B – THÖÏC TEÁ Phöông Phaùp Thu Thaäp Baèng Chöùng Kieåm Toaùn GVHD THAÀY BUØI VAÊN DÖÔNG CHÖÔNG I CÔ SÔÛ LYÙ LUAÄN VEÀ THU THAÄP BAÈNG CHÖÙNG KIEÅM TOAÙN I KHAÙI NIEÄM Theo VSA500, “Baèng chöùng kieåm[.]
Phương Pháp Thu Thập Bằng Chứng Kiểm Toán GVHD: THẦY BÙI VĂN DƯƠNG CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN I KHÁI NIỆM Theo VSA500, “Bằng chứng kiểm toán tất tài liệu, thông tin kiểm toán viên thu thập liên quan đến kiểm toán dựa thông tin kiểm toán viên hình thành nên ý kiến Bằng chứng kiểm toán bao gồm tài liệu, chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài tài liệu, thông tin từ nguồn khác.” II TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC THU THẬP BẰNG CHỨNG Bằng chứng kiểm toán sở để để chứng minh cho báo cáo kiểm toán, nên chuẩn mựckiểm toán nhấn mạnh tầm quan trọng chứng kiểm toán yêu cầu:” Kiểm tóan viên công ty kiểm toán phải thu thập đầy đủ chứng kiểm toán thích hợp để làm sở đưa ý kiến báo cáo tài đơn vị kiểm toán”(Đoạn VSA 500) III CÁC TÍNH CHẤT CỦA BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN Bằng chứng kiểm toán sở để chứng minh cho báo cáo kiểm toán, nên chuẩn mực kiểm toán nhấn mạnh tầm quan trọng chứng kiểm toán yêu cầu: ” Kiểm toán viên công ty kiểm toán phải thu thập đầy đủ chứng kiểm toán thích hợp để làm sở đưa ý kiến báo cáo tài đơn vị kiểm toán.” Như vậy, chứng phải đảm bảo yêu cầu : Đầy đủ Thích hợp Hiệu chi phí Đầy đủ Vấn đề thước đo chung, mà chủ yếu dựa vào xét đoán nghề nghiệp kiểm toán viên Vì chuẩn mực kiểm toán thường chấp nhận kiểm toán viên thu thập chứng kiểm toán dựa vào để SVTH: HỒ THỊ MAI KHANH Trang Phương Pháp Thu Thập Bằng Chứng Kiểm Toán GVHD: THẦY BÙI VĂN DƯƠNG thuyết phục để kết luận Sau số nhân tố có ảnh hưởng đến xét đoán kiểm toán viên đầy đủ: Tính thích hợp chứng kiểm toán: độ tin cậy chứng kiểm toán thu thập ảnh hưởng đến số lượng chứng cần thu thập Cụ thể chứng có độ tin cậy cao số lượng chứng cần đủ để làm sở cho ý kiến kiểm toán viên Tính trọng yếu: Bộ phận trọng yếu đòi hỏi phải quan tâm nhiều phải thu thập nhiều chứng kiểm toán Mức rủi ro: Số lượng chứng cần phải tăng lên phận, hay trường hợp có mức rủi ro cao Thích hợp Tính thích hợp theo nghóa khác tính tin cậy chứng Độ tin cậy chứng phụ thuộc vào nhân tố sau: Nguồn gốc chứng kiểm toán: Kiểm toán viên dựa vào phân loại nguồn gốc chứng để xác định độ tin cậy chứng Bằng chứng có nguồn gốc độc lập với đơn vị có độ tin cậy cao Dưới liệt kê loại chứng có độ tin cậy giảm dần: Bằng chứng bên lập cung cấp trực tiếp cho kiểm toán viên Do chúng coi có khả thuyết phục nhất, chẳng hạn chứng thư tài sản tòa án kiểm toán viên trực tiếp kiểm tra tòa án Bằng chứng bên lập lưu trữ đơn vị Ví dụ sổ phụ ngân hàng, hoá đơn nhà cung cấp nguyên liệu Bằng chứng đơn vi lập lưu chuyển đơn vị, sau trở đơn vị Ví dụ ủy nhiệm chi Bằng chứng nội chứng đơn vị phát hành luân chuyển nội đơn vị Ví dụ phiếu xuất kho, bảng chấm công Đây loại chứng có độ tin cậy đơn vị dễ dàng tác động (cạo, sửa) Dạng chứng kiểm toán Độ tin cậy phụ thuộc vào dạng chứng kiểm toán: SVTH: HỒ THỊ MAI KHANH Trang Phương Pháp Thu Thập Bằng Chứng Kiểm Toán GVHD: THẦY BÙI VĂN DƯƠNG Các chứng vật chất (kiểm kê , tham gia kiểm kê) hiểu biết trực tiếp kiểm toán viên đối tượng kiểm toán xem hai chứng có độ tin cậy cao Bằng chứng tài liệu có độ tin cậy thấp chứng vật chất Bằng chứng thu thập qua vấn có độ tin cậy thấp chứng tài liệu Hệ thống kiểm sóat nội đơn vị Bằng chứng thu thập điều kiện hệ thống nội hoạt động tốt có độ tin cậy cao so với chứng kiểm toán thu điều kiện hệ thống hoạt động hiệu quả.Vì môi trường kiểm soát nội hoạt động tốt hơn, khả tồn sai phạm mà hệ thống kiểm soát nội không phát thấp Sự kết hợp chứng kiểm toán Nếu nhiều thông tin, nhiều dạng chứng xác minh cho vấn đề có độ tin cậy lớn so với chứng riêng rẽ Ngoài ra, phải lưu ý đến phù hợp chứng với sở dẫn liệu mà kiểm toán viên muốn xác minh.Độ tin cậy, thích hợp chứng không giá trị không xác minh cho sở dẫn liệu IV PHÂN LOẠI BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN Theo nguồn gốc chứng kiểm toán Bằng chứng bên lập cung cấp trực tiếp cho kiểm toán viên Ví dụ:văn xác nhận nợ nhà cung cấp số dư tiền gửi ngân hàng đơn vị lập giao cho Kiểm Toán Viên gửi cho nợ ngân hàng cần liên Bằng chứng bên lập lưu trữ đơn vị Ví dụ sổ phụ ngân hàng, hoá đơn nhà cung cấp nguyên liệu, giấy báo nợ, báo có ngân hàng Bằng chứng đơn vi lập lưu chuyển đơn vị, sau trở đơn vị Ví dụ ủy nhiệm chi đơn vị phát hành toán Bằng chứng nội chứng đơn vị phát hành luân chuyển nội đơn vị Ví dụ phiếu xuất kho, bảng chấm công , biên khấu hao , biên giao nhận tài sản cố định SVTH: HỒ THỊ MAI KHANH Trang Phương Pháp Thu Thập Bằng Chứng Kiểm Toán GVHD: THẦY BÙI VĂN DƯƠNG Theo cách thức thu thập chứng Bằng chứng thu đựơc thông qua phương pháp kiểm tra vật chất Ví dụ chứng kiểm kê tài sản cố định , nhà xưởng,hàng hoá ,nguyên vật liệu tồn kho Bằng chứng thu thông qua phương pháp kiểm tra tài liệu Ví dụ : biên họp Giám Đốc, hợp đồng , chứng từ gốc, khế ước vay Bằng chứng thu thông qua phương pháp vấn Ví dụ như:tên , địa công ty, tổ chức , nhân sự,ngành nghề kinh doanh, chế độ kế toán Bằng chứng thu thông qua phương pháp tính toán.Ví dụ như:tính toán khấu hao , mức dự phòng nợ phải thu khó đòi Bằng chứng thu thông qua phương pháp xác nhận Ví dụ như:các xác nhận ngân hàng số dư tài khoản, xác nhận chủ nợ Bằng chứng thu thông qua phương pháp quan sát.Ví dụ như:đi tham quan máy móc, nhà xưởng, kiểm tra quy trình xử lý chứng từ, văn Bằng chứng kiểm toán môi trường máy tính Ngày có nhiều doanh nghiệp tin học hoá hệ thống kế toán kiểm toán viên sử dụng số tài liệu in từ chương trình máy tính chứng kiểm toán, chẳng hạn bảng phân tích tuổi nợ chương trình kế toán Tuy nhiên, kiểm toán viên vân cẩn trọng sử dụng chứng này, thể qua công việc: Lập kế hoạch kiểm tra hệ thống máy tính khách hàng, đảm bảo chúng hoạt động tin cậy, rủi ro cụ thể liên quan đến chương trình máy tính Xem xét tính bảo mật thông tin khả xâm phạm để sửa chữa, xóa bỏ nghiệp vụ Đảm bảo liệu chương trình an toàn, miễn nhiễm với loại virus máy tính So sánh tìm hiểu chương trình kế toán máy có thị trường SVTH: HỒ THỊ MAI KHANH Trang Phương Pháp Thu Thập Bằng Chứng Kiểm Toán V GVHD: THẦY BÙI VĂN DƯƠNG MỘT SỐ BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN ĐẶC BIỆT Giải trình giám đốc Kiểm toán viên cần phải thu thập chứng việc giám đốc đơn vị kiểm toán thừa nhận trách nhiệm việc lập trình bày trung thực báo cáo tài phù hợp với chuẩn mực kế toán hành phê duyệt báo cáo tài Vì thế, “Kiểm toán viên phải thu thập giải trình giám đốc (hoặc người đứng đầu) đơn vị kiểm toán.” (VSA 580 – Giải trình giám đốc) Giải trình thường giám đốc (hoặc người đứng đầu) đơn vị ký, thường ghi ngày tháng trùng với ngày ghi báo cáo kiểm toán, trình bày tóm tắt vấn đề quan trọng như: Báo cáo tài lập trình bày theo chế độ hay chuẩn mực kế toán hành Mọi sổ sách kế toán, tài liệu biên họp Đại hội cổ đông, Hội đồng quản trị cung cấp đầy đủ cho kiểm toán viên Mọi vấn đề cần khai báo theo yêu cầu chuẩn mực hay chế độ kế toán khai báo đắn phần thuyết minh Kiểm toán viên dựa vào thư giải trình để giảm bớt, không thực thủ tục kiểm toán, lẽ thư loại chứng có giá trị thấp hoàn toàn thay cho thủ tục kiểm toán cần thiết Thư giải trình có tác dụng chủ yếu là: Nhắc nhở nhà quản lý trách nhiệm họ báo cáo tài Lưu hồ sơ kiểm toán vấn đề trao đổi hai bên Là chứng kiểm toán số trường hợp định Ví dụ chứng ý định giám đốc thực khoản đầu tư tương lai Những kiện xảy sau ngày lập Bảng cân đối kế toán Ngày ghi báo cáo kiểm toán hoàn thành kiểm toán báo cáo tài Báo cáo kiểm toán xác nhận việc kiểm toán viên cân nhắc tới ảnh hưởng tới báo cáo tài nghiệp vụ kiện lớn xảy SVTH: HỒ THỊ MAI KHANH Trang Phương Pháp Thu Thập Bằng Chứng Kiểm Toán GVHD: THẦY BÙI VĂN DƯƠNG sau ngày lập bảng cân đối kế toán ngày phát hành báo cáo kiểm toán Tất kiện gọi kiện xảy sau ngày lập bảng cân đối kế toán Những kiện xảy sau ngày lập bảng cân đối kế toán cung cấp chứng kiểm toán về: Những điều kiện tồn vào ngày lập bảng cân đối kế toán đòi hỏi kiểm toán viên điều chỉnh báo cáo tài ví dụ ước tính kế toán Điều kiện phát sinh sau ngày lập bảng cân đối kế toán đòi hỏi ta phải thuyết minh để tránh tình trạng báo cáo tài chính, thông tin tài khác gây hiểu lầm cho người sử dụng không đòi hỏi ta phải điều chỉnh lại giá trị ghi nhận báo cáo tài Kiểm toán viên tiến hành thủ tục kiểm toán để thu chứng đảm bảo hợp lý rằng: Các kiện xảy sau ngày lập bảng cân đối kế toán đòi hỏi phải có hiệu chỉnh thuyết minh báo cáo tài vấn đề liên quan đến báo cáo tài bắt buộc phải ghi lại Điều chỉnh hay thuyết minh báo cáo tài phù hợp Ban quản lý chịu trách nhiệm thông báo cho kiểm toán viên kiện quan trọng có ảnh hưởng tới báo cáo tài mà kiện xảy sau ngày phát hành báo cáo kiểm toán Nếu kiện xảy sau thời điểm hoàn thành kiểm toán trước ngày phát hành báo cáo kiểm toán chuyên gia kiểm toán xét xem liệu báo cáo tài có cần phải sửa đổi, trao đổi vấn đề với ban quản lý thích hợp lập báo cáo báo cáo tài sửa đổi Nếu không thực sửa đổi cần thiết cho báo cáo tài chuyên gia kiểm toán xét xem liệu kiện có phải sai sót trọng yếu hay không Kiểm toán viên tiến hành thủ tục kiểm toán để xác định kiện xảy sau ngày lập bảng tổng kết tài sản xét ảnh hưởng chúng báo cáo tài gấn ngày phát hành báo cáo kiểm toán tốt nhiêu Nếu có chậm trễ việc lập báo cáo kiểm toán kiểm toán viên cập nhật thêm thông tin cho trình soát xét tính gần thời điểm phát hành báo cáo Công việc chuyên gia SVTH: HỒ THỊ MAI KHANH Trang Phương Pháp Thu Thập Bằng Chứng Kiểm Toán GVHD: THẦY BÙI VĂN DƯƠNG Do kiểm tóan viên am tường tất lónh vực xã hội, chuẩn mực kiểm tóan cho phép họ sử dụng ý kiến chuyên gia có lực, kiến thức kinh nghiệm cụ thể lónh vực chuyên môn đó, ngọai trừ lónh vực kế tóan kiểm toán, ví dụ khi: Đánh giá tài sản đất đai công trình xây dựng, máy móc thiết bị, tác phẩm nghệ thuật, đá qúy… Xác định số lượng chất lượng tài sản có, trữ lượng khóang sản, thời gian hữu ích lại máy móc… Thẩm định vấn đề có tính chất pháp lý quyền sở hữu tài sản Khi định sử dụng tư liệu chuyên gia khỏan mục, kiểm toán viên cần cân nhắc tính trọng yếu phức tạp khỏan mục, khả thu thập chứng khác cho khỏan mục Tuy sử dụng tư liệu chuyên gia để làm chứng kiểm tóan, chuẩn mực kiểm tóan đòi hỏi kiểm toán viên phải người chịu trách nhiệm sau ý kiến nhận xét báo cáo tài kiểm toán Vì vậy, kiểm toán viên không tham chiếu ý kiến chuyên gia báo cáo kiểm toán để tránh bị hiểu lẩm có ý chia sẻ trách nhiệm VI CÁC KỸ THỤÂT THU THẬP BẰNG CHỨNG Để thu thập chứng đảm bảo hai yêu cầu tin cậy đầy đủ, kiểm toán viên cần áp dụng thủ tục thu thập chứng VSA500 có đoạn:“Kiểm toán viên thu thập chứng kiểm toán phương pháp sau: kiểm tra, quan sát, điều tra, xác nhận, tính toán quy trình phân tích Việc thực phương pháp phần tuỳ thuộc vào thời gian thu thập chứng kiểm toán.” Mỗi thủ tục kiểm toán giúp cho kiểm toán viên thu thập chứng kiểm toán khác với độ tin cậy khác Do đó, nhiều trường hợp kiểm toán cần phải phối hợp sử dụng nhiều thủ tục để đạt mục tiêu kiểm toán Nói cách khác, trường hợp cụ thể, tùy theo xét đoán nghề nghiệp mình, kiểm toán viên chọn lựa thủ tục để thu thập chứng kiểm toán Đồng thời, kiểm toán viên phải cân nhắc chi phí thời gian thực thủ tục thu thập chứng SVTH: HỒ THỊ MAI KHANH Trang Phương Pháp Thu Thập Bằng Chứng Kiểm Toán GVHD: THẦY BÙI VĂN DƯƠNG Kiểm tra Là xem xét tài liệu ghi chép tài sản hữu hình cách rà soát, đối chiếu chúng với nhau, sổ sách thực tế, quy định thực hiện… Thường bao gồm hai loại: a Kiểm tra vật chất: bao gồm việc kiểm kê tham gia kiểm kê tài sản thực tế hàng hoá, vật tư tồn kho, máy móc thiết bị, nhà xưởng, tiền mặt tồn quỹ… Thủ tục cung cấp chứng vật chất loại chứng có độ tin cậy cao Tuy nhiên, chứng vật chất có hạn chế định: Đối với số tài sản cố định nhà xưởng, đất đai, phương tiện vận tải… việc kiểm kê cho biết hữu tài sản đó, không cho biết quyền sở hữu đơn vị chúng; lẽ chúng hữu lại tài sản thuê, bị chấp… Đối với hàng hoá vật tư tồn kho, việc kiểm kê cho biết hữu loại hàng tồn kho mặt số lượng, không cho biết chúng có đánh giá hay không? Chất lượng tình trạng chúng nào? Điều tạo ảnh hưởng trực tiếp đến số dư hàng tồn kho báo cáo tài Tóm lại, kiểm ta vật chất cho biết hữu số tài sản cần phải kèm với số chứng khác để chứng minh quyền sở hữu giá trị chúng b Kiểm tra tài liệu: bao gồm việc xem xét đối chiếu tài liệu, văn bản, sổ sách, chứng từ có liên quan Loại kiểm tra thường tiến hành theo hai cách: Từ kết luận có trước, kiểm toán viên thu thập tài liệu đề làm sở cho kết luận Thí dụ: kiểm toán viên kiểm tra tài liệu, hồ sơ pháp lý quyền sở hữu tài sản Kiểm toán viên kiểm tra tài liệu nghiệp vụ từ phát sinh vào sổ sách ngược lại Quy trình tiến hàng theo hai hướng: Từ chứng từ gốc: kiểm tra việc ghi chép chúng sổ sách Từ sổ sách: kiểm tra ngược lại chứng từ gốc có liên quan SVTH: HỒ THỊ MAI KHANH Trang Phương Pháp Thu Thập Bằng Chứng Kiểm Toán GVHD: THẦY BÙI VĂN DƯƠNG Cần ý hai hướng kiểm tra cung cấp hai loại chứng để thoả mãn mục tiêu khác Việc kiểm tra từ chứng từ gốc (từ nghiệp vụ phát sinh) sổ sách cho thấy nghiệp vụ phát sinh ghi vào sổ sách Ngược lại, việc kiểm tra nghiệp vụ khởi đầu từ sổ sách quay chứng từ gốc cho biết có phải nghiệp vụ ghi sổ sách thực phát sinh hay không? Tuỳ theo mục tiêu kiểm toán mà kiểm toán viên chọn hai hướng, chọn hai Trong kiểm tra tài liệu, chứng thu thập thường chứng tài liệu Khi đó, kiểm toán viên cần ý vấn đề sau: Độ tin cậy chứng tài liệu phụ thuộc nguồn gốc nó, hay cụ thể mức độ độc lập tài liệu đơn vị kiểm toán Đề phòng trường hợp đơn vị cạo sửa, giả mạo chứng từ, tài liệu Phỏng vấn Kiểm toán viên thu thập thông tin qua việc trao đổi với người đơn vị Thủ tục thực dạng vấn đáp hay văn Ví dụ kiểm toán viên vấn nhân viên quản lý kho trình xuất hàng để đánh giá hoạt động hệ thống kho tìm hiểu khả sai sót xảy nguyên nhân chúng Để vấn thành công, người vấn cần có kỹ thuật vấn (biết cách đặt câu hỏi, có khả giải thích vấn đề), phải cẩn thận không làm sai lệch câu trả lời Đây chứng có độ tin cậy không cao cần phải ghi chép lại đối chiếu với chứng khác Thường loại chứng dùng để củng cố cho chứng khác, để thu thập thông tin phản hồi Thủ tục giúp kiểm toán viên thu thập chứng chưa có, củng cố luận Tính toán Là kiểm tra lại phép tính số học thông tin đơn vị cung cấp, sổ sách kế toán đơn vị Thí dụ kiểm tra việc tính toán hóa đơn, kiểm tra lại số tổng cộng sổ cái… Kiểm toán viên thu thập chứng kiểm toán tính toán độc lập khấu hao, dự phòng nợ khó đòi… Nếu xét riêng mặt số học, kỹ thuật tính toán cung cấp chứng có độ tin cậy cao SVTH: HỒ THỊ MAI KHANH Trang Phương Pháp Thu Thập Bằng Chứng Kiểm Toán GVHD: THẦY BÙI VĂN DƯƠNG Scanning Là thủ tục quan sát tập trung vào chi tiết ý vào khoản mục bất thường hay trọng yếu nhằm để phát sai sót Hiệu thủ tục nằm chỗ tốn mức chi phí thấp để có chứng với độ tin cậy định Hiệu lực thủ tục scanning phụ thuộc vào khả kiểm toán viên xác định bất thường (thường sai sót) xem lướt qua số lượng lớn liệu Ví dụ kiểm toán viên xem xét lướt qua sổ chi tiết khoản thu, ý vào khoản tiền triệu đồng trở lên khoản tiền bất thường (số âm), xem kỹ tính hợp lý, rõ ràng khoản tiền Xác nhận Bản xác nhận văn bản, thường kiểm toán viên lập, bên thứ ba hoàn tất sau gửi lại trực tiếp cho kiểm toán viên Thí dụ xác nhận ngân hàng số dư tài khoản đơn vị, xác nhận nợ chủ nợ… Các thủ tục thu thập thủ tục xác nhận có độ tin cậy cao bảo đảm yêu cầu sau đây: Thông tin xác nhận theo yêu cầu kiểm toán viên Sự xác nhận thực văn Sự độc lập người cung cấp xác nhận với đơn vị Kiểm toán viên kiểm soát toàn trình thu thập thư xác nhận Do thủ tục thường đòi hỏi chi phí lớn, nên thường áp dụng số đối tượng kiểm toán công nợ, tiền gửi ngân hàng… Hình thức xác nhận Hai hình thức xác nhận thông dụng sử dụng để xác nhận khoản phải thu: khẳng định phủ định Hình thức xác nhận khẳng định thông báo gửi cho bên nợ yêu cầu xác nhận trực tiếp số dư ghi phần yêu cầu xác nhận hay sai Hình thức xác nhận phủ định thông báo gửi cho bên nợ yêu cầu trả lời bên nợ không trí với số tiền nêu Hình thức xác nhận khẳng định chứng đáng tin cậy kiểm toán viên thực thủ tục tiếp sau không nhận SVTH: HỒ THỊ MAI KHANH Trang 10