Báo cáo thực tập tổng hợp về công ty tnhh thương mại quang phát và sự cần thiết phải xây dựng áp dụng hệ thống qlcl iso 9001 2000

Công Ty TNHH Thương Mại Quang Phát và sự cần thiết phải xây dựng, áp dụng Hệ thống QLCL ISO 9001-2000

Quá trình hình thành và phát triển công ty

Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Quang Phát được thành lập theo QĐ 4751 GP/ TLDN vào ngày 12 tháng 11 năm 1999.

Tên Công ty là: Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Quang Phát

Tên giao dịch đối ngoại: Quang Phát company Limited

Tên viết tắt: QP Co, Ltd

Có trụ sở đóng tại phòng 114 nhà C3 phường Láng Hạ Quận Đống Đa – Hà Nội Ngành nghề kinh doanh là buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, đại lý mua, đại lý bán, đại lý ký gửi hàng hoá Với số vốn điều lệ là 600.000.000 VND( Sáu trăm triệu đồng Việt Nam) Thời gian hoạt động là 50 năm.

Ban đầu có hai thành viên là:

Bà: Vi Thị Ngọc Anh ( 1970) tại Số nhà E17 tập thể Hào Nam, Ô chợ dừa Đống đa Hà Nội Ông: Phạm Quốc Đạt (1968) tại xã Chân lý, Lý nhân Nam hà Tạm trú tại phòng 114 nhà C3 phường Láng Hạ Quận Đống đa Hà Nội.

Ngày 6 tháng 3 năm 2000 Công ty có bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh là: Buôn bán hàng nông lâm hải sản, sản xuất vật liệu xây dựng.

Ngày 30 tháng 5 năm 2000 Công ty có bổ sung thêm buôn bán hàng tiêu dùng, buôn bán hàng lương thực thực phẩm.

Ngày 6 tháng 3 năm 2001 Công ty bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh bao gồm sản xuất lắp ráp các sản phẩm cơ khí, sản xuất các sản phẩm cao su. Đến 11 tháng 9 năm 2003 Công ty Sơn ASEE được thành lập theo QĐ

 Bên Việt Nam: Công ty TNHH Quang Phát có trụ sở đặt tại phòng

114 C3 Láng Hạ Đống Đa Hà Nội Do bà: Vi Thị Ngọc Anh làm đại diện.

 Bên nước ngoài: Ông LIANG YAOQIM Quốc tịch Trung Quốc có số hộ chiếu: 149948272 cấp ngày 28/7/2000 tại Quảng Đông Trung Quốc. Thành lập doanh nghiệp liên doanh theo quy định của luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam Doanh nghiệp liên doanh có:

Tên gọi là: Công ty TNHH Sơn ASEE Việ Nam.

Tên tiếng anh: ASEE Việt Nam Paint Company.

Trụ sở và nhà xưởng đặt tại khối 2C Huyện Đông Anh Hà Nội Doanh nghiệp liên doanh có tư cách pháp nhân có con dấu riêng và mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của pháp luật Việt Nam.

2.Các giai đoạn phát triển

 Giai đoạn từ khi thành lập đến 2001:

Từ khi mới thành lập ( Ngày 12 tháng 11 năm 1999) do điều kiện cơ sở vật chất còn rât nghèo nàn nên ngành nghề của Công ty chủ yếu là buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng Vốn đầu tư của Công ty mới chỉ là 600.000.000VND, với tổng số lao động là 2 nhân viên.

 Giai đoạn từ 2002 đến nay: Đến cuối năm 2002 Công ty đã có số lượng TSCĐ lên tới 259.184.588 VND Năm 2003 đã lên tới 1.297.134.645 VND; Năm 2004 Gt TSCĐ đã là 1.550.272.425 trong đó TSCĐ khối văn phòng là 697.078.856 VND còn TSCĐ xưởng là 853.193.569 VND.

Năm 2003 có thể nói đây là cái mốc đánh dấu sự phát triển mạnh nhất của Công ty Sơn ASEE Vào ngày11/09/2003 theo QĐ 198 GP/ TLDN củaUBND TP Hà Nội Công ty liên doanh có tên gọi là: Công ty TNHH SơnASEE Việt Nam được thành lập Từ đấy doanh nghiệp mở rộng quy mô sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, mở rộng thị trường tiêu thụ. bảng1:Số liệu về nguồn vốn của Công ty:

Nguồn vốn tự bổ sung 1.300.000.000 1.400.000.000 1.400.000.000 Nguồn vốn cổ phần 600.000.000 600.000.000 600.000.000

Nguồn: Phòng kế toán Biểu đồ 1: Nguồn vốn của Công ty

Đặc điểm kinh tế kỹ thuật ảnh hưởng tới công tác chất lượng tại Công ty

1.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty

1.2 Chức năng từng bộ phận

 Giám đốc: là người phụ trách chung, quản lý chỉ đạo các hoạt động của Công ty, xác lập, phê duyệt chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng.

Bổ nhiệm đại diện của lãnh đạo về chất lượng Uỷ quyền và phân công trách nhiệm cho phó Giám đốc, trợ lý Giám đốc, các trưởng đơn vị trong Công ty.

 Phó Giám Đốc: giúp việc cho Giám Đốc trong các lĩnh vực theo sự uỷ quyền của Giám Đốc.

Phòng kế toán Tài chính

Phòng Hành chính Nhân sự

 Phòng KCS: xây dựng, áp dụng hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001-2000 Triển khai các hoạt động kiểm tra chất lượng nguyên liệu, sản phẩm theo kế hoạch chất lượng và cách thủ tục dã ban hành. Kiểm soát các thiết bị kiểm tra, đo lường và thử nghiệm.

 Phòng bán hàng: có chức năng làm Marketing, bán hàng trong nước và xuất khẩu, nghiên cứu thị trường, đề xuất việc xây dựng, mở rộng mạng lưới bán hàng của Công ty; xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn trung hạn và dài hạn; quản lý việc giao nhận hàng, xe vận tải và tiếp thị, bốc xếp.

 Phòng kê toán: có chức năng cân đối và cung ứng vật tự, nguyên vật liệu; theo dõi tình hình sử dụng định mức vật tư; nhập khẩu nguyền vật liệu, vật tư, thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh; theo dõi kho vật tư, nguyên vật liệu; thống kê tổng hợp.

 Phòng nhân sự: có chức năng xây dựng và tổ chức bộ máy quản lý của Công ty ( xây dựng chức năng và nhiệm vụ định mức lao động của các phòng ban và xưởng sản xuất); quản lý các chế độ chính sách đối với người lao động và Công ty; xây dựng và quản lý tiền lương của Công ty; xây dựng và đề xuất các hình thức thi đua, khen thưởng các tập thể cá nhân trong Công ty.

 Xưởng sản xuất: có chức năng trực tiếp tổ chức, thực hiện kế hoạch sản xuất và các nhiệm vụ Công ty giao.

 Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ điều hành và phát triển các cửa hàng bán lẻ thuộc Công ty, giới thiệu và quảng cáo sản phẩm; bán hàng thông tin cho khách hàng về khả năng cung cấp sản phẩm của Công ty, xem xét hoạt động bán hàng, tổ chức quản lý chất lượng.

Các phòng ban trên không chỉ phải hoàn thành nhiệm vụ của mình mà còn phải phối hợp lẫn nhau để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được liên tục, ngoài ra còn có nhiệm vụ hướng dẫn các bộ phận cấp dưới thực hiện các quyết định.

Qua cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty ta thấy mô hình này không hề bị chồng chéo và thiếu sót Mỗi bộ phận đều có chức năng và nhiệm vụ riêng của mình và thực hiện được đầy đủ các mục tiêu của Công ty đề ra, không bộ phận nào chỉ huy, thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận khác, mà chỉ chú trọng vào thực hiện các nhiệm vụ của mình.

Tóm lại, với cơ cấu tổ chức như trên là hợp lý và phù hợp với kế hoạch phát triển lâu dài của Công ty Trong đó các phòng ban được sự chỉ đạo thống nhất của cấp trên để thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình, tránh được sự chỉ đạo trùng lặp trong khâu tổ chức và chỉ đạo sản xuất, thông tin giữa cán bộ chỉ đạo và nhân viên được giải quyết nhanh hơn Tất cả những điều đó nhằm làm cho việc kiểm tra chất lượng quản lý sản phẩm đạt hiệu quả cao theo đúng quy trình công nghệ của từng phân xưởng, góp phần nâng cao số lượng và chất lượng của sản phẩm.

3.Đặc điểm lao động lương

Cùng với sự phát triển đi lên của Công ty là sự gia tăng về số lao động qua các năm Được biểu hịên:

Biểu đồ 2: Tổng lao động của Công ty

Bảng2: Cơ cấu lao động của Công ty

Số lượng tỷ lệ Số lượng tỷ lệ Số lượng tỷ lệ

Kết quả cho ta thấy:

Phần lớn lao động trong Công ty là Nam giới nằm ở vị trí phòng kinh doanh và lực lượng lao động trực tiếp Công nhân viên là Nữ giới nằm ở các bộ phận như: Kế toán, tài chính, nhân sự Song song với sự gia tăng về số lượng lao động là trình độ cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao.

Cụ thể là 2002 Đại học chiếm 33% nhưng đến 2003 đã lên tới 60% và đến

2004 chiếm tới 74% Điều này chứng tỏ trình độ cán bộ công nhân viên trong Công ty được nâng cao đồng nghĩa với việc nâng cao năng suất lao động cải tiến chất lượng cả về sản phẩm lẫn cung ứng dịch vụ.

Nguyên tắc trả lương của Công ty dựa trên cơ sở thoả thuận giữa doanh nghiệp và người lao động trong hợp đồng lao động và phù hợp với hệ thống thang bảng lương của doanh nghiệp Công ty căn cứ vào thời gian làm việc thực tế của người lao động để trả lương Ngoài ra công ty trả lương khi người lao động làm thêm giờ với mức tính bằng 150% mức lương làm việc ngày bình thường Hoặc nếu làm thêm giờ vào ngày nghỉ hoặc ngày lễ thì thời gian làm thêm giờ được tính là 200% mức lương giờ ngày làm việc bình thường. Công ty có chế độ thưởng đối với những cán bộ công nhân viên của Công ty có thành tích hoặc có ý tưởng sáng tạo.

4.Đặc điểm máy móc thiết bị và quy trình công nghệ

Sản phẩm của Công ty Sơn ASEE được sản xuất theo công nghệ của

Mĩ, máy móc thiết bị sản xuất được nhập từ Mĩ đây là máy móc với công nghệ hiện đại, năng suất cao như: Máy khuấy cao tốc, Máy khuấy W2.2, Máy nghiền SK-80, Máy khuấy 22KW, Máy in phun Hitachi.

 Công nghệ sản xuất: Đế sản xuất ra những sản phẩm Công ty phải trải qua nhiều công đoạn sản xuất Song về cơ bản thì quy trình công nghệ của công ty được trình mô hình hoá như sau:

 Quy trình SX tổng quát:

 Công đoạn tổng hợp nhựa:

Công đoạn pha trộn, đóng

Kiểm tra Nạp liệu Tổng hợp

Ra liệu Điều chỉnh pha loãng Xăng công nghiệp

+ Bột caco3 + Nhựa + Dung môi + Vinapass + Xi măng trắng

+ Kaolin TU +Walocell + Hạt thuỷ tinh

Trộn Kiểm tra điều chỉnh

Bán sản phẩm Công đoạn nghiền

(Công đoạn trộn) Kiểm tra Nghiền cán

Kiểm traCông đoạn pha

(Công đoạn nghiền) Kiểm tra Vào liệu

Pha chỉnh Đóng hộp cấp I

Sản phẩm nhập kho Đóng hộp cấp II

Công đoạn pha đóng hộp:

5.Đặc điểm nguồn nguyên liệu

Nguyên liệu dùng để sản xuất sản phẩm được nhập từ: Indônêxia; singapo; Trung quốc; Hồng kông; và từ thị trường trong nước Nó bao gồm:

Bảng: Nguyên vật liệu st t

Nguyên liệu stt Nguyên liệu stt Nguyên liệu

1 Bột nặng caco3 15 Walocell 29 Đỏ 2154

2 Tylose MH 60001 p6 16 Ximăng trắng 30 Wetting agent

3 Bột đá 17 Ximăng hoàng thạch 31 Xanh lục 7008

4 Bột nhẹ caco3 18 HBRHydroxy ethyl 32 Xanh lam 6150

5 DM 200 19 B702acrylic polyme 33 Hạt thuỷ tinh

6 Tylose MH 60001 P4 20 Nước 34 Titan loại 2

7 Tylose HS 30000 yp2 21 Sodiumphophat 35 Titan loại 1

12 Z4014,4methyl styren 26 A202 Defoamer 40 Primal AC261

6.Sản phẩm và thị trường

Bảng: Sản phẩm của Công ty Sơn ASEE

STT Sản phẩm K/hiệu Đvị

Thành phẩm bột bả Botba

1 bột bả(kg) Botba 01 Bao

2 bột bả Drulex Botba D Bao

3 bột bả Selex II Botba II Bao

4 bột bả Selex Botba S Bao

5 Bột bả Vilex Botba V Bao

Thành phẩm Sơn tường Son

31 Sơn lót chống kiềm 18L K10118 Thùng

32 Sơn lót chống kiềm 5L K1015 Thùng

33 Sơn tường AB 101-5 AB1015 Thùng

34 Sơn tường Super Max A109-18 MA10918 Thùng

35 Sơn tường Super Max A109-5 MA1095 Thùng

Sản phẩm của Công ty đã có mặt trên nhiều thị trường Miền bắc và Miền Trung Được biểu hiện bằng:

Bảng: Thị trường của Công ty Sơn ASEE

STT Thị trường Số lượng STT Thị trường Số lượng

Sự cần thiết phải áp dụng Hệ thống QLCL ISO 9001-2000

1.Khái niệm, các nguyên tắc của Hệ thống QLCL ISO 9001-2000

Theo ISO 9000-2000: “ Hệ thống quản lý chất lượng là một hệ thống quản lý để định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng”.

- Hệ thống quản lý là một hệ thống để thiết lập chính sách và mục tiêu và để đạt được mục tiêu đó.

- Hệ thống là tập hợp các yếu tố có liên quan, vận hành tương tác với nhau để thực hiện một mục tiêu chung.

- Chính sách chất lượng là ý đồ và định hướng chung của một tổ chức về chất lượng do lãnh đạo cao nhất chính thức đề ra.

- Mục tiêu chất lượng là những điều mong muốn đạt được hoặc mục tiêu hướng tới, liên quan đến chất lượng.

1.2 Mục tiêu của Hệ thống QLCL

Hệ thống quản lý chất lượng có hai mục tiêu liên quan với nhau là thói quen cải tiến và kỳ vọng hoàn thiện chất lượng.

Mục tiêu chủ yếu là kỳ vọng hoàn thiện để thoả mãn tốt nhất nhu cầu. Mục tiêu này được giải quyết nhờ việc giáo dục, tạo ra thói quen không ngừng cải tiến trong tất cả các thành viên của tổ chức Thói quen cải tiến nhằm đạt đến sự hoàn thiện.

Khi thực hiện quản lý chất lượng, sự chú ý được dành riêng cho việc quản lý chất lượng, nhưng đồng thời cần phải phát triển quản lý các chi phí (điều chỉnh thu nhập và giá cả), điều chỉnh số lượng ( khối lượng sản phẩm làm ra, bán được, dự trữ) và điều chỉnh thời hạn giao hàng Cách tiếp cận đó được xây dựng trên nguyên lý nền tảng của quản lý chất lượng, theo đó nhà sản xuất phải nghiên cứu, sản xuất và bán những hàng hoá thoả mãn nhu cầu người tiêu dùng.

Khi thực hiện quản lý chất lượng mà không biết chi phí, thì không thể lập kế hoạch và thiết kế chất lượng Khi quản lý chặt chẽ các chi phí, có thể xác định được mức thu nhập có thể đạt được ( hiệu quả kinh tế ) trong trường hợp loại bỏ một số chỗ yếu trong thiết kế Như vậy, xác định những kết quả dự kiến ( hậu quả) của hoạt động quản lý chất lượng cũng sẽ dễ dàng.

Về số lượng sản phẩm, nếu không biết những khối lượng chính xác không thể xác định được tỷ lệ sản phẩm khuyết tật cũng như mức độ phải làm lại, không thể đạt được tiến bộ trong quản lý chất lượng Mặt khác, nếu không tích cực khuyến khích phát triển các phương pháp quản lý chất lượng, không xác định được các phương pháp tiêu chuẩn hoá, định mức sản xuất, định mức sử dụng các năng lực sản xuất và định mức lao động thì không thể quy định được các định mức chi phí sản xuất và do đó không thể thực hiện được công tác quản lý chi phí Tương tự như vậy, nếu tỷ lệ sản phẩm khuyết tật có độ phân tán quá lớn và nhiều lô sản phẩm bị loại bỏ thì không thể thực hiện quản lý sản phẩm tốt cũng như điều chỉnh thời hạn giao hàng Tóm lại, quản lý chất lượng phải toàn diện Quản lý chất lượng, quản lý chi phí (điều chỉnh thu nhập) và điều chỉnh số lượng ( thời hạn giao hàng) - tất cả những hoạt động đó phải liên quan với nhau Quản lý chất lượng toàn diện là cơ sở của toàn bộ hoạt động đó Cách tiếp cận tổng hợp, hoặc là toàn diện, phải có ở bất kỳ bộ phận nào ( thiết kế, thu mua, sản xuất và kinh doanh).

1.3.Các nguyên tắc của Hệ thống QLCL

 Định hướng vào khách hàng: Chất lượng tạo giá trị cho khách hàng và do khách hàng đánh giá Do đó, tổ chức phải biết rõ khách hàng của mình là ai, nhu cầu hiện tại và tương lai của họ, đặc biệt là các kỳ vọng không rõ ràng hoặc không được nói ra để phát triển và thiết kế những sản phẩm hữu dụng, đáng tin cậy, không chỉ đáp ứng mà còn cố gắng đáp ứng tốt hơn những đòi hỏi của khách hàng, tạo ưu thế so với sản phẩm của đối thủ cạnh tranh. Định hướng vào khách hàng, vì vậy là một khái niệm chiến lược Nguyên tắc này đòi hỏi phải mở rộng phạm vi thoả mãn khách hàng, không chỉ giới hạn ở phạm vi sản phẩm dịch vụ mà còn ở thái độ phục vụ, mối quan hệ giữa tổ chức với khách hàng Nó cũng đòi hỏi sự cải tiến chất lượng này, hệ thống sản xuất sẽ được phát triển và quản lý một cách kinh tế nhất Định hướng vào khách hàng có thể được coi là một nguyên tắc cơ bản nhất của Hệ thống QLCL Đó chính là lý do vì sao hoạt động QLCL đã chuyển từ sự nhấn mạnh việc giữ vững chất lượng trong suốt quá trình sản xuất sang việc xây dựng chất lượng cho sản phẩm bằng cách phát triển, thiết kế và tạo ra những sản phẩm mới đáp ứng những đòi hỏi của khách hàng.

 Cam kết của lãnh đạo: Để thực hiện thành công Hệ thống QLCL,lãnh đạo cần đi đầu trong mọi nỗ lực về chất lượng Lãnh đạo phải tin tưởng tuyệt đối vào triết lý của QLCL, phải cam kết thực hiện Hệ thống QLCL Sự cam kết này sẽ tạo ra mối quan hệ mật thiết giữa chiến lược kinh doanh của tổ chức và chiến lược QLCL Điều này tạo ra cơ sở thực tế và sự ưu tiên hàng đầu đối với các hoạt động QLCL Hoạt động QLCL sẽ không đạt hiệu quả nếu không có sự cam kết của lãnh đạo Lãnh đạo có trách nhiệm xác định mục tiêu, chính sách chất lượng Để thực hiện được các mục tiêu, lãnh đạo cũng phải có trách nhiệm trong việc xây dựng các chiến lược phát triển, thiết lập sự thống nhất giữa mục tiêu, chính sách chất lượng, chiến lược và môi trường nội bộ của tổ chức Lãnh đạo phải biết rõ tổ chức và điều hành một cách linh hoạt, phải tạo ra một hệ thống làm việc mang tính phòng ngừa nhằm loại bỏ vấn đề trước khi nó xảy ra và quản lý rủi ro nhằm tổi thiểu hoá những ảnh hưởng xấu cho khách hàng đối với những vấn đề không thể tránh khỏi Lãnh đạo phải tổ chức hệ thống thông tin hữu hiệu, bảo đảm mọi người được tự do trao đổi ý kiến, thông hiểu và thực hiện hiệu quả mục tiêu của tổ chức.

 Sự tham gia của mọi thành viên: Chất lượng được hình thành trong suốt vòng đời của sản phẩm, do đó nó cần được quản lý Chất lượng liên quan đến mọi bộ phận, mọi thành viên trong tổ chức Mặt khác con người là nguồn lực quan trọng nhất của mọi tổ chức và là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến quá trình hình thành chất lượng Do đó, trong quản lý cần áp dụng các phương pháp và biện pháp thích hợp để huy động hết tài năng của con người ở mọi cấp, mọi ngành vào việc giải quyết vấn đề ổn định và nâng cao chất lượng.

 Quản lý theo quá trình: Quá trình là tập hợp các nguồn lực và các hoạt động có liên quan với nhau để biến đổi đầu vào thành đầu ra Để quá trình có ý nghĩa, giá trị của đầu ra phải lớn hơn đầu vào, nghĩa là quá trình phải làm gia tăng giá trị Muốn sản xuất đầu ra đáp ứng yêu cầu của khách hàng, cần phải xác định, theo dõi, kiểm tra kiểm soát các đầu vào của quá trình Quản lý các hoạt động của tổ chức thực chất là quản lý các quá trình và các mối quan hệ giữa chúng.

 Cải tiến liên tục: Cải tiến liên tục là mục tiêu, đồng thời là phương pháp của tất cả các tổ chức Muốn gia tăng khả năng cạnh tranh và đạt được chất lượng cao nhất, ban lãnh đạo phải có một cam kết cho việc cải tiến liên tục quá trình kinh doanh Quá trình cải tiến phải gắn liền với tôn chỉ và hình ảnh của tổ chức Vì vậy, ban lãnh đạo phải có trách nhiệm đảm bảo rằng mọi người đều thông hiểu cách tiếp cận chung để cải tiến Sự cải tiến có thể là từng bước nhỏ hoặc nhảy vọt Cách thức cải tiến cần phải “ bám chắc” vào công việc của tổ chức.

 Ra quyết định dựa trên sự kiện: Mọi quyết định và hành động của hệ thống quản lý hoạt động kinh doanh phải được xây dựng dựa trên việc phân tích dữ liệu và thông tin Khả năng thu nhập, phân tích và sử dụng thông tin có thể nói lên sự thành công hay thất bại của tổ chức.Vì vậy, tổ chức cần thiết lập một kênh thông tin để thu thập các dữ liệ của tổ chức Phát triển một hệ thống các phương pháp thu thập dữ liệu, các phép đo, các cách xử lý để đảm bảo rằng các dữ liệ thu được là chính xác Sau đó cần phải xử lý dữ liệu và phân tích các thông tin cuối cùng là thực hiện việc ra quyết định dựa trên các kết quả này Doanh nghiệp cũng cần đào tạo cho các nhân viên trong doanh nghiệp có thói quen ra quyết định dựa trên sự kiện.

 Cách tiếp cận dựa trên hệ thống: Không thể giải quyết bài toán chất lượng theo từng yếu tố tác động đến chất lượng một cách riêng lẻ mà phải xem xét toàn bộ các yếu tố một cách có hệ thống, đồng bộ và toàn diện, phối hợp hài hoà các yếu tố này và cần xem xét chúng dựa trên quan điểm của khách hàng Việc xác định, nhận thức và quản lý một cách hệ thống các yếu tố và quá trình có liên quan sẽ làm tăng tính nhất quán của hệ thống, nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động của mỗi tổ chức.

 Thiết lập mối quan hệ cùng có lợi với nhà cung cấp: Doanh nghiệp cần tạo dựng mối quan hệ hợp tác trong nội bộ và với bên ngoài để đạt được mục tiêu chung Các mối quan hệ nội bộ có thể bao gồm các quan hệ thức đẩy sự hợp tác giữa lãnh đạo và người lao động, tạo lập các mối quan hệ mạng lưới giữa các bộ phận trong tổ chức để tăng cường sự linh hoạt, khả năng đáp ứng nhanh Các mối quan hệ bên ngoài là những mối quan hệ với bạn hàng, người cung cấp, các đối thủ cạnh tranh, các tổ chức đào tạo… Những mối quan hệ bên ngoài ngày càng quantrọng, đó là những mối quan hệ chiến lược. Chúng có thể giúp một tổ chức thâm nhập thị trường mới hoặc thiết kế những sản phẩm và dịch vụ mới Sự liên kết để bổ sung cho nhau giữa các đối tác là mối quan hệ được xây dựng trên cơ sở hợp tác cùng có lợi.

2.Lợi ích của việc áp dụng Hệ thống QLCL ISO 9001-2000

 Đối với người lao động

 Đối với người tiêu dùng

3.Vị trí của chất lượng trong xu thế cạnh tranh toàn cầu

Xu hướng toàn cầu hoá, tính cạnh tranh và nhu cầu ngày càng tăng đã và đang làm thay đổi quy luật của “ cuộc chơi” trên thị trường Chất lượng không còn là một vấn đề kỹ thuật đơn giản mà nó đã trở thành một vấn đề mang tính chiến lược hàng đầu, liên quan đến sự sống còn của tất cả các tổ chức khác nhau.

Vấn đề chất lượng đựoc các quốc gia và các tổ chức trên toàn thế giới ngày càng quan tâm nhiều hơn từ sau chiến tranh thế giới lần thứ 2 đến nay. Giữa những năm 1970, các doanh nghiệp Nhật Bản đã trở thành những người đi tiên phong trong lĩnh vực chất lượng thuộc các ngành công nghiệp công nghệ cao Sản phẩm của các doanh nghiệp hàng đầu của Nhật Bản đã được khách hàng trên mọi châu lục tiếp nhận và đánh giá cao vì chất lượng tốt, giá hạ Các doanh nghiệp thuộc mọi quốc gia trên thế giới không có sự lựa chọn nào khác, họ phải chấp nhận cuộc cạnh tranh Muốn tồn tại và phát triển, các tổ chức phải giải quyết nhiều yếu tố, trong đó chất lượng là một yếu tố then chốt.

Những thay đổi gần đây trên toàn thế giới đã tạo ra những thách thức mới trong kinh doanh khiến cho các tổ chức càng nhận thức được tầm quan trọng của chất lượng Khách hàng ngày càng đòi hỏi cao về chất lượng và đảm bảo chât lượng, yêu cầu tổ chức phải cung cấp những sản phẩm có chất lượng cao đáp ứng và vượt mức mong muốn của họ Để thu hút khách hàng, các tổ chức cần phải đưa ra chất lượng vào nội dung quản lý hệ thốn hoạt động của mình.

Thực trạng xây dựng và áp dụng Hệ thống QLCL ISO 9001-

Tình hình chất lượng và quản lý chất lượng của Công Ty TNHH Thương Mại Quang Phát

1.Tình hình chất lượng sản phẩm của Công Ty TNHH Thương Mại Quang Phát

Khi mới thành lập, Công ty chỉ buôn bán hàng hoá như: Nông lâm hải sản, hàng tiêu dùng, buôn bán lương thực thực phẩm Cho đến 2000 sản xuất vật liệu xây dựng Ngày 6 tháng 3 năm 2001, Công ty bổ sung thêm sản xuất lắp ráp các sản phẩm cơ khí, sản xuất các sản phẩm cao su. Đến 2003 Công ty liên doanh với Trung Quốc để sản xuất ra sản phẩm Sơn ALEX – DRULEX Đây được coi là bước ngoặt quan trọng nhất của Công ty Lúc này, sản phẩm của Công ty có ít chủng loại, mẫu mã nghèo nàn, chất lượng chưa cao.

Khi bước vào giai đoạn hội nhập với nền kinh tế trong khu vực và trên thế giới Đứng trước tình hình đó, Công ty bắt buộc phải có những thay đổi để kịp và vươn lên trong nền kinh tế thị trường Công ty đã từng bước nâng cấp máy móc thiết bị hiện có, mua sắm thêm một số dây chuyền công nghệ tiên tiến của Mĩ Mở rộng danh mục hàng hoá bằng những mặt hàng mới, kí hợp đồng với nhiều bạn hàng để đảm bảo cung cấp đúng, đủ, kịp thời, hơn nữa ngày càng hoàn thiện hệ thống kiểm tra chất lượng sảm phẩm Đồng thời phòng kỹ thuật cũng nghiên cứu tiến tới các phương pháp mới để đạt kết quả cao nhất Tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm cũng thay đổi cho phù hợp với điều kiện mới.

Bên cạnh những nỗ lực cố gắng của toàn bộ cán bộ công nhân viên thì vẫn còn những vấn đề tồn tại mà Công ty chưa hoặc không kịp thời giải quyết như: thiết bị phụ tùng thay thế chưa sẵn có, nguyên liệu cung ứng nhiều khi còn chậm hoặc không đúng chất lượng yêu cầu, trình độ công nhân còn nhiều hạn chế, tay nghề cao còn ít, chưa thực sự có tác phong công nghiệp và ý thức kỷ luật cao trong công việc Những tồn tại đó có ảnh hưởng không nhỏ đến công tác đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm của Công ty Chất lượng sản phẩm của Công ty được thể hiện:

Bảng: Chất lượng sản phẩm của Công ty

SP) Tỷ lệ PP/CP

 Nhận xét: Qua bảng kết quả ta thấy chất lượng sản phẩm của Công ty tăng liên tục trong 3 năm Năm 2002, số lượng chính phẩm đạt 3317.000(SP), trong đó lượng phế phẩm là 241.000(SP) chiếm 7,27% Đến 2003 tỷ lệ chính phẩm đạt 53859.000(SP), tỷ lệ phế phẩm còn 1,63% Và đến 2004 tỷ lệ phế phẩm chỉ còn 1.02%, tỷ lệ chính phẩm đạt 91824.000(SP).

Có thể nói sản phẩm của Công ty không những tăng về số lượng mà còn tăng về chất lượng.

Hiện nay, sản phẩm hàng hoá của Công ty khá phong phú, đa dạng, chất lượng cao, mẫu mã đẹp, giá thành hợp lý, đáp ứng ngày càng cao nhu cầu của khách hàng.

2.Tình hình quản lý chất lượng tại Công ty TNHH Thương Mại Quang Phát

Tình hình chất lượng của Công Ty TNHH Thương Mại Quang Phát có thể được chia làm hai giai đoạn chính:

 Giai đoạn từ khi thành lập đến 2003:

Trước 2003, công tác quản lý chất lượng của Công ty chưa được quan tâm đúng mức, vì vậy việc quản lý chất lượng có phần yếu kém và kèm theo nhiều điều tồn tại như:

 Các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty thiếu tính khoa học, không đi vào nề nếp, mang nặng tính tự phát, cảm tính Các phòng ban chưa có sự phân công công việc và trách nhiệm rõ ràng vì vậy có sự chồng chéo giữa các phòng ban, và lúc này cũng chưa có phòng phụ trách về chất lượng.

 Phong cách quản lý lạc hậu, các hoạt động quản lý chưa có sự liên kết thường rời rạc, chậm cải tiến do đó không linh hoạt với những thay đổi của thị trường.

 Ý thức trách nhiệm của cán bộ công nhân viên chức còn chưa cao, thậm trí thiếu tính tự giác thiếu tính chủ động trong công việc Công nhân làm việc còn chịu sự nhắc nhở nhiều của quản đốc phân xưởng.

 Công tác kiểm soát các quá trình chưa được quan tâm đúng mức, chủ yếu nhấn mạnh tới khâu kiểm tra chất lượng sản phẩm cuối cùng chứ chưa đi vào kiểm soát cả quá trình sản xuất.

Những điều này đã làm cho chất lượng sản phẩm của Công ty thấp kém và không đáp ứng được những đòi hỏi của khách hàng cũng như không theo kịp với những biến động của thị trường.

Cùng với sự liên doanh là sự đổi mới trang thiết bị máy móc cũng như sự đổi mới tư duy của ban lãnh đạo Công ty Sự quyết tâm nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm Công ty trên thị trường cho nên vấn đề chất lượng được đặt lên hàng đầu.

 Nhận thức của cán bộ công nhân viên trong Công ty về vấn đề đảm bảo chất lượng ngày một cao hơn Trình độ tay nghề của người lao động được nâng cao, đáp ứng đòi hỏi của công việc Người lao động có ý thức trách nhiệm cao luôn chủ động sáng tạo trong công việc.

 Mọi hoạt động của Công ty đã đi vào nề nếp, có tính kế hoạch cao, đã có sự phân công công việc và trách nhiệm rõ ràng giữa các phòng ban, phân xưởng.

 Tất cả các hoạt động của hoạt động sản xuất kinh doanh đã được kiểm soát chặt chẽ và ghi thành văn bản, lưu vào hồ sơ Việc lập thành văn bản và tiêu chuẩn hoá là cơ sở cho việc đánh giá kết quả của các hoạt động chính xác hơn, tìm ra những điểm không phù hợp, từ đó đưa ra các biện pháp cải tiến kịp thời.

 Công ty bắt đầu thực hiện Hệ thống QLCL ISO 9001-2000 điều này giúp cho công tác quản lý chất lượng được thực hiện đạt kết quả tốt hơn.

Thiết kế bao bì, bảng màu Bảng mầu mẫu Yêu cầu đầu vào

Gửi mẫu thiết kế Xác định cường độ mầu mẫuTính toán chỉ tiêu sản phẩm

Làm mẫu thử Lập công thức sơ bộ Xác định công thức pha sơn

Pha thử theo công thức

So sánh Hoàn thiện công thức

Tình hình xây dựng và áp dụng Hệ thống QLCL ISO 9001-2000 tại Công Ty TNHH Thương Mại Quang Phát

2000 tại Công Ty TNHH Thương Mại Quang Phát

1 Thực trạng hệ thống văn bản quản lý chất lượng của Công ty

1.1.Vai trò, chức năng của hệ thống văn bản quản lý trong Công ty

Hệ thống văn bản quản lý chất lượng trong Công ty có vai trò:

 Là căn cứ để cải tiến chất lượng

 Là tài liệu để đào tạo cán bộ công nhân viên trong Công ty

 Là cơ sở đêd truy tìm nguồn gốc tài liệu khi cần

 Cung cấp các bằng chứng liên quan khi đánh giá các thủ tục, quy trình đã được xác định và kiểm soát

 Đánh giá tính hiệu lực và sự thích hợp của hệ thống quản lý chất lượng của Công ty.

1.2.Phân loại hệ thống văn bản quản lý trong Công ty

Hệ thống văn bản quản lý chất lượng của Công ty được chia làm 5 loại:

 Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng: Chính sách chất lượng là ý đồ và định hướng chung của Công ty có liên quan đến chất lượng. Còn mục tiêu chất lượng là điều Công ty định tìm kiếm hay nhằm tới có liên quan đến chất lượng.

 Sổ tay chất lượng: là tài liệu cung cấp những thông tin nhất quán, cả cho nội bộ và cho bên ngoài, về hệ thống quản lý chất lượng của Công ty.

 Các thủ tục, các qui trình có liên quan: là tài liệu cung cấp các thông tin về cách thức tiến hành các hành động và các quá trình một cách nhất quán trong toàn Công ty

- Các mẫu biểu: là tài liệu dùng để ghi lại kết quả và diễn biến của công việc đã thực hiện.

- kế hoạch chất lượng: là tài liệu miêu tả cách thức áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đối với một sản phẩm, dự án hoặc hợp đồng cụ thể.

- Các tiêu chuẩn chất lượng

 Hồ sơ chất lượng: là một dạng tài liệu đặc biệt, nó cung cấp bằng chứng khách quan, trực tiếp hoặc gián tiếp, rằng chất lượng yêu cầu đối với sản phẩm đã đạt được và các yếu tố của hệ thốn quản lý chất lượng được thực hiện có hiệu lực.

1.3.Việc xây dựng hệ thống văn bản theo hệ thống quản lý chất lượng

1.3.1.Xác định các quá trình trong Công ty

Trong Công ty thường tồn tại nhiều loại quá trình, các quá trình gắn liền với quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty Căn cứ vào thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, Công ty TNHH Thương Mại Quang Phát đã xác định các quá trình:

- Quá trình kiểm soát tài liệu

- Quá trình kiểm soát hồ sơ

- Quá trình xem xét của lãnh đạo

- Quá trình hành động khắc phục phòng ngừa

- Quá trình xem xét HĐ giao hàng và dịch vụ sau giao hàng

- Quá trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp

- Quá trình thiết kế và phát triển sản phẩm

- Quá trình lập kế hoạch sản xuất và theo dõi tiến độ sản xuất

- Quá trình kiểm soát máy móc thiết bị sản xuất

- Quá trình kiểm soát và đo lường sản phẩm

- Quá trình đánh giá nội bộ

- Quá trình kiểm soát quá trình sản xuất

1.3.2 Viết tài liệu hệ thống quản lý chất lượng

 Chính sách chất lượng: Chính sách chất lượng là ý đồ và định hướng chung của một tổ chức có liên quan đến chất lượng được lãnh đạo cao nhất công bố chính thức.

Chính sách chất lượng của Công Ty TNHH Thương Mại Quang Phát đã sớm được lãnh đạo Công ty đặc biệt quan tâm xây dựng và công bố công khai tới toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty Chính sách chất lượng được lập thành văn bản, ghi vào trong sổ tay chất lượng của Công ty và được công bố trên các bản tin nội bộ dưới dạng khẩu hiệu của Công ty có nội dung cụ thể như sau:

- Công ty luôn cố gắng đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng và người lao động.

- Công ty đảm bảo việc đào tạo bổ sung nguồn nhân lực cũng như đầu tư thiết bị hiện đại nhằm cung cấp những sản phẩm có chất lượng ngày càng cao.

- Luôn duy trì và liên tục cải tiến hiệu quả việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng để hướng tới khách hàng.

 Mục tiêu chất lượng: Mục tiêu chất lượng là điều tổ chức định tìm kiếm có liên quan đến chất lượng Đại diện lãnh đạo cùng trưởng phòng chất lượng lập mục tiêu chất lượng của Công ty, còn mục tiêu chất lượng của từng đơn vị do trưởng phòng các đơn vị đó lập ra và trình lên đại diện lãnh đạo. Sau quá trình triển khai xây dựng mục tiêu chất lượng, Công ty đã xây dựng được một hệ thống các mục tiêu chất lượng cho mình Các mục tiêu chất lượng đó bao gồm:

- Đạt chứng chỉ Hệ thống QLCL ISO 9001-2000 vào giữa năm2006

- Hàng năm sản phẩm của Công ty đạt ít nhất 2 bằng khen tại các kỳ triển lãm

- giảm tỷ lệ khiếu nại, phàn nàn của khách hàng về chất lượng sản phẩm của Công ty xuống còn 1-2 vụ.

- 100% cán bộ CNV được đào tạo cơ bản và có trình độ chuyên môn thích ứng với công việc được giao.

- giữ vững thị trường đang có tại Miền Bắc- Trung và mở rộng thị trường vào Miền Nam.

 Sổ tay chất lượng: Sổ tay chất lượng là tài liệu chính thức mô tả toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng của Công ty Hệ thống quản lý chất lượng này được xây dựng và áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000 nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng sự thoả mãn của khách hàng.

Sổ tay chất lượng của Công ty được trưởng phòng chất lượng soạn thảo và Đại diện lãnh đạo ban hàng sau khi được giám đốc Công ty phê duyệt về nội dung Bản gốc của sổ tay chất lượng do phòng chất lượng lưu giữ còn các bản sao được đóng dấu kiểm soát gửi cho các đơn vị liên quan Sổ tay chất lượng được lãnh đạo Công ty xem xét ít nhất mỗi năm một lần Những người chủ yếu cần đọc sổ tay chất lượng là cán bộ quản lý của Công ty và các chuyên gia đánh giá của tổ chức chứng nhận Do vậy sổ tay chất lượng có các chính sách được viết theo đúng cách thức thực hiện quy trình chất lượng được viết theo ngôn ngữ của Công ty.

Cấu trúc sổ tay chất lượng của Công ty bao gồm các phần:

Phần I: Giới thiệu chung về sổ tay chất lượng và về Công ty Bao gồm:

1 giới thiệu về sổ tay chất lượng

2 giới thiệu về Công ty bao gồm các thông tin chung về Công ty, cơ cấu tổ chức của Công ty.

3 Cơ sở của hệ thống quản lý chất lượng

Phần II: Nội dung của hệ thống QLCL tại Công ty giống như các đề mục trong bộ tiêu chuẩn ISO 9001-2000

 Các quy trình chất lượng: Các quy trình/ hướng dẫn công việc là cách thức cụ thể để tiến hành một hành động/ quá trình Các quy trình chất lượng của Công Ty TNHH Thương Mại Quang Phát được xác định bao gồm

15 quy trình Mỗi quy trình đều có cấu trúc:

- Nội dung: Mục đích, phạm vi áp dụng, tài liệu liên quan, định nghĩa

Các quy trình bao gồm:

- Quy trình kiểm soát tài liệu

- Quy trình kiểm soát hồ sơ

- Quy trình xem xét của lãnh đạo

- Quy trình hành động khắc phục phòng ngừa

- Quy trình xem xét HĐ giao hàng và dịch vụ sau giao hàng

- Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp

- Quy trình thiết kế và phát triển sản phẩm

- Quy trình lập kế hoạch sản xuất và theo dõi tiến độ sản xuất

- Quy trình kiểm soát máy móc thiết bị sản xuất

- Quy trình kiểm soát và đo lường sản phẩm

- Quy trình đánh giá nội bộ

- Quy trình kiểm soát quá trình sản xuất

 Các mẫu biểu: Danh sách các mẫu biểu trong hệ thống tài liệu ISO 9001-2000 trong Công Ty TNHH Thương Mại Quang Phát:

TT Tên mẫu biểu MS các mẫu

1 Ghi yêu cầu giao hàng của đại lý M- 01.01

2 Đơn đặt hàng từ đại lý M- 01.02

3 Thông báo từ đại lý M- 01.03

4 Biên bản họp phòng bán hàng M- 01.04

7 Biên bản trả lại hàng M- 01.07

9 Thông tin khách hàng mới M- 01.09

10 Đánh giá nhà cung cấp M- 02.01

11 Theo dõi nhà cung cấp đã phê duyệt M- 02.02

12 Danh sách nhà cung cấp phê duyệt M- 02.03

13 Mẫu kiểm và nhận hàng M- 02.04

15 Phiếu yêu cầu đào tạo M- 03.01

16 Hồ sơ quá trình đào tạo M- 03.02

18 Bản mô tả công việc M- 03.04

19 Mẫu đánh giá nhân viên M- 03.05

20 Mẫu công thức sản phẩm M- 04.01

21 Mẫu bao bì sản phẩm M- 04.02

22 Mẫu yêu cầu viết, sửa đổi tài liệu M- 05.01

23 Mẫu yêu cầu coppy tài liệu M- 05.02

25 Danh sách tài liệu QMS trong Công ty M- 05.04

26 Danh sách các mẫu sử dụng trong Công ty M- 06.01

27 Thư mời thông báo họp lãnh đạo M- 07.01

28 Biên bản cuộc họp xem xét của lãnh đạo M- 07.02

29 Mẫu hành động khắc phục phòng ngừa M- 08.01

30 Danh sách máy móc thiết bị SX M- 10.01

31 Kế hoạch bảo dưỡng máy móc thiết bị hàng năm M- 10.02

32 Hồ sơ bảo dưỡng sữa chữa máy móc thiết bị M- 10.03

33 Mẫu kế hoạch sản xuất năm M- 11.01

34 Mẫu yêu cầu tuyển dụng M- 15.01

35 Mẫu đăng thông tin tuyển dụng M- 15.02

37 Mẫu đánh giá kết quả M- 15.04

2.Sơ đồ các qui trình của Công ty

Sơ đồ: Đào tạo theo yêu cầu

Thực hiện đào tạo Báo cáo

Yêu cầu viết hoặc sửa

Phê duyệt? viết, sửa đổi

Xem xét yêu cầu Đăng ký và phân phát

2.2 Qui trình kiểm soát tài liệu

Lập KH và thông báo

Ghi BBản cuộc họp Thực hiện các QĐ

KT xác nhận các hành động

2.3 Qui trình xem xét của lãnh đạo

Nhu cầu cho tuyển dụng

Phê duyệt? Đăng Ttin tuyển dụng

XX nhu cầu tuyển dụng

Thông báo và lưu KQ tuyển dụng Nhận và sơ tuyển HS

2.4 Qui trình tuyển dụng nhân sự

Giải quyết bởi Quang Phát?

Lập HS cho TBị, ghi chú

Gửi BC yêu cầu giải quyết

Thực hiện việc sửa chữa, bảo dưỡng Thực hiện việc sửa chữa

2.5 Qui trình quản lý máy móc thiết bị sản xuất

2.Các mẫu biểu được thiết kế theo Hệ thống QLCL ISO 9001-2000

M – 02.01 Công ty TNHH TM Quang Phát

Mẫu đánh giá nhà cung cấp Phone: 844-7843443

Số :……… Email: aceqp@hn.vnn.vn

Ngày:……… Website: www.aseepaint.com

Tên nhà cung cấp: Địa chỉ :

TT Tiêu chí đánh giá Xếp loại

Cực tốt Tốt Đạt Tồi

1 Uy tín, tên tuổi và năng lực trên thương trường

7 Các điều kiện khác Đánh giá cuối cùng: GĐ kỹ thuật

M – 03.04 Công ty TNHH TM Quang Phát

Bản mô tả công việc Phone: 844-7843443

Số :……… Email: aceqp@hn.vnn.vn

Ngày:……… Website: www.aseepaint.com

Công ty : Công ty TNHH TM Quang Phát

3 Yêu cầu về trình độ khả năng

M – 15.01 Công ty TNHH TM Quang

Phiếu yêu cầu tuyển dụng Phone: 844-7843443

Fax: 844-7845049 Email: aceqp@hn.vnn.vn Website: www.aseepaint.com

Danh sách yêu cầu tuyển dụng được liệt kê

TT Vị trí tuyển dụng Lý do tuyển dụng Số lượng Ngày cần

Xem xét của phòng nhân sự:

3.Các bước thực hiện theo Hệ thống QLCL ISO 9001-2000

3.1.Cam kết của lãnh đạo

Lãnh đạo của Công Ty TNHH Thương Mại Quang Phát nhận thấy để nâng cao vị thế cạnh tranh cũng như mở rộng thị trường thì sự cần thiết là sản phẩm của Công ty phải có chất lượng tốt Đồng thời phải có được sự công nhận về chất lượng của bên thứ 3 đó chính là việc thực hiện theo Hệ thống QLCL ISO 9001-2000 đây được coi là bằng chứng về chất lượng của Công ty Vì vậy, ông: Phạm Văn Đoạt và Bà: Vi Thị Ngọc Anh là hai người đi đầu trong việc thực hiện về chất lượng Lãnh đạo Công ty đã cam kết thực hiện

Hệ thống QLCL Sự cam kết này tạo ra mối quan hệ mật thiết giữa chiến lược kinh doanh của Công ty và chiến lược QLCL.

Từ đó lãnh đạo Công ty đã xác định mục tiêu, chính sách chất lượng đồng thời có trách nhiệm trong việc xây dựng các chiến lược phát triển, thiết lập sự thống nhất giữa mục tiêu, chính sách chất lượng, chiến lược và môi trường nội bộ của tổ chức.

3.2.Thành lập ban chỉ đạo

Đánh giá chung việc xây dựng và áp dụng Hệ thống QLCL ISO 9001-2000 trong Công Ty TNHH Thương Mại Quang Phát

1.Những kết quả đạt được

Sau một thời gian xây dựng Hệ thống QLCL ISO 9001-2000, bằng sự cố gắng của ban lãnh đạo, cán bộ CNV trong Công ty và của tổ chức tư vấn, Công ty đã đạt được những thành công đáng kể:

 Nhìn chung hệ thống văn bản quản lý chất lượng của Công ty đã khá đầy đủ, rõ ràng, đáp ứng được các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn đề ra Công ty đã xây dựng được một hệ thống văn bản bao gồm một sổ tay chất lượng, 15 quy trình chất lượng.

 Sổ tay chất lượng đã mô tả được toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng của Công ty theo ISO 9001, bao gồm cả việc công bố chính sách chất lượng, mối quan hệ giữa các quy trình chất lượng Do đó, sổ tay chẫt lượng là cơ sở cho việc đào tạo, sử dụng cán bộ công nhân viên, là bằng chứng khách quan chứng minh cho khách hàng và cơ quan chứng nhận về việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng của Công ty.

 Các quy trình và hướng dẫn công việc khá đầy đủ, rõ ràng, sát với thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Do đó, nó có tính khả thi cao Bất kỳ một cán bộ CNV nào đã được đào tạo khi đọc quy trình đều có thể hiểu được.

 Các mẫu biểu rất nhiều được lập theo yêu cầu thực tế, khá đầy đủ, rất thuận lợi cho việc cập nhật ghi chép số liệu hàng ngày cũng như việc ghi chép của Công ty.

 Trình độ văn bản hoá được nâng cao Tất cả các hoạt động của Công ty đều được ghi chép thành văn bản Từ các quyết định quản lý, ban hành lệnh sản xuất đến việc phân phối tài liệu, nhắc nhở đều được ghi chép lại va lưu vào các File hồ sơ Các tài liệu này là cơ sở quan trọng chi việc tiêu chuẩn hoá các hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty theo hướng tối ưu hoá nhất và là cơ sở để đánh giá hiệu quả của việc thực hiện các hoạt động đó.

 việc quản lý các tài liệu, hồ sơ được thực hiện khá tốt Các văn bản trên đều được phân loại và lưu vào các File hồ sơ nhất định Các File hồ sơ này đều được ghi nhãn nhận biết, lưu vào đúng vị trí quy định và sắp xếp theo thứ tự ngăn nắp đảm bảo chúng được bảo quản không mất mát, hư hỏng, dễ nhận biết khi sử dụng.

Những kết quả về hệ thống văn bản trên đã góp phần quan trọng, thậm chí quyết định đến công tác quản lý chất lượng của Công ty Nhờ có hệ thống văn bản đầy đủ, sát thực, trình độ tiêu chuẩn hoá cao mà các hoạt động quản lý chất lượng đi vào nề nếp, phát huy trí tuệ của người lao động, tăng cường các hoạt động đánh giá phòng ngừa Từ đó làm tăng năng suất, chất lượng và hạ giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh tranh cũng như uy tín của Công ty trên thương trường.

Bên cạnh những kết quả đã đạt được thì vẫn có những vấn đề còn vướng mắc như:

 Việc đào tạo cho cán bộ CNV đã được thực hiện từ đầu tháng 1/2006 Điều này có nghĩa rằng mọi hoạt động trong Công ty đã bắt đầu phải thực hiện theo Hệ thống QLCL ISO 9001-2000 Tuy nhiên hoạt động ở các phòng ban vẫn như trước, đôi khi là thủ công, chưa thực sự đã hoạt động theo những quy trình của Hệ thống QLCL ISO 9001-2000.

 Việc đào tạo cho cán bộ công nhân viên trong Công ty đã được tiến hành theo dự kiến Tuy nhiên, có người không thể tham dự được buổi đào tạo do phải đi công tác Vì vậy hiệu quả của việc đào tạo cán bộ CNV bị giảm xuống.

 Việc lưu trữ hồ sơ chưa có một bộ phận chuyên đảm nhận công việc này mà do các phòng ban tự lưu hồ sơ Do đó, khi cần một tài liệu hồ sơ nào đó, rất mất thời gian cho việc tìm kiếm.

 Sự phối hợp giữa các đơn vị trong quá trình xây dựng và thực hiện các văn bản của hệ thống quản lý chất lượng còn chưa đồng bộ.

3.Nguyên nhân của những hạn chế

 Do chịu ảnh hưởng của phong cách quản lý và thói quen lao động cũ do đó nhiều người còn làm việc theo thói quen cũ Các công việc thấy đơn giản thì chỉ miêu tả mà không ghi chép thành văn bản.

 Do các bộ phận có quá nhiều công việc phải làm do đó việc tiến hành theo yêu cầu của bộ tiêu chuẩn chưa được cao vì mọi người vẫn quen và cảm thấy thực hiện công việc theo các thao tác cũ có vẻ nhanh hơn.

 Do chưa có người được phân công công việc cập nhật, lưu trữ hồ sơ của các đơn vị do đó có những yếu kém trong việc quản lý hồ sơ.

 Mặt khác, do việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 còn là vấn đề mới đối với Doanh nghiệp Việt Nam Sự phức tạp của các yêu cầu, mẫu biểu sẽ gây khó khăn cho việc thực hiện Do đó, làm cho hệ thống quản lý chất lượng của Công ty chưa thật sự đáp ứng được một số yêu cầu của bộ Tiêu Chuẩn.

Giải pháp xây dựng áp dụng thành công hệ thống

QLCL tại Công Ty TNHH Thương Mại

1.Văn bản hoá tài liệu hồ sơ