qua một số chỉ tiêu sau: §VT: ® ngồng
2 Tổng lợi nhuận tr- íc thuÕ 1.132.356 1.413.600 281.244 124,8
Từ các chỉ tiêu ma công ty đạt đợc ở trên ta thấy mức tăng trởng của công ty ngày càng mạnh nhất là tổng lợi nhuận truớc thuê tăng 124,8% so với năm 2006 việc đó đồng nghĩa với thu nhập bình quân của công nhân tăng lên rõ rệt với 110%.
Với những chỉ tiêu trên đã khẳng định công ty với đội ngũ cán bộ năng động nhiều kinh nghiệm và với một hớng phất triển đúng đắn của công ty đã và đang đa công ty trở thành một trong những công ty có sản lợng xuất khẩu nhất cả nớc.
2.1.2: Cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần may Thăng long
Từ đăc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm hiện có, công ty bố trí tổ chức sản xuất nhu sau:
Công ty có 8 xí nghiệp may trong đó:
+ 6 xí nghiệp may từ xí nghiệp 1 – 6 đóng tại Hà Nội
+ 1 xí nghiệp đóng tại Hải Phòng
+ 1 xí nghiệp đóng tại Nam Hải (Nam Định)
Các xí nghiệp có cùng quy mô sản xuất với dây chuyền công nghệ khép kín, chia thành các bộ phận khác nhau: văn phòng xí nghiệp, tổ cắt, tổ may, tổ hoàn thành, tổ bảo quản.
Ngoài ra công ty còn có một xí nghiệp phụ trợ bao gồm một phân xởng thêu và một phân xởng mài có nhiệm vụ thêu, mài tẩy, ép đối với những sản phẩm cần gia cố và trùng đại tu máy móc thiết bị.
S ơ đồ 1: Mô hình tổ chức sản xuất của công ty
Mô hình tổ chức bộ máy quản lý ở công ty may Thăng Long
* Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Phó tổng giám đốc điều hành kü thuËt
Phó tổng giám đốc điều hành SX Phó tổng giám đốc điều hành nội chính
Phòng kÕ hoạch thi tr êng
Phòng kÕ toán tài vụ
Phòng chuÈn bị sản xuÊt
Phòng kinh doanh néi địa
XÝ nghiệp dịch vụ đời sèng
Giám đốc các xí nghiệp thành viên
Nhân viên thông kê các xí nghiệp
Nhân viên thông kê phân x ởng
Tổng giám đốc Đại hội đồng cổ đông
Ban kiểm soát Ban kiểm soát
Từ tháng 1/2004, Công ty may Thăng Long đã chính thức đợc cổ phần hoá theo chủ trơng của nhà nớc.Bộ máy tổ chức quản lý bao gồm:
+ Đại hội đồng cổ đông ( ĐHĐCĐ ): là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty, quyết định các vấn đề liên quan đến chiến lợc phát triển dài hạn của công ty Các vấn đề do ĐHĐCĐ quyết định thờng đợc thực hiện thông qua biểu quyết. Nghị quyết đợc thông qua khi có trên 51% số phiếu tham gia cuộc họp ĐHĐCĐ đồng ý Các vấn đề về ĐHĐCĐ đợc quy định tại Luật Doanh Nghiệp và chi tiết thao điều lệ của công ty ĐHĐCĐ bầu ra Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát của công ty.
+ Hội đồng quản trị ( HĐQT ): là cơ quan quản lý của công ty, đứng đầu là Chủ tịch HĐQT Thay mặt HĐQT điều hành công ty là Tổng giám đốc HĐQT hoạt động tuân thủ theo quy định của Luật Doanh Nghiệp và điều lệ của công ty.
+ Ban kiểm soát: là cơ quan giám sát hoạt động của ĐHĐCĐ, đứng đầu là tr- ởng ban kiểm soát.
Tình hình thực tế về tổ chức kế toán NVL tại công ty
2.2.1 Đặc thù của doanh nghiệp chi phối đến công tác kế toán NVL
Công ty cổ phần may Thăng Long là công ty có quy mô sản xuất kinh doanh lớn với 6 xí nghiệp may và một phân xởng sản xuất phụ trợ Sản phẩm chủ yếu của công ty là sản phẩm may mặc với số lợng sản xuất hàng năm lên đến 6-7 triệu chiếc Sản phẩm của công ty rất đa dạng về chủng loại, mẫu mã và kích cỡ, điều này phụ thuộc vào từng đơn đặt hàng và từng thời điểm sản xuất Do đó NVL đợc sử dụng vào sản xuất cũng rất phong phú với khối lợng lớn 80% số sản phẩm do công ty sản xuất là hàng nhận gia công từ các công ty nớc ngoài, số còn lại công ty tự tìm mua NVL để sản xuất và tiêu thụ.
Với việc may gia công, công ty nhận NVL từ các công ty Nớc ngoài chuyển sang theo từng hợp đồng gia công đã đợc ký kết Công ty chỉ có nhiệm vụ gia công sản phẩm và nhận tiền công gia công Đối với NVL do bên đặt hàng cung cấp, công ty không theo dõi về măt gía trị, và không hạch toán vào giá thành sản phẩm mà chỉ theo dõi về mặt số lợng phần NVL đó Mặt khác, trong việc gia công hàng xuất khẩu, bên phía công ty Nớc ngoài đặt hàng gia công chỉ cho phép một tỉ lệ sai hỏng nhất định trong sản xuất Vì vậy, với khối lợng NVL nhận về, công ty phải tổ chức quản lý chặt chẽ và tổ chức sản xuất tốt để đảm bảo sản xuất đủ số lợng và đảm bảo chất lợng của sản phẩm giao cho khách hàng.
Bên cạnh việc sản xuất hàng gia công xuất khẩu, công ty cũng chủ động tim kiếm và khai thác thị trờng hàng may mặc trong nớc và nớc ngoài Công ty đã tự tổ chức thu mua NVL để sản xuất và tiêu thụ nội địa Tuy số lợng sản phẩm tiêu thụ trong nớc chiếm tỉ trọng không lớn ( khoảng 20% ) nhng công ty vẫn tiến hành sản xuất để tập trung nguồn năng lực sản xuất sẵn có, tạo việc làm và tăng thu nhập cho công nhân của công ty Trong quá trình sản xuất, công ty luôn khuyến khích việc sáng tạo trong lao động để tiết kiệm NVL, nâng cao năng suất và hiệu quả lao động.Với số NVL này, kế toán phải theo dõi và hạch toán về cả mặt giá trị và số l- ợng của từng loại vật t theo từng nguồn nhập
Vật liệu của công ty đợc nhập theo các nguồn sau:
Vật liệu do bên thuê gia công chuyển sang Vật liệu tự mua ngoài
Vật liệu nhập kho do tiết kiệm trong sản xuất Phế liệu thu hồi
Từ những đặc điểm trên đã đặt ra nhiệm vụ năng nề cho việc tổ chức kế toán NVL tại công ty: phải quản lý và hạch toán NVL một cách chặt chẽ, có hiệu quả từng theo từng loại từ khâu thu mua, giao nhân, vận chuyển đến khâu bảo quản, dự trữ và sử dụng, phải theo dõi thờng xuyên và đảm bảo đủ vật t phục vụ cho việc sản xuất Vì vậy, khối lợng công việc của kế toán NVL là rất nhiều và có ảnh hởng lớn tới công tác sản xuất, góp phần quan trọng đối với cố gắng hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất. ở công ty hiện đang thực hiện gia công cho các hãng nh: WANSHIN, WILLBE, DK HONGKONG NVL đợc bên nhận gia công chuyển toàn bộ sang cho công ty từ vải chính, vải phụ cho đến chỉ may, cúc, mác Ngoài ra, công ty cũng đang thực hiện sản xuất các đơn đặt hàng của các công ty trong và ngoài nớc nh: OTTO, ASIAPARK, HANOXIMEX Với các đơn đặt hàng này, công ty chủ động tìm và mua NVL theo yêu cầu của các công ty đặt hàng theo hợp đồng đã ký.
2.2.2 Đánh giá NVL Đánh giá NVL là việc sử dụng thớc đo tiền tệ biểu hiện giá trị của NVL theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất a) Giá vốn thực tế của vật liệu nhâp kho.
* Đối với vật liệu gia công nhập kho. Đối với vật liệu gia công, kế toán chỉ theo dõi về mặt số lợng mà không đánh gía về mặt giá trị Tuy nhiên, đối với những chi phí vận chuyển, bốc dỡ vật liệu từ nơi giao nhận về công ty theo từng đơn đặt hàng đợc tính là gía thực tế của vật liệu gia công nhập kho Khoản chi phí thực tế này đợc phân bổ cho khối lợng vật liệu xuất dùng để làm căn cứ xác định giá gia công sản phẩm.
VD: Theo hợp đồng gia công số 138/LSG/2004 đợc ký kết giữa công ty và hãng WANHSIN Ngày 18/12, công ty nhận tại cảng Hải Phòng 25.483 m vải các loại và một phụ liệu kèm theo Chi phí vận chuyển từ cảng về kho Nguyên liệu của công ty là: 2.255.000 ( VND ) Khoản chi phí vận chuyển cho số hàng trên đợc theo dõi trên sổ chi tiết riêng SCT này sử dụng để theo dõi chi phí vận chuyển, bốc dỡ thuê ngoài của các loại NVL Số chi phí vận chuyển sẽ đợc phân bổ cho số vật liệu chính xuất dùng để xác định đơn giá gia công.
* Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho.
Vật liệu của công ty đợc thu mua từ nhiều nguồn khác nhau: mua từ các công ty may trong nớc, nhập khẩu từ nớc ngoài nên giá mua và chi phí mua là khác nhau Để xác định giá trị thực tế của bộ phận vật t mua ngoài này, công ty sử dụng giá thực tế để hạch toán Có thể xảy ra các trờng hợp sau:
Trờng hợp 1: Vật liệu mua ngoài do bên bán vận chuyển thì giá vốn thực tế vật liệu nhập kho là giá mua ghi trên GTGT ( có bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuế Nhập khẩu nếu có nhng không bao gồm thuế GTGT ).
VD: Theo Hoá đơn GTGT số 0046444, ngày 03/1/2007, công ty mua 7684.5 m vải dệt kim của công ty dệt Nam Định, hình thức thanh toán: trả sau Số hàng trên đợc công ty dệt Nam Định vận chuyển đến kho Nguyên liệu.
Tổng giá thanh toán: 63.060.207,76 đồng Trong đó:
Tiền hàng: 57.327.461,6 đồng Thuế GTGT: 5.732.746,16 đồng Vậy trị giá thực tế nhập kho của số vải trên là: 57.327.461,6 đồng
Trờng hợp 2: Vật liệu mua ngoài mà phải thuê bên ngoài vận chuyển, bốc dỡ thì giá vốn thực tế vật liệu nhập kho đợc xác định theo công thức sau:
Trờng hợp 3: Vật liệu mua ngoài do Công ty tự vận chuyển thì giá vốn thực tế vật lệu nhập kho là giá mua cha có thuế GTGT nhng không có chi phí vận chuyển, bốc dỡ mà chi phí này sẽ đợc hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp hoặc chi phí sản xuất chung.
*Đối với vật liệu tiết kiệm nhập kho.
Vật liệu tiết kiệm là phần chênh lệch giữa định mức vật liệu kế hoạch của công ty giao với số lợng vật liệu xí nghiệp thực hiện sản xuất Trị giá phần vật liệu
Giá mua cha cã thuÕ
GTGT + Chi phÝ thu mua +
ThuÕ NhËp khÈu ( nÕu cã )
Giá trị thực tế vật liệu nhËp kho tiết kiệm này khi nhập kho đợc tính bằng 50% của 80% đơn giá thực tế trên thị tr- êng.
* Đối với phế liệu thu hồi: Giá vốn đợc xác định trên cơ sở giá bán đợc chấp nhận trên thị trờng Phế liệu đợc tập hợp tại kho chờ thanh lý và giá thu đợc khi bán phế liệu đợc xác định theo biên bản thanh lý. b) Giá vốn thực tế vật liệu xuất kho.
* Đối với vật liệu gia công xuất kho: khi xuất kho vật liệu gia công, kế toán chỉ theo dõi về mặt số lợng Đến khi hoàn thành sản phẩm gia công, kế toán kết chuyển chi phí vận chuyển vào chi phí gia công mà không phân bổ chi phí vận chuyển ngay sau mỗi lần xuất.
Nhận xét chung về công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở công ty
Trong nền kinh tế thị trờng có sự cạnh tranh gay gắt nh hiện nay, xét cho cùng thì mục tiêu hoạt động của các doanh nghiệp đều hớng tới việc tối đa hoá lợi nhuận và ngày càng nâng cao lợi ích kinh tế xã hội Để đạt đợc mục tiêu này, mỗi doanh nghiệp đều có cách thức và hớng đi khác nhau Song một trong những biện pháp cơ bản đợc nhiều doanh nghiệp quan tâm thực hiện là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm Bên cạnh đó là việc áp dụng những biện pháp quản lý mới vào trong quá trình sản xuất cũng nh điều hành công ty cũng đợc coi trọng.
Trong các doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc, chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Việc tăng cờng quản lý vật t và hoàn thiện công tác kế toán Vật liệu là một trong những vấn đề trọng tâm hàng đầu Cùng với sự phát triển của công ty, công tác kế toán của phòng kế toán cũng không ngừng hoàn thiện và đã đạt đợc những thành tựu đáng kể.
3.1.1 u điểm của công tác kế toán vật liệu tại công ty
- Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty đợc xây dựng trên mô hình tập trung là phù hợp với đặc điểm, quy mô sản xuất của công ty Các phòng ban, phân xởng phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảo thực hiện tốt công tác hạch toán, nhất là về NVL diễn ra đều đặn, nhịp nhàng.
- Về hệ thống sổ kế toán, tài khoản kế toán: công ty đã xây dựng theo mẫu biểu đã ban hành Công ty đang áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ là hình thức ghi sổ kế toán phù hợp Kế toán chi tiết áp dụng phơng pháp ghi thẻ song song Vì vậy, tổ chức công tác kế toán đảm bảo thống nhất đợc về phạm vi, phơng pháp tính toán các chỉ tiêu giữa kế toán và các bộ phận có liên quan Ngoài ra, công ty cũng đã xây dựng hệ thống báo cáo phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của mình, đáp ứng tốt yêu cầu hạch toán tổng hợ p NVL Vậy, việc tổ chức hạch toán ở công ty là hoàn toàn hợp lý.
- Về tổ chức dự trữ và bảo quản: Công ty đã xác định đợc mức dự trữ vật liệu cần thiết, hợp lý đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc thực hiện liện tục, tránh tình trạng lãng phí vốn lu động nằm ở số hàng tồn kho không cần thiết.
Công tác bảo quản vật liệu cũng đợc quan tâm đúng mức, đả m bảo tốt chất lợng vật liệu khi xuất kho để sản xuất Hệ thống kho tàng đợc tổ chức hợp lý, khoa học Công ty tổ chức riêng một hệ thống kho để dự trữ, bảo quản vật liệu gia công. Vì vậy, tổ chức công tác kế toán đảm bảo thống nhất đợc về phạm vi, phơng pháp tính toán các chỉ tiêu giữa kế toán và các bộ phận có liên quan.
- Về khâu sử dụng vật liệu: vật liệu xuất dùng đợc căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao đã đợc xây dựng trớc Điều này, đảm bảo việc vật liệu xuất kho đợc sử dụng đúng mục đích, đúng khối lợng, tránh hiện tợng lãng phí trong sản xuất.
Nhìn chung, tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần may Thăng Long đợc thực hiện khá hiệu quả, đúng chế độ quy định, đảm bảo theo dõi sát sao tình hình vật liệu trong quá trình sản xuất và gia công Tuy nhiên, bên cạnh những u điểm trên vẫn còn một số vấn đề tồn tại cần đợc khắc phục, hoàn thiện trong công tác kế toán vật liệu.
3.1.2 Những hạn chế trong công tác kế toán vật liệu tại Công ty cổ phần may Th¨ng Long
Một là: Về công tác tổ chức kế toán.
Hiện nay, ở Công ty vẫn đang tổ chức công tác kế toán theo phơng pháp thủ công Điều này làm cho khối lợng công việc kế toán phải giải quyết trong kỳ lớn, tốn nhiều thời gian và công sức, đòi hỏi phải phòng kế toán phải có một số lợng lớn nhân viên kế toán Đây cũng là một bất lợi trong kinh doanh của doanh nghiệp nhất là khi phần lớn các doanh nghiệp trong nớc đang áp dụng kế toán máy để thực hiện công tác kế toán của mình.
Hai là: Về công tác quản lý vật liệu.
Vật liệu của công ty bao gồm rất nhiều loại với quy cách khác nhau Vì vậy để quản lý chúng một cách chặt chẽ đòi hỏi kế toán vật liệu phải có cách tổ chức khoa học Một trong những việc làm đó là phải phân loại vật liệu một cách hợp lý và lập bảng danh điểm NVL và đợc sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp.Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cha xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu cho mình.
Ba là: Về quy định chế độ, thủ tục kiểm nghiệm vật t và quá trình giao nhận chứng từ.
Trong việc giao nhận vật t, công ty cha thành lập ban kiểm nghiệm vật t nên NVL mua về không đợc kiểm tra tỉ mỉ, khách quan về cả số lợng và chất lợng Điều này làm cho kế toán thiếu đi một chứng từ ban đầu cần thiết ( Biên bản kiểm nghiệm vật t ) trong bộ chứng từ kế toán vật t Và trong trờng hợp vật t nhập kho không đúng yêu cầu sẽ ảnh hởng đến chất lợng sản phẩm.
Trong quá trình giao nhận chứng từ nhập xuất kho NVL, kế toán và thủ kho không lập phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất vật liệu dẫn đến việc không chặt chẽ trong công tác hạch toán.
Bốn là: Về sổ chi tiết TK 331 - Phải trả cho ngời bán.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, Công ty có mối quan hệ mua bán với rất nhiều công ty khác nhau Và trong quan hệ thanh toán với ngời bán, tất cả các đơn vị đều đợc ghi chung vào một sổ, mỗi đơn vị đợc theo dõi trên mốt số trang sổ nhất định Theo cách ghi này sẽ có thể xảy ra việc thiếu dòng khi mà số lợng nghiệp vụ mua bán phát sinh với một công ty mua lớn Sau đó kế toán lại ghi thêm vào dòng khác ở các trang sau làm cho việc tổng hợp, theo dõi rất khó khăn và không hệ thống Điều này làm cho việc ghi NKCT số 5 mất thời gian, rất vất vả cho kế toán khi tra tìm, cộng dồn các chứng từ của từng ngời bán để có số tổng hợp ghi vào NKCT số 5.
Năm là: Về bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ.
Công ty cha thực hiện lập bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ mà cuối kỳ chỉ chuyển báo cáo chế biến cho bộ phận tính giá thành Vì vậy đã không tập hợp cụ thể đợc các chi phí NVL để phục vụ công tác tập hợp chi phí.
Một số ý kiến góp phần hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở Công ty cổ phÇn may Th¨ng Long
Một là: Về công tác tổ chức kế toán tại công ty.
Việc áp dụng kế toán máy vào công ty là một việc làm hết sức cần thiết Để việc quản lý sản xuất và hạch toán kế toán đợc thực hiện tốt hơn, công ty nên xem xét và thuê các chuyên gia về cài đặt phần mềm kế toán và xây dựng hệ thống sổ kế toán phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của công ty Việc này đòi hỏi một kinh phí ban đầu đáng kể nhng phần mềm kế toán sẽ đợc áp dụng trong một thời gian dài, giảm bớt đợc khối lợng công việc cho phòng kế toán và mang lại hiệu quả kinh tÕ cao.
Hai là: Về công tác quản lý vật liêu. Để đảm bảo cho vật t phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp một cách thờng xuyên liên tục và quản lý chúng một cách chặt chẽ thông qua việc phân loại hàng hoá, doanh nghiệp nên xây dựng và lập bảng danh điểm vật t Trong đó, vật t đợc chia thành từng loại, từng nhóm, từng thứ và đợc ký hiệu riêng thay thế cho tên gọi, nhãn hiệu, quy cách và đợc sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp.
Khi đánh số danh điểm vật liệu cho từng loại, ta đánh
Cách đánh này giúp ta dễ nhận ra từng loại vật liệu đồng thời tên danh điểm cũng phù hợp với chế độ quy định Trong các loại vật liệu, ta đánh sô 01, 02 cho từng nhóm vật liệu Trong từng nhóm vật liệu, ta lại tiếp tục đánh số 01, 02, 03 cho từng thứ vật liệu.
Bảng danh điểm vật liệu có thể lập theo mẫu sau:
Công ty cổ phần may Thăng Long.
Bảng danh điểm vật liệu
Tên vật liệu Quy cách Đơn vị tính
Nhãm Danh ®iÓm vật liệu
Vải Vải dệt kim Vải kaki
Mex Mex dùng Mex TQ
Việc lập sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng để đảm bảo tính khoa học, hợp lý, phục vụ yêu cầu quản lý chung của công ty.
Ba là: Về quy định chế độ, thủ tục kiểm nghiệm vật t và quá trình giao nhận chứng từ.
Vật t mua về nhập kho phải đợc kiểm nhận về số lợng và đánh giá về chất l- ợng, quy cách Do vậy, Công ty có thể lập một ban kiểm nghiệm vật t bao gồm những ngời chịu trách nhiệm về vật t trong công ty và ngời chịu trách nhiệm chính là thủ kho Cơ sở kiểm nhận là hoá đơn của ngời cung cấp Trong quá trình kiểm nhận nếu có sự sai sót giữa hoá đơn và thực nhập về số lợng, chất lợng, quy cách thì phải lập biên bản xác định nguyên nhân để sau này xử lý Nế đúng thì ban kiểm nghiêm lập biên bản kiểm nghiệm vật t theo mẫu sau:
Biên bản kiểm nghiệm vật liệu
Căn cứ vào hoá đơn mua ngày 29/01/2005
Ban kiểm nghiệm vật liệu bao gồm
01.Đ/c Phan Chi Mai - Phòng KHXNK
02.Đ/c Ngô Thị Thanh Loan - Phòng Tài vụ
03.Đ/c Vũ Huy Bình - Thủ kho Đã kiểm nghiệm số vật t nhập kho dới đây:
Tên nhãn hiệu, quy cách vật t Mã số ĐV tính Số lợng
Số lợng đúng quy cách
Kết luận: Có đảm bảo yêu cầu chất lợng. Đề nghị công ty cho phép nhập kho. Đồng thời, trong công tác hạch toán vật liệu, khi bàn giao các chứng từ nhập xuất kho vật liệu thì thủ kho và kế toán vật liệu phải lập phiếu giao nhận chứng từ theo mÉu sau:
Phòng Kế toán - tài vụ ( ký, họ tên )
Thủ kho( Ký, họ tên )
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Nhóm vật liệu Số lợng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Nhóm vật liệu Số lợng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền
Ngày tháng năm Chữ ký kế toán
Ngày tháng nămChữ ký kế toán
Bốn là: Về sổ chi tiết 331 - Phải trả cho ngời bán. Để thuận tiện cho việc theo dõi và tổng hợp số liệu, sổ chi tiết TK 331 có thể đợc mở nh sau: Đối vơi những đơn vị có quan hệ mua bán không thờng xuyên, số nghiệp vụ phát sinh không nhiều có thể theo dõi chung trên một quyển Mỗi đơn vị đợc theo dõi trên một số trang sổ nhất định Đối với những đơn vị mà Công ty có quan hệ mua bán thờng xuyên, số lợng lớn có thì nên theo dõi trên một quyển sổ riêng cho công ty đó
Có thể mở sổ theo mẫu biểu số 19.
Sổ chi tiết Tk 331: " phải trả cho ngời bán " Đơn vị bán: Công ty dệt 8/3 Tháng 1 năm 2005
Nợ các TK Phần theo dõi thanh toán Nợ TK 331 Số d cuối kú
Năm là: Về bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ
Bảng phân bổ NVL dùng để tập hợp toàn bộ giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng cho các đối tợng theo giá thực tế, làm cơ sở tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Vì vậy, để phục vụ tốt công tác tính giá thành, Công ty nên lập bảng phân NVL theo mẫu biểu số 20
Bảng phân bổ NVL - CCDC
T Ghi có các TK Đối tợng sử dụng
Trong phần trình bày ở trên ta có thể khẳng định kế toán NVL có tác dụng to lớn trong quản lý kinh tế và quản trị doanh nghiệp Hạch toán NVL là công cụ đắc
( Ký, họ tên ) Kế toán trởng
( Ký, họ tên ) lực giúp lãnh đạo công ty nắm bắt đợc tình hình và chỉ đạo sản xuất Kế tóan NVL có thể nắm bắt đợc tình hình mua, thu sử dụng và dự trữ vật t thì lãnh đạo công ty mới có biện pháp chỉ đạo đúng đắn.
Vì vậy, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng, không ngừng đợ hoàn thiện Bên cạnh đó việc tìm kiếm biện pháp đổi mới máy móc thiết bị , nâng cao chất lợng sản phẩm…tăng do đi vây do thu để có khả năng cạnh tranh trên thị trờng, doanh nghiệp phải luôn hoàn thiện công tác kế toán, mà trung tâm là kế toán NVL Từ đó góp phần hạ chi phí giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động trong doanh nghiệp.
Sau 2 tháng thực tập tại Công ty cổ phần May Thăng Long nắm bắt đợc tầm quan trọng kế toán NVL đối với các lãnh đạo của công ty, em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu phần kế toán NVL.
Việc nghiên cứu công tác NVL tại công ty đã giúp em thấy rõ những mặt cần phất huy, những điểm hạn chế cần khắc phục và qua đó đa ra một số ý kiến đóng góp nhỏ vào việc hoàn thiện hơn công tác kế toán NVL nói riêng và công tác kế toán nói chung ở công ty.
Thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty đã giúp em rất nhiều trong việc củng cố lại kiến thức lý thuyết tại đã đựơc học tại nhà trờng và có điều kiện vận dụng lý thuyết vào thực tế Tuy nhiên do trình độ và thời gian thực tập có hạn nên trong bản chuyên đề này sẽ không tránh những thiếu sót Em rất mong nhận đợc sự góp ý của thầy cô giáo và các cô chú, anh chị trong phòng kế toán để bài viết của em đợc hoàn thiện hơn cả về lý luận và thực tiễn
Một số ý kiến nhận xét của đơn vị thực tập
